1-APROBACIOacuteN PLENO 2-Junio-14 (PUNTO 4ordm) 2-Publicacioacuten inicial en BOP nordm 127 de 4 de julio de 2014 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE BAEZA

IacuteNDICE

PREAacuteMBULO

CAPIacuteTULO I DEL ARCHIVOArtiacuteculo 1ordm Naturaleza Artiacuteculo 2ordm Definicioacuten de Archivo Artiacuteculo 3ordm Definicioacuten de Documento Artiacuteculo 4ordm Composicioacuten Artiacuteculo 5ordm Adscripcioacuten Artiacuteculo 6ordm Funciones CAPITULO II DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL Artiacuteculo 7ordm Patrimonio Documental Municipal Artiacuteculo 8ordm Contenido del Patrimonio Documental Municipal Artiacuteculo 9ordm Proteccioacuten y conservacioacuten del Patrimonio Documental CAPITULO III DEL PERSONAL DEL ARCHIVO Artiacuteculo 10 Definicioacuten del director responsable o archivero municipal Artiacuteculo 11 Responsabilidad Artiacuteculo 12 Facultades del Archivero Artiacuteculo 13 Funciones Artiacuteculo 14 Resto del Personal del Archivo Artiacuteculo 15 Coacutedigo deontoloacutegico CAPITULO IV DEL FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVOArtiacuteculo 16 Gestioacuten y tratamiento Artiacuteculo 17 Clasificacioacuten e Identificacioacuten Artiacuteculo 18 Ingresos y Transferencias Artiacuteculo 19 Meacutetodo y requisitos Artiacuteculo 20 Remisioacuten de fondos Artiacuteculo 21 Inadmisioacuten Artiacuteculo 22 Ingresos extraordinarios Artiacuteculo 23 Regulacioacuten de los ingresos Artiacuteculo 24 Registro General de Entrada de Documentos Artiacuteculo 25 Organizacioacuten y descripcioacuten Artiacuteculo 26 Normalizacioacuten Artiacuteculo 27 Valoracioacuten e identificacioacuten Artiacuteculo 28 Eliminacioacuten y expurgo Artiacuteculo 29 Servicios que se ofrecen

IacuteNDICE

PREAacuteMBULO

CAPIacuteTULO I DEL ARCHIVOArtiacuteculo 1ordm Naturaleza Artiacuteculo 2ordm Definicioacuten de Archivo Artiacuteculo 3ordm Definicioacuten de Documento Artiacuteculo 4ordm Composicioacuten Artiacuteculo 5ordm Adscripcioacuten Artiacuteculo 6ordm Funciones CAPITULO II DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL Artiacuteculo 7ordm Patrimonio Documental Municipal Artiacuteculo 8ordm Contenido del Patrimonio Documental Municipal Artiacuteculo 9ordm Proteccioacuten y conservacioacuten del Patrimonio Documental CAPITULO III DEL PERSONAL DEL ARCHIVO Artiacuteculo 10 Definicioacuten del director responsable o archivero municipal Artiacuteculo 11 Responsabilidad Artiacuteculo 12 Facultades del Archivero Artiacuteculo 13 Funciones Artiacuteculo 14 Resto del Personal del Archivo Artiacuteculo 15 Coacutedigo deontoloacutegico CAPITULO IV DEL FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVOArtiacuteculo 16 Gestioacuten y tratamiento Artiacuteculo 17 Clasificacioacuten e Identificacioacuten Artiacuteculo 18 Ingresos y Transferencias Artiacuteculo 19 Meacutetodo y requisitos Artiacuteculo 20 Remisioacuten de fondos Artiacuteculo 21 Inadmisioacuten Artiacuteculo 22 Ingresos extraordinarios Artiacuteculo 23 Regulacioacuten de los ingresos Artiacuteculo 24 Registro General de Entrada de Documentos Artiacuteculo 25 Organizacioacuten y descripcioacuten Artiacuteculo 26 Normalizacioacuten Artiacuteculo 27 Valoracioacuten e identificacioacuten Artiacuteculo 28 Eliminacioacuten y expurgo Artiacuteculo 29 Servicios que se ofrecen

Artiacuteculo 30 Horario Artiacuteculo 31 Reforma del Reglamento CAPITULO V DE LA CONSERVACIOacuteN E INSTALACIONESArtiacuteculo 32 Instalaciones Artiacuteculo 33 Adecuacioacuten Artiacuteculo 34 Mantenimiento de las instalaciones Artiacuteculo 35 Apoyo teacutecnico Artiacuteculo 36 Conservacioacuten y restauracioacuten CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOSArtiacuteculo 37 Servicio de los documentos Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten Artiacuteculo 39 Informacioacuten Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos Artiacuteculo 43 Restricciones Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva Artiacuteculo 45 Condiciones de consulta Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta Artiacuteculo 47 Reserva de Documentos Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten Artiacuteculo 49 Unidades productoras Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas Artiacuteculo 51 Documentos excluidos Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Reglamento del Archivo Municipal de Baeza

PREAacuteMBULO

El presente Reglamento Interno tiene como misioacuten dotar al Archivo Municipal de un marco legal que facilite su funcionamiento

Sin perjuicio de las atribuciones fijadas en los estatutos locales regionales o autonoacutemicos el presente reglamento tiene como objeto regular los criterios baacutesicos que fije el sistema archiviacutestico tanto en lo que afecte a la organizacioacuten y transferencias de documentos como a su conservacioacuten a fin de garantizar los derechos de las personas fiacutesicas y juriacutedicas contribuir a la mejora de la gestioacuten administrativa y difundir entre la comunidad baezana investigadora en particular y la sociedad en general el patrimonio documental de la ciudad de Baeza

El servicio de archivo es el oacutergano especializado del Ayuntamiento en la gestioacuten y tratamiento de la documentacioacuten y tiene como referente para la elaboracioacuten del presente texto al Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos (Decreto 972000 de 6 marzo que aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 31984 de 9-1-1984 de Archivos BOJA 11 abril 2000 nuacutem 432000)

CAPIacuteTULO I DEL ARCHIVO

A

ipal de Baeza es una institucioacuten cultural y unidad administrativa donde se reuacutene conserva organiza y difunde el Patrimonio Docum

orma parte del Patrimonio Documental estaacute sujeta a leyes de rango superior en especial a las siguientes

bull Ley 142007 de 26 de noviembre del Patrimonio Histoacuterico de

bull de 9 de enero de Archivos de Andaluciacutea

rtiacuteculo 1 Naturaleza

El Archivo Munic

ental de la ciudad de Baeza Es un Archivo de titularidad local (Art 19 Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos)

La documentacioacuten custodiada que f

bull Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol

Andaluciacutea bull Ley 11991 de 3 de julio de Patrimonio Histoacuterico de Andaluciacutea

Ley 31984

bull Decreto 191995 de 7 de febrero por el que se aprueba el

bull 2000 de 6 de marzo por el que se aprueba el

y demaacutes normativa estatal autonoacutemica o local vigente sobre la materia

Reglamento de Proteccioacuten y Fomento del Patrimonio Histoacuterico de Andaluciacutea Decreto 97Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Artiacuteculo 2 Definicioacuten de Archivo

Se entiende por archivo el conjunto orgaacutenico de documentos - generados o reunidos en el ejercicio de gobierno de la ciudad de Baeza desde su creacioacuten o por los miembros de su comunidad en el ejercicio de sus funciones al servicio de su utilizacioacuten para la gestioacuten administrativa la informacioacuten a los ciudadanos la investigacioacuten y la cultura

Tambieacuten se entiende como Archivo al conjunto orgaacutenico de docum

finalmente al conjunto de instalaciones donde se reuacutenen conservan ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos

entos de cualquier eacutepoca y soporte material o la agrupacioacuten de varios de ellos conservados total o parcialmente con fines de gestioacuten defensa de derechos del ciudadano informacioacuten investigacioacuten y cultura producidos recibidos o reunidos por el Excmo Ayuntamiento de Baeza procedentes de su propia gestioacuten de la de sus empresas puacuteblicas y de los distintos organismos y fundaciones dependientes de eacutel asiacute como los de las personas fiacutesicas o juriacutedicas puacuteblicas o privadas que por medio de convenio depoacutesito compraventa u otro medio licito sean integrados en el mismo

Y

conjuntos documentales

Artiacuteculo 3 Definicioacuten de Documento

Se entiende por documento de archivo toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluidos los soporte informaacuteticos que constituyen el testimonio de los fines y actividades propios de Baeza exceptuando las obras de creacioacuten literaria cientiacutefica o teacutecnica editadas que por su iacutendole forman parte del Patrimonio Bibliograacutefico

Igualmente seraacute documento el que constituya testimonio de funciones y actividades sociales del hombre y de los grupos humanos como viene definido en el artiacuteculo 1 paacuterrafo 2 de la Ley 31984 de 9 de enero de Archivos de Andaluciacutea

Artiacuteculo 4 Composicioacuten

El Patrimonio Documental de Baeza lo constituyen los documentos de cualquier eacutepoca generados reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por cualquiera de los Oacuterganos de Gobierno Departamentos Colegios e Institutos Servicios Administrativos Instituciones Culturales y Oacuterganos de representacioacuten de la ciudad existentes o que eventualmente se creen para facilitar el cumplimiento de los fines atribuidos al municipio Asimismo los producidos por otras personas juriacutedicas de la ciudad

Lo componen dos archivos bien diferenciados

- El Archivo Histoacuterico estaacute compuesto por todos los documentos de cualquier fecha a contar hacia atraacutes 50 antildeos

- por las personas fiacutesicas o juriacutedicas

Asimismo formaraacuten tambieacuten parte de eacutel aquellos fondos documentales que se incorporen por donacioacuten cesioacuten legado compraventa o cualquier otro sistem

formato o soporte generados recibidos conservados o reunidos en el desarrollo de sus funciones y actividades por cualquiera de los miembros y oacuterganos locales servicios administrativos departamentos centros colegios e institutos propios existentes o que se creen en el futuro El Archivo Administrativo es el conjunto orgaacutenico de documentos producidos puacuteblicas yo privadas que se originan en el ejercicio de sus funciones y actividades los mismos son conservados clasificados organizados y administrados Estos generalmente proceden de los diferentes departamentos del Ayuntamiento una vez que ya han perdido su vigencia o el tiempo precisado de custodia

a previsto en el ordenamiento juriacutedico

Artiacuteculo 5 Adscripcioacuten

El Archivo Municipal de Baeza dependeraacute del oacutergano de gobierno responsable de la organizacioacuten administrativa y deberaacute tener la autonomiacutea que le es p

del Excmo Ayuntamiento de aeza quien dictaraacute las instrucciones que estime convenientes y propondraacute el

reacutegime

ropia por su especialidad funcional

En este caso depende orgaacutenicamente B

n de funcionamiento del mismo conjuntamente con la direccioacuten del Archivo Asiacute mismo el Ayuntamiento proveeraacute la dotacioacuten presupuestaria adecuada para el desempentildeo de sus funciones sin perjuicio de las competencias atribuidas a los demaacutes poderes puacuteblicos la gestioacuten de archivos

Artiacuteculo 6 Funciones

Son funciones del Archivo

1 Recoger organizar conservar y hacer accesible la documentacioacuten que tenga depositada con objeto de servir de salvaguarda de derechos en la gestioacuten administrativa y como fuente de informacioacuten haciendo posible su acceso y consulta a la comunidad investigadores en particular y a los ciudadanos en general de acuerdo con el marco legal y normativo vigente contribuyendo a la racionalizacioacuten y calidad del sistema archiviacutestico estatal regional yo local

2 Elaboracioacuten de los instrumentos de descripcioacuten adecuados que permitan un correcto acceso y gestioacuten administrativa de la documentacioacuten que facilite la resolucioacuten de los traacutemites administrativos y la toma de decisiones

3 Implantacioacuten de las directrices del Sistema Archiviacutestico Local

4 Establecer criterios y pautas sobre transferencias de documentacioacuten seleccioacuten y eliminacioacuten de documentos gestioacuten documental asiacute como cualquier otro aspecto del tratamiento de la documentacioacuten

5 Establecer las pautas necesarias no solo en lo relativo a una correcta ubicacioacuten de la documentacioacuten sino tambieacuten en lo tocante a la seguridad y utilizacioacuten que deben de tener las instalaciones del Archivo

6 Asesorar a la administracioacuten local en todo lo tocante a la organizacioacuten y tratamiento teacutecnico de la documentacioacuten

7 Realizar estudios de identificacioacuten y valoracioacuten documentales con vista a su conservacioacuten y acceso

8 Elaboracioacuten y propuesta del Reglamento del Archivo Municipal tanto para su aprobacioacuten como para su reforma

9 Promover las actividades encaminadas no solo a difundir el patrimonio documental de Baeza sino tambieacuten como procedimiento de apoyo a la investigacioacuten Y todas aquellas que impliquen la organizacioacuten y tratamiento de la documentacioacuten que constituye el patrimonio documental de la ciudad de Baeza

10 Ofrecer servicios de acceso al documento como consulta y reproducciones disponieacutendose para ello los medios teacutecnicos y recursos humanos necesarios

La direccioacuten del centro como Comisioacuten Calificadora de documentos administrativos del Archivo Municipal tendraacute ademaacutes las siguientes funciones

A) Analizar todas las tipologiacuteas documentales que generan y custodian las unidades administrativas y los servicios del Ayuntamiento incluidos los departamentos y que lleguen al centro

B) Establecer bajo criterios administrativos juriacutedicos e histoacutericos los periacuteodos de conservacioacuten de los documentos y determinar su accesibilidad

C) Regularizar el proceso de expurgo y eliminacioacuten de documentos que se lleva a cabo en las unidades administrativas y de servicios del Ayuntamiento incluidos los departamentos dictaminando la forma de disposicioacuten final con el fin de identificar

- Aquellas tipologiacuteas que es preciso conservar para el futuro en atencioacuten a los valores informativos y de testimonio

- Aquellas que son de obligada conservacioacuten por ley - Aquellas que se pueden destruir una vez agotado su valor

administrativo

D) Resolver las propuestas de valoracioacuten respecto a periacuteodos de conservacioacuten accesibilidad y posible eliminacioacuten de los documentos generados por la administracioacuten local que le sean presentadas por el director del Archivo

La Comisioacuten Calificadora de documentos administrativos del Archivo Municipal de Baeza estaraacute compuesta por

1 Miembros directivos Alcalde Concejal de Cultura Director o Responsable del Centro y Teacutecnico Especializado 2 Miembros auxiliares Auxiliar de Archivo y Teacutecnico Especializado

CAPIacuteTULO II DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

Artiacuteculo 7 Patrimonio Documental Municipal

Se considera Patrimonio Documental Municipal al conjunto de documentos producidos recibidos o reunidos por 1 Los oacuterganos de gobierno y administracioacuten del Excmo Ayuntamiento de Baeza en cualquiera de sus dependencias y servicios incluidos los organismos autoacutenomos 2 Las personas juriacutedicas dependientes del Ayuntamiento asiacute como aqueacutellas otras en cuyo capital social participe mayoritariamente 3 Las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios municipales en todo lo relacionado con dichos servicios 4 Las personas fiacutesicas al servicio del Ayuntamiento asiacute como las que desempentildeen cargos puacuteblicos en cualquiera de los oacuterganos anteriormente mencionados en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades 5 Igualmente forman parte del Patrimonio Documental Municipal todos los documentos constituidos o no en fondos que teniendo un origen ajeno al Municipio sean de su titularidad por tradicioacuten histoacuterica o por compra legado donacioacuten expropiacioacuten o cualquier otro tipo de cesioacuten o adquisicioacuten inter vivos o mortis causa de la posesioacuten los derechos reales o el dominio que puedan ejercerse sobre la materia y se contemplen en el ordenamiento juriacutedico Artiacuteculo 8 Contenido del Patrimonio Documental Municipal

La documentacioacuten producida recogida o reunida en el ejercicio de su cargo por las personas que ejercen funciones poliacuteticas o administrativas en la Administracioacuten Municipal de Baeza o en cualquiera de los organismos puacuteblicos empresas y entidades vinculados a la misma forma parte del Patrimonio Documental del Municipio y por tanto dichas personas al cesar en sus cometidos estaacuten obligadas a entregar esa documentacioacuten a quien le suceda en el ejercicio del cargo o remitirla en su caso al Archivo Artiacuteculo 9 Proteccioacuten y conservacioacuten del Patrimonio Documental

El Ayuntamiento velaraacute por la proteccioacuten y conservacioacuten del Patrimonio Documental Municipal

Con respecto al resto de los fondos documentales que aun no siendo

de su titularidad radiquen en su teacutermino podraacute adoptar por siacute mismo o en cooperacioacuten con otras Administraciones Puacuteblicas personas fiacutesicas o juriacutedicas las medidas oportunas para fomentar su defensa y recuperacioacuten y evitar su deterioro peacuterdida reubicacioacuten o destruccioacuten conforme a lo previsto en la legislacioacuten vigente CAPIacuteTULO III DEL PERSONAL DEL ARCHIVO

Artiacuteculo 10 Definicioacuten del director responsable o archivero municipal

La direccioacuten o responsabilidad cientiacutefica teacutecnica y administrativa del Archivo corresponde a la persona que haya sido asignada como encargada por la Administracioacuten Municipal para el ejercicio de estas funciones y tambieacuten quien ejecutaraacute los acuerdos tomados por la Comisioacuten Cientiacutefica en caso de constituirse esta

Su categoriacutea administrativa vendraacute determinada en el organigrama de

puestos de trabajo del Ayuntamiento dentro de la escala de Administracioacuten Especial o Teacutecnica con categoriacutea de titulado universitario

En aquellas ocasiones en las que no haya Archivero la persona con

mayor categoriacutea profesional de entre los empleados del Archivo asumiraacute transitoriamente sus funciones Artiacuteculo 11 Responsabilidad

El Archivero es el responsable del reacutegimen y disciplina del servicio de Archivo sus dependencias y material y del personal a su cargo asiacute como de la calidad del servicio y trabajo teacutecnico realizados Sus funciones vienen determinadas por el contenido del presente Reglamento y en particular por la ejecucioacuten de las competencias atribuidas al servicio en su articulado correspondiente ademaacutes de las especiacuteficas determinadas en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y en cuantas leyes y disposiciones establezca la Comunidad Autoacutenoma de Andaluciacutea al respecto y las Leyes estatales en general Artiacuteculo 12 Facultades del Archivero

El Archivero municipal estaacute facultado para proponer y en su caso decidir cualquier medida que considere necesaria para el mejor cumplimiento

de las funciones del servicio de Archivo y en general sobre aspectos relativos a la gestioacuten conservacioacuten acceso y difusioacuten especialmente del Archivo Histoacuterico Municipal y del Patrimonio Documental Artiacuteculo 13 Funciones

Las funciones que el Archivero se obliga a desarrollar en cumplimiento de sus atribuciones son las siguientes 1 Recibir conservar y custodiar adecuadamente la documentacioacuten ocupaacutendose asimismo de su clasificacioacuten y ordenacioacuten para lo que se encargaraacute de elaborar todos aquellos instrumentos de descripcioacuten que puedan facilitar el acceso a los documentos 2 Junto con el responsable de cada oficina productora o departamento se ocuparaacute de la seleccioacuten y propuesta de expurgo de los documentos emanados por la administracioacuten municipal que pasaran a formar parte del archivo administrativo y cuando se cumplan los plazos legales del Archivo Histoacuterico 3 Mantener un Libro de Registro o Base de Datos actualizada de todos los documentos recibidos y otro de todos los prestados para su consulta haciendo constar en cada una de ellos la naturaleza y denominacioacuten del documento o documentos la institucioacuten o persona que realiza el depoacutesito o solicita el preacutestamo y en este uacuteltimo caso el departamento fecha y firma del peticionario tanto en el momento de la retirada del documento como de su devolucioacuten 4 Velar por el buen funcionamiento del servicio distribuyendo el trabajo a los empleados del mismo 5 Custodiar junto al resto del personal las llaves los depoacutesitos las salas de investigadores y cualquier otra dependencia 6 Mantener un Libro Registro o Base de Datos actualizada con los datos de todos los investigadores y usuarios del Archivo reflejando en el mismo el nombre direccioacuten profesioacuten objeto de investigacioacuten y fondos consultados en cada momento 7 Vigilar la correcta utilizacioacuten de los documentos por parte de los investigadores 8 El Archivero queda legitimado para diligenciar compulsar y autorizar con su firma cuantas copias de documentos depositados en el Archivo le sean solicitadas y a tal efecto deberaacute de ser apoderado especiacuteficamente por el Pleno del Ayuntamiento

9 Igualmente el responsable del Archivo queda legitimado para expulsar prohibir el acceso a la documentacioacuten o poner en conocimiento de las autoridades pertinentes a todo aquel que realice un mal uso de los fondos sustraiga alguno de ellos o sea fuente de conflicto en el interior de las dependencias 10 Direccioacuten cientiacutefica teacutecnica y administrativa del servicio de archivo 11 Coordinacioacuten y direccioacuten general del centro 12 Elaboracioacuten de la programacioacuten anual sistemas de control estadiacutesticas reglamentos normas de uso organizacioacuten del trabajo interno etc 13 Asesoramiento y supervisioacuten continuacutea del funcionamiento del archivo 14 Inspeccioacuten y vigilancia en lo que respecta al cumplimiento de la normativa de archivos teacutecnica archiviacutestica equipamiento e instalaciones 15 El archiveroa elaboraraacute las normas de reacutegimen interno que regularaacuten el funcionamiento concreto del centro asiacute como las normas de organizacioacuten y descripcioacuten de las series documentales conservadas en las diferentes dependencias Estas normas deberaacuten ser aprobadas por el pleno del Ayuntamiento 16 El archiveroa a peticioacuten de los interesados podraacute emitir certificaciones o copias autentificadas (compulsas) de los documentos depositados en el archivo municipal 17 El archiveroa podraacute proponer o si es el caso decidir cualquier medida que considere necesaria y que no esteacute prevista en este reglamento encaminada a mejorar el cumplimiento y desarrollo de las funciones establecidas para el servicio de archivo 18 El archiveroa podraacute delegar sus funciones total o parcialmente en otras personas de manera temporal por motivo de vacaciones bajas laborales permisos u otras causas

El Ayuntamiento velaraacute por la formacioacuten continuada del personal del archivo dada la importancia del buen funcionamiento de este servicio para la gestioacuten municipal

Artiacuteculo 14 Resto del Personal del Archivo

El Archivo Municipal dispondraacute de personal en nuacutemero suficiente y con el nivel de especializacioacuten que exijan las funciones que desempentildee siendo sus categoriacuteas las que correspondan seguacuten la legislacioacuten vigente asiacute como tambieacuten dispondraacute del espacio instalaciones y medios materiales necesarios para su buen funcionamiento y la conclusioacuten de los fines que lo definen en el presente Reglamento

El personal del Servicio de Archivo como el resto del personal que presta servicios en la administracioacuten local deberaacute mantener la discrecioacuten oportuna con respecto a la informacioacuten a la que tiene acceso tal y como se establece en la legislacioacuten vigente Sus funciones principales seraacuten las siguientes

a) Asistencia al responsable del archivo en sus funciones

b) Aplicacioacuten de la programacioacuten anual y cumplimiento de la normativa de archivos asiacute como la correcta aplicacioacuten de las normas teacutecnicas y reglamentarias que se establezcan

c) Colaboracioacuten con el responsable del archivo en la supervisioacuten y asesoramiento de los archivos de oficina asiacute como en el correcto cumplimiento de la gestioacuten documental en todas las aacutereas del Ayuntamiento

El Ayuntamiento velaraacute por la formacioacuten continuada del personal del archivo dada la importancia del buen funcionamiento de este servicio para la gestioacuten municipal

Artiacuteculo 15 Coacutedigo deontoloacutegico

El personal del Archivo se somete a los dictados del Coacutedigo Deontoloacutegico propio de su profesioacuten estando obligado en particular a guardar la debida discrecioacuten y confidencialidad de la informacioacuten a la que por su trabajo tenga acceso y se somete por ello al cumplimiento del mismo

CAPIacuteTULO IV DEL FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO

Artiacuteculo 16 Gestioacuten y tratamiento

El Archivo Municipal es el oacutergano especializado en la administracioacuten del sistema de gestioacuten y tratamiento de documentos cuya finalidad es garantizar el seguimiento y localizacioacuten de cualquier documento en cualquier momento asiacute como las condiciones de transferencia conservacioacuten y acceso en colaboracioacuten con los oacuterganos pertinentes

La documentacioacuten recibida en el archivo seraacute objeto de todas las fases y

operaciones que comprende el tratamiento archiviacutestico identificacioacuten y valoracioacuten de series documentales clasificacioacuten ordenacioacuten y descripcioacuten

El archivo aplicaraacute las directrices e instrucciones de caraacutecter teacutecnico que

se elaboren desde la direccioacuten quien en todo momento podraacute observar su cumplimiento

La responsabilidad de la conservacioacuten y custodia de los documentos existentes en la administracioacuten local asiacute como su transferencia organizada y sistemaacutetica recaeraacute en los jefes de las unidades quienes podraacuten designar un encargado que asuma las funciones y vele por el cumplimiento de la normativa establecida por este reglamente sin perjuicio de lo establecido en los reglamentos regionales yo locales

Particularmente el Archivo Histoacuterico lo integran los documentos transferidos por la administracioacuten del Excmo Ayuntamiento de Baeza y que debido a su valor histoacuterico deben ser conservados permanentemente Igualmente formaran parte del mismo toda la documentacioacuten que reciba el centro por donaciones de particulares o sean adquiridas por compra cesioacuten o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento juriacutedico

La gestioacuten organizacioacuten y conservacioacuten del Archivo Municipal le corresponde exclusivamente a la direccioacuten del centro quien consultaraacute con el departamento local al que quede adscrito

Artiacuteculo 17 Clasificacioacuten e identificacioacuten

Los fondos que constituyen el Archivo estaraacuten clasificados siguiendo un criterio que tendraacute como base el principio de procedencia

La clasificacioacuten es la labor intelectual por la cual se identifican y establecen las series documentales que componen cada fondo Se entiende por serie documental el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogeacuteneo generadas por un mismo oacutergano o sujeto productor en el ejercicio de cada una de sus funciones especiacuteficas En consecuencia el fondo es el conjunto de series con una misma procedencia

Clasificados los documentos e identificadas las series documentales se procederaacute a la ordenacioacuten de las unidades documentales que la componen Para ello se seguiraacuten criterios cronoloacutegicos alfabeacuteticos numeacutericos o los que se estimen convenientes aplicar en funcioacuten del principio de estructura interna

Terminado la organizacioacuten de los documentos se procederaacute a la instalacioacuten en las unidades de conservacioacuten adecuadas que garantice su adecuado mantenimiento y que se identificaraacuten por la signatura que les corresponda Artiacuteculo 18 Ingresos y Transferencias

Estaacuten obligados a transferir los documentos al Archivo Histoacuterico Municipal

deg Cada una de las unidades administrativas del Ayuntamiento y tambieacuten

los organismos autoacutenomos y las empresas municipales fundaciones patronatos o cualesquiera otras personas juriacutedicas que esteacuten vinculadas a eacuteste transferiraacuten perioacutedicamente al Archivo la documentacioacuten cuya tramitacioacuten administrativa haya finalizado

deg El Archivero estableceraacute previa consulta con los responsables de las

unidades productoras el calendario de transferencias anuales

El ingreso de documentos en el Archivo se realizaraacute

1 Por transferencia ordinaria y regular de fondos procedentes de las unidades administrativas servicios y centros del Ayuntamiento de Baeza

2 Por transferencia extraordinaria de fondos procedentes de donacioacuten depoacutesito herencia legado o por cualquier otro sistema de adquisicioacuten o de dominio contemplado por el ordenamiento juriacutedico y que puedan ejercerse sobre fondos documentales y que sean aceptadas aprobadas u ordenadas por la direccioacuten del archivo

Y cumpliendo las siguientes condiciones

- Toda entrada de documentos en el Archivo iraacute acompantildeada del acta o impreso de transferencia o relacioacuten de entrega ajustada a los modelos normalizados que determine el Archivo o establecidas por ley

- Los documentos objetos de transferencia deberaacuten ser originales o copias uacutenicas

- El Archivo podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan la normativa establecida para ello y solicitar una nueva remisioacuten

- En el caso de ingreso de documentacioacuten por transferencias extraordinarias se procederaacute a la formalizacioacuten de la adquisicioacuten mediante una resolucioacuten del director y posterior informacioacuten al Excmo Ayuntamiento de Baeza

El Archivo contaraacute con un Registro General de la entrada de fondos correspondiente a los documentos que ingresen en el mismo

Artiacuteculo 19 Meacutetodo y requisitos 1 Los expedientes custodiados en las oficinas productoras se transferiraacuten al Archivo reunidos en series diferenciadas de acuerdo con el cuadro de clasificacioacuten de fondos 2 Se entiende por serie el conjunto de unidades documentales producidas por un oacutergano o sujeto productor a lo largo del tiempo en el desarrollo de una misma actividad y regulados por una misma norma juriacutedica yo de procedimiento 3 Solamente se remitiraacuten al Archivo Municipal expedientes finalizados Uacutenicamente se aceptaraacuten documentos sueltos cuando no formen parte de ninguacuten expediente En cualquier caso la documentacioacuten en papel transferida estaraacute a) Ordenada y foliada b) Despojada de gomas grapas clips clasificadores de plaacutestico y cualquier otro elemento que comprometa la conservacioacuten del soporte c) Dotada de una carpetilla identificativa de papel o cartulina con mencioacuten de contenido antildeo y la numeracioacuten correspondiente del negociado d) Introducida en cajas normalizadas de archivo

e) Desprovista de documentacioacuten de apoyo informativo asiacute como de duplicados y copias que seraacuten eliminados previa comprobacioacuten de la existencia de los originales En caso contrario se conservaraacuten 4 La transferencia de documentos legibles por maacutequina deberaacute ir acompantildeada de un documento en papel en el que se especifique contenido data y meta datos (programa sistema operativo tamantildeo compresioacuten etc) para su consulta Artiacuteculo 20 Remisioacuten de fondos

Toda transferencia iraacute acompantildeada de una Hoja de remisioacuten de fondos en donde se relacionaraacuten los expedientes que conforman las fracciones de serie transferida firmada por el responsable de la unidad productora Previo cotejo la Hoja seraacute firmada por el Archivero quedando un ejemplar en poder del archivo y el otro en el de la oficina remitente Artiacuteculo 21 Inadmisioacuten 1 El Archivero podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan los requisitos sentildealados hasta que se subsanen las deficiencias detectadas Solamente se admitiraacuten documentos y expedientes incompletos desorganizados o deteriorados en el Archivo de forma excepcional debiendo adjuntar el Jefe del Departamento o el Secretario de la Corporacioacuten una diligencia en la que haga constar dichas circunstancias y las razones que las han motivado 2 Se podraacute exigir la transferencia de aquellos fondos documentales que habiendo perdido su vigencia administrativa no hayan sido remitidos por los organismos productores 3 Igualmente podraacuten ser rechazados todos los documentos donados cesados transferidos etc que previa confirmacioacuten del hecho o en caso de conocerse sean consecuencia de dolo robo o cualquier accioacuten contraria a la Ley Si en alguacuten caso de tal negligencia se tuviera constancia con el tiempo se destinaraacute a doacutende proceda por Ley quedando por ello el Archivo excluido del hecho Artiacuteculo 22 Ingresos extraordinarios

Los ingresos extraordinarios de documentacioacuten en el Archivo Municipal por compra legado donacioacuten expropiacioacuten depoacutesito o cualquier otra procedencia requeriraacuten acuerdo formal del Pleno del Ayuntamiento municipal seguacuten la normativa vigente y previo informe del Archivo De forma general y sin perjuicio de otros requisitos exigibles en cada caso bien por la

normativa bien por razones teacutecnicas las condiciones para la aceptacioacuten de este tipo de ingresos son

1 El intereacutes de los documentos para Baeza y su Historia y para los investigadores 2 El acatamiento de las normas de tratamiento conservacioacuten y acceso establecidas en el presente Reglamento sin que puedan aceptarse condiciones que establezcan excepciones a las mismas por parte de los depositarios Artiacuteculo 23 Regulacioacuten de los ingresos

La admisioacuten de cualquier ingreso extraordinario se formalizaraacute mediante contrato convenio de colaboracioacuten o cualquier otro documento vaacutelido seguacuten proceda y se ejecutaraacute mediante acta de entrega a la que se acompantildearaacute un inventario que tras su cotejo seraacute rubricado por el Alcalde de Baeza y el Archivero como receptor

Artiacuteculo 24 Registro General de Entrada de Documentos

Todos los ingresos tanto ordinarios como extraordinarios quedaraacuten asentados en el Registro de Entrada de Documentos Base de Datos o cualquier proceso de control de entrada Artiacuteculo 25 Organizacioacuten y descripcioacuten

Las tareas de identificacioacuten clasificacioacuten ordenacioacuten descripcioacuten e instalacioacuten de la documentacioacuten corresponden al personal del Archivo

El Archivero es el encargado de elaborar revisar y mantener al diacutea el cuadro de clasificacioacuten de la documentacioacuten municipal y de los demaacutes Fondos que constituyen el Patrimonio Documental y Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza La inclusioacuten en el cuadro de clasificacioacuten de nuevas series documentales es una funcioacuten exclusiva del Archivero si bien eacuteste tendraacute en consideracioacuten los criterios o propuestas de las unidades productoras y la normativa vigente al respecto

Por otra parte cualquier modificacioacuten formal de contenido o de

tramitacioacuten que se produzca en las series documentales habraacute de comunicarse al Archivo para que eacuteste proceda a una nueva evaluacioacuten y actualizacioacuten si es necesario del cuadro de clasificacioacuten de la valoracioacuten y de los plazos de transferencia seleccioacuten y acceso

Artiacuteculo 26 Normalizacioacuten

El Archivo podraacute proponer normativas especiacuteficas que regulen y mejoren aspectos concretos sobre normalizacioacuten de documentos su transferencia y su conservacioacuten

El Archivero elaboraraacute los instrumentos de control informacioacuten y

descripcioacuten documental necesarios para la localizacioacuten y acceso a todos los fondos documentales custodiados de acuerdo con la normativa vigente Artiacuteculo 27 Valoracioacuten e identificacioacuten

En materia de valoracioacuten e identificacioacuten documental se acataraacute lo articulado en los reglamentos y leyes pertinentes El procedimiento de valoracioacuten y seleccioacuten de documentos se aplicaraacute a toda la documentacioacuten municipal administrativa Sin embargo y como norma general no puede ser objeto de valoracioacuten y seleccioacuten la documentacioacuten considerada histoacuterica La seleccioacuten documental en su caso se llevaraacute a cabo guardando las maacuteximas garantiacuteas y siguiendo estrictamente las directrices que en esta materia tiene establecidas y establezcan los organismos competentes Artiacuteculo 28 Eliminacioacuten y expurgo

Eliminacioacuten de documentos

1 Queda prohibida cualquier eliminacioacuten total o parcial de documentacioacuten que no este acordada por la Direccioacuten y teacutecnicos especializados en la materia que evaluaraacute la documentacioacuten de acuerdo con lo estipulado o por lo establecido en la legislacioacuten vigente

2 De toda eliminacioacuten se levantaraacute acta en la que conste los documentos que se eliminan y las razones que justifican su destruccioacuten

3 La eliminacioacuten de documentos podraacute conllevar la conservacioacuten de muestras originales Las teacutecnicas de muestreo da cada serie se fijaraacuten en las tablas de valoracioacuten de ellas y se haraacuten constar en la referida acta de eliminacioacuten

Se considera expurgo a los efectos de la aplicacioacuten del presente Reglamento el proceso de valoracioacuten seleccioacuten y eliminacioacuten o conservacioacuten de los documentos integrantes del patrimonio documental

Queda prohibida la eliminacioacuten total o parcial de cualquier documento mientras no reciba el dictamen preceptivo de la direccioacuten del archivo y seguacuten el procedimiento establecido en el presente Reglamento

De cada expurgo se levantaraacute acta suscrita por el Archivero y por el responsable del Servicio correspondiente Estas actas agrupadas formaraacuten el Registro de Expurgos de Documentos No se podraacute eliminar en ninguacuten caso documentacioacuten anterior a 1940 o toda aquella que se considere de valor para el bien del Municipio su Administracioacuten o su Historia Habida cuenta de su volumen y caracteriacutesticas

Artiacuteculo 29 Servicios que se ofrecen

Servicio a la administracioacuten

La primera funcioacuten del archivo y de la biblioteca del archivo es ofrecer un servicio de informacioacuten y documentacioacuten adecuado a la propia institucioacuten administrativa de la que depende (Excmo Ayuntamiento de Baeza) y al resto de la comunidad proporcionando apoyo en la gestioacuten documental especialmente en las labores de conservacioacuten y de restauracioacuten de los bienes patrimoniales y en la labor de difusioacuten (ediciones exposiciones publicaciones etc)

Servicio de documentacioacuten y de consulta

a) Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos conservados en el Archivo Histoacuterico Municipal no asiacute del conglomerado documental del Archivo Administrativo si se encontrara vigente (salvo excepciones previamente autorizadas por los oacuterganos competentes)

b) El acceso a los documentos administrativos que esteacuten en curso de convertirse en documentacioacuten histoacuterica quedan reservados a las oficinas funcionarios o miembros del Ayuntamiento de Baeza para quienes resulte necesaria la consulta de los mismos por entrar directamente en el aacutembito de sus competencias con las uacutenicas limitaciones de acceso que establezca la legislacioacuten vigente

c) El derecho de acceso a los documentos podraacute ser ejercido por personas que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

d) La denegacioacuten del acceso a los documentos se haraacute por decisioacuten

preestablecida por el archivero el Ayuntamiento de Baeza o por causas contenidas en la legislacioacuten vigente o en su caso por antecedentes de negligencia en el Archivo por parte del solicitante

e) El servicio de archivo atenderaacute las consultas dentro del horario de atencioacuten al puacuteblico establecido Fuera de ese horario no se podraacute acceder ni utilizar sus instalaciones salvo causas de fuerza mayor y en presencia del personal del archivo

Preacutestamo

a) Los documentos del archivo soacutelo podraacuten ser prestados a los servicios administrativos municipales y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en las leyes

b) El procedimiento de preacutestamo seraacute mediante la cumplimentacioacuten de una hoja de solicitud de preacutestamo en la que quede identificado el solicitante la unidad administrativa a la que pertenece el documento requerido con su signatura de localizacioacuten y la fecha de solicitud Esta peticioacuten quedaraacute validada con la firma del interesado

c) La formalizacioacuten del preacutestamo seraacute efectiva con la entrega del documento solicitado y con la devolucioacuten de un ejemplar de la hoja de solicitud firmado por el archivero a o persona en quien delegue

d) En todo caso en una misma hoja soacutelo podraacute ser solicitado un uacutenico documento sea simple o compuesto (expediente o registro) por lo que se deberaacuten cumplimentar tantas hojas como documentos requeridos La buacutesqueda de informacioacuten en los documentos solicitados seraacute realizada por los peticionarios o interesados no por el personal de archivo

e) No se dejaraacute en preacutestamo documentos separados de la unidad documental de que formen parte

f) Cuando una oficina quiera solicitar el preacutestamo o consultar documentacioacuten de acceso restringido generado por otra unidad administrativa necesitaraacute la autorizacioacuten por escrito del jefe de servicio que la ha transferido o del propio Ayuntamiento de Baeza (extensible a otras administraciones)

g) Los documentos prestados deberaacuten devolverse al archivo en el plazo maacuteximo de tres meses y en perfecto estado Solo en casos excepcionales podraacute ampliarse este plazo previa peticioacuten razonada al archivo

h) La responsabilidad en la custodia de los documentos en preacutestamo mientras permanezcan fuera del archivo corresponde a los peticionarios

i) Los documentos histoacutericos libros o documentos custodiados en el archivo NO podraacuten salir de las dependencias municipales salvo en lo siguientes casos

- Cuando sean requeridos por los tribunales de justicia

- Cuando se acuerde su reproduccioacuten a traveacutes de microformas disco oacuteptico o cualquier otro sistema convenido

- Para ser sometidos a procesos de restauracioacuten

- Para la realizacioacuten de exposiciones

En todos los casos se adoptaraacuten las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la adecuada conservacioacuten de los documentos asiacute como el reintegro de los mismos

j) El servicio de archivo podraacute adoptar las medidas que considere precisas para impedir cualquier merma en el patrimonio documental por la negligencia en la conservacioacuten de la documentacioacuten prestada Y si es el caso podraacute denegar la salida temporal de documentacioacuten del archivo La unidad administrativa solicitante podraacute optar entonces por consultar la documentacioacuten directamente en las dependencias del archivo

k) Todos los preacutestamos quedaraacuten registrados en el correspondiente Registro de Preacutestamos que se llevaraacute en el Archivo Municipal

La persona encargada de la consulta deberaacute tener presente las siguientes obligaciones en relacioacuten al documento

- No se podraacute escribir en los documentos ni doblarlos ni calcarlos Tampoco podraacuten sacarse de la Sala de Investigadores excepto cuando sean requeridos por el personal del Archivo porque tal hecho sea estrictamente necesario

- Los usuarios seraacuten responsables de la documentacioacuten que se les entregue para su consulta mientras los utilice debiendo tener el maacuteximo cuidado en su manipulacioacuten Los dantildeos y peacuterdidas que se produzcan deberaacuten ser resarcidos por el valor total de la documentacioacuten dantildeada o perdida asiacute como por el valor de los perjuicios que directa o indirectamente se ocasionen

- El derecho de consulta podraacute ser retirado a toda persona que trate la documentacioacuten de forma negligente y que mantenga actitudes que dificulten el trabajo y el estudio o que no respeten el presente Reglamento

Servicio de referencia

Trabajo de asesoramiento a los investigadores sobre el tipo de fuentes bibliograacuteficas y documentales que se pueden consultar en el centro y en la medida de lo posible sobre otro tipo de fondos y archivos Atencioacuten de consultas sobre el patrimonio documental y bibliograacutefico de la ciudad de Baeza realizadas de forma presencial telefoacutenica o por correo postal y electroacutenico

Asesoramiento sobre la buacutesqueda y utilizacioacuten de los documentos y libros impresos del Archivo y sobre fuentes documentales y bibliograacuteficas relacionadas con la ciudad y conservadas en otros centros culturales

Servicio de reprografiacutea

La reproduccioacuten de obras sujetas a la Ley de Propiedad Intelectual queda regulada por dicha Ley

Se ofrece la posibilidad de reproducir documentos por medio de fotocopia o de fotografiacutea digital atenieacutendose en todo momento a las normas estipuladas por el Reglamento y a la legislacioacuten vigente La reproduccioacuten mecaacutenica de los documentos a solicitud de los usuarios seraacute posible siempre que no perjudique a la conservacioacuten de los mismos y siempre teniendo en cuenta el estado de conservacioacuten en el que se hallen y las limitaciones que posean

Existe tambieacuten la posibilidad de recibir por correo postal o correo electroacutenico las reproducciones solicitadas

Estaacute prohibido reproducir sin la debida autorizacioacuten copias de cualquier tipo suministradas por el Archivo u obtenidas en el mismo Tal autorizacioacuten obliga a citar la procedencia de los documentos reproducidos

Servicio de formacioacuten

Se ofrece la posibilidad de que personas teacutecnicos especialistas completen su formacioacuten de archivo mediante becas ayudas o subvenciones Se puede realizar de dos maneras la realizacioacuten de praacutecticas regladas y la realizacioacuten de visitas facultativas previamente concertadas

Servicio de difusioacuten

Como centro de difusioacuten de actividades culturales el archivo y su biblioteca participan en diversas iniciativas ediciones de cataacutelogos presentacioacuten de libros exposiciones colaboracioacuten con otras instituciones visitas guiadas etc

Artiacuteculo 30 Horario

El horario de apertura al puacuteblico todo el antildeo seraacute de 9 a 1400h de lunes a viernes Fuera de este horario el Archivo Histoacuterico Municipal permaneceraacute cerrado El horario estaacute sujeto a modificaciones en funcioacuten de las necesidades del servicio y de las prioridades que puedan surgir Igualmente el centro permaneceraacute cerrado en las festividades de Navidad Semana Santa y durante los diacuteas que correspondan de vacaciones al personal del archivo Artiacuteculo 31 Reforma del Reglamento

La iniciativa para la reforma del presente Reglamento seraacute adoptada por la propia direccioacuten del centro acordado previamente con los oacuterganos pertinentes del Ayuntamiento de Baeza

La propuesta de reforma deberaacute obtener para prosperar el voto favorable de la mayoriacutea absoluta en pleno entrando en vigor a partir del diacutea siguiente al de su aprobacioacuten

CAPIacuteTULO V DE LA CONSERVACIOacuteN E INSTALACIONES

Artiacuteculo 32 Instalaciones

Las dependencias e instalaciones del Archivo seraacuten de uso exclusivo del mismo no pudiendo destinarse en ninguacuten momento a otras finalidades que no sean las que le son propias

El Archivo Municipal de Baeza estaacute ubicado en la calle Puerta de

Coacuterdoba 26 y consta de cinco aacutereas diferenciadas

- Aacuterea de trabajo o Sala de Investigacioacuten con biblioteca auxiliar

- Sala de digitalizacioacuten

- Direccioacuten y aacuterea de depoacutesito de documentos (cinco salas)

- Almaceacuten

- Sala de Exposiciones

El acceso a los depoacutesitos estaacute reservado exclusivamente al personal del archivo En ocasiones excepcionales (visitas concertadas etc) se podraacute permitir a los usuarios la entrada a los depoacutesitos en presencia de personal de archivo La amplitud de las instalaciones estaraacute en funcioacuten del aumento de la documentacioacuten

Artiacuteculo 33 Adecuacioacuten

Tanto el Archivo Municipal asiacute como los locales que se destinen o se puedan destinar en un futuro a archivo deberaacuten estar adaptados al cumplimiento de sus funciones tanto desde el punto de vista de la edificacioacuten como de su acondicionamiento y equipamiento Para garantizar esta funcionalidad se distinguiraacuten en ellos como miacutenimo tres zonas diferenciadas

bull depoacutesitos bull trabajo teacutecnico bull consulta

Artiacuteculo 34 Mantenimiento de las instalaciones

El Excmo Ayuntamiento de Baeza seraacute responsable de que los locales e instalaciones del Archivo particularmente los dedicados a depoacutesito cumplan las condiciones necesarias para garantizar la seguridad y preservacioacuten de los fondos adoptando las medidas de control prevencioacuten limpieza desinfeccioacuten correccioacuten yo extincioacuten que resulten maacutes oportunas en cada caso Es su obligacioacuten tambieacuten la verificacioacuten perioacutedica de los sistemas y condiciones de conservacioacuten y seguridad de los documentos y del estado de los mismos

El Archivo contaraacute con los bienes materiales y con las dotaciones presupuestarias necesarias para el desempentildeo de sus funciones

Artiacuteculo 35 Apoyo teacutecnico

El Archivero y en su caso los teacutecnicos nombrados asesoraraacuten al Ayuntamiento y a las entidades y organismos que de eacutel dependan sobre las teacutecnicas y soportes documentales maacutes adecuados para asegurar la

perdurabilidad de los documentos y en general acerca de cualquier otra medida haacutebil al efecto Artiacuteculo 36 Conservacioacuten y restauracioacuten

El Archivero o responsable propondraacute los programas de restauracioacuten y

de reproduccioacuten de documentos con fines de seguridad difusioacuten yo uso sustitutorio que considere maacutes oportunos El establecimiento de prioridades obedeceraacute a los siguientes criterios 1 La trascendencia histoacuterica 2 La trascendencia funcional 3 El estado de conservacioacuten 4 El volumen de consultas soportado

Las condiciones de conservacioacuten y mantenimiento del archivo se estableceraacuten en relacioacuten a los siguientes puntos

a) El Archivo velaraacute por el adecuado mantenimiento de las instalaciones en todo lo relativo a los sistemas de iluminacioacuten comunicacioacuten deteccioacuten de incendios equipos mecaacutenicos antirrobo y en todos los demaacutes elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro en colaboracioacuten con el resto de los responsables de las medidas de seguridad y proteccioacuten que este tipo de edificios requiere

b) En el archivo se llevaraacute un control sistemaacutetico y perioacutedico de las condiciones ambientales estado de las instalaciones del equipamiento en los depoacutesitos y de los soportes documentales a fin de detectar las posibles alteraciones las invasiones de agentes bioloacutegicos y los deterioros que eacutestas pudieran provocar

c) En el supuesto de la aparicioacuten de agentes bioloacutegicos o circunstancias fiacutesico-ambientales que motiven situaciones de emergencia deterioro o peligro inmediato de los documentos se daraacute cuenta al Ayuntamiento de Baeza a los efectos oportunos

d) Con el fin de garantizar la informacioacuten contenida en los nuevos soportes magneacuteticos y oacutepticos se realizaraacute el control y vigilancia de los mismos haciendo copias de seguridad perioacutedicas seguacuten establezcan los teacutecnicos informaacuteticos

e) En el momento en que se efectuacutee cualquier ingreso se deberaacute verificar el estado fiacutesico que presentan los documentos con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagacioacuten en su caso de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados

El Archivo deberaacute asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracioacuten en prevencioacuten de su mejor conservacioacuten e igualmente propondraacute la adopcioacuten de medidas oportunas para la restauracioacuten de los documentos deteriorados

CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artiacuteculo 37 Servicio de los documentos

El servicio de los documentos tanto puacuteblico como de caraacutecter interno se realizaraacute dentro del horario establecido en el Archivo y en las dependencias especiacuteficas habilitadas para tal fin El servicio fuera de este horario es excepcional y se justifica uacutenicamente por causas de fuerza mayor o necesidades insoslayables requiriendo en todo caso la presencia del Archivero

Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten

Los usuarios son responsables de la integridad de la documentacioacuten durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada

Los dantildeos que pudieran ocasionarse a los documentos asiacute como las posibles sustracciones se pondraacuten en conocimiento del Ayuntamiento y de las instituciones de seguridad pertinentes al efecto de la incoacioacuten del procedimiento para la adopcioacuten de las medidas oportunas Artiacuteculo 39 Informacioacuten

El Archivo facilitaraacute a los usuarios los instrumentos de descripcioacuten disponibles para la localizacioacuten y consulta de los documentos La buacutesqueda de informacioacuten tanto en los instrumentos de descripcioacuten como en la documentacioacuten estaraacute a cargo de los usuarios

Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos

Los usuarios tanto internos como externos no accederaacuten a los depoacutesitos ni se serviraacuten directamente la documentacioacuten en ninguna circunstancia

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

bull Decreto 191995 de 7 de febrero por el que se aprueba el

bull 2000 de 6 de marzo por el que se aprueba el

y demaacutes normativa estatal autonoacutemica o local vigente sobre la materia

Reglamento de Proteccioacuten y Fomento del Patrimonio Histoacuterico de Andaluciacutea Decreto 97Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Artiacuteculo 2 Definicioacuten de Archivo

Se entiende por archivo el conjunto orgaacutenico de documentos - generados o reunidos en el ejercicio de gobierno de la ciudad de Baeza desde su creacioacuten o por los miembros de su comunidad en el ejercicio de sus funciones al servicio de su utilizacioacuten para la gestioacuten administrativa la informacioacuten a los ciudadanos la investigacioacuten y la cultura

Tambieacuten se entiende como Archivo al conjunto orgaacutenico de docum

finalmente al conjunto de instalaciones donde se reuacutenen conservan ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos

entos de cualquier eacutepoca y soporte material o la agrupacioacuten de varios de ellos conservados total o parcialmente con fines de gestioacuten defensa de derechos del ciudadano informacioacuten investigacioacuten y cultura producidos recibidos o reunidos por el Excmo Ayuntamiento de Baeza procedentes de su propia gestioacuten de la de sus empresas puacuteblicas y de los distintos organismos y fundaciones dependientes de eacutel asiacute como los de las personas fiacutesicas o juriacutedicas puacuteblicas o privadas que por medio de convenio depoacutesito compraventa u otro medio licito sean integrados en el mismo

Y

conjuntos documentales

Artiacuteculo 3 Definicioacuten de Documento

Se entiende por documento de archivo toda expresioacuten en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresioacuten graacutefica sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material incluidos los soporte informaacuteticos que constituyen el testimonio de los fines y actividades propios de Baeza exceptuando las obras de creacioacuten literaria cientiacutefica o teacutecnica editadas que por su iacutendole forman parte del Patrimonio Bibliograacutefico

Igualmente seraacute documento el que constituya testimonio de funciones y actividades sociales del hombre y de los grupos humanos como viene definido en el artiacuteculo 1 paacuterrafo 2 de la Ley 31984 de 9 de enero de Archivos de Andaluciacutea

Artiacuteculo 4 Composicioacuten

El Patrimonio Documental de Baeza lo constituyen los documentos de cualquier eacutepoca generados reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por cualquiera de los Oacuterganos de Gobierno Departamentos Colegios e Institutos Servicios Administrativos Instituciones Culturales y Oacuterganos de representacioacuten de la ciudad existentes o que eventualmente se creen para facilitar el cumplimiento de los fines atribuidos al municipio Asimismo los producidos por otras personas juriacutedicas de la ciudad

Lo componen dos archivos bien diferenciados

- El Archivo Histoacuterico estaacute compuesto por todos los documentos de cualquier fecha a contar hacia atraacutes 50 antildeos

- por las personas fiacutesicas o juriacutedicas

Asimismo formaraacuten tambieacuten parte de eacutel aquellos fondos documentales que se incorporen por donacioacuten cesioacuten legado compraventa o cualquier otro sistem

formato o soporte generados recibidos conservados o reunidos en el desarrollo de sus funciones y actividades por cualquiera de los miembros y oacuterganos locales servicios administrativos departamentos centros colegios e institutos propios existentes o que se creen en el futuro El Archivo Administrativo es el conjunto orgaacutenico de documentos producidos puacuteblicas yo privadas que se originan en el ejercicio de sus funciones y actividades los mismos son conservados clasificados organizados y administrados Estos generalmente proceden de los diferentes departamentos del Ayuntamiento una vez que ya han perdido su vigencia o el tiempo precisado de custodia

a previsto en el ordenamiento juriacutedico

Artiacuteculo 5 Adscripcioacuten

El Archivo Municipal de Baeza dependeraacute del oacutergano de gobierno responsable de la organizacioacuten administrativa y deberaacute tener la autonomiacutea que le es p

del Excmo Ayuntamiento de aeza quien dictaraacute las instrucciones que estime convenientes y propondraacute el

reacutegime

ropia por su especialidad funcional

En este caso depende orgaacutenicamente B

n de funcionamiento del mismo conjuntamente con la direccioacuten del Archivo Asiacute mismo el Ayuntamiento proveeraacute la dotacioacuten presupuestaria adecuada para el desempentildeo de sus funciones sin perjuicio de las competencias atribuidas a los demaacutes poderes puacuteblicos la gestioacuten de archivos

Artiacuteculo 6 Funciones

Son funciones del Archivo

1 Recoger organizar conservar y hacer accesible la documentacioacuten que tenga depositada con objeto de servir de salvaguarda de derechos en la gestioacuten administrativa y como fuente de informacioacuten haciendo posible su acceso y consulta a la comunidad investigadores en particular y a los ciudadanos en general de acuerdo con el marco legal y normativo vigente contribuyendo a la racionalizacioacuten y calidad del sistema archiviacutestico estatal regional yo local

2 Elaboracioacuten de los instrumentos de descripcioacuten adecuados que permitan un correcto acceso y gestioacuten administrativa de la documentacioacuten que facilite la resolucioacuten de los traacutemites administrativos y la toma de decisiones

3 Implantacioacuten de las directrices del Sistema Archiviacutestico Local

4 Establecer criterios y pautas sobre transferencias de documentacioacuten seleccioacuten y eliminacioacuten de documentos gestioacuten documental asiacute como cualquier otro aspecto del tratamiento de la documentacioacuten

5 Establecer las pautas necesarias no solo en lo relativo a una correcta ubicacioacuten de la documentacioacuten sino tambieacuten en lo tocante a la seguridad y utilizacioacuten que deben de tener las instalaciones del Archivo

6 Asesorar a la administracioacuten local en todo lo tocante a la organizacioacuten y tratamiento teacutecnico de la documentacioacuten

7 Realizar estudios de identificacioacuten y valoracioacuten documentales con vista a su conservacioacuten y acceso

8 Elaboracioacuten y propuesta del Reglamento del Archivo Municipal tanto para su aprobacioacuten como para su reforma

9 Promover las actividades encaminadas no solo a difundir el patrimonio documental de Baeza sino tambieacuten como procedimiento de apoyo a la investigacioacuten Y todas aquellas que impliquen la organizacioacuten y tratamiento de la documentacioacuten que constituye el patrimonio documental de la ciudad de Baeza

10 Ofrecer servicios de acceso al documento como consulta y reproducciones disponieacutendose para ello los medios teacutecnicos y recursos humanos necesarios

La direccioacuten del centro como Comisioacuten Calificadora de documentos administrativos del Archivo Municipal tendraacute ademaacutes las siguientes funciones

A) Analizar todas las tipologiacuteas documentales que generan y custodian las unidades administrativas y los servicios del Ayuntamiento incluidos los departamentos y que lleguen al centro

B) Establecer bajo criterios administrativos juriacutedicos e histoacutericos los periacuteodos de conservacioacuten de los documentos y determinar su accesibilidad

C) Regularizar el proceso de expurgo y eliminacioacuten de documentos que se lleva a cabo en las unidades administrativas y de servicios del Ayuntamiento incluidos los departamentos dictaminando la forma de disposicioacuten final con el fin de identificar

- Aquellas tipologiacuteas que es preciso conservar para el futuro en atencioacuten a los valores informativos y de testimonio

- Aquellas que son de obligada conservacioacuten por ley - Aquellas que se pueden destruir una vez agotado su valor

administrativo

D) Resolver las propuestas de valoracioacuten respecto a periacuteodos de conservacioacuten accesibilidad y posible eliminacioacuten de los documentos generados por la administracioacuten local que le sean presentadas por el director del Archivo

La Comisioacuten Calificadora de documentos administrativos del Archivo Municipal de Baeza estaraacute compuesta por

1 Miembros directivos Alcalde Concejal de Cultura Director o Responsable del Centro y Teacutecnico Especializado 2 Miembros auxiliares Auxiliar de Archivo y Teacutecnico Especializado

CAPIacuteTULO II DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

Artiacuteculo 7 Patrimonio Documental Municipal

Se considera Patrimonio Documental Municipal al conjunto de documentos producidos recibidos o reunidos por 1 Los oacuterganos de gobierno y administracioacuten del Excmo Ayuntamiento de Baeza en cualquiera de sus dependencias y servicios incluidos los organismos autoacutenomos 2 Las personas juriacutedicas dependientes del Ayuntamiento asiacute como aqueacutellas otras en cuyo capital social participe mayoritariamente 3 Las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios municipales en todo lo relacionado con dichos servicios 4 Las personas fiacutesicas al servicio del Ayuntamiento asiacute como las que desempentildeen cargos puacuteblicos en cualquiera de los oacuterganos anteriormente mencionados en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades 5 Igualmente forman parte del Patrimonio Documental Municipal todos los documentos constituidos o no en fondos que teniendo un origen ajeno al Municipio sean de su titularidad por tradicioacuten histoacuterica o por compra legado donacioacuten expropiacioacuten o cualquier otro tipo de cesioacuten o adquisicioacuten inter vivos o mortis causa de la posesioacuten los derechos reales o el dominio que puedan ejercerse sobre la materia y se contemplen en el ordenamiento juriacutedico Artiacuteculo 8 Contenido del Patrimonio Documental Municipal

La documentacioacuten producida recogida o reunida en el ejercicio de su cargo por las personas que ejercen funciones poliacuteticas o administrativas en la Administracioacuten Municipal de Baeza o en cualquiera de los organismos puacuteblicos empresas y entidades vinculados a la misma forma parte del Patrimonio Documental del Municipio y por tanto dichas personas al cesar en sus cometidos estaacuten obligadas a entregar esa documentacioacuten a quien le suceda en el ejercicio del cargo o remitirla en su caso al Archivo Artiacuteculo 9 Proteccioacuten y conservacioacuten del Patrimonio Documental

El Ayuntamiento velaraacute por la proteccioacuten y conservacioacuten del Patrimonio Documental Municipal

Con respecto al resto de los fondos documentales que aun no siendo

de su titularidad radiquen en su teacutermino podraacute adoptar por siacute mismo o en cooperacioacuten con otras Administraciones Puacuteblicas personas fiacutesicas o juriacutedicas las medidas oportunas para fomentar su defensa y recuperacioacuten y evitar su deterioro peacuterdida reubicacioacuten o destruccioacuten conforme a lo previsto en la legislacioacuten vigente CAPIacuteTULO III DEL PERSONAL DEL ARCHIVO

Artiacuteculo 10 Definicioacuten del director responsable o archivero municipal

La direccioacuten o responsabilidad cientiacutefica teacutecnica y administrativa del Archivo corresponde a la persona que haya sido asignada como encargada por la Administracioacuten Municipal para el ejercicio de estas funciones y tambieacuten quien ejecutaraacute los acuerdos tomados por la Comisioacuten Cientiacutefica en caso de constituirse esta

Su categoriacutea administrativa vendraacute determinada en el organigrama de

puestos de trabajo del Ayuntamiento dentro de la escala de Administracioacuten Especial o Teacutecnica con categoriacutea de titulado universitario

En aquellas ocasiones en las que no haya Archivero la persona con

mayor categoriacutea profesional de entre los empleados del Archivo asumiraacute transitoriamente sus funciones Artiacuteculo 11 Responsabilidad

El Archivero es el responsable del reacutegimen y disciplina del servicio de Archivo sus dependencias y material y del personal a su cargo asiacute como de la calidad del servicio y trabajo teacutecnico realizados Sus funciones vienen determinadas por el contenido del presente Reglamento y en particular por la ejecucioacuten de las competencias atribuidas al servicio en su articulado correspondiente ademaacutes de las especiacuteficas determinadas en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y en cuantas leyes y disposiciones establezca la Comunidad Autoacutenoma de Andaluciacutea al respecto y las Leyes estatales en general Artiacuteculo 12 Facultades del Archivero

El Archivero municipal estaacute facultado para proponer y en su caso decidir cualquier medida que considere necesaria para el mejor cumplimiento

de las funciones del servicio de Archivo y en general sobre aspectos relativos a la gestioacuten conservacioacuten acceso y difusioacuten especialmente del Archivo Histoacuterico Municipal y del Patrimonio Documental Artiacuteculo 13 Funciones

Las funciones que el Archivero se obliga a desarrollar en cumplimiento de sus atribuciones son las siguientes 1 Recibir conservar y custodiar adecuadamente la documentacioacuten ocupaacutendose asimismo de su clasificacioacuten y ordenacioacuten para lo que se encargaraacute de elaborar todos aquellos instrumentos de descripcioacuten que puedan facilitar el acceso a los documentos 2 Junto con el responsable de cada oficina productora o departamento se ocuparaacute de la seleccioacuten y propuesta de expurgo de los documentos emanados por la administracioacuten municipal que pasaran a formar parte del archivo administrativo y cuando se cumplan los plazos legales del Archivo Histoacuterico 3 Mantener un Libro de Registro o Base de Datos actualizada de todos los documentos recibidos y otro de todos los prestados para su consulta haciendo constar en cada una de ellos la naturaleza y denominacioacuten del documento o documentos la institucioacuten o persona que realiza el depoacutesito o solicita el preacutestamo y en este uacuteltimo caso el departamento fecha y firma del peticionario tanto en el momento de la retirada del documento como de su devolucioacuten 4 Velar por el buen funcionamiento del servicio distribuyendo el trabajo a los empleados del mismo 5 Custodiar junto al resto del personal las llaves los depoacutesitos las salas de investigadores y cualquier otra dependencia 6 Mantener un Libro Registro o Base de Datos actualizada con los datos de todos los investigadores y usuarios del Archivo reflejando en el mismo el nombre direccioacuten profesioacuten objeto de investigacioacuten y fondos consultados en cada momento 7 Vigilar la correcta utilizacioacuten de los documentos por parte de los investigadores 8 El Archivero queda legitimado para diligenciar compulsar y autorizar con su firma cuantas copias de documentos depositados en el Archivo le sean solicitadas y a tal efecto deberaacute de ser apoderado especiacuteficamente por el Pleno del Ayuntamiento

9 Igualmente el responsable del Archivo queda legitimado para expulsar prohibir el acceso a la documentacioacuten o poner en conocimiento de las autoridades pertinentes a todo aquel que realice un mal uso de los fondos sustraiga alguno de ellos o sea fuente de conflicto en el interior de las dependencias 10 Direccioacuten cientiacutefica teacutecnica y administrativa del servicio de archivo 11 Coordinacioacuten y direccioacuten general del centro 12 Elaboracioacuten de la programacioacuten anual sistemas de control estadiacutesticas reglamentos normas de uso organizacioacuten del trabajo interno etc 13 Asesoramiento y supervisioacuten continuacutea del funcionamiento del archivo 14 Inspeccioacuten y vigilancia en lo que respecta al cumplimiento de la normativa de archivos teacutecnica archiviacutestica equipamiento e instalaciones 15 El archiveroa elaboraraacute las normas de reacutegimen interno que regularaacuten el funcionamiento concreto del centro asiacute como las normas de organizacioacuten y descripcioacuten de las series documentales conservadas en las diferentes dependencias Estas normas deberaacuten ser aprobadas por el pleno del Ayuntamiento 16 El archiveroa a peticioacuten de los interesados podraacute emitir certificaciones o copias autentificadas (compulsas) de los documentos depositados en el archivo municipal 17 El archiveroa podraacute proponer o si es el caso decidir cualquier medida que considere necesaria y que no esteacute prevista en este reglamento encaminada a mejorar el cumplimiento y desarrollo de las funciones establecidas para el servicio de archivo 18 El archiveroa podraacute delegar sus funciones total o parcialmente en otras personas de manera temporal por motivo de vacaciones bajas laborales permisos u otras causas

El Ayuntamiento velaraacute por la formacioacuten continuada del personal del archivo dada la importancia del buen funcionamiento de este servicio para la gestioacuten municipal

Artiacuteculo 14 Resto del Personal del Archivo

El Archivo Municipal dispondraacute de personal en nuacutemero suficiente y con el nivel de especializacioacuten que exijan las funciones que desempentildee siendo sus categoriacuteas las que correspondan seguacuten la legislacioacuten vigente asiacute como tambieacuten dispondraacute del espacio instalaciones y medios materiales necesarios para su buen funcionamiento y la conclusioacuten de los fines que lo definen en el presente Reglamento

El personal del Servicio de Archivo como el resto del personal que presta servicios en la administracioacuten local deberaacute mantener la discrecioacuten oportuna con respecto a la informacioacuten a la que tiene acceso tal y como se establece en la legislacioacuten vigente Sus funciones principales seraacuten las siguientes

a) Asistencia al responsable del archivo en sus funciones

b) Aplicacioacuten de la programacioacuten anual y cumplimiento de la normativa de archivos asiacute como la correcta aplicacioacuten de las normas teacutecnicas y reglamentarias que se establezcan

c) Colaboracioacuten con el responsable del archivo en la supervisioacuten y asesoramiento de los archivos de oficina asiacute como en el correcto cumplimiento de la gestioacuten documental en todas las aacutereas del Ayuntamiento

El Ayuntamiento velaraacute por la formacioacuten continuada del personal del archivo dada la importancia del buen funcionamiento de este servicio para la gestioacuten municipal

Artiacuteculo 15 Coacutedigo deontoloacutegico

El personal del Archivo se somete a los dictados del Coacutedigo Deontoloacutegico propio de su profesioacuten estando obligado en particular a guardar la debida discrecioacuten y confidencialidad de la informacioacuten a la que por su trabajo tenga acceso y se somete por ello al cumplimiento del mismo

CAPIacuteTULO IV DEL FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO

Artiacuteculo 16 Gestioacuten y tratamiento

El Archivo Municipal es el oacutergano especializado en la administracioacuten del sistema de gestioacuten y tratamiento de documentos cuya finalidad es garantizar el seguimiento y localizacioacuten de cualquier documento en cualquier momento asiacute como las condiciones de transferencia conservacioacuten y acceso en colaboracioacuten con los oacuterganos pertinentes

La documentacioacuten recibida en el archivo seraacute objeto de todas las fases y

operaciones que comprende el tratamiento archiviacutestico identificacioacuten y valoracioacuten de series documentales clasificacioacuten ordenacioacuten y descripcioacuten

El archivo aplicaraacute las directrices e instrucciones de caraacutecter teacutecnico que

se elaboren desde la direccioacuten quien en todo momento podraacute observar su cumplimiento

La responsabilidad de la conservacioacuten y custodia de los documentos existentes en la administracioacuten local asiacute como su transferencia organizada y sistemaacutetica recaeraacute en los jefes de las unidades quienes podraacuten designar un encargado que asuma las funciones y vele por el cumplimiento de la normativa establecida por este reglamente sin perjuicio de lo establecido en los reglamentos regionales yo locales

Particularmente el Archivo Histoacuterico lo integran los documentos transferidos por la administracioacuten del Excmo Ayuntamiento de Baeza y que debido a su valor histoacuterico deben ser conservados permanentemente Igualmente formaran parte del mismo toda la documentacioacuten que reciba el centro por donaciones de particulares o sean adquiridas por compra cesioacuten o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento juriacutedico

La gestioacuten organizacioacuten y conservacioacuten del Archivo Municipal le corresponde exclusivamente a la direccioacuten del centro quien consultaraacute con el departamento local al que quede adscrito

Artiacuteculo 17 Clasificacioacuten e identificacioacuten

Los fondos que constituyen el Archivo estaraacuten clasificados siguiendo un criterio que tendraacute como base el principio de procedencia

La clasificacioacuten es la labor intelectual por la cual se identifican y establecen las series documentales que componen cada fondo Se entiende por serie documental el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogeacuteneo generadas por un mismo oacutergano o sujeto productor en el ejercicio de cada una de sus funciones especiacuteficas En consecuencia el fondo es el conjunto de series con una misma procedencia

Clasificados los documentos e identificadas las series documentales se procederaacute a la ordenacioacuten de las unidades documentales que la componen Para ello se seguiraacuten criterios cronoloacutegicos alfabeacuteticos numeacutericos o los que se estimen convenientes aplicar en funcioacuten del principio de estructura interna

Terminado la organizacioacuten de los documentos se procederaacute a la instalacioacuten en las unidades de conservacioacuten adecuadas que garantice su adecuado mantenimiento y que se identificaraacuten por la signatura que les corresponda Artiacuteculo 18 Ingresos y Transferencias

Estaacuten obligados a transferir los documentos al Archivo Histoacuterico Municipal

deg Cada una de las unidades administrativas del Ayuntamiento y tambieacuten

los organismos autoacutenomos y las empresas municipales fundaciones patronatos o cualesquiera otras personas juriacutedicas que esteacuten vinculadas a eacuteste transferiraacuten perioacutedicamente al Archivo la documentacioacuten cuya tramitacioacuten administrativa haya finalizado

deg El Archivero estableceraacute previa consulta con los responsables de las

unidades productoras el calendario de transferencias anuales

El ingreso de documentos en el Archivo se realizaraacute

1 Por transferencia ordinaria y regular de fondos procedentes de las unidades administrativas servicios y centros del Ayuntamiento de Baeza

2 Por transferencia extraordinaria de fondos procedentes de donacioacuten depoacutesito herencia legado o por cualquier otro sistema de adquisicioacuten o de dominio contemplado por el ordenamiento juriacutedico y que puedan ejercerse sobre fondos documentales y que sean aceptadas aprobadas u ordenadas por la direccioacuten del archivo

Y cumpliendo las siguientes condiciones

- Toda entrada de documentos en el Archivo iraacute acompantildeada del acta o impreso de transferencia o relacioacuten de entrega ajustada a los modelos normalizados que determine el Archivo o establecidas por ley

- Los documentos objetos de transferencia deberaacuten ser originales o copias uacutenicas

- El Archivo podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan la normativa establecida para ello y solicitar una nueva remisioacuten

- En el caso de ingreso de documentacioacuten por transferencias extraordinarias se procederaacute a la formalizacioacuten de la adquisicioacuten mediante una resolucioacuten del director y posterior informacioacuten al Excmo Ayuntamiento de Baeza

El Archivo contaraacute con un Registro General de la entrada de fondos correspondiente a los documentos que ingresen en el mismo

Artiacuteculo 19 Meacutetodo y requisitos 1 Los expedientes custodiados en las oficinas productoras se transferiraacuten al Archivo reunidos en series diferenciadas de acuerdo con el cuadro de clasificacioacuten de fondos 2 Se entiende por serie el conjunto de unidades documentales producidas por un oacutergano o sujeto productor a lo largo del tiempo en el desarrollo de una misma actividad y regulados por una misma norma juriacutedica yo de procedimiento 3 Solamente se remitiraacuten al Archivo Municipal expedientes finalizados Uacutenicamente se aceptaraacuten documentos sueltos cuando no formen parte de ninguacuten expediente En cualquier caso la documentacioacuten en papel transferida estaraacute a) Ordenada y foliada b) Despojada de gomas grapas clips clasificadores de plaacutestico y cualquier otro elemento que comprometa la conservacioacuten del soporte c) Dotada de una carpetilla identificativa de papel o cartulina con mencioacuten de contenido antildeo y la numeracioacuten correspondiente del negociado d) Introducida en cajas normalizadas de archivo

e) Desprovista de documentacioacuten de apoyo informativo asiacute como de duplicados y copias que seraacuten eliminados previa comprobacioacuten de la existencia de los originales En caso contrario se conservaraacuten 4 La transferencia de documentos legibles por maacutequina deberaacute ir acompantildeada de un documento en papel en el que se especifique contenido data y meta datos (programa sistema operativo tamantildeo compresioacuten etc) para su consulta Artiacuteculo 20 Remisioacuten de fondos

Toda transferencia iraacute acompantildeada de una Hoja de remisioacuten de fondos en donde se relacionaraacuten los expedientes que conforman las fracciones de serie transferida firmada por el responsable de la unidad productora Previo cotejo la Hoja seraacute firmada por el Archivero quedando un ejemplar en poder del archivo y el otro en el de la oficina remitente Artiacuteculo 21 Inadmisioacuten 1 El Archivero podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan los requisitos sentildealados hasta que se subsanen las deficiencias detectadas Solamente se admitiraacuten documentos y expedientes incompletos desorganizados o deteriorados en el Archivo de forma excepcional debiendo adjuntar el Jefe del Departamento o el Secretario de la Corporacioacuten una diligencia en la que haga constar dichas circunstancias y las razones que las han motivado 2 Se podraacute exigir la transferencia de aquellos fondos documentales que habiendo perdido su vigencia administrativa no hayan sido remitidos por los organismos productores 3 Igualmente podraacuten ser rechazados todos los documentos donados cesados transferidos etc que previa confirmacioacuten del hecho o en caso de conocerse sean consecuencia de dolo robo o cualquier accioacuten contraria a la Ley Si en alguacuten caso de tal negligencia se tuviera constancia con el tiempo se destinaraacute a doacutende proceda por Ley quedando por ello el Archivo excluido del hecho Artiacuteculo 22 Ingresos extraordinarios

Los ingresos extraordinarios de documentacioacuten en el Archivo Municipal por compra legado donacioacuten expropiacioacuten depoacutesito o cualquier otra procedencia requeriraacuten acuerdo formal del Pleno del Ayuntamiento municipal seguacuten la normativa vigente y previo informe del Archivo De forma general y sin perjuicio de otros requisitos exigibles en cada caso bien por la

normativa bien por razones teacutecnicas las condiciones para la aceptacioacuten de este tipo de ingresos son

1 El intereacutes de los documentos para Baeza y su Historia y para los investigadores 2 El acatamiento de las normas de tratamiento conservacioacuten y acceso establecidas en el presente Reglamento sin que puedan aceptarse condiciones que establezcan excepciones a las mismas por parte de los depositarios Artiacuteculo 23 Regulacioacuten de los ingresos

La admisioacuten de cualquier ingreso extraordinario se formalizaraacute mediante contrato convenio de colaboracioacuten o cualquier otro documento vaacutelido seguacuten proceda y se ejecutaraacute mediante acta de entrega a la que se acompantildearaacute un inventario que tras su cotejo seraacute rubricado por el Alcalde de Baeza y el Archivero como receptor

Artiacuteculo 24 Registro General de Entrada de Documentos

Todos los ingresos tanto ordinarios como extraordinarios quedaraacuten asentados en el Registro de Entrada de Documentos Base de Datos o cualquier proceso de control de entrada Artiacuteculo 25 Organizacioacuten y descripcioacuten

Las tareas de identificacioacuten clasificacioacuten ordenacioacuten descripcioacuten e instalacioacuten de la documentacioacuten corresponden al personal del Archivo

El Archivero es el encargado de elaborar revisar y mantener al diacutea el cuadro de clasificacioacuten de la documentacioacuten municipal y de los demaacutes Fondos que constituyen el Patrimonio Documental y Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza La inclusioacuten en el cuadro de clasificacioacuten de nuevas series documentales es una funcioacuten exclusiva del Archivero si bien eacuteste tendraacute en consideracioacuten los criterios o propuestas de las unidades productoras y la normativa vigente al respecto

Por otra parte cualquier modificacioacuten formal de contenido o de

tramitacioacuten que se produzca en las series documentales habraacute de comunicarse al Archivo para que eacuteste proceda a una nueva evaluacioacuten y actualizacioacuten si es necesario del cuadro de clasificacioacuten de la valoracioacuten y de los plazos de transferencia seleccioacuten y acceso

Artiacuteculo 26 Normalizacioacuten

El Archivo podraacute proponer normativas especiacuteficas que regulen y mejoren aspectos concretos sobre normalizacioacuten de documentos su transferencia y su conservacioacuten

El Archivero elaboraraacute los instrumentos de control informacioacuten y

descripcioacuten documental necesarios para la localizacioacuten y acceso a todos los fondos documentales custodiados de acuerdo con la normativa vigente Artiacuteculo 27 Valoracioacuten e identificacioacuten

En materia de valoracioacuten e identificacioacuten documental se acataraacute lo articulado en los reglamentos y leyes pertinentes El procedimiento de valoracioacuten y seleccioacuten de documentos se aplicaraacute a toda la documentacioacuten municipal administrativa Sin embargo y como norma general no puede ser objeto de valoracioacuten y seleccioacuten la documentacioacuten considerada histoacuterica La seleccioacuten documental en su caso se llevaraacute a cabo guardando las maacuteximas garantiacuteas y siguiendo estrictamente las directrices que en esta materia tiene establecidas y establezcan los organismos competentes Artiacuteculo 28 Eliminacioacuten y expurgo

Eliminacioacuten de documentos

1 Queda prohibida cualquier eliminacioacuten total o parcial de documentacioacuten que no este acordada por la Direccioacuten y teacutecnicos especializados en la materia que evaluaraacute la documentacioacuten de acuerdo con lo estipulado o por lo establecido en la legislacioacuten vigente

2 De toda eliminacioacuten se levantaraacute acta en la que conste los documentos que se eliminan y las razones que justifican su destruccioacuten

3 La eliminacioacuten de documentos podraacute conllevar la conservacioacuten de muestras originales Las teacutecnicas de muestreo da cada serie se fijaraacuten en las tablas de valoracioacuten de ellas y se haraacuten constar en la referida acta de eliminacioacuten

Se considera expurgo a los efectos de la aplicacioacuten del presente Reglamento el proceso de valoracioacuten seleccioacuten y eliminacioacuten o conservacioacuten de los documentos integrantes del patrimonio documental

Queda prohibida la eliminacioacuten total o parcial de cualquier documento mientras no reciba el dictamen preceptivo de la direccioacuten del archivo y seguacuten el procedimiento establecido en el presente Reglamento

De cada expurgo se levantaraacute acta suscrita por el Archivero y por el responsable del Servicio correspondiente Estas actas agrupadas formaraacuten el Registro de Expurgos de Documentos No se podraacute eliminar en ninguacuten caso documentacioacuten anterior a 1940 o toda aquella que se considere de valor para el bien del Municipio su Administracioacuten o su Historia Habida cuenta de su volumen y caracteriacutesticas

Artiacuteculo 29 Servicios que se ofrecen

Servicio a la administracioacuten

La primera funcioacuten del archivo y de la biblioteca del archivo es ofrecer un servicio de informacioacuten y documentacioacuten adecuado a la propia institucioacuten administrativa de la que depende (Excmo Ayuntamiento de Baeza) y al resto de la comunidad proporcionando apoyo en la gestioacuten documental especialmente en las labores de conservacioacuten y de restauracioacuten de los bienes patrimoniales y en la labor de difusioacuten (ediciones exposiciones publicaciones etc)

Servicio de documentacioacuten y de consulta

a) Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos conservados en el Archivo Histoacuterico Municipal no asiacute del conglomerado documental del Archivo Administrativo si se encontrara vigente (salvo excepciones previamente autorizadas por los oacuterganos competentes)

b) El acceso a los documentos administrativos que esteacuten en curso de convertirse en documentacioacuten histoacuterica quedan reservados a las oficinas funcionarios o miembros del Ayuntamiento de Baeza para quienes resulte necesaria la consulta de los mismos por entrar directamente en el aacutembito de sus competencias con las uacutenicas limitaciones de acceso que establezca la legislacioacuten vigente

c) El derecho de acceso a los documentos podraacute ser ejercido por personas que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

d) La denegacioacuten del acceso a los documentos se haraacute por decisioacuten

preestablecida por el archivero el Ayuntamiento de Baeza o por causas contenidas en la legislacioacuten vigente o en su caso por antecedentes de negligencia en el Archivo por parte del solicitante

e) El servicio de archivo atenderaacute las consultas dentro del horario de atencioacuten al puacuteblico establecido Fuera de ese horario no se podraacute acceder ni utilizar sus instalaciones salvo causas de fuerza mayor y en presencia del personal del archivo

Preacutestamo

a) Los documentos del archivo soacutelo podraacuten ser prestados a los servicios administrativos municipales y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en las leyes

b) El procedimiento de preacutestamo seraacute mediante la cumplimentacioacuten de una hoja de solicitud de preacutestamo en la que quede identificado el solicitante la unidad administrativa a la que pertenece el documento requerido con su signatura de localizacioacuten y la fecha de solicitud Esta peticioacuten quedaraacute validada con la firma del interesado

c) La formalizacioacuten del preacutestamo seraacute efectiva con la entrega del documento solicitado y con la devolucioacuten de un ejemplar de la hoja de solicitud firmado por el archivero a o persona en quien delegue

d) En todo caso en una misma hoja soacutelo podraacute ser solicitado un uacutenico documento sea simple o compuesto (expediente o registro) por lo que se deberaacuten cumplimentar tantas hojas como documentos requeridos La buacutesqueda de informacioacuten en los documentos solicitados seraacute realizada por los peticionarios o interesados no por el personal de archivo

e) No se dejaraacute en preacutestamo documentos separados de la unidad documental de que formen parte

f) Cuando una oficina quiera solicitar el preacutestamo o consultar documentacioacuten de acceso restringido generado por otra unidad administrativa necesitaraacute la autorizacioacuten por escrito del jefe de servicio que la ha transferido o del propio Ayuntamiento de Baeza (extensible a otras administraciones)

g) Los documentos prestados deberaacuten devolverse al archivo en el plazo maacuteximo de tres meses y en perfecto estado Solo en casos excepcionales podraacute ampliarse este plazo previa peticioacuten razonada al archivo

h) La responsabilidad en la custodia de los documentos en preacutestamo mientras permanezcan fuera del archivo corresponde a los peticionarios

i) Los documentos histoacutericos libros o documentos custodiados en el archivo NO podraacuten salir de las dependencias municipales salvo en lo siguientes casos

- Cuando sean requeridos por los tribunales de justicia

- Cuando se acuerde su reproduccioacuten a traveacutes de microformas disco oacuteptico o cualquier otro sistema convenido

- Para ser sometidos a procesos de restauracioacuten

- Para la realizacioacuten de exposiciones

En todos los casos se adoptaraacuten las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la adecuada conservacioacuten de los documentos asiacute como el reintegro de los mismos

j) El servicio de archivo podraacute adoptar las medidas que considere precisas para impedir cualquier merma en el patrimonio documental por la negligencia en la conservacioacuten de la documentacioacuten prestada Y si es el caso podraacute denegar la salida temporal de documentacioacuten del archivo La unidad administrativa solicitante podraacute optar entonces por consultar la documentacioacuten directamente en las dependencias del archivo

k) Todos los preacutestamos quedaraacuten registrados en el correspondiente Registro de Preacutestamos que se llevaraacute en el Archivo Municipal

La persona encargada de la consulta deberaacute tener presente las siguientes obligaciones en relacioacuten al documento

- No se podraacute escribir en los documentos ni doblarlos ni calcarlos Tampoco podraacuten sacarse de la Sala de Investigadores excepto cuando sean requeridos por el personal del Archivo porque tal hecho sea estrictamente necesario

- Los usuarios seraacuten responsables de la documentacioacuten que se les entregue para su consulta mientras los utilice debiendo tener el maacuteximo cuidado en su manipulacioacuten Los dantildeos y peacuterdidas que se produzcan deberaacuten ser resarcidos por el valor total de la documentacioacuten dantildeada o perdida asiacute como por el valor de los perjuicios que directa o indirectamente se ocasionen

- El derecho de consulta podraacute ser retirado a toda persona que trate la documentacioacuten de forma negligente y que mantenga actitudes que dificulten el trabajo y el estudio o que no respeten el presente Reglamento

Servicio de referencia

Trabajo de asesoramiento a los investigadores sobre el tipo de fuentes bibliograacuteficas y documentales que se pueden consultar en el centro y en la medida de lo posible sobre otro tipo de fondos y archivos Atencioacuten de consultas sobre el patrimonio documental y bibliograacutefico de la ciudad de Baeza realizadas de forma presencial telefoacutenica o por correo postal y electroacutenico

Asesoramiento sobre la buacutesqueda y utilizacioacuten de los documentos y libros impresos del Archivo y sobre fuentes documentales y bibliograacuteficas relacionadas con la ciudad y conservadas en otros centros culturales

Servicio de reprografiacutea

La reproduccioacuten de obras sujetas a la Ley de Propiedad Intelectual queda regulada por dicha Ley

Se ofrece la posibilidad de reproducir documentos por medio de fotocopia o de fotografiacutea digital atenieacutendose en todo momento a las normas estipuladas por el Reglamento y a la legislacioacuten vigente La reproduccioacuten mecaacutenica de los documentos a solicitud de los usuarios seraacute posible siempre que no perjudique a la conservacioacuten de los mismos y siempre teniendo en cuenta el estado de conservacioacuten en el que se hallen y las limitaciones que posean

Existe tambieacuten la posibilidad de recibir por correo postal o correo electroacutenico las reproducciones solicitadas

Estaacute prohibido reproducir sin la debida autorizacioacuten copias de cualquier tipo suministradas por el Archivo u obtenidas en el mismo Tal autorizacioacuten obliga a citar la procedencia de los documentos reproducidos

Servicio de formacioacuten

Se ofrece la posibilidad de que personas teacutecnicos especialistas completen su formacioacuten de archivo mediante becas ayudas o subvenciones Se puede realizar de dos maneras la realizacioacuten de praacutecticas regladas y la realizacioacuten de visitas facultativas previamente concertadas

Servicio de difusioacuten

Como centro de difusioacuten de actividades culturales el archivo y su biblioteca participan en diversas iniciativas ediciones de cataacutelogos presentacioacuten de libros exposiciones colaboracioacuten con otras instituciones visitas guiadas etc

Artiacuteculo 30 Horario

El horario de apertura al puacuteblico todo el antildeo seraacute de 9 a 1400h de lunes a viernes Fuera de este horario el Archivo Histoacuterico Municipal permaneceraacute cerrado El horario estaacute sujeto a modificaciones en funcioacuten de las necesidades del servicio y de las prioridades que puedan surgir Igualmente el centro permaneceraacute cerrado en las festividades de Navidad Semana Santa y durante los diacuteas que correspondan de vacaciones al personal del archivo Artiacuteculo 31 Reforma del Reglamento

La iniciativa para la reforma del presente Reglamento seraacute adoptada por la propia direccioacuten del centro acordado previamente con los oacuterganos pertinentes del Ayuntamiento de Baeza

La propuesta de reforma deberaacute obtener para prosperar el voto favorable de la mayoriacutea absoluta en pleno entrando en vigor a partir del diacutea siguiente al de su aprobacioacuten

CAPIacuteTULO V DE LA CONSERVACIOacuteN E INSTALACIONES

Artiacuteculo 32 Instalaciones

Las dependencias e instalaciones del Archivo seraacuten de uso exclusivo del mismo no pudiendo destinarse en ninguacuten momento a otras finalidades que no sean las que le son propias

El Archivo Municipal de Baeza estaacute ubicado en la calle Puerta de

Coacuterdoba 26 y consta de cinco aacutereas diferenciadas

- Aacuterea de trabajo o Sala de Investigacioacuten con biblioteca auxiliar

- Sala de digitalizacioacuten

- Direccioacuten y aacuterea de depoacutesito de documentos (cinco salas)

- Almaceacuten

- Sala de Exposiciones

El acceso a los depoacutesitos estaacute reservado exclusivamente al personal del archivo En ocasiones excepcionales (visitas concertadas etc) se podraacute permitir a los usuarios la entrada a los depoacutesitos en presencia de personal de archivo La amplitud de las instalaciones estaraacute en funcioacuten del aumento de la documentacioacuten

Artiacuteculo 33 Adecuacioacuten

Tanto el Archivo Municipal asiacute como los locales que se destinen o se puedan destinar en un futuro a archivo deberaacuten estar adaptados al cumplimiento de sus funciones tanto desde el punto de vista de la edificacioacuten como de su acondicionamiento y equipamiento Para garantizar esta funcionalidad se distinguiraacuten en ellos como miacutenimo tres zonas diferenciadas

bull depoacutesitos bull trabajo teacutecnico bull consulta

Artiacuteculo 34 Mantenimiento de las instalaciones

El Excmo Ayuntamiento de Baeza seraacute responsable de que los locales e instalaciones del Archivo particularmente los dedicados a depoacutesito cumplan las condiciones necesarias para garantizar la seguridad y preservacioacuten de los fondos adoptando las medidas de control prevencioacuten limpieza desinfeccioacuten correccioacuten yo extincioacuten que resulten maacutes oportunas en cada caso Es su obligacioacuten tambieacuten la verificacioacuten perioacutedica de los sistemas y condiciones de conservacioacuten y seguridad de los documentos y del estado de los mismos

El Archivo contaraacute con los bienes materiales y con las dotaciones presupuestarias necesarias para el desempentildeo de sus funciones

Artiacuteculo 35 Apoyo teacutecnico

El Archivero y en su caso los teacutecnicos nombrados asesoraraacuten al Ayuntamiento y a las entidades y organismos que de eacutel dependan sobre las teacutecnicas y soportes documentales maacutes adecuados para asegurar la

perdurabilidad de los documentos y en general acerca de cualquier otra medida haacutebil al efecto Artiacuteculo 36 Conservacioacuten y restauracioacuten

El Archivero o responsable propondraacute los programas de restauracioacuten y

de reproduccioacuten de documentos con fines de seguridad difusioacuten yo uso sustitutorio que considere maacutes oportunos El establecimiento de prioridades obedeceraacute a los siguientes criterios 1 La trascendencia histoacuterica 2 La trascendencia funcional 3 El estado de conservacioacuten 4 El volumen de consultas soportado

Las condiciones de conservacioacuten y mantenimiento del archivo se estableceraacuten en relacioacuten a los siguientes puntos

a) El Archivo velaraacute por el adecuado mantenimiento de las instalaciones en todo lo relativo a los sistemas de iluminacioacuten comunicacioacuten deteccioacuten de incendios equipos mecaacutenicos antirrobo y en todos los demaacutes elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro en colaboracioacuten con el resto de los responsables de las medidas de seguridad y proteccioacuten que este tipo de edificios requiere

b) En el archivo se llevaraacute un control sistemaacutetico y perioacutedico de las condiciones ambientales estado de las instalaciones del equipamiento en los depoacutesitos y de los soportes documentales a fin de detectar las posibles alteraciones las invasiones de agentes bioloacutegicos y los deterioros que eacutestas pudieran provocar

c) En el supuesto de la aparicioacuten de agentes bioloacutegicos o circunstancias fiacutesico-ambientales que motiven situaciones de emergencia deterioro o peligro inmediato de los documentos se daraacute cuenta al Ayuntamiento de Baeza a los efectos oportunos

d) Con el fin de garantizar la informacioacuten contenida en los nuevos soportes magneacuteticos y oacutepticos se realizaraacute el control y vigilancia de los mismos haciendo copias de seguridad perioacutedicas seguacuten establezcan los teacutecnicos informaacuteticos

e) En el momento en que se efectuacutee cualquier ingreso se deberaacute verificar el estado fiacutesico que presentan los documentos con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagacioacuten en su caso de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados

El Archivo deberaacute asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracioacuten en prevencioacuten de su mejor conservacioacuten e igualmente propondraacute la adopcioacuten de medidas oportunas para la restauracioacuten de los documentos deteriorados

CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artiacuteculo 37 Servicio de los documentos

El servicio de los documentos tanto puacuteblico como de caraacutecter interno se realizaraacute dentro del horario establecido en el Archivo y en las dependencias especiacuteficas habilitadas para tal fin El servicio fuera de este horario es excepcional y se justifica uacutenicamente por causas de fuerza mayor o necesidades insoslayables requiriendo en todo caso la presencia del Archivero

Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten

Los usuarios son responsables de la integridad de la documentacioacuten durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada

Los dantildeos que pudieran ocasionarse a los documentos asiacute como las posibles sustracciones se pondraacuten en conocimiento del Ayuntamiento y de las instituciones de seguridad pertinentes al efecto de la incoacioacuten del procedimiento para la adopcioacuten de las medidas oportunas Artiacuteculo 39 Informacioacuten

El Archivo facilitaraacute a los usuarios los instrumentos de descripcioacuten disponibles para la localizacioacuten y consulta de los documentos La buacutesqueda de informacioacuten tanto en los instrumentos de descripcioacuten como en la documentacioacuten estaraacute a cargo de los usuarios

Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos

Los usuarios tanto internos como externos no accederaacuten a los depoacutesitos ni se serviraacuten directamente la documentacioacuten en ninguna circunstancia

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

El Patrimonio Documental de Baeza lo constituyen los documentos de cualquier eacutepoca generados reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por cualquiera de los Oacuterganos de Gobierno Departamentos Colegios e Institutos Servicios Administrativos Instituciones Culturales y Oacuterganos de representacioacuten de la ciudad existentes o que eventualmente se creen para facilitar el cumplimiento de los fines atribuidos al municipio Asimismo los producidos por otras personas juriacutedicas de la ciudad

Lo componen dos archivos bien diferenciados

- El Archivo Histoacuterico estaacute compuesto por todos los documentos de cualquier fecha a contar hacia atraacutes 50 antildeos

- por las personas fiacutesicas o juriacutedicas

Asimismo formaraacuten tambieacuten parte de eacutel aquellos fondos documentales que se incorporen por donacioacuten cesioacuten legado compraventa o cualquier otro sistem

formato o soporte generados recibidos conservados o reunidos en el desarrollo de sus funciones y actividades por cualquiera de los miembros y oacuterganos locales servicios administrativos departamentos centros colegios e institutos propios existentes o que se creen en el futuro El Archivo Administrativo es el conjunto orgaacutenico de documentos producidos puacuteblicas yo privadas que se originan en el ejercicio de sus funciones y actividades los mismos son conservados clasificados organizados y administrados Estos generalmente proceden de los diferentes departamentos del Ayuntamiento una vez que ya han perdido su vigencia o el tiempo precisado de custodia

a previsto en el ordenamiento juriacutedico

Artiacuteculo 5 Adscripcioacuten

El Archivo Municipal de Baeza dependeraacute del oacutergano de gobierno responsable de la organizacioacuten administrativa y deberaacute tener la autonomiacutea que le es p

del Excmo Ayuntamiento de aeza quien dictaraacute las instrucciones que estime convenientes y propondraacute el

reacutegime

ropia por su especialidad funcional

En este caso depende orgaacutenicamente B

n de funcionamiento del mismo conjuntamente con la direccioacuten del Archivo Asiacute mismo el Ayuntamiento proveeraacute la dotacioacuten presupuestaria adecuada para el desempentildeo de sus funciones sin perjuicio de las competencias atribuidas a los demaacutes poderes puacuteblicos la gestioacuten de archivos

Artiacuteculo 6 Funciones

Son funciones del Archivo

1 Recoger organizar conservar y hacer accesible la documentacioacuten que tenga depositada con objeto de servir de salvaguarda de derechos en la gestioacuten administrativa y como fuente de informacioacuten haciendo posible su acceso y consulta a la comunidad investigadores en particular y a los ciudadanos en general de acuerdo con el marco legal y normativo vigente contribuyendo a la racionalizacioacuten y calidad del sistema archiviacutestico estatal regional yo local

2 Elaboracioacuten de los instrumentos de descripcioacuten adecuados que permitan un correcto acceso y gestioacuten administrativa de la documentacioacuten que facilite la resolucioacuten de los traacutemites administrativos y la toma de decisiones

3 Implantacioacuten de las directrices del Sistema Archiviacutestico Local

4 Establecer criterios y pautas sobre transferencias de documentacioacuten seleccioacuten y eliminacioacuten de documentos gestioacuten documental asiacute como cualquier otro aspecto del tratamiento de la documentacioacuten

5 Establecer las pautas necesarias no solo en lo relativo a una correcta ubicacioacuten de la documentacioacuten sino tambieacuten en lo tocante a la seguridad y utilizacioacuten que deben de tener las instalaciones del Archivo

6 Asesorar a la administracioacuten local en todo lo tocante a la organizacioacuten y tratamiento teacutecnico de la documentacioacuten

7 Realizar estudios de identificacioacuten y valoracioacuten documentales con vista a su conservacioacuten y acceso

8 Elaboracioacuten y propuesta del Reglamento del Archivo Municipal tanto para su aprobacioacuten como para su reforma

9 Promover las actividades encaminadas no solo a difundir el patrimonio documental de Baeza sino tambieacuten como procedimiento de apoyo a la investigacioacuten Y todas aquellas que impliquen la organizacioacuten y tratamiento de la documentacioacuten que constituye el patrimonio documental de la ciudad de Baeza

10 Ofrecer servicios de acceso al documento como consulta y reproducciones disponieacutendose para ello los medios teacutecnicos y recursos humanos necesarios

La direccioacuten del centro como Comisioacuten Calificadora de documentos administrativos del Archivo Municipal tendraacute ademaacutes las siguientes funciones

A) Analizar todas las tipologiacuteas documentales que generan y custodian las unidades administrativas y los servicios del Ayuntamiento incluidos los departamentos y que lleguen al centro

B) Establecer bajo criterios administrativos juriacutedicos e histoacutericos los periacuteodos de conservacioacuten de los documentos y determinar su accesibilidad

C) Regularizar el proceso de expurgo y eliminacioacuten de documentos que se lleva a cabo en las unidades administrativas y de servicios del Ayuntamiento incluidos los departamentos dictaminando la forma de disposicioacuten final con el fin de identificar

- Aquellas tipologiacuteas que es preciso conservar para el futuro en atencioacuten a los valores informativos y de testimonio

- Aquellas que son de obligada conservacioacuten por ley - Aquellas que se pueden destruir una vez agotado su valor

administrativo

D) Resolver las propuestas de valoracioacuten respecto a periacuteodos de conservacioacuten accesibilidad y posible eliminacioacuten de los documentos generados por la administracioacuten local que le sean presentadas por el director del Archivo

La Comisioacuten Calificadora de documentos administrativos del Archivo Municipal de Baeza estaraacute compuesta por

1 Miembros directivos Alcalde Concejal de Cultura Director o Responsable del Centro y Teacutecnico Especializado 2 Miembros auxiliares Auxiliar de Archivo y Teacutecnico Especializado

CAPIacuteTULO II DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

Artiacuteculo 7 Patrimonio Documental Municipal

Se considera Patrimonio Documental Municipal al conjunto de documentos producidos recibidos o reunidos por 1 Los oacuterganos de gobierno y administracioacuten del Excmo Ayuntamiento de Baeza en cualquiera de sus dependencias y servicios incluidos los organismos autoacutenomos 2 Las personas juriacutedicas dependientes del Ayuntamiento asiacute como aqueacutellas otras en cuyo capital social participe mayoritariamente 3 Las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios municipales en todo lo relacionado con dichos servicios 4 Las personas fiacutesicas al servicio del Ayuntamiento asiacute como las que desempentildeen cargos puacuteblicos en cualquiera de los oacuterganos anteriormente mencionados en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades 5 Igualmente forman parte del Patrimonio Documental Municipal todos los documentos constituidos o no en fondos que teniendo un origen ajeno al Municipio sean de su titularidad por tradicioacuten histoacuterica o por compra legado donacioacuten expropiacioacuten o cualquier otro tipo de cesioacuten o adquisicioacuten inter vivos o mortis causa de la posesioacuten los derechos reales o el dominio que puedan ejercerse sobre la materia y se contemplen en el ordenamiento juriacutedico Artiacuteculo 8 Contenido del Patrimonio Documental Municipal

La documentacioacuten producida recogida o reunida en el ejercicio de su cargo por las personas que ejercen funciones poliacuteticas o administrativas en la Administracioacuten Municipal de Baeza o en cualquiera de los organismos puacuteblicos empresas y entidades vinculados a la misma forma parte del Patrimonio Documental del Municipio y por tanto dichas personas al cesar en sus cometidos estaacuten obligadas a entregar esa documentacioacuten a quien le suceda en el ejercicio del cargo o remitirla en su caso al Archivo Artiacuteculo 9 Proteccioacuten y conservacioacuten del Patrimonio Documental

El Ayuntamiento velaraacute por la proteccioacuten y conservacioacuten del Patrimonio Documental Municipal

Con respecto al resto de los fondos documentales que aun no siendo

de su titularidad radiquen en su teacutermino podraacute adoptar por siacute mismo o en cooperacioacuten con otras Administraciones Puacuteblicas personas fiacutesicas o juriacutedicas las medidas oportunas para fomentar su defensa y recuperacioacuten y evitar su deterioro peacuterdida reubicacioacuten o destruccioacuten conforme a lo previsto en la legislacioacuten vigente CAPIacuteTULO III DEL PERSONAL DEL ARCHIVO

Artiacuteculo 10 Definicioacuten del director responsable o archivero municipal

La direccioacuten o responsabilidad cientiacutefica teacutecnica y administrativa del Archivo corresponde a la persona que haya sido asignada como encargada por la Administracioacuten Municipal para el ejercicio de estas funciones y tambieacuten quien ejecutaraacute los acuerdos tomados por la Comisioacuten Cientiacutefica en caso de constituirse esta

Su categoriacutea administrativa vendraacute determinada en el organigrama de

puestos de trabajo del Ayuntamiento dentro de la escala de Administracioacuten Especial o Teacutecnica con categoriacutea de titulado universitario

En aquellas ocasiones en las que no haya Archivero la persona con

mayor categoriacutea profesional de entre los empleados del Archivo asumiraacute transitoriamente sus funciones Artiacuteculo 11 Responsabilidad

El Archivero es el responsable del reacutegimen y disciplina del servicio de Archivo sus dependencias y material y del personal a su cargo asiacute como de la calidad del servicio y trabajo teacutecnico realizados Sus funciones vienen determinadas por el contenido del presente Reglamento y en particular por la ejecucioacuten de las competencias atribuidas al servicio en su articulado correspondiente ademaacutes de las especiacuteficas determinadas en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y en cuantas leyes y disposiciones establezca la Comunidad Autoacutenoma de Andaluciacutea al respecto y las Leyes estatales en general Artiacuteculo 12 Facultades del Archivero

El Archivero municipal estaacute facultado para proponer y en su caso decidir cualquier medida que considere necesaria para el mejor cumplimiento

de las funciones del servicio de Archivo y en general sobre aspectos relativos a la gestioacuten conservacioacuten acceso y difusioacuten especialmente del Archivo Histoacuterico Municipal y del Patrimonio Documental Artiacuteculo 13 Funciones

Las funciones que el Archivero se obliga a desarrollar en cumplimiento de sus atribuciones son las siguientes 1 Recibir conservar y custodiar adecuadamente la documentacioacuten ocupaacutendose asimismo de su clasificacioacuten y ordenacioacuten para lo que se encargaraacute de elaborar todos aquellos instrumentos de descripcioacuten que puedan facilitar el acceso a los documentos 2 Junto con el responsable de cada oficina productora o departamento se ocuparaacute de la seleccioacuten y propuesta de expurgo de los documentos emanados por la administracioacuten municipal que pasaran a formar parte del archivo administrativo y cuando se cumplan los plazos legales del Archivo Histoacuterico 3 Mantener un Libro de Registro o Base de Datos actualizada de todos los documentos recibidos y otro de todos los prestados para su consulta haciendo constar en cada una de ellos la naturaleza y denominacioacuten del documento o documentos la institucioacuten o persona que realiza el depoacutesito o solicita el preacutestamo y en este uacuteltimo caso el departamento fecha y firma del peticionario tanto en el momento de la retirada del documento como de su devolucioacuten 4 Velar por el buen funcionamiento del servicio distribuyendo el trabajo a los empleados del mismo 5 Custodiar junto al resto del personal las llaves los depoacutesitos las salas de investigadores y cualquier otra dependencia 6 Mantener un Libro Registro o Base de Datos actualizada con los datos de todos los investigadores y usuarios del Archivo reflejando en el mismo el nombre direccioacuten profesioacuten objeto de investigacioacuten y fondos consultados en cada momento 7 Vigilar la correcta utilizacioacuten de los documentos por parte de los investigadores 8 El Archivero queda legitimado para diligenciar compulsar y autorizar con su firma cuantas copias de documentos depositados en el Archivo le sean solicitadas y a tal efecto deberaacute de ser apoderado especiacuteficamente por el Pleno del Ayuntamiento

9 Igualmente el responsable del Archivo queda legitimado para expulsar prohibir el acceso a la documentacioacuten o poner en conocimiento de las autoridades pertinentes a todo aquel que realice un mal uso de los fondos sustraiga alguno de ellos o sea fuente de conflicto en el interior de las dependencias 10 Direccioacuten cientiacutefica teacutecnica y administrativa del servicio de archivo 11 Coordinacioacuten y direccioacuten general del centro 12 Elaboracioacuten de la programacioacuten anual sistemas de control estadiacutesticas reglamentos normas de uso organizacioacuten del trabajo interno etc 13 Asesoramiento y supervisioacuten continuacutea del funcionamiento del archivo 14 Inspeccioacuten y vigilancia en lo que respecta al cumplimiento de la normativa de archivos teacutecnica archiviacutestica equipamiento e instalaciones 15 El archiveroa elaboraraacute las normas de reacutegimen interno que regularaacuten el funcionamiento concreto del centro asiacute como las normas de organizacioacuten y descripcioacuten de las series documentales conservadas en las diferentes dependencias Estas normas deberaacuten ser aprobadas por el pleno del Ayuntamiento 16 El archiveroa a peticioacuten de los interesados podraacute emitir certificaciones o copias autentificadas (compulsas) de los documentos depositados en el archivo municipal 17 El archiveroa podraacute proponer o si es el caso decidir cualquier medida que considere necesaria y que no esteacute prevista en este reglamento encaminada a mejorar el cumplimiento y desarrollo de las funciones establecidas para el servicio de archivo 18 El archiveroa podraacute delegar sus funciones total o parcialmente en otras personas de manera temporal por motivo de vacaciones bajas laborales permisos u otras causas

El Ayuntamiento velaraacute por la formacioacuten continuada del personal del archivo dada la importancia del buen funcionamiento de este servicio para la gestioacuten municipal

Artiacuteculo 14 Resto del Personal del Archivo

El Archivo Municipal dispondraacute de personal en nuacutemero suficiente y con el nivel de especializacioacuten que exijan las funciones que desempentildee siendo sus categoriacuteas las que correspondan seguacuten la legislacioacuten vigente asiacute como tambieacuten dispondraacute del espacio instalaciones y medios materiales necesarios para su buen funcionamiento y la conclusioacuten de los fines que lo definen en el presente Reglamento

El personal del Servicio de Archivo como el resto del personal que presta servicios en la administracioacuten local deberaacute mantener la discrecioacuten oportuna con respecto a la informacioacuten a la que tiene acceso tal y como se establece en la legislacioacuten vigente Sus funciones principales seraacuten las siguientes

a) Asistencia al responsable del archivo en sus funciones

b) Aplicacioacuten de la programacioacuten anual y cumplimiento de la normativa de archivos asiacute como la correcta aplicacioacuten de las normas teacutecnicas y reglamentarias que se establezcan

c) Colaboracioacuten con el responsable del archivo en la supervisioacuten y asesoramiento de los archivos de oficina asiacute como en el correcto cumplimiento de la gestioacuten documental en todas las aacutereas del Ayuntamiento

El Ayuntamiento velaraacute por la formacioacuten continuada del personal del archivo dada la importancia del buen funcionamiento de este servicio para la gestioacuten municipal

Artiacuteculo 15 Coacutedigo deontoloacutegico

El personal del Archivo se somete a los dictados del Coacutedigo Deontoloacutegico propio de su profesioacuten estando obligado en particular a guardar la debida discrecioacuten y confidencialidad de la informacioacuten a la que por su trabajo tenga acceso y se somete por ello al cumplimiento del mismo

CAPIacuteTULO IV DEL FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO

Artiacuteculo 16 Gestioacuten y tratamiento

El Archivo Municipal es el oacutergano especializado en la administracioacuten del sistema de gestioacuten y tratamiento de documentos cuya finalidad es garantizar el seguimiento y localizacioacuten de cualquier documento en cualquier momento asiacute como las condiciones de transferencia conservacioacuten y acceso en colaboracioacuten con los oacuterganos pertinentes

La documentacioacuten recibida en el archivo seraacute objeto de todas las fases y

operaciones que comprende el tratamiento archiviacutestico identificacioacuten y valoracioacuten de series documentales clasificacioacuten ordenacioacuten y descripcioacuten

El archivo aplicaraacute las directrices e instrucciones de caraacutecter teacutecnico que

se elaboren desde la direccioacuten quien en todo momento podraacute observar su cumplimiento

La responsabilidad de la conservacioacuten y custodia de los documentos existentes en la administracioacuten local asiacute como su transferencia organizada y sistemaacutetica recaeraacute en los jefes de las unidades quienes podraacuten designar un encargado que asuma las funciones y vele por el cumplimiento de la normativa establecida por este reglamente sin perjuicio de lo establecido en los reglamentos regionales yo locales

Particularmente el Archivo Histoacuterico lo integran los documentos transferidos por la administracioacuten del Excmo Ayuntamiento de Baeza y que debido a su valor histoacuterico deben ser conservados permanentemente Igualmente formaran parte del mismo toda la documentacioacuten que reciba el centro por donaciones de particulares o sean adquiridas por compra cesioacuten o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento juriacutedico

La gestioacuten organizacioacuten y conservacioacuten del Archivo Municipal le corresponde exclusivamente a la direccioacuten del centro quien consultaraacute con el departamento local al que quede adscrito

Artiacuteculo 17 Clasificacioacuten e identificacioacuten

Los fondos que constituyen el Archivo estaraacuten clasificados siguiendo un criterio que tendraacute como base el principio de procedencia

La clasificacioacuten es la labor intelectual por la cual se identifican y establecen las series documentales que componen cada fondo Se entiende por serie documental el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogeacuteneo generadas por un mismo oacutergano o sujeto productor en el ejercicio de cada una de sus funciones especiacuteficas En consecuencia el fondo es el conjunto de series con una misma procedencia

Clasificados los documentos e identificadas las series documentales se procederaacute a la ordenacioacuten de las unidades documentales que la componen Para ello se seguiraacuten criterios cronoloacutegicos alfabeacuteticos numeacutericos o los que se estimen convenientes aplicar en funcioacuten del principio de estructura interna

Terminado la organizacioacuten de los documentos se procederaacute a la instalacioacuten en las unidades de conservacioacuten adecuadas que garantice su adecuado mantenimiento y que se identificaraacuten por la signatura que les corresponda Artiacuteculo 18 Ingresos y Transferencias

Estaacuten obligados a transferir los documentos al Archivo Histoacuterico Municipal

deg Cada una de las unidades administrativas del Ayuntamiento y tambieacuten

los organismos autoacutenomos y las empresas municipales fundaciones patronatos o cualesquiera otras personas juriacutedicas que esteacuten vinculadas a eacuteste transferiraacuten perioacutedicamente al Archivo la documentacioacuten cuya tramitacioacuten administrativa haya finalizado

deg El Archivero estableceraacute previa consulta con los responsables de las

unidades productoras el calendario de transferencias anuales

El ingreso de documentos en el Archivo se realizaraacute

1 Por transferencia ordinaria y regular de fondos procedentes de las unidades administrativas servicios y centros del Ayuntamiento de Baeza

2 Por transferencia extraordinaria de fondos procedentes de donacioacuten depoacutesito herencia legado o por cualquier otro sistema de adquisicioacuten o de dominio contemplado por el ordenamiento juriacutedico y que puedan ejercerse sobre fondos documentales y que sean aceptadas aprobadas u ordenadas por la direccioacuten del archivo

Y cumpliendo las siguientes condiciones

- Toda entrada de documentos en el Archivo iraacute acompantildeada del acta o impreso de transferencia o relacioacuten de entrega ajustada a los modelos normalizados que determine el Archivo o establecidas por ley

- Los documentos objetos de transferencia deberaacuten ser originales o copias uacutenicas

- El Archivo podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan la normativa establecida para ello y solicitar una nueva remisioacuten

- En el caso de ingreso de documentacioacuten por transferencias extraordinarias se procederaacute a la formalizacioacuten de la adquisicioacuten mediante una resolucioacuten del director y posterior informacioacuten al Excmo Ayuntamiento de Baeza

El Archivo contaraacute con un Registro General de la entrada de fondos correspondiente a los documentos que ingresen en el mismo

Artiacuteculo 19 Meacutetodo y requisitos 1 Los expedientes custodiados en las oficinas productoras se transferiraacuten al Archivo reunidos en series diferenciadas de acuerdo con el cuadro de clasificacioacuten de fondos 2 Se entiende por serie el conjunto de unidades documentales producidas por un oacutergano o sujeto productor a lo largo del tiempo en el desarrollo de una misma actividad y regulados por una misma norma juriacutedica yo de procedimiento 3 Solamente se remitiraacuten al Archivo Municipal expedientes finalizados Uacutenicamente se aceptaraacuten documentos sueltos cuando no formen parte de ninguacuten expediente En cualquier caso la documentacioacuten en papel transferida estaraacute a) Ordenada y foliada b) Despojada de gomas grapas clips clasificadores de plaacutestico y cualquier otro elemento que comprometa la conservacioacuten del soporte c) Dotada de una carpetilla identificativa de papel o cartulina con mencioacuten de contenido antildeo y la numeracioacuten correspondiente del negociado d) Introducida en cajas normalizadas de archivo

e) Desprovista de documentacioacuten de apoyo informativo asiacute como de duplicados y copias que seraacuten eliminados previa comprobacioacuten de la existencia de los originales En caso contrario se conservaraacuten 4 La transferencia de documentos legibles por maacutequina deberaacute ir acompantildeada de un documento en papel en el que se especifique contenido data y meta datos (programa sistema operativo tamantildeo compresioacuten etc) para su consulta Artiacuteculo 20 Remisioacuten de fondos

Toda transferencia iraacute acompantildeada de una Hoja de remisioacuten de fondos en donde se relacionaraacuten los expedientes que conforman las fracciones de serie transferida firmada por el responsable de la unidad productora Previo cotejo la Hoja seraacute firmada por el Archivero quedando un ejemplar en poder del archivo y el otro en el de la oficina remitente Artiacuteculo 21 Inadmisioacuten 1 El Archivero podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan los requisitos sentildealados hasta que se subsanen las deficiencias detectadas Solamente se admitiraacuten documentos y expedientes incompletos desorganizados o deteriorados en el Archivo de forma excepcional debiendo adjuntar el Jefe del Departamento o el Secretario de la Corporacioacuten una diligencia en la que haga constar dichas circunstancias y las razones que las han motivado 2 Se podraacute exigir la transferencia de aquellos fondos documentales que habiendo perdido su vigencia administrativa no hayan sido remitidos por los organismos productores 3 Igualmente podraacuten ser rechazados todos los documentos donados cesados transferidos etc que previa confirmacioacuten del hecho o en caso de conocerse sean consecuencia de dolo robo o cualquier accioacuten contraria a la Ley Si en alguacuten caso de tal negligencia se tuviera constancia con el tiempo se destinaraacute a doacutende proceda por Ley quedando por ello el Archivo excluido del hecho Artiacuteculo 22 Ingresos extraordinarios

Los ingresos extraordinarios de documentacioacuten en el Archivo Municipal por compra legado donacioacuten expropiacioacuten depoacutesito o cualquier otra procedencia requeriraacuten acuerdo formal del Pleno del Ayuntamiento municipal seguacuten la normativa vigente y previo informe del Archivo De forma general y sin perjuicio de otros requisitos exigibles en cada caso bien por la

normativa bien por razones teacutecnicas las condiciones para la aceptacioacuten de este tipo de ingresos son

1 El intereacutes de los documentos para Baeza y su Historia y para los investigadores 2 El acatamiento de las normas de tratamiento conservacioacuten y acceso establecidas en el presente Reglamento sin que puedan aceptarse condiciones que establezcan excepciones a las mismas por parte de los depositarios Artiacuteculo 23 Regulacioacuten de los ingresos

La admisioacuten de cualquier ingreso extraordinario se formalizaraacute mediante contrato convenio de colaboracioacuten o cualquier otro documento vaacutelido seguacuten proceda y se ejecutaraacute mediante acta de entrega a la que se acompantildearaacute un inventario que tras su cotejo seraacute rubricado por el Alcalde de Baeza y el Archivero como receptor

Artiacuteculo 24 Registro General de Entrada de Documentos

Todos los ingresos tanto ordinarios como extraordinarios quedaraacuten asentados en el Registro de Entrada de Documentos Base de Datos o cualquier proceso de control de entrada Artiacuteculo 25 Organizacioacuten y descripcioacuten

Las tareas de identificacioacuten clasificacioacuten ordenacioacuten descripcioacuten e instalacioacuten de la documentacioacuten corresponden al personal del Archivo

El Archivero es el encargado de elaborar revisar y mantener al diacutea el cuadro de clasificacioacuten de la documentacioacuten municipal y de los demaacutes Fondos que constituyen el Patrimonio Documental y Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza La inclusioacuten en el cuadro de clasificacioacuten de nuevas series documentales es una funcioacuten exclusiva del Archivero si bien eacuteste tendraacute en consideracioacuten los criterios o propuestas de las unidades productoras y la normativa vigente al respecto

Por otra parte cualquier modificacioacuten formal de contenido o de

tramitacioacuten que se produzca en las series documentales habraacute de comunicarse al Archivo para que eacuteste proceda a una nueva evaluacioacuten y actualizacioacuten si es necesario del cuadro de clasificacioacuten de la valoracioacuten y de los plazos de transferencia seleccioacuten y acceso

Artiacuteculo 26 Normalizacioacuten

El Archivo podraacute proponer normativas especiacuteficas que regulen y mejoren aspectos concretos sobre normalizacioacuten de documentos su transferencia y su conservacioacuten

El Archivero elaboraraacute los instrumentos de control informacioacuten y

descripcioacuten documental necesarios para la localizacioacuten y acceso a todos los fondos documentales custodiados de acuerdo con la normativa vigente Artiacuteculo 27 Valoracioacuten e identificacioacuten

En materia de valoracioacuten e identificacioacuten documental se acataraacute lo articulado en los reglamentos y leyes pertinentes El procedimiento de valoracioacuten y seleccioacuten de documentos se aplicaraacute a toda la documentacioacuten municipal administrativa Sin embargo y como norma general no puede ser objeto de valoracioacuten y seleccioacuten la documentacioacuten considerada histoacuterica La seleccioacuten documental en su caso se llevaraacute a cabo guardando las maacuteximas garantiacuteas y siguiendo estrictamente las directrices que en esta materia tiene establecidas y establezcan los organismos competentes Artiacuteculo 28 Eliminacioacuten y expurgo

Eliminacioacuten de documentos

1 Queda prohibida cualquier eliminacioacuten total o parcial de documentacioacuten que no este acordada por la Direccioacuten y teacutecnicos especializados en la materia que evaluaraacute la documentacioacuten de acuerdo con lo estipulado o por lo establecido en la legislacioacuten vigente

2 De toda eliminacioacuten se levantaraacute acta en la que conste los documentos que se eliminan y las razones que justifican su destruccioacuten

3 La eliminacioacuten de documentos podraacute conllevar la conservacioacuten de muestras originales Las teacutecnicas de muestreo da cada serie se fijaraacuten en las tablas de valoracioacuten de ellas y se haraacuten constar en la referida acta de eliminacioacuten

Se considera expurgo a los efectos de la aplicacioacuten del presente Reglamento el proceso de valoracioacuten seleccioacuten y eliminacioacuten o conservacioacuten de los documentos integrantes del patrimonio documental

Queda prohibida la eliminacioacuten total o parcial de cualquier documento mientras no reciba el dictamen preceptivo de la direccioacuten del archivo y seguacuten el procedimiento establecido en el presente Reglamento

De cada expurgo se levantaraacute acta suscrita por el Archivero y por el responsable del Servicio correspondiente Estas actas agrupadas formaraacuten el Registro de Expurgos de Documentos No se podraacute eliminar en ninguacuten caso documentacioacuten anterior a 1940 o toda aquella que se considere de valor para el bien del Municipio su Administracioacuten o su Historia Habida cuenta de su volumen y caracteriacutesticas

Artiacuteculo 29 Servicios que se ofrecen

Servicio a la administracioacuten

La primera funcioacuten del archivo y de la biblioteca del archivo es ofrecer un servicio de informacioacuten y documentacioacuten adecuado a la propia institucioacuten administrativa de la que depende (Excmo Ayuntamiento de Baeza) y al resto de la comunidad proporcionando apoyo en la gestioacuten documental especialmente en las labores de conservacioacuten y de restauracioacuten de los bienes patrimoniales y en la labor de difusioacuten (ediciones exposiciones publicaciones etc)

Servicio de documentacioacuten y de consulta

a) Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos conservados en el Archivo Histoacuterico Municipal no asiacute del conglomerado documental del Archivo Administrativo si se encontrara vigente (salvo excepciones previamente autorizadas por los oacuterganos competentes)

b) El acceso a los documentos administrativos que esteacuten en curso de convertirse en documentacioacuten histoacuterica quedan reservados a las oficinas funcionarios o miembros del Ayuntamiento de Baeza para quienes resulte necesaria la consulta de los mismos por entrar directamente en el aacutembito de sus competencias con las uacutenicas limitaciones de acceso que establezca la legislacioacuten vigente

c) El derecho de acceso a los documentos podraacute ser ejercido por personas que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

d) La denegacioacuten del acceso a los documentos se haraacute por decisioacuten

preestablecida por el archivero el Ayuntamiento de Baeza o por causas contenidas en la legislacioacuten vigente o en su caso por antecedentes de negligencia en el Archivo por parte del solicitante

e) El servicio de archivo atenderaacute las consultas dentro del horario de atencioacuten al puacuteblico establecido Fuera de ese horario no se podraacute acceder ni utilizar sus instalaciones salvo causas de fuerza mayor y en presencia del personal del archivo

Preacutestamo

a) Los documentos del archivo soacutelo podraacuten ser prestados a los servicios administrativos municipales y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en las leyes

b) El procedimiento de preacutestamo seraacute mediante la cumplimentacioacuten de una hoja de solicitud de preacutestamo en la que quede identificado el solicitante la unidad administrativa a la que pertenece el documento requerido con su signatura de localizacioacuten y la fecha de solicitud Esta peticioacuten quedaraacute validada con la firma del interesado

c) La formalizacioacuten del preacutestamo seraacute efectiva con la entrega del documento solicitado y con la devolucioacuten de un ejemplar de la hoja de solicitud firmado por el archivero a o persona en quien delegue

d) En todo caso en una misma hoja soacutelo podraacute ser solicitado un uacutenico documento sea simple o compuesto (expediente o registro) por lo que se deberaacuten cumplimentar tantas hojas como documentos requeridos La buacutesqueda de informacioacuten en los documentos solicitados seraacute realizada por los peticionarios o interesados no por el personal de archivo

e) No se dejaraacute en preacutestamo documentos separados de la unidad documental de que formen parte

f) Cuando una oficina quiera solicitar el preacutestamo o consultar documentacioacuten de acceso restringido generado por otra unidad administrativa necesitaraacute la autorizacioacuten por escrito del jefe de servicio que la ha transferido o del propio Ayuntamiento de Baeza (extensible a otras administraciones)

g) Los documentos prestados deberaacuten devolverse al archivo en el plazo maacuteximo de tres meses y en perfecto estado Solo en casos excepcionales podraacute ampliarse este plazo previa peticioacuten razonada al archivo

h) La responsabilidad en la custodia de los documentos en preacutestamo mientras permanezcan fuera del archivo corresponde a los peticionarios

i) Los documentos histoacutericos libros o documentos custodiados en el archivo NO podraacuten salir de las dependencias municipales salvo en lo siguientes casos

- Cuando sean requeridos por los tribunales de justicia

- Cuando se acuerde su reproduccioacuten a traveacutes de microformas disco oacuteptico o cualquier otro sistema convenido

- Para ser sometidos a procesos de restauracioacuten

- Para la realizacioacuten de exposiciones

En todos los casos se adoptaraacuten las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la adecuada conservacioacuten de los documentos asiacute como el reintegro de los mismos

j) El servicio de archivo podraacute adoptar las medidas que considere precisas para impedir cualquier merma en el patrimonio documental por la negligencia en la conservacioacuten de la documentacioacuten prestada Y si es el caso podraacute denegar la salida temporal de documentacioacuten del archivo La unidad administrativa solicitante podraacute optar entonces por consultar la documentacioacuten directamente en las dependencias del archivo

k) Todos los preacutestamos quedaraacuten registrados en el correspondiente Registro de Preacutestamos que se llevaraacute en el Archivo Municipal

La persona encargada de la consulta deberaacute tener presente las siguientes obligaciones en relacioacuten al documento

- No se podraacute escribir en los documentos ni doblarlos ni calcarlos Tampoco podraacuten sacarse de la Sala de Investigadores excepto cuando sean requeridos por el personal del Archivo porque tal hecho sea estrictamente necesario

- Los usuarios seraacuten responsables de la documentacioacuten que se les entregue para su consulta mientras los utilice debiendo tener el maacuteximo cuidado en su manipulacioacuten Los dantildeos y peacuterdidas que se produzcan deberaacuten ser resarcidos por el valor total de la documentacioacuten dantildeada o perdida asiacute como por el valor de los perjuicios que directa o indirectamente se ocasionen

- El derecho de consulta podraacute ser retirado a toda persona que trate la documentacioacuten de forma negligente y que mantenga actitudes que dificulten el trabajo y el estudio o que no respeten el presente Reglamento

Servicio de referencia

Trabajo de asesoramiento a los investigadores sobre el tipo de fuentes bibliograacuteficas y documentales que se pueden consultar en el centro y en la medida de lo posible sobre otro tipo de fondos y archivos Atencioacuten de consultas sobre el patrimonio documental y bibliograacutefico de la ciudad de Baeza realizadas de forma presencial telefoacutenica o por correo postal y electroacutenico

Asesoramiento sobre la buacutesqueda y utilizacioacuten de los documentos y libros impresos del Archivo y sobre fuentes documentales y bibliograacuteficas relacionadas con la ciudad y conservadas en otros centros culturales

Servicio de reprografiacutea

La reproduccioacuten de obras sujetas a la Ley de Propiedad Intelectual queda regulada por dicha Ley

Se ofrece la posibilidad de reproducir documentos por medio de fotocopia o de fotografiacutea digital atenieacutendose en todo momento a las normas estipuladas por el Reglamento y a la legislacioacuten vigente La reproduccioacuten mecaacutenica de los documentos a solicitud de los usuarios seraacute posible siempre que no perjudique a la conservacioacuten de los mismos y siempre teniendo en cuenta el estado de conservacioacuten en el que se hallen y las limitaciones que posean

Existe tambieacuten la posibilidad de recibir por correo postal o correo electroacutenico las reproducciones solicitadas

Estaacute prohibido reproducir sin la debida autorizacioacuten copias de cualquier tipo suministradas por el Archivo u obtenidas en el mismo Tal autorizacioacuten obliga a citar la procedencia de los documentos reproducidos

Servicio de formacioacuten

Se ofrece la posibilidad de que personas teacutecnicos especialistas completen su formacioacuten de archivo mediante becas ayudas o subvenciones Se puede realizar de dos maneras la realizacioacuten de praacutecticas regladas y la realizacioacuten de visitas facultativas previamente concertadas

Servicio de difusioacuten

Como centro de difusioacuten de actividades culturales el archivo y su biblioteca participan en diversas iniciativas ediciones de cataacutelogos presentacioacuten de libros exposiciones colaboracioacuten con otras instituciones visitas guiadas etc

Artiacuteculo 30 Horario

El horario de apertura al puacuteblico todo el antildeo seraacute de 9 a 1400h de lunes a viernes Fuera de este horario el Archivo Histoacuterico Municipal permaneceraacute cerrado El horario estaacute sujeto a modificaciones en funcioacuten de las necesidades del servicio y de las prioridades que puedan surgir Igualmente el centro permaneceraacute cerrado en las festividades de Navidad Semana Santa y durante los diacuteas que correspondan de vacaciones al personal del archivo Artiacuteculo 31 Reforma del Reglamento

La iniciativa para la reforma del presente Reglamento seraacute adoptada por la propia direccioacuten del centro acordado previamente con los oacuterganos pertinentes del Ayuntamiento de Baeza

La propuesta de reforma deberaacute obtener para prosperar el voto favorable de la mayoriacutea absoluta en pleno entrando en vigor a partir del diacutea siguiente al de su aprobacioacuten

CAPIacuteTULO V DE LA CONSERVACIOacuteN E INSTALACIONES

Artiacuteculo 32 Instalaciones

Las dependencias e instalaciones del Archivo seraacuten de uso exclusivo del mismo no pudiendo destinarse en ninguacuten momento a otras finalidades que no sean las que le son propias

El Archivo Municipal de Baeza estaacute ubicado en la calle Puerta de

Coacuterdoba 26 y consta de cinco aacutereas diferenciadas

- Aacuterea de trabajo o Sala de Investigacioacuten con biblioteca auxiliar

- Sala de digitalizacioacuten

- Direccioacuten y aacuterea de depoacutesito de documentos (cinco salas)

- Almaceacuten

- Sala de Exposiciones

El acceso a los depoacutesitos estaacute reservado exclusivamente al personal del archivo En ocasiones excepcionales (visitas concertadas etc) se podraacute permitir a los usuarios la entrada a los depoacutesitos en presencia de personal de archivo La amplitud de las instalaciones estaraacute en funcioacuten del aumento de la documentacioacuten

Artiacuteculo 33 Adecuacioacuten

Tanto el Archivo Municipal asiacute como los locales que se destinen o se puedan destinar en un futuro a archivo deberaacuten estar adaptados al cumplimiento de sus funciones tanto desde el punto de vista de la edificacioacuten como de su acondicionamiento y equipamiento Para garantizar esta funcionalidad se distinguiraacuten en ellos como miacutenimo tres zonas diferenciadas

bull depoacutesitos bull trabajo teacutecnico bull consulta

Artiacuteculo 34 Mantenimiento de las instalaciones

El Excmo Ayuntamiento de Baeza seraacute responsable de que los locales e instalaciones del Archivo particularmente los dedicados a depoacutesito cumplan las condiciones necesarias para garantizar la seguridad y preservacioacuten de los fondos adoptando las medidas de control prevencioacuten limpieza desinfeccioacuten correccioacuten yo extincioacuten que resulten maacutes oportunas en cada caso Es su obligacioacuten tambieacuten la verificacioacuten perioacutedica de los sistemas y condiciones de conservacioacuten y seguridad de los documentos y del estado de los mismos

El Archivo contaraacute con los bienes materiales y con las dotaciones presupuestarias necesarias para el desempentildeo de sus funciones

Artiacuteculo 35 Apoyo teacutecnico

El Archivero y en su caso los teacutecnicos nombrados asesoraraacuten al Ayuntamiento y a las entidades y organismos que de eacutel dependan sobre las teacutecnicas y soportes documentales maacutes adecuados para asegurar la

perdurabilidad de los documentos y en general acerca de cualquier otra medida haacutebil al efecto Artiacuteculo 36 Conservacioacuten y restauracioacuten

El Archivero o responsable propondraacute los programas de restauracioacuten y

de reproduccioacuten de documentos con fines de seguridad difusioacuten yo uso sustitutorio que considere maacutes oportunos El establecimiento de prioridades obedeceraacute a los siguientes criterios 1 La trascendencia histoacuterica 2 La trascendencia funcional 3 El estado de conservacioacuten 4 El volumen de consultas soportado

Las condiciones de conservacioacuten y mantenimiento del archivo se estableceraacuten en relacioacuten a los siguientes puntos

a) El Archivo velaraacute por el adecuado mantenimiento de las instalaciones en todo lo relativo a los sistemas de iluminacioacuten comunicacioacuten deteccioacuten de incendios equipos mecaacutenicos antirrobo y en todos los demaacutes elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro en colaboracioacuten con el resto de los responsables de las medidas de seguridad y proteccioacuten que este tipo de edificios requiere

b) En el archivo se llevaraacute un control sistemaacutetico y perioacutedico de las condiciones ambientales estado de las instalaciones del equipamiento en los depoacutesitos y de los soportes documentales a fin de detectar las posibles alteraciones las invasiones de agentes bioloacutegicos y los deterioros que eacutestas pudieran provocar

c) En el supuesto de la aparicioacuten de agentes bioloacutegicos o circunstancias fiacutesico-ambientales que motiven situaciones de emergencia deterioro o peligro inmediato de los documentos se daraacute cuenta al Ayuntamiento de Baeza a los efectos oportunos

d) Con el fin de garantizar la informacioacuten contenida en los nuevos soportes magneacuteticos y oacutepticos se realizaraacute el control y vigilancia de los mismos haciendo copias de seguridad perioacutedicas seguacuten establezcan los teacutecnicos informaacuteticos

e) En el momento en que se efectuacutee cualquier ingreso se deberaacute verificar el estado fiacutesico que presentan los documentos con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagacioacuten en su caso de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados

El Archivo deberaacute asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracioacuten en prevencioacuten de su mejor conservacioacuten e igualmente propondraacute la adopcioacuten de medidas oportunas para la restauracioacuten de los documentos deteriorados

CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artiacuteculo 37 Servicio de los documentos

El servicio de los documentos tanto puacuteblico como de caraacutecter interno se realizaraacute dentro del horario establecido en el Archivo y en las dependencias especiacuteficas habilitadas para tal fin El servicio fuera de este horario es excepcional y se justifica uacutenicamente por causas de fuerza mayor o necesidades insoslayables requiriendo en todo caso la presencia del Archivero

Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten

Los usuarios son responsables de la integridad de la documentacioacuten durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada

Los dantildeos que pudieran ocasionarse a los documentos asiacute como las posibles sustracciones se pondraacuten en conocimiento del Ayuntamiento y de las instituciones de seguridad pertinentes al efecto de la incoacioacuten del procedimiento para la adopcioacuten de las medidas oportunas Artiacuteculo 39 Informacioacuten

El Archivo facilitaraacute a los usuarios los instrumentos de descripcioacuten disponibles para la localizacioacuten y consulta de los documentos La buacutesqueda de informacioacuten tanto en los instrumentos de descripcioacuten como en la documentacioacuten estaraacute a cargo de los usuarios

Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos

Los usuarios tanto internos como externos no accederaacuten a los depoacutesitos ni se serviraacuten directamente la documentacioacuten en ninguna circunstancia

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

Artiacuteculo 6 Funciones

Son funciones del Archivo

1 Recoger organizar conservar y hacer accesible la documentacioacuten que tenga depositada con objeto de servir de salvaguarda de derechos en la gestioacuten administrativa y como fuente de informacioacuten haciendo posible su acceso y consulta a la comunidad investigadores en particular y a los ciudadanos en general de acuerdo con el marco legal y normativo vigente contribuyendo a la racionalizacioacuten y calidad del sistema archiviacutestico estatal regional yo local

2 Elaboracioacuten de los instrumentos de descripcioacuten adecuados que permitan un correcto acceso y gestioacuten administrativa de la documentacioacuten que facilite la resolucioacuten de los traacutemites administrativos y la toma de decisiones

3 Implantacioacuten de las directrices del Sistema Archiviacutestico Local

4 Establecer criterios y pautas sobre transferencias de documentacioacuten seleccioacuten y eliminacioacuten de documentos gestioacuten documental asiacute como cualquier otro aspecto del tratamiento de la documentacioacuten

5 Establecer las pautas necesarias no solo en lo relativo a una correcta ubicacioacuten de la documentacioacuten sino tambieacuten en lo tocante a la seguridad y utilizacioacuten que deben de tener las instalaciones del Archivo

6 Asesorar a la administracioacuten local en todo lo tocante a la organizacioacuten y tratamiento teacutecnico de la documentacioacuten

7 Realizar estudios de identificacioacuten y valoracioacuten documentales con vista a su conservacioacuten y acceso

8 Elaboracioacuten y propuesta del Reglamento del Archivo Municipal tanto para su aprobacioacuten como para su reforma

9 Promover las actividades encaminadas no solo a difundir el patrimonio documental de Baeza sino tambieacuten como procedimiento de apoyo a la investigacioacuten Y todas aquellas que impliquen la organizacioacuten y tratamiento de la documentacioacuten que constituye el patrimonio documental de la ciudad de Baeza

10 Ofrecer servicios de acceso al documento como consulta y reproducciones disponieacutendose para ello los medios teacutecnicos y recursos humanos necesarios

La direccioacuten del centro como Comisioacuten Calificadora de documentos administrativos del Archivo Municipal tendraacute ademaacutes las siguientes funciones

A) Analizar todas las tipologiacuteas documentales que generan y custodian las unidades administrativas y los servicios del Ayuntamiento incluidos los departamentos y que lleguen al centro

B) Establecer bajo criterios administrativos juriacutedicos e histoacutericos los periacuteodos de conservacioacuten de los documentos y determinar su accesibilidad

C) Regularizar el proceso de expurgo y eliminacioacuten de documentos que se lleva a cabo en las unidades administrativas y de servicios del Ayuntamiento incluidos los departamentos dictaminando la forma de disposicioacuten final con el fin de identificar

- Aquellas tipologiacuteas que es preciso conservar para el futuro en atencioacuten a los valores informativos y de testimonio

- Aquellas que son de obligada conservacioacuten por ley - Aquellas que se pueden destruir una vez agotado su valor

administrativo

D) Resolver las propuestas de valoracioacuten respecto a periacuteodos de conservacioacuten accesibilidad y posible eliminacioacuten de los documentos generados por la administracioacuten local que le sean presentadas por el director del Archivo

La Comisioacuten Calificadora de documentos administrativos del Archivo Municipal de Baeza estaraacute compuesta por

1 Miembros directivos Alcalde Concejal de Cultura Director o Responsable del Centro y Teacutecnico Especializado 2 Miembros auxiliares Auxiliar de Archivo y Teacutecnico Especializado

CAPIacuteTULO II DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

Artiacuteculo 7 Patrimonio Documental Municipal

Se considera Patrimonio Documental Municipal al conjunto de documentos producidos recibidos o reunidos por 1 Los oacuterganos de gobierno y administracioacuten del Excmo Ayuntamiento de Baeza en cualquiera de sus dependencias y servicios incluidos los organismos autoacutenomos 2 Las personas juriacutedicas dependientes del Ayuntamiento asiacute como aqueacutellas otras en cuyo capital social participe mayoritariamente 3 Las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios municipales en todo lo relacionado con dichos servicios 4 Las personas fiacutesicas al servicio del Ayuntamiento asiacute como las que desempentildeen cargos puacuteblicos en cualquiera de los oacuterganos anteriormente mencionados en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades 5 Igualmente forman parte del Patrimonio Documental Municipal todos los documentos constituidos o no en fondos que teniendo un origen ajeno al Municipio sean de su titularidad por tradicioacuten histoacuterica o por compra legado donacioacuten expropiacioacuten o cualquier otro tipo de cesioacuten o adquisicioacuten inter vivos o mortis causa de la posesioacuten los derechos reales o el dominio que puedan ejercerse sobre la materia y se contemplen en el ordenamiento juriacutedico Artiacuteculo 8 Contenido del Patrimonio Documental Municipal

La documentacioacuten producida recogida o reunida en el ejercicio de su cargo por las personas que ejercen funciones poliacuteticas o administrativas en la Administracioacuten Municipal de Baeza o en cualquiera de los organismos puacuteblicos empresas y entidades vinculados a la misma forma parte del Patrimonio Documental del Municipio y por tanto dichas personas al cesar en sus cometidos estaacuten obligadas a entregar esa documentacioacuten a quien le suceda en el ejercicio del cargo o remitirla en su caso al Archivo Artiacuteculo 9 Proteccioacuten y conservacioacuten del Patrimonio Documental

El Ayuntamiento velaraacute por la proteccioacuten y conservacioacuten del Patrimonio Documental Municipal

Con respecto al resto de los fondos documentales que aun no siendo

de su titularidad radiquen en su teacutermino podraacute adoptar por siacute mismo o en cooperacioacuten con otras Administraciones Puacuteblicas personas fiacutesicas o juriacutedicas las medidas oportunas para fomentar su defensa y recuperacioacuten y evitar su deterioro peacuterdida reubicacioacuten o destruccioacuten conforme a lo previsto en la legislacioacuten vigente CAPIacuteTULO III DEL PERSONAL DEL ARCHIVO

Artiacuteculo 10 Definicioacuten del director responsable o archivero municipal

La direccioacuten o responsabilidad cientiacutefica teacutecnica y administrativa del Archivo corresponde a la persona que haya sido asignada como encargada por la Administracioacuten Municipal para el ejercicio de estas funciones y tambieacuten quien ejecutaraacute los acuerdos tomados por la Comisioacuten Cientiacutefica en caso de constituirse esta

Su categoriacutea administrativa vendraacute determinada en el organigrama de

puestos de trabajo del Ayuntamiento dentro de la escala de Administracioacuten Especial o Teacutecnica con categoriacutea de titulado universitario

En aquellas ocasiones en las que no haya Archivero la persona con

mayor categoriacutea profesional de entre los empleados del Archivo asumiraacute transitoriamente sus funciones Artiacuteculo 11 Responsabilidad

El Archivero es el responsable del reacutegimen y disciplina del servicio de Archivo sus dependencias y material y del personal a su cargo asiacute como de la calidad del servicio y trabajo teacutecnico realizados Sus funciones vienen determinadas por el contenido del presente Reglamento y en particular por la ejecucioacuten de las competencias atribuidas al servicio en su articulado correspondiente ademaacutes de las especiacuteficas determinadas en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y en cuantas leyes y disposiciones establezca la Comunidad Autoacutenoma de Andaluciacutea al respecto y las Leyes estatales en general Artiacuteculo 12 Facultades del Archivero

El Archivero municipal estaacute facultado para proponer y en su caso decidir cualquier medida que considere necesaria para el mejor cumplimiento

de las funciones del servicio de Archivo y en general sobre aspectos relativos a la gestioacuten conservacioacuten acceso y difusioacuten especialmente del Archivo Histoacuterico Municipal y del Patrimonio Documental Artiacuteculo 13 Funciones

Las funciones que el Archivero se obliga a desarrollar en cumplimiento de sus atribuciones son las siguientes 1 Recibir conservar y custodiar adecuadamente la documentacioacuten ocupaacutendose asimismo de su clasificacioacuten y ordenacioacuten para lo que se encargaraacute de elaborar todos aquellos instrumentos de descripcioacuten que puedan facilitar el acceso a los documentos 2 Junto con el responsable de cada oficina productora o departamento se ocuparaacute de la seleccioacuten y propuesta de expurgo de los documentos emanados por la administracioacuten municipal que pasaran a formar parte del archivo administrativo y cuando se cumplan los plazos legales del Archivo Histoacuterico 3 Mantener un Libro de Registro o Base de Datos actualizada de todos los documentos recibidos y otro de todos los prestados para su consulta haciendo constar en cada una de ellos la naturaleza y denominacioacuten del documento o documentos la institucioacuten o persona que realiza el depoacutesito o solicita el preacutestamo y en este uacuteltimo caso el departamento fecha y firma del peticionario tanto en el momento de la retirada del documento como de su devolucioacuten 4 Velar por el buen funcionamiento del servicio distribuyendo el trabajo a los empleados del mismo 5 Custodiar junto al resto del personal las llaves los depoacutesitos las salas de investigadores y cualquier otra dependencia 6 Mantener un Libro Registro o Base de Datos actualizada con los datos de todos los investigadores y usuarios del Archivo reflejando en el mismo el nombre direccioacuten profesioacuten objeto de investigacioacuten y fondos consultados en cada momento 7 Vigilar la correcta utilizacioacuten de los documentos por parte de los investigadores 8 El Archivero queda legitimado para diligenciar compulsar y autorizar con su firma cuantas copias de documentos depositados en el Archivo le sean solicitadas y a tal efecto deberaacute de ser apoderado especiacuteficamente por el Pleno del Ayuntamiento

9 Igualmente el responsable del Archivo queda legitimado para expulsar prohibir el acceso a la documentacioacuten o poner en conocimiento de las autoridades pertinentes a todo aquel que realice un mal uso de los fondos sustraiga alguno de ellos o sea fuente de conflicto en el interior de las dependencias 10 Direccioacuten cientiacutefica teacutecnica y administrativa del servicio de archivo 11 Coordinacioacuten y direccioacuten general del centro 12 Elaboracioacuten de la programacioacuten anual sistemas de control estadiacutesticas reglamentos normas de uso organizacioacuten del trabajo interno etc 13 Asesoramiento y supervisioacuten continuacutea del funcionamiento del archivo 14 Inspeccioacuten y vigilancia en lo que respecta al cumplimiento de la normativa de archivos teacutecnica archiviacutestica equipamiento e instalaciones 15 El archiveroa elaboraraacute las normas de reacutegimen interno que regularaacuten el funcionamiento concreto del centro asiacute como las normas de organizacioacuten y descripcioacuten de las series documentales conservadas en las diferentes dependencias Estas normas deberaacuten ser aprobadas por el pleno del Ayuntamiento 16 El archiveroa a peticioacuten de los interesados podraacute emitir certificaciones o copias autentificadas (compulsas) de los documentos depositados en el archivo municipal 17 El archiveroa podraacute proponer o si es el caso decidir cualquier medida que considere necesaria y que no esteacute prevista en este reglamento encaminada a mejorar el cumplimiento y desarrollo de las funciones establecidas para el servicio de archivo 18 El archiveroa podraacute delegar sus funciones total o parcialmente en otras personas de manera temporal por motivo de vacaciones bajas laborales permisos u otras causas

El Ayuntamiento velaraacute por la formacioacuten continuada del personal del archivo dada la importancia del buen funcionamiento de este servicio para la gestioacuten municipal

Artiacuteculo 14 Resto del Personal del Archivo

El Archivo Municipal dispondraacute de personal en nuacutemero suficiente y con el nivel de especializacioacuten que exijan las funciones que desempentildee siendo sus categoriacuteas las que correspondan seguacuten la legislacioacuten vigente asiacute como tambieacuten dispondraacute del espacio instalaciones y medios materiales necesarios para su buen funcionamiento y la conclusioacuten de los fines que lo definen en el presente Reglamento

El personal del Servicio de Archivo como el resto del personal que presta servicios en la administracioacuten local deberaacute mantener la discrecioacuten oportuna con respecto a la informacioacuten a la que tiene acceso tal y como se establece en la legislacioacuten vigente Sus funciones principales seraacuten las siguientes

a) Asistencia al responsable del archivo en sus funciones

b) Aplicacioacuten de la programacioacuten anual y cumplimiento de la normativa de archivos asiacute como la correcta aplicacioacuten de las normas teacutecnicas y reglamentarias que se establezcan

c) Colaboracioacuten con el responsable del archivo en la supervisioacuten y asesoramiento de los archivos de oficina asiacute como en el correcto cumplimiento de la gestioacuten documental en todas las aacutereas del Ayuntamiento

El Ayuntamiento velaraacute por la formacioacuten continuada del personal del archivo dada la importancia del buen funcionamiento de este servicio para la gestioacuten municipal

Artiacuteculo 15 Coacutedigo deontoloacutegico

El personal del Archivo se somete a los dictados del Coacutedigo Deontoloacutegico propio de su profesioacuten estando obligado en particular a guardar la debida discrecioacuten y confidencialidad de la informacioacuten a la que por su trabajo tenga acceso y se somete por ello al cumplimiento del mismo

CAPIacuteTULO IV DEL FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO

Artiacuteculo 16 Gestioacuten y tratamiento

El Archivo Municipal es el oacutergano especializado en la administracioacuten del sistema de gestioacuten y tratamiento de documentos cuya finalidad es garantizar el seguimiento y localizacioacuten de cualquier documento en cualquier momento asiacute como las condiciones de transferencia conservacioacuten y acceso en colaboracioacuten con los oacuterganos pertinentes

La documentacioacuten recibida en el archivo seraacute objeto de todas las fases y

operaciones que comprende el tratamiento archiviacutestico identificacioacuten y valoracioacuten de series documentales clasificacioacuten ordenacioacuten y descripcioacuten

El archivo aplicaraacute las directrices e instrucciones de caraacutecter teacutecnico que

se elaboren desde la direccioacuten quien en todo momento podraacute observar su cumplimiento

La responsabilidad de la conservacioacuten y custodia de los documentos existentes en la administracioacuten local asiacute como su transferencia organizada y sistemaacutetica recaeraacute en los jefes de las unidades quienes podraacuten designar un encargado que asuma las funciones y vele por el cumplimiento de la normativa establecida por este reglamente sin perjuicio de lo establecido en los reglamentos regionales yo locales

Particularmente el Archivo Histoacuterico lo integran los documentos transferidos por la administracioacuten del Excmo Ayuntamiento de Baeza y que debido a su valor histoacuterico deben ser conservados permanentemente Igualmente formaran parte del mismo toda la documentacioacuten que reciba el centro por donaciones de particulares o sean adquiridas por compra cesioacuten o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento juriacutedico

La gestioacuten organizacioacuten y conservacioacuten del Archivo Municipal le corresponde exclusivamente a la direccioacuten del centro quien consultaraacute con el departamento local al que quede adscrito

Artiacuteculo 17 Clasificacioacuten e identificacioacuten

Los fondos que constituyen el Archivo estaraacuten clasificados siguiendo un criterio que tendraacute como base el principio de procedencia

La clasificacioacuten es la labor intelectual por la cual se identifican y establecen las series documentales que componen cada fondo Se entiende por serie documental el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogeacuteneo generadas por un mismo oacutergano o sujeto productor en el ejercicio de cada una de sus funciones especiacuteficas En consecuencia el fondo es el conjunto de series con una misma procedencia

Clasificados los documentos e identificadas las series documentales se procederaacute a la ordenacioacuten de las unidades documentales que la componen Para ello se seguiraacuten criterios cronoloacutegicos alfabeacuteticos numeacutericos o los que se estimen convenientes aplicar en funcioacuten del principio de estructura interna

Terminado la organizacioacuten de los documentos se procederaacute a la instalacioacuten en las unidades de conservacioacuten adecuadas que garantice su adecuado mantenimiento y que se identificaraacuten por la signatura que les corresponda Artiacuteculo 18 Ingresos y Transferencias

Estaacuten obligados a transferir los documentos al Archivo Histoacuterico Municipal

deg Cada una de las unidades administrativas del Ayuntamiento y tambieacuten

los organismos autoacutenomos y las empresas municipales fundaciones patronatos o cualesquiera otras personas juriacutedicas que esteacuten vinculadas a eacuteste transferiraacuten perioacutedicamente al Archivo la documentacioacuten cuya tramitacioacuten administrativa haya finalizado

deg El Archivero estableceraacute previa consulta con los responsables de las

unidades productoras el calendario de transferencias anuales

El ingreso de documentos en el Archivo se realizaraacute

1 Por transferencia ordinaria y regular de fondos procedentes de las unidades administrativas servicios y centros del Ayuntamiento de Baeza

2 Por transferencia extraordinaria de fondos procedentes de donacioacuten depoacutesito herencia legado o por cualquier otro sistema de adquisicioacuten o de dominio contemplado por el ordenamiento juriacutedico y que puedan ejercerse sobre fondos documentales y que sean aceptadas aprobadas u ordenadas por la direccioacuten del archivo

Y cumpliendo las siguientes condiciones

- Toda entrada de documentos en el Archivo iraacute acompantildeada del acta o impreso de transferencia o relacioacuten de entrega ajustada a los modelos normalizados que determine el Archivo o establecidas por ley

- Los documentos objetos de transferencia deberaacuten ser originales o copias uacutenicas

- El Archivo podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan la normativa establecida para ello y solicitar una nueva remisioacuten

- En el caso de ingreso de documentacioacuten por transferencias extraordinarias se procederaacute a la formalizacioacuten de la adquisicioacuten mediante una resolucioacuten del director y posterior informacioacuten al Excmo Ayuntamiento de Baeza

El Archivo contaraacute con un Registro General de la entrada de fondos correspondiente a los documentos que ingresen en el mismo

Artiacuteculo 19 Meacutetodo y requisitos 1 Los expedientes custodiados en las oficinas productoras se transferiraacuten al Archivo reunidos en series diferenciadas de acuerdo con el cuadro de clasificacioacuten de fondos 2 Se entiende por serie el conjunto de unidades documentales producidas por un oacutergano o sujeto productor a lo largo del tiempo en el desarrollo de una misma actividad y regulados por una misma norma juriacutedica yo de procedimiento 3 Solamente se remitiraacuten al Archivo Municipal expedientes finalizados Uacutenicamente se aceptaraacuten documentos sueltos cuando no formen parte de ninguacuten expediente En cualquier caso la documentacioacuten en papel transferida estaraacute a) Ordenada y foliada b) Despojada de gomas grapas clips clasificadores de plaacutestico y cualquier otro elemento que comprometa la conservacioacuten del soporte c) Dotada de una carpetilla identificativa de papel o cartulina con mencioacuten de contenido antildeo y la numeracioacuten correspondiente del negociado d) Introducida en cajas normalizadas de archivo

e) Desprovista de documentacioacuten de apoyo informativo asiacute como de duplicados y copias que seraacuten eliminados previa comprobacioacuten de la existencia de los originales En caso contrario se conservaraacuten 4 La transferencia de documentos legibles por maacutequina deberaacute ir acompantildeada de un documento en papel en el que se especifique contenido data y meta datos (programa sistema operativo tamantildeo compresioacuten etc) para su consulta Artiacuteculo 20 Remisioacuten de fondos

Toda transferencia iraacute acompantildeada de una Hoja de remisioacuten de fondos en donde se relacionaraacuten los expedientes que conforman las fracciones de serie transferida firmada por el responsable de la unidad productora Previo cotejo la Hoja seraacute firmada por el Archivero quedando un ejemplar en poder del archivo y el otro en el de la oficina remitente Artiacuteculo 21 Inadmisioacuten 1 El Archivero podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan los requisitos sentildealados hasta que se subsanen las deficiencias detectadas Solamente se admitiraacuten documentos y expedientes incompletos desorganizados o deteriorados en el Archivo de forma excepcional debiendo adjuntar el Jefe del Departamento o el Secretario de la Corporacioacuten una diligencia en la que haga constar dichas circunstancias y las razones que las han motivado 2 Se podraacute exigir la transferencia de aquellos fondos documentales que habiendo perdido su vigencia administrativa no hayan sido remitidos por los organismos productores 3 Igualmente podraacuten ser rechazados todos los documentos donados cesados transferidos etc que previa confirmacioacuten del hecho o en caso de conocerse sean consecuencia de dolo robo o cualquier accioacuten contraria a la Ley Si en alguacuten caso de tal negligencia se tuviera constancia con el tiempo se destinaraacute a doacutende proceda por Ley quedando por ello el Archivo excluido del hecho Artiacuteculo 22 Ingresos extraordinarios

Los ingresos extraordinarios de documentacioacuten en el Archivo Municipal por compra legado donacioacuten expropiacioacuten depoacutesito o cualquier otra procedencia requeriraacuten acuerdo formal del Pleno del Ayuntamiento municipal seguacuten la normativa vigente y previo informe del Archivo De forma general y sin perjuicio de otros requisitos exigibles en cada caso bien por la

normativa bien por razones teacutecnicas las condiciones para la aceptacioacuten de este tipo de ingresos son

1 El intereacutes de los documentos para Baeza y su Historia y para los investigadores 2 El acatamiento de las normas de tratamiento conservacioacuten y acceso establecidas en el presente Reglamento sin que puedan aceptarse condiciones que establezcan excepciones a las mismas por parte de los depositarios Artiacuteculo 23 Regulacioacuten de los ingresos

La admisioacuten de cualquier ingreso extraordinario se formalizaraacute mediante contrato convenio de colaboracioacuten o cualquier otro documento vaacutelido seguacuten proceda y se ejecutaraacute mediante acta de entrega a la que se acompantildearaacute un inventario que tras su cotejo seraacute rubricado por el Alcalde de Baeza y el Archivero como receptor

Artiacuteculo 24 Registro General de Entrada de Documentos

Todos los ingresos tanto ordinarios como extraordinarios quedaraacuten asentados en el Registro de Entrada de Documentos Base de Datos o cualquier proceso de control de entrada Artiacuteculo 25 Organizacioacuten y descripcioacuten

Las tareas de identificacioacuten clasificacioacuten ordenacioacuten descripcioacuten e instalacioacuten de la documentacioacuten corresponden al personal del Archivo

El Archivero es el encargado de elaborar revisar y mantener al diacutea el cuadro de clasificacioacuten de la documentacioacuten municipal y de los demaacutes Fondos que constituyen el Patrimonio Documental y Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza La inclusioacuten en el cuadro de clasificacioacuten de nuevas series documentales es una funcioacuten exclusiva del Archivero si bien eacuteste tendraacute en consideracioacuten los criterios o propuestas de las unidades productoras y la normativa vigente al respecto

Por otra parte cualquier modificacioacuten formal de contenido o de

tramitacioacuten que se produzca en las series documentales habraacute de comunicarse al Archivo para que eacuteste proceda a una nueva evaluacioacuten y actualizacioacuten si es necesario del cuadro de clasificacioacuten de la valoracioacuten y de los plazos de transferencia seleccioacuten y acceso

Artiacuteculo 26 Normalizacioacuten

El Archivo podraacute proponer normativas especiacuteficas que regulen y mejoren aspectos concretos sobre normalizacioacuten de documentos su transferencia y su conservacioacuten

El Archivero elaboraraacute los instrumentos de control informacioacuten y

descripcioacuten documental necesarios para la localizacioacuten y acceso a todos los fondos documentales custodiados de acuerdo con la normativa vigente Artiacuteculo 27 Valoracioacuten e identificacioacuten

En materia de valoracioacuten e identificacioacuten documental se acataraacute lo articulado en los reglamentos y leyes pertinentes El procedimiento de valoracioacuten y seleccioacuten de documentos se aplicaraacute a toda la documentacioacuten municipal administrativa Sin embargo y como norma general no puede ser objeto de valoracioacuten y seleccioacuten la documentacioacuten considerada histoacuterica La seleccioacuten documental en su caso se llevaraacute a cabo guardando las maacuteximas garantiacuteas y siguiendo estrictamente las directrices que en esta materia tiene establecidas y establezcan los organismos competentes Artiacuteculo 28 Eliminacioacuten y expurgo

Eliminacioacuten de documentos

1 Queda prohibida cualquier eliminacioacuten total o parcial de documentacioacuten que no este acordada por la Direccioacuten y teacutecnicos especializados en la materia que evaluaraacute la documentacioacuten de acuerdo con lo estipulado o por lo establecido en la legislacioacuten vigente

2 De toda eliminacioacuten se levantaraacute acta en la que conste los documentos que se eliminan y las razones que justifican su destruccioacuten

3 La eliminacioacuten de documentos podraacute conllevar la conservacioacuten de muestras originales Las teacutecnicas de muestreo da cada serie se fijaraacuten en las tablas de valoracioacuten de ellas y se haraacuten constar en la referida acta de eliminacioacuten

Se considera expurgo a los efectos de la aplicacioacuten del presente Reglamento el proceso de valoracioacuten seleccioacuten y eliminacioacuten o conservacioacuten de los documentos integrantes del patrimonio documental

Queda prohibida la eliminacioacuten total o parcial de cualquier documento mientras no reciba el dictamen preceptivo de la direccioacuten del archivo y seguacuten el procedimiento establecido en el presente Reglamento

De cada expurgo se levantaraacute acta suscrita por el Archivero y por el responsable del Servicio correspondiente Estas actas agrupadas formaraacuten el Registro de Expurgos de Documentos No se podraacute eliminar en ninguacuten caso documentacioacuten anterior a 1940 o toda aquella que se considere de valor para el bien del Municipio su Administracioacuten o su Historia Habida cuenta de su volumen y caracteriacutesticas

Artiacuteculo 29 Servicios que se ofrecen

Servicio a la administracioacuten

La primera funcioacuten del archivo y de la biblioteca del archivo es ofrecer un servicio de informacioacuten y documentacioacuten adecuado a la propia institucioacuten administrativa de la que depende (Excmo Ayuntamiento de Baeza) y al resto de la comunidad proporcionando apoyo en la gestioacuten documental especialmente en las labores de conservacioacuten y de restauracioacuten de los bienes patrimoniales y en la labor de difusioacuten (ediciones exposiciones publicaciones etc)

Servicio de documentacioacuten y de consulta

a) Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos conservados en el Archivo Histoacuterico Municipal no asiacute del conglomerado documental del Archivo Administrativo si se encontrara vigente (salvo excepciones previamente autorizadas por los oacuterganos competentes)

b) El acceso a los documentos administrativos que esteacuten en curso de convertirse en documentacioacuten histoacuterica quedan reservados a las oficinas funcionarios o miembros del Ayuntamiento de Baeza para quienes resulte necesaria la consulta de los mismos por entrar directamente en el aacutembito de sus competencias con las uacutenicas limitaciones de acceso que establezca la legislacioacuten vigente

c) El derecho de acceso a los documentos podraacute ser ejercido por personas que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

d) La denegacioacuten del acceso a los documentos se haraacute por decisioacuten

preestablecida por el archivero el Ayuntamiento de Baeza o por causas contenidas en la legislacioacuten vigente o en su caso por antecedentes de negligencia en el Archivo por parte del solicitante

e) El servicio de archivo atenderaacute las consultas dentro del horario de atencioacuten al puacuteblico establecido Fuera de ese horario no se podraacute acceder ni utilizar sus instalaciones salvo causas de fuerza mayor y en presencia del personal del archivo

Preacutestamo

a) Los documentos del archivo soacutelo podraacuten ser prestados a los servicios administrativos municipales y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en las leyes

b) El procedimiento de preacutestamo seraacute mediante la cumplimentacioacuten de una hoja de solicitud de preacutestamo en la que quede identificado el solicitante la unidad administrativa a la que pertenece el documento requerido con su signatura de localizacioacuten y la fecha de solicitud Esta peticioacuten quedaraacute validada con la firma del interesado

c) La formalizacioacuten del preacutestamo seraacute efectiva con la entrega del documento solicitado y con la devolucioacuten de un ejemplar de la hoja de solicitud firmado por el archivero a o persona en quien delegue

d) En todo caso en una misma hoja soacutelo podraacute ser solicitado un uacutenico documento sea simple o compuesto (expediente o registro) por lo que se deberaacuten cumplimentar tantas hojas como documentos requeridos La buacutesqueda de informacioacuten en los documentos solicitados seraacute realizada por los peticionarios o interesados no por el personal de archivo

e) No se dejaraacute en preacutestamo documentos separados de la unidad documental de que formen parte

f) Cuando una oficina quiera solicitar el preacutestamo o consultar documentacioacuten de acceso restringido generado por otra unidad administrativa necesitaraacute la autorizacioacuten por escrito del jefe de servicio que la ha transferido o del propio Ayuntamiento de Baeza (extensible a otras administraciones)

g) Los documentos prestados deberaacuten devolverse al archivo en el plazo maacuteximo de tres meses y en perfecto estado Solo en casos excepcionales podraacute ampliarse este plazo previa peticioacuten razonada al archivo

h) La responsabilidad en la custodia de los documentos en preacutestamo mientras permanezcan fuera del archivo corresponde a los peticionarios

i) Los documentos histoacutericos libros o documentos custodiados en el archivo NO podraacuten salir de las dependencias municipales salvo en lo siguientes casos

- Cuando sean requeridos por los tribunales de justicia

- Cuando se acuerde su reproduccioacuten a traveacutes de microformas disco oacuteptico o cualquier otro sistema convenido

- Para ser sometidos a procesos de restauracioacuten

- Para la realizacioacuten de exposiciones

En todos los casos se adoptaraacuten las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la adecuada conservacioacuten de los documentos asiacute como el reintegro de los mismos

j) El servicio de archivo podraacute adoptar las medidas que considere precisas para impedir cualquier merma en el patrimonio documental por la negligencia en la conservacioacuten de la documentacioacuten prestada Y si es el caso podraacute denegar la salida temporal de documentacioacuten del archivo La unidad administrativa solicitante podraacute optar entonces por consultar la documentacioacuten directamente en las dependencias del archivo

k) Todos los preacutestamos quedaraacuten registrados en el correspondiente Registro de Preacutestamos que se llevaraacute en el Archivo Municipal

La persona encargada de la consulta deberaacute tener presente las siguientes obligaciones en relacioacuten al documento

- No se podraacute escribir en los documentos ni doblarlos ni calcarlos Tampoco podraacuten sacarse de la Sala de Investigadores excepto cuando sean requeridos por el personal del Archivo porque tal hecho sea estrictamente necesario

- Los usuarios seraacuten responsables de la documentacioacuten que se les entregue para su consulta mientras los utilice debiendo tener el maacuteximo cuidado en su manipulacioacuten Los dantildeos y peacuterdidas que se produzcan deberaacuten ser resarcidos por el valor total de la documentacioacuten dantildeada o perdida asiacute como por el valor de los perjuicios que directa o indirectamente se ocasionen

- El derecho de consulta podraacute ser retirado a toda persona que trate la documentacioacuten de forma negligente y que mantenga actitudes que dificulten el trabajo y el estudio o que no respeten el presente Reglamento

Servicio de referencia

Trabajo de asesoramiento a los investigadores sobre el tipo de fuentes bibliograacuteficas y documentales que se pueden consultar en el centro y en la medida de lo posible sobre otro tipo de fondos y archivos Atencioacuten de consultas sobre el patrimonio documental y bibliograacutefico de la ciudad de Baeza realizadas de forma presencial telefoacutenica o por correo postal y electroacutenico

Asesoramiento sobre la buacutesqueda y utilizacioacuten de los documentos y libros impresos del Archivo y sobre fuentes documentales y bibliograacuteficas relacionadas con la ciudad y conservadas en otros centros culturales

Servicio de reprografiacutea

La reproduccioacuten de obras sujetas a la Ley de Propiedad Intelectual queda regulada por dicha Ley

Se ofrece la posibilidad de reproducir documentos por medio de fotocopia o de fotografiacutea digital atenieacutendose en todo momento a las normas estipuladas por el Reglamento y a la legislacioacuten vigente La reproduccioacuten mecaacutenica de los documentos a solicitud de los usuarios seraacute posible siempre que no perjudique a la conservacioacuten de los mismos y siempre teniendo en cuenta el estado de conservacioacuten en el que se hallen y las limitaciones que posean

Existe tambieacuten la posibilidad de recibir por correo postal o correo electroacutenico las reproducciones solicitadas

Estaacute prohibido reproducir sin la debida autorizacioacuten copias de cualquier tipo suministradas por el Archivo u obtenidas en el mismo Tal autorizacioacuten obliga a citar la procedencia de los documentos reproducidos

Servicio de formacioacuten

Se ofrece la posibilidad de que personas teacutecnicos especialistas completen su formacioacuten de archivo mediante becas ayudas o subvenciones Se puede realizar de dos maneras la realizacioacuten de praacutecticas regladas y la realizacioacuten de visitas facultativas previamente concertadas

Servicio de difusioacuten

Como centro de difusioacuten de actividades culturales el archivo y su biblioteca participan en diversas iniciativas ediciones de cataacutelogos presentacioacuten de libros exposiciones colaboracioacuten con otras instituciones visitas guiadas etc

Artiacuteculo 30 Horario

El horario de apertura al puacuteblico todo el antildeo seraacute de 9 a 1400h de lunes a viernes Fuera de este horario el Archivo Histoacuterico Municipal permaneceraacute cerrado El horario estaacute sujeto a modificaciones en funcioacuten de las necesidades del servicio y de las prioridades que puedan surgir Igualmente el centro permaneceraacute cerrado en las festividades de Navidad Semana Santa y durante los diacuteas que correspondan de vacaciones al personal del archivo Artiacuteculo 31 Reforma del Reglamento

La iniciativa para la reforma del presente Reglamento seraacute adoptada por la propia direccioacuten del centro acordado previamente con los oacuterganos pertinentes del Ayuntamiento de Baeza

La propuesta de reforma deberaacute obtener para prosperar el voto favorable de la mayoriacutea absoluta en pleno entrando en vigor a partir del diacutea siguiente al de su aprobacioacuten

CAPIacuteTULO V DE LA CONSERVACIOacuteN E INSTALACIONES

Artiacuteculo 32 Instalaciones

Las dependencias e instalaciones del Archivo seraacuten de uso exclusivo del mismo no pudiendo destinarse en ninguacuten momento a otras finalidades que no sean las que le son propias

El Archivo Municipal de Baeza estaacute ubicado en la calle Puerta de

Coacuterdoba 26 y consta de cinco aacutereas diferenciadas

- Aacuterea de trabajo o Sala de Investigacioacuten con biblioteca auxiliar

- Sala de digitalizacioacuten

- Direccioacuten y aacuterea de depoacutesito de documentos (cinco salas)

- Almaceacuten

- Sala de Exposiciones

El acceso a los depoacutesitos estaacute reservado exclusivamente al personal del archivo En ocasiones excepcionales (visitas concertadas etc) se podraacute permitir a los usuarios la entrada a los depoacutesitos en presencia de personal de archivo La amplitud de las instalaciones estaraacute en funcioacuten del aumento de la documentacioacuten

Artiacuteculo 33 Adecuacioacuten

Tanto el Archivo Municipal asiacute como los locales que se destinen o se puedan destinar en un futuro a archivo deberaacuten estar adaptados al cumplimiento de sus funciones tanto desde el punto de vista de la edificacioacuten como de su acondicionamiento y equipamiento Para garantizar esta funcionalidad se distinguiraacuten en ellos como miacutenimo tres zonas diferenciadas

bull depoacutesitos bull trabajo teacutecnico bull consulta

Artiacuteculo 34 Mantenimiento de las instalaciones

El Excmo Ayuntamiento de Baeza seraacute responsable de que los locales e instalaciones del Archivo particularmente los dedicados a depoacutesito cumplan las condiciones necesarias para garantizar la seguridad y preservacioacuten de los fondos adoptando las medidas de control prevencioacuten limpieza desinfeccioacuten correccioacuten yo extincioacuten que resulten maacutes oportunas en cada caso Es su obligacioacuten tambieacuten la verificacioacuten perioacutedica de los sistemas y condiciones de conservacioacuten y seguridad de los documentos y del estado de los mismos

El Archivo contaraacute con los bienes materiales y con las dotaciones presupuestarias necesarias para el desempentildeo de sus funciones

Artiacuteculo 35 Apoyo teacutecnico

El Archivero y en su caso los teacutecnicos nombrados asesoraraacuten al Ayuntamiento y a las entidades y organismos que de eacutel dependan sobre las teacutecnicas y soportes documentales maacutes adecuados para asegurar la

perdurabilidad de los documentos y en general acerca de cualquier otra medida haacutebil al efecto Artiacuteculo 36 Conservacioacuten y restauracioacuten

El Archivero o responsable propondraacute los programas de restauracioacuten y

de reproduccioacuten de documentos con fines de seguridad difusioacuten yo uso sustitutorio que considere maacutes oportunos El establecimiento de prioridades obedeceraacute a los siguientes criterios 1 La trascendencia histoacuterica 2 La trascendencia funcional 3 El estado de conservacioacuten 4 El volumen de consultas soportado

Las condiciones de conservacioacuten y mantenimiento del archivo se estableceraacuten en relacioacuten a los siguientes puntos

a) El Archivo velaraacute por el adecuado mantenimiento de las instalaciones en todo lo relativo a los sistemas de iluminacioacuten comunicacioacuten deteccioacuten de incendios equipos mecaacutenicos antirrobo y en todos los demaacutes elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro en colaboracioacuten con el resto de los responsables de las medidas de seguridad y proteccioacuten que este tipo de edificios requiere

b) En el archivo se llevaraacute un control sistemaacutetico y perioacutedico de las condiciones ambientales estado de las instalaciones del equipamiento en los depoacutesitos y de los soportes documentales a fin de detectar las posibles alteraciones las invasiones de agentes bioloacutegicos y los deterioros que eacutestas pudieran provocar

c) En el supuesto de la aparicioacuten de agentes bioloacutegicos o circunstancias fiacutesico-ambientales que motiven situaciones de emergencia deterioro o peligro inmediato de los documentos se daraacute cuenta al Ayuntamiento de Baeza a los efectos oportunos

d) Con el fin de garantizar la informacioacuten contenida en los nuevos soportes magneacuteticos y oacutepticos se realizaraacute el control y vigilancia de los mismos haciendo copias de seguridad perioacutedicas seguacuten establezcan los teacutecnicos informaacuteticos

e) En el momento en que se efectuacutee cualquier ingreso se deberaacute verificar el estado fiacutesico que presentan los documentos con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagacioacuten en su caso de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados

El Archivo deberaacute asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracioacuten en prevencioacuten de su mejor conservacioacuten e igualmente propondraacute la adopcioacuten de medidas oportunas para la restauracioacuten de los documentos deteriorados

CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artiacuteculo 37 Servicio de los documentos

El servicio de los documentos tanto puacuteblico como de caraacutecter interno se realizaraacute dentro del horario establecido en el Archivo y en las dependencias especiacuteficas habilitadas para tal fin El servicio fuera de este horario es excepcional y se justifica uacutenicamente por causas de fuerza mayor o necesidades insoslayables requiriendo en todo caso la presencia del Archivero

Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten

Los usuarios son responsables de la integridad de la documentacioacuten durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada

Los dantildeos que pudieran ocasionarse a los documentos asiacute como las posibles sustracciones se pondraacuten en conocimiento del Ayuntamiento y de las instituciones de seguridad pertinentes al efecto de la incoacioacuten del procedimiento para la adopcioacuten de las medidas oportunas Artiacuteculo 39 Informacioacuten

El Archivo facilitaraacute a los usuarios los instrumentos de descripcioacuten disponibles para la localizacioacuten y consulta de los documentos La buacutesqueda de informacioacuten tanto en los instrumentos de descripcioacuten como en la documentacioacuten estaraacute a cargo de los usuarios

Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos

Los usuarios tanto internos como externos no accederaacuten a los depoacutesitos ni se serviraacuten directamente la documentacioacuten en ninguna circunstancia

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

9 Promover las actividades encaminadas no solo a difundir el patrimonio documental de Baeza sino tambieacuten como procedimiento de apoyo a la investigacioacuten Y todas aquellas que impliquen la organizacioacuten y tratamiento de la documentacioacuten que constituye el patrimonio documental de la ciudad de Baeza

10 Ofrecer servicios de acceso al documento como consulta y reproducciones disponieacutendose para ello los medios teacutecnicos y recursos humanos necesarios

La direccioacuten del centro como Comisioacuten Calificadora de documentos administrativos del Archivo Municipal tendraacute ademaacutes las siguientes funciones

A) Analizar todas las tipologiacuteas documentales que generan y custodian las unidades administrativas y los servicios del Ayuntamiento incluidos los departamentos y que lleguen al centro

B) Establecer bajo criterios administrativos juriacutedicos e histoacutericos los periacuteodos de conservacioacuten de los documentos y determinar su accesibilidad

C) Regularizar el proceso de expurgo y eliminacioacuten de documentos que se lleva a cabo en las unidades administrativas y de servicios del Ayuntamiento incluidos los departamentos dictaminando la forma de disposicioacuten final con el fin de identificar

- Aquellas tipologiacuteas que es preciso conservar para el futuro en atencioacuten a los valores informativos y de testimonio

- Aquellas que son de obligada conservacioacuten por ley - Aquellas que se pueden destruir una vez agotado su valor

administrativo

D) Resolver las propuestas de valoracioacuten respecto a periacuteodos de conservacioacuten accesibilidad y posible eliminacioacuten de los documentos generados por la administracioacuten local que le sean presentadas por el director del Archivo

La Comisioacuten Calificadora de documentos administrativos del Archivo Municipal de Baeza estaraacute compuesta por

1 Miembros directivos Alcalde Concejal de Cultura Director o Responsable del Centro y Teacutecnico Especializado 2 Miembros auxiliares Auxiliar de Archivo y Teacutecnico Especializado

CAPIacuteTULO II DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

Artiacuteculo 7 Patrimonio Documental Municipal

Se considera Patrimonio Documental Municipal al conjunto de documentos producidos recibidos o reunidos por 1 Los oacuterganos de gobierno y administracioacuten del Excmo Ayuntamiento de Baeza en cualquiera de sus dependencias y servicios incluidos los organismos autoacutenomos 2 Las personas juriacutedicas dependientes del Ayuntamiento asiacute como aqueacutellas otras en cuyo capital social participe mayoritariamente 3 Las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios municipales en todo lo relacionado con dichos servicios 4 Las personas fiacutesicas al servicio del Ayuntamiento asiacute como las que desempentildeen cargos puacuteblicos en cualquiera de los oacuterganos anteriormente mencionados en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades 5 Igualmente forman parte del Patrimonio Documental Municipal todos los documentos constituidos o no en fondos que teniendo un origen ajeno al Municipio sean de su titularidad por tradicioacuten histoacuterica o por compra legado donacioacuten expropiacioacuten o cualquier otro tipo de cesioacuten o adquisicioacuten inter vivos o mortis causa de la posesioacuten los derechos reales o el dominio que puedan ejercerse sobre la materia y se contemplen en el ordenamiento juriacutedico Artiacuteculo 8 Contenido del Patrimonio Documental Municipal

La documentacioacuten producida recogida o reunida en el ejercicio de su cargo por las personas que ejercen funciones poliacuteticas o administrativas en la Administracioacuten Municipal de Baeza o en cualquiera de los organismos puacuteblicos empresas y entidades vinculados a la misma forma parte del Patrimonio Documental del Municipio y por tanto dichas personas al cesar en sus cometidos estaacuten obligadas a entregar esa documentacioacuten a quien le suceda en el ejercicio del cargo o remitirla en su caso al Archivo Artiacuteculo 9 Proteccioacuten y conservacioacuten del Patrimonio Documental

El Ayuntamiento velaraacute por la proteccioacuten y conservacioacuten del Patrimonio Documental Municipal

Con respecto al resto de los fondos documentales que aun no siendo

de su titularidad radiquen en su teacutermino podraacute adoptar por siacute mismo o en cooperacioacuten con otras Administraciones Puacuteblicas personas fiacutesicas o juriacutedicas las medidas oportunas para fomentar su defensa y recuperacioacuten y evitar su deterioro peacuterdida reubicacioacuten o destruccioacuten conforme a lo previsto en la legislacioacuten vigente CAPIacuteTULO III DEL PERSONAL DEL ARCHIVO

Artiacuteculo 10 Definicioacuten del director responsable o archivero municipal

La direccioacuten o responsabilidad cientiacutefica teacutecnica y administrativa del Archivo corresponde a la persona que haya sido asignada como encargada por la Administracioacuten Municipal para el ejercicio de estas funciones y tambieacuten quien ejecutaraacute los acuerdos tomados por la Comisioacuten Cientiacutefica en caso de constituirse esta

Su categoriacutea administrativa vendraacute determinada en el organigrama de

puestos de trabajo del Ayuntamiento dentro de la escala de Administracioacuten Especial o Teacutecnica con categoriacutea de titulado universitario

En aquellas ocasiones en las que no haya Archivero la persona con

mayor categoriacutea profesional de entre los empleados del Archivo asumiraacute transitoriamente sus funciones Artiacuteculo 11 Responsabilidad

El Archivero es el responsable del reacutegimen y disciplina del servicio de Archivo sus dependencias y material y del personal a su cargo asiacute como de la calidad del servicio y trabajo teacutecnico realizados Sus funciones vienen determinadas por el contenido del presente Reglamento y en particular por la ejecucioacuten de las competencias atribuidas al servicio en su articulado correspondiente ademaacutes de las especiacuteficas determinadas en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y en cuantas leyes y disposiciones establezca la Comunidad Autoacutenoma de Andaluciacutea al respecto y las Leyes estatales en general Artiacuteculo 12 Facultades del Archivero

El Archivero municipal estaacute facultado para proponer y en su caso decidir cualquier medida que considere necesaria para el mejor cumplimiento

de las funciones del servicio de Archivo y en general sobre aspectos relativos a la gestioacuten conservacioacuten acceso y difusioacuten especialmente del Archivo Histoacuterico Municipal y del Patrimonio Documental Artiacuteculo 13 Funciones

Las funciones que el Archivero se obliga a desarrollar en cumplimiento de sus atribuciones son las siguientes 1 Recibir conservar y custodiar adecuadamente la documentacioacuten ocupaacutendose asimismo de su clasificacioacuten y ordenacioacuten para lo que se encargaraacute de elaborar todos aquellos instrumentos de descripcioacuten que puedan facilitar el acceso a los documentos 2 Junto con el responsable de cada oficina productora o departamento se ocuparaacute de la seleccioacuten y propuesta de expurgo de los documentos emanados por la administracioacuten municipal que pasaran a formar parte del archivo administrativo y cuando se cumplan los plazos legales del Archivo Histoacuterico 3 Mantener un Libro de Registro o Base de Datos actualizada de todos los documentos recibidos y otro de todos los prestados para su consulta haciendo constar en cada una de ellos la naturaleza y denominacioacuten del documento o documentos la institucioacuten o persona que realiza el depoacutesito o solicita el preacutestamo y en este uacuteltimo caso el departamento fecha y firma del peticionario tanto en el momento de la retirada del documento como de su devolucioacuten 4 Velar por el buen funcionamiento del servicio distribuyendo el trabajo a los empleados del mismo 5 Custodiar junto al resto del personal las llaves los depoacutesitos las salas de investigadores y cualquier otra dependencia 6 Mantener un Libro Registro o Base de Datos actualizada con los datos de todos los investigadores y usuarios del Archivo reflejando en el mismo el nombre direccioacuten profesioacuten objeto de investigacioacuten y fondos consultados en cada momento 7 Vigilar la correcta utilizacioacuten de los documentos por parte de los investigadores 8 El Archivero queda legitimado para diligenciar compulsar y autorizar con su firma cuantas copias de documentos depositados en el Archivo le sean solicitadas y a tal efecto deberaacute de ser apoderado especiacuteficamente por el Pleno del Ayuntamiento

9 Igualmente el responsable del Archivo queda legitimado para expulsar prohibir el acceso a la documentacioacuten o poner en conocimiento de las autoridades pertinentes a todo aquel que realice un mal uso de los fondos sustraiga alguno de ellos o sea fuente de conflicto en el interior de las dependencias 10 Direccioacuten cientiacutefica teacutecnica y administrativa del servicio de archivo 11 Coordinacioacuten y direccioacuten general del centro 12 Elaboracioacuten de la programacioacuten anual sistemas de control estadiacutesticas reglamentos normas de uso organizacioacuten del trabajo interno etc 13 Asesoramiento y supervisioacuten continuacutea del funcionamiento del archivo 14 Inspeccioacuten y vigilancia en lo que respecta al cumplimiento de la normativa de archivos teacutecnica archiviacutestica equipamiento e instalaciones 15 El archiveroa elaboraraacute las normas de reacutegimen interno que regularaacuten el funcionamiento concreto del centro asiacute como las normas de organizacioacuten y descripcioacuten de las series documentales conservadas en las diferentes dependencias Estas normas deberaacuten ser aprobadas por el pleno del Ayuntamiento 16 El archiveroa a peticioacuten de los interesados podraacute emitir certificaciones o copias autentificadas (compulsas) de los documentos depositados en el archivo municipal 17 El archiveroa podraacute proponer o si es el caso decidir cualquier medida que considere necesaria y que no esteacute prevista en este reglamento encaminada a mejorar el cumplimiento y desarrollo de las funciones establecidas para el servicio de archivo 18 El archiveroa podraacute delegar sus funciones total o parcialmente en otras personas de manera temporal por motivo de vacaciones bajas laborales permisos u otras causas

El Ayuntamiento velaraacute por la formacioacuten continuada del personal del archivo dada la importancia del buen funcionamiento de este servicio para la gestioacuten municipal

Artiacuteculo 14 Resto del Personal del Archivo

El Archivo Municipal dispondraacute de personal en nuacutemero suficiente y con el nivel de especializacioacuten que exijan las funciones que desempentildee siendo sus categoriacuteas las que correspondan seguacuten la legislacioacuten vigente asiacute como tambieacuten dispondraacute del espacio instalaciones y medios materiales necesarios para su buen funcionamiento y la conclusioacuten de los fines que lo definen en el presente Reglamento

El personal del Servicio de Archivo como el resto del personal que presta servicios en la administracioacuten local deberaacute mantener la discrecioacuten oportuna con respecto a la informacioacuten a la que tiene acceso tal y como se establece en la legislacioacuten vigente Sus funciones principales seraacuten las siguientes

a) Asistencia al responsable del archivo en sus funciones

b) Aplicacioacuten de la programacioacuten anual y cumplimiento de la normativa de archivos asiacute como la correcta aplicacioacuten de las normas teacutecnicas y reglamentarias que se establezcan

c) Colaboracioacuten con el responsable del archivo en la supervisioacuten y asesoramiento de los archivos de oficina asiacute como en el correcto cumplimiento de la gestioacuten documental en todas las aacutereas del Ayuntamiento

El Ayuntamiento velaraacute por la formacioacuten continuada del personal del archivo dada la importancia del buen funcionamiento de este servicio para la gestioacuten municipal

Artiacuteculo 15 Coacutedigo deontoloacutegico

El personal del Archivo se somete a los dictados del Coacutedigo Deontoloacutegico propio de su profesioacuten estando obligado en particular a guardar la debida discrecioacuten y confidencialidad de la informacioacuten a la que por su trabajo tenga acceso y se somete por ello al cumplimiento del mismo

CAPIacuteTULO IV DEL FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO

Artiacuteculo 16 Gestioacuten y tratamiento

El Archivo Municipal es el oacutergano especializado en la administracioacuten del sistema de gestioacuten y tratamiento de documentos cuya finalidad es garantizar el seguimiento y localizacioacuten de cualquier documento en cualquier momento asiacute como las condiciones de transferencia conservacioacuten y acceso en colaboracioacuten con los oacuterganos pertinentes

La documentacioacuten recibida en el archivo seraacute objeto de todas las fases y

operaciones que comprende el tratamiento archiviacutestico identificacioacuten y valoracioacuten de series documentales clasificacioacuten ordenacioacuten y descripcioacuten

El archivo aplicaraacute las directrices e instrucciones de caraacutecter teacutecnico que

se elaboren desde la direccioacuten quien en todo momento podraacute observar su cumplimiento

La responsabilidad de la conservacioacuten y custodia de los documentos existentes en la administracioacuten local asiacute como su transferencia organizada y sistemaacutetica recaeraacute en los jefes de las unidades quienes podraacuten designar un encargado que asuma las funciones y vele por el cumplimiento de la normativa establecida por este reglamente sin perjuicio de lo establecido en los reglamentos regionales yo locales

Particularmente el Archivo Histoacuterico lo integran los documentos transferidos por la administracioacuten del Excmo Ayuntamiento de Baeza y que debido a su valor histoacuterico deben ser conservados permanentemente Igualmente formaran parte del mismo toda la documentacioacuten que reciba el centro por donaciones de particulares o sean adquiridas por compra cesioacuten o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento juriacutedico

La gestioacuten organizacioacuten y conservacioacuten del Archivo Municipal le corresponde exclusivamente a la direccioacuten del centro quien consultaraacute con el departamento local al que quede adscrito

Artiacuteculo 17 Clasificacioacuten e identificacioacuten

Los fondos que constituyen el Archivo estaraacuten clasificados siguiendo un criterio que tendraacute como base el principio de procedencia

La clasificacioacuten es la labor intelectual por la cual se identifican y establecen las series documentales que componen cada fondo Se entiende por serie documental el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogeacuteneo generadas por un mismo oacutergano o sujeto productor en el ejercicio de cada una de sus funciones especiacuteficas En consecuencia el fondo es el conjunto de series con una misma procedencia

Clasificados los documentos e identificadas las series documentales se procederaacute a la ordenacioacuten de las unidades documentales que la componen Para ello se seguiraacuten criterios cronoloacutegicos alfabeacuteticos numeacutericos o los que se estimen convenientes aplicar en funcioacuten del principio de estructura interna

Terminado la organizacioacuten de los documentos se procederaacute a la instalacioacuten en las unidades de conservacioacuten adecuadas que garantice su adecuado mantenimiento y que se identificaraacuten por la signatura que les corresponda Artiacuteculo 18 Ingresos y Transferencias

Estaacuten obligados a transferir los documentos al Archivo Histoacuterico Municipal

deg Cada una de las unidades administrativas del Ayuntamiento y tambieacuten

los organismos autoacutenomos y las empresas municipales fundaciones patronatos o cualesquiera otras personas juriacutedicas que esteacuten vinculadas a eacuteste transferiraacuten perioacutedicamente al Archivo la documentacioacuten cuya tramitacioacuten administrativa haya finalizado

deg El Archivero estableceraacute previa consulta con los responsables de las

unidades productoras el calendario de transferencias anuales

El ingreso de documentos en el Archivo se realizaraacute

1 Por transferencia ordinaria y regular de fondos procedentes de las unidades administrativas servicios y centros del Ayuntamiento de Baeza

2 Por transferencia extraordinaria de fondos procedentes de donacioacuten depoacutesito herencia legado o por cualquier otro sistema de adquisicioacuten o de dominio contemplado por el ordenamiento juriacutedico y que puedan ejercerse sobre fondos documentales y que sean aceptadas aprobadas u ordenadas por la direccioacuten del archivo

Y cumpliendo las siguientes condiciones

- Toda entrada de documentos en el Archivo iraacute acompantildeada del acta o impreso de transferencia o relacioacuten de entrega ajustada a los modelos normalizados que determine el Archivo o establecidas por ley

- Los documentos objetos de transferencia deberaacuten ser originales o copias uacutenicas

- El Archivo podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan la normativa establecida para ello y solicitar una nueva remisioacuten

- En el caso de ingreso de documentacioacuten por transferencias extraordinarias se procederaacute a la formalizacioacuten de la adquisicioacuten mediante una resolucioacuten del director y posterior informacioacuten al Excmo Ayuntamiento de Baeza

El Archivo contaraacute con un Registro General de la entrada de fondos correspondiente a los documentos que ingresen en el mismo

Artiacuteculo 19 Meacutetodo y requisitos 1 Los expedientes custodiados en las oficinas productoras se transferiraacuten al Archivo reunidos en series diferenciadas de acuerdo con el cuadro de clasificacioacuten de fondos 2 Se entiende por serie el conjunto de unidades documentales producidas por un oacutergano o sujeto productor a lo largo del tiempo en el desarrollo de una misma actividad y regulados por una misma norma juriacutedica yo de procedimiento 3 Solamente se remitiraacuten al Archivo Municipal expedientes finalizados Uacutenicamente se aceptaraacuten documentos sueltos cuando no formen parte de ninguacuten expediente En cualquier caso la documentacioacuten en papel transferida estaraacute a) Ordenada y foliada b) Despojada de gomas grapas clips clasificadores de plaacutestico y cualquier otro elemento que comprometa la conservacioacuten del soporte c) Dotada de una carpetilla identificativa de papel o cartulina con mencioacuten de contenido antildeo y la numeracioacuten correspondiente del negociado d) Introducida en cajas normalizadas de archivo

e) Desprovista de documentacioacuten de apoyo informativo asiacute como de duplicados y copias que seraacuten eliminados previa comprobacioacuten de la existencia de los originales En caso contrario se conservaraacuten 4 La transferencia de documentos legibles por maacutequina deberaacute ir acompantildeada de un documento en papel en el que se especifique contenido data y meta datos (programa sistema operativo tamantildeo compresioacuten etc) para su consulta Artiacuteculo 20 Remisioacuten de fondos

Toda transferencia iraacute acompantildeada de una Hoja de remisioacuten de fondos en donde se relacionaraacuten los expedientes que conforman las fracciones de serie transferida firmada por el responsable de la unidad productora Previo cotejo la Hoja seraacute firmada por el Archivero quedando un ejemplar en poder del archivo y el otro en el de la oficina remitente Artiacuteculo 21 Inadmisioacuten 1 El Archivero podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan los requisitos sentildealados hasta que se subsanen las deficiencias detectadas Solamente se admitiraacuten documentos y expedientes incompletos desorganizados o deteriorados en el Archivo de forma excepcional debiendo adjuntar el Jefe del Departamento o el Secretario de la Corporacioacuten una diligencia en la que haga constar dichas circunstancias y las razones que las han motivado 2 Se podraacute exigir la transferencia de aquellos fondos documentales que habiendo perdido su vigencia administrativa no hayan sido remitidos por los organismos productores 3 Igualmente podraacuten ser rechazados todos los documentos donados cesados transferidos etc que previa confirmacioacuten del hecho o en caso de conocerse sean consecuencia de dolo robo o cualquier accioacuten contraria a la Ley Si en alguacuten caso de tal negligencia se tuviera constancia con el tiempo se destinaraacute a doacutende proceda por Ley quedando por ello el Archivo excluido del hecho Artiacuteculo 22 Ingresos extraordinarios

Los ingresos extraordinarios de documentacioacuten en el Archivo Municipal por compra legado donacioacuten expropiacioacuten depoacutesito o cualquier otra procedencia requeriraacuten acuerdo formal del Pleno del Ayuntamiento municipal seguacuten la normativa vigente y previo informe del Archivo De forma general y sin perjuicio de otros requisitos exigibles en cada caso bien por la

normativa bien por razones teacutecnicas las condiciones para la aceptacioacuten de este tipo de ingresos son

1 El intereacutes de los documentos para Baeza y su Historia y para los investigadores 2 El acatamiento de las normas de tratamiento conservacioacuten y acceso establecidas en el presente Reglamento sin que puedan aceptarse condiciones que establezcan excepciones a las mismas por parte de los depositarios Artiacuteculo 23 Regulacioacuten de los ingresos

La admisioacuten de cualquier ingreso extraordinario se formalizaraacute mediante contrato convenio de colaboracioacuten o cualquier otro documento vaacutelido seguacuten proceda y se ejecutaraacute mediante acta de entrega a la que se acompantildearaacute un inventario que tras su cotejo seraacute rubricado por el Alcalde de Baeza y el Archivero como receptor

Artiacuteculo 24 Registro General de Entrada de Documentos

Todos los ingresos tanto ordinarios como extraordinarios quedaraacuten asentados en el Registro de Entrada de Documentos Base de Datos o cualquier proceso de control de entrada Artiacuteculo 25 Organizacioacuten y descripcioacuten

Las tareas de identificacioacuten clasificacioacuten ordenacioacuten descripcioacuten e instalacioacuten de la documentacioacuten corresponden al personal del Archivo

El Archivero es el encargado de elaborar revisar y mantener al diacutea el cuadro de clasificacioacuten de la documentacioacuten municipal y de los demaacutes Fondos que constituyen el Patrimonio Documental y Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza La inclusioacuten en el cuadro de clasificacioacuten de nuevas series documentales es una funcioacuten exclusiva del Archivero si bien eacuteste tendraacute en consideracioacuten los criterios o propuestas de las unidades productoras y la normativa vigente al respecto

Por otra parte cualquier modificacioacuten formal de contenido o de

tramitacioacuten que se produzca en las series documentales habraacute de comunicarse al Archivo para que eacuteste proceda a una nueva evaluacioacuten y actualizacioacuten si es necesario del cuadro de clasificacioacuten de la valoracioacuten y de los plazos de transferencia seleccioacuten y acceso

Artiacuteculo 26 Normalizacioacuten

El Archivo podraacute proponer normativas especiacuteficas que regulen y mejoren aspectos concretos sobre normalizacioacuten de documentos su transferencia y su conservacioacuten

El Archivero elaboraraacute los instrumentos de control informacioacuten y

descripcioacuten documental necesarios para la localizacioacuten y acceso a todos los fondos documentales custodiados de acuerdo con la normativa vigente Artiacuteculo 27 Valoracioacuten e identificacioacuten

En materia de valoracioacuten e identificacioacuten documental se acataraacute lo articulado en los reglamentos y leyes pertinentes El procedimiento de valoracioacuten y seleccioacuten de documentos se aplicaraacute a toda la documentacioacuten municipal administrativa Sin embargo y como norma general no puede ser objeto de valoracioacuten y seleccioacuten la documentacioacuten considerada histoacuterica La seleccioacuten documental en su caso se llevaraacute a cabo guardando las maacuteximas garantiacuteas y siguiendo estrictamente las directrices que en esta materia tiene establecidas y establezcan los organismos competentes Artiacuteculo 28 Eliminacioacuten y expurgo

Eliminacioacuten de documentos

1 Queda prohibida cualquier eliminacioacuten total o parcial de documentacioacuten que no este acordada por la Direccioacuten y teacutecnicos especializados en la materia que evaluaraacute la documentacioacuten de acuerdo con lo estipulado o por lo establecido en la legislacioacuten vigente

2 De toda eliminacioacuten se levantaraacute acta en la que conste los documentos que se eliminan y las razones que justifican su destruccioacuten

3 La eliminacioacuten de documentos podraacute conllevar la conservacioacuten de muestras originales Las teacutecnicas de muestreo da cada serie se fijaraacuten en las tablas de valoracioacuten de ellas y se haraacuten constar en la referida acta de eliminacioacuten

Se considera expurgo a los efectos de la aplicacioacuten del presente Reglamento el proceso de valoracioacuten seleccioacuten y eliminacioacuten o conservacioacuten de los documentos integrantes del patrimonio documental

Queda prohibida la eliminacioacuten total o parcial de cualquier documento mientras no reciba el dictamen preceptivo de la direccioacuten del archivo y seguacuten el procedimiento establecido en el presente Reglamento

De cada expurgo se levantaraacute acta suscrita por el Archivero y por el responsable del Servicio correspondiente Estas actas agrupadas formaraacuten el Registro de Expurgos de Documentos No se podraacute eliminar en ninguacuten caso documentacioacuten anterior a 1940 o toda aquella que se considere de valor para el bien del Municipio su Administracioacuten o su Historia Habida cuenta de su volumen y caracteriacutesticas

Artiacuteculo 29 Servicios que se ofrecen

Servicio a la administracioacuten

La primera funcioacuten del archivo y de la biblioteca del archivo es ofrecer un servicio de informacioacuten y documentacioacuten adecuado a la propia institucioacuten administrativa de la que depende (Excmo Ayuntamiento de Baeza) y al resto de la comunidad proporcionando apoyo en la gestioacuten documental especialmente en las labores de conservacioacuten y de restauracioacuten de los bienes patrimoniales y en la labor de difusioacuten (ediciones exposiciones publicaciones etc)

Servicio de documentacioacuten y de consulta

a) Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos conservados en el Archivo Histoacuterico Municipal no asiacute del conglomerado documental del Archivo Administrativo si se encontrara vigente (salvo excepciones previamente autorizadas por los oacuterganos competentes)

b) El acceso a los documentos administrativos que esteacuten en curso de convertirse en documentacioacuten histoacuterica quedan reservados a las oficinas funcionarios o miembros del Ayuntamiento de Baeza para quienes resulte necesaria la consulta de los mismos por entrar directamente en el aacutembito de sus competencias con las uacutenicas limitaciones de acceso que establezca la legislacioacuten vigente

c) El derecho de acceso a los documentos podraacute ser ejercido por personas que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

d) La denegacioacuten del acceso a los documentos se haraacute por decisioacuten

preestablecida por el archivero el Ayuntamiento de Baeza o por causas contenidas en la legislacioacuten vigente o en su caso por antecedentes de negligencia en el Archivo por parte del solicitante

e) El servicio de archivo atenderaacute las consultas dentro del horario de atencioacuten al puacuteblico establecido Fuera de ese horario no se podraacute acceder ni utilizar sus instalaciones salvo causas de fuerza mayor y en presencia del personal del archivo

Preacutestamo

a) Los documentos del archivo soacutelo podraacuten ser prestados a los servicios administrativos municipales y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en las leyes

b) El procedimiento de preacutestamo seraacute mediante la cumplimentacioacuten de una hoja de solicitud de preacutestamo en la que quede identificado el solicitante la unidad administrativa a la que pertenece el documento requerido con su signatura de localizacioacuten y la fecha de solicitud Esta peticioacuten quedaraacute validada con la firma del interesado

c) La formalizacioacuten del preacutestamo seraacute efectiva con la entrega del documento solicitado y con la devolucioacuten de un ejemplar de la hoja de solicitud firmado por el archivero a o persona en quien delegue

d) En todo caso en una misma hoja soacutelo podraacute ser solicitado un uacutenico documento sea simple o compuesto (expediente o registro) por lo que se deberaacuten cumplimentar tantas hojas como documentos requeridos La buacutesqueda de informacioacuten en los documentos solicitados seraacute realizada por los peticionarios o interesados no por el personal de archivo

e) No se dejaraacute en preacutestamo documentos separados de la unidad documental de que formen parte

f) Cuando una oficina quiera solicitar el preacutestamo o consultar documentacioacuten de acceso restringido generado por otra unidad administrativa necesitaraacute la autorizacioacuten por escrito del jefe de servicio que la ha transferido o del propio Ayuntamiento de Baeza (extensible a otras administraciones)

g) Los documentos prestados deberaacuten devolverse al archivo en el plazo maacuteximo de tres meses y en perfecto estado Solo en casos excepcionales podraacute ampliarse este plazo previa peticioacuten razonada al archivo

h) La responsabilidad en la custodia de los documentos en preacutestamo mientras permanezcan fuera del archivo corresponde a los peticionarios

i) Los documentos histoacutericos libros o documentos custodiados en el archivo NO podraacuten salir de las dependencias municipales salvo en lo siguientes casos

- Cuando sean requeridos por los tribunales de justicia

- Cuando se acuerde su reproduccioacuten a traveacutes de microformas disco oacuteptico o cualquier otro sistema convenido

- Para ser sometidos a procesos de restauracioacuten

- Para la realizacioacuten de exposiciones

En todos los casos se adoptaraacuten las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la adecuada conservacioacuten de los documentos asiacute como el reintegro de los mismos

j) El servicio de archivo podraacute adoptar las medidas que considere precisas para impedir cualquier merma en el patrimonio documental por la negligencia en la conservacioacuten de la documentacioacuten prestada Y si es el caso podraacute denegar la salida temporal de documentacioacuten del archivo La unidad administrativa solicitante podraacute optar entonces por consultar la documentacioacuten directamente en las dependencias del archivo

k) Todos los preacutestamos quedaraacuten registrados en el correspondiente Registro de Preacutestamos que se llevaraacute en el Archivo Municipal

La persona encargada de la consulta deberaacute tener presente las siguientes obligaciones en relacioacuten al documento

- No se podraacute escribir en los documentos ni doblarlos ni calcarlos Tampoco podraacuten sacarse de la Sala de Investigadores excepto cuando sean requeridos por el personal del Archivo porque tal hecho sea estrictamente necesario

- Los usuarios seraacuten responsables de la documentacioacuten que se les entregue para su consulta mientras los utilice debiendo tener el maacuteximo cuidado en su manipulacioacuten Los dantildeos y peacuterdidas que se produzcan deberaacuten ser resarcidos por el valor total de la documentacioacuten dantildeada o perdida asiacute como por el valor de los perjuicios que directa o indirectamente se ocasionen

- El derecho de consulta podraacute ser retirado a toda persona que trate la documentacioacuten de forma negligente y que mantenga actitudes que dificulten el trabajo y el estudio o que no respeten el presente Reglamento

Servicio de referencia

Trabajo de asesoramiento a los investigadores sobre el tipo de fuentes bibliograacuteficas y documentales que se pueden consultar en el centro y en la medida de lo posible sobre otro tipo de fondos y archivos Atencioacuten de consultas sobre el patrimonio documental y bibliograacutefico de la ciudad de Baeza realizadas de forma presencial telefoacutenica o por correo postal y electroacutenico

Asesoramiento sobre la buacutesqueda y utilizacioacuten de los documentos y libros impresos del Archivo y sobre fuentes documentales y bibliograacuteficas relacionadas con la ciudad y conservadas en otros centros culturales

Servicio de reprografiacutea

La reproduccioacuten de obras sujetas a la Ley de Propiedad Intelectual queda regulada por dicha Ley

Se ofrece la posibilidad de reproducir documentos por medio de fotocopia o de fotografiacutea digital atenieacutendose en todo momento a las normas estipuladas por el Reglamento y a la legislacioacuten vigente La reproduccioacuten mecaacutenica de los documentos a solicitud de los usuarios seraacute posible siempre que no perjudique a la conservacioacuten de los mismos y siempre teniendo en cuenta el estado de conservacioacuten en el que se hallen y las limitaciones que posean

Existe tambieacuten la posibilidad de recibir por correo postal o correo electroacutenico las reproducciones solicitadas

Estaacute prohibido reproducir sin la debida autorizacioacuten copias de cualquier tipo suministradas por el Archivo u obtenidas en el mismo Tal autorizacioacuten obliga a citar la procedencia de los documentos reproducidos

Servicio de formacioacuten

Se ofrece la posibilidad de que personas teacutecnicos especialistas completen su formacioacuten de archivo mediante becas ayudas o subvenciones Se puede realizar de dos maneras la realizacioacuten de praacutecticas regladas y la realizacioacuten de visitas facultativas previamente concertadas

Servicio de difusioacuten

Como centro de difusioacuten de actividades culturales el archivo y su biblioteca participan en diversas iniciativas ediciones de cataacutelogos presentacioacuten de libros exposiciones colaboracioacuten con otras instituciones visitas guiadas etc

Artiacuteculo 30 Horario

El horario de apertura al puacuteblico todo el antildeo seraacute de 9 a 1400h de lunes a viernes Fuera de este horario el Archivo Histoacuterico Municipal permaneceraacute cerrado El horario estaacute sujeto a modificaciones en funcioacuten de las necesidades del servicio y de las prioridades que puedan surgir Igualmente el centro permaneceraacute cerrado en las festividades de Navidad Semana Santa y durante los diacuteas que correspondan de vacaciones al personal del archivo Artiacuteculo 31 Reforma del Reglamento

La iniciativa para la reforma del presente Reglamento seraacute adoptada por la propia direccioacuten del centro acordado previamente con los oacuterganos pertinentes del Ayuntamiento de Baeza

La propuesta de reforma deberaacute obtener para prosperar el voto favorable de la mayoriacutea absoluta en pleno entrando en vigor a partir del diacutea siguiente al de su aprobacioacuten

CAPIacuteTULO V DE LA CONSERVACIOacuteN E INSTALACIONES

Artiacuteculo 32 Instalaciones

Las dependencias e instalaciones del Archivo seraacuten de uso exclusivo del mismo no pudiendo destinarse en ninguacuten momento a otras finalidades que no sean las que le son propias

El Archivo Municipal de Baeza estaacute ubicado en la calle Puerta de

Coacuterdoba 26 y consta de cinco aacutereas diferenciadas

- Aacuterea de trabajo o Sala de Investigacioacuten con biblioteca auxiliar

- Sala de digitalizacioacuten

- Direccioacuten y aacuterea de depoacutesito de documentos (cinco salas)

- Almaceacuten

- Sala de Exposiciones

El acceso a los depoacutesitos estaacute reservado exclusivamente al personal del archivo En ocasiones excepcionales (visitas concertadas etc) se podraacute permitir a los usuarios la entrada a los depoacutesitos en presencia de personal de archivo La amplitud de las instalaciones estaraacute en funcioacuten del aumento de la documentacioacuten

Artiacuteculo 33 Adecuacioacuten

Tanto el Archivo Municipal asiacute como los locales que se destinen o se puedan destinar en un futuro a archivo deberaacuten estar adaptados al cumplimiento de sus funciones tanto desde el punto de vista de la edificacioacuten como de su acondicionamiento y equipamiento Para garantizar esta funcionalidad se distinguiraacuten en ellos como miacutenimo tres zonas diferenciadas

bull depoacutesitos bull trabajo teacutecnico bull consulta

Artiacuteculo 34 Mantenimiento de las instalaciones

El Excmo Ayuntamiento de Baeza seraacute responsable de que los locales e instalaciones del Archivo particularmente los dedicados a depoacutesito cumplan las condiciones necesarias para garantizar la seguridad y preservacioacuten de los fondos adoptando las medidas de control prevencioacuten limpieza desinfeccioacuten correccioacuten yo extincioacuten que resulten maacutes oportunas en cada caso Es su obligacioacuten tambieacuten la verificacioacuten perioacutedica de los sistemas y condiciones de conservacioacuten y seguridad de los documentos y del estado de los mismos

El Archivo contaraacute con los bienes materiales y con las dotaciones presupuestarias necesarias para el desempentildeo de sus funciones

Artiacuteculo 35 Apoyo teacutecnico

El Archivero y en su caso los teacutecnicos nombrados asesoraraacuten al Ayuntamiento y a las entidades y organismos que de eacutel dependan sobre las teacutecnicas y soportes documentales maacutes adecuados para asegurar la

perdurabilidad de los documentos y en general acerca de cualquier otra medida haacutebil al efecto Artiacuteculo 36 Conservacioacuten y restauracioacuten

El Archivero o responsable propondraacute los programas de restauracioacuten y

de reproduccioacuten de documentos con fines de seguridad difusioacuten yo uso sustitutorio que considere maacutes oportunos El establecimiento de prioridades obedeceraacute a los siguientes criterios 1 La trascendencia histoacuterica 2 La trascendencia funcional 3 El estado de conservacioacuten 4 El volumen de consultas soportado

Las condiciones de conservacioacuten y mantenimiento del archivo se estableceraacuten en relacioacuten a los siguientes puntos

a) El Archivo velaraacute por el adecuado mantenimiento de las instalaciones en todo lo relativo a los sistemas de iluminacioacuten comunicacioacuten deteccioacuten de incendios equipos mecaacutenicos antirrobo y en todos los demaacutes elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro en colaboracioacuten con el resto de los responsables de las medidas de seguridad y proteccioacuten que este tipo de edificios requiere

b) En el archivo se llevaraacute un control sistemaacutetico y perioacutedico de las condiciones ambientales estado de las instalaciones del equipamiento en los depoacutesitos y de los soportes documentales a fin de detectar las posibles alteraciones las invasiones de agentes bioloacutegicos y los deterioros que eacutestas pudieran provocar

c) En el supuesto de la aparicioacuten de agentes bioloacutegicos o circunstancias fiacutesico-ambientales que motiven situaciones de emergencia deterioro o peligro inmediato de los documentos se daraacute cuenta al Ayuntamiento de Baeza a los efectos oportunos

d) Con el fin de garantizar la informacioacuten contenida en los nuevos soportes magneacuteticos y oacutepticos se realizaraacute el control y vigilancia de los mismos haciendo copias de seguridad perioacutedicas seguacuten establezcan los teacutecnicos informaacuteticos

e) En el momento en que se efectuacutee cualquier ingreso se deberaacute verificar el estado fiacutesico que presentan los documentos con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagacioacuten en su caso de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados

El Archivo deberaacute asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracioacuten en prevencioacuten de su mejor conservacioacuten e igualmente propondraacute la adopcioacuten de medidas oportunas para la restauracioacuten de los documentos deteriorados

CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artiacuteculo 37 Servicio de los documentos

El servicio de los documentos tanto puacuteblico como de caraacutecter interno se realizaraacute dentro del horario establecido en el Archivo y en las dependencias especiacuteficas habilitadas para tal fin El servicio fuera de este horario es excepcional y se justifica uacutenicamente por causas de fuerza mayor o necesidades insoslayables requiriendo en todo caso la presencia del Archivero

Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten

Los usuarios son responsables de la integridad de la documentacioacuten durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada

Los dantildeos que pudieran ocasionarse a los documentos asiacute como las posibles sustracciones se pondraacuten en conocimiento del Ayuntamiento y de las instituciones de seguridad pertinentes al efecto de la incoacioacuten del procedimiento para la adopcioacuten de las medidas oportunas Artiacuteculo 39 Informacioacuten

El Archivo facilitaraacute a los usuarios los instrumentos de descripcioacuten disponibles para la localizacioacuten y consulta de los documentos La buacutesqueda de informacioacuten tanto en los instrumentos de descripcioacuten como en la documentacioacuten estaraacute a cargo de los usuarios

Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos

Los usuarios tanto internos como externos no accederaacuten a los depoacutesitos ni se serviraacuten directamente la documentacioacuten en ninguna circunstancia

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

1 Miembros directivos Alcalde Concejal de Cultura Director o Responsable del Centro y Teacutecnico Especializado 2 Miembros auxiliares Auxiliar de Archivo y Teacutecnico Especializado

CAPIacuteTULO II DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

Artiacuteculo 7 Patrimonio Documental Municipal

Se considera Patrimonio Documental Municipal al conjunto de documentos producidos recibidos o reunidos por 1 Los oacuterganos de gobierno y administracioacuten del Excmo Ayuntamiento de Baeza en cualquiera de sus dependencias y servicios incluidos los organismos autoacutenomos 2 Las personas juriacutedicas dependientes del Ayuntamiento asiacute como aqueacutellas otras en cuyo capital social participe mayoritariamente 3 Las personas privadas fiacutesicas o juriacutedicas gestoras de servicios municipales en todo lo relacionado con dichos servicios 4 Las personas fiacutesicas al servicio del Ayuntamiento asiacute como las que desempentildeen cargos puacuteblicos en cualquiera de los oacuterganos anteriormente mencionados en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades 5 Igualmente forman parte del Patrimonio Documental Municipal todos los documentos constituidos o no en fondos que teniendo un origen ajeno al Municipio sean de su titularidad por tradicioacuten histoacuterica o por compra legado donacioacuten expropiacioacuten o cualquier otro tipo de cesioacuten o adquisicioacuten inter vivos o mortis causa de la posesioacuten los derechos reales o el dominio que puedan ejercerse sobre la materia y se contemplen en el ordenamiento juriacutedico Artiacuteculo 8 Contenido del Patrimonio Documental Municipal

La documentacioacuten producida recogida o reunida en el ejercicio de su cargo por las personas que ejercen funciones poliacuteticas o administrativas en la Administracioacuten Municipal de Baeza o en cualquiera de los organismos puacuteblicos empresas y entidades vinculados a la misma forma parte del Patrimonio Documental del Municipio y por tanto dichas personas al cesar en sus cometidos estaacuten obligadas a entregar esa documentacioacuten a quien le suceda en el ejercicio del cargo o remitirla en su caso al Archivo Artiacuteculo 9 Proteccioacuten y conservacioacuten del Patrimonio Documental

El Ayuntamiento velaraacute por la proteccioacuten y conservacioacuten del Patrimonio Documental Municipal

Con respecto al resto de los fondos documentales que aun no siendo

de su titularidad radiquen en su teacutermino podraacute adoptar por siacute mismo o en cooperacioacuten con otras Administraciones Puacuteblicas personas fiacutesicas o juriacutedicas las medidas oportunas para fomentar su defensa y recuperacioacuten y evitar su deterioro peacuterdida reubicacioacuten o destruccioacuten conforme a lo previsto en la legislacioacuten vigente CAPIacuteTULO III DEL PERSONAL DEL ARCHIVO

Artiacuteculo 10 Definicioacuten del director responsable o archivero municipal

La direccioacuten o responsabilidad cientiacutefica teacutecnica y administrativa del Archivo corresponde a la persona que haya sido asignada como encargada por la Administracioacuten Municipal para el ejercicio de estas funciones y tambieacuten quien ejecutaraacute los acuerdos tomados por la Comisioacuten Cientiacutefica en caso de constituirse esta

Su categoriacutea administrativa vendraacute determinada en el organigrama de

puestos de trabajo del Ayuntamiento dentro de la escala de Administracioacuten Especial o Teacutecnica con categoriacutea de titulado universitario

En aquellas ocasiones en las que no haya Archivero la persona con

mayor categoriacutea profesional de entre los empleados del Archivo asumiraacute transitoriamente sus funciones Artiacuteculo 11 Responsabilidad

El Archivero es el responsable del reacutegimen y disciplina del servicio de Archivo sus dependencias y material y del personal a su cargo asiacute como de la calidad del servicio y trabajo teacutecnico realizados Sus funciones vienen determinadas por el contenido del presente Reglamento y en particular por la ejecucioacuten de las competencias atribuidas al servicio en su articulado correspondiente ademaacutes de las especiacuteficas determinadas en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y en cuantas leyes y disposiciones establezca la Comunidad Autoacutenoma de Andaluciacutea al respecto y las Leyes estatales en general Artiacuteculo 12 Facultades del Archivero

El Archivero municipal estaacute facultado para proponer y en su caso decidir cualquier medida que considere necesaria para el mejor cumplimiento

de las funciones del servicio de Archivo y en general sobre aspectos relativos a la gestioacuten conservacioacuten acceso y difusioacuten especialmente del Archivo Histoacuterico Municipal y del Patrimonio Documental Artiacuteculo 13 Funciones

Las funciones que el Archivero se obliga a desarrollar en cumplimiento de sus atribuciones son las siguientes 1 Recibir conservar y custodiar adecuadamente la documentacioacuten ocupaacutendose asimismo de su clasificacioacuten y ordenacioacuten para lo que se encargaraacute de elaborar todos aquellos instrumentos de descripcioacuten que puedan facilitar el acceso a los documentos 2 Junto con el responsable de cada oficina productora o departamento se ocuparaacute de la seleccioacuten y propuesta de expurgo de los documentos emanados por la administracioacuten municipal que pasaran a formar parte del archivo administrativo y cuando se cumplan los plazos legales del Archivo Histoacuterico 3 Mantener un Libro de Registro o Base de Datos actualizada de todos los documentos recibidos y otro de todos los prestados para su consulta haciendo constar en cada una de ellos la naturaleza y denominacioacuten del documento o documentos la institucioacuten o persona que realiza el depoacutesito o solicita el preacutestamo y en este uacuteltimo caso el departamento fecha y firma del peticionario tanto en el momento de la retirada del documento como de su devolucioacuten 4 Velar por el buen funcionamiento del servicio distribuyendo el trabajo a los empleados del mismo 5 Custodiar junto al resto del personal las llaves los depoacutesitos las salas de investigadores y cualquier otra dependencia 6 Mantener un Libro Registro o Base de Datos actualizada con los datos de todos los investigadores y usuarios del Archivo reflejando en el mismo el nombre direccioacuten profesioacuten objeto de investigacioacuten y fondos consultados en cada momento 7 Vigilar la correcta utilizacioacuten de los documentos por parte de los investigadores 8 El Archivero queda legitimado para diligenciar compulsar y autorizar con su firma cuantas copias de documentos depositados en el Archivo le sean solicitadas y a tal efecto deberaacute de ser apoderado especiacuteficamente por el Pleno del Ayuntamiento

9 Igualmente el responsable del Archivo queda legitimado para expulsar prohibir el acceso a la documentacioacuten o poner en conocimiento de las autoridades pertinentes a todo aquel que realice un mal uso de los fondos sustraiga alguno de ellos o sea fuente de conflicto en el interior de las dependencias 10 Direccioacuten cientiacutefica teacutecnica y administrativa del servicio de archivo 11 Coordinacioacuten y direccioacuten general del centro 12 Elaboracioacuten de la programacioacuten anual sistemas de control estadiacutesticas reglamentos normas de uso organizacioacuten del trabajo interno etc 13 Asesoramiento y supervisioacuten continuacutea del funcionamiento del archivo 14 Inspeccioacuten y vigilancia en lo que respecta al cumplimiento de la normativa de archivos teacutecnica archiviacutestica equipamiento e instalaciones 15 El archiveroa elaboraraacute las normas de reacutegimen interno que regularaacuten el funcionamiento concreto del centro asiacute como las normas de organizacioacuten y descripcioacuten de las series documentales conservadas en las diferentes dependencias Estas normas deberaacuten ser aprobadas por el pleno del Ayuntamiento 16 El archiveroa a peticioacuten de los interesados podraacute emitir certificaciones o copias autentificadas (compulsas) de los documentos depositados en el archivo municipal 17 El archiveroa podraacute proponer o si es el caso decidir cualquier medida que considere necesaria y que no esteacute prevista en este reglamento encaminada a mejorar el cumplimiento y desarrollo de las funciones establecidas para el servicio de archivo 18 El archiveroa podraacute delegar sus funciones total o parcialmente en otras personas de manera temporal por motivo de vacaciones bajas laborales permisos u otras causas

El Ayuntamiento velaraacute por la formacioacuten continuada del personal del archivo dada la importancia del buen funcionamiento de este servicio para la gestioacuten municipal

Artiacuteculo 14 Resto del Personal del Archivo

El Archivo Municipal dispondraacute de personal en nuacutemero suficiente y con el nivel de especializacioacuten que exijan las funciones que desempentildee siendo sus categoriacuteas las que correspondan seguacuten la legislacioacuten vigente asiacute como tambieacuten dispondraacute del espacio instalaciones y medios materiales necesarios para su buen funcionamiento y la conclusioacuten de los fines que lo definen en el presente Reglamento

El personal del Servicio de Archivo como el resto del personal que presta servicios en la administracioacuten local deberaacute mantener la discrecioacuten oportuna con respecto a la informacioacuten a la que tiene acceso tal y como se establece en la legislacioacuten vigente Sus funciones principales seraacuten las siguientes

a) Asistencia al responsable del archivo en sus funciones

b) Aplicacioacuten de la programacioacuten anual y cumplimiento de la normativa de archivos asiacute como la correcta aplicacioacuten de las normas teacutecnicas y reglamentarias que se establezcan

c) Colaboracioacuten con el responsable del archivo en la supervisioacuten y asesoramiento de los archivos de oficina asiacute como en el correcto cumplimiento de la gestioacuten documental en todas las aacutereas del Ayuntamiento

El Ayuntamiento velaraacute por la formacioacuten continuada del personal del archivo dada la importancia del buen funcionamiento de este servicio para la gestioacuten municipal

Artiacuteculo 15 Coacutedigo deontoloacutegico

El personal del Archivo se somete a los dictados del Coacutedigo Deontoloacutegico propio de su profesioacuten estando obligado en particular a guardar la debida discrecioacuten y confidencialidad de la informacioacuten a la que por su trabajo tenga acceso y se somete por ello al cumplimiento del mismo

CAPIacuteTULO IV DEL FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO

Artiacuteculo 16 Gestioacuten y tratamiento

El Archivo Municipal es el oacutergano especializado en la administracioacuten del sistema de gestioacuten y tratamiento de documentos cuya finalidad es garantizar el seguimiento y localizacioacuten de cualquier documento en cualquier momento asiacute como las condiciones de transferencia conservacioacuten y acceso en colaboracioacuten con los oacuterganos pertinentes

La documentacioacuten recibida en el archivo seraacute objeto de todas las fases y

operaciones que comprende el tratamiento archiviacutestico identificacioacuten y valoracioacuten de series documentales clasificacioacuten ordenacioacuten y descripcioacuten

El archivo aplicaraacute las directrices e instrucciones de caraacutecter teacutecnico que

se elaboren desde la direccioacuten quien en todo momento podraacute observar su cumplimiento

La responsabilidad de la conservacioacuten y custodia de los documentos existentes en la administracioacuten local asiacute como su transferencia organizada y sistemaacutetica recaeraacute en los jefes de las unidades quienes podraacuten designar un encargado que asuma las funciones y vele por el cumplimiento de la normativa establecida por este reglamente sin perjuicio de lo establecido en los reglamentos regionales yo locales

Particularmente el Archivo Histoacuterico lo integran los documentos transferidos por la administracioacuten del Excmo Ayuntamiento de Baeza y que debido a su valor histoacuterico deben ser conservados permanentemente Igualmente formaran parte del mismo toda la documentacioacuten que reciba el centro por donaciones de particulares o sean adquiridas por compra cesioacuten o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento juriacutedico

La gestioacuten organizacioacuten y conservacioacuten del Archivo Municipal le corresponde exclusivamente a la direccioacuten del centro quien consultaraacute con el departamento local al que quede adscrito

Artiacuteculo 17 Clasificacioacuten e identificacioacuten

Los fondos que constituyen el Archivo estaraacuten clasificados siguiendo un criterio que tendraacute como base el principio de procedencia

La clasificacioacuten es la labor intelectual por la cual se identifican y establecen las series documentales que componen cada fondo Se entiende por serie documental el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogeacuteneo generadas por un mismo oacutergano o sujeto productor en el ejercicio de cada una de sus funciones especiacuteficas En consecuencia el fondo es el conjunto de series con una misma procedencia

Clasificados los documentos e identificadas las series documentales se procederaacute a la ordenacioacuten de las unidades documentales que la componen Para ello se seguiraacuten criterios cronoloacutegicos alfabeacuteticos numeacutericos o los que se estimen convenientes aplicar en funcioacuten del principio de estructura interna

Terminado la organizacioacuten de los documentos se procederaacute a la instalacioacuten en las unidades de conservacioacuten adecuadas que garantice su adecuado mantenimiento y que se identificaraacuten por la signatura que les corresponda Artiacuteculo 18 Ingresos y Transferencias

Estaacuten obligados a transferir los documentos al Archivo Histoacuterico Municipal

deg Cada una de las unidades administrativas del Ayuntamiento y tambieacuten

los organismos autoacutenomos y las empresas municipales fundaciones patronatos o cualesquiera otras personas juriacutedicas que esteacuten vinculadas a eacuteste transferiraacuten perioacutedicamente al Archivo la documentacioacuten cuya tramitacioacuten administrativa haya finalizado

deg El Archivero estableceraacute previa consulta con los responsables de las

unidades productoras el calendario de transferencias anuales

El ingreso de documentos en el Archivo se realizaraacute

1 Por transferencia ordinaria y regular de fondos procedentes de las unidades administrativas servicios y centros del Ayuntamiento de Baeza

2 Por transferencia extraordinaria de fondos procedentes de donacioacuten depoacutesito herencia legado o por cualquier otro sistema de adquisicioacuten o de dominio contemplado por el ordenamiento juriacutedico y que puedan ejercerse sobre fondos documentales y que sean aceptadas aprobadas u ordenadas por la direccioacuten del archivo

Y cumpliendo las siguientes condiciones

- Toda entrada de documentos en el Archivo iraacute acompantildeada del acta o impreso de transferencia o relacioacuten de entrega ajustada a los modelos normalizados que determine el Archivo o establecidas por ley

- Los documentos objetos de transferencia deberaacuten ser originales o copias uacutenicas

- El Archivo podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan la normativa establecida para ello y solicitar una nueva remisioacuten

- En el caso de ingreso de documentacioacuten por transferencias extraordinarias se procederaacute a la formalizacioacuten de la adquisicioacuten mediante una resolucioacuten del director y posterior informacioacuten al Excmo Ayuntamiento de Baeza

El Archivo contaraacute con un Registro General de la entrada de fondos correspondiente a los documentos que ingresen en el mismo

Artiacuteculo 19 Meacutetodo y requisitos 1 Los expedientes custodiados en las oficinas productoras se transferiraacuten al Archivo reunidos en series diferenciadas de acuerdo con el cuadro de clasificacioacuten de fondos 2 Se entiende por serie el conjunto de unidades documentales producidas por un oacutergano o sujeto productor a lo largo del tiempo en el desarrollo de una misma actividad y regulados por una misma norma juriacutedica yo de procedimiento 3 Solamente se remitiraacuten al Archivo Municipal expedientes finalizados Uacutenicamente se aceptaraacuten documentos sueltos cuando no formen parte de ninguacuten expediente En cualquier caso la documentacioacuten en papel transferida estaraacute a) Ordenada y foliada b) Despojada de gomas grapas clips clasificadores de plaacutestico y cualquier otro elemento que comprometa la conservacioacuten del soporte c) Dotada de una carpetilla identificativa de papel o cartulina con mencioacuten de contenido antildeo y la numeracioacuten correspondiente del negociado d) Introducida en cajas normalizadas de archivo

e) Desprovista de documentacioacuten de apoyo informativo asiacute como de duplicados y copias que seraacuten eliminados previa comprobacioacuten de la existencia de los originales En caso contrario se conservaraacuten 4 La transferencia de documentos legibles por maacutequina deberaacute ir acompantildeada de un documento en papel en el que se especifique contenido data y meta datos (programa sistema operativo tamantildeo compresioacuten etc) para su consulta Artiacuteculo 20 Remisioacuten de fondos

Toda transferencia iraacute acompantildeada de una Hoja de remisioacuten de fondos en donde se relacionaraacuten los expedientes que conforman las fracciones de serie transferida firmada por el responsable de la unidad productora Previo cotejo la Hoja seraacute firmada por el Archivero quedando un ejemplar en poder del archivo y el otro en el de la oficina remitente Artiacuteculo 21 Inadmisioacuten 1 El Archivero podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan los requisitos sentildealados hasta que se subsanen las deficiencias detectadas Solamente se admitiraacuten documentos y expedientes incompletos desorganizados o deteriorados en el Archivo de forma excepcional debiendo adjuntar el Jefe del Departamento o el Secretario de la Corporacioacuten una diligencia en la que haga constar dichas circunstancias y las razones que las han motivado 2 Se podraacute exigir la transferencia de aquellos fondos documentales que habiendo perdido su vigencia administrativa no hayan sido remitidos por los organismos productores 3 Igualmente podraacuten ser rechazados todos los documentos donados cesados transferidos etc que previa confirmacioacuten del hecho o en caso de conocerse sean consecuencia de dolo robo o cualquier accioacuten contraria a la Ley Si en alguacuten caso de tal negligencia se tuviera constancia con el tiempo se destinaraacute a doacutende proceda por Ley quedando por ello el Archivo excluido del hecho Artiacuteculo 22 Ingresos extraordinarios

Los ingresos extraordinarios de documentacioacuten en el Archivo Municipal por compra legado donacioacuten expropiacioacuten depoacutesito o cualquier otra procedencia requeriraacuten acuerdo formal del Pleno del Ayuntamiento municipal seguacuten la normativa vigente y previo informe del Archivo De forma general y sin perjuicio de otros requisitos exigibles en cada caso bien por la

normativa bien por razones teacutecnicas las condiciones para la aceptacioacuten de este tipo de ingresos son

1 El intereacutes de los documentos para Baeza y su Historia y para los investigadores 2 El acatamiento de las normas de tratamiento conservacioacuten y acceso establecidas en el presente Reglamento sin que puedan aceptarse condiciones que establezcan excepciones a las mismas por parte de los depositarios Artiacuteculo 23 Regulacioacuten de los ingresos

La admisioacuten de cualquier ingreso extraordinario se formalizaraacute mediante contrato convenio de colaboracioacuten o cualquier otro documento vaacutelido seguacuten proceda y se ejecutaraacute mediante acta de entrega a la que se acompantildearaacute un inventario que tras su cotejo seraacute rubricado por el Alcalde de Baeza y el Archivero como receptor

Artiacuteculo 24 Registro General de Entrada de Documentos

Todos los ingresos tanto ordinarios como extraordinarios quedaraacuten asentados en el Registro de Entrada de Documentos Base de Datos o cualquier proceso de control de entrada Artiacuteculo 25 Organizacioacuten y descripcioacuten

Las tareas de identificacioacuten clasificacioacuten ordenacioacuten descripcioacuten e instalacioacuten de la documentacioacuten corresponden al personal del Archivo

El Archivero es el encargado de elaborar revisar y mantener al diacutea el cuadro de clasificacioacuten de la documentacioacuten municipal y de los demaacutes Fondos que constituyen el Patrimonio Documental y Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza La inclusioacuten en el cuadro de clasificacioacuten de nuevas series documentales es una funcioacuten exclusiva del Archivero si bien eacuteste tendraacute en consideracioacuten los criterios o propuestas de las unidades productoras y la normativa vigente al respecto

Por otra parte cualquier modificacioacuten formal de contenido o de

tramitacioacuten que se produzca en las series documentales habraacute de comunicarse al Archivo para que eacuteste proceda a una nueva evaluacioacuten y actualizacioacuten si es necesario del cuadro de clasificacioacuten de la valoracioacuten y de los plazos de transferencia seleccioacuten y acceso

Artiacuteculo 26 Normalizacioacuten

El Archivo podraacute proponer normativas especiacuteficas que regulen y mejoren aspectos concretos sobre normalizacioacuten de documentos su transferencia y su conservacioacuten

El Archivero elaboraraacute los instrumentos de control informacioacuten y

descripcioacuten documental necesarios para la localizacioacuten y acceso a todos los fondos documentales custodiados de acuerdo con la normativa vigente Artiacuteculo 27 Valoracioacuten e identificacioacuten

En materia de valoracioacuten e identificacioacuten documental se acataraacute lo articulado en los reglamentos y leyes pertinentes El procedimiento de valoracioacuten y seleccioacuten de documentos se aplicaraacute a toda la documentacioacuten municipal administrativa Sin embargo y como norma general no puede ser objeto de valoracioacuten y seleccioacuten la documentacioacuten considerada histoacuterica La seleccioacuten documental en su caso se llevaraacute a cabo guardando las maacuteximas garantiacuteas y siguiendo estrictamente las directrices que en esta materia tiene establecidas y establezcan los organismos competentes Artiacuteculo 28 Eliminacioacuten y expurgo

Eliminacioacuten de documentos

1 Queda prohibida cualquier eliminacioacuten total o parcial de documentacioacuten que no este acordada por la Direccioacuten y teacutecnicos especializados en la materia que evaluaraacute la documentacioacuten de acuerdo con lo estipulado o por lo establecido en la legislacioacuten vigente

2 De toda eliminacioacuten se levantaraacute acta en la que conste los documentos que se eliminan y las razones que justifican su destruccioacuten

3 La eliminacioacuten de documentos podraacute conllevar la conservacioacuten de muestras originales Las teacutecnicas de muestreo da cada serie se fijaraacuten en las tablas de valoracioacuten de ellas y se haraacuten constar en la referida acta de eliminacioacuten

Se considera expurgo a los efectos de la aplicacioacuten del presente Reglamento el proceso de valoracioacuten seleccioacuten y eliminacioacuten o conservacioacuten de los documentos integrantes del patrimonio documental

Queda prohibida la eliminacioacuten total o parcial de cualquier documento mientras no reciba el dictamen preceptivo de la direccioacuten del archivo y seguacuten el procedimiento establecido en el presente Reglamento

De cada expurgo se levantaraacute acta suscrita por el Archivero y por el responsable del Servicio correspondiente Estas actas agrupadas formaraacuten el Registro de Expurgos de Documentos No se podraacute eliminar en ninguacuten caso documentacioacuten anterior a 1940 o toda aquella que se considere de valor para el bien del Municipio su Administracioacuten o su Historia Habida cuenta de su volumen y caracteriacutesticas

Artiacuteculo 29 Servicios que se ofrecen

Servicio a la administracioacuten

La primera funcioacuten del archivo y de la biblioteca del archivo es ofrecer un servicio de informacioacuten y documentacioacuten adecuado a la propia institucioacuten administrativa de la que depende (Excmo Ayuntamiento de Baeza) y al resto de la comunidad proporcionando apoyo en la gestioacuten documental especialmente en las labores de conservacioacuten y de restauracioacuten de los bienes patrimoniales y en la labor de difusioacuten (ediciones exposiciones publicaciones etc)

Servicio de documentacioacuten y de consulta

a) Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos conservados en el Archivo Histoacuterico Municipal no asiacute del conglomerado documental del Archivo Administrativo si se encontrara vigente (salvo excepciones previamente autorizadas por los oacuterganos competentes)

b) El acceso a los documentos administrativos que esteacuten en curso de convertirse en documentacioacuten histoacuterica quedan reservados a las oficinas funcionarios o miembros del Ayuntamiento de Baeza para quienes resulte necesaria la consulta de los mismos por entrar directamente en el aacutembito de sus competencias con las uacutenicas limitaciones de acceso que establezca la legislacioacuten vigente

c) El derecho de acceso a los documentos podraacute ser ejercido por personas que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

d) La denegacioacuten del acceso a los documentos se haraacute por decisioacuten

preestablecida por el archivero el Ayuntamiento de Baeza o por causas contenidas en la legislacioacuten vigente o en su caso por antecedentes de negligencia en el Archivo por parte del solicitante

e) El servicio de archivo atenderaacute las consultas dentro del horario de atencioacuten al puacuteblico establecido Fuera de ese horario no se podraacute acceder ni utilizar sus instalaciones salvo causas de fuerza mayor y en presencia del personal del archivo

Preacutestamo

a) Los documentos del archivo soacutelo podraacuten ser prestados a los servicios administrativos municipales y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en las leyes

b) El procedimiento de preacutestamo seraacute mediante la cumplimentacioacuten de una hoja de solicitud de preacutestamo en la que quede identificado el solicitante la unidad administrativa a la que pertenece el documento requerido con su signatura de localizacioacuten y la fecha de solicitud Esta peticioacuten quedaraacute validada con la firma del interesado

c) La formalizacioacuten del preacutestamo seraacute efectiva con la entrega del documento solicitado y con la devolucioacuten de un ejemplar de la hoja de solicitud firmado por el archivero a o persona en quien delegue

d) En todo caso en una misma hoja soacutelo podraacute ser solicitado un uacutenico documento sea simple o compuesto (expediente o registro) por lo que se deberaacuten cumplimentar tantas hojas como documentos requeridos La buacutesqueda de informacioacuten en los documentos solicitados seraacute realizada por los peticionarios o interesados no por el personal de archivo

e) No se dejaraacute en preacutestamo documentos separados de la unidad documental de que formen parte

f) Cuando una oficina quiera solicitar el preacutestamo o consultar documentacioacuten de acceso restringido generado por otra unidad administrativa necesitaraacute la autorizacioacuten por escrito del jefe de servicio que la ha transferido o del propio Ayuntamiento de Baeza (extensible a otras administraciones)

g) Los documentos prestados deberaacuten devolverse al archivo en el plazo maacuteximo de tres meses y en perfecto estado Solo en casos excepcionales podraacute ampliarse este plazo previa peticioacuten razonada al archivo

h) La responsabilidad en la custodia de los documentos en preacutestamo mientras permanezcan fuera del archivo corresponde a los peticionarios

i) Los documentos histoacutericos libros o documentos custodiados en el archivo NO podraacuten salir de las dependencias municipales salvo en lo siguientes casos

- Cuando sean requeridos por los tribunales de justicia

- Cuando se acuerde su reproduccioacuten a traveacutes de microformas disco oacuteptico o cualquier otro sistema convenido

- Para ser sometidos a procesos de restauracioacuten

- Para la realizacioacuten de exposiciones

En todos los casos se adoptaraacuten las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la adecuada conservacioacuten de los documentos asiacute como el reintegro de los mismos

j) El servicio de archivo podraacute adoptar las medidas que considere precisas para impedir cualquier merma en el patrimonio documental por la negligencia en la conservacioacuten de la documentacioacuten prestada Y si es el caso podraacute denegar la salida temporal de documentacioacuten del archivo La unidad administrativa solicitante podraacute optar entonces por consultar la documentacioacuten directamente en las dependencias del archivo

k) Todos los preacutestamos quedaraacuten registrados en el correspondiente Registro de Preacutestamos que se llevaraacute en el Archivo Municipal

La persona encargada de la consulta deberaacute tener presente las siguientes obligaciones en relacioacuten al documento

- No se podraacute escribir en los documentos ni doblarlos ni calcarlos Tampoco podraacuten sacarse de la Sala de Investigadores excepto cuando sean requeridos por el personal del Archivo porque tal hecho sea estrictamente necesario

- Los usuarios seraacuten responsables de la documentacioacuten que se les entregue para su consulta mientras los utilice debiendo tener el maacuteximo cuidado en su manipulacioacuten Los dantildeos y peacuterdidas que se produzcan deberaacuten ser resarcidos por el valor total de la documentacioacuten dantildeada o perdida asiacute como por el valor de los perjuicios que directa o indirectamente se ocasionen

- El derecho de consulta podraacute ser retirado a toda persona que trate la documentacioacuten de forma negligente y que mantenga actitudes que dificulten el trabajo y el estudio o que no respeten el presente Reglamento

Servicio de referencia

Trabajo de asesoramiento a los investigadores sobre el tipo de fuentes bibliograacuteficas y documentales que se pueden consultar en el centro y en la medida de lo posible sobre otro tipo de fondos y archivos Atencioacuten de consultas sobre el patrimonio documental y bibliograacutefico de la ciudad de Baeza realizadas de forma presencial telefoacutenica o por correo postal y electroacutenico

Asesoramiento sobre la buacutesqueda y utilizacioacuten de los documentos y libros impresos del Archivo y sobre fuentes documentales y bibliograacuteficas relacionadas con la ciudad y conservadas en otros centros culturales

Servicio de reprografiacutea

La reproduccioacuten de obras sujetas a la Ley de Propiedad Intelectual queda regulada por dicha Ley

Se ofrece la posibilidad de reproducir documentos por medio de fotocopia o de fotografiacutea digital atenieacutendose en todo momento a las normas estipuladas por el Reglamento y a la legislacioacuten vigente La reproduccioacuten mecaacutenica de los documentos a solicitud de los usuarios seraacute posible siempre que no perjudique a la conservacioacuten de los mismos y siempre teniendo en cuenta el estado de conservacioacuten en el que se hallen y las limitaciones que posean

Existe tambieacuten la posibilidad de recibir por correo postal o correo electroacutenico las reproducciones solicitadas

Estaacute prohibido reproducir sin la debida autorizacioacuten copias de cualquier tipo suministradas por el Archivo u obtenidas en el mismo Tal autorizacioacuten obliga a citar la procedencia de los documentos reproducidos

Servicio de formacioacuten

Se ofrece la posibilidad de que personas teacutecnicos especialistas completen su formacioacuten de archivo mediante becas ayudas o subvenciones Se puede realizar de dos maneras la realizacioacuten de praacutecticas regladas y la realizacioacuten de visitas facultativas previamente concertadas

Servicio de difusioacuten

Como centro de difusioacuten de actividades culturales el archivo y su biblioteca participan en diversas iniciativas ediciones de cataacutelogos presentacioacuten de libros exposiciones colaboracioacuten con otras instituciones visitas guiadas etc

Artiacuteculo 30 Horario

El horario de apertura al puacuteblico todo el antildeo seraacute de 9 a 1400h de lunes a viernes Fuera de este horario el Archivo Histoacuterico Municipal permaneceraacute cerrado El horario estaacute sujeto a modificaciones en funcioacuten de las necesidades del servicio y de las prioridades que puedan surgir Igualmente el centro permaneceraacute cerrado en las festividades de Navidad Semana Santa y durante los diacuteas que correspondan de vacaciones al personal del archivo Artiacuteculo 31 Reforma del Reglamento

La iniciativa para la reforma del presente Reglamento seraacute adoptada por la propia direccioacuten del centro acordado previamente con los oacuterganos pertinentes del Ayuntamiento de Baeza

La propuesta de reforma deberaacute obtener para prosperar el voto favorable de la mayoriacutea absoluta en pleno entrando en vigor a partir del diacutea siguiente al de su aprobacioacuten

CAPIacuteTULO V DE LA CONSERVACIOacuteN E INSTALACIONES

Artiacuteculo 32 Instalaciones

Las dependencias e instalaciones del Archivo seraacuten de uso exclusivo del mismo no pudiendo destinarse en ninguacuten momento a otras finalidades que no sean las que le son propias

El Archivo Municipal de Baeza estaacute ubicado en la calle Puerta de

Coacuterdoba 26 y consta de cinco aacutereas diferenciadas

- Aacuterea de trabajo o Sala de Investigacioacuten con biblioteca auxiliar

- Sala de digitalizacioacuten

- Direccioacuten y aacuterea de depoacutesito de documentos (cinco salas)

- Almaceacuten

- Sala de Exposiciones

El acceso a los depoacutesitos estaacute reservado exclusivamente al personal del archivo En ocasiones excepcionales (visitas concertadas etc) se podraacute permitir a los usuarios la entrada a los depoacutesitos en presencia de personal de archivo La amplitud de las instalaciones estaraacute en funcioacuten del aumento de la documentacioacuten

Artiacuteculo 33 Adecuacioacuten

Tanto el Archivo Municipal asiacute como los locales que se destinen o se puedan destinar en un futuro a archivo deberaacuten estar adaptados al cumplimiento de sus funciones tanto desde el punto de vista de la edificacioacuten como de su acondicionamiento y equipamiento Para garantizar esta funcionalidad se distinguiraacuten en ellos como miacutenimo tres zonas diferenciadas

bull depoacutesitos bull trabajo teacutecnico bull consulta

Artiacuteculo 34 Mantenimiento de las instalaciones

El Excmo Ayuntamiento de Baeza seraacute responsable de que los locales e instalaciones del Archivo particularmente los dedicados a depoacutesito cumplan las condiciones necesarias para garantizar la seguridad y preservacioacuten de los fondos adoptando las medidas de control prevencioacuten limpieza desinfeccioacuten correccioacuten yo extincioacuten que resulten maacutes oportunas en cada caso Es su obligacioacuten tambieacuten la verificacioacuten perioacutedica de los sistemas y condiciones de conservacioacuten y seguridad de los documentos y del estado de los mismos

El Archivo contaraacute con los bienes materiales y con las dotaciones presupuestarias necesarias para el desempentildeo de sus funciones

Artiacuteculo 35 Apoyo teacutecnico

El Archivero y en su caso los teacutecnicos nombrados asesoraraacuten al Ayuntamiento y a las entidades y organismos que de eacutel dependan sobre las teacutecnicas y soportes documentales maacutes adecuados para asegurar la

perdurabilidad de los documentos y en general acerca de cualquier otra medida haacutebil al efecto Artiacuteculo 36 Conservacioacuten y restauracioacuten

El Archivero o responsable propondraacute los programas de restauracioacuten y

de reproduccioacuten de documentos con fines de seguridad difusioacuten yo uso sustitutorio que considere maacutes oportunos El establecimiento de prioridades obedeceraacute a los siguientes criterios 1 La trascendencia histoacuterica 2 La trascendencia funcional 3 El estado de conservacioacuten 4 El volumen de consultas soportado

Las condiciones de conservacioacuten y mantenimiento del archivo se estableceraacuten en relacioacuten a los siguientes puntos

a) El Archivo velaraacute por el adecuado mantenimiento de las instalaciones en todo lo relativo a los sistemas de iluminacioacuten comunicacioacuten deteccioacuten de incendios equipos mecaacutenicos antirrobo y en todos los demaacutes elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro en colaboracioacuten con el resto de los responsables de las medidas de seguridad y proteccioacuten que este tipo de edificios requiere

b) En el archivo se llevaraacute un control sistemaacutetico y perioacutedico de las condiciones ambientales estado de las instalaciones del equipamiento en los depoacutesitos y de los soportes documentales a fin de detectar las posibles alteraciones las invasiones de agentes bioloacutegicos y los deterioros que eacutestas pudieran provocar

c) En el supuesto de la aparicioacuten de agentes bioloacutegicos o circunstancias fiacutesico-ambientales que motiven situaciones de emergencia deterioro o peligro inmediato de los documentos se daraacute cuenta al Ayuntamiento de Baeza a los efectos oportunos

d) Con el fin de garantizar la informacioacuten contenida en los nuevos soportes magneacuteticos y oacutepticos se realizaraacute el control y vigilancia de los mismos haciendo copias de seguridad perioacutedicas seguacuten establezcan los teacutecnicos informaacuteticos

e) En el momento en que se efectuacutee cualquier ingreso se deberaacute verificar el estado fiacutesico que presentan los documentos con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagacioacuten en su caso de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados

El Archivo deberaacute asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracioacuten en prevencioacuten de su mejor conservacioacuten e igualmente propondraacute la adopcioacuten de medidas oportunas para la restauracioacuten de los documentos deteriorados

CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artiacuteculo 37 Servicio de los documentos

El servicio de los documentos tanto puacuteblico como de caraacutecter interno se realizaraacute dentro del horario establecido en el Archivo y en las dependencias especiacuteficas habilitadas para tal fin El servicio fuera de este horario es excepcional y se justifica uacutenicamente por causas de fuerza mayor o necesidades insoslayables requiriendo en todo caso la presencia del Archivero

Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten

Los usuarios son responsables de la integridad de la documentacioacuten durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada

Los dantildeos que pudieran ocasionarse a los documentos asiacute como las posibles sustracciones se pondraacuten en conocimiento del Ayuntamiento y de las instituciones de seguridad pertinentes al efecto de la incoacioacuten del procedimiento para la adopcioacuten de las medidas oportunas Artiacuteculo 39 Informacioacuten

El Archivo facilitaraacute a los usuarios los instrumentos de descripcioacuten disponibles para la localizacioacuten y consulta de los documentos La buacutesqueda de informacioacuten tanto en los instrumentos de descripcioacuten como en la documentacioacuten estaraacute a cargo de los usuarios

Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos

Los usuarios tanto internos como externos no accederaacuten a los depoacutesitos ni se serviraacuten directamente la documentacioacuten en ninguna circunstancia

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

El Ayuntamiento velaraacute por la proteccioacuten y conservacioacuten del Patrimonio Documental Municipal

Con respecto al resto de los fondos documentales que aun no siendo

de su titularidad radiquen en su teacutermino podraacute adoptar por siacute mismo o en cooperacioacuten con otras Administraciones Puacuteblicas personas fiacutesicas o juriacutedicas las medidas oportunas para fomentar su defensa y recuperacioacuten y evitar su deterioro peacuterdida reubicacioacuten o destruccioacuten conforme a lo previsto en la legislacioacuten vigente CAPIacuteTULO III DEL PERSONAL DEL ARCHIVO

Artiacuteculo 10 Definicioacuten del director responsable o archivero municipal

La direccioacuten o responsabilidad cientiacutefica teacutecnica y administrativa del Archivo corresponde a la persona que haya sido asignada como encargada por la Administracioacuten Municipal para el ejercicio de estas funciones y tambieacuten quien ejecutaraacute los acuerdos tomados por la Comisioacuten Cientiacutefica en caso de constituirse esta

Su categoriacutea administrativa vendraacute determinada en el organigrama de

puestos de trabajo del Ayuntamiento dentro de la escala de Administracioacuten Especial o Teacutecnica con categoriacutea de titulado universitario

En aquellas ocasiones en las que no haya Archivero la persona con

mayor categoriacutea profesional de entre los empleados del Archivo asumiraacute transitoriamente sus funciones Artiacuteculo 11 Responsabilidad

El Archivero es el responsable del reacutegimen y disciplina del servicio de Archivo sus dependencias y material y del personal a su cargo asiacute como de la calidad del servicio y trabajo teacutecnico realizados Sus funciones vienen determinadas por el contenido del presente Reglamento y en particular por la ejecucioacuten de las competencias atribuidas al servicio en su articulado correspondiente ademaacutes de las especiacuteficas determinadas en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y en cuantas leyes y disposiciones establezca la Comunidad Autoacutenoma de Andaluciacutea al respecto y las Leyes estatales en general Artiacuteculo 12 Facultades del Archivero

El Archivero municipal estaacute facultado para proponer y en su caso decidir cualquier medida que considere necesaria para el mejor cumplimiento

de las funciones del servicio de Archivo y en general sobre aspectos relativos a la gestioacuten conservacioacuten acceso y difusioacuten especialmente del Archivo Histoacuterico Municipal y del Patrimonio Documental Artiacuteculo 13 Funciones

Las funciones que el Archivero se obliga a desarrollar en cumplimiento de sus atribuciones son las siguientes 1 Recibir conservar y custodiar adecuadamente la documentacioacuten ocupaacutendose asimismo de su clasificacioacuten y ordenacioacuten para lo que se encargaraacute de elaborar todos aquellos instrumentos de descripcioacuten que puedan facilitar el acceso a los documentos 2 Junto con el responsable de cada oficina productora o departamento se ocuparaacute de la seleccioacuten y propuesta de expurgo de los documentos emanados por la administracioacuten municipal que pasaran a formar parte del archivo administrativo y cuando se cumplan los plazos legales del Archivo Histoacuterico 3 Mantener un Libro de Registro o Base de Datos actualizada de todos los documentos recibidos y otro de todos los prestados para su consulta haciendo constar en cada una de ellos la naturaleza y denominacioacuten del documento o documentos la institucioacuten o persona que realiza el depoacutesito o solicita el preacutestamo y en este uacuteltimo caso el departamento fecha y firma del peticionario tanto en el momento de la retirada del documento como de su devolucioacuten 4 Velar por el buen funcionamiento del servicio distribuyendo el trabajo a los empleados del mismo 5 Custodiar junto al resto del personal las llaves los depoacutesitos las salas de investigadores y cualquier otra dependencia 6 Mantener un Libro Registro o Base de Datos actualizada con los datos de todos los investigadores y usuarios del Archivo reflejando en el mismo el nombre direccioacuten profesioacuten objeto de investigacioacuten y fondos consultados en cada momento 7 Vigilar la correcta utilizacioacuten de los documentos por parte de los investigadores 8 El Archivero queda legitimado para diligenciar compulsar y autorizar con su firma cuantas copias de documentos depositados en el Archivo le sean solicitadas y a tal efecto deberaacute de ser apoderado especiacuteficamente por el Pleno del Ayuntamiento

9 Igualmente el responsable del Archivo queda legitimado para expulsar prohibir el acceso a la documentacioacuten o poner en conocimiento de las autoridades pertinentes a todo aquel que realice un mal uso de los fondos sustraiga alguno de ellos o sea fuente de conflicto en el interior de las dependencias 10 Direccioacuten cientiacutefica teacutecnica y administrativa del servicio de archivo 11 Coordinacioacuten y direccioacuten general del centro 12 Elaboracioacuten de la programacioacuten anual sistemas de control estadiacutesticas reglamentos normas de uso organizacioacuten del trabajo interno etc 13 Asesoramiento y supervisioacuten continuacutea del funcionamiento del archivo 14 Inspeccioacuten y vigilancia en lo que respecta al cumplimiento de la normativa de archivos teacutecnica archiviacutestica equipamiento e instalaciones 15 El archiveroa elaboraraacute las normas de reacutegimen interno que regularaacuten el funcionamiento concreto del centro asiacute como las normas de organizacioacuten y descripcioacuten de las series documentales conservadas en las diferentes dependencias Estas normas deberaacuten ser aprobadas por el pleno del Ayuntamiento 16 El archiveroa a peticioacuten de los interesados podraacute emitir certificaciones o copias autentificadas (compulsas) de los documentos depositados en el archivo municipal 17 El archiveroa podraacute proponer o si es el caso decidir cualquier medida que considere necesaria y que no esteacute prevista en este reglamento encaminada a mejorar el cumplimiento y desarrollo de las funciones establecidas para el servicio de archivo 18 El archiveroa podraacute delegar sus funciones total o parcialmente en otras personas de manera temporal por motivo de vacaciones bajas laborales permisos u otras causas

El Ayuntamiento velaraacute por la formacioacuten continuada del personal del archivo dada la importancia del buen funcionamiento de este servicio para la gestioacuten municipal

Artiacuteculo 14 Resto del Personal del Archivo

El Archivo Municipal dispondraacute de personal en nuacutemero suficiente y con el nivel de especializacioacuten que exijan las funciones que desempentildee siendo sus categoriacuteas las que correspondan seguacuten la legislacioacuten vigente asiacute como tambieacuten dispondraacute del espacio instalaciones y medios materiales necesarios para su buen funcionamiento y la conclusioacuten de los fines que lo definen en el presente Reglamento

El personal del Servicio de Archivo como el resto del personal que presta servicios en la administracioacuten local deberaacute mantener la discrecioacuten oportuna con respecto a la informacioacuten a la que tiene acceso tal y como se establece en la legislacioacuten vigente Sus funciones principales seraacuten las siguientes

a) Asistencia al responsable del archivo en sus funciones

b) Aplicacioacuten de la programacioacuten anual y cumplimiento de la normativa de archivos asiacute como la correcta aplicacioacuten de las normas teacutecnicas y reglamentarias que se establezcan

c) Colaboracioacuten con el responsable del archivo en la supervisioacuten y asesoramiento de los archivos de oficina asiacute como en el correcto cumplimiento de la gestioacuten documental en todas las aacutereas del Ayuntamiento

El Ayuntamiento velaraacute por la formacioacuten continuada del personal del archivo dada la importancia del buen funcionamiento de este servicio para la gestioacuten municipal

Artiacuteculo 15 Coacutedigo deontoloacutegico

El personal del Archivo se somete a los dictados del Coacutedigo Deontoloacutegico propio de su profesioacuten estando obligado en particular a guardar la debida discrecioacuten y confidencialidad de la informacioacuten a la que por su trabajo tenga acceso y se somete por ello al cumplimiento del mismo

CAPIacuteTULO IV DEL FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO

Artiacuteculo 16 Gestioacuten y tratamiento

El Archivo Municipal es el oacutergano especializado en la administracioacuten del sistema de gestioacuten y tratamiento de documentos cuya finalidad es garantizar el seguimiento y localizacioacuten de cualquier documento en cualquier momento asiacute como las condiciones de transferencia conservacioacuten y acceso en colaboracioacuten con los oacuterganos pertinentes

La documentacioacuten recibida en el archivo seraacute objeto de todas las fases y

operaciones que comprende el tratamiento archiviacutestico identificacioacuten y valoracioacuten de series documentales clasificacioacuten ordenacioacuten y descripcioacuten

El archivo aplicaraacute las directrices e instrucciones de caraacutecter teacutecnico que

se elaboren desde la direccioacuten quien en todo momento podraacute observar su cumplimiento

La responsabilidad de la conservacioacuten y custodia de los documentos existentes en la administracioacuten local asiacute como su transferencia organizada y sistemaacutetica recaeraacute en los jefes de las unidades quienes podraacuten designar un encargado que asuma las funciones y vele por el cumplimiento de la normativa establecida por este reglamente sin perjuicio de lo establecido en los reglamentos regionales yo locales

Particularmente el Archivo Histoacuterico lo integran los documentos transferidos por la administracioacuten del Excmo Ayuntamiento de Baeza y que debido a su valor histoacuterico deben ser conservados permanentemente Igualmente formaran parte del mismo toda la documentacioacuten que reciba el centro por donaciones de particulares o sean adquiridas por compra cesioacuten o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento juriacutedico

La gestioacuten organizacioacuten y conservacioacuten del Archivo Municipal le corresponde exclusivamente a la direccioacuten del centro quien consultaraacute con el departamento local al que quede adscrito

Artiacuteculo 17 Clasificacioacuten e identificacioacuten

Los fondos que constituyen el Archivo estaraacuten clasificados siguiendo un criterio que tendraacute como base el principio de procedencia

La clasificacioacuten es la labor intelectual por la cual se identifican y establecen las series documentales que componen cada fondo Se entiende por serie documental el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogeacuteneo generadas por un mismo oacutergano o sujeto productor en el ejercicio de cada una de sus funciones especiacuteficas En consecuencia el fondo es el conjunto de series con una misma procedencia

Clasificados los documentos e identificadas las series documentales se procederaacute a la ordenacioacuten de las unidades documentales que la componen Para ello se seguiraacuten criterios cronoloacutegicos alfabeacuteticos numeacutericos o los que se estimen convenientes aplicar en funcioacuten del principio de estructura interna

Terminado la organizacioacuten de los documentos se procederaacute a la instalacioacuten en las unidades de conservacioacuten adecuadas que garantice su adecuado mantenimiento y que se identificaraacuten por la signatura que les corresponda Artiacuteculo 18 Ingresos y Transferencias

Estaacuten obligados a transferir los documentos al Archivo Histoacuterico Municipal

deg Cada una de las unidades administrativas del Ayuntamiento y tambieacuten

los organismos autoacutenomos y las empresas municipales fundaciones patronatos o cualesquiera otras personas juriacutedicas que esteacuten vinculadas a eacuteste transferiraacuten perioacutedicamente al Archivo la documentacioacuten cuya tramitacioacuten administrativa haya finalizado

deg El Archivero estableceraacute previa consulta con los responsables de las

unidades productoras el calendario de transferencias anuales

El ingreso de documentos en el Archivo se realizaraacute

1 Por transferencia ordinaria y regular de fondos procedentes de las unidades administrativas servicios y centros del Ayuntamiento de Baeza

2 Por transferencia extraordinaria de fondos procedentes de donacioacuten depoacutesito herencia legado o por cualquier otro sistema de adquisicioacuten o de dominio contemplado por el ordenamiento juriacutedico y que puedan ejercerse sobre fondos documentales y que sean aceptadas aprobadas u ordenadas por la direccioacuten del archivo

Y cumpliendo las siguientes condiciones

- Toda entrada de documentos en el Archivo iraacute acompantildeada del acta o impreso de transferencia o relacioacuten de entrega ajustada a los modelos normalizados que determine el Archivo o establecidas por ley

- Los documentos objetos de transferencia deberaacuten ser originales o copias uacutenicas

- El Archivo podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan la normativa establecida para ello y solicitar una nueva remisioacuten

- En el caso de ingreso de documentacioacuten por transferencias extraordinarias se procederaacute a la formalizacioacuten de la adquisicioacuten mediante una resolucioacuten del director y posterior informacioacuten al Excmo Ayuntamiento de Baeza

El Archivo contaraacute con un Registro General de la entrada de fondos correspondiente a los documentos que ingresen en el mismo

Artiacuteculo 19 Meacutetodo y requisitos 1 Los expedientes custodiados en las oficinas productoras se transferiraacuten al Archivo reunidos en series diferenciadas de acuerdo con el cuadro de clasificacioacuten de fondos 2 Se entiende por serie el conjunto de unidades documentales producidas por un oacutergano o sujeto productor a lo largo del tiempo en el desarrollo de una misma actividad y regulados por una misma norma juriacutedica yo de procedimiento 3 Solamente se remitiraacuten al Archivo Municipal expedientes finalizados Uacutenicamente se aceptaraacuten documentos sueltos cuando no formen parte de ninguacuten expediente En cualquier caso la documentacioacuten en papel transferida estaraacute a) Ordenada y foliada b) Despojada de gomas grapas clips clasificadores de plaacutestico y cualquier otro elemento que comprometa la conservacioacuten del soporte c) Dotada de una carpetilla identificativa de papel o cartulina con mencioacuten de contenido antildeo y la numeracioacuten correspondiente del negociado d) Introducida en cajas normalizadas de archivo

e) Desprovista de documentacioacuten de apoyo informativo asiacute como de duplicados y copias que seraacuten eliminados previa comprobacioacuten de la existencia de los originales En caso contrario se conservaraacuten 4 La transferencia de documentos legibles por maacutequina deberaacute ir acompantildeada de un documento en papel en el que se especifique contenido data y meta datos (programa sistema operativo tamantildeo compresioacuten etc) para su consulta Artiacuteculo 20 Remisioacuten de fondos

Toda transferencia iraacute acompantildeada de una Hoja de remisioacuten de fondos en donde se relacionaraacuten los expedientes que conforman las fracciones de serie transferida firmada por el responsable de la unidad productora Previo cotejo la Hoja seraacute firmada por el Archivero quedando un ejemplar en poder del archivo y el otro en el de la oficina remitente Artiacuteculo 21 Inadmisioacuten 1 El Archivero podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan los requisitos sentildealados hasta que se subsanen las deficiencias detectadas Solamente se admitiraacuten documentos y expedientes incompletos desorganizados o deteriorados en el Archivo de forma excepcional debiendo adjuntar el Jefe del Departamento o el Secretario de la Corporacioacuten una diligencia en la que haga constar dichas circunstancias y las razones que las han motivado 2 Se podraacute exigir la transferencia de aquellos fondos documentales que habiendo perdido su vigencia administrativa no hayan sido remitidos por los organismos productores 3 Igualmente podraacuten ser rechazados todos los documentos donados cesados transferidos etc que previa confirmacioacuten del hecho o en caso de conocerse sean consecuencia de dolo robo o cualquier accioacuten contraria a la Ley Si en alguacuten caso de tal negligencia se tuviera constancia con el tiempo se destinaraacute a doacutende proceda por Ley quedando por ello el Archivo excluido del hecho Artiacuteculo 22 Ingresos extraordinarios

Los ingresos extraordinarios de documentacioacuten en el Archivo Municipal por compra legado donacioacuten expropiacioacuten depoacutesito o cualquier otra procedencia requeriraacuten acuerdo formal del Pleno del Ayuntamiento municipal seguacuten la normativa vigente y previo informe del Archivo De forma general y sin perjuicio de otros requisitos exigibles en cada caso bien por la

normativa bien por razones teacutecnicas las condiciones para la aceptacioacuten de este tipo de ingresos son

1 El intereacutes de los documentos para Baeza y su Historia y para los investigadores 2 El acatamiento de las normas de tratamiento conservacioacuten y acceso establecidas en el presente Reglamento sin que puedan aceptarse condiciones que establezcan excepciones a las mismas por parte de los depositarios Artiacuteculo 23 Regulacioacuten de los ingresos

La admisioacuten de cualquier ingreso extraordinario se formalizaraacute mediante contrato convenio de colaboracioacuten o cualquier otro documento vaacutelido seguacuten proceda y se ejecutaraacute mediante acta de entrega a la que se acompantildearaacute un inventario que tras su cotejo seraacute rubricado por el Alcalde de Baeza y el Archivero como receptor

Artiacuteculo 24 Registro General de Entrada de Documentos

Todos los ingresos tanto ordinarios como extraordinarios quedaraacuten asentados en el Registro de Entrada de Documentos Base de Datos o cualquier proceso de control de entrada Artiacuteculo 25 Organizacioacuten y descripcioacuten

Las tareas de identificacioacuten clasificacioacuten ordenacioacuten descripcioacuten e instalacioacuten de la documentacioacuten corresponden al personal del Archivo

El Archivero es el encargado de elaborar revisar y mantener al diacutea el cuadro de clasificacioacuten de la documentacioacuten municipal y de los demaacutes Fondos que constituyen el Patrimonio Documental y Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza La inclusioacuten en el cuadro de clasificacioacuten de nuevas series documentales es una funcioacuten exclusiva del Archivero si bien eacuteste tendraacute en consideracioacuten los criterios o propuestas de las unidades productoras y la normativa vigente al respecto

Por otra parte cualquier modificacioacuten formal de contenido o de

tramitacioacuten que se produzca en las series documentales habraacute de comunicarse al Archivo para que eacuteste proceda a una nueva evaluacioacuten y actualizacioacuten si es necesario del cuadro de clasificacioacuten de la valoracioacuten y de los plazos de transferencia seleccioacuten y acceso

Artiacuteculo 26 Normalizacioacuten

El Archivo podraacute proponer normativas especiacuteficas que regulen y mejoren aspectos concretos sobre normalizacioacuten de documentos su transferencia y su conservacioacuten

El Archivero elaboraraacute los instrumentos de control informacioacuten y

descripcioacuten documental necesarios para la localizacioacuten y acceso a todos los fondos documentales custodiados de acuerdo con la normativa vigente Artiacuteculo 27 Valoracioacuten e identificacioacuten

En materia de valoracioacuten e identificacioacuten documental se acataraacute lo articulado en los reglamentos y leyes pertinentes El procedimiento de valoracioacuten y seleccioacuten de documentos se aplicaraacute a toda la documentacioacuten municipal administrativa Sin embargo y como norma general no puede ser objeto de valoracioacuten y seleccioacuten la documentacioacuten considerada histoacuterica La seleccioacuten documental en su caso se llevaraacute a cabo guardando las maacuteximas garantiacuteas y siguiendo estrictamente las directrices que en esta materia tiene establecidas y establezcan los organismos competentes Artiacuteculo 28 Eliminacioacuten y expurgo

Eliminacioacuten de documentos

1 Queda prohibida cualquier eliminacioacuten total o parcial de documentacioacuten que no este acordada por la Direccioacuten y teacutecnicos especializados en la materia que evaluaraacute la documentacioacuten de acuerdo con lo estipulado o por lo establecido en la legislacioacuten vigente

2 De toda eliminacioacuten se levantaraacute acta en la que conste los documentos que se eliminan y las razones que justifican su destruccioacuten

3 La eliminacioacuten de documentos podraacute conllevar la conservacioacuten de muestras originales Las teacutecnicas de muestreo da cada serie se fijaraacuten en las tablas de valoracioacuten de ellas y se haraacuten constar en la referida acta de eliminacioacuten

Se considera expurgo a los efectos de la aplicacioacuten del presente Reglamento el proceso de valoracioacuten seleccioacuten y eliminacioacuten o conservacioacuten de los documentos integrantes del patrimonio documental

Queda prohibida la eliminacioacuten total o parcial de cualquier documento mientras no reciba el dictamen preceptivo de la direccioacuten del archivo y seguacuten el procedimiento establecido en el presente Reglamento

De cada expurgo se levantaraacute acta suscrita por el Archivero y por el responsable del Servicio correspondiente Estas actas agrupadas formaraacuten el Registro de Expurgos de Documentos No se podraacute eliminar en ninguacuten caso documentacioacuten anterior a 1940 o toda aquella que se considere de valor para el bien del Municipio su Administracioacuten o su Historia Habida cuenta de su volumen y caracteriacutesticas

Artiacuteculo 29 Servicios que se ofrecen

Servicio a la administracioacuten

La primera funcioacuten del archivo y de la biblioteca del archivo es ofrecer un servicio de informacioacuten y documentacioacuten adecuado a la propia institucioacuten administrativa de la que depende (Excmo Ayuntamiento de Baeza) y al resto de la comunidad proporcionando apoyo en la gestioacuten documental especialmente en las labores de conservacioacuten y de restauracioacuten de los bienes patrimoniales y en la labor de difusioacuten (ediciones exposiciones publicaciones etc)

Servicio de documentacioacuten y de consulta

a) Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos conservados en el Archivo Histoacuterico Municipal no asiacute del conglomerado documental del Archivo Administrativo si se encontrara vigente (salvo excepciones previamente autorizadas por los oacuterganos competentes)

b) El acceso a los documentos administrativos que esteacuten en curso de convertirse en documentacioacuten histoacuterica quedan reservados a las oficinas funcionarios o miembros del Ayuntamiento de Baeza para quienes resulte necesaria la consulta de los mismos por entrar directamente en el aacutembito de sus competencias con las uacutenicas limitaciones de acceso que establezca la legislacioacuten vigente

c) El derecho de acceso a los documentos podraacute ser ejercido por personas que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

d) La denegacioacuten del acceso a los documentos se haraacute por decisioacuten

preestablecida por el archivero el Ayuntamiento de Baeza o por causas contenidas en la legislacioacuten vigente o en su caso por antecedentes de negligencia en el Archivo por parte del solicitante

e) El servicio de archivo atenderaacute las consultas dentro del horario de atencioacuten al puacuteblico establecido Fuera de ese horario no se podraacute acceder ni utilizar sus instalaciones salvo causas de fuerza mayor y en presencia del personal del archivo

Preacutestamo

a) Los documentos del archivo soacutelo podraacuten ser prestados a los servicios administrativos municipales y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en las leyes

b) El procedimiento de preacutestamo seraacute mediante la cumplimentacioacuten de una hoja de solicitud de preacutestamo en la que quede identificado el solicitante la unidad administrativa a la que pertenece el documento requerido con su signatura de localizacioacuten y la fecha de solicitud Esta peticioacuten quedaraacute validada con la firma del interesado

c) La formalizacioacuten del preacutestamo seraacute efectiva con la entrega del documento solicitado y con la devolucioacuten de un ejemplar de la hoja de solicitud firmado por el archivero a o persona en quien delegue

d) En todo caso en una misma hoja soacutelo podraacute ser solicitado un uacutenico documento sea simple o compuesto (expediente o registro) por lo que se deberaacuten cumplimentar tantas hojas como documentos requeridos La buacutesqueda de informacioacuten en los documentos solicitados seraacute realizada por los peticionarios o interesados no por el personal de archivo

e) No se dejaraacute en preacutestamo documentos separados de la unidad documental de que formen parte

f) Cuando una oficina quiera solicitar el preacutestamo o consultar documentacioacuten de acceso restringido generado por otra unidad administrativa necesitaraacute la autorizacioacuten por escrito del jefe de servicio que la ha transferido o del propio Ayuntamiento de Baeza (extensible a otras administraciones)

g) Los documentos prestados deberaacuten devolverse al archivo en el plazo maacuteximo de tres meses y en perfecto estado Solo en casos excepcionales podraacute ampliarse este plazo previa peticioacuten razonada al archivo

h) La responsabilidad en la custodia de los documentos en preacutestamo mientras permanezcan fuera del archivo corresponde a los peticionarios

i) Los documentos histoacutericos libros o documentos custodiados en el archivo NO podraacuten salir de las dependencias municipales salvo en lo siguientes casos

- Cuando sean requeridos por los tribunales de justicia

- Cuando se acuerde su reproduccioacuten a traveacutes de microformas disco oacuteptico o cualquier otro sistema convenido

- Para ser sometidos a procesos de restauracioacuten

- Para la realizacioacuten de exposiciones

En todos los casos se adoptaraacuten las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la adecuada conservacioacuten de los documentos asiacute como el reintegro de los mismos

j) El servicio de archivo podraacute adoptar las medidas que considere precisas para impedir cualquier merma en el patrimonio documental por la negligencia en la conservacioacuten de la documentacioacuten prestada Y si es el caso podraacute denegar la salida temporal de documentacioacuten del archivo La unidad administrativa solicitante podraacute optar entonces por consultar la documentacioacuten directamente en las dependencias del archivo

k) Todos los preacutestamos quedaraacuten registrados en el correspondiente Registro de Preacutestamos que se llevaraacute en el Archivo Municipal

La persona encargada de la consulta deberaacute tener presente las siguientes obligaciones en relacioacuten al documento

- No se podraacute escribir en los documentos ni doblarlos ni calcarlos Tampoco podraacuten sacarse de la Sala de Investigadores excepto cuando sean requeridos por el personal del Archivo porque tal hecho sea estrictamente necesario

- Los usuarios seraacuten responsables de la documentacioacuten que se les entregue para su consulta mientras los utilice debiendo tener el maacuteximo cuidado en su manipulacioacuten Los dantildeos y peacuterdidas que se produzcan deberaacuten ser resarcidos por el valor total de la documentacioacuten dantildeada o perdida asiacute como por el valor de los perjuicios que directa o indirectamente se ocasionen

- El derecho de consulta podraacute ser retirado a toda persona que trate la documentacioacuten de forma negligente y que mantenga actitudes que dificulten el trabajo y el estudio o que no respeten el presente Reglamento

Servicio de referencia

Trabajo de asesoramiento a los investigadores sobre el tipo de fuentes bibliograacuteficas y documentales que se pueden consultar en el centro y en la medida de lo posible sobre otro tipo de fondos y archivos Atencioacuten de consultas sobre el patrimonio documental y bibliograacutefico de la ciudad de Baeza realizadas de forma presencial telefoacutenica o por correo postal y electroacutenico

Asesoramiento sobre la buacutesqueda y utilizacioacuten de los documentos y libros impresos del Archivo y sobre fuentes documentales y bibliograacuteficas relacionadas con la ciudad y conservadas en otros centros culturales

Servicio de reprografiacutea

La reproduccioacuten de obras sujetas a la Ley de Propiedad Intelectual queda regulada por dicha Ley

Se ofrece la posibilidad de reproducir documentos por medio de fotocopia o de fotografiacutea digital atenieacutendose en todo momento a las normas estipuladas por el Reglamento y a la legislacioacuten vigente La reproduccioacuten mecaacutenica de los documentos a solicitud de los usuarios seraacute posible siempre que no perjudique a la conservacioacuten de los mismos y siempre teniendo en cuenta el estado de conservacioacuten en el que se hallen y las limitaciones que posean

Existe tambieacuten la posibilidad de recibir por correo postal o correo electroacutenico las reproducciones solicitadas

Estaacute prohibido reproducir sin la debida autorizacioacuten copias de cualquier tipo suministradas por el Archivo u obtenidas en el mismo Tal autorizacioacuten obliga a citar la procedencia de los documentos reproducidos

Servicio de formacioacuten

Se ofrece la posibilidad de que personas teacutecnicos especialistas completen su formacioacuten de archivo mediante becas ayudas o subvenciones Se puede realizar de dos maneras la realizacioacuten de praacutecticas regladas y la realizacioacuten de visitas facultativas previamente concertadas

Servicio de difusioacuten

Como centro de difusioacuten de actividades culturales el archivo y su biblioteca participan en diversas iniciativas ediciones de cataacutelogos presentacioacuten de libros exposiciones colaboracioacuten con otras instituciones visitas guiadas etc

Artiacuteculo 30 Horario

El horario de apertura al puacuteblico todo el antildeo seraacute de 9 a 1400h de lunes a viernes Fuera de este horario el Archivo Histoacuterico Municipal permaneceraacute cerrado El horario estaacute sujeto a modificaciones en funcioacuten de las necesidades del servicio y de las prioridades que puedan surgir Igualmente el centro permaneceraacute cerrado en las festividades de Navidad Semana Santa y durante los diacuteas que correspondan de vacaciones al personal del archivo Artiacuteculo 31 Reforma del Reglamento

La iniciativa para la reforma del presente Reglamento seraacute adoptada por la propia direccioacuten del centro acordado previamente con los oacuterganos pertinentes del Ayuntamiento de Baeza

La propuesta de reforma deberaacute obtener para prosperar el voto favorable de la mayoriacutea absoluta en pleno entrando en vigor a partir del diacutea siguiente al de su aprobacioacuten

CAPIacuteTULO V DE LA CONSERVACIOacuteN E INSTALACIONES

Artiacuteculo 32 Instalaciones

Las dependencias e instalaciones del Archivo seraacuten de uso exclusivo del mismo no pudiendo destinarse en ninguacuten momento a otras finalidades que no sean las que le son propias

El Archivo Municipal de Baeza estaacute ubicado en la calle Puerta de

Coacuterdoba 26 y consta de cinco aacutereas diferenciadas

- Aacuterea de trabajo o Sala de Investigacioacuten con biblioteca auxiliar

- Sala de digitalizacioacuten

- Direccioacuten y aacuterea de depoacutesito de documentos (cinco salas)

- Almaceacuten

- Sala de Exposiciones

El acceso a los depoacutesitos estaacute reservado exclusivamente al personal del archivo En ocasiones excepcionales (visitas concertadas etc) se podraacute permitir a los usuarios la entrada a los depoacutesitos en presencia de personal de archivo La amplitud de las instalaciones estaraacute en funcioacuten del aumento de la documentacioacuten

Artiacuteculo 33 Adecuacioacuten

Tanto el Archivo Municipal asiacute como los locales que se destinen o se puedan destinar en un futuro a archivo deberaacuten estar adaptados al cumplimiento de sus funciones tanto desde el punto de vista de la edificacioacuten como de su acondicionamiento y equipamiento Para garantizar esta funcionalidad se distinguiraacuten en ellos como miacutenimo tres zonas diferenciadas

bull depoacutesitos bull trabajo teacutecnico bull consulta

Artiacuteculo 34 Mantenimiento de las instalaciones

El Excmo Ayuntamiento de Baeza seraacute responsable de que los locales e instalaciones del Archivo particularmente los dedicados a depoacutesito cumplan las condiciones necesarias para garantizar la seguridad y preservacioacuten de los fondos adoptando las medidas de control prevencioacuten limpieza desinfeccioacuten correccioacuten yo extincioacuten que resulten maacutes oportunas en cada caso Es su obligacioacuten tambieacuten la verificacioacuten perioacutedica de los sistemas y condiciones de conservacioacuten y seguridad de los documentos y del estado de los mismos

El Archivo contaraacute con los bienes materiales y con las dotaciones presupuestarias necesarias para el desempentildeo de sus funciones

Artiacuteculo 35 Apoyo teacutecnico

El Archivero y en su caso los teacutecnicos nombrados asesoraraacuten al Ayuntamiento y a las entidades y organismos que de eacutel dependan sobre las teacutecnicas y soportes documentales maacutes adecuados para asegurar la

perdurabilidad de los documentos y en general acerca de cualquier otra medida haacutebil al efecto Artiacuteculo 36 Conservacioacuten y restauracioacuten

El Archivero o responsable propondraacute los programas de restauracioacuten y

de reproduccioacuten de documentos con fines de seguridad difusioacuten yo uso sustitutorio que considere maacutes oportunos El establecimiento de prioridades obedeceraacute a los siguientes criterios 1 La trascendencia histoacuterica 2 La trascendencia funcional 3 El estado de conservacioacuten 4 El volumen de consultas soportado

Las condiciones de conservacioacuten y mantenimiento del archivo se estableceraacuten en relacioacuten a los siguientes puntos

a) El Archivo velaraacute por el adecuado mantenimiento de las instalaciones en todo lo relativo a los sistemas de iluminacioacuten comunicacioacuten deteccioacuten de incendios equipos mecaacutenicos antirrobo y en todos los demaacutes elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro en colaboracioacuten con el resto de los responsables de las medidas de seguridad y proteccioacuten que este tipo de edificios requiere

b) En el archivo se llevaraacute un control sistemaacutetico y perioacutedico de las condiciones ambientales estado de las instalaciones del equipamiento en los depoacutesitos y de los soportes documentales a fin de detectar las posibles alteraciones las invasiones de agentes bioloacutegicos y los deterioros que eacutestas pudieran provocar

c) En el supuesto de la aparicioacuten de agentes bioloacutegicos o circunstancias fiacutesico-ambientales que motiven situaciones de emergencia deterioro o peligro inmediato de los documentos se daraacute cuenta al Ayuntamiento de Baeza a los efectos oportunos

d) Con el fin de garantizar la informacioacuten contenida en los nuevos soportes magneacuteticos y oacutepticos se realizaraacute el control y vigilancia de los mismos haciendo copias de seguridad perioacutedicas seguacuten establezcan los teacutecnicos informaacuteticos

e) En el momento en que se efectuacutee cualquier ingreso se deberaacute verificar el estado fiacutesico que presentan los documentos con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagacioacuten en su caso de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados

El Archivo deberaacute asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracioacuten en prevencioacuten de su mejor conservacioacuten e igualmente propondraacute la adopcioacuten de medidas oportunas para la restauracioacuten de los documentos deteriorados

CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artiacuteculo 37 Servicio de los documentos

El servicio de los documentos tanto puacuteblico como de caraacutecter interno se realizaraacute dentro del horario establecido en el Archivo y en las dependencias especiacuteficas habilitadas para tal fin El servicio fuera de este horario es excepcional y se justifica uacutenicamente por causas de fuerza mayor o necesidades insoslayables requiriendo en todo caso la presencia del Archivero

Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten

Los usuarios son responsables de la integridad de la documentacioacuten durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada

Los dantildeos que pudieran ocasionarse a los documentos asiacute como las posibles sustracciones se pondraacuten en conocimiento del Ayuntamiento y de las instituciones de seguridad pertinentes al efecto de la incoacioacuten del procedimiento para la adopcioacuten de las medidas oportunas Artiacuteculo 39 Informacioacuten

El Archivo facilitaraacute a los usuarios los instrumentos de descripcioacuten disponibles para la localizacioacuten y consulta de los documentos La buacutesqueda de informacioacuten tanto en los instrumentos de descripcioacuten como en la documentacioacuten estaraacute a cargo de los usuarios

Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos

Los usuarios tanto internos como externos no accederaacuten a los depoacutesitos ni se serviraacuten directamente la documentacioacuten en ninguna circunstancia

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

de las funciones del servicio de Archivo y en general sobre aspectos relativos a la gestioacuten conservacioacuten acceso y difusioacuten especialmente del Archivo Histoacuterico Municipal y del Patrimonio Documental Artiacuteculo 13 Funciones

Las funciones que el Archivero se obliga a desarrollar en cumplimiento de sus atribuciones son las siguientes 1 Recibir conservar y custodiar adecuadamente la documentacioacuten ocupaacutendose asimismo de su clasificacioacuten y ordenacioacuten para lo que se encargaraacute de elaborar todos aquellos instrumentos de descripcioacuten que puedan facilitar el acceso a los documentos 2 Junto con el responsable de cada oficina productora o departamento se ocuparaacute de la seleccioacuten y propuesta de expurgo de los documentos emanados por la administracioacuten municipal que pasaran a formar parte del archivo administrativo y cuando se cumplan los plazos legales del Archivo Histoacuterico 3 Mantener un Libro de Registro o Base de Datos actualizada de todos los documentos recibidos y otro de todos los prestados para su consulta haciendo constar en cada una de ellos la naturaleza y denominacioacuten del documento o documentos la institucioacuten o persona que realiza el depoacutesito o solicita el preacutestamo y en este uacuteltimo caso el departamento fecha y firma del peticionario tanto en el momento de la retirada del documento como de su devolucioacuten 4 Velar por el buen funcionamiento del servicio distribuyendo el trabajo a los empleados del mismo 5 Custodiar junto al resto del personal las llaves los depoacutesitos las salas de investigadores y cualquier otra dependencia 6 Mantener un Libro Registro o Base de Datos actualizada con los datos de todos los investigadores y usuarios del Archivo reflejando en el mismo el nombre direccioacuten profesioacuten objeto de investigacioacuten y fondos consultados en cada momento 7 Vigilar la correcta utilizacioacuten de los documentos por parte de los investigadores 8 El Archivero queda legitimado para diligenciar compulsar y autorizar con su firma cuantas copias de documentos depositados en el Archivo le sean solicitadas y a tal efecto deberaacute de ser apoderado especiacuteficamente por el Pleno del Ayuntamiento

9 Igualmente el responsable del Archivo queda legitimado para expulsar prohibir el acceso a la documentacioacuten o poner en conocimiento de las autoridades pertinentes a todo aquel que realice un mal uso de los fondos sustraiga alguno de ellos o sea fuente de conflicto en el interior de las dependencias 10 Direccioacuten cientiacutefica teacutecnica y administrativa del servicio de archivo 11 Coordinacioacuten y direccioacuten general del centro 12 Elaboracioacuten de la programacioacuten anual sistemas de control estadiacutesticas reglamentos normas de uso organizacioacuten del trabajo interno etc 13 Asesoramiento y supervisioacuten continuacutea del funcionamiento del archivo 14 Inspeccioacuten y vigilancia en lo que respecta al cumplimiento de la normativa de archivos teacutecnica archiviacutestica equipamiento e instalaciones 15 El archiveroa elaboraraacute las normas de reacutegimen interno que regularaacuten el funcionamiento concreto del centro asiacute como las normas de organizacioacuten y descripcioacuten de las series documentales conservadas en las diferentes dependencias Estas normas deberaacuten ser aprobadas por el pleno del Ayuntamiento 16 El archiveroa a peticioacuten de los interesados podraacute emitir certificaciones o copias autentificadas (compulsas) de los documentos depositados en el archivo municipal 17 El archiveroa podraacute proponer o si es el caso decidir cualquier medida que considere necesaria y que no esteacute prevista en este reglamento encaminada a mejorar el cumplimiento y desarrollo de las funciones establecidas para el servicio de archivo 18 El archiveroa podraacute delegar sus funciones total o parcialmente en otras personas de manera temporal por motivo de vacaciones bajas laborales permisos u otras causas

El Ayuntamiento velaraacute por la formacioacuten continuada del personal del archivo dada la importancia del buen funcionamiento de este servicio para la gestioacuten municipal

Artiacuteculo 14 Resto del Personal del Archivo

El Archivo Municipal dispondraacute de personal en nuacutemero suficiente y con el nivel de especializacioacuten que exijan las funciones que desempentildee siendo sus categoriacuteas las que correspondan seguacuten la legislacioacuten vigente asiacute como tambieacuten dispondraacute del espacio instalaciones y medios materiales necesarios para su buen funcionamiento y la conclusioacuten de los fines que lo definen en el presente Reglamento

El personal del Servicio de Archivo como el resto del personal que presta servicios en la administracioacuten local deberaacute mantener la discrecioacuten oportuna con respecto a la informacioacuten a la que tiene acceso tal y como se establece en la legislacioacuten vigente Sus funciones principales seraacuten las siguientes

a) Asistencia al responsable del archivo en sus funciones

b) Aplicacioacuten de la programacioacuten anual y cumplimiento de la normativa de archivos asiacute como la correcta aplicacioacuten de las normas teacutecnicas y reglamentarias que se establezcan

c) Colaboracioacuten con el responsable del archivo en la supervisioacuten y asesoramiento de los archivos de oficina asiacute como en el correcto cumplimiento de la gestioacuten documental en todas las aacutereas del Ayuntamiento

El Ayuntamiento velaraacute por la formacioacuten continuada del personal del archivo dada la importancia del buen funcionamiento de este servicio para la gestioacuten municipal

Artiacuteculo 15 Coacutedigo deontoloacutegico

El personal del Archivo se somete a los dictados del Coacutedigo Deontoloacutegico propio de su profesioacuten estando obligado en particular a guardar la debida discrecioacuten y confidencialidad de la informacioacuten a la que por su trabajo tenga acceso y se somete por ello al cumplimiento del mismo

CAPIacuteTULO IV DEL FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO

Artiacuteculo 16 Gestioacuten y tratamiento

El Archivo Municipal es el oacutergano especializado en la administracioacuten del sistema de gestioacuten y tratamiento de documentos cuya finalidad es garantizar el seguimiento y localizacioacuten de cualquier documento en cualquier momento asiacute como las condiciones de transferencia conservacioacuten y acceso en colaboracioacuten con los oacuterganos pertinentes

La documentacioacuten recibida en el archivo seraacute objeto de todas las fases y

operaciones que comprende el tratamiento archiviacutestico identificacioacuten y valoracioacuten de series documentales clasificacioacuten ordenacioacuten y descripcioacuten

El archivo aplicaraacute las directrices e instrucciones de caraacutecter teacutecnico que

se elaboren desde la direccioacuten quien en todo momento podraacute observar su cumplimiento

La responsabilidad de la conservacioacuten y custodia de los documentos existentes en la administracioacuten local asiacute como su transferencia organizada y sistemaacutetica recaeraacute en los jefes de las unidades quienes podraacuten designar un encargado que asuma las funciones y vele por el cumplimiento de la normativa establecida por este reglamente sin perjuicio de lo establecido en los reglamentos regionales yo locales

Particularmente el Archivo Histoacuterico lo integran los documentos transferidos por la administracioacuten del Excmo Ayuntamiento de Baeza y que debido a su valor histoacuterico deben ser conservados permanentemente Igualmente formaran parte del mismo toda la documentacioacuten que reciba el centro por donaciones de particulares o sean adquiridas por compra cesioacuten o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento juriacutedico

La gestioacuten organizacioacuten y conservacioacuten del Archivo Municipal le corresponde exclusivamente a la direccioacuten del centro quien consultaraacute con el departamento local al que quede adscrito

Artiacuteculo 17 Clasificacioacuten e identificacioacuten

Los fondos que constituyen el Archivo estaraacuten clasificados siguiendo un criterio que tendraacute como base el principio de procedencia

La clasificacioacuten es la labor intelectual por la cual se identifican y establecen las series documentales que componen cada fondo Se entiende por serie documental el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogeacuteneo generadas por un mismo oacutergano o sujeto productor en el ejercicio de cada una de sus funciones especiacuteficas En consecuencia el fondo es el conjunto de series con una misma procedencia

Clasificados los documentos e identificadas las series documentales se procederaacute a la ordenacioacuten de las unidades documentales que la componen Para ello se seguiraacuten criterios cronoloacutegicos alfabeacuteticos numeacutericos o los que se estimen convenientes aplicar en funcioacuten del principio de estructura interna

Terminado la organizacioacuten de los documentos se procederaacute a la instalacioacuten en las unidades de conservacioacuten adecuadas que garantice su adecuado mantenimiento y que se identificaraacuten por la signatura que les corresponda Artiacuteculo 18 Ingresos y Transferencias

Estaacuten obligados a transferir los documentos al Archivo Histoacuterico Municipal

deg Cada una de las unidades administrativas del Ayuntamiento y tambieacuten

los organismos autoacutenomos y las empresas municipales fundaciones patronatos o cualesquiera otras personas juriacutedicas que esteacuten vinculadas a eacuteste transferiraacuten perioacutedicamente al Archivo la documentacioacuten cuya tramitacioacuten administrativa haya finalizado

deg El Archivero estableceraacute previa consulta con los responsables de las

unidades productoras el calendario de transferencias anuales

El ingreso de documentos en el Archivo se realizaraacute

1 Por transferencia ordinaria y regular de fondos procedentes de las unidades administrativas servicios y centros del Ayuntamiento de Baeza

2 Por transferencia extraordinaria de fondos procedentes de donacioacuten depoacutesito herencia legado o por cualquier otro sistema de adquisicioacuten o de dominio contemplado por el ordenamiento juriacutedico y que puedan ejercerse sobre fondos documentales y que sean aceptadas aprobadas u ordenadas por la direccioacuten del archivo

Y cumpliendo las siguientes condiciones

- Toda entrada de documentos en el Archivo iraacute acompantildeada del acta o impreso de transferencia o relacioacuten de entrega ajustada a los modelos normalizados que determine el Archivo o establecidas por ley

- Los documentos objetos de transferencia deberaacuten ser originales o copias uacutenicas

- El Archivo podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan la normativa establecida para ello y solicitar una nueva remisioacuten

- En el caso de ingreso de documentacioacuten por transferencias extraordinarias se procederaacute a la formalizacioacuten de la adquisicioacuten mediante una resolucioacuten del director y posterior informacioacuten al Excmo Ayuntamiento de Baeza

El Archivo contaraacute con un Registro General de la entrada de fondos correspondiente a los documentos que ingresen en el mismo

Artiacuteculo 19 Meacutetodo y requisitos 1 Los expedientes custodiados en las oficinas productoras se transferiraacuten al Archivo reunidos en series diferenciadas de acuerdo con el cuadro de clasificacioacuten de fondos 2 Se entiende por serie el conjunto de unidades documentales producidas por un oacutergano o sujeto productor a lo largo del tiempo en el desarrollo de una misma actividad y regulados por una misma norma juriacutedica yo de procedimiento 3 Solamente se remitiraacuten al Archivo Municipal expedientes finalizados Uacutenicamente se aceptaraacuten documentos sueltos cuando no formen parte de ninguacuten expediente En cualquier caso la documentacioacuten en papel transferida estaraacute a) Ordenada y foliada b) Despojada de gomas grapas clips clasificadores de plaacutestico y cualquier otro elemento que comprometa la conservacioacuten del soporte c) Dotada de una carpetilla identificativa de papel o cartulina con mencioacuten de contenido antildeo y la numeracioacuten correspondiente del negociado d) Introducida en cajas normalizadas de archivo

e) Desprovista de documentacioacuten de apoyo informativo asiacute como de duplicados y copias que seraacuten eliminados previa comprobacioacuten de la existencia de los originales En caso contrario se conservaraacuten 4 La transferencia de documentos legibles por maacutequina deberaacute ir acompantildeada de un documento en papel en el que se especifique contenido data y meta datos (programa sistema operativo tamantildeo compresioacuten etc) para su consulta Artiacuteculo 20 Remisioacuten de fondos

Toda transferencia iraacute acompantildeada de una Hoja de remisioacuten de fondos en donde se relacionaraacuten los expedientes que conforman las fracciones de serie transferida firmada por el responsable de la unidad productora Previo cotejo la Hoja seraacute firmada por el Archivero quedando un ejemplar en poder del archivo y el otro en el de la oficina remitente Artiacuteculo 21 Inadmisioacuten 1 El Archivero podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan los requisitos sentildealados hasta que se subsanen las deficiencias detectadas Solamente se admitiraacuten documentos y expedientes incompletos desorganizados o deteriorados en el Archivo de forma excepcional debiendo adjuntar el Jefe del Departamento o el Secretario de la Corporacioacuten una diligencia en la que haga constar dichas circunstancias y las razones que las han motivado 2 Se podraacute exigir la transferencia de aquellos fondos documentales que habiendo perdido su vigencia administrativa no hayan sido remitidos por los organismos productores 3 Igualmente podraacuten ser rechazados todos los documentos donados cesados transferidos etc que previa confirmacioacuten del hecho o en caso de conocerse sean consecuencia de dolo robo o cualquier accioacuten contraria a la Ley Si en alguacuten caso de tal negligencia se tuviera constancia con el tiempo se destinaraacute a doacutende proceda por Ley quedando por ello el Archivo excluido del hecho Artiacuteculo 22 Ingresos extraordinarios

Los ingresos extraordinarios de documentacioacuten en el Archivo Municipal por compra legado donacioacuten expropiacioacuten depoacutesito o cualquier otra procedencia requeriraacuten acuerdo formal del Pleno del Ayuntamiento municipal seguacuten la normativa vigente y previo informe del Archivo De forma general y sin perjuicio de otros requisitos exigibles en cada caso bien por la

normativa bien por razones teacutecnicas las condiciones para la aceptacioacuten de este tipo de ingresos son

1 El intereacutes de los documentos para Baeza y su Historia y para los investigadores 2 El acatamiento de las normas de tratamiento conservacioacuten y acceso establecidas en el presente Reglamento sin que puedan aceptarse condiciones que establezcan excepciones a las mismas por parte de los depositarios Artiacuteculo 23 Regulacioacuten de los ingresos

La admisioacuten de cualquier ingreso extraordinario se formalizaraacute mediante contrato convenio de colaboracioacuten o cualquier otro documento vaacutelido seguacuten proceda y se ejecutaraacute mediante acta de entrega a la que se acompantildearaacute un inventario que tras su cotejo seraacute rubricado por el Alcalde de Baeza y el Archivero como receptor

Artiacuteculo 24 Registro General de Entrada de Documentos

Todos los ingresos tanto ordinarios como extraordinarios quedaraacuten asentados en el Registro de Entrada de Documentos Base de Datos o cualquier proceso de control de entrada Artiacuteculo 25 Organizacioacuten y descripcioacuten

Las tareas de identificacioacuten clasificacioacuten ordenacioacuten descripcioacuten e instalacioacuten de la documentacioacuten corresponden al personal del Archivo

El Archivero es el encargado de elaborar revisar y mantener al diacutea el cuadro de clasificacioacuten de la documentacioacuten municipal y de los demaacutes Fondos que constituyen el Patrimonio Documental y Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza La inclusioacuten en el cuadro de clasificacioacuten de nuevas series documentales es una funcioacuten exclusiva del Archivero si bien eacuteste tendraacute en consideracioacuten los criterios o propuestas de las unidades productoras y la normativa vigente al respecto

Por otra parte cualquier modificacioacuten formal de contenido o de

tramitacioacuten que se produzca en las series documentales habraacute de comunicarse al Archivo para que eacuteste proceda a una nueva evaluacioacuten y actualizacioacuten si es necesario del cuadro de clasificacioacuten de la valoracioacuten y de los plazos de transferencia seleccioacuten y acceso

Artiacuteculo 26 Normalizacioacuten

El Archivo podraacute proponer normativas especiacuteficas que regulen y mejoren aspectos concretos sobre normalizacioacuten de documentos su transferencia y su conservacioacuten

El Archivero elaboraraacute los instrumentos de control informacioacuten y

descripcioacuten documental necesarios para la localizacioacuten y acceso a todos los fondos documentales custodiados de acuerdo con la normativa vigente Artiacuteculo 27 Valoracioacuten e identificacioacuten

En materia de valoracioacuten e identificacioacuten documental se acataraacute lo articulado en los reglamentos y leyes pertinentes El procedimiento de valoracioacuten y seleccioacuten de documentos se aplicaraacute a toda la documentacioacuten municipal administrativa Sin embargo y como norma general no puede ser objeto de valoracioacuten y seleccioacuten la documentacioacuten considerada histoacuterica La seleccioacuten documental en su caso se llevaraacute a cabo guardando las maacuteximas garantiacuteas y siguiendo estrictamente las directrices que en esta materia tiene establecidas y establezcan los organismos competentes Artiacuteculo 28 Eliminacioacuten y expurgo

Eliminacioacuten de documentos

1 Queda prohibida cualquier eliminacioacuten total o parcial de documentacioacuten que no este acordada por la Direccioacuten y teacutecnicos especializados en la materia que evaluaraacute la documentacioacuten de acuerdo con lo estipulado o por lo establecido en la legislacioacuten vigente

2 De toda eliminacioacuten se levantaraacute acta en la que conste los documentos que se eliminan y las razones que justifican su destruccioacuten

3 La eliminacioacuten de documentos podraacute conllevar la conservacioacuten de muestras originales Las teacutecnicas de muestreo da cada serie se fijaraacuten en las tablas de valoracioacuten de ellas y se haraacuten constar en la referida acta de eliminacioacuten

Se considera expurgo a los efectos de la aplicacioacuten del presente Reglamento el proceso de valoracioacuten seleccioacuten y eliminacioacuten o conservacioacuten de los documentos integrantes del patrimonio documental

Queda prohibida la eliminacioacuten total o parcial de cualquier documento mientras no reciba el dictamen preceptivo de la direccioacuten del archivo y seguacuten el procedimiento establecido en el presente Reglamento

De cada expurgo se levantaraacute acta suscrita por el Archivero y por el responsable del Servicio correspondiente Estas actas agrupadas formaraacuten el Registro de Expurgos de Documentos No se podraacute eliminar en ninguacuten caso documentacioacuten anterior a 1940 o toda aquella que se considere de valor para el bien del Municipio su Administracioacuten o su Historia Habida cuenta de su volumen y caracteriacutesticas

Artiacuteculo 29 Servicios que se ofrecen

Servicio a la administracioacuten

La primera funcioacuten del archivo y de la biblioteca del archivo es ofrecer un servicio de informacioacuten y documentacioacuten adecuado a la propia institucioacuten administrativa de la que depende (Excmo Ayuntamiento de Baeza) y al resto de la comunidad proporcionando apoyo en la gestioacuten documental especialmente en las labores de conservacioacuten y de restauracioacuten de los bienes patrimoniales y en la labor de difusioacuten (ediciones exposiciones publicaciones etc)

Servicio de documentacioacuten y de consulta

a) Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos conservados en el Archivo Histoacuterico Municipal no asiacute del conglomerado documental del Archivo Administrativo si se encontrara vigente (salvo excepciones previamente autorizadas por los oacuterganos competentes)

b) El acceso a los documentos administrativos que esteacuten en curso de convertirse en documentacioacuten histoacuterica quedan reservados a las oficinas funcionarios o miembros del Ayuntamiento de Baeza para quienes resulte necesaria la consulta de los mismos por entrar directamente en el aacutembito de sus competencias con las uacutenicas limitaciones de acceso que establezca la legislacioacuten vigente

c) El derecho de acceso a los documentos podraacute ser ejercido por personas que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

d) La denegacioacuten del acceso a los documentos se haraacute por decisioacuten

preestablecida por el archivero el Ayuntamiento de Baeza o por causas contenidas en la legislacioacuten vigente o en su caso por antecedentes de negligencia en el Archivo por parte del solicitante

e) El servicio de archivo atenderaacute las consultas dentro del horario de atencioacuten al puacuteblico establecido Fuera de ese horario no se podraacute acceder ni utilizar sus instalaciones salvo causas de fuerza mayor y en presencia del personal del archivo

Preacutestamo

a) Los documentos del archivo soacutelo podraacuten ser prestados a los servicios administrativos municipales y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en las leyes

b) El procedimiento de preacutestamo seraacute mediante la cumplimentacioacuten de una hoja de solicitud de preacutestamo en la que quede identificado el solicitante la unidad administrativa a la que pertenece el documento requerido con su signatura de localizacioacuten y la fecha de solicitud Esta peticioacuten quedaraacute validada con la firma del interesado

c) La formalizacioacuten del preacutestamo seraacute efectiva con la entrega del documento solicitado y con la devolucioacuten de un ejemplar de la hoja de solicitud firmado por el archivero a o persona en quien delegue

d) En todo caso en una misma hoja soacutelo podraacute ser solicitado un uacutenico documento sea simple o compuesto (expediente o registro) por lo que se deberaacuten cumplimentar tantas hojas como documentos requeridos La buacutesqueda de informacioacuten en los documentos solicitados seraacute realizada por los peticionarios o interesados no por el personal de archivo

e) No se dejaraacute en preacutestamo documentos separados de la unidad documental de que formen parte

f) Cuando una oficina quiera solicitar el preacutestamo o consultar documentacioacuten de acceso restringido generado por otra unidad administrativa necesitaraacute la autorizacioacuten por escrito del jefe de servicio que la ha transferido o del propio Ayuntamiento de Baeza (extensible a otras administraciones)

g) Los documentos prestados deberaacuten devolverse al archivo en el plazo maacuteximo de tres meses y en perfecto estado Solo en casos excepcionales podraacute ampliarse este plazo previa peticioacuten razonada al archivo

h) La responsabilidad en la custodia de los documentos en preacutestamo mientras permanezcan fuera del archivo corresponde a los peticionarios

i) Los documentos histoacutericos libros o documentos custodiados en el archivo NO podraacuten salir de las dependencias municipales salvo en lo siguientes casos

- Cuando sean requeridos por los tribunales de justicia

- Cuando se acuerde su reproduccioacuten a traveacutes de microformas disco oacuteptico o cualquier otro sistema convenido

- Para ser sometidos a procesos de restauracioacuten

- Para la realizacioacuten de exposiciones

En todos los casos se adoptaraacuten las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la adecuada conservacioacuten de los documentos asiacute como el reintegro de los mismos

j) El servicio de archivo podraacute adoptar las medidas que considere precisas para impedir cualquier merma en el patrimonio documental por la negligencia en la conservacioacuten de la documentacioacuten prestada Y si es el caso podraacute denegar la salida temporal de documentacioacuten del archivo La unidad administrativa solicitante podraacute optar entonces por consultar la documentacioacuten directamente en las dependencias del archivo

k) Todos los preacutestamos quedaraacuten registrados en el correspondiente Registro de Preacutestamos que se llevaraacute en el Archivo Municipal

La persona encargada de la consulta deberaacute tener presente las siguientes obligaciones en relacioacuten al documento

- No se podraacute escribir en los documentos ni doblarlos ni calcarlos Tampoco podraacuten sacarse de la Sala de Investigadores excepto cuando sean requeridos por el personal del Archivo porque tal hecho sea estrictamente necesario

- Los usuarios seraacuten responsables de la documentacioacuten que se les entregue para su consulta mientras los utilice debiendo tener el maacuteximo cuidado en su manipulacioacuten Los dantildeos y peacuterdidas que se produzcan deberaacuten ser resarcidos por el valor total de la documentacioacuten dantildeada o perdida asiacute como por el valor de los perjuicios que directa o indirectamente se ocasionen

- El derecho de consulta podraacute ser retirado a toda persona que trate la documentacioacuten de forma negligente y que mantenga actitudes que dificulten el trabajo y el estudio o que no respeten el presente Reglamento

Servicio de referencia

Trabajo de asesoramiento a los investigadores sobre el tipo de fuentes bibliograacuteficas y documentales que se pueden consultar en el centro y en la medida de lo posible sobre otro tipo de fondos y archivos Atencioacuten de consultas sobre el patrimonio documental y bibliograacutefico de la ciudad de Baeza realizadas de forma presencial telefoacutenica o por correo postal y electroacutenico

Asesoramiento sobre la buacutesqueda y utilizacioacuten de los documentos y libros impresos del Archivo y sobre fuentes documentales y bibliograacuteficas relacionadas con la ciudad y conservadas en otros centros culturales

Servicio de reprografiacutea

La reproduccioacuten de obras sujetas a la Ley de Propiedad Intelectual queda regulada por dicha Ley

Se ofrece la posibilidad de reproducir documentos por medio de fotocopia o de fotografiacutea digital atenieacutendose en todo momento a las normas estipuladas por el Reglamento y a la legislacioacuten vigente La reproduccioacuten mecaacutenica de los documentos a solicitud de los usuarios seraacute posible siempre que no perjudique a la conservacioacuten de los mismos y siempre teniendo en cuenta el estado de conservacioacuten en el que se hallen y las limitaciones que posean

Existe tambieacuten la posibilidad de recibir por correo postal o correo electroacutenico las reproducciones solicitadas

Estaacute prohibido reproducir sin la debida autorizacioacuten copias de cualquier tipo suministradas por el Archivo u obtenidas en el mismo Tal autorizacioacuten obliga a citar la procedencia de los documentos reproducidos

Servicio de formacioacuten

Se ofrece la posibilidad de que personas teacutecnicos especialistas completen su formacioacuten de archivo mediante becas ayudas o subvenciones Se puede realizar de dos maneras la realizacioacuten de praacutecticas regladas y la realizacioacuten de visitas facultativas previamente concertadas

Servicio de difusioacuten

Como centro de difusioacuten de actividades culturales el archivo y su biblioteca participan en diversas iniciativas ediciones de cataacutelogos presentacioacuten de libros exposiciones colaboracioacuten con otras instituciones visitas guiadas etc

Artiacuteculo 30 Horario

El horario de apertura al puacuteblico todo el antildeo seraacute de 9 a 1400h de lunes a viernes Fuera de este horario el Archivo Histoacuterico Municipal permaneceraacute cerrado El horario estaacute sujeto a modificaciones en funcioacuten de las necesidades del servicio y de las prioridades que puedan surgir Igualmente el centro permaneceraacute cerrado en las festividades de Navidad Semana Santa y durante los diacuteas que correspondan de vacaciones al personal del archivo Artiacuteculo 31 Reforma del Reglamento

La iniciativa para la reforma del presente Reglamento seraacute adoptada por la propia direccioacuten del centro acordado previamente con los oacuterganos pertinentes del Ayuntamiento de Baeza

La propuesta de reforma deberaacute obtener para prosperar el voto favorable de la mayoriacutea absoluta en pleno entrando en vigor a partir del diacutea siguiente al de su aprobacioacuten

CAPIacuteTULO V DE LA CONSERVACIOacuteN E INSTALACIONES

Artiacuteculo 32 Instalaciones

Las dependencias e instalaciones del Archivo seraacuten de uso exclusivo del mismo no pudiendo destinarse en ninguacuten momento a otras finalidades que no sean las que le son propias

El Archivo Municipal de Baeza estaacute ubicado en la calle Puerta de

Coacuterdoba 26 y consta de cinco aacutereas diferenciadas

- Aacuterea de trabajo o Sala de Investigacioacuten con biblioteca auxiliar

- Sala de digitalizacioacuten

- Direccioacuten y aacuterea de depoacutesito de documentos (cinco salas)

- Almaceacuten

- Sala de Exposiciones

El acceso a los depoacutesitos estaacute reservado exclusivamente al personal del archivo En ocasiones excepcionales (visitas concertadas etc) se podraacute permitir a los usuarios la entrada a los depoacutesitos en presencia de personal de archivo La amplitud de las instalaciones estaraacute en funcioacuten del aumento de la documentacioacuten

Artiacuteculo 33 Adecuacioacuten

Tanto el Archivo Municipal asiacute como los locales que se destinen o se puedan destinar en un futuro a archivo deberaacuten estar adaptados al cumplimiento de sus funciones tanto desde el punto de vista de la edificacioacuten como de su acondicionamiento y equipamiento Para garantizar esta funcionalidad se distinguiraacuten en ellos como miacutenimo tres zonas diferenciadas

bull depoacutesitos bull trabajo teacutecnico bull consulta

Artiacuteculo 34 Mantenimiento de las instalaciones

El Excmo Ayuntamiento de Baeza seraacute responsable de que los locales e instalaciones del Archivo particularmente los dedicados a depoacutesito cumplan las condiciones necesarias para garantizar la seguridad y preservacioacuten de los fondos adoptando las medidas de control prevencioacuten limpieza desinfeccioacuten correccioacuten yo extincioacuten que resulten maacutes oportunas en cada caso Es su obligacioacuten tambieacuten la verificacioacuten perioacutedica de los sistemas y condiciones de conservacioacuten y seguridad de los documentos y del estado de los mismos

El Archivo contaraacute con los bienes materiales y con las dotaciones presupuestarias necesarias para el desempentildeo de sus funciones

Artiacuteculo 35 Apoyo teacutecnico

El Archivero y en su caso los teacutecnicos nombrados asesoraraacuten al Ayuntamiento y a las entidades y organismos que de eacutel dependan sobre las teacutecnicas y soportes documentales maacutes adecuados para asegurar la

perdurabilidad de los documentos y en general acerca de cualquier otra medida haacutebil al efecto Artiacuteculo 36 Conservacioacuten y restauracioacuten

El Archivero o responsable propondraacute los programas de restauracioacuten y

de reproduccioacuten de documentos con fines de seguridad difusioacuten yo uso sustitutorio que considere maacutes oportunos El establecimiento de prioridades obedeceraacute a los siguientes criterios 1 La trascendencia histoacuterica 2 La trascendencia funcional 3 El estado de conservacioacuten 4 El volumen de consultas soportado

Las condiciones de conservacioacuten y mantenimiento del archivo se estableceraacuten en relacioacuten a los siguientes puntos

a) El Archivo velaraacute por el adecuado mantenimiento de las instalaciones en todo lo relativo a los sistemas de iluminacioacuten comunicacioacuten deteccioacuten de incendios equipos mecaacutenicos antirrobo y en todos los demaacutes elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro en colaboracioacuten con el resto de los responsables de las medidas de seguridad y proteccioacuten que este tipo de edificios requiere

b) En el archivo se llevaraacute un control sistemaacutetico y perioacutedico de las condiciones ambientales estado de las instalaciones del equipamiento en los depoacutesitos y de los soportes documentales a fin de detectar las posibles alteraciones las invasiones de agentes bioloacutegicos y los deterioros que eacutestas pudieran provocar

c) En el supuesto de la aparicioacuten de agentes bioloacutegicos o circunstancias fiacutesico-ambientales que motiven situaciones de emergencia deterioro o peligro inmediato de los documentos se daraacute cuenta al Ayuntamiento de Baeza a los efectos oportunos

d) Con el fin de garantizar la informacioacuten contenida en los nuevos soportes magneacuteticos y oacutepticos se realizaraacute el control y vigilancia de los mismos haciendo copias de seguridad perioacutedicas seguacuten establezcan los teacutecnicos informaacuteticos

e) En el momento en que se efectuacutee cualquier ingreso se deberaacute verificar el estado fiacutesico que presentan los documentos con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagacioacuten en su caso de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados

El Archivo deberaacute asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracioacuten en prevencioacuten de su mejor conservacioacuten e igualmente propondraacute la adopcioacuten de medidas oportunas para la restauracioacuten de los documentos deteriorados

CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artiacuteculo 37 Servicio de los documentos

El servicio de los documentos tanto puacuteblico como de caraacutecter interno se realizaraacute dentro del horario establecido en el Archivo y en las dependencias especiacuteficas habilitadas para tal fin El servicio fuera de este horario es excepcional y se justifica uacutenicamente por causas de fuerza mayor o necesidades insoslayables requiriendo en todo caso la presencia del Archivero

Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten

Los usuarios son responsables de la integridad de la documentacioacuten durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada

Los dantildeos que pudieran ocasionarse a los documentos asiacute como las posibles sustracciones se pondraacuten en conocimiento del Ayuntamiento y de las instituciones de seguridad pertinentes al efecto de la incoacioacuten del procedimiento para la adopcioacuten de las medidas oportunas Artiacuteculo 39 Informacioacuten

El Archivo facilitaraacute a los usuarios los instrumentos de descripcioacuten disponibles para la localizacioacuten y consulta de los documentos La buacutesqueda de informacioacuten tanto en los instrumentos de descripcioacuten como en la documentacioacuten estaraacute a cargo de los usuarios

Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos

Los usuarios tanto internos como externos no accederaacuten a los depoacutesitos ni se serviraacuten directamente la documentacioacuten en ninguna circunstancia

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

9 Igualmente el responsable del Archivo queda legitimado para expulsar prohibir el acceso a la documentacioacuten o poner en conocimiento de las autoridades pertinentes a todo aquel que realice un mal uso de los fondos sustraiga alguno de ellos o sea fuente de conflicto en el interior de las dependencias 10 Direccioacuten cientiacutefica teacutecnica y administrativa del servicio de archivo 11 Coordinacioacuten y direccioacuten general del centro 12 Elaboracioacuten de la programacioacuten anual sistemas de control estadiacutesticas reglamentos normas de uso organizacioacuten del trabajo interno etc 13 Asesoramiento y supervisioacuten continuacutea del funcionamiento del archivo 14 Inspeccioacuten y vigilancia en lo que respecta al cumplimiento de la normativa de archivos teacutecnica archiviacutestica equipamiento e instalaciones 15 El archiveroa elaboraraacute las normas de reacutegimen interno que regularaacuten el funcionamiento concreto del centro asiacute como las normas de organizacioacuten y descripcioacuten de las series documentales conservadas en las diferentes dependencias Estas normas deberaacuten ser aprobadas por el pleno del Ayuntamiento 16 El archiveroa a peticioacuten de los interesados podraacute emitir certificaciones o copias autentificadas (compulsas) de los documentos depositados en el archivo municipal 17 El archiveroa podraacute proponer o si es el caso decidir cualquier medida que considere necesaria y que no esteacute prevista en este reglamento encaminada a mejorar el cumplimiento y desarrollo de las funciones establecidas para el servicio de archivo 18 El archiveroa podraacute delegar sus funciones total o parcialmente en otras personas de manera temporal por motivo de vacaciones bajas laborales permisos u otras causas

El Ayuntamiento velaraacute por la formacioacuten continuada del personal del archivo dada la importancia del buen funcionamiento de este servicio para la gestioacuten municipal

Artiacuteculo 14 Resto del Personal del Archivo

El Archivo Municipal dispondraacute de personal en nuacutemero suficiente y con el nivel de especializacioacuten que exijan las funciones que desempentildee siendo sus categoriacuteas las que correspondan seguacuten la legislacioacuten vigente asiacute como tambieacuten dispondraacute del espacio instalaciones y medios materiales necesarios para su buen funcionamiento y la conclusioacuten de los fines que lo definen en el presente Reglamento

El personal del Servicio de Archivo como el resto del personal que presta servicios en la administracioacuten local deberaacute mantener la discrecioacuten oportuna con respecto a la informacioacuten a la que tiene acceso tal y como se establece en la legislacioacuten vigente Sus funciones principales seraacuten las siguientes

a) Asistencia al responsable del archivo en sus funciones

b) Aplicacioacuten de la programacioacuten anual y cumplimiento de la normativa de archivos asiacute como la correcta aplicacioacuten de las normas teacutecnicas y reglamentarias que se establezcan

c) Colaboracioacuten con el responsable del archivo en la supervisioacuten y asesoramiento de los archivos de oficina asiacute como en el correcto cumplimiento de la gestioacuten documental en todas las aacutereas del Ayuntamiento

El Ayuntamiento velaraacute por la formacioacuten continuada del personal del archivo dada la importancia del buen funcionamiento de este servicio para la gestioacuten municipal

Artiacuteculo 15 Coacutedigo deontoloacutegico

El personal del Archivo se somete a los dictados del Coacutedigo Deontoloacutegico propio de su profesioacuten estando obligado en particular a guardar la debida discrecioacuten y confidencialidad de la informacioacuten a la que por su trabajo tenga acceso y se somete por ello al cumplimiento del mismo

CAPIacuteTULO IV DEL FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO

Artiacuteculo 16 Gestioacuten y tratamiento

El Archivo Municipal es el oacutergano especializado en la administracioacuten del sistema de gestioacuten y tratamiento de documentos cuya finalidad es garantizar el seguimiento y localizacioacuten de cualquier documento en cualquier momento asiacute como las condiciones de transferencia conservacioacuten y acceso en colaboracioacuten con los oacuterganos pertinentes

La documentacioacuten recibida en el archivo seraacute objeto de todas las fases y

operaciones que comprende el tratamiento archiviacutestico identificacioacuten y valoracioacuten de series documentales clasificacioacuten ordenacioacuten y descripcioacuten

El archivo aplicaraacute las directrices e instrucciones de caraacutecter teacutecnico que

se elaboren desde la direccioacuten quien en todo momento podraacute observar su cumplimiento

La responsabilidad de la conservacioacuten y custodia de los documentos existentes en la administracioacuten local asiacute como su transferencia organizada y sistemaacutetica recaeraacute en los jefes de las unidades quienes podraacuten designar un encargado que asuma las funciones y vele por el cumplimiento de la normativa establecida por este reglamente sin perjuicio de lo establecido en los reglamentos regionales yo locales

Particularmente el Archivo Histoacuterico lo integran los documentos transferidos por la administracioacuten del Excmo Ayuntamiento de Baeza y que debido a su valor histoacuterico deben ser conservados permanentemente Igualmente formaran parte del mismo toda la documentacioacuten que reciba el centro por donaciones de particulares o sean adquiridas por compra cesioacuten o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento juriacutedico

La gestioacuten organizacioacuten y conservacioacuten del Archivo Municipal le corresponde exclusivamente a la direccioacuten del centro quien consultaraacute con el departamento local al que quede adscrito

Artiacuteculo 17 Clasificacioacuten e identificacioacuten

Los fondos que constituyen el Archivo estaraacuten clasificados siguiendo un criterio que tendraacute como base el principio de procedencia

La clasificacioacuten es la labor intelectual por la cual se identifican y establecen las series documentales que componen cada fondo Se entiende por serie documental el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogeacuteneo generadas por un mismo oacutergano o sujeto productor en el ejercicio de cada una de sus funciones especiacuteficas En consecuencia el fondo es el conjunto de series con una misma procedencia

Clasificados los documentos e identificadas las series documentales se procederaacute a la ordenacioacuten de las unidades documentales que la componen Para ello se seguiraacuten criterios cronoloacutegicos alfabeacuteticos numeacutericos o los que se estimen convenientes aplicar en funcioacuten del principio de estructura interna

Terminado la organizacioacuten de los documentos se procederaacute a la instalacioacuten en las unidades de conservacioacuten adecuadas que garantice su adecuado mantenimiento y que se identificaraacuten por la signatura que les corresponda Artiacuteculo 18 Ingresos y Transferencias

Estaacuten obligados a transferir los documentos al Archivo Histoacuterico Municipal

deg Cada una de las unidades administrativas del Ayuntamiento y tambieacuten

los organismos autoacutenomos y las empresas municipales fundaciones patronatos o cualesquiera otras personas juriacutedicas que esteacuten vinculadas a eacuteste transferiraacuten perioacutedicamente al Archivo la documentacioacuten cuya tramitacioacuten administrativa haya finalizado

deg El Archivero estableceraacute previa consulta con los responsables de las

unidades productoras el calendario de transferencias anuales

El ingreso de documentos en el Archivo se realizaraacute

1 Por transferencia ordinaria y regular de fondos procedentes de las unidades administrativas servicios y centros del Ayuntamiento de Baeza

2 Por transferencia extraordinaria de fondos procedentes de donacioacuten depoacutesito herencia legado o por cualquier otro sistema de adquisicioacuten o de dominio contemplado por el ordenamiento juriacutedico y que puedan ejercerse sobre fondos documentales y que sean aceptadas aprobadas u ordenadas por la direccioacuten del archivo

Y cumpliendo las siguientes condiciones

- Toda entrada de documentos en el Archivo iraacute acompantildeada del acta o impreso de transferencia o relacioacuten de entrega ajustada a los modelos normalizados que determine el Archivo o establecidas por ley

- Los documentos objetos de transferencia deberaacuten ser originales o copias uacutenicas

- El Archivo podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan la normativa establecida para ello y solicitar una nueva remisioacuten

- En el caso de ingreso de documentacioacuten por transferencias extraordinarias se procederaacute a la formalizacioacuten de la adquisicioacuten mediante una resolucioacuten del director y posterior informacioacuten al Excmo Ayuntamiento de Baeza

El Archivo contaraacute con un Registro General de la entrada de fondos correspondiente a los documentos que ingresen en el mismo

Artiacuteculo 19 Meacutetodo y requisitos 1 Los expedientes custodiados en las oficinas productoras se transferiraacuten al Archivo reunidos en series diferenciadas de acuerdo con el cuadro de clasificacioacuten de fondos 2 Se entiende por serie el conjunto de unidades documentales producidas por un oacutergano o sujeto productor a lo largo del tiempo en el desarrollo de una misma actividad y regulados por una misma norma juriacutedica yo de procedimiento 3 Solamente se remitiraacuten al Archivo Municipal expedientes finalizados Uacutenicamente se aceptaraacuten documentos sueltos cuando no formen parte de ninguacuten expediente En cualquier caso la documentacioacuten en papel transferida estaraacute a) Ordenada y foliada b) Despojada de gomas grapas clips clasificadores de plaacutestico y cualquier otro elemento que comprometa la conservacioacuten del soporte c) Dotada de una carpetilla identificativa de papel o cartulina con mencioacuten de contenido antildeo y la numeracioacuten correspondiente del negociado d) Introducida en cajas normalizadas de archivo

e) Desprovista de documentacioacuten de apoyo informativo asiacute como de duplicados y copias que seraacuten eliminados previa comprobacioacuten de la existencia de los originales En caso contrario se conservaraacuten 4 La transferencia de documentos legibles por maacutequina deberaacute ir acompantildeada de un documento en papel en el que se especifique contenido data y meta datos (programa sistema operativo tamantildeo compresioacuten etc) para su consulta Artiacuteculo 20 Remisioacuten de fondos

Toda transferencia iraacute acompantildeada de una Hoja de remisioacuten de fondos en donde se relacionaraacuten los expedientes que conforman las fracciones de serie transferida firmada por el responsable de la unidad productora Previo cotejo la Hoja seraacute firmada por el Archivero quedando un ejemplar en poder del archivo y el otro en el de la oficina remitente Artiacuteculo 21 Inadmisioacuten 1 El Archivero podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan los requisitos sentildealados hasta que se subsanen las deficiencias detectadas Solamente se admitiraacuten documentos y expedientes incompletos desorganizados o deteriorados en el Archivo de forma excepcional debiendo adjuntar el Jefe del Departamento o el Secretario de la Corporacioacuten una diligencia en la que haga constar dichas circunstancias y las razones que las han motivado 2 Se podraacute exigir la transferencia de aquellos fondos documentales que habiendo perdido su vigencia administrativa no hayan sido remitidos por los organismos productores 3 Igualmente podraacuten ser rechazados todos los documentos donados cesados transferidos etc que previa confirmacioacuten del hecho o en caso de conocerse sean consecuencia de dolo robo o cualquier accioacuten contraria a la Ley Si en alguacuten caso de tal negligencia se tuviera constancia con el tiempo se destinaraacute a doacutende proceda por Ley quedando por ello el Archivo excluido del hecho Artiacuteculo 22 Ingresos extraordinarios

Los ingresos extraordinarios de documentacioacuten en el Archivo Municipal por compra legado donacioacuten expropiacioacuten depoacutesito o cualquier otra procedencia requeriraacuten acuerdo formal del Pleno del Ayuntamiento municipal seguacuten la normativa vigente y previo informe del Archivo De forma general y sin perjuicio de otros requisitos exigibles en cada caso bien por la

normativa bien por razones teacutecnicas las condiciones para la aceptacioacuten de este tipo de ingresos son

1 El intereacutes de los documentos para Baeza y su Historia y para los investigadores 2 El acatamiento de las normas de tratamiento conservacioacuten y acceso establecidas en el presente Reglamento sin que puedan aceptarse condiciones que establezcan excepciones a las mismas por parte de los depositarios Artiacuteculo 23 Regulacioacuten de los ingresos

La admisioacuten de cualquier ingreso extraordinario se formalizaraacute mediante contrato convenio de colaboracioacuten o cualquier otro documento vaacutelido seguacuten proceda y se ejecutaraacute mediante acta de entrega a la que se acompantildearaacute un inventario que tras su cotejo seraacute rubricado por el Alcalde de Baeza y el Archivero como receptor

Artiacuteculo 24 Registro General de Entrada de Documentos

Todos los ingresos tanto ordinarios como extraordinarios quedaraacuten asentados en el Registro de Entrada de Documentos Base de Datos o cualquier proceso de control de entrada Artiacuteculo 25 Organizacioacuten y descripcioacuten

Las tareas de identificacioacuten clasificacioacuten ordenacioacuten descripcioacuten e instalacioacuten de la documentacioacuten corresponden al personal del Archivo

El Archivero es el encargado de elaborar revisar y mantener al diacutea el cuadro de clasificacioacuten de la documentacioacuten municipal y de los demaacutes Fondos que constituyen el Patrimonio Documental y Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza La inclusioacuten en el cuadro de clasificacioacuten de nuevas series documentales es una funcioacuten exclusiva del Archivero si bien eacuteste tendraacute en consideracioacuten los criterios o propuestas de las unidades productoras y la normativa vigente al respecto

Por otra parte cualquier modificacioacuten formal de contenido o de

tramitacioacuten que se produzca en las series documentales habraacute de comunicarse al Archivo para que eacuteste proceda a una nueva evaluacioacuten y actualizacioacuten si es necesario del cuadro de clasificacioacuten de la valoracioacuten y de los plazos de transferencia seleccioacuten y acceso

Artiacuteculo 26 Normalizacioacuten

El Archivo podraacute proponer normativas especiacuteficas que regulen y mejoren aspectos concretos sobre normalizacioacuten de documentos su transferencia y su conservacioacuten

El Archivero elaboraraacute los instrumentos de control informacioacuten y

descripcioacuten documental necesarios para la localizacioacuten y acceso a todos los fondos documentales custodiados de acuerdo con la normativa vigente Artiacuteculo 27 Valoracioacuten e identificacioacuten

En materia de valoracioacuten e identificacioacuten documental se acataraacute lo articulado en los reglamentos y leyes pertinentes El procedimiento de valoracioacuten y seleccioacuten de documentos se aplicaraacute a toda la documentacioacuten municipal administrativa Sin embargo y como norma general no puede ser objeto de valoracioacuten y seleccioacuten la documentacioacuten considerada histoacuterica La seleccioacuten documental en su caso se llevaraacute a cabo guardando las maacuteximas garantiacuteas y siguiendo estrictamente las directrices que en esta materia tiene establecidas y establezcan los organismos competentes Artiacuteculo 28 Eliminacioacuten y expurgo

Eliminacioacuten de documentos

1 Queda prohibida cualquier eliminacioacuten total o parcial de documentacioacuten que no este acordada por la Direccioacuten y teacutecnicos especializados en la materia que evaluaraacute la documentacioacuten de acuerdo con lo estipulado o por lo establecido en la legislacioacuten vigente

2 De toda eliminacioacuten se levantaraacute acta en la que conste los documentos que se eliminan y las razones que justifican su destruccioacuten

3 La eliminacioacuten de documentos podraacute conllevar la conservacioacuten de muestras originales Las teacutecnicas de muestreo da cada serie se fijaraacuten en las tablas de valoracioacuten de ellas y se haraacuten constar en la referida acta de eliminacioacuten

Se considera expurgo a los efectos de la aplicacioacuten del presente Reglamento el proceso de valoracioacuten seleccioacuten y eliminacioacuten o conservacioacuten de los documentos integrantes del patrimonio documental

Queda prohibida la eliminacioacuten total o parcial de cualquier documento mientras no reciba el dictamen preceptivo de la direccioacuten del archivo y seguacuten el procedimiento establecido en el presente Reglamento

De cada expurgo se levantaraacute acta suscrita por el Archivero y por el responsable del Servicio correspondiente Estas actas agrupadas formaraacuten el Registro de Expurgos de Documentos No se podraacute eliminar en ninguacuten caso documentacioacuten anterior a 1940 o toda aquella que se considere de valor para el bien del Municipio su Administracioacuten o su Historia Habida cuenta de su volumen y caracteriacutesticas

Artiacuteculo 29 Servicios que se ofrecen

Servicio a la administracioacuten

La primera funcioacuten del archivo y de la biblioteca del archivo es ofrecer un servicio de informacioacuten y documentacioacuten adecuado a la propia institucioacuten administrativa de la que depende (Excmo Ayuntamiento de Baeza) y al resto de la comunidad proporcionando apoyo en la gestioacuten documental especialmente en las labores de conservacioacuten y de restauracioacuten de los bienes patrimoniales y en la labor de difusioacuten (ediciones exposiciones publicaciones etc)

Servicio de documentacioacuten y de consulta

a) Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos conservados en el Archivo Histoacuterico Municipal no asiacute del conglomerado documental del Archivo Administrativo si se encontrara vigente (salvo excepciones previamente autorizadas por los oacuterganos competentes)

b) El acceso a los documentos administrativos que esteacuten en curso de convertirse en documentacioacuten histoacuterica quedan reservados a las oficinas funcionarios o miembros del Ayuntamiento de Baeza para quienes resulte necesaria la consulta de los mismos por entrar directamente en el aacutembito de sus competencias con las uacutenicas limitaciones de acceso que establezca la legislacioacuten vigente

c) El derecho de acceso a los documentos podraacute ser ejercido por personas que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

d) La denegacioacuten del acceso a los documentos se haraacute por decisioacuten

preestablecida por el archivero el Ayuntamiento de Baeza o por causas contenidas en la legislacioacuten vigente o en su caso por antecedentes de negligencia en el Archivo por parte del solicitante

e) El servicio de archivo atenderaacute las consultas dentro del horario de atencioacuten al puacuteblico establecido Fuera de ese horario no se podraacute acceder ni utilizar sus instalaciones salvo causas de fuerza mayor y en presencia del personal del archivo

Preacutestamo

a) Los documentos del archivo soacutelo podraacuten ser prestados a los servicios administrativos municipales y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en las leyes

b) El procedimiento de preacutestamo seraacute mediante la cumplimentacioacuten de una hoja de solicitud de preacutestamo en la que quede identificado el solicitante la unidad administrativa a la que pertenece el documento requerido con su signatura de localizacioacuten y la fecha de solicitud Esta peticioacuten quedaraacute validada con la firma del interesado

c) La formalizacioacuten del preacutestamo seraacute efectiva con la entrega del documento solicitado y con la devolucioacuten de un ejemplar de la hoja de solicitud firmado por el archivero a o persona en quien delegue

d) En todo caso en una misma hoja soacutelo podraacute ser solicitado un uacutenico documento sea simple o compuesto (expediente o registro) por lo que se deberaacuten cumplimentar tantas hojas como documentos requeridos La buacutesqueda de informacioacuten en los documentos solicitados seraacute realizada por los peticionarios o interesados no por el personal de archivo

e) No se dejaraacute en preacutestamo documentos separados de la unidad documental de que formen parte

f) Cuando una oficina quiera solicitar el preacutestamo o consultar documentacioacuten de acceso restringido generado por otra unidad administrativa necesitaraacute la autorizacioacuten por escrito del jefe de servicio que la ha transferido o del propio Ayuntamiento de Baeza (extensible a otras administraciones)

g) Los documentos prestados deberaacuten devolverse al archivo en el plazo maacuteximo de tres meses y en perfecto estado Solo en casos excepcionales podraacute ampliarse este plazo previa peticioacuten razonada al archivo

h) La responsabilidad en la custodia de los documentos en preacutestamo mientras permanezcan fuera del archivo corresponde a los peticionarios

i) Los documentos histoacutericos libros o documentos custodiados en el archivo NO podraacuten salir de las dependencias municipales salvo en lo siguientes casos

- Cuando sean requeridos por los tribunales de justicia

- Cuando se acuerde su reproduccioacuten a traveacutes de microformas disco oacuteptico o cualquier otro sistema convenido

- Para ser sometidos a procesos de restauracioacuten

- Para la realizacioacuten de exposiciones

En todos los casos se adoptaraacuten las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la adecuada conservacioacuten de los documentos asiacute como el reintegro de los mismos

j) El servicio de archivo podraacute adoptar las medidas que considere precisas para impedir cualquier merma en el patrimonio documental por la negligencia en la conservacioacuten de la documentacioacuten prestada Y si es el caso podraacute denegar la salida temporal de documentacioacuten del archivo La unidad administrativa solicitante podraacute optar entonces por consultar la documentacioacuten directamente en las dependencias del archivo

k) Todos los preacutestamos quedaraacuten registrados en el correspondiente Registro de Preacutestamos que se llevaraacute en el Archivo Municipal

La persona encargada de la consulta deberaacute tener presente las siguientes obligaciones en relacioacuten al documento

- No se podraacute escribir en los documentos ni doblarlos ni calcarlos Tampoco podraacuten sacarse de la Sala de Investigadores excepto cuando sean requeridos por el personal del Archivo porque tal hecho sea estrictamente necesario

- Los usuarios seraacuten responsables de la documentacioacuten que se les entregue para su consulta mientras los utilice debiendo tener el maacuteximo cuidado en su manipulacioacuten Los dantildeos y peacuterdidas que se produzcan deberaacuten ser resarcidos por el valor total de la documentacioacuten dantildeada o perdida asiacute como por el valor de los perjuicios que directa o indirectamente se ocasionen

- El derecho de consulta podraacute ser retirado a toda persona que trate la documentacioacuten de forma negligente y que mantenga actitudes que dificulten el trabajo y el estudio o que no respeten el presente Reglamento

Servicio de referencia

Trabajo de asesoramiento a los investigadores sobre el tipo de fuentes bibliograacuteficas y documentales que se pueden consultar en el centro y en la medida de lo posible sobre otro tipo de fondos y archivos Atencioacuten de consultas sobre el patrimonio documental y bibliograacutefico de la ciudad de Baeza realizadas de forma presencial telefoacutenica o por correo postal y electroacutenico

Asesoramiento sobre la buacutesqueda y utilizacioacuten de los documentos y libros impresos del Archivo y sobre fuentes documentales y bibliograacuteficas relacionadas con la ciudad y conservadas en otros centros culturales

Servicio de reprografiacutea

La reproduccioacuten de obras sujetas a la Ley de Propiedad Intelectual queda regulada por dicha Ley

Se ofrece la posibilidad de reproducir documentos por medio de fotocopia o de fotografiacutea digital atenieacutendose en todo momento a las normas estipuladas por el Reglamento y a la legislacioacuten vigente La reproduccioacuten mecaacutenica de los documentos a solicitud de los usuarios seraacute posible siempre que no perjudique a la conservacioacuten de los mismos y siempre teniendo en cuenta el estado de conservacioacuten en el que se hallen y las limitaciones que posean

Existe tambieacuten la posibilidad de recibir por correo postal o correo electroacutenico las reproducciones solicitadas

Estaacute prohibido reproducir sin la debida autorizacioacuten copias de cualquier tipo suministradas por el Archivo u obtenidas en el mismo Tal autorizacioacuten obliga a citar la procedencia de los documentos reproducidos

Servicio de formacioacuten

Se ofrece la posibilidad de que personas teacutecnicos especialistas completen su formacioacuten de archivo mediante becas ayudas o subvenciones Se puede realizar de dos maneras la realizacioacuten de praacutecticas regladas y la realizacioacuten de visitas facultativas previamente concertadas

Servicio de difusioacuten

Como centro de difusioacuten de actividades culturales el archivo y su biblioteca participan en diversas iniciativas ediciones de cataacutelogos presentacioacuten de libros exposiciones colaboracioacuten con otras instituciones visitas guiadas etc

Artiacuteculo 30 Horario

El horario de apertura al puacuteblico todo el antildeo seraacute de 9 a 1400h de lunes a viernes Fuera de este horario el Archivo Histoacuterico Municipal permaneceraacute cerrado El horario estaacute sujeto a modificaciones en funcioacuten de las necesidades del servicio y de las prioridades que puedan surgir Igualmente el centro permaneceraacute cerrado en las festividades de Navidad Semana Santa y durante los diacuteas que correspondan de vacaciones al personal del archivo Artiacuteculo 31 Reforma del Reglamento

La iniciativa para la reforma del presente Reglamento seraacute adoptada por la propia direccioacuten del centro acordado previamente con los oacuterganos pertinentes del Ayuntamiento de Baeza

La propuesta de reforma deberaacute obtener para prosperar el voto favorable de la mayoriacutea absoluta en pleno entrando en vigor a partir del diacutea siguiente al de su aprobacioacuten

CAPIacuteTULO V DE LA CONSERVACIOacuteN E INSTALACIONES

Artiacuteculo 32 Instalaciones

Las dependencias e instalaciones del Archivo seraacuten de uso exclusivo del mismo no pudiendo destinarse en ninguacuten momento a otras finalidades que no sean las que le son propias

El Archivo Municipal de Baeza estaacute ubicado en la calle Puerta de

Coacuterdoba 26 y consta de cinco aacutereas diferenciadas

- Aacuterea de trabajo o Sala de Investigacioacuten con biblioteca auxiliar

- Sala de digitalizacioacuten

- Direccioacuten y aacuterea de depoacutesito de documentos (cinco salas)

- Almaceacuten

- Sala de Exposiciones

El acceso a los depoacutesitos estaacute reservado exclusivamente al personal del archivo En ocasiones excepcionales (visitas concertadas etc) se podraacute permitir a los usuarios la entrada a los depoacutesitos en presencia de personal de archivo La amplitud de las instalaciones estaraacute en funcioacuten del aumento de la documentacioacuten

Artiacuteculo 33 Adecuacioacuten

Tanto el Archivo Municipal asiacute como los locales que se destinen o se puedan destinar en un futuro a archivo deberaacuten estar adaptados al cumplimiento de sus funciones tanto desde el punto de vista de la edificacioacuten como de su acondicionamiento y equipamiento Para garantizar esta funcionalidad se distinguiraacuten en ellos como miacutenimo tres zonas diferenciadas

bull depoacutesitos bull trabajo teacutecnico bull consulta

Artiacuteculo 34 Mantenimiento de las instalaciones

El Excmo Ayuntamiento de Baeza seraacute responsable de que los locales e instalaciones del Archivo particularmente los dedicados a depoacutesito cumplan las condiciones necesarias para garantizar la seguridad y preservacioacuten de los fondos adoptando las medidas de control prevencioacuten limpieza desinfeccioacuten correccioacuten yo extincioacuten que resulten maacutes oportunas en cada caso Es su obligacioacuten tambieacuten la verificacioacuten perioacutedica de los sistemas y condiciones de conservacioacuten y seguridad de los documentos y del estado de los mismos

El Archivo contaraacute con los bienes materiales y con las dotaciones presupuestarias necesarias para el desempentildeo de sus funciones

Artiacuteculo 35 Apoyo teacutecnico

El Archivero y en su caso los teacutecnicos nombrados asesoraraacuten al Ayuntamiento y a las entidades y organismos que de eacutel dependan sobre las teacutecnicas y soportes documentales maacutes adecuados para asegurar la

perdurabilidad de los documentos y en general acerca de cualquier otra medida haacutebil al efecto Artiacuteculo 36 Conservacioacuten y restauracioacuten

El Archivero o responsable propondraacute los programas de restauracioacuten y

de reproduccioacuten de documentos con fines de seguridad difusioacuten yo uso sustitutorio que considere maacutes oportunos El establecimiento de prioridades obedeceraacute a los siguientes criterios 1 La trascendencia histoacuterica 2 La trascendencia funcional 3 El estado de conservacioacuten 4 El volumen de consultas soportado

Las condiciones de conservacioacuten y mantenimiento del archivo se estableceraacuten en relacioacuten a los siguientes puntos

a) El Archivo velaraacute por el adecuado mantenimiento de las instalaciones en todo lo relativo a los sistemas de iluminacioacuten comunicacioacuten deteccioacuten de incendios equipos mecaacutenicos antirrobo y en todos los demaacutes elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro en colaboracioacuten con el resto de los responsables de las medidas de seguridad y proteccioacuten que este tipo de edificios requiere

b) En el archivo se llevaraacute un control sistemaacutetico y perioacutedico de las condiciones ambientales estado de las instalaciones del equipamiento en los depoacutesitos y de los soportes documentales a fin de detectar las posibles alteraciones las invasiones de agentes bioloacutegicos y los deterioros que eacutestas pudieran provocar

c) En el supuesto de la aparicioacuten de agentes bioloacutegicos o circunstancias fiacutesico-ambientales que motiven situaciones de emergencia deterioro o peligro inmediato de los documentos se daraacute cuenta al Ayuntamiento de Baeza a los efectos oportunos

d) Con el fin de garantizar la informacioacuten contenida en los nuevos soportes magneacuteticos y oacutepticos se realizaraacute el control y vigilancia de los mismos haciendo copias de seguridad perioacutedicas seguacuten establezcan los teacutecnicos informaacuteticos

e) En el momento en que se efectuacutee cualquier ingreso se deberaacute verificar el estado fiacutesico que presentan los documentos con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagacioacuten en su caso de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados

El Archivo deberaacute asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracioacuten en prevencioacuten de su mejor conservacioacuten e igualmente propondraacute la adopcioacuten de medidas oportunas para la restauracioacuten de los documentos deteriorados

CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artiacuteculo 37 Servicio de los documentos

El servicio de los documentos tanto puacuteblico como de caraacutecter interno se realizaraacute dentro del horario establecido en el Archivo y en las dependencias especiacuteficas habilitadas para tal fin El servicio fuera de este horario es excepcional y se justifica uacutenicamente por causas de fuerza mayor o necesidades insoslayables requiriendo en todo caso la presencia del Archivero

Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten

Los usuarios son responsables de la integridad de la documentacioacuten durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada

Los dantildeos que pudieran ocasionarse a los documentos asiacute como las posibles sustracciones se pondraacuten en conocimiento del Ayuntamiento y de las instituciones de seguridad pertinentes al efecto de la incoacioacuten del procedimiento para la adopcioacuten de las medidas oportunas Artiacuteculo 39 Informacioacuten

El Archivo facilitaraacute a los usuarios los instrumentos de descripcioacuten disponibles para la localizacioacuten y consulta de los documentos La buacutesqueda de informacioacuten tanto en los instrumentos de descripcioacuten como en la documentacioacuten estaraacute a cargo de los usuarios

Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos

Los usuarios tanto internos como externos no accederaacuten a los depoacutesitos ni se serviraacuten directamente la documentacioacuten en ninguna circunstancia

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

Artiacuteculo 14 Resto del Personal del Archivo

El Archivo Municipal dispondraacute de personal en nuacutemero suficiente y con el nivel de especializacioacuten que exijan las funciones que desempentildee siendo sus categoriacuteas las que correspondan seguacuten la legislacioacuten vigente asiacute como tambieacuten dispondraacute del espacio instalaciones y medios materiales necesarios para su buen funcionamiento y la conclusioacuten de los fines que lo definen en el presente Reglamento

El personal del Servicio de Archivo como el resto del personal que presta servicios en la administracioacuten local deberaacute mantener la discrecioacuten oportuna con respecto a la informacioacuten a la que tiene acceso tal y como se establece en la legislacioacuten vigente Sus funciones principales seraacuten las siguientes

a) Asistencia al responsable del archivo en sus funciones

b) Aplicacioacuten de la programacioacuten anual y cumplimiento de la normativa de archivos asiacute como la correcta aplicacioacuten de las normas teacutecnicas y reglamentarias que se establezcan

c) Colaboracioacuten con el responsable del archivo en la supervisioacuten y asesoramiento de los archivos de oficina asiacute como en el correcto cumplimiento de la gestioacuten documental en todas las aacutereas del Ayuntamiento

El Ayuntamiento velaraacute por la formacioacuten continuada del personal del archivo dada la importancia del buen funcionamiento de este servicio para la gestioacuten municipal

Artiacuteculo 15 Coacutedigo deontoloacutegico

El personal del Archivo se somete a los dictados del Coacutedigo Deontoloacutegico propio de su profesioacuten estando obligado en particular a guardar la debida discrecioacuten y confidencialidad de la informacioacuten a la que por su trabajo tenga acceso y se somete por ello al cumplimiento del mismo

CAPIacuteTULO IV DEL FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO

Artiacuteculo 16 Gestioacuten y tratamiento

El Archivo Municipal es el oacutergano especializado en la administracioacuten del sistema de gestioacuten y tratamiento de documentos cuya finalidad es garantizar el seguimiento y localizacioacuten de cualquier documento en cualquier momento asiacute como las condiciones de transferencia conservacioacuten y acceso en colaboracioacuten con los oacuterganos pertinentes

La documentacioacuten recibida en el archivo seraacute objeto de todas las fases y

operaciones que comprende el tratamiento archiviacutestico identificacioacuten y valoracioacuten de series documentales clasificacioacuten ordenacioacuten y descripcioacuten

El archivo aplicaraacute las directrices e instrucciones de caraacutecter teacutecnico que

se elaboren desde la direccioacuten quien en todo momento podraacute observar su cumplimiento

La responsabilidad de la conservacioacuten y custodia de los documentos existentes en la administracioacuten local asiacute como su transferencia organizada y sistemaacutetica recaeraacute en los jefes de las unidades quienes podraacuten designar un encargado que asuma las funciones y vele por el cumplimiento de la normativa establecida por este reglamente sin perjuicio de lo establecido en los reglamentos regionales yo locales

Particularmente el Archivo Histoacuterico lo integran los documentos transferidos por la administracioacuten del Excmo Ayuntamiento de Baeza y que debido a su valor histoacuterico deben ser conservados permanentemente Igualmente formaran parte del mismo toda la documentacioacuten que reciba el centro por donaciones de particulares o sean adquiridas por compra cesioacuten o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento juriacutedico

La gestioacuten organizacioacuten y conservacioacuten del Archivo Municipal le corresponde exclusivamente a la direccioacuten del centro quien consultaraacute con el departamento local al que quede adscrito

Artiacuteculo 17 Clasificacioacuten e identificacioacuten

Los fondos que constituyen el Archivo estaraacuten clasificados siguiendo un criterio que tendraacute como base el principio de procedencia

La clasificacioacuten es la labor intelectual por la cual se identifican y establecen las series documentales que componen cada fondo Se entiende por serie documental el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogeacuteneo generadas por un mismo oacutergano o sujeto productor en el ejercicio de cada una de sus funciones especiacuteficas En consecuencia el fondo es el conjunto de series con una misma procedencia

Clasificados los documentos e identificadas las series documentales se procederaacute a la ordenacioacuten de las unidades documentales que la componen Para ello se seguiraacuten criterios cronoloacutegicos alfabeacuteticos numeacutericos o los que se estimen convenientes aplicar en funcioacuten del principio de estructura interna

Terminado la organizacioacuten de los documentos se procederaacute a la instalacioacuten en las unidades de conservacioacuten adecuadas que garantice su adecuado mantenimiento y que se identificaraacuten por la signatura que les corresponda Artiacuteculo 18 Ingresos y Transferencias

Estaacuten obligados a transferir los documentos al Archivo Histoacuterico Municipal

deg Cada una de las unidades administrativas del Ayuntamiento y tambieacuten

los organismos autoacutenomos y las empresas municipales fundaciones patronatos o cualesquiera otras personas juriacutedicas que esteacuten vinculadas a eacuteste transferiraacuten perioacutedicamente al Archivo la documentacioacuten cuya tramitacioacuten administrativa haya finalizado

deg El Archivero estableceraacute previa consulta con los responsables de las

unidades productoras el calendario de transferencias anuales

El ingreso de documentos en el Archivo se realizaraacute

1 Por transferencia ordinaria y regular de fondos procedentes de las unidades administrativas servicios y centros del Ayuntamiento de Baeza

2 Por transferencia extraordinaria de fondos procedentes de donacioacuten depoacutesito herencia legado o por cualquier otro sistema de adquisicioacuten o de dominio contemplado por el ordenamiento juriacutedico y que puedan ejercerse sobre fondos documentales y que sean aceptadas aprobadas u ordenadas por la direccioacuten del archivo

Y cumpliendo las siguientes condiciones

- Toda entrada de documentos en el Archivo iraacute acompantildeada del acta o impreso de transferencia o relacioacuten de entrega ajustada a los modelos normalizados que determine el Archivo o establecidas por ley

- Los documentos objetos de transferencia deberaacuten ser originales o copias uacutenicas

- El Archivo podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan la normativa establecida para ello y solicitar una nueva remisioacuten

- En el caso de ingreso de documentacioacuten por transferencias extraordinarias se procederaacute a la formalizacioacuten de la adquisicioacuten mediante una resolucioacuten del director y posterior informacioacuten al Excmo Ayuntamiento de Baeza

El Archivo contaraacute con un Registro General de la entrada de fondos correspondiente a los documentos que ingresen en el mismo

Artiacuteculo 19 Meacutetodo y requisitos 1 Los expedientes custodiados en las oficinas productoras se transferiraacuten al Archivo reunidos en series diferenciadas de acuerdo con el cuadro de clasificacioacuten de fondos 2 Se entiende por serie el conjunto de unidades documentales producidas por un oacutergano o sujeto productor a lo largo del tiempo en el desarrollo de una misma actividad y regulados por una misma norma juriacutedica yo de procedimiento 3 Solamente se remitiraacuten al Archivo Municipal expedientes finalizados Uacutenicamente se aceptaraacuten documentos sueltos cuando no formen parte de ninguacuten expediente En cualquier caso la documentacioacuten en papel transferida estaraacute a) Ordenada y foliada b) Despojada de gomas grapas clips clasificadores de plaacutestico y cualquier otro elemento que comprometa la conservacioacuten del soporte c) Dotada de una carpetilla identificativa de papel o cartulina con mencioacuten de contenido antildeo y la numeracioacuten correspondiente del negociado d) Introducida en cajas normalizadas de archivo

e) Desprovista de documentacioacuten de apoyo informativo asiacute como de duplicados y copias que seraacuten eliminados previa comprobacioacuten de la existencia de los originales En caso contrario se conservaraacuten 4 La transferencia de documentos legibles por maacutequina deberaacute ir acompantildeada de un documento en papel en el que se especifique contenido data y meta datos (programa sistema operativo tamantildeo compresioacuten etc) para su consulta Artiacuteculo 20 Remisioacuten de fondos

Toda transferencia iraacute acompantildeada de una Hoja de remisioacuten de fondos en donde se relacionaraacuten los expedientes que conforman las fracciones de serie transferida firmada por el responsable de la unidad productora Previo cotejo la Hoja seraacute firmada por el Archivero quedando un ejemplar en poder del archivo y el otro en el de la oficina remitente Artiacuteculo 21 Inadmisioacuten 1 El Archivero podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan los requisitos sentildealados hasta que se subsanen las deficiencias detectadas Solamente se admitiraacuten documentos y expedientes incompletos desorganizados o deteriorados en el Archivo de forma excepcional debiendo adjuntar el Jefe del Departamento o el Secretario de la Corporacioacuten una diligencia en la que haga constar dichas circunstancias y las razones que las han motivado 2 Se podraacute exigir la transferencia de aquellos fondos documentales que habiendo perdido su vigencia administrativa no hayan sido remitidos por los organismos productores 3 Igualmente podraacuten ser rechazados todos los documentos donados cesados transferidos etc que previa confirmacioacuten del hecho o en caso de conocerse sean consecuencia de dolo robo o cualquier accioacuten contraria a la Ley Si en alguacuten caso de tal negligencia se tuviera constancia con el tiempo se destinaraacute a doacutende proceda por Ley quedando por ello el Archivo excluido del hecho Artiacuteculo 22 Ingresos extraordinarios

Los ingresos extraordinarios de documentacioacuten en el Archivo Municipal por compra legado donacioacuten expropiacioacuten depoacutesito o cualquier otra procedencia requeriraacuten acuerdo formal del Pleno del Ayuntamiento municipal seguacuten la normativa vigente y previo informe del Archivo De forma general y sin perjuicio de otros requisitos exigibles en cada caso bien por la

normativa bien por razones teacutecnicas las condiciones para la aceptacioacuten de este tipo de ingresos son

1 El intereacutes de los documentos para Baeza y su Historia y para los investigadores 2 El acatamiento de las normas de tratamiento conservacioacuten y acceso establecidas en el presente Reglamento sin que puedan aceptarse condiciones que establezcan excepciones a las mismas por parte de los depositarios Artiacuteculo 23 Regulacioacuten de los ingresos

La admisioacuten de cualquier ingreso extraordinario se formalizaraacute mediante contrato convenio de colaboracioacuten o cualquier otro documento vaacutelido seguacuten proceda y se ejecutaraacute mediante acta de entrega a la que se acompantildearaacute un inventario que tras su cotejo seraacute rubricado por el Alcalde de Baeza y el Archivero como receptor

Artiacuteculo 24 Registro General de Entrada de Documentos

Todos los ingresos tanto ordinarios como extraordinarios quedaraacuten asentados en el Registro de Entrada de Documentos Base de Datos o cualquier proceso de control de entrada Artiacuteculo 25 Organizacioacuten y descripcioacuten

Las tareas de identificacioacuten clasificacioacuten ordenacioacuten descripcioacuten e instalacioacuten de la documentacioacuten corresponden al personal del Archivo

El Archivero es el encargado de elaborar revisar y mantener al diacutea el cuadro de clasificacioacuten de la documentacioacuten municipal y de los demaacutes Fondos que constituyen el Patrimonio Documental y Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza La inclusioacuten en el cuadro de clasificacioacuten de nuevas series documentales es una funcioacuten exclusiva del Archivero si bien eacuteste tendraacute en consideracioacuten los criterios o propuestas de las unidades productoras y la normativa vigente al respecto

Por otra parte cualquier modificacioacuten formal de contenido o de

tramitacioacuten que se produzca en las series documentales habraacute de comunicarse al Archivo para que eacuteste proceda a una nueva evaluacioacuten y actualizacioacuten si es necesario del cuadro de clasificacioacuten de la valoracioacuten y de los plazos de transferencia seleccioacuten y acceso

Artiacuteculo 26 Normalizacioacuten

El Archivo podraacute proponer normativas especiacuteficas que regulen y mejoren aspectos concretos sobre normalizacioacuten de documentos su transferencia y su conservacioacuten

El Archivero elaboraraacute los instrumentos de control informacioacuten y

descripcioacuten documental necesarios para la localizacioacuten y acceso a todos los fondos documentales custodiados de acuerdo con la normativa vigente Artiacuteculo 27 Valoracioacuten e identificacioacuten

En materia de valoracioacuten e identificacioacuten documental se acataraacute lo articulado en los reglamentos y leyes pertinentes El procedimiento de valoracioacuten y seleccioacuten de documentos se aplicaraacute a toda la documentacioacuten municipal administrativa Sin embargo y como norma general no puede ser objeto de valoracioacuten y seleccioacuten la documentacioacuten considerada histoacuterica La seleccioacuten documental en su caso se llevaraacute a cabo guardando las maacuteximas garantiacuteas y siguiendo estrictamente las directrices que en esta materia tiene establecidas y establezcan los organismos competentes Artiacuteculo 28 Eliminacioacuten y expurgo

Eliminacioacuten de documentos

1 Queda prohibida cualquier eliminacioacuten total o parcial de documentacioacuten que no este acordada por la Direccioacuten y teacutecnicos especializados en la materia que evaluaraacute la documentacioacuten de acuerdo con lo estipulado o por lo establecido en la legislacioacuten vigente

2 De toda eliminacioacuten se levantaraacute acta en la que conste los documentos que se eliminan y las razones que justifican su destruccioacuten

3 La eliminacioacuten de documentos podraacute conllevar la conservacioacuten de muestras originales Las teacutecnicas de muestreo da cada serie se fijaraacuten en las tablas de valoracioacuten de ellas y se haraacuten constar en la referida acta de eliminacioacuten

Se considera expurgo a los efectos de la aplicacioacuten del presente Reglamento el proceso de valoracioacuten seleccioacuten y eliminacioacuten o conservacioacuten de los documentos integrantes del patrimonio documental

Queda prohibida la eliminacioacuten total o parcial de cualquier documento mientras no reciba el dictamen preceptivo de la direccioacuten del archivo y seguacuten el procedimiento establecido en el presente Reglamento

De cada expurgo se levantaraacute acta suscrita por el Archivero y por el responsable del Servicio correspondiente Estas actas agrupadas formaraacuten el Registro de Expurgos de Documentos No se podraacute eliminar en ninguacuten caso documentacioacuten anterior a 1940 o toda aquella que se considere de valor para el bien del Municipio su Administracioacuten o su Historia Habida cuenta de su volumen y caracteriacutesticas

Artiacuteculo 29 Servicios que se ofrecen

Servicio a la administracioacuten

La primera funcioacuten del archivo y de la biblioteca del archivo es ofrecer un servicio de informacioacuten y documentacioacuten adecuado a la propia institucioacuten administrativa de la que depende (Excmo Ayuntamiento de Baeza) y al resto de la comunidad proporcionando apoyo en la gestioacuten documental especialmente en las labores de conservacioacuten y de restauracioacuten de los bienes patrimoniales y en la labor de difusioacuten (ediciones exposiciones publicaciones etc)

Servicio de documentacioacuten y de consulta

a) Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos conservados en el Archivo Histoacuterico Municipal no asiacute del conglomerado documental del Archivo Administrativo si se encontrara vigente (salvo excepciones previamente autorizadas por los oacuterganos competentes)

b) El acceso a los documentos administrativos que esteacuten en curso de convertirse en documentacioacuten histoacuterica quedan reservados a las oficinas funcionarios o miembros del Ayuntamiento de Baeza para quienes resulte necesaria la consulta de los mismos por entrar directamente en el aacutembito de sus competencias con las uacutenicas limitaciones de acceso que establezca la legislacioacuten vigente

c) El derecho de acceso a los documentos podraacute ser ejercido por personas que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

d) La denegacioacuten del acceso a los documentos se haraacute por decisioacuten

preestablecida por el archivero el Ayuntamiento de Baeza o por causas contenidas en la legislacioacuten vigente o en su caso por antecedentes de negligencia en el Archivo por parte del solicitante

e) El servicio de archivo atenderaacute las consultas dentro del horario de atencioacuten al puacuteblico establecido Fuera de ese horario no se podraacute acceder ni utilizar sus instalaciones salvo causas de fuerza mayor y en presencia del personal del archivo

Preacutestamo

a) Los documentos del archivo soacutelo podraacuten ser prestados a los servicios administrativos municipales y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en las leyes

b) El procedimiento de preacutestamo seraacute mediante la cumplimentacioacuten de una hoja de solicitud de preacutestamo en la que quede identificado el solicitante la unidad administrativa a la que pertenece el documento requerido con su signatura de localizacioacuten y la fecha de solicitud Esta peticioacuten quedaraacute validada con la firma del interesado

c) La formalizacioacuten del preacutestamo seraacute efectiva con la entrega del documento solicitado y con la devolucioacuten de un ejemplar de la hoja de solicitud firmado por el archivero a o persona en quien delegue

d) En todo caso en una misma hoja soacutelo podraacute ser solicitado un uacutenico documento sea simple o compuesto (expediente o registro) por lo que se deberaacuten cumplimentar tantas hojas como documentos requeridos La buacutesqueda de informacioacuten en los documentos solicitados seraacute realizada por los peticionarios o interesados no por el personal de archivo

e) No se dejaraacute en preacutestamo documentos separados de la unidad documental de que formen parte

f) Cuando una oficina quiera solicitar el preacutestamo o consultar documentacioacuten de acceso restringido generado por otra unidad administrativa necesitaraacute la autorizacioacuten por escrito del jefe de servicio que la ha transferido o del propio Ayuntamiento de Baeza (extensible a otras administraciones)

g) Los documentos prestados deberaacuten devolverse al archivo en el plazo maacuteximo de tres meses y en perfecto estado Solo en casos excepcionales podraacute ampliarse este plazo previa peticioacuten razonada al archivo

h) La responsabilidad en la custodia de los documentos en preacutestamo mientras permanezcan fuera del archivo corresponde a los peticionarios

i) Los documentos histoacutericos libros o documentos custodiados en el archivo NO podraacuten salir de las dependencias municipales salvo en lo siguientes casos

- Cuando sean requeridos por los tribunales de justicia

- Cuando se acuerde su reproduccioacuten a traveacutes de microformas disco oacuteptico o cualquier otro sistema convenido

- Para ser sometidos a procesos de restauracioacuten

- Para la realizacioacuten de exposiciones

En todos los casos se adoptaraacuten las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la adecuada conservacioacuten de los documentos asiacute como el reintegro de los mismos

j) El servicio de archivo podraacute adoptar las medidas que considere precisas para impedir cualquier merma en el patrimonio documental por la negligencia en la conservacioacuten de la documentacioacuten prestada Y si es el caso podraacute denegar la salida temporal de documentacioacuten del archivo La unidad administrativa solicitante podraacute optar entonces por consultar la documentacioacuten directamente en las dependencias del archivo

k) Todos los preacutestamos quedaraacuten registrados en el correspondiente Registro de Preacutestamos que se llevaraacute en el Archivo Municipal

La persona encargada de la consulta deberaacute tener presente las siguientes obligaciones en relacioacuten al documento

- No se podraacute escribir en los documentos ni doblarlos ni calcarlos Tampoco podraacuten sacarse de la Sala de Investigadores excepto cuando sean requeridos por el personal del Archivo porque tal hecho sea estrictamente necesario

- Los usuarios seraacuten responsables de la documentacioacuten que se les entregue para su consulta mientras los utilice debiendo tener el maacuteximo cuidado en su manipulacioacuten Los dantildeos y peacuterdidas que se produzcan deberaacuten ser resarcidos por el valor total de la documentacioacuten dantildeada o perdida asiacute como por el valor de los perjuicios que directa o indirectamente se ocasionen

- El derecho de consulta podraacute ser retirado a toda persona que trate la documentacioacuten de forma negligente y que mantenga actitudes que dificulten el trabajo y el estudio o que no respeten el presente Reglamento

Servicio de referencia

Trabajo de asesoramiento a los investigadores sobre el tipo de fuentes bibliograacuteficas y documentales que se pueden consultar en el centro y en la medida de lo posible sobre otro tipo de fondos y archivos Atencioacuten de consultas sobre el patrimonio documental y bibliograacutefico de la ciudad de Baeza realizadas de forma presencial telefoacutenica o por correo postal y electroacutenico

Asesoramiento sobre la buacutesqueda y utilizacioacuten de los documentos y libros impresos del Archivo y sobre fuentes documentales y bibliograacuteficas relacionadas con la ciudad y conservadas en otros centros culturales

Servicio de reprografiacutea

La reproduccioacuten de obras sujetas a la Ley de Propiedad Intelectual queda regulada por dicha Ley

Se ofrece la posibilidad de reproducir documentos por medio de fotocopia o de fotografiacutea digital atenieacutendose en todo momento a las normas estipuladas por el Reglamento y a la legislacioacuten vigente La reproduccioacuten mecaacutenica de los documentos a solicitud de los usuarios seraacute posible siempre que no perjudique a la conservacioacuten de los mismos y siempre teniendo en cuenta el estado de conservacioacuten en el que se hallen y las limitaciones que posean

Existe tambieacuten la posibilidad de recibir por correo postal o correo electroacutenico las reproducciones solicitadas

Estaacute prohibido reproducir sin la debida autorizacioacuten copias de cualquier tipo suministradas por el Archivo u obtenidas en el mismo Tal autorizacioacuten obliga a citar la procedencia de los documentos reproducidos

Servicio de formacioacuten

Se ofrece la posibilidad de que personas teacutecnicos especialistas completen su formacioacuten de archivo mediante becas ayudas o subvenciones Se puede realizar de dos maneras la realizacioacuten de praacutecticas regladas y la realizacioacuten de visitas facultativas previamente concertadas

Servicio de difusioacuten

Como centro de difusioacuten de actividades culturales el archivo y su biblioteca participan en diversas iniciativas ediciones de cataacutelogos presentacioacuten de libros exposiciones colaboracioacuten con otras instituciones visitas guiadas etc

Artiacuteculo 30 Horario

El horario de apertura al puacuteblico todo el antildeo seraacute de 9 a 1400h de lunes a viernes Fuera de este horario el Archivo Histoacuterico Municipal permaneceraacute cerrado El horario estaacute sujeto a modificaciones en funcioacuten de las necesidades del servicio y de las prioridades que puedan surgir Igualmente el centro permaneceraacute cerrado en las festividades de Navidad Semana Santa y durante los diacuteas que correspondan de vacaciones al personal del archivo Artiacuteculo 31 Reforma del Reglamento

La iniciativa para la reforma del presente Reglamento seraacute adoptada por la propia direccioacuten del centro acordado previamente con los oacuterganos pertinentes del Ayuntamiento de Baeza

La propuesta de reforma deberaacute obtener para prosperar el voto favorable de la mayoriacutea absoluta en pleno entrando en vigor a partir del diacutea siguiente al de su aprobacioacuten

CAPIacuteTULO V DE LA CONSERVACIOacuteN E INSTALACIONES

Artiacuteculo 32 Instalaciones

Las dependencias e instalaciones del Archivo seraacuten de uso exclusivo del mismo no pudiendo destinarse en ninguacuten momento a otras finalidades que no sean las que le son propias

El Archivo Municipal de Baeza estaacute ubicado en la calle Puerta de

Coacuterdoba 26 y consta de cinco aacutereas diferenciadas

- Aacuterea de trabajo o Sala de Investigacioacuten con biblioteca auxiliar

- Sala de digitalizacioacuten

- Direccioacuten y aacuterea de depoacutesito de documentos (cinco salas)

- Almaceacuten

- Sala de Exposiciones

El acceso a los depoacutesitos estaacute reservado exclusivamente al personal del archivo En ocasiones excepcionales (visitas concertadas etc) se podraacute permitir a los usuarios la entrada a los depoacutesitos en presencia de personal de archivo La amplitud de las instalaciones estaraacute en funcioacuten del aumento de la documentacioacuten

Artiacuteculo 33 Adecuacioacuten

Tanto el Archivo Municipal asiacute como los locales que se destinen o se puedan destinar en un futuro a archivo deberaacuten estar adaptados al cumplimiento de sus funciones tanto desde el punto de vista de la edificacioacuten como de su acondicionamiento y equipamiento Para garantizar esta funcionalidad se distinguiraacuten en ellos como miacutenimo tres zonas diferenciadas

bull depoacutesitos bull trabajo teacutecnico bull consulta

Artiacuteculo 34 Mantenimiento de las instalaciones

El Excmo Ayuntamiento de Baeza seraacute responsable de que los locales e instalaciones del Archivo particularmente los dedicados a depoacutesito cumplan las condiciones necesarias para garantizar la seguridad y preservacioacuten de los fondos adoptando las medidas de control prevencioacuten limpieza desinfeccioacuten correccioacuten yo extincioacuten que resulten maacutes oportunas en cada caso Es su obligacioacuten tambieacuten la verificacioacuten perioacutedica de los sistemas y condiciones de conservacioacuten y seguridad de los documentos y del estado de los mismos

El Archivo contaraacute con los bienes materiales y con las dotaciones presupuestarias necesarias para el desempentildeo de sus funciones

Artiacuteculo 35 Apoyo teacutecnico

El Archivero y en su caso los teacutecnicos nombrados asesoraraacuten al Ayuntamiento y a las entidades y organismos que de eacutel dependan sobre las teacutecnicas y soportes documentales maacutes adecuados para asegurar la

perdurabilidad de los documentos y en general acerca de cualquier otra medida haacutebil al efecto Artiacuteculo 36 Conservacioacuten y restauracioacuten

El Archivero o responsable propondraacute los programas de restauracioacuten y

de reproduccioacuten de documentos con fines de seguridad difusioacuten yo uso sustitutorio que considere maacutes oportunos El establecimiento de prioridades obedeceraacute a los siguientes criterios 1 La trascendencia histoacuterica 2 La trascendencia funcional 3 El estado de conservacioacuten 4 El volumen de consultas soportado

Las condiciones de conservacioacuten y mantenimiento del archivo se estableceraacuten en relacioacuten a los siguientes puntos

a) El Archivo velaraacute por el adecuado mantenimiento de las instalaciones en todo lo relativo a los sistemas de iluminacioacuten comunicacioacuten deteccioacuten de incendios equipos mecaacutenicos antirrobo y en todos los demaacutes elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro en colaboracioacuten con el resto de los responsables de las medidas de seguridad y proteccioacuten que este tipo de edificios requiere

b) En el archivo se llevaraacute un control sistemaacutetico y perioacutedico de las condiciones ambientales estado de las instalaciones del equipamiento en los depoacutesitos y de los soportes documentales a fin de detectar las posibles alteraciones las invasiones de agentes bioloacutegicos y los deterioros que eacutestas pudieran provocar

c) En el supuesto de la aparicioacuten de agentes bioloacutegicos o circunstancias fiacutesico-ambientales que motiven situaciones de emergencia deterioro o peligro inmediato de los documentos se daraacute cuenta al Ayuntamiento de Baeza a los efectos oportunos

d) Con el fin de garantizar la informacioacuten contenida en los nuevos soportes magneacuteticos y oacutepticos se realizaraacute el control y vigilancia de los mismos haciendo copias de seguridad perioacutedicas seguacuten establezcan los teacutecnicos informaacuteticos

e) En el momento en que se efectuacutee cualquier ingreso se deberaacute verificar el estado fiacutesico que presentan los documentos con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagacioacuten en su caso de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados

El Archivo deberaacute asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracioacuten en prevencioacuten de su mejor conservacioacuten e igualmente propondraacute la adopcioacuten de medidas oportunas para la restauracioacuten de los documentos deteriorados

CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artiacuteculo 37 Servicio de los documentos

El servicio de los documentos tanto puacuteblico como de caraacutecter interno se realizaraacute dentro del horario establecido en el Archivo y en las dependencias especiacuteficas habilitadas para tal fin El servicio fuera de este horario es excepcional y se justifica uacutenicamente por causas de fuerza mayor o necesidades insoslayables requiriendo en todo caso la presencia del Archivero

Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten

Los usuarios son responsables de la integridad de la documentacioacuten durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada

Los dantildeos que pudieran ocasionarse a los documentos asiacute como las posibles sustracciones se pondraacuten en conocimiento del Ayuntamiento y de las instituciones de seguridad pertinentes al efecto de la incoacioacuten del procedimiento para la adopcioacuten de las medidas oportunas Artiacuteculo 39 Informacioacuten

El Archivo facilitaraacute a los usuarios los instrumentos de descripcioacuten disponibles para la localizacioacuten y consulta de los documentos La buacutesqueda de informacioacuten tanto en los instrumentos de descripcioacuten como en la documentacioacuten estaraacute a cargo de los usuarios

Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos

Los usuarios tanto internos como externos no accederaacuten a los depoacutesitos ni se serviraacuten directamente la documentacioacuten en ninguna circunstancia

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

CAPIacuteTULO IV DEL FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO

Artiacuteculo 16 Gestioacuten y tratamiento

El Archivo Municipal es el oacutergano especializado en la administracioacuten del sistema de gestioacuten y tratamiento de documentos cuya finalidad es garantizar el seguimiento y localizacioacuten de cualquier documento en cualquier momento asiacute como las condiciones de transferencia conservacioacuten y acceso en colaboracioacuten con los oacuterganos pertinentes

La documentacioacuten recibida en el archivo seraacute objeto de todas las fases y

operaciones que comprende el tratamiento archiviacutestico identificacioacuten y valoracioacuten de series documentales clasificacioacuten ordenacioacuten y descripcioacuten

El archivo aplicaraacute las directrices e instrucciones de caraacutecter teacutecnico que

se elaboren desde la direccioacuten quien en todo momento podraacute observar su cumplimiento

La responsabilidad de la conservacioacuten y custodia de los documentos existentes en la administracioacuten local asiacute como su transferencia organizada y sistemaacutetica recaeraacute en los jefes de las unidades quienes podraacuten designar un encargado que asuma las funciones y vele por el cumplimiento de la normativa establecida por este reglamente sin perjuicio de lo establecido en los reglamentos regionales yo locales

Particularmente el Archivo Histoacuterico lo integran los documentos transferidos por la administracioacuten del Excmo Ayuntamiento de Baeza y que debido a su valor histoacuterico deben ser conservados permanentemente Igualmente formaran parte del mismo toda la documentacioacuten que reciba el centro por donaciones de particulares o sean adquiridas por compra cesioacuten o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento juriacutedico

La gestioacuten organizacioacuten y conservacioacuten del Archivo Municipal le corresponde exclusivamente a la direccioacuten del centro quien consultaraacute con el departamento local al que quede adscrito

Artiacuteculo 17 Clasificacioacuten e identificacioacuten

Los fondos que constituyen el Archivo estaraacuten clasificados siguiendo un criterio que tendraacute como base el principio de procedencia

La clasificacioacuten es la labor intelectual por la cual se identifican y establecen las series documentales que componen cada fondo Se entiende por serie documental el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogeacuteneo generadas por un mismo oacutergano o sujeto productor en el ejercicio de cada una de sus funciones especiacuteficas En consecuencia el fondo es el conjunto de series con una misma procedencia

Clasificados los documentos e identificadas las series documentales se procederaacute a la ordenacioacuten de las unidades documentales que la componen Para ello se seguiraacuten criterios cronoloacutegicos alfabeacuteticos numeacutericos o los que se estimen convenientes aplicar en funcioacuten del principio de estructura interna

Terminado la organizacioacuten de los documentos se procederaacute a la instalacioacuten en las unidades de conservacioacuten adecuadas que garantice su adecuado mantenimiento y que se identificaraacuten por la signatura que les corresponda Artiacuteculo 18 Ingresos y Transferencias

Estaacuten obligados a transferir los documentos al Archivo Histoacuterico Municipal

deg Cada una de las unidades administrativas del Ayuntamiento y tambieacuten

los organismos autoacutenomos y las empresas municipales fundaciones patronatos o cualesquiera otras personas juriacutedicas que esteacuten vinculadas a eacuteste transferiraacuten perioacutedicamente al Archivo la documentacioacuten cuya tramitacioacuten administrativa haya finalizado

deg El Archivero estableceraacute previa consulta con los responsables de las

unidades productoras el calendario de transferencias anuales

El ingreso de documentos en el Archivo se realizaraacute

1 Por transferencia ordinaria y regular de fondos procedentes de las unidades administrativas servicios y centros del Ayuntamiento de Baeza

2 Por transferencia extraordinaria de fondos procedentes de donacioacuten depoacutesito herencia legado o por cualquier otro sistema de adquisicioacuten o de dominio contemplado por el ordenamiento juriacutedico y que puedan ejercerse sobre fondos documentales y que sean aceptadas aprobadas u ordenadas por la direccioacuten del archivo

Y cumpliendo las siguientes condiciones

- Toda entrada de documentos en el Archivo iraacute acompantildeada del acta o impreso de transferencia o relacioacuten de entrega ajustada a los modelos normalizados que determine el Archivo o establecidas por ley

- Los documentos objetos de transferencia deberaacuten ser originales o copias uacutenicas

- El Archivo podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan la normativa establecida para ello y solicitar una nueva remisioacuten

- En el caso de ingreso de documentacioacuten por transferencias extraordinarias se procederaacute a la formalizacioacuten de la adquisicioacuten mediante una resolucioacuten del director y posterior informacioacuten al Excmo Ayuntamiento de Baeza

El Archivo contaraacute con un Registro General de la entrada de fondos correspondiente a los documentos que ingresen en el mismo

Artiacuteculo 19 Meacutetodo y requisitos 1 Los expedientes custodiados en las oficinas productoras se transferiraacuten al Archivo reunidos en series diferenciadas de acuerdo con el cuadro de clasificacioacuten de fondos 2 Se entiende por serie el conjunto de unidades documentales producidas por un oacutergano o sujeto productor a lo largo del tiempo en el desarrollo de una misma actividad y regulados por una misma norma juriacutedica yo de procedimiento 3 Solamente se remitiraacuten al Archivo Municipal expedientes finalizados Uacutenicamente se aceptaraacuten documentos sueltos cuando no formen parte de ninguacuten expediente En cualquier caso la documentacioacuten en papel transferida estaraacute a) Ordenada y foliada b) Despojada de gomas grapas clips clasificadores de plaacutestico y cualquier otro elemento que comprometa la conservacioacuten del soporte c) Dotada de una carpetilla identificativa de papel o cartulina con mencioacuten de contenido antildeo y la numeracioacuten correspondiente del negociado d) Introducida en cajas normalizadas de archivo

e) Desprovista de documentacioacuten de apoyo informativo asiacute como de duplicados y copias que seraacuten eliminados previa comprobacioacuten de la existencia de los originales En caso contrario se conservaraacuten 4 La transferencia de documentos legibles por maacutequina deberaacute ir acompantildeada de un documento en papel en el que se especifique contenido data y meta datos (programa sistema operativo tamantildeo compresioacuten etc) para su consulta Artiacuteculo 20 Remisioacuten de fondos

Toda transferencia iraacute acompantildeada de una Hoja de remisioacuten de fondos en donde se relacionaraacuten los expedientes que conforman las fracciones de serie transferida firmada por el responsable de la unidad productora Previo cotejo la Hoja seraacute firmada por el Archivero quedando un ejemplar en poder del archivo y el otro en el de la oficina remitente Artiacuteculo 21 Inadmisioacuten 1 El Archivero podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan los requisitos sentildealados hasta que se subsanen las deficiencias detectadas Solamente se admitiraacuten documentos y expedientes incompletos desorganizados o deteriorados en el Archivo de forma excepcional debiendo adjuntar el Jefe del Departamento o el Secretario de la Corporacioacuten una diligencia en la que haga constar dichas circunstancias y las razones que las han motivado 2 Se podraacute exigir la transferencia de aquellos fondos documentales que habiendo perdido su vigencia administrativa no hayan sido remitidos por los organismos productores 3 Igualmente podraacuten ser rechazados todos los documentos donados cesados transferidos etc que previa confirmacioacuten del hecho o en caso de conocerse sean consecuencia de dolo robo o cualquier accioacuten contraria a la Ley Si en alguacuten caso de tal negligencia se tuviera constancia con el tiempo se destinaraacute a doacutende proceda por Ley quedando por ello el Archivo excluido del hecho Artiacuteculo 22 Ingresos extraordinarios

Los ingresos extraordinarios de documentacioacuten en el Archivo Municipal por compra legado donacioacuten expropiacioacuten depoacutesito o cualquier otra procedencia requeriraacuten acuerdo formal del Pleno del Ayuntamiento municipal seguacuten la normativa vigente y previo informe del Archivo De forma general y sin perjuicio de otros requisitos exigibles en cada caso bien por la

normativa bien por razones teacutecnicas las condiciones para la aceptacioacuten de este tipo de ingresos son

1 El intereacutes de los documentos para Baeza y su Historia y para los investigadores 2 El acatamiento de las normas de tratamiento conservacioacuten y acceso establecidas en el presente Reglamento sin que puedan aceptarse condiciones que establezcan excepciones a las mismas por parte de los depositarios Artiacuteculo 23 Regulacioacuten de los ingresos

La admisioacuten de cualquier ingreso extraordinario se formalizaraacute mediante contrato convenio de colaboracioacuten o cualquier otro documento vaacutelido seguacuten proceda y se ejecutaraacute mediante acta de entrega a la que se acompantildearaacute un inventario que tras su cotejo seraacute rubricado por el Alcalde de Baeza y el Archivero como receptor

Artiacuteculo 24 Registro General de Entrada de Documentos

Todos los ingresos tanto ordinarios como extraordinarios quedaraacuten asentados en el Registro de Entrada de Documentos Base de Datos o cualquier proceso de control de entrada Artiacuteculo 25 Organizacioacuten y descripcioacuten

Las tareas de identificacioacuten clasificacioacuten ordenacioacuten descripcioacuten e instalacioacuten de la documentacioacuten corresponden al personal del Archivo

El Archivero es el encargado de elaborar revisar y mantener al diacutea el cuadro de clasificacioacuten de la documentacioacuten municipal y de los demaacutes Fondos que constituyen el Patrimonio Documental y Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza La inclusioacuten en el cuadro de clasificacioacuten de nuevas series documentales es una funcioacuten exclusiva del Archivero si bien eacuteste tendraacute en consideracioacuten los criterios o propuestas de las unidades productoras y la normativa vigente al respecto

Por otra parte cualquier modificacioacuten formal de contenido o de

tramitacioacuten que se produzca en las series documentales habraacute de comunicarse al Archivo para que eacuteste proceda a una nueva evaluacioacuten y actualizacioacuten si es necesario del cuadro de clasificacioacuten de la valoracioacuten y de los plazos de transferencia seleccioacuten y acceso

Artiacuteculo 26 Normalizacioacuten

El Archivo podraacute proponer normativas especiacuteficas que regulen y mejoren aspectos concretos sobre normalizacioacuten de documentos su transferencia y su conservacioacuten

El Archivero elaboraraacute los instrumentos de control informacioacuten y

descripcioacuten documental necesarios para la localizacioacuten y acceso a todos los fondos documentales custodiados de acuerdo con la normativa vigente Artiacuteculo 27 Valoracioacuten e identificacioacuten

En materia de valoracioacuten e identificacioacuten documental se acataraacute lo articulado en los reglamentos y leyes pertinentes El procedimiento de valoracioacuten y seleccioacuten de documentos se aplicaraacute a toda la documentacioacuten municipal administrativa Sin embargo y como norma general no puede ser objeto de valoracioacuten y seleccioacuten la documentacioacuten considerada histoacuterica La seleccioacuten documental en su caso se llevaraacute a cabo guardando las maacuteximas garantiacuteas y siguiendo estrictamente las directrices que en esta materia tiene establecidas y establezcan los organismos competentes Artiacuteculo 28 Eliminacioacuten y expurgo

Eliminacioacuten de documentos

1 Queda prohibida cualquier eliminacioacuten total o parcial de documentacioacuten que no este acordada por la Direccioacuten y teacutecnicos especializados en la materia que evaluaraacute la documentacioacuten de acuerdo con lo estipulado o por lo establecido en la legislacioacuten vigente

2 De toda eliminacioacuten se levantaraacute acta en la que conste los documentos que se eliminan y las razones que justifican su destruccioacuten

3 La eliminacioacuten de documentos podraacute conllevar la conservacioacuten de muestras originales Las teacutecnicas de muestreo da cada serie se fijaraacuten en las tablas de valoracioacuten de ellas y se haraacuten constar en la referida acta de eliminacioacuten

Se considera expurgo a los efectos de la aplicacioacuten del presente Reglamento el proceso de valoracioacuten seleccioacuten y eliminacioacuten o conservacioacuten de los documentos integrantes del patrimonio documental

Queda prohibida la eliminacioacuten total o parcial de cualquier documento mientras no reciba el dictamen preceptivo de la direccioacuten del archivo y seguacuten el procedimiento establecido en el presente Reglamento

De cada expurgo se levantaraacute acta suscrita por el Archivero y por el responsable del Servicio correspondiente Estas actas agrupadas formaraacuten el Registro de Expurgos de Documentos No se podraacute eliminar en ninguacuten caso documentacioacuten anterior a 1940 o toda aquella que se considere de valor para el bien del Municipio su Administracioacuten o su Historia Habida cuenta de su volumen y caracteriacutesticas

Artiacuteculo 29 Servicios que se ofrecen

Servicio a la administracioacuten

La primera funcioacuten del archivo y de la biblioteca del archivo es ofrecer un servicio de informacioacuten y documentacioacuten adecuado a la propia institucioacuten administrativa de la que depende (Excmo Ayuntamiento de Baeza) y al resto de la comunidad proporcionando apoyo en la gestioacuten documental especialmente en las labores de conservacioacuten y de restauracioacuten de los bienes patrimoniales y en la labor de difusioacuten (ediciones exposiciones publicaciones etc)

Servicio de documentacioacuten y de consulta

a) Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos conservados en el Archivo Histoacuterico Municipal no asiacute del conglomerado documental del Archivo Administrativo si se encontrara vigente (salvo excepciones previamente autorizadas por los oacuterganos competentes)

b) El acceso a los documentos administrativos que esteacuten en curso de convertirse en documentacioacuten histoacuterica quedan reservados a las oficinas funcionarios o miembros del Ayuntamiento de Baeza para quienes resulte necesaria la consulta de los mismos por entrar directamente en el aacutembito de sus competencias con las uacutenicas limitaciones de acceso que establezca la legislacioacuten vigente

c) El derecho de acceso a los documentos podraacute ser ejercido por personas que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

d) La denegacioacuten del acceso a los documentos se haraacute por decisioacuten

preestablecida por el archivero el Ayuntamiento de Baeza o por causas contenidas en la legislacioacuten vigente o en su caso por antecedentes de negligencia en el Archivo por parte del solicitante

e) El servicio de archivo atenderaacute las consultas dentro del horario de atencioacuten al puacuteblico establecido Fuera de ese horario no se podraacute acceder ni utilizar sus instalaciones salvo causas de fuerza mayor y en presencia del personal del archivo

Preacutestamo

a) Los documentos del archivo soacutelo podraacuten ser prestados a los servicios administrativos municipales y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en las leyes

b) El procedimiento de preacutestamo seraacute mediante la cumplimentacioacuten de una hoja de solicitud de preacutestamo en la que quede identificado el solicitante la unidad administrativa a la que pertenece el documento requerido con su signatura de localizacioacuten y la fecha de solicitud Esta peticioacuten quedaraacute validada con la firma del interesado

c) La formalizacioacuten del preacutestamo seraacute efectiva con la entrega del documento solicitado y con la devolucioacuten de un ejemplar de la hoja de solicitud firmado por el archivero a o persona en quien delegue

d) En todo caso en una misma hoja soacutelo podraacute ser solicitado un uacutenico documento sea simple o compuesto (expediente o registro) por lo que se deberaacuten cumplimentar tantas hojas como documentos requeridos La buacutesqueda de informacioacuten en los documentos solicitados seraacute realizada por los peticionarios o interesados no por el personal de archivo

e) No se dejaraacute en preacutestamo documentos separados de la unidad documental de que formen parte

f) Cuando una oficina quiera solicitar el preacutestamo o consultar documentacioacuten de acceso restringido generado por otra unidad administrativa necesitaraacute la autorizacioacuten por escrito del jefe de servicio que la ha transferido o del propio Ayuntamiento de Baeza (extensible a otras administraciones)

g) Los documentos prestados deberaacuten devolverse al archivo en el plazo maacuteximo de tres meses y en perfecto estado Solo en casos excepcionales podraacute ampliarse este plazo previa peticioacuten razonada al archivo

h) La responsabilidad en la custodia de los documentos en preacutestamo mientras permanezcan fuera del archivo corresponde a los peticionarios

i) Los documentos histoacutericos libros o documentos custodiados en el archivo NO podraacuten salir de las dependencias municipales salvo en lo siguientes casos

- Cuando sean requeridos por los tribunales de justicia

- Cuando se acuerde su reproduccioacuten a traveacutes de microformas disco oacuteptico o cualquier otro sistema convenido

- Para ser sometidos a procesos de restauracioacuten

- Para la realizacioacuten de exposiciones

En todos los casos se adoptaraacuten las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la adecuada conservacioacuten de los documentos asiacute como el reintegro de los mismos

j) El servicio de archivo podraacute adoptar las medidas que considere precisas para impedir cualquier merma en el patrimonio documental por la negligencia en la conservacioacuten de la documentacioacuten prestada Y si es el caso podraacute denegar la salida temporal de documentacioacuten del archivo La unidad administrativa solicitante podraacute optar entonces por consultar la documentacioacuten directamente en las dependencias del archivo

k) Todos los preacutestamos quedaraacuten registrados en el correspondiente Registro de Preacutestamos que se llevaraacute en el Archivo Municipal

La persona encargada de la consulta deberaacute tener presente las siguientes obligaciones en relacioacuten al documento

- No se podraacute escribir en los documentos ni doblarlos ni calcarlos Tampoco podraacuten sacarse de la Sala de Investigadores excepto cuando sean requeridos por el personal del Archivo porque tal hecho sea estrictamente necesario

- Los usuarios seraacuten responsables de la documentacioacuten que se les entregue para su consulta mientras los utilice debiendo tener el maacuteximo cuidado en su manipulacioacuten Los dantildeos y peacuterdidas que se produzcan deberaacuten ser resarcidos por el valor total de la documentacioacuten dantildeada o perdida asiacute como por el valor de los perjuicios que directa o indirectamente se ocasionen

- El derecho de consulta podraacute ser retirado a toda persona que trate la documentacioacuten de forma negligente y que mantenga actitudes que dificulten el trabajo y el estudio o que no respeten el presente Reglamento

Servicio de referencia

Trabajo de asesoramiento a los investigadores sobre el tipo de fuentes bibliograacuteficas y documentales que se pueden consultar en el centro y en la medida de lo posible sobre otro tipo de fondos y archivos Atencioacuten de consultas sobre el patrimonio documental y bibliograacutefico de la ciudad de Baeza realizadas de forma presencial telefoacutenica o por correo postal y electroacutenico

Asesoramiento sobre la buacutesqueda y utilizacioacuten de los documentos y libros impresos del Archivo y sobre fuentes documentales y bibliograacuteficas relacionadas con la ciudad y conservadas en otros centros culturales

Servicio de reprografiacutea

La reproduccioacuten de obras sujetas a la Ley de Propiedad Intelectual queda regulada por dicha Ley

Se ofrece la posibilidad de reproducir documentos por medio de fotocopia o de fotografiacutea digital atenieacutendose en todo momento a las normas estipuladas por el Reglamento y a la legislacioacuten vigente La reproduccioacuten mecaacutenica de los documentos a solicitud de los usuarios seraacute posible siempre que no perjudique a la conservacioacuten de los mismos y siempre teniendo en cuenta el estado de conservacioacuten en el que se hallen y las limitaciones que posean

Existe tambieacuten la posibilidad de recibir por correo postal o correo electroacutenico las reproducciones solicitadas

Estaacute prohibido reproducir sin la debida autorizacioacuten copias de cualquier tipo suministradas por el Archivo u obtenidas en el mismo Tal autorizacioacuten obliga a citar la procedencia de los documentos reproducidos

Servicio de formacioacuten

Se ofrece la posibilidad de que personas teacutecnicos especialistas completen su formacioacuten de archivo mediante becas ayudas o subvenciones Se puede realizar de dos maneras la realizacioacuten de praacutecticas regladas y la realizacioacuten de visitas facultativas previamente concertadas

Servicio de difusioacuten

Como centro de difusioacuten de actividades culturales el archivo y su biblioteca participan en diversas iniciativas ediciones de cataacutelogos presentacioacuten de libros exposiciones colaboracioacuten con otras instituciones visitas guiadas etc

Artiacuteculo 30 Horario

El horario de apertura al puacuteblico todo el antildeo seraacute de 9 a 1400h de lunes a viernes Fuera de este horario el Archivo Histoacuterico Municipal permaneceraacute cerrado El horario estaacute sujeto a modificaciones en funcioacuten de las necesidades del servicio y de las prioridades que puedan surgir Igualmente el centro permaneceraacute cerrado en las festividades de Navidad Semana Santa y durante los diacuteas que correspondan de vacaciones al personal del archivo Artiacuteculo 31 Reforma del Reglamento

La iniciativa para la reforma del presente Reglamento seraacute adoptada por la propia direccioacuten del centro acordado previamente con los oacuterganos pertinentes del Ayuntamiento de Baeza

La propuesta de reforma deberaacute obtener para prosperar el voto favorable de la mayoriacutea absoluta en pleno entrando en vigor a partir del diacutea siguiente al de su aprobacioacuten

CAPIacuteTULO V DE LA CONSERVACIOacuteN E INSTALACIONES

Artiacuteculo 32 Instalaciones

Las dependencias e instalaciones del Archivo seraacuten de uso exclusivo del mismo no pudiendo destinarse en ninguacuten momento a otras finalidades que no sean las que le son propias

El Archivo Municipal de Baeza estaacute ubicado en la calle Puerta de

Coacuterdoba 26 y consta de cinco aacutereas diferenciadas

- Aacuterea de trabajo o Sala de Investigacioacuten con biblioteca auxiliar

- Sala de digitalizacioacuten

- Direccioacuten y aacuterea de depoacutesito de documentos (cinco salas)

- Almaceacuten

- Sala de Exposiciones

El acceso a los depoacutesitos estaacute reservado exclusivamente al personal del archivo En ocasiones excepcionales (visitas concertadas etc) se podraacute permitir a los usuarios la entrada a los depoacutesitos en presencia de personal de archivo La amplitud de las instalaciones estaraacute en funcioacuten del aumento de la documentacioacuten

Artiacuteculo 33 Adecuacioacuten

Tanto el Archivo Municipal asiacute como los locales que se destinen o se puedan destinar en un futuro a archivo deberaacuten estar adaptados al cumplimiento de sus funciones tanto desde el punto de vista de la edificacioacuten como de su acondicionamiento y equipamiento Para garantizar esta funcionalidad se distinguiraacuten en ellos como miacutenimo tres zonas diferenciadas

bull depoacutesitos bull trabajo teacutecnico bull consulta

Artiacuteculo 34 Mantenimiento de las instalaciones

El Excmo Ayuntamiento de Baeza seraacute responsable de que los locales e instalaciones del Archivo particularmente los dedicados a depoacutesito cumplan las condiciones necesarias para garantizar la seguridad y preservacioacuten de los fondos adoptando las medidas de control prevencioacuten limpieza desinfeccioacuten correccioacuten yo extincioacuten que resulten maacutes oportunas en cada caso Es su obligacioacuten tambieacuten la verificacioacuten perioacutedica de los sistemas y condiciones de conservacioacuten y seguridad de los documentos y del estado de los mismos

El Archivo contaraacute con los bienes materiales y con las dotaciones presupuestarias necesarias para el desempentildeo de sus funciones

Artiacuteculo 35 Apoyo teacutecnico

El Archivero y en su caso los teacutecnicos nombrados asesoraraacuten al Ayuntamiento y a las entidades y organismos que de eacutel dependan sobre las teacutecnicas y soportes documentales maacutes adecuados para asegurar la

perdurabilidad de los documentos y en general acerca de cualquier otra medida haacutebil al efecto Artiacuteculo 36 Conservacioacuten y restauracioacuten

El Archivero o responsable propondraacute los programas de restauracioacuten y

de reproduccioacuten de documentos con fines de seguridad difusioacuten yo uso sustitutorio que considere maacutes oportunos El establecimiento de prioridades obedeceraacute a los siguientes criterios 1 La trascendencia histoacuterica 2 La trascendencia funcional 3 El estado de conservacioacuten 4 El volumen de consultas soportado

Las condiciones de conservacioacuten y mantenimiento del archivo se estableceraacuten en relacioacuten a los siguientes puntos

a) El Archivo velaraacute por el adecuado mantenimiento de las instalaciones en todo lo relativo a los sistemas de iluminacioacuten comunicacioacuten deteccioacuten de incendios equipos mecaacutenicos antirrobo y en todos los demaacutes elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro en colaboracioacuten con el resto de los responsables de las medidas de seguridad y proteccioacuten que este tipo de edificios requiere

b) En el archivo se llevaraacute un control sistemaacutetico y perioacutedico de las condiciones ambientales estado de las instalaciones del equipamiento en los depoacutesitos y de los soportes documentales a fin de detectar las posibles alteraciones las invasiones de agentes bioloacutegicos y los deterioros que eacutestas pudieran provocar

c) En el supuesto de la aparicioacuten de agentes bioloacutegicos o circunstancias fiacutesico-ambientales que motiven situaciones de emergencia deterioro o peligro inmediato de los documentos se daraacute cuenta al Ayuntamiento de Baeza a los efectos oportunos

d) Con el fin de garantizar la informacioacuten contenida en los nuevos soportes magneacuteticos y oacutepticos se realizaraacute el control y vigilancia de los mismos haciendo copias de seguridad perioacutedicas seguacuten establezcan los teacutecnicos informaacuteticos

e) En el momento en que se efectuacutee cualquier ingreso se deberaacute verificar el estado fiacutesico que presentan los documentos con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagacioacuten en su caso de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados

El Archivo deberaacute asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracioacuten en prevencioacuten de su mejor conservacioacuten e igualmente propondraacute la adopcioacuten de medidas oportunas para la restauracioacuten de los documentos deteriorados

CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artiacuteculo 37 Servicio de los documentos

El servicio de los documentos tanto puacuteblico como de caraacutecter interno se realizaraacute dentro del horario establecido en el Archivo y en las dependencias especiacuteficas habilitadas para tal fin El servicio fuera de este horario es excepcional y se justifica uacutenicamente por causas de fuerza mayor o necesidades insoslayables requiriendo en todo caso la presencia del Archivero

Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten

Los usuarios son responsables de la integridad de la documentacioacuten durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada

Los dantildeos que pudieran ocasionarse a los documentos asiacute como las posibles sustracciones se pondraacuten en conocimiento del Ayuntamiento y de las instituciones de seguridad pertinentes al efecto de la incoacioacuten del procedimiento para la adopcioacuten de las medidas oportunas Artiacuteculo 39 Informacioacuten

El Archivo facilitaraacute a los usuarios los instrumentos de descripcioacuten disponibles para la localizacioacuten y consulta de los documentos La buacutesqueda de informacioacuten tanto en los instrumentos de descripcioacuten como en la documentacioacuten estaraacute a cargo de los usuarios

Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos

Los usuarios tanto internos como externos no accederaacuten a los depoacutesitos ni se serviraacuten directamente la documentacioacuten en ninguna circunstancia

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

La clasificacioacuten es la labor intelectual por la cual se identifican y establecen las series documentales que componen cada fondo Se entiende por serie documental el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogeacuteneo generadas por un mismo oacutergano o sujeto productor en el ejercicio de cada una de sus funciones especiacuteficas En consecuencia el fondo es el conjunto de series con una misma procedencia

Clasificados los documentos e identificadas las series documentales se procederaacute a la ordenacioacuten de las unidades documentales que la componen Para ello se seguiraacuten criterios cronoloacutegicos alfabeacuteticos numeacutericos o los que se estimen convenientes aplicar en funcioacuten del principio de estructura interna

Terminado la organizacioacuten de los documentos se procederaacute a la instalacioacuten en las unidades de conservacioacuten adecuadas que garantice su adecuado mantenimiento y que se identificaraacuten por la signatura que les corresponda Artiacuteculo 18 Ingresos y Transferencias

Estaacuten obligados a transferir los documentos al Archivo Histoacuterico Municipal

deg Cada una de las unidades administrativas del Ayuntamiento y tambieacuten

los organismos autoacutenomos y las empresas municipales fundaciones patronatos o cualesquiera otras personas juriacutedicas que esteacuten vinculadas a eacuteste transferiraacuten perioacutedicamente al Archivo la documentacioacuten cuya tramitacioacuten administrativa haya finalizado

deg El Archivero estableceraacute previa consulta con los responsables de las

unidades productoras el calendario de transferencias anuales

El ingreso de documentos en el Archivo se realizaraacute

1 Por transferencia ordinaria y regular de fondos procedentes de las unidades administrativas servicios y centros del Ayuntamiento de Baeza

2 Por transferencia extraordinaria de fondos procedentes de donacioacuten depoacutesito herencia legado o por cualquier otro sistema de adquisicioacuten o de dominio contemplado por el ordenamiento juriacutedico y que puedan ejercerse sobre fondos documentales y que sean aceptadas aprobadas u ordenadas por la direccioacuten del archivo

Y cumpliendo las siguientes condiciones

- Toda entrada de documentos en el Archivo iraacute acompantildeada del acta o impreso de transferencia o relacioacuten de entrega ajustada a los modelos normalizados que determine el Archivo o establecidas por ley

- Los documentos objetos de transferencia deberaacuten ser originales o copias uacutenicas

- El Archivo podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan la normativa establecida para ello y solicitar una nueva remisioacuten

- En el caso de ingreso de documentacioacuten por transferencias extraordinarias se procederaacute a la formalizacioacuten de la adquisicioacuten mediante una resolucioacuten del director y posterior informacioacuten al Excmo Ayuntamiento de Baeza

El Archivo contaraacute con un Registro General de la entrada de fondos correspondiente a los documentos que ingresen en el mismo

Artiacuteculo 19 Meacutetodo y requisitos 1 Los expedientes custodiados en las oficinas productoras se transferiraacuten al Archivo reunidos en series diferenciadas de acuerdo con el cuadro de clasificacioacuten de fondos 2 Se entiende por serie el conjunto de unidades documentales producidas por un oacutergano o sujeto productor a lo largo del tiempo en el desarrollo de una misma actividad y regulados por una misma norma juriacutedica yo de procedimiento 3 Solamente se remitiraacuten al Archivo Municipal expedientes finalizados Uacutenicamente se aceptaraacuten documentos sueltos cuando no formen parte de ninguacuten expediente En cualquier caso la documentacioacuten en papel transferida estaraacute a) Ordenada y foliada b) Despojada de gomas grapas clips clasificadores de plaacutestico y cualquier otro elemento que comprometa la conservacioacuten del soporte c) Dotada de una carpetilla identificativa de papel o cartulina con mencioacuten de contenido antildeo y la numeracioacuten correspondiente del negociado d) Introducida en cajas normalizadas de archivo

e) Desprovista de documentacioacuten de apoyo informativo asiacute como de duplicados y copias que seraacuten eliminados previa comprobacioacuten de la existencia de los originales En caso contrario se conservaraacuten 4 La transferencia de documentos legibles por maacutequina deberaacute ir acompantildeada de un documento en papel en el que se especifique contenido data y meta datos (programa sistema operativo tamantildeo compresioacuten etc) para su consulta Artiacuteculo 20 Remisioacuten de fondos

Toda transferencia iraacute acompantildeada de una Hoja de remisioacuten de fondos en donde se relacionaraacuten los expedientes que conforman las fracciones de serie transferida firmada por el responsable de la unidad productora Previo cotejo la Hoja seraacute firmada por el Archivero quedando un ejemplar en poder del archivo y el otro en el de la oficina remitente Artiacuteculo 21 Inadmisioacuten 1 El Archivero podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan los requisitos sentildealados hasta que se subsanen las deficiencias detectadas Solamente se admitiraacuten documentos y expedientes incompletos desorganizados o deteriorados en el Archivo de forma excepcional debiendo adjuntar el Jefe del Departamento o el Secretario de la Corporacioacuten una diligencia en la que haga constar dichas circunstancias y las razones que las han motivado 2 Se podraacute exigir la transferencia de aquellos fondos documentales que habiendo perdido su vigencia administrativa no hayan sido remitidos por los organismos productores 3 Igualmente podraacuten ser rechazados todos los documentos donados cesados transferidos etc que previa confirmacioacuten del hecho o en caso de conocerse sean consecuencia de dolo robo o cualquier accioacuten contraria a la Ley Si en alguacuten caso de tal negligencia se tuviera constancia con el tiempo se destinaraacute a doacutende proceda por Ley quedando por ello el Archivo excluido del hecho Artiacuteculo 22 Ingresos extraordinarios

Los ingresos extraordinarios de documentacioacuten en el Archivo Municipal por compra legado donacioacuten expropiacioacuten depoacutesito o cualquier otra procedencia requeriraacuten acuerdo formal del Pleno del Ayuntamiento municipal seguacuten la normativa vigente y previo informe del Archivo De forma general y sin perjuicio de otros requisitos exigibles en cada caso bien por la

normativa bien por razones teacutecnicas las condiciones para la aceptacioacuten de este tipo de ingresos son

1 El intereacutes de los documentos para Baeza y su Historia y para los investigadores 2 El acatamiento de las normas de tratamiento conservacioacuten y acceso establecidas en el presente Reglamento sin que puedan aceptarse condiciones que establezcan excepciones a las mismas por parte de los depositarios Artiacuteculo 23 Regulacioacuten de los ingresos

La admisioacuten de cualquier ingreso extraordinario se formalizaraacute mediante contrato convenio de colaboracioacuten o cualquier otro documento vaacutelido seguacuten proceda y se ejecutaraacute mediante acta de entrega a la que se acompantildearaacute un inventario que tras su cotejo seraacute rubricado por el Alcalde de Baeza y el Archivero como receptor

Artiacuteculo 24 Registro General de Entrada de Documentos

Todos los ingresos tanto ordinarios como extraordinarios quedaraacuten asentados en el Registro de Entrada de Documentos Base de Datos o cualquier proceso de control de entrada Artiacuteculo 25 Organizacioacuten y descripcioacuten

Las tareas de identificacioacuten clasificacioacuten ordenacioacuten descripcioacuten e instalacioacuten de la documentacioacuten corresponden al personal del Archivo

El Archivero es el encargado de elaborar revisar y mantener al diacutea el cuadro de clasificacioacuten de la documentacioacuten municipal y de los demaacutes Fondos que constituyen el Patrimonio Documental y Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza La inclusioacuten en el cuadro de clasificacioacuten de nuevas series documentales es una funcioacuten exclusiva del Archivero si bien eacuteste tendraacute en consideracioacuten los criterios o propuestas de las unidades productoras y la normativa vigente al respecto

Por otra parte cualquier modificacioacuten formal de contenido o de

tramitacioacuten que se produzca en las series documentales habraacute de comunicarse al Archivo para que eacuteste proceda a una nueva evaluacioacuten y actualizacioacuten si es necesario del cuadro de clasificacioacuten de la valoracioacuten y de los plazos de transferencia seleccioacuten y acceso

Artiacuteculo 26 Normalizacioacuten

El Archivo podraacute proponer normativas especiacuteficas que regulen y mejoren aspectos concretos sobre normalizacioacuten de documentos su transferencia y su conservacioacuten

El Archivero elaboraraacute los instrumentos de control informacioacuten y

descripcioacuten documental necesarios para la localizacioacuten y acceso a todos los fondos documentales custodiados de acuerdo con la normativa vigente Artiacuteculo 27 Valoracioacuten e identificacioacuten

En materia de valoracioacuten e identificacioacuten documental se acataraacute lo articulado en los reglamentos y leyes pertinentes El procedimiento de valoracioacuten y seleccioacuten de documentos se aplicaraacute a toda la documentacioacuten municipal administrativa Sin embargo y como norma general no puede ser objeto de valoracioacuten y seleccioacuten la documentacioacuten considerada histoacuterica La seleccioacuten documental en su caso se llevaraacute a cabo guardando las maacuteximas garantiacuteas y siguiendo estrictamente las directrices que en esta materia tiene establecidas y establezcan los organismos competentes Artiacuteculo 28 Eliminacioacuten y expurgo

Eliminacioacuten de documentos

1 Queda prohibida cualquier eliminacioacuten total o parcial de documentacioacuten que no este acordada por la Direccioacuten y teacutecnicos especializados en la materia que evaluaraacute la documentacioacuten de acuerdo con lo estipulado o por lo establecido en la legislacioacuten vigente

2 De toda eliminacioacuten se levantaraacute acta en la que conste los documentos que se eliminan y las razones que justifican su destruccioacuten

3 La eliminacioacuten de documentos podraacute conllevar la conservacioacuten de muestras originales Las teacutecnicas de muestreo da cada serie se fijaraacuten en las tablas de valoracioacuten de ellas y se haraacuten constar en la referida acta de eliminacioacuten

Se considera expurgo a los efectos de la aplicacioacuten del presente Reglamento el proceso de valoracioacuten seleccioacuten y eliminacioacuten o conservacioacuten de los documentos integrantes del patrimonio documental

Queda prohibida la eliminacioacuten total o parcial de cualquier documento mientras no reciba el dictamen preceptivo de la direccioacuten del archivo y seguacuten el procedimiento establecido en el presente Reglamento

De cada expurgo se levantaraacute acta suscrita por el Archivero y por el responsable del Servicio correspondiente Estas actas agrupadas formaraacuten el Registro de Expurgos de Documentos No se podraacute eliminar en ninguacuten caso documentacioacuten anterior a 1940 o toda aquella que se considere de valor para el bien del Municipio su Administracioacuten o su Historia Habida cuenta de su volumen y caracteriacutesticas

Artiacuteculo 29 Servicios que se ofrecen

Servicio a la administracioacuten

La primera funcioacuten del archivo y de la biblioteca del archivo es ofrecer un servicio de informacioacuten y documentacioacuten adecuado a la propia institucioacuten administrativa de la que depende (Excmo Ayuntamiento de Baeza) y al resto de la comunidad proporcionando apoyo en la gestioacuten documental especialmente en las labores de conservacioacuten y de restauracioacuten de los bienes patrimoniales y en la labor de difusioacuten (ediciones exposiciones publicaciones etc)

Servicio de documentacioacuten y de consulta

a) Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos conservados en el Archivo Histoacuterico Municipal no asiacute del conglomerado documental del Archivo Administrativo si se encontrara vigente (salvo excepciones previamente autorizadas por los oacuterganos competentes)

b) El acceso a los documentos administrativos que esteacuten en curso de convertirse en documentacioacuten histoacuterica quedan reservados a las oficinas funcionarios o miembros del Ayuntamiento de Baeza para quienes resulte necesaria la consulta de los mismos por entrar directamente en el aacutembito de sus competencias con las uacutenicas limitaciones de acceso que establezca la legislacioacuten vigente

c) El derecho de acceso a los documentos podraacute ser ejercido por personas que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

d) La denegacioacuten del acceso a los documentos se haraacute por decisioacuten

preestablecida por el archivero el Ayuntamiento de Baeza o por causas contenidas en la legislacioacuten vigente o en su caso por antecedentes de negligencia en el Archivo por parte del solicitante

e) El servicio de archivo atenderaacute las consultas dentro del horario de atencioacuten al puacuteblico establecido Fuera de ese horario no se podraacute acceder ni utilizar sus instalaciones salvo causas de fuerza mayor y en presencia del personal del archivo

Preacutestamo

a) Los documentos del archivo soacutelo podraacuten ser prestados a los servicios administrativos municipales y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en las leyes

b) El procedimiento de preacutestamo seraacute mediante la cumplimentacioacuten de una hoja de solicitud de preacutestamo en la que quede identificado el solicitante la unidad administrativa a la que pertenece el documento requerido con su signatura de localizacioacuten y la fecha de solicitud Esta peticioacuten quedaraacute validada con la firma del interesado

c) La formalizacioacuten del preacutestamo seraacute efectiva con la entrega del documento solicitado y con la devolucioacuten de un ejemplar de la hoja de solicitud firmado por el archivero a o persona en quien delegue

d) En todo caso en una misma hoja soacutelo podraacute ser solicitado un uacutenico documento sea simple o compuesto (expediente o registro) por lo que se deberaacuten cumplimentar tantas hojas como documentos requeridos La buacutesqueda de informacioacuten en los documentos solicitados seraacute realizada por los peticionarios o interesados no por el personal de archivo

e) No se dejaraacute en preacutestamo documentos separados de la unidad documental de que formen parte

f) Cuando una oficina quiera solicitar el preacutestamo o consultar documentacioacuten de acceso restringido generado por otra unidad administrativa necesitaraacute la autorizacioacuten por escrito del jefe de servicio que la ha transferido o del propio Ayuntamiento de Baeza (extensible a otras administraciones)

g) Los documentos prestados deberaacuten devolverse al archivo en el plazo maacuteximo de tres meses y en perfecto estado Solo en casos excepcionales podraacute ampliarse este plazo previa peticioacuten razonada al archivo

h) La responsabilidad en la custodia de los documentos en preacutestamo mientras permanezcan fuera del archivo corresponde a los peticionarios

i) Los documentos histoacutericos libros o documentos custodiados en el archivo NO podraacuten salir de las dependencias municipales salvo en lo siguientes casos

- Cuando sean requeridos por los tribunales de justicia

- Cuando se acuerde su reproduccioacuten a traveacutes de microformas disco oacuteptico o cualquier otro sistema convenido

- Para ser sometidos a procesos de restauracioacuten

- Para la realizacioacuten de exposiciones

En todos los casos se adoptaraacuten las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la adecuada conservacioacuten de los documentos asiacute como el reintegro de los mismos

j) El servicio de archivo podraacute adoptar las medidas que considere precisas para impedir cualquier merma en el patrimonio documental por la negligencia en la conservacioacuten de la documentacioacuten prestada Y si es el caso podraacute denegar la salida temporal de documentacioacuten del archivo La unidad administrativa solicitante podraacute optar entonces por consultar la documentacioacuten directamente en las dependencias del archivo

k) Todos los preacutestamos quedaraacuten registrados en el correspondiente Registro de Preacutestamos que se llevaraacute en el Archivo Municipal

La persona encargada de la consulta deberaacute tener presente las siguientes obligaciones en relacioacuten al documento

- No se podraacute escribir en los documentos ni doblarlos ni calcarlos Tampoco podraacuten sacarse de la Sala de Investigadores excepto cuando sean requeridos por el personal del Archivo porque tal hecho sea estrictamente necesario

- Los usuarios seraacuten responsables de la documentacioacuten que se les entregue para su consulta mientras los utilice debiendo tener el maacuteximo cuidado en su manipulacioacuten Los dantildeos y peacuterdidas que se produzcan deberaacuten ser resarcidos por el valor total de la documentacioacuten dantildeada o perdida asiacute como por el valor de los perjuicios que directa o indirectamente se ocasionen

- El derecho de consulta podraacute ser retirado a toda persona que trate la documentacioacuten de forma negligente y que mantenga actitudes que dificulten el trabajo y el estudio o que no respeten el presente Reglamento

Servicio de referencia

Trabajo de asesoramiento a los investigadores sobre el tipo de fuentes bibliograacuteficas y documentales que se pueden consultar en el centro y en la medida de lo posible sobre otro tipo de fondos y archivos Atencioacuten de consultas sobre el patrimonio documental y bibliograacutefico de la ciudad de Baeza realizadas de forma presencial telefoacutenica o por correo postal y electroacutenico

Asesoramiento sobre la buacutesqueda y utilizacioacuten de los documentos y libros impresos del Archivo y sobre fuentes documentales y bibliograacuteficas relacionadas con la ciudad y conservadas en otros centros culturales

Servicio de reprografiacutea

La reproduccioacuten de obras sujetas a la Ley de Propiedad Intelectual queda regulada por dicha Ley

Se ofrece la posibilidad de reproducir documentos por medio de fotocopia o de fotografiacutea digital atenieacutendose en todo momento a las normas estipuladas por el Reglamento y a la legislacioacuten vigente La reproduccioacuten mecaacutenica de los documentos a solicitud de los usuarios seraacute posible siempre que no perjudique a la conservacioacuten de los mismos y siempre teniendo en cuenta el estado de conservacioacuten en el que se hallen y las limitaciones que posean

Existe tambieacuten la posibilidad de recibir por correo postal o correo electroacutenico las reproducciones solicitadas

Estaacute prohibido reproducir sin la debida autorizacioacuten copias de cualquier tipo suministradas por el Archivo u obtenidas en el mismo Tal autorizacioacuten obliga a citar la procedencia de los documentos reproducidos

Servicio de formacioacuten

Se ofrece la posibilidad de que personas teacutecnicos especialistas completen su formacioacuten de archivo mediante becas ayudas o subvenciones Se puede realizar de dos maneras la realizacioacuten de praacutecticas regladas y la realizacioacuten de visitas facultativas previamente concertadas

Servicio de difusioacuten

Como centro de difusioacuten de actividades culturales el archivo y su biblioteca participan en diversas iniciativas ediciones de cataacutelogos presentacioacuten de libros exposiciones colaboracioacuten con otras instituciones visitas guiadas etc

Artiacuteculo 30 Horario

El horario de apertura al puacuteblico todo el antildeo seraacute de 9 a 1400h de lunes a viernes Fuera de este horario el Archivo Histoacuterico Municipal permaneceraacute cerrado El horario estaacute sujeto a modificaciones en funcioacuten de las necesidades del servicio y de las prioridades que puedan surgir Igualmente el centro permaneceraacute cerrado en las festividades de Navidad Semana Santa y durante los diacuteas que correspondan de vacaciones al personal del archivo Artiacuteculo 31 Reforma del Reglamento

La iniciativa para la reforma del presente Reglamento seraacute adoptada por la propia direccioacuten del centro acordado previamente con los oacuterganos pertinentes del Ayuntamiento de Baeza

La propuesta de reforma deberaacute obtener para prosperar el voto favorable de la mayoriacutea absoluta en pleno entrando en vigor a partir del diacutea siguiente al de su aprobacioacuten

CAPIacuteTULO V DE LA CONSERVACIOacuteN E INSTALACIONES

Artiacuteculo 32 Instalaciones

Las dependencias e instalaciones del Archivo seraacuten de uso exclusivo del mismo no pudiendo destinarse en ninguacuten momento a otras finalidades que no sean las que le son propias

El Archivo Municipal de Baeza estaacute ubicado en la calle Puerta de

Coacuterdoba 26 y consta de cinco aacutereas diferenciadas

- Aacuterea de trabajo o Sala de Investigacioacuten con biblioteca auxiliar

- Sala de digitalizacioacuten

- Direccioacuten y aacuterea de depoacutesito de documentos (cinco salas)

- Almaceacuten

- Sala de Exposiciones

El acceso a los depoacutesitos estaacute reservado exclusivamente al personal del archivo En ocasiones excepcionales (visitas concertadas etc) se podraacute permitir a los usuarios la entrada a los depoacutesitos en presencia de personal de archivo La amplitud de las instalaciones estaraacute en funcioacuten del aumento de la documentacioacuten

Artiacuteculo 33 Adecuacioacuten

Tanto el Archivo Municipal asiacute como los locales que se destinen o se puedan destinar en un futuro a archivo deberaacuten estar adaptados al cumplimiento de sus funciones tanto desde el punto de vista de la edificacioacuten como de su acondicionamiento y equipamiento Para garantizar esta funcionalidad se distinguiraacuten en ellos como miacutenimo tres zonas diferenciadas

bull depoacutesitos bull trabajo teacutecnico bull consulta

Artiacuteculo 34 Mantenimiento de las instalaciones

El Excmo Ayuntamiento de Baeza seraacute responsable de que los locales e instalaciones del Archivo particularmente los dedicados a depoacutesito cumplan las condiciones necesarias para garantizar la seguridad y preservacioacuten de los fondos adoptando las medidas de control prevencioacuten limpieza desinfeccioacuten correccioacuten yo extincioacuten que resulten maacutes oportunas en cada caso Es su obligacioacuten tambieacuten la verificacioacuten perioacutedica de los sistemas y condiciones de conservacioacuten y seguridad de los documentos y del estado de los mismos

El Archivo contaraacute con los bienes materiales y con las dotaciones presupuestarias necesarias para el desempentildeo de sus funciones

Artiacuteculo 35 Apoyo teacutecnico

El Archivero y en su caso los teacutecnicos nombrados asesoraraacuten al Ayuntamiento y a las entidades y organismos que de eacutel dependan sobre las teacutecnicas y soportes documentales maacutes adecuados para asegurar la

perdurabilidad de los documentos y en general acerca de cualquier otra medida haacutebil al efecto Artiacuteculo 36 Conservacioacuten y restauracioacuten

El Archivero o responsable propondraacute los programas de restauracioacuten y

de reproduccioacuten de documentos con fines de seguridad difusioacuten yo uso sustitutorio que considere maacutes oportunos El establecimiento de prioridades obedeceraacute a los siguientes criterios 1 La trascendencia histoacuterica 2 La trascendencia funcional 3 El estado de conservacioacuten 4 El volumen de consultas soportado

Las condiciones de conservacioacuten y mantenimiento del archivo se estableceraacuten en relacioacuten a los siguientes puntos

a) El Archivo velaraacute por el adecuado mantenimiento de las instalaciones en todo lo relativo a los sistemas de iluminacioacuten comunicacioacuten deteccioacuten de incendios equipos mecaacutenicos antirrobo y en todos los demaacutes elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro en colaboracioacuten con el resto de los responsables de las medidas de seguridad y proteccioacuten que este tipo de edificios requiere

b) En el archivo se llevaraacute un control sistemaacutetico y perioacutedico de las condiciones ambientales estado de las instalaciones del equipamiento en los depoacutesitos y de los soportes documentales a fin de detectar las posibles alteraciones las invasiones de agentes bioloacutegicos y los deterioros que eacutestas pudieran provocar

c) En el supuesto de la aparicioacuten de agentes bioloacutegicos o circunstancias fiacutesico-ambientales que motiven situaciones de emergencia deterioro o peligro inmediato de los documentos se daraacute cuenta al Ayuntamiento de Baeza a los efectos oportunos

d) Con el fin de garantizar la informacioacuten contenida en los nuevos soportes magneacuteticos y oacutepticos se realizaraacute el control y vigilancia de los mismos haciendo copias de seguridad perioacutedicas seguacuten establezcan los teacutecnicos informaacuteticos

e) En el momento en que se efectuacutee cualquier ingreso se deberaacute verificar el estado fiacutesico que presentan los documentos con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagacioacuten en su caso de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados

El Archivo deberaacute asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracioacuten en prevencioacuten de su mejor conservacioacuten e igualmente propondraacute la adopcioacuten de medidas oportunas para la restauracioacuten de los documentos deteriorados

CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artiacuteculo 37 Servicio de los documentos

El servicio de los documentos tanto puacuteblico como de caraacutecter interno se realizaraacute dentro del horario establecido en el Archivo y en las dependencias especiacuteficas habilitadas para tal fin El servicio fuera de este horario es excepcional y se justifica uacutenicamente por causas de fuerza mayor o necesidades insoslayables requiriendo en todo caso la presencia del Archivero

Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten

Los usuarios son responsables de la integridad de la documentacioacuten durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada

Los dantildeos que pudieran ocasionarse a los documentos asiacute como las posibles sustracciones se pondraacuten en conocimiento del Ayuntamiento y de las instituciones de seguridad pertinentes al efecto de la incoacioacuten del procedimiento para la adopcioacuten de las medidas oportunas Artiacuteculo 39 Informacioacuten

El Archivo facilitaraacute a los usuarios los instrumentos de descripcioacuten disponibles para la localizacioacuten y consulta de los documentos La buacutesqueda de informacioacuten tanto en los instrumentos de descripcioacuten como en la documentacioacuten estaraacute a cargo de los usuarios

Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos

Los usuarios tanto internos como externos no accederaacuten a los depoacutesitos ni se serviraacuten directamente la documentacioacuten en ninguna circunstancia

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

Y cumpliendo las siguientes condiciones

- Toda entrada de documentos en el Archivo iraacute acompantildeada del acta o impreso de transferencia o relacioacuten de entrega ajustada a los modelos normalizados que determine el Archivo o establecidas por ley

- Los documentos objetos de transferencia deberaacuten ser originales o copias uacutenicas

- El Archivo podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan la normativa establecida para ello y solicitar una nueva remisioacuten

- En el caso de ingreso de documentacioacuten por transferencias extraordinarias se procederaacute a la formalizacioacuten de la adquisicioacuten mediante una resolucioacuten del director y posterior informacioacuten al Excmo Ayuntamiento de Baeza

El Archivo contaraacute con un Registro General de la entrada de fondos correspondiente a los documentos que ingresen en el mismo

Artiacuteculo 19 Meacutetodo y requisitos 1 Los expedientes custodiados en las oficinas productoras se transferiraacuten al Archivo reunidos en series diferenciadas de acuerdo con el cuadro de clasificacioacuten de fondos 2 Se entiende por serie el conjunto de unidades documentales producidas por un oacutergano o sujeto productor a lo largo del tiempo en el desarrollo de una misma actividad y regulados por una misma norma juriacutedica yo de procedimiento 3 Solamente se remitiraacuten al Archivo Municipal expedientes finalizados Uacutenicamente se aceptaraacuten documentos sueltos cuando no formen parte de ninguacuten expediente En cualquier caso la documentacioacuten en papel transferida estaraacute a) Ordenada y foliada b) Despojada de gomas grapas clips clasificadores de plaacutestico y cualquier otro elemento que comprometa la conservacioacuten del soporte c) Dotada de una carpetilla identificativa de papel o cartulina con mencioacuten de contenido antildeo y la numeracioacuten correspondiente del negociado d) Introducida en cajas normalizadas de archivo

e) Desprovista de documentacioacuten de apoyo informativo asiacute como de duplicados y copias que seraacuten eliminados previa comprobacioacuten de la existencia de los originales En caso contrario se conservaraacuten 4 La transferencia de documentos legibles por maacutequina deberaacute ir acompantildeada de un documento en papel en el que se especifique contenido data y meta datos (programa sistema operativo tamantildeo compresioacuten etc) para su consulta Artiacuteculo 20 Remisioacuten de fondos

Toda transferencia iraacute acompantildeada de una Hoja de remisioacuten de fondos en donde se relacionaraacuten los expedientes que conforman las fracciones de serie transferida firmada por el responsable de la unidad productora Previo cotejo la Hoja seraacute firmada por el Archivero quedando un ejemplar en poder del archivo y el otro en el de la oficina remitente Artiacuteculo 21 Inadmisioacuten 1 El Archivero podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan los requisitos sentildealados hasta que se subsanen las deficiencias detectadas Solamente se admitiraacuten documentos y expedientes incompletos desorganizados o deteriorados en el Archivo de forma excepcional debiendo adjuntar el Jefe del Departamento o el Secretario de la Corporacioacuten una diligencia en la que haga constar dichas circunstancias y las razones que las han motivado 2 Se podraacute exigir la transferencia de aquellos fondos documentales que habiendo perdido su vigencia administrativa no hayan sido remitidos por los organismos productores 3 Igualmente podraacuten ser rechazados todos los documentos donados cesados transferidos etc que previa confirmacioacuten del hecho o en caso de conocerse sean consecuencia de dolo robo o cualquier accioacuten contraria a la Ley Si en alguacuten caso de tal negligencia se tuviera constancia con el tiempo se destinaraacute a doacutende proceda por Ley quedando por ello el Archivo excluido del hecho Artiacuteculo 22 Ingresos extraordinarios

Los ingresos extraordinarios de documentacioacuten en el Archivo Municipal por compra legado donacioacuten expropiacioacuten depoacutesito o cualquier otra procedencia requeriraacuten acuerdo formal del Pleno del Ayuntamiento municipal seguacuten la normativa vigente y previo informe del Archivo De forma general y sin perjuicio de otros requisitos exigibles en cada caso bien por la

normativa bien por razones teacutecnicas las condiciones para la aceptacioacuten de este tipo de ingresos son

1 El intereacutes de los documentos para Baeza y su Historia y para los investigadores 2 El acatamiento de las normas de tratamiento conservacioacuten y acceso establecidas en el presente Reglamento sin que puedan aceptarse condiciones que establezcan excepciones a las mismas por parte de los depositarios Artiacuteculo 23 Regulacioacuten de los ingresos

La admisioacuten de cualquier ingreso extraordinario se formalizaraacute mediante contrato convenio de colaboracioacuten o cualquier otro documento vaacutelido seguacuten proceda y se ejecutaraacute mediante acta de entrega a la que se acompantildearaacute un inventario que tras su cotejo seraacute rubricado por el Alcalde de Baeza y el Archivero como receptor

Artiacuteculo 24 Registro General de Entrada de Documentos

Todos los ingresos tanto ordinarios como extraordinarios quedaraacuten asentados en el Registro de Entrada de Documentos Base de Datos o cualquier proceso de control de entrada Artiacuteculo 25 Organizacioacuten y descripcioacuten

Las tareas de identificacioacuten clasificacioacuten ordenacioacuten descripcioacuten e instalacioacuten de la documentacioacuten corresponden al personal del Archivo

El Archivero es el encargado de elaborar revisar y mantener al diacutea el cuadro de clasificacioacuten de la documentacioacuten municipal y de los demaacutes Fondos que constituyen el Patrimonio Documental y Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza La inclusioacuten en el cuadro de clasificacioacuten de nuevas series documentales es una funcioacuten exclusiva del Archivero si bien eacuteste tendraacute en consideracioacuten los criterios o propuestas de las unidades productoras y la normativa vigente al respecto

Por otra parte cualquier modificacioacuten formal de contenido o de

tramitacioacuten que se produzca en las series documentales habraacute de comunicarse al Archivo para que eacuteste proceda a una nueva evaluacioacuten y actualizacioacuten si es necesario del cuadro de clasificacioacuten de la valoracioacuten y de los plazos de transferencia seleccioacuten y acceso

Artiacuteculo 26 Normalizacioacuten

El Archivo podraacute proponer normativas especiacuteficas que regulen y mejoren aspectos concretos sobre normalizacioacuten de documentos su transferencia y su conservacioacuten

El Archivero elaboraraacute los instrumentos de control informacioacuten y

descripcioacuten documental necesarios para la localizacioacuten y acceso a todos los fondos documentales custodiados de acuerdo con la normativa vigente Artiacuteculo 27 Valoracioacuten e identificacioacuten

En materia de valoracioacuten e identificacioacuten documental se acataraacute lo articulado en los reglamentos y leyes pertinentes El procedimiento de valoracioacuten y seleccioacuten de documentos se aplicaraacute a toda la documentacioacuten municipal administrativa Sin embargo y como norma general no puede ser objeto de valoracioacuten y seleccioacuten la documentacioacuten considerada histoacuterica La seleccioacuten documental en su caso se llevaraacute a cabo guardando las maacuteximas garantiacuteas y siguiendo estrictamente las directrices que en esta materia tiene establecidas y establezcan los organismos competentes Artiacuteculo 28 Eliminacioacuten y expurgo

Eliminacioacuten de documentos

1 Queda prohibida cualquier eliminacioacuten total o parcial de documentacioacuten que no este acordada por la Direccioacuten y teacutecnicos especializados en la materia que evaluaraacute la documentacioacuten de acuerdo con lo estipulado o por lo establecido en la legislacioacuten vigente

2 De toda eliminacioacuten se levantaraacute acta en la que conste los documentos que se eliminan y las razones que justifican su destruccioacuten

3 La eliminacioacuten de documentos podraacute conllevar la conservacioacuten de muestras originales Las teacutecnicas de muestreo da cada serie se fijaraacuten en las tablas de valoracioacuten de ellas y se haraacuten constar en la referida acta de eliminacioacuten

Se considera expurgo a los efectos de la aplicacioacuten del presente Reglamento el proceso de valoracioacuten seleccioacuten y eliminacioacuten o conservacioacuten de los documentos integrantes del patrimonio documental

Queda prohibida la eliminacioacuten total o parcial de cualquier documento mientras no reciba el dictamen preceptivo de la direccioacuten del archivo y seguacuten el procedimiento establecido en el presente Reglamento

De cada expurgo se levantaraacute acta suscrita por el Archivero y por el responsable del Servicio correspondiente Estas actas agrupadas formaraacuten el Registro de Expurgos de Documentos No se podraacute eliminar en ninguacuten caso documentacioacuten anterior a 1940 o toda aquella que se considere de valor para el bien del Municipio su Administracioacuten o su Historia Habida cuenta de su volumen y caracteriacutesticas

Artiacuteculo 29 Servicios que se ofrecen

Servicio a la administracioacuten

La primera funcioacuten del archivo y de la biblioteca del archivo es ofrecer un servicio de informacioacuten y documentacioacuten adecuado a la propia institucioacuten administrativa de la que depende (Excmo Ayuntamiento de Baeza) y al resto de la comunidad proporcionando apoyo en la gestioacuten documental especialmente en las labores de conservacioacuten y de restauracioacuten de los bienes patrimoniales y en la labor de difusioacuten (ediciones exposiciones publicaciones etc)

Servicio de documentacioacuten y de consulta

a) Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos conservados en el Archivo Histoacuterico Municipal no asiacute del conglomerado documental del Archivo Administrativo si se encontrara vigente (salvo excepciones previamente autorizadas por los oacuterganos competentes)

b) El acceso a los documentos administrativos que esteacuten en curso de convertirse en documentacioacuten histoacuterica quedan reservados a las oficinas funcionarios o miembros del Ayuntamiento de Baeza para quienes resulte necesaria la consulta de los mismos por entrar directamente en el aacutembito de sus competencias con las uacutenicas limitaciones de acceso que establezca la legislacioacuten vigente

c) El derecho de acceso a los documentos podraacute ser ejercido por personas que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

d) La denegacioacuten del acceso a los documentos se haraacute por decisioacuten

preestablecida por el archivero el Ayuntamiento de Baeza o por causas contenidas en la legislacioacuten vigente o en su caso por antecedentes de negligencia en el Archivo por parte del solicitante

e) El servicio de archivo atenderaacute las consultas dentro del horario de atencioacuten al puacuteblico establecido Fuera de ese horario no se podraacute acceder ni utilizar sus instalaciones salvo causas de fuerza mayor y en presencia del personal del archivo

Preacutestamo

a) Los documentos del archivo soacutelo podraacuten ser prestados a los servicios administrativos municipales y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en las leyes

b) El procedimiento de preacutestamo seraacute mediante la cumplimentacioacuten de una hoja de solicitud de preacutestamo en la que quede identificado el solicitante la unidad administrativa a la que pertenece el documento requerido con su signatura de localizacioacuten y la fecha de solicitud Esta peticioacuten quedaraacute validada con la firma del interesado

c) La formalizacioacuten del preacutestamo seraacute efectiva con la entrega del documento solicitado y con la devolucioacuten de un ejemplar de la hoja de solicitud firmado por el archivero a o persona en quien delegue

d) En todo caso en una misma hoja soacutelo podraacute ser solicitado un uacutenico documento sea simple o compuesto (expediente o registro) por lo que se deberaacuten cumplimentar tantas hojas como documentos requeridos La buacutesqueda de informacioacuten en los documentos solicitados seraacute realizada por los peticionarios o interesados no por el personal de archivo

e) No se dejaraacute en preacutestamo documentos separados de la unidad documental de que formen parte

f) Cuando una oficina quiera solicitar el preacutestamo o consultar documentacioacuten de acceso restringido generado por otra unidad administrativa necesitaraacute la autorizacioacuten por escrito del jefe de servicio que la ha transferido o del propio Ayuntamiento de Baeza (extensible a otras administraciones)

g) Los documentos prestados deberaacuten devolverse al archivo en el plazo maacuteximo de tres meses y en perfecto estado Solo en casos excepcionales podraacute ampliarse este plazo previa peticioacuten razonada al archivo

h) La responsabilidad en la custodia de los documentos en preacutestamo mientras permanezcan fuera del archivo corresponde a los peticionarios

i) Los documentos histoacutericos libros o documentos custodiados en el archivo NO podraacuten salir de las dependencias municipales salvo en lo siguientes casos

- Cuando sean requeridos por los tribunales de justicia

- Cuando se acuerde su reproduccioacuten a traveacutes de microformas disco oacuteptico o cualquier otro sistema convenido

- Para ser sometidos a procesos de restauracioacuten

- Para la realizacioacuten de exposiciones

En todos los casos se adoptaraacuten las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la adecuada conservacioacuten de los documentos asiacute como el reintegro de los mismos

j) El servicio de archivo podraacute adoptar las medidas que considere precisas para impedir cualquier merma en el patrimonio documental por la negligencia en la conservacioacuten de la documentacioacuten prestada Y si es el caso podraacute denegar la salida temporal de documentacioacuten del archivo La unidad administrativa solicitante podraacute optar entonces por consultar la documentacioacuten directamente en las dependencias del archivo

k) Todos los preacutestamos quedaraacuten registrados en el correspondiente Registro de Preacutestamos que se llevaraacute en el Archivo Municipal

La persona encargada de la consulta deberaacute tener presente las siguientes obligaciones en relacioacuten al documento

- No se podraacute escribir en los documentos ni doblarlos ni calcarlos Tampoco podraacuten sacarse de la Sala de Investigadores excepto cuando sean requeridos por el personal del Archivo porque tal hecho sea estrictamente necesario

- Los usuarios seraacuten responsables de la documentacioacuten que se les entregue para su consulta mientras los utilice debiendo tener el maacuteximo cuidado en su manipulacioacuten Los dantildeos y peacuterdidas que se produzcan deberaacuten ser resarcidos por el valor total de la documentacioacuten dantildeada o perdida asiacute como por el valor de los perjuicios que directa o indirectamente se ocasionen

- El derecho de consulta podraacute ser retirado a toda persona que trate la documentacioacuten de forma negligente y que mantenga actitudes que dificulten el trabajo y el estudio o que no respeten el presente Reglamento

Servicio de referencia

Trabajo de asesoramiento a los investigadores sobre el tipo de fuentes bibliograacuteficas y documentales que se pueden consultar en el centro y en la medida de lo posible sobre otro tipo de fondos y archivos Atencioacuten de consultas sobre el patrimonio documental y bibliograacutefico de la ciudad de Baeza realizadas de forma presencial telefoacutenica o por correo postal y electroacutenico

Asesoramiento sobre la buacutesqueda y utilizacioacuten de los documentos y libros impresos del Archivo y sobre fuentes documentales y bibliograacuteficas relacionadas con la ciudad y conservadas en otros centros culturales

Servicio de reprografiacutea

La reproduccioacuten de obras sujetas a la Ley de Propiedad Intelectual queda regulada por dicha Ley

Se ofrece la posibilidad de reproducir documentos por medio de fotocopia o de fotografiacutea digital atenieacutendose en todo momento a las normas estipuladas por el Reglamento y a la legislacioacuten vigente La reproduccioacuten mecaacutenica de los documentos a solicitud de los usuarios seraacute posible siempre que no perjudique a la conservacioacuten de los mismos y siempre teniendo en cuenta el estado de conservacioacuten en el que se hallen y las limitaciones que posean

Existe tambieacuten la posibilidad de recibir por correo postal o correo electroacutenico las reproducciones solicitadas

Estaacute prohibido reproducir sin la debida autorizacioacuten copias de cualquier tipo suministradas por el Archivo u obtenidas en el mismo Tal autorizacioacuten obliga a citar la procedencia de los documentos reproducidos

Servicio de formacioacuten

Se ofrece la posibilidad de que personas teacutecnicos especialistas completen su formacioacuten de archivo mediante becas ayudas o subvenciones Se puede realizar de dos maneras la realizacioacuten de praacutecticas regladas y la realizacioacuten de visitas facultativas previamente concertadas

Servicio de difusioacuten

Como centro de difusioacuten de actividades culturales el archivo y su biblioteca participan en diversas iniciativas ediciones de cataacutelogos presentacioacuten de libros exposiciones colaboracioacuten con otras instituciones visitas guiadas etc

Artiacuteculo 30 Horario

El horario de apertura al puacuteblico todo el antildeo seraacute de 9 a 1400h de lunes a viernes Fuera de este horario el Archivo Histoacuterico Municipal permaneceraacute cerrado El horario estaacute sujeto a modificaciones en funcioacuten de las necesidades del servicio y de las prioridades que puedan surgir Igualmente el centro permaneceraacute cerrado en las festividades de Navidad Semana Santa y durante los diacuteas que correspondan de vacaciones al personal del archivo Artiacuteculo 31 Reforma del Reglamento

La iniciativa para la reforma del presente Reglamento seraacute adoptada por la propia direccioacuten del centro acordado previamente con los oacuterganos pertinentes del Ayuntamiento de Baeza

La propuesta de reforma deberaacute obtener para prosperar el voto favorable de la mayoriacutea absoluta en pleno entrando en vigor a partir del diacutea siguiente al de su aprobacioacuten

CAPIacuteTULO V DE LA CONSERVACIOacuteN E INSTALACIONES

Artiacuteculo 32 Instalaciones

Las dependencias e instalaciones del Archivo seraacuten de uso exclusivo del mismo no pudiendo destinarse en ninguacuten momento a otras finalidades que no sean las que le son propias

El Archivo Municipal de Baeza estaacute ubicado en la calle Puerta de

Coacuterdoba 26 y consta de cinco aacutereas diferenciadas

- Aacuterea de trabajo o Sala de Investigacioacuten con biblioteca auxiliar

- Sala de digitalizacioacuten

- Direccioacuten y aacuterea de depoacutesito de documentos (cinco salas)

- Almaceacuten

- Sala de Exposiciones

El acceso a los depoacutesitos estaacute reservado exclusivamente al personal del archivo En ocasiones excepcionales (visitas concertadas etc) se podraacute permitir a los usuarios la entrada a los depoacutesitos en presencia de personal de archivo La amplitud de las instalaciones estaraacute en funcioacuten del aumento de la documentacioacuten

Artiacuteculo 33 Adecuacioacuten

Tanto el Archivo Municipal asiacute como los locales que se destinen o se puedan destinar en un futuro a archivo deberaacuten estar adaptados al cumplimiento de sus funciones tanto desde el punto de vista de la edificacioacuten como de su acondicionamiento y equipamiento Para garantizar esta funcionalidad se distinguiraacuten en ellos como miacutenimo tres zonas diferenciadas

bull depoacutesitos bull trabajo teacutecnico bull consulta

Artiacuteculo 34 Mantenimiento de las instalaciones

El Excmo Ayuntamiento de Baeza seraacute responsable de que los locales e instalaciones del Archivo particularmente los dedicados a depoacutesito cumplan las condiciones necesarias para garantizar la seguridad y preservacioacuten de los fondos adoptando las medidas de control prevencioacuten limpieza desinfeccioacuten correccioacuten yo extincioacuten que resulten maacutes oportunas en cada caso Es su obligacioacuten tambieacuten la verificacioacuten perioacutedica de los sistemas y condiciones de conservacioacuten y seguridad de los documentos y del estado de los mismos

El Archivo contaraacute con los bienes materiales y con las dotaciones presupuestarias necesarias para el desempentildeo de sus funciones

Artiacuteculo 35 Apoyo teacutecnico

El Archivero y en su caso los teacutecnicos nombrados asesoraraacuten al Ayuntamiento y a las entidades y organismos que de eacutel dependan sobre las teacutecnicas y soportes documentales maacutes adecuados para asegurar la

perdurabilidad de los documentos y en general acerca de cualquier otra medida haacutebil al efecto Artiacuteculo 36 Conservacioacuten y restauracioacuten

El Archivero o responsable propondraacute los programas de restauracioacuten y

de reproduccioacuten de documentos con fines de seguridad difusioacuten yo uso sustitutorio que considere maacutes oportunos El establecimiento de prioridades obedeceraacute a los siguientes criterios 1 La trascendencia histoacuterica 2 La trascendencia funcional 3 El estado de conservacioacuten 4 El volumen de consultas soportado

Las condiciones de conservacioacuten y mantenimiento del archivo se estableceraacuten en relacioacuten a los siguientes puntos

a) El Archivo velaraacute por el adecuado mantenimiento de las instalaciones en todo lo relativo a los sistemas de iluminacioacuten comunicacioacuten deteccioacuten de incendios equipos mecaacutenicos antirrobo y en todos los demaacutes elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro en colaboracioacuten con el resto de los responsables de las medidas de seguridad y proteccioacuten que este tipo de edificios requiere

b) En el archivo se llevaraacute un control sistemaacutetico y perioacutedico de las condiciones ambientales estado de las instalaciones del equipamiento en los depoacutesitos y de los soportes documentales a fin de detectar las posibles alteraciones las invasiones de agentes bioloacutegicos y los deterioros que eacutestas pudieran provocar

c) En el supuesto de la aparicioacuten de agentes bioloacutegicos o circunstancias fiacutesico-ambientales que motiven situaciones de emergencia deterioro o peligro inmediato de los documentos se daraacute cuenta al Ayuntamiento de Baeza a los efectos oportunos

d) Con el fin de garantizar la informacioacuten contenida en los nuevos soportes magneacuteticos y oacutepticos se realizaraacute el control y vigilancia de los mismos haciendo copias de seguridad perioacutedicas seguacuten establezcan los teacutecnicos informaacuteticos

e) En el momento en que se efectuacutee cualquier ingreso se deberaacute verificar el estado fiacutesico que presentan los documentos con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagacioacuten en su caso de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados

El Archivo deberaacute asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracioacuten en prevencioacuten de su mejor conservacioacuten e igualmente propondraacute la adopcioacuten de medidas oportunas para la restauracioacuten de los documentos deteriorados

CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artiacuteculo 37 Servicio de los documentos

El servicio de los documentos tanto puacuteblico como de caraacutecter interno se realizaraacute dentro del horario establecido en el Archivo y en las dependencias especiacuteficas habilitadas para tal fin El servicio fuera de este horario es excepcional y se justifica uacutenicamente por causas de fuerza mayor o necesidades insoslayables requiriendo en todo caso la presencia del Archivero

Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten

Los usuarios son responsables de la integridad de la documentacioacuten durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada

Los dantildeos que pudieran ocasionarse a los documentos asiacute como las posibles sustracciones se pondraacuten en conocimiento del Ayuntamiento y de las instituciones de seguridad pertinentes al efecto de la incoacioacuten del procedimiento para la adopcioacuten de las medidas oportunas Artiacuteculo 39 Informacioacuten

El Archivo facilitaraacute a los usuarios los instrumentos de descripcioacuten disponibles para la localizacioacuten y consulta de los documentos La buacutesqueda de informacioacuten tanto en los instrumentos de descripcioacuten como en la documentacioacuten estaraacute a cargo de los usuarios

Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos

Los usuarios tanto internos como externos no accederaacuten a los depoacutesitos ni se serviraacuten directamente la documentacioacuten en ninguna circunstancia

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

e) Desprovista de documentacioacuten de apoyo informativo asiacute como de duplicados y copias que seraacuten eliminados previa comprobacioacuten de la existencia de los originales En caso contrario se conservaraacuten 4 La transferencia de documentos legibles por maacutequina deberaacute ir acompantildeada de un documento en papel en el que se especifique contenido data y meta datos (programa sistema operativo tamantildeo compresioacuten etc) para su consulta Artiacuteculo 20 Remisioacuten de fondos

Toda transferencia iraacute acompantildeada de una Hoja de remisioacuten de fondos en donde se relacionaraacuten los expedientes que conforman las fracciones de serie transferida firmada por el responsable de la unidad productora Previo cotejo la Hoja seraacute firmada por el Archivero quedando un ejemplar en poder del archivo y el otro en el de la oficina remitente Artiacuteculo 21 Inadmisioacuten 1 El Archivero podraacute rechazar aquellos enviacuteos que no cumplan los requisitos sentildealados hasta que se subsanen las deficiencias detectadas Solamente se admitiraacuten documentos y expedientes incompletos desorganizados o deteriorados en el Archivo de forma excepcional debiendo adjuntar el Jefe del Departamento o el Secretario de la Corporacioacuten una diligencia en la que haga constar dichas circunstancias y las razones que las han motivado 2 Se podraacute exigir la transferencia de aquellos fondos documentales que habiendo perdido su vigencia administrativa no hayan sido remitidos por los organismos productores 3 Igualmente podraacuten ser rechazados todos los documentos donados cesados transferidos etc que previa confirmacioacuten del hecho o en caso de conocerse sean consecuencia de dolo robo o cualquier accioacuten contraria a la Ley Si en alguacuten caso de tal negligencia se tuviera constancia con el tiempo se destinaraacute a doacutende proceda por Ley quedando por ello el Archivo excluido del hecho Artiacuteculo 22 Ingresos extraordinarios

Los ingresos extraordinarios de documentacioacuten en el Archivo Municipal por compra legado donacioacuten expropiacioacuten depoacutesito o cualquier otra procedencia requeriraacuten acuerdo formal del Pleno del Ayuntamiento municipal seguacuten la normativa vigente y previo informe del Archivo De forma general y sin perjuicio de otros requisitos exigibles en cada caso bien por la

normativa bien por razones teacutecnicas las condiciones para la aceptacioacuten de este tipo de ingresos son

1 El intereacutes de los documentos para Baeza y su Historia y para los investigadores 2 El acatamiento de las normas de tratamiento conservacioacuten y acceso establecidas en el presente Reglamento sin que puedan aceptarse condiciones que establezcan excepciones a las mismas por parte de los depositarios Artiacuteculo 23 Regulacioacuten de los ingresos

La admisioacuten de cualquier ingreso extraordinario se formalizaraacute mediante contrato convenio de colaboracioacuten o cualquier otro documento vaacutelido seguacuten proceda y se ejecutaraacute mediante acta de entrega a la que se acompantildearaacute un inventario que tras su cotejo seraacute rubricado por el Alcalde de Baeza y el Archivero como receptor

Artiacuteculo 24 Registro General de Entrada de Documentos

Todos los ingresos tanto ordinarios como extraordinarios quedaraacuten asentados en el Registro de Entrada de Documentos Base de Datos o cualquier proceso de control de entrada Artiacuteculo 25 Organizacioacuten y descripcioacuten

Las tareas de identificacioacuten clasificacioacuten ordenacioacuten descripcioacuten e instalacioacuten de la documentacioacuten corresponden al personal del Archivo

El Archivero es el encargado de elaborar revisar y mantener al diacutea el cuadro de clasificacioacuten de la documentacioacuten municipal y de los demaacutes Fondos que constituyen el Patrimonio Documental y Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza La inclusioacuten en el cuadro de clasificacioacuten de nuevas series documentales es una funcioacuten exclusiva del Archivero si bien eacuteste tendraacute en consideracioacuten los criterios o propuestas de las unidades productoras y la normativa vigente al respecto

Por otra parte cualquier modificacioacuten formal de contenido o de

tramitacioacuten que se produzca en las series documentales habraacute de comunicarse al Archivo para que eacuteste proceda a una nueva evaluacioacuten y actualizacioacuten si es necesario del cuadro de clasificacioacuten de la valoracioacuten y de los plazos de transferencia seleccioacuten y acceso

Artiacuteculo 26 Normalizacioacuten

El Archivo podraacute proponer normativas especiacuteficas que regulen y mejoren aspectos concretos sobre normalizacioacuten de documentos su transferencia y su conservacioacuten

El Archivero elaboraraacute los instrumentos de control informacioacuten y

descripcioacuten documental necesarios para la localizacioacuten y acceso a todos los fondos documentales custodiados de acuerdo con la normativa vigente Artiacuteculo 27 Valoracioacuten e identificacioacuten

En materia de valoracioacuten e identificacioacuten documental se acataraacute lo articulado en los reglamentos y leyes pertinentes El procedimiento de valoracioacuten y seleccioacuten de documentos se aplicaraacute a toda la documentacioacuten municipal administrativa Sin embargo y como norma general no puede ser objeto de valoracioacuten y seleccioacuten la documentacioacuten considerada histoacuterica La seleccioacuten documental en su caso se llevaraacute a cabo guardando las maacuteximas garantiacuteas y siguiendo estrictamente las directrices que en esta materia tiene establecidas y establezcan los organismos competentes Artiacuteculo 28 Eliminacioacuten y expurgo

Eliminacioacuten de documentos

1 Queda prohibida cualquier eliminacioacuten total o parcial de documentacioacuten que no este acordada por la Direccioacuten y teacutecnicos especializados en la materia que evaluaraacute la documentacioacuten de acuerdo con lo estipulado o por lo establecido en la legislacioacuten vigente

2 De toda eliminacioacuten se levantaraacute acta en la que conste los documentos que se eliminan y las razones que justifican su destruccioacuten

3 La eliminacioacuten de documentos podraacute conllevar la conservacioacuten de muestras originales Las teacutecnicas de muestreo da cada serie se fijaraacuten en las tablas de valoracioacuten de ellas y se haraacuten constar en la referida acta de eliminacioacuten

Se considera expurgo a los efectos de la aplicacioacuten del presente Reglamento el proceso de valoracioacuten seleccioacuten y eliminacioacuten o conservacioacuten de los documentos integrantes del patrimonio documental

Queda prohibida la eliminacioacuten total o parcial de cualquier documento mientras no reciba el dictamen preceptivo de la direccioacuten del archivo y seguacuten el procedimiento establecido en el presente Reglamento

De cada expurgo se levantaraacute acta suscrita por el Archivero y por el responsable del Servicio correspondiente Estas actas agrupadas formaraacuten el Registro de Expurgos de Documentos No se podraacute eliminar en ninguacuten caso documentacioacuten anterior a 1940 o toda aquella que se considere de valor para el bien del Municipio su Administracioacuten o su Historia Habida cuenta de su volumen y caracteriacutesticas

Artiacuteculo 29 Servicios que se ofrecen

Servicio a la administracioacuten

La primera funcioacuten del archivo y de la biblioteca del archivo es ofrecer un servicio de informacioacuten y documentacioacuten adecuado a la propia institucioacuten administrativa de la que depende (Excmo Ayuntamiento de Baeza) y al resto de la comunidad proporcionando apoyo en la gestioacuten documental especialmente en las labores de conservacioacuten y de restauracioacuten de los bienes patrimoniales y en la labor de difusioacuten (ediciones exposiciones publicaciones etc)

Servicio de documentacioacuten y de consulta

a) Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos conservados en el Archivo Histoacuterico Municipal no asiacute del conglomerado documental del Archivo Administrativo si se encontrara vigente (salvo excepciones previamente autorizadas por los oacuterganos competentes)

b) El acceso a los documentos administrativos que esteacuten en curso de convertirse en documentacioacuten histoacuterica quedan reservados a las oficinas funcionarios o miembros del Ayuntamiento de Baeza para quienes resulte necesaria la consulta de los mismos por entrar directamente en el aacutembito de sus competencias con las uacutenicas limitaciones de acceso que establezca la legislacioacuten vigente

c) El derecho de acceso a los documentos podraacute ser ejercido por personas que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

d) La denegacioacuten del acceso a los documentos se haraacute por decisioacuten

preestablecida por el archivero el Ayuntamiento de Baeza o por causas contenidas en la legislacioacuten vigente o en su caso por antecedentes de negligencia en el Archivo por parte del solicitante

e) El servicio de archivo atenderaacute las consultas dentro del horario de atencioacuten al puacuteblico establecido Fuera de ese horario no se podraacute acceder ni utilizar sus instalaciones salvo causas de fuerza mayor y en presencia del personal del archivo

Preacutestamo

a) Los documentos del archivo soacutelo podraacuten ser prestados a los servicios administrativos municipales y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en las leyes

b) El procedimiento de preacutestamo seraacute mediante la cumplimentacioacuten de una hoja de solicitud de preacutestamo en la que quede identificado el solicitante la unidad administrativa a la que pertenece el documento requerido con su signatura de localizacioacuten y la fecha de solicitud Esta peticioacuten quedaraacute validada con la firma del interesado

c) La formalizacioacuten del preacutestamo seraacute efectiva con la entrega del documento solicitado y con la devolucioacuten de un ejemplar de la hoja de solicitud firmado por el archivero a o persona en quien delegue

d) En todo caso en una misma hoja soacutelo podraacute ser solicitado un uacutenico documento sea simple o compuesto (expediente o registro) por lo que se deberaacuten cumplimentar tantas hojas como documentos requeridos La buacutesqueda de informacioacuten en los documentos solicitados seraacute realizada por los peticionarios o interesados no por el personal de archivo

e) No se dejaraacute en preacutestamo documentos separados de la unidad documental de que formen parte

f) Cuando una oficina quiera solicitar el preacutestamo o consultar documentacioacuten de acceso restringido generado por otra unidad administrativa necesitaraacute la autorizacioacuten por escrito del jefe de servicio que la ha transferido o del propio Ayuntamiento de Baeza (extensible a otras administraciones)

g) Los documentos prestados deberaacuten devolverse al archivo en el plazo maacuteximo de tres meses y en perfecto estado Solo en casos excepcionales podraacute ampliarse este plazo previa peticioacuten razonada al archivo

h) La responsabilidad en la custodia de los documentos en preacutestamo mientras permanezcan fuera del archivo corresponde a los peticionarios

i) Los documentos histoacutericos libros o documentos custodiados en el archivo NO podraacuten salir de las dependencias municipales salvo en lo siguientes casos

- Cuando sean requeridos por los tribunales de justicia

- Cuando se acuerde su reproduccioacuten a traveacutes de microformas disco oacuteptico o cualquier otro sistema convenido

- Para ser sometidos a procesos de restauracioacuten

- Para la realizacioacuten de exposiciones

En todos los casos se adoptaraacuten las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la adecuada conservacioacuten de los documentos asiacute como el reintegro de los mismos

j) El servicio de archivo podraacute adoptar las medidas que considere precisas para impedir cualquier merma en el patrimonio documental por la negligencia en la conservacioacuten de la documentacioacuten prestada Y si es el caso podraacute denegar la salida temporal de documentacioacuten del archivo La unidad administrativa solicitante podraacute optar entonces por consultar la documentacioacuten directamente en las dependencias del archivo

k) Todos los preacutestamos quedaraacuten registrados en el correspondiente Registro de Preacutestamos que se llevaraacute en el Archivo Municipal

La persona encargada de la consulta deberaacute tener presente las siguientes obligaciones en relacioacuten al documento

- No se podraacute escribir en los documentos ni doblarlos ni calcarlos Tampoco podraacuten sacarse de la Sala de Investigadores excepto cuando sean requeridos por el personal del Archivo porque tal hecho sea estrictamente necesario

- Los usuarios seraacuten responsables de la documentacioacuten que se les entregue para su consulta mientras los utilice debiendo tener el maacuteximo cuidado en su manipulacioacuten Los dantildeos y peacuterdidas que se produzcan deberaacuten ser resarcidos por el valor total de la documentacioacuten dantildeada o perdida asiacute como por el valor de los perjuicios que directa o indirectamente se ocasionen

- El derecho de consulta podraacute ser retirado a toda persona que trate la documentacioacuten de forma negligente y que mantenga actitudes que dificulten el trabajo y el estudio o que no respeten el presente Reglamento

Servicio de referencia

Trabajo de asesoramiento a los investigadores sobre el tipo de fuentes bibliograacuteficas y documentales que se pueden consultar en el centro y en la medida de lo posible sobre otro tipo de fondos y archivos Atencioacuten de consultas sobre el patrimonio documental y bibliograacutefico de la ciudad de Baeza realizadas de forma presencial telefoacutenica o por correo postal y electroacutenico

Asesoramiento sobre la buacutesqueda y utilizacioacuten de los documentos y libros impresos del Archivo y sobre fuentes documentales y bibliograacuteficas relacionadas con la ciudad y conservadas en otros centros culturales

Servicio de reprografiacutea

La reproduccioacuten de obras sujetas a la Ley de Propiedad Intelectual queda regulada por dicha Ley

Se ofrece la posibilidad de reproducir documentos por medio de fotocopia o de fotografiacutea digital atenieacutendose en todo momento a las normas estipuladas por el Reglamento y a la legislacioacuten vigente La reproduccioacuten mecaacutenica de los documentos a solicitud de los usuarios seraacute posible siempre que no perjudique a la conservacioacuten de los mismos y siempre teniendo en cuenta el estado de conservacioacuten en el que se hallen y las limitaciones que posean

Existe tambieacuten la posibilidad de recibir por correo postal o correo electroacutenico las reproducciones solicitadas

Estaacute prohibido reproducir sin la debida autorizacioacuten copias de cualquier tipo suministradas por el Archivo u obtenidas en el mismo Tal autorizacioacuten obliga a citar la procedencia de los documentos reproducidos

Servicio de formacioacuten

Se ofrece la posibilidad de que personas teacutecnicos especialistas completen su formacioacuten de archivo mediante becas ayudas o subvenciones Se puede realizar de dos maneras la realizacioacuten de praacutecticas regladas y la realizacioacuten de visitas facultativas previamente concertadas

Servicio de difusioacuten

Como centro de difusioacuten de actividades culturales el archivo y su biblioteca participan en diversas iniciativas ediciones de cataacutelogos presentacioacuten de libros exposiciones colaboracioacuten con otras instituciones visitas guiadas etc

Artiacuteculo 30 Horario

El horario de apertura al puacuteblico todo el antildeo seraacute de 9 a 1400h de lunes a viernes Fuera de este horario el Archivo Histoacuterico Municipal permaneceraacute cerrado El horario estaacute sujeto a modificaciones en funcioacuten de las necesidades del servicio y de las prioridades que puedan surgir Igualmente el centro permaneceraacute cerrado en las festividades de Navidad Semana Santa y durante los diacuteas que correspondan de vacaciones al personal del archivo Artiacuteculo 31 Reforma del Reglamento

La iniciativa para la reforma del presente Reglamento seraacute adoptada por la propia direccioacuten del centro acordado previamente con los oacuterganos pertinentes del Ayuntamiento de Baeza

La propuesta de reforma deberaacute obtener para prosperar el voto favorable de la mayoriacutea absoluta en pleno entrando en vigor a partir del diacutea siguiente al de su aprobacioacuten

CAPIacuteTULO V DE LA CONSERVACIOacuteN E INSTALACIONES

Artiacuteculo 32 Instalaciones

Las dependencias e instalaciones del Archivo seraacuten de uso exclusivo del mismo no pudiendo destinarse en ninguacuten momento a otras finalidades que no sean las que le son propias

El Archivo Municipal de Baeza estaacute ubicado en la calle Puerta de

Coacuterdoba 26 y consta de cinco aacutereas diferenciadas

- Aacuterea de trabajo o Sala de Investigacioacuten con biblioteca auxiliar

- Sala de digitalizacioacuten

- Direccioacuten y aacuterea de depoacutesito de documentos (cinco salas)

- Almaceacuten

- Sala de Exposiciones

El acceso a los depoacutesitos estaacute reservado exclusivamente al personal del archivo En ocasiones excepcionales (visitas concertadas etc) se podraacute permitir a los usuarios la entrada a los depoacutesitos en presencia de personal de archivo La amplitud de las instalaciones estaraacute en funcioacuten del aumento de la documentacioacuten

Artiacuteculo 33 Adecuacioacuten

Tanto el Archivo Municipal asiacute como los locales que se destinen o se puedan destinar en un futuro a archivo deberaacuten estar adaptados al cumplimiento de sus funciones tanto desde el punto de vista de la edificacioacuten como de su acondicionamiento y equipamiento Para garantizar esta funcionalidad se distinguiraacuten en ellos como miacutenimo tres zonas diferenciadas

bull depoacutesitos bull trabajo teacutecnico bull consulta

Artiacuteculo 34 Mantenimiento de las instalaciones

El Excmo Ayuntamiento de Baeza seraacute responsable de que los locales e instalaciones del Archivo particularmente los dedicados a depoacutesito cumplan las condiciones necesarias para garantizar la seguridad y preservacioacuten de los fondos adoptando las medidas de control prevencioacuten limpieza desinfeccioacuten correccioacuten yo extincioacuten que resulten maacutes oportunas en cada caso Es su obligacioacuten tambieacuten la verificacioacuten perioacutedica de los sistemas y condiciones de conservacioacuten y seguridad de los documentos y del estado de los mismos

El Archivo contaraacute con los bienes materiales y con las dotaciones presupuestarias necesarias para el desempentildeo de sus funciones

Artiacuteculo 35 Apoyo teacutecnico

El Archivero y en su caso los teacutecnicos nombrados asesoraraacuten al Ayuntamiento y a las entidades y organismos que de eacutel dependan sobre las teacutecnicas y soportes documentales maacutes adecuados para asegurar la

perdurabilidad de los documentos y en general acerca de cualquier otra medida haacutebil al efecto Artiacuteculo 36 Conservacioacuten y restauracioacuten

El Archivero o responsable propondraacute los programas de restauracioacuten y

de reproduccioacuten de documentos con fines de seguridad difusioacuten yo uso sustitutorio que considere maacutes oportunos El establecimiento de prioridades obedeceraacute a los siguientes criterios 1 La trascendencia histoacuterica 2 La trascendencia funcional 3 El estado de conservacioacuten 4 El volumen de consultas soportado

Las condiciones de conservacioacuten y mantenimiento del archivo se estableceraacuten en relacioacuten a los siguientes puntos

a) El Archivo velaraacute por el adecuado mantenimiento de las instalaciones en todo lo relativo a los sistemas de iluminacioacuten comunicacioacuten deteccioacuten de incendios equipos mecaacutenicos antirrobo y en todos los demaacutes elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro en colaboracioacuten con el resto de los responsables de las medidas de seguridad y proteccioacuten que este tipo de edificios requiere

b) En el archivo se llevaraacute un control sistemaacutetico y perioacutedico de las condiciones ambientales estado de las instalaciones del equipamiento en los depoacutesitos y de los soportes documentales a fin de detectar las posibles alteraciones las invasiones de agentes bioloacutegicos y los deterioros que eacutestas pudieran provocar

c) En el supuesto de la aparicioacuten de agentes bioloacutegicos o circunstancias fiacutesico-ambientales que motiven situaciones de emergencia deterioro o peligro inmediato de los documentos se daraacute cuenta al Ayuntamiento de Baeza a los efectos oportunos

d) Con el fin de garantizar la informacioacuten contenida en los nuevos soportes magneacuteticos y oacutepticos se realizaraacute el control y vigilancia de los mismos haciendo copias de seguridad perioacutedicas seguacuten establezcan los teacutecnicos informaacuteticos

e) En el momento en que se efectuacutee cualquier ingreso se deberaacute verificar el estado fiacutesico que presentan los documentos con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagacioacuten en su caso de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados

El Archivo deberaacute asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracioacuten en prevencioacuten de su mejor conservacioacuten e igualmente propondraacute la adopcioacuten de medidas oportunas para la restauracioacuten de los documentos deteriorados

CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artiacuteculo 37 Servicio de los documentos

El servicio de los documentos tanto puacuteblico como de caraacutecter interno se realizaraacute dentro del horario establecido en el Archivo y en las dependencias especiacuteficas habilitadas para tal fin El servicio fuera de este horario es excepcional y se justifica uacutenicamente por causas de fuerza mayor o necesidades insoslayables requiriendo en todo caso la presencia del Archivero

Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten

Los usuarios son responsables de la integridad de la documentacioacuten durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada

Los dantildeos que pudieran ocasionarse a los documentos asiacute como las posibles sustracciones se pondraacuten en conocimiento del Ayuntamiento y de las instituciones de seguridad pertinentes al efecto de la incoacioacuten del procedimiento para la adopcioacuten de las medidas oportunas Artiacuteculo 39 Informacioacuten

El Archivo facilitaraacute a los usuarios los instrumentos de descripcioacuten disponibles para la localizacioacuten y consulta de los documentos La buacutesqueda de informacioacuten tanto en los instrumentos de descripcioacuten como en la documentacioacuten estaraacute a cargo de los usuarios

Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos

Los usuarios tanto internos como externos no accederaacuten a los depoacutesitos ni se serviraacuten directamente la documentacioacuten en ninguna circunstancia

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

normativa bien por razones teacutecnicas las condiciones para la aceptacioacuten de este tipo de ingresos son

1 El intereacutes de los documentos para Baeza y su Historia y para los investigadores 2 El acatamiento de las normas de tratamiento conservacioacuten y acceso establecidas en el presente Reglamento sin que puedan aceptarse condiciones que establezcan excepciones a las mismas por parte de los depositarios Artiacuteculo 23 Regulacioacuten de los ingresos

La admisioacuten de cualquier ingreso extraordinario se formalizaraacute mediante contrato convenio de colaboracioacuten o cualquier otro documento vaacutelido seguacuten proceda y se ejecutaraacute mediante acta de entrega a la que se acompantildearaacute un inventario que tras su cotejo seraacute rubricado por el Alcalde de Baeza y el Archivero como receptor

Artiacuteculo 24 Registro General de Entrada de Documentos

Todos los ingresos tanto ordinarios como extraordinarios quedaraacuten asentados en el Registro de Entrada de Documentos Base de Datos o cualquier proceso de control de entrada Artiacuteculo 25 Organizacioacuten y descripcioacuten

Las tareas de identificacioacuten clasificacioacuten ordenacioacuten descripcioacuten e instalacioacuten de la documentacioacuten corresponden al personal del Archivo

El Archivero es el encargado de elaborar revisar y mantener al diacutea el cuadro de clasificacioacuten de la documentacioacuten municipal y de los demaacutes Fondos que constituyen el Patrimonio Documental y Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza La inclusioacuten en el cuadro de clasificacioacuten de nuevas series documentales es una funcioacuten exclusiva del Archivero si bien eacuteste tendraacute en consideracioacuten los criterios o propuestas de las unidades productoras y la normativa vigente al respecto

Por otra parte cualquier modificacioacuten formal de contenido o de

tramitacioacuten que se produzca en las series documentales habraacute de comunicarse al Archivo para que eacuteste proceda a una nueva evaluacioacuten y actualizacioacuten si es necesario del cuadro de clasificacioacuten de la valoracioacuten y de los plazos de transferencia seleccioacuten y acceso

Artiacuteculo 26 Normalizacioacuten

El Archivo podraacute proponer normativas especiacuteficas que regulen y mejoren aspectos concretos sobre normalizacioacuten de documentos su transferencia y su conservacioacuten

El Archivero elaboraraacute los instrumentos de control informacioacuten y

descripcioacuten documental necesarios para la localizacioacuten y acceso a todos los fondos documentales custodiados de acuerdo con la normativa vigente Artiacuteculo 27 Valoracioacuten e identificacioacuten

En materia de valoracioacuten e identificacioacuten documental se acataraacute lo articulado en los reglamentos y leyes pertinentes El procedimiento de valoracioacuten y seleccioacuten de documentos se aplicaraacute a toda la documentacioacuten municipal administrativa Sin embargo y como norma general no puede ser objeto de valoracioacuten y seleccioacuten la documentacioacuten considerada histoacuterica La seleccioacuten documental en su caso se llevaraacute a cabo guardando las maacuteximas garantiacuteas y siguiendo estrictamente las directrices que en esta materia tiene establecidas y establezcan los organismos competentes Artiacuteculo 28 Eliminacioacuten y expurgo

Eliminacioacuten de documentos

1 Queda prohibida cualquier eliminacioacuten total o parcial de documentacioacuten que no este acordada por la Direccioacuten y teacutecnicos especializados en la materia que evaluaraacute la documentacioacuten de acuerdo con lo estipulado o por lo establecido en la legislacioacuten vigente

2 De toda eliminacioacuten se levantaraacute acta en la que conste los documentos que se eliminan y las razones que justifican su destruccioacuten

3 La eliminacioacuten de documentos podraacute conllevar la conservacioacuten de muestras originales Las teacutecnicas de muestreo da cada serie se fijaraacuten en las tablas de valoracioacuten de ellas y se haraacuten constar en la referida acta de eliminacioacuten

Se considera expurgo a los efectos de la aplicacioacuten del presente Reglamento el proceso de valoracioacuten seleccioacuten y eliminacioacuten o conservacioacuten de los documentos integrantes del patrimonio documental

Queda prohibida la eliminacioacuten total o parcial de cualquier documento mientras no reciba el dictamen preceptivo de la direccioacuten del archivo y seguacuten el procedimiento establecido en el presente Reglamento

De cada expurgo se levantaraacute acta suscrita por el Archivero y por el responsable del Servicio correspondiente Estas actas agrupadas formaraacuten el Registro de Expurgos de Documentos No se podraacute eliminar en ninguacuten caso documentacioacuten anterior a 1940 o toda aquella que se considere de valor para el bien del Municipio su Administracioacuten o su Historia Habida cuenta de su volumen y caracteriacutesticas

Artiacuteculo 29 Servicios que se ofrecen

Servicio a la administracioacuten

La primera funcioacuten del archivo y de la biblioteca del archivo es ofrecer un servicio de informacioacuten y documentacioacuten adecuado a la propia institucioacuten administrativa de la que depende (Excmo Ayuntamiento de Baeza) y al resto de la comunidad proporcionando apoyo en la gestioacuten documental especialmente en las labores de conservacioacuten y de restauracioacuten de los bienes patrimoniales y en la labor de difusioacuten (ediciones exposiciones publicaciones etc)

Servicio de documentacioacuten y de consulta

a) Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos conservados en el Archivo Histoacuterico Municipal no asiacute del conglomerado documental del Archivo Administrativo si se encontrara vigente (salvo excepciones previamente autorizadas por los oacuterganos competentes)

b) El acceso a los documentos administrativos que esteacuten en curso de convertirse en documentacioacuten histoacuterica quedan reservados a las oficinas funcionarios o miembros del Ayuntamiento de Baeza para quienes resulte necesaria la consulta de los mismos por entrar directamente en el aacutembito de sus competencias con las uacutenicas limitaciones de acceso que establezca la legislacioacuten vigente

c) El derecho de acceso a los documentos podraacute ser ejercido por personas que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

d) La denegacioacuten del acceso a los documentos se haraacute por decisioacuten

preestablecida por el archivero el Ayuntamiento de Baeza o por causas contenidas en la legislacioacuten vigente o en su caso por antecedentes de negligencia en el Archivo por parte del solicitante

e) El servicio de archivo atenderaacute las consultas dentro del horario de atencioacuten al puacuteblico establecido Fuera de ese horario no se podraacute acceder ni utilizar sus instalaciones salvo causas de fuerza mayor y en presencia del personal del archivo

Preacutestamo

a) Los documentos del archivo soacutelo podraacuten ser prestados a los servicios administrativos municipales y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en las leyes

b) El procedimiento de preacutestamo seraacute mediante la cumplimentacioacuten de una hoja de solicitud de preacutestamo en la que quede identificado el solicitante la unidad administrativa a la que pertenece el documento requerido con su signatura de localizacioacuten y la fecha de solicitud Esta peticioacuten quedaraacute validada con la firma del interesado

c) La formalizacioacuten del preacutestamo seraacute efectiva con la entrega del documento solicitado y con la devolucioacuten de un ejemplar de la hoja de solicitud firmado por el archivero a o persona en quien delegue

d) En todo caso en una misma hoja soacutelo podraacute ser solicitado un uacutenico documento sea simple o compuesto (expediente o registro) por lo que se deberaacuten cumplimentar tantas hojas como documentos requeridos La buacutesqueda de informacioacuten en los documentos solicitados seraacute realizada por los peticionarios o interesados no por el personal de archivo

e) No se dejaraacute en preacutestamo documentos separados de la unidad documental de que formen parte

f) Cuando una oficina quiera solicitar el preacutestamo o consultar documentacioacuten de acceso restringido generado por otra unidad administrativa necesitaraacute la autorizacioacuten por escrito del jefe de servicio que la ha transferido o del propio Ayuntamiento de Baeza (extensible a otras administraciones)

g) Los documentos prestados deberaacuten devolverse al archivo en el plazo maacuteximo de tres meses y en perfecto estado Solo en casos excepcionales podraacute ampliarse este plazo previa peticioacuten razonada al archivo

h) La responsabilidad en la custodia de los documentos en preacutestamo mientras permanezcan fuera del archivo corresponde a los peticionarios

i) Los documentos histoacutericos libros o documentos custodiados en el archivo NO podraacuten salir de las dependencias municipales salvo en lo siguientes casos

- Cuando sean requeridos por los tribunales de justicia

- Cuando se acuerde su reproduccioacuten a traveacutes de microformas disco oacuteptico o cualquier otro sistema convenido

- Para ser sometidos a procesos de restauracioacuten

- Para la realizacioacuten de exposiciones

En todos los casos se adoptaraacuten las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la adecuada conservacioacuten de los documentos asiacute como el reintegro de los mismos

j) El servicio de archivo podraacute adoptar las medidas que considere precisas para impedir cualquier merma en el patrimonio documental por la negligencia en la conservacioacuten de la documentacioacuten prestada Y si es el caso podraacute denegar la salida temporal de documentacioacuten del archivo La unidad administrativa solicitante podraacute optar entonces por consultar la documentacioacuten directamente en las dependencias del archivo

k) Todos los preacutestamos quedaraacuten registrados en el correspondiente Registro de Preacutestamos que se llevaraacute en el Archivo Municipal

La persona encargada de la consulta deberaacute tener presente las siguientes obligaciones en relacioacuten al documento

- No se podraacute escribir en los documentos ni doblarlos ni calcarlos Tampoco podraacuten sacarse de la Sala de Investigadores excepto cuando sean requeridos por el personal del Archivo porque tal hecho sea estrictamente necesario

- Los usuarios seraacuten responsables de la documentacioacuten que se les entregue para su consulta mientras los utilice debiendo tener el maacuteximo cuidado en su manipulacioacuten Los dantildeos y peacuterdidas que se produzcan deberaacuten ser resarcidos por el valor total de la documentacioacuten dantildeada o perdida asiacute como por el valor de los perjuicios que directa o indirectamente se ocasionen

- El derecho de consulta podraacute ser retirado a toda persona que trate la documentacioacuten de forma negligente y que mantenga actitudes que dificulten el trabajo y el estudio o que no respeten el presente Reglamento

Servicio de referencia

Trabajo de asesoramiento a los investigadores sobre el tipo de fuentes bibliograacuteficas y documentales que se pueden consultar en el centro y en la medida de lo posible sobre otro tipo de fondos y archivos Atencioacuten de consultas sobre el patrimonio documental y bibliograacutefico de la ciudad de Baeza realizadas de forma presencial telefoacutenica o por correo postal y electroacutenico

Asesoramiento sobre la buacutesqueda y utilizacioacuten de los documentos y libros impresos del Archivo y sobre fuentes documentales y bibliograacuteficas relacionadas con la ciudad y conservadas en otros centros culturales

Servicio de reprografiacutea

La reproduccioacuten de obras sujetas a la Ley de Propiedad Intelectual queda regulada por dicha Ley

Se ofrece la posibilidad de reproducir documentos por medio de fotocopia o de fotografiacutea digital atenieacutendose en todo momento a las normas estipuladas por el Reglamento y a la legislacioacuten vigente La reproduccioacuten mecaacutenica de los documentos a solicitud de los usuarios seraacute posible siempre que no perjudique a la conservacioacuten de los mismos y siempre teniendo en cuenta el estado de conservacioacuten en el que se hallen y las limitaciones que posean

Existe tambieacuten la posibilidad de recibir por correo postal o correo electroacutenico las reproducciones solicitadas

Estaacute prohibido reproducir sin la debida autorizacioacuten copias de cualquier tipo suministradas por el Archivo u obtenidas en el mismo Tal autorizacioacuten obliga a citar la procedencia de los documentos reproducidos

Servicio de formacioacuten

Se ofrece la posibilidad de que personas teacutecnicos especialistas completen su formacioacuten de archivo mediante becas ayudas o subvenciones Se puede realizar de dos maneras la realizacioacuten de praacutecticas regladas y la realizacioacuten de visitas facultativas previamente concertadas

Servicio de difusioacuten

Como centro de difusioacuten de actividades culturales el archivo y su biblioteca participan en diversas iniciativas ediciones de cataacutelogos presentacioacuten de libros exposiciones colaboracioacuten con otras instituciones visitas guiadas etc

Artiacuteculo 30 Horario

El horario de apertura al puacuteblico todo el antildeo seraacute de 9 a 1400h de lunes a viernes Fuera de este horario el Archivo Histoacuterico Municipal permaneceraacute cerrado El horario estaacute sujeto a modificaciones en funcioacuten de las necesidades del servicio y de las prioridades que puedan surgir Igualmente el centro permaneceraacute cerrado en las festividades de Navidad Semana Santa y durante los diacuteas que correspondan de vacaciones al personal del archivo Artiacuteculo 31 Reforma del Reglamento

La iniciativa para la reforma del presente Reglamento seraacute adoptada por la propia direccioacuten del centro acordado previamente con los oacuterganos pertinentes del Ayuntamiento de Baeza

La propuesta de reforma deberaacute obtener para prosperar el voto favorable de la mayoriacutea absoluta en pleno entrando en vigor a partir del diacutea siguiente al de su aprobacioacuten

CAPIacuteTULO V DE LA CONSERVACIOacuteN E INSTALACIONES

Artiacuteculo 32 Instalaciones

Las dependencias e instalaciones del Archivo seraacuten de uso exclusivo del mismo no pudiendo destinarse en ninguacuten momento a otras finalidades que no sean las que le son propias

El Archivo Municipal de Baeza estaacute ubicado en la calle Puerta de

Coacuterdoba 26 y consta de cinco aacutereas diferenciadas

- Aacuterea de trabajo o Sala de Investigacioacuten con biblioteca auxiliar

- Sala de digitalizacioacuten

- Direccioacuten y aacuterea de depoacutesito de documentos (cinco salas)

- Almaceacuten

- Sala de Exposiciones

El acceso a los depoacutesitos estaacute reservado exclusivamente al personal del archivo En ocasiones excepcionales (visitas concertadas etc) se podraacute permitir a los usuarios la entrada a los depoacutesitos en presencia de personal de archivo La amplitud de las instalaciones estaraacute en funcioacuten del aumento de la documentacioacuten

Artiacuteculo 33 Adecuacioacuten

Tanto el Archivo Municipal asiacute como los locales que se destinen o se puedan destinar en un futuro a archivo deberaacuten estar adaptados al cumplimiento de sus funciones tanto desde el punto de vista de la edificacioacuten como de su acondicionamiento y equipamiento Para garantizar esta funcionalidad se distinguiraacuten en ellos como miacutenimo tres zonas diferenciadas

bull depoacutesitos bull trabajo teacutecnico bull consulta

Artiacuteculo 34 Mantenimiento de las instalaciones

El Excmo Ayuntamiento de Baeza seraacute responsable de que los locales e instalaciones del Archivo particularmente los dedicados a depoacutesito cumplan las condiciones necesarias para garantizar la seguridad y preservacioacuten de los fondos adoptando las medidas de control prevencioacuten limpieza desinfeccioacuten correccioacuten yo extincioacuten que resulten maacutes oportunas en cada caso Es su obligacioacuten tambieacuten la verificacioacuten perioacutedica de los sistemas y condiciones de conservacioacuten y seguridad de los documentos y del estado de los mismos

El Archivo contaraacute con los bienes materiales y con las dotaciones presupuestarias necesarias para el desempentildeo de sus funciones

Artiacuteculo 35 Apoyo teacutecnico

El Archivero y en su caso los teacutecnicos nombrados asesoraraacuten al Ayuntamiento y a las entidades y organismos que de eacutel dependan sobre las teacutecnicas y soportes documentales maacutes adecuados para asegurar la

perdurabilidad de los documentos y en general acerca de cualquier otra medida haacutebil al efecto Artiacuteculo 36 Conservacioacuten y restauracioacuten

El Archivero o responsable propondraacute los programas de restauracioacuten y

de reproduccioacuten de documentos con fines de seguridad difusioacuten yo uso sustitutorio que considere maacutes oportunos El establecimiento de prioridades obedeceraacute a los siguientes criterios 1 La trascendencia histoacuterica 2 La trascendencia funcional 3 El estado de conservacioacuten 4 El volumen de consultas soportado

Las condiciones de conservacioacuten y mantenimiento del archivo se estableceraacuten en relacioacuten a los siguientes puntos

a) El Archivo velaraacute por el adecuado mantenimiento de las instalaciones en todo lo relativo a los sistemas de iluminacioacuten comunicacioacuten deteccioacuten de incendios equipos mecaacutenicos antirrobo y en todos los demaacutes elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro en colaboracioacuten con el resto de los responsables de las medidas de seguridad y proteccioacuten que este tipo de edificios requiere

b) En el archivo se llevaraacute un control sistemaacutetico y perioacutedico de las condiciones ambientales estado de las instalaciones del equipamiento en los depoacutesitos y de los soportes documentales a fin de detectar las posibles alteraciones las invasiones de agentes bioloacutegicos y los deterioros que eacutestas pudieran provocar

c) En el supuesto de la aparicioacuten de agentes bioloacutegicos o circunstancias fiacutesico-ambientales que motiven situaciones de emergencia deterioro o peligro inmediato de los documentos se daraacute cuenta al Ayuntamiento de Baeza a los efectos oportunos

d) Con el fin de garantizar la informacioacuten contenida en los nuevos soportes magneacuteticos y oacutepticos se realizaraacute el control y vigilancia de los mismos haciendo copias de seguridad perioacutedicas seguacuten establezcan los teacutecnicos informaacuteticos

e) En el momento en que se efectuacutee cualquier ingreso se deberaacute verificar el estado fiacutesico que presentan los documentos con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagacioacuten en su caso de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados

El Archivo deberaacute asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracioacuten en prevencioacuten de su mejor conservacioacuten e igualmente propondraacute la adopcioacuten de medidas oportunas para la restauracioacuten de los documentos deteriorados

CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artiacuteculo 37 Servicio de los documentos

El servicio de los documentos tanto puacuteblico como de caraacutecter interno se realizaraacute dentro del horario establecido en el Archivo y en las dependencias especiacuteficas habilitadas para tal fin El servicio fuera de este horario es excepcional y se justifica uacutenicamente por causas de fuerza mayor o necesidades insoslayables requiriendo en todo caso la presencia del Archivero

Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten

Los usuarios son responsables de la integridad de la documentacioacuten durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada

Los dantildeos que pudieran ocasionarse a los documentos asiacute como las posibles sustracciones se pondraacuten en conocimiento del Ayuntamiento y de las instituciones de seguridad pertinentes al efecto de la incoacioacuten del procedimiento para la adopcioacuten de las medidas oportunas Artiacuteculo 39 Informacioacuten

El Archivo facilitaraacute a los usuarios los instrumentos de descripcioacuten disponibles para la localizacioacuten y consulta de los documentos La buacutesqueda de informacioacuten tanto en los instrumentos de descripcioacuten como en la documentacioacuten estaraacute a cargo de los usuarios

Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos

Los usuarios tanto internos como externos no accederaacuten a los depoacutesitos ni se serviraacuten directamente la documentacioacuten en ninguna circunstancia

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

Artiacuteculo 26 Normalizacioacuten

El Archivo podraacute proponer normativas especiacuteficas que regulen y mejoren aspectos concretos sobre normalizacioacuten de documentos su transferencia y su conservacioacuten

El Archivero elaboraraacute los instrumentos de control informacioacuten y

descripcioacuten documental necesarios para la localizacioacuten y acceso a todos los fondos documentales custodiados de acuerdo con la normativa vigente Artiacuteculo 27 Valoracioacuten e identificacioacuten

En materia de valoracioacuten e identificacioacuten documental se acataraacute lo articulado en los reglamentos y leyes pertinentes El procedimiento de valoracioacuten y seleccioacuten de documentos se aplicaraacute a toda la documentacioacuten municipal administrativa Sin embargo y como norma general no puede ser objeto de valoracioacuten y seleccioacuten la documentacioacuten considerada histoacuterica La seleccioacuten documental en su caso se llevaraacute a cabo guardando las maacuteximas garantiacuteas y siguiendo estrictamente las directrices que en esta materia tiene establecidas y establezcan los organismos competentes Artiacuteculo 28 Eliminacioacuten y expurgo

Eliminacioacuten de documentos

1 Queda prohibida cualquier eliminacioacuten total o parcial de documentacioacuten que no este acordada por la Direccioacuten y teacutecnicos especializados en la materia que evaluaraacute la documentacioacuten de acuerdo con lo estipulado o por lo establecido en la legislacioacuten vigente

2 De toda eliminacioacuten se levantaraacute acta en la que conste los documentos que se eliminan y las razones que justifican su destruccioacuten

3 La eliminacioacuten de documentos podraacute conllevar la conservacioacuten de muestras originales Las teacutecnicas de muestreo da cada serie se fijaraacuten en las tablas de valoracioacuten de ellas y se haraacuten constar en la referida acta de eliminacioacuten

Se considera expurgo a los efectos de la aplicacioacuten del presente Reglamento el proceso de valoracioacuten seleccioacuten y eliminacioacuten o conservacioacuten de los documentos integrantes del patrimonio documental

Queda prohibida la eliminacioacuten total o parcial de cualquier documento mientras no reciba el dictamen preceptivo de la direccioacuten del archivo y seguacuten el procedimiento establecido en el presente Reglamento

De cada expurgo se levantaraacute acta suscrita por el Archivero y por el responsable del Servicio correspondiente Estas actas agrupadas formaraacuten el Registro de Expurgos de Documentos No se podraacute eliminar en ninguacuten caso documentacioacuten anterior a 1940 o toda aquella que se considere de valor para el bien del Municipio su Administracioacuten o su Historia Habida cuenta de su volumen y caracteriacutesticas

Artiacuteculo 29 Servicios que se ofrecen

Servicio a la administracioacuten

La primera funcioacuten del archivo y de la biblioteca del archivo es ofrecer un servicio de informacioacuten y documentacioacuten adecuado a la propia institucioacuten administrativa de la que depende (Excmo Ayuntamiento de Baeza) y al resto de la comunidad proporcionando apoyo en la gestioacuten documental especialmente en las labores de conservacioacuten y de restauracioacuten de los bienes patrimoniales y en la labor de difusioacuten (ediciones exposiciones publicaciones etc)

Servicio de documentacioacuten y de consulta

a) Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos conservados en el Archivo Histoacuterico Municipal no asiacute del conglomerado documental del Archivo Administrativo si se encontrara vigente (salvo excepciones previamente autorizadas por los oacuterganos competentes)

b) El acceso a los documentos administrativos que esteacuten en curso de convertirse en documentacioacuten histoacuterica quedan reservados a las oficinas funcionarios o miembros del Ayuntamiento de Baeza para quienes resulte necesaria la consulta de los mismos por entrar directamente en el aacutembito de sus competencias con las uacutenicas limitaciones de acceso que establezca la legislacioacuten vigente

c) El derecho de acceso a los documentos podraacute ser ejercido por personas que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

d) La denegacioacuten del acceso a los documentos se haraacute por decisioacuten

preestablecida por el archivero el Ayuntamiento de Baeza o por causas contenidas en la legislacioacuten vigente o en su caso por antecedentes de negligencia en el Archivo por parte del solicitante

e) El servicio de archivo atenderaacute las consultas dentro del horario de atencioacuten al puacuteblico establecido Fuera de ese horario no se podraacute acceder ni utilizar sus instalaciones salvo causas de fuerza mayor y en presencia del personal del archivo

Preacutestamo

a) Los documentos del archivo soacutelo podraacuten ser prestados a los servicios administrativos municipales y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en las leyes

b) El procedimiento de preacutestamo seraacute mediante la cumplimentacioacuten de una hoja de solicitud de preacutestamo en la que quede identificado el solicitante la unidad administrativa a la que pertenece el documento requerido con su signatura de localizacioacuten y la fecha de solicitud Esta peticioacuten quedaraacute validada con la firma del interesado

c) La formalizacioacuten del preacutestamo seraacute efectiva con la entrega del documento solicitado y con la devolucioacuten de un ejemplar de la hoja de solicitud firmado por el archivero a o persona en quien delegue

d) En todo caso en una misma hoja soacutelo podraacute ser solicitado un uacutenico documento sea simple o compuesto (expediente o registro) por lo que se deberaacuten cumplimentar tantas hojas como documentos requeridos La buacutesqueda de informacioacuten en los documentos solicitados seraacute realizada por los peticionarios o interesados no por el personal de archivo

e) No se dejaraacute en preacutestamo documentos separados de la unidad documental de que formen parte

f) Cuando una oficina quiera solicitar el preacutestamo o consultar documentacioacuten de acceso restringido generado por otra unidad administrativa necesitaraacute la autorizacioacuten por escrito del jefe de servicio que la ha transferido o del propio Ayuntamiento de Baeza (extensible a otras administraciones)

g) Los documentos prestados deberaacuten devolverse al archivo en el plazo maacuteximo de tres meses y en perfecto estado Solo en casos excepcionales podraacute ampliarse este plazo previa peticioacuten razonada al archivo

h) La responsabilidad en la custodia de los documentos en preacutestamo mientras permanezcan fuera del archivo corresponde a los peticionarios

i) Los documentos histoacutericos libros o documentos custodiados en el archivo NO podraacuten salir de las dependencias municipales salvo en lo siguientes casos

- Cuando sean requeridos por los tribunales de justicia

- Cuando se acuerde su reproduccioacuten a traveacutes de microformas disco oacuteptico o cualquier otro sistema convenido

- Para ser sometidos a procesos de restauracioacuten

- Para la realizacioacuten de exposiciones

En todos los casos se adoptaraacuten las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la adecuada conservacioacuten de los documentos asiacute como el reintegro de los mismos

j) El servicio de archivo podraacute adoptar las medidas que considere precisas para impedir cualquier merma en el patrimonio documental por la negligencia en la conservacioacuten de la documentacioacuten prestada Y si es el caso podraacute denegar la salida temporal de documentacioacuten del archivo La unidad administrativa solicitante podraacute optar entonces por consultar la documentacioacuten directamente en las dependencias del archivo

k) Todos los preacutestamos quedaraacuten registrados en el correspondiente Registro de Preacutestamos que se llevaraacute en el Archivo Municipal

La persona encargada de la consulta deberaacute tener presente las siguientes obligaciones en relacioacuten al documento

- No se podraacute escribir en los documentos ni doblarlos ni calcarlos Tampoco podraacuten sacarse de la Sala de Investigadores excepto cuando sean requeridos por el personal del Archivo porque tal hecho sea estrictamente necesario

- Los usuarios seraacuten responsables de la documentacioacuten que se les entregue para su consulta mientras los utilice debiendo tener el maacuteximo cuidado en su manipulacioacuten Los dantildeos y peacuterdidas que se produzcan deberaacuten ser resarcidos por el valor total de la documentacioacuten dantildeada o perdida asiacute como por el valor de los perjuicios que directa o indirectamente se ocasionen

- El derecho de consulta podraacute ser retirado a toda persona que trate la documentacioacuten de forma negligente y que mantenga actitudes que dificulten el trabajo y el estudio o que no respeten el presente Reglamento

Servicio de referencia

Trabajo de asesoramiento a los investigadores sobre el tipo de fuentes bibliograacuteficas y documentales que se pueden consultar en el centro y en la medida de lo posible sobre otro tipo de fondos y archivos Atencioacuten de consultas sobre el patrimonio documental y bibliograacutefico de la ciudad de Baeza realizadas de forma presencial telefoacutenica o por correo postal y electroacutenico

Asesoramiento sobre la buacutesqueda y utilizacioacuten de los documentos y libros impresos del Archivo y sobre fuentes documentales y bibliograacuteficas relacionadas con la ciudad y conservadas en otros centros culturales

Servicio de reprografiacutea

La reproduccioacuten de obras sujetas a la Ley de Propiedad Intelectual queda regulada por dicha Ley

Se ofrece la posibilidad de reproducir documentos por medio de fotocopia o de fotografiacutea digital atenieacutendose en todo momento a las normas estipuladas por el Reglamento y a la legislacioacuten vigente La reproduccioacuten mecaacutenica de los documentos a solicitud de los usuarios seraacute posible siempre que no perjudique a la conservacioacuten de los mismos y siempre teniendo en cuenta el estado de conservacioacuten en el que se hallen y las limitaciones que posean

Existe tambieacuten la posibilidad de recibir por correo postal o correo electroacutenico las reproducciones solicitadas

Estaacute prohibido reproducir sin la debida autorizacioacuten copias de cualquier tipo suministradas por el Archivo u obtenidas en el mismo Tal autorizacioacuten obliga a citar la procedencia de los documentos reproducidos

Servicio de formacioacuten

Se ofrece la posibilidad de que personas teacutecnicos especialistas completen su formacioacuten de archivo mediante becas ayudas o subvenciones Se puede realizar de dos maneras la realizacioacuten de praacutecticas regladas y la realizacioacuten de visitas facultativas previamente concertadas

Servicio de difusioacuten

Como centro de difusioacuten de actividades culturales el archivo y su biblioteca participan en diversas iniciativas ediciones de cataacutelogos presentacioacuten de libros exposiciones colaboracioacuten con otras instituciones visitas guiadas etc

Artiacuteculo 30 Horario

El horario de apertura al puacuteblico todo el antildeo seraacute de 9 a 1400h de lunes a viernes Fuera de este horario el Archivo Histoacuterico Municipal permaneceraacute cerrado El horario estaacute sujeto a modificaciones en funcioacuten de las necesidades del servicio y de las prioridades que puedan surgir Igualmente el centro permaneceraacute cerrado en las festividades de Navidad Semana Santa y durante los diacuteas que correspondan de vacaciones al personal del archivo Artiacuteculo 31 Reforma del Reglamento

La iniciativa para la reforma del presente Reglamento seraacute adoptada por la propia direccioacuten del centro acordado previamente con los oacuterganos pertinentes del Ayuntamiento de Baeza

La propuesta de reforma deberaacute obtener para prosperar el voto favorable de la mayoriacutea absoluta en pleno entrando en vigor a partir del diacutea siguiente al de su aprobacioacuten

CAPIacuteTULO V DE LA CONSERVACIOacuteN E INSTALACIONES

Artiacuteculo 32 Instalaciones

Las dependencias e instalaciones del Archivo seraacuten de uso exclusivo del mismo no pudiendo destinarse en ninguacuten momento a otras finalidades que no sean las que le son propias

El Archivo Municipal de Baeza estaacute ubicado en la calle Puerta de

Coacuterdoba 26 y consta de cinco aacutereas diferenciadas

- Aacuterea de trabajo o Sala de Investigacioacuten con biblioteca auxiliar

- Sala de digitalizacioacuten

- Direccioacuten y aacuterea de depoacutesito de documentos (cinco salas)

- Almaceacuten

- Sala de Exposiciones

El acceso a los depoacutesitos estaacute reservado exclusivamente al personal del archivo En ocasiones excepcionales (visitas concertadas etc) se podraacute permitir a los usuarios la entrada a los depoacutesitos en presencia de personal de archivo La amplitud de las instalaciones estaraacute en funcioacuten del aumento de la documentacioacuten

Artiacuteculo 33 Adecuacioacuten

Tanto el Archivo Municipal asiacute como los locales que se destinen o se puedan destinar en un futuro a archivo deberaacuten estar adaptados al cumplimiento de sus funciones tanto desde el punto de vista de la edificacioacuten como de su acondicionamiento y equipamiento Para garantizar esta funcionalidad se distinguiraacuten en ellos como miacutenimo tres zonas diferenciadas

bull depoacutesitos bull trabajo teacutecnico bull consulta

Artiacuteculo 34 Mantenimiento de las instalaciones

El Excmo Ayuntamiento de Baeza seraacute responsable de que los locales e instalaciones del Archivo particularmente los dedicados a depoacutesito cumplan las condiciones necesarias para garantizar la seguridad y preservacioacuten de los fondos adoptando las medidas de control prevencioacuten limpieza desinfeccioacuten correccioacuten yo extincioacuten que resulten maacutes oportunas en cada caso Es su obligacioacuten tambieacuten la verificacioacuten perioacutedica de los sistemas y condiciones de conservacioacuten y seguridad de los documentos y del estado de los mismos

El Archivo contaraacute con los bienes materiales y con las dotaciones presupuestarias necesarias para el desempentildeo de sus funciones

Artiacuteculo 35 Apoyo teacutecnico

El Archivero y en su caso los teacutecnicos nombrados asesoraraacuten al Ayuntamiento y a las entidades y organismos que de eacutel dependan sobre las teacutecnicas y soportes documentales maacutes adecuados para asegurar la

perdurabilidad de los documentos y en general acerca de cualquier otra medida haacutebil al efecto Artiacuteculo 36 Conservacioacuten y restauracioacuten

El Archivero o responsable propondraacute los programas de restauracioacuten y

de reproduccioacuten de documentos con fines de seguridad difusioacuten yo uso sustitutorio que considere maacutes oportunos El establecimiento de prioridades obedeceraacute a los siguientes criterios 1 La trascendencia histoacuterica 2 La trascendencia funcional 3 El estado de conservacioacuten 4 El volumen de consultas soportado

Las condiciones de conservacioacuten y mantenimiento del archivo se estableceraacuten en relacioacuten a los siguientes puntos

a) El Archivo velaraacute por el adecuado mantenimiento de las instalaciones en todo lo relativo a los sistemas de iluminacioacuten comunicacioacuten deteccioacuten de incendios equipos mecaacutenicos antirrobo y en todos los demaacutes elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro en colaboracioacuten con el resto de los responsables de las medidas de seguridad y proteccioacuten que este tipo de edificios requiere

b) En el archivo se llevaraacute un control sistemaacutetico y perioacutedico de las condiciones ambientales estado de las instalaciones del equipamiento en los depoacutesitos y de los soportes documentales a fin de detectar las posibles alteraciones las invasiones de agentes bioloacutegicos y los deterioros que eacutestas pudieran provocar

c) En el supuesto de la aparicioacuten de agentes bioloacutegicos o circunstancias fiacutesico-ambientales que motiven situaciones de emergencia deterioro o peligro inmediato de los documentos se daraacute cuenta al Ayuntamiento de Baeza a los efectos oportunos

d) Con el fin de garantizar la informacioacuten contenida en los nuevos soportes magneacuteticos y oacutepticos se realizaraacute el control y vigilancia de los mismos haciendo copias de seguridad perioacutedicas seguacuten establezcan los teacutecnicos informaacuteticos

e) En el momento en que se efectuacutee cualquier ingreso se deberaacute verificar el estado fiacutesico que presentan los documentos con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagacioacuten en su caso de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados

El Archivo deberaacute asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracioacuten en prevencioacuten de su mejor conservacioacuten e igualmente propondraacute la adopcioacuten de medidas oportunas para la restauracioacuten de los documentos deteriorados

CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artiacuteculo 37 Servicio de los documentos

El servicio de los documentos tanto puacuteblico como de caraacutecter interno se realizaraacute dentro del horario establecido en el Archivo y en las dependencias especiacuteficas habilitadas para tal fin El servicio fuera de este horario es excepcional y se justifica uacutenicamente por causas de fuerza mayor o necesidades insoslayables requiriendo en todo caso la presencia del Archivero

Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten

Los usuarios son responsables de la integridad de la documentacioacuten durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada

Los dantildeos que pudieran ocasionarse a los documentos asiacute como las posibles sustracciones se pondraacuten en conocimiento del Ayuntamiento y de las instituciones de seguridad pertinentes al efecto de la incoacioacuten del procedimiento para la adopcioacuten de las medidas oportunas Artiacuteculo 39 Informacioacuten

El Archivo facilitaraacute a los usuarios los instrumentos de descripcioacuten disponibles para la localizacioacuten y consulta de los documentos La buacutesqueda de informacioacuten tanto en los instrumentos de descripcioacuten como en la documentacioacuten estaraacute a cargo de los usuarios

Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos

Los usuarios tanto internos como externos no accederaacuten a los depoacutesitos ni se serviraacuten directamente la documentacioacuten en ninguna circunstancia

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

Queda prohibida la eliminacioacuten total o parcial de cualquier documento mientras no reciba el dictamen preceptivo de la direccioacuten del archivo y seguacuten el procedimiento establecido en el presente Reglamento

De cada expurgo se levantaraacute acta suscrita por el Archivero y por el responsable del Servicio correspondiente Estas actas agrupadas formaraacuten el Registro de Expurgos de Documentos No se podraacute eliminar en ninguacuten caso documentacioacuten anterior a 1940 o toda aquella que se considere de valor para el bien del Municipio su Administracioacuten o su Historia Habida cuenta de su volumen y caracteriacutesticas

Artiacuteculo 29 Servicios que se ofrecen

Servicio a la administracioacuten

La primera funcioacuten del archivo y de la biblioteca del archivo es ofrecer un servicio de informacioacuten y documentacioacuten adecuado a la propia institucioacuten administrativa de la que depende (Excmo Ayuntamiento de Baeza) y al resto de la comunidad proporcionando apoyo en la gestioacuten documental especialmente en las labores de conservacioacuten y de restauracioacuten de los bienes patrimoniales y en la labor de difusioacuten (ediciones exposiciones publicaciones etc)

Servicio de documentacioacuten y de consulta

a) Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos conservados en el Archivo Histoacuterico Municipal no asiacute del conglomerado documental del Archivo Administrativo si se encontrara vigente (salvo excepciones previamente autorizadas por los oacuterganos competentes)

b) El acceso a los documentos administrativos que esteacuten en curso de convertirse en documentacioacuten histoacuterica quedan reservados a las oficinas funcionarios o miembros del Ayuntamiento de Baeza para quienes resulte necesaria la consulta de los mismos por entrar directamente en el aacutembito de sus competencias con las uacutenicas limitaciones de acceso que establezca la legislacioacuten vigente

c) El derecho de acceso a los documentos podraacute ser ejercido por personas que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

d) La denegacioacuten del acceso a los documentos se haraacute por decisioacuten

preestablecida por el archivero el Ayuntamiento de Baeza o por causas contenidas en la legislacioacuten vigente o en su caso por antecedentes de negligencia en el Archivo por parte del solicitante

e) El servicio de archivo atenderaacute las consultas dentro del horario de atencioacuten al puacuteblico establecido Fuera de ese horario no se podraacute acceder ni utilizar sus instalaciones salvo causas de fuerza mayor y en presencia del personal del archivo

Preacutestamo

a) Los documentos del archivo soacutelo podraacuten ser prestados a los servicios administrativos municipales y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en las leyes

b) El procedimiento de preacutestamo seraacute mediante la cumplimentacioacuten de una hoja de solicitud de preacutestamo en la que quede identificado el solicitante la unidad administrativa a la que pertenece el documento requerido con su signatura de localizacioacuten y la fecha de solicitud Esta peticioacuten quedaraacute validada con la firma del interesado

c) La formalizacioacuten del preacutestamo seraacute efectiva con la entrega del documento solicitado y con la devolucioacuten de un ejemplar de la hoja de solicitud firmado por el archivero a o persona en quien delegue

d) En todo caso en una misma hoja soacutelo podraacute ser solicitado un uacutenico documento sea simple o compuesto (expediente o registro) por lo que se deberaacuten cumplimentar tantas hojas como documentos requeridos La buacutesqueda de informacioacuten en los documentos solicitados seraacute realizada por los peticionarios o interesados no por el personal de archivo

e) No se dejaraacute en preacutestamo documentos separados de la unidad documental de que formen parte

f) Cuando una oficina quiera solicitar el preacutestamo o consultar documentacioacuten de acceso restringido generado por otra unidad administrativa necesitaraacute la autorizacioacuten por escrito del jefe de servicio que la ha transferido o del propio Ayuntamiento de Baeza (extensible a otras administraciones)

g) Los documentos prestados deberaacuten devolverse al archivo en el plazo maacuteximo de tres meses y en perfecto estado Solo en casos excepcionales podraacute ampliarse este plazo previa peticioacuten razonada al archivo

h) La responsabilidad en la custodia de los documentos en preacutestamo mientras permanezcan fuera del archivo corresponde a los peticionarios

i) Los documentos histoacutericos libros o documentos custodiados en el archivo NO podraacuten salir de las dependencias municipales salvo en lo siguientes casos

- Cuando sean requeridos por los tribunales de justicia

- Cuando se acuerde su reproduccioacuten a traveacutes de microformas disco oacuteptico o cualquier otro sistema convenido

- Para ser sometidos a procesos de restauracioacuten

- Para la realizacioacuten de exposiciones

En todos los casos se adoptaraacuten las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la adecuada conservacioacuten de los documentos asiacute como el reintegro de los mismos

j) El servicio de archivo podraacute adoptar las medidas que considere precisas para impedir cualquier merma en el patrimonio documental por la negligencia en la conservacioacuten de la documentacioacuten prestada Y si es el caso podraacute denegar la salida temporal de documentacioacuten del archivo La unidad administrativa solicitante podraacute optar entonces por consultar la documentacioacuten directamente en las dependencias del archivo

k) Todos los preacutestamos quedaraacuten registrados en el correspondiente Registro de Preacutestamos que se llevaraacute en el Archivo Municipal

La persona encargada de la consulta deberaacute tener presente las siguientes obligaciones en relacioacuten al documento

- No se podraacute escribir en los documentos ni doblarlos ni calcarlos Tampoco podraacuten sacarse de la Sala de Investigadores excepto cuando sean requeridos por el personal del Archivo porque tal hecho sea estrictamente necesario

- Los usuarios seraacuten responsables de la documentacioacuten que se les entregue para su consulta mientras los utilice debiendo tener el maacuteximo cuidado en su manipulacioacuten Los dantildeos y peacuterdidas que se produzcan deberaacuten ser resarcidos por el valor total de la documentacioacuten dantildeada o perdida asiacute como por el valor de los perjuicios que directa o indirectamente se ocasionen

- El derecho de consulta podraacute ser retirado a toda persona que trate la documentacioacuten de forma negligente y que mantenga actitudes que dificulten el trabajo y el estudio o que no respeten el presente Reglamento

Servicio de referencia

Trabajo de asesoramiento a los investigadores sobre el tipo de fuentes bibliograacuteficas y documentales que se pueden consultar en el centro y en la medida de lo posible sobre otro tipo de fondos y archivos Atencioacuten de consultas sobre el patrimonio documental y bibliograacutefico de la ciudad de Baeza realizadas de forma presencial telefoacutenica o por correo postal y electroacutenico

Asesoramiento sobre la buacutesqueda y utilizacioacuten de los documentos y libros impresos del Archivo y sobre fuentes documentales y bibliograacuteficas relacionadas con la ciudad y conservadas en otros centros culturales

Servicio de reprografiacutea

La reproduccioacuten de obras sujetas a la Ley de Propiedad Intelectual queda regulada por dicha Ley

Se ofrece la posibilidad de reproducir documentos por medio de fotocopia o de fotografiacutea digital atenieacutendose en todo momento a las normas estipuladas por el Reglamento y a la legislacioacuten vigente La reproduccioacuten mecaacutenica de los documentos a solicitud de los usuarios seraacute posible siempre que no perjudique a la conservacioacuten de los mismos y siempre teniendo en cuenta el estado de conservacioacuten en el que se hallen y las limitaciones que posean

Existe tambieacuten la posibilidad de recibir por correo postal o correo electroacutenico las reproducciones solicitadas

Estaacute prohibido reproducir sin la debida autorizacioacuten copias de cualquier tipo suministradas por el Archivo u obtenidas en el mismo Tal autorizacioacuten obliga a citar la procedencia de los documentos reproducidos

Servicio de formacioacuten

Se ofrece la posibilidad de que personas teacutecnicos especialistas completen su formacioacuten de archivo mediante becas ayudas o subvenciones Se puede realizar de dos maneras la realizacioacuten de praacutecticas regladas y la realizacioacuten de visitas facultativas previamente concertadas

Servicio de difusioacuten

Como centro de difusioacuten de actividades culturales el archivo y su biblioteca participan en diversas iniciativas ediciones de cataacutelogos presentacioacuten de libros exposiciones colaboracioacuten con otras instituciones visitas guiadas etc

Artiacuteculo 30 Horario

El horario de apertura al puacuteblico todo el antildeo seraacute de 9 a 1400h de lunes a viernes Fuera de este horario el Archivo Histoacuterico Municipal permaneceraacute cerrado El horario estaacute sujeto a modificaciones en funcioacuten de las necesidades del servicio y de las prioridades que puedan surgir Igualmente el centro permaneceraacute cerrado en las festividades de Navidad Semana Santa y durante los diacuteas que correspondan de vacaciones al personal del archivo Artiacuteculo 31 Reforma del Reglamento

La iniciativa para la reforma del presente Reglamento seraacute adoptada por la propia direccioacuten del centro acordado previamente con los oacuterganos pertinentes del Ayuntamiento de Baeza

La propuesta de reforma deberaacute obtener para prosperar el voto favorable de la mayoriacutea absoluta en pleno entrando en vigor a partir del diacutea siguiente al de su aprobacioacuten

CAPIacuteTULO V DE LA CONSERVACIOacuteN E INSTALACIONES

Artiacuteculo 32 Instalaciones

Las dependencias e instalaciones del Archivo seraacuten de uso exclusivo del mismo no pudiendo destinarse en ninguacuten momento a otras finalidades que no sean las que le son propias

El Archivo Municipal de Baeza estaacute ubicado en la calle Puerta de

Coacuterdoba 26 y consta de cinco aacutereas diferenciadas

- Aacuterea de trabajo o Sala de Investigacioacuten con biblioteca auxiliar

- Sala de digitalizacioacuten

- Direccioacuten y aacuterea de depoacutesito de documentos (cinco salas)

- Almaceacuten

- Sala de Exposiciones

El acceso a los depoacutesitos estaacute reservado exclusivamente al personal del archivo En ocasiones excepcionales (visitas concertadas etc) se podraacute permitir a los usuarios la entrada a los depoacutesitos en presencia de personal de archivo La amplitud de las instalaciones estaraacute en funcioacuten del aumento de la documentacioacuten

Artiacuteculo 33 Adecuacioacuten

Tanto el Archivo Municipal asiacute como los locales que se destinen o se puedan destinar en un futuro a archivo deberaacuten estar adaptados al cumplimiento de sus funciones tanto desde el punto de vista de la edificacioacuten como de su acondicionamiento y equipamiento Para garantizar esta funcionalidad se distinguiraacuten en ellos como miacutenimo tres zonas diferenciadas

bull depoacutesitos bull trabajo teacutecnico bull consulta

Artiacuteculo 34 Mantenimiento de las instalaciones

El Excmo Ayuntamiento de Baeza seraacute responsable de que los locales e instalaciones del Archivo particularmente los dedicados a depoacutesito cumplan las condiciones necesarias para garantizar la seguridad y preservacioacuten de los fondos adoptando las medidas de control prevencioacuten limpieza desinfeccioacuten correccioacuten yo extincioacuten que resulten maacutes oportunas en cada caso Es su obligacioacuten tambieacuten la verificacioacuten perioacutedica de los sistemas y condiciones de conservacioacuten y seguridad de los documentos y del estado de los mismos

El Archivo contaraacute con los bienes materiales y con las dotaciones presupuestarias necesarias para el desempentildeo de sus funciones

Artiacuteculo 35 Apoyo teacutecnico

El Archivero y en su caso los teacutecnicos nombrados asesoraraacuten al Ayuntamiento y a las entidades y organismos que de eacutel dependan sobre las teacutecnicas y soportes documentales maacutes adecuados para asegurar la

perdurabilidad de los documentos y en general acerca de cualquier otra medida haacutebil al efecto Artiacuteculo 36 Conservacioacuten y restauracioacuten

El Archivero o responsable propondraacute los programas de restauracioacuten y

de reproduccioacuten de documentos con fines de seguridad difusioacuten yo uso sustitutorio que considere maacutes oportunos El establecimiento de prioridades obedeceraacute a los siguientes criterios 1 La trascendencia histoacuterica 2 La trascendencia funcional 3 El estado de conservacioacuten 4 El volumen de consultas soportado

Las condiciones de conservacioacuten y mantenimiento del archivo se estableceraacuten en relacioacuten a los siguientes puntos

a) El Archivo velaraacute por el adecuado mantenimiento de las instalaciones en todo lo relativo a los sistemas de iluminacioacuten comunicacioacuten deteccioacuten de incendios equipos mecaacutenicos antirrobo y en todos los demaacutes elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro en colaboracioacuten con el resto de los responsables de las medidas de seguridad y proteccioacuten que este tipo de edificios requiere

b) En el archivo se llevaraacute un control sistemaacutetico y perioacutedico de las condiciones ambientales estado de las instalaciones del equipamiento en los depoacutesitos y de los soportes documentales a fin de detectar las posibles alteraciones las invasiones de agentes bioloacutegicos y los deterioros que eacutestas pudieran provocar

c) En el supuesto de la aparicioacuten de agentes bioloacutegicos o circunstancias fiacutesico-ambientales que motiven situaciones de emergencia deterioro o peligro inmediato de los documentos se daraacute cuenta al Ayuntamiento de Baeza a los efectos oportunos

d) Con el fin de garantizar la informacioacuten contenida en los nuevos soportes magneacuteticos y oacutepticos se realizaraacute el control y vigilancia de los mismos haciendo copias de seguridad perioacutedicas seguacuten establezcan los teacutecnicos informaacuteticos

e) En el momento en que se efectuacutee cualquier ingreso se deberaacute verificar el estado fiacutesico que presentan los documentos con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagacioacuten en su caso de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados

El Archivo deberaacute asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracioacuten en prevencioacuten de su mejor conservacioacuten e igualmente propondraacute la adopcioacuten de medidas oportunas para la restauracioacuten de los documentos deteriorados

CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artiacuteculo 37 Servicio de los documentos

El servicio de los documentos tanto puacuteblico como de caraacutecter interno se realizaraacute dentro del horario establecido en el Archivo y en las dependencias especiacuteficas habilitadas para tal fin El servicio fuera de este horario es excepcional y se justifica uacutenicamente por causas de fuerza mayor o necesidades insoslayables requiriendo en todo caso la presencia del Archivero

Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten

Los usuarios son responsables de la integridad de la documentacioacuten durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada

Los dantildeos que pudieran ocasionarse a los documentos asiacute como las posibles sustracciones se pondraacuten en conocimiento del Ayuntamiento y de las instituciones de seguridad pertinentes al efecto de la incoacioacuten del procedimiento para la adopcioacuten de las medidas oportunas Artiacuteculo 39 Informacioacuten

El Archivo facilitaraacute a los usuarios los instrumentos de descripcioacuten disponibles para la localizacioacuten y consulta de los documentos La buacutesqueda de informacioacuten tanto en los instrumentos de descripcioacuten como en la documentacioacuten estaraacute a cargo de los usuarios

Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos

Los usuarios tanto internos como externos no accederaacuten a los depoacutesitos ni se serviraacuten directamente la documentacioacuten en ninguna circunstancia

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

preestablecida por el archivero el Ayuntamiento de Baeza o por causas contenidas en la legislacioacuten vigente o en su caso por antecedentes de negligencia en el Archivo por parte del solicitante

e) El servicio de archivo atenderaacute las consultas dentro del horario de atencioacuten al puacuteblico establecido Fuera de ese horario no se podraacute acceder ni utilizar sus instalaciones salvo causas de fuerza mayor y en presencia del personal del archivo

Preacutestamo

a) Los documentos del archivo soacutelo podraacuten ser prestados a los servicios administrativos municipales y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en las leyes

b) El procedimiento de preacutestamo seraacute mediante la cumplimentacioacuten de una hoja de solicitud de preacutestamo en la que quede identificado el solicitante la unidad administrativa a la que pertenece el documento requerido con su signatura de localizacioacuten y la fecha de solicitud Esta peticioacuten quedaraacute validada con la firma del interesado

c) La formalizacioacuten del preacutestamo seraacute efectiva con la entrega del documento solicitado y con la devolucioacuten de un ejemplar de la hoja de solicitud firmado por el archivero a o persona en quien delegue

d) En todo caso en una misma hoja soacutelo podraacute ser solicitado un uacutenico documento sea simple o compuesto (expediente o registro) por lo que se deberaacuten cumplimentar tantas hojas como documentos requeridos La buacutesqueda de informacioacuten en los documentos solicitados seraacute realizada por los peticionarios o interesados no por el personal de archivo

e) No se dejaraacute en preacutestamo documentos separados de la unidad documental de que formen parte

f) Cuando una oficina quiera solicitar el preacutestamo o consultar documentacioacuten de acceso restringido generado por otra unidad administrativa necesitaraacute la autorizacioacuten por escrito del jefe de servicio que la ha transferido o del propio Ayuntamiento de Baeza (extensible a otras administraciones)

g) Los documentos prestados deberaacuten devolverse al archivo en el plazo maacuteximo de tres meses y en perfecto estado Solo en casos excepcionales podraacute ampliarse este plazo previa peticioacuten razonada al archivo

h) La responsabilidad en la custodia de los documentos en preacutestamo mientras permanezcan fuera del archivo corresponde a los peticionarios

i) Los documentos histoacutericos libros o documentos custodiados en el archivo NO podraacuten salir de las dependencias municipales salvo en lo siguientes casos

- Cuando sean requeridos por los tribunales de justicia

- Cuando se acuerde su reproduccioacuten a traveacutes de microformas disco oacuteptico o cualquier otro sistema convenido

- Para ser sometidos a procesos de restauracioacuten

- Para la realizacioacuten de exposiciones

En todos los casos se adoptaraacuten las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la adecuada conservacioacuten de los documentos asiacute como el reintegro de los mismos

j) El servicio de archivo podraacute adoptar las medidas que considere precisas para impedir cualquier merma en el patrimonio documental por la negligencia en la conservacioacuten de la documentacioacuten prestada Y si es el caso podraacute denegar la salida temporal de documentacioacuten del archivo La unidad administrativa solicitante podraacute optar entonces por consultar la documentacioacuten directamente en las dependencias del archivo

k) Todos los preacutestamos quedaraacuten registrados en el correspondiente Registro de Preacutestamos que se llevaraacute en el Archivo Municipal

La persona encargada de la consulta deberaacute tener presente las siguientes obligaciones en relacioacuten al documento

- No se podraacute escribir en los documentos ni doblarlos ni calcarlos Tampoco podraacuten sacarse de la Sala de Investigadores excepto cuando sean requeridos por el personal del Archivo porque tal hecho sea estrictamente necesario

- Los usuarios seraacuten responsables de la documentacioacuten que se les entregue para su consulta mientras los utilice debiendo tener el maacuteximo cuidado en su manipulacioacuten Los dantildeos y peacuterdidas que se produzcan deberaacuten ser resarcidos por el valor total de la documentacioacuten dantildeada o perdida asiacute como por el valor de los perjuicios que directa o indirectamente se ocasionen

- El derecho de consulta podraacute ser retirado a toda persona que trate la documentacioacuten de forma negligente y que mantenga actitudes que dificulten el trabajo y el estudio o que no respeten el presente Reglamento

Servicio de referencia

Trabajo de asesoramiento a los investigadores sobre el tipo de fuentes bibliograacuteficas y documentales que se pueden consultar en el centro y en la medida de lo posible sobre otro tipo de fondos y archivos Atencioacuten de consultas sobre el patrimonio documental y bibliograacutefico de la ciudad de Baeza realizadas de forma presencial telefoacutenica o por correo postal y electroacutenico

Asesoramiento sobre la buacutesqueda y utilizacioacuten de los documentos y libros impresos del Archivo y sobre fuentes documentales y bibliograacuteficas relacionadas con la ciudad y conservadas en otros centros culturales

Servicio de reprografiacutea

La reproduccioacuten de obras sujetas a la Ley de Propiedad Intelectual queda regulada por dicha Ley

Se ofrece la posibilidad de reproducir documentos por medio de fotocopia o de fotografiacutea digital atenieacutendose en todo momento a las normas estipuladas por el Reglamento y a la legislacioacuten vigente La reproduccioacuten mecaacutenica de los documentos a solicitud de los usuarios seraacute posible siempre que no perjudique a la conservacioacuten de los mismos y siempre teniendo en cuenta el estado de conservacioacuten en el que se hallen y las limitaciones que posean

Existe tambieacuten la posibilidad de recibir por correo postal o correo electroacutenico las reproducciones solicitadas

Estaacute prohibido reproducir sin la debida autorizacioacuten copias de cualquier tipo suministradas por el Archivo u obtenidas en el mismo Tal autorizacioacuten obliga a citar la procedencia de los documentos reproducidos

Servicio de formacioacuten

Se ofrece la posibilidad de que personas teacutecnicos especialistas completen su formacioacuten de archivo mediante becas ayudas o subvenciones Se puede realizar de dos maneras la realizacioacuten de praacutecticas regladas y la realizacioacuten de visitas facultativas previamente concertadas

Servicio de difusioacuten

Como centro de difusioacuten de actividades culturales el archivo y su biblioteca participan en diversas iniciativas ediciones de cataacutelogos presentacioacuten de libros exposiciones colaboracioacuten con otras instituciones visitas guiadas etc

Artiacuteculo 30 Horario

El horario de apertura al puacuteblico todo el antildeo seraacute de 9 a 1400h de lunes a viernes Fuera de este horario el Archivo Histoacuterico Municipal permaneceraacute cerrado El horario estaacute sujeto a modificaciones en funcioacuten de las necesidades del servicio y de las prioridades que puedan surgir Igualmente el centro permaneceraacute cerrado en las festividades de Navidad Semana Santa y durante los diacuteas que correspondan de vacaciones al personal del archivo Artiacuteculo 31 Reforma del Reglamento

La iniciativa para la reforma del presente Reglamento seraacute adoptada por la propia direccioacuten del centro acordado previamente con los oacuterganos pertinentes del Ayuntamiento de Baeza

La propuesta de reforma deberaacute obtener para prosperar el voto favorable de la mayoriacutea absoluta en pleno entrando en vigor a partir del diacutea siguiente al de su aprobacioacuten

CAPIacuteTULO V DE LA CONSERVACIOacuteN E INSTALACIONES

Artiacuteculo 32 Instalaciones

Las dependencias e instalaciones del Archivo seraacuten de uso exclusivo del mismo no pudiendo destinarse en ninguacuten momento a otras finalidades que no sean las que le son propias

El Archivo Municipal de Baeza estaacute ubicado en la calle Puerta de

Coacuterdoba 26 y consta de cinco aacutereas diferenciadas

- Aacuterea de trabajo o Sala de Investigacioacuten con biblioteca auxiliar

- Sala de digitalizacioacuten

- Direccioacuten y aacuterea de depoacutesito de documentos (cinco salas)

- Almaceacuten

- Sala de Exposiciones

El acceso a los depoacutesitos estaacute reservado exclusivamente al personal del archivo En ocasiones excepcionales (visitas concertadas etc) se podraacute permitir a los usuarios la entrada a los depoacutesitos en presencia de personal de archivo La amplitud de las instalaciones estaraacute en funcioacuten del aumento de la documentacioacuten

Artiacuteculo 33 Adecuacioacuten

Tanto el Archivo Municipal asiacute como los locales que se destinen o se puedan destinar en un futuro a archivo deberaacuten estar adaptados al cumplimiento de sus funciones tanto desde el punto de vista de la edificacioacuten como de su acondicionamiento y equipamiento Para garantizar esta funcionalidad se distinguiraacuten en ellos como miacutenimo tres zonas diferenciadas

bull depoacutesitos bull trabajo teacutecnico bull consulta

Artiacuteculo 34 Mantenimiento de las instalaciones

El Excmo Ayuntamiento de Baeza seraacute responsable de que los locales e instalaciones del Archivo particularmente los dedicados a depoacutesito cumplan las condiciones necesarias para garantizar la seguridad y preservacioacuten de los fondos adoptando las medidas de control prevencioacuten limpieza desinfeccioacuten correccioacuten yo extincioacuten que resulten maacutes oportunas en cada caso Es su obligacioacuten tambieacuten la verificacioacuten perioacutedica de los sistemas y condiciones de conservacioacuten y seguridad de los documentos y del estado de los mismos

El Archivo contaraacute con los bienes materiales y con las dotaciones presupuestarias necesarias para el desempentildeo de sus funciones

Artiacuteculo 35 Apoyo teacutecnico

El Archivero y en su caso los teacutecnicos nombrados asesoraraacuten al Ayuntamiento y a las entidades y organismos que de eacutel dependan sobre las teacutecnicas y soportes documentales maacutes adecuados para asegurar la

perdurabilidad de los documentos y en general acerca de cualquier otra medida haacutebil al efecto Artiacuteculo 36 Conservacioacuten y restauracioacuten

El Archivero o responsable propondraacute los programas de restauracioacuten y

de reproduccioacuten de documentos con fines de seguridad difusioacuten yo uso sustitutorio que considere maacutes oportunos El establecimiento de prioridades obedeceraacute a los siguientes criterios 1 La trascendencia histoacuterica 2 La trascendencia funcional 3 El estado de conservacioacuten 4 El volumen de consultas soportado

Las condiciones de conservacioacuten y mantenimiento del archivo se estableceraacuten en relacioacuten a los siguientes puntos

a) El Archivo velaraacute por el adecuado mantenimiento de las instalaciones en todo lo relativo a los sistemas de iluminacioacuten comunicacioacuten deteccioacuten de incendios equipos mecaacutenicos antirrobo y en todos los demaacutes elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro en colaboracioacuten con el resto de los responsables de las medidas de seguridad y proteccioacuten que este tipo de edificios requiere

b) En el archivo se llevaraacute un control sistemaacutetico y perioacutedico de las condiciones ambientales estado de las instalaciones del equipamiento en los depoacutesitos y de los soportes documentales a fin de detectar las posibles alteraciones las invasiones de agentes bioloacutegicos y los deterioros que eacutestas pudieran provocar

c) En el supuesto de la aparicioacuten de agentes bioloacutegicos o circunstancias fiacutesico-ambientales que motiven situaciones de emergencia deterioro o peligro inmediato de los documentos se daraacute cuenta al Ayuntamiento de Baeza a los efectos oportunos

d) Con el fin de garantizar la informacioacuten contenida en los nuevos soportes magneacuteticos y oacutepticos se realizaraacute el control y vigilancia de los mismos haciendo copias de seguridad perioacutedicas seguacuten establezcan los teacutecnicos informaacuteticos

e) En el momento en que se efectuacutee cualquier ingreso se deberaacute verificar el estado fiacutesico que presentan los documentos con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagacioacuten en su caso de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados

El Archivo deberaacute asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracioacuten en prevencioacuten de su mejor conservacioacuten e igualmente propondraacute la adopcioacuten de medidas oportunas para la restauracioacuten de los documentos deteriorados

CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artiacuteculo 37 Servicio de los documentos

El servicio de los documentos tanto puacuteblico como de caraacutecter interno se realizaraacute dentro del horario establecido en el Archivo y en las dependencias especiacuteficas habilitadas para tal fin El servicio fuera de este horario es excepcional y se justifica uacutenicamente por causas de fuerza mayor o necesidades insoslayables requiriendo en todo caso la presencia del Archivero

Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten

Los usuarios son responsables de la integridad de la documentacioacuten durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada

Los dantildeos que pudieran ocasionarse a los documentos asiacute como las posibles sustracciones se pondraacuten en conocimiento del Ayuntamiento y de las instituciones de seguridad pertinentes al efecto de la incoacioacuten del procedimiento para la adopcioacuten de las medidas oportunas Artiacuteculo 39 Informacioacuten

El Archivo facilitaraacute a los usuarios los instrumentos de descripcioacuten disponibles para la localizacioacuten y consulta de los documentos La buacutesqueda de informacioacuten tanto en los instrumentos de descripcioacuten como en la documentacioacuten estaraacute a cargo de los usuarios

Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos

Los usuarios tanto internos como externos no accederaacuten a los depoacutesitos ni se serviraacuten directamente la documentacioacuten en ninguna circunstancia

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

g) Los documentos prestados deberaacuten devolverse al archivo en el plazo maacuteximo de tres meses y en perfecto estado Solo en casos excepcionales podraacute ampliarse este plazo previa peticioacuten razonada al archivo

h) La responsabilidad en la custodia de los documentos en preacutestamo mientras permanezcan fuera del archivo corresponde a los peticionarios

i) Los documentos histoacutericos libros o documentos custodiados en el archivo NO podraacuten salir de las dependencias municipales salvo en lo siguientes casos

- Cuando sean requeridos por los tribunales de justicia

- Cuando se acuerde su reproduccioacuten a traveacutes de microformas disco oacuteptico o cualquier otro sistema convenido

- Para ser sometidos a procesos de restauracioacuten

- Para la realizacioacuten de exposiciones

En todos los casos se adoptaraacuten las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la adecuada conservacioacuten de los documentos asiacute como el reintegro de los mismos

j) El servicio de archivo podraacute adoptar las medidas que considere precisas para impedir cualquier merma en el patrimonio documental por la negligencia en la conservacioacuten de la documentacioacuten prestada Y si es el caso podraacute denegar la salida temporal de documentacioacuten del archivo La unidad administrativa solicitante podraacute optar entonces por consultar la documentacioacuten directamente en las dependencias del archivo

k) Todos los preacutestamos quedaraacuten registrados en el correspondiente Registro de Preacutestamos que se llevaraacute en el Archivo Municipal

La persona encargada de la consulta deberaacute tener presente las siguientes obligaciones en relacioacuten al documento

- No se podraacute escribir en los documentos ni doblarlos ni calcarlos Tampoco podraacuten sacarse de la Sala de Investigadores excepto cuando sean requeridos por el personal del Archivo porque tal hecho sea estrictamente necesario

- Los usuarios seraacuten responsables de la documentacioacuten que se les entregue para su consulta mientras los utilice debiendo tener el maacuteximo cuidado en su manipulacioacuten Los dantildeos y peacuterdidas que se produzcan deberaacuten ser resarcidos por el valor total de la documentacioacuten dantildeada o perdida asiacute como por el valor de los perjuicios que directa o indirectamente se ocasionen

- El derecho de consulta podraacute ser retirado a toda persona que trate la documentacioacuten de forma negligente y que mantenga actitudes que dificulten el trabajo y el estudio o que no respeten el presente Reglamento

Servicio de referencia

Trabajo de asesoramiento a los investigadores sobre el tipo de fuentes bibliograacuteficas y documentales que se pueden consultar en el centro y en la medida de lo posible sobre otro tipo de fondos y archivos Atencioacuten de consultas sobre el patrimonio documental y bibliograacutefico de la ciudad de Baeza realizadas de forma presencial telefoacutenica o por correo postal y electroacutenico

Asesoramiento sobre la buacutesqueda y utilizacioacuten de los documentos y libros impresos del Archivo y sobre fuentes documentales y bibliograacuteficas relacionadas con la ciudad y conservadas en otros centros culturales

Servicio de reprografiacutea

La reproduccioacuten de obras sujetas a la Ley de Propiedad Intelectual queda regulada por dicha Ley

Se ofrece la posibilidad de reproducir documentos por medio de fotocopia o de fotografiacutea digital atenieacutendose en todo momento a las normas estipuladas por el Reglamento y a la legislacioacuten vigente La reproduccioacuten mecaacutenica de los documentos a solicitud de los usuarios seraacute posible siempre que no perjudique a la conservacioacuten de los mismos y siempre teniendo en cuenta el estado de conservacioacuten en el que se hallen y las limitaciones que posean

Existe tambieacuten la posibilidad de recibir por correo postal o correo electroacutenico las reproducciones solicitadas

Estaacute prohibido reproducir sin la debida autorizacioacuten copias de cualquier tipo suministradas por el Archivo u obtenidas en el mismo Tal autorizacioacuten obliga a citar la procedencia de los documentos reproducidos

Servicio de formacioacuten

Se ofrece la posibilidad de que personas teacutecnicos especialistas completen su formacioacuten de archivo mediante becas ayudas o subvenciones Se puede realizar de dos maneras la realizacioacuten de praacutecticas regladas y la realizacioacuten de visitas facultativas previamente concertadas

Servicio de difusioacuten

Como centro de difusioacuten de actividades culturales el archivo y su biblioteca participan en diversas iniciativas ediciones de cataacutelogos presentacioacuten de libros exposiciones colaboracioacuten con otras instituciones visitas guiadas etc

Artiacuteculo 30 Horario

El horario de apertura al puacuteblico todo el antildeo seraacute de 9 a 1400h de lunes a viernes Fuera de este horario el Archivo Histoacuterico Municipal permaneceraacute cerrado El horario estaacute sujeto a modificaciones en funcioacuten de las necesidades del servicio y de las prioridades que puedan surgir Igualmente el centro permaneceraacute cerrado en las festividades de Navidad Semana Santa y durante los diacuteas que correspondan de vacaciones al personal del archivo Artiacuteculo 31 Reforma del Reglamento

La iniciativa para la reforma del presente Reglamento seraacute adoptada por la propia direccioacuten del centro acordado previamente con los oacuterganos pertinentes del Ayuntamiento de Baeza

La propuesta de reforma deberaacute obtener para prosperar el voto favorable de la mayoriacutea absoluta en pleno entrando en vigor a partir del diacutea siguiente al de su aprobacioacuten

CAPIacuteTULO V DE LA CONSERVACIOacuteN E INSTALACIONES

Artiacuteculo 32 Instalaciones

Las dependencias e instalaciones del Archivo seraacuten de uso exclusivo del mismo no pudiendo destinarse en ninguacuten momento a otras finalidades que no sean las que le son propias

El Archivo Municipal de Baeza estaacute ubicado en la calle Puerta de

Coacuterdoba 26 y consta de cinco aacutereas diferenciadas

- Aacuterea de trabajo o Sala de Investigacioacuten con biblioteca auxiliar

- Sala de digitalizacioacuten

- Direccioacuten y aacuterea de depoacutesito de documentos (cinco salas)

- Almaceacuten

- Sala de Exposiciones

El acceso a los depoacutesitos estaacute reservado exclusivamente al personal del archivo En ocasiones excepcionales (visitas concertadas etc) se podraacute permitir a los usuarios la entrada a los depoacutesitos en presencia de personal de archivo La amplitud de las instalaciones estaraacute en funcioacuten del aumento de la documentacioacuten

Artiacuteculo 33 Adecuacioacuten

Tanto el Archivo Municipal asiacute como los locales que se destinen o se puedan destinar en un futuro a archivo deberaacuten estar adaptados al cumplimiento de sus funciones tanto desde el punto de vista de la edificacioacuten como de su acondicionamiento y equipamiento Para garantizar esta funcionalidad se distinguiraacuten en ellos como miacutenimo tres zonas diferenciadas

bull depoacutesitos bull trabajo teacutecnico bull consulta

Artiacuteculo 34 Mantenimiento de las instalaciones

El Excmo Ayuntamiento de Baeza seraacute responsable de que los locales e instalaciones del Archivo particularmente los dedicados a depoacutesito cumplan las condiciones necesarias para garantizar la seguridad y preservacioacuten de los fondos adoptando las medidas de control prevencioacuten limpieza desinfeccioacuten correccioacuten yo extincioacuten que resulten maacutes oportunas en cada caso Es su obligacioacuten tambieacuten la verificacioacuten perioacutedica de los sistemas y condiciones de conservacioacuten y seguridad de los documentos y del estado de los mismos

El Archivo contaraacute con los bienes materiales y con las dotaciones presupuestarias necesarias para el desempentildeo de sus funciones

Artiacuteculo 35 Apoyo teacutecnico

El Archivero y en su caso los teacutecnicos nombrados asesoraraacuten al Ayuntamiento y a las entidades y organismos que de eacutel dependan sobre las teacutecnicas y soportes documentales maacutes adecuados para asegurar la

perdurabilidad de los documentos y en general acerca de cualquier otra medida haacutebil al efecto Artiacuteculo 36 Conservacioacuten y restauracioacuten

El Archivero o responsable propondraacute los programas de restauracioacuten y

de reproduccioacuten de documentos con fines de seguridad difusioacuten yo uso sustitutorio que considere maacutes oportunos El establecimiento de prioridades obedeceraacute a los siguientes criterios 1 La trascendencia histoacuterica 2 La trascendencia funcional 3 El estado de conservacioacuten 4 El volumen de consultas soportado

Las condiciones de conservacioacuten y mantenimiento del archivo se estableceraacuten en relacioacuten a los siguientes puntos

a) El Archivo velaraacute por el adecuado mantenimiento de las instalaciones en todo lo relativo a los sistemas de iluminacioacuten comunicacioacuten deteccioacuten de incendios equipos mecaacutenicos antirrobo y en todos los demaacutes elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro en colaboracioacuten con el resto de los responsables de las medidas de seguridad y proteccioacuten que este tipo de edificios requiere

b) En el archivo se llevaraacute un control sistemaacutetico y perioacutedico de las condiciones ambientales estado de las instalaciones del equipamiento en los depoacutesitos y de los soportes documentales a fin de detectar las posibles alteraciones las invasiones de agentes bioloacutegicos y los deterioros que eacutestas pudieran provocar

c) En el supuesto de la aparicioacuten de agentes bioloacutegicos o circunstancias fiacutesico-ambientales que motiven situaciones de emergencia deterioro o peligro inmediato de los documentos se daraacute cuenta al Ayuntamiento de Baeza a los efectos oportunos

d) Con el fin de garantizar la informacioacuten contenida en los nuevos soportes magneacuteticos y oacutepticos se realizaraacute el control y vigilancia de los mismos haciendo copias de seguridad perioacutedicas seguacuten establezcan los teacutecnicos informaacuteticos

e) En el momento en que se efectuacutee cualquier ingreso se deberaacute verificar el estado fiacutesico que presentan los documentos con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagacioacuten en su caso de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados

El Archivo deberaacute asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracioacuten en prevencioacuten de su mejor conservacioacuten e igualmente propondraacute la adopcioacuten de medidas oportunas para la restauracioacuten de los documentos deteriorados

CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artiacuteculo 37 Servicio de los documentos

El servicio de los documentos tanto puacuteblico como de caraacutecter interno se realizaraacute dentro del horario establecido en el Archivo y en las dependencias especiacuteficas habilitadas para tal fin El servicio fuera de este horario es excepcional y se justifica uacutenicamente por causas de fuerza mayor o necesidades insoslayables requiriendo en todo caso la presencia del Archivero

Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten

Los usuarios son responsables de la integridad de la documentacioacuten durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada

Los dantildeos que pudieran ocasionarse a los documentos asiacute como las posibles sustracciones se pondraacuten en conocimiento del Ayuntamiento y de las instituciones de seguridad pertinentes al efecto de la incoacioacuten del procedimiento para la adopcioacuten de las medidas oportunas Artiacuteculo 39 Informacioacuten

El Archivo facilitaraacute a los usuarios los instrumentos de descripcioacuten disponibles para la localizacioacuten y consulta de los documentos La buacutesqueda de informacioacuten tanto en los instrumentos de descripcioacuten como en la documentacioacuten estaraacute a cargo de los usuarios

Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos

Los usuarios tanto internos como externos no accederaacuten a los depoacutesitos ni se serviraacuten directamente la documentacioacuten en ninguna circunstancia

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

- Los usuarios seraacuten responsables de la documentacioacuten que se les entregue para su consulta mientras los utilice debiendo tener el maacuteximo cuidado en su manipulacioacuten Los dantildeos y peacuterdidas que se produzcan deberaacuten ser resarcidos por el valor total de la documentacioacuten dantildeada o perdida asiacute como por el valor de los perjuicios que directa o indirectamente se ocasionen

- El derecho de consulta podraacute ser retirado a toda persona que trate la documentacioacuten de forma negligente y que mantenga actitudes que dificulten el trabajo y el estudio o que no respeten el presente Reglamento

Servicio de referencia

Trabajo de asesoramiento a los investigadores sobre el tipo de fuentes bibliograacuteficas y documentales que se pueden consultar en el centro y en la medida de lo posible sobre otro tipo de fondos y archivos Atencioacuten de consultas sobre el patrimonio documental y bibliograacutefico de la ciudad de Baeza realizadas de forma presencial telefoacutenica o por correo postal y electroacutenico

Asesoramiento sobre la buacutesqueda y utilizacioacuten de los documentos y libros impresos del Archivo y sobre fuentes documentales y bibliograacuteficas relacionadas con la ciudad y conservadas en otros centros culturales

Servicio de reprografiacutea

La reproduccioacuten de obras sujetas a la Ley de Propiedad Intelectual queda regulada por dicha Ley

Se ofrece la posibilidad de reproducir documentos por medio de fotocopia o de fotografiacutea digital atenieacutendose en todo momento a las normas estipuladas por el Reglamento y a la legislacioacuten vigente La reproduccioacuten mecaacutenica de los documentos a solicitud de los usuarios seraacute posible siempre que no perjudique a la conservacioacuten de los mismos y siempre teniendo en cuenta el estado de conservacioacuten en el que se hallen y las limitaciones que posean

Existe tambieacuten la posibilidad de recibir por correo postal o correo electroacutenico las reproducciones solicitadas

Estaacute prohibido reproducir sin la debida autorizacioacuten copias de cualquier tipo suministradas por el Archivo u obtenidas en el mismo Tal autorizacioacuten obliga a citar la procedencia de los documentos reproducidos

Servicio de formacioacuten

Se ofrece la posibilidad de que personas teacutecnicos especialistas completen su formacioacuten de archivo mediante becas ayudas o subvenciones Se puede realizar de dos maneras la realizacioacuten de praacutecticas regladas y la realizacioacuten de visitas facultativas previamente concertadas

Servicio de difusioacuten

Como centro de difusioacuten de actividades culturales el archivo y su biblioteca participan en diversas iniciativas ediciones de cataacutelogos presentacioacuten de libros exposiciones colaboracioacuten con otras instituciones visitas guiadas etc

Artiacuteculo 30 Horario

El horario de apertura al puacuteblico todo el antildeo seraacute de 9 a 1400h de lunes a viernes Fuera de este horario el Archivo Histoacuterico Municipal permaneceraacute cerrado El horario estaacute sujeto a modificaciones en funcioacuten de las necesidades del servicio y de las prioridades que puedan surgir Igualmente el centro permaneceraacute cerrado en las festividades de Navidad Semana Santa y durante los diacuteas que correspondan de vacaciones al personal del archivo Artiacuteculo 31 Reforma del Reglamento

La iniciativa para la reforma del presente Reglamento seraacute adoptada por la propia direccioacuten del centro acordado previamente con los oacuterganos pertinentes del Ayuntamiento de Baeza

La propuesta de reforma deberaacute obtener para prosperar el voto favorable de la mayoriacutea absoluta en pleno entrando en vigor a partir del diacutea siguiente al de su aprobacioacuten

CAPIacuteTULO V DE LA CONSERVACIOacuteN E INSTALACIONES

Artiacuteculo 32 Instalaciones

Las dependencias e instalaciones del Archivo seraacuten de uso exclusivo del mismo no pudiendo destinarse en ninguacuten momento a otras finalidades que no sean las que le son propias

El Archivo Municipal de Baeza estaacute ubicado en la calle Puerta de

Coacuterdoba 26 y consta de cinco aacutereas diferenciadas

- Aacuterea de trabajo o Sala de Investigacioacuten con biblioteca auxiliar

- Sala de digitalizacioacuten

- Direccioacuten y aacuterea de depoacutesito de documentos (cinco salas)

- Almaceacuten

- Sala de Exposiciones

El acceso a los depoacutesitos estaacute reservado exclusivamente al personal del archivo En ocasiones excepcionales (visitas concertadas etc) se podraacute permitir a los usuarios la entrada a los depoacutesitos en presencia de personal de archivo La amplitud de las instalaciones estaraacute en funcioacuten del aumento de la documentacioacuten

Artiacuteculo 33 Adecuacioacuten

Tanto el Archivo Municipal asiacute como los locales que se destinen o se puedan destinar en un futuro a archivo deberaacuten estar adaptados al cumplimiento de sus funciones tanto desde el punto de vista de la edificacioacuten como de su acondicionamiento y equipamiento Para garantizar esta funcionalidad se distinguiraacuten en ellos como miacutenimo tres zonas diferenciadas

bull depoacutesitos bull trabajo teacutecnico bull consulta

Artiacuteculo 34 Mantenimiento de las instalaciones

El Excmo Ayuntamiento de Baeza seraacute responsable de que los locales e instalaciones del Archivo particularmente los dedicados a depoacutesito cumplan las condiciones necesarias para garantizar la seguridad y preservacioacuten de los fondos adoptando las medidas de control prevencioacuten limpieza desinfeccioacuten correccioacuten yo extincioacuten que resulten maacutes oportunas en cada caso Es su obligacioacuten tambieacuten la verificacioacuten perioacutedica de los sistemas y condiciones de conservacioacuten y seguridad de los documentos y del estado de los mismos

El Archivo contaraacute con los bienes materiales y con las dotaciones presupuestarias necesarias para el desempentildeo de sus funciones

Artiacuteculo 35 Apoyo teacutecnico

El Archivero y en su caso los teacutecnicos nombrados asesoraraacuten al Ayuntamiento y a las entidades y organismos que de eacutel dependan sobre las teacutecnicas y soportes documentales maacutes adecuados para asegurar la

perdurabilidad de los documentos y en general acerca de cualquier otra medida haacutebil al efecto Artiacuteculo 36 Conservacioacuten y restauracioacuten

El Archivero o responsable propondraacute los programas de restauracioacuten y

de reproduccioacuten de documentos con fines de seguridad difusioacuten yo uso sustitutorio que considere maacutes oportunos El establecimiento de prioridades obedeceraacute a los siguientes criterios 1 La trascendencia histoacuterica 2 La trascendencia funcional 3 El estado de conservacioacuten 4 El volumen de consultas soportado

Las condiciones de conservacioacuten y mantenimiento del archivo se estableceraacuten en relacioacuten a los siguientes puntos

a) El Archivo velaraacute por el adecuado mantenimiento de las instalaciones en todo lo relativo a los sistemas de iluminacioacuten comunicacioacuten deteccioacuten de incendios equipos mecaacutenicos antirrobo y en todos los demaacutes elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro en colaboracioacuten con el resto de los responsables de las medidas de seguridad y proteccioacuten que este tipo de edificios requiere

b) En el archivo se llevaraacute un control sistemaacutetico y perioacutedico de las condiciones ambientales estado de las instalaciones del equipamiento en los depoacutesitos y de los soportes documentales a fin de detectar las posibles alteraciones las invasiones de agentes bioloacutegicos y los deterioros que eacutestas pudieran provocar

c) En el supuesto de la aparicioacuten de agentes bioloacutegicos o circunstancias fiacutesico-ambientales que motiven situaciones de emergencia deterioro o peligro inmediato de los documentos se daraacute cuenta al Ayuntamiento de Baeza a los efectos oportunos

d) Con el fin de garantizar la informacioacuten contenida en los nuevos soportes magneacuteticos y oacutepticos se realizaraacute el control y vigilancia de los mismos haciendo copias de seguridad perioacutedicas seguacuten establezcan los teacutecnicos informaacuteticos

e) En el momento en que se efectuacutee cualquier ingreso se deberaacute verificar el estado fiacutesico que presentan los documentos con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagacioacuten en su caso de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados

El Archivo deberaacute asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracioacuten en prevencioacuten de su mejor conservacioacuten e igualmente propondraacute la adopcioacuten de medidas oportunas para la restauracioacuten de los documentos deteriorados

CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artiacuteculo 37 Servicio de los documentos

El servicio de los documentos tanto puacuteblico como de caraacutecter interno se realizaraacute dentro del horario establecido en el Archivo y en las dependencias especiacuteficas habilitadas para tal fin El servicio fuera de este horario es excepcional y se justifica uacutenicamente por causas de fuerza mayor o necesidades insoslayables requiriendo en todo caso la presencia del Archivero

Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten

Los usuarios son responsables de la integridad de la documentacioacuten durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada

Los dantildeos que pudieran ocasionarse a los documentos asiacute como las posibles sustracciones se pondraacuten en conocimiento del Ayuntamiento y de las instituciones de seguridad pertinentes al efecto de la incoacioacuten del procedimiento para la adopcioacuten de las medidas oportunas Artiacuteculo 39 Informacioacuten

El Archivo facilitaraacute a los usuarios los instrumentos de descripcioacuten disponibles para la localizacioacuten y consulta de los documentos La buacutesqueda de informacioacuten tanto en los instrumentos de descripcioacuten como en la documentacioacuten estaraacute a cargo de los usuarios

Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos

Los usuarios tanto internos como externos no accederaacuten a los depoacutesitos ni se serviraacuten directamente la documentacioacuten en ninguna circunstancia

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

Servicio de formacioacuten

Se ofrece la posibilidad de que personas teacutecnicos especialistas completen su formacioacuten de archivo mediante becas ayudas o subvenciones Se puede realizar de dos maneras la realizacioacuten de praacutecticas regladas y la realizacioacuten de visitas facultativas previamente concertadas

Servicio de difusioacuten

Como centro de difusioacuten de actividades culturales el archivo y su biblioteca participan en diversas iniciativas ediciones de cataacutelogos presentacioacuten de libros exposiciones colaboracioacuten con otras instituciones visitas guiadas etc

Artiacuteculo 30 Horario

El horario de apertura al puacuteblico todo el antildeo seraacute de 9 a 1400h de lunes a viernes Fuera de este horario el Archivo Histoacuterico Municipal permaneceraacute cerrado El horario estaacute sujeto a modificaciones en funcioacuten de las necesidades del servicio y de las prioridades que puedan surgir Igualmente el centro permaneceraacute cerrado en las festividades de Navidad Semana Santa y durante los diacuteas que correspondan de vacaciones al personal del archivo Artiacuteculo 31 Reforma del Reglamento

La iniciativa para la reforma del presente Reglamento seraacute adoptada por la propia direccioacuten del centro acordado previamente con los oacuterganos pertinentes del Ayuntamiento de Baeza

La propuesta de reforma deberaacute obtener para prosperar el voto favorable de la mayoriacutea absoluta en pleno entrando en vigor a partir del diacutea siguiente al de su aprobacioacuten

CAPIacuteTULO V DE LA CONSERVACIOacuteN E INSTALACIONES

Artiacuteculo 32 Instalaciones

Las dependencias e instalaciones del Archivo seraacuten de uso exclusivo del mismo no pudiendo destinarse en ninguacuten momento a otras finalidades que no sean las que le son propias

El Archivo Municipal de Baeza estaacute ubicado en la calle Puerta de

Coacuterdoba 26 y consta de cinco aacutereas diferenciadas

- Aacuterea de trabajo o Sala de Investigacioacuten con biblioteca auxiliar

- Sala de digitalizacioacuten

- Direccioacuten y aacuterea de depoacutesito de documentos (cinco salas)

- Almaceacuten

- Sala de Exposiciones

El acceso a los depoacutesitos estaacute reservado exclusivamente al personal del archivo En ocasiones excepcionales (visitas concertadas etc) se podraacute permitir a los usuarios la entrada a los depoacutesitos en presencia de personal de archivo La amplitud de las instalaciones estaraacute en funcioacuten del aumento de la documentacioacuten

Artiacuteculo 33 Adecuacioacuten

Tanto el Archivo Municipal asiacute como los locales que se destinen o se puedan destinar en un futuro a archivo deberaacuten estar adaptados al cumplimiento de sus funciones tanto desde el punto de vista de la edificacioacuten como de su acondicionamiento y equipamiento Para garantizar esta funcionalidad se distinguiraacuten en ellos como miacutenimo tres zonas diferenciadas

bull depoacutesitos bull trabajo teacutecnico bull consulta

Artiacuteculo 34 Mantenimiento de las instalaciones

El Excmo Ayuntamiento de Baeza seraacute responsable de que los locales e instalaciones del Archivo particularmente los dedicados a depoacutesito cumplan las condiciones necesarias para garantizar la seguridad y preservacioacuten de los fondos adoptando las medidas de control prevencioacuten limpieza desinfeccioacuten correccioacuten yo extincioacuten que resulten maacutes oportunas en cada caso Es su obligacioacuten tambieacuten la verificacioacuten perioacutedica de los sistemas y condiciones de conservacioacuten y seguridad de los documentos y del estado de los mismos

El Archivo contaraacute con los bienes materiales y con las dotaciones presupuestarias necesarias para el desempentildeo de sus funciones

Artiacuteculo 35 Apoyo teacutecnico

El Archivero y en su caso los teacutecnicos nombrados asesoraraacuten al Ayuntamiento y a las entidades y organismos que de eacutel dependan sobre las teacutecnicas y soportes documentales maacutes adecuados para asegurar la

perdurabilidad de los documentos y en general acerca de cualquier otra medida haacutebil al efecto Artiacuteculo 36 Conservacioacuten y restauracioacuten

El Archivero o responsable propondraacute los programas de restauracioacuten y

de reproduccioacuten de documentos con fines de seguridad difusioacuten yo uso sustitutorio que considere maacutes oportunos El establecimiento de prioridades obedeceraacute a los siguientes criterios 1 La trascendencia histoacuterica 2 La trascendencia funcional 3 El estado de conservacioacuten 4 El volumen de consultas soportado

Las condiciones de conservacioacuten y mantenimiento del archivo se estableceraacuten en relacioacuten a los siguientes puntos

a) El Archivo velaraacute por el adecuado mantenimiento de las instalaciones en todo lo relativo a los sistemas de iluminacioacuten comunicacioacuten deteccioacuten de incendios equipos mecaacutenicos antirrobo y en todos los demaacutes elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro en colaboracioacuten con el resto de los responsables de las medidas de seguridad y proteccioacuten que este tipo de edificios requiere

b) En el archivo se llevaraacute un control sistemaacutetico y perioacutedico de las condiciones ambientales estado de las instalaciones del equipamiento en los depoacutesitos y de los soportes documentales a fin de detectar las posibles alteraciones las invasiones de agentes bioloacutegicos y los deterioros que eacutestas pudieran provocar

c) En el supuesto de la aparicioacuten de agentes bioloacutegicos o circunstancias fiacutesico-ambientales que motiven situaciones de emergencia deterioro o peligro inmediato de los documentos se daraacute cuenta al Ayuntamiento de Baeza a los efectos oportunos

d) Con el fin de garantizar la informacioacuten contenida en los nuevos soportes magneacuteticos y oacutepticos se realizaraacute el control y vigilancia de los mismos haciendo copias de seguridad perioacutedicas seguacuten establezcan los teacutecnicos informaacuteticos

e) En el momento en que se efectuacutee cualquier ingreso se deberaacute verificar el estado fiacutesico que presentan los documentos con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagacioacuten en su caso de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados

El Archivo deberaacute asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracioacuten en prevencioacuten de su mejor conservacioacuten e igualmente propondraacute la adopcioacuten de medidas oportunas para la restauracioacuten de los documentos deteriorados

CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artiacuteculo 37 Servicio de los documentos

El servicio de los documentos tanto puacuteblico como de caraacutecter interno se realizaraacute dentro del horario establecido en el Archivo y en las dependencias especiacuteficas habilitadas para tal fin El servicio fuera de este horario es excepcional y se justifica uacutenicamente por causas de fuerza mayor o necesidades insoslayables requiriendo en todo caso la presencia del Archivero

Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten

Los usuarios son responsables de la integridad de la documentacioacuten durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada

Los dantildeos que pudieran ocasionarse a los documentos asiacute como las posibles sustracciones se pondraacuten en conocimiento del Ayuntamiento y de las instituciones de seguridad pertinentes al efecto de la incoacioacuten del procedimiento para la adopcioacuten de las medidas oportunas Artiacuteculo 39 Informacioacuten

El Archivo facilitaraacute a los usuarios los instrumentos de descripcioacuten disponibles para la localizacioacuten y consulta de los documentos La buacutesqueda de informacioacuten tanto en los instrumentos de descripcioacuten como en la documentacioacuten estaraacute a cargo de los usuarios

Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos

Los usuarios tanto internos como externos no accederaacuten a los depoacutesitos ni se serviraacuten directamente la documentacioacuten en ninguna circunstancia

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

- Sala de digitalizacioacuten

- Direccioacuten y aacuterea de depoacutesito de documentos (cinco salas)

- Almaceacuten

- Sala de Exposiciones

El acceso a los depoacutesitos estaacute reservado exclusivamente al personal del archivo En ocasiones excepcionales (visitas concertadas etc) se podraacute permitir a los usuarios la entrada a los depoacutesitos en presencia de personal de archivo La amplitud de las instalaciones estaraacute en funcioacuten del aumento de la documentacioacuten

Artiacuteculo 33 Adecuacioacuten

Tanto el Archivo Municipal asiacute como los locales que se destinen o se puedan destinar en un futuro a archivo deberaacuten estar adaptados al cumplimiento de sus funciones tanto desde el punto de vista de la edificacioacuten como de su acondicionamiento y equipamiento Para garantizar esta funcionalidad se distinguiraacuten en ellos como miacutenimo tres zonas diferenciadas

bull depoacutesitos bull trabajo teacutecnico bull consulta

Artiacuteculo 34 Mantenimiento de las instalaciones

El Excmo Ayuntamiento de Baeza seraacute responsable de que los locales e instalaciones del Archivo particularmente los dedicados a depoacutesito cumplan las condiciones necesarias para garantizar la seguridad y preservacioacuten de los fondos adoptando las medidas de control prevencioacuten limpieza desinfeccioacuten correccioacuten yo extincioacuten que resulten maacutes oportunas en cada caso Es su obligacioacuten tambieacuten la verificacioacuten perioacutedica de los sistemas y condiciones de conservacioacuten y seguridad de los documentos y del estado de los mismos

El Archivo contaraacute con los bienes materiales y con las dotaciones presupuestarias necesarias para el desempentildeo de sus funciones

Artiacuteculo 35 Apoyo teacutecnico

El Archivero y en su caso los teacutecnicos nombrados asesoraraacuten al Ayuntamiento y a las entidades y organismos que de eacutel dependan sobre las teacutecnicas y soportes documentales maacutes adecuados para asegurar la

perdurabilidad de los documentos y en general acerca de cualquier otra medida haacutebil al efecto Artiacuteculo 36 Conservacioacuten y restauracioacuten

El Archivero o responsable propondraacute los programas de restauracioacuten y

de reproduccioacuten de documentos con fines de seguridad difusioacuten yo uso sustitutorio que considere maacutes oportunos El establecimiento de prioridades obedeceraacute a los siguientes criterios 1 La trascendencia histoacuterica 2 La trascendencia funcional 3 El estado de conservacioacuten 4 El volumen de consultas soportado

Las condiciones de conservacioacuten y mantenimiento del archivo se estableceraacuten en relacioacuten a los siguientes puntos

a) El Archivo velaraacute por el adecuado mantenimiento de las instalaciones en todo lo relativo a los sistemas de iluminacioacuten comunicacioacuten deteccioacuten de incendios equipos mecaacutenicos antirrobo y en todos los demaacutes elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro en colaboracioacuten con el resto de los responsables de las medidas de seguridad y proteccioacuten que este tipo de edificios requiere

b) En el archivo se llevaraacute un control sistemaacutetico y perioacutedico de las condiciones ambientales estado de las instalaciones del equipamiento en los depoacutesitos y de los soportes documentales a fin de detectar las posibles alteraciones las invasiones de agentes bioloacutegicos y los deterioros que eacutestas pudieran provocar

c) En el supuesto de la aparicioacuten de agentes bioloacutegicos o circunstancias fiacutesico-ambientales que motiven situaciones de emergencia deterioro o peligro inmediato de los documentos se daraacute cuenta al Ayuntamiento de Baeza a los efectos oportunos

d) Con el fin de garantizar la informacioacuten contenida en los nuevos soportes magneacuteticos y oacutepticos se realizaraacute el control y vigilancia de los mismos haciendo copias de seguridad perioacutedicas seguacuten establezcan los teacutecnicos informaacuteticos

e) En el momento en que se efectuacutee cualquier ingreso se deberaacute verificar el estado fiacutesico que presentan los documentos con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagacioacuten en su caso de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados

El Archivo deberaacute asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracioacuten en prevencioacuten de su mejor conservacioacuten e igualmente propondraacute la adopcioacuten de medidas oportunas para la restauracioacuten de los documentos deteriorados

CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artiacuteculo 37 Servicio de los documentos

El servicio de los documentos tanto puacuteblico como de caraacutecter interno se realizaraacute dentro del horario establecido en el Archivo y en las dependencias especiacuteficas habilitadas para tal fin El servicio fuera de este horario es excepcional y se justifica uacutenicamente por causas de fuerza mayor o necesidades insoslayables requiriendo en todo caso la presencia del Archivero

Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten

Los usuarios son responsables de la integridad de la documentacioacuten durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada

Los dantildeos que pudieran ocasionarse a los documentos asiacute como las posibles sustracciones se pondraacuten en conocimiento del Ayuntamiento y de las instituciones de seguridad pertinentes al efecto de la incoacioacuten del procedimiento para la adopcioacuten de las medidas oportunas Artiacuteculo 39 Informacioacuten

El Archivo facilitaraacute a los usuarios los instrumentos de descripcioacuten disponibles para la localizacioacuten y consulta de los documentos La buacutesqueda de informacioacuten tanto en los instrumentos de descripcioacuten como en la documentacioacuten estaraacute a cargo de los usuarios

Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos

Los usuarios tanto internos como externos no accederaacuten a los depoacutesitos ni se serviraacuten directamente la documentacioacuten en ninguna circunstancia

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

perdurabilidad de los documentos y en general acerca de cualquier otra medida haacutebil al efecto Artiacuteculo 36 Conservacioacuten y restauracioacuten

El Archivero o responsable propondraacute los programas de restauracioacuten y

de reproduccioacuten de documentos con fines de seguridad difusioacuten yo uso sustitutorio que considere maacutes oportunos El establecimiento de prioridades obedeceraacute a los siguientes criterios 1 La trascendencia histoacuterica 2 La trascendencia funcional 3 El estado de conservacioacuten 4 El volumen de consultas soportado

Las condiciones de conservacioacuten y mantenimiento del archivo se estableceraacuten en relacioacuten a los siguientes puntos

a) El Archivo velaraacute por el adecuado mantenimiento de las instalaciones en todo lo relativo a los sistemas de iluminacioacuten comunicacioacuten deteccioacuten de incendios equipos mecaacutenicos antirrobo y en todos los demaacutes elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro en colaboracioacuten con el resto de los responsables de las medidas de seguridad y proteccioacuten que este tipo de edificios requiere

b) En el archivo se llevaraacute un control sistemaacutetico y perioacutedico de las condiciones ambientales estado de las instalaciones del equipamiento en los depoacutesitos y de los soportes documentales a fin de detectar las posibles alteraciones las invasiones de agentes bioloacutegicos y los deterioros que eacutestas pudieran provocar

c) En el supuesto de la aparicioacuten de agentes bioloacutegicos o circunstancias fiacutesico-ambientales que motiven situaciones de emergencia deterioro o peligro inmediato de los documentos se daraacute cuenta al Ayuntamiento de Baeza a los efectos oportunos

d) Con el fin de garantizar la informacioacuten contenida en los nuevos soportes magneacuteticos y oacutepticos se realizaraacute el control y vigilancia de los mismos haciendo copias de seguridad perioacutedicas seguacuten establezcan los teacutecnicos informaacuteticos

e) En el momento en que se efectuacutee cualquier ingreso se deberaacute verificar el estado fiacutesico que presentan los documentos con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagacioacuten en su caso de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados

El Archivo deberaacute asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracioacuten en prevencioacuten de su mejor conservacioacuten e igualmente propondraacute la adopcioacuten de medidas oportunas para la restauracioacuten de los documentos deteriorados

CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artiacuteculo 37 Servicio de los documentos

El servicio de los documentos tanto puacuteblico como de caraacutecter interno se realizaraacute dentro del horario establecido en el Archivo y en las dependencias especiacuteficas habilitadas para tal fin El servicio fuera de este horario es excepcional y se justifica uacutenicamente por causas de fuerza mayor o necesidades insoslayables requiriendo en todo caso la presencia del Archivero

Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten

Los usuarios son responsables de la integridad de la documentacioacuten durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada

Los dantildeos que pudieran ocasionarse a los documentos asiacute como las posibles sustracciones se pondraacuten en conocimiento del Ayuntamiento y de las instituciones de seguridad pertinentes al efecto de la incoacioacuten del procedimiento para la adopcioacuten de las medidas oportunas Artiacuteculo 39 Informacioacuten

El Archivo facilitaraacute a los usuarios los instrumentos de descripcioacuten disponibles para la localizacioacuten y consulta de los documentos La buacutesqueda de informacioacuten tanto en los instrumentos de descripcioacuten como en la documentacioacuten estaraacute a cargo de los usuarios

Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos

Los usuarios tanto internos como externos no accederaacuten a los depoacutesitos ni se serviraacuten directamente la documentacioacuten en ninguna circunstancia

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

e) En el momento en que se efectuacutee cualquier ingreso se deberaacute verificar el estado fiacutesico que presentan los documentos con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagacioacuten en su caso de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados

El Archivo deberaacute asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracioacuten en prevencioacuten de su mejor conservacioacuten e igualmente propondraacute la adopcioacuten de medidas oportunas para la restauracioacuten de los documentos deteriorados

CAPIacuteTULO VI DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artiacuteculo 37 Servicio de los documentos

El servicio de los documentos tanto puacuteblico como de caraacutecter interno se realizaraacute dentro del horario establecido en el Archivo y en las dependencias especiacuteficas habilitadas para tal fin El servicio fuera de este horario es excepcional y se justifica uacutenicamente por causas de fuerza mayor o necesidades insoslayables requiriendo en todo caso la presencia del Archivero

Artiacuteculo 38 Integridad de la documentacioacuten

Los usuarios son responsables de la integridad de la documentacioacuten durante la consulta y se comprometen a devolverla en el mismo orden y estado en que les fue entregada

Los dantildeos que pudieran ocasionarse a los documentos asiacute como las posibles sustracciones se pondraacuten en conocimiento del Ayuntamiento y de las instituciones de seguridad pertinentes al efecto de la incoacioacuten del procedimiento para la adopcioacuten de las medidas oportunas Artiacuteculo 39 Informacioacuten

El Archivo facilitaraacute a los usuarios los instrumentos de descripcioacuten disponibles para la localizacioacuten y consulta de los documentos La buacutesqueda de informacioacuten tanto en los instrumentos de descripcioacuten como en la documentacioacuten estaraacute a cargo de los usuarios

Artiacuteculo 40 Acceso a los depoacutesitos

Los usuarios tanto internos como externos no accederaacuten a los depoacutesitos ni se serviraacuten directamente la documentacioacuten en ninguna circunstancia

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

Artiacuteculo 41 Clasificacioacuten de los documentos

Los documentos se clasifican en documentos en dos tipos

De libre acceso

Documentos de acceso restringido

Son de libre acceso

1) Los documentos sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado la averiguacioacuten de los delitos o la intimidad de las personas

2) Los documentos que aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas tengan una antiguumledad de cincuenta antildeos sobre la fecha del documento salvo contadas excepciones

Son documentos de acceso restringido

a) Los documentos no sujetos en su tramitacioacuten al Derecho Administrativo

b) La documentacioacuten que por su valor histoacuterico y las circunstancias en las que se encuentre se aconsejaraacute limitar al acceso

El personal del Archivo es el uacutenico autorizado a realizar reproducciones de la documentacioacuten En casos especiales el director podraacute autorizar la reproduccioacuten por medios ajenos al Archivo asiacute como la salida de la documentacioacuten para este fin siempre que sea legalmente posible estrictamente necesario de obligado cumplimiento institucional y con las medidas de seguridad adecuadas

Artiacuteculo 42 Consulta de los documentos

El acceso a la documentacioacuten del Archivo se rige principalmente por lo dispuesto en el artiacuteculo 57 de la Ley de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol (1685 de 25 de junio) y el 37 de la Ley 3092 de RJAP y PAC estableciendo la libre consulta de todos los documentos salvo aquellos que afecten a materias

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

clasificadas de acuerdo con la Ley esta es clara cuando se refiere a la consulta de documentos que contengan datos de caraacutecter personal que puedan afectar al honor y la intimidad de las personas en cuyo caso se establecen una serie de plazos para su puacuteblica consulta que seraacuten de 25 antildeos desde la fecha de la muerte de la persona si es conocida o 50 a partir de la fecha de los documentos

1ordm Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta puacuteblica y libre del Patrimonio Documental depositado en el Archivo Municipal dentro del acatamiento de las normas y sin maacutes restricciones que las impuestas por la normativa vigente y las derivadas del estado de conservacioacuten u organizacioacuten de los fondos documentales

2ordm Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de informacioacuten y descripcioacuten existentes en el Archivo salvo que los datos que suministren se vean afectados por las restricciones establecidas en la normativa vigente

3ordm Toda persona que desee consultar documentos del Archivo

Histoacuterico Municipal deberaacute solicitarlo por escrito de acuerdo con el modelo en el centro establecido y que se facilitaraacute en el momento de la identificacioacuten del investigador Los datos personales reflejados deberaacuten ser acreditados mediante presentacioacuten de DNI pasaporte o carneacute de investigador Asiacute mismo quedaraacute registrado en un Libro Registro de Consulta o Base de Datos que contendraacute los datos reflejados en la ficha de investigacioacuten y que seraacuten respetados seguacuten las leyes de integridad personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgaacutenica 151999 de 13

de diciembre de Proteccioacuten de Datos de caraacutecter personal los datos personales facilitados de forma voluntaria pasaraacuten a formar parte de un fichero de responsabilidad siendo tratados de forma confidencial y conservados con la finalidad de atender y gestionar las solicitudes de consulta de fondos del Archivo Municipal de Baeza

4ordm Si los documentos contienen informacioacuten que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados o que hayan transcurrido 50 antildeos desde la finalizacioacuten del traacutemite o 25 desde su muerte

Respecto al documento que se desea consultar o la informacioacuten que se precise los requisitos imprescindibles para la consulta seraacuten

- Rellenar la tarjeta de pedido

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

- Solicitar previamente al director del Archivo el material de consulta

Artiacuteculo 43 Restricciones

El acceso a la documentacioacuten original queda subordinado a que no se ponga en peligro los valores que aconsejen su conservacioacuten

Cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un intereacutes histoacuterico cientiacutefico o cultural relevante podraacuten realizar peticioacuten especiacutefica sobre la materia objeto de investigacioacuten

Los investigadores tendraacute acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo salvo los establecidos por la direccioacuten del Archivo con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mencioacuten de los datos cualitativos de las personas afectadas y previo compromiso por escrito de que se garantizaraacute debidamente la intimidad de las personas

No obstante de los documentos de acceso restringido no se facilitaraacuten copias

Artiacuteculo 44 Normas de acceso a la documentacioacuten activa o semiactiva

bull Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados

bull Si contienen datos referidos a la seguridad honor o intimidad de las personas el acceso estaacute reservado soacutelo a ellas o a las personas que expresamente autorice Este consentimiento deberaacute acompantildear a la solicitud de consulta

bull El acceso a la documentacioacuten autorizada se realizaraacute poniendo a disposicioacuten del solicitante soacutelo la documentacioacuten expresamente autorizada y en los teacuterminos y condiciones que consten en la autorizacioacuten

bull Cuando la informacioacuten afecte a la seguridad honor o intimidad de las personas fiacutesicas es puacuteblico si ha transcurrido 25 antildeos de su muerte o 50 antildeos a partir de la fecha de los documentos

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

bull A los documentos de caraacutecter nominativo que no incluyan datos que afecten a la intimidad pueden acceder ademaacutes de los titulares terceros que acrediten intereacutes legiacutetimo y directo

bull Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitacioacuten de los procedimientos en los que tengan la consideracioacuten de interesados y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos

bull El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado

bull Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de intereacutes puacuteblico intereses de terceros dignos de proteccioacuten o esteacute excluidos por las leyes Se podraacute solicitar autorizacioacuten administrativa para ello

bull En la solicitud se deberaacute formular peticioacuten individualizada de los documentos sin que quepa peticioacuten geneacuterica sobre una materia En ella se indicaraacute si desea la consulta yo tipo de copia

bull La unidad comprobaraacute el derecho de acceso del solicitante sobre la documentacioacuten requerida

bull La consulta se realizaraacute en las dependencias del Archivo que adoptaraacute las precauciones necesarias de preservacioacuten de la documentacioacuten asiacute como para impedir el acceso a personas no autorizadas

bull La competencia de dar acceso a la documentacioacuten activa y semiactiva y la expedicioacuten de copias corresponderaacute a los oacuterganos administrativos que hubieran emitidorecibido el documento original y al responsable del Archivo Municipal

Igualmente la consulta de este uacuteltimo tipo de documentacioacuten queda sujeta a las normas que se observen en la Sala de Consulta y las referidas al acceso a los documentos

Artiacuteculo 45 Condiciones de la consulta

- La documentacioacuten seraacute consultada en la sala habilitada al efecto - No se permitiraacute la entrada de investigadores y usuarios al depoacutesito de

documentos - La solicitud de la documentacioacuten se haraacute por medio de hojas de

solicitud de consulta cuyos datos deberaacute rellenar el investigador y suscribirlos con su firma

- El usuario facilitaraacute cuantos datos se precisen para facilitar al archivo la confeccioacuten de ficheros de investigadores temas estudiados etc

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

- Los investigadores autorizados y usuarios en general estaraacuten obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo

- El acceso podraacute ser denegado seguacuten lo dispuesto en la legislacioacuten existente al respecto o en caso de existir antecedentes de dolo robo o mala intencioacuten del investigador

En cumplimiento de los dispuesto en el Real Decreto 17082011 art 252 ldquocuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados se daraacute acceso a eacutestas como norma general en estos casos soacutelo cuando la materia o circunstancias de la investigacioacuten lo justifiquen y el estado de conservacioacuten de los documentos lo permita se autorizaraacute el acceso a los originales previa presentacioacuten de la correspondiente solicitud de autorizacioacutenrdquo De este modo muchos documentos solo podraacuten consultarse en microfilm o imagen digitalizada Se permitiraacute el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada dirigida por escrito al director del Archivo

Se requeriraacute autorizacioacuten expresa de la Direccioacuten del Archivo para la

consulta de - Documentacioacuten en mal estado de conservacioacuten o en restauracioacuten (art 62 Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol) - Documentos en proceso de organizacioacuten reinstalacioacuten descripcioacuten o reproduccioacuten - Fondos especiales (pergaminos placas de vidrio carteles y mapas o planos de gran formato etc) - Documentos para el trabajo en grupo

El Archivo se reserva la facultad de limitar la consulta de la documentacioacuten por motivos de conservacioacuten proteccioacuten de datos de caraacutecter personal trabajos teacutecnicos o existencia de reproducciones en otros soportes (Art 62 de la Ley 161985 de 25 de junio de Patrimonio Histoacuterico Espantildeol)

Artiacuteculo 46 Normas Sala de Consulta

Los documentos requieren atenciones especiales teniendo en cuenta por una parte la vulnerabilidad de los materiales del paso del tiempo el estado del soporte las condiciones especiacuteficas de la tinta la encuadernacioacuten o las cubiertas y por otra parte el manejo

A la Sala de Consulta soacutelo se podraacute acceder con laacutepices o portaminas

cuartillas y ordenador portaacutetil sin funda protectora Por lo tanto NO se podraacute introducir en ella otros elementos como cuadernos carpetas bolsos carteras libros propios teleacutefonos moacuteviles caacutemaras fotograacuteficas videocaacutemaras

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

incorporadas o no a otros dispositivos laacutepiz oacuteptico grabadoras etc salvo que cuente con autorizacioacuten expresa del Responsable Igualmente estaacute prohibido introducir prendas de abrigo o cualquier otro objeto de caraacutecter personal incluidas bebidas y alimentos Estos deberaacuten ser depositados en las taquillas habilitadas al efecto

Los ordenadores disponibles en la Sala de Consulta estaraacuten uacutenicamente

habilitados para la consulta y peticioacuten de documentos del archivo no permitieacutendose otros usos ni la utilizacioacuten de sus puertos USB

Al entrar en la Sala de Consulta deberaacute mostrar el documento

identificativo y los objetos permitidos que vaya a introducir en la sala al personal del Archivo que le asignaraacute una mesa en la que podraacute realizar sus consultas Una vez finalizada su sesioacuten de trabajo y devuelta la documentacioacuten el usuario comunicaraacute al personal que ha finalizado su consulta procedieacutendose a dar de baja su sesioacuten El usuario deberaacute seguir siempre las instrucciones del personal de sala

Por estos motivos

No se pondraacute sobre el documento el papel donde se escribe Ni se apoyaraacuten sobre eacutel los brazos o las manos Al volver las hojas o utilizar el documento se actuaraacute con el debido

miramiento Tengamos en cuenta que todo documento es uacutenico El instrumento propio autorizado para tomar apuntes seraacute el laacutepiz

Queda por tanto prohibido el uso del boliacutegrafo pluma o rotulador mientras se trabaje o investigue en la Sala

La documentacioacuten podraacute ser facilitada uacutenicamente cuando su estado de conservacioacuten asiacute lo permita Este Archivo se reserva el derecho a no facilitar aquella documentacioacuten que estime oportuna o que se encuentre en mal estado y podraacute restringirse e incluso excluirse seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo

No podraacuten solicitarse maacutes de tres unidades simultaacuteneamente y eacutestas deberaacuten ser consultadas de una en una salvo autorizacioacuten expresa del responsable de la Sala Los documentos podraacuten ser pedidos hasta 30 minutos antes del horario de cierre del Archivo y siempre dentro de su horario

Podraacuten consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la Biblioteca Auxiliar se deseen sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos salvo aquellos que no se encuentren en la sala de consulta

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

Se solicitaraacuten a traveacutes de la mencionada ficha de pedido Una vez utilizados deberaacuten ser colocados en su sitio o devueltos al personal

Queda prohibido fumar dentro de las dependencias del Archivo Estaacute autorizado el uso de ordenadores con bateriacutea el scanner o cualquier otro medio de reproduccioacuten yo fotografiacutea quedan prohibidos salvo debida autorizacioacuten del Archivero

No se podraacute realizar marcas o incluir objetos entre los documentos El Archivo facilitaraacute el acceso y consulta de los instrumentos de

descripcioacuten cualquiera que fuera su soporte Estos estaacuten protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual por lo que no podraacuten ser copiados reproducidos ni publicados

La solicitud de documentos se realizaraacute en el formulario habilitado para ello Se formalizaraacute una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar

Cuando existan reproducciones de los documentos seraacuten estas las que se entreguen para su consulta

No se podraacute consultar ninguna unidad documental de manera simultaacutenea por dos o maacutes usuarios salvo autorizacioacuten expresa del responsable

No podraacute ser alterado bajo ninguacuten concepto el orden original de los documentos entregados a consulta

El usuario devolveraacute los documentos personalmente al responsable una vez haya concluido la consulta Ninguacuten usuario podraacute salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este traacutemite

Bajo ninguacuten concepto se podraacute sacar los documentos de la Sala de Consulta

El usuario podraacute reservar para el diacutea siguiente los documentos que esteacute consultando

Es obligatorio en cualquier edicioacuten o publicacioacuten realizar referencia a la procedencia de los documentos citando el Archivo origen de ellos seguacuten lo dispuesto en el artiacuteculo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos

Seraacute objeto de aplicacioacuten de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservacioacuten y la integridad de los documentos

Artiacuteculo 47 Reserva de documentos

deg Si el usuario hubiese finalizado su sesioacuten de trabajo sin haber concluido la consulta del documento que teniacutea en uso puede proceder a la reserva del mismo para diacuteas sucesivos

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

deg No se pueden tener reservadas maacutes de tres unidades de archivo al tiempo Las obras de la biblioteca asiacute como los microfilms y microfichas cdacutes etc se computan tambieacuten como unidades de archivo

deg El plazo maacuteximo de reserva de una unidad de archivo seraacute de 3 diacuteas naturales Si en este plazo la unidad no es consultada seraacute devuelta al depoacutesito y seraacute necesario hacer una nueva peticioacuten para su consulta

deg Las unidades de archivo que un usuario tenga reservadas deben ser pedidas todos los diacuteas mediante la ficha de investigacioacuten

Artiacuteculo 48 Miembros de la Corporacioacuten

Los miembros de la Corporacioacuten Municipal tienen derecho a obtener cuantos antecedentes datos o informaciones obren en poder de los servicios de la misma y resulten necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades en los teacuterminos de la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 49 Unidades productoras

Las unidades productoras tienen libre acceso a la documentacioacuten por ellas generada y depositada en el Archivo En el caso de precisar para el ejercicio de sus funciones documentacioacuten de acceso restringido producida por otra unidad seraacute preciso autorizacioacuten por escrito del Responsable del Departamento Concejal o Alcalde Artiacuteculo 50 Otras Administraciones Puacuteblicas

Las consultas realizadas por otras Administraciones Puacuteblicas estaraacuten presididas por los principios de cooperacioacuten asistencia e informacioacuten mutua establecidos en la legislacioacuten vigente

Artiacuteculo 51 Documentos excluidos

Los documentos excluidos de la libre consulta puacuteblica por las disposiciones del ordenamiento juriacutedico soacutelo podraacuten servirse en los casos de autorizacioacuten expresa previstos en la legislacioacuten vigente y uacutenicamente a las personas autorizadas quienes se comprometeraacuten por escrito a mantener la confidencialidad de la informacioacuten contenida en los documentos

Artiacuteculo 52 Investigaciones cientiacuteficas

Los investigadores que elaboren trabajos a partir de la documentacioacuten custodiada en el Archivo Histoacuterico Municipal de Baeza tienen la obligacioacuten de entregar un ejemplar al centro pasando el mismo a formar parte de su biblioteca especializada para su libre consulta por los usuarios del centro

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

Artiacuteculo 53 Propiedad Intelectual 1- Los Instrumentos de Descripcioacuten del Archivo (inventarios cataacutelogos iacutendices) Y la informacioacuten contenida en el Moacutedulo de Informacioacuten y Referencia de la Base de Datos Informaacutetica del Archivo Municipal de Baeza estaacuten protegidos por las leyes de Propiedad Intelectual estando prohibida toda reproduccioacuten de los mismos que sea contraria a lo dispuesto en el Libro I Tiacutetulo III Capiacutetulo II del Real Decreto Legislativo 11996 de 12 de abril que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y la Ley 51998 de Incorporacioacuten al Derecho Espantildeol de la Directiva 969CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de marzo de 1996 sobre la proteccioacuten juriacutedica de las bases de datos

2 ndash No podraacuten publicarse copias fotograacuteficas diapositivas y transparencias proporcionadas por el Archivo sin la debida autorizacioacuten del centro La autorizacioacuten que se pediraacute y autorizaraacute por escrito obliga tambieacuten a citar la procedencia de los documentos reproducidos La autorizacioacuten deberaacute solicitarse en un impreso que se facilitaraacute en la Sala de Consulta

3- Existe la obligacioacuten de entregar al Archivo un ejemplar de los

trabajos publicados en los que se hayan usado fondos del centro el cual ira destinado a la Biblioteca Auxiliar

Artiacuteculo 54 Preacutestamo de documentos

El preacutestamo de documentos se limita uacutenica y exclusivamente a los servicios administrativos y a los miembros de la Corporacioacuten en los teacuterminos establecidos en este Reglamento y por la legislacioacuten vigente para la documentacioacuten de caraacutecter municipal

En cuanto al resto de los fondos se cumpliraacute lo regulado por la Ley en

cada caso y lo establecido en este Reglamento teniendo presente siempre el condicionante de las estrictas circunstancias que obliguen a ello Artiacuteculo 55 Regulacioacuten de los preacutestamos 1 El preacutestamo de documentos se realizaraacute mediante una Hoja de Preacutestamo normalizada que necesariamente deberaacute ser firmada en constancia de conformidad por el solicitante de la documentacioacuten en el momento de la entrega y por el Archivero en el de la devolucioacuten Ambas partes conservaraacuten al menos un ejemplar de dicha Hoja Ninguacuten documento saldraacute del Archivo sin este traacutemite 2 El Archivo llevaraacute un Registro de Preacutestamos

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

3 El preacutestamo de documentos se limita a unidades documentales completas tal y como se custodian en el Archivo nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte Cuando excepcionalmente y por razones debidamente justificadas sea necesario desglosar documentos de un expediente se haraacute constar el hecho y se dejaraacute en su lugar un testigo 4 Los preacutestamos deberaacuten devolverse en un plazo maacuteximo de 15 diacuteas El plazo de devolucioacuten podraacute ser ampliado excepcionalmente previa peticioacuten razonada En ninguacuten caso el preacutestamo podraacute considerarse indefinido El Archivero reclamaraacute por escrito los documentos no devueltos 5 La documentacioacuten prestada no podraacute ser incorporada a otro expediente Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos variar el orden interno o en general cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente Si se detectase alguna de estas eventualidades el Archivero no aceptaraacute la devolucioacuten hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas 6 El incumplimiento reiterado de estas normas se pondraacute en conocimiento del Concejal pertinente para que adopte las medidas oportunas 7 El preacutestamo de documentos del Fondo Municipal en sus teacuterminos ordinarios se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento y en su caso a los de las entidades y organismos que de eacutel dependen quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos de acuerdo con la legislacioacuten vigente salvo en los siguientes casos a) Requerimiento de los Tribunales de Justicia o enviacuteo a un organismo puacuteblico en cumplimiento de traacutemites reglamentarios o para que recaiga resolucioacuten definitiva de acuerdo con la legislacioacuten vigente b) Preacutestamo para exposiciones y actividades de difusioacuten cultural que se acogeraacuten a lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos c) Restauracioacuten y reproduccioacuten cuando no sea posible efectuarla en las dependencias del propio Archivo d) Encuadernacioacuten de la documentacioacuten que lo requiera 8 En cuanto al resto de los Fondos en calidad de depoacutesito el preacutestamo se regiraacute por las condiciones previamente establecidas en su diacutea en el correspondiente convenio o contrato civil

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

Artiacuteculo 56 Reproduccioacuten de documentos

1 Cualquier persona o entidad puede obtener copias de los documentos existentes en el Archivo Municipal cuya consulta le haya sido autorizada dentro del respeto de la legislacioacuten vigente y siempre y cuando el proceso no comprometa la conservacioacuten de los originales 2 Con caraacutecter general las reproducciones se realizaraacuten en los soportes que el Archivero considere maacutes convenientes desde el punto de vista de la conservacioacuten de los documentos 3 Las solicitudes de reproduccioacuten de series completas o las que por su caraacutecter masivo u otras causas excedan los recursos humanos o teacutecnicos del Archivo podraacuten ser rechazadas por el Archivero conforme a la legislacioacuten vigente 4 Toda reproduccioacuten deberaacute ser autorizada por el Archivero y requeriraacute una solicitud previa 5 Se prohiacutebe expresamente la reproduccioacuten total o parcial de los instrumentos de informacioacuten control y descripcioacuten del Archivo por procedimientos mecaacutenicos de acuerdo con la legislacioacuten vigente 6 Las reproducciones se realizaraacuten siempre en el edificio sede del archivo y con los medios existentes en eacutel 7 Las reproducciones de documentos se someten a las Leyes de Propiedad Intelectual e Industrial Su difusioacuten ya sea en forma de libro viacutedeo cartel o utilizando cualquier otro soporte o sistema de difusioacuten o divulgacioacuten deberaacute indicar necesariamente la procedencia del documento o documentos con su correspondiente signatura y cuando proceda el nombre del autor y deberaacute hacerse entrega de un ejemplar a este Archivo Histoacuterico Municipal que lo incorporaraacute a sus fondos

Artiacuteculo 57 Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento por mal uso negligencia o dantildeos que se ocasionen al patrimonio documental del Archivo Municipal de Baeza tanto frente a los integrantes de la comunidad baezana como a terceros se resolveraacuten de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicacioacuten en cada caso y en la legislacioacuten local regional y estatal vigente

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014

El Archivo Municipal de Baeza se reserva el Derecho de Admisioacuten El usuario que incumpla la presente Normativa o cualquier otra indicacioacuten del Personal del Archivo podraacute ser amonestado e incluso podraacute denegaacutersele el acceso al mismo Igual que el que causare dantildeos desperfectos o sustracciones incurriraacute en las responsabilidades a que hubiere lugar

Por lo tanto las infracciones y sanciones que se adopten iraacuten

emparejadas a las establecidas por las anteriores y en caso de proceder a las que estimen oportunas el Excmo Ayuntamiento de Baeza y el Juzgado y en todo caso y sin salvedad quedan sujetos a las penas y sanciones contempladas en el ordenamiento juriacutedico vigente

• 3-Publicacioacuten iacutentegra en BOP nordm 168 de 2 de septiembre de 2014