Regimento. Estrutura Organizacional A estrutura organizacional projeta e organiza os relacionamentos...
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RegimentoRegimento
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Estrutura Organizacional
A estrutura organizacional projeta e organiza os relacionamentos dos níveis hierárquicos e o fluxo das informações essenciais de uma Instituição.
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EstatutoDeriva da palavra latina status que significa posição vertical, situação, condição.
Regulamento Regulamento Consiste num conjunto sistemático de regras sobre condições gerais de trabalho, prevendo diversas situações a que os interessados se submeterão na solução dos casos futuros; pode dispor também sobre normas, organização da atividade, disciplina interna e vantagens conferidas aos trabalhadores, com plena eficácia jurídica.
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O Regimento Interno é um instrumento administrativo de caráter normativo e flexível, que explicita a missão da Instituição, e/ou sua Filosofia de trabalho, concentra por escrito toda a organização infraestrutural do Serviço, estabelece as competências, funções e ações dos profissionais a partir das necessidades da população e dos serviços disponíveis, definindo as competências dos profissionais e sua qualificação técnica.
Fonte: Manual de Gerenciamento de Enfermagem Lore Cecília Marx, Luiza Chitose Morita – 2.ed.rev. e
atual. – São Paulo: EPUB,2003. p. 11 e 12
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Capa ( identificação da instituição e setor/ datas: implantação / revisão / última revisão)
Cap 1 – da Finalidade
Cap 2 – da Responsabilidade
Cap 3 – da Estrutura Organizacional
Cap 4 – do Pessoal, seus Requisitos e Competências
Cap 5 – do Pessoal e suas Atribuições
Cap 6 – das Normas Gerais
Cap 7 – das Disposições Gerais
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Capítulo I - da FinalidadeFoco: Por que o serviço foi criado?
Exemplo:
Art. 1º - O Departamento de Fiscalização tem as seguintes finalidades:
I – Fiscalizar o Serviço de Enfermagem por meios de atos e procedimentos para prevenir ocorrências de infrações as legislações reguladoras do exercício da enfermagem;
II – Inspecionar e analisar as condições da estrutura operacional para o desenvolvimento das atividades de enfermagem em prol da assistência segura.
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Capítulo II - da ResponsabilidadeFOCO:
Quais atividades são inerentes e objetivam atender as finalidades do departamento ?
Exemplo:
Art.2º - O Departamento de Fiscalização possui as seguintes Responsabilidades:
I - Administrar todas as atividades de fiscalização da Sede e Subseções;
II - Disciplinar os procedimentos das ações de fiscalização nas Instituições que houver o exercício da enfermagem;
III - Padronizar as atividades dos profissionais sob sua competência;
IV - Identificar, avaliar e encaminhar questões éticas dos profissionais de Enfermagem sob sua jurisdição;
V - Estabelecer parceira com instituições públicas de caráter regulamentador e de interesse para a coletividade;
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Capítulo III - da Estrutura OrganizacionalFOCO:
Por quem a unidade, departamento ou setor é chefiado/ dirigido?
Qual a sua subordinação direta?
Existem subdivisões nas áreas (unidades, departamentos, setores)?
Exemplo:
Art. 3º - O Departamento de Fiscalização é representado por uma Gerência / Chefia e subordinado ao Plenário/ Diretoria. Interage com todos os demais departamentos e sua estrutura é composta minimamente pelos seguintes
profissionais:
Gerência/ ChefiaFiscal
Auxiliar de FiscalizaçãoAgente Administrativo
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Art. 4º - A estrutura organizacional poderá estar representada pelo organograma a seguir:
Plenário/ Diretoria
Gerência/ Chefia
Fiscal
Auxiliar de Fiscalização
Agente Administrativo
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Capítulo IV - do Pessoal, seus Requisitos e Competências
FOCO:
Descrever Cargos / Funções que compõe a equipe.
Quais são os requisitos para cada Cargo/ Função?
(inclusive as competências necessárias para o profissional exercer o cargo)
Exemplo:
Art. 5º O Departamento de Fiscalização é composto pelos seguintes funções:
I - Gerência/ Chefia
II - Fiscal
III - Auxiliar de Fiscalização
IV – Agente Administrativo
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Art. 6º - São requisitos para exercer a Gerência/ Chefia do Departamento de Fiscalização:
a) Formação em Enfermagem
b) Registro junto ao COFEN/COREN
c) Conhecimento profícuo das legislações pertinentes ao exercício profissional da enfermagem
d)Liderança
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Capítulo V - do pessoal e suas atribuições
FOCO:
Especificar as atribuições de cada cargo/ função.
O que compete a cada profissional da equipe executar?
Exemplo:
Art. 7º - São atribuições do Gerente/ Chefe do Departamento de Fiscalização:
I - Organizar, Coordenar, Executar e Avaliar as atividades sob sua responsabilidade;
II - Definir atribuições e elaborar rotinas de trabalho ;
III - Aprovar o cronograma de trabalho dos Fiscais, monitorando o desempenho e o alcance das metas planejadas...
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Departamento: Fiscalização
Conselho Regional de
Enfermagem...
Distribuição de Atribuições por Função
Coordenação: Dra xxxxxx
ATRIBUIÇÃO
FUNÇÃO : Gerente/ Chefe
FUNÇÃO : Enfermeiro Fiscal
FUNÇÃO : Aux. De
Fiscalização
FUNÇÃO : Agente
Administrativo
Visita de Fiscalização
Planeja
Realiza
Agenda
Arquiva
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Exercício:
Vamos definir as atribuições da sua Equipe de trabalho.
Exemplos de Verbos de Ação
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Capítulo VI - das Normas Gerais
FOCO:
Descrever as principais normas gerais da instituição e as específicas do Departamento / Setor
(inclusive horário de funcionamento do departamento/setor)
Exemplo:
Art. 8º - São normas gerais do Conselho Regional e específicas do Departamento de Fiscalização:
I - O Conselho Regional de Enfermagem atenderá o publico no horário das 07h00 às 16h00, de segunda à sexta feira;
II - O Departamento de Fiscalização acatará todas as denúncias recebidas.
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Capítulo VII - Das Disposições Gerais
FOCO:
Abordar assuntos que considerar importante
Exemplo:
Art.9º - Todos os profissionais do Departamento de Fiscalização receberão Treinamentos periódicos, previamente planejados, de forma a contribuir para o
melhor desempenho dos profissionais de enfermagem;
Art. 10º - Todo o profissional recém admitido no Departamento de Fiscalização receberá o Manual do Colaborador que deverá ser cumprido na sua íntegra,
estando sujeito às sanções conforme legislação vigente.
Art. 11º - Este regimento entrará em vigor após a validação do Presidente do COREN - ...
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Fique Atento:Fique Atento:
• O regimento deverá retratar o que realmente acontece na sua prática diária
• Seja claro e objetivo na descrição do seu regimento, de forma que qualquer pessoa entenda o funcionamento do seu serviço.
• Ao receber um colaborador recém-admitido leia com ele o regimento, esclarecendo possíveis dúvidas. Deixe o regimento em local estratégico em seu Departamento/Setor para que todas as pessoas tenham acesso.
• Sempre que ocorrer uma mudança na sua estrutura funcional atualize o regimento.
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Cap 1 – da Finalidade
Cap 2 – da Responsabilidade
Cap 3 – da Estrutura Organizacional
Cap 4 – do Pessoal, seus Requisitos e Competências
Cap 5 – do Pessoal e suas Atribuições
Cap 6 – das Normas Gerais
Cap 7 – das Disposições Gerais
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Manuais
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Manual é o conjunto de normas,diretrizes,
políticas,objetivos e orientações que norteiam a execução das
fases do processo de trabalho em busca de resultados para a
organização.
Manuais
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NormasNormas
InstruçãoInstrução
Instrumento Instrumento Operacional Operacional
PadrãoPadrão
Manual Manual QualidadeQualidade
RotinasRotinas
Manual Manual ServiçoServiço
Manual Manual de de
ProcedimentosProcedimentos
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Descrevendo um procedimento...Descrevendo um procedimento...
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Por que o manual é importante?
Porque corresponde a uma importante e constante fonte de informações sobre os processo de trabalho da instituição;
Facilitam a implantação de normas, procedimentos e funções, ajudam a fixar critérios e padrões, bem como uniformizam a terminologia técnica básica do processo de trabalho.
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Possibilitam a normatização das atividades, adequação, coerência e continuidade nas normas;
Possibilitam treinamento aos novos e antigos colaboradores, favorecem efetivo crescimento na eficiência e eficácia dos processos; representam um instrumento efetivo de consulta e orientação além de restringir a improvisação inadequada que geralmente aparece nas mais variadas formas.
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Aprimoram o sistema hierárquico da instituição, uma vez que possibilitam melhor delegação mediante instruções escritas, proporcionando ao superior controlar apenas os fatos que saem da rotina normal, ou seja, o controle por exceção.
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Os Manuais devem responder às perguntas, que são comuns, daqueles que vão trabalhar no processo:
O que deve ser feito ?
Como deve ser feito ?
Quando deve ser feito ?
Onde deve ser feito ?
Quem deve fazer ?
Por que deve ser feito ?
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Premissas Básicas...
-Tenha consciência da necessidade real e efetiva para a instituição;
- Avalie todo o processo e suas relações interdepartamentais estabelecendo negociações que não prejudique o resultado final do trabalho;
- Utilize sempre um título para o manual e ou procedimento adequado para sua finalidade;
- Busque sempre que possível fundamentação legal na legislação para estabelecer as ações descritas no processo de trabalho;
- Desenvolva-o dentro da diagramação padronizada pela instituição - (Lay-out);
- Utilize uma redação simples, curta e clara;
- Sempre que possível utilize ilustrações que irão contribuir para uma melhor compreensão do processo;
-Para os manuais de procedimentos administrativos / técnicos, fique atento para o sistema de codificação preconizado
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Sua preparação, quando malfeita ou pouco cuidadosa, traz, paralelamente, sérios inconvenientes ao desenvolvimento normal das operações pelas várias unidades organizacionais;
Quando muito sintéticos, tornam-se pouco úteis e, por outro lado, quando muito detalhados, correm o risco de se tornarem obsoletos diante de quaisquer mudanças.
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Nunca utilize-se de uma comunicação interna, memorando ou circular para mudar um processo, sem antes ter realizado as devidas alterações no procedimento.
Uma circular é um instrumento que serve para informações, normalmente instável, porém um procedimento está relacionado com a estrutura organizacional, permeando aspectos mais estáveis.
Ponto importante...
A revisão periódica do manual permitirá desenvolver no seu time de trabalho a iniciativa e a criatividade.
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Processo de atualização dos manuais
Todo manual deverá ser revisado sempre que houver alterações que afetem parte de seu conteúdo e que possa prejudicar as orientações inerentes ao processo de trabalho.
Para os manuais de procedimentos técnicos e administrativos criamos uma metodologia que permite a atualização individual dos procedimentos, já para os demais manuais de orientação será necessário uma nova reimpressão toda vez que houver atualização de parte do conteúdo.
O principal objetivo da descrição dos procedimentos é facilitar a realização das atividades inerentes aos processos de trabalho, portanto deverá ser divulgado para toda a equipe de trabalho, antes de ser colocado em prática.
DivulgaçãoDivulgação
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Estrutura do manual:1) Capa
2) Apresentação
3) Instruções para uso
4) Índice
5) Conteúdo básico
6) Anexos
7) Glossário
8) Bibliografia
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1) CapaDeverá seguir a padronização estabelecida:
- Título do Manual;
- Área
- Departamento / Setor
- Logo da Instituição no rodapé
2) ApresentaçãoTodo manual deverá conter uma apresentação que enfoque seu objetivo; essa apresentação deverá ser assinada pela chefia da área em questão, de forma que documente a todos os colaboradores a importância quanto ao uso do conteúdo referente ao manual.
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3) Instruções para usoTodo manual deverá conter uma redação suficientemente clara e objetiva para facilitar seu uso pelos vários colaboradores envolvidos no processo de trabalho.
Sobre a disposição do conteúdo;
Sobre os princípios que se baseiam os tópicos ou capítulos;
Sobre o sistema de codificação utilizado;
Sobre a utilização dos anexos;
Sobre a utilização do glossário;
Sobre a utilização do índice temático;
Sobre a forma de atualizações e modificações efetuadas, essa informação poderá ser dissertativa ou através de fluxograma.
Elaborado por: Aprovado por: Validado por:
Data
Carimbo / assinatura
Data
Carimbo / assinatura
Data
Carimbo / assinatura
Não esqueça, sempre ao final deste tópico deverá ter a validação:
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4) Índice
Todo manual deverá conter um índice numérico que facilite a localização do conjunto de assuntos abordados no conteúdo do mesmo.
5) Conteúdo básico
Corresponde à parte do manual que, realmente, possui todo o conteúdo principal, ou seja, a razão de ser do manual. Como conseqüência, é a parte mais extensa do manual.
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6) AnexosDeverá ser colocado nos anexos todos os impressos, formulários e fluxogramas utilizados no processo de trabalho.
Os anexos normalmente são utilizados para evitar possível quebra na clareza da leitura do conteúdo principal do manual; quando utilizados, são representados por instrumentos auxiliares que melhor contribuem para o entendimento do conteúdo principal.
7) GlossárioTodo manual deverá conter antes da bibliografia um glossário, ou seja, uma espécie de dicionário técnico que serve para definir a conceituação dos termos básicos utilizados no manual. Os termos deverão ser colocados em ordem alfabética.
Como exemplo, pode-se afirmar que o manual de procedimentos administrativos pode conter definições de termos como: norma, rotina, procedimentos, formulários, fluxograma etc.
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8) Bibliografia
Todo manual deverá conter a relação dos referenciais bibliográficos consultados e citados no texto. Essa relação deverá ser composta da seguinte forma:
Em ordem alfabética;
Sobrenome dos autores citados;
Título da obra;
Edição;
Local;
Editora e;
Ano de publicação.