Regeringsuppdrag Ku2011/1968/KA

2016-02-08

Dnr A15-547/11

DIGIT@LT KULTURARV STIFTELSEN NORDISKA MUSEETS

STRATEGI OCH PLAN FÖR

DIGITALISERING OCH TILLGÄNGLIGHET

2

3

INNEHÅLL

Sammanfattning ............................................................................................................................ 4

Inledning ........................................................................................................................................ 5

Uppdrag ................................................................................................................................. 5

Planens upplägg .................................................................................................................... 6

Nordiska museets samlingar och kunskapsbanker ....................................................................... 7

Samlad överblick ................................................................................................................... 7

Vision, målbild och strategi för digitaliseringsarbetet .................................................................. 9

Vision 2025 ............................................................................................................................ 9

Målbild 2025.......................................................................................................................... 9

Strategi ................................................................................................................................ 11

Handlingsplan .............................................................................................................................. 13

Styra ............................................................................................................................................ 14

Bygga infrastruktur ...................................................................................................................... 16

Producera .................................................................................................................................... 18

Standardisera ...................................................................................................................... 18

Digitalisera ........................................................................................................................... 19

Samla in ............................................................................................................................... 21

Använda ...................................................................................................................................... 23

Tillgängliggöra och kommunicera ....................................................................................... 23

Kvalitetshöja ........................................................................................................................ 25

Länka data ........................................................................................................................... 27

Märka och licensiera ........................................................................................................... 28

Bevara.......................................................................................................................................... 30

Bilaga 1. Riktlinjer för prioritering av digitaliseringsåtgärder ..................................................... 32

Bilaga 2. Beskrivning av Nordiska museets digitala infrastruktur ............................................... 36

Källor ........................................................................................................................................... 39

4

SAMMANFATTNING

Stiftelsen Nordiska museet har betydande och omfattande kulturhistoriska samlingar, sett i

både ett svenskt och ett internationellt perspektiv, med ca 1,5 miljoner föremål, 5 500 hyllme-

ter arkivalier, 6 miljoner fotografier och 4 000 hyllmeter böcker, tidskrifter och annat tryckt

material. Därtill förvaltar museet en rad viktiga kulturhistoriska miljöer, parker och landskap

med över 400 byggnader i fyra kommuner och tre län.

Enligt regeringens riktlinjer ska stiftelsen både förbättra förutsättningarna för samlingarnas

bevarande och öka tillgängligheten till dem. Därtill har museet under 2015 formulerat nya

publikmål med ambitionen att kraftigt öka antalet besökare i alla miljöer under en femårspe-

riod och också ta en mer aktiv roll i samhället. De digitala teknikerna och verktygen är självklart

viktiga i detta arbete liksom mer allmänt med utveckling, förmedling och insamling av kunskap.

Nordiska museet är ett av Nordens främsta museer när det gäller digital kommunikation om

kulturhistoria och kulturarv. Trots detta återstår mycket att göra som förberedelse för nästa

kliv i utvecklingen. I föreliggande dokument beskriver museet hur arbetet ska läggas upp de

närmaste fem till tio åren för att museet ska kunna nå regeringens mål gällande att kulturella

verksamheter, samlingar och arkiv i ökad utsträckning ska bevaras digitalt och tillgängliggöras

elektroniskt för allmänheten.

Centralt blir att i samverkan med andra arbeta målinriktat för att stärka engagemanget för

museet, fördjupa relationerna med viktiga målgrupper samt utveckla metoder och verktyg för

alla steg i digitaliseringsprocessen. Besökaren ska stå i centrum och verksamheten ska genom-

syras av interaktion, kommunikation och medskapande. Målet är att den samlingsrelaterade

informationen 2025 förvaltas i ett öppet och standardiserat digitalt ekosystem där innehållet

är tillgängligt på olika arenor.

I denna målformulering står dialogen och berättandet i fokus. Breda grupper ska kunna bidra

med kunskaper och perspektiv i syfte att berika samlingarna ur ett mångfaldsperspektiv. Sam-

tidsdokumentationen får särskild prioritet: alla ska kunna dela med sig av sina berättelser, sina

tankar och reflektioner om hur det är att leva i Sverige i dag. Nordiska museet vill att alla som

bor i eller har en relation till Sverige ska känna sig välkomna att bidra. Graden av angelägenhet

ökar om innehållet också är användbart och tillgängligt.

Den övergripande visionen är att många fler museibesökare – i olika kanaler – ska bli nyfikna

på och vilja lära känna sin historia och sin samtid. Genom ett aktivt deltagande i kunskapspro-

duktionen och utforskandet av kunskapsbanken får den enskilde inblickar i andra personers liv

och arbete från skilda tider: hur man har tänkt och resonerat, vad som har inspirerat och

oroat, hur man har sett på det förflutna och på framtiden. På så vis får besökarna nya perspek-

tiv på vad det innebär att vara människa i Sverige igår, i dag och i morgon.

5

INLEDNING

Nordiska museet är Sveriges största kulturhistoriska museum och som sådant en motor för alla

kulturhistoriska museer i landet. Museet samlar och analyserar föremål och fenomen och för

en dialog kring vardagliga företeelser och traditionsbundna händelser. Framgångarna i detta

arbete kan mätas på många sätt, däribland i mötet med och mellan människor. Ett museum

som ger perspektiv på föreställningarna om ”svenskt” och ”nordiskt” kan möta den nyfikenhet

som dessa termer väcker hos såväl nya svenskar som besökare från resten av världen.

För att nå framgång måste museet interagera med människor och både identifiera och lyfta

fram olika kulturhistoriska kärnteman. Avgörande i det förändringsarbete som Nordiska mu-

seet står inför – med ett tydligare besökarfokus och med målet att kraftigt öka antalet besö-

kare i alla miljöer under en femårsperiod – är att hela verksamheten stöttas och präglas av

digitala verktyg och perspektiv. Museet ska med andra ord utvecklas mot ett postdigitalt

museum där det digitala ingår otvunget i museets strategier och visioner.

I takt med den digitala utvecklingen i samhället ändras förutsättningarna för att bygga, förvalta

och tillgängliggöra museets samlingar. Samlingarna är inte längre kontrollerbara, avgränsade

fysiska enheter. De är ”gränslösa” i den meningen att de interagerar med världen utanför

museets väggar. Detta ställer krav på nytänkande och omprioriteringar. Samtidigt är möjlig-

heterna med ett ”digitalt kulturarv” enorma. Samlingar som är digitaliserade och digitalt till-

gängliga ökar möjligheten till delaktighet och engagemang i bevarandet och brukandet av

kulturarvet.

Nordiska museet har under flera år arbetat strategiskt med att öka den digitala tillgängligheten

till samlingarna och är ledande inom flera områden. Detta arbete sker i bred samverkan med

en rad kulturarvsinstitutioner. Men att bara tillgängliggöra – i meningen publicera – samlingar-

na är i sig inte nog. Tillgängligheten måste också omsättas i praktisk användbarhet för olika

grupper av användare. Föreliggande strategi och handlingsplan utgår ifrån ett synsätt som

sätter just brukarnas krav och behov i centrum.

UPPDRAG

Kulturdepartementet har tagit fram en nationell strategi för arbetet med att digitalisera,

digitalt bevara och digitalt tillgängliggöra kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation 2012–

2015 (Ku2011/1968/KA).1 Målet med strategin är att kulturella verksamheter, samlingar och

arkiv i ökad utsträckning ska bevaras digitalt och tillgängliggöras elektroniskt för allmänheten.

1 http://www.regeringen.se/sb/d/14082/a/183172

6

Alla statliga institutioner som samlar, bevarar och tillgängliggör kulturarvsmaterial och kultur-

arvsinformation ska senast vid utgången av 2015 ha en plan för digitalisering och tillgänglighet.

De berörda institutionerna ska dessutom ha:

riktlinjer och mål för den egna verksamhetens arbete med att digitalt bevara och digi-

talt tillgängliggöra verksamhet, samlingar, arkiv och audiovisuella arkiv.

riktlinjer för hur en prioritering kan ske avseende digitalisering av verksamheter, sam-

lingar och arkiv. Prioriteringen bör bygga på såväl bevarandeaspekter som efterfrågan

på material från användarna.

Samordningssekretariatet för digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande

(Digisam) ska ges möjlighet att lämna synpunkter på riktlinjerna.

PLANENS UPPLÄGG

Inom ramen för regeringsuppdraget har föreliggande plan för Nordiska museets arbete med

digitalisering och tillgängliggörandet av museets hela samlingsbestånd tagits fram. Dokumen-

tet består av två delar. Den övergripande strategin inleds med en beskrivning av museet och

dess samling följt av museets vision, målbild och strategi för digitalisering och tillgängliggö-

rande av samlingarna. Handlingsplanen tar sin utgångspunkt i Digisams ”Vägledande principer

för arbetet med digitalt kulturarv”. Dessa principer har anpassats och delvis omdisponerats för

att bättre överensstämma med Nordiska museets verksamhet.

Som bilaga ligger Nordiska museets riktlinjer för prioritering av digitaliseringsinsatser. Museet

har valt att inte skapa egna riktlinjer för digitalt bevarande och tillgängliggörande av samling-

arna utan att istället utgå från de stödsystem med checklistor och rekommendationer som

Digisam tagit fram.

Planen kommer att revideras vartannat år och vara styrande för museets arbete inom

området.

7

NORDISKA MUSEETS SAMLINGAR OCH KUNSKAPSBANKER

Nordiska museet har ambitionen att vara ett museum där dialogen, debatten och berättandet

är lika viktiga att fånga upp på webben som i museibyggnaderna. Museet ska aldrig vara stängt

utan alltid öppet och tillgängligt, i hela Sverige och världen, dygnet och året runt. Besökaren

ska kunna ta del av museets kunskapsbank och själv bidra med kunskap, information och

berättelser. I förlängningen går besökaren vidare på egen hand för att utforska historien och

kulturarvet.

För att lyckas med detta ska Nordiska museet erbjuda välkomnande och stimulerande mötes-

platser både i museets fysiska miljöer – förutom huvudbyggnaden även dess slott och gårdar –

och på webben. Dessa ska vara livfulla, stimulera till dialog och delaktighet och präglas av ett

personligt tilltal. ”Det delaktiga museet” formulerar pedagogiken på besökarens villkor. Detta

underlättas av en koordinerad verksamhet, där det tematiska innehållet är oberoende av

mediet.

SAMLAD ÖVERBLICK

Nordiska museet förvaltar ett nationellt kulturarv med betydande föremålssamlingar, ett stort

arkiv samt ett omfattande specialbibliotek. Samlingarna utgör en ovärderlig resursbank för

forskning och kunskapsspridning om Sveriges kulturhistoria (liv och arbete) från 1520-talet

fram till nutid. Insamlingarna inleddes redan 1872, vilket är unikt i jämförelse med många

andra länder, och har vuxit kontinuerligt sedan dess.

I föremålssamlingen finns ca 1,5 miljoner föremål. Arkivet är drygt 5 500 hyllmeter stort och

innehåller unika samlingar av uppteckningar, svar på frågelistor, arbetarminnen och andra

självbiografier, dagböcker, kassaböcker och brev. I arkivet ingår även fotografier, filmer och

ljudupptagningar. Fotosamlingarna bedöms innehålla ca 6 miljoner bilder. Ett stort special-

bibliotek omfattar ca 250 000 volymer. Delar av materialet är unikt i Norden och i världen.

Utöver museibyggnaden på Djurgården äger Stiftelsen Nordiska museet flera kulturhistoriska

miljöer med ca 400 byggnader på skilda håll: Julita gård, Tyresö slott, Svindersvik och Här-

keberga kaplansgård. Även Villa Lusthusporten (Wicanderska villan) på Djurgården tillhör

stiftelsen. Till dessa egendomar hör ca 2 200 hektar mark och 800 hektar fiskevatten.

På Julita gård förvaltar Nordiska museet dessutom levande samlingar. Där finns bland annat

äldre köksväxter som har samlats in från olika delar av Sverige, genbanker för äpplen och

humle samt en pionsamling. Bevarandet av detta levande kulturarv bedrivs i samarbete med

det Nationella programmet för odlad mångfald (POM).

8

Figur 1. Översikt av Nordiska museets samlingar och kunskapsbanker.

9

VISION, MÅLBILD OCH STRATEGI FÖR DIGITALISERINGSARBETET

VISION 2025

► Nordiska museet har öppnat och tillgängliggjort museets samlingar för nya målgrupper och

är en förebild när det gäller digital presentation och kommunikation av kulturhistoria och

kulturarv.

► Verksamheten inbjuder till dialog och delaktighet och attraherar en bred publik. Museet är

en självklar arena för alla som vill ta del av och dela med sig av kulturhistorisk kunskap och

information.

► Den ökade tillgängligheten ger avsättning i nya möjligheter att sätta vår egen tid i perspek-

tiv och lyfta fram viktiga samhällsfrågor. Historia och kulturarv betyder mer för fler.

MÅLBILD 2025

► Nordiska museet har minst fördubblat antalet besökare och har utvecklats till ett postdigi-

talt museum. Digitala tekniker är integrerade i all publik verksamhet.

► Digitaliseringen av samlingarna har intensifierats och innehållet tillhandahålls fritt och

öppet via kanaler och arenor där publiken vill och kan hitta dem.

► Kunskapsbanken har berikats med ett mångkulturellt innehåll. Breda grupper bidrar med

kunskap, information, reflektioner och tankar. Berättandet och dialogen står i fokus.

► Den digitaliserade samlingsrelaterade informationen förvaltas i ett öppet, standardiserat

och integrerat ekosystem. Informationen publiceras på många arenor.

► Samlingarna är tillgängliga (öppna och lätta att nå), användbara (väcker nyfikenhet och

lockar till användning) och angelägna (berör och berikar).

Verksamhetsmål

Ett digitalt ekosystem som kan hantera det samlade behovet inom ramen för sam-

lingshanteringen finns etablerat.

Tillgänglighetsanpassning i form av utökat språkstöd etc. har etablerats.

Teknik finns för att samsöka information ur de kanaler/tjänster som museet förvaltar.

En öppen och generell plattform för insamling och dokumentation är etablerad och

används av flera institutioner.

Samlingarna finns tillgängliga i hög bildkvalitet och så fria att använda som möjligt.

10

Publikt paketerad och förädlad information ur samlingarna hanteras inom ramen för

ekosystemet och finns tillgänglig via öppna plattformar för vidareutveckling.

Ett långsiktigt samarbete med företrädare för skolan och det civila samhället kring

strategisk kunskapsinsamling har etablerats.

En systematisk digitalisering av samlingarna har påbörjats och det finns en väl utveck-

lad produktionsprocess som genererar digital kulturarvsinformation av hög kvalitet.

Samlingarna är tydligt innehållsdeklarerade, exempelvis med fördjupning, länkar och

licensiering, och ett representativt urval av information finns tillgänglig via museets

webbplats och i allmänna och populära tjänster på internet (motsvarande dagens

Wikipedia, Flickr och Youtube).

Informationen publiceras som länkade öppna data.

50 procent av föremålen har försetts med bildillustrationer och den digitala delen av

den fotografiska samlingen har fördubblats.

Systemen är anpassade för långtidslagring och certifierade enligt de krav och med de

standarder som Riksarkivet rekommenderar.

Effektmål

Nya målgrupper attraheras av samlingarna och innehållet brukas inom ramen för nya

tillämpningar.

Materialet används i skolans undervisning. Tre större pilotprojekt har genomförts i

samverkan med företrädare för skolan.

Allmänhetens egna bilder, berättelser och erfarenheter berikar museets samlingar och

speglar ett tydligt mångfaldsperspektiv. Tre rikstäckande insamlingsprojekt har genom-

förts i samverkan med externa aktörer.

Museet når alla intresserade, oberoende var de bor eller verkar.

Forskningen på den samlingsrelaterade informationen har vitaliserats och ny kunskap

har skapats. Minst tre samlingsrelaterade digitala forskningsprojekt har genomförts.

Användningen av samlingarna har ökat med 100 procent.

Sammantaget har detta medfört att kunskapsbanken än mer än i dag:

är tillgänglig, inte bara via museets arenor utan även via andras.

är användbar och bjuder in till ett aktivt medskapande.

utgör en viktig del av samhällets ”minne” och bidrar till att på olika sätt ställa frågor

om dagens samhälle i ett längre tidsperspektiv.

11

STRATEGI

Nordiska museets kunskapsbank och den infrastruktur inom vilken den hanteras är kopplade

till motsvarande nationella samlingar och internationella system. Museets strategi och plan för

att digitalisera och tillgängliggöra kulturarvet grundas på en bred och framgångsrik samverkan

med över 200 kulturarvsinstitutioner från olika delar av Norden och andra delar av världen.

Centralt för strategin är att den omfattar hela processen från insamling, lagring, tillhandahål-

lande till användning och bevarande av kulturarvsinformation. En viktig utgångspunkt är också

att strategin och målbilden drivs från alla delar av organisationen och att Nordiska museet,

parallellt med att nya metoder och arbetssätt utvecklas, fortsätter att förädla och vidareut-

veckla den publika verksamhet som redan bedrivs på webben och i utställningarna.

Det digitala ekosystemet

För att kunna nå målbilden är Nordiska museets strategi att hantera samlingarna och kunskap-

en kring dem i ett samlat digitalt ekosystem. Innehållet ska där kunna anpassas till olika förhål-

landen, enkelt kunna utvidgas eller krympas och vara öppet och tillgängligt mot omgivningen.

Ekosystemet används av ett stort antal institutioner och bygger på delaktighet och samverkan.

Gemensamma standarder

Centralt i strategin är att bygga vidare på och anpassa de gemensamma lösningar som museet

valt att investera i så att det kan kopplas ihop med andra sektorers kunskapsinnehåll, hanteras

internationellt etc. För att nå dit är museets ambition framförallt att öka kvaliteten på data,

arbeta med harmonisering och standardisering samt publicera informationen som länkade

öppna data.

Samverkan

I strategin ingår att förstärka samverkan med minnesinstitutioner, det civila samhället, skolan

och andra aktörer kring utvecklingen av nya metoder och modeller för digital kunskapspro-

duktion och kommunikation om kulturarv och kulturhistoria.

Medskapande och inkludering

Framtidens besökare finns i en digital generation. De är vana att kunna påverka och kommuni-

cera. De vill medskapa och delta i produktionsarbetet. De har tillgång till egna mediekanaler

där de producerar sitt eget innehåll. För att möta dessa behov behöver Nordiska museet

12

utnyttja den nya teknikens möjligheter fullt ut. Museet kommer därför att investera mer i

metoder och verktyg där besökaren kan medskapa, kommunicera och interagera.

Prioriterade insatser

Kunskapsinnehållet öppnas mer och bli mer tillgängligt bl.a. genom investeringar i ett

utökat stöd för flera språk.

Informationen optimeras med metadata och semantisk struktur för att maximera till-

gängligheten och öka användarnyttan.

Besökarna erbjuds kanaler och tjänster där man kan dela med sig av sina egna kun-

skaper och perspektiv.

Möjligheterna utökas, t.ex. genom översyn och förändring av licensieringsprinciper

samt nya och utvecklade tjänster för tillhandahållande, för användarna att fritt kunna

hämta, återanvända och distribuera vidare Nordiska museets information.

Informationen paketeras och förädlas i form av berättelser, som kan bli ingångar till

källmaterialet.

Information publiceras och kommuniceras via andras arenor i samverkan med andra

aktörer.

13

HANDLINGSPLAN

Nordiska museets handlingsplan för digitalisering och tillgängliggörande av museets hela

samlingsbestånd tar sin utgångspunkt i Digisams ”Vägledande principer för arbetet med digi-

talt kulturarv”. Dessa principer har anpassats och delvis omdisponerats för att bättre överens-

stämma med Nordiska museets verksamhet enligt följande verksamhetsprocesser: styra,

bygga infrastruktur, producera, använda och bevara.

Nedan har dessa verksamhetsprocesser delats in i avsnitt. Inom respektive process/avsnitt

anges först relevanta principer med hänvisning till Digisams princip inom parantes. Därpå följer

en nulägesbeskrivning samt en målbild emot vilken museet strävar. Sist kommer en lista över

de insatser som ska utveckla verksamheten i riktning mot det önskade läget. Alla insatser i

handlingsplanen avser perioden 2016–2025 och genomförs under förutsättning att resurser

finns.

14

STYRA

Nulägesbeskrivning

Ett omfattande arbete med digitalisering av samlingarna pågår vid Nordiska museet men utan

tydlig målbild eller styrning. Digitaliseringen har hittills varit behovsstyrd, vilket har lett till att

resurserna inte utnyttjats på ett optimalt sätt och till att digitaliseringsgraden varierar stort

mellan olika delar av samlingen.

Målbild

Om digitaliseringsresurser ska kunna användas på ett mer kostnadseffektivt sätt behöver

produktionsprocesserna effektiviseras och gemensamma målbilder för verksamheten tas

fram. Målet är att digitaliseringsverksamheten ska bedrivas i enlighet med museets centrala

styrdokument, ingå i ordinarie verksamhetsplanering och bedrivas i respektive genom beslut

förankrade verksamhetssystem. Beslut fattas centralt och kommuniceras internt och externt

för att om möjligt främja synergieffekter. Som verktyg för planering och uppföljning har, inom

ramen för regeringsuppdraget, riktlinjer för prioritering av digitalisering tagits fram (Bilaga 1).

För att dessa riktlinjer ska kunna användas som effektiva styrverktyg behöver de spegla hela

museets samlingsverksamhet och uppdateras regelbundet.

Insatser

Planen ska konkretiseras med en operativ del med aktiviteter och tidsplan som kan an-

vändas som underlag i kommande verksamhetsplanering.

Planen ska följas upp och utvärderas löpande i samband med tertialuppföljningar och

årsbokslut.

Samtliga pågående digitaliseringsprojekt ska presenteras på museets webbplats.

Principer

Digitaliseringsverksamheten styrs av museet ledning. (P1)

Digitaliseringsarbeten följs upp och utvärderas som en naturlig del av museets

processer. (P3)

Digitaliseringsarbeten och projekt beskrivs på museet webbplats. (P14)

15

En mall ska skapas för utvärdering av museets digitaliseringsprojekt. Syftet är att för-

enkla utvärderingsprocessen samt göra det möjligt att analysera museets totala digita-

liseringsinsats.

Samtliga digitaliseringsprojekt ska vara utvärderade ett år efter att de har avslutats.

16

BYGGA INFRASTRUKTUR

Nulägesbeskrivning

Nordiska museet har en i grunden stark infrastruktur för hantering av kunskapsbanken. Muse-

ets två huvudsakliga verksamhetsområden, samlingar samt arkiv och bibliotek, verkar emeller-

tid i tre avgränsade och i huvudsak separata förvaltningssystem i form av Pri-

mus/DigitaltMuseum, Visual Arkiv och Mikromarc/LIBRIS. (En mer detaljerad beskrivning finns i

Bilaga 2.) De tre systemen ingår i separata tekniska ekosystem med egna gränssnitt, rutiner,

processer, roller och omvärldskopplingar utan direkta mellanliggande förbindelser.

Stora delar av Nordiska museets infrastruktur kring förvaltningen av kunskapsbanken stödjer

interaktiv samverkan kring information i/på olika publika ytor. Exempelvis länkning mellan

objektsdata i Primus och auktoritetsinformation ur KulturNav för presentation på Digitalt

Museum.

Principer

Museets samlingsinformation och dess metadata ska hanteras och förvaltas

i beslutade verksamhets- och förvaltningssystem enligt formaliserade

processer. (P2)

Digitaliserade textresurser ska tillgängliggöras som maskinläsbar text. (P7)

Museet samverkar med andra organisationer och användarna runt kulturarvs-

informationen. (P12)

17

Målbild

Museet skulle vinna på att i högre

grad integrera systemen och en-

klare kunna korskoppla information.

Detta skulle också skapa förutsätt-

ningar för att använda metadata

gemensamt över informationsdo-

mänerna.

Nordiska museet avser att tillsam-

mans med andra aktörer i sektorn

vara aktivt i den strategiska och

långsiktiga utvecklingen av det

digitala ekosystemet kring Pri-

mus/Digitalt Museum.

Målsättningen är att ekosystemet

ska funktioner som omfattar hela

produktionskedjan, från digitali-

sering till tillhandahållande och långsiktigt bevarande av den samlingsrelaterade information-

en. Informationen kommer att kunna anpassas och paketeras för att svara mot olika målgrup-

pers behov.

Insatser

Ett internt Discovery-system som kan fungera som samsökningstjänst och informat-

ionsväxel ska utredas. Systemet skulle kunna skapa möjlighet för samsökning och

sammankoppling av information mellan olika verksamhetssystem.

Möjligheterna att skapa verktyg som stödjer processen att lämna ut rådata till forsk-

ningen ska utredas. Utredningen bör även undersöka frågan om hantering av person-

uppgifter.

Ett verktyg för hantering av digitaliserade handlingar, metadata om handlingarna och

fulltext ska färdigställas inom en femårsperiod. Plattformen ska möjliggöra OCR och

manuell transkribering. Denna insats är kopplad till frågan om e-arkiv.

En kostnadseffektiv och väl fungerande lösning för hantering av bibliotekets fulltext-

publicering ska finnas på plats.

Figur 2. Sammanhållen infrastruktur.

18

PRODUCERA

STANDARDISERA

Nulägesbeskrivning

Standarderna inom museets tre informationsdomäner är av olika omfattning och opererar på

olika nivåer. Centrala rekommendationer finns för vissa informationskategorier, som Riksarki-

vets rekommendationer för digital bild och bildfångst, medan det saknas för andra.

Inom arkivdomänen används NAD:s elementkatalog som standard i kombination med

arkivpraxis och struktur inom Visual Arkiv.

Primus/Digitalt Museum är inte standardiserat i samma utsträckning för metadata.

På konceptuell nivå är modeller anpassade mot t.ex. CIDOC CRM2 som används som

övergripande referensmodell, processuellt av SPECTRUM där Primus är en

SPECTRUM-partner och strukturellt i form av Feltkatalogen som styr Primus fält-

struktur.3

Biblioteksdomänen på Nordiska museet är i hög grad standardiserad för metadata

både gällande konceptuella och innehållsmässiga standarder (RDA/FRBR).4

Målbild

Museets strävan är att använda öppna standarder där det är möjligt. Det innebär att följa med

och bevaka utvecklingen av standarder, verka för implementering av standarder i gemen-

samma ekosystem samt att implementerade standarder används systematiskt.

2 http://www.cidoc-crm.org/

3 http://www.kulturradet.no/vis-publikasjon/-/publikasjon-feltkatalog-for-kunst-og-kulturhistoriske-

museer 4 http://www.kb.se/bibliotek/Metadata/RDA

Principer

Beslutade öppna standarder och specifikationer inom respektive informations-

domän ska tillämpas för museets metadata. (P5)

Museet samverkar med andra organisationer och användarna runt kulturarvs-

informationen. (P12)

19

Förutsättningarna för att skapa en gemensam kontrollerad ämnesordslista på Nordiska museet

ska utredas. Ordlistan ska vara vänd mot en bred publik, vara länkad, sökoptimerad, flerspråkig

och kunna användas som ett komplement till annan metadata i samtliga informationsdomäner

och i de bärande verksamhetssystemen.

Insatser

Fotografregistret ska etableras som en intern personauktoritet och etableras som re-

surs för andra kulturarvsorganisationer. Arbetet med att utveckla registret ska bedri-

vas tillsammans med andra organisationer med intressen i resursen.

En auktoritet för personer och organisationer med koppling till Nordiska museets sam-

lingar och arkiv ska skapas, användas i verksamheten och publiceras som länkade

öppna data.

Museets resurs med motivämnesord för fotografi ska utökas, länkas upp mot andra

kontrollerade vokabulärer och kunna fungera som en gemensam kontrollerad vokabu-

lär för andra museer.

Samtliga metadataresurser som förvaltas av Nordiska museet ska länkas upp mot

Wikipedia och Wikidata.

DIGITALISERA

Nulägesbeskrivning

Museets arbete med att digitalisera samlingarna har till stor del varit behovsstyrd och skett

utan övergripande målbild, vilket har resulterat i att digitaliseringsgraden varierar stort mellan

olika delar av samlingen.

Principer

Digitalisering ska genomföras så att resurser och kompetens används på ett

effektivt och ändamålsenligt sätt. (P4)

Museet samverkar med andra organisationer och användarna runt kulturarvs-

informationen. (P12)

20

Målbild

Målet är att bygga upp en produktionsprocess där såväl storskalig som småskalig digitalisering

utifrån specifika tillämpningar och behov samt digitalisering on demand kan genomföras på ett

mer kostnadseffektivt sätt.

Målet är också att kunna höja takten genom en fördjupad samverkan med externa leverantö-

rer och genom att effektivisera produktionsprocesserna. Nordiska museet är också i behov av

externt stöd och sektoriell samverkan i allt från strategiska val till praktiskt arbete.

Specifika projekt

Inom ramen för forskningsprojektet ”Vardagens bilder och berättelser” ska ca 25 000

fotografier digitaliseras och tillgängliggöras. Projektet är finansierat av Riksbankens

Jubileumsfond och Vitterhetsakademin.

Inom ramen för samma forskningsprojekt ska metoder för att vetenskapligt bearbeta

och utvinna ny kunskap i det skannade frågelistmaterialet (motsvarande ca 400 000

A4-sidor) utvecklas.

Insatser

En bedömningsmodell för att avgöra effektivaste metod för olika typer av digitalise-

ringsprojekt ska skapas. När är småskalig och/eller institutionsnära digitalisering att

föredra framför storskalig och/eller extern digitalisering?

En pilotstudie för att testa storskalig digitalisering ska göras, gärna i samverkan med

annan kulturarvsinstitution.

Löpande söka externa medel för att möjliggöra en mer strategisk och riktad digitali-

sering av arkivsamlingarna.

Ca 10 000 bilder och objekt ur samlingarna ska digitaliseras årligen.

Tidigare genomförda projekt där digitalisering ingått ska kartläggas för att se om det

finns information som borde föras in i verksamhetssystemen.

Slutföra pågående inskanning av ca 15 hyllmeter tidningsklipp rörande högtid och sed.

Beräknas färdigt 2017.

Digitalisera äldre konserveringsrapporter och länka dem till objektsposterna i data-

basen.

Utreda möjligheten att publicera äldre katalogkort som redan är digitaliserade.

21

SAMLA IN

Nulägesbeskrivning

Digitala insamlingsmetoder har många fördelar genom att det går snabbare och lättare att

skapa kontakt med olika grupper av människor, oavsett ålder, kön, bostadsort och social och

språklig bakgrund. För insamling använder museet för närvarande de digitala kanalerna i

relativt liten skala: i huvudsak för att informera om insamlingsprojekt och som envägskommu-

nikation. En ny plattform för digital insamling, Minnen, är under utveckling i samarbete med

KulturIT och andra kulturarvsinstitutioner.

Målbild

Målsättningen är att fortsätta utveckla både plattformen Minnen och metodiken för digitalt

insamlingsarbete. Plattformen ska kunna ta emot digital information i form av text, foton,

filmer, ljudinspelningar och flöden från sociala medier. Den insamlade informationen och dess

metadata ska ha samma kvalitet och tillförlitlighet som museets analoga samtidsdokumentat-

ion, vilket är en förutsättning för att den kunna användas som källmaterial för forskning.

Specifika projekt

Insamlingsprojektet Mötesplatser ska genomföras i samarbete med Sveriges hem-

bygdsförbund under 2016. Insamlingen sker på plattformen Minnen.

Ett rikstäckande projekt i bred samverkan med skolan, det civila samhället och public

service kring digital insamling av svenska folkets egna berättelser och perspektiv ska

initieras.

Inom ramen för det samnordiska projektet Collecting the Digital: From a Photographic

Perspective ska metoder och verktyg som gör det möjligt att specifikt samla in fotogra-

fier via sociala medier utvecklas.

Principer

Digitalisering ska genomföras så att resurser och kompetens används på ett

effektivtoch ändamålsenligt sätt. (P4)

Museet samverkar med andra organisationer och användarna runt kulturarvs-

informationen. (P12)

22

Insatser

Insamlingsplattformen Minnen.se ska vidareutvecklas. Arbetet kan med fördel bedri-

vas i bred samverkan med andra kulturarvsinstitutioner.

Metoder och verktyg för att kunna ta om hand alla typer av digitala material som pub-

liceras via sociala medier ska utvecklas.

23

ANVÄNDA

TILLGÄNGLIGGÖRA OCH KOMMUNICERA

Nulägesbeskrivning

Museet arbetar aktivt med att utveckla förmedlingen av museets kunskapsbank i soci-

ala/digitala kanaler och för att anpassa museets tjänster, utbud och arbetssätt så att de kan

möta användarnas behov. Centralt är att besökaren står i centrum och verksamheten genom-

syras av interaktion, kommunikation och medskapande.

Användningen av sociala medier och

externa kunskapsbaserade webbplatser

såsom Wikipedia utgör i dag en nyckel till

ett framgångsrikt tillgängliggörande av

samlingar och kunskapsresurser. Med

hjälp av de digitala kanalerna bygger

museet långsiktiga relationer med publi-

ken samt fördjupar dialogen och delaktig-

heten, med publiken. Det leder även till

att museet når fler användare och nya

målgrupper. Genom målgruppernas ökade

kunskap och kännedom om Nordiska

museet – ett resultat av bl.a. kommunikat-

ion i sociala medier – lockas fler till att

besöka utställningarna, delta i program-

verksamheter och använda museets

digitala kunskapsbank.

Med dialog och delaktighet skapas också en

starkare och mer engagerande relation till

allmänheten och användare inom både kultur-

Principer

Publikt tillgängliggörande är en del av varje digitaliseringsinsats. (P6)

Museet samverkar med andra organisationer och användarna runt kulturarvs-

informationen. (P12)

Webbplatser

Webbtjänster

Sociala medier

Söktjänster

Figur 3: Schematisk bild över besökarperspektivet.

24

arvssektorn och forskarvärlden. Dialog och delaktighet ökar också möjligheterna till att fler vill

bidra med egen kunskap och innehåll till museets kunskapsbank.

Målbild

För att öka genomslagskraften för museets insatser i sociala medier krävs ett arbete i kampanj-

form med en tydlig innehållsstrategi. Samtidigt krävs närvaro i form av att både lyssna och

engagera sig i dialog med publiken. Målet är att de målgrupper som möter museet via webb

och sociala medier ska vara aktiva producenter, användare av och förmedlare av innehåll.

För att möta användarnas behov är det viktigt att kunskapsinnehållet är tillgängligt via de

arenor där publiken hittar den. En viktig framgångsfaktor är också att innehållet i samlingarna

blir sökbart på flera parametrar, såsom ämne, namn, tid och plats, samtidigt som det måste

finns korshänvisningar till föremål, bild och annan relaterad information både i och utanför

museets samling. På detta vis skapas förutsättningar för att göra informationen lätt att hitta

och använda. Här är användandet av KulturNav5 centralt – en gemensam, webbaserad termi-

nologi- och auktoritetsplattform för kulturarvsinstitutioner, utvecklad av KulturIT i samverkan

med museer i Sverige och Norge. Nordiska museet avser att investera mer resurser i denna

verksamhet.

Centralt i målbilden är att:

aktivt sträva efter att göra samlingarna så tillgängliga och användbara som möjligt,

öka närvaron och synligheten i sociala medier och andra relevanta kanaler samt upp-

muntra till kommunikation och medskapande,

aktivt sträva efter att tillgänglighetsanpassa digitala produktioner,

stärka banden med universitetsvärlden för att öka användningen av museets kun-

skapsbank i forskningen.

Specifika projekt

Under 2016 ska ett pilotprojekt i samverkan med Wikimedia Sverige och skolan initie-

ras och drivas med målet att utveckla nya laborativa lärometoder.

Insatser

Temainriktade planer för kommunikation av kunskapsbanken, där syfte, mål, mål-

grupp, kanal och effektmål ingår, ska upprättas.

Betydelsen av sociala medier för att nå ut med och kommunicera kunskap kommer att

öka under de närmaste åren. Nordiska museet avser att investera mer resurser och tid

i denna verksamhet.

5 http://kulturnav.org

25

Mer tid och resurser ska investeras i att kunna hantera, bevara och besvara besökar-

nas kommunikation.

Generell, publik information om museets samlingar ska sprida på museets webbplatser

och i sociala medier. Syftet är att tydliggöra vad samlingarna innehåller och hur sam-

lingarna kan användas.

Samverkan med centrala och regionala museer kring kunskapsproduktionen på Wiki-

pedia ska breddas och utvecklas.

Större volymer av samlingsorienterad information ska publiceras via andras arenor.

Målet är att ett representativt urval av museets samlingar ska finnas publicerade i de

kanaler som anses relevanta 2020. I detta arbete beaktas särskilt Wikipedia.

Museet ska verka för att de bilder som inte begränsas av upphovsrättsliga begräns-

ningar tillåter så fri användning som möjligt samt tillgängliggörs i så hög upplösning

som möjligt.

Upphovsrättsligt fria delar av samlingarna ska spridas i de kanaler där de får störst ge-

nomslag (t.ex. Wikimedia Commons).

Användarnyttan ska mätas och analyseras regelbundet.

Ett samlat grepp kring museets paketerade kunskapsinnehåll med hjälp av en content

manager ska tas.

Målgruppsanpassad, paketerad information som gör samlingarna mer användbara och

relevanta ska produceras löpande.

Särskilda satsningar ska genomföras för att mobilanpassa webbsidor och utveckla spe-

cialanpassade tjänster och för att öka personalens kompetens gällande användarupp-

levelser för mobila enheter. Åren 2016–2017 ska möjligheterna att skapa bättre gräns-

snitt för insamling via mobila enheter undersökas. Prioriterat är också att löpande ut-

veckla mobila upplevelsen av publika tjänster.

KVALITETSHÖJA

Principer

Digitaliserade textresurser ska tillgängliggöras som maskinläsbar text. (P7)

Digitala filer och metadata från museet ska vara så enkla som möjligt för andra att

använda och återanvända och så öppet licensierade som möjligt. Licenserna ska

vara maskinläsbara. (P8)

Museet ska samverka med andra organisationer och användare gällande kulturarvs-

informationen. (P12)

26

Nulägesbeskrivning

Nordiska museet arbetar aktivt med kvalitetshöjning av den samlingsrelaterade informationen.

Inom ramen för plattformen KulturNav strävar museet efter att etablera och samverka kring

standardiserade och gemensamma metadatastrukturer och använda auktoriteter och andra

former av gemensamma terminologier från plattformen i verksamheten.

Målbild

För att ytterligare förbättra sökbarheten och nå ut med information till brukarna avser Nor-

diska museet att verka för ökad användning av auktoriteter, standarder och kontrollerade

vokabulärer. Detta är också en förutsättning för att museet ska kunna bidra med sin del i den

framväxande semantiska webben, som präglar kulturarvssektorn.

Museets överväger även att utforska delvis nya sätt att arbeta med kvalitetshöjning av den

samlingsrelaterade informationen genom:

Crowdsourcing – att bjuda in publiken i museets digitaliseringsprojekt och låta den

t.ex. kontrollera och transkribera maskintolkad text och även annotera text och annan

media med semantiska taggar mot kontrollerade vokabulärer och auktoriteter.

Scholarsourcing – att bjuda in experter inom och utanför vår egen kunskapsdomän till

att förbättra terminologi, auktoriteter och data. Ett exempel på detta kan vara arbetet

med gemensamma auktoriteter i fotografregistret.

Indoor sourcing – att ta vara på och hantera museets egen kompetens kring samling-

arna i alla verksamheter, även utanför kärnverksamheten kring samlingsförvaltning.

Andra metoder för kvalitetshöjning som kan komma att användas är:

transkribering och semantisk taggning av resurser och texter.

annotationer och semantisk taggning av fotografier och media.

georeferering av lägesbundna metadata genom karta och semantiska länkar till geo-

auktoriteter.

Insatser

Insatser för att paketera samlingsinformation, länka olika delar av samlingarna, sprida

kunskap och kännedom om samlingarnas kontext samt öka möjlighet att samla in an-

vändargenererad kunskap ska prioriteras. I dag saknas ofta fördjupningsinformation

som placerar objekten i ett sammanhang.

För att nå sin fulla potential av nytta och användbarhet för många olika användargrup-

per ska digitaliserad text tillgängliggöras på ett sådant sätt att den kan processas ma-

skinellt. Maskinläsbar text skapar och ökar tillgängligheten hos resurserna på flera plan

och till breda användargrupper.

27

En särskild satsning ska göras på att förbättra och höja kvaliteten vad gäller produktion

av bilder på föremål ur samlingarna.

Kvalitetskontroller och datatvätt av äldre digitaliserat material ska göras.

Minst ett – men helst tre – forskningsprojekt på områdena scholar- respektive crowd-

sourcing ska göras under de kommande tio åren.

Rutiner för att löpande tillvarata museets interna kompetens och kunskap om sam-

lingarna ska upprättas.

LÄNKA DATA

Nulägesbeskrivning

Stora delar av Nordiska museets samlingar är eller är på väg att bli tillgängliga som länkad data

med stabila persistenta identifierare genom LIBRIS och K-samsök. Nationella fotografregistret,

som administreras av Nordiska museet, samt museets vokabulär för motivämnesord är till-

gängliga som länkad, öppen data genom KulturNav.

Målbild

Målet är att Nordiska museet ska tillgängliggöra alla samlingar och kulturarvsresurser som

länkad, öppen data (LOD) på ett standardiserat sätt med persistenta identifierare. Länkningar

mellan egen och andras information ska eftersträvas och underlättas. Gemensamma etable-

rade vokabulärer och auktoritetsresurser ska, där det är tillämpligt, användas vid uppbyggna-

den av museets metadata. Museets egen terminologi och egna auktoriteter ska delas med

andra som länkad data och länkas till etablerade resurser i omvärlden.

Principer

Nordiska museet ska tillgängliggöra sina samlingar och kulturarvsresurser som

länkad öppen data (LOD) på ett standardiserat sätt med persistenta identifierare

(PID). (P10, P11)

Länkningar mellan museets egen och andras information ska eftersträvas och

underlättas samtidigt som gemensamma etablerade vokabulärer och

auktoritetsresurser ska användas där det är tillämpligt. Egen terminologi och

auktoritetsdata ska delas med andra. (P10, P11)

Museet ska samverka med andra organisationer och användare gällande kultur-

arvsinformationen. (P12)

28

Insatser

Nordiska museets samlingar och kulturarvsresurser ska exponeras som länkad data.

Etablerade kontrollerade vokabulärer, matchade mot internationella standarder och

auktoritetsposter för t.ex. personer, organisationer, platser, kulturminnen och bygg-

nader, ska användas.

Kulturarvsterminologi och auktoriteter ska etableras och underhållas genom sam-

verkan.

Nordiska museets vokabulärer, t.ex. klassifikationssystemet NM-klass, ska modernise-

ras, länkas mot etablerade nationella och internationella standarder (som t.ex. Getty

Research Institute Art & Architecture Thesaurus) och publiceras via KulturNav som län-

kad öppen data.

MÄRKA OCH LICENSIERA

Nulägesbeskrivning

I samband med en intern översyn av bildhanteringen på Nordiska museet år 2012 fattades

beslut om att använda Creative Commons-licenser för museets bilder på webben. I dag är alla

bilder på Digitalt Museum från Nordiska museet licensierade i enlighet med detta beslut.

Målbild

Målet är att den information och kunskap som Nordiska museet digitaliserar ska vara så fri att

använda och vidareutnyttja som möjligt. För att få volym på användandet är det centralt att

den information som publiceras är tydligt licensierad. All information som museet tillhandahål-

Principer

Digitala filer och metadata från museet ska vara så enkla som möjligt för andra

att använda och återanvända och så öppet licensierade som möjligt. Licenserna

ska vara maskinläsbara. (P8)

Digitalisering av material vars skyddstid har löpt ut ska inte medföra att nya

Rättigheter uppstår. (P9)

Museet ska samverka med andra organisationer och användare gällande kultur-

arvsinformationen. (P12)

29

ler ska därför vara licensierad med öppna licenser, läsbara både för maskiner och för

människor.

Insatser

Den nuvarande modellen för licensiering och spridning av bilder på nätet ska ses över.

Utvecklingen av maskinläsbara licenser i publikt tillgänglig digitala bildfiler ska färdig-

ställas.

Nordiska museet ska, i samverkan med andra kulturarvsinstitutioner, verka för att rät-

tigheterna att använda museimaterial klargörs och även arbeta tillsammans med

representanter för det civila samhället för att berika informationen.

30

BEVARA

Nulägesbeskrivning

Nordiska museet förvaltar i dag digitala data om sina samlingar i levande förvaltningssystem

där informationen används kontinuerligt och där underhåll och formatomvandling ingår som

en naturlig del av verksamheten. Löpande förvaltning av information sker i respektive beslutat

verksamhetssystem som en del av verksamhetsprocessen. Objektinformation lagras i verk-

samhetssystemet men vid behov ska det vara lätt att föra över informationen till ett nytt

system eller ett e-arkiv. I mån av resurser formatomvandlas äldre material och lagras i aktuella

format respektive verksamhetssystem. Inom systemet görs sedan löpande bedömningar kring

behovet av formatomvandling baserat på tillgängliga rekommendationer och föreskrifter.

Förvaltningen vilar på informationssäkerhet med rutiner för identifiering, behörighetshante-

ring, åtkomst och säkerhetskopiering. Bevarandet följer tekniska specifikationer i RA-FS 2009:1

och bevakar aktivt annan standardisering på området, t.ex. det nationella projektet eARD.

Målbild

För att Nordiska museet ska kunna lösa denna komplexa och mycket resurskrävande del av

samlingsförvaltningen är museet i stort behov av både utökade resurser och kompetensstöd

från omvärlden. Välkommet vore:

en väl fungerande stödverksamhet med riktlinjer och anvisningar för alla som arbetar

med bevarande av samlingsinformation i levande verksamhetssystem.

en rutin för certifiering/godkännande av förvaltningssystemen och förvaltningsproces-

serna från ansvarig arkivmyndighet eller motsvarande skulle förbättra möjligheten att

kunna hantera långsiktigt bevarande i avvaktan på storskaliga nationella lösningar.

Principer

Museet ska förvalta digitala data om sina samlingar i levande förvaltningssystem

där informationen används kontinuerligt och använda format hålls moderna. (P13)

Museet ska samverka med andra organisationer och användare gällande

kulturarvsinformationen. (P12)

31

Insatser

Nordiska museet ska följa och, om behov uppstår, delta i utvecklingen av det nation-

ella arbetet om långsiktigt digitalt bevarande.

Museet ska vidare följa och, om behov uppstår, delta i utvecklingen av en gemensam

bevarandeplattform i anslutning till SUNET:s satsning i samverkan med Digisam.

Nya system för e-arkivering ska förberedas. En förvaltningsmiljö som stödjer de grund-

läggande kraven och underlättar framtida överföringar ska upprättas. Av särskild vikt

är att utreda juridiska krav gällande digitala medgivanden samt att metadatakvalitet

som äkthet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet kan säkerställas på lång sikt.

32

BILAGA 1. RIKTLINJER FÖR PRIORITERING AV DIGITALISERINGSÅTGÄRDER

BAKGRUND

Följande dokument innehåller riktlinjer för digitalisering vid Nordiska museet. Bakgrunden är

regeringsuppdraget Digitalt Kulturarv, i vilket det framgår att Nordiska museet ska:

Ha riktlinjer för hur en prioritering kan ske avseende digitalisering av verksamheter, samlingar

och arkiv. Prioriteringen bör bygga på såväl bevarandeaspekter som efterfrågan på material

från användare.

GRUNDER FÖR PRIORITERING

Digisams checklista för prioritering (2013: Dnr RA 06-2013/4851)6 omfattar följande

punkter:

Materialet i sig

1. Är materialet i fråga av hög kvalitet?

2. Är det unikt alternativt representativt för sin art?

3. Kan det befaras vara särskilt stöldbegärligt och bör därför av säkerhetsskäl inte tillhan-

dahållas i original?

4. Är materialet i fråga mycket efterfrågat/använt och därmed utsatt för slitage?

5. Är det av andra skäl i dålig fysisk kondition, skört/ömtåligt (t.ex. glasplåtar), eller av så

låg teknisk kvalitet att det bryts ned av sig själv (t.ex. dagspress) och kan därför endast

bevaras i digital form?

6. Ligger materialen på bärare som kan befaras snart bli tekniskt oläsbara eller kräva ob-

solet uppspelningsutrustning (t.ex. VHS-kassetter) och kommer därför att gå helt förlo-

rade om de inte överförs till digital form?

7. Finns materialen redan från början endast i digital form (digital born) måste särskilda

rutiner etableras för löpande gallring respektive prioritering.

Efterfrågan & användbarhet (externt)

1. Finns en explicit formulerad extern efterfrågan på materialet?

2. Kommer materialet att aktualiseras på ett sätt som kan förväntas öka efterfrågan (t ex

i samband med ett jubileum)?

3. Finns intressanta kopplingsmöjligheter till material vid andra institutioner?

6 http://www.digisam.se/images/docs/planerna/Checklista%20for%20prioritering%20av%20kulturarvs

material%20for%20digitalisering.pdf

33

4. Är det av andra skäl av bredare externt intresse för en eller flera prioriterade mål-

grupper?

5. Är materialet upphovsrättsligt fritt att tillgängliggöra?

6. Kan materialet fritt tillgängliggöras med hänsyn till lagen – t.ex. upphovsrättsskydd,

personuppgiftslag, sekretess, ingångna avtal och forskningsetiska överväganden?

7. Finns tekniska och andra resurser för tillgängliggörande?

Effektivisering & genomförbarhet (internt)

1. Kan en digitalisering av materialet i fråga bidra till en mer resurssnål och effektiv fram-

tida förvaltning?

2. Är materialet väl förtecknat/katalogiserat på objektsnivå?

3. Är materialet i analog form praktiskt/logistiskt svårtillgängligt?

4. Är materialet aktuellt för framtagning i samband med flyttning, forskningsinsats, ut-

ställning eller annat?

5. Finns resurser för lämpliga konserveringsinsatser i anslutning till digitalisering?

6. Finns möjlighet att digitalisera materialet med öronmärkt extern finansiering eller på

ett smart sätt genomföra insatser i samverkan med andra aktörer?

7. Finns tekniska och andra resurser för bevarande?

BEGREPP

Begreppet digitalisering har olika ofta betydelse i olika sammanhang. Riktlinjerna utgår från

följande begreppsdefinitioner:

Digitalisering: Innehållsdigitalisering där information förs över till digitalt format. I fö-

religgande riktlinjer innebär detta att skapa en digital metadatabärare för information

om ett objekt, en digital avbildning av ett objekt eller ett digitalt fött objekt.

Kvalitetshöjning: Åtgärder för att förbättra och höja kvaliteten på metadata och in-

formation om ett objekt.

OMVÄRLDSANALYS – FÖRSTÅELSE FÖR OMVÄRLDENS BEHOV

Nordiska museets digitaliseringsverksamhet ska vara lyhörd för omvärldens efterfrågan och

kunna få stöd i prioriteringar genom olika former av omvärldspåverkan:

Intressentanalyser – vilken digitalisering efterfrågas av museets intressenter?

Förslagsfunktion på museers webbplats – vilka förslag till digitaliseringsåtgärder finns

från användare och besökare?

34

INVENTERING – UNDERLAG FÖR PRIORITERING

Till stöd för prioriteringsprocessen finns, förutom beslutade verksamhetssystem med tillhö-

rande datalager, en inventeringsdatabas som innehåller en översiktlig förteckning av resurser

som ännu inte finns i digitala format eller innehåller material som behöver kvalitetshöjas.

Inventeringsdatabasen listar på ett övergripande sätt material som ännu inte är digita-

liserade eller digitalt material som bör kvalitetshöjas.

Material i inventeringsdatabasen ska prioriteras enligt givna prioriteringsindikationer

(se nedan).

Databasen ska uppdateras för att fungera som ett löpande stöd i prioriteringsdiskuss-

ioner.

PRIORITERINGSINDIKATORER

Till hjälp för prioritering av åtgärder för digitalisering och/eller kvalitetshöjning finns nio för-

enklade indikatorer som anges i den inventeringsbas som baseras på Digisams checkpunkter

(se ovan). Indikatorerna anges som sanna/falska per post. De kan kompletteras med en kom-

menterande text.

A. Objektrelaterade faktorer till prioritering

Bevarande (A1). Material som bör prioriteras att digitaliseras för att bevaras. Digitalisering

ger bättre förutsättningar för bevarande och minskad påverkan på objektet, t.ex. gällande

material som nyttjas och slits mycket eller som är skört.

Säkerhet (A2). Material som bör digitaliseras på grund av säkerhetsbedömningar, t.ex. inte

tillhandahållas på grund av stöldbegärlighet.

Lågt värde (A3). Material som inte bör digitaliseras på grund av lågt kulturhistoriskt värde,

t.ex. om objektet är en dubblett eller digitaliserad på annat ställe. Generellt sett är Nor-

diska museets samlingar individuella objekt med höga kulturhistoriska värden och varje

objekt unikt. Här ges i så fall en indikation om att så inte är fallet.

B. Externa faktorer som påverkar prioritering – initiativ eller incitament för prioritering är

extern

Externa faktorer (B1). Material som bör digitaliseras på grund av externa faktorer för

prioritering som t.ex. efterfrågan av externa användare genom beställningar eller tema-

tiska projekt, samverkan eller jubileer.

Upphovsrätt (B2). Material som inte bör digitaliseras på grund av upphovsrättshinder som

hämmar möjlighet att tillgängliggöra digitaliserat material för en bred publik.

Etik (B3). Material som inte bör digitaliseras på grund av etiska skäl som t.ex. känsliga

personuppgifter eller annan känslig information och därmed hämmar möjlighet att till-

gängliggöra digitaliserat material för en bred publik.

35

C. Interna faktorer som påverkar prioritering – initiativ eller incitament för prioritering kommer

från den egna verksamheten

Interna faktorer (C1). Material som bör digitaliseras på grund av interna faktorer som t.ex.

efterfrågan från förmedlingsteman, utställningar eller andra projekt eller annan förväntad

intern efterfrågan.

Effektivitet (C2). Material som bör digitaliseras eftersom det skulle ge stora effektivise-

ringsvinster i verksamheten eller skapa synergieffekter/effektivisering i digitaliseringspro-

duktionen.

Finansiering (C3). Material som digitaliseras eftersom det finns eller finns möjligheter till

finansiering av digitaliseringen.

Prioriteringsindikatorerna kan komma att ändras/revideras. Vid prioriteringsanalys kan de olika

indikatorernas betydelse viktas och deras viktning kan ändras. Olika perspektiv på prioritering

kan ges genom att vissa indikatorer viktas högre eller att ett urval av indikatorer används.

PRIORITERING

Prioriteringsindikationer och andra faktorer ligger till grund för en prioritering. Vi prioritering-

en delas materialet upp i fyra prioriteringsgrupper.

1. Hög prioritet. Högt prioriterat att digitalisera/kvalitetshöja på kort sikt.

2. Medelprioritet. Prioriterat att digitalisera/kvalitetshöja på medellång sikt.

3. Låg prioritet. Inte prioriterat att digitalisera/kvalitetshöja inom planerad tidsrymd.

4. Oprioriterat. Material som ännu inte har prioriterats.

Prioriteringsgrupperingen är sedan grund för planerade digitaliseringsaktiviteter på kort och

längre sikt. Prioriteringen har som mål att utgå från det långsiktiga planarbetet och hanteras

på detaljnivå i den årliga verksamhetsplanen.

36

BILAGA 2. BESKRIVNING AV NORDISKA MUSEETS DIGITALA INFRASTRUKTUR

GLOBAL INFRASTRUKTUR FÖR BIBLIOTEKSINFORMATION

Nordiska museets bibliotek är sedan början av 2000-talet ett till fullo LIBRIS-katalogiserande

bibliotek. Det betyder att all litteratur som köps in katalogiseras i LIBRIS-databasen för fri

åtkomst till alla via LIBRIS öppna gränssnitt. Som lokalt ”IntegratedLibrary System” (ILS) använ-

der biblioteket i dag Mikromarc3. Uppdaterade dataflöden körs varje vecka från LIBRIS till

systemet så att informationen är samma och ständigt uppdaterad i båda katalogerna.

SAMNORDISKT EKOSYSTEM FÖR SAMLINGSFÖRVALTNING

I samverkan med ett stort antal kulturarvsinstitutioner i Sverige och Norge deltar Nordiska

museet i utvecklingen av ett digitalt ekosystem, där flera i sig separata system, programvaror

och appar samverkar till en infrastrukturell helhet. Tillsammans gör det arbetet för museer

enklare och mer effektivt. Ekosystemet är öppet och bygger på gemensamma standarder,

principer och modeller. Det kan växa i takt med utveckling och framtidens behov och det är

museernas egna ekosystem som bygger på samarbete, nätverkande och delaktighet.

Viktiga principer för ekosystemet är att det är öppet, sammanhängande och utvecklingsbart.

Det består av fem grundtjänster:

Figur 4. Schematisk bild över ekosystemets komponenter.

37

Primus är ett system för förvaltning av museirelaterade samlingar och hantering av

olika rutiner och processer vid museet.

Digitalt Museum är en webbplats som ger besökarna tillgång till museernas samlingar

dygnet runt. Informationen blir tillgänglig för många användare i en gemensam tjänst

på tvärs över institutionsgränserna.

KulturNav är en samnordisk tjänst för att skapa och förvalta gemensamma listor för

termer, platser, händelser och personer. Genom att samla museer kring en gemen-

samt uppbyggd och förvaltad terminologi läggs grunden till bättre och mer användbara

data.

Minnen.se är en plattform för insamling, förvaltning och tillgängliggörande av im-

materiellt kulturarv.

KulturPunkt är en gemensam plattform för att förmedla innehåll till besökare i utställ-

ningar och ute i landskapet genom digitala guider. Den hjälper museerna med

informationshantering i utställningssammanhang och informationsguider.

NATIONELL INFRASTRUKTUR FÖR ARKIVFÖRTECKNINGAR

Nordiska museets arkiv är medlem i Nationell ArkivDatabas (NAD) som drivs av Riksarkivet.

Museet är ännu inte operativt med sina arkivdata men har som målsättning att bli det under

2016. Stora delar av arkivförteckningarna är digitaliserade i Visual Arkiv och tillgängliga publikt

via Visual Arkiv Internet. En del arkivhandlingar finns publicerade på museets hemsida eller i

andra tjänster.

Aggregering

Figur 5. Schematisk bild för aggregering av information.

38

En central och viktig del i informationsförsörjningen är att tillgängliggöra information ur sam-

lingarna via de nationella och internationella aggregatorerna såsom LIBRIS, K-samsök,

Europeana, NAD m.fl. På så sätt möjliggör och underlättar museet för alla intresserade som vill

kunna återanvända och vidareförädla kulturarvsinformationen i sina egna tillämpningar. Det

gäller både objektsdata och mer förädlad och paketerad information. Koordineringen och

samverkan med andra institutioner kommer att breddas och fördjupas ytterligare.

39

KÄLLOR

Digisams vägledande principer för arbetet med digitalt kulturarv

http://www.digisam.se/images/docs/rapporter/Vagledande_principer_for_arbetet_med_digitalt_kultur

arv.pdf

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för

automatiserad behandling) (RA-FS 2009-01)

http://www3.ra.se/ra-fs/ra-fs_2009-01.pdf

Principer för digital samverkan (version 1.0)

http://www.edelegationen.se/Documents/F%C3%B6rstudier%20och%20rapporter/Principer%20f%C3%

B6r%20digital%20samverkan%20v%201%200.pdf

Open Data Handbook Documentation (Release 1.0.0)

http://opendatahandbook.org/pdf/OpenDataHandbook.pdf

Vitbok om länkade öppna data

http://lankadedata.se/vitbok/

Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps föreskrifter om statliga myndigheters in-

formationssäkerhet (MSBFS 2009-10)

https://www.msb.se/externdata/rs/94a3d208-2ac4-48a1-84f2-208268f5767e.pdf