Case Study: RENDELL COMPANYUntuk Memenuhi Ujian Tengah Semester Sistem Informasi Manajemen Dosen Pengampu Bapak Syaefullah

Disusun oleh :Abidah Ardiningsih (125020301111048)CCACCOUNTING DEPARTMENTFACULTY OF ECONOMICS and BUSINESSBRAWIJAYA UNIVERSITYMALANG2014

BAB IPENDAHULUAN1.1 Latar BelakangRendell Company ini didirikan pada tahun 1968 dengan tujuan memberikan representasi kualitas tinggi untuk pasar elektronik di Illinois dan Wisconsin. Rendell Company memiliki tujuh divisi operasi : yang terkecil mempunyai angka penjualan per tahun sebesar $ 50 juta, sementara angka penjualan per tahun yang terbesar sebanyak $500 juta. Masing-masing divis bertanggung jawab kepada bagian pembuatan dan pemasaran di sektor produksinya masing-masing. Sejumlah bagian dan komponen di transfer di antara divisi, namun volume bisnis antar divisinya tidaklah besar.Fred Bevin adalah seorang pengontrol pada Pengontrol Divisi dari Perusahaan Rendell. Pengontrol Divisi bertanggung jawab pada financial accounting internal, auditing, dan analysis of capital budgeting requests. Fred Bevins merasa tidak puas karena selama ini Pengontrol Divisinya hanya melaporkan pekerjaan kepada atasaannya yaitu General Manager Divisi. General Manager Divisi membicarakan budget divisinya dengan manajemen puncak dan Pengontrol Divisi hanya diminta untukmembicaraka hal-hal teknis dan dia diberlakukan sebagai staff. Dengan ketidakpuasaan akan tindakan General Manager Divisi ini menginspirasi Bevins untuk membuat perubahan dengan menerapkan cara baru yang pernah dipelajari di Martex Company yaitu menerapkanpenggambaran tugas dan tanggung jawab organisasi. Caranya adalah pengawas organisasi dibebani dengan tanggung jawab dalam menetapkan standar biaya dan keuntunganperusahaan serta mengambil tindakan yang tepat untuk melihat apakah standar ini sudah tercapai atau belum. Fred bevins sebagai seorang pengendali perusahaan Rendell Company sangant prihatin terhadap status organisasi dari para pengendali divisi dalam perusahaan. Selama ini para pengendali divisi memberikan laporan kepada manajer umum divisi mereka. Bevins menginginkan perubahan struktur organisasi pengendali divisi, dengan mengamati penerapan pengendalian di perusahaan lain yaitu perusahaan Martex. Organisasi pengendali perusahaan bertanggung jawab atas pencatatan keuangan, auditing internal, dan analisis permintaan anggaran modal. Di perusahaan saat ini telah terdapat system pengendalian anggaran, akan tetapi pelaporan dilakukan langsung oleh divisi operasi kepada manajemen puncak tanpa melalui analisis yang mendalam oleh pengendali perusahaan. Bevins menginginkan peran lebih aktif dan lebih dalam dari organisasi control perusahaan dalam proses penentuan anggaran dan analisa kinerja.

1.2 Rumusan MasalahAdapun yang menjadi pokok permasalahan dalam kasus ini adalah : 1. Apakah filsafat organisasi dari fungsi pengendali dari Perusahaan Martex? Bagaimana menurut pendapat penulis? Haruskah Rendell mengadopsi filsafat tersebut?2. Kepada siapakah pengendali divisional seharusnya melapor dalam Perusahaan Rendell? Mengapa demikian? 3. Bagaimana hubungan seharusnya antara pengendali perusahaan dengan pengendali divisional? Langkah apa yang harus diambil untuk membentuk hubungan tersebut? 4. Apakah penulis akan merekomendasikan perubahan dari tanggungjawab dasar pengendali perusahaan dan pengendali divisional?

Tujuan Penulisan :1. Mengetahui system controller yang dilaksanakan oleh Rendell Company.2. Mengetahui permasalahan-permasalahan pengendalian yang dialami Rendell Company dan memberikan saran perbaikan.3. Memenuhi Ujian Tengah Semester mata kuliah Sistem Pengendalian Manajemen.

BAB IITinjauan Pustaka

Perilaku Dalam EkonomiSystem pengendalian manajemen mempengaruhi perilaku manusia. System pengendalian manajemen yang baik mempengaruhi perilaku sedemikian rupa sehingga memiliki tujuan yang selaras; artinya tindakan-tindakan individu yang dilakukan untuk meraih tujuan-tujuan pribadi juga akan membantu untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.A. Keselarasan TujuanTujuan utama dari system pengendalian manajemen adalah memastikan (sejauh mungkin) tingkat keselarasan tujuan yang tinggi. Dalam proses yang sejajar dengan tujuan, manusia diarahkan untuk mengambil tindakan yang sesuai dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan.B. Faktor-faktor Informal yang Mempengaruhi Keselarasan TujuanHal yang diperhatikan oleh para perancang system pengendalian formal adalah aspek-aspek yang berkaitan dengan proses informal, seperti etos kerja, gaya manajemen, dan buadaya yang melingkupi, karena untuk menjalankan strategi organisasi secara efektif mekanisme formal harus berjalan seiring dengan mekanisme informal.1. Faktor-faktor EksternalFaktor-faktor eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan didalam masyarakat, dimana organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma ini mencakup sikap, yang secara kolektif sering juga diseut sebagai eots kerja, yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat dan juga kebanggaan yang dimmiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas.2. Faktor-faktor Internala. BudayaFaktor internal yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi itu sendiri, yang meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi yang secara implicit diterima dan yang secara ekspisit dimanifestasikan di seluruh jajaran organisasi.b. Gaya ManajemenFaktor internal yang barangkali memiliki dampak yang paling kuat terhadap pengendalian manajemen adalah gaya manajemen. Biasanya, sikap-sikap bawahan mencerminkan apa yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak pada apa yang menjadi sikap CEO.c. Organisasi InformalGaris-garis dalam bagan organisasi menggambarkan hubungan-hubungan formal, yaitu pemegang saham otoritas resmi dan tanggung jawab-dari setiap manajemen.d. Persepsi dan KomunikasiDalam upaya meraih tujuan-tujuan organisasi, para manajer harus mengetahui tujuan dan tindakan-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya. C. Jenis Jenis OrganisasiStrategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya. Pada gilirannya, jenis struktur akan mempengaruhi rancangan system pengendalian manajemen organisasi. Organisasi bisa dikelompokkan ke dalam tiga kategori umum :1. Struktur fungsional, didalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas fungsi-fungsi yang terspesialisasi seperti produksi.2. Struktur unit bisnis, didalamnya para unit manajer bertanggung jawab atas aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagain yang semi-independen daro perusahaan.3. Struktur matriks, didalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda.D. Fungsi KontrolerOrang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan system pengendalian manajemen disebut sebagai kontroler. Kontroler biasanya menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut :1. Merancang dan mengoperasikan informasi serta system pengendalian2. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya3. Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan lapora-laporan ini untuk para manajer, menganalisi program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannna ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan.4. Melakukan supervise audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk menjamin validitas informasi, menetapkan pengaman yang memasai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional.BAB IIIPEMBAHASAN1. Apa filosofi organisasi yang dianut Martex dalam hubungannya dengan fungsi kontroller? Bagaimana pendapat anda mengenai ini? Apakah Rendell perlu menerapkan filosofi ini?Metode filosofi Martex adalah pengendali divisional melapor langsung pada pengendali perusahaan dengan tujuan transparansi dalam isu pengendalian anggaran. Laporan dari pengendali perusahaan umumnya dirasa lebih valid, karena adanya informasi yang masih bias dari hasil audit atau pemeriksaan yang dilakukan oleh controller divisi.

Hubungan ini dapat kita lihat dari struktur organisasi divisi pengendali Perusahaan Martex pada 1 Januari 1985. Hubungan tersebut mengadopsi struktur solid line, sedangkan struktur organisasi Rendell Company mengadopsi struktur organisasi dotted line. Dimana Pengendali divisi bekerja di bawah manajer divisi. Pengendali perusahaan hanya diajak konsultasi saat perekrutan dan kenaikan gaji pengendali divisi. Keuntungan filosofi Martex:a. Meminimalisir biaya-biaya tambahan di anggaran biayab. Lebih mudah untuk adaptasi program control yang baruc. laporan keuangan divisi dan laporan kinerja akan lebih akurat dan tidak bias sehingga mempermudahkan proses pengendalian dari pusat Kelemahan dari filosofi Martex tersebut adalah :a. Terjadinya keterlambatan dalam proses pengambilan keputusan. b. Sulitnya melakukan perubahan, c. berpotensi menimbulkan masalah antar anggota organisasi atau karyawan perusahaan, karena karyawan akan dianggap menjadi mata-mata pusat sehingga bisa menyebabkan disfungsi dan inefisiensi dari proses kerja. Kelebihannya dari struktur Rendell CompanyPengendali divisional akan dianggap asisten yang dapat dipercaya oleh manajer divisi sehingga menjadi anggota dari tim. Kekurangannya dari struktur Rendell CompanyLaporan kinerja dan keuangan divisi dapat tidak akurat karena pengendali divisi hanya membuat dan manajer divisi yang memutuskan dan menyetujuinya

Dalam hal ini direkomendasikan agar Rendell atau Fred Bevins sebaiknya tidak mengadopsi filosofi Perusahaan Martex. Adapun hal-hal yang menjadi dasar pertimbangan adalah : a. Struktur organisasi Martex berbeda dengan Rendell. Di Perusahaan Martex, manajer divisi tidak memiliki staf sendiri dan asisten pribadi. Manajer menerima bantuan staf dari dua sumber yaitu, staf umum yang ditugaskan untuk manajer divisi. Terdiri dari pengendali, insinyur (engineer) dan agen pembelian. Staf ini tetap ditempatkan secara fisik pada divisinya dan tidak dekat dengan manajer divisi. Staf dari divisi jasa staf umum seperti akuntansi, periklanan, keuangan, dan sebagainya. Jadi kebanyakan staf tidak bekerja langsung dibawah manajer divisi yang ia layani sehingga tidak mungkin muncul tindakan diskriminasi atau pengucilan. Sedangkan di Perusahaan Rendell, manajer divisi memiliki staf masing-masing sehingga jika hanya pengendali divisi bekerja dibawah pengendali perusahaan maka akan dianggap sebagai mata-mata pusat dan dikucilkan.Para manajer divisi dan pengendali dari Perusahaan Martex telah menerima filosofi hubungan langsung sebelum mereka menjabat di posisi manajerial. Hal ini berbeda di Perusahaan Rendell dimana ingin melakukan perubahan ke filosofi tersebut setelah sekian tahun para manajer divisi dan pengendali sudah terbiasa dengan filosofi hubungan garis putus-putus. Tingkat penolakan mereka akan lebih tinggi. Asisten pengendali, William Harringan juga menyarankan agar Fred Bevins tidak mengadopsi filosofi Martex. Berdasarkan pengalamannya sebagai pengendali di Perusahaan Rendell selama 25 tahun dan 5 tahun sebagai pengendali divisi, ia menganggap rencana Martex tidak sesuai untuk Rendell karena dapat menyebabkan pengucilan fungsi pengendali di divisi. Dengan filosofi lama, antara pengendali divisi dan manajer divisi terjalin hubungan baik dan kekompakan kerja. b. Filosofi Martex memiliki kelebihan Seperti pengendali divisi akan memberikan informasi yang tidak bias dan akurat sehingga memudahkan kerja pengendali perusahaan, mengurangi penipuan dalam anggaran biaya dan lebih mudah menerapkan program pengendalian baru. Tetapi juga ada kelemahan dimana sulit mengimplementasikan perubahan struktur organisasi, manajer divisi mungkin akan mengucilkan fungsi pengendali divisi yang bisa menyebabkan ketidakefisienan dan konflik antara manajer dan pengendalinya.Hubungan yang baik antara manajer dan stafnya diperlukan agar terciptanya keselarasan tujuan dan mencapai tujuan perusahaan. Jadi meskipun struktur saat ini akan menyebabkan beberapa pembengkakan anggaran, mengubah struktur organisasi akan menyebabkan perbedaan antara manajer divisi dan pengendali divisi sehingga menghancurkan ketertiban dan kepercayaan dalam lingkungan kerja mereka yang terlalu mahal dibandingkan dengan mempertahankan struktur saat ini. Rekomendasi kedua, adalah untuk terjadinya pembengkakan anggaran Perusahaan Rendell dapat menerapkan sistem kontrol tambahan untuk mengatasi permasalahan budget. Sistem kontrol tersebut adalah : Menerapkan sistem akuntansi terpusat.Kitatidak bisa memaksa departemen atau divisi untuk merubah sistem akuntansi mereka karena Ini akan memakan waktu banyak dan mungkin berbeda dengan kebutuhan divisi serta hal ini akan menyebabkan konflik dan tidak efisien. Akan lebih baikjika mengembangkan sistem akuntansi perusahaan dan membuat divisinya untuk menyerahkan data dan informasi mereka. Akan ada kesalahan, tetapi perusahaan tersebut akan hidup dengan itu. Tetapkan target atau standar.Membandingkan biaya saat ini dengan standar industri dan perusahaan untuk mengurangi kegemukan budget. Selain pembandingan ini, variabel kritis atau kunci dapat dicermati lebih sering untuk mencapai kontrol yang lebih baik dari sistem.2. Kepada siapa seharusnya kontroller divisi melapor pada perusahaan Rendell ? mengapa ? Pengendali divisi seharusnya tetap memberikan report pemeriksaan kepada pimpinan atau General Manager Divisi. yang memegang tanggungjawab penuh atas divisinya. Selain itu, jika kita ingin mengubah struktur yang ada akan menyebabkan disfungsi dalam divisi atau unit bisnis dimana pengendali divisi akan dianggap mata-mata dan dapat merusak keharmonisan lingkungan kerja.Dilakukan analisis pada system control dan diharapkan hasil dan solusi yang lebih baik, mengingat hubungan pengendali dengan General Manager Divisi tentunya lebih baik karena lebih dekat selama ini dibandingkan dengan pengendali perusahaan.

Bentuk hubungan yang sekarang lebih efisien karena : Hubungan antara Controller dengan Manajer Divisi sudah lebih dekat Lebih mudah komunikasi dalam mencari solusi

Namun hubungan tersebut juga memiliki kelemahan : Adanya info yang masih biasa dari controller divisi kepada controller corporate, sehinggamempersulit implementasi program atau system pengendalian yang baru Adanya fakta tendensi beberapa penyimpangan tetap tersembunyi dalam anggaran biaya

3. Bagaimana seharusnya tata hubungan antara kontroller pusat dengan kontroller divisi ? apa langkah-langkah yang akan anda ambil untuk memantapkan hubungan ini pada landasan yang kokoh ?Menciptakan suatu sistem hubungan yang mendukung penerapan sistem pengendalianyang baru. Melakukan perubahan organisasi yang harus sesuai dengan pertimbangan sebagai berikut:a. Perubahan organisasi harus disesuaikan dengan jenis perusahaan yang memliki diversifikasi produk/divisib. Manager divisi tidak mengisolasi staf pengendali divisi dari tim manajemen.c. Perubahan organisasi tidak boleh mengakibatkan disfungsi dan inefisiensi organisasid. Perubahan harus menjaga agar tidak terjadi konflik antara manajer divisi dan pengendali divisi

Langkah-langkah yang dilakukan untuk membentuk hubungan tersebut :a. Penyamaan persepsi dan penerapan atau pemahaman perangkat sistem pengendali yang baru.b. Tidak menggunakan system Martex karena menghilangkan pengendali divisi, tapi pengendali divisi diwajibkan untuk memberikan laporan yang transparan dan standar sesuai dengan laporan pengendaliperusahaan.c. Evaluasi bersama antara pengendalidivisi maupun pengendali perusahaane untuk segerakoordinasi dan koreksi bila terjadi deviasi.

4. Apakah anda akan menyarankan untuk melakukan perubahan besar dalam tanggung jawab pokok dari kontroller pusat maupun kontroller divisi ?Tidak perlu adanya perubahan dari tanggungjawab dasar pengendali perusahaan dan pengendali divisi. Pengendali perusahaan sudah merincikan sistem akuntansi yang harus diikuti divisi dan prosedur dalam penganggaran dan pelaporan kinerja. Hanya pengendali perusahaan harus bekerja lebih giat lagi untuk mengawasi divisi dan terlibat lebih aktif dalam penyusunan anggaran. Pengendali divisi juga tidak diharapkan berperan dalam menyampaikan informasi yang menyesatkanPerubahan sedrrhana yang perlu dilakukan oleh Rendell Company,a. Perubahan lebih dari arah transparansi pelaporanb. Pemahaman dan pelaksanaan yang seragam atau sama antara semua level pengendali,sehingga terjadi kesinambungan dan korelasi positif antara pengendali Perusahaan dan pengendali Divisi, namun dibuat pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas,

BAB IVSIMPULAN DAN SARAN

SIMPULAN Divisi pengendali Perusahaan Rendell tidak perlu mengadopsi filosofi Solid line seperti Perusahaan Martex. Hal ini dikarenakan baik struktur lama maupun baru memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing. Struktur dan kondisi Rendell juga tidak memungkinkan untuk penerapan filosofi baru ini karena dapat menyebabkan konflik dan pengucilan fungi pengendali divisi yang menguncang keharmonisan yang sudah ada hal ini lebih mahal daripada pembengkakan anggaran biaya. Oleh karena itu, Rendell sebaiknya tetap pada filosofi Dotted line dan pengendali pusat harus bekerja lebih aktif untuk mengawasi pengendali divisi dan divisi yang ada.

SARAN Adapun rekomendasi yang dapat diberikan penulis pada Perusahaan Rendell antara lain :a. Pengendali perusahaan harus lebih aktif dalam mengawasi sistem pengendalian yang ada. b. Rendell dapat memcoba mengadopsi sistem profit sharing yang ada di Martex dimana manajer divisi dan pengendali divisi mendapatkan pembagian laba.

DAFTAR PUSTAKAAnthony, Robert N. Govindarajan, Vijay. Management Control Systems Twelfh Edition. 2007. McGraws-Hill Education.