Restituzione WS 9-11.01.13

PON GOVERNANCE E AZIONI DI SISTEMA ASSE E – Capacità Istituzionale – Obiettivo Specifico 5.1

Linea A.2 – PROGETTARE Miglioramento dei programmi, dei progetti e della performance

RESTITUZIONE DEI LAVORI

WORKSHOP

“Progettare i ruoli, i processi lavorativi, il sistema organizzativo”

Cagliari, 9 – 11 gennaio 2013

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CREDITS Donatella Spiga Francesca Piano Alberto Valtellino Fabiana Cocco Alice Fanni Serenella Paci Colleghe e colleghi tutti delle Task Force Territoriali

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INTRODUZIONE.............................................................................................................................4 1. GESTIONE PARTECIPANTI......................................................................................................... 5

1.1 Data Base partecipanti .......................................................................................................... 5 1.2 Foglio firma...........................................................................................................................6 1.3 Scheda partecipante.............................................................................................................. 7 1.4 Attestato di partecipazione................................................................................................... 7

2. STRUMENTI DI LAVORO............................................................................................................8 2.1 Google Drive.........................................................................................................................8 2.2 Google Calendar ..................................................................................................................11 2.3 WeTransfer ......................................................................................................................... 14 2.4 Skype.................................................................................................................................. 16 2.5 ISSUU e Slideshare.............................................................................................................. 16 2.6 Casella di posta Capacity SUD ............................................................................................ 16 2.7 Rubrica .................................................................................................................................17 2.8 Immagine coordinata.......................................................................................................... 18

3. REPORT ....................................................................................................................................20 4. LAST BUT NOT LEAST: PICCOLE REGOLE GENERALI ............................................................22

4.1 Comunicazione interna ed esterna......................................................................................22 4.2 Rapporti con la committenza ..............................................................................................22 4.3 Preparazione delle riunioni..................................................................................................22 4.4 Presenza agli incontri e agli eventi ......................................................................................22

ALL. 1 – PROGRAMMA WS 9-11 gennaio 2013 ALL. 2 – REPORT VISIO WS 9-10 gennaio 2013 ALL. 3 – VADEMECUM DEL CONSULENTE

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INTRODUZIONE

Il documento rappresenta la restituzione dei lavori del Workshop “Progettare i ruoli, i processi lavorativi, il sistema organizzativo” tenutosi a Cagliari dal 9 all’11 gennaio 2013 e intende fornire prime risposte alle questioni emerse relative alla gestione di alcune fasi di lavoro e all’uso di strumenti a supporto delle attività. Il workshop gestito (nei primi due giorni) da Serenella Paci con metodologie partecipative e rivolto ai componenti del gruppo di Lavoro della Linea A.2 del Progetto Capacity SUD, ha consentito in particolare la riflessione sulla struttura organizzativa del Progetto; sui ruoli e le funzioni dei singoli componenti del gruppo di lavoro e sull’analisi degli strumenti di gestione, organizzazione e comunicazione in uso al fine di migliorarne l’efficacia. Ulteriori finalità sono state quelle di disegnare uno dei principali processi di lavoro, ovvero il workshop territoriale e di approfondire le procedure amministrative per la rendicontazione delle attività. Il programma completo delle giornate è riportato nell’All. 1 Per quanto riguarda la riflessione sulla struttura organizzativa, i ruoli e le funzioni e il disegno di un processo di lavoro standard si rimanda alla lettura integrale del Report Visio (All. 2) che riporta fedelmente i contributi di ciascuno, espressi durante il workshop partecipato, e clusterizzati grazie alla guida esperta della facilitatrice. Anche le procedure amministrative, affrontate in un’apposita sezione del workshop e dettagliate nel vademecum già condiviso con le Task Force Territoriali (TFT), sono state riportate, per completezza delle informazioni, nell’All. 3. Il documento, pertanto, si sofferma in particolare sulla gestione dei partecipanti, sull’attività di reportistica e sugli strumenti di lavoro principalmente utilizzati dal gruppo di lavoro fornendone una sintetica descrizione, le istruzioni d’uso e i relativi link.

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1. GESTIONE PARTECIPANTI

Con il termine “gestione” si fa riferimento non solo alle modalità di raccolta e gestione delle informazioni sui partecipanti ma anche all’approccio e alla cura dei rapporti da intrattenere con gli stessi.

E’ importante il modo con cui ci si rapporta ad essi nelle interazioni telefoniche, nelle comunicazioni via mail e, soprattutto, nelle attività in presenza. In questo senso è un’attività che richiede un impegno continuo che non investe solo il responsabile della Linea o il Referente territoriale ma tutti i componenti del gruppo di lavoro.

Durante la fase dell’accoglienza dei partecipanti all’evento è importante non solo consegnare i materiali e organizzarne la registrazione ma anche prestare cura alle relazioni attraverso un comportamento conviviale e disponibile. Anche la raccolta delle informazioni fin dall’avvio della promozione delle attività in modo ordinato e coordinato tra le TFT consente di non disperdere dati utili o di tornare più volte sulle stesse informazioni. La gestione tecnica dei dati, gli strumenti utilizzati sono:

1.1 Data Base partecipanti

Il Data Base (DB) partecipanti è lo strumento utilizzato per la raccolta e gestione delle informazioni dei partecipanti alle attività del Progetto Capacity SUD.

Il DB viene costruito dalle Task Force Territoriali prima dell’avvio delle attività sulla base dei dati forniti dai committenti e man mano implementato con le informazioni acquisite durante l’organizzazione e lo svolgimento delle attività (Workshop, Focus Group, Seminario, Laboratorio) attraverso le schede partecipanti e il foglio firma.

Al termine delle attività, completo di tutte le informazioni necessarie, è restituito – rinominato indicando l’attività e la data dell’ultimo aggiornamento - alla TFC affinché venga riversato nel DB generale del monitoraggio

La struttura del DB è un file excel che per semplicità può essere suddiviso in tre sezioni:

(Si ricorda la TFT di utilizzare nella compilazione dei dati il carattere MAIUSCOLO Georgia 9 ad esclusione del campo mail).

La prima sezione si compone di due campi: il campo “ID” che viene compilato dalla Task Force Centrale e dal campo “Regione” che indica la Regione nella quale è stata realizzata l’attività.

La seconda sezione riporta principalmente i dati del partecipante che si desumono dalla scheda partecipante e dal foglio firma. Per quanto riguarda la colonna I “Tipologia ente” (voce che non è riportata nella scheda partecipante), si chiede di utilizzare esclusivamente una tra le seguenti opzioni di classificazione: Tipologia Ente MINISTERO REGIONE PROVINCIA COMUNE ALTRI ENTI PUBBLICI

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ASSOCIAZIONI DI CATEGORIA/SINDACATI ASSOCIAZIONI/COOPERATIVE/ONLUS/FONDAZIONI UNIVERSITA'/SCUOLA ISTITUTI DI RICERCA PRIVATO Per quanto riguarda la colonna S “Tipologia contrattuale” è un campo anche questo che non si desume dalla scheda partecipante ma che serve ai fini della stesura delle relazioni di monitoraggio e che laddove è possibile desumere si chiede di compilare (es. nel caso di un funzionario della Regione si desume che sia un dipendente). Queste le opzioni che si possono utilizzare: opzioni: Tipologia contrattuale DIPENDENTE CO.CO.CO./CO.CO.PRO. AUTONOMO/LIBERO PROFESSIONISTA/SOCIO COOP ALTRO Per quanto concerne le colonne R e T “Specificare” anche queste non sono informazioni che si desumono dalla scheda partecipante ma che si chiede di completare nel caso in cui si disponga ti tali informazioni. La terza seconda sezione fa riferimento alla effettiva partecipazione del partecipante all’attività e viene compilata mettendo un “X”. Nel caso in cui l’attività si sviluppi in più giorni si avranno due colonne in ognuno delle quali sarà indicata la tipologia dell’attività e la data (es. WS 4 dicembre 2012 e WS 5 dicembre 2012).

1.2 Foglio firma

Il foglio firma_1 raccoglie sinteticamente le informazioni dei partecipanti (cognome, nome, struttura di appartenenza, ruolo ricoperto, telefono, mail, firma). Si compone di una copertina in cui va sempre specificato: titolo dell’evento, sede, data e orario di svolgimento. Al fine di agevolare la registrazione dei partecipanti i fogli firma devono essere precompilati con tutte le informazioni disponibili inviate precedentemente con la scheda partecipante (in ordine alfabetico).

Nel caso in cui l’attività realizzata preveda il rilascio dell’attestato di partecipazione, il foglio firma_2 dovrà prevedere i campi “Firma ingresso” e “Firma uscita” (es. nel caso dei Laboratori PCM standard l’attestato verrà rilasciato esclusivamente a chi garantirà la partecipazione per l’intera durata dell’attività). In questa versione del documento è stata inserita la colonna “note” che servirà ad appuntare le eventuali anomalie rispetto agli orari di presenza del partecipante (es. l’uscita anticipata rispetto alla fine dell’attività).

Si precisa che, se durante l’attività è previsto un welcome coffee, coffee break o light lunch dovrà essere utilizzato il foglio firma_3 che preveda tali colonne (anche nel caso dei Laboratori PCM standard). E’ importante conoscere il numero esatto dei partecipanti per il quale è stato richiesto il catering in modo da monitorare e assicurarne la corrispondenza tra il numero dei pasti richiesti e i partecipanti che usufruiscono dello stesso (es. se il catering è stato richiesto per n° 30 persone nel foglio firme in corrispondenza della colonna “Light Lunch” dovranno esservi almeno n° 30 “SI”).

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Nel caso in cui l’attività preveda: la firma in ingresso e in uscita dei partecipanti e il servizio di catering sarà utilizzato il foglio firma_4.

Al termine delle attività le TFT devono scannerizzare i fogli firma e trasmetterli via fax alla TFC mentre gli originali unitamente alle schede partecipante verranno spediti o consegnati a mano successivamente.

(E’ importante che i partecipanti, TFC e docenti, firmino sempre il foglio firma che dovrà essere predisposto anche per le riunioni di lavoro).

1.3 Scheda partecipante

E’ un modulo di rilevazione delle informazioni sul partecipante. Nella parte superiore della scheda va sempre indicato: tipologia e titolo dell’evento, sede, data e orario di svolgimento.

La scheda partecipante coinciderà da ora con la scheda di adesione e andrà inviata dalla TFT unitamente all’invito e al programma ai destinatari, in modo da avere subito tutte le informazioni e non richiederle due volte. La scheda dovrà essere restituita (compilata in ogni sua parte e firmata) prima dell’inizio dell’evento secondo i termini di volta in volta stabiliti. Essa costituisce pertanto l’adesione all’attività. Sulla base dei dati contenuti nella scheda partecipante la TFT precompilerà il foglio firma da utilizzare in occasione dell’evento.

La scheda va consegnata durante l’evento esclusivamente a coloro che precedentemente non l’avevano compilata o inviata.

Le schede partecipanti sono raccolte dalle TFT e successivamente consegnate alla TFC unitamente agli originali dei fogli firma.

(E’ importante che la scheda sia compilata in tutte le sue parti e che sia firmata dal partecipante).

Per quanto riguarda l’adesione ai Laboratori PCM standard dal momento che è prevista la compilazione di un form di iscrizione online che riporta i dati di base del partecipante, la scheda partecipante dovrà essere consegnata e ritirata debitamente compilata e sottoscritta durante il Laboratorio.

1.4 Attestato di partecipazione

Attesta la partecipazione a un determinato evento. Al suo interno contiene: nome e cognome della persona che ha partecipato all’attività, tipologia e titolo dell’evento, sede, data e orario di svolgimento e luogo e data di rilascio. L’attestato va compilato e rilasciato esclusivamente al partecipante che assicura la sua partecipazione per l’intera durata dell’attività, possibilmente al termine della giornata. Nel caso in cui ciò non sia possibile sarà cura delle TFT provvedere all’invio telematico tramite la mail [email protected] entro dieci giorni dall’evento. Referente: M. Francesca Piano [email protected]

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2. STRUMENTI DI LAVORO

2.1 Google Drive

Cosa è Google Drive: Si tratta di uno spazio su internet al quale ognuno può accedere tramite il proprio account Gmail e che consente di archiviare e accedere ai propri file ovunque, sul Web, sul disco rigido e in movimento. Il proprio spazio su internet può essere privato o condiviso, in parte o totalmente. A cosa serve: Lo spazio Google Drive di Capacity SUD serve per la condivisione di materiale tra la i vari gruppi di lavoro della Linea A.2: Task Force centrale e le Task Force territoriali. Al suo interno si trova una cartella condivisa con i documenti utili per il lavoro che funge anche da archivio.

IMPORTANTE: per accedere a Google Drive occorre avere un account Gmail vai alla registrazione di un nuovo account Gmail

Come si accede: Basta accedere al proprio account Gmail ed entrare in Drive cliccando il pulsante nella parte alta dello schermo (come nell’immagine).

Per maggiori informazioni: Panoramica di Google Drive: come iniziare In Drive si possono trovare i file che la TF centrale ha condiviso con ogni TF territoriale. Cliccando la voce Condivisi con me nel menù sulla sinistra (vedi immagine sotto). Tra i file condivisi potrete trovare una cartella Capacity SUD. Clicca per accedere ala cartella condivisa Capacity SUD

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Al suo interno si trovano le cartelle:

• Accedi alla Cartella della TF Calabria • Accedi alla Cartella della TF Campania • Accedi alla Cartella della TF Puglia • Accedi alla Cartella della TF Sicilia Le cartelle di colore grigio contengono documenti di carattere generale e sono gestite dalla TFC ma accessibili alle TFT (che possono anche scaricare i file). Ogni TFT, invece, ha la gestione della propria cartella. Come si gestiscono i file e le cartelle: Per la gestione dei file che si trovano all’interno delle cartelle si rimanda alla guida ufficiale al capitolo Organizza i file nelle cartelle. Accessi a Google Drive e livelli di condivisione: • TFC: può “fare modifiche” in tutte le cartelle • TFT: ognuna può “fare modifiche” nella cartella della propria regione; può “visualizzare” tutte le

cartelle (e scaricare i file). Caricare un documento su Google Drive: 1. accedere alla cartella Capacity SUD su Google Drive 2. selezionare la cartella all’interno della quale si vuole posizionare il file (per esempio la

cartella COMUNICAZIONE, come in foto)

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3. una volta trovata la cartella desiderata, schiacciare il tasto + selezionando carica elemento

4. Scegliere l’elemento dalle cartelle del proprio computer e selezionare carica Scaricare un documento da Google Drive: 1. Selezionare il file che si vuole scaricare e aprirlo 2. Aprire il menù File (indicato in foto)

3. Selezionare la voce Scarica Altre operazioni con i file: Il menù File permette di compiere le seguenti azioni con il file selezionato in quel momento: • Condividerlo con altre persone (di default è già impostata la condivisione come sopra

descritto: se è contenuta nella cartella Capacity SUD di Google Drive è visibile a tutte le Task Force)

• Creare un nuovo file, aprirne uno nuovo, rinominarlo (con funzionalità molto simili a quelle dei programmi Microsoft Office)

• Gestire le revisioni (aprendo uno storico di chi ha apportato modifiche e quando) • Inviare e-mail ai collaboratori (con un avviso sulla presenza di quel file in G Drive) • Inviare il file selezionato come allegato mail • Scaricare il file (come descritto sopra) • Impostare un blocco per lo scaricamento • Stampare il file Per una guida più approfondita di tutte le funzioni di Google Drive, soprattutto per la gestione di file e cartelle si rimanda alla Guida di Google Drive - organizza i file nelle cartelle. La guida contiene le istruzioni per: • Creare o eliminare una cartella in Google Drive

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• Cartella Google Drive • Trova e organizza documenti Google e file nella tua applicazione Drive • Aggiungere o rimuovere un elemento da una cartella • Scegliere cosa sincronizzare con il computer • Panoramica sulle impostazioni di condivisione

2.2 Google Calendar

Cosa sono i calendari: Per la gestione di attività ed eventi che riguardano le varie Task Force (quella centrale e le territoriali), la Linea A.2 si avvale di un calendario condiviso, o meglio: di un calendario per ogni Task Force, consultabili e gestibili dalla stessa schermata (vedi immagine sotto). Per iniziare prendi visione dei calendari https://www.google.com/calendar/render?tab=oc&pli=1

IMPORTANTE: per accedere ai calendari occorre avere un account Gmail vai alla registrazione di un nuovo account Gmail

Trovi 5 calendari:

• Task Force Centrale • TFT Calabria • TFT Campania • TFT Puglia • TFT Sicilia

A cosa servono: Ogni Task Force deve appuntare le attività e gli eventi che organizza o gestisce e quelle che si realizzano nel territorio della propria regione. Come si usano: Per l’utilizzo si rimanda alle istruzioni di Google Calendar vai alle istruzioni di Google Calendar

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vai alle Istruzioni di base Accessi ai calendari e livello di condivisione: Ogni TFT può “fare modifiche e gestire opzioni di condivisione” con il calendario della propria regione e “vedere tutti i dettagli dell’evento” del calendario TFC. La TFC può “fare modifiche e gestire opzioni di condivisione” in tutti i calendari. Per accedere alle opzioni dei calendari basta aprire il menù selezionando il calendario desiderato e cliccando sul bottone grigio (come nella figura in basso).

Il menù permette di avere accesso alle impostazioni di condivisione e di gestione dei promemoria e delle notifiche. Creare un evento sul calendario: 1) Aprire il menù del calendario desiderato e scegliere l’opzione Crea evento in questo calendario

2) Si apre una scheda relativa al nuovo evento creato che va completata con il nome dell’evento, data e ora e vari dettagli. Il tasto ripeti (come nella foto) ripropone lo stesso appuntamento con la cadenza stabilita.

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3) Aggiungere un allegato (se necessario) cliccando sulla voce:

4) Invitare altre persone all’evento inserendo il suo indirizzo mail e impostando il tipo di accesso che vogliamo dare all’invitato. Una volta immesso un indirizzo mail si possono mandare delle notifiche via mail ai partecipanti, che potranno confermare o meno la loro partecipazione, scaricare i file eventualmente allegati e fare domande a chi ha creato l’evento.

5) Una volta impostati tutti i campi desiderati occorre salvare l’evento e questo sarà registrato sul calendario, visibile a tutte le persone con le quali è stato condiviso quello specifico calendario.

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Regole di utilizzo: Perché l’utilizzo del calendario da così tante persone sia sufficientemente chiaro potrebbe essere utile utilizzare un codice colore che propongo qui di seguito (ma che può essere modificato).

ROSSO: eventi della Linea A.2 nei territori, come Workshop, Laboratori etc VERDE: riunioni di coordinamento della TFT BLU: appuntamenti rilevanti che non interessano necessariamente tutta la TFT ma di cui è utile portare tutti alla conoscenza. Referente: Alberto Valtellino [email protected]

2.3 WeTransfer

Per l’invio di file di grandi dimensioni per i quali non è agevole (o impossibile) utilizzare la mail consigliamo l’uso di WeTransfer.

Cosa è: Un servizio che permette di inviare gratuitamente dei file di grosse dimensioni a più destinatari. Non occorre la registrazione al sito. Per inviare un file:

1. Creare una cartella con tutti i file da spedire (se più di 1) 2. Comprimere la cartella schiacciando il tasto destro del mouse e selezionando Comprimi 3. Andare sul sito WeTransfer all’indirizzo https://www.wetransfer.com/ 4. Cliccare + Aggiungi file (vedi immagine qua sotto) e selezionare la cartella compressa

appena creata 5. Inserire i destinatari nel campo Friend’s mail 6. Impostare la propria mail nel campo immediatamente sotto 7. Inserire un messaggio (se necessario) 8. Cliccare Trasferisci

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I destinatari riceveranno una mail tramite la quale potranno scaricare la cartella inviata; il mittente riceverà una mail di conferma dell’invio e una di conferma quando i destinatari scaricheranno la cartella.

. Per scaricare un file ricevuto: Il destinatario riceve una mail come quella dell’immagine (vedi sotto).

per scaricare il file spedito deve:

1. cliccare sul tasto Download

Aprirà una pagina internet con una finestra e un secondo tasto Download. Basta cliccarlo. Referente: Alberto Valtellino [email protected]

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2.4 Skype

Cosa è: Skype è un servizio gratuito che permette di chiamare, videochiamare e chattare attraverso un computer connesso a internet con altre persone che hanno un account Skype. Il sito di Skype http://www.skype.com/it/ Le funzionalità di Skype http://www.skype.com/it/features/

IMPORTANTE: per usare il servizio occorre avere un account di Skype vai alla pagina di registrazione a Skype

Come inizio a usare Skype:

1. Iscriviti al servizio (vedi sopra per avere un account di Skype) 2. Scarica il software vai alla pagina di scaricamento di Skype (selezione Computer o altri

dispositivi) 3. Installa il software (segui le istruzioni di installazione) 4. Avvia Skype e fai il login con i dati impostati in fase di registrazione

Inizialmente non ci saranno contatti nella tua rubrica. Per avere i contatti delle Task Force della Linea A.2 segui il link Rubrica contatti.

2.5 ISSUU e Slideshare Sono due strumenti utilizzati dalla TFC per caricare documenti e prodotti delle attività realizzate a livello territoriale e i cui link sono poi inseriti in un’apposita scheda materiali pubblicata sul sito capacità istituzionale di FormezPA. Gli strumenti sono stati individuati al fine di agevolare la lettura di report, slide e altri materiali le cui dimensioni non permettono l’inserimento diretto sul sito FormezPA. Una volta comunicato il link della scheda materiale attivata alle TFT queste saranno in grado di inoltrarlo ai partecipanti delle attività per la diffusione dei risultati. Gli account, essendo comuni a più progetti di FormezPa, vengono gestiti a livello di TFC. La pagina dell’account Formez di Issuu La pagina dell’account Capacity SUD di Slideshare

2.6 Casella di posta Capacity SUD

Non essendo possibile – al momento – differenziare la casella per Regione, quella da utilizzare per le comunicazioni “ufficiali” e più formali (es inviti, rapporti con la committenza o con alcuni destinatari delle attività, restituzione dei risultati) resta quella: [email protected]. Per accedere da webmail alla casella utilizzare i seguenti riferimenti:

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Link: https://login.impresasemplice.it/adfs/ls/?wa=wsignin1.0&wreply=https%3A%2F%2Fwebmail.impresasemplice.it%2Fowa%2F&wct=2013%2d02%2d13T15%3a39%3a39Z&wctx=https%3A%2F%2Fwebmail.impresasemplice.it%2Fowa%2F UserID: [email protected] Password: progettare00 La casella, proprio perché comune a tutte le regioni, richiede anche a livello di TFT alcuni accorgimenti per il suo utilizzo:

- curare l’oggetto e citarne la Regione di riferimento (es. DFP-FormezPa- Regione Sicilia: Laboratorio PCM Palermo 22 marzo);

- inserire possibilmente una richiesta di lettura; - archiviare le mail importanti che riguardano la rispettiva Regione dal momento che la

capienza della casella è limitata; - rispondere sempre alle mail dei partecipanti della propria Regione di riferimento che

chiedono informazioni o materiali delle attività. - Firmare sempre le mail in partenza da Capacity SUD possibilmente inserendo i riferimenti

standard del Progetto:

Capacity SUD Linea A.2 – PROGETTARE FormezPa Via Roma, 83 09124 Cagliari Tel. 070-67956246 Fax 070-659767

Per quanto riguarda la possibilità di reindirizzare la propria casella di posta formez su un altro account di posta personale, vi segnaliamo il percorso da seguire: Entrare dalla webmail di FormezPa con il proprio account e cliccare su: Opzioni (in alto) Regole (barra a sinistra) Nuova regola (in alto) Crea nuova regola per i messaggi in arrivo Impostare Se mio nome è nella casella A o in CC” a “Inoltra il messaggio a utenti o liste di distribuzione” (specificando l’indirizzo di posta da utilizzare per il reindirizzamento: es gmail).

2.7 Rubrica

La Rubrica è suddivisa in 7 indirizzari: - TFC e TFC - Docenti e Consulenti - Calabria - Campania - Puglia - Sicilia

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- Fornitori Utilizzare la Rubrica attualmente in uso alla TFC e implementarla per la propria Regione di riferimento inserendo i contatti con le amministrazioni e gli attori del territorio che di volta in volta saranno attivati.

2.8 Immagine coordinata La cartella condivisa dell’immagine coordinata contiene tutti i format prodotti all’interno della Linea A.2 - PROGETTARE del progetto Capacity SUD. I file sono divisi in 5 cartelle: una che contiene i file generali di Linea e di progetto e una per ogni Regione. Ogni Task Force territoriale troverà i documenti di uso frequente nella cartella della regioni in cui opera. La cartella generale contiene invece documenti che sono validi per tutte le attività a prescindere dalla regione in cui si svolgono (come fogli firma o scheda di adesione Workshop) e documenti utili per gli eventi (come la cartellonistica e i cavalieri). La cartella Format generali è suddivisa in • Organizzazione e logistica - contenente tutti i file più uso più comune in occasione di eventi,

incontri, attività; • Gestione partecipanti - con i fogli firma, le schede partecipante, i DB • Format di Linea A.2 - contenente i file di utilizzo più comune, tra cui:

Format Word Linea A.2 - utilizzabile come carta intestata della Linea A.2 - PROGETTARE del progetto Capacity SUD

Format Slide LA.2 - utilizzabile per le presentazioni di PowerPoint IMPORTANTE: i format a disposizione utilizzano il marchio a stemma del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, “utilizzato nell’organizzazione e sponsorizzazione di eventi istituzionali come forum, meeting, conferenze, convegni, tavole rotonde e workshop”. Sono esclusi, per quesi format, gli utilizzi per le campagne di comunicazione e prodotti editoriali del Ministero.

La tabella che segue schematizza l’intestazione dei format in uso. A ogni livello, procedendo dal generale a l particolare, corrisponde il titolo del livello entro il quale si realizza l’attività: al livello 1 e 2 il contesto entro cui opera il progetto (UE, l’organo intermedio, FSE, etc), al 3 il logo del progetto, al 4 la linea A.2 e di seguito le sottolinee. Ogni format ha anche il logo di FormezPA (in basso al centro) che nella tabella non compare perché comune a tutti i progetti.

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Livello 1

Livello 2 PON GOVERNANCE E AZIONI DI SISTEMA ASSE E – Capacità Istituzionale –

Obiettivo Specifico 5.1

Livello 3

Livello 4 Linea A.2 – PROGETTARE

Miglioramento dei programmi, dei progetti e della performance Livello 5 Azione A.2.1 - Progettare le politiche

Sviluppo della cultura del PCM

Livello 5 Azione A.2.2 - Progettare lo sviluppo organizzativo Progetti mirati per il miglioramento del ciclo di programmazione e di gestione

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3. REPORT

Il Report è un documento che ha come obiettivo quello di valorizzare e capitalizzare i risultati emersi nell’ambito delle attività realizzate. Esso si rivolge al pubblico dei destinatari del Progetto, alla committenza e agli stakeholder del FormezPA, compresi i potenziali futuri committenti.

Al termine di ogni attività in presenza (Workshop/Laboratori) la TFT e i consulenti procedono a una prima stesura del documento ad uso interno “Instant Report” che verrà inviato via mail entro 2/3 giorni alla committenza.

Entro 7 giorni dall’evento TFT, consulenti e TFC elaboreranno il “Report Tecnico” che sarà pubblicato da parte della TFC in formato Pdf su ISSUU ed embeddato in una "Scheda materiale" nel sito della capacità istituzionale del FormezPA. Il link alla pagina verrà quindi comunicato dalla TFT ai partecipanti entro 10 giorni.

All’occorrenza la TFC può rielaborare il “Report Tecnico” in formato digitale o a stampa per la divulgazione verso l’esterno.

A conclusione di ogni fase di Progetto la TFC, anche attraverso i contributi delle TFT e dei consulenti, elabora un documento “Report di Fase” che ha un valore divulgativo delle principali attività e risultati realizzati in una determinata fase del Progetto. Il documento in formato Pdf viene anch’esso caricato su ISSUU e pubblicato sul sito della capacità istituzionale del FormezPA e promosso con tutti i mezzi di comunicazione a disposizione.

Le TFT elaborano il “Report Riunione” che riguarda solo le riunioni di coordinamento e coinvolge solo il pubblico interno.

Per maggiori dettagli si veda il “Piano di Comunicazione”.

Dai lavori del workshop sono emerse quelle che dovrebbero essere le caratteristiche di un Report di qualità:

- Sintetico (leggero nella lettura); - Coerente con il WS nel livello emozionale; - Utile; - Spendibile; - Esportabile e riutilizzabile; - Funzionale alla prosecuzione del Progetto; - Propedeutico; - Chiarezza; - Acronimi spiegati; - Ben impaginato; - Bello; - Finestre sul metodo (Possibili diversi livelli di lettura); - Allegati integrati nel Report (es. programma, elenco partecipanti, ecc…); - Completo; - Comprensibile anche per chi non era presente; - Comprensibile scritto bene; - Accurato nella sequenza narrativa; - Testimone dei contributi del gruppo; - Correttamente rinviante ai documenti di riferimento; - Che si riferisca la percorso della Linea;

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- Riporta i messaggi forti della Linea/TFT; - Non fotocopia sulla Linea; - Foto evento; - Restituzione grafica di visualizzazione (Si potrebbero produrre schemi sistematici); - Un raccordo autosufficiente per immagini.

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4. LAST BUT NOT LEAST: PICCOLE REGOLE GENERALI

4.1 Comunicazione interna ed esterna

Alla base del buon funzionamento delle diverse Task Force e delle Task Force fra di loro c’è la buona comunicazione: le informazioni vanno sempre condivise e ciò si realizza mettendo sempre in copia tutti, oltre che con la sollecita e accurata informazione verbale. Meglio essere ridondanti che reticenti: ognuno di noi saprà selezionare l’informazione in base al proprio tasso d’interesse, ma nessuno deve “saltare” qualche passaggio, che poi si può rivelare importante, anche quando non sembra. E ognuno di noi deve essere messo in condizione di sostituire una persona assente o troppo occupata. Questo vale anche per le relazioni con l’esterno: la responsabile di linea va sempre messa in copia; chi scrive valuta saggiamente e correttamente le situazioni in cui qualcuno possa andare in copia nascosta; quando si spedisce un invito per un evento ad un mailing, la TFT territoriale, Elena e Donatella vanno sempre messe in copia nascosta.

4.2 Rapporti con la committenza

Siamo un gruppo che si muove con unità di intenti e di comportamenti. Siamo un “noi” e non un “io”. L’“io” esiste solo per Elena quando si deve assumere qualche onerosa responsabilità o “colpa”. I meriti sono di tutti, gli errori sono della responsabile, quando si tratta di comunicare all’esterno. Poi ce la vediamo fra noi. Questo vale soprattutto nei rapporti con la committenza, che deve sapere che ci muoviamo con lo stesso stile e con grande armonia. La comunicazione con le Amministrazioni deve essere chiara, se ci sono dubbi si rimanda ad una decisione comune, non mettiamo mai in discussione davanti ai committenti decisioni assunte o comportamenti avuti da altri nel gruppo.

4.3 Preparazione delle riunioni

Gli incontri, le riunioni anche informali fanno parte a tutti gli effetti del processo di realizzazione del progetto. Ci si va preparati, si concordano prima all’interno le cose più importanti da dire, ci si dà reciprocamente la parola, si valorizza il contributo che può dare ognuno di noi. Si portano i documenti che servono per fare memoria sul tema dell’incontro, sempre una copia in più nel caso che li volesse vedere qualcun altro dei presenti.

4.4 Presenza agli incontri e agli eventi

Il giorno dell’evento il gruppo si organizza perché ci sia sempre qualcuno prima dell’avvio e comunque all’accoglienza tutti devono essere presenti. Ci si presenta con nome e cognome agli invitati e poi, con differenti modalità a seconda dei ruoli, si fa un’accoglienza che sia veramente tale. Nel corso della giornata si cercano occasioni per parlare con le persone, raccogliere opinioni, interagire. Lo spirito di gruppo si deve trasferire, come messaggio, alla platea dei partecipanti, che da esso saranno invogliati a partecipare ancora. E’ il bello del nostro lavoro.

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ALL. 1 – PROGRAMMA WS 9-11 gennaio 2013



WORKSHOP

“Progettare i ruoli, i processi lavorativi, il sistema organizzativo”

Cagliari, 9 – 11 gennaio 2013 Obiettivi:

1) Disegnare la struttura organizzativa del progetto

2) Definire i ruoli organizzativi e chiarire le responsabilità e i compiti operativi di ogni componente del gruppo di lavoro

3) Analizzare gli strumenti di gestione, organizzazione e comunicazione attualmente in uso al fine di migliorarne l’efficacia

4) Disegnare i principali processi di lavoro, in particolare il processo di progettazione, attuazione e restituzione dei risultati di un workshop territoriale

5) Progettare e pianificare i prossimi passi del progetto

6) Approfondire le procedure amministrative

PROGRAMMA – 9 GENNAIO 2013

POMERIGGIO WORKSHOP METAPLAN® IN PLENARIA E GRUPPI DI LAVORO

16.00 – 19.00 La struttura organizzativa, i ruoli e le funzioni


Mattina Workshop Metaplan® in plenaria

9.00 – 10.00 Analisi e revisione dei risultati del lavoro del 9 pomeriggio

10.00 – 12.00 Gli strumenti di gestione, organizzazione e comunicazione

12.00 – 13.00 Il processo di progettazione, attuazione e restituzione dei risultati di un workshop territoriale

13.00 – 14.30 Pausa pranzo

24

POMERIGGIO WORKSHOP METAPLAN® IN GRUPPI DI LAVORO E IN PLENARIA

14.30– 17.30 Il processo di progettazione, attuazione e restituzione dei risultati di un workshop territoriale

La stesura del report finale


MATTINA RIUNIONE DI COORDINAMENTO IN PLENARIA E GRUPPI DI LAVORO

9.00 – 10.00 Analisi del Vademecum del consulente: obiettivi, contenuti e chiarimenti

10.00 – 11.30 Presentazione dello stato dell’arte e pianificazione degli sviluppi della Linea A.2 nelle Regioni

11.30 – 13.00 Progettazione delle fasi di lavoro

13.00 – 13.30 Restituzione e analisi dei risultati del lavoro di gruppo

25

ALL. 2 – REPORT VISIO 9-10 gennaio 2013

pagina 1

Formez PAProgetto Capacity SudLinea A2 PROGETTARE

Progettare i ruoli, i processi

lavorativi, il sistema organizzativoCagliari

9 - 10 gennaio 2013

regole di discussione

tutti gli interventi che si desidera, ma brevi

la discussione a voce è supportata dalla discussione per iscritto

si può dissentire...

...ed aggiungere argomenti

�confronto tra i diversi punti di vista

�confronto tra la situazione auspicata e le situazioni reali

�ricerca di una sintesi e di direttrici d’azione

un solo argomento in ogni cartoncino

più di una parola, non più di tre righe

agenda

Obiettivi del lavoro insieme:Disegnare la struttura organizzativa del progetto Capacity Sud - Linea A.2 PROGETTAREDefinire i ruoli organizzativi e chiarire le responsabilità e i compiti operativi di ogni componente del gruppo di lavoro Analizzare gli strumenti di gestione, organizzazione e comunicazione, attualmente in uso, al fine di migliorarne l’efficaciaDisegnare i principali processi di lavoro, in particolare il processo di progettazione e attuazione di un workshop territoriale

pagina 2

Quale s t rut tura organizzat iva per i l proget to Capac i ty Sud — L inea A.2 PROGETTARE?

Responsabi le L inea A2

TASK Force Centra le

Referente comunicaz ione

Referente procedure

Ass is tente a l coord inamento

Assistente d i proget to

Referente reg iona le

Task Force Reg. Ca labr ia

Ass is tente d i prog. e proc -

Elena Tropeano

L. Vivona

Staff centrale

Task Force regionali

TASK Force Terr i tor ia l i

Suppor to a l moni toraggio

A. Va l te l l ino

F. Cocco

A. Fanni

D. Spiga

F. Piano

Task Force Reg. Campania

Task Force Reg. Pugl ia

Task Force Reg. Sic i l ia

Ass is tente d i proget to

Suppor to organizzat ivo

R. Scordamagl ia

M.G. Maraz i t i

A. Le Piane


A. P. Cuccuru l lo


I . Lembo

Assis tente d i proget to

D. Corbo

Ass is tente fac i l i taz ione

F. Francesconi


R. Car lone

Esperto fac i l i t . e comunicaz ione

F. Congedo

Supporto organizzat ivo


O. Cir i l l i

N. Recchia

Ass is tente a l coord inamento

A. Gelao


pagina 3

Qual i funz ion i svo lgono i d ivers i ruo l i organizzat iv i?

Qual i funz ion i , compi t i , responsabi l i tà , re laz ion i?

Responsabi le L inea A2

Coord inamento processi/r isorse

Ind i r izzo e superv is ione

Faci l i taz ione re laz ioni

Relaz ion i in terne Formez

Gest ione de l c ic lo proget to

Relaz ion i is t i tuz iona l i

Coord inamento gnera le

Coord inamento

Coord inamento

Coord inamento

Coord inamento

Coord inamento

Coord inamento

Coord inamento TFR

Coord inamento processo

Coord inamento TFR

Coord inamento

Coord inamento

Relaz ion i con le amminis t raz ion i

Relaz ion i con i dec isor i reg .

Raccordo con la committenza

Relaz ion i is t i tuz iona l i

Rapport i con la committenza

Co l legamento con le is t i tuz ion i

Rapport i con l ’es terno

Relaz ion i organizzat ive

Rapport i Resp. progett i

Direz ione

Superv is ione

Superv is ione d i progetto

Ind i r izzo

Indi r izzo e contro l lo

Direz ione

Al l ineamento

Relaz ione

Fac i l i ta to re re laz ioni

Attuaz ione st rategie prog.

Programmaz. E proget taz ione

Programmazione d i mass ima

Perseguimento e cura ob ie t t iv i

Comunicaz ione

Proget taz ione

Organizzaz ione

Delega referent i

TFT processo

dec is iona le

Deleghe referent i

TFT con ind i r izzo

e supervis ione

Qual i tà

Fidu

cia

De lega

Garanzie In i z iat iva

pagina 4



Task Force Centra le

Moni toraggio

Comunicaz ione

Ass is tenza a TFT x at tuaz . at t iv i tà

Snodo/raccordo prog. e ter r i tor io

Suppor to Respons.L inea

Moni toraggio

Moni toraggio TFT

Gest . process i e procedure

Gest ione s is tema informat ivo

Convocaz ion i miss ion i

Moni to raggio

Trasfer imento mode l l i

Def in iz ione s t rument i

Suppor to a l la rendicontaz ione

Att iv i tà amminis t rat iva

Comunicaz ione

Al l ineamento procedure

Organizzaz ione del lavoro

Ass is tenza tecn ica -organizz .

Gest ione at t iv i tà centra l i

Organizzaz ione

Organizzaz ione compless iva

Condiv is ione de l processo (tutto)

Suppor to dec is . probem so lv ing

Coord inamento organizzat ivo

Coord inamento at t iv i tà

Supporto rea l izz . Att iv i tà ter r i to r .

Co l legamento operat ivo TFT

Guida at tuazione in re te TFT

Assistenza tecn ica a TFT

Al l ineamento TFT a l proget to

Gest ione rappor t i TFT

Gest ione TFT

Dispiegamento operat . ter r i tor io

Supporto TFT x prob lemat iche

Proget taz ione

Avvio fasi at tuat ive

Proget taz ione

Proget taz ione

Racco l ta s is temat ica dat i par tec ipant i TFT

Acquis iz i o

ne

model li (

TFT)

Model l i zzaz ione gest . procedure

Suppor to a l coord inamento

Organizzaz ione e gest ione at t iv i tà

Gest ione at t iv i tà su l ter r i to r io (Delega TFT)

Contr ibuto TFT promoz. e d i f fus .

r i su l ta t i

P ian i f icaz ione at t iv i tà

pagina 5


Qual i funz ion i , compi t i , responsabi l i tà , re laz ioni?

Task Force Terr i tor ia l i

Resp.organizz . e gest ione at t iv i tà

Anal i s i e organizzaz ione

Real izzaz ione at t iv i tà

Promozione e gest ione par tec ip

Svi luppo archi t . par tec ipaz ione

Supporto def in iz . contenut i event i

At tuaz ione at t iv i tà proget t .

Moni toraggio contesto r i fer im.

Perseguimento ob ie t t . ter r i tor io

ATTUAZIONE

Codef in iz ione contenut i repor t

Repor t is t ica event i su terr i t .

Organizz . event i su l terr i to r io

Pres id io organizz . a t t iv i tà

Sicurezza

Faci l i taz ione

Suppor to rea l i zzaz . event i

Comun icaz i one nar ra t i va p r ocess i

Di f fus ione r isu l ta t i

Comunicaz ione r isu l ta t i

Organizzaz ./promoz. at t iv i tà

CONTENUTI Faci l i ta at tuaz . in tervent i p ian i f .

E’ UN GRUPPO DI LAVORO

Capi t . r i su l ta t i p rocess i par t ec ip .

pagina 6

Qual i funz ion i svo lgono i d ivers i ruo l i organ izzat iv i?



Appro f . con tes to e p roge t t . de t tag l i o

in s inerg ia con Resp di proget to

Referente re laz ion i esterne

Responsabi l i tà

Coord inamento TF centra le

Supporto a l la le t tura contesto

Cura re laz ion i a monte proget t .

Coord . operat ivo r iso rse/at t iv i tà

Responsabi l i tà at t iv i tà reg iona l i

Coord inamento GdL e at t iv i tà

Antenna su l ter r i tor io

Coord . at t iv i tà terr i tor ia l i

Coord. at t i v i tà

Resp. L inea→ Coord. →TFT

Coord. at t iv i tà terr i tor ia l i

Raccordo Resp. L inea

Col legamento Resp. L inea/TFC

Gest ione rappor t i i s t i tuz ./organ izz .

Raccordo progr . centra le/terr i t .

Gest ione rappor t i committ ./Resp.

Raccordo Resp. L inea

Relaz ione con Resp. L inea

in s inerg ia con Resp. porogetto

Rapport i con is t i tuz . reg iona l i

Garante processo su l terr i tor io

Potenz iamento competenze TFT

Strut turaz ione GdL

Rea l i z . a t t i v . r i spe t t o t emp i/

qua l i t à

Cura re laz ion i is t i tuz .regiona l i

Idee c reaz ione re te TT.FF.RR.

Piani f icaz . a t t iv i tà ter r i tor io

RELAZIONI

Piani f icaz ione at t iv i tà TFT

Supporto a l coord inamento

Snodo re laz iona le

Referente interno/esterno

Resp. comunic . in terna/esterna

Comunicaz ione Is t i tuz . reg ional i

COMPITI

FUNZIONI

pagina 7

Qual i s t rument i d i gest ione sono at tua lmente in uso?

Anal izz iamo g l i s t rument i .Cosa funz iona e cosa no?

+ + +

Indiv iduiamo le so luz ion i .Qual i az ion i sosten ib i l i poss iamo proporre?

SKYPEUso più sistematico

PORTALE CAPACITA’ IST. Attualmente non

risponde esigenze

- - -

S i s ta usando per r iun ion i

Sarà focus tematico sito Formez

MAIL CAPACITY SUD

Caselle differenziate per Regione?

E’ poco capiente

Avere una mail comune

Posta e le t t ron ica

Ampiamente usata Attenzione alla’attinenza oggetto

Forwarde account Formez es. su gmail

TELEFONOFAX

Whatsapp

Postazione di lavoro al Formez di Napoli

ISSUESLIDE SHARE

E’ efficace per sfogliare i documenti

Assenza di Sede, telefono e postazione

Anche nella Sede Formez di Napoli

Ci si perde nell’insieme delle mail

Deve essere ripulita spesso

Etichetta di progetto

Archivio mail In c/c ET, DS, FP, Ref. Reg.

Mmaggiore istantaneità nella restituzione

E’ lo spazio per caricare i Report

Schede telefoniche

pagina 8


Anal izz iamo g l i s t rument i .Cosa funz iona e cosa no?

+ + +

Indiv iduiamo le so luz ion i .Qual i az ion i sosten ib i l i possiamo proporre?

Carte l la condiv isa Server

RUBRICA DI PROGETTO TFC invia Rubrica da

implementare

- - -

So lo per Formez CA e NA

TFC invia proposta struttura a TFT

Carte l la Cap Sud su propr io PC

Assenza di sede e postazione di lavoro

Archiviare le mail importanti di progetto

GANTT

DB partec ipant i

Uniformità struttura tra TFC e TFT

Kit Facilitatore

TFC invia struttura DB a TFT

Incontr i d i lavoro

Fog l i o a t t i v i tà comune

Rend icon taz i one

E’ complesso senza Sede

Check - l i s t WS fac i l i t az ./o rgan i z .

Diffondere i contatti interni Suddivisa per Regione

con data aggiornamento

Strutturare un calendario comune es. google

calendar

Utile averla per ogni TFT es. Google drive

Diario di viaggio

KIT online per TFT da condividere

TFC invia check-list a TFT

AV propone schema semplice a TFT

Si sta utilizzando in Puglia

La TFT Puglia trasferisce strumento

Utile condividere la struttura

Ordine cancelleria da inviare a TFT

pagina 9


Anal i zz iamo g l i s t rument i .Cosa funz iona e cosa no?

+ + +

Indiv iduiamo le so luz ion i .Qual i az ion i sosten ib i l i poss iamo proporre?

Vademecum de l consu lente

Document i is t i tuz iona l i

- - -

P iano d i comunicaz ione

Si potrebbero inserire su flick

Format modul is t ica

REPORT

Document i d i proget to

Portare i materiali durante incontri istituz.

Verrà inserita cartella con doc essenziali

TFC rinvia i format a TFT

Immagine degli eventi

Immagine coord inata

Brochure e ca r te l l i ne CapSud

FC fa proposta di metodi e regole e le invia a TFC

pagina 10

Disegniamo i l processo d i proget taz ione e organizzaz ione d i un workshop terr i tor ia le

Qual i sot tofas i d i lavoro?

prima

Analisi del contesto

Mobilitazione

Analisi della domanda

Analisi degli stakeholder

Verificare Sede/logistica

Convocazioni consulenti

Predispozione incarichi docenti e

fornitori

Gestione relaz. Consul./esperti

Predisposizione programma, lettera,

scheda

Condivisione obiettivi

Definizione obiettivi WS incontri committ.

Indirizzario

Avvio promozione

Invio e raccolta adesioni in DB

Responsabile di Linea TFC Coordinatore TFT TFT

Indiv id . Refer . tecnico -amm.

Def in . s t rut tura metodo log ica

Recall Predisp. foglio firme

Circa 10 gg prima

pagina 11

Disegniamo i l processo d i proget taz ione e organizzaz ione d i un workshop terr i to r ia le

Qual i so t tofas i d i lavoro?

durante

Allestimento Sala

Accoglienza partecipanti

Verifica tecnologia

Segnaletica

Presidio fornitori

Documentazione (foto, appunti)

Facilitazione delle relazioni

Supporto alla facilitazione

Coordinamento della giornata

Presidio del programma

Registrazione e consegna materiali

Consegna attestati

Raccolta dei materiali a conclusione evento


pagina 12

Disegniamo i l processo d i proget taz ione e organizzaz ione d i un workshop terr i tor ia le

Qual i sot tofas i d i lavoro?

dopo

DB partecipanti

Instant Report

Trasmissione originali a TFC

Riorganizzazione materiale forografico

Capitalizzazione risultati

Mail ringraziamento alla committenza

Invio ai partecipanti link al sito

Pubblicazione report, slide, ecc su sito

Diffusione dei risultati

Revisione e scrittura del report tecnico

Condivisione con TFC e invio a referenti

amministraz.

Incontri di condivisione risultati

Pianificazione azioni conseguenti


Entro 3gg WS

Entro 2 gg

Entro 10 gg

Entro 15/20 gg

pagina 13

Qual i carat ter is t iche intendiamo abbia un repor t d i qua l i tà?

BELLO

UTILE

SINTETICO

Accurato nella sequenza narrativa

Funzionale alla prosecuzione del progetto

BEN IMPAGINATO

ESPORTABILE e RIUTILIZZABILE

CHIAREZZA

Coerente con il WS nel livello emozionale

COMPLETO

ACRONOMI SPIEGATI

PROPEDEUTICO

SPENDIBILE

Testimone dei contributi del gruppo

Allegati integrati nel Report (es. programma, elenco partecip., ecc.)

Comprensibilescritto bene

Finestre sul metodo

Comprensibileanche per chi non era

presente

Riporta i messaggi forti della Linea/TFT

Che si riferisca al percorso della Linea

Correttamente rinviante ai documenti di

riferimento

Non fotocopia sulla Linea

Foto evento

Un racconto autosufficiente per

immagini

Leggera nella lettura

Restituzione grafica di visualizzazione

Possibili diversi livelli di lettura

Si potrebbero produrre schemi

sistematici

CAPACITYSUD

Capacity SUD

Capacity SUD

Linea A.2 - PROGETTAREVADEMECUM DEL CONSULENTE

PON GOVERNANCE E AZIONI DI SISTEMAASSE E - Capacità Istituzionale - Obiettivo Specifico 5.1

Piano FormezPA 2011-2014

Linea A.2 - PROGETTAREMiglioramento dei programmi, dei progetti e della performance

Capacity SUD

Capacity SUD

Linea A.2 - [email protected]: 070 67956246fax: 070 666287

TASK FORCE CENTRALE

Elena TropeanoResponsabile di [email protected] 67956202

Donatella SpigaAssistente al [email protected] 67956246

Francesca PianoAssistente di [email protected] 67956227

Fabiana CoccoReferente [email protected] 67956227

Alberto ValtellinoReferente [email protected] 67956246

CONTATTI

Capacity SUD

Capacity SUD

Alice FanniAssistente al [email protected] 67956265

Vademecum del consulente Formez

Il Vademecum si pone l’obiettivo di assistere i consulenti nelle procedure di rendicontazione delle tranche di pagamento e delle spese di mobilità in occasione di missioni nell’ambito del proprio in-carico di consulenza. Le istruzioni che seguono riprendono e integrano quelle presenti nella nota all’incarico.

RENDICONTAZIONE DELLE TRANCHE DI PAGAMENTO

Il periodo di durata dell’incarico è suddiviso in tranche di pagamento, per la corresponsione delle quali occorre procedere a una rendicontazione delle attività svolte, delle eventuali spese di mobilità sostenute (in caso il consulente abbia preso parte a una missione) e alla emissione di una nota di debito o una fattura con la richiesta del compenso previsto alla conclusione della tranche. I documenti per la rendicontazione devono pervenire all’indirizzo indicato nelle modalità descritte entro e non oltre i cinque giorni dalla data di scadenza indicata nell’incarico.

La procedura è la seguente:

1. preparare la Relazione delle attività in cui va descritto tutto il lavoro svolto all’interno del periodo di riferimento verificando la corrispondenza tra l’attività descritta e quella prevista nei compiti specifici dell’allegato tecnico dell’incarico. Nella relazione occorre anche quantificare il numero di giornate For-mez richieste per lo svolgimento delle attività previste (una giornata Formez corrisponde a 7 ore lavora-tive, una mezza giornata a 4 ore); il documento va datato e firmato;

in caso di missione vedi RENDICONTAZIONE DELLE SPESE DI MOBILITA’

2. preparare la Nota di debito o fattura; in caso di nota di debito con importo a partire da € 77,47 allega-re la marca da bollo di € 1,81; il documento va datato e firmato;

3. anticipare via e-mail tutta la documentazione all’addetto alle procedure per la verifica e attendere conferma;

4. a seguito di conferma spedire la documentazione in originale alla sede Formez di Cagliari all’attenzio-ne dell’addetto alle procedure.

DOCUMENTI DA PRODURRE- RELAZIONE ATTIVITA’ (vedi allegato 1)- NOTA DI DEBITO O FATTURA (vedi allegato 2)

TRASMETTERE in anticipo via mail a Fabiana [email protected] 67956227

TRASMETTEREin originale per posta a FormezPA Sede di Cagliarivia Roma 8309124, Cagliariall’attenzione di Fabiana Cocco

MISSIONI

Viene considerata missione un’attività che comporta lo spostamento al di fuori del proprio Comune di resi-denza. La partecipazione a ogni missione deve essere preceduta da una convocazione da parte del Respon-sabile di Linea.


1. attendere l’e-mail di convocazione da parte della Responsabile di Linea;

2. mandare preventivamente via mail l’eventuale modulo di Autorizzazione uso auto propria (vedi Autorizzazione uso auto propria);

3. preparare il foglio firme con una nota in copertina sull’oggetto dell’incontro, il luogo, la data e l’orario di svolgimento; stamparlo e compilarlo alla conclusione dell’incontro con i dati e le firme di tutti i par-tecipanti; trasmetterlo via mail o via fax all’assistente al monitoraggio e spedirlo in originale alla sede Formez di Cagliari all’attenzione dell’assistente al monitoraggio;

4. preparare una nota sull’incontro svolto; spedirla via e-mail alla Responsabile di Linea.

Autorizzazione uso auto propria

L’ utilizzo dell’auto propria può essere riconosciuto solo in mancanza di mezzi di trasporto pubblici, con con-seguente comprovata impossibilità di raggiungere il luogo di destinazione prefissato. Si precisa che la richie-sta va obbligatoriamente trasmessa almeno due giorni prima dell’utilizzo del mezzo in quanto deve essere protocollata; in caso contrario non si potrà garantire il rimborso delle spese. Il rimborso della benzina viene calcolato in base al prezzo medio del giorno in cui viene effettuata la missione. La procedura è la seguente:

- compilare il modulo di richiesta specificando il luogo di partenza, il luogo di arrivo, la data e l’ora dell’e-vento a cui si deve prendere parte, i dati dell’auto, la stima dei km da percorrere e il costo medio del carburante del giorno; il documento va datato e firmato;

- spedire via e-mail o via fax il modulo di richiesta all’attenzione dell’addetto alle procedure e dell’assi-stente al coordinamento.

DOCUMENTI DA PRODURRE- AUTORIZZAZIONE USO AUTO PROPRIA (vedi allegato 3)

TRASMETTERE via mail o via fax a Fabiana [email protected] 67956227fax 070 659767

Donatella [email protected] 67956246fax 070 659767

- FOGLIO FIRME (vedi allegato 4)TRASMETTERE via mail o via fax [email protected] 67956265fax 070 659767

per posta a FormezPA Sede di Cagliarivia Roma 8309124, Cagliariall’attenzione di Alice Fanni

RENDICONTAZIONE DELLE SPESE DI MOBILITA’

Nel caso abbia preso parte a una missione, il consulente ha diritto al rimborso delle eventuali spese di mo-bilità sostenute; tali spese vanno rendicontate unitamente alla successiva tranche di pagamento prevista nell’incarico; in casi eccezionali, valutati dal Responsabile di Linea e dall’Ufficio amministrativo, potranno essere rendicontate singolarmente. Si ricorda che non sono rimborsabili: l’uso del taxi, il noleggio auto e il parcheggio auto a pagamento.


- aggiungere alla Relazione delle attività (vedi Rendicontazione della tranche di pagamento) i riferi-menti all’attività svolta precisandone l’oggetto, la data, l’orario e il luogo; verificare che ci sia la corrispon-denza tra luoghi, date e orari indicati nella convocazione alla missione e quelli inseriti nella relazione;

- compilare il modulo Riepilogo spese mobilità in ogni sua parte;

- allegare tutte le pezze giustificative (biglietto aereo, carta d’imbarco, ricevuta hotel, ricevuta pasto, biglietto mezzo pubblico con obliterazione leggibile); in caso di fattura allegare le fotocopie, in caso di nota di debito allegare gli originali; nella ricevuta del biglietto aereo deve essere leggibile l’indicazione del vettore (nome, indirizzo e Partita Iva); la ricevuta del pasto deve essere del cosiddetto tipo ” parlante” con indicazione specifica di quanto consumato; non sono riconosciuti rimborsi relativi a scontrini non fiscali;

- stampare l’e-mail di convocazione alla missione;

- aggiungere alla Nota di debito o fattura l’importo relativo al totale delle spese di mobilità per le quali si chiede rimborso;

- anticipare via e-mail tutta la documentazione per la verifica e attendere conferma;

- a seguito di conferma spedire la documentazione in originale alla sede Formez di Cagliari all’attenzione dell’addetto alle procedure.

DOCUMENTI DA PRODURRE- RELAZIONE ATTIVITA’ (vedi allegato 1)- NOTA DI DEBITO O FATTURA (vedi allegato 2)- RIEPILOGO SPESE MOBILITA’ (vedi allegato 5)- PEZZE GIUSTIFICATIVE - MAIL DI CONVOCAZIONE

TRASMETTERE in anticipo via mail a Fabiana [email protected] 67956227

TRASMETTEREin originale per posta a FormezPA Sede di Cagliarivia Roma 8309124, Cagliariall’attenzione di Fabiana Cocco

CAPACITYSUD

Capacity SUD

Capacity SUD

Allegato 1

Spett. le FORMEZ PA Centro servizi, assistenza, studi e formazione per l’ammodernamento delle P.A., Servizio Amministrazione Finanza e Controllo V.le Marx 15 00137 Roma P. IVA 06416011002

Nome e Cognome_____ Indirizzo___________ _________________

Oggetto: Relazione su collaborazione a progetto, Progetto “Capacity Sud”- Ambito A - Linea 2

- Fase FSE Realizzazione A; conferita con lettera di incarico n° _________del ________ -

R.A. 12010 Ro 7/B Richiesta web n. ________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

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__________________________________________________________________________

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Data _________

Firma ___________________________

Allegato 2

Data _______________________________

Spett.le Formez PA Centro Servizi, assistenza, Studi e formazione per l’ammodernamento delle P.A. V.le Marx n. 15 – 00137 Roma P.IVA 06416011002 C. F. 80048080636

NOTA DI DEBITO

NOME E COGNOME ______________________________________________

LUOGO E DATA DI NASCITA ______________________________________________

INDIRIZZO E N. CIVICO ______________________________________________

CAP ____________________ CITTA’ ________________________________________

CODICE FISCALE __/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/

A. Compenso per lettera d’incarico n°_____________________ del_______________

R.A. per l’attività______________________________

a.1 Docenze dei giorni: €. _______________________

a.2 Consulenze €. _______________________

B. Elenco delle spese sostenute:

___________________________________ €. ________________________

___________________________________ €. ________________________

___________________________________ €. ________________________

___________________________________ €. ________________________

___________________________________ €. ________________________

___________________________________ €. ________________________

___________________________________ €. ________________________

TOTALE €. ________________________

Il sottoscritto, sotto la sua personale responsabilità, dichiara che la presente prestazione di lavoro saltuario ed occasionale è esclusa dal campo di applicazione dell’IVA ai sensi dell’art. 5 (2) del D.P.R. n.633/72 e successive modifiche. Il sottoscritto si impegna, con la presente, a comunicare altresì, ogni variazione al riguardo.

IN FEDE

_______________________________

Importo da accreditare c/o ______________________________________________________________________

Codice IBAN

SWIFT bonifici internazionali

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Applicare bollo di quietanza € 1,81

allegato 3

Spett.le Formez PA Via Roma, 83

09124 – CAGLIARI

Oggetto: incarico prot. n. ______ del _____________

Progetto:

RA: Richiesta web n°:

Il/la sottoscritto/a ________________ per poter effettuare la collaborazione/docenza in

oggetto e raggiungere ______________________, in data_____________non essendo

disponibili mezzi pubblici adeguati nelle ore previste, chiede l’autorizzazione all’utilizzo

dell’auto propria per il seguente percorso:

da___________________________________a__________________________________

Caratteristiche Auto:

Proprietà:

Targa:

Marca, Tipo e alimentazione:

Km _______

Data …………… ___________________________ (firma)

Si autorizza preventivamente l’utilizzo dell’auto propria

Data ………….. Il Responsabile del progetto (dott.ssa Elena Tropeano)

(firma)


REGIONE


FOGLIO FIRME

Evento ______________________________________________

Sede______________________________________________

Data / ora _______________________________________

N. Cognome Nome Struttura di

appartenenza

Ruolo

ricoperto Telefono Mail Firma

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

N. Cognome Nome Struttura di

appartenenza

Ruolo

ricoperto Telefono Mail Firma

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

Riepilogo delle spese di mobilità Allegato 5

Nome e Cognome_________________________________

Incarico n. __________________ del__________________ Tranche n._________________

RA_____________________________________________ oppure: Periodo dal__________al_________

N.

Progressivo

Tipologia di spesa

(*)

Estremi documento di

spesa (**)

Luogo di

emissione/Luogo di

Arrivo/Ritorno

Data di emissione/

Data di

Arrivo/Ritorno Importo da rimborsare

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

15+n

TOTALE

(*)

(**) Estremi documento fiscale (fattura, ricevuta fiscale, scontrino parlante, biglietto treno/aereo/bus etc)

Firma_____________________________________

Luogo e Data________________________________

Albergo, Pasto, Treno, Aereo, etc….

Restituzione WS 9-11.01.13

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