Relatório de Despesas

Definição

Aplicativo utilizado para permitir a solicitação e a aprovação eletrônica dos documentos

de Reembolso de Despesas (Moeda nacional, moeda estrangeira e Cartão de Crédito),

Adiantamentos (Genérico e de Fundo Fixo) e Acerto de Adiantamento (prestação de

contas).

Características

•Trabalha com regras de negócio cadastradas no sistema para cada transação, considerando a estrutura hierárquica de cada usuário e o poder de aprovação de cada aprovador.•Conceito de ausência temporária para aprovadores.•Efetua os créditos diretamente ao banco através de EDI. •Efetua quitação das faturas de Cartão de Crédito junto a operadora na data de vencimento estabelecida para o determinado número de cartão.

Relatório de Despesas

Definição

•Utilização da tabela interna de feriados (bancário) para definição de dia útil na integração com os bancos

•Cadastro interno de taxas para conversão de moeda estrangeira.

•Integração direta com sistema de ERP (BPCS/SAP) para geração do contábil referente as transações disponíveis neste sistema.

Relatório de Despesas

REDRelatório Eletrônico de Despesas

Colaborador Sistema RED Aprovador Fiscal Câmbio

EmiteEletrônicamente o Relatório

Cartão

RED (Notes)

- Adiantamentos- Acertos

- Reembolso

EncaminhaDoc’s Fiscais

ERPBancos

AprovaEletrônicamente o Relatório

- Verifica Doc’s Fiscais.

-Verifica Depósitos

-Registra Baixa Eletrônicamente no Sistema

- Compra/Vende Dolar.

-Registra entrega ou devolução de dolar Eletrônicamente no Sistema.

-Efetua a Entrega da Moeda

-Recebe Devolução de Dolar

Implantando a solução

Customizações Necessárias

- Adaptação do módulo contábil a estrutura do Plano de Contas e Cadastro de Centros de Custo do ERP a ser utilizado.

Atividades de Implantação

- Definição do Lay-out a ser utilizado para EDI com Bancos. (O sistema já possui módulos prontos para EDI com Itaú, Unibanco e HSBC.)

- Definição das Regras de Negócio junto ao Módulo de Alçadas de Aprovação.

- Setup do aplicativo.

Relatório de Despesas

Componentes do Produto

•Software Template das bases de dados que envolvem este processo (Relatório de

Despesas, Controle Orçamentário, Plano de Contas, Budget holder e Alçadas de

Aprovações)

•Manual de Utilização do Sistema

•Manual de Administração

•Manual de Configuração

Relatório de Despesas

Benefícios

- Redução significante das atividades administrativas deste processo (Operacionais);

- Eliminação das atividades operacionais executadas no sistema de ERP;

- Agilidade e segurança do processo de aprovação dos relatórios

- Redução de até 85% do tempo para pagamentos;

- Redução dos valores de adiantamento com a utilização do pagamento eletrônico dos gastos com

Cartão de Crédito.

- Possibilita um rápido acompanhamento dos pagamentos em processo e históricos por parte dos

usuários.

Relatório de Despesas

Sites que utilizam esta solução

Johnson & Johnson Ind. e Comércio

Johnson & Johnson Produtos Profissionais

Janssen-Cilag Farmacêutica

Abbott Laboratórios do Brasil

Bristol-Myers Squibb Brasil S/A.

Eli Lilly

Laboratório Stiefel

Novartis Biociências

ABCP

Relatório de Despesas

Representante

- Envia Comprovantes

Cartão Banco Tesouraria

Valor para Depósito

Contabilidade

- Contab. Adiant.- Contab Desp.- Faz Conciliação

- Movimenta Contas

- Efetua saque

- Emite Extrato Mensal

- Fundo Fixo

Rep’s e Adm’s

Envia PPD

Envia Solic Reemb e Comprovantes Contas a Pagar

Envia Bordero

Contabilidade

- Confere Doc’s- Contabiliza Desp’s

- Acerto de Adiant.- Reembolso

- Adiant. Genérico

Rep’s e Adm’s

Tesouraria

Banco

- Efetua Pagamento

- Colhe Assinaturas

Envia BorderoEnvia PPD ou Relat Desp.

- Adiant./Acerto Dolar

Rep’s e Adm’s

Envia Solic Reem

- Aut. Transferência de Valor

- Gera Obrigação

Tesouraria

-Compra/Venda Dolar

Envia PPD ou Relat Desp.

Aprovador (s)

- Aprova ou Recusa

- Colhe Aprov x regras

RED – Estudo de Caso

RED – Estudo de Caso

Colaborador

PAG- Verifica Doc’s Fiscais.- Verifica Depósitos

Doc’s FiscaisComprovantes de Depósitos

Aprovador(s)

Registra Baixa

Cartão

Solicita Eletronicamente

RED (Notes)

- Adiantamentos- Acertos- Reembolso

Tesouraria- Compra Dolar- Vende Dolar

Entrega Dolar

DevolveDolar

Notifica Necessidade de Compra

ERPContabiliza Automaticamente

Banco

Representante

- Envia Comprovantes

CartãoBanco Tesouraria

Valor para Depósito

Contabilidade- Contab. Adiant.- Contab Desp.- Faz Conciliação

- Movimenta Contas

- Efetua saque

- Emite Extrato Mensal

- Fundo Fixo

Rep’s e Adm’s

Envia PPD

Envia Solic Reemb e Comprovantes Contas a Pagar

Envia Bordero

Contabilidade

- Confere Doc’s- Contabiliza Desp’s

- Acerto de Adiant.- Reembolso

- Adiant. Genérico

Rep’s e Adm’s

Tesouraria

Banco

- Efetua Pagamento

- Colhe Assinaturas

Envia Bordero

Envia PPD ou Relat Desp.- Adiant./Acerto Dolar

Rep’s e Adm’s

Envia Solic Reem

- Aut. Transferência de Valor

- Gera Obrigação

Tesouraria

-Compra/Venda Dolar

Envia PPD ou Relat Desp.

- Aprova ou Recusa

- Colhe Aprov x regras

Aprovador (s)

Colaborador

Colaborador

Colaborador

Colaborador

PAG

Atividades Administrativas anteriores :

Atividades mantidas :

Atividades Novas :

- Manter saldo no banco para saque (Tesouraria)

- Conciliação Saques x Despesas (Contabilidade)

- Contabilização de Adiantamento e Despesas (Contabilidade)

- Gerar obrigações no BCP (Contabilidade)

- Assinatura de procuradores em bordero (Tesouraria)

- Envio de bordero ao banco (Tesouraria)

- Conferência de Documentos Fiscais

- Compra e Venda de Dolar

- Conferência de Documentos Fiscais

- Compra e Venda de Dolar

- Identificação de aprovadores com base nas regras (Solicitante)

- Providencia Assinatura (s) (Solicitante)

- Não Identificadas

RED