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1 REFERENTIEL DES MANIFESTATIONS OFFICIELLES A LA JCI BENIN Mars 2017 Jeune Chambre Internationale BENIN

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REFERENTIEL DES MANIFESTATIONS

OFFICIELLES A LA JCI BENIN

Mars 2017

Jeune Chambre Internationale BENIN

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Préambule

« La rechercher au quotidien d’atteindre la perfection, même si le commun des mortels n’y croit pas trop, passe indubitablement par la volonté de bien et mieux faire les choses. Bien et mieux faire les choses, c’est de les faire non seulement quand et comme il se doit, dans le respect des règles et des normes mais aussi avec conviction et professionnalisme» Erick Amine Male KONNIGUI Le présent document qui se veut être un référentiel des manifestations à la JCI BENIN, vient combler le vide existant en la matière. Ledit

document vient éclairer plus d’un sur différent aspect de nos manifestations à la JCI BENIN à savoir, le monitoring, les dispositions protocolaires, les axes des discours et les scripts de certaines cérémonie. Une première dans l’histoire de la JCI BENIN.

Le souci majeur ayant animé les membres du Comité de rédaction est de, tout en respectant le Protocole JCI, le Protocole d’Etat, tout

en puisant dans les us et coutumes en matière de cérémonie, est de rendre nos différentes cérémonies, moins longues, moins ennuyeuses et beaucoup plus professionnelles.

S’inspirer de ce document nous permettra de sortir de la lignée des ignorants des règles en matière d’organisation et de gest ion des cérémonies à la JCI BENIN, mais l’Améliorer contribuera à coup sûr, à apporter un plus à la concrétisation de notre objectif commun

qu’est ; « OSONS L’EXCELLENCE ».

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ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE OU EXTRAORDINAIRE

MONITORING DE LA CEREMONIE D’OUVERTURE D’UNE ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DANS UNE ORGANISATION LOCALE

DUREE : 30 MINUTES

N° Protocole de déroulement de la Cérémonie d’ouverture

d’une Assemblée Générale Ordinaire d’une OL Durée Responsable

1 Exercice d’ouverture 05mns Maître de Cérémonie

2 Mot de bienvenue du Directeur de Projet 03 mns Directeur de Projet

3 Mot du Président Local 05 mns Président Local

4 Mot du Président(e) National(e) Représentant(e) JCI Bénin 05 mns Président National

5 Mot du Parrain du mandat ou de la Cérémonie 05 mns Parrain Mandat/Cérémonie

6 Protocole de Fin/Photos 05 mns Maître de cérémonie/Chargé de Protocole

P.S. :

Le maître de cérémonie se chargera de positionner les intermèdes compte tenu du nombre de discours.

Seuls les occupants de la table officielle sont appelés pour faire la photo de famille.

Toute autre pose photo sera faite en dehors du protocole officiel de la cérémonie.

DISPOSITION PROTOCOLAIRE POUR LA CEREMONIE D’OUVERTURE D’UNE ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DANS UNE

ORGANISATION LOCALE

Disposition protocolaire de la Cérémonie d’ouverture de l’Assemblée Générale Ordinaire dans une Organisation Locale

Disposition à la Table (Formule 01)

Parrain de la cérémonie

Président(e) de l’OL

Président National ou son Représentant

Formules :

o Le Directeur de projet n’est installé à la table officielle que si le parrain du mandat ou de la cérémonie n’est pas présent.

o Le Parain du mandat n’est pas installé à la table officielle si la cérémonie à un parrain. o Il est installé sur la première rangée tout comme le Directeur de projet. o Au cas où le Parrain du mandat, le Parrain de la cérémonie seraient présents bien vouloir opter pour

l’occupation à 5 de la table officielle à savoir : Président Local – Président National – Parrain de la cérémonie – Parrain du mandat – Directeur du Projet.

o Si une Autorité Locale ou Communale est présente, ramener le Directeur de Projet à la première rangée

Schéma 1 : Avec le Parrain autour de la table officiel

Président

National/Représentant Président Local

Parrain du Mandat

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Schéma 2 : Sans le Parrain autour de la table officiel

Schéma 3 : Formule à 5

MONITORING DE LA CEREMONIE D’OUVERTURE D’UNE ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE D’UNE ORGANISATION LOCALE

Il n’est d’aucune importance d’avoir une cérémonie officielle pour une Assemblée Générale Extraordinaire d’une Organisation Locale, de même qu’un parrain.

Président

National/Représentant Président Local

Directeur de Projet

Directeur de

Projet

Président(e)

National(e)

Président

Local

Parrain de la

cérémonie

Parrain du

mandat

Elu

Local/Commu

Président(e)

National(e)

Président

Local

Parrain de la

cérémonie

Parrain du

mandat

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MONITORING DE L’ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE D’UNE ORGANISATION LOCALE

DUREE : 02 HEURES

N° Monitoring d’une Assemblée Générale Ordinaire d’une OL Durée Responsable

01 Vérification du Quorum 05 mns CJ/PRESIDENT

02 Lecture, amendements et adoption de l’Ordre du jour 05 mns SG/PRESIDENT

03 Adoption du Procès-verbal de l’AGO, l’AGE du ......................................................... 10 mns PRESIDENT

04 Adoption du rapport des Commissaires aux Comptes (Pour les Ols qui en ont) 05 mns CC/PRESIDENT

05 Adoption des rapports d’activités/Commissions 15 mns VP/PRESIDENT

06 Adoption du rapport financier 15 mns TG/PRESIDENT

07 Approbation du rapport moral du Président 05 mns PRESIDENT

08 Autres points 15 mns PRESIDENT

09 Questions diverses 10 mns PRESIDENT

10 Levée de séance 05 mns PRESIDENT

P.M. : Au cas où une affiliation de nouveaux membres serait inscrite à un point de l’ordre du jour de l’Assemblée Générale, une motion de suspension de 15 minutes est recommandée pour faire une pause avant ou après l’affiliation de nouveaux membres.

DISPOSITION PROTOCOLAIRE POUR LA TENUE DE L’ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE

Disposition protocolaire pour une Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire dans une Organisation Locale

Disposition à la Table (Formule 01) Disposition à la Table (Formule 02)

Secrétaire Général Trésorier Général

Président(e) de l’OL Vice-président Exécutif

Conseiller Juridique Président(e) de l’OL

Secrétaire Général

Conseiller Juridique

Schéma Formule N°1

Schéma Formule N°2

MONITORING D’UNE ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE D’UNE ORGANISATION LOCALE

Le monitoring d’une Assemblée Générale Extraordinaire d’une Organisation Locale dépend essentiellement des points inscrits à l’ordre du jour. Cependant, il est recommandé qu’une Assemblée Générale Extraordinaire d’une Organisation Locale n’excède 2 heures.

Secrétaire Général

Président Local

Conseiller Juridique

Secrétaire

Général

Vice-président

Exécutif

Président

Local

Conseiller

Juridique

Trésorier

Général

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CEREMONIE D’OUVERTURE D’UNE ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DE LA JCI BENIN

DUREE : 20 MINUTES

MONITORING

N° Protocole de déroulement de la Cérémonie d’ouverture d’une Assemblée

Générale Ordinaire d’une OL Durée Responsable

1 Exercice d’ouverture 05 mns Maître de cérémonie

2 Mot de bienvenue du Directeur de Projet 03 mns Directeur de Projet

3 Mot du Président de l’OL Hôtesse 03 mns Président(e) OL Hôtesse

4 Mot du Président(e) National(e) Représentant(e) JCI Bénin 05 mns Président(e) National(e)

5 Protocole de fin 02 mns Maître de cérémonie

P.S. : Au cas où une Autorité Locale, Communale ou son Représentant serait présent, il est recommandé de lui donner la parole pour une durée de 05 minutes après le Président National.

DISPOSITION PROTOCOLAIRE A LA TABLE OFFICIELLE

Disposition protocolaire de la Cérémonie d’ouverture d’une Assemblée Générale Ordinaire de la JCI BENIN

Disposition à la Table Officielle (Formule 01) Disposition à la Table Officielle (Formule 02)

Directeur(ice) de Projet Autorité Locale ou Communale ou Représentant

Président(e) National(e) Président(e) Nationale

Président(e) OL Hôtesse Président(e) OL Hôtesse

P.S. : La formule 02 est appliquée lorsqu’une Autorité Locale, Communale ou son Représentant est présent. Le Directeur de projet est installé sur la première chaise de la toute première rangée.

Schéma n°1

Schéma n°2

Président de

l’Organisation Hôtesse

Président(e) National(e)

ou Représentant Directeur(rice) de Projet

Président de

l’Organisation Hôtesse

Président(e) National(e)

ou Représentant

Autorité Locale, Communal

ou Représentant

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MONITORING D’UNE ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DE LA JCI BENIN

DUREE : 04 HEURES

N° Monitoring d’une Assemblée Générale Ordinaire de la JCI BENIN Durée Responsable

1 Vérification du Quorum 10 mns CJG/PRESIDENT

2 Lecture, amendements et adoption de l’Ordre du jour 10 mns PRESIDENT

3 Adoption du Procès-verbal de l’AGO, l’AGE du ................................................... 10 mns PRESIDENT

4 Adoption des rapports d’activités des Zones 30 mns PRESIDENT

5 Adoption du Rapport des Commissaires aux Comptes 10 mns PRESIDENT

6 Adoption du rapport financier 30 mns PRESIDENT

7 Approbation du rapport moral du Président 30 mns PRESIDENT

8 Autres points PM PRESIDENT

9 Questions divers 30 mns PRESIDENT

10 Levée de séance 05 mns PRESIDENT

La durée d’une Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire Nationale ne doit excéder 4 heures Après 02 heures, il est recommandé une pause de 15 minutes.

DISPOSITION PROTOCOLAIRE

Disposition Protocolaire

Disposition à la Table

Secrétaire Général National

Président(e) National(e) ou Représentant de la JCI Bénin

Conseiller Juridique Général

Schéma 01

MONITORING D’UNE ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE NATIONALE

Le monitoring d’une Assemblée Générale Extraordinaire Nationale dépend essentiellement des points inscrits à l’ordre du jour. Cependant, il est recommandé qu’une Assemblée Générale Extraordinaire Nationale n’excède 4 heures.

DISPOSITION PROTOCOLAIRE

Disposition Protocolaire

Disposition à la Table

Secrétaire Général National

Président(e) National(e) ou Représentant de la JCI Bénin

Conseiller Juridique Général

Secrétaire Général(e)

National(e)

Président(e) National(e)

ou Représentant

Conseiller(re) Juridique

National(e)

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CEREMONIE DE LANCEMENT DE MANDAT D’UNE ORGANISATION LOCALE

DUREE : 01 H

MONITORING

N° Monitoring d’une cérémonie de lancement de mandat d’une Organisation

Locale Durée

Responsables/Acteurs

commis

1 Accueil et installations des Jaycees et Invités PM Chargé de Protocole

2

Entrée en salle

Président Local

Directeur de Projet

Président National

Parrain du mandat

05 mns

Maître de cérémonie/Chargé

de Protocole

3 Exercice d’ouverture

Crédo – Mission – Vision

05 mns Maître de cérémonie

Régie

4 Mot de bienvenu du Directeur de Projet 03 mns Directeur de Projet

5 Présentation du Plan d’actions 10 mns Vice-président Exécutif

6 Minute du Partenaire (Pour les OLs qui l’auraient prévu) 05 mns Chargé de Protocole

7 Signature de protocole d’accord avec les partenaires 05 mns CDL/Chargé de Protocole

8 Allocution Président Local 05 mns Président Local

9 Remise de lettre de mission 05 mns Chargé de Protocole

10 Discours du Président National 05 mns Président National

11 Discours du parrain de la cérémonie 05 mns Parrain

12 Communiqué – Protocole de fin - Cocktail 05 mns Maître de cérémonie

NB : 1. La Mise en place du staff à accueillir en salle doit être terminée 15 minutes avant l’heure de démarrage

de l’activité 2. Ce monitoring est susceptible de modification (Mais il est recommandé de ne pas excédé 1H) 3. Le Maître de cérémonie disposera selon le nombre des intervenants les intermèdes 4. Au cas où un Elu Local ou Communal serait présent, lui donner la parole avant le Discours du Parrain et

ce pour 05 mns maximum

DISPOSITION PROTOCOLAIRE A LA TABLE OFFICIELLE

Disposition protocolaire de la Cérémonie d’ouverture d’une Assemblée Générale Ordinaire de la JCI BENIN

Disposition à la Table Officielle (Formule 01) Disposition à la Table Officielle (Formule 02)

Parrain du mandat Autorité Locale ou Communale ou Représentant

Président(e) Local(e) Président(e) Nationale(e)

Président(e) National(e) Président(e) Locale(e)

Parrain du mandat

Directeur de Projet

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Schéma 01

Schéma Formule N°2

AXES DE DISCOURS

I. Directeur de Projet (03 mns)

1. Protocole d’appel ;

2. Salutation d’usage ; 3. Mot de bienvenue ;

4. Gratitudes au Président et au CDL et aux membres l’équipe de projets ; 5. Difficultés sommaires ;

6. Sentiments de satisfaction pour les acquis ; 7. Souhaits d’une bonne cérémonie ;

8. Rappels de slogans ou thèmes du mandat.

II. Président Local (10 mns)

1. Protocole d’appel ; 2. Salutation d’usage ;

3. Rappel de ce qu’est la JCI ;

4. Rappel du contexte d’un lancement de mandat ;

5. Les Priorités du mandat ;

6. Ce que le Président attend des membres à divers niveaux ; 7. Gratitudes aux aînés, l’équipe de projet, et aux partenaires ;

8. Souhaits d’un bon mandat ; 9. Rappels de slogans ou thèmes du mandat.

III. Président National (05 mns)

1. Protocole d’appel ; 2. Salutation d’usage ;

3. Rappel de ce qu’est la JCI ;

4. Rappel du contexte du thème du mandat local ; 5. Félicitations aux efforts fournis par l’OL ;

6. Ce que le Président attend de toutes les OLs ; 7. Un mot sur les propos des uns et des autres au cours de la cérémonie ;

8. Gratitudes aux partenaires ;

Parrain du mandat

Président(e) Local(e)

Président(e) National(e)

ou Représentant

Elu

Local/Com.

Président

National

Président

Local

Parrain du

mandat

Directeur de

Projet

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9. Souhaits d’un bon mandat ;

10. Rappels de slogans ou thèmes du mandat.

IV. Elu Local ou Communal (05 mns)

1. Protocole d’appel ;

2. Salutation d’usage ; 3. Présentation de l’arrondissement ;

4. Félicitations à l’endroit de l’OL ; 5. Engamenents à travailller ensemble ;

6. Exhortation à accompagner l’OL ; 7. Gratitudes aux partenaires ;

8. Souhaits d’un bon mandat.

V. Parrain (05 mns)

1. Protocole d’appel ; 2. Salutation d’usage ;

3. Rappel du contexte de l’accompagnement de la JCI;

4. Gratitudes à la JCI pour la confiance ;

5. Félicitations aux efforts fournis par la JCI dans la communauté ;

6. Ce que le Partenaire attend de la collaboration; 7. Un mot sur les propos des uns et des autres au cours de la cérémonie ;

8. Souhaits d’un bon mandat ; 9. Rappels de slogans ou thèmes du mandat.

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CEREMONIE DE LA RENTREE SOLENNELLE DE LA JCI BENIN

DUREE : 1H15 MNS (1H30 MNS AU MAXIMUM)

MONITORING

N° Monitoring de la Rentrée Solennelle de la JCI BENIN Durée Responsables/Acteurs commis

1 Accueil et installations des Jaycees et Invités PM Chargé de Protocole

2 Accueil en coulisse du staff à accueillir en salle PM

3 Entrée en salle 10 mns

Président National

DP

Président OL Hôtesse

CDN

Délégations étrangères

Pasts Presidents Nationaux

Parrains

4 Exercice d’ouverture 05 mns Parrain

5

Hymne nationale

Crédo

Mission

Vision

Maître de cérémonie

Régie

6 Mot de bienvenue du DP 03mns Directeur de projet

7 Allocution Président de l’OL Hôtesse 03 mns Président(e) OL Hötesse

8 Présentation du plan d’action 07 mns Vice-président Exécutif National

9 Discours du Président National 10 mns Président National

10

Remise des lettres de Mission

Cabinet

CDN

07 mns

11 Signature Protocole d’accord 05 mns

12 Allocution Parrain du mandat 05 mns

13 Communiqués et Protocole de fin 05 mns

14 Visite des stands 15 mns

N.B. : Les différents genres musicaux sont à choisir avec le DJ. Il est recommandé qu’un membre du protocole ayant une

maîtrise parfaite des cérémonies assiste le DJ avec une copie du script de la cérémonie Il est en outre recommandé une séance de simulation la veille de la cérémonie Les intermèdes sont positionnés par rapport au nombre d’intermèdes prévus

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DISPOSITION PROTOCOLAIRE A LA TABLE OFFICIELLE

Disposition protocolaire de la Cérémonie d’ouverture d’une Assemblée Générale Ordinaire de la JCI BENIN

Disposition à la Table Officielle (Formule 01) Disposition à la Table Officielle (Formule 02)

Parrain du mandat Autorité Locale ou Communale ou Représentant

Président(e) Local(e) Président(e) Nationale(e)

Président(e) National(e) Président(e) Locale(e)

Parrain du mandat

Directeur de Projet

N.B. Bien vouloir prendre en considération l’époux ou l’épouse de la première Autorité de la JCI BENIN au cas où il n’aurait pas de table officielle.

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CEREMONIE DE REMISE DES ATTRIBUTS DE SENAT

Etre reconnu « Membre à vie » de l’Organisation est une reconnaissance peu ordinaire. Ainsi, la cérémonie de remise des attributs de Sénat JCI à un ou des membres doit, au-delà du symbolise, revêtir un cachet particulier. Elle peut être une cérémonie spéciale

(cérémonie organisée juste pour la circonstance) ou incluse dans une autre cérémonie (AGO, AGEx, Soirée de Gala, Lancement de mandat). Cette cérémonie doit être officiée par le Président Local ou son représentant. Le Serment est reçu par le Président du Sénat

ou le plus ancien des Sénateurs présents.

PROTOCOLE DE DEROULEMENT DE LA CEREMONIE

DUREE : 26 MNS (30 MNS AU MAXIMUM)

N° Protocole de déroulement de la Cérémonie de remise des Attributs de

Sénat Durée Responsable

1 Lecture des raisons ayant motivé la proposition de l’impétrant au titre de Sénateur (Biographie)

03 mns Pdt OL

2 Appel de ou des impétrants sur la scène 03 mns Pdt OL

3 Appel des Sénateurs présents dans la salle 02 mns Pdt OL 4 Prestation de Serment 02 mns Pdt OL 5 Port du pin’s de Sénateur 02 mns Pdt OL 6 Remise du Kit de Sénateur (la carte de Sénateur et le Certificat de Sénateur) 02mns Pdt OL 7 Félicitations de Sénateurs 05 mns Pdt OL 8 Photos de famille 02 mns Chargé du Protocole

9 Mot de fin de l’Officiant 03 mns Pdt OL

10 Mot du récipiendaire ou du représentant des récipiendaires 02 mns Récipiendaire/ Représentant

11 Fin de la cérémonie 00 mn Maître de Cérémonie

P.S. : Cette cérémonie pourrait avoir une durée d’au plus 1H s’il s’agit de plus d’un récipiendaire.

RECOMMANDATIONS

Ne sera sur scène que les membres ayant le titre de Sénateur Les raisons ayant motivé la proposition du récipiendaire ou des récipiendaires ne doit dépasser une page de feuille A4, Taille de

police 16 Les Sénateurs présents se disposeront de part et d’autre de ou des impétrants1 (cf schéma) Au cas où la cérémonie de remise des attributs de Sénat ne serait pas couplée avec une Assemblée Générale ou toutes autres

cérémonies de la JCI, les félicitations des membres du Comité Directeur National, des Présidents des Organisations Locales sont autorisées avant la photo de famille.

1 Confère Schéma

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SCHEMA

A LA TABLE OFFICIELLE, SERA PRESENTE :

1. Le Président de l’Organisation Locale

2. Le Président National ou son Représentant

3. Le Président du Sénat ou le plus ancien Sénateur présent dans la salle

IMPETRANT(S)

TABLE DES OFFICIELS

OFFICIANT

ASSISTANCE ASSSTANCE

ASSSTANCE ASSSTANCE

ASSSTANCE ASSSTANCE ASSSTANCE ASSSTANCE

ASSSTANCE ASSSTANCE ASSSTANCE ASSSTANCE

Président du Sénat ou Plus ancien Sénateur

Plus ancien Sénateur

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SCRIPT DE DEROULEMENT DE LA CEREMONIE DE REMISE DES ATTRIBUTS DE SENAT

OFFICIANT : (Le Président Local)

Formule d’appel (Elle s’adapte aux personnalités présentes dans la salle tout en respectant le protocole d’appel pré établi)

La cérémonie qui nous réunit ce soir consacre la reconnaissance de l’engagement et du dynamisme d’un membre / de

certains membres de la JCI (nom de la ville) (Nom de l’OL)

Par cet acte, ce dernier / ces derniers, sera / seront désormais considéré(s) comme membre (s) à vie de l’Organisation.

La cérémonie se déroulera selon le programme ci-après :

1. Lecture des raisons ayant motivé la proposition de l’impétrant au titre de Sénateur (Biographie) 2. Appel de ou des impétrants sur la scène

3. Appel des Sénateurs présents dans la salle 4. Prestation de Serment

5. Port du pin’s de Sénateur

6. Remise du Kit de Sénateur (la carte de Sénateur et le Certificat de Sénateur) 7. Félicitations de Sénateurs

8. Photos de famille 9. Mot du récipiendaire ou du représentant des récipiendaires

Je vous donne lecture des raisons qui ont motivé l’OL (nom de la ville) (Nom de l’OL) à donner le titre de Sénateur au(x)

récipiendaires.

CONTENU DE LA BIOGRAPHIE

Nom et Prénoms

Situation Matrimoniale

Profession

Cursus Jeune Chambre

o Date d’accueil dans l’Organisation o Récompenses obtenues au niveau local, National, sous-régional et international

o Participations aux Conventions locales, nationales et sous-régionales

o Participations aux rencontres sous-régionales

o Participations aux Conférences de zone

o Participations aux congrès mondiaux

Sens d’engagement (pro activité du récipiendaire au sein de l’OL, des OLs sœurs, filleules et jumelles, s’il y a lieu et

de l’ON)

Monsieur le Président du Sénat ou Nom du plus ancien Sénateur Présent Distingués Sénateurs,

Mesdames et Messieurs

Voilà autant de raisons qui ont motivé la JCI (nom de la ville) (Nom de l’OL) à vouloir élever au rang de Sénateur JCI,

Monsieur/Madame (Nom et prénoms du récipiendaire) /Messieurs/Mesdames (Noms et prénoms des récipiendaires)

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Je voudrais à présent inviter Monsieur/Madame (Nom et prénoms du récipiendaire) /Messieurs/Mesdames (Noms et

prénoms des récipiendaires) (Nom du récipiendaire) à bien vouloir se positionner sur la scène.

(Le/les récipiendaires est (sont) aidé(s) par le chargé de protocole pour se mettre exactement à l’endroit où il/ils doit /doivent se positionner pour la suite de la cérémonie).

J’invite les Sénateurs présents dans la salle à bien vouloir rejoindre le / les récipiendaires(s).

(Les chargés du protocole procèdent à la disposition des Sénateurs conformément aux dispositions du Schéma)

A sa/leur suite, j’invite le Président du Sénat Monsieur (Nom et prénoms du Président du Sénat)/(Nom et prénoms du

plus ancien Sénateur présent dans la salle) à bien vouloir se mettre devant le/les récipiendaires pour recevoir son/leur

Serment.

J’invite Monsieur/Madame/Messieurs/Mesdames (Nom et prénoms du ou des récipiendaires) à bien vouloir lever la

main droite et à répéter après moi le Serment qui suit.

« Je m’engage solennellement, // à servir loyalement la JCI, //à respecter en tous temps ses idéaux et ses

principes, //et cela ma vie durant ».

Fais/Faites un pas (chacun) devant et prononce(r) la formule consacrée, « Je le jure ».

Qu’il plaise au Président du Sénat de bien vouloir recevoir le Serment du/des récipiendaires.

PRESIDENT DU SENAT OU SENATEUR AYANT LE PLUS ANCIEN PARMI LES SENATEURS PRESENTS

En ma qualité de Président du Sénat de la JCI BENIN,

Ou En ma qualité de Sénateur n°(Numéro du Sénat) Je reçois ton/votre serment et te/vous renvoie à tes/vos obligations de membres à vie de la JCI.

OFFICIANT

Je demande au Sénateur n°(numéro de Sénat) Monsieur (Nom et prénoms du Sénateur) à bien vouloir porter le pin’s de

Sénateur JCI au(x) récipiendaire(s).

A sa suite, j’invite le Sénateur n°(numéro de Sénat) Monsieur (Nom et prénoms du Sénateur) à bien vouloir remettre le

Kit de Sénateur qui contient la carte de Sénateur, le Certificat de Sénat et la Lettre de félicitation du Président Mondial, au

désormais Sénateur n°(Numéro de Sénat) Monsieur (Nom et prénoms)

Le/Les nouveaux Sénateurs recevra/recevront les félicitations des Sénateurs en commençant par le Président du Sénat de

la JCI BENIN ou le plus ancien des Sénateurs présents. Je les invite à rester sur scène après les félicitations pour la photo

de famille.

A présent, j’invite le récipiendaire/le porte-parole des récipiendaires pour son mot.

Ainsi s’achève la cérémonie de remise des attributs de Sénat. Merci pour votre aimable attention.

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AXE DU DISCOURS DU RECIPIENDAIRE/DU PORTE PAROLE DES RECIPIENDAIRES

Formule d’appel

Sentiments

Gratitudes

Renouvellement d’engagement

Mot de fin

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RENDU DE PROJETS COMMUNAUTAIRES

DUREE : 01 H MAXIMUM

PROTOCOLE DE DEROULEMENT

N° Protocole de déroulement de la Cérémonie officielle d’un rendu de projet

Communautaire d’une Organisation Locale Durée Responsable

1 Exercice d’ouverture 05 mns Maître de cérémonie

2 Mot de bienvenue du Directeur de Projet 03 mns Directeur de Projet

3 Allocution du Président Local 07 mns Président(e) local(e)

4 Mot du représentant des bénéficiaires 05 mns Représentant Récipiendaire

5 Mot du Président(e) National(e) JCI Bénin ou de son Représentant(e) 05 mns Président(e) National(e)

6 Allocution du parrain du projet 05 mns Parrain projet

7 Allocution d’un Elu Local ou Communal 05 mns Elu Local ou Communal

8 Remise officielle + Séances photos + Protocole de fin 25 mns Maître de cérémonie

DISPOSITION PROTOCOLAIRE

Disposition Protocolaire

Disposition à la Table Observations

Représentant Bénéficiaire L’élu local/communal ou le parrain ne sont pas présents Le/La Directeur(rice) de projet est installé sur la première

chaise de la première rangé Président(e) Local(e)

Président(e) National(e) ou Représentant

Disposition Protocolaire

Disposition à la Table Observations

Elu Local/Communal L’élu local/communal est présent Le/La Directeur(rice) de projet est installé sur la première

chaise de la première rangé Président(e) Local(e)

Président(e) National(e) ou Représentant

Disposition Protocolaire

Disposition à la Table Observations

Représentant Bénéficiaire L’élu local/communal ou le parrain sont présents

Le/La Directeur(rice) de projet est installé sur la première chaise de la première rangé

Elu Local ou Communal

Président(e) Local(e)

Président(e) National(e) ou Représentant

Parrain du projet

Disposition Protocolaire

Disposition à la Table Observations

Représentant Bénéficiaire

L’élu local/communal n’est pas présent Parrain du projet

Président(e) Local(e)

Président(e) National(e) ou Représentant

Directeur de Projet

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Schéma n°1

Schéma n°2

Schéma n°3

Schéma n°4

AXE DE DISCOURS

DIRECTEUR DE PROJET – DUREE : 03 MINUTES

1. Protocole d’appel

2. Salutations d’usage et mot de bienvenu 3. Expressions de Gratitudes au CDL et aux membres de l’équipe de projet 4. Les acquis en termes d’expérience

5. Demander l’indulgence pour d’éventuels ratés

6. Remercier les partenaires et sponsors sans les nommer

7. Souhait d’une bonne cérémonie

PRESIDENT LOCAL – DUREE : 07 MINUTES

1. Protocole d’appel

2. Salutations d’usage

3. Brève présentation du projet 4. Expression de Gratitudes à l’endroit des membres de l’équipe de projet, des partenaires et sponsors en les

nommant

Président(e)

National(e) ou

Représentant

Président(e)

National(e) ou

Représentant

Elu Local ou

Communal

Parrain du

projet

Représentant

Bénéficiaire

Représentant

Bénéficiaire Président(e) Local(e)

Président(e)

National(e) ou

Représentant

Président(e)

National(e) ou

Représentant

Président(e)

National(e) ou

Représentant

Parrain du

projet

Directeur du

projet

Représentant

Bénéficiaire

Elu Local ou

Communal Président(e) Local(e)

Président(e)

National(e) ou

Représentant

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5. Exhorter les bénéficiaires pour un bon usage des fruits du projet 6. Mot de fin

REPRESENTANT DES RECIPIENDAIRES – DUREE : 05 MINUTES

1. Protocole d’appel

2. Salutations d’usage

3. Remerciements

4. Engagements et promesses

5. Mot de fin

PRESIDENT NATIONAL – DUREE : 05 MINUTES

1. Protocole d’appel

2. Salutations d’usage

3. Expression de Gratitudes, félicitations et encouragements

4. Conseils et recommandations

5. Mot de fin

ELU LOCAL OU COMMUNAL – DUREE : 05 MINUTES

1. Protocole d’usage

2. Salutations d’usages 3. Remerciements

4. Engagements

5. Exhortation à l’endroit des bénéficiaires

6. Mot de fin

PARRAIN DU PROJET – DUREE : 05 MINUTES

1. Protocole d’appel

2. Salutations d’usage 3. Sentiments et exhortation

4. Renouvellement d’engagement 5. Mot de fin

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CEREMONIE D’AFFILIATION DE NOUVEAUX MEMBRES

Activité : Cérémonie d’affiliation de nouveaux membres Le document d’affiliation de nouveaux membres de la JCI Bénin précise les différentes phases et les exigences du processus

d’intronisation de nouveaux membres. Le présent travail s’est attardé sur le déroulement de la cérémonie d’affiliation proprement dite notamment du point

« affiliation de nouveaux membres » de l’Assemblée Générale et vient en amendement au document existant.

Amendement du document existant (Paragraphe ‘Assemblée Générale locale proprement dite)

Préalables

L’ordre du jour de l’Assemblée Générale contient le point ‘Affiliation de nouveaux membres’ ; Le document d’AG contient :

- Un point des formations suivies par postulant signé du Vice-Président Formation de l’Organisation Locale ;

- Un état de payement des frais d’adhésion et des cotisations des postulants signé du Trésorier Générale de

l’OL ;

- La liste définitive des postulants prêts à être accueillis.

NB :

le Maître de cérémonie n’a aucun rôle à jouer ;

personne ne sera invitée sur scène par le Président Local si ce n’est lui-même (Président Local pour

recevoir le serment) et le Conseiller Juridique Local (pour inviter les postulants à lever la main droite et

répéter après lui, le serment qu’il lira) ;

il n’y a pas d’allocution de « Parrain de promotion » même s’il existe et est présent ; toutefois, il peut

demander la parole en point de « Questions diverses » pour s’adresser à ses filleuls ;

il n’y a pas d’allocution de « Représentants des nouveaux membres » ; toutefois, ils peuvent demander la

parole en point de « Questions diverses » pour s’adresser à l’Organisation en qualité de membres à statut provisoire ;

Protocole de déroulement de la cérémonie d’intronisation de nouveaux membres

N° Protocole de déroulement de la Cérémonie d’intronisation de nouveaux

membres Durée Responsable

1 Lecture de la liste des postulants et Adoption de la motion d’affiliation 07 mns Président Local

2 Prestation de Serment 05 mns Conseiller Juridique Local

3 Réception de Serment 02 mns Président Local

4 Port du pin’s et remise de Kit 10 mns Conseiller Juridique Local

5 Rappel des droits et obligations 02 mns Conseiller Juridique Local

P.S. : La durée de la cérémonie va dépendre du nombre de membres à introniser.

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SCRIPT DU PRESIDENT LOCAL ET SOUMISSION DE LA MOTION D’AFFILIATION

Monsieur le Président National de la JCI BENIN ou son Représentant ;

Eminents membres de l’Assemblée Générale ;

Mesdames et Messieurs

Les amis dont les noms suivent et qui d’un instant à l’autre seront appelés sur scène pour la prestation de serment ont

suivi avec brio le cursus de formation tel que disposent les textes de de l’Institut de Formation de la JCI Bénin. (Confère la liste qui fait le point des formations suivies par postulant et signé du Vice-président Formation). Ils se sont en outre

acquittés de leur frais d’adhésion et de leur cotisation ce, conformément aux textes qui régissent notre Organisation .

(Confère l’état de payement des frais d’adhésion et des cotisations des postulants signés du Trésorier Général).

Il s’agit de : (Lire la liste définitive des postulants prêtes à être accueillis conformément aux textes).

SOUMISSION DE LA MOTION PAR LE PRESIDENT LOCAL

Au vue de tout ce qui précède, je soumets à l’Assemblée Générale, la motion d’affiliation provisoire des

postulants telle que proposée par le Comité Directeur Local en sa séance du (Date de la tenue du CDL ayant adopté le rapport du VPCD).

Discussions

Puis-je faire jouer le consentement général et considérer l’affiliation provisoire des postulants de la

promotion (Nom de la promotion).

Merci à toute l’Assemblée Générale.

A présent, j’invite le Conseiller Juridique (année) de la (Nom de la Ville)(Nom de l’OL) a procédé à la prestation de serment

des futurs membres.

Merci

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SCRIPT DU CONSEILLER JURIDIQUE

1. Sont invités sur scène, les amis dont les noms suivent :

- Nom, prénoms, situation matrimoniale, nationalité, profession, ambition à la JCI - Nom, prénoms, situation matrimoniale, nationalité, profession, ambition à la JCI

- Nom, prénoms, situation matrimoniale, nationalité, profession, ambition à la JCI

- Nom, prénoms, situation matrimoniale, nationalité, profession, ambition à la JCI

- Etc................................................................

2. A présent, j’invite sur scène le Président (année) de la JCI (Nom de la ville) (Nom de l’OL) pour recevoir le

serment que prêteront les postulants dans les instants à suivre.

3. J’invite les amis à lever la main droite et à répéter après moi le serment qui suit :

« Je m’engage solennellement /// à servir en tant que membre /// de la Jeune Chambre Internationale (Nom de la ville) (Nom de l’OL) /// à faire de mon mieux /// pour devenir un exemple vivant /// de la philosophie /// et des croyances de cette organisation ///et à respecter et appliquer /// en tout temps///les Statuts et les manuels de Règlements///de la Jeune Chambre internationale (nom de la ville) (Nom de l’OL) /// de la Jeune Chambre Internationale Bénin /// et de la Jeune Chambre Internationale /// ». Pause de 5 secondes pour marquer la fin.

J’invite chacun à faire un pas en avant et à prononcer la formule consacrée : « Je le jure »

4. Qu’il plaise à présent au Président de bien vouloir recevoir le serment ainsi prononcé par les postulants.

Formule prononcée par le Président

En ma qualité de Président (année) de la JCI (Nom de la ville) (Nom de l’OL), et en vertu des pouvoirs qui me sont conférés, je reçois votre serment et vous renvoie à vos obligations de membres de la JCI (Nom de la ville) (Nom de l’OL). Félicitations à vous. Le Conseiller Juridique ou l’Officiant reprend la parole

5. J’invite le Président à porter le pin’s au major de la promotion et à lui remettre son kit de membre.

Je sollicite les soins du :

Président National ou son Représentant

Membres du CDN

Présidents Locaux

Past Presidents Locaux

à porter le pin’s au membre (Nom et prénoms du membre) et à lui remettre son Kit de membre.

Les chargés de protocoles prennent toutes les dispositions avec le VPCD afin que les pin’s et les Kits soient disposés dans l’ordre d’appel des postulants tel quil est chez le CJ

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6. Conformément à l’article (se référer aux textes de l’OL), il est stipulé (Lire l’article ou les articles relatifs aux

Droits et Obligations concernant l’adhésion provisoire et définitive).

7. J’invite le Président Local, le Président National et le Parrain de la promotion pour la photo de famille.

8. Je voudrais solliciter l’indulgence de l’assistance pour raccompagner sous des ovations les désormais membres

de la JCI (Nom de la ville) (Nom de l’OL).

9. C’était le Conseiller Juridique (année) de la JCI (Nom de la ville) (Nom de l’OL), l’ai (Nom et Prénoms). Merci

Au cas où c’est un autre membre du CDL qui fait office de CJ, bien vouloir dire son nom et préciser son titre.

Recommandations

A l’entame des questions diverses, le Président Local invitera le Représentant des nouveaux membres et le

parrain de la promotion à prendre la parole. Il leur sera accordé trois (03) minutes chacun.

N.B. : Les autres poses de photos se feront à la fin de l’Assemblée Générale.

AXES DES DISCOURS

Au cas où le parrain de la promotion et le représentant des nouveaux membres devront prendre la parole en questions

diverses pour s’adresser à l’Assemblée, leurs interventions devront s’articuler autour des axes ci-après :

Représentant des nouveaux membres

1. Protocole d’appel

2. Salutations diverses

3. Sentiments

4. Remerciements 5. Engagements, promesses, motivations

6. Mot de fin

Parrain de la promotion

1. Protocole d’appel 2. Salutations diverses

3. Remerciements

4. Exhortation

5. Renouvellement de l’engagement

6. Mot de fin

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CEREMONIE D’INTRONISATION D’UN PRESIDENT LOCAL

DUREE : 69 MNS (1H30 MNS AU MAXIMUM)

MONITORING

N° Protocole de déroulement de la Cérémonie d’Intronisation d’un

Président Local Durée Responsable

1 Accueil et installation des Jaycees et invités PM Maître de cérémonie

2 Entrée en salle

Président local

Directeur du Projet

Président élect

Président National ou son Représentant

Parrain

05 mns Directeur de Projet

3 Exercice d’ouverture

Crédo

Mission

Vision

07 mns Président(e) local(e)

4 Mot de bienvenue du Directeur de Projet 03 mns Directeur de projet

5 Allocution du Président local 10 mns Président(e) Locale(e)

6 Cérémonie d’investiture présidée par le PCC 16 mns Parrain projet

Président du Comité des

Candidatures Chargés de Protocole

7 Lecture du PV de l’AGE (01 mn)

Invitation du Président élu sur scène (01mn)

Lecture du résumé biographique de l’impétrant (02 mns)

Invitation du Président en exercice sur scène (01mn)

Invitation des Past Présidents sur scène (02 mns)

Retrait des attributs du Président sortant au profit de son successeur :

- retrait du pin’s au Président sortant (01 mn) - Port du pin’s au Président élect (01 mn)

- Port du collier (01 mn) - Remise de maillet (02 mns)

Félicitations et salutations d’usage du Président élu et photos de famille (03 mns)

-Raccompagner le Président sortant (01mn)

8 Allocution Président élect 25 mns Président Elect

9 Discours du Président National Président National

10 Discours du Parrain Parrain

12 Communiqués-Protocole de fin- Cocktail Maître de Cérémonie/Chargé de Protocole

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SCRIPT DE LA CEREMONIE D’INVESTITURE DU PRESIDENT LOCAL DE L’ANNEE X

Salutations d’usage.

La tradition Jeune Chambre exige qu’après son élection, sa prestation de serment et avant d’entrer en fonction, tout Président qu’il soit local, national ou mondial soit investi. Cette investiture du Président, hautement solennel, qui exige, de nous tous présents en ces lieux,

de garder le calme, se déroulera suivant le monitoring ci-après.

1. Le Président élu de la JCI ….. sera invité sur scène ; 2. Le Président en exercice de la JCI …… l’y rejoindra ;

3. Tous les anciens Présidents Locaux de la JCI(Nom de la ville) (Nom de l’OL) et le Président National ou son représentant seront également invités sur scène ;

4. Le Président en exercice de la JCI … sera dépouillé des attributs de Président au profit de son successeur ; 5. Le Président élect ainsi investi recevra les félicitations des officers présents;

6. Ce dernier prendra ensuite la parole pour prononcer son discours d’investiture.

Musique classique

A présent, nous allons inviter sur scène le Président élu pour l’année x à la faveur de l’Assemblée Générale élective de la JCI(Nom de la

ville) (Nom de l’OL) en date du ……, Notre ami……( Prénoms et nom)….

Lecture du Résumé biographique de l’impétrant Né le (date et lieu de naissance) , Monsieur (Prénoms et noms) + situation matrimoniale + parcours professionnel + parcours Jeune

Chambre de l’impétrant..

Musique classique : Le Président de la JCI (nom de l’OL) vient sur scène sous fond de musique. Qu’il nous plaise d’inviter, sur scène également le Président en exercice de la JCI(Nom de la ville) (Nom de l’OL) Monsieur Prénoms et

nom.

A cet instant, j’invite tous les anciens Présidents de la JCI(Nom de la ville) (Nom de l’OL) à les y rejoindre. (PS : S’il les PP locaux

n’atteignent pas 5, il faut faire appel aux PP de la marraine ou aux autres PP présents)

Musique classique : Les Présidents viennent sur scène sous fond de musique Et pour boucler l’arrivée sur scène, j’invite très respectueusement le Président de la JCI Bénin, ou son Représentant ……Prénoms et noms….

Musique classique : Le Président national vient sur scène sous fond de musique

Mesdames, mesdemoiselles et Messieurs, j’implore à nouveau votre indulgence pour garder le calme nécessaire au déroulement de cette cérémonie.

Musique classique.

J’invite …(Prénoms et nom)… Past president de la JCI(Nom de la ville) (Nom de l’OL) à enlever au Président (Prénoms et nom) son pin’s

de membre car il va perdre d’un instant à l’autre cette qualité au profit de celle de Président, et à le porter au Président sortant

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Musique Classique

Je sollicite les services de…(Prénoms et nom).. Past Président de JCI ………… à bien vouloir ôter au Président (Prénoms et nom) son pin’s de Président en exercice et à le porter au Président élu (Prénoms et nom).

Musique Classique Port du collier Mesdames, mesdemoiselles et messieurs. Je vais inviter, tous les anciens Présidents sur scène à ôter au Président (Prénoms et nom)

le collier présidentiel pour le porter au Président élu pour l’année X (Prénoms et nom).

Musique classique : Dès que le collier est au cou du Président, jouer la musique classique Alléluia en augmentant le volume et après la laisser en fond sonore

Remise du maillet Le Président Prénoms et nom va recevoir maintenant le maillet. A cet effet, je voudrais inviter le Président en exercice (Prénoms et

nom) à se soumettre à cet exercice.

Mot de transmission du maillet par le Président sortant : « Cher ami Président, je te transmets ce maillet ; symbole de leadership

et de commandement. Je voudrais t’inviter à en faire bon usage pour le bon fonctionnement de notre belle et noble organisation ».

Musique classique : Dès que le nouveau Président reçoit le maillet, faire remonter la musique Alléluia et le laisser en fond

sonore

Présentation du Président à l’assistance.

J’invite, à nouveau, le Président sortant (Prénoms et nom) à présenter à l’assistance le Président année X de la JCI(Nom de la ville)

(Nom de l’OL)

Mot de présentation du nouveau Président par le Président sortant : « Vous reconnaîtrez à partir du 1er Janvier de l’année comme

Président de la JCI(Nom de la ville) (Nom de l’OL), l’ami (Prénoms et nom)

Dès que le Président est présenté, faire remonter la musique Alléluia et le laisser en fond sonore.

Félicitations (Inviter les Officiels sur scène à féliciter le nouveau Président) + Photos de famille

Nous allons maintenant passer aux félicitations :

Pour ce faire, j’invite à féliciter le Président investi successivement :

o Le Président National

o Musique classique

o Le parrain de la cérémonie

Musique classique o Les membres du Comité Directeur National

Musique classique

o Les présidents d’OL

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Musique classique

o Les anciens Présidents d ‘OL o Les Sénateurs

Musique classique

o Les Présidents élects Qu’il plaise à l’épouse ou l’époux à venir féliciter son mari ou sa femme. Je profite pour solliciter son indulgence pour l’année x car son

époux ou son épouse sera appelé à rentrer tard et à se lever à cause de cette charge et des activités

o A sa suite, les parents du Président

Musique classique

Musique classique

J’invite le chargé de protocole à bien vouloir raccompagner l’époux ou l’épouse à sa place/table.

Je voudrais pour finir inviter le Président (Prénoms et nom) à prononcer son discours d’investiture.

Je vous remercie.