Introduction à l'automatisation des processus

Ressources humaines

Un guide complet pour maximiser l'efficacité dans les ressources humaines à l'aide de l'automatisation des processus documentaires

02 Ricoh – Introduction à l’automatisation des processus - Ressources humaines

L'association canadienne des professionnels en ressources humaines (HRPA) a rapporté dans une étude de 2017 que 52 % des professionnels des RH étaient convaincus qu'il était improbable que leurs organisations adoptent l'intelligence artificielle dans leurs services dans les cinq années à venir. Néanmoins, dans la plupart des entreprises, les ressources humaines sont un des services gérant le plus de documents. Les RH et l'automatisation ayant pour objectif de permettre aux employés de travailler plus intelligemment, de leur libérer du temps et de les aider à réaliser de meilleures performances, les RH devraient être un des premiers services où les entreprises mettent en œuvre l'automatisation et les technologies d'intelligence artificielle.

Malgré l'adoption rapide des technologies numériques dans l'espace de travail, les documents restent au centre de bon nombre de processus d'entreprise. Ceci est particulièrement vrai pour les services de RH où les contrats, les comptes rendus de recrutement et les analyses des performances sont tous d'une importance capitale. Mais les RH, tout comme les autres services, doivent suivre le rythme toujours plus rapide de la vie d'entreprise en permettant d'accéder à tout moment et en tout lieu aux informations stockées en sécurité. Dépendant de la direction, l'acheminement et l'approbation des documents papier ralentissent ces processus, ce qui nuit considérablement à l'agilité et à la rapidité de l'entreprise.

Les contrats de travail, les vérifications de références, les comptes rendus d'embauche et de départ et les analyses de performance font tous partie des attributions des RH et ils nécessitent tous des volumes conséquents de données sensibles. Les flux de travaux automatisés permettent d'améliorer l'efficacité et la précision de ces tâches répétitives, tout en aidant les services de RH à rester en conformité avec la réglementation sur les données et à améliorer les taux de satisfaction des employés.

La digitalisation de ces processus nécessitant beaucoup de documents au sein des services de RH fournit la plate-forme parfaite pour une transformation numérique plus vaste. Elle offre une fondation efficace pour la mobilité des informations à travers l'entreprise, ce qui apporte plus de précision, d'efficacité et de satisfaction des employés. De nombreuses PME distribuent encore les documents de RH, tels que les analyses de performance, les kits

de nouvel arrivant ou les contrats de travail de façon manuelle dans l'organisation. Cette approche peut mener à des documents perdus ou incomplets, des retards et des données manquantes. Néanmoins de nombreuses entreprises craignent de mettre en place une solution technologique pour automatiser et améliorer ces processus administratifs manuels.

En 2017, une étude commissionnée par Ricoh Europe a permis de révéler que 59 % des employés pensent qu'une meilleure utilisation des technologies aurait un impact positif majeur sur leur travail. Ces employés sont enthousiastes face à l'idée d'une plus grande rapidité et flexibilité grâce aux nouvelles technologies : davantage d'accès immédiat aux données (44 %), une diminution des tâches répétitives (41 %) et une automatisation des tâches administratives (36 %) Les processus manuels posent un certain nombre de problèmes : coûts de productivité d'un traitement lent, échéances manquées et fichiers égarés. Mais à ces problèmes s'ajoutent les risques de cyber sécurité importants face à la mise en place du RGPD. Une mauvaise gestion des données peut conduire à des amendes atteignant 20 millions d'€ ou jusqu'à 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial.

80 %des employés ont cité l'augmentation de l'efficacité des processus d'entreprise comme un facteur très important pour promouvoir la digitalisation

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Pour le service des RH, un processus de gestion documentaire rationalisé commence généralement par l'indexation et l'archivage des données. Ceci aide les entreprises à garantir la conformité avec les réglementations et permet des audits exhaustifs. En réduisant le temps que le personnel doit consacrer aux tâches administratives, la digitalisation leur libère du temps pour apporter plus de valeur ajoutée à l'entreprise. 80 % des employés ont cité l'amélioration de l'efficacité des processus d'entreprise comme un facteur important pour la promotion de la digitalisation, mais aussi la garantie de la conformité réglementaire et la réduction des coûts d'exploitation.

Certaines des demandes les plus pressantes qui mènent aujourd'hui les entreprises à une transformation sont les demandes des employés, notamment en matière d'augmentation de la flexibilité de l'espace de travail. Les employés attendent de plus en plus de leurs employeurs pour répondre aux besoins de leurs styles de travail individuels. Les processus RH automatisés aident les entreprises à gérer les employés de manière efficace et flexible. La demande en la matière est claire. Notre étude de marché a révélé que 52 % des employés disent que leurs employeurs ne répondent pas aux besoins des différentes générations dans l'espace de travail. Les outils de flux de travaux automatisés garantissent que les collaborateurs puissent accéder aux informations de l'espace de travail où et quand ils en ont besoin. Cela permet d'améliorer l'efficacité, la loyauté et le NPS des employés.

La technologie n'est efficace que par son intégration dans la culture de l'espace de travail. On notera avec intérêt que seul un tiers des dirigeants d'entreprise déclare encourager activement une atmosphère d'agilité. Les RH ont un rôle important à jouer pour renforcer la culture de l'agilité en aidant l'entreprise toute entière à répondre rapidement aux besoins des clients et des employés. Les programmes d'automatisation des processus réussis nécessitent le support des RH avec des pratiques de gestion du changement efficaces et des formations pour favoriser l'adoption des nouvelles technologies par les employés.

Compte tenu de son importance stratégique au sein de l'entreprise, le service des RH est l'endroit idéal pour débuter le parcours vers l'automatisation et la digitalisation. Voici quelques-uns des avantages et résultats stratégiques découlant des flux de travaux automatisés et du stockage numérique.

52 %des collaborateurs disent que leurs employeurs ne répondent pas aux besoins des différentes générations dans l'espace de travail

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Bénéfices stratégiques des processus documentaires personnalisés

Réduisez les dysfonctionnements et les erreurs humaines

Le traitement manuel des processus mène inévitablement à des dysfonctionnements et des erreurs. Il y a toujours un risque que des contrats et des informations de paie sensibles soient envoyés à la mauvaise personne, que des dates butoirs contractuelles soient manquées, que des primes soient retardées ou des employés soient frustrés par des informations perdues. Les processus automatisés éradiquent ou minimisent la probabilité d'une erreur dans les processus RH, permettent d’accélérer l'acheminement des documents et aident les employés à valider les documents une fois que ces derniers atteignent leur destination. Le service de gestion des Dossiers de ressources humaines de Ricoh gère toutes les formes de fichiers RH, des contrats et des pensions jusqu'aux assurances santé et aux primes. Les informations sensibles sont stockées minutieusement et restent immédiatement consultables, permettant ainsi de plus facilement répondre aux demandes, approuver des documents et minimiser les erreurs.

Optimisez les processus pour améliorer la satisfaction des employés

Indépendamment de la réduction des coûts et les bénéfices en termes de productivité, l'accélération de la numérisation joue un rôle majeur dans le recrutement et l'embauche de collaborateurs à haute valeur ajoutée. 62 % des employés européens estiment que les meilleures entreprises aujourd'hui investissent énormément dans les nouvelles technologies. Aujourd'hui les collaborateurs souhaitent avoir accès à plus d'informations, plus

rapidement qu'avant et grâce à un large éventail d'appareils et d'applications, s'ils veulent exploiter au mieux leurs capacités. Les employeurs partagent eux aussi largement cette ligne de pensée : 70 % d'entre eux considèrent que les technologies des espaces de travail favorisant la productivité sont cruciales pour la capacité de l'entreprise à se développer. De plus, 64 % considèrent que les technologies de gestion des documents auront un impact positif majeur sur la façon dont l'entreprise fonctionne. L'automatisation de la gestion des dépenses est le domaine idéal pour commencer puisqu'elle apporte de la cohérence et de la rapidité à un processus réputé frustrant et particulièrement lent pour les employés. La solution de gestion des dépenses de Ricoh diminue le risque de fraude, rapproche automatiquement les données de dépenses détaillées et minimise le temps perdu par les employés avec des processus internes.

Améliorez l'accès aux informations et simplifier le back-office

Les activités de routine peuvent être simplifiées et une série d'étapes au sein de chaque processus automatisé peut être configurée pour assurer la cohérence, l'exécution et l'efficacité. Ces avantages de back-office sont amplifiés lorsque leurs résultats se ressent dans de multiples services et fonctions de l'entreprise, ce qui est directement le cas pour les ressources humaines. En d'autres termes, si les employés d'une entreprise peuvent bénéficier d'un accès plus rapide à des informations de RH indispensables, alors la productivité monte en flèche. Le service de gestion de contrats de Ricoh simplifie efficacement la recherche et la consultation de documents. Cette solution apporte plus de flexibilité et de contrôle aux employés qui peuvent facilement rechercher et stocker des documents essentiels de manière sécurisée.

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Assurez la continuité de l'entreprise

Avec une économie en évolution permanente, la continuité au sein de votre entreprise est essentielle pour vous assurer une réussite à long-terme. Grâce aux flux de travaux numériques, les copies et les sauvegardes peuvent être facilement créées et enregistrées. Ce processus permet non seulement de réduire les coûts de stockage mais également de réduire les risques de perte irréversible des données en cas d'incident sérieux ou de catastrophe climatique. En utilisant le stockage numérique pour créer des sauvegardes de données et faciliter les accès multiples, les entreprises peuvent améliorer la disponibilité des informations dans l'ensemble de l'entreprise.

Assurez la conformité réglementaire

Avec une disponibilité accrue vient une responsabilité accrue. Les processus automatisés fournissent aux entreprises des systèmes de conformité manifestes. Les systèmes en toute transparence et auditables sont des composants majeurs dans la confidentialité des données et les règlements relatifs à la protection. Et cela est particulièrement vrai pour les entreprises à qui sont confiées des données sensibles et des informations personnelles identifiables. Les règlementations telles que le RGPD imposent aux entreprises d'être responsables pour les informations qu'ils possèdent, et ce à tout moment. La capture de toute donnée pertinente telle que la dernière heure et date d'accès, de modification, de partage ou d'impression d'un fichier ou encore le nom de l'utilisateur ayant effectué l'une de ces actions, peut être cruciale pour démontrer une piste d'audit visible. Cependant, il est tout simplement impossible de réaliser ce genre d'action au sein de nombreuses entreprises possédant des systèmes manuels. La mise en place d'un système de flux de travail automatisé facilite grandement les audits

internes et externes et les examens des politiques en matière de données des entreprises. La solution de gouvernance documentaire de Ricoh permet de gérer efficacement l'accès et l'activité des utilisateurs en matière d'informations sensibles en configurant des exigences d'authentification conformes aux directives internes. Outre la réduction des coûts opérationnels, cette solution aide les services de RH à atteindre les objectifs de sécurité, de durabilité et de conformité.

Minimisez les données non structurées

La capacité à transformer automatiquement les documents papiers et les informations saisies manuellement en fichiers numériques est essentielle dans le monde des affaires. Les entreprises accumulent naturellement une grande quantité de données non structurées à travers leurs opérations ordinaires. Les entrées manuelles ne capteront qu'une fraction de ces données. Sans compter la menace des sanctions règlementaires, les entreprises passent à côté d'une importante source de revenus en laissant échapper ces données sur le net. Les données sont le moteur d'une entreprise moderne et peuvent communiquer sur tous les aspects des opérations de celle-ci. En investissant dans les processus de flux de travail, les entreprises peuvent stimuler la productivité et améliorer la prise de décision à travers leur entreprise en transformant les données non structurées et perdues en une veille stratégique précieuse. Les services de numérisation et d'archivage gérés de Ricoh visent à faciliter la vie des collaborateurs en les libérant du fardeau de la gestion des documents et des informations. Ces solutions sont modulables, conviviales et mobiles et favorisent considérablement la collaboration et la productivité.

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Analyse des gros volumes de données

Poser les bases pour les outils d'automatisation des processus est incroyablement utile pour mieux connaître les données que vous possédez en tant qu'entreprise. Comme mentionné plus haut, les données non structurées peuvent être extrêmement utiles si elles sont collectées, analysées et utilisées efficacement. La même chose est particulièrement vraie pour n'importe quelle réserve de données au sein du service RH. La numérisation et l'automatisation de la collecte et du traitement des données permettent de transformer ces réserves en plates-formes de données intelligentes pouvant être utilisées par l'ensemble de l'entreprise. Avec un système d'automatisation du flux de travail en toute transparence, il devient beaucoup plus simple de repérer les éléments inefficaces dans les flux de travaux où des ralentissements surviennent.

RSE et impact environnemental

Les services de gestion automatisée de documents permettent aux entreprises d'améliorer l'efficacité énergétique, la conservation des ressources et le bien-être des employés tout en étant en phase avec les objectifs de viabilité des entreprises. La numérisation offre aux entreprises une opportunité de témoigner de leur impact positif sur l'environnement. Les entreprises modernes produisent un nombre incroyable de documents. Ces documents peuvent nécessiter énormément d'énergie s'ils sont imprimés. Numériser et automatiser les processus permet naturellement de minimiser cet impact environnemental, tout en contribuant aux objectifs de développement durable.

Étude de cas :

L'Agefiph est un organisme de service public français qui favorise l'intégration des personnes handicapées dans l’environnement de travail. L'Agefiph gère chaque année plus de 30 000 déclarations obligatoires d'emploi handicapé qui peuvent chacune comporter jusqu'à 20 pages. Ricoh traite et enregistre toutes les déclarations pour cet organisme. Pour garantir l'intégrité des données et protéger les informations d'emploi confidentielles, les documents sont traités au sein d'un centre de données accrédité ISO/IEC 27001. Grâce aux services automatisés et numérisés, l'Agefiph est en mesure de collecter les paiements plus rapidement et de réduire les frais de traitement. La visibilité est elle aussi améliorée puisque les sociétés peuvent consulter leurs déclarations en ligne, ce qui réduit le volume de demandes.

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Alors, où débuter avec l'automatisation des processus ?L'automatisation de processus consiste en la simplification du flux d'information - saisie, gestion et transformation, et son utilisation. Les services de gestion des processus de Ricoh débutent par une évaluation de la circulation des informations au sein de votre entreprise. Ricoh vous aide ensuite à reconcevoir et mettre en oeuvre un ensemble de processus d'entreprise amélioré qui reflète les besoins uniques de votre organisation.

Les nouvelles applications et technologies sont uniquement efficaces si elles s'intègrent dans votre environnement de travail actuel. Les services de gestion des processus Ricoh créent la meilleure combinaison possible entre les applications d'entreprise, les technologies innovantes et les processus pour lesquels ils existent. En définitive, l'objectif est de réduire les coûts, la perte de temps et de minimiser les risques tout en améliorant les services fournis aux clients.

Entrée de documents

Traitement des documents

Sortie de documents

Information et documents

Vitesse

Précision

Appareils multifonctionsErreurs et

retards

Surcharge des systèmes de flux de travail

Numérisation, Classification, Identification, Extraction & Validation

Aucune interaction humaine

Acheminement des documents

Accessibilité des informations

Services bénéficiaires

Automatisation des tâches répétitives

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Ricoh offre des services d'automatisation des processus qui peuvent améliorer la manière dont votre service de RH collabore et partage les informations avec le reste de l'entreprise. L'infrastructure centrale de votre entreprise, les outils que vos collaborateurs utilisent, votre façon de communiquer : les services Ricoh connectent vos employés et vos clients à la bonne information, au bon moment et au bon format, peu importe où elle se trouve. Découvrez comment votre service de RH peut tirer profit des solutions de flux de travail en commençant à utiliser les informations plus efficacement et en endossant un rôle stratégique dans l'avenir de votre entreprise.

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