RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2015³rio de... · CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa...
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1
MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
ARQUIVO NACIONAL
RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2015
Rio de Janeiro
Março/2016
1
MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
ARQUIVO NACIONAL
RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2015
Relatório de Gestão do exercício de 2015,
apresentado aos órgãos de controle interno e externo
e à sociedade como prestação de contas anual, a que
esta Unidade Jurisdicionada está obrigada nos
termos do parágrafo único do art. 70 da Constituição
Federal, elaborado de acordo com as disposições da
IN TCU nº 63/2010, da DN TCU nº 146/2015 e da
Portaria TCU nº 321, de 30/11/2015, bem como das
orientações do órgão de controle interno contidas na
Portaria CGU nº 522/2015, que aprova a Norma de
Execução nº 1/2015.
Rio de Janeiro
Março/2016
2
1 – ELEMENTOS PRÉ-TEXTUAIS
1.3 Lista de Siglas e Abreviações
art. – artigo
CGU – Controladoria-Geral da União
CNAE – Cadastro Nacional de Atividade Econômica
CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica
CNV – Comissão Nacional da Verdade
COACE - Coordenação-Geral de Acesso e Difusão Documental
COACO – Coordenação de Apoio ao Conselho Nacional de Arquivos
COAD - Coordenação-Geral de Administração
COADI – Coordenação de Atendimento a Distância
COCAC – Coordenação de Consultas ao Acervo
CODAC – Coordenação DE Documentos Audiovisuais e Cartográficos
CODEARQ- Código de Entidade Custodiadoras de Acervos Arquivísticos
CODES – Coordenação de Documentos Escritos
COGED - Coordenação-Geral de Gestão de Documentos
COLOG - Coordenação de Recursos Logísticos
CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos
COPAC - Coordenação de Preservação do Acervo
COPED – Coordenação de Pesquisa e Difusão do Acervo
COPRA – Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo
COREG - Coordenação Regional no Distrito Federal
CORHU - Coordenação de Recursos Humanos
COROF - Coordenação de Recursos Orçamentários e Financeiros
COTIN - Coordenação de Tecnologia da Informação
CPF – Cadastro de Pessoa Física
CPGF – Cartão de Pagamento do Governo Federal
CRC – Conselho Regional de Contabilidade
DBR – Declaração de Bens e Rendas
Dec. – Decreto
3
DIPAR – Divisão de Protocolo e Arquivo
DN – Decisão Normativa
DOU – Diário Oficial da União
GABIN – Gabinete da Direção-Geral
IN – Instrução Normativa
LOA – Lei Orçamentária Anual
MAPA – Memória da Administração Pública Brasileira
NE – Norma de Execução
nº - número
OCI – Órgão de Controle Interno
OFSS – Orçamento Fiscal e da Seguridade Social
PC – Prestação de Contas
Port. – Portaria
PPA – Plano Plurianual
RFB – Receita Federal do Brasil
RG – Relatório de Gestão
SIAFI – Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal
SIAPE – Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos
SIASG – Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais
SIGA – Sistema de Gestão de Documentos, da Administração Pública Federal
SINAR – Sistema Nacional de Arquivos
Spiunet – Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União
SISAC – Sistema de Apreciação e Registro dos Atos de Admissão e Concessões
Siconv – Sistema de Gestão de Convênios, Contratos de Repasse e Termos de Parceria
Siop – Sistema Integrado de Planejamento e Orçamento
SIORG – Sistema de Informações Organizacionais do Governo Federal
STN – Secretaria do Tesouro Nacional
TCU – Tribunal de Contas da União
TI – Tecnologia da Informação
UG – Unidade Gestora
UJ – Unidade Jurisdicionada
UO – Unidade Orçamentária
4
1.4 Listas de quadros, tabelas, relações, gráficos e figuras
Quadro 1 – Relação de servidores com DAS até 31.12.2015
Quadro 2 – Informações sobre Áreas ou Subunidades Estratégicas
Quadro 3 – Macroprocessos Finalísticos
Quadro 4 – Mapa estratégico do MJ
Quadro 5 - Indicadores estratégicos
Quadro 6 – Projetos estratégicos
Quadro 7 – Mapa estratégico do NA
Quadro 8 – Indicadores gerenciais
Quadro 9 - Indicadores e metas estratégicas
Quadro 10 – Objetivo 1 – Desenvolver competências com ênfase na capacitação técnica
Quadro 11 - Objetivo 2 – Desenvolver cultura favorável à integração e ás mudanças
Quadro 12 - Objetivo 3 – Assegurar infraestrutura física e tecnológica
Quadro 13 – Objetivo 4 – Implementar sistemas integrados e ambientes tecnológicos seguros
Quadro 14 – Objetivo 5 – Assegurar recursos orçamentários e financeiros e otimizar sua aplicação
Quadro 15 – Objetivo 6 – Desenvolver e implantar infraestrutura organizacional e tecnológica
Quadro 16 – Objetivo 7 – Integrar, coordenar e fiscalizar as atividades de gestão de documentos.
Quadro 17– Objetivo 8 – Promover o acesso à informação ao Governo e ao cidadão
Quadro 18 – Objetivo 9 – Assegurar o controle intelectual e físico do acervo
Quadro 19 – Objetivo 10 – Promover a difusão do acervo
Quadro 20– Objetivo 11 – Construir e consolidar políticas públicas na área de arquivos
Quadro 21 – Objetivo 12 – Orientar os órgãos e entidades integrantes do SINAR
Quadro 22 – Objetivo 13 – Produzir e/ou disseminar conhecimentos, procedimentos, boas práticas.
Quadro 23 - Metas Quantificativas
Quadro 24 - Metas Qualitativas
Quadro 25 - Ações de Relacionadas a Programa Temático do PPA de Responsabilidade da UPC –
OFSS
Quadro 26 - Ação/Subtítulos – OFSS
Quadro 27 – Despesas por modalidade de contratação
Quadro 28 – Despesas por grupo e elemento de despesa
Quadro 29 – Resumo dos instrumentos celebrados e dos montantes transferidos nos últimos três
exercícios
5
Quadro 30 – Resumo da prestação de contas sobre transferências concedidas pela UPC na
modalidade de convênio, termo de cooperação e de contrato de repasse.
Quadro 31 – Situação da análise das contas prestadas no exercício de referência do relatório de
gestão
Quadro 32 – Concessão de suprimento de fundos
Quadro 33 – Utilização de suprimento de fundos
Quadro 34 – Classificação dos gastos com suprimento de fundos no exercício de referência
Quadro 35– Ouvidoria (eletrônica/presencial e postal) – 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2015.
Quadro 36 – Informações sobre a adoção de critérios e procedimentos estabelecidos pelas NBC
Quadro 37 – Declaração do contador
Quadro 38 – Força de Trabalho da UPC
Quadro 39 – Distribuição da lotação Efetiva
Quadro 40 - Detalhamento da estrutura de cargos em comissão e funções gratificadas da UPC
Quadro 41 – A – Faixa etária
Quadro 42 – B - Servidores
Quadro 43 – C – Tipologia de ocorrências
Quadro 44 – D – Tipologias dos afastamentos
Quadro 45 - E - Servidores capacitados
Quadro 46 – Cargos e atividades inerentes às categorias funcionais do Plano de Carreira da UPC
Quadro 47 – Despesa do pessoal
Quadro 48 – Composição dos estagiários
Quadro 49 – Contratação de prestação de serviços não abrangidos pelo plano de cargos da UPC
Quadro 50 - Frota de veículos própria
Quadro 51 - Distribuição espacial dos bens imóveis de uso especial
Quadros 52 – Imóveis de propriedade da União sob-responsabilidade da UPC
Quadro 53 – Ações e investimentos da COTIN
Quadro 54 – Contratos na área da TI
6
1.5 Sumário
1 – ELEMENTOS PRÉ-TEXTUAIS .............................................................................................. 2
1.3 Lista de Siglas e Abreviações ............................................................................................... 2
1.4 Listas de quadros, tabelas, relações, gráficos e figuras .......................................................... 4
2. APRESENTAÇÃO .................................................................................................................... 10
2.1 As Principais Realizações no Exercício ............................................................................... 10
3. VISÃO GERAL DA UNIDADE ............................................................................................... 15
3.1Finalidade e competências da Unidade ................................................................................ 16
3.2 Normas e Regulamento de Criação, Alteração e Funcionamento da Unidade .................. 16
3.2.1 Normas de criação e alteração da Unidade Jurisdicionada ........................................... 16
3.2.2 Outras normas infralegais relacionadas à gestão e estrutura da Unidade Jurisdicionada
............................................................................................................................................... 18
3.3 Ambiente de Atuação.......................................................................................................... 21
3.4 Organograma ....................................................................................................................... 25
GABIN ....................................................................................................................................... 27
- planejar, dirigir, orientar, supervisionar, avaliar e controlar a execução dos projetos e
atividades do Arquivo Nacional; ............................................................................................... 27
Diretor-Geral .............................................................................................................................. 27
COACE – Coordenação-Geral de Acesso e Difusão Documental ............................................ 27
- planejar de forma integrada, coordenar e supervisionar as atividades de acesso, difusão e
divulgação do acervo arquivístico e bibliográfico da Instituição; ............................................. 27
Coordenadora-Geral................................................................................................................... 27
COGED – Coordenação-Geral de Gestão de Documentos ........................................................ 27
- prestar orientação técnica aos órgãos e entidades integrantes do SIGA/APF ......................... 27
Coordenadora-Geral................................................................................................................... 27
COPRA – Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo ............................ 28
- planejar, de forma integrada, coordenar e supervisionar as atividades de tratamento técnico e
preservação dos documentos sob a sua guarda e de orientação técnica a instituições
custodiadoras de acervos arquivísticos, em especial a órgãos e entidades da Administração
Pública Federal .......................................................................................................................... 28
Coordenador-Geral .................................................................................................................... 28
COAD - Coordenação-Geral de Administração ........................................................................ 28
7
- planejar, de forma integrada, coordenar e supervisionar as atividades relacionadas com a
gestão de pessoas, a administração do orçamento e finanças, dos procedimentos licitatórios, dos
serviços de informática, do suprimento e do patrimônio, a gestão de documentos, avulsos e
processos recebidos e expedidos pelo Arquivo Nacional; dos serviços de segurança das
instalações e de recepção; .......................................................................................................... 28
Coordenador-Geral .................................................................................................................... 28
COREG – Coordenação Regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal ............................ 28
Coordenadora Regional ............................................................................................................. 28
3.5 Macroprocessos finalísticos ................................................................................................. 29
Elaboração, implementação e acompanhamento da política nacional de arquivos ................... 29
Municípios brasileiros................................................................................................................ 29
Usuários, sociedade, instituições públicas e privadas e comunidade acadêmica ....................... 29
Número de órgãos e entidades integrantes do SINAR orientados quanto à gestão documental e
à proteção especial dos documentos de arquivo ........................................................................ 29
Número de municípios orientados para a criação de arquivos públicos municipais.................. 29
Número de parceiros da Rede Memórias Reveladas ................................................................. 29
Número de profissionais de órgãos e entidades públicos e privados capacitados na aplicação
das normativas aprovadas pelo CONARQ ................................................................................ 29
Preservação, acesso e difusão do acervo arquivístico sob a sua guarda .................................... 30
Modernização dos serviços de gestão de documentos nos órgãos e entidades integrantes do siga
(sistema de gestão de documentos de arquivo, da Administração Pública Federal ................... 31
Número de projetos do Programa ANDigital ............................................................................ 31
Número de reuniões técnicas realizadas com órgãos e entidades integrantes do SIGA para
orientação no âmbito da gestão de documentos. ........................................................................ 31
Número de servidores de órgãos e entidades integrantes do SIGA capacitados em gestão de
documentos. ............................................................................................................................... 31
Número de reuniões técnicas integrantes do SIGA que desenvolvem atividades de gestão de
documentos de forma sistêmica. ................................................................................................ 31
4. PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL E DESEMPENHO ORÇAMENTÁRIO ............... 33
4.1 Planejamento Organizacional ............................................................................................. 33
4.1.3 Estágio de implementação do planejamento estratégico .............................................. 54
4.2 Desempenho orçamentário ................................................................................................. 55
4.3. – Objetivos estabelecidos no PPA de responsabilidade da unidade e resultados alcançados
................................................................................................................................................... 56
8
4.3.1 Execução Física e Financeira das Ações da LOA de Responsabilidade da Unidade ... 75
4.3.2 Informações sobre a execução da despesa .................................................................... 77
4.3.3 Execução Descentralizada com Transferência de Recursos ........................................ 79
4.3.4 Suprimento de Fundos, Contas Bancárias Tipo B e Cartões de Pagamento do Governo
Federal ................................................................................................................................... 83
4.4 Desempenho Operacional ................................................................................................... 87
5. GOVERNANÇA ....................................................................................................................... 87
5.1 Descrição das estruturas de governança .............................................................................. 87
5.2 Atividades de correição e apuração de ilícitos administrativos ........................................... 87
5.3 Gestão de riscos e controles internos .................................................................................. 87
6. RELACIONAMENTO COM A SOCIEDADE ......................................................................... 89
6.1 Canais de acesso ao cidadão ................................................................................................ 89
6.2 Carta de Serviços ao Cidadão .............................................................................................. 90
6.3 Aferição do grau de satisfação dos cidadãos-usuários ......................................................... 91
6.4 Mecanismos de transparência das informações relevantes sobre a atuação da unidade ...... 92
7. DESEMPENHO FINANCEIRO E INFORMAÇÕES CONTÁBEIS ....................................... 93
7.1 – Tratamento contábil da depreciação, da amortização e da exaustão de itens do patrimônio
e avaliação e mensuração dos ativos e passivos ........................................................................ 93
7.2 Demonstrações contábeis exigidas pela Lei 4.320/64 e notas explicativas ......................... 96
8. ÁREAS ESPECIAIS DA GESTÃO .......................................................................................... 97
8.1 Gestão de Pessoas ................................................................................................................ 97
8.1.1 Estrutura de Pessoal da Unidade ................................................................................... 97
8.1.2 Qualificação e Capacitação da Força de Trabalho ..................................................... 100
8.1.3 Irregularidades na Área de Pessoal ............................................................................ 101
8.1.4 Acumulação Indevida de Cargos, Funções e Empregos Públicos .............................. 101
8.1.5 Demonstração das Despesas com Pessoal .................................................................. 103
8.1.6 Gestão de riscos relacionados ao pessoal .................................................................... 104
8.1.6.1 Riscos identificados na gestão de pessoas ................................................................... 104
8.1.6.2 Indicadores Gerenciais sobre Recursos Humanos ..................................................... 104
8.1.7– Contratação de pessoal de apoio ............................................................................... 105
8.2 Gestão de Patrimônio e da infraestrutura ........................................................................... 107
9
8.2.1 Gestão da frota de veículos própria e terceirizada ...................................................... 107
8.2.2 Demonstração da situação dos imóveis da União ....................................................... 109
Quadro 51 - Distribuição espacial dos bens imóveis de uso especial ..................................... 109
8.2.3 Informações sobre a gestão dos ativos imobiliários.................................................... 110
8.2.4– informações sobre as principais obras e serviços de engenharia relacionados a
atividade-fim ........................................................................................................................ 110
8.3 Gestão de tecnologia da informação ................................................................................. 111
8.3.1 Contratos na Área de Tecnologia da Informação em 2015 ......................................... 113
8.4 - Gestão ambiental e sustentabilidade.....................................................................................115
8.5 - Gestão de fundos...................................................................................................................115
8.6 - Informações sobre depósitos judiciais e extrajudiciais........................................................115
9 – CONFORMIDADE DE GESTÃO E DEMANDAS DOS ÓRGÃOS DE CONTROLE ...... 115
10
2. APRESENTAÇÃO
O Relatório de Gestão está estruturado conforme disposições da Instrução
Normativa TCU nº 63/2010, da Decisão Normativa TCU nº 146/2015 e da Portaria TCU
nº 321 de 30/11/2015, bem como das orientações do órgão de controle interno contidas na
Portaria CGU nº 522/2015, que aprova a Norma de Execução nº 1/2015.
As informações estão estruturadas, por item, nos termos da Parte A, Anexo II da
DNTCU nº 146, de 2016, adequando-se especialmente à implantação do novo Sistema de
Prestação de Contas (e contas).
Os quadros estão numerados sequencialmente na ordem em que aparecem no
texto.
Alguns dos quadros referenciados na Portaria TCU nº 321/2015, não foram
apresentados no Relatório, por tratarem de situações não ocorridas no exercício ou que
não se aplicam ao TCU. Na introdução do respectivo capítulo, será noticiada a supressão.
2.1 As Principais Realizações no Exercício
No plano da Política Nacional de Arquivos, as principais ações do Plenário do
Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ foram: aprovação da Resolução nº 43, de 4
de setembro de 2015, que altera a Resolução nº 39, de 29 de abril de 2014, que estabelece
diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis; análise da proposta
para reconhecimento como de interesse público e social do acervo privado da Caliban
Produções Cinematográficas (Cineasta Silvio Tendler); aprovação de nova Proposta de
Projeto de Lei de Autos Findos; análise e discussão sobre proposta de Decreto que
revogará o Decreto nº 4.073 de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei nº 8.159, de 8
de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
A Coordenação de Apoio ao CONARQ, administrada pelo Arquivo Nacional,
realizou as seguintes atividades: Continuidade da Campanha de fomento para criação e
desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais, que contou com o envio de 1.750
exemplares da publicação Criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais:
Transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania, para ser distribuída
em 5 eventos da área de arquivos, nos quais o CONARQ foi parceiro; Cadastro de 33
instituições no Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos;
Realização do evento de capacitação “Treinamento em Segurança e Salvaguarda de
Acervos Documentais”, com duração de 3 dias, no qual os ministrantes do Treinamento
eram membros do Grupo de Segurança de Acervos da Câmara Técnica de Preservação de
Documentos do CONARQ, contando com a participação de 60 pessoas.
11
No âmbito da Política Internacional de Arquivos, por meio do Ajuste
Complementar ao Acordo de Cooperação Técnica entre o Governo da República
Federativa do Brasil e o Governo da República Democrática de Timor-Leste e da
República de Moçambique, com a interveniência da Agência Brasileira de Cooperação
(ABC), do Ministério das Relações Exteriores, o Arquivo Nacional atuou
respectivamente nos projetos “Apoio à Implementação de Sistema Nacional de
Arquivos”, no Timor Leste, e “Apoio à Implementação do Sistema Nacional de Arquivos
do Estado” (SNAE), em Moçambique. O Brasil, pela relevância obtida durante o período
em que sediou a Associação Latino-americana de Arquivos – ALA, foi indicado à
presidência do Comitê Intergovernamental do Iberarchivos – Programa ADAI, uma
iniciativa de cooperação e integração dos países ibero-americanos, articulada e ratificada
pelas Conferências Ibero-americanas de Chefes de Estado e de Governo.
No âmbito do PO Gestão de Documentos Federais atendeu a 149 órgãos e
entidades da Administração Pública Federal, prestando 885 orientações técnicas. Sendo
que a Equipe de Gestão de Documentos prestou 680 orientações no que diz respeito à
elaboração, análise para aprovação e aplicação de códigos de classificação e tabelas de
temporalidade e destinação de documentos de arquivo, à elaboração e análise para aprovação
de listagens de eliminação de documentos, ao acompanhamento dos trabalhos e atuação das
Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos e ao tratamento de acervos produzidos
e acumulados por órgãos e entidades extintos. Foram aprovadas 153 Listagens de Eliminação
de Documentos e publicados 51 Editais de Ciência de Eliminação de Documentos no DOU,
referentes às listagens de eliminação autorizadas pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional, e a
Equipe de Apoio à Coordenação do Siga realizou o monitoramento das atividades
realizadas pelos Presidentes/Coordenadores das Subcomissões de Coordenação do SIGA
dos Ministérios e órgãos equivalentes, em especial dos que recebem e dos que estão aptos
a receber, pelo SIGA, a Gratificação Temporária das Unidades dos Sistemas
Estruturadores da Administração pública federal– GSISTE; elaborou e atualizou a lista
com 96 Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, com base no art. 18,
Decreto nº 4.073 de 3 de janeiro 2002, e 22 Comissões de Avaliação de Documentos
Sigilosos de órgãos e entidades da administração pública federal, sempre com base nos
seus respectivos atos de constituição e nomeação, incluindo meios de contato; houve 226
novos cadastrados no Cadastro Nacional dos Integrantes do SIGA, no período;
elaboração de novo sítio eletrônico do SIGA com base na plataforma (Content
Management System) gratuita Joomla!, visando maior acessibilidade, usabilidade e pleno
atendimento às diretrizes do Governo eletrônico (e-GOV), cuja estrutura já está montada,
estando em fase de transferência de conteúdo com as devidas adaptações; gerenciamento
dos processos de inscrição e divulgação de 3 Cursos Básicos de Capacitação de Gestão de
Documentos e 2 Oficinas de Classificação de Documentos, ministrados por técnicos do
Arquivo Nacional nas cidades do Rio de Janeiro e Brasília, onde foram capacitados 129
servidores de 99 órgãos. Foram feitos 240 atendimentos a servidores e empregados
públicos, em especial Membros da Comissão de Coordenação do SIGA e das Comissões
Permanentes de Avaliação de Documentos e de Documentos Sigilosos de órgãos e
entidades da administração pública federal integrantes do SIGA, versando sobre
diferentes matérias no âmbito do SIGA. Sendo que a Equipe de Documentos Digitais
atuou na gerência do Programa Permanente de Preservação e Acesso a Documentos
12
Arquivísticos Digitais do Arquivo Nacional (AN Digital), especialmente na revisão da
Política de Preservação Digital e no monitoramento da implantação das melhorias
propostas no projeto de Modelagem de Processos do AN Digital. Realizou a capacitação
de 69 servidores integrantes do SIGA em gestão e preservação de documentos digitais.
Prestou 89 orientações técnicas em gestão e preservação de documentos arquivísticos
digitais. Analisou o Sistema Eletrônico de Informações - SEI e colaborou com o
Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão propondo melhorias com vistas à
adequação do SEI aos procedimentos arquivísticos. Mediante a participação na Câmara
Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos, desenvolveu
estudos relativos à implantação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis.
Participou do projeto internacional InterPARES Trust de preservação de documentos
arquivísticos digitais no contexto da internet. E finalmente, a Equipe de Gestão de
Documentos da Coordenação Regional no Distrito Federal prestou 116 assistências
técnicas.
A Equipe Memória da Administração Pública Brasileira (MAPA) atuou com
o objetivo de reunir informações sobre a organização administrativa central e federal
brasileira, nos períodos colonial, monárquico e republicano, destacando-se a atualização
do sítio e da base de dados Mapa/SIAN, o desenvolvimento do projeto “Estado,
administração e reforma: o Governo Provisório de Getúlio Vargas, 1930-1934 (2ª fase)”,
com o levantamento de 150 órgãos da administração pública federal, na base de dados
MAPA/SIAN; as publicações virtuais “Dicionário da Administração Pública On-line”,
com 68 novos verbetes, e a série “Cadernos Mapa”, com dois novos volumes, a Secretaria
de Fazenda do século XIX e o Ministério da Justiça na República Velha.
Nas ações relativas ao PO Sistema de Atendimento ao Usuário, cumprindo sua missão
de dar acesso à informação e garantir ao cidadão os seus direitos, o Arquivo Nacional
realizou, até 31 de dezembro de 2015, 1.314.515 atendimentos divididos nas
modalidades: “presencial” e “a distância” (32.489) e por meio dos sítios institucionais
(1.282.026). Deu-se continuidade ao atendimento à pesquisa e reprodução de documentos
dos órgãos de informação do regime militar, orientando o acesso às bases e outros
instrumentos de recuperação da informação dos fundos e coleções de interesse. Com o
encerramento das atividades da Comissão Nacional da Verdade, os pesquisadores das
comissões estaduais, assim como o cidadão interessado nestes acervos, passaram a ser
atendidos em espaço próprio na Sala de Consultas do Arquivo Nacional. Foram
atendidas, até outubro de 2015, 35 requisições de serviço de reprodução digital,
compreendendo 489 dossiês copiados.
Nas ações relativas ao PO Preservação do Acervo Nacional, foram
desenvolvidas ações de ampliação do controle e disponibilização de informações ao
cidadão, por meio da preservação de 888 fundos arquivísticos sob a guarda do Arquivo
Nacional e do processamento técnico de 141 fundos, destacando-se os Fundos relativos
ao projeto 'Informação sob controle: ações de preservação e acesso a acervos de memória
política e social sob guarda do Arquivo Nacional', o projeto “Entrada de passageiros no
Porto do Rio de Janeiro – Controlar para disponibilizar”, com recursos do Banco
13
Nacional de Desenvolvimento econômico e Social – BNDES e do projeto “Organização
dos processos referente a Série Apelação Cível do Fundo relação do Rio de Janeiro”, em
parceria com a Universidade Estadual de Campinas – UNICAMP. No portal institucional,
323 instrumentos de pesquisa foram publicados, com vistas à ampliação do acesso do
cidadão à informação governamental, e foram inseridos 786.182 registros em bases de
dados para acesso via Web. O Arquivo Nacional recebeu por doação 04 acervos, o Fundo
Associação dos Arquivistas Brasileiros – AAB, o Fundo Marcos Medeiros, o Fundo
Construtora União Ltda – CIUPEC e o Fundo José Amádio e, recolheu 01 acervo, o
Fundo Comissão Nacional da Verdade – CNV. Foram digitalizados 252.016 itens
documentais (documentos escritos, sonoros, iconográficos e cartográficos), gerando o
mesmo número de representantes digitais matrizes em alta resolução (TIFF) e 84.631
representantes digitais derivados em PDF multipáginas organizados por processos ou
dossiês. Foram também prestadas assistências técnicas para tratamento arquivístico e
preservação de acervos de diversas instituições brasileiras.
Na competência do PO Promoção de Eventos, foram organizadas diversas
atividades de difusão relacionadas aos 450 anos da cidade do Rio de Janeiro: a exposição
Rio 1908: a cidade de portos abertos (1º semestre), que celebra o centenário da abertura
dos portos e o ingresso do Rio de Janeiro na modernidade; Rio em movimento (2º
semestre), que destaca as transformações na região central da cidade desde a colônia até
finais dos anos 1970; a exposição Orquídeas do Rio de Janeiro, em parceria com
OrquidaRio, com representações dos naturalistas, botânicos, desenhistas e fotógrafos
desde os primeiros anos do Brasil colônia até os dias de hoje; a exposição Brasil ao
Milionésimo (virtual), que registra a nova cartografia elaborada por Francisco Bhering; e
o Seminário Rio de Janeiro 450 anos fazendo história (31 ago. a 4 set.).
O Arquivo Nacional participou da 13ª Semana de Museus (maio), organizada pelo
IBRAM, e da Maratona Cultural Cidade Olímpica (agosto), evento que marcou o
lançamento da contagem regressiva para os Jogos Olímpicos e Paralímpicos. Por ocasião
da visita da comitiva do diretor internacional do Programa Memória do Mundo/Unesco,
foi organizada uma mostra com os acervos da instituição nominados pelo Programa. O
Arquivo Nacional promoveu a itinerância de 3 exposições: 50 anos de Desenvolvimento
Nacional, que percorreu 8 municípios do estado do Rio de Janeiro, Jango, nossa breve
história, que, em parceria com o Instituto João Goulart, foi exibida no Iphan/Amapá e Rio
1908: a cidade de portos abertos, em exibição no BNDES. Dentre os seminários,
destacam-se o I Encontro de Acervos Fotográficos, organizado pela COPRA (8 e 9 set.),
o Seminário do Golpe de 1964 a Nova República, do Memórias Reveladas (18 set.), e o
Colóquio Internacional O controle dos corpos e das mentes: estratégias de dominação
dos regimes fascistas e autoritários, em parceria com o Laboratório de Estudos sobre
Etnicidade, Racismo e Discriminação/LEER/USP, que reuniu 17 pesquisadores
brasileiros e estrangeiros (21 a 23 out.). Ainda em outubro, foi festejado o Dia Mundial
do Patrimônio Audiovisual, cujo tema se concentrou na proteção aos registros identitários
dos povos de matriz africana. Em novembro foi realizada a 1ª edição do Arquivo em
cartaz, festival que promove a preservação e utilização de filmes de arquivos. Compõem
o evento mostra competitiva de cinema de arquivo, mesas-redondas, sessões Arquivo faz
14
Escola e mostra Arquivo do Amanhã, além da edição da revista. Anteriormente já haviam
sido realizadas, no âmbito do Arquivo em cartaz, 3 oficinas técnicas e 2 oficinas de
formação, em parceria com a UERJ, além de 5 itinerâncias (2 na UFF e 3 na UERJ). A
exposição Jango, nossa breve história, foi editada para o site Exposições Virtuais. Pela
Coordenação Regional – COREG, em Brasília, está sendo realizada a exposição
fotográfica itinerante Derecho a la memoria, la verdade y la justicia: la Comisión
Nacional de la Verdad investiga las graves violaciones de Derechos Humanos
perpetradas por la Dictadura Militar en Brasil (1964-1985), inaugurada em 13 de
outubro de 2015, na Faculdade de Geografia e História da Universidade de Salamanca.
Em 2015 realizou-se também mais uma edição do Prêmio Arquivo Nacional de
Persquisa. Dentre os acordos de cooperação técnica, destacam-se as atividades
desenvolvidas com o Colégio Pedro II. Este ano realizou-se também mais uma edição do
Prêmio Arquivo Nacional de Pesquisa que selecionou 3 monografias com base no acervo
da Instituição sobre escravidão, ordens honoríficas e participação política dos índios no
Nordeste.
O programa de visitas técnicas do Arquivo Nacional recebeu, até o final do ano,
1.096 visitantes, englobando 67 instituições, com destaque para as instituições de ensino
profissionalizante ESPRO, SENAI, CIEE e SENAC.
Nas ações relativas ao PO Publicações Técnico-científicas, o Arquivo Nacional
editou, ao longo de 2015, as monografias vencedoras do Prêmio de Pesquisa Memórias
Reveladas 2012: Dossiê Itamaracá: cotidiano e resistência dos presos políticos da
Penitenciária Barreto Campelo, na Ilha de Itamaracá-PE (1973-1979), de Joana Santos
Rolemberg Côrtes; Os vigilantes da ordem: a cooperação DEOPS/SP e SNI e a suspeição
aos movimentos pela anistia (1975-1983), de Pâmela de Almeida Resende; e Os
protagonistas do Araguaia: trajetórias, representações e práticas de camponeses,
militantes e militares na guerrilha, de Patrícia Sposito Mechi. Para a exposição Rio em
movimento foi impresso um catálogo que registra as principais imagens de mostra. Foram
publicadas as revistas Acervo v. 28/1: Cidade do Rio de Janeiro e v. 28/2: Gestão de
documentos (versão digital). O livro Estado e Administração: a construção do Brasil
independente (1822-1840) foi publicado na série Publicações Históricas. O Arquivo
Nacional participou, mais uma vez, da Primavera Literária, onde são apresentados os
últimos lançamentos, além dos títulos que compõem o conjunto de publicações.
Centro de Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985) – Memórias
Reveladas. Na área de projetos especiais interinstitucionais e de promoção do direito à
memória e à verdade, destaca-se a continuidade das ações do Memórias Reveladas. A
Rede Memórias Reveladas atingiu, durante o ano de 2015, a marca de 115 entidades
parceiras, no Brasil e no exterior. Atualmente, o banco de dados Memórias Reveladas,
disponível na Internet, possui 437.419 registros de informações inseridas por instituições
parceiras. Por seu turno, a página do Centro nas redes sociais atingiu a marca de 9.237
seguidores. Em maio, foi inaugurado canal audiovisual na Internet, com a divulgação de
dois vídeos da seção “Sala de Aula”.
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3. VISÃO GERAL DA UNIDADE
O Arquivo Nacional conserva, na sede, no Rio de Janeiro e em sua Coordenação
Regional no Distrito Federal, mais de 55 quilômetros de documentos textuais, cerca de
1,74 milhão de fotografias e negativos, 200 álbuns fotográficos, 15 mil diapositivos, 4
mil caricaturas e charges, 3 mil cartazes, mil cartões postais, 300 desenhos, 300 gravuras
e 20 mil ilustrações, além de mapas, filmes, registros sonoros e uma coleção de livros
raros que supera 8 mil títulos.
A documentação textual, proveniente dos poderes Executivo, Judiciário e
Legislativo federais, inclui coleções privadas. A correspondência e a legislação
originadas em todo o império ultramarino português, os arquivos trazidos com a corte de
d. João VI em 1808, entre tantos outros, descrevem o início da sociedade brasileira. Com
a ruptura do vínculo colonial, a formação do Estado imperial pode ser conhecida por
meio dos documentos gerados pelos ministérios e pelos órgãos judiciários, além dos
originais da Constituição de 1824 e da Lei Áurea.
Nos conjuntos produzidos pelo regime republicano, destacam-se registros de entrada de
imigrantes, patentes de inventos, livros de registro civil, processos de pretorias cíveis e
criminais, projetos de urbanização e obras de saneamento referentes aos primeiros anos
do século XX. Exemplares das constituições, a partir de 1891, processos do Tribunal de
Segurança Nacional, relatórios dos órgãos de censura, documentos de entidades que
compunham o aparato de repressão às lutas políticas e de diversas outras instituições
governamentais refletem a formação do Brasil contemporâneo e aspectos relevantes da
história recente do país. Além dos documentos provenientes dos órgãos de informação e
contrainformação do regime militar, são fundamentais os arquivos particulares e de
entidades privadas, entre eles os de Floriano Peixoto, Afonso Pena, Góes Monteiro, San
Tiago Dantas, João Goulart e Instituto de Pesquisa e Estudos Sociais – IPES.
Composta por mapas, plantas e cartas náuticas, a documentação cartográfica reúne mais
de 44 mil títulos sobre as características geográficas de diversas regiões do mundo e do
território brasileiro do século XVIII ao XX. Referentes ao Brasil, destacam-se os projetos
de urbanismo e infraestrutura, como ferrovias, linhas telegráficas, portos, açudes,
canalização de rios e sistemas de abastecimento de água.
A documentação audiovisual tem seu marco inicial na década de 1860, coincidindo com a
expansão da fotografia. Do universo de imagens produzidas por importantes fotógrafos
brasileiros e estrangeiros que atuaram no Brasil e no exterior, sobressaem os arquivos da
Agência Nacional (1930-1979), do jornal Correio da Manhã (1901-1974) e da família
Ferrez (1839-2000), bem como registros privados da Coleção de Fotografias Avulsas.
O acervo sonoro abrange o período de 1902 a 1990 e é composto por mais de 11 mil
itens, entre discos e fitas de áudio dos fundos Agência Nacional, Presidência da
República, Rádio Mayrink Veiga, Humberto Franceschi, Rádio Jornal do Brasil, Casa
Edison e Serviço de Censura de Diversões Públicas, além de coleções de música erudita e
popular.
O conjunto de imagens em movimento possui expressivos registros da história e
da cultura brasileira. São 33 mil títulos, perfazendo um total de 124 mil rolos de película
cinematográfica e 4 mil fitas videomagnéticas. Fazem parte desse acervo cinejornais,
documentários, obras de ficção, filmes publicitários, familiares e recortes de filmes que
16
foram alvo da censura, oriundos da Agência Nacional, da Divisão de Censura de
Diversões Públicas, da TV Tupi e da Comissão Nacional de Energia Nuclear, entre outros
fundos e coleções.
3.1Finalidade e competências da Unidade
O Arquivo Nacional, criado em 1838, órgão central do Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo – SIGA, da Administração Pública Federal, órgão específico
singular da estrutura básica do Ministério da Justiça, diretamente subordinado ao
Ministro de Estado, tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos,
definida pelo Conselho Nacional de Arquivos – órgão central do Sistema Nacional de
Arquivos, por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e
da divulgação do patrimônio documental do País, garantindo pleno acesso à informação,
visando apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativo, o cidadão
na defesa de seus direitos e de incentivar a produção de conhecimento científico e
cultural. Ou seja:
Gerenciar;
Recolher e guardar;
Dar tratamento técnico;
Preservar;
E divulgar o patrimônio documental do País.
Cabe ressaltar que o fortalecimento da política nacional de arquivos contribui,
também, para a promoção do direito à memória e à verdade, uma vez que o acesso à
informação pública, como regra geral, é um dos grandes mecanismos de consolidação dos
regimes democráticos e de prevenção à violação maciça aos direitos humanos. Assim, é
essencial ampliar e aprofundar a integração dos órgãos e entidades parceiros do Centro de
Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985) – Memórias Reveladas.
O Decreto n º 88.771, de 27 de setembro de 1983, inclui o Arquivo Nacional no
regime de autonomia limitada de que trata o Decreto nº 86.212, de 15 de julho de 1981.
3.2 Normas e Regulamento de Criação, Alteração e Funcionamento da Unidade
3.2.1 Normas de criação e alteração da Unidade Jurisdicionada
Regulamento nº 2, de 2 de janeiro de 1838, cria o Arquivo Público do Império.
O Decreto nº 88.771, de 27 de setembro de 1983, inclui o Arquivo Nacional no
regime de autonomia limitada de que trata o Decreto nº 86.212, de 15 de julho de
1981.
17
Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados: no artigo 18, lista as competências do Arquivo
Nacional e no artigo 26, cria o Conselho Nacional de Arquivos, órgão vinculado
ao Arquivo Nacional, e cabeça do Sistema Nacional de Arquivos.
O Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, regulamenta a Lei 8.159, que dispõe
sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
Regimento Interno do Arquivo Nacional - Portaria da Casa Civil da Presidência
da República nº 42, de 8 de novembro de 2002. Publicada no DOU nº 218, Seção
I, de 11 de novembro de 2002.
O Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, dispõe sobre o Sistema de
Gestão de Arquivos – SIGA, da Administração Pública Federal, cujo órgão
central é o Arquivo Nacional.
O Decreto nº 5.584, de 18 de novembro de 2005, que dispõe sobre o recolhimento
ao Arquivo Nacional do acervo documental dos extintos Conselho de Segurança
Nacional – CSN, Comissão Geral de Investigações – CGI e Serviço Nacional de
Informações – SNI.
Portaria ministerial nº 204, de 13 de maio de 2009, da Casa Civil, que cria o
Centro de Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985).
Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações
previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do
art. 216 da Constituição Federal.
Portaria Normativa nº 199, de 17 de novembro de 2015
Cria o Assentamento Funcional Digital - AFD para os servidores públicos federais
efetivos, comissionados ou a estes equiparados, no âmbito dos órgãos e entidades
integrantes do Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal – Sipec.
Portaria AN nº 252, de 05/01/2015
Estabelece os procedimentos para transferência ou recolhimento de acervos
arquivisticos públicos, em qualquer suporte, pelos órgãos e entidades do Poder
Executivo Federal para o Arquivo Nacional.
18
Portaria Interministerial MJ/MP nº 2.162, de 24/12/2015
Altera a data de início da vigência da Portaria Interministerial nº 2.321, de 30 de
dezembro de 2014, que define os procedimentos relativos à utilização do
Número Único de Protocolo - NUP no âmbito dos órgãos e entidades da
Administração Pública Federal e dá outras providências.
Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 7 de outubro de 2015 (*)
Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de
protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
(*) Republicada por ter saído no DOU nº 193, de 8/10/2015, Seção 1, p. 31 a 38,
com incorreção.
Portaria Interministerial MJ/MP nº 851, de 03 de julho de 2015
Altera a vigência da Portaria Interministerial n° 2.320, de 30 de dezembro de
2014, que institui o Sistema Protocolo Integrado no âmbito dos órgãos e entidades
da Administração Pública Federal.
Portaria Interministerial MJ/MP nº 705, de 22 de junho de 2015
Altera a vigência e o Anexo da Portaria Interministerial nº 2.321, de 30 de
dezembro de 2014, que define os procedimentos relativos à utilização do Número
Único de Protocolo - NUP no âmbito dos órgãos e entidades da Administração
Pública Federal e dá outras providências.
3.2.2 Outras normas infralegais relacionadas à gestão e estrutura da Unidade
Jurisdicionada
A Resolução nº 10, de 6 de dezembro de 1999, do CONARQ, que dispõe sobre a
adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de
microfilmagem de documentos arquivísticos.
A Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do CONARQ, que dispõe sobre a
versão revisada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o
Código de Classificação de Documentos de Arquivos para a Administração
Pública: Atividades-Meio, a ser adotada como modelo para os arquivos correntes
dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos- SINAR, e
os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela de
Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Relativos as
Atividades-Meio da Administração Pública.
19
A Resolução nº 23, de 16 de junho de 2006, do CONARQ, que dispõe sobre a
adoção do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística pelos órgãos e
entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.
A Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007, do CONARQ, que dispõe sobre a
adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos- e-Arq Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.
A Resolução nº 28, de 17 de fevereiro de 2009, do CONARQ, que dispõe sobre a
adoção da Norma Brasileira de Descrição Arquivística – NOBRADE pelos órgãos
e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos- SINAR, institui o
Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos e
estabelece a obrigatoriedade da adoção do Código de Entidades Custodiadoras de
Acervos Arquivísticos – CODEARQ.
A Resolução nº 31,de 28 de abril de 2010, do CONARQ, que dispõe sobre a
adoção das Recomendações para a Digitalização de Documentos Arquivísticos
Permanentes.
A Resolução nº 34, de 15 de maio de 2012, do CONARQ, que dispõe sobre a
adoção das Recomendações para o resgate de acervos Arquivísticos danificados
por águas pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos –
SINAR.
A Resolução nº 36, de 19 de dezembro de 2012, do CONARQ, que dispõe sobre a
adoção das Diretrizes para a Gestão arquivística do Correio Eletrônico
Corporativo pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de
Arquivos – SINAR.
A Resolução nº 37, de 19 de dezembro de 2012 do CONARQ, que aprova as
Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos
Digitais.
A Resolução nº 38, de 9 de julho de 2013, dispõe sobre a adoção das "Diretrizes
do Produtor - A Elaboração e a Manutenção de Materiais Digitais: Diretrizes para
Indivíduos" e "Diretrizes do Preservador - A Preservação de Documentos
Arquivísticos digitais: Diretrizes para Organizações".
A Resolução nº 39, de 29 de abril de 2014, estabelece diretrizes para a
implementação de repositórios digitais confiáveis para a transferência e
recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas
dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.
20
A Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, dispõe sobre os procedimentos
para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.
A Resolução nº 41, de 9 de dezembro de 2014, dispõe sobre a inserção dos
documentos audiovisuais, iconográficos, sonoros e musicais em programas de
gestão de documentos arquivísticos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos (Sinar), visando a sua preservação e acesso.
Aprovação de minuta de resolução sobre a inserção dos documentos audiovisuais,
iconográficos, sonoros e musicais em programas de gestão de documentos
arquivísticos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos,
visando a sua preservação e acesso.
A Resolução nº 42, de 9 de dezembro de 2014, que dispõe sobre a análise do
papel reciclado fabricado no Brasil para produção de documentos arquivísticos.
Resolução nº 43, de 04 de setembro de 2015
Altera a redação da Resolução do CONARQ nº 39, de 29 de abril de 2014, que
estabelece diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis para
a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para
instituições arquivísticas dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos - SINAR.
Manuais e publicações relacionadas às atividades da Unidade Jurisdicionada
Norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades
coletivas, pessoas e famílias – ISAAR (CPF), 2003.
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística – NOBRADE. CONARQ,
2006
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de
Documentos – e-Arq Brasil. CONARQ. 2006
Norma Internacional para Descrição de Funções – ISDF, 2007. Norma
Internacional para Descrição de Instituições com Acervo Arquivístico – ISDIAH,
2008.
Princípios de Acesso aos Arquivos, 2012.
Legislação Arquivística Brasileira – Atualizada em janeiro de 2016. (Coletânea)
21
3.3 Ambiente de Atuação
O Arquivo Nacional é a principal Instituição arquivística pública do país e está
encarregado, por força da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos) e dos
Decretos nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei de Arquivos, e nº
4.915, de 12 de dezembro de 2003, que dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos
de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, de promover a gestão de
documentos no âmbito dos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal.
A Constituição de 1988 define as linhas mestras da Política Nacional de Arquivos
no que tange à gestão documental, à preservação e ao acesso às informações
governamentais, quando no Capítulo I (Dos Direitos e Deveres Individuais e Coletivos)
determina em diversos incisos do Artigo 5º das cláusulas pétreas constitucionais que:
“X – são invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das
pessoas, assegurando o direito à indenização pelo dano material ou moral
decorrente de sua violação;
XIV – é assegurado a todos o acesso à informação e resguardo do sigilo da
fonte, quando necessário ao exercício profissional;
XXXIII – todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu
interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no
prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo
seja imprescindível à segurança da sociedade e do estado;”
Bem como o disposto no Artigo 37 que determina que “a administração pública
direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos
Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade,
publicidade e eficiência e, também, ao seguinte: (Redação dada pela Emenda
Constitucional nº 19, de 1998)
§ 3º A lei disciplinará as formas de participação do usuário na administração
pública direta e indireta, regulando especialmente: (Redação dada pela
Emenda Constitucional nº 19, de 1998).
II - o acesso dos usuários a registros administrativos e a informações sobre
atos de governo, observado o disposto no art. 5º, X e XXXIII; (Incluído pela
Emenda Constitucional nº 19, de 1998) (Vide Lei nº 12.527, de 2011);”
Tais princípios, aliados, à determinação do § 2º, do Artigo 216, da Lei maior do
país que cabe à “administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação
governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem,”
representam os pilares da política pública de arquivos.
22
Estes dispositivos constitucionais foram regulamentados pela Lei nº 12.527, de 18
de novembro de 2011, conhecida como Lei de Acesso a Informações (LAI), em vigor
desde 16 de maio de 2012.
O Decreto nº 4.073, de 2002, corresponsabiliza os órgãos e entidades da
Administração Pública Federal no processo de preservação dos documentos de valor
permanente e evidencia a necessária organização dos arquivos correntes, nos órgãos e
entidades da Administração Pública Federal, considerando a necessidade de avaliação e
seleção da massa documental produzida e acumulada e determina que todos os órgãos e
entidades da Administração Pública constituam suas Comissões Permanentes de
Avaliação de Documentos (CPAD), com a “responsabilidade de orientar e realizar o
processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu
âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda
permanente e a eliminação dos destituídos de valor.”
A gestão de documentos, coordenada pelo Arquivo Nacional no âmbito do
Governo Federal, como órgão central do SIGA, é de fundamental importância para dar
efetividade à LAI. Dessa forma, o acesso a informações produzidas, recebidas e
acumuladas pelos órgãos e entidades que o compõem fica resguardado, visando à
transparência do Estado e a função social que os documentos de arquivo e as informações
nele contidas têm que ter para garantir os direitos do cidadão e a produção de
conhecimento.
A informação, portanto, é um recurso estratégico para a boa gestão pública e a
garantia dos direitos de cidadania. Constitucionalmente o acesso à informação é um
direito do cidadão, e a sua gestão e acesso uma obrigação do Poder Público.
Entende-se por gestão de documentos de arquivo o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente.
Desenvolver programas de gestão de documentos implica acompanhar todo o
ciclo vital dos documentos produzidos pelos órgãos e entidades da administração pública,
no exercício de suas funções, incluindo os arquivos das entidades de direito privado
encarregadas de serviços públicos, por integrarem a categoria de arquivo de Estado.
A prática permanente das atividades de gestão de documentos permitirá a
produção racional dos documentos, a preservação dos documentos de valor permanente e
a redução da massa documental produzida e acumulada, ao determinar quais documentos
devem ser eliminados a curto, médio e longo prazos, resultando em eficiência e economia
de tempo e espaço e na utilização racional de recursos humanos, materiais e financeiros.
A Lei nº 11.356, de 19 de outubro de 2006, identifica os sistemas estruturados da
Administração Pública Federal a partir do disposto no Decreto-lei nº 200, de 25 de
fevereiro de 1967, dentre eles o SIGA, conforme explicitado em seu Artigo 15:
23
I. de Planejamento e de Orçamento Federal;
II. de Administração Financeira Federal;
III. de Contabilidade Federal;
IV. de Controle Interno do Poder Executivo Federal;
V. de Informações Organizacionais do Governo Federal - SIORG;
VI. de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA;
VII. de Pessoal Civil da Administração Federal - SIPEC;
VIII. de Administração dos Recursos de Informação e Informática - SISP; e
IX. de Serviços Gerais - SISG.
Ao mesmo tempo, o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), atuando como
órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), por meio de suas Câmaras
Técnicas e Câmaras Setoriais, desenvolve pesquisas, estudos e contatos com organismos
nacionais e internacionais para elaborar resoluções e recomendações sobre diferentes
temas relativos a documentos digitais e não digitais. Após serem aprovadas pelo Plenário
do Conarq, essas resoluções e recomendações tornam-se válidas para todos os órgãos e
entidades integrantes do Sinar. O Plenário também está atuando fortemente em uma
campanha para viabilizar a criação de arquivos públicos municipais.
Como órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da
administração pública federal, um dos subsistemas do Sinar, o Arquivo Nacional
elaborou minuta de decreto, com as respectivas exposições de motivos e justificativas,
para atualizar o decreto que cria o SIGA, enquanto sistema estruturante do Governo que
trata dos arquivos administrativos da Administração Pública Federal. A partir da edição
do decreto que altera a estrutura do Ministério da Justiça, tais minutas estão sendo
alteradas, visando adequá-las ao novo instrumento legal. As equipes técnicas do Arquivo
Nacional preparam normativas e instrumentos técnicos, bem como realizam orientações e
visitas de acompanhamento e fiscalização nos órgãos e entidades integrantes do SIGA. A
instituição desenvolve parcerias com organismos internacionais e órgãos e entidades
federais integrantes do SIGA, em especial com o Ministério do Planejamento, Orçamento
e Gestão, tendo auxiliado na elaboração e revisão das portaria que trata dos
Assentamentos Funcionais Digitais, isto é, procedimentos relativos à organização,
digitalização e armazenamento dos assentamentos funcionais em meio digital. Elaborou,
também, a normativa relativa às atividades de protocolo, objeto de Portaria
Interministerial - Ministério da Justiça e Ministério do Planejamento, Orçamento e
Gestão - que substituirá as já defasadas à realidade atual da administração pública federal,
abordando não só os documentos não digitais, mas também os digitais. Assim, foi
aprovada a Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015, que define os
procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos
órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Ainda, como resultado dessa
parceria com o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, foram editadas, em 30
de dezembro de 2014, a Portaria Interministerial MJ/MP nº 2.320, que institui o Sistema
Protocolo Integrado no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal,
o qual possibilita a interoperabilidade dos diferentes sistemas de protocolo e arquivo em
uso nos órgãos e entidades públicos federais; e a MJ/MP nº 2.321, que define os
24
procedimentos relativos à nova sistemática da utilização do Número Único de Protocolo
(NUP) no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal e dá outras
providências. Todas as Portarias Interministeriais são de uso obrigatório para os órgãos e
entidades integrantes do SIGA. Cabe ressaltar que a Portaria nº 2.321, de 2014, que
entraria em vigor 180 (cento e oitenta) dias após sua publicação teve o início de sua
vigência alterado pela Portaria Interministerial nº 2.162, de 24 de dezembro de 2015,
passando a entrar em vigor em 1º de janeiro de 2018.
O Arquivo Nacional, portanto, vem intensificando sua ação no campo da gestão
e aperfeiçoamento dos atos normativos relativos aos protocolos e arquivos da
Administração Pública Federal, em especial, com a parceria da Secretaria de Logística e
Tecnologia da Informação (SLTI), do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão,
relativos ao NUP, ao Sistema Protocolo Integrado, aos Procedimentos de protocolo e
arquivo, tanto para os documento digitais como para os não digitais, e à implantação
progressiva do Processo Eletrônico Nacional (PEN) e do Sistema Eletrônico de
Informação (SEI).
Não há dúvida de que hoje a produção documental digital é bastante expressiva e
a tendência é que, em médio prazo, venha a se tornar dominante, com uso do SEI em
maior escala pelos órgãos e entidades da APF e a implantação do Sistema de Barramento
Nacional, que viabilizará a transmissão segura de dados e informações produzidos em
meio digital.
Problemas encontrados:
Podemos destacar como principais empecilhos e ameaças o contingenciamento de
recursos financeiros, a grande rotatividade dos servidores, que são treinados para a
execução das atividades de gestão de documentos e que se deslocam para unidades
administrativas para executar outros tipos de trabalho, e a superposição de competências
que existe entre o SIGA e o SISG.
25
3.4 Organograma
26
Relação de Servidores com DAS até 31.12.2015
Quadro 1 – Relação de servidores com DAS até 31.12.2015
SIAPE SERVIDOR FUNÇÃO NOMEAÇÃO
9160590 JAIME ANTUNES DA SILVA - GABIN DAS-101.5 22/06/1992
1366335 MARIA APARECIDA SILVEIRA TORRES - COACE DAS-101.4 19/11/2008
7161628 MARIA IZABEL DE OLIVEIRA - COGED DAS-101.4 13/03/2003
7222341 MAURO DOMINGUES DE SÁ - COPRA DAS-101.4 01/11/2013
0678455 RENATO DINIZ - COAD DAS-101.4 21/02/2006
6161880 VIVIEN FIALHO DA SILVA ISHAQ - COREG DAS-101.4 07/04/2015
27
Quadro 2 – Informações sobre Áreas ou Subunidades Estratégicas
Áreas/ Subunidades
Estratégicas Competências Titular Cargo Período de atuação
GABIN - planejar, dirigir, orientar, supervisionar, avaliar e
controlar a execução dos projetos e atividades do
Arquivo Nacional;
JAIME ANTUNES DA SILVA Diretor-Geral 22/06/1992 A
31/12/2015
COACE –
Coordenação-Geral de
Acesso e Difusão
Documental
- planejar de forma integrada, coordenar e
supervisionar as atividades de acesso, difusão e
divulgação do acervo arquivístico e bibliográfico da
Instituição;
- etc
MARIA APARECIDA
SILVEIRA TORRES
Coordenadora-Geral 19/11/2008 A
31/12/2015
COGED –
Coordenação-Geral de
Gestão de Documentos
- planejar, de forma integrada, supervisionar,
acompanhar, avaliar e realizar as atividades de gestão
de documentos de arquivo;
- desenvolver estudos e pesquisas objetivando a
elaboração e a revisão de instrumentos normativos que
norteiem as atividades de gestão de documentos, em
qualquer suporte, nos órgãos e entidades integrantes
do SIGA da Administração Pública Federal
(SIGA/APF);
- prestar orientação técnica aos órgãos e entidades
integrantes do SIGA/APF
MARIA IZABEL DE
OLIVEIRA
Coordenadora-Geral 13/03/2003 A
31/12/2015
28
- etc
COPRA –
Coordenação-Geral de
Processamento e
Preservação do Acervo
- planejar, de forma integrada, coordenar e
supervisionar as atividades de tratamento técnico e
preservação dos documentos sob a sua guarda e de
orientação técnica a instituições custodiadoras de
acervos arquivísticos, em especial a órgãos e entidades
da Administração Pública Federal
- etc
MAURO DOMINGUES DE SÁ Coordenador-Geral 01/11/2013 A
31/12/2015
COAD - Coordenação-
Geral de
Administração
- planejar, de forma integrada, coordenar e
supervisionar as atividades relacionadas com a gestão
de pessoas, a administração do orçamento e finanças,
dos procedimentos licitatórios, dos serviços de
informática, do suprimento e do patrimônio, a gestão
de documentos, avulsos e processos recebidos e
expedidos pelo Arquivo Nacional; dos serviços de
segurança das instalações e de recepção;
- etc
RENATO DINIZ - COAD Coordenador-Geral 21/02/2006 A
31/12/2015
COREG –
Coordenação Regional
do Arquivo Nacional
no Distrito Federal
- planejar, de forma integrada com as demais
Coordenações-gerais, e supervisionar as atividades de
gestão de documentos, de tratamento técnico e
preservação do acervo sob a sua guarda e de
atendimento ao usuário;
- etc
VIVIEN FIALHO DA SILVA
ISHAQ - COREG
Coordenadora Regional 07/04/2015 A
31/12/2015
29
3.5 Macroprocessos finalísticos
Quadro 3 - Macroprocessos finalísticos
Macroprocessos Descrição Produtos e Serviços Principais Clientes
Indicadores de Desempenho
Relacionados ao
Macroprocesso
Elaboração, implementação e
acompanhamento da política
nacional de arquivos
A política nacional de arquivos visa garantir pleno acesso à
informação, auxiliando o cidadão na defesa de seus direitos e
incentivando a produção de conhecimento científico e cultural, por meio da disponibilização do acervo e do fornecimento de
informações e de documentos. Da mesma forma, busca atender
às demandas dos órgãos e entidades dos poderes públicos, integrando atividades, favorecendo o planejamento estratégico
e disseminando conhecimento no que diz respeito à gestão,
bem como à aplicação das normas existentes.
Normas, procedimentos, rotinas e
boas práticas na área de gestão de
documentos, processamento, preservação e acesso elaborado e
disseminado
Reuniões do Conselho Nacional de
Arquivos (CONARQ) realizadas.
Cartilha com orientações para
acriação de arquivos municipais publicada e distribuída.
Visitas técnicas aos parceiros da Rede Memórias Reveladas realizadas
Encontros da Comissão de Altos Estudos e do Conselho Consultivo do
Centro de Referência Memórias
Reveladas realizados
Sociedade; instituições
públicas no âmbito da União,
Estados, Distrito Federal e Municípios; pessoas físicas e
jurídicas de direito privado
detentoras de arquivos que estabelecem acordo ou ajuste
com o CONARQ
Municípios brasileiros
Usuários, sociedade,
instituições públicas e privadas e comunidade acadêmica
Número de órgãos e entidades
integrantes do SINAR orientados quanto à gestão documental e à
proteção especial dos
documentos de arquivo
Número de municípios orientados para a criação de
arquivos públicos municipais
Número de parceiros da Rede Memórias Reveladas
Número de profissionais de
órgãos e entidades públicos e
privados capacitados na
30
Eventos de capacitação em
processamento, preservação e acesso realizados
Sociedade; instituições
públicas no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e
Municípios; pessoas físicas e
jurídicas de direito privado detentoras de arquivos que
estabelecem acordo ou ajuste
com o CONARQ
aplicação das normativas
aprovadas pelo CONARQ
Preservação, acesso e difusão do
acervo arquivístico sob a sua
guarda
Para garantir a preservação do patrimônio arquivístico nacional e disponibilizá-lo à consulta, é necessária constante
manutenção e modernização da infraestrutura física e
tecnológica do Arquivo Nacional, bem como o intercâmbio de
informações com os principais arquivos e centros de produção
de conhecimento arquivístico, nacionais e estrangeiros.
O atendimento às demandas de cidadãos, de órgãos e entidades dos poderes públicos e de instituições privadas é promovido
por meio do acesso aos documentos arquivísticos e pelo
fornecimento de documentos probatórios e de informações disponíveis em sistemas informatizados, resultantes da
construção e alimentação de base de dados e sítios eletrônicos.
Iniciativas de difusão do acervo são também efetuadas por intermédio de programa editorial diversificado e da realização
de pesquisas, exposições, seminários, festivais e concursos
monográficos.
O fortalecimento da política nacional de arquivos contribui, também, para a promoção do direito à memória e à verdade,
uma vez que o acesso à informação pública, como regra geral, é
um dos grandes mecanismos de consolidação dos regimes democráticos e de prevenção à violação maciça aos direitos
humanos. Nesse sentido, é essencial ampliar e aprofundar a
integração dos órgãos e entidades parceiros do Centro de Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985) –
Memórias Reveladas.
Acervos arquivísticos processados e preservados
Missões de assistência técnica em processamento e preservação de
documentos realizados
Metodologia de preservação
apliacadas a suportes arquivísticos desenvolvidas
Eventos de capacitação em
processamento e preservação de
documentos realizados.
Informação organizada e
disponibilizada ao governo e ao
cidadão por meio de atendimento presencial e à distância e do sistema
de Integrado do Arquivo Nacional
(SIAN) e demais bases de dados com informações sobre os acervos.
Usuários, sociedade, instituições públicas e privadas
e comunidade acadêmica,
produtores culturais.
Número de ações de processamento e preservação do
acervo arquivístico.
Quantidade de documentos
escritos, iconográficos e cartográficos digitalizados.
Capacidade de armazenamento de físico do acervo
Capacidade de armazenamento
digital do acervo
Número de órgãos e entidades públicos e privados que
receberam assistência/orientação
técnica em processamento e preservação de documentos
Número de atendimento ao
cidadão no âmbito do SIC
31
Patrimônio arquivístico nacional divulgado e acessado
Número de atendimento ao
cidadão no âmbito da Ouvidoria
Modernização dos serviços de
gestão de documentos nos órgãos
e entidades integrantes do siga
(sistema de gestão de
documentos de arquivo, da
Administração Pública Federal
O Arquivo Nacional tem como missão promover a gestão e o
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal.
A consolidação da política nacional de arquivos, a orientação
normativa do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ e a
capacitação dos profissionais de órgãos e entidades integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da
Administração Pública Federal e do Sistema Nacional de
Arquivos – SINAR possibilitam o cumprimento de suas responsabilidades legais perante a gestão de documentos, tendo
em vista a função e o uso social dos arquivos. Busca-se, assim, garantir a visibilidade da administração pública e contribuir
para solucionar questões como a inexistência de critérios
técnicos para o tratamento de acervos, a ausência de padronização em procedimentos e na terminologia, a dispersão
de acervos documentais, a tendência à terceirização das
atividades arquivísticas e a carência quantitativa e qualitativa de recursos humanos nessa área.
Sistema de Gestão de Acervos
Digitais desenvolvido.
Documentos arquivísticos digitais
preservados e acessados.
Missões de assistência técnica na
gestão de documentos realizados.
Eventos de capacitação em gestão de documentos realizados.
Diagnósticos de monitoramento e avaliação quanto a aplicação da
legislação e das normas arquivísticas
realizados
Encontros Técnicos dos Integrantes
do SIGA realizados
Decreto de reformulação do SIGA
publicado
Normativas reguladoras das
Órgãos e entidades da APF
integrantes do SIGA, instituições privadas, sociedade
e comunidade acadêmica.
Número de projetos do Programa ANDigital
Número de reuniões técnicas
realizadas com órgãos e entidades integrantes do SIGA
para orientação no âmbito da gestão de documentos.
Número de servidores de órgãos
e entidades integrantes do SIGA capacitados em gestão de
documentos.
Número de reuniões técnicas integrantes do SIGA que
desenvolvem atividades de gestão de documentos de forma
sistêmica.
32
atividades de gestão de documentos
aprovadas
Normativas reguladoras das
atividades de gestão de documentos aprovadas
Normativas reguladoras das atividades de protocolo da
Administração Pública Federal
aprovadas.
Unidades protocolizadoras da
Administração Pública Federal modernizadas
Sítio do grupo de pesquisa Memória da Administração Pública Brasíleira
(MAPA) atualizado com
informações referentes aos órgãos e entidades da Administração Pública
Federal.
33
4. PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL E DESEMPENHO ORÇAMENTÁRIO
4.1 Planejamento Organizacional
O mapa estratégico do Ministério da Justiça para o período de 2011-2014 foi construído
com base metodologia do Balanced Scorecard (BSC) e partiu de três perspectivas:
RESULTADOS E SOCIEDADE => objetivos críticos derivados da missão e que
reflitam os desafios associados à visão de futuro => público de interesse (partes
interessadas) => atendimento das necessidades do cidadão-usuário => O que nosso
público-alvo espera de nossa organização?
PROCESSOS INTERNOS => processos responsáveis pela execução da estratégia =>
para satisfazer as partes interessadas e cumprir nossa missão, em quais processos
devemos ser excelentes?
RECURSOS => o que devemos fazer para ter processos excelentes => recursos
humanos, de informação, tecnologia da informação, infraestrutura e financeiros.
Conforme define a metodologia do BSC, os objetivos estratégicos foram distribuídos
pelas três perspectivas. Os objetivos estratégicos são os fins a serem perseguidos pela
organização para o cumprimento de sua missão institucional e o alcance de sua visão de futuro.
34
Apresentamos abaixo o mapa estratégico do Ministério da Justiça para o período de
2011-2014:
Quadro 4 – Mapa estratáegico do MJ
O Arquivo Nacional definiu os seguintes indicadores para mensurar o alcance do seu objetivo
“Consolidar a política nacional de arquivos e de acesso à informação” e a sua contribuição para os
objetivos “Garantir e promover o direito à reparação, à memória e à verdade”e“Intensificar a
cooperação nacional e internacional”.
Resultados
Institucionais
Processos Internos
Pessoas e Tecnologia
MAPA ESTRATÉGICO DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA 2011 - 2014
Integrar
sistemas de
informação de
segurança
Desenvolvimento
socioeconômico e
cultural
Enfrentar o
crime
organizado
e a lavagem
de dinheiro
Segurança Pública Transversal
Fortalecer o papel e atuação de órgãos
colegiados e formas
de participação
social
Estado de Direito e
Democracia
Reestruturar e
modernizar o
sistema criminal e
penitenciário
Modernizar, otimizar
e ampliar a
infraestrutura física e
tecnológica
Articulação Institucional e social
Intensificar o
controle e a
fiscalização
das
fronteiras
Democratizar e modernizar o
acesso à justiça e ao
sistema de garantia de
direitos
Enfrentar o
tráfico de
pessoas,
drogas e
armas
Capacitar e valorizar
órgãos e atores
da segurança
pública
Intensificar a cooperação
nacional e
internacional
Orçamentária - Financeira
Assegurar recursos
orçamentários e
otimizar sua execução
Fortalecer a
atividade de
inteligência
Fortalecer os direitos e a
cidadania no âmbito das
relações econômicas e
sociais
Eficiência em Processos
Justiça e cidadaniaSegurança pública
Agenda de
Reformas
Aprimorar o
sistema normativo
e institucional
Contribuição
para a Sociedade
Articular e promover a
atuação coordenada
entre as unidades do
MJ
Segurança dos grandes
eventos
Fortalecer a atuação
dos órgãos policiais e
demais forças de
segurança pública
Promover e construir direitos e políticas de justiça voltadas à garantia e ao desenvolvimento do Estado de Direito, da Democracia, dos Direitos Humanos, da Cidadania e da Segurança Pública,
por meio de ações conjuntas do poder público e da sociedade.
Sociedade brasileira reconhece a redução da criminalidade e da violência como resultado das políticas públicas integradas de justiça, segurança, cidadania e direitos humanos.
Missão Visão
Valorizar os recursos
humanos e a
participação
Ampliar, realocar e
desenvolver as
competências internas
com foco em
resultados
Reduzir a violência, a
criminalidade e o consumo
abusivo de drogas
Promoção da Cidadania e da Justiça
Garantir e promover o direito
à reparação, à
memória e à
verdade
Proteger e
promover os
direitos dos
estrangeiros
Fortalecer os mecanismos de
acesso a justiça, de
prevenção e de
resolução de
conflitos
Fortalecer a educação para o
trânsito e
segurança viária
Consolidar a política nacional de
arquivos e de
acesso à
informação
Aperfeiçoar e fortalecer a defesa
da concorrência e
do consumidor
Padronizar e
agilizar os processos de
trabalho e de
gestão
Aprimorar o uso da tecnologia da
informação e intensificar
a produção de
conhecimento
Fortalecer a
cultura de gestão
estratégica
Ampliar a
presença do Estado em
territórios
vulneráveis
Proteger e
promover os
direitos dos
povos indígenas
Desenvolver
programas sociais e de prevenção às
drogas
Articular os
Poderes, os entes federados e órgãos
da Administração
Pública
12345
678
9
10
11
12 13 14
15 16 17
181920
2122
23
24
25
2627
28
29
303132
3334353637
35
OBJETIVO
ESTRATÉGICOINDICADOR
1. Acervo preservado
2. Equipamento de preservação instalado
3. Capacitação em organização e preservação de acervos arquivísticos a órgãos e
entidades públicos e privados
4. Reunião para a elaboração e aperfeiçoamento de normas e orientações técnicas
5. Instituição cadastradas no Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de
Acervos Arquivísticos - CODEARQ
6. Usuário do acervo do Arquivo Nacional atendido
7. Evento cultural realizado
8. Assistência técnica em processamento arquivístico e preservação documental a
órgãos e entidades públicos e privados
9. Modernização dos serviços arquivísticos dos órgãos e entidades da Administração
Pública Federal
10. Capacitação de servidores de órgãos e entidades Administração Pública Federal
11. Racionalização e redução dos custos operacionais e de armazenagem de
documentos pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal
12. Padronização de processo de trabalho nos órgãos e entidades da Administração
Pública Federal
13. Documentos registrados em base de dados
14. Visitas técnicas aos arquivos públicos e entidades parceiras do Centro de
Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985) Memórias Reveladas
15. Trabalhos monográficos do Prêmio de Pesquisa Memórias Reveladas
16. Seminários nacionais e internacionais realizados
17. Acervo do período do regime militar preservado
18. Reunião com membros do Conselho Consultivo e da Comissão de Altos Estudos do
Centro de Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985) Memórias Reveladas
19. Capacitação e desenvolvimento dos servidores do Arquivo Nacional
20. Conferência Nacional de Arquivos realizada
21. Capacitação na aplicação das normativas aprovadas pelo Conselho Nacional de
Arquivos - CONARQ a órgãos e entidades públicos e privados
12 - Garantir e
promover o
direito à
reparação, à
memória e à
verdade
1. Acervos do período de regime militar protegidos e preservados
26 – Intensificar a
cooperação
nacional e
internacional
1. Projetos de intercâmbio de informações sobre acervos arquivísticos luso-brasileiros
10 - Consolidar a
política nacional
de arquivos e de
acesso à
informação
INDICADORES ESTRATÉGICOS
Quadro 5 – Indicadores estratégicos
36
Definiu-se também os projetos estratégicos listados abaixo para possibilitar o alcance dos
resultados esperados no âmbito do objetivo “Consolidar a política nacional de arquivos e de acesso à
informação”, que visa promover a modernização e a integração sistêmica das atividades e dos serviços
arquivísticos da Administração Pública Federal e o intercâmbio permanente entre os arquivos públicos e
privados do País, visando à consolidação da política nacional de arquivos, em que se harmonizem a
responsabilidade do Poder Público com o direito constitucional dos cidadãos de acesso às informações
públicas, para produção de conhecimento e defesa de direitos, por meio da gestão e preservação do
patrimônio arquivístico brasileiro e da visibilidade da administração pública.
37
Título do Projeto Descrição do Projeto
Arquivo Nacional Digital - AN
Digital
Desenvolvimento e implantação de infra-estrutura organizacional e tecnológica para recebimento,
preservação e acesso no Arquivo Nacional de documentos arquivísticos digitais produzidos e
acumulados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
Projeto de desenvolvimento de
software de indexação
semântica de documentos
gráficos em plataforma livre
Visa o desenvolvimento de software de indexação semântica de documentos gráficos em
plataforma livre, objetivando o fortalecimento do Sistema Nacional de
Arquivos, através da unificação da política de acesso e instrumentalização dos arquivos públicos,
e o avanço do conhecimento científico sobre buscas
aproximadas e semânticas em coleções de documentos digitais.
Construção do Banco de
Matrizes do Arquivo Nacional
Visa a construção e implementação do primeiro Banco de Matrizes para a guarda de filmes de
arquivo da América Latina com parâmetros ambientais ideais.
Projeto de Modernização do
Arquivo Nacional - Fase II
Visa dotar o edifício principal de guarda de documentos na sede do Arquivo Nacional, no Rio de
Janeiro, dos requisitos de segurança e extinção de sinistros (projeto integrado de segurança).
Modernização, infraestrutura e
ampliação da área de
estocagem do prédio da
Coordenação Regional do
Arquivo Nacional no Distrito
Federal - COREG
Visa modernizar, realizar serviços de infraestrutura e ampliar as instalações da COREG por meio
de obras de adequação dos espaços e a instalação de dois pavimentos de estantes
autoportantes.
Estruturação de Informações de
Protocolo para a Sociedade -
Protocolo Integrado
Integração das informações relacionadas a documentos, avulsos e processos, em tramitação nos
órgãos e entidades da Administração Pública Federal, visando garantir ao cidadão maior agilidade
e precisão nas respostas as suas solicitações, bem como a redução dos custos decorrentes do
atendimento presencial.
Incentivos para a criação e
desenvolvimento de arquivos
públicos municipais (Este
projeto tem transversalidade
com o Objetivo Estratégico nº
28 - Articular os Poderes, os
entes federados e órgãos da
Administração Pública)
O Projeto tem como objetivo incentivar, junto aos governos municipais, a criação, a implantação e
o desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais e a implementação de programas de gestão
de documentos, visando a eficácia, eficiência, e transparência da administração pública municipal,
bem como garantir aos cidadãos o direito ao acesso às informações.
Construção do Prédio Inteligente
do Arquivo Nacional em Brasília
Visa a construção de prédio inteligente com uso de avançada tecnologia da informação, com
serviços automatizados e sistemas de estocagem dotados de transelevadores e estanterias
autoportantes para guarda e gestão de documentos e registros digitais produzidos e acumulados
pela Administração Pública Federal, bem como grandes massas documentais tradicionais já
recolhidas pelo Arquivo Nacional.
Controle e recuperação das
informações relativas a entrada,
registro e movimentação de
estrangeiros no Brasil (Este
projeto tem transversalidade
com o Objetivo Estratégico nº
13 – Proteger e promover o
direito dos estrangeiros)
Organização, descrição, reformatação e acesso on-line a conjuntos documentais referentes a
entrada e permanência de estrangeiros no Brasil
InterPARES 3 – TEAM Brasil
(Este projeto tem
transversalidade com o Objetivo
Estratégico nº 26 – Intensificar a
cooperação nacional e
internacional)
Pesquisa internacional sobre preservação de documentos arquivísticos digitais autênticos,
coordenado pela Universidade de British Columbia (Vancouver, Canadá).
PROJETOS ESTRATÉGICOS
Quadro 6 – Projetos estratégicos
38
Título do Projeto Descrição do Projeto
Apoio à Implementação do
Sistema Nacional de Arquivos
do Estado – SNAE
(Moçambique)
(Este projeto tem
transversalidade com o Objetivo
Estratégico nº 26 – Intensificar a
cooperação nacional e
internacional)
Transferência de conhecimento na área de arquivo e documentação visando à melhor atuação dos
recursos humanos no desempenho de suas atividades e à racionalização dos recursos materiais e
financeiros (projeto desenvolvido em parceria com a Agência Brasileira de Cooperação do
Ministério das Relações Exteriores – ABC/MRE
Apoio à Implementação do
Sistema Nacional de Arquivos
de Timor- Leste
(Este projeto tem
transversalidade com o Objetivo
Estratégico nº 26 – Intensificar a
cooperação nacional e
internacional)
Transferência de conhecimento na área de arquivo e documentação visando à melhor atuação dos
recursos humanos no desempenho de suas atividades e à racionalização dos recursos materiais e
financeiros, bem como implementar a política nacional de arquivos (projeto desenvolvido em
parceria com a Agência Brasileira de Cooperação do Ministério das Relações Exteriores –
ABC/MRE
PROJETOS ESTRATÉGICOS
39
Seguindo a mesma linha metodológica do MJ, a construção do Mapa Estratégico do Arquivo
Nacional para o período de 2013-2015 também se baseou na metodologia do Balanced Scorecard
(BSC). Apresentamos abaixo o mapa estratégico do Arquivo Nacional para o período:
Quadro 7 – Mapa estratégico do AN
Os objetivos estratégicos foram expressos por meio dos indicadores gerenciais listados
abaixo e detalhados no item “Apresentação e análise de indicadores de desempenho” desta
seção. Para permitir o gerenciamento dos indicadores e o alcance dos objetivos, foram
definidas metas que refletiram o nível de desempenho pretendido para período definido no
mapa estratégico. A instituição construiu também um plano tático alinhado ao planejamento
estratégico, no qual foram definidas as ações e os projetos necessários para assegurar os
resultados esperados.
40
Objetivo 1. Desenvolver competências com ênfase na capacitação técnica
Indicador: Número de servidores do Arquivo Nacional capacitados
Objetivo 2. Desenvolver cultura favorável à integração e às mudanças
Indicador: Número de servidores participantes das campanhas de promoção à saúde
Indicador: Quantidade de material reciclável doado
Objetivo 3. Assegurar infraestrutura física e tecnológica
Indicador: Capacidade de armazenamento físico do acervo
Indicador: Capacidade de armazenamento digital do acervo
Indicador: Número de equipamentos de tecnologia da informação e de preservação do acervo
Objetivo 4. Implementar sistemas integrados e ambiente tecnológico seguros e de alta performance
Indicador: Número de sistemas desenvolvidos e implantados
Indicador: Tráfego de dados na rede
Objetivo 5. Assegurar recursos orçamentários e financeiros e otimizar sua aplicação
Indicador: Percentual de execução orçamentária
Indicador: Percentual de execução financeira
Objetivo 6. Desenvolver e implantar infraestrutura organizacional e tecnológica para recolhimento, preservação e
acesso de acervos digitais da APF
Indicador: número de projetos do AN-Digital implantados
Objetivo 7. Integrar, coordenar e fiscalizar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos
órgãos e entidades integrantes do SIGA
Indicador: número de órgãos e entidades integrantes do SIGA que desenvolvem atividades de gestão de documentos de
forma sistêmica
Indicador: número de reuniões técnicas realizadas com órgãos e entidades integrantes do SIGA para orientação no âmbito da
gestão de documentos
Indicador: número de servidores capacitados para a execução das atividades de gestão de documentos
Objetivo 8. Promover o acesso à informação ao Governo e ao cidadão
Indicador: número de atendimentos ao usuário (cidadão e governo) do acervo custodiado
Indicador: número de atendimentos ao cidadão no âmbito do SIC
Indicador: número de atendimentos ao cidadão no âmbito da Ouvidoria
Objetivo 9. Assegurar o controle intelectual e físico do acervo
Indicador: número de ações de processamento e preservação do acervo arquivístico
Indicador: quantidade de documentos escritos, iconográficos e cartográficos digitalizados
Indicador: quantidade de documentos sonoros e imagens em movimento digitalizados
Objetivo 10. Promover a difusão do acervo
Indicador: número de participantes em eventos culturais e técnico-científicos realizados
Indicador: número de títulos de publicações técnico-científicas impressos e digitais
Objetivo 11. Construir e consolidar políticas públicas na área de arquivos
Indicador: número de participantes da sociedade civil nas conferências nacionais de arquivos
Indicador: número de participantes do segmento de arquivo nas conferências nacionais de arquivos
Quadro 8 – Indicadores Gerenciais
41
Indicador: número de propostas aprovadas nas conferências nacionais de arquivos
Indicador: número de parceiros da Rede Memórias Reveladas
Objetivo 12. Orientar os órgãos e entidades integrantes do SINAR na gestão documental e na proteção especial dos
documentos de arquivo
Indicador: número de órgãos e entidades integrantes do SINAR orientados quanto à gestão documental e a proteção especial
dos documentos de arquivo
Objetivo 13. Produzir e/ou disseminar conhecimentos , procedimentos, boas práticas e normas técnicas
Indicador: número de órgãos e entidades públicos e privados que receberam assistência/orientação técnica em gestão,
processamento e preservação de documentos
Indicador: número de profissionais de órgãos e entidades públicos e privados capacitados em gestão, processamento e
preservação de documentos
Indicador: número de profissionais de órgãos e entidades públicos e privados capacitados na aplicação das normativas
aprovadas pelo CONARQ
Quanto ao planejamento estratégico do MJ para o período de 2016-2019, vale ressaltar
que houve um esforço em reduzir o número de objetivos, indicadores e projetos, de forma a
possibilitar uma gestão estratégica mais efetiva. Nesse sentido, foram definidos os seguintes
indicadores e metas estratégicas do Arquivo Nacional:
O projeto “Preservação e Acesso a Documentos Arquivísticos Digitais do Arquivo
Nacional (AN Digital)” foi o único projeto do AN contemplado na carteira de projetos
estratégicos do MJ e tem por objetivo dotar o Arquivo Nacional das condições de infraestrutura
organizacional e tecnológicas capazes de preservar e dar acesso aos documentos de arquivo em
formato digital por ele recolhidos (custodiados) em cumprimento a sua missão.
Conforme já mencionado no item “Estágio de implementação do planejamento
estratégico”, foi iniciado o processo de formulação do planejamento estratégico do AN para o
período de 2016-2019, com a realização de uma oficina em dezembro de 2015, na qual foram
definidas a missão, a visão e os valores, bem como um primeiro esboço de uma da Matriz Swot,
ferramenta que identifica as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da instituição. No
entanto, com a mudança da Direção-Geral do Arquivo Nacional, o processo de elaboração do
Objetivo 4 - Promover o acesso à justiça e proteger os direitos do cidadão
Indicador: Acesso ao acervo da memória nacional
Meta: 6 milhões de acesso realizados
Objetivo 11 - Aprimorar mecanismos de produção e disseminação do conhecimento e
gestão e preservação da memória nacional
Indicador: Grau de desenvolvimento dos órgãos e entidades da APF em gestão
documental
Meta: Identificar o grau de desenvolvimento em 480 órgãos ou entidades da APF
Quadro 9 – Indicadores e metas estratégicas
42
planejamento estratégico será retomado no primeiro semestre de 2016, a partir da redefinição
da missão e da visão da instituição e da construção do mapa estratégico que subsidiará o
planejamento operacional de todas as áreas para o período. Neste processo, serão definidos
também os indicadores e metas estratégicas, além de projetos estratégicos, sempre alinhados ao
planejamento estratégico do MJ.
4.1.1 - Apresentação e análise de indicadores de desempenho
Os indicadores definidos para cada objetivo no âmbito do planejamento estratégico do
período 2013-2015 são apresentados e detalhados a seguir. É importante registrar que apenas
parte dos indicadores foi mensurada. Apesar do esforço de construção destes indicadores
durante o processo de planejamento, não houve uma sistemática de acompanhamento da
evolução deles. Em função disto, será priorizada a gestão estratégica do planejamento para o
próximo período (2016-2019), a partir de um monitoramento contínuo dos indicadores a serem
definidos, bem como dos projetos estratégicos, de forma a permitir a mensuração do alcance
dos resultados esperados em cada objetivo estratégico.
Quadro 10 – Objetivo 1 – Desenvolver competências com ênfase na capacitação técnica
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015
557 585 614
Coordenação de Recursos Humanos - CORHU.
Trimestral, com finalização anual.
Positiva.
No ano de 2012, o Arquivo Nacional realizou 530 inscrições.
Meta
Aumentar o número de servidores capacitados em 5% ao ano até 2015.
Objetivo 1. Desenvolver competências com ênfase na capacitação técnica
Número de servidores do Arquivo Nacional capacitados
Auferir a quantidade de servidores inscritos em cursos de capacitação, tais como cursos
presenciais e à distância, aprendizagem em serviço, grupos formais de estudos,
intercâmbios, estágios, palestras, seminários, encontros, fóruns e congressos, que
contribuam para o desenvolvimento do servidor e atendam aos interesses institucionais,
melhorar a qualidade e a eficiência dos serviços prestados ao cidadão e da gestão pública.
Soma dos servidores inscritos em cursos de capacitação.
43
Quadro 12 - Objetivo 3 – Assegurar infraestrutura física e tecnológica
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015
70 70 70
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015
18 18 18
No ano de 2012, foram doadas 18 toneladas de material reciclável.
Meta
Não se aplica a ampliação anual das metas do indicador.
Quantidade de material reciclável doado
Auferir a quantidade de tolenadas de material reciclável doado às cooperativas parceiras.
Total de toneladas de material reciclável doado.
Coordenação de Preservação do Acervo - COPAC.
Mensal, com finalização anual.
Positiva.
Anual
Positiva.
No ano de 2012, não foram realizadas campanhas.
Meta
Não se aplica a ampliação anual das metas do indicador.
Objetivo 2. Desenvolver cultura favorável à integração e às mudanças
Número de servidores participantes das campanhas de promoção à saúde
Auferir a quantidade de servidores que aderiram às campanhas de promoção à saúde.
Soma dos servidores que aderiram às campanhas.
Coordenação de Recursos Humanos - CORHU.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Responsável
Linha de Base
2013 2014 2015
41,100 42,100 43,100
Objetivo 3. Assegurar infraestrutura física e tecnológica
Meta
No ano de 2012, a quantidade de metros lineares disponíveis foi de 40.100.
Capacidade de armazenamento físico do acervo
Auferir a quantidade de metros lineares disponíveis para armazenamento físico do acervo a
partir da aquisição de mobiliário.
Carmen Tereza Coelho Moreno
Soma de metros lineares disponíveis.
Aumentar a capacidade de armazenamento físico em 1.000 metros lineares por ano até
Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo - COPRA
Anual.
Positiva.
Quadro 11 - Objetivo 2 – Desenvolver cultura favorável à integração e ás mudanças
44
Quadro 13 – Objetivo 4 – Implementar sistemas integrados e ambiente tecnológico seguros
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Responsável
Linha de Base
2013 2014 2015
220 320 420
Capacidade de armazenamento digital do acervo
Alfredo Monteiro.
Aumentar a capacidade de armazenamento digital em 100 terabytes por ano até 2015.
Coordenação de Tecnologia da Informação - COTIN
Meta
No ano de 2012, a quantidade de terabytes disponíveis foi de 120.
Auferir a quantidade de terabytes disponíveis para armazenamento digital do acervo a partir
da aquisição de repositório digital.
Soma de terabytes disponíveis.
Anual.
Positiva.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Responsável
Linha de Base
2013 2014 2015
662 695 729
Alfredo Monteiro.
Aumentar parque legado em 5% ao ano até 2015.
Coordenação de Tecnologia da Informação - COTIN
anual
Positiva.
No ano de 2012, havia 630 equipamentos de TI e de preservação do acervo.
Meta
Soma dos equipamentos de tecnologia da informação existentes.
Número de equipamentos de tecnologia da informação e de preservação do
Auferir a quantidade de equipmentos de tecnologia da informação existentes.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015
24.0 30.0 36.0Meta
Aumentar a quantidade de transmissão/recepção de dados na rede em 25% ao ano até
Soma de terabytes transmissão/recepção durante a navegação na rede.
Coordenação de Tecnologia da Informação - COTIN
Mensal.
Positiva.
No ano de 2012, a quantidade média anual do tráfego de dados foi de 18 terabytes.
Tráfego de dados na rede
Auferir a quantidade do tráfego transmissão/recepção de dados na rede.
Objetivo 4. Implementar sistemas integrados e ambiente tecnológico seguros e de alta performance
45
Quadro 14 – Objetivo 5 – Assegurar recursos orçamentários e financeiros e otimizar sua aplicação
Quadro 15 – Objetivo 6 – Desenvolver e implantar infraestrutura organizacional e tecnológica
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015
100 100 100
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015
95 97 99
Mensal, com finalização anual.
Positiva.
No ano de 2011, foram pagos 86,2% dos recursos empenhados.
Meta
Aumentar o percentual de recursos pagos em 2% ao ano para diminuir os valores inscritos
Meta
Empenhar todo os recursos aprovados na LOA.
Percentual de execução financeira
Auferir o percentual de recursos pagos em relação ao total de recursos empenhados.
Relação entre os recursos pagos e os recursos empenhados.
Coordenação de Recursos Orçamentários e Financeiros - COROF
Relação entre os recursos empenhados e os recursos orçamentários totais.
Coordenação de Recursos Orçamentários e Financeiros - COROF
Mensal, com finalização anual.
Positiva.
No ano de 2012, foram empenhados 95,1% do orçamento total.
Objetivo 5. Assegurar recursos orçamentários e financeiros e otimizar sua aplicação
Percentual de execução orçamentária
Auferir o percentual de recursos empenhados em relação ao orçamento total.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015
1 2 2
Coordenação-Geral de Gestão de Documentos - COGED.
Anual
Positiva.
Em 2012, foram implementados 2 projetos do Programa ANDigital, que possui 10 projetos.
Meta
Não se aplica a ampliação anual das metas do indicador.
Objetivo 6. Desenvolver e implantar infraestrutura organizacional e tecnológica para recolhimento,
preservação e acesso de acervos digitais da APF
Número de projetos do Programa ANDigital implantados
Auferir a quantidade de projetos do Programa Permanente de Preservação e Acesso a
Documentos Arquivísticos Digitais - ANDigital implantados.
Soma dos projetos do Programa Permanente de Preservação e Acesso a Documentos
Arquivísticos Digitais - ANDigital implantados.
46
Quadro 136– Objetivo 7 – Integrar, coordenar e fiscalizar as atividades de gestão de documentos
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Responsável
Linha de Base*
2013 2014 2015
299 304 311
Soma dos órgãos e entidades federais atuando nas Subcomissões de Coordenação do Sistema
de Gestão de Documentos - SIGA, da administração Pública Federal e nas Comissões de
Avaliação de Documentos.
Meta*Aumentar o número de órgãos e entidades federais desenvolvendo sistemicamente atividades de
gestão de documentos em 2% ao ano até 2015.
Coordenação-Geral de Gestão de Documentos - COGED
Coordenação Regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal – COREG
Base de Dados do Sistema de Gestão de Documentos - SIGA, da administração pública federal.
Trimestral, com finalização anual.
Positiva.
Objetivo 7. Integrar, coordenar e fiscalizar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas
pelos órgãos e entidades integrantes do SIGA
Número de órgãos e entidades integrantes do SIGA que desevolvem atividades de
gestão de documentos de forma sistêmica
Auferir a quantidade de órgãos e entidades federais que desevolvem atividades de gestão de
documentos de forma sistêmica, tendo em vista a legislação e normas arquivísticas vigentes, a
partir da participação nas Subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos -
SIGA, da administração Pública Federal e nas Comissões Permanentes de Avaliação de
Documentos.
Maria Izabel de Oliveira.
Em 2012, foram contabilizados 294 órgãos e entidades federais desenvolvendo atividades de
gestão de documentos.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Responsável
Linha de Base
2013 2014 2015
150 157 165
Em 2012, o Arquivo Nacional promoveu 144 reuniões técnicas com órgãos e entidades federais.
Auferir a quantidade de reuniões técnicas realizadas com órgãos e entidades federais para
orientação no âmbito da gestão de documentos, permitindo o cumprimento de suas
responsabilidades legais perante a gestão dos documentos públicos, tendo em vista a função e o
uso social dos arquivos.
Maria Izabel de Oliveira.
Número de reuniões técnicas realizadas com órgãos e entidades integrantes do SIGA
para orientação no âmbito da gestão de documentos
Positiva.
Soma das reuniões com órgãos e entidades federais visando a orientação técnica no ano.
Coordenação-Geral de Gestão de Documentos - COGED
Coordenação Regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal – COREG.
Trimestral, com finalização anual.
Meta Aumentar o número de reuniões técnicas em 5% ao ano até 2015, atingindo a meta de 165
reuniões técnicas realizadas com órgãos e entidades federais no âmbito da ação de gestão de
documentos.
47
Quadro 17 – Objetivo 8 – Promover o acesso à informação ao Governo e ao cidadão
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Responsável
Linha de Base
2013 2014 2015
165 173 181
Número de servidores dos órgãos e entidades integrantes do SIGA capacitados em
gestão de documentos
Auferir a quantidade de servidores de órgãos e entidades integrantes do SIGA capacitados em
gestão de documentos.
Soma dos servidores de órgãos e entidades integrantes do SIGA capacitados.
Coordenação-Geral de Gestão de Documentos - COGED
Coordenação Regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal – COREG.
Trimestral, com finalização anual.
Positiva.
MetaAumentar o número de servidores de órgãos e entidades integrantes do SIGA capacitados em
gestão de documentos em 5% ao ano até 2015.
Maria Izabel de Oliveira.
Em 2012, foram capacitados 157 servidores de órgãos e entidades integrantes do SIGA em
gestão de documentos.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Responsável
Linha de Base
2013 2014 2015
857,000 874,000 891,000
Objetivo 8. Promover o acesso à informação ao Governo e ao cidadão
Número de atendimentos ao usuário (cidadão e governo) do acervo custodiado
Meta
Mensal.
Positiva.
Atingir o quantitativo de 891.000 atendimentos a usuários em 2015.
Soma dos atendimentos presenciais e à distância.
Em 2012, foram realizados 840.273 atendimentos.
Maria Aparecida S. Torres.
Auferir a quantidade de atendimentos a usuários do acervo do Arquivo Nacional.
Coordenação de Consulta ao Acervo - COCAC
Coordenação de Atendimento à Distância - COADI
Relatórios de Acesso emitidos pelo software Web Statistics 6.4.
Coordenação Regional de Brasília - COREG
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Responsável
Linha de Base
2013 2014 2015
300 300 300Meta
Não se aplica a ampliação anual das metas do indicador.
Número de atendimentos ao cidadão no âmbito do SIC
Sílvia Estevão.
Em 2012, foram realizados 279 atendimentos a usuários no âmbito do SIC.
Auferir a quantidade de atendimentos a usuários no âmbito do SIC do Arquivo Nacional.
Soma dos atendimentos no âmbito do SIC (presencial, internet, sistema eletrônico,
correspondência eletrônica ou física).
Sistema Eletrônico do Serviço de Informação ao Cidadão (e-SIC)
SIC do Arquivo Nacional.
Positiva.
Mensal.
48
Quadro 18 – Objetivo 9 – Assegurar o controle intelectual e físico do acervo
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Responsável
Linha de Base
2013 2014 2015
315 315 315
Maria Elisa Bustamante.
Em 2012, foram realizados 322 atendimentos a usuários no âmbito da Ouvidoria.
Número de atendimentos ao cidadão no âmbito da Ouvidoria
Auferir a quantidade de atendimentos a usuários no âmbito da Ouvidoria do Arquivo Nacional.
Positiva.
Soma dos atendimentos no âmbito da Ouvidoria.
Gabinete/Ouvidoria
Meta
Não se aplica a ampliação anual das metas do indicador.
Mensal.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Responsável
Linha de Base
2013 2014 2015
339,552 346,343 353,270
Objetivo 9. Assegurar o controle intelectual e físico do acervo
Carmen Tereza Coelho Moreno
Em 2012, foram realizadas 332.894 ações de processamento e preservação do acervo.
Mensal, com finalização anual.
Número de ações de processamento e preservação do acervo arquivístico
Auferir a quantidade de ações de processamento e preservação do acervo arquivístico, visando
assegurar o direito dos cidadãos de acesso à informação.
Soma das ações de processamento e preservação do acervo arquivístico.
Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo - COPRA
Coordenação Regional no Distrito Federal - COREG.
Meta
Aumentar o número de ações de processamento e preservação do acervo arquivístico em 2% ao
Positiva.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Responsável
Linha de Base
2013 2014 2015
136,500 143,325 150,500
Aumentar a capacidade de digitalização em 5% ao ano até 2015, a partir da aquisição de
Meta
Carmen Tereza Coelho Moreno
No ano de 2012, foram digitalizadas 130.000 páginas de documentos escritos, iconográficos e
Auferir a quantidade de páginas de documentos escritos, iconográficos e cartográficos
Soma de páginas de documentos escritos, iconográficos e cartográficos digitalizadas.
Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo - COPRA
Mensal, com finalização anual.
Positiva.
Quantidade de documentos escritos, iconográficos e cartográficos digitalizados
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Responsável
Linha de Base
2013 2014 2015
300 360 400
Quantidade de documentos sonoros e imagens em movimento digitalizados
No ano de 2012, foram digitalizados 320 horas de documentos sonoros e imagens em
Meta
Aumentar a capacidade de digitalização em 10% ao ano a partir de 2014, em função da
Carmen Tereza Coelho Moreno
Soma de horas de documentos sonoros e imagens em movimento digitalizados.
Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo - COPRA
Mensal, com finalização anual.
Auferir a quantidade de horas de documentos sonoros e imagens em movimento digitalizados
Positiva.
49
Quadro 19 – Objetivo 10 – Promover a difusão do acervo
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Responsável
Linha de Base
2013 2014 2015
3,700 3,900 4,000
Positiva.
Número de participantes em eventos culturais e técnico-científicos realizados
Mensal.
Aumentar a quantidade de participantes de eventos culturais entre 5% e 10% ao ano até 2015.
Auferir a quantidade de participantes em eventos culturais realizados (seminários, mesas-
redondas, exposições, concursos monográficos).
Soma dos participantes dos eventos culturais e técnico-científicos realizados.
Objetivo 10. Promover a difusão do acervo
Coordenação de Pesquisa e Difusão do Acervo - COPED.
Maria Elizabeth Brea Monteiro.
Em 2012, 3.500 pessoas participaram dos eventos culturais.
Meta
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Responsável
Linha de Base
2013 2014 2015
11 12 13
Trimestral
Positiva.
Maria Elizabeth Brea Monteiro.
Em 2012, foram editados 10 títulos de publicações técnico-científicas.
Meta
Aumentar a quantidade de títulos de publicações técnico-científicas impressos e digitais entre 5%
e 10% ao ano até 2015.
Soma dos títulos (impressos ou digitais), de natureza técnico-científica editados.
Coordenação de Pesquisa e Difusão do Acervo - COPED.
Número de títulos de publicações técnico-científicas impressos e digitais
Auferir a quantidade de títulos de publicações técnico-científicas impressos e digitais.
50
Quadro 20– Objetivo 11 – Construir e consolidar políticas públicas na área de arquivos
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Responsável
Linha de Base
2013 2014 2015
10 - 10
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Responsável
Linha de Base
2013 2014 2015
170 - 170
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Responsável
Linha de Base
2013 2014 2015
96 - 101
Objetivo 11. Construir e consolidar políticas públicas na área de arquivos
Atingir o quantitativo de 10 participantes da sociedade civil nas conferências nacionais de
arquivos de 2013 e 2015.
Número de participantes da sociedade civil nas conferências nacionais de arquivos
Auferir a quantidade de participantes da sociedade civil nas conferências nacional de arquivos
realizadas com o objetivo de promover a participação social e a integração dos profissionais de
arquivos na construção de políticas públicas na área de arquivos e de fortalecer o Estado
brasileiro.
Soma dos participantes da sociedade civil.
Bienal.
Ministério da Justiça - Gabinete do Ministro.
Domicia Gomes
Positiva.
Auferir a quantidade de participantes do segmento de arquivo nas conferências nacional de
arquivos realizadas com o objetivo de promover a participação social e a integração dos
profissionais de arquivos na construção de políticas públicas na área de arquivos e de fortalecer
Soma dos participantes dos segmentos de arquivo.
Em 2011, 9 representantes da sociedade civil participaram da Conferência Nacional de Arquivos.
Meta
Meta
Aumentar o número de propostas aprovadas em 5% a cada conferência realizada até 2015.
Domicia Gomes
Em 2011, foram aprovadas 91 propostas na Conferência Nacional de Arquivos.
Número de propostas aprovadas nas conferências nacionais de arquivos
Auferir a quantidade de propostas aprovadas pela plenária final das conferências nacionais de
Soma das propostas aprovadas nas conferências nacionais de arquivos.
Ministério da Justiça - Gabinete do Ministro.
Bienal.
Positiva.
MetaAtingir o quantitativo de 170 participantes do segmento de arquivo nas conferências nacionais de
arquivos de 2013 e 2015.
Ministério da Justiça - Gabinete do Ministro.
Domicia Gomes.
Em 2011, 143 representantes de segmentos de arquivo participaram da Conferência Nacional de
Bienal.
Positiva.
Número de participantes do segmento de arquivo nas conferências nacionais de
arquivos
51
Quadro 21 – Objetivo 12 – Orientar os órgãos e entidades integrantes do SINAR
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Responsável
Linha de Base
2013 2014 2015
80 89 98
Auferir a quantidade de entidades parceiras da Rede Memórias Reveladas.
Soma das entidades parceiras da Rede Memórias Reveladas.
Centro de Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985) - Memórias Reveladas
Número de parceiros da Rede Memórias Reveladas
Meta
Aumentar o número de entidades parceiras da Rede Memórias Reveladas em 10% até 2015.
Anual.
Positiva.
Inez Stampa
Em 2011, havia 72 entidades parceiras da Rede Memórias Reveladas
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015
165 180 200
Coordenação de Apoio ao Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.
Anual
Positiva.
Em 2012, 150 órgãos e entidades integrantes do SINAR receberam orientação do CONARQ.
Meta
Aumentar o número de órgãos e entidades integrantes do SINAR orientados em 10% ao ano até
Objetivo 12. Orientar os órgãos e entidades integrantes do SINAR na gestão documental e na proteção
especial dos documentos de arquivo
Número de órgãos e entidades integrantes do SINAR orientados quanto à gestão
documental e à proteção especial dos documentos de arquivo
Auferir a quantidade de órgãos e entidades integrantes do SINAR orientados quanto à gestão
documental e a proteção especial aos documentos de arquivo.
Soma dos órgãos e entidades integrantes do SINAR orientados.
52
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Responsável
Linha de Base
2013 2014 2015
36 40 44
Objetivo 13. Produzir e/ou disseminar conhecimentos , procedimentos, boas práticas e normas técnicas
Número de órgãos e entidades públicos e privados que receberam
assistência/orientação técnica em gestão de documentos, processamento,
preservação e acesso
Auferir a quantidade de órgãos e entidades públicos e privados que receberam
assistência/orientação técnica, visando à disseminação de conhecimento e metodologia
arquivística.
Meta
Carmen Tereza Coelho Moreno
Em 2012, foram prestadas assistências técnicas a 33 órgãos e entidades públicos e privadas.
Aumentar a número de órgãos e entidades públicos e privados que recebem
assistência/orientação técnica em 10% ao ano até 2015.
Soma dos órgãos e entidades públicos e privados que receberam assistência/orientação técnica.
Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo - COPRA
Coordenação Regional no Distrito Federal - COREG.
Anual.
Positiva.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Responsável
Linha de Base
2013 2014 2015
1,400 1,700 2,050Meta
Aumentar o número de profissionais capacitados em 20% ao ano até 2015.
Número de profissionais de órgãos e entidades públicos e privados capacitados em
processamento e preservação de acervos arquivísticos
Auferir a quantidade de profissionais capacitados em processamento e preservação de acervos
arquivísticos, visando à disseminação dos conhecimentos técnicos especializados produzidos na
instituição.
Soma dos profissionais capacitados.
Carmen Tereza Coelho Moreno
Em 2012, foram capacitados 1.150 profissionais em processamento e preservação de acervos
Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo - COPRA
Coordenação Regional no Distrito Federal - COREG.
Anual.
Positiva.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Responsável
Linha de Base
2013 2014 2015
240 288 345
Positiva.
Domicia Gomes.
Em 2012, foram capacitados 200 profissionais.
Coordenação de Apoio ao Conselho Nacional de Arquivos.
Anual.
Soma dos profissionais de órgãos e entidades públicos e privados capacitados.
Número de profissionais de órgãos e entidades públicos e privados capacitados na
aplicação das normativas aprovadas pelo CONARQ
Auferir a quantidade de profissionais de órgãos e entidades públicos e privados capacitados nos
cursos, oficinas, treinamentos e seminários, presenciais e a distância, visando à disseminação do
conhecimento e da metodologia para a aplicação das normativas.
Meta
Aumentar o número de profissionais capacitados em 20 % ao ano até 2015.
Quadro 22– Objetivo 13 – Produzir e/ou disseminar conhecimentos, procedimentos, boas práticas
53
4.1.2 Formas e instrumentos de monitoramento da execução dos resultados dos planos
Em relação ao planejamento estratégico do período de 2013-2015, cabe registrar que
não foi realizado um monitoramento sistemático do planejamento estratégico, pois não havia
uma estrutura específica para este fim. Foram realizadas reuniões periódicas para acompanhar
as ações realizadas e auxiliar a tomada de decisão, mas não havia um modelo de gestão
estratégica implantado, que possibilite a definição de ferramentas e uma maior articulação e
integração entre as áreas.
No sentido de implantar a gestão estratégica na instituição, foi formalizada a Assessoria
de Planejamento e Modernização na estrutura do Arquivo Nacional em 2015, por meio da
Portaria nº 259, de 31/12/2015. A Assessoria está vinculada ao Gabinete da Direção-Geral e
tem por competência:
i. Assessorar o Diretor-Geral na elaboração e atualização periódica do planejamento
estratégico;
ii. Implantar e realizar o acompanhamento do planejamento estratégico;
iii. Avaliar o cumprimento das metas estratégicas da organização;
iv. Participar do processo de elaboração do Plano Plurianual e da proposta orçamentária
para que fique alinhada às prioridades do planejamento estratégico;
v. Informar periodicamente ou sempre que solicitado ao Diretor-Geral sobre o
andamento das iniciativas estratégicas em curso;
vi. Promover ações de sensibilização para viabilizar a execução do planejamento
estratégico;
vii. Promover a divulgação de ações e resultados referentes ao planejamento estratégico;
viii. Elaboração, acompanhamento e implantação do mapeamento e modelagem de
processo em conjunto com as Coordenações;
ix. Promover reuniões de análise do trabalho desenvolvido junto às Coordenações,
propondo ações corretivas e melhorias nos processos;
x. Acompanhar a elaboração dos manuais de procedimentos das Coordenações;
xi. Exercer outras atividades administrativas que lhe forem cometidas pelo Diretor-
Geral.
No sentido de implementar um modelo de gestão estratégica, o Arquivo Nacional tem
realizado, desde 2014, o mapeamento e a modelagem de seus processos, para uma melhor
definição das atribuições e atividades desempenhadas pela por cada área da instituição, assim
como a relação entre elas. A metodologia utilizada é aquela estabelecida pela rotina de
mapeamento e posterior modelagem de processos, com uso da escrita abreviada por meio de
um conjunto de sinais na linguagem BPMN e do software Bizagi. Para isso, é dividida em três
etapas básicas:
Planejamento – definição dos processos a serem mapeados;
Mapeamento – diagramação e descrição do fluxo do processo;
54
Modelagem – análise e redesenho do processo; análise da situação atual; redesenho
e melhoria dos processos.
Em 2015, deu-se continuidade à modelagem dos processos das áreas de Licitação,
Compras e Contratos que ensejou em reformulações dos setores específicos. Os trabalhos da
Assessoria foram, inicialmente, focados na Coordenação-Geral de Administração, por demanda
daquela área de negócios e pela necessidade de melhorar a integração com as demais áreas da
instituição. Para 2016, esse mapeamento será ampliado para outras áreas, com prioridade para
as coordenações de recursos humanos e de atendimento ao público.
É importante mencionar que o Arquivo Nacional vem realizando as suas atividades em
articulação com o Ministério da Justiça de forma a alinhar o seu planejamento e a sua gestão
estratégica às diretrizes do planejamento do MJ. Nessa perspectiva, vem estudando modelos de
governança para criar mecanismos e instrumentalizar os gestores com vistas a uma gestão mais
profissionalizada e inovadora.
4.1.3 Estágio de implementação do planejamento estratégico
Em 2011, o Arquivo Nacional (AN) foi inserido no processo de construção do
planejamento estratégico do Ministério da Justiça (MJ) para o período 2011-2014. Foram
realizadas oficinas do secretariado do ministério, com a participação do Diretor-Geral, bem
como reuniões técnicas com as equipes do Arquivo Nacional com a finalidade de definir
indicadores e projetos estratégicos para os objetivos do mapa estratégico do MJ, especialmente
os objetivos “Objetivo 10 – Consolidar a política nacional de arquivos e de acesso à
informação” e “Objetivo 12 – Garantir e promover o direito à reparação, à memória e à
verdade”.
Simultaneamente à discussão sobre o planejamento estratégico, foi iniciado processo de
construção do PPA 2012-2015 dentro da nova estruturação de programas de governo proposta
pelo Ministério do Planejamento. Todo este processo de discussão resultou na
instrumentalização do Arquivo Nacional para a elaboração do seu plano estratégico no início de
2012 com período de referência de 2013-2015.
É importante registrar que, em 2015, o Arquivo Nacional participou de todas as etapas
de formulação do planejamento estratégico do MJ relativo ao período de 2016-2019. No âmbito
do novo mapa estratégico do Ministério, o AN está inserido em dois objetivos estratégicos:
“Objetivo 4 – Promover o acesso à justiça e proteger os direitos do cidadão” e “Objetivo
11 – Aprimorar mecanismos de produção e disseminação do conhecimento e gestão e
preservação da memória nacional”. Além disso, o projeto “Preservação e Acesso a
Documentos Arquivísticos Digitais do Arquivo Nacional (AN Digital)” do Arquivo Nacional
está contemplado na carteira de projetos estratégicos do MJ.
Para assegurar a implementação das ações sob a responsabilidade do AN, foi iniciada a
construção do planejamento estratégico do AN para o período de 2016-2019, com a realização
55
de uma oficina em dezembro de 2015 e o processo será retomado no primeiro semestre de
2016.
4.2 Desempenho orçamentário
A Lei 13.115, de 20 de abril de 2015 contemplou o Arquivo Nacional com um
orçamento total de R$ 98.842.322, do qual 72.059.442,00 destinado a atender despesas com
pessoal ativo, inativo, beneficiários de pensão, custeio do Plano de Custeio da Previdência dos
Servidores Públicos Federais e Benefícios legais. Do montante aprovado, restou empenhado
R$ 95.359.005,00.
Já a dotação orçamentária do Arquivo Nacional, para atender as despesas
discricionárias, autorizada para o exercício de 2015, foi de R$26.782.880,00, parcialmente
liberado. Compondo este valor está o montante de R$ 77.716,00 para pagamento das
contribuições e anuidades aos Organismos Internacionais aos quais o Arquivo Nacional é
filiado. Notamos que de limite para movimentação e empenho foram autorizados apenas R$
24.301.256,00, insuficientes para atender todas as necessidades do Arquivo Nacional. Para
atender algumas de nossas necessidades, já pleiteadas há alguns anos foi solicitado um crédito
suplementar da ordem de e R$ 3.360.000,00, remanejando de despesas correntes para de
capital, aprovado.
Esse crédito foi vital para o Arquivo Nacional, uma vez que através dele, entre outros
itens, está sendo realizada a modernização do sistema de ar condicionado, pois o anterior teve a
comercialização de seu gás refrigerante proibida, a substituição dos elevadores sociais e de
carga do prédio F, sanando o comprometimento da segurança das pessoas e acervo por eles
transportados.
O orçamento aprovado para o PO Despesas Administrativas aprovado na LOA 2015 foi,
em princípio de R$ 13.597.228,00, mas com o remanejamento orçamentário de diversos planos
orçamentários superavitários para ele, da ordem de R$ 5.818.171,00, totalizou em R$
19.415.399,00. Tal remanejamento teve por finalidade principal atender a demanda
orçamentária dos contratos de serviços continuados, que vêm sofrendo reajustes de preços bem
acima dos inicialmente estimados, bem como fazer algumas contratações inadiáveis como as
acima mencionadas.
56
4.3. – Objetivos estabelecidos no PPA de responsabilidade da unidade e resultados
alcançados
PROGRAMA: 2020 - Cidadania e Justiça
OBJETIVO: 0872 – Consolidar a política nacional de arquivos, modernizar os serviços
arquivísticos governamentais e preservar o patrimônio arquivístico nacional de forma a
harmonizar a responsabilidade do poder público com o direito constitucional dos cidadãos de
acesso à informação e contribuir para a promoção do direito à memória e à verdade.
Um dos desafios relacionados ao Programa Cidadania e Justiça está vinculado à
consolidação da política nacional de arquivos, a qual tem como premissas: modernizar os
serviços arquivisticos governamentais e preservar o patrimônio arquivístico nacional de forma
a harmonizar a responsabilidade do poder público com o direito constitucional dos cidadãos de
acesso à informação e contribuir para a promoção do direito à memória e à verdade. O Arquivo
Nacional teve grandes avanços no tratamento arquivístico de seus fundos (conjuntos)
documentais, tanto em suporte físico quanto em meio digital, garantindo sua segurança e
preservação, e o acesso aos documentos pelos cidadãos e a administração pública nas diferentes
esferas de governo. Nesse sentido, durante o período do PPA 2012-2015, o Programa
apresentou grandes avanços que contribuíram para o fortalecimento da política nacional de
arquivos.
O acesso ao acervo sob a guarda do Arquivo Nacional também foi ampliado nesse
período. A Lei nº 12.527, a chamada Lei de Acesso à Informação, e a Lei nº 12.528, que criou a
Comissão Nacional da Verdade (CNV), ambas de 18 de novembro de 2011, tiveram a
participação de técnicos do Arquivo Nacional na discussão e redação de seus textos, de modo a
assegurar sua coerência com a legislação arquivística vigente, otimizar o acesso dos cidadãos à
informação pública, à documentação referente ao período do regime militar, assim como a
gerada para atender ao trabalho desenvolvido pela CNV, atos legais que entraram em vigor em
2012. De 2012 a 2014, o Arquivo Nacional trabalhou em estreita cooperação com a CNV,
cedendo espaço físico, técnicos e providenciando, sempre com o apoio financeiro e logístico do
Ministério da Justiça e da Presidência da República, a digitalização de dezenas de fundos
documentais de unidades de segurança integrantes do extinto Sistema Nacional de Informações
e Contrainformação – SISNI, que tinha por órgãos central o SNI, disponibilizando-os em Salas
de Consulta Virtual. Hoje é possível afirmar que trinta por cento dos fundos documentais da
instituição já está disponível em formato digital.
Ao mesmo tempo, o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), atuando como órgão
central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), por meio de suas Câmaras Técnicas e
Câmaras Setoriais, desenvolveu pesquisas, estudos e contatos com organismos nacionais e
internacionais para elaborar resoluções e recomendações sobre diferentes temas relativos a
57
documentos digitais e não digitais. Após serem aprovadas pelo Plenário do Conarq, essas
resoluções e recomendações tornam-se válidas para todos os órgãos e entidades integrantes do
Sinar. O Plenário também foi responsável pela elaboração da minuta de projeto de lei que altera
dispositivos da Lei nº 8.159, de 18 de janeiro de 1991, conforme sugestão da I Conferência
Nacional de Arquivos (CNARQ), e está atuando fortemente em uma campanha para viabilizar a
criação e o desenvolvimento de arquivos públicos municipais.
O Centro de Referência Memórias Reveladas empreende um conjunto diversificado de
ações com o objetivo de favorecer a preservação e a difusão de informações contidas nos
registros documentais sobre as lutas políticas no Brasil das décadas de 1960 a 1980, atuando,
também, para promover o debate e a reflexão sobre temas de interesse para a reconstituição da
memória nacional do período da ditadura militar. Dentre as ações desenvolvidas de 2012 a
2015 destacam-se a digitalização de mais de 12 milhões de páginas de documentos do Sistema
Nacional de Informações e Contrainformação (Sisni), agilizando o trabalho da Comissão
Nacional da Verdade e de comissões da verdade estaduais, municipais, universitárias e
sindicais; a ampliação e capilarização da Rede Nacional de Cooperação e Informações
Arquivísticas/MR, presente em todas as regiões da federação (18 estados e no DF) e no
exterior; a realização de duas edições do Prêmio Memórias Reveladas, com a publicação de
seis obras de excelência sobre a temática; realização de seminários nacionais e internacionais.
Com referência ao direito dos cidadãos ao acesso à informação, foi ativado o módulo
Cadastro de Usuários do Sistema de Informações do Arquivo Nacional - SIAN que inclui
recursos de cadastramento de usuários, agendamento de consultas, requisição de documentos,
requisição de serviços e o trâmite dos documentos entre as áreas intervenientes. A adoção de
um sistema de informação significa mais que a implantação de uma tecnologia. Implica um
processo de mudança organizacional, envolvendo não apenas a revisão dos processos, mas a
realização de uma releitura do contexto cultural da organização.
Como órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos – SIGA, da
administração pública federal, um dos subsistemas do Sinar, o Arquivo Nacional desenvolveu
parcerias com organismos internacionais e órgãos e entidades federais integrantes do SIGA, em
especial com o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, com o objetivo de auxiliar na
elaboração e revisão das portarias que tratam dos Assentamentos Funcionais Digitais, isto é,
procedimentos relativos à organização, digitalização e armazenamento dos assentamentos
funcionais em meio digital e que adequam as normas arquivísticas relativas às atividades de
protocolo, já defasadas, à realidade atual da administração pública federal, abordando não só os
documentos não digitais, mas também os digitais.
Há necessidade de reforço na força de trabalho do Arquivo Nacional, com perfis
capazes de dar continuidade aos avanços realizados pela instituição em razão da própria
dinâmica da administração pública federal e da sociedade, pela vacância de cargos por
aposentadorias e/ou mortes.
58
Cabe também ressaltar a capacidade da instituição em construir parcerias nacionais e
internacionais que resultaram em benefícios para as partes envolvidas e, sobretudo para os
cidadãos.
Quadro 23– Metas Quantificativas
METAS QUANTIFICATIVAS
DESCRIÇÃO DA META
2012 - 2015
META
PREVISTA
2012-2015
UNIDADE DE
MEDIDA
META
REALIZADA
ATÉ 2015
%
DA META
TOTAL 2012-
2015
REALIZADA
ACUMULADO
120 reuniões técnicas realizadas no
âmbito do CONARQ
120,00 Reuniões
técnicas
152,00 126,67%
140.000 registros de documentos
inseridos e publicados no Banco de
Dados Memórias Reveladas
140.000,00 Registros
publicados
29.857,00 21,33%
1.534.852 documentos arquivísticos
preservados
1.534.852,00 Documentos
arquivísticos
2.407.082,00 156,83%
217 instituições e entidades
cadastradas no Cadastro Nacional de
Entidades Custodiadoras de Acervos
Arquivística (CODEARQ)
217,00 Instituições e
entidades
149,00 68,66
230 ações culturais de difusão do
acervo que se distribuem em edição
de publicações técnico-científicas,
sítios eletrônicos e realização de
eventos.
230,00 Ações culturais 300,00 130,43%
2 Conferências nacionais de arquivos
realizadas em 2013 e 2015
2,00 Conferências
nacionais de
arquivos
0,00 0,00%
2 milhões de usuários atendidos e
acessos a sítios eletrônicos e outras
mídias digitais de difusão do acervo e
de conhecimento
2.000.000,00
Usuários
4.234.407,00
211,72%
50 unidades protocolizadoras da
Administração Pública Federal
reestruturadas
50,00 Unidades
protocolizadoas
da
Administração
Pública Federal
0,00 0,00%
8 pontos de acesso da Rede Memórias
Reveladas implantadas nos estados
8,00 Ponto de acesso 0,00 0,00%
Ampliar em 100 Tbyte/ano a
capacidade de armazenamento de
arquivos digitais
100,00 Tbyte/ano 500,00 500%
Ampliar espaço de armazenamento
59
físico para o acervo da Administração
Pública Federal com a adequação de
dois depósito/ano
8,00
6,00
Aumentar em 10% ao ano a
quantidade de equipamentos de
preservação instalados (Sistema de
climatização; Sistema de
monitoramento ambiental; Sistemas
de Arquivos Deslizantes), totalizando
2236 equipamentos
2.236,00
Equipamentos
1.075,00
48,08%
Capacidade em gestão de documentos
dos servidores dos órgãos e entidades
da Administração Pública Federal,
mediante a realização de cursos de
capacitação e do V Encontro Técnico
dos Integrantes do SIGA
295,00
unidade
295,00
Fomentar a criação de arquivos
municipais em 10% dos municípios
brasileiros com população acima de
100.00 habitantes
10,00
porcentagem
311,00
3.110,00%
Inserir 53.573 registros em sistema
informatizado de registro de
estrangeiros e naturalização
53.573 Registros 501.134,00 935,42%
Integrar mais 20 órgãos e entidades
parceiros à Rede Nacional de
Cooperação e Informações
Arquivísticas do Memórias Reveladas
20,00
Órgãos e
entidades
72,00
360,00%
Prédio construído, com moderna
tecnologia aplicada à guarda e gestão
de documentos produzidos e
acumulados pela Administração
Pública Federal
1
Prédio
construído
0,00
0,00%
Proteger e preservar mais 15 acervos
do período do regime militar (1964-
18985) no âmbito da Rede Memórias
Reveladas
15,00
Acervos do
período militar
10,00
66,67%
a) 120 reuniões técnicas realizadas no âmbito do CONARQ
O Plenário, as Câmaras Técnicas, as Câmaras Setoriais e as Comissões Especiais são
órgãos da estrutura básica do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Ao Plenário do
CONARQ cabe definir a política nacional de arquivos públicos e privados; as Câmaras
Técnicas visam à elaboração de estudos e normas necessárias à implementação da política
nacional de arquivos públicos e privados e ao funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos
(SINAR); as Câmaras Setoriais tem por finalidade identificar, discutir e propor soluções para
questões temáticas que repercutem na estrutura e organização de setores específicos de
arquivos, interagindo com as Câmaras Técnicas; as Comissões Especiais tem por objetivo
examinar assuntos específicos relacionados à legislação arquivística. O CONARQ possui ainda
60
com uma Coordenação de apoio técnico e administrativo. Nesse sentido, foram realizadas 36
reuniões técnicas no ano de 2012, 47 reuniões em 2013, 39 reuniões em 2014 e 30 reuniões em
2015, contabilizando 126,67% da meta para o período 2012-2015.
b) 140.000 registros de documentos inseridos e publicados no Banco de Dados
Memórias Reveladas
O Banco de Dados Memórias Reveladas dispõe, atualmente, de 437.824 registros, dos
quais 416.193 foram publicados e estão disponíveis para consulta pública. Em 2012, a
alimentação espontânea (não patrocinada) do Banco de Dados permitiu a inserção de 7.000
registros, além de mais 15.000 registros oriundos do próprio Arquivo Nacional e dos parceiros:
Arquivo Histórico do Rio Grande do Sul – AHRS e Arquivo Público Estadual Jordão
Emerenciano – APEJE(Pernambuco), os dois últimos contemplados com recursos do Projeto
Pronac 07-6040, perfazendo 20.000 registros, isto é, 57% da meta prevista para 2012 (35.000
registros). Em 2013, a alimentação espontânea (não patrocinada) do Banco de Dados permitiu a
inserção de 4263 registros o que representa o cumprimento de 12% da meta estabelecida para
2013 (35.000 registros).Em 2014, a alimentação espontânea (não patrocinada) do Banco de
Dados permitiu a inserção de 835 registros o que representa o cumprimento de 2 % da meta
estabelecida para 2014 (35.000 registros). Encontra-se em elaboração projeto visando à
digitalização de documentos e à alimentação de registros no Banco de Dados. Em 2015, a
alimentação espontânea (não patrocinada) do Banco de Dados permitiu a inserção de 2.759
registros o que representa o cumprimento de 8 % da meta estabelecida para 2015 (35.000
registros).
Cabe destacar que o projeto de digitalização de acervos DOPS foi aprovado, após período
de contingenciamento de recursos, em dezembro de 2015. Tem seu início previsto para o
primeiro semestre de 2016, nos estados de Pernambuco e Goiás, razão pela qual não foi
possível o atendimento desta meta no prazo estipulado.
c) 1.534.852 documentos arquivísticos preservados
Com o objetivo de preservar e facultar o acesso ao patrimônio arquivístico nacional sob
sua guarda, o Arquivo Nacional realizou atividades de processamento técnico, conservação e
reformatação de 334.844 documentos em 2012 e 342.033 documentos em 2013. No exercício
de 2014 o Arquivo Nacional realizou atividades de processamento técnico, conservação e
reformatação de 836.477 documentos.
61
Em 2015 o Arquivo Nacional realizou atividades de processamento técnico, conservação e
reformatação de 893.728 documentos. Estas atividades compreendem o tratamento arquivístico,
a prevenção e/ou reparação de danos e deterioração e digitalização dos documentos para fins de
acesso e preservação. Dentre os fundos trabalhados, cabe destacar:
. Serviço de Censura e Diversões Públicas
. Agência Nacional
. Departamento de Censura de Diversões Públicas
. Secretaria de Assuntos Estratégicos da Presidência da República
. Anexos SNI
. Superior Tribunal Militar
. Relação do Rio de Janeiro
. Registro Civil
d) 217 instituições e entidades cadastradas no Cadastro Nacional de Entidades
Custodiadoras de Acervos Arquivísticos (CODEARQ)
O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) tem como competência promover a
elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver
atividades censitárias referentes a arquivos. No exercício de 2012 foram cadastradas 34
instituições e entidades no Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos
Arquivísticos (CODEARQ), em 2013, foram cadastradas 40 instituições, em 2014, foram
cadastradas 42 instituições, em 2015 foram cadastradas 33 instituições, alcançando
aproximadamente 69% da meta para o período 2012-2015. O não atingimento da meta pode ser
justificado pelos seguintes pontos:
1. O Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos é
preenchido de forma espontânea por parte das instituições, pois, não há uma normativa
que obrigue tal preenchimento;
2. Possui como condição indispensável que as instituições permitam acesso a seus
documentos, mesmo que sob-restrições;
3. Carência de funcionários nas instituições com conhecimento técnico arquivístico
para proceder ao preenchimento do formulário disponibilizado pelo CONARQ;
4. De forma geral, as instituições percebem a necessidade de preencherem o
formulário de cadastro quando dão início à descrição de seus documentos arquivísticos
com a utilização da Norma Brasileira de Descrição Arquivística – NOBRADE.
O CONARQ, de forma a facilitar o procedimento para o cadastramento das instituições no
cadastro nacional de entidades custodiadoras de acervos arquivísticos, criou um formulário
62
eletrônico simplificado em seu novo site, o qual entrou em funcionamento no dia 19 de janeiro
de 2016.
e) 230 ações culturais de difusão do acervo que se distribuem em edição de
publicações técnico-científicas, sítios eletrônicos e realização de eventos
As ações relativas à Promoção de Eventos visam à difusão do acervo arquivístico e da
produção do conhecimento, em que as exposições temáticas exercem um importante papel. No
período de 2012-2015 foram realizadas e reeditadas as exposições “Arquivos do Brasil,
Memória do Mundo”, comemorativa aos 20 anos de existência do Programa Memória do
Mundo da UNESCO/Memory of the World – MOW e aos 5 anos de instalação do Comitê
Nacional do Brasil do Programa Memória do Mundo, instituído pela Organização das Nações
Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura, “O mundo luso-brasileiro”, evocando a origem
ibérica para a civilização que se ergueu nos trópicos, e “Estampas do Rio”, no âmbito dos 50
anos do golpe militar, “Registros de uma guerra surda” e “Jango, nossa breve história”,
dedicada ao governo de João Goulart, sua trajetória pessoal e exílio, “Rio 1908: a cidade de
portos abertos” e “Rio em movimento”, em comemoração aos 450 anos da cidade do Rio de
Janeiro. Essas exposições receberam cerca de 9 mil visitantes. O programa de itinerância de
exposições exibiu “Registros de uma guerra surda”, montada na PUC-RJ, “Rio 1908: a cidade
de portos abertos” em exibição até fevereiro de 2016 no BNDES, “Jango, nossa breve história”
montada em Macapá/AP. A exposição 50 anos de desenvolvimento nacional percorreu, em
2015, 7 municípios do estado do Rio de Janeiro, por força de uma emenda parlamentar obtida
em 2014.
O Arquivo Nacional recebeu a mostra “Arpilleras da Resistência Política Chilena”, promovida
pela Comissão de Anistia do Ministério da Justiça. Ao longo do período diversos seminários
foram organizados a exemplo do I Seminário Internacional Documentar a Ditadura”, 3º
Seminário Internacional O Mundo dos Trabalhadores e seus Arquivos, I Simpósio sobre
Gestão, Preservação e Acesso aos Documentos Arquivísticos, Promoção do direito a memória e
a verdade, Cartografia nos arquivos; Estado & Administração; I Encontro de Acervos
Fotográficos, Seminário do Golpe de 1964 a Nova República, do Memórias Reveladas e o
Colóquio Internacional O controle dos corpos e das mentes: estratégias de dominação dos
regimes fascistas e autoritários, em parceria com o Laboratório de Estudos sobre Etnicidade,
Racismo e Discriminação/LEER/USP, que reuniu 17 pesquisadores brasileiros e estrangeiros; 2
Seminários A gestão de documentos arquivísticos na administração pública federal (SIGA); III
Seminário internacional de história luso-brasileira: sertão e litoral, Seminário Rio de Janeiro
450 anos fazendo história e os eventos anuais comemorativos ao Dia Mundial do Patrimônio
Audiovisual.
O Festival Internacional de Cinema de Arquivo – REcine, realizado até 2014, abordou
os temas humor no cinema, Rio de Janeiro e cinema e literatura. Em 2015 realizou a 1ª edição
de Arquivo em cartaz, evento internacional voltado para divulgar e incentivar a realização de
filmes com imagens de arquivos e para debater e refletir a preservação de acervos
cinematográficos. O Arquivo Nacional mantém um importante programa editorial composto
por publicações impressas e eletrônicas, destacando-se: Os presidentes e a república (5ª
63
ed./brochura e 3ª ed./canoa); 3 revistas REcine; 1 revista Arquivo em cartaz, Dicionário de
Terminologia Arquivística (1ª reimp.); 6 monografias vencedoras do Prêmio Arquivo Nacional
de Pesquisa 2009 Subversivos e pornográficos, Engenhocas da moral e Jardim regado com
lágrimas de saudade de Henrique Sérgio Batista, e 2011 O Estado imperial brasileiro e as
revoltas da regência, Conversas reservadas e A ilha de Santa Catarina e sua terra firme;
monografias vencedoras do Prêmio Memórias Reveladas de Pesquisa 2010 e 2012 - Todo
leme a bom bordo, O terror renegado, Dossiê Itamaracá, Protagonistas do Araguaia,
Vigilantes da ordem; Documentar a ditadura, Criação e desenvolvimento de arquivos públicos
municipais; Fomento à criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais (eletrônica) e Coletânea de legislação arquivística e correlata (eletrônica), Princípios de
acesso aos arquivos (eletrônica) organizadas pelo Conarq; Diretrizes do produtor: a elaboração
e a manutenção de materiais digitais: diretrizes para indivíduos (1ª reimpr.); Diretrizes do
preservador: a preservação de documentos arquivísticos digitais: diretrizes para organizações
(1ª reimp.), Dicionário de Terminologia Arquivística (reimpr.); Norma Brasileira de Descrição
Arquivística (reimpr.); Estado e administração: a construção do Brasil independente (1822-
1840), A escrita da repressão e da subversão, Ministério da Justiça 190 anos: justiça, direitos e
cidadania no Brasil, O Arquivo Nacional 1838-2012 (2ª ed. ampliada), Festas chilenas:
sociabilidade e política no Rio de Janeiro no ocaso do Império, em parceria com a editora da
PUCRS; além de catálogos de exposições e outros materiais para seminários. Compõe ainda o
programa editorial o periódico científico revista Acervo que entre 2012 e 2015 publicou 8
números em versão impressa e eletrônica. O meio eletrônico vem, a cada ano, se configurando
como um recurso relevante na difusão do acervo e do conhecimento produzido. O site
Exposições Virtuais, que permite recuperar a memória das mostras realizadas pelo Arquivo
Nacional ao longo dos últimos 25 anos e construir outras, exclusivamente virtuais,
disponibilizou 8 exposições: 190 anos do Ministério da Justiça; Capitais da Bossa Nova: Rio e
Brasília nos anos JK e O Rio do morro ao mar: demolições e comemorações em 1922, Brasil:
O Império dos trópicos, França: uma festa brasileira , A história em preto e branco:
periódicos no Brasil do século XIX, Viagens italianas, Jango nossa breve história. O site O
Arquivo Nacional e a história luso-brasileira apresentou 13 novos temas: Impostos,
contrabando e revoltas, Grão-Pará e Maranhão sob a política ilustrada, Alimentação na
América portuguesa, Ouro e diamantes na colônia americana, Nossa Senhora dos Remédios de
Parati, Saúde e higiene pública na ordem colonial e joanina, Mulatos na sociedade colonial,
Prisões, presigangas e cadeias na colônia, Pesca da baleia na colônia, Órfãos e expostos no
Império Luso-Brasileiro, Ordens Terceiras, Diplomacia e política externa na América joanina e
Portugal: política externa no mundo árabe e islâmico. Esses sites receberam, respectivamente,
28.945 e 55.630, e visitantes únicos e 63.567 e 14.083. Foram realizadas mostras de documentos
por ocasião da visita de delegações estrangeiras e alusivas a datas importantes: comitiva do
Sultanato de Omã; delegação do cônsul-geral da Holanda; delegação do Patriarca Maronita de
Antioquia e todo o Oriente e o cônsul-geral do Líbano; comitiva do diretor internacional do
Programa Memória do Mundo/Unesco, visita de representantes da cidade de Tianjin, China; 25
anos da Constituição; centenário de José Honório Rodrigues. O programa de visitas técnicas
vem reforçando a imagem pública do Arquivo Nacional, nas áreas de acesso e difusão
documental, e divulgando a missão institucional para a sociedade, atendendo nos últimos 2
anos 106 instituições, com destaque para as instituições de ensino profissionalizante ESPRO,
SENAI, CIEE e SENAC.
64
f) 2 conferências nacionais de arquivos realizadas em 2013 e 2015
A 1ª Conferência Nacional de Arquivos - CNARQ foi realizada em Brasília de 14 a 17 de
dezembro de 2011, com a previsão de periodicidade bienal. Tendo em vista
restrições orçamentárias e, ainda, a não implementação das principais deliberações da 1ª
CNARQ, não foram realizadas as duas conferências previstas para 2013 e 2015, sem o
cumprimento da meta.
g) 2 milhões de usuários atendidos e acessos a sítios eletrônicos e outras mídias
digitais de difusão do acervo e de conhecimento
Ao longo do ano de 2015 foram realizados 1.314.515 um milhão, trezentos e quatorze
mil, quinhentos e quinze) atendimentos a usuários e acessos a sítios eletrônicos e outras mídias
digitais de difusão do acervo e de conhecimento. Foram realizados 32.489 (trinta e dois mil,
quatrocentos e oitenta e nove) atendimentos, divididos nas modalidades de atendimento
presencial e atendimento a distância e 1.282.026 (um milhão, duzentos e oitenta e dois mil e
vinte e seis) acessos aos sítios eletrônicos institucionais. O quantitativo de atendimentos ao
usuário acumulado entre janeiro de 2012 e dezembro de 2015 totalizou 4.234.407,00 (quatro
milhões, duzentos e trinta e quatro mil, quatrocentos e sete). Portanto, a meta estabelecida para
o período 2012-2015 de dois milhões de atendimentos foi superada. Tal fato deve-se
principalmente à disponibilização de sítios eletrônicos institucionais, que se tornaram
ferramentas amplamente utilizadas pelos usuários para acesso a uma parte do acervo, a
instrumentos de pesquisa, leis e resoluções arquivísticas, além de informações sobre o Arquivo
Nacional e sua participação em órgãos internacionais.
Descrição das principais realizações:
• Otimização das funcionalidades implantadas no módulo consulta SIAN;
• Execução de atividades voltadas à modernização do atendimento, através da
informatização de processos e simplificação de rotinas operacionais, com vistas à agilização da
prestação do serviço;
• Instalação na sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, do Núcleo de Atendimento
a pesquisadores credenciados pela Comissão Nacional da Verdade – CNV e Comissões da
Verdade estaduais.
Expectativas para o próximo período:
• Dar continuidade às atividades para ampliar a difusão do acervo da instituição, no que
se refere às atribuições do atendimento e do acesso à informação;
• Dar prosseguimento às atividades voltadas à modernização do atendimento, através da
informatização de processos e simplificação de rotinas operacionais, com vistas à agilização da
prestação do serviço;
• Criação de novas ferramentas de pesquisas online a serem disponibilizadas aos usuários
e servidores;
65
• Implantação de projeto de formação continuada aos técnicos do atendimento presencial
e a distância, da Sede e da Regional em Brasília, com vistas à implementação de novos recursos
tecnológicos e boas práticas do setor;
• Formação de novos profissionais de referência, com a finalidade de qualificá-los para
exercer as atividades específicas de atendimento ao público e acesso ao acervo da instituição;
• Continuidade de Projetos educativos para divulgação do acervo da instituição em
escolas de nível fundamental e médio;
Desafios de implementação:
• Aumento do quantitativo de servidores nos serviços de atendimento presencial e a
distância, não viabilizado plenamente no exercício de 2015;
• Otimização da interface de alguns sítios institucionais, para torná-los mais atrativos aos
usuários, dando prosseguimento às atividades iniciadas no exercício de 2013 para a
reformulação dos sítios.
• Ampliação da inserção da instituição na sociedade, com ênfase nos serviços de acesso à
informação à disposição da população;
• Divulgação das atividades da instituição em meios de comunicação;
• Disponibilização da versão do portal do A.N. em espanhol e em inglês.
h) 50 unidades protocolizadoras da Administração Pública Federal reestruturadas
Em fevereiro de 2014 foi solicitada a exclusão desta meta em razão do conflito de
competências existente entre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da
administração pública federal e o Sistema de Serviços Gerais da Administração Pública Federal
– SISG, em relação às atividades de protocolo (comunicações administrativas), atividade típica
e específica do SIGA, que é o sistema estruturador que responde pela gestão de documentos
nos órgãos.
i) 8 pontos de acesso da Rede Memórias Reveladas implantados nos estados
Essa iniciativa busca facilitar, especificamente, o acesso ao portal e ao Banco de Dados
Memórias Reveladas, disponíveis no endereço www.memoriasreveladas.gov.br, com a
instalação de pontos de acesso informatizados em 8 (oito) estados, contemplando todas as
regiões do Brasil. Em virtude de contingenciamento de recursos, não foram alocados recursos
para a execução do projeto.
j) Ampliar em 100 Tbyte/ano a capacidade de armazenamento de arquivos digitais
66
No exercício 2012, o processo de aquisição de um repositório digital de 100Tb encontrava-
se em andamento com realização do processo licitatório em dezembro de 2013. No exercício de
2013 atingimos a meta com ampliação da capacidade de armazenamento em 500 Tb. A meta
manteve-se instável nos exercícios de 2014 e 2015.
k) Ampliar espaço de armazenamento físico para o acervo da Administração Pública
Federal com a adequação de dois depósitos/ano.
O Arquivo Nacional tem sob sua guarda hoje 888 fundos documentais que somam cerca de
60 km de prateleiras. Deste montante, 60% dos fundos está sob guarda da sede no Rio de
Janeiro e o restante está armazenado na Coordenação Regional do Distrito Federal. Durante o
ano de 2015, foi realizado o processo de aquisição de 211 módulos de estantes deslizantes para
ampliação do espaço de armazenamento físico do acervo em 950m, o que possibilitará
armazenar 5.700 caixas de acervo.
l) Aumentar em 10% ao ano a quantidade de equipamentos de preservação
instalados (Sistema de climatização; Sistema de monitoramento ambiental;
Sistemas de Arquivos Deslizantes), totalizando 2236 equipamentos
• Em 2012, o Arquivo Nacional adquiriu 680 novos equipamentos de preservação do
acervo sob sua guarda, sendo: i) 216 módulos de estantes deslizantes na sede e 463 módulos de
estantes metálicas na unidade regional; ii) um sistema de monitoramento ambiental dos
depósitos da unidade regional. Portanto, a meta prevista para 2012 (153 equipamentos) foi
superada.
• Em 2013, o Arquivo Nacional adquiriu 30 novos equipamentos de preservação, o que
ampliou e modernizou o parque tecnológico para digitalização e preservação, especialmente a
digital, do acervo sob sua guarda.
• No ano de 2014, o Arquivo Nacional adquiriu 150 módulos de estantes deslizantes, o
que permitiu ampliar o espaço de armazenamento físico do acervo em 630m, além de
equipamentos de preservação como scanner de mesa para digitalização de fotografias.
m) Aumentar em 10% ao ano a quantidade de equipamentos de preservação
instalados (Sistema de climatização; Sistema de monitoramento ambiental;
Sistemas de Arquivos Deslizantes), totalizando 2236 equipamentos
67
No ano de 2015, o Arquivo Nacional adquiriu 211 módulos de estantes deslizantes, o que
permitirá ampliar o espaço de armazenamento físico do acervo em 950m, além de
equipamentos de preservação como 03 scanners planetários e 01 câmera de alta resolução para
digitalização de documentos escritos, fotografias, dentre outros.
n) Capacitação em gestão de documentos dos servidores dos órgãos e entidades da
Administração Pública Federal, mediante a realização de cursos de capacitação e
do V Encontro Técnico dos Integrantes do SIGA.
Em 2013 foram realizados, no Rio de Janeiro, 3 Cursos de Capacitação em Gestão de
Documentos para servidores/empregados públicos dos órgãos e entidades da APF, integrantes
do SIGA.Também foi ministrado o Curso Gestão de Documentos Arquivísticos Digitais, de 6 a
10 de maio, sendo capacitados 30 servidores .
Foram realizados 4 cursos de capacitação dos servidores lotados nas áreas de protocolo e
arquivo dos órgãos e entidades integrantes do SIGA, o que garantirá o desenvolvimento das
atividades de gestão de documentos com rapidez e eficiência, bem como a disseminação das
normas e legislação em vigor.
As atividades necessárias ao cumprimento do objetivo foram desenvolvidas de modo
satisfatório. A parceria entre o Arquivo Nacional e a Universidade Federal de Alagoas (UFAL)
e a Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS) facilitou e tornou possível a
realização de cursos em Maceió/AL e em Porto Alegre/RS.
Descrição das principais realizações:
Em 2013 foram realizados, no Rio de Janeiro, 3 Cursos de Capacitação em Gestão de
Documentos: de 1 a 14 de março, sendo capacitados 27 servidores; de 13 a 24 de maio,
participaram 19 órgãos e entidades,sendo capacitados 38 servidores e de 24 a 28 de junho,
participaram 15 órgãos e entidades,sendo capacitados 31 servidores. Também foi ministrado o
Curso Gestão de Documentos Arquivísticos Digitais, de 6 a 10 de maio, sendo capacitados 30
servidores.
No 1º semestre de 2014 foram realizados dois Cursos Básicos de Capacitação em
Gestão de Documentos para os órgãos e entidades da Administração Pública Federal: de 5 a 9
de maio de 2014, em Brasília/DF, e de 2 a 6 de junho de 2014, em Maceió/AL. Em Brasília
participaram 19 órgãos e entidades, tendo sido capacitados um total de 33 servidores. Em
Maceió participaram 20 órgãos e entidades, tendo sido capacitados um total de 46 servidores.
No 2º semestre de 2014, também, foram realizados dois Cursos Básicos de Capacitação
em Gestão de Documentos para os órgãos e entidades da Administração Pública Federal: de 15
a 19 de setembro de 2014, em Porto Alegre/RS, e de 3 a 7 de novembro de 2014, no Rio de
68
janeiro/RJ. Em Porto Alegre participaram 19 órgãos e entidades, tendo sido capacitados um
total de 33 servidores. No Rio de Janeiro participaram 27 órgãos e entidades, tendo sido
capacitados 48 servidores.
Em 2015 foram ministrados: 3 Cursos de Capacitação em Gestão de Documentos e 2
oficinas de Classificação de Documentos de Arquivo, a saber:
Curso Básico de Capacitação em Gestão de Documentos, Módulo III – Documentos
Arquivísticos Digitais, Rio de Janeiro - 17 e 18 de março de 2015. Participaram 20
órgãos e entidades, tendo sido capacitados um total de 29 servidores.
Curso Básico de Capacitação em Gestão de Documentos, Módulo I e II – Noções
Básicas de Arquivo e Gestão de Documentos, Brasília – 15, 16 e 17 de abril de 2015.
Participaram 24 órgãos e entidades, tendo sido capacitados um total de 27 servidores.
Oficina de Classificação de Documentos de Arquivo.Rio de Janeiro - 6, 7 e 8 de
outubro de 2015. Participaram 12 órgãos e entidades, tendo sido capacitados um total de
21 servidores.
Oficina de Classificação de Documentos de Arquivo, Brasília – 20, 21 e 22 de outubro
de 2015. Participaram 17 órgãos e entidades, tendo sido capacitados um total de 20
servidores.
Curso Básico de Capacitação em Gestão de Documentos - Módulo III – Documentos
Arquivísticos Digitais, Rio de Janeiro - 16 e 17 de novembro de 2015. Participaram 26
órgãos e entidades, tendo sido capacitados um total de 32 servidores.
o) Fomentar a criação de arquivos municipais em 10% dos municípios brasileiros
com população acima de 100.000 habitantes
Em 2012 e 2013, diversas ações foram adotadas para fomentar a criação de arquivos
municipais, dentre elas: elaboração de instrumentos técnicos com vistas à criação e
desenvolvimento de arquivos públicos municipais, considerando os princípios norteadores da
lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação) e assistência
técnica/consultoria aos órgãos integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR. Em
2014, foi dada sequência às atividades iniciadas em 2013, tendo por finalidade promover, em
parceria com o Ministério da Justiça, uma campanha institucional de fomento para criação e
desenvolvimento de arquivos públicos municipais, com a execução das seguintes ações em sua
fase inicial: envio de ofícios às universidades que oferecem cursos de arquivologia, às
associações de municípios, aos tribunais de contas, aos ministérios públicos, aos arquivos
públicos estaduais e às associações de arquivistas explicando os objetivos da campanha e
solicitando o apoio destas instituições para ampla divulgação da campanha e na colaboração de
ações e atividades relacionadas ao desenvolvimento dos arquivos e da arquivologia;
encaminhamento de Aviso Circular do Senhor Excelentíssimo Ministro da Justiça juntamente
com a publicação “Criação e Desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais:
Transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania” a 1.850 Prefeituras
69
Municipais; desenvolvimento de website para divulgação da campanha e envio de Carta do
Presidente do CONARQ a todas as prefeituras do país informando sobre o início da mesma; e
realização, no dia 05 de dezembro de 2014, de evento promocional em parceria com a
Secretaria de Comunicação Social da Presidência da República e com a Assessoria de
Comunicação do Ministério da Justiça para o lançamento da campanha nas instalações do
Arquivo Nacional no Rio de Janeiro, com a apresentação de um filme sobre a importância da
criação e desenvolvimento dos Arquivos Públicos. Em 2015, houve continuidade da Campanha
de fomento para criação e desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais que contou com
o envio de 1.750 exemplares da publicação “Criação e desenvolvimento de arquivos públicos
municipais: Transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania” para ser
distribuída em 5 eventos da área de arquivos, nos quais o CONARQ foi parceiro, atingindo
aproximadamente 7 municípios previstos na meta. No período 2012-2015 foram alcançados
todos os 304 municípios com população acima de 100 mil habitantes, totalizando 1000% da
meta.
p) Inserir 53.573 registros em sistema informatizado de registro de estrangeiros e
naturalização
Na década de 1980, o Arquivo Nacional recolheu do Departamento de Polícia Federal
documentos sobre estrangeiros, que necessitavam de tratamento arquivístico, a saber: relações
de passageiros de embarcações que chegaram aos portos brasileiros, relações de aviões que
aterrissaram em aeroportos de vários estados brasileiros, fichas consulares de qualificação,
cartão de embarque/desembarque de passageiros, pedidos de visto, cartões de serviço de
tripulantes marítimos, carteiras de identidade de estrangeiros, controles de entrada/saída de
voos e nacionalidades/número de pessoas a bordo, entre outros.
O grande número de consultas às relações de passageiros em vapores, parcela do acervo
produzida no final do século XIX e início do século XX, acelerou o processo de desorganização
e de deterioração da documentação. Diante disso, o Arquivo Nacional desenvolveu um projeto,
a ser financiado com recursos do Banco Nacional do Desenvolvimento (BNDES) e executado
pela Associação Cultural do Arquivo Nacional (ACAN), que terá como objetivos: i) tratar
tecnicamente a informação presente num dos acervos mais consultados da instituição; ii) inserir
dados relativos a quinhentos mil imigrantes em base de dados especifica, destinada à rápida
recuperação de informações onomásticas relativas a entrada de estrangeiros; iii) alimentar o
Sistema de Informações do Arquivo Nacional, com associação de imagens das relações de
desembarque de passageiros, para acesso via web; iv) permitir aos usuários a verificação
imediata da existência de documentos que lhe interessem, bem como lhes garantir rápido
atendimento na obtenção dos documentos comprobatórios e certidões necessárias. Em função
de problemas operacionais da instituição executora, este projeto não foi iniciado em 2013. No
primeiro semestre de 2014, o Arquivo Nacional recebeu a primeira parcela dos recursos, mas a
contratação de pessoal (20 estagiários de nível de superior) se deu apenas no segundo semestre.
70
Ao longo do ano de 2015 foram realizados 501.134 registros na base de dados sobre
imigração com informações das relações de passageiros do fundo Divisão de Polícia Marítima,
Aérea e de Fronteiras (DPMAF/RJ).
q) Integrar mais 20 órgãos e entidades parceiros à Rede Nacional de Cooperação e
Informações Arquivísticas do Memórias Reveladas
O objetivo da meta é o desenvolvimento de rede de cooperação visando promover a
integração de acervos, a difusão de boas práticas no campo da arquivologia, bem como a
execução de ações que favoreçam a reflexão sobre o período de 1964-1985. A Rede Memórias
Reveladas é composta, atualmente, por 114 instituições no Brasil e no exterior. No cômputo
total, a meta já se encontra superada em 360% (72 órgãos e instituições passaram a integrar a
Rede, 10 das quais em 2015) com a adesão de parceiros no Brasil e no exterior. A Rede
Memórias Reveladas é a maior rede de cooperação arquivística da América Latina.
r) Prédio construído, com moderna tecnologia aplicada à guarda e gestão de
documentos produzidos e acumulados pela Administração Pública Federal
Projeto institucionalmente considerado de suma importância na implementação de
programas de gestão e preservação de documentos públicos, entretanto, pela ausência de
recursos orçamentários e financeiros a ele destinados o projeto foi adiado para o próximo PPA.
s) Proteger e preservar mais 15 acervos do período do regime militar (1964-1985) no
âmbito da Rede Memórias Reveladas
No primeiro semestre de 2013, foram preservados, no Arquivo Nacional, 3 acervos de
período do regime militar, totalizando 20% da meta geral de proteção e preservação de acervos.
Em 2014, projeto de tratamento de acervos de entidades parceiras nos estados encontrava-se
sob análise técnica no Ministério da Justiça. Foram preservados outros 3 acervos nesse mesmo
ano. Em 2015, foram preservados mais 4 acervos, no Arquivo Nacional e em outras
instituições, totalizando 66% da meta geral perseguida. Em novembro de 2015, projeto de
preservação de acervos DOPS foi aprovado parcialmente. No que se refere aos acervos
públicos federais, prossegue a iniciativa do Ministério da Justiça e Arquivo Nacional visando à
71
localização de acervos da ditadura atualmente não recolhidos ao Arquivo Nacional. Em
novembro de 2015, projeto de preservação de acervos DOPS foi aprovado parcialmente,
cabendo destacar que seu início efetivo somente ocorrerá no primeiro semestre de 2016, razão
pela qual não foi possível atingir a meta em sua totalidade.
Quadro 24– Metas Qualitativas
METAS QUALITATIVAS
Sequencial Descrição da Meta
01
Aprovar marcos legais para os Sistema de Administração de Recursos de Informação e Informática
9SISP0, Sistema de Serviços Gerais (SISG) e sistema de Gestão de Documentos de Arquivos (SIGA)
da Administração Pública Federal
02 Aprovar normativas reguladoras das atividades de protocolo da Administração Pública Federal
03 Implantação de serviços de informação ao cidadão nos órgãos e entidades da Administração Pública
Federal
04 Programa Arquivo Nacional Digital (NA Digital)
a) Aprovar marcos legais para os Sistema de Administração de Recursos de
Informação e Informática (SISP), Sistema de Serviços Gerais (SISG) e Sistema de
Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) da Administração Pública Federal
Em fevereiro de 2014 foi solicitada a exclusão desta meta, pois o Arquivo Nacional
elaborou minutas de Nota Técnica, Exposição de Motivos e de Decreto reformulando o Sistema
de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da administração pública federal,
encaminhando-o à esfera competente para as providências decorrentes.
Quanto aos marcos legais de responsabilidade do Ministério do Planejamento,
Orçamento e Gestão, conforme já informado anteriormente, o marco legal relativo ao Sistema
de Administração de Recursos de Informação e Informática (SISP) foi promulgado e o relativo
ao Sistema de Serviços Gerais (SISG), não foi promulgado, sob a justificativa que necessitaria
de grandes estudos para transformar o SISG em um sistema de logística, continuando assim, o
conflito de competências com o SIGA.
Em razão da recente reforma administrativa, o Ministério da Justiça fará alterações no
decreto que trata de sua estrutura organizacional. Sendo assim, acredita-se que após a sanção do
referido decreto haja a publicação do novo decreto do SIGA, com alteração significativa para o
seu fortalecimento.
72
b) Aprovar normativas reguladoras das atividades de protocolo da Administração
Pública Federal
Em fevereiro de 2014 foi solicitada a exclusão da meta, em razão dos problemas
decorrentes da superposição de competências. Apesar das dificuldades, os trabalhos
prosseguiram e, em conjunto ‘com o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão e foram
elaboradas três portarias interministeriais, sendo que duas delas já foram aprovadas e assinadas
pelos Ministros da Justiça e do Planejamento, Orçamento e Gestão, a saber:
1. Portaria Interministerial nº 2.320, de 30 de dezembro de 2014, que institui o Sistema
Protocolo Integrado no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública
Federal;
2. Portaria Interministerial nº 2.321, de 30 de dezembro de 2014, que define os
procedimentos relativos à utilização do Número Único de Protocolo – NUP no âmbito
dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
As duas Portarias Interministeriais citadas acima foram publicadas no DOU nº 253,
página 100, seção 1, de 31/12/2014.
3 Em 2014 a Portaria Interministerial que aprova os procedimentos gerais para o
desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da
Administração Pública Federal encontrava-se em tramitação e em vias de ser aprovada e
assinada.
4 Em 7 de outubro de 2015, foi publicada a Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, que
define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no
âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal .
c) Implantação de serviços de informação ao cidadão nos órgãos e entidades da
Administração Pública Federal
Para subsidiar a realização desta meta o Arquivo Nacional realizou um diagnóstico a
respeito da situação da gestão de documentos e informações no âmbito do Ministério da
Justiça: Arquivo Nacional, secretarias, departamentos, autarquia, fundação e conselhos. O
Arquivo Nacional ficou responsável pela elaboração de um instrumento de coleta de dados para
diagnóstico da situação do funcionamento, da infraestrutura material, dos recursos humanos,
73
dos recursos de tecnologia da informação e da automação de serviços e da integração da
informação em rede dos órgãos e entidades com Núcleo Central do Ministério e destes entre si,
visando implementar ações que agilizem a circulação de informações no âmbito do Ministério
da Justiça e de seus órgãos e entidades, para melhorar os mecanismos de transparência
institucional, da tomada de decisões e da prestação de serviços aos cidadãos.
Em relação aos órgãos e entidades da estrutura do Ministério que têm representações
regionais, o questionário foi aplicado no órgão central e também em cada representação
regional. No âmbito do núcleo central do MJ o questionário deveria ser preenchido por todos as
unidades de protocolos (central e setoriais), fossem unidades protocolizadoras ou não, arquivo
central e arquivos setoriais, incluindo quaisquer unidades que desenvolvessem atividades
específicas, como por exemplo, os Conselhos, mesmo que não fossem identificados como
unidades protocolizadoras. Cabe mencionar foram necessárias sucessivas prorrogações do
prazo para recebimento dos questionários em função do não cumprimento do prazo
inicialmente estabelecido. O trabalho de coleta foi encerrado no dia 3 de abril de 2012, data em
que se contabilizou noventa e cinco (95) Questionários de Diagnóstico recebidos dos
órgãos/entidade/unidades administrativas do MJ. A partir da análise desses questionários,
foram elaborados dois documentos: i) “Diagnóstico dos Programas e Atividades de Gestão de
Documentos no Ministério da Justiça e nos Órgãos e Entidades que o integram”; e, ii)
“Recomendações a serem seguidas pelos Órgãos/ Entidades/ Unidades Administrativas do
Ministério da Justiça para Implementação da Lei nº 12.527, de 18 de Novembro de 2011, que
regula o acesso a informações.” A partir destes documentos, a Portaria nº 600, de 12 de abril de
2012, do Gabinete do Ministro de Estado da Justiça, institui a Rede de Serviços de Informações
ao Cidadão – Rede SIC no âmbito do MJ, formada de um Serviço de Informação ao Cidadão
Central – SIC Central e mais 7 (sete) Serviços de Informações ao Cidadão Setoriais – SICs
Setoriais. O referido Diagnóstico e as Recomendações elaborados para o Ministério da Justiça
serviram de base para orientar os órgãos e entidades da APF, quando havia dúvidas quanto à
estruturação de seus serviços de informação ao cidadão.
A implantação dos SIC ocorreu em todos os órgãos e entidades da APF. Ficando a partir
de maio de 2012 com a entrada da Lei de Acesso em vigor (Lei nº 12.527 de 18/11/2011) para
acompanhamento, monitoramento e avaliação da Autoridade de Monitoramento do Arquivo
Nacional.
d) Programa Arquivo Nacional Digital (AN Digital)
O Programa AN Digital vem desenvolvendo as sua atividades visando dotar o Arquivo
Nacional da infraestrutura necessária para receber, preservar e dar acesso aos documentos
arquivísticos digitais recolhidos à instituição. Nesse sentido, já foi definida uma política de
preservação digital institucional, que inclui normas e procedimentos a serem adotados, e está
sendo desenvolvida uma solução tecnológica para atender a esta demanda. A Modelagem de
processos foi realizada e seus resultados apontaram para a criação de uma unidade
74
administrativa para tratar especificamente desta questão. Foi finalizado o projeto de integração
do repositório digital com o sistema de acesso aos documentos do Arquivo Nacional (Sistema
de Informações do Arquivo Nacional – SIAN).No primeiro semestre de 2014 foi concluída a
modelagem de processos para adequação da entrada, processamento técnico e acesso aos
documentos digitais no âmbito do Programa AN Digital. Foram realizadas entrevistas com as
unidades administrativas relacionadas a estas atividades, no sentido de subsidiar o
detalhamento da situação atual (AS-IS) dos processos; foi feita avaliação da situação atual,
levando-se em conta as necessidades de adequação para inclusão dos documentos digitais nos
processos; foram modelados os processos futuros (TO-BE) e validados junto às unidades
administrativas envolvidas; e elaborado um plano de implementação. O plano de
implementação entregue incluiu o detalhamento das melhorias e mudanças nos processos
necessárias para a implantação do AN Digital, bem como uma proposta de adequação da
estrutura organizacional do Arquivo Nacional para dar conta dos processos que envolvem os
documentos digitais.
No que diz respeito ao repositório digital, em fevereiro foi finalizado o projeto de
integração do repositório digital com o sistema de acesso aos documentos do Arquivo Nacional
(Sistema de Informações do Arquivo Nacional – SIAN). O projeto incluiu o detalhamento de
uma série de funcionalidades no SIAN para possibilitar a importação dos metadados descritivos
dos documentos digitais recebidos no repositório e de uma cópia de acesso destes documentos,
além de requisitos de controle de acesso e integridade de dados. Foram também detalhados os
requisitos do repositório, para entrada e manutenção dos documentos digitais, em conformidade
com a realidade do Arquivo Nacional. Nesta etapa foram também realizados testes no
Repositório de Objectos Digitais Autênticos – RODA, em uso no Arquivo Nacional de
Portugal, ao final dos quais foram detectados alguns problemas de performance. Ao
mesmotempo, foi identificado o lançamento de uma nova versão, mais madura no mercado, da
solução para repositórios digitais “Archivematica”, também de código aberto, e passou-se a
considerá-la como possível alternativa ao RODA. A princípio, tal solução de repositório digital,
desenvolvida pela empresa Artefactual Systems (Canadá) e adotada pelo Conselho
Internacional de Arquivos (CIA), demonstrou ser mais facilmente customizável e de
melhorperformance. Diante deste cenário, se faz necessária uma avaliação mais detalhada do
“Archivematica”, com realização de testes, antes de se dar início à implementação do projeto
desenvolvido, fim de se verificar qual dos dois é mais adequado à realidade do Arquivo
Nacional do Brasil. Para a realização destes testes, será necessária a contratação de profissional
de Tecnologia da Informação especializado. Descrição das principais realizações:Modelagem
de processos para adequação da entrada, processamento técnico e acesso aos documentos
digitais no âmbito do Programa AN Digital. Estudos para a inclusão dos documentos digitais
nos processos de trabalho do AN. Modelagem dos processos futuros (TO-BE) e validação pelas
unidades administrativas envolvidas. Elaboração de um plano de implementação que incluiu o
detalhamento das melhorias e mudanças nos processos de trabalho necessárias à implantação
do AN Digital. Finalização do projeto de integração do repositório digital com o sistema de
acesso aos documentos do AN (Sistema de Informações do Arquivo Nacional – SIAN).
75
Detalhamento dos requisitos do repositório, para entrada e manutenção dos documentos
digitais, visando atender a realidade do AN. Foram realizados testes no Repositório de Objectos
Digitais Autênticos – RODA, em uso no AN de Portugal. Início da avaliação do
“Archivematica”. Em 2015 foi feita a analise da ferramenta Archivemática, para ser utilizada
no repositório digital em substituição ao RODA, que se mostrou deficiente com relação à
performance e com carências de funcionalidades importantes. A nova versão do Archivemática
se mostrou mais adequada para atender à escala e necessidades do AN e assim, decidiu-se pela
mudança de ambiente operacional. Essa decisão levou em consideração a avaliação de que
seriam necessárias poucas alterações no projeto de integração do repositório com o Sistemas de
Informações do Arquivo Nacional - SIAN.
4.3.1 Execução Física e Financeira das Ações da LOA de Responsabilidade da Unidade
Quadro 25 - Ações de Relacionadas a Programa Temático do PPA de Responsabilidade da UPC–OFSS
Identificação da Ação
Código 2810
Título Preservação do Patrimônio Arquivístico Nacional
Iniciativa
03KS – Modernização, gestão e integração sistêmica dos serviços arquivísticos da
Administração Pública Federal e preservação, acesso e difusão do patrimônio arquivístico
nacional
Objetivo
0872 - Consolidar a política nacional de arquivos, modernizar os serviços arquivísticos
governamentais e preservar o patrimônio arquivístico nacional de forma a harmonizar a
responsabilidade do poder público com o direito constitucional dos cidadãos de acesso à
informação e contribuir para a promoção do direito à memória e a verdade
Programa Cidadania e Justiça Código: 2020 Tipo: Temático
Unidade Orçamentária 30103 – Arquivo Nacional
Ação Prioritária ( ) Sim ( x )Não Caso positivo: ( ) PAC ( ) Brasil sem Miséria ( ) Outras
Lei Orçamentária do exercício
Execução Orçamentária e Financeira
Dotação Despesa Restos a Pagar do exercício
Inicial Final Empenhada Liquidada Paga Processados Não
Processados
26.765.831 26.782.880 24.301.256 16.645.904 16.645.904 0 7.655.352
Execução Física
Descrição da meta Unidade de medida Meta
Prevista Reprogramada Realizada
Acervo preservado Unidade 878 - 888
76
Restos a Pagar Não processados - Exercícios Anteriores
Execução Orçamentária e Financeira Execução Física - Metas
Valor em 1º
janeiro Valor Liquidado Valor Cancelado Descrição da Meta
Unidade de
medida Realizada
6.144.611 5.650.770 (-74.429) Acervo preservado Unidade 888
Quadro 26 - Ação/Subtítulo – OFSS
Identificação da Ação
Código 2810 Tipo: Atividade
Descrição Preservação do Patrimônio Arquivístico Nacional
Iniciativa
03KS Modernização, gestão e integração sistêmica dos serviços da Administração Pública
Federal e preservação, acesso e difusão do patrimônio arquivístico nacional
Objetivo
0872 - Consolidar a política nacional de arquivos, modernizar os serviços arquivísticos
governamentais e preservar o patrimônio arquivístico nacional de forma a harmonizar a
responsabilidade do poder público com o direito constitucional dos cidadãos de acesso à
informação e contribuir para a promoção do direito à memória e a verdade.
Programa Cidadania e Justiça Código: 2020 Tipo: Temático
Unidade
Orçamentária
30.103 – Arquivo Nacional
Ação Prioritária ( ) Sim ( x )Não Caso positivo: ( )PAC ( ) Brasil sem Miséria ( ) Outras
Lei Orçamentária Anual do exercício
Execução Orçamentária e Financeira
Nº do
subtítulo/
Localizador
Dotação Despesa Restos a Pagar do exercício
Inicial Final Empenhada Liquidada Paga Processado
s
Não
Processados
Nacional 26.765.831 26.782.880 24.301.256 16.645.904 16.645.904 0 7.655.352
Execução Física da Ação
Nº do
subtítulo/
Localizador
Descrição da meta Unidade de
medida
Meta
Prevista Reprogramada
(*) Realizada
Nacional0 Acervo Preservado Unidade 878 - 888
0
Restos a Pagar Não processados - Exercícios Anteriores
Nº do
subtítulo/
Localizador
Execução Orçamentária e Financeira Execução Física - Metas
Valor em 1º de
janeiro
Valor
Liquidado
Valor
Cancelad
o
Descrição da Meta Unidade de
medida Realizada
77
02Nacional 6.144.611 5.650.770 (-74.429) Acervo preservado Unidade 888
0
4.3.2 Informações sobre a execução da despesa
Quadro 27 – Despesas por modalidade de contratação
Unidade orçamentária: Código UO: UGO:
Modalidade de Contratação Despesa liquidada Despesa paga
2015 2014 2015 2014
1. Modalidade de Licitação
(a+b+c+d+e+f+g) 13.809.318,70 8.042.615,78 13.754.162,06 8.042.615,78
a) Convite - - - -
b) Tomada de Preços - - - -
c) Concorrência - - - -
d) Pregão 13.809.318,70 8.042.615,78 13.574.162,06 8.042.615,78
e) Concurso - - - -
f) Consulta - - - -
g) Regime Diferenciado de
Contratações Públicas -
- - -
2. Contratações Diretas (h+i) 3.134.845,78 2.153.234,84 3134.845,78 2.153.234,84
h) Dispensa 2.432.078,38 1.685.771.21 2.432.078,38 1.685.771,21
i) Inexigibilidade 702.767,40 467.463,63 702.767,40 467.463,63
3. Regime de Execução Especial 43.313,20 49.927,26 43.313,20 49.927,26
j) Suprimento de Fundos 43.313,20 49.927,26 43.313,20 49.927,26
4. Pagamento de Pessoal (k+l) 67.552.114,65 64.824.746,43 67.552.114.65 64.824.746,43
k) Pagamento em Folha 67.552.114,65 64.824.746,43 67.552.114.65 64.824.746,43
l) Diárias 75.225,90 113.406,97 75.225,90 113.406,97
5. Outros 2.809.230,21 470.143.90 2.809.230,21 470.143.90
6. Total (1+2+3+4+5) 87.392.135,81 82.590.688,21 87.392.135,81 82.590.609,92
78
Quadro 28 – Despesas por grupo e elemento de despesa
Unidade Orçamentária: ARQUIVO NACIONAL Código UO: 30.103 UGO: 200247
DESPESAS CORRENTES
Grupos de Despesa Empenhada Liquidada RP não processados Valores Pagos
1. Despesas de Pessoal 2015 2014 2015 2014 2015 2014 2015 2014
31901100 - 52.466.520,40 56.353.996,18 52.466.520,40 56.353.996,18 - 107.081,12 52.466.520,40 56.246.915,06
31901300... 7.133.859,30 13.824.221,00 7.133.859,30 6.925.048,83 - 6.959.172,17 7.133.859,30 6.925.048,83
31900100... 6.296.491,60 5.264.270,10 6.296.491,60 5.212.708,68 - 51.561,42 6.296.491,60 5.212.708,68
Demais elementos do grupo 1.820.810,12 1.564.181,60 1.820.810,12 1.517.785,08 - 46.396,60 1.820.810,12 1.517.785,08
2. Juros e Encargos da Dívida 2015 2014 2015 2014 2015 2014 2015 2014
Nome do elemento de despesa - - - - - - - -
3. Outras Despesas Correntes 2015 2014 2015 2014 2015 2014 2015 2014
33903700 10.723.327,08 9.463.806,25 8.576.091,41 8.673.702,39 2.147.235,67 790.103,83 8.756.091,41 8.673.702,39
33903900 8.959.654,40 6.736.171,26 6.738.142,40 5.018.718,11 2.221.512,00 1.717.453,15 6.738.142,40 5.018.718,11
33904600 2.062.227,30 2.340.000,00 2.062.227,30 2.110.989,92 - 229.010,08 2.062.227,30 2.110.989,92
Demais elementos do grupo 2.540.734,82 3.003.369,22 2.353.206,12 2.250.161,75 187.528,7 753.207,47 2.353.206,12 2.250.161,75
DESPESAS DE CAPITAL
Grupos de Despesa Empenhada Liquidada RP não Processados Valores Pagos
4. Investimentos 2015 2014 2015 2014 2015 2014 2015 2014
44905200 3.355.436,18 3.225.971,00 - 1.283.371,00 3.355.436,18 1.028.457,00 - 1.283.371,00
44903900 - 306.944,00 - 175.455,00 - - - 175.455,00
Demais elementos do grupo - - - - - - - -
79
4.3.3 Execução Descentralizada com Transferência de Recursos
Quadro 29 – Resumo dos instrumentos celebrados e dos montantes transferidos nos últimos três exercícios
Unidade concedente ou contratante
Nome: Arquivo Nacional
UG/GESTÃO: 200247/00001
Modalidade Quantidade de instrumentos celebrados Montantes repassados no exercício (em R$ 1,00)
2015 2014 2013 2015 2014 2013
Convênio - - - - - -
Contrato de repasse - - - - - -
Termo de Execução
Descentralizada... 1 5 5 499.932,98 355.528,01 735.110,31
Totais 1 5 5 499.932,98 355.528,01 735.110,31
Fonte: SIAFI
Os termos de cooperação celebrados pelo Arquivo Nacional referem-se a:
- Promoção de eventos de capacitação para o quadro de recursos humanos do Arquivo Nacional,
tanto na sede, localizada no RJ quanto na Coordenação Regional situada no DF;
- Ressarcimento de despesas para compartilhamento de serviços continuados com a Imprensa
Nacional a saber: fornecimento de energia elétrica, água, utilização da rede de esgotos, manutenção
predial e brigada de incêndio;
80
- Ressarcimento de despesas para realização de serviços gráficos pela Imprensa Nacional para
atender o Arquivo Nacional na esfera de Promoção de Eventos Culturais.
Quadro 30 – Resumo da prestação de contas sobre transferências concedidas pela UJ na modalidade de convênio, termo de
cooperação e de contratos de repasse
Valores em R$ 1,00
Unidade Concedente
Nome: Arquivo Nacional
UG/GESTÃO: 200247/00001
Exercício da
Prestação das
Contas
Quantitativos e montante repassados Instrumentos
(Quantidade e Montante Repassado)
81
Convênios Contratos de
repasse TED...
Exercício do
relatório de
gestão
Contas Prestadas Quantidade - - -
Montante Repassado - - -
Contas NÃO
Prestadas
Quantidade - - 1
Montante Repassado - - 106.066
Exercícios
anteriores Contas Prestadas
Quantidade - - 08
Montante Repassado - - 1.038.535
Fonte: SIAFI
Trata-se de recursos transferidos para a Centresaf/RJ com a finalidade de promover diversos eventos de treinamento e reciclagem no quadro de
recursos humanos do Arquivo Nacional – R$ 108.066,14.
A transferência da ordem de R$ 1.038.535,23 para a Imprensa Nacional teve por objetivo efetuar o ressarcimento de despesas efetuadas
por aquele órgão no pagamento de brigada de incêndio, manutenção predial e serviços de água, esgoto e energia elétrica, em razão do prédio
onde se localiza a Coordenação Regional do Arquivo Nacional ser anexo ao da Imprensa Nacional, sendo feita a prestação de serviços na
modalidade de compartilhamento de despesas.
82
Quadro 31– Situação da análise das contas prestadas no exercício de referência do relatório de gestão
Unidade Concedente ou Contratante
Nome: Diretoria de Programa do Ministério da Justiça
UG/GESTÃO: 200094/00001
Contas apresentadas ao repassador no exercício de referência do relatório de gestão
Instrumentos
Convênios Contratos de repasse Termos de Cooperação
Contas em análise
Quantidade
02
Montante repassado (R$)
6.432.307,85
Fonte: SIAFI
Trata-se de Termos de Cooperação firmados entre o Arquivo Nacional e a Diretoria de Programa do Ministério da Justiça, cujos recursos
foram integralmente aplicados na Reforma dos Telhados dos diversos prédios do Arquivo Nacional, em consequência das fortes chuvas ocorridas
em 2013 e na construção da sala-cofre para abrigar os equipamentos de informática responsáveis pelo armazenamento de todo o acervo digital
sob a guarda do Arquivo Nacional.
83
Não há informação para contas analisadas, por isso suprimiram as linhas Quantidade aprovada ,Quantidade reprovada, Quantidade de
TCE instauradas e Montante Repassado($).
4.3.4 Suprimento de Fundos, Contas Bancárias Tipo B e Cartões de Pagamento do Governo Federal
Quadro 32– Concessão de suprimento de fundos
Exercício
Financeiro
Unidade Gestora (UG)
do SIAFI
Meio de Concessão Valor do
maior
limite
individua
l
concedid
o
Conta Tipo B Cartão de Pagamento do
Governo Federal
Código Nome ou
Sigla Quantidade
Valor
Total Quantidade
Valor
Total
2015 200247 Arquivo - - 13 45.802,35 8.000,00
84
Nacional
2014 200247 Arquivo
Nacional
- - 19 49.927,26 6.000,00
Fonte: SIAFI
Quadro 33 – Utilização de suprimento de fundos
Exercício
Unidade Gestora (UG) do SIAFI Conta Tipo B
Cartão de Pagamento do Governo Federal
Saque Fatura Total
(a+b) Código Nome ou Sigla Quantidade Valor Total Quantidade Valor dos Saques
(a)
Valor das Faturas
(b)
2015
200247 Arquivo
Nacional - - 20 5.430,42 40.371,93 45.802,35
2014
200247 Arquivo
Nacional - - 19
4.221,60
41.537,11
45.758,71
Fonte: SIAFI
85
Quadro 34 – Classificação dos gastos com suprimento de fundos no exercício de referência
Unidade Gestora (UG) do SIAFI Classificação do Objeto Gasto
Código Nome ou Sigla Elemento de Despesa Subitem da Despesa Total
200247 ARQUIVO NACIONAL 3339030
7- Gêneros de alimentação 757,69
16 - Material de expediente 4.129,18
17 - Material de processamento de dados 568,87
19 - Material de acondicionamento e embalagem 418,00
21- Material de copa e cozinha 1.689,30
22 - Material de limpeza e prod. de higienização 1.518,22
23 - Uniformes, tecidos e aviamentos 2.193,88
24 - Material p/ manut.de bens imóveis/instalações 9.307,97
25 - Material p/ manutenção de bens moveis 1.162,34
26 - Material elétrico e eletrônico 9.946,88
28 - Material de proteção e segurança 718,77
29 - Material p/ áudio, vídeo e foto 206,78
35 - Material laboratorial 1.009,67
36 - Material hospitalar 297,00
39 - Material p/ manutenção de veículos 135,89
42 - Ferramentas 101,00
86
339039
4 - Direitos autorais 161,00
16 - Manutenção e Conserv. de Bens Imóveis 950,03
17 - Manut. e Conserv. de máquinas e equipamentos 1.792,00
20 - Manut. e Cons.de B.Moveis de Outras Naturezas 1.985,10
46 - Serviços Domésticos 69,00
63 - Serviços gráficos e editoriais 2.464,28
78 – Limpeza e Conservação 400,00
FONTE: SIAFI
87
4.4 Desempenho Operacional
Ver item 4.1.1
5. GOVERNANÇA
5.1 Descrição das estruturas de governança
A coordenação, acompanhamento e monitoramento dos objetivos do Plano
Estratégico fica a cargo do diretor-geral do Arquivo Nacional e presidente do
CONARQ, assessorado pela Coordenação-Geral de Administração e pelo Grupo de
Planejamento, ao qual cabe elaborar e supervisionar a execução de planos e programas
setoriais; compatibilizar as propostas das áreas com os objetivos do planejamento
estratégico; e acompanhar física e financeiramente a execução dos planos e programas,
garantindo a melhor alocação dos recursos públicos
5.2 Atividades de correição e apuração de ilícitos administrativos
O Arquivo Nacional está em consonância com os preceitos contidos nos artigos
4º e 5º da Portaria nº 1.403/2007 da CGU.
Não há uma estrutura de Corregedoria no Arquivo Nacional. A Coordenação-
Geral de Administração é responsável pela apuração de possíveis irregularidades
cometidas por servidores Públicos.
5.3 Gestão de riscos e controles internos
O Arquivo Nacional concluiu no exercício de 2015 a implementação do Plano
de Gerenciamento de Riscos para o Patrimônio Cultural.
Etapa 1 – Planejamento e estabelecimento do contexto;
Nesta etapa foi feita a valoração, o grau de importância, dos diferentes Fundos
documentais do Arquivo Nacional, de acordo com atributos de valor definidos pelas
diversas equipes técnicas do Arquivo Nacional e a respectiva pontuação de cada Fundo
88
Documental, chegando assim a níveis de prioridade para procedimentos de salvaguarda
e tratamento do acervo;
Etapa 2 – Identificação, análise e priorização de riscos;
Nesta etapa, foi possível identificar os principais riscos que o acervo pode ser
exposto, desde riscos remotos, como queda de aeronave, até riscos reais e cumulativos,
como condições ambientais, temperatura e umidade relativa do ar,
desfavoráveis..levamos em consideração também riscos que envolvem a área
administrativa, como segurança. Diante disso foi possível analisar os diferentes aspectos
que o acervo está sujeito à perda de valor e possíveis danos. Hoje possuímos um quadro
com a magnitude de cada risco e sua respectiva análise e avaliação.
Etapa 3 – Tratamento de riscos;
A partir da identificação e análise de riscos, foram selecionados os principais
riscos de maior magnitude, que podem causar perdas totais e/ou parciais ao acervo e as
possibilidades de tratamento preventivo e curativo destes riscos.
Etapa 4 – comunicação e continuidade.
Foi realizada a apresentação do projeto para toda a equipe do Arquivo Nacional
e o relatório está sendo finalizado para disponibilização no portal do Arquivo Nacional.
Além disso, a equipe responsável pelo projeto está fazendo o refinamento das
informações levantadas, bem como a aplicação de medidas preventivas e corretivas,
com o objetivo de salvaguarda do acervo.
A partir da implantação do projeto de Gerenciamento de riscos, será dada a
continuidade das atividades, com a finalidade de implementação de medidas
preventivas, com a finalidade de mitigar os riscos identificados no projeto e também
identificar possíveis novos riscos.
Os produtos principais decorrentes do projeto são a valoração do acervo, que nos
fornece subsídios para tratamentos prioritários de fundos documentais, a identificação
de principais problemas estruturais nas edificações de guarda do acervo e a
identificação de falhas de procedimentos por parte da equipe do Arquivo Nacional.
89
6. RELACIONAMENTO COM A SOCIEDADE
6.1 Canais de acesso ao cidadão
O Arquivo Nacional atende a consultas em sua sede, no Rio de Janeiro, nos dias
úteis das 7h30 às 19h30, com entrada até 18h30) e em sua unidade regional, no Distrito
Federal, nos mesmos dias e horários. Possui também serviço de atendimento a distância,
pelo endereço eletrônico [email protected].
O acesso presencial é imediato a cópias de documentos no suporte disponível
(disco óptico, microfilme, fitas videomagnéticas, fitas audiomagnéticas). Documentos
originais podem ser consultados mediante agendamento.
O serviço de atendimento a distância é oferecido a pessoas físicas e jurídicas
(públicas e privadas) nacionais e estrangeiras, por meio de correspondência postal,
eletrônica ou fax, com prestação de informações sobre a documentação de interesse,
orientação de referência e envio de reproduções ou certidões.
Podem ser fornecidas reproduções de documentos por meio de cópia em papel,
em disco óptico (CD e DVD, fornecidos pela instituição) e em meio videomagnético,
mediante a entrega do suporte (fitas Mini DV ou Betacam analógica) pelo usuário. Em
todos os casos, após pagamento de Guia de Recolhimento da União (GRU), conforme
Tabela de prazos e valores dos serviços de reprodução realizados pelo Arquivo Nacional
definida em Ordem de serviço própria.
São emitidas também, gratuitamente, certidões probatórias nas formas de extrato
de documento e “nada consta”. Podem ainda ser fornecidas transcrições integrais de
documentos, mediante pagamento antecipado de Guia de Recolhimento da União
(GRU), conforme Tabela de prazos e valores dos serviços de reprodução realizados pelo
Arquivo Nacional definida em Ordem de serviço própria.
Além destes serviços, o cidadão usuário do Arquivo Nacional ainda pode:
• Solicitar informações ao Serviço de Informação ao Cidadão - SIC-AN sobre os
documentos produzidos pela instituição após 1985.
• Participar de seminários, cursos e oficinas nas áreas de arquivologia, história,
tratamento e preservação de acervos.
• Visitar as exposições e mostras temáticas.
• Participar dos concursos de monografias Prêmio Arquivo Nacional de Pesquisa e
Prêmio de Pesquisa Memórias Reveladas.
• Agendar visitas guiadas às exposições, ao conjunto arquitetônico e às áreas técnicas.
• Participar do Festival Arquivo em Cartaz composto por mostras de filmes, em pré-
estreias e retrospectivas nacionais e internacionais, oficinas, debates, sessões cine-
escola.
• Adquirir livros e revistas publicados pela instituição.
90
6.2 Carta de Serviços ao Cidadão
Com base no Decreto n. 6.932, de 11 de agosto de 2009, que prevê a
simplificação do atendimento público, instituindo a Carta de Serviços ao Cidadão, o
Arquivo Nacional desenvolveu sua Carta de Serviços, que ratifica o compromisso
institucional com a busca contínua pela excelência na execução de sua missão, que
compreende, sobretudo, o atendimento ao usuário. O objetivo do documento é divulgar
os compromissos de qualidade assumidos com os usuários dos serviços oferecidos pela
Instituição, informando e munindo o cidadão de instrumentos capazes de permitir sua
participação efetiva no processo de modernização do setor público.
91
6.3 Aferição do grau de satisfação dos cidadãos-usuários
Quadro 35- l - Ouvidoria (Eletrônica / Presencial e Postal) - 1º de Janeiro a 31 de Dezembro de 2015.
RELATÓRI
O ANUAL
ELETRÔNIC
A
PRESENCIA
L
E POSTAL
ESTRANGEIRO
S
REGIME
MILITA
R
PESQUISA
S
DIVERSAS
CONCURS
O
E
ESTÁGIOS
PUBLICAÇÕE
S
ARQUIVOS
MUNICIPAI
S
QUEIXA
S
ELOGIO
S
SUGESTÕE
S
DENÚNCIA
S
OUTRO
S
JANEIRO E - 16 // P - 07 06 01 02 02 00 00 03 03 01 00 05
FEVEREIR
O
E - 21 // P - 00 06 02 03 01 00 00 02 01 02 00 04
MARÇO E - 15 // P - 01 05 00 01 00 01 00 03 01 00 01 04
ABRIL E - 01 // P - 01 00 00 00 00 00 00 00 01 00 00 01
MAIO E - 10 // P - 04 02 00 00 00 00 00 04 01 02 00 05
JUNHO E - 04 // P - 01 01 00 00 00 00 00 01 01 02 00 00
JULHO E - 02 // P - 06 02 00 00 00 00 00 04 02 00 00 00
AGOSTO E - 04 // P - 02 01 00 00 00 00 00 02 01 01 00 01
SETEMBRO E - 03 // P - 01 01 00 01 01 00 00 00 00 01 00 00
OUTUBRO E – 05 // P - 03 00 00 01 00 00 00 03 03 00 01 02
NOVEMBR
O
E – 01 // P - 02 00 00 00 00 00 00 01 02 00 00 00
DEZEMBR
O
E – 06 // P - 02 00 00 00 00 00 00 01 03 00 00 02
TOTAL
ANUAL
88 + 30 + 12
130
24
03
08
04
01
00
24
19
09
02
24
92
6.4 Mecanismos de transparência das informações relevantes sobre a atuação da
unidade
Informações úteis a sociedade e que contribuem para a transparência da gestão
podem ser acessadas na página do Arquivo Nacional na internet
(WWW.arquivonacional.gov.br). Estão disponíveis informações sobre contratos,
relação de terceirizados, relatórios (atividade, gestão e de auditoria) e link para o portal
da transparência.
6.5 Medidas para garantir a acessibilidade aos produtos, serviços e instalações.
Todos os produtos produzidos, os serviços oferecidos e as possibilidades de
utilização das instalações estão claramente organizadas no portal da internet da
Instituição. Disponibilizamos acesso presencial e via internet do acervo da Instituição
tanto no formato digital como impresso.
93
7. DESEMPENHO FINANCEIRO E INFORMAÇÕES CONTÁBEIS
7.1 – Tratamento contábil da depreciação, da amortização e da exaustão de itens
do patrimônio e avaliação e mensuração dos ativos e passivos
Quadro 36 - Informações Sobre a Adoção de Critérios e Procedimentos Estabelecidos pelas NBC
6.1 Informações Sobre a Adoção de Critérios e Procedimentos Estabelecidos pelas Normas Brasileiras de
Contabilidade Aplicadas ao Setor Público
6.1.1 Depreciação, Amortização, Exaustão e Mensuração de Ativos e Passivos
Denominação completa (UPC) Código da UG
Arquivo Nacional 200247
1. Aplicação, pela UJ, dos dispositivos contidos nas NBC T 16.9 e NBC T 16.10
a) NBC T 16.9
O Arquivo Nacional obedece aos dispositivos contidos na Norma Brasileira de Contabilidade
Aplicadas ao Setor Público– NBC T 16.9, que estabelece critérios e procedimentos para o registro
contábil da depreciação, amortização e exaustão.
Em complemento a esta norma, a Coordenação de Contabilidade/ MJ orienta às unidades
gestoras do órgão que observe os procedimentos contábeis estabelecidos pela Secretaria do Tesouro
Nacional, na Macrofunção 02.03.30– Reavaliação, Redução a Valor Recuperável, Depreciação,
Amortização e Exaustão na Administração Direta da União, Autarquias e Fundações, com vistas a
aplicar a metodologia para estimar a vida útil econômica do ativo, a metodologia de cálculo da
depreciação, amortização e exaustão, bem como as taxas utilizadas para os cálculos de depreciação.
O Arquivo Nacional, no entanto, não registrou adequadamente a reavaliação, redução a valor
recuperável e depreciação dos bens patrimoniais registrados no Sistema Integrado de Administração
Financeira do Governo Federal – SIAFI, sendo as justificativas apresentadas no item “2” desse
relatório.
94
b) NBC T 16.10
O Arquivo Nacional obedece aos dispositivos contidos na Norma Brasileira de Contabilidade
Aplicadas ao Setor Público– NBC T 16.10, que define critérios e procedimentos para avaliação e
mensuração de ativos e passivos integrantes do patrimônio de entidades do setor público.
Os procedimentos contábeis são estabelecidos também em conformidade com as metodologias
indicadas pela Secretaria do Tesouro Nacional e demais normativos relacionados ao tema.
As análises evidenciaram o que segue:
b.1) Disponibilidades
As disponibilidades são mensuradas ou avaliadas pelo valor original, feita a conversão,
quando em moeda estrangeira, à taxa de câmbio vigente na data do Balanço Patrimonial. As
atualizações apuradas são contabilizadas em contas de resultado.
b.2) Créditos e Dívidas
Os direitos e obrigações são mensurados ou avaliados pelo valor original, feita a conversão,
quando em moeda estrangeira, à taxa de câmbio vigente na data do Balanço Patrimonial. A Unidade
não faz estimativa pelos prováveis valores de realização para o ativo e não faz o reconhecimento para
os passivos, não constituindo, assim, provisões para perdas.
b.3) Estoques
Os bens em estoques são mensurados ou avaliados com base no valor de aquisição. O método
de mensuração e avaliação das saídas do estoque é o custo médio ponderado.
b.4) Investimentos permanentes
O Arquivo Nacional, unidade gestora executora 200247, não possui registro de investimentos
permanentes.
b.5) Imobilizado
O ativo imobilizado, incluindo os gastos adicionais ou complementares, é mensurado ou
avaliado com base no valor de aquisição, produção ou construção. A mensuração dos bens de uso
comum é efetuada, sempre que possível, ao valor de aquisição. Quando os elementos do ativo
imobilizado tiverem vida útil econômica limitada, ficam sujeitos a depreciação, amortização ou
exaustão sistemática durante esse período, sem prejuízo das exceções expressamente consignadas.
A unidade gestora 200247 possui registro de bens móveis e imóveis, cuja falta de reavaliação
e depreciação encontram-se justificadas no item “2” desse relatório.
95
b.6) Intangível
São mensurados ou avaliados com base no valor de aquisição. Recomenda-se o registro de
amortização em função do desgaste ou perda de utilidade por uso, ação da natureza ou obsolescência. A
falta de amortização encontra-se justificada no item “2” desse relatório.
b.7) Diferido
A unidade gestora 200247 não possui registro de diferido.
b.8) Reavaliação e Redução ao Valor Recuperável
A reavaliação incide sobre os bens patrimoniais escriturados no Ativo Imobilizado.
A unidade gestora 200247 não efetuou os registros de reavaliação dos bens patrimoniais, sendo as
justificativas apresentadas no item “2” desse relatório.
2. Justificativas da UG pelo descumprimento do disposto nas alíneas “a”, “b.5”, “b.6” e “b.8”
A Coordenação de Contabilidade/MJ registrou as ocorrências contábeis 634- Falta Avaliação
Bens Móveis, Imóveis, Intangível e Outros e 642 - Falta Evolução Incompatível Dep. Ativo Imobilizado
e 643 - Falta Evolução Incompatível Amortiz. Ativo Intangível em virtude do descumprimento dos
registros contábeis mencionados nas alíneas “a”, “b.5”, “b.6” e “b.8” na unidade gestora 200247.
Transcrevemos, assim, as justificativas apresentadas pela unidade:
“Ao longo de 2015, a Equipe de Patrimônio realizou alguns cursos e
participou de encontros onde a temática da depreciação era tema relevante. Ao
mesmo tempo, fizemos algumas reuniões com a COTIN com vistas a viabilizar a
implementação de tal rotina em nosso sistema atual, considerando que as tentativas
anteriores de adesão a sistemas desenvolvidos por outras instituições mostraram-se
inviáveis quando levou-se em conta a questão relacionada ao custo de implementação
e atualização.
Recentemente, recebemos uma informação sobre um 'Sistema Integrado de
Administração de Serviços' – SIADS, no portal do SISP, onde poderíamos vislumbrar
uma solução a este problema. Entretanto, ainda pendemos de mais informações a
respeito do mesmo, o que esperamos obter ainda neste primeiro semestre sem, no
entanto, descartar a solução interna de implementação da rotina em nosso próprio
sistema, o que representaria maior economicidade aos cofres públicos”.
Em relação ao item “b.2”, esta Setorial de Contabilidade promoverá a orientação à Unidade para
apuração dos valores a serem provisionados.
3. Impacto da utilização dos critérios contidos nas NBC T 16.9 e NBC T 16.10 sobre o resultado
apurado pela UPC
De acordo com as Demonstrações das Variações Patrimoniais- DVP da Unidades Gestora 200247,
em 2015, as Variações Patrimoniais Aumentativas - VPA, somaram R$ 93 milhões e as Variações
Patrimoniais Diminutivas - DVP, em R$ 92 milhões, sendo R$ 95 mil registradas na DVP, sob o título
de Depreciação, Amortização e Exaustão, considerando os dispositivos contidos na NBC T 16.9 e NBC
T 16.10. Não houve registro de reavaliação de bens.
96
7.2 Demonstrações contábeis exigidas pela Lei 4.320/64 e notas explicativas
Quadro 37 – Declaração do contador
DECLARAÇÃO DO CONTADOR
Denominação completa (UPC)
Código da UG
Arquivo Nacional - RJ
200247
Declaro que os demonstrativos contábeis constantes do SIAFI (Balanço Orçamentário,
Financeiro, Patrimonial, Demonstração das Variações Patrimoniais, do Fluxo de Caixa e Resultado
Econômico), regidos pela Lei n.º 4.320/1964 e pela Norma Brasileira de Contabilidade Aplicada ao Setor
Público NBC T 16.6, aprovada pela resolução CFC n.º 1.133/2008, relativos ao exercício de 2015,
refletem adequadamente a situação orçamentária, financeira e patrimonial da unidade prestadora de contas
que apresenta Relatório de Gestão, EXCETO no tocante a:
a) 606 - Saldo Alongado/Indevido Contas Transitórias Ativo Circulante;
b) 634 - Falta Avaliação Bens Móveis/Imóveis/Intangível/Outros;
c) 640 - Saldo Contábil Bens Móveis Não Confere c/RMB;
d) 642 - Falta/Evolução Incompatível Dep. At. Imobilizado;
e) 643 - Falta/Evolução Incompatível Amortização de Ativo Intangível;
f) 705 - Falta Comprovação e Prestação de Contas de Suprimento de Fundos.
Estou ciente das responsabilidades civis e profissionais desta declaração.
Local
Brasília (DF),
Data
25/02/2016
Contador Responsável
Sérgio Rodrigues da Silva
CRC nº
021289/O-9 - DF
97
8. ÁREAS ESPECIAIS DA GESTÃO
8.1 Gestão de Pessoas
8.1.1 Estrutura de Pessoal da Unidade Quadro 38 – Força de Trabalho da UPC
Tipologias dos Cargos
Lotação Ingressos no
Exercício Egressos no
Exercício Autorizada Efetiva
1. Servidores em Cargos Efetivos (1.1 + 1.2) - 507 23 17
1.1. Membros de poder e agentes políticos 0 0 0 0
1.2. Servidores de Carreira (1.2.1 + 1.2.2 + 1.2.3 + 1.2.4) - 507 23 17
1.2.1. Servidores de carreira vinculada ao órgão 470 465 7 12
1.2.2. Servidores de carreira em exercício
descentralizado Não há 0 0 0
1.2.3. Servidores de carreira em exercício provisório Não há 0 0 0
1.2.4. Servidores requisitados de outros órgãos e esferas Não há 42 16 5
2. Servidores com Contratos Temporários Não há 3 0 1
3. Servidores sem Vínculo com a Administração Pública Não há 2 0 1
4. Total de Servidores (1 + 2 + 3) - 512 23 19
98
Quadro 39 – Distribuição da Lotação Efetiva
Quadro 40 – Detalhamento da estrutura de cargos em comissão e funções gratificadas da UPC
Tipologias dos Cargos em Comissão e das Funções
Gratificadas
Lotação Ingressos
no
Exercício
Egressos
no
Exercício Autorizada Efetiva
1. Cargos em Comissão 27 25 1 2
1.1. Cargos de Natureza Especial 0 0 0 0
1.2. Grupo Direção e Assessoramento Superior 27 25 1 2
1.2.1. Servidores de Carreira Vinculada ao Órgão 27 18 1 0
1.2.2. Servidores de Carreira em Exercício
Descentralizado 0 0 0 0
1.2.3. Servidores de Outros Órgãos e Esferas Não há 5 0 1
1.2.4. Sem Vínculo Não há 2 0 1
1.2.5. Aposentados Não há 0 0 0
2. Funções Gratificadas 37 37 1 0
2.1. Servidores de Carreira Vinculada ao Órgão 37 31 1 0
2.2. Servidores de Carreira em Exercício
Descentralizado Não há 0 0 0
2.3. Servidores de Outros Órgãos e Esferas Não há 6 0 0
3. Total de Servidores em Cargo e em Função (1 + 2) 64 62 2 2
Fonte: SIAPE
Tipologias dos Cargos Lotação Efetiva
Área Meio Área Fim
1. Servidores de Carreira (1.1) 154 353
1.1. Servidores de Carreira (1.2.1 + 1.2.2 + 1.2.3 + 1.2.4) 154 353
1.1.2. Servidores de carreira vinculada ao órgão 142 323
1.1.3. Servidores de carreira em exercício descentralizado 0 0
1.1.4. Servidores de carreira em exercício provisório 0 0
1.1.5. Servidores requisitados de outros órgãos e esferas 12 30
2. Servidores com Contratos Temporários 0 3
3. Servidores sem Vínculo com a Administração Pública 1 1
4. Total de Servidores (1 + 2 + 3) 155 357
99
Análise Crítica
Quadro 41 - A
FAIXA ETÁRIA ÁREA MEIO ÁREA FIM FORÇA DE
TRABALHO
18 – 44 anos 19 140 159
45 – 49 anos 17 26 43
50 anos em diante 119 191 310
TOTAL 155 357 512
Fonte: Equipe de Cadastro
Quadro 42 - B
SERVIDORES ÁREA MEIO ÁREA FIM FORÇA DE
TRABALHO
COM ABONO DE PERMANÊNCIA 50 78 128
SEM ABONO DE PERMANÊNCIA 105 279 384
TOTAL 155 357 512
Fonte: Equipe de Cadastro
Quadro 43 - C
Tipologias das Ocorrências Egressos no Exercício
Aposentadoria 9
Vacância 3
Exoneração 0
Falecimento 1
Fonte: SIAPE
Quadro 44 - D
Tipologias dos Afastamentos Quantidade de Pessoas na
Situação, em 31/12/2015
Cedidos 12
Participação em Programa de Pós- Graduação Stricto Sensu no
País 2
Capacitação 2
Licença Doença em Pessoa da Família 2
Licença Tratamento de Saúde 17
Licença para Trato de Interesses Particulares 1
Fonte: SIAPE
100
a) A quantidade de servidores disponíveis frente às necessidades da unidade
jurisdicionada apresentou-se compatível, no exercício 2015.
b) A distribuição da força de trabalho entre a área meio e a área fim foi
proporcional, assim como a distribuição de servidores em cargos comissionados frente a
não comissionados, em 2015.
c) O Quadro A demonstra a idade avançada da força de trabalho do Arquivo
Nacional, uma vez que a perda salarial com a aposentadoria é de cerca de 60%, fazendo
com que os servidores permaneçam trabalhando- situação que acarreta falta de
motivação.
d) O Quadro B demonstra o número de abono de permanência, evidenciando os
impactos de aposentadorias sobre a força de trabalho disponível, com notório
desequilíbrio futuro entre as áreas meio e fim.
e) O Quadro C demonstra quantitativos de ocorrências que reduziram
definitivamente, no exercício 2015, a força de trabalho, enquanto que o Quadro D,
apresenta os afastamentos que reduziram, eventualmente em 31/12/2015, a força de
trabalho disponível no Órgão.
f) O Arquivo Nacional está distante das decisões ministeriais, principalmente
pelo fato de ser uma Unidade Administrativa e não um órgão autônomo (Autarquia),
principalmente nas questões de orçamento e atos administrativos.
g) Com relação ao item anterior, evidencia-se a ausência de uma área jurídica,
fazendo com que todos os processos sejam encaminhados para o Ministério da Justiça,
em Brasília/DF, perdendo-se tempo precioso para conclusão de atos administrativos.
8.1.2 Qualificação e Capacitação da Força de Trabalho
O quadro de pessoal do Arquivo Nacional é formado por servidores que
ingressaram no Órgão nos anos oitenta, servidores vindos de órgãos extintos nos anos
noventa e servidores concursados em 2006. Apesar de uma força de trabalho
diversificada, os servidores vêm se qualificando ao longo dos anos, estando aptos à
realização de suas atividades, ainda que sempre sejam necessários aprimoramentos e
atualizações de conhecimentos.
Nos últimos anos, entretanto, novas atribuição vem sendo demandadas pela
administração pública federal, pelas políticas públicas e pela sociedade. Essas
exigências requerem que os servidores e o Órgão se atualizem constantemente.
101
Ademais, o envelhecimento da força de trabalho do Arquivo Nacional implica na
preparação dos servidores para atividades antes realizadas pelos seus colegas que se
aposentaram.
Neste sentido, no decorrer de 2015, foram realizadas ações que capacitaram 471
servidores, visando desenvolver as competências institucionais por meio das ações
individuais, na busca pelo cumprimento da missão institucional.
Quadro 45 – E Servidores capacitados
ÁREA SERVIDORES CAPACITADOS
Comunicação 27
Economia, Orçamento e Finanças 14
Gestão de Informação 110
Gestão de Pessoas 165
Informática 30
Logística 50
Planejamento 75
Total no Exercício 471
Fonte: Equipe de desenvolvimento
Apesar do número significativo de ações realizadas, o fracionamento do
orçamento reduz o atendimento ao solicitado pelas unidades, que inclui ações de
capacitação transversais, ações de capacitação específicas e participação em eventos
técnico-científicos, muitas vezes inviabilizados, também, pela ausência de recursos
orçamentários e financeiros para as diárias e passagens, além da relevante capacitação
gerencial, demandas crescentes, resultado das mudanças no cenário nacional e
internacional pelas quais vem passando o Órgão.
8.1.3 Irregularidades na Área de Pessoal
Não foram detectadas, no exercício 2015, irregularidades relacionadas à Área de
Pessoal.
8.1.4 Acumulação Indevida de Cargos, Funções e Empregos Públicos
A Coordenação de Recursos Humanos do Arquivo Nacional-
CORHU/COAD/AN desconhece a existência de servidores que acumulem cargos,
funções ou empregos públicos indevidamente no Quadro de Pessoal do Arquivo
102
Nacional. Sendo assim, inexistem notificações feitas a servidores, por não haver
registros desta ocorrência.
Convém ressaltar que os casos referentes ao presente assunto são detectados
pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão- MPOG, através de batimentos
do sistema SIAPE, por extração de dados como Nome, Matrícula e CPF dos servidores
públicos. A partir daí, caso detectada a situação, o MPOG estabelece diretrizes para
regularização das mesmas.
Quadro 46 - Cargos e atividades inerentes às categorias funcionais do Plano de Cargos da Unidade
Jurisdicionada
Descrição dos Cargos e Atividades
do Plano de Cargos do Órgão em que
há Ocorrência de Servidores
Terceirizados
Quantidade no Final do
Exercício
Ingressos no
Exercício
Egressos no
Exercício
2015 2014 2013
Não há 0 0 0 0 0
Fonte: Equipe de Cadastro
103
8.1.5 Demonstração das Despesas com Pessoal
Quadro 47 - Despesas do pessoal
Tipologias/
Exercícios
Vencimentos e
Vantagens Fixas
Despesas Variáveis Despesas de
Exercícios
Anteriores
Decisões
Judiciais
Total
Retribuições Gratificações Adicionais Indenizações Benefícios Assistenciais
e Previdenciários
Demais
Despesas
Variáveis
Servidores de carreira vinculados ao Órgão da Unidade Jurisdicionada
Exercícios 2015 12.423.166,29 3.619.302,39 26.882.813,23 1.117.587,14 2.976.809,86 57.881,09 49.101,26 5.886,43 67.461,88 47.200.009,57
2014 14.096.938,13 3.369.304,31 26.593.182,21 1.204.089,40 2.809.055,44 59.394,44 53.576,46 37.140,58 46.358,48 48.269.039,45
Servidores de Carreira SEM VÍNCULO com o Órgão da Unidade Jurisdicionada - Requisitados
Exercícios 2015 0,00 0,00 1.121.861,26 0,00 19.422,05 0,00 0,00 0,00 0,00 1.141.283,31
2014 0,00 0,00 1.084.883,00 0,00 14.902,18 0,00 0,00 0,00 0,00 1.099.785,18
Servidores SEM VÍNCULO com a Administração Pública (exceto temporários)- Nomeados Cargo Comissão
Exercícios 2015 165.543,39 0,00 0,00 0,00 11.673,15 0,00 0,00 0,00 0,00 177.216,54
2014 243.554,92 0,00 0,00 0,00 15.809,28 0,00 0,00 0,00 0,00 259.364,20
Servidores Cedidos com Ônus
Exercícios 2015 319.427,73 0,00 467.988,03 20.166,30 39.855,05 46.372,00 0,00 0,00 0,00 851.709,11
2014 299.279,94 0,00 500.538,14 21.446,46 9.223,84 0,00 0,00 0,00 0,00 830.488,38
Servidores com Contrato Temporário
Exercícios 2015 12.932,88 0,00 0,00 0,00 6.732,00 0,00 0,00 0,00 0,00 19.664,88
2014 56.252,41 0,00 0,00 0,00 21.744,00 0,00 0,00 0,00 0,00 77.996,41
Fonte: Equipe de Pagamenatos/CORHU
104
8.1.6 Gestão de riscos relacionados ao pessoal
8.1.6.1 Riscos identificados na gestão de pessoas
No Exercício 2015, não foram detectados riscos na gestão de pessoas ou
indicadores alheios aos objetos mensurados na administração do Órgão, como o
absenteísmo, a doença ocupacional, a rotatividade (turnover), a disciplina e a
aposentadoria versus reposição do quadro.
8.1.6.2 Indicadores Gerenciais sobre Recursos Humanos
Esclarecemos que este Órgão é gerenciado pelos indicadores desenvolvidos pelo
Ministério da Justiça, através de objetivos, metas e ações implementados na organização
dos assuntos afetos à área de Recursos Humanos.
O estágio no Arquivo Nacional é coordenado, acompanhado e avaliado pela
Coordenação de Recursos Humanos, observando as competências institucionais das
unidades, a área de formação do estudante, a força de trabalho e a disponibilidade
orçamentária e financeira.
As atividades dos estagiários são supervisionadas pelas coordenações e a
presença dos estagiários contribui notadamente para o desempenho das atividades do
Arquivo Nacional.
Quadro 48- Composição do Quadro de Estagiários
Nível de Escolaridade
Quantidade no Final do Exercício Despesa no
Exercícios
(em R$ 1,00) 1º
Trimestre 2º
Trimestre 3º
Trimestre 4º
Trimestre
1. Nível Superior (1.1 + 1.2) 3 2 2 1 8.992,01
1.1 Área Fim 3 2 2 1 8.992,01
1.2 Área Meio 0 0 0 0 0,00
2. Nível Médio (2.1 + 2.2) 2 3 3 3 10.672,87
2.1 Área Fim 2 3 3 3 10.672,87
2.2 Área Meio 0 0 0 0 0,00
3. Total (1 + 2) 5 5 5 4 19.664,88
105
8.1.7– Contratação de pessoal de apoio
8.1.7.1 Informações sobre contratos
Quadro 49 - Contratação de prestação de serviços não abrangidos pelo plano de cargos da UPC
Unidade Contratante
Nome:ARQUIVO NACIONAL
UG/Gestão: 200247 (quando executora no SIAFI)
Informações sobre os Contratos
Ano do Contrato Objeto Empresa Contratada
(CNPJ)
Período Contratual de Execução das
Atividades Contratadas Nível de escolaridade mínimo
exigido dos trabalhadores
contratados
Sit.
Início Fim
2011 Movimentação de Acervos 12978443/0001-30 19/12/2011 18/12/2016 F P
2011 Manutenção de bens móveis 02566106/0001-82 06/01/2011 31/12/2015 M E
2012 Recepção 03575979/0001-14 18/09/2012 17/09/2016 M P
2014 Informática 00869125/0001-52 09/01/2014 09/06/2015 S E
2012 Brigadistas 34115188/0001-35 01/06/2012 31/05/2016 M P
2012 Informática 07757473/0001-87 14/05/2012 13/05/2016 M P
2014 Informática 00869125/0001-52 09/01/2013 09/06/2015 M E
2013 Informática 04678301/0002-00 09/01/2013 08/01/2017 S P
2013 Informática 00660928/0001-00 09/01/2013 08/01/2017 S P
106
2013 Manutenção de bens móveis 03117803/0001-19 03/01/2013 02/01/2017 M P
2013 Movimentação de Acervo 11683755/0001-54 10/07/2013 09/07/2015 M E
2013 Copeiragem 68719277/0001-02 29/07/2013 28/07/2016 M P
2012 Vigilância Ostensiva 71755201/0001-47 01/06/2012 31/05/2016 M P
2012 Vigilância Ostensiva 01066493/0001-25 06/06/2012 05/06/2016 M P
2012 Limpeza 08247960/0001-62 01/10/2012 30/09/2016 F P
2013 Limpeza 09378566/0001-26 08/07/2013 07/07/2015 F E
Fonte: Equipe de contratos/COAD
107
8.2 Gestão de Patrimônio e da infraestrutura
8.2.1 Gestão da frota de veículos própria e terceirizada
Quadro 50 – Frota de veículos própria
VEÍCULO ANO/MODELO RENAVAM TIPO STATUS UTILIZAÇÃO MÉDIA
KM/MÊS*
MÉDIA
KM/ANO*
CUSTO MÉDIO
MANUTENÇÃO
ANUAL
PREVISÃO
DE
SUBSTITUIÇÃO
FIAT DOBLÔ 2005 00847219143 UTILIT. EM USO TRANSP.
SERVIDORES/ACERVO
285,66 3.428 R$ 355,00
(Rev./Man.)
R$ 54,28 (Lic.)
R$ 105,25
(DPVAT)
2020
FORD
RANGER
2009 00157360890 UTILIT. EM USO TRANSP. ACERVO/BENS 00 00 R$ 301,00
(Rev./Man.)
R$ 54,28 (Lic.)
R$ 109,96
(DPVAT)
2024
FIAT SIENA 2009 00166794724 PASSEIO EM USO REPRESENTAÇÃO/TRA
NSP. SERVIDORES
372,41 4.469 R$ 54,28 (Lic.)
R$ 105,25
(DPVAT)
2024
CAMINHÃO 1983 00292211589 UTILIT. RECOLOCADO
EM USO
TRANSP. ACERVO/BENS 00 00 R$ 54,28 (Lic.) Em fase
108
Mercedes
Benz 608
R$ 109,96
(DPVAT)
FIAT DOBLÔ 2010/11 274497662 UTILIT. EM USO TRANSP.
SERVIDORES/ACERVO
583,75 7.005 R$ 1.220,00
(Rev./Man.)
R$ 54,28 (Lic.)
R$ 105,25
(DPVAT)
2025
UNO MILLE 1997/98 PASSEIO FORA DE USO
TRANSP.
SERVIDORES/ACERVO
00 00 R$ 54,28 (Lic.)
R$ 105,25
(DPVAT)
AGUARDANDO
DESFAZIMENTO
109
8.2.2 Demonstração da situação dos imóveis da União
Quadro 51 - Distribuição espacial dos bens imóveis de uso especial
LOCALIZAÇÃO
GEOGRÁFICA
QUANTIDADE DE IMÓVEIS DE PROPRIEDADE DA UNIÃO DE
RESPONSABILIDADE DA UJ
EXERCÍCIO 2015 EXERCÍCIO 2014
BRASIL
RIO DE
JANEIRO 1 1
6001 – Rio de
Janeiro 01
1 1
DISTRITO
FEDERAL 1 1
9071 – Brasília 1 1
Subtotal Brasil 2 2
EXTERIOR
PAÍS 1 - -
cidade 1 - -
Subtotal Exterior 2 2
Total (Brasil + Exterior) 2 2
Fonte: SPIUNET
Quadro 52 – Imóveis de propriedade da União sob responsabilidade da UPC
UG RIP Regi
me
Estado de
Conservação
Valor do Imóvel Despesa no Exercício
Valor
Histórico
Data da
Avaliação
Valor
Reavaliado
Com
Reformas
Com
Manutenção
200247 600102195.500-0 13 3 95.926.851 20/09/2012 171.821.002 - 2.413.973
200247 970124330.500-3 13 3 952.732 26/03/2012 12.010.230 - 65.540
Total - 2.479.513
Fonte: SIAFI e SPIUNET
110
8.2.3 Informações sobre a gestão dos ativos imobiliários
A sede está localizada na Praça da República nº 173, Centro, Rio de Janeiro,
sendo composta por um conjunto arquitetônico constituído por 9 (nove) blocos
edificados, num total de 31.441,12 m² de área construída, dos quais 11.338,30 m² são
tombados pelo Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional - IPHAN. Suas
instalações possuem 10 (dez) elevadores, sistemas de ar condicionado central, com
rígido controle de temperatura e umidade, 2 (duas) subestações de transformação de
energia, grupos geradores, sistema de detecção e combate a incêndio, sistema de
aterramento das edificações, rede estabilizada de computadores, sala de servidores e
depósito de obras raras.
A Coordenação Regional, está situada no anexo do prédio da Imprensa Nacional,
no Setor de Indústria Gráficas, SIG, Quadra 6 Lote 800 em Brasília-DF. Foram
realizadas manutenção predial(compartilhada com a Imprensa Nacional no valor de R$
65.539,25.
8.2.4– informações sobre as principais obras e serviços de engenharia relacionados
a atividade-fim
O orçamento aprovado para a despesas administrativas aprovado na LOA 2015 foi, a
princípio, de R$ 13.597.228,00, mas com o remanejamento orçamentário de diversos
planos orçamentários superavitários para ele, da ordem de R$ 5.818.171,00, totalizou
em R$ 19.415.399,00. Tal remanejamento teve por finalidade principal atender a
demanda orçamentária dos contratos de serviços continuados, bem como fazer algumas
contratações inadiáveis, como por exemplo: substituição de chillers do sistema de
condicionamento de ar, pois o gás utilizado no sistema ficará proibido de
comercialização a partir de 2016; a contratação de empresa especializada em
manutenção preventiva e corretiva do conjunto arquitetônico tombado da União hoje
sob responsabilidade do Arquivo Nacional para a execução de sua missão institucional,
a fim de preservar o patrimônio, as vidas e os bens materiais, a contratação de empresa
especializada para prestação de serviço de circuito fechado de TV (CFTV), abrangendo
o fornecimento e instalação de cabeamento estruturado, gerenciamento, instalação,
operação e a manutenção preventiva e corretiva de todo o sistema, sob a forma de
comodato, através da qual será possível a modernização do sistema de monitoramento,
já obsoleto, com pequena capacidade de armazenamento de imagens e sem peças de
reposição, além de sua expansão a fim de garantir a segurança e integridade ao acervo,
dos servidores, terceirizados, consulentes/usuários e visitantes nas dependências do
Arquivo Nacional; além da substituição dos elevadores da sede do Arquivo Nacional,
que estão obsoletos e sem peças para reposição.
111
Foram adquiridos mobiliários para as áreas de trabalho, tendo em vista o
crescimento do público funcional através dos novos contratos de serviços terceirizados e
da execução de projetos financiados pelo BNDES nas dependências da Instituição.
Foi renovada a iluminação da Sala de Leitura adequando a luminosidade dos padrões
exigidos.
Com considerável capacidade de armazenamento, as estantes autoportantes da
COREG apresentam uso muito abaixo de sua real possibilidade em função da falta de
iluminação das áreas de acesso. Foi efetuada a contratação de uma empresa para a
elaboração de um projeto de iluminação que atendesse as necessidades daquele
depósito. Levando-se em conta que a COREG funciona em um imóvel parcialmente
desmembrado da Imprensa Nacional, por determinação do Corpo de Bombeiros será
necessário o desmembramento do fornecimento de energia elétrica, bem como, demais
serviços públicos. Foi contratada uma empresa para elaboração de projeto e aprovação
junto a Companhia de Energia Elétrica de Brasília. A contratação de empresa para a
execução do projeto aprovado deverá ocorrer ainda em 2016.
8.3 Gestão de tecnologia da informação
Foram realizadas pela COTIN, nas áreas de Infraestrutura e Segurança,
Administração de Rede, Desenvolvimento de Sistemas e Suporte Técnico, as seguintes
ações e investimentos:
Quadro 53 – Ações e investimentos da COTIN
2015
Ações e Investimentos
Novo contrato de sustentação de rede englobando as áreas de Infraestrutura de Rede,
Administração de Rede e Suporte ao Usuário;
Implantação de sistema de gestão chamados (Service Desk);
Implantação de virtualização de Storages visando aproveitamento total da área dos
Storages instalados no A.N. possibilitando redundância e proteção de dados local e
remota;
Implantação de mecanismo de armazenamento em nuvem proprietário do A.N.
(Drive AN) e (Nuvem AN) visando a troca e armazenagem de informações entre
usuários internos e externos;
Implantação da primeira versão da Intranet em Joomla;
Desenvolvimento de um template em Joomla de acordo com os protocolos do
governo e utilizando recursos do Yootheme.
Implantação de plataforma de Ensino a Distância (Moodle);
Criação do portal de sofware livre do Arquivo Nacional;
Implantação do Archivematica e Atom;
Implantação de mecanismos de segurança da informação como SIEM, políticas de
firewall, proteção em nível de aplicação, proteção contra ataques denominados DDoS
(Denial of Service) e regras de segurança baseados na ISO 27001;
112
DMZ´s de serviços;
Continuidade das atividades de gerenciamento dos projetos, análise dos sistemas,
levantamento de dados, programação em ASP, PHP e Javascript, administração,
ajustes e migração de dados, testes, elaboração da documentação, treinamento ao
usuário;
Manutenção evolutiva e adaptativa dos sistemas em produção;
Criação de uma nova interface para consulta externa no banco de dados do SIAN;
Criação de sistema para pesquisas diretamente nos acervos já digitalizados e
transformados em documentos PDFs.
Resultados Obtidos
1. Melhoria na gestão, na administração e apoio ao usuário
2. Melhoria na forma como o usuário interage com a equipe de informática,
possibilitando o acompanhamento do chamado e as soluções destinadas a ele.
3. Melhor Controle e avaliação da equipe dentro de categorias
4. Melhor aproveitamento da área disponível nos dispositivos de armazenamento de
dados, redundância, alta disponibilidade e gerenciamento centralizado da solução de
Storages.
5. Atender uma demanda de armazenamento em nuvem, a fim de compartilhar
informações com outras instituições e/ou pessoas fora da organização do Arquivo
Nacional
6. Modernização da Intranet da instituição, disponibilização de novos recursos e novos
serviços.
7. Adequação aos padrões de governo E-Gov, E_Mag.
8. Atendimento da demanda de plataforma de Ensino a Distância (EAD).
9. Atendimento da demanda de criação e um portal onde possa trocar experiência entre
outras instituições no tocante de utilização das aplicações desenvolvidas em software
livre.
10. Atendimento da demanda do projeto, onde será utilizada uma ferramenta de controle
e armazenamento amplamente utilizada nos Arquivos em diversos países
11. Início das técnicas de segurança da informação e aprimoramento das políticas de
proteção de acesso e tentativas de invasão baseados nas normas de segurança da
informação regidas pela ISO-27001, mapeamento das vulnerabilidades, testes de
prevenção e detecção proativa de ameaças.
12. Divisão dos serviços da DMZ (rede desmilitarizada), segmentando em redes de
serviço, como WEBSERVERS, EMAIL, APPLICATION SERVER, IM SERVERS,
etc.
113
8.3.1 Contratos na Área de Tecnologia da Informação em 2015
Quadro 54 – Contratos na área da TI
Nº do
Contrato Objeto Vigência
Fornecedores
Custo
Valores
Desembolsados
2015 CNPJ Denominação
Contrato
n°: 01/2015 Prestação de serviços
de
fornecimento de link
internet Rio de
Janeiro-RJ
02/02/201
5
a
01/02/201
6
002.421.421/0001-
11
Intelig Telecomunicações
Ltda.
333.777,2
4
333.777,24
Contrato
n°: 02/2015 Prestação de serviços
de
fornecimento de link
internet Brasília-DF
02/02/201
5
a
01/02/201
6
002.421.421/0001-
11
Intelig Telecomunicações
Ltda.
333.774,4
4
333.774,44
Contrato
n°: 01/2014 Prestação de serviços
de
Administração de
Rede
09/01/201
5
a
09/06/201
5
00.869.125/0001-52 Calma Informática Ltda. 426.384,0
0
426.384,00
Contrato
n°: 02/2014 Prestação de Serviços
de
Suporte Técnico
09/01/201
5
a
09/06/201
5
00.869.125/0001-52 Calma Informática Ltda. 98.582,40 98.582,40
Contrato:
n.º
02/2013
Prestação de serviços
de
Analise de Sistemas
09/01/201
5
a
08/01/201
6
04.678.301/0002-00 Dbs It Consultoria em
Informática
Ltda.
234.248,6
4
234.248,34
Contrato:
n.º
03/2013
Prestação de serviços
de
Programação
08/01/201
5
a
08/01/201
6
00.660.9928/0001-
00 Life Tecnologia e
Consultoria Ltda.
269.733,9
6
268.482,96
Contrato:
n.º
12/2015
Prestação de serviços
especializados de
Infraestrutura de
Rede, Administração
de Rede e Suporte
Tecnico
18/06/201
5
a
17/06/201
6
00.308.141/0001-76 Connectcom
Teleinformática Comércio
e Serviços LTDA
1.355.719,
68
690.487,52
114
8.4 Gestão ambiental e sustentabilidade
8.4.1 Adoção de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens e na
contratação de serviços ou obras
Na unidade ocorre separação dos resíduos recicláveis descartados, bem como sua destinação a
associações e cooperativas de catadores, conforme dispõe o Decreto nº 5.940/2006 .
As Contratações realizadas pela unidade, na modalidade de Pregão Eletrônico, atendem ao
disposto no Decreto nº 7746/2012 , estabelecendo critérios , ora na especificação técnica do
objeto, ora na obrigação das Contratadas no sentido de obedecer a critérios e praticas de
sustentabilidade.
8.5 Gestão de fundos e de programas
Não há informação.
8.6 Informações sobre depósitos judiciais e extrajudiciais
No exercício de 2015 não houve depósito Depósitos Judiciais e Extrajudiciais .
Esclarecimento que na folha de pagamento da unidade constam os créditos referentes à
Decisões Judiciais, devidamente cadastradas no SICAJ, com efeito direto nos
rendimentos dos servidores aposentados e dos servidores em atividade, cujo montante
no exercício 2015 está apresentado no quadro 47, página 104 Despesas de Pessoal, na
coluna Decisões Judiciais.
Também, por Ordem Judicial, temos em nossa folha de pagamento os débitos
referentes à Pensão Alimentícia, que não geram ônus a unidade, sendo tão somente
descontados do rendimento dos servidores aposentados.
Note-se que, em ambos os casos, não há caracterização de elemento de despesa com
natureza de depósito em juízo, sendo, tanto os créditos quanto os débitos citados,
efetivados e processados diretamente nos rendimentos dos servidores.
115
9 – CONFORMIDADE DE GESTÃO E DEMANDAS DOS ÓRGÃOS DE
CONTROLE
Conforme Memorando-Circular nº 7/2016/AECI/GM, de 27/0172016, o
Assessor Especial de Controle Interno, cientifica que no exercício de 2015 não foram
remetidos ao Tribunal de Contas da União processos de Tomadas de Contas Especiais
conforme item exigido no quadro “Medidas adotadas para apuração e ressarcimento de
danos ao Erário”, do tópico “Conformidade da Gestão e Demandas dos Órgãos de
Controle” listado no Sistema e-Contas do TCU.