1

Rejsesekretær/Godkender Indhold Sådan oprettes afregninger ”på vegne af” i RUS2 ................................................................................................ 2

Oprettelse af afregninger på vegne af AAU-ansatte ...................................................................................... 2

Oprettelse af afregninger på vegne af Gæster/ikke AAU-ansatte .................................................................. 5

Oprettelse af gæstebruger: ....................................................................................................................... 6

Tilføj adresse på gæstebruger: ................................................................................................................. 8

Nordisk adresseformat: ......................................................................................................................... 9

Udvidet adresseformat: ......................................................................................................................... 9

Tilføj bankkonti på gæstebruger: ............................................................................................................. 10

Kontooverførsel ................................................................................................................................... 10

International kontooverførsel m/IBAN .................................................................................................. 10

International kontooverførsel u/IBAN ................................................................................................... 11

Anfør gæstetype på gæstebruger:........................................................................................................... 12

Inden du går videre med oprettelse af afregningen: ................................................................................ 13

Bestilling gennem Egencia: ..................................................................................................................... 13

Distribution af e-transaktioner: ................................................................................................................ 13

Opret afregning for gæst/ikke AAU-ansat: ............................................................................................... 16

Genbrug en gæstebruger: ....................................................................................................................... 18

Særligt ved kørsel og diæter udbetalt på gæsteafregning: ...................................................................... 20

2

Sådan oprettes afregninger ”på vegne af” i RUS2 Som rejsegodkender ser dit skærmbillede lidt anderledes ud, når du logger ind i RUS2:

Klik på ”Regnskabsenheder” for at få mulighed for at vælge, om du skal oprette/behandle afregninger for AAU-ansatte inkl. dig selv, eller om det er afregninger for gæster/ikke AAU ansatte, du skal i gang med.

Oprettelse af afregninger på vegne af AAU-ansatte Skal du oprette en afregning for dig selv eller på vegne af en AAU-ansat, vælger du regnskabsenheden ”Aalborg Universitet”.

Herefter vil du se nedenstående skærmbillede. Billedet er stort set det samme som det de rejsende ser, når de logger på, dog har du som godkender lidt flere bokse at vælge imellem.

3

1: Vælg ”opret udlægsrapport”

2: Tryk på det blå plus for at oprette en ny afregning.

3: Hvis du skal oprette en afregning på vegne af en kollega, klik på pilen ud for ”Medarbejder”, og vælg den medarbejde,r du ønsker at oprette en afregning for.

Navnene der fremgår af listen ovenfor er lidt specielle, idet skærmbilledet er taget fra vores Testsite. Som rejsesekretær vil du have mulighed for at vælge blandt alle AAU’s ansatte. Start med at skrive navnet på den medarbejder, du ønsker at oprette afregning for, så du indskrænker søgemulighederne. Vi opfordrer dog til, at alle ansatte selv opretter deres afregninger i RUS2.

4

Herefter kan de vejledninger, der tilgængelig for de rejsende, følges.

Når alle udgifter mv. er påført afregningen, er den klar til at blive underskrevet.

Klik først på ”den hvide papirsflyver”.

Der er nu to muligheder, når du opretter på vegne af en kollega, du kan enten vælge ”Til Underskrift” eller ”Underskriv på vegne af”.

Vælg godkender – dette gøres lettest ved at skrive noget af godkenders navn i feltet ”Godkender” (Du kan godt vælge dig selv, når af opretter på vegne af andre).

Klik på ”Send afregning” enten øverst til venstre eller nederst på siden.

5

Vi anbefaler altid, at der vælges ”Til underskrift”, når der oprettes afregninger på vegne af kollegaer. Derved får personen, som afregningen er oprettet på vegne af, en notifikation med et link til afregningen, og kan således selv underskrive afregningen og sende den til godkendelse hos rejsegodkender.

Vælger du ”underskriv på vegne af” er det den rejsesekretær/godkender, der har oprettet afregningen, der underskriver på vegne den kollega, der har afholdt udgifterne/været på tjenesterejse. I sådanne tilfælde, skal du vedhæfte underskreven kopi af afregningen, så det fremgår, at den rejsende/udlægsholder har bekræftet sine udgifter.

Oprettelse af afregninger på vegne af Gæster/ikke AAU-ansatte Skal du oprette afregninger på vegne af gæster/ikke AAU-ansatte, vælger du regnskabsenheden ”Aalborg Universitet – Gæster”

6

Når du kommer ind på ”gæsteenheden” har du flere og andre rettigheder, end du som godkender har i regnskabsenheden ”Aalborg Universitet” Du har nemlig nu også den grønne boks ”Kreditkorttransaktioner” og den gule ”Administration”.

Oprettelse af gæstebruger: For at oprette en afregning på en gæst, skal du først have oprettet en gæstebruger til denne gæst. Dette gør du på bagrund af de oplysninger, gæsten har afgivet på den underskrevne gæsteblanket.

1: Klik på ”Administration”

2: Vælg ”Kontor og brugere”

7

3: Klik på ”Ny”

Nedenstående skærmbillede fremkommer:

4: Udfyld personoplysninger jf. den modtagne gæsteblanket, og fjern de to flueben, og angiv en adgangskode. (Adgangskode skal ikke bruges igen).

Når dette er udfyldt – tryk ”Gem”

8

OBS! Brugernavn og HR-nøgle skal være unikkke. Brugernavn skal derfor altid være lavet efter ovenstående skabelon, altså: ”G” efterfulgt af -dagsdato, -dit gæste nr. -et fortløbende nr. samt @gæst.dk. Gæsten i dette eksempel er den første gæstebruger denne rejsesekretær har oprettet den 25. juli 2018, derfor G250718-410001-1@gæst.dk. Oprettes der endnu en gæst samme dag, vil den få brugernavnet G250718-410001-2@gæst.dk HR-nøglen skal altid være det samme som brugernavnet blot uden ”@gæst.dk”

Nu er gæsten oprettet og klar til at blive ajourført adresse, bankoplysning mv.

5: Søg gæsten frem under ”Nye brugere” til venstre i billedet.

Tilføj adresse på gæstebruger: Ved ”Adresser” vælges ”Ny” samt hvilke ”Adresseformat” der er tale om. Der kan vælges mellem to forskellige adresseformater:

• Nordisk • Udvidet

9

Nordisk adresseformat: Hvis den gæst, der skal oprettes har adresse i

• Danmark • Finland • Island • Norge • Sverige

Vælger du ”Nordisk”, adressefelterne udfyldes jf. den modtagne gæsteblanket og klikker på ”opret”.

Udvidet adresseformat: Har gæsten adresse i et andet land, end et af dem der er nævnt ovenfor, vælger du ”Udvidet”, adressefelterne udfyldes jf. den modtagne gæsteblanket og klik på ”opret”

10

Tilføj bankkonti på gæstebruger: Ved ”Bankkonti” vælges ”Ny” samt, hvilken ”Betalingsmåde” der er tale om.

Der fremgår fire betalingsmåder af drop Down menuen, dog kan Nemkonto først anvendes, når der kommer CPR nr. i løsningen. Der skal således vælges mellem følgende:

Kontooverførsel

Betalingsmåde ”Kontooverførsel” anvendes, hvis der er tale om en gæst med en dansk bankkonto.

Vælg ”Ny” – ”Kontooverførsel” – udfyld felterne jf. den modtagne gæsteblanket og klik på ”Ny”.

Felterne ”Notat til kreditor” og ”Notat til en selv” skal ikke udfyldes.

International kontooverførsel m/IBAN

Til gæster med konto i udlandet, hvortil der er et IBAN nr. anvendes betalingsmåde ”International kontooverførsel m/IBAN”.

Vælg ”Ny” – ” International kontooverførsel m/IBAN” – udfyld felterne jf. den modtagne gæsteblanket og klik på ”Ny”

11

Felterne ”Notat til kreditor” og ”Notat til en selv” skal ikke udfyldes.

International kontooverførsel u/IBAN

Til gæster med konto i udlandet, hvortil der IKKE er et IBAN nr. anvendes betalingsmåde ”International kontooverførsel u/IBAN”.

Vælg ”Ny” – ” International kontooverførsel u/IBAN” – udfyld felterne jf. den modtagne gæsteblanket og klik på ”Ny”.

12

Ovenstående er ikke et udtømmende eksempel. Alt efter hvilket land der skal overføres til, kan der kræves forskellige oplysninger, for at overførslen kan gå igennem til den udenlandske konto. Til USA og Canada, vil der typisk skulle anføres et ABA Routing no., dette påføres (som her) i feltet ”Reg. nr.”

Anfør gæstetype på gæstebruger: Nu mangler der blot at blive anført ”Gæstetype”. Dette gøres under fanen ”Udlægsrapport”.

13

Der kan vælges mellem følgende Gæstetyper:

• ”A – Censor / Gæsteforelæser” som anvendes, hvis der er tale om censorer eller gæsteforelæsere, der er lønnet af AAU.

• ”B – Gæster” som anvendes ved øvrige gæster.

Inden du går videre med oprettelse af afregningen: Når gæstebrugeren er oprettet, og alle ovennævnte oplysninger er indtastet på brugeren, er den klar til brug.

Vær dog opmærksom på, at der kan gå op til 15 min. før brugeren er opdateret med alle bagvedliggende rettigheder. Derfor kan der gå lidt tid, før du som sekretær for gæsten kan ”underskrive på vegne af” og dermed få afregningen sendt videre til godkendelse.

Bestilling gennem Egencia: Det er stadig muligt at booke fly, tog, hotel, færge mv. gennem Egencia til gæster/ikke AAU-ansatte, forudsat, at man er oprettet som ”Direkte Rejsebestiller” hos Egencia. Bookingen gennem Egencia er uændret, og kan foretages online, eller pr. tlf. eller mail mod et højere salgshonorar.

Booking til gæster/ikke AAU-ansatte skal ske på det nye gæstenummer, som hver enkelt rejsegodkender har fået til RUS2. Når I booker for gæster, er det vigtigt, at I oplyser jeres gæstenummer. Booker I via online booking, skal gæstenummer indtastes i begge felter, hvor der står ”Medarbejderens id”. Dette for at sikre e-transaktionen efterfølgende lander korrekt i RUS2.

Det er også vigtigt, at der ikke bookes til ansatte på et gæstenummer, da det i RUS2 ikke er muligt, at flytte e-transaktioner fra gæstedelen over til den almindelige del eller omvendt.

Distribution af e-transaktioner: Når der er booket gennem Egencia til en gæst, vil e-transaktionen lægge sig på det gæstenummer, den er booket på, altså hos den rejsesekretær, der har foretaget bookningen. Rejsesekretæren skal herefter have e-transaktionen distribueret over på den gæstebruger, som den tilhører. Det gør du på følgende måde:

14

1: Klik på ”Kreditkorttransaktioner”

Du vil nu se nedenstående skærmbillede.

Denne oversigt er taget fra vores testsite, derfor ligger der rigtig mange e-transaktioner. Det vil være muligt vha. felterne i venstre side, at filter ud fra forskellige kriterier.

2: Sæt flueben ud for den eller de e-transaktioner, der skal distribueres til gæstebrugeren, og klik på ”Distribuér”.

Du kan se navnet på den rejsende på oversigten – det er blot fjernet her af hensyn til GDPR.

15

Når der er valgt ”distribuér” kommer nedenstående pop-up vindue:

3: Deaktiver ”Distribuer til standardmedarbejder (flere)” ved at klikke på -ikonet, så det bliver gråt, og søg den gæst frem, e-transaktionen skal flyttes til. Gæsten søges lettes frem ved at påbegynde at skrive navnet i feltet ”medarbejdere”.

Når gæsten er søgt frem klikkes på navnet og klik på ”Distribuér”

16

Endnu et pop-up billede fremkommer:

4: Tjek at der er valgt korrekt gæst, og klik på ”JA, DISTRIBUER”

E-transaktionen ligger nu klar på ”Guest Testsson”, så de kan tilknyttes når afregningen oprettes.

Opret afregning for gæst/ikke AAU-ansat: Når gæstebrugeren er oprettet kan man som rejsesekretær/godkender oprette en afregning på vegne af gæsten.

1: Vælg ”opret udlægsrapport”

Klik på det ”blå plus” for at oprette en ny afregning

17

3: Vælg den gæst, der skal oprette afregning på vegne af.

4:Herefter kan du følge de vejledninger, der er tilgængelig for de rejsende.

Er der distribueret e-transaktioner over på gæstebrugeren, vil det være muligt at vælge ”Tilføj korttransaktioner”, når der tilføjes udgifter.

Du kan nu sætte de to e-transaktioner, der blev distribueret over på denne gæst i eksemplet ovenfor, ind.

Sæt flueben ved de e-transaktioner, der ønskes tilknyttet og klik på ”Tilføj.”

18

5: Når alle udgifter er indtastet på afregningen, skal den ”Underskrives på vegne af” og sendes til godkendelse.

Klik på ”den hvide papirsflyver”

Klik på ”Underskriv på vegne af” og ”Vælg godkender”.

Du kan godt vælge dig selv som godkender, men vær opmærksom på det lidt specielle flow, der er, hvis du får brug for at redigere efterfølgende. (Her kommer en oversigt over godkendelsesflow).

Husk altid at vedhæfte gæsteblanket, hvoraf det fremgår, at gæsten bekræfter sine bankoplysninger, og hvilke udgifter der er afholdt.

Genbrug en gæstebruger: Når først en gæstebruger er oprettet, er det muligt for alle med adgang til Gæstedelen at genbruge denne.

Gå ind på Regnskabsenheden ”AAU – Gæstebrugere”.

19

Klik på ”Administration”.

Vælg ”Kontor og brugere”.

Vælg fanebladet Brugere og indtast navnet (eller en del af navnet) i søgefeltet og tryk på kikkertsymbolet

Vælg den rigtige gæst ved at klikke på navnet.

Gæsten åbner sig og det muligt at kontrollere, at de oplysninger, der allerede er indtastet på gæsten, er i overensstemmelse med de oplysninger, der fremgår af den seneste gæsteblanket gæsten udfyldt og underskrevet.

20

Det er vigtigt, at du sikrer disse oplysninger er korrekte, før du begynder at oprette gæstens afregning.

Særligt ved kørsel og diæter udbetalt på gæsteafregning: Censorer og gæsteforelæsere skal afregnes i gæstedelen, derfor skal det også være muligt at udbetale skattefri kørsel og diæter gennem gæstedelen.

Endvidere bliver der til tider undtagelsesvist udbetalt kørselsgodtgørelse til ikke AAU-ansatte. Når det sker har AAU pligt at indberette dette som B-indkomst til SKAT.

På sigt, når der kommer CPR nr. ind løsningen, vil RUS2 kunne genere output, som Økonomiafdelingen let kan sortere, og bruge til indberetning til SKAT.

Men indtil dette kan lade sig gøre, vil det stadig være nødvendigt, at ”Skema til udfyldelse i forbindelse med udbetalt kørselsgodtgørelse til IKKE AAU” vedhæftes på de gæsteafregninger, hvorpå der udbetales kørselsgodtgørelse og/eller- for censorer og gæsteforelæseres afregning - diæter. Skemaet kan stadig findes under blanketter på Økonomiafdelingens hjemmeside.