Research Audit

2016

Prof Shahir Shamsir

Ketua Juruaudit KPI R&I Fakulti & CoE

29 November 2016

Faculties & Research Entities

• In preparation for UTM 2017 MyRA Audit UTM

seeks to maintain RU status

• Abolishment of Research Alliances necessitates an

examination of MyRA management practices

and performance at Faculties and Research

Entities for 2015-2017

• Seek to

– To facilitate improvements and capacity building

– increase audit efficiency and awareness

Introduction: 2016 Research Audit

• All audit will be divided into

1. MyRA/HICoE Performance

2. MyRA Management Practice (for faculties only)

• MyRA performance is to measure the performance of

each faculties in relation to the MyRA KPI (data

dependent)

• MyRA Management Practice is to examine the existing

research management processes for its existence,

adequacy and accuracy (questionnaire and interview)

2016 Audit Criterias

2013

CoE: HICoEFaculty: -NA-

2014

CoE: MyRA II & HICoEFaculty: -NA-

2015

CoE: MyRA IIFaculty: MyRA II

2016

CoE: HICoEFaculty: MyRA II

Evolution of UTM Research Assessment

• Will be based conducted twice

– Jan-Jun 2016 output of each PTJ (Aug 2016)

– Jan-Dec 2016 output of each PTJ (Jan 2017)

• Conducted off-site using MyRA KPI and assessment tool with centralised

audit closing

• All faculties will initially be given performance data from central

repositories e.g. RADIS, GSMS, UTSB, ICC etc

• Faculties would provide additional data not captured by central

repositories

• Discrepancies will be addressed during audit using communication

• All data must be provided on masterlist with supporting document that

adheres to auditing standards and purposes e.g. certification

• Supporting document need not be in hardcopy but digital form available

upon request.

2016 Research Audit: MyRA/HICoE performance

Research Input; supervision,

grants etc

Research Output; publications, etc

CoEAwards, Medals

Income generation consultancies

Teaching

PG Supervision taught course

Professional memberships

Laboratory certification

Faculty

MyRA KPI Assignment

MyRA Score Distribution

Section B: Quantity and Quality of Researchers

15%

Section C: Quantity and Quality of Research

35%

Section D: Quantity and Quality of Postgraduates

10%

Section E: Innovation15%

Section F: Professional Services and Gifts

10%

Section G: Networking and Linkages

12%

Seksyen H: Lab Acreditation

3%

Section Subsection Subscore Submarks

B

Critical Mass 30% 4.5Qualifications 10% 1.5Research Experience 30% 4.5Awards 30% 4.5

CPublications 70% 24.5Research Funding 30% 10.5

DPhD Students 80% 8.0Post Doctoral 20% 2.0

E

Patent Granted 20% 3.0Patent Filed 10% 1.5Commercial Products 30% 4.5Know-How Licensing 30% 4.5Other IPRs 10% 1.5

F

PG & Training Income 20% 2.0Seminars Income 5% 0.5Commercialization Income 30% 3.0Consultancies/Lab Services 25% 2.5Endowment 10% 1.0Gifts 5% 0.5R&D Expenditure 6% 0.6

G

International Networking 40% 4.8National Networking 25% 3.0Knowledge Transfer Programs 20% 2.4Joint Research 15% 1.8

H Accredited Lab 100% 3.0

• To examine the existing research management practices for its

existence, adequacy and accuracy.

• Faculty to evolve into active agent of change

• In accordance to UTM Strategic Plan for Research and

Innovation 2015-2017, Faculty has declared in 2015 their

effort in the form of

– Process

– Program

– Policy

• Reporting 3P completed/planned throughout from 2015 to

Dec 2016

• Input is via Interview.

2016 Audit: MyRA Research Management Practice

2016 Audit: Timetable

Tempat TarikhMasa

9 pg – 1 ptg 2 – 5 ptg

Bilik Seminar Kenanga, Blok

N23A, IBD, UTM JB

22 Jan 2017 (Ahad) FKT, FKE FC, FS23 Jan 2017 (Isnin) FKM, FBME FKA, FGHT

24 Jan 2017 (Selasa) FP, FAB FM, FTI, AB25 Jan 2017 (Rabu) ISI-SIR, AMTEC IBD, IVeSE1 Feb 2017 (Rabu) IHCE, IVAT ISIIC, WCC

2 Feb 2017 (Khamis) UTM-MPRC, IFE

RISE, CEE

Dewan Banquet, Menara Razak,

UTM KL

6 Feb 2017 (Isnin) MJIIT, IBS Razak School, AIS, Perdana

School7 Feb 2017 (Selasa) CAIRO, IKG -

Capita Rank Actual Score

FKT 148 1 119%

FP 62 2 92%

FKE 143 3 90%

FKM 90 4 83%

FK 52 5 77%

MJIIT 99 6 76%

FBME 139 7 73%

FS 173 8 71%

FAB 97 9 69%

FKA 150 10 67%

FGHT 62 11 62%

IBS 92 12 62%

FM 127 13 57%

Razak 79 14 56%

AIS 36 15 52%

Perdana 30 16 34%

FTI 79 17 26%

LA 15 18 25%

*Note: Score in capped percentage

Good

Moderate

Poor

Excellent

Faculty Ranking 2015

Seksyen A

Seksyen Baharu / Penambahbaikan MyRA II

Seksyen A Pengiraan Full Time Equivalent (FTE) untuk pelajar & staf akademik separuh masaFull Time Equivalent (FTE) bagi pelajar dan staf akademik dalam MyRA® diambilkirasebagai KPI dalam Seksyen A : Makluman Umum.

Seksyen C

Seksyen Baharu / Penambahbaikan MyRA II

Seksyen C

C1 - Joint PublicationsBagi memperbaiki kedudukan Malaysia dalam Universitas 21 (U21), kolaborasi penerbitan bersama dijadikan salah satuKPI dalam Glosari MyRA® (PINDAAN 2016) :Kolaborasi IndustriKolaborasi AntarabangsaKolaborasi Kebangsaan (UA-UA, UA-US, US-US, Agensi/Institut Penyelidikan)

C1 f- Case studiesKajian kes (case studies) dimasukkan sebagai salah satu KPI di dalam Lain-lain penerbitan (Other publications)

C2 -Research grants for academic staff

i) Geran Penyelidikan yang diterima/aktif dari agensi kerajaan/swasta/badan induk/antarabangsa untuk staff akademik Non S&T- Benchmark lebih rendah untuk staf akademik Non S&T berbanding S&T.

ii) Total Amount of PUBLIC / PRIVATE/ INTERNATIONAL Funds from Government Agencies/Parent Bodies/Home Universities/Main Campus- Projek penyelidikan yang baharu pada tahun dinilai akan mengambilkira peruntukan diluluskan dan projek aktif akanmengambilkira peruntukan diterima.

Seksyen D

Seksyen Baharu / Penambahbaikan MyRA II

Seksyen D D1 - Graduate On-Time (GOT) Bagi Graduate On-Time (GOT), jumlah pelajar yang menamatkanpengajian dalam tempoh 7 semester atau 42 bulan diambilkira.

Seksyen E

Seksyen Baharu / Penambahbaikan MyRA II

Seksyen E

Teknologi know-how yang dilesenkana) Jumlah teknologi know-how yang dilesenkanb) Jumlah teknologi know-how yang dijual terus kepada syarikat

- Maklumat milikan tertutup dalam bentuk harta intelek termasuk ciptaan, formula, reka bentuk, lukisan dan prosedurdari institusi pemberi lesen yang boleh membantu pemegang lesen produk/proses.- Nilai perlesenan perlu melebihi RM10,000 ke atas dan boleh dilesenkan kepada lebih daripada satu (1) syarikat.- Tempoh masa bagi transaksi proses perlesenan boleh melebihi satu (1) tahun dan boleh diambilkira setelah proses tersebut selesai.- Teknologi yang dilesenkan kepada Holding/Syarikat di bawah IPT/syarikat spin-off yang dinilai yang berdaftar denganpihak berkuasa boleh diterima.

E5 - Spin-off Company Syarikat terbitan yang terhasil berdasarkan inovasi universiti- Hanya untuk mengumpul data. Tiada markah diberikan.

Seksyen F

Seksyen Baharu / Penambahbaikan MyRA II

Seksyen F

F2- Total Number of Innovations Successfully Developed into Commercialized Products for the Market- Bilangan produk BAHARU yang menjana peruntukan dan mempunyai transaksi berjumlah sekurang-kurangnyaRM20,000.

- Boleh mengambilkira MOBILE APPS yang dikomersilkan dengan pembuktian bayaran dari Digital Distribution Platform.

F3-Technology Know-How Licensing- Jumlah teknologi know-how perlulah dengan nilaian RM10,000 ke atas dan boleh dilesenkan kepada lebih daripada1 syarikat.- Mengambilkira technology know-howsold outright to companies.

F6-Gifts (money, equipment, research materials, etc.) worth ≥RM 3,000 each- Mengambilkira hadiah yang diberikan secara terus kepada staf dengan pembuktian transaksi kewangan.

F7 - Peratusan perbelanjaan untuk pembangunan R&DJumlah perbelanjaan yang digunakan untuk pembangunan penyelidikan adalah seperti berikut:

- Penggajian penyelidik/pengurusan penyelidikan- Pembelian peralatan penyelidikan- Pembangunan makmal penyelidikan

Seksyen G

Seksyen Baharu / Penambahbaikan MyRA I Baharu / Penambahbaikan MyRA II

Seksyen G

G2-Bilangan staf ke luar negara untuk aktiviti penyelidikanTotal number of staff sent abroad for research activities- CUTI BELAJAR tidak diambilkira

G1-Participation in INTERNATIONAL Inter-Institution research related activities under MoA/active agreement- Bilangan MoA yang ditandatangani dan DISETEMKAN bersama-sama dengan institusi/agensi di peringkat Antarabangsa.- Letter of Agreement (LoA), Memorandum of Understanding (MoU) dan Research agreement bolehdiambilkira. Manakala Non-disclosure Agreement (NDA), Service Agreement dan Letter of Intent (LOI) tidak diambilkira.

G2 & G4 - Badan Bukan Kerajaan (NGO) Antarabangsa diterima sebagai keahlian untuk Jaringandan JangkauanBadan Bukan Kerajaan (NGO) Antarabangsa diambilkira sebagai salah satu KPI dalam Seksyen G3 (MyRA®I) dan G2 (MyRA®II): Keahlian di dalam Badan Profesional/Persatuan di peringkatAntarabangsa.

G3-Participation in NATIONAL Inter-Institution research related activities under MoA- Bilangan MoA yang ditandatangani dan DISETEMKAN bersama-sama dengan institusi/agensi di peringkat Antarabangsa.- LoA dan research agreement boleh diambilkira. Manakala NDA, LOI dan MoU tidak diambilkira.

G5 - Knowledge/Technology Diffusion/Assimilation (Social Innovation)Untuk meningkatkan kualiti jaringan dan jangkauan IPT dalam projek pemindahan ilmu dan teknologibersama komuniti dengan mengambilkira:Bilangan PROJEK BAHARU dengan kerjasama komunitiBilangan PROJEK SAMBUNGAN dengan kerjasama komuniti

G6 - Kerjasama dalam projek penyelidikan (Joint research projects) di antara Universiti Penyelidikan(UP)

G7 - Kerjasama dalam projek penyelidikan (Joint research projects) di antara UniversitiPenyelidikan (UP) – Rakan Universiti Penyelidikan/Universiti Swasta/Industri/Agensi

Seksyen H

Seksyen Baharu / Penambahbaikan MyRA I

Seksyen H

H2 c - Journal subscribed Jumlah jurnal yang dilanggan diambilkira sebagai KPI Glosari MyRA® (Pindaan2016).bagi menggalakkan IPT untuk menambah jurnal di dalam pangkalan data.