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REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION, CONSERVACION Y ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL CENTROCOMPRENSIVO DE CANCER DE LA UNIVERSIDAD

REGLAMENTO PARA LA A1)MINISTRACION, CONSERVAC1ON Y ELIMINACTON I)EDOCUMENTOS 1)EL CENTR() COMPRENSIVO DE CANCER DE LA UNIVERSIDAD I)E

PUERTO RICo

REGLAMENTO #

______

Adaptado dcl Reglamento pani Ia Administración de Documentos de Ia Universidad de Puerto Rico

REGLAMENT() PARA LAADMINISTRACION, CONSERVACION Y F.LIMINACION DE DOCUMENTOS DEl CENTROCOMPRENSIVO DE CANCER DE LA UNIVERSIDAD

TABLA DE CONTENIDO

ARTICUL() I - TITULO 3

ARTICULO 11- BASE LEGAL 3

ARTICULO III - PROPOSIT() Y APLICACION 3

ARTICUL() IV - DEFINICIONES 3

ARTICULO V- REQIJISITOS DEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS INACTIVOS S

ARTICUL() VI — SELECCION 1)E EQUIPO Y MATERIAL PARA LA CONSERVACIONDE DOCUMENTOS 6

ARTICULO VII- INVENTARIO 1)E DOCUMENTOS 6

ARTICULO VIII - CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS 7

ARTICUL() IX - TRANSFERENCIA I)E T)OCUMENTOS AL ARCHIVO DEI)OCUMENTOS INACTIVOS 9

ARTICULO X - CONSERVACION DE DOCUMENTOS 9

ARTICULO XI- ELIMINACION 1)E DOCUMENTOS II

ARTICULO XII - ENMIENI)AS Y DEROGACION 11

ARTICUL() XIII — SEPARABILII)AD 12

ARTICUL() XIV - VIGENCIA 12

REGLAMENTO PARA LAADMINISTRACION, CONSERVACION Y ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL CENTROCOMPRENSIVO DE CANCER DE LA UNIVERSIDAI)

ARTICULO I - TITULO

Estas normas se conocerán como Reglamento para Ia Administración, Conservación yEliminación de Documentos del Centro Comprensivo de Cancer de la Universidad de PuertoRico (El Centro).

ARTICULO II- BASE LEGAL

A. Este Reglairiento se promulga segm Jo dispuesto en:

1. Los ArtIculos 5(h) y 5(i) de Ia Ley Nilmero 230 del 26 de agosto de 2004, conocidacomo Ley del Centro Comprensivo de Cancer de la Universidad de Puerto Rico, segiinenmendada y Ia Ley Nim. 5 del 8 cle diciembre de 1955, segün enmendada. Ley deAdrninistración de Docurnentos Pühiicos de Puerto Rico.

2. El Centro Comprensivo de Cancer en su ArtIculo 2 estahlece que con esta Ley se creauna corporaciOn piihlica independiente y separada de cualqiiier otra agencia oinstrurnentalidad del Gohierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. No obstante,corno medida de sana adrninistración se acogen las partes contenidas en este reglamentode La Ley 5 del 8 de diciembre de 1955, segan enmendada, conocida como Ley deAdministraciOn de Docurnentos Piihlicos de Puerto Rico.

ARTICULO III - PROPOSITO Y APLICACION

A. El propOsito de este Reglamento es estahiecer las normas que regiran los fOCCSO5 deadrninistración, conservación y elirninacidn de los docurnentos del Centro Comprensivode Cancer de la Universidad de Puerto Rico.

B. Este Reglarnento será de aplicacion a todos los docurnentos clasilicados comoadministrativos, fiscalcs, históricos, esenciales, cuhiertos por legislación 0 contrato, tItulode propiedad y documentos originales, cluplicados, recihidos o conservados en lasunidades institucionales y dependencias que componen ci Centro Comprensivo de Cancerde la Universidad de Puerto Rico, incluyendo los documentos de Ia Junta de I)irectoresdel Centro.

ARTICULO IV - DEFINICIONES

A los tines de interpretación y apiicación de este Reglarnento, los siguientes términos y frasesutilizadas tendran ci significado que Se estahiece a continuacion:

A. Administrador de l)ocumentos = Funcionario designado por Ia autoridad norninadora,a cargo del funcionarniento y supervision del Programa de AdministraciOn dei)ocumentos de su respectiva unidad. En Ia unidad en que no exista este puesto, ejercerá


las funciones el empleado designado a esos fines por Ia autoridad nominadora de Iauniclad institucional correspondiente.

B. Archivo de l)ocumenios Inactivos = Lugar de conservaciOn y administración dedocumentos Inactivos de cada unidad Institucional, contorme a las disposicionesestahlecidas en este Reglamento.

C. Archivo General de Puerto Rico = Lugar de conservación y adrninistración dedocumentos histdricos, piihHcos o privados, segtin lo clispone la Ley de Administraciónde Docunientos de Puerto Rico.

D. ClasilIcación de Documentos = Proceso de identificar los documentos que requierehacer una evaluación del contenido de estos para determinar su valor administrativo,Iscal, histOrico, esencial, cuhierto por legislaciOn o contrato y titulo de propiedad.Mediante este proceso, se estahiece ci tc5rmino de conservación y eliminación deldociimento.

E. Docurnento = lnforrnación administrativa, fiscal, histOrica y esencial presentada enftrina de manuscrito o impreso en papel u otro medio que pueda ser leIdo y cualquierotro material informativo sin importar su forma o caracterIstica fisica. [ncluye, ademásaquellos documentos que por Icy 0 contrato requiere su conservación.

F. I)ocumenlo Activo = l)ocumento de uso continuo, que requiere eslar dispomble en Iaoficina a Ia que pertenece.

G. Documento Oficial = Se referc al docurnento original de uso oficial para Ia institucióno la copia que lo sustituye. La copia se designa como documento ohciai cuando. en

ausencia de un original, es necesarlo que Ia oficina que tiene mayor relacion eon ci

documento Ia conserve por ci término que estahiece este Reglainento para evideneiar

transacciones realizadas.

H. Docuinentos Administrativos = 1)ociimentos qiie estahleeen politica Institucional oesián relacionados con los procedirnientos, funeiones, operaciones administrativas 0

educativas.

I. 1)ocunientos Esenciales = Docuinentos utilizados para enfrentar situaciones deernergencia o necesarios para Ia recuperación y restauracion de estructuras fIsicas,

servicios y operaciones del Centro.

J. I)ocunientos Fiscales = Docurnentos utilizados para procesar. registrar, resumir e

informar transacciones financieras del Centro, entre los cuales se incluyen los de

recaudaciones, obligaciones o desemholsos de fondos, estados linancieros, asignaciones ytransferencias de presupuesto, etc.

REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION, CONSERVACION Y ELIMINACLON 1W DOCUMENTOS DEL CENTROCOMPRENSIVO DE CANCER DE LA IJNIVERSIDA[)

K. I)ocumentos Históricos o de valor histOrico = l)ocumentos que evidencian de formamuy amplia, exacta y completa los sucesos ocurridos en el transcurso del tiempo,relacionados con el desarrollo del Qentro.

L. Documentos inactivos = Son docurnentos oficiales de poco o ningiin uso, los cuales noson necesarios conservar en Ia oficina a la que pertenecen. Los mismos seránconservados en el Archivo de Documentos Inactivos de Ia unidad Iristitucional

correspondiente. conforme a su clasificación y termino de conservación fijado.

lvi. Duplicados = Copias adicionales de un mismo docurnento. A estos documentos se lesfijara un termino de conservaciOn igLial 0 menor que al documento oticial.

N. Elirninacidn (Ic Documentos = Proceso a seguir para eliminar docurnentos que sutermino de conservación o utilidad ha concluido.

0. Lista de Eiiminación Describe los documentos uhicados en una oficina o en ciArchivo de l)ocurnentos Inactivos cuyo tdrmino de conservación o utilidad ha concluido.La preparación de esta lista es esencial para formalizar los trámites de elirninación dedocurnentos.

P. Gum = Gufa para Ia Conservación de I)ocunientos dci Centro Comprensivo de Cncer

de la Universidad de Puerto Rico, Ia cual se incorpora en este Regiarnento.

Q. Oficiria = Cada uno de los departamentos, oficinas, prograrnas, divisiones o secciones

a cargo de tin director o supervisor.

R. Reglaniento Reglarnento para Ia Administración, Conservación y Elirninacidn de[)ocumentos del Centro Comprensivo de Cincer de Ia Universidad de Puerto Rico.

S. Series Documentales = Conjunto de documentos relacionados COfl un tema, función oactividad en particular los cuales son archivados, usados, transieridos y consideradoscomo uno solo.

T. Término de Conservacidn PerIodo durante ci cual se conservarán los documentosoticiales de acuerdo a Ia clasi ficaciOn y su utilidad para ci Centro.

ARTICUL() V- REQUISITOS l)EL ARCHIV() DE DOCUMENTOS INACTIVOS

A. La estructura fisica scrá resistente al fuego. libre de filtraciones y sin riesgos de

Inundaciones. Se tendrán sistemas de alarmas y extintores para enfrentar situaciones deemergencia. El irea externa del Archivo se protegerá con un sistema de seguridad contra

roho o vandalisnin.

B. Contari con un sisterna de cornunicaciOn efectivo con las oiicinas. Sn localizaeiónfisica será accesihie a los usuanos de los documentos.

REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION, CONSERVACION ‘ ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL CENTROCOMPRENSIVO DE CANCER DE LA UNIVERSIDAD

C. Proveerá un sisterna de aluinhrado en los pasillos para facilitar la localización y acceso alos documentos.

I). Contará con un acondicionador de aire para regular adecuadarnente las condiciones o Iatemperatura, funcionando durante 24 horas. Las temperaturas deherán estar entre los 65°Fa 75°F y el control de Ia humedad entre el 40 a 6OC/c para controlar Ia proliferación dehongos y bacterias.

E. La entrada principal no deherá ser menor de tres pies (3’) de ancho para facilitar Iaentrega de los documentos, materiales y equipos utilizados en ci Arehivo.

F. Contara Con una puerta adicional de salida para ahandonar ci local, dc ocurnr unaernergencia. Además, se instalarán rotulos para identificar Ia salida hacia Ia puerta deernergenci a.

G. Los anaqueles serán ubicados manteniendo entre éstos an espacio no menor de 30pulgadas para facilitar ci archivo, localización y acceso a los documentos.

H. Se proveerá escalera movible y carro de carga para facilitar el transporte y acceso a losdoc umen tos.

I. Se proveerá tin area para carga y descarga de los documentos.

ARTICULO VI - SELECCION DE EQUIPO Y MATERIAL PARA LA CONSERVACIONl)E 1)OCUMENTOS

4 A. Se utilizarán equipos y materiales que permitan el rápido CCCSO y proteccidn de losI documentos y Ia optima utilizaciOn del espaclo hsico.

B. El equipo seleccionado para conservar ducurnentos será movihie o adaptable a rnás deuna localizaciOn o [‘unciOn y el material de fabricaciOn será resistente y duradero.

C. La adquisiciOn de materiales, equipo o cajas para conservar documentos se haräconsiderando Ia unilormidad de los niiSmos.

ARTICULO VII - INVENTARI() DE DOCUMENTOS

A. El Administrador de Documentos orientará a los directores de otcinas o susrepresentantes autorizados en Ia preparaciOn del inventario de documentos. Eladrninistrador será responsahie de preparar el inventario de los documentos de su unidadInstitucional. El inventario incluirá todos los docurnentos del Archivo de I)ocurnentosInactivos y los documentos oticiales que icrmanecen en las oficinas, indicaclos por estasen las hojas de inventario.

REGLAMEN’I’O PARA LAADMINISTRACION, CONSERVACION Y ELIMINACION DE DOCIJMENTOS DEL CENTROCOMPRENSIVO DE CANCER DE LA UNIVERSIDAD

No serán incluidos en este inventario, los docurnentos históricos son los docurnentosesenciales.

El director de Ia oficina o su representante autorizado preparara el inventado de losdocumentos de su oficina y lo someterá al Administrador de Documentos. Elinventario se preparará en series documentales en los cuales se incluirá ci titulo,descripciOn, Iocalización y anos a que corresponden. Además, en Ia hoja deinventario se indicará Ia clasificación y tërlllifl() de conservación, de conformidacl conIa Gula para la Conservación de I)ocurnentos del Centro Comprensivo de Cancer deIa Universidad de Puerto Rico.

ARTICULO VIII- CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos serán clasificados como sigue:

A. Documentos Administrativos

Se incluirán los documentos en los cuales se establece Ia politica institucional o sedescribe normas, funciones, procedimientos o manejo operacional del Centro. Estosdocumentos se conservaran de acuerdo a los términos que establece Ia Gula para IaConservación de Docurnentos del Centro Comprensivo de Cancer de la Universidad dePuerto Rico.

B. Doeumentos Fiscales

Se incluirán aquellos documentos en los cuales se originan ingresos y desembolsos 0

/ cons(ituyen presupuesto y los que se utilizan para el análisis, auditorias, comprohación de

j/ 4’ U cuentas, contahilidad y operaciones financieras. El término de conservación se estableceen Ia Gula.

I. Los documentos fiscales a los que apliqLten lerminos de conservacion fijadospor legislación estatal o federal se conservaran por dicho termino o por el terminoIndicado en Ia GuIa. cuál de estos sea mayor.

2. l)ocumentos fiscales relacionados con señalamientos de inlormes deinlervención de Ia Oficina del Contralor de Puerto Rico y auditores internos oexternos se conservaran hasta que se tome accidn final en los señalarnientos o porel termino qtie Indica Ia Gula, cual de estos sea mayor.

C. 1)ocumentos Históricos

I. Los docurnentos de valor histdrico senin conservados de forma permanente enel Archivo de Documentos Inactivos o hiblioteca. Estos seran identificados yconservados en areas de mIxima seguridad.


2. La autoridad nominadora de la unidad institucional, de estirnar necesario,atitorizara Ia transferencia de los documentos históricos al Archivo General dePuerto Rico para su conservación.

3. Los docurnentos histOricos ubicados en ci Archivo de Documentos Inactivos 0

hiblioteca serdn conservados cumpliendo con lo siguiente:

a) El director o funcionario a cargo de Ia biblioteca o administrador de

docu mentos rnantendrá un Indice de aquel los documentos históricos

que estén hajo su conservación.

h) Serán conservados en ci orden lógico que estime ci Administrador de

Documentos o archivados por Ia oficina remitente y se mantendran

separados por oficina.

c) Se conservaran libres de cualquier material que pueda ocasionar Sn

deterioro y se colocaran para su archivo sin doblarse. El administrador

de documentos o funcionario responsable recornendará a Ia autoridad

nominadora ci tipo de tratamiento que se les dará a aqueiios

documentos que estén en malas condiciones para mantenerios en huen

estado fIsico.

d) El funcionario a cargo de Ia conservación dc documentos históricosgestionara asesoramiento con ci I)irector del Archivo General de

Puerto Rico

D. Documentos Cuhiertos por Legisiacidn o Contrato

Se incluirán los documentos regulados por legislaciones estatales 0 federales yrelacionadas COfl los contratos con dependencias estatales. federales, privadas, o

individuos que donen fondos a programas del Centro. Estos documentos dehen indicar los

anos a ser conservados.

E. l)ocumentos de TItulos de Propiedad

Sc incIuirán los docurnentos quc constiwyen evidcncia de tItulos sobre Ia propiedad 0

certifican posesion legitirna. Se estahiece un termino de conservacion lJermInerte.

F. l)ocurnentos Esenciales

Los docurnentos esenciales se utilizauin para enfrentar situaciones de emergencia. Estos

son necesarios para iniciar las operaciones, luego de ocurrida Ia emergencia, a los fines derestablecer las estructuras fIsicas y administrativas. derechos hdsicos de los empleados yestudiantes y acuerdos legales de Ia Universidad. Estos documentos se conservarán de

forma permanente cumpliendo con 10 siguiente:

REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION, CONSERVACION Y ELIMINACION DE DOCIJMENTOS DEL CENTROCOMPRENSIVO DE CANCER DE LA UNIVERSH)AD

I. El Administrador de Documentos identi1cará en coordinación con os directores deolicinas los documentos esenciales.

2. El Administrador de Documentos preparará un inventario de estos docurnentos yenviará copia aT funcionario a cargo de Ia seguridad en su unidad Institucionaf. En íahoja de inventario se indicarán los Lugares donde uhicarán los originales y duplicadosde los documentos esenciales.

3. Los docurnentos oficiales activos se conservarán en Ia oficina de procedencia.

4. Se mantendrán copias de los documentos esenciales en Ia oficina de procedencia,Archivo de I)octimentos Inactivos y en cualquier otra instalación fIsica que determineIa autoridad nominadora.

G. Otros I)ocumentos

Incluye otros documentos que no estén descritos en los incisos anteriores. Sn término de

conservaciOn se estahlecerá a base de Ia recomendacion del director de Ia olicina a Ia quepertenece o conserva ci documento.

ARTICULO IX - TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO I)EDOCUMENTOS INACTIVOS

A. El director de oficina o su representante autorizado identificani y preparará iina lista deaijuellos documentos Inactivos que serán transferidos en caa al Archivo de Documentosinactivos. En Ia usia se indicará el contenido de cada caja.

1. La transferencia de los documentos al Archivo de l)ocurnentos [nactivos serácoordinada con el Administrador de Documentos. Las cams indicaran en su parteexterior Ia oficina de procedencia, contenido, años a los que corresponden ycualquier otro dato qite Pacilite Ia identilicaciOn. El tamaño de las cajas seráadecuado con el tipo de documento y ci eqilipo de coriservacion utilizado.

ARTICULO X - CONS ERVACION DEI)OCUMENTOS

A. I)ocumeiiios Activos

• Los documentos originales que estén aclivos se conservaran en Ia oticina que tienemayor reiación con el documento.

2. Cuando el documento original se envíe a urni agencia guhernamenial, esiatal,federal o empresa privada, Ia oficina que origino el docuniento conservara una copia

para uso ohcial mientras el rnismo este activo. Los duplicados serán conservadosmientras sean de utilidad para las oficinas a las cuales pertenecen.

B. Documentos Inactivos

R1GLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION, CONSIRVACION Y ELIMINACI0N DE DOCUMENTOS DEL (:ENTR0COMPRENSIVO DR CANCER DR LA 1JNVERSIDA[)

1. Los docurnentos inactivos serán conservados en el Archivo de l)ocumentos

Inactivos hasta que cumplan su término de conservación.

2. La autoridad nominadora en cada unidad institucional proveerá los recursoshitmanos y económicos y, las instalaciones fisicas adecuadas para estahiecer elArchivo de i)ocurnentos Inactivos.

3. El Administrador de Documentos será responsable de conservar en orden,custodiar, proteger y disponer de los documentos del Archi\Jo. Facilitará losdocumentos con prontitud segcin sean solicitados por los usuarios. Adernás,mantendrá un Indice de los documentos conservados en ci Archivo de [)ocumentosInactivos para facilitar Ia biIsqueda de estos.

C. El director de cada oficina designará un funcionario que colahorará con el Administradorde I)ocurnentos en Ia irnplantación de este Reglaniento.

D. Los documentos en proceso de investigaciOn o pendientes de acción judicial seconservaran en Ia oficma hasta tanto se resuelva finalmente el asunto, expire ci terminoconcedido para radicar apelación o cumpla con ci termino de conservaciOn estahiecido enIa Gula, cual de estos tdrminos sea mayor.

E. Medidas de seguridad para conservar doeumentos

1. l)ocurnentos que Requieren Maxima Protección:

A J j a) Los docurnentos serán devueltos a su lugar de origen al finalizar el dia de

Vt( trahajo.

h) Se utilizaran equipos tales corno cajas de seguridad o gahinetes resistentes alfuego para conservar los docu mentos.

c) Los discos, cintas, rollos de material microfilmado 0 cualquier otr() rnediodonde se conserva informacion se identificarán y rnantendrán en los envasesadecuados y en hóvedas de seguridad.

2. El Administrador de I)ocumentos evaluará los medios donde se registra Iainlormacion de documentos Inactivos que se conservarLin por un termino mayor decinco anus. Para garantizar Ia durahilidad, legihilidad y autenticidad de Iainformación por el término de conservacion estahiecido, transferirá Ia intormacion aotros medios aceptados.

Ademis, los medios a utilizarse para conservar Ia informaciOn cumpliran con los

estindares de calidad y legaliclad de documentos.

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ART LCLLO XI- EL1M INACl6N F)E I)OCUMENTOS

A. El Administrador de Docurnentos preparará y rnantendrá una lista de eliminación anual

de Los documentos cuyo teimino de conservacion o utilidad haya concluido y que tueron

transferidos a otros medios de conservación.

B. En Ia lista de elirninación no serán incluidos aquellos documentos que constituyen

evidencia relacionada con litigios, reclamaciones o informes finales de Ia Oficina del

Contralor de Puerto Rico o relacionados con Ia autenticidad del documento original.

Estos docurnentos serán incluidos en Ia lista, de eiiminación una vez hayan concluido los

procedi mientos correspondientes de las acciones I niciales.

C. El Administrador de Docurnentos notilicará por escrito sobre los documentos a eliniinar

al director de Ia olicina a Ia que pertenecen estos. El director endosará y certitIcará que se

podrá eiirninar oficialmente de los docurnentos incluidos en In lista de eliminación,

conforme a los metodos de eliminaciOn aceptados.

D. El Administrador de 1)ocumentos cornpletara ci acta de eliminacióri. El acta indicará Ia

fecha y lugar donde se realizó Ia eliminaciOn, método de eliminación, el procedimiento

utilizado y Ia firma del Administrador de Documentos.

E. La transferencia de documentos al Archivo General de Puerto Rico, segimn autorizado por

Ia autoridad nominadora de Ia unidad correspondiente, serã coordinada con el

Administrador de Documentos de Ia unidad institucional El Administrador de

Documentos preparara y conservara un registro de los dociimentos transteridos.

F. Los documentos en papel que perdieron utilidad o incluidos en Ia lista de eliminación de

documentos serán reciclados, excepto aquellos que no se pueden reciclar. Las unidadesinstitucionales que no tengan establecido un programa de recuperacion y recic’laje de

papel, podran coordinar con cualquier otra unidad del sistema universitario par1 translerir

los documentos a ser reciclados.

G. El director de oficina notificarl al Administrador de l)ocumentos su inheres y

justificaciOn pam retener por tCrmino adicional documentos incluidos en Ia lista de

eliiiiinaciOn. A estos documentos se les podra establecer Un Lermino de conservacion

adicional. Una vez venza ci tCrmino de conservacion se seguirá con ci proceso de

eliminacion conforme a las normas establecidas en este Reglamento.

ARTICUL() XII - ENMIENDAS Y DEROGACION

A. Este Reglarnento podrá ser enmendado o derogado pom el Director Ejecutivo o el Sub

Director Ejecutivo del Centro Comprensivo de Cancer de Ia Universidad de Puerto Rico.

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ART1CULO XIII- SEPARAB ILi[)A I)

Las disposiciones de este Reglarnento son separahies entre si y Ia nulidad de uno omas articulos 0 secciones no afectará a otros que puedan ser aplicados.i ndependienternente a los deci arados riulos.

ARTICUL() XIV - VIGENCIA

Este Reglamento seri aprohado por el Director Ejecutivo yb ci Sub DirectorEjecutivo y entrará en vigor en Ia fecha de sii firma.

APRoBADoEN2 DE l)E 2012.

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premios

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6años

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depago

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6años

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15años

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ues

6años

.S

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6años

.Inform

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6años

•Com

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6años

•Réco

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6años

•Gasto

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6años

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15anos

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10años

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servicioactivo.

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activo.

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deseparación

delservicio

activo.

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xpedientesm

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empleados

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servicioactivo.

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10añ

os

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REGLAMENTO PARA LA A1)MINISTRACION, CONSERVAC1ON … de...Estas normas se conocerán como Reglamento...

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