August 20, 2013   

Briefing Document, Preliminary Findings Metra and Former Executive Director Alex Clifford Settlement Agreement 

  

RTA Board Chairman John S. Gates, Jr. Statement:  The RTA’s audit staff has determined that the Metra Board’s deliberative process was flawed and their decision to give Mr. Clifford a generous severance package was not a financially prudent.  All costs related to the Clifford contract dispute should have been claimed under Metra’s existing insurance policy instead of being paid from tax payer funds.  The RTA auditor’s conclusion supports my belief that RTA needs stronger tools and authority to prevent situations like this.  Current law does not require Metra, CTA or Pace to disclose employment‐related settlements to the RTA.  Nor does the RTA currently have any legal authority to cancel or modify “golden parachute” agreements.  RTA’s discovery of Metra’s insurance policy, which would have covered the costs of litigation and settlement, calls into question the reasons behind Metra’s decision to pay Clifford without notifying its insurance carrier.  I urge Metra to review its insurance policy and if it would still be financially prudent, Metra should immediately cancel Clifford’s severance agreement.  Objective:  Determine financial prudence of the settlement agreement.  Process:  RTA Auditors looked at thousands of pages of documents and emails; listened to multiple hours of testimony before RTA Board and the House Mass Transit Committee; listened to audio files of Metra executive sessions; interviewed certain Metra employees; met with several Metra Board members and Metra’s outside counsel.    Focus of auditor review: 

Actual cost and terms of the settlement 

Process to arrive at the settlement 

Process used to approve the settlement  Status:  RTA’s audit is nearly complete; information gathered has been examined/analyzed and needs to be compiled into final form.  RTA expects the final work to be complete by the next RTA Board meeting on September 13.  Highlights of Preliminary Results:   Settlement Agreement process was inadequate and not sufficiently documented. There is a lack of justification for the generous post‐employment package.  Lack of documentation:  No written reports of internal investigation or 12‐hour mediation, for which Metra paid $17,000; no written report from former U.S. Attorney Roger Heaton, for which Metra paid $52,000; no overall cost‐benefit analysis of the severance agreement.  Insurance Policy Could Have Covered Lawsuit Costs Beyond $150,000:  A $98,000 Metra Public Official and Employee Practices Liability Policy insurance policy could have covered a Clifford lawsuit beyond 

first $150,000.  On July 17, 2013, RTA Board Member James Buchanan asked then Metra Board Chairman Brad O’Halloran if Metra had insurance, to which O’Halloran responded that Metra was self‐insured.       Throughout this process, Metra stated it was presented a financial choice of paying the severance agreement or facing $2 to $3 million in legal fees from a protracted lawsuit.  The RTA audit identified the existence of a third option, the $150,000 deductible of this insurance policy.   Outside Attorneys and Consultants Complicated Process In hiring its own outside attorneys and consultants, the Metra Board duplicated efforts that possibly kept Metra staff and its internal legal team in the dark, creating confusion and increasing costs. Because those individuals reported directly to Board members independent of the agency, it’s difficult to determine whose interests they were serving.   Severance Not Tied to Performance:  Some board members had issues with Clifford’s job performance.  Reasons included a drop in ridership numbers; failure to address Metra police overtime issue; and use of expensive consultants.   These issues of poor performance were generally not communicated to Clifford, who had no formal Performance Evaluation plan.   

 Improving RTA Oversight Tools: How This Could Have Been Avoided 

 The  following would  allow  the RTA  to more  effectively discharge  the  responsibilities  that have been given to RTA under the law and potentially avoid this type of situation recurring. 

 Board Members Conflict of  Interest and Revolving Door:   Board members  should be prohibited  from engaging in any business relations with the RTA, any Service Board or appointing authorities during their term of service or for a two year period following the expiration of their term.    Simplify  the Board Member Removal Procedure:   Any elected official who  is granted  the authority  to appoint a RTA board member or Service board member should also have the authority to remove that individual from office  in cases of  incompetence, neglect of duty, malfeasance  in office, conviction of a crime, etc.  The Governor should also have the authority to remove any Service Board member upon the recommendation of a supermajority of  the RTA board.   Currently, neither  the RTA nor  the appointing authorities had the ability to take that action.   Service Board Members/Fiduciary Duty:   By  statute,  a  fiduciary duty  should be  created  for  all board members who represent the CTA, Metra and Pace or RTA.  This would legally obligate them to act solely in the best interest of the Northeastern Illinois transit system and riders.    Current law makes it difficult for the RTA to mandate that a Service Board’s board members comply with certain RTA requests due to Board member’s potentially conflicting political interests.   RTA Review of Service Board Employment Contracts:   The Service Boards should be required to obtain RTA  board  approval  prior  to  executing  or  amending  employment  contracts  for  non‐bargaining  unit positions.  Under  current  law, while  the  RTA  has  the  authority  to  review  and  approve  budgets,  the Service Boards are not required to give notice of or disclose individual employment contracts to the RTA.  

RTA  Approval  of  All  Severance  Agreements,  Settlements  and  Bonuses:    All  Service  Board  severance agreements  or  employment‐related  settlements  that  exceed  $50,000  should  be  brought  to  the  RTA Board prior to being executed in order for the RTA Board to ensure that all agreements are reasonable and in the region’s interest. Furthermore, all Service Board non‐employment related litigation expenses or settlements over $1,000,000 should be provided to the RTA 48 hours prior to any agreement being entered or expense being paid.    Strengthening  Financial  Oversight:  The  Service  Boards  should  be  required  to  provide  the  RTA  with detailed  budgets  in  categories  defined  by  the RTA  during  the  budget  process,  and  additional  details should be made  readily available  if  requested.    Additionally, beyond approving or  rejecting a Service Board’s  annual  budget,  the  RTA  should  be  granted  line  item  veto  power  with  the  ability  to make amendments to budget line items.    Access  to  Financial Data  and Records:    The RTA  should have  real‐time  access  to  the  Service Boards’ financial  information and other documents.  Without  contemporaneous access  to  the Service Board’s financial data, the RTA cannot provide the timely oversight required by the act and cannot immediately respond to impending problems.  RTA Enforcement of Existing Law and New Oversight Powers:  The RTA has been given the responsibility to provide oversight for the Metropolitan Chicago Transit System.   However, we have only one tool to ensure  compliance  ‐  the  authority  to not approve  the  total budget of a  Service Board and  therefore withhold  its entire  funding  for  the year.  This  is a  rarely utilized  “nuclear option,” effectively  shutting down a  large portion of our transit system.  The RTA should be allowed to  issue fines to Service Board executives who refuse to comply with the RTA act, and suspend certain powers of Service Boards until corrective action is taken.  Subpoena Powers:   The RTA should be given subpoena powers when conducting audits such as that of the  Metra‐Clifford  separation  agreement,  to  assure  the  auditor  is  able  to  review  all  relevant information.    In  this  case,  the  lack  of  these  powers made  in  impossible  for  the  RTA  to  investigate allegations of ethics violations made before the House Mass Transit Committee.