R2D2 REKLAM AJANSI GÖREV TANIMLARI

İçindekiler

A- Müşteri İlişkileri 2B- Yaratıcı Grup 3C- Stratejik Planlama 4D- Prodüksiyon 5E- Basılı İşler 6F- Medya Planlama 6G- Finans / Muhasebe 7H- Bilgi İşlem 8İ- İnsan Kaynakları 8J- İdari İşler 9K- Trafik 10L- Arşiv 11M- Yönetim Sekreterliği 11N- Santral Görevlisi 12

1

A. MÜŞTERİ İLİŞKİLERİ

Görev Tanımı Kendi sorumluluğunda olan müşterilere ait marka veya markaların pazarlama planlarını ve hedeflerini

öğrenir ve anlar. Bu markalar için geliştirilen tüm reklam faaliyetlerinin markanın hedefleri

doğrultusunda olmasını sağlar. Sorumluluğu altındaki markaların içinde bulundukları pazarı, tüketici

eğilimlerini ve markaların rakiplerini tanır ve izler. Ekonomik ve politik gelişmeleri takip eder ve bu

gelişmelerin pazarı nasıl etkileyebileceğini araştırır. Elde ettiği bilgileri gerekli şekilde diğer bölümlere

iletir.

A.1. Ajans ile müşteri arasındaki bağı oluşturur. Ajansta müşteriyi, müşteride ajansı temsil eder.

A.2. Müşterinin tüm işlerinin en etkili şekilde yapılmasından sorumludur. İşler onun tarafından

başlatılır, onun sorumluluğunda yapılır ve yine onun kontrolünde müşteriye sunulur.

A.3. İşin kârlılığından sorumludur. Bu bakımdan faturaların zamanında kesilmesini ve zamanında

tahsil edilmesini takip eder; muhasebe ve finansman departmanlarıyla yakın işbirliği içinde olur.

Ajansın verimli ve eşzamanlı çalışması, onun organizasyonu ve yakın iş takibiyle sağlanır.

A.4. Müşterinin pazarlama ortağı olarak çalışan ajansın bu ortaklığını en mükemmel şekilde devam

ettirecek şekilde hizmet vermek ve üretmekle yükümlüdür.

A.5. Müşteriye sürekli hizmet verecek durumda olmalıdır. İş, seyahat, izin, hastalık gibi durumlarda

kendilerine ulaşılabilecek telefon numaraları ve adresleri ajansta, işin devredildiği müşteri temsilcisinde

ve müşteride olmalıdır.

A.6. Her konuda, ajansı ve müşterileri zamanında ve doğru bir şekilde bilgilendirmelidir. Yönetimi, ilgili

departman yetkilisini, üçüncü şahısları, müşterileri sürekli bilgilendirmek, gelişmeleri anlatmak, toplantı

gün ve saatini bildirmek, toplantı veya telefon görüşmelerini aktarmak, herhangi bir aksaklık, yanlışlık,

hata vb. durumlarda mutlaka ilgili departman sorumlusunu ve yönetimi anında haberdar etmek en

önemli görevidir.

A.7. Müşteri ile yapılan bütün görüşmeleri kayda geçirir ve ilgili kişilere gönderir. ''Her görüşme yazıya

dökülmelidir''. Müşteri ile yapılan küçük büyük her toplantıyla ilgili toplantı notunu “ajans toplantı notu

formatı”nda yazar. Bu notu, toplantıya katılan ya da katılmayan bölüm sorumlusuna onaylatır; emin

olmadığı veya herhangi bir şekilde kaçırdığı bölümleri, toplantıya katılan diğer ajans çalışanlarına

danışarak yazar. Toplantı notunun doğruluğundan emin olduktan sonra yönetim onayını da alarak notu

müşteriye gönderir. Not işin gereğine göre faks veya e-posta olarak ya da elden gönderilebilir, müşteri

ile yapılan tartışmaları ve varılan kararları özetleyen, yapılacak işleri belirten ve müşteri ile ajansın

anlaşmasını belgeleyen dokümanlardır. Bu yüzden bir müşteri temsilcisinin en önemli işlerinden biridir.

A.8. Müşterisi için gerekli işleri, ajans içinde kullanılmakta olan formatları kullanarak ajans içindeki

departmanlara sipariş eder. İşle ilgili tüm detayları ve gerekli ek bilgileri yazılı olarak aktarır. Örneğin

Grafik bölümüne bir ilan siparişi veriliyorsa, ilanın tam boyutları, renkli mi siyah beyaz mı olduğu,

2

müşterinin kurum kimliği ile ilgili önemli notlar açık olarak yazılır. Kullanılacak dia ya da metin eklenir.

Tüm konular çok açık ifadelerle ve detaylı olarak yazılır. İşin bitirilmesi için öngörülen zaman ilgili

bölümlerle görüşülerek saptanır.

A.9. Müşteri için yaptırılan basılı işlerde, matbaa ve renk ayrımı konularında da yetki ve sorumluluk

sahibidir. İşin durumuna göre matbaa ve renk ayrımcıdan yazılı fiyat tekliflerini aldıktan sonra,

ajanstaki ilgili bölümlerce değerlendirme yapılmasını ve kabul edilen işin, yine yazılı olarak ilgili yere

gönderilmesini sağlar. İş bitimini müteakip teslim alınan iş, ajansta kontrol edilir ve müşteriye teslim

edilir. Hiçbir iş, ajans onayı olmadan ve örneği görülüp onaylanmadan müşteriye sunulmaz.

A.10. Müşteriyle ilgili her türlü evrak ve belgeyi dosyalar ve saklar. Müşteriye yollanan her belgeden

(taslak, orijinal, teklif, mektup, fatura vb.) bir kopya alınarak bu dosyaya eklenir. Bu dosya düzeni tüm

ajans için bir örnek olmalıdır.

A.11. Müşteri Temsilcisi giyimi, kuşamı, saç ve sakalıyla ajansı temsil eder bir görünüm içinde

olmalıdır. Dış görünümü ve davranışları müşterileri için yadırganmayacak şekilde olacaktır.

A.12. Ajansın müşteri portföyünü geliştirmesi, imajını koruması ve güçlendirmesi için çalışır.

B. YARATICI GRUP

"Kreatif Brief"i dikkat çekici bir reklam fikrine dönüştüren ve bu fikrin uygulamalarını tasarlayan gruptur.

Bu grup içinde sanat yönetmenleri, metin yazarları ve grafikerler vardır. Fikir üretme aşamasında bu

grup içindeki kişiler katkıda bulunmalıdırlar.

B.1. Sanat Yönetmeni

Görev Tanımı Sanat Yönetmeni’nden öncelikle beklenen, ileride uygulamaya dökülebilir bir yaratıcı fikir oluşturması

ve bu fikrin sunumunu yapmasıdır.

B.1.1. Stratejik Planlama tarafından oluşturulan "Kreatif Brief"in, yaratıcı bir çözüme dönüşüp

dönüşmeyeceği konusunda görüş bildirir.

B.1.2. İşin hangi tarihte bitirilebileceğini belirler ve belirlenen tarihlerde işi tamamlar.

B.1.3. Şekillenen fikirleri, kampanyanın uygulama aşamasında zaman kaybedilmemesi için, ilgili

bölümlerle paylaşır.

B.1.4. B.1.5. Marka kimliği ve marka değeri konularında tutarlı olur.

B.1.6. Prodüksiyon aşamasında teknik detayları önceden planlayıp gerekli kararları alarak Müşteri

İlişkileri ile birlikte hayata geçirir.

B.1.7. Ajanstan giden orijinalin ve gelen provanın hatasız olmasını sağlar.

B.1.8. Yayınlanan işin kalitesini kontrol edip gerekirse hataların düzeltilmesini sağlar.

B.1.9. Mesleği ile ilgili teknolojik gelişmeleri yakından takip eder.

3

B.2. Reklam Yazarı

Görev Tanımı Reklam Yazarı’ndan öncelikle beklenen, bir yaratıcı fikir oluşturması ve daha sonra bunu yazıya

dökmesidir.

B.2.1. Strateji ve yaratıcı fikir oluşturma çalışmalarına katkıda bulunur.

B.2.2. Belirlenen ve onaylanan stratejilere uygun olarak çalışmalara başlar.

B.2.3. Sanat Yönetmeni ile işbirliği yaparak çeşitli mecralarda kullanılacak işlerin yaratıcı fikrini belirler.

B.2.4. Belirlenen yaratıcı fikri yazıya döker.

B.2.5. Hazırlanan işlerde yazım ve dizgi hataları olmaması için işi tüm aşamalarda kontrol eder.

B.2.6. Kampanya raporlarının ve önemli ajans yazışmalarının kontrolünü yapar, gerekiyorsa bunların

yazımına katılır.

B.2.7. Ajansta hazırlanan ve sonuçlandırılan tüm işleri son kez kontrol eder.

C.3. Grafiker

Görev Tanımı Yaratım işinin üretim aşamasının ilk anından son aşamasına yana basım aşamasına kadar

sorumludur.

C.3.1. Kreatif ekip ile yakın çalışarak, talep edilen grafik işlerini hazırlar.

C.3.2. Müşteri ilişkileri ile işleri koordine eder.

B.3.3. Basıma gidecek malzemelerin nihai kontrolünü yapar.

C.3.4. Kendisine verilen görev ve programları göz önünde bulundurarak günlük işleri organize eder.

C- STRATEJİK PLANLAMA

Görev Tanımı Stratejik Planlamacı’nın temel görevi, kampanyaya tüketicinin gözüyle bakıp tüketicinin beklentilerini

düşünerek, kampanyayı bu doğrultuda yönlendirip katkı sağlamaktır.

C.1. Kampanyanın hedef kitlesini belirler ve belirlenen kitleyi detaylı bir şekilde tanımlar.

C.2. Hedef kitledeki tüketicilerin davranışlarını, beklentilerini, istek ve ihtiyaçlarını, alışveriş ve tüketim

alışkanlıklarını ve bunların hangi doğrultuda değiştirilmesi gerektiğini çeşitli tüketici araştırması

tekniklerini kullanarak belirler.

C.3. Hedef kitleyi net olarak tanımlar ve bu hedef kitleye ulaşma yollarını içeren ''kreatif brief''i yazar.

C.4. Kreatif Brief'i, Müşteri İlişkileri, Medya ve Yaratıcı Grup'la tartışıp son haline getirir.

4

C.5. Yaratıcı çözümlerin oluşturulmasında, yaratıcı ekiple beraber çalışır.

C.6. Yaratıcı işler müşteriye sunulmadan önce stratejinin sunumunu gerçekleştirir.

C.7. Kabul edilen yaratıcı yaklaşımlara hedef kitlenin tepkisini anlamak için, yayından önce bir tüketici

araştırması düzenler.

C.8. Yayından sonra yapılan her türlü post-test' in analizini yapar ve bunların sonucunda öneriler

geliştirir.

C.9. Dünyadaki gelişmeleri yakından izler.

D- PRODÜKSİYON

Görev Tanımı Prodüksiyon bölümünün temel amacı, reklamlarda kullanılacak filmlerin hem yaratıcılık hem kalite hem

de maliyet açısından mükemmel olmasını temin etmektir.

D.1. Prodüksiyon bölümü onaylanan senaryo ve “storyboard” üzerinden geçer ve bu senaryonun

gerektirdiği teknik ve sanatsal kapasitelere hâkim olan prodüksiyon şirketleri ve yönetmenler arasında

kendisine bir “short Iist” hazırlar.

D.2. Her prodüksiyon şirketinden alınacak olan fiyatın aynı kriterlere göre hazırlanması için, bu

şirketlerle bağlantıya geçmeden önce prodüktör, kreatif ekiple teknik özellikler ve detaylar üzerinde

mutabakata varır.

D.3. Bu bilgilere uygun olarak prodüksiyon şirketlerinden fiyat ister.

D.4. Prodüksiyon şirketleri ile toplantılar düzenler.

D.5. Kalite, yaratıcılık, hız ve maliyet açısından teklifi değerlendirir. Ön pazarlığını yapar. Bu bilgileri

ilgili kişilere iletir.

D.6. Müşterinin onayından sonra, seçilen prodüksiyon şirketi ile prodüksiyon detaylarını kararlaştırır.

Bu görüşme öncesinde, senaryodaki metin, görüntü ve görüntü objektifleri, oyuncuların tanımları

oyuncuların kostümleri, mekân, dekor, teknik malzeme, zamanlama vb. detayları kapsayan kitapçığı

hazırlar.

D.7.Toplantı notlarını hazırlar.

D.8. Film çekimi sırasında sette bulunur ve prodüksiyonun önceden kararlaştırıldığı gibi

tamamlanmasını sağlar. Gerekli uyarıları yapar.

D.9. Yukarıda belirtilen görevler fotoğraf çekimi için de geçerlidir.

D.10. Bu çalışmalar sırasında müşteri, müşteri tmsilcisi ve yaratıcı grup ile çok yakın işbirliği içinde

çalışır.

5

E- BASILI İŞLER

Görev tanımı Basılı işler bölümünün temel amacı, basılı malzemelerin, baskı tekniği ve renk özellikleri açısından

mükemmel olmasını ve maliyetlerinin uygun olmasını temin etmektir.

E.1. Kalite, fiyat ve hız açısından en uygun basımevini (matbaa) seçer.

E.2. Basım sürecinin her aşamasında kaliteyi denetler.

E.3. Yüksek kalitede üretim yapılmasını temin eder.

E.4. Ortaya çıkabilecek sorunları önceden saptar.

E.5. Yaratıcı ekip ile yakın iletişim içinde bulunarak, arzulanan baskı, kâğıt ve renk kalitesini anlar.

E.6. Bu taleplere en uygun baskı teknolojisine karar verir.

E.7. Basımevleri ile ön pazarlık yapar.

E.8. Anlaşmaya varılan basımevinin örnek baskılarını inceler ve örneğin onaylanmasından sonra nihai

baskı için karar verir.

E.9. Basım teknikleri konusundaki yeni gelişmeleri yakından izler.

F- MEDYA PLANLAMA

Görev tanımı Medya Planlama’nın temel görevi, müşterinin işinin tüm unsurlarını anlayarak buna en uygun medya

planlaması yapmaktır. Ajansın yayınlanacak işleri ile ilgili olarak medya temasını yürüten tek

bölümdür.

F.1. Müşteri İlişkileri’nden medya brief’i alır. Reklamı yapılacak ürünü, pazarlama stratejisini, hedef

kitlesini ve varsa bütçesini anlar.

F.2. Medya stratejisini belirlemek için ürüne ve rakiplerine ait profilleri inceler. Eldeki bütçeye uygun

süre ve boyutlarını bildirir. Bu konuda kreatif, stratejik planlama ve müşteri temsilcisi ile yakın çalışır.

F.3. Medya planlamasını yapar. Strateji aşamasında belirlenen mecraların hedef kitle bazında hangi

dönemde, hangi yoğunlukta, hangi ulaşım maliyetiyle ve hangi satın alma avantajlarıyla var olacağına

karar verilir. Bu çalışmalar sonucu bazen birden fazla teklifle müşteriye gidilir.

F.4. Müşteriye sunulan planlardaki son düzeltmeler ve kesin onaydan sonra, nihai satın alma kararı

verilir ve indirimler alınır.

F.5. Satın alma sözleşmesi yapılır. Müşteriye nihai bütçe ve ödeme planı verilip onayı alınır. Yapılan

rezervasyonlar ajans içinde duyurulur ve kullanılacak materyaller için son teslim tarihleri belirlenir.

F.6. Yayınların kararlaştırıldığı gibi yapıldığından emin olur.

F.7. Her gün bir sonraki gün mecralarda yapılacak yayınların detayını yönetime verir.

6

F.8. Hatasız gerçekleşen tüm kampanyanın bitiminde, yayınlar fatura edilir ve mecralardan kampanya

ile ilgili gelen karşı faturaların kontrolünü yapar.

F.9. Biten kampanya ve rakiplerle ilgili, karşılaştırmalı rapor hazırlar.

F.10. Departmana ait çalışma akışını eksiksiz ve hatasız gerçekleştirir.

F.11. Mecra temsilcileri ile sık ve iyi diyalogları sürdürür.

F.12. Ajans içinde MT- Kreatif -Trafik ve Muhasebe’ye elindeki bilgileri aktarır ve mecraya çıkacak

işlerde bu departmanlar arası koordinasyonu ve desteği sağlar.

F.13. MT - Kreatif ve Trafik’le belirli periyotlarda toplantılar düzenleyip mecralar ve çalışma koşulları

konusunda bilgilendirir.

F.14. Yıllık sözleşmeyle çalışması doğru olacak müşterileri belirler ve buna bağlı olarak mecralar,

bütçeler ve satın alma avantajlarını sağlar. Taahhüt edilen yıllık bütçelerin gerçekleşmesi ve takibi bu

bölümün görevidir.

F.15. Ajans Yönetimi'ne müşteri bazında aylık gelir gider raporu hazırlar.

F.16. Medya Departmanı'nın sahip olduğu tüm mecra analiz programlarının son verilere göre

revizyonlarını sağlar.

G- FİNANS/MUHASEBE BÖLÜMÜ

Görev tanımı Finans/Muhasebe Bölümü, ajansın ödeme ve tahsilatlarını planlayan ve ajansın elinde bulundurduğu

atıl likit kaynakları değerlendiren ve kanuni olarak tutulması zorunlu olan kayıtları işleyen bölümdür.

G.1. Kanuni olarak zorunlu olan tüm defterlerin işlenmesi

G.2. Ajansın hukuki ve ticari tüm evraklarının saklanması

G.3. Sigorta, KDV, Gelir Vergisi vb. kanuni ödemelerin zamanında yapılması

G.4. Personel maaşlarının ödenmesi

G.5. Giden faturaların takibi, ödeme tarihinden 1 hafta önce müşterinin ilgili departmanına hatırlatma

yapılması ve ödeme tarihinde herhangi bir aksaklık olması durumunda Müşteri Temsilcisi'nin

uyarılması

G.6. Gelen faturaların anlaşma tarihlerine uygun ödemenin yapılması. Eğer bu ödeme

yapılamayacaksa, fatura sahibi şirketi, onlar uyarmadan önce arayıp gecikmenin bildirilmesi ve vade

farkına maruz kalınmaması. Bu konuda yönetimin ve medya bölümünün uyarılması

G.7. Yönetime günlük kasa raporlarının her gün sunulması. Yönetime her hafta nakit akış ve gelir

gider durumunu gösteren raporların yapılması

G.8. Şirketin nakit akışının planlanması; ayrıca haftalık tahsilat ve tediye programlarının çıkarılıp

yönetime onaylatılması

G.9. Şirketin atıl kapasitesi için çalışmalar yapıp daha kârlı alanlara yönlenme planlarını hazırlayıp

yönetime sunulması

G.10. Her türlü kredi, Ieasing, periyodik ödeme vb. işlerin planlanması ve yürütülmesi

7

G.11. Tahsilatlarda gecikme söz konusu ise; temel ilke olarak MT'ler ile görüşüp, müşteri onayı alınıp

yönetime danışılması ve vade farkı uygulanması

G.12. Müşterilerle her aybaşında yazılı mutabakat sağlanması ve her aybaşı o aylık borç alacak

tablolarının çıkarılması

G.13. Bankalarla her aybaşı yazılı mutabakat sağlanması ve defterlerin işletilmesi

G.14. Bütün müşteri çeklerinin ciro edilmesi ve birer fotokopisinin o günkü kasa raporlamasına iliştirilip

yönetime bilgi verilmesi

G.15. Yasal mevzuatın yakından izlenmesi ve değişikliklerin bildirilmesi

H- BİLGİ İŞLEM

Görev tanımı Bu görevin genel amacı, ajans içinde enformasyon yönetimini organize etmek, gerekli yazılım ve

donanımı temin etmektir.

H.1. Bilgisayar donanım ve yazılım ihtiyaçlarını planlar.

H.2. Ajans içinde “network” kurulumunu sağlar.

H.3. Bilginin yönetimi, koordinasyonu ve dağıtımını sağlar.

H.4. Yedekleme işini yapar.

H.5. Teknolojiyi takip eder.

H.6. Bilgisayar sistemleri ve kullanımları konusunda çalışanları eğitir.

H.7. Bilgisayar lisanslarının teminini sağlar ve ajans içinde yasal olmayan program kurulum ve

kullanımlarını engeller.

İ- İNSAN KAYNAKLARI

Görev tanımı Bu görevin genel amacı, ajansın insan kaynakları politikasının hazırlanmasına yardımcı olmak ve

eleman seçimi, eğitimi, izlenmesi ve diğer insan kaynakları sistemlerini organize etmek, uygulamalar

hakkında yöneticileri yönlendirmek ve çalışanları bilgilendirmektir.

İ.1. Ajans organizasyonu ve görev tanımlarını güncel tutar. Buna uygun personel planlamasını yapar.

İ.2. Personel dosyalarının güncel tutulmasını temin eder. Dosyaların hem özlük hakları açısından hem

de insan kaynakları yönetimi açısından gerekli bilgi ve dokümanları kapsamasını sağlar. Personelle

ilgili iş akitleri ve gizlilik sözleşmelerini saklar. Ajans içinde yapılan terfi, değerlendirme, prim, ücret

değişikliği, eğitim vb. personel ile ilgili konulardaki bilgileri dosyalarına işler.

İ.3. Aylık çalışma bordroları, varsa fazla mesai, prim, ikramiye, işe alınan ve işten çıkan personel

hakkında muhasebeye bilgi verir.

8

İ.4. İş müracaatlarını, iş ilanlarını, mülakatları ve işe alım kararlarını ilgili yöneticiler ile koordineli olarak

götürür. Her görev için uygulanacak mülakat yöntem ve sorularını hazırlar.

İ.5. Ücret, performans ve ödüllendirme sistemlerini koordine eder. Zamanlamaları konusunda

yöneticileri uyarır. Bireysel sonuçları çıkarır.

İ.6. Eğitim ihtiyaçlarını ve kariyer gelişim planlarını hazırlar.

İ.7. Yeni kurulacak İK sistemleri için çalışanları bilgilendirir.

İ.8. İK uygulamalarında rol alacak yöneticileri eğitir.

J- İDARİ İŞLER BÖLÜMÜ

Görev tanımı İdari İşler Bölümü’nden beklenen, ajansta çalışma ortamı için gerekli uygun şartları sağlamak, idari

ihtiyaçları temin etmek, çalışma gruplarınca sonuçlandırılacak işleri zamanında yerine ulaştırmaktır.

J.1. Satın AlmaJ.1.1. İhtiyaçların tespitini müteakip piyasa araştırması sonuçlarını tekliflerle birlikte yönetime sunar.

J.1.2. İhtiyaçların uygun fiyatla karşılanması onayını aldıktan sonra ilgili firma yetkilileriyle temasa

geçerek mal veya hizmeti temin eder.

J.1.3. Alınan veya getirilen malzemeyi mutlaka kontrol eder (sayma, ölçme, tartma), ofise/depoya alır

ve yönetime bilgi verir.

J.1.4. Talepleri, departman sorumlularının onayını da aldıktan sonra kontrollü (imza karşılığı) dağıtır.

J.1.5. Genel giderlerle ilgili faturaları imzalayıp yönetimin onayına sunar ve muhasebeye verir.

J.1.6. Aylık satın alma raporları hazırlar.

J.2. İdari İşlerJ.2.1. Ajansın idari konularda ihtiyaçlarını karşılar ve yapılacakları organize eder.

J.2.2. İdari konularda, yönetimin ve çalışanların değişik konulardaki isteklerini karşılamak ve sistemi

yürütebilmek için öneriler hazırlar.

J.2.3. Personelin rahat çalışabilmesini sağlamak amacıyla çay, kahve benzeri içecek makineleri,

yemek Iezzeti ve çeşitleri konusunda araştırmalar yapar, firmalarla yemek veya yemek fişi/kartı fiyatı

konusunda anlaşır. Yönetimi bu konuda bilgilendirir.

J.2.4. Giriş-çıkış emniyetini sağlayan güvenlik görevlilerini koordineli bir şekilde çalıştırır, yangına karşı

emniyet tedbirlerini inceler. Yangın söndürme cihazlarının dolum ve bakım tarihlerini kontrol eder.

Yangın çıkış merdivenlerinin kullanılabilir halde olmasını temin eder. Yangın tatbikatı yaptırır.

J.2.5. Her türlü elektronik malzeme ile klimaları, faks, fotokopi, televizyon, video, projeksiyon gibi

ekipmanların emniyet, bakım ve onarımını sağlar.

J.2.6. Büronun temizlik, bakım, boya, havalandırma, ısıtma, tesisat vb. konularının aksamamasını

temin eder.

9

J.2.7. Şirket araçlarının göreve sevki, periyodik bakımları, yakıt tasarrufu, arızaların giderilmesi, uygun

şoför seçimi gibi işlemleri yapar.

J.2.8. Bu işlemlerle ilgili çizelgeler düzenler.

J.2.9. Şoförlerin davranış ve kıyafeti konusunda titiz davranır, mesaiye gidiş gelişlerini takip eder.

Temiz ve ütülü kıyafet, boyalı ayakkabı, düzgün bağlanmış ve yakaya oturmuş kravat, düzeltilmiş

bıyık, kısa kesilmiş saç, her gün sakal tıraşı gibi hususlara dikkat edilerek göreve gelinmesini sağlar.

K- TRAFİK

Görev tanımı Trafik’in sorumluluğu doğru materyalin, doğru araçla, doğru zamanlamayla, doğru yere ulaşmasını

sağlamaktır.

K.1. Ulaştırılacak her materyal için, işi talep eden kişiden tüm detayları, iş formu ile alır. İstenen işlerin

son teslim gün ve saati formda belirtilmiş olmalıdır. Trafik işlerin önceliklerini bilmek ve buna uygun

hareket etmek zorundadır.

K.2. Bütün müşterilerin ve ajansın iş yaptığı kuruluşların isim ve adresleri, temas kurulan kişiler ve

görevleri, telefon numaraları ve adresleri Trafik’te Iiste halinde bulunur.

K.3. İşlerin zamanında bitmesi için iş planlaması yapar. Zamanında bitmesi riske giren işlerden ilgili

şahısları mutlaka ve hemen haberdar eder.

K.4. Ajans içi onayların sırayla ve eksiksiz yapılmasını sağlar.

K.5. MT ile yakın bir işbirliği içinde çalışır.

K.6. İlanların, TV yayın kopyalarının vb. ilgili mecrada zamanında ve hatasız yayınlanabilmesi

amacıyla Yaratıcı Grup’ta zamanında bitirilebilmesi için köprü görevi görür.

K.7. Trafik tüm faaliyetlerin kaydını tutar. Bu kayıtlar ajanstaki iş yoğunluğu, iş yükü, zamanlama ve

müşteri kârlılığı konusunda yönetimi bilgilendirir.

K.8. Onay aşaması tamamlanan işlerin ilgili kişi ve kurumlara teslimi trafiğin sorumluluğundadır.

K.9. Departmanlardan, üzerine ''son termin'' yazılmış olan zarf, evrak veya malzemeyi teslim alır,

bunları güzergâhlara göre gruplandırır.

K.10. ''İsme teslim'' denilen evrak veya malzemeyi kuryeye zimmetler.

K.11. Dağıtıma çıkacak olan şoförlere talimat verir, işleri telefon ile takip eder, ilgili departman

sorumlusunu gelişmelerden haberdar eder.

K.12. Araç ve yakıt tasarrufu sağlayacak ilave tedbirler geliştirir. Örneğin bekleme süresi olan bir

evrakı ertesi güne bırakmak veya araç görevde iken dışarıda bulunan bir ajans mensubunun

kendisinin herhangi bir noktadan alınmasını istemesi halinde şoförle telefon irtibatı kurarak aracı o

bölgeye yönlendirmek gibi.

K.13. Faturaların götürülmesine, tahsilat yapılmasını ve haftalık dergilerin düzenli bir şekilde

alınmasını sağlar.

K.14. Yönetici ve müdür seviyesindeki kişilerin isteklerine cevap verebilmek için kurye görevlendirir.

10

K.15. Mesaiye kalınması halinde şoför görevlendirir. Yemek işlerini koordine eder.

K.16. İlanların renk ayrımına, medyaya vb. gönderilmesini, kontrolünün ve teslimlerinin gereken

yerlere yapılmasını sağlar.

L- ARŞİV

Görev tanımı Arşivin temel görevi, hazırlanan çalışmaların, temiz ve düzenli bir şekilde saklanması, gerektiği zaman

kolaylıkla bulanabilmesinin sağlanmasıdır.

L.1. Ajansın orijinalleri, renk ayırımları, fotoğraf çalışmaları, basılı malzeme örnekleri, dia ve video

bantları arşiv tarafından arşivlenir.

L.2. Arşiv bölümünün düzenini ve temizliğini sağlar.

L.3. Kataloglama ve yerleştirme kayıtlarını tutar.

L.4. İzni olmadan kimsenin buradan materyal almamasını sağlar.

L.5. Arşivden alınacak malzemeler için, arşiv defterine imza karşılığı giriş çıkış yapar.

M- YÖNETİM SEKRETERLİĞİ

Görev tanımı

M.1. Yönetimin tüm telefon görüşmelerinin sağlıklı yürütülmesini, tüm randevularının düzenle takip

edilmesini sağlar.

M.2. Yönetimin tüm yazışmalarını yürütür, e-posta, faks gibi araçlarla iletişim kurabilmesini sağlar.

M.3. Ajans toplantı odalarının rezervasyonlarının yapılmasını, tertipli ve düzenli tutulmasını yapar.

M.4. Toplantı notları hazırlar, oda sıcaklığını ayarlar, yapılacak ikramın organizasyonunu yapar.

M.5. Kendisinden talep edilen yazışmaları hazırlar.

M.6. Dış görünümüne özen gösterir. Titiz ve bakımlı olmalıdır.

M.7. Santral görevlisinin dışarıdan arayanlarla ilgili özen göstermesi gereken tüm hususlar yönetim

sekreteryası için de geçerlidir.

11

N- SANTRAL GÖREVLİSİ

Ajans'ın dış dünyayla ilk teması, ilk izlenimi santral kanalıyla olmaktadır. Ajans'ın ne kadar verimli iş

üretebildiği, ne boyutta profesyonel olabildiği santralle yapılan bir görüşmeden dahi anlaşılabilir.

Görev tanımı

N.1. Hiç kimse telefonda bekletilmemelidir.

N.2. Bekleme kaçınılmaz olduğunda ise en geç 30 saniye içinde beklemede tutulan kişiye dönülerek

özür dilenmeli ve unutulmadığı böylece hatırlatılmalıdır. Beklemeye alınacak kişiye, o sırada kendisinin

ne yapacağını belirtmelidir.

N.3. Santrala cevap veren herkesin önem göstermesi gereken konu, arayana kendisinin ajans

tarafından önemsendiğinin hissettirilmesidir.

N.4. Arayanın notunu almalı ve ilgili kişiye hemen bildirmelidir.

N.5. Kötü ruh halinde olsa bile bunu karşı tarafa hissettirmemelidir.

N.6. Güler yüzünü konuşmasındaki ses tonu ile karşı tarafa aktarabilmelidir.

N.7. Ajans içinde telefonların gereksiz uzunlukta çalmasını engelleyecek tedbirler alabilmelidir.

N.8. (Aynı zamanda resepsiyonist görevi var ise) Ziyaretçileri güler yüzlü karşılamalı, görüşeceği kişiye

haber vermeli ve ziyaretçiyi bekleme bölümüne almalıdır. Genel bakımına, giyimine kuşamına özen

göstermelidir.

12