Mantenimiento del inventario de la Farmacia “Salud Integral”.

La farmacia “Salud Integral” es un negocio que se estableció en el área metropolitana del municipio de “Los Cocos” desde hace 5 años. En este lustro su crecimiento ha ido mejorando de forma significativa. Y, debido a este crecimiento, el mantenimiento de su inventario se ha visto afectado negativamente, ya que cuenta únicamente con un control manual, cuya información se registra en archivos Excel. Debido a lo anterior, es fácil imaginar los problemas que están teniendo en el negocio, ya que este tipo de control no permite garantizar la exactitud de las cantidades de producto que se tienen disponibles, ni se puede obtener una estimación real de las ventas. Por lo que se hace indispensable que la farmacia cuente con un sistema informático que le permita tener un control exacto de las entradas y salidas de sus productos, y así poder conocer el rendimiento real del negocio. Luego del proceso de levantado de requerimientos que se realizó con los propietarios de la farmacia, se llegó a la conclusión que lo que se necesita es lo siguiente:

1. Catálogo de proveedores.

2. Catálogo de clientes.

3. Catálogo de productos. Debe incluir una fotografía del producto, para facilitar su identificación (150 X 180 Píxeles).

4. Catálogo de marcas.

5. Catálogo de tipos de productos.

6. Catálogo de presentaciones de productos.

7. Pedidos a proveedores. Estos pedidos se pueden hacer manualmente o automáticos (ver inciso 13). Un pedido puede estar en

uno de los siguientes estados:

Solicitado. El pedido se ha ingresado al sistema y se la ha hecho llegar al proveedor, quien verificará qué productos del

pedido puede suministrar a la farmacia.

Confirmado. El proveedor ha enviado una respuesta, indicando qué productos podrá enviar a la farmacia.

Entregado. Se han recibido los productos enviados por el proveedor. Los pedidos que se van recibiendo deben ser marcados

de alguna forma para indicar que ya se recibieron y que deben ser procesados para actualizar el inventario de la farmacia.

8. Proceso de carga de productos que ingresen al inventario.

9. Proceso de facturación. Debe poder manejar todas las formas de pago conocidas.

10. Proceso de Inicio / Fin de día. Este proceso debe tener como resultado un reporte que muestre las estadísticas de un día de

trabajo en la farmacia. Cómo se inició el día, cuántas compras se hicieron a los diferentes proveedores (por producto, por

proveedor), ventas realizadas (por producto, por cliente), situación al final del día.

11. El sistema debe permitir configurar los descuentos que se hacen a través de promociones, por lo que el sistema debe permitir

la creación y mantenimiento de promociones.

12. Además, el sistema debe ser capaz de calcular el precio de un producto, utilizando el cálculo de costo promedio. Al costo

promedio se le calcula un 20% de ganancia, con lo que se obtiene el precio del producto.

13. El sistema debe realizar pedidos automáticos de productos. Esto se logra teniendo un control de la cantidad mínima aceptada

para un producto, lo que significa que cuando un producto llegue a estar debajo de este nivel, se debe realizar un pedido

automático a uno de los proveedores que suministra dicho producto. El proveedor se elegirá al azar.

14. Desde hace mucho tiempo, la farmacia “Salud Integral” tiene por política premiar la fidelidad de sus clientes. Esto lo logra

otorgando “puntos” por compras a partir de Q 200.00. Cuando un cliente realiza una compra de, por lo menos, Q200.00 el

sistema acreditará 10 puntos a la cuenta del cliente. Estos puntos podrán ser utilizados por los clientes como efectivo en

próximas compras y bajo ciertas condiciones y restricciones (que NO serán incluidas en el sistema informático).

15. La farmacia cuenta con la infraestructura completa para poder instalar el sistema en el servidor de la red del negocio y, para

casos especiales, se requerirá acceso vía Internet, por lo que se solicita desarrollar la solución en ambiente web.

16. El sistema debe incluir una batería de reportes, que incluya las siguientes opciones:

Estado actual de cada producto.

Productos que estén por debajo de su cantidad mínima aceptada.

Los 5 clientes con más compras, cantidad de facturas y monto facturado (por día, semana y mes).

Los 5 proveedores con más ventas (por día, semana y mes).

Los 5 productos más vendidos (por día, semana y mes).

Los 5 productos menos vendidos (por día, semana y mes).

El empleado con más ventas (por día, semana y mes).

Ventas por empleado (por día, semana y mes).

Resumen de ventas por: producto, marca, tipo y presentación de productos (por día, semana y mes).

Pedidos en tránsito.

17. El sistema debe considerar ciertas medidas de seguridad que, aunque mínimas, resultan necesarias para lograr los objetivos

propuestos:

Se definieron 3 niveles de usuarios:

o Administrador del Sistema. Responsable del mantenimiento del sistema.

o Usuario Gerencial. Su función es de consulta, tendrá acceso a todas las consultas y reportes del sistema.

o Usuario Operador. Registrará todas las transacciones de ventas, pedidos, recepción de productos, etc.

Se debe evitar un ataque a través de inyecciones de SQL (SQL Injection), utilizando la técnica que el alumno considere

conveniente.

Las contraseñas de los usuarios deben estar cifradas en la base de datos, para evitar consultas no autorizadas sobre esa

información.

18. Es una solicitud de la Administración de la Farmacia “Salud Integral” que su base de datos esté en la nube, ya que consideran

que en el futuro puedan escalar a un sistema en ese ambiente.

19. El sistema debe incluir campos de auditoría. Como mínimo se debe registrar el usuario y fecha de creación de cada registro de

transacción, usuario y fecha de última modificación de cada registro de transacción.

20. La farmacia “Salud Integral” aún no cuenta con un logotipo que la identifique comercialmente, por lo que se debe diseñar un

logo adecuado. Este logo debe ser incluido en todas las pantallas del sistema.

21. La Administración de la Farmacia “Salud Integral” requiere las siguientes herramientas de desarrollo:

Lenguaje de programación: PHP

Manejador de bases de datos: MySQL

Servidor Web: Apache

Otras herramientas: CSS y JavaScript.

Suponga que se le contrata para implementar el Sistema Informático que la farmacia “Salud Integral” necesita con urgencia, con las características descritas anteriormente. Para lo cual se le requiere lo siguiente:

1. Propuesta formal del proyecto. 2. Diagrama de procesos. 3. Modelo Entidad–Relación de la base de datos del sistema. 4. Descripción de la metodología elegida para desarrollar el proyecto. 5. Desarrollo de la solución. 6. Documentación de respaldo.

El sistema debe ser amigable y fácil de usar. Debe ser fácilmente configurable. Un detalle que muchos pasan por alto es el diseño

de las pantallas, tratar de usar colores agradables a la vista, también tratar de que se llegue a cualquier pantalla con, como

máximo, 4 clics.