Referat fra politisk møte Stokke - Andebu - Sandefjord

Sted: Stokke rådhus, kommunestyresalen

Tid: 29. oktober 2014 kl 08.30 – 13.00

Møteleder: Erlend Larsen

Til stede fra Stokke kommune:

Erlend Larsen, ordfører Roy Anders Standal, varaordfører Nils Ingar Aabol

Til stede fra Sandefjord kommune:

Bjørn Ole Gleditsch, ordfører Vidar Andersen, varaordfører Morten Istre

Til stede fra Andebu:

Bjarne Sommerstad, ordfører Jan Tore Rui, varaordfører Hilde Hoff Haakonsen

For øvrig møtte

Gisle Dahn Ole Sverre Lund Lars Joakim Tveit Stein Rismyhr Trondar Lien

Møtet var åpent for presse og publikum.

ÅPNING Møtestart - ordfører Erlend Larsen ønsket velkommen til møtet.

SAK 1 - REFERAT FRA MØTE I SANDEFJORD 24.9.2014 (LARS)

Under diskusjonen om referatet foreslo Nils Ingar Aabol at referatet skulle

godkjennes med følgende endringer:

Skolestruktur:

Nytt punkt 5: Vear skole opprettholdes som barne- og ungdomsskole.

Nytt punkt 6: Melsom skole opprettholdes.

Opprinnelig punkt 5 blir nytt punkt 7.

Referatet ble godkjent med endringsforslagene fra Nils Ingar Aabol.

SAK 2 - REFERAT FRA MØTE I OSLO 20-21.10.2014 (LARS)

Referatet ble godkjent med følgende endringer:

- I 3. avsnitt om kommunestruktur byttes årstallet 2016 med 2015. - I setningen etter innledningen fra de tillitsvalgte innspill settes inn: ”innspillene fra

de tillitsvalgte” etter ordet rundt. - Det var enighet om at den nye kommunens folkevalgte forsamling skal benevnes

kommunestyre. - Det var bred enighet om at kommunenavnet skulle være Sandefjord. Navnet

Gokstad ble også foreslått. - Veistrekningen nevnt under kommunebane foreslås fra Kodal til Fokserød (ikke til

Sandefjord). Veistrekningen Borgeskogen – Andebu ble også tatt opp, samt et utbedret buss- og togtilbud.

SAK 31 - UTKAST TIL FORHANDLINGSUTVALGETS ANBEFALING

VERSJON 2

Under punkt 2 (prinsipper for sammenslåingsprosessen) endres prinsippene ”Å

informere hverandre…” til Kommunene skal informere hverandre…

Det ble utdelt en ny versjon av dokumentet ”Overordnet drøftingsdokument” fra

Andebu kommune.

Det ble understreket at det skal være et administrasjonsutvalg i den nye kommunen. I

opplistingen i forhandlingsutvalgets anbefaling står administrasjonsutvalget mellom

formannskapet og hovedutvalgene.

Under hovedutvalget Miljø- og plansaker inntas også punktet ”trafikksikkerhet” og

”infrastruktur”.

Det ble konkludert med at hovedutvalgene skal ha 11 medlemmer (ikke 9-11).

Det ble gjort følgende endringer i overskrift 5 - Skolestruktur:

Nytt punkt 5:

Vear skole opprettholdes som barne- og ungdomsskole:

Nytt punkt 6:

Melsom skole opprettholdes.

Eksisterende punkt 5 blir nytt punkt 7.

Kapittel 9:

Kommunens øverste politiske organ benevnes kommunestyre.

”varaordførerkjede” settes inn etter ordet ”ordførerkjede”.

1 Nils Ingar Aabol ønsket protokollført at han ikke var fornøyd med formuleringene i pkt 11 – Eierskap Sandefjord

Lufthavn AS

Kapittel 10: Forhandlingsutvalget sluttet seg til foreslåtte formuleringer med følgende

endringer:

Overskriften endres fra Kommunebane til Kommunikasjon.

Ny vei fra Kodal til Sandefjord omtales som Ny fylkesvei 305 fra Kodal til

Fokserød.

I tillegg til fylkesvei 305 skal følgende veistrekninger inkluderes:

o Sandefjord, Torp øst, Tassebekk, Stokke.

o Fylkesvei Borgeskogen – Andebu

I tillegg til vei skal det også arbeides aktivt videre med følgende forhold:

- Kollektivtrafikk, herunder bedret busstilbud og togtilbud

- Bredbånd og mobildekning i hele den nye kommunen

- Torp Øst, herunder jernbanestasjon

- Jernbanestasjon i Stokke

- En god løsning på trafikkutfordringene Vear/Hogsnes (Hogsnesbakken)

Ny versjon av ”Overordnet drøftingsdokument” ble fremlagt fra Hilde Hoff Håkonsen

på vegne av Andebu. Rådmennene fikk i oppdrag å vurdere samkjøring av dette

dokumentet med ”Forhandlingsutvalgets anbefaling”.

SAK 4 - MOMENTER TIL AVKLARING I SNARLIG MØTE STATSRÅD

SANNER

Gisle Dahn informerte om skisse til brev til statsråd Jan Tore Sanner for å avklare

mulige prinsipper for sammensetning av kommunestyre og andre politiske utvalg, jfr

vedlagte presentasjon og utkast til brev med notat.

Forhandlingsutvalget konkluderte som følger:

- I brevforslaget endres begrepet ”forutsetning”

- I møtet med statsråd Jan Tore Sanner møter ordførerne, en representant fra AP

og en rådmann.

- Nytt punkt til avklaring:

4. Spørsmålet om kommunetilhørighet for området Vear-Hogsnes-Bjelland er til vurdering. Det er et spørsmål om resultatet av de prosessene som pågår i hhv SAS, TNT og andre mulige kommunestrukturer der Tønsberg inngår bør avklares før grensespørsmålet avklares.

Det ble lagt frem alternative forslag fra Sandefjord, Andebu og Stokke. Forslaget fra

Sandefjord fremgår av vedlegg. Forslaget fra Stokke var (for perioden 2017 – 2019) å

øke antall representanter i kommunestyret til 57 med følgende fordeling: Sandefjord

39, Stokke 11, Andebu 7 samt at formannskapet har 17 representanter med følgende

fordeling: 9, 5, 3.

Forslaget fra Andebu var å øke antall representanter i kommunestyret (for perioden

1017-2019) til 59 med følgende fordeling: Sandefjord 39, Stokke 13, Andebu 7.

Spørsmålet vurderes videre på neste møte 04.11.14. Brevutkastet til statsråd Jan

Tore Sanner drøftes også på nytt neste møte med endringer som fremkom i møtet.

Rådmennene anmodes om å beregne partifordelingen for de ulike forslagene basert

på 2011-valget.

Det gjennomføres ikke valg i 2016. Politisk sammensetning av kommunestyret i

perioden 01.01.17 – valg 2019 sammensettes på bakgrunn av valgresultatet i 2015.

Fellesnemnda sørger for at alle politiske utvalg kan avgi uttalelse om budsjett 2017

og økonomiplan 2017-2020 i løpet av høsten 2016.

SAK 5 - PRINSIPPER OG PLAN FOR MEDVIRKNING –

FORELØPIG BEHANDLING

Ole Sverre Lund orienterte, jfr vedlagte plansjer.

Det var enighet om at rådmennene kan drøfte kommunestrukturspørsmålet og

momentene slik de fremgår av den viste presentasjonen med de tillitsvalgte.

SAK 6 - OVERORDNET ADMINISTRATIV ORGANISERING –

FORELØPIG BEHANDLING

Ole Sverre Lund orienterte, jfr vedlagte plansjer.

Rådmennene kan drøfte spørsmålet om overordnet administrativ organisering med

de tillitsvalgte for å få innspill.

SAK 7 - PLAN FOR TEMA I GJENSTÅENDE MØTER

Plan for gjenstående møter endres i tråd med diskusjonen i møtet slik at temaene blir

slik:

04.11.14

1) Referat fra møte 29.10.14

2) Brev til statsråd Jan Tore Sanner – fornyet behandling

3) Sammensetning av kommunestyre og øvrige politiske utvalg – fornyet behandling

4) Forhandlingsutvalgets anbefaling versjon 3, herunder vurdering av overordnet

drøftingsdokument

5) Oversikt over planlagte og vedtatte investeringer

6) Tema for gjenstående møter

19.11.14

• Forhandlingsutvalgets anbefaling versjon 4

• Søknad om kommunesammenslåing versjon 1

• Drift av virksomheter og tjenesteytelse

• Informasjonsarbeid

- Informasjonsarbeid i kommunene

- Informasjonsbrosjyre til innbyggerne

04.12.14

• Forhandlingsutvalgets anbefaling versjon 5

• Administrativ organisering – foreløpig behandling

• Ansattes stiling i omorganiseringen – foreløpig behandling

• Medbestemmelse – foreløpig behandling

• Ansettelse av prosjektleder/ny rådmann – prosess og kriterier – foreløpig

behandling

• Effekter av sammenslåingen, effektiviseringspotensialet

• Planlegging møter våren 2015

09.12.14 - GRUPPELEDERMØTE

• Kort orientering om prosessen:

- Frem til søknad sendes

- Fra søknad er sendt til søknad er godkjent

- Fra søknad er godkjent til 31.12.16

- Fra 01.01.17 til 09.09.19 (kommunevalg)

• Gjennomgang av de tre søknadsdokumentene

• Forhandlingsutvalgets anbefaling

• Søknad om kommunesammenslåing

• Saksutredningen

• Innspill til forhandlingsutvalget

• Gruppearbeid

19.12.14

Gjennomgang av de tre søknadsdokumentene etter innspillene fra gruppeledermøtet

9. desember.

SAK 8 - FYLKESMANNENS STØTTE 450.000. BRUK/FORDELING

Lars Joakim Tveit redegjorde for midlene som gis av Fylkesmannen i Vestfold til

kommunestrukturarbeidet, jfr vedlagte plansjer.

Forhandlingsutvalget sluttet seg til skissen slik den fremgår av plansjene.

Vedlegg sak 1:

Referat fra politisk møte Stokke - Andebu - Sandefjord

Sted: Sandefjord rådhus, bystyresalen

Tid: 24. september 2014 kl 12.00 – 15.10

Møteleder: Bjørn Ole Gleditsch

Til stede fra Stokke kommune:

Erlend Larsen, ordfører Roy Anders Standal, varaordfører Nils Ingar Aabol

Til stede fra Sandefjord kommune:

Bjørn Ole Gleditsch, ordfører Vidar Andersen, varaordfører Morten Istre

Til stede fra Andebu:

Bjarne Sommerstad, ordfører Jan Tore Rui, varaordfører Hilde Hoff Haakonsen

For øvrig møtte

Gisle Dahn Ole Sverre Lund Lars Joakim Tveit Stein Rismyhr Trondar Lien Lise Tanum Aulie, Sandefjord kommune Vidar Andersen, Stokke kommune

Møtet var åpent for presse og publikum.

ÅPNING Møtestart - velkommen v/ordfører Bjørn Ole Gleditsch. Presentasjon av påtroppende rådmann i Andebu, Stein Rismyhr.

GODKJENNING AV REFERAT FRA FORRIGE MØTE

Under sak 6 - Eventuelt ble formuleringen ”utgår fra kommunestyrene” endret til uttrykket “ kommunestyret sammensettes blant representantene som velges til kommunestyrene ved kommunevalget i september 2015.

Referatet ble godkjent med ovennevnte endring.

PLANER FOR LOKALMEDISINSK SENTER – GEVINSTER VED SAMMENSLÅING

Lise Tanum Aulie orienterte om planene for nytt lokalmedisinsk senter, jfr vedlagte plansjer. Konklusjon:

Forhandlingsutvalget tok informasjonen til orientering. Utvalget ønsker å drøfte konsekvenser av planene, f.eks. håndtering av synergieffekter og prinsipper for lokalisering av tjenester når disse temaene er på dagsorden for utvalget. SKOLESTRUKTUR Ole Sverre Lund orienterte om den samlede skolestrukturen i SAS-kommunene, jfr. vedlagte plansjer.

Konklusjon:

1. Nåværende og gjeldende vedtak om skolestruktur opprettholdes (skoleplassering).

2. Skolekretsgrenser i en ny kommune bør optimaliseres. 3. Spørsmål om skolefaglig emner og eierforhold tas opp i senere drøftinger. 4. Høyjord skole opprettholdes. 5. Elever på Bjelland og Hogsnes tilbys skoleplass på Vear skole, også om Bjelland

og Hogsnes ikke blir en del av Stokke kommune. Vear skole opprettholdes som barne- og ungdomsskole.

OVERORDNET DRØFTINGSDOKUMENT – ENDRINGSPROSESSER Bjarne Sommerstad innledet. Informasjon var utsendt på forhånd og er vedlagt referatet. Konklusjon 1. Forhandlingsutvalget anser at forslaget til “overordnet drøftingsdokument” er en

nyttig referanseramme for den videre diskusjonen i utvalget. 2. Utvalget ønsker å vurdere på et senere tidspunkt om det bør utarbeides et

dokument som er egnet for distribusjon til innbyggerne hvor elementer i dette dokumentet sammen med viktige momenter i “forhandlingsutvalgets anbefaling” fremkommer.

PRINSIPPER FOR LOKALISERING AV PUBLIKUMSRETTEDE TJENESTER Lars Joakim Tveit innledet, jfr vedlagte presentasjon.

Konklusjon 1. En rasjonell, effektiv og publikumsrettet tjenesteproduksjon opprettholdes lokalt,

gevinster tas ut i form av bedre tjenester til innbyggerne. 2. Publikum får basistjenester nær der de bor. Blant slike er bibliotek, NAV,

helsestasjon og frivillighet. 3. Stokke rådhus og herredshuset i Andebu benyttes til virksomhet som passer inn

der. 4. Øvrige lokaliseringsspørsmål avklares i den videre prosessen. TEMA TIL DRØFTING I FORHANDLINGSUTVALGETS GJENSTÅENDE MØTER Lars Joakim Tveit innledet, jfr. vedlagte presentasjon. Forhandlingsutvalget sluttet seg i hovedsak til forslag til tema i de gjenstående møtene. Utvalget ønsket også at følgende tema blir diskutert:

Økonomiforvaltning

Forventing til den nye kommunen (jfr. overordnet drøftingsdokument)

Hvordan håndtere pågående og framtidige investeringsprosjekt

Konsekvenser av helhetsplan for Torp lufthavn INNSPILL TIL OSLO-SEMINARET 20 – 21 OKTOBER Ordfører i Sandefjord samordner og oversender spørsmål til statsråd Jan Tore Sanner. Foreløpig er følgende spørsmål formulert: 1. Når kan svar på søknad forventes å komme dersom det sendes inn søknad i

februar? 2. Vil partistøtte til lokalpartiene opprettholdes eller blir dette slått sammen ved en

sammenslåingsprosess? 3. Kan det komme mer penger til oss som pilotkommuner, som f.eks på bakgrunn av

at vi er svært raskt ute og ikke har fått utredningsstøtte? 4. Kan tidsplanen utvides dersom vi ikke enige? 5. Kan departementet gi bistand til videre prosess med å utvikle nærmiljødemokrati? 6. Hva er konsekvensene dersom det ikke oppnås enighet om

Vear-Hogsnes/Bjelland-området?

Den enkelte i forhandlingsutvalget kan selv sende spørsmål til statsråden direkte til Bjørn Ole Gleditsch innen 9. oktober. Bjørn Ole oversender alle spørsmål samlet til statsråden.

Vedlegg sak 2

Referat fra politisk møte Stokke - Andebu - Sandefjord

Sted: Bristol hotel, Oslo Tid: 20. oktober 2014 kl 09.45 - 17.45 21. oktober 2014 kl 09.00 - 14.00

Til stede: Se vedlagte deltageroversikt

INNLEDNING Bjørn Ole Gleditsch ønsket velkommen og gikk gjennom programmet. KOMMUNESTRUKTUR Kommunalminister Jan Tore Sanner orienterte om kommunestrukturreformen og svarte på forberedte spørsmål. Statsråden oppfordret til at det utarbeides et notat fra kommunene til departementet hvor viktige uavklarte spørsmål reises slik at det kan avholdes et møte mellom statsråden/departementet og kommunene innen kort tid. Statsråden orienterte om at en søknad som sendes innen februar kan forventes behandlet innen sommeren 2016. ORIENTERING OM FORHANDLINGSUTVALGETS ARBEID Erlend Larsen orienterte om forhandlingsutvalgets arbeid frem til 20. oktober 2014, herunder - Tidsplan - Resultatet av forhandlingsutvalgets arbeid. Sluttprodukt - «Overordnet drøftingsdokument» - Tema til drøfting KULTURBYGGING Bjarne Sommerstad innledet om viktigheten av kulturbygging. Egil Hjertaker holdt foredraget «Brobygging over ulike kulturer. Hvordan skape ny kultur?», jfr vedlegg. Han anbefalte at det arbeides med følgende trinn:

1) Klargjøre hvilken felles kultur vi ønsker å utvikle 2) Identifisere de elementene vi ønsker å starte med 3) Utivkle felles styringsdokumenter 4) Tilføre kompetanse på noen viktige områder 5) Starte arbeidet med å implementere

Deretter var det diskusjoner i 6 grupper. Følgende innspill ble nevnt etter gruppearbeidet:

- Det er en berikelse at det er er kulturforskjeller mellom kommunene - Små kommuner kan ha kortere vei til beslutningene - Kulturforskjeller kan være en styrke ved en eventuell sammenslåing, men man må bygge

en felles administrativ kultur i den nye kommunen - Det er fint om vi kan ivareta dagens kulturer, men vi må også være åpne for å endre

kulturen - Vi tror det er mulig å danne en ny kultur i den nye kommunen INNSPILL FRA HOVEDTILLITSVALGTE De hovedtillitsvalgte innledet med temaet «Hva skal til for å lykkes med etableringen av den nye kommunen?» Arne Antonsen snakket på vegne av Fagforbundet i det tre kommunene. De ga uttrykk for at: - de tre fagforbundene har tro på sammenslåingsprosjektet - de tre fagforbundene ønsker et administrasjonsutvalg hvor de ansattes representanter

møter formannskapet i den nye kommunen - at det å bare ta overordnede beslutninger på nåværende tidspunkt kan være risikofylt, da

det vil være mange uavklarte spørsmål samt at engasjementet kunne vært større om flere spørsmål ble drøftet

- de tillitsvalgte må delta som gode deltakere og rådgivere i prosessen - det må bli gode overgangsordninger - det må lages en god og fleksibel framdriftsplan - det må lages gode personalpolitiske retningslinjer - det må være en god og forutsigbar prosess - det er viktig å skape engasjement - prosessen ikke må ta for lang tid

Siv Breitve snakket på vegne av Utdanningsforbundet i de tre kommunene. De ga uttrykk for at: - de ønsker å være deltagende aktør - de ønsker reell medbestemmelse - de ønsker å være med på tidligst mulig tidspunkt - de ønsker en plan for involvering av tillitsvalgte - de ønsker å spille på lag, og de ønsker å bli brukt aktivt - de ønsker å bidra til å finne de beste løsningene - de ønsker å få med det beste fra hver kommune - man lytter til fagmiljøene - god kommunikasjon er viktig Det var en generell diskusjon rundt. Forhandlingsutvalget vil drøfte en plan for involvering av de tillitsvalgte. ØKONOMIFORVALTNING OG ØKONOMISTYRING Gisle Dahn innledet om prinsipper for økonomiforvaltning og økonomistyring, jfr vedlagte presentasjon. Det viktigste prinsippet i økonomistyringen er å sette tæring etter næring. Det var enighet om å slutte seg til rådmennenes forslag til innspill til forhandlingsutvalget.

KOMMUNENAVN OG SYMBOLER Ole Sverre Lund innledet. Det var en generell debatt om kommunenavnet. De fleste innspill til forhandlingsutvalget var at den nye kommunens navn skal være Sandefjord.

Det foreslås at det igangsettes en prosess hvor spørsmålet om kommunens symboler og

ordførerkjede avklares.

KOMMUNEBANE Lars Joakim Tveit innledet om mulig etterbruk av dagens jernbanetrase til ny kommunebane. Det ble en generell debatt om temaet. Følgende ble uttalt fra seminaret: Det vurderes å benytte eksisterende jernbanetrase til kommunebane når ny jernbanetrase er bygget i Vestfold. I tillegg til teknisk løsning, kostnader og tidsplan skal også miljøhensyn og samfunnsøkonomisk lønnsomhet vurderes. Saken tas opp i Plattform Vestfold. Det må aktivt arbeides med spørsmålet om ny vei fra Kodal til Sandefjord. EIERSKAP SANDEFJORD LUFTHAVN TORP Gisle Dahn innledet om eierskapet i Sandefjord lufthavn AS. En juridisk betenkning fra PwC fastslår følgende: • En sammenslåing av Sandefjord og Stokke kommuner innebærer ikke en ”overgang av

aksjer” etter vedtektene. • Øvrige aksjonærer har derfor ikke innløsningsrett. Mulige prinsipper for forvaltning av eierskapet, jfr vedlagte presentasjon, ble drøftet. TEMA I GJENSTÅENDE MØTER I FORHANDLINGSUTVALGET Lars Joakim Tveit redegjorde for møteplanen i forhandlingsutvalget ut året, samt for de planlagte temaene på de fastsatte møtene. Det ble gitt innspill om at forhandlingsutvalgene også drøfter: - Administrativ organisering - Plan for tillitsvalgtes medvirkning - Spørsmål som skal sendes kommunalministeren og planlegging av møte med han - Oppvekstspørsmål - Drift og tjenesteyting

FOLKEVALGTES RAMMEBETINGELSER Ole Sverre Lund delte ut en skisse til reglement for godtgjørelser og andre rammevilkår for folkevalgte i ny SAS-kommune Skissen drøftes i forhandlingsutvalget 4. november 2014. Eventuelle innspill sendes ordførerne. FORHANDLINGSUTVALGETS ANBEFALING Lars Joakim Tveit delte ut første utkast til dokumentet ”Forhandlingsutvalgets anbefaling”. Det ble en generell debatt om temaet. Når det gjelder punktet politisk organisering ble det gitt innspill om at ordning med medbestemmelse (evt administrasjonsutvalg), eldreråd og brukerråd blir avklart. INFORMASJONSBROSJYRE TIL INNBYGGERE Lars Joakim Tveit orienterte om tankene om å utarbeide informasjonsbrosjyre til samtlige husstander i de tre kommunene. Han foreslo å bruke pengene fra Fylkesmannen i Vestfold til dette. Det ble gitt tilslutning til ideen om informasjonsbrosjyre. Det ble gitt innspill om at innbyggerne kan inviteres til å komme med forslag/ideer til nytt kommunevåpen. Det ble også gitt innspill om et eventuelt samarbeid med Sandefjords Blad om utarbeidelse av brosjyren. OPPSUMMERING Bjørn Ole Gleditsch ba om tilbakemeldinger til prosessen. Det ble en generell diskusjon rundt

prosessen om kommunesammenslåing og om seminaret i Oslo.

De tillitsvalgte ønsket å være en positiv bidragsyter i kommunesammenslåingsprosessen, og

de ønsket at det skal være et administrasjonsutvalg i den nye kommunen.

Forhandlingsutvalget vil forsøke å finne en dato før jul hvor gruppeledere og tillitsvalgte kan

møtes for å drøfte siste versjon av forhandlingsutvalgets anbefaling. Gruppelederne og

tillitsvalgte skal kunne gis innspill til temaer til denne samlingen.

Det er ønskelig å vite konsekvensene av å utsette vedtakene i kommunestyrene en måned.

Fremtidige investeringer og investeringsbehov er et ønsket tema på de gjenværende tema.

Vedlegg sak 3

KOMMUNESTRUKTUR

FORHANDLINGSUTVALGENES ANBEFALING ENDRINGER FRA VERSJON 1 ER INNTATT MED RØD SKRIFT

1. INNLEDNING På bakgrunn av vedtak i Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner, slik de fremgår av

vedlegg 1, vil ordførerne, varaordførerne og gruppelederne for de største

opposisjonspartiene i de tre kommunene foreslå for sine respektive kommunestyrer at

kommunene slås sammen til en ny kommune basert på den enigheten som fremgår av dette

dokumentet.

2. PRINSIPPER FOR SAMMENSLÅINGSPROSESSEN Følgende overordnede prinsipper skal blant annet legges til grunn for prosessen:

- Kommunene er ulike, men likevel likeverdige

- Likeverdighet, raushet og forståelse for hverandres ståsted skal legges til grunn ved

utredninger og forhandlinger

- Kommunenes forhandlingsutvalg tar stilling til hva som må være utredet og

fremforhandlet før bystyret/kommunestyrene i 2015 tar stilling til om kommunene skal slå

seg sammen til en kommune

- Ny kommune skal etableres, driftes og videreutvikles med utgangspunkt i hver av de

gamle kommunenes tradisjoner, fortrinn, sterke sider og utfordringer

- Struktur, organisasjonskultur og systemer skal vektlegges

- Utvikling av nærdemokrati skal gis høy prioritet

- Å informere hverandre fortløpende om kommunenes investeringsprogrammer og

finansieringsløsninger i forslag til økonomiplaner, og vurdere samarbeid der det er mulig

- Å informere hverandre før tilsetting i lederstillinger og spesialiststillinger, og vurdere

samarbeid der det er mulig

- Gjeldende planverk i kommunene skal gjelde som kommunedelplaner inntil nytt felles

planverk blir vedtatt i ny kommune

- I ny kommune skal innbyggere, næringsliv, lag og foreninger motta tjenester av god

kvalitet innenfor gitte rammebetingelser og lov- og regelverk

- Kommunene skal forholde seg til og være lojale i forhold til omforente overordnede

tidsplaner

3. FOLKEVALGT ORGANISERING Fra og med 01.01.17 er den politiske organiseringen av kommunen slik:

Fra og med kommunevalget i 2019 er den politiske organisering av kommunen slik:

Kommunestyret skal ha 45 medlemmer. Kommunestyret behandler bl.a.

overordnede planer, budsjett- og økonomiplan, reguleringsplaner og andre overordnede

saker.

Formannskapet skal ha 11 medlemmer og skal ivareta det løpende folkevalgte ansvar.

Formannskapet innstiller til kommunestyret i alle saker og skal ha et særskilt ansvar for

kommuneplanprosessen. Formannskapet behandler bl.a. saker som berører saksområder til

flere hovedutvalg eller har betydning for kommunens økonomi.

Hovedutvalgene skal ha 9-11 medlemmer. Utvalgene skal ha omfattende delegert

sektoransvar/beslutningsmyndighet og avgi uttalelser i saker som berører utvalgets

saksområder før disse behandles i formannskap/bystyre. Ansvarsområdene skal være:

Helse, sosial og omsorg (X medlemmer)

• Institusjoner • Hjemmetjeneste/bemannede boliger • Samhandlingsreform • NAV (herunder flyktninger) • Rus/psykiatri • Helsestasjon • Barnevern • Legevakt/legetjenester • Tiltak for funksjonshemmede • Øvrige helsetjenester

Oppvekst og kunnskap (X medlemmer)

• Skoler • Barnehager • Voksenopplæring • PPT • Kulturskole

Næringsutvikling og eiendom (X medlemmer)

• Start • Næringsutvikling • Næringstomter • Byggeprosjekt • Drift/vedlikehold kommunal eiendom • Salgs- og skjenkebevillinger • Landbruk (unntatt landbruksforvaltning) • Reiseliv

Kultur, friluftsliv, by- og stedsutvikling (X medlemmer)

• Kultur • Folkehelse og forebyggende arbeid • Nærmiljø • Frivillighet

• Lag/foreninger • Idrett • Stedsutvikling • Nærmiljøutvalg • Bibliotek • Friluftsliv • By- og tettstedsutvikling

Miljø- og plansaker (X medlemmer)

• Kommunalteknikk • Brann og beredskap • Byggesak • Miljø • Barnerepresentasjon, jfr pbl § 3-3 • Arealplanlegging • GEO-data • Landbruksforvaltning • Veier • Parker/Grøntanlegg

Øvrige råd og utvalg:

Kontrollutvalget skal ha 5 medlemmer. Leder velges av opposisjonen.

Det opprettes et administrasjonsutvalg hvor sammensetningen fastsettes etter medbestemmelse våren 2015.

Det opprettes råd for eldre og brukere med nedsatt funksjonsevne hvor sammensetningen fastsettes etter innspill fra berørte organisasjoner våren 2015.

Det etableres ungdomsråd hvor sammensetningen fastsettes etter innspill fra barn og unge våren 2015.

4. FOLKEVALGTES RAMMEVILKÅR Reglement for folkevalgtes rammevilkår fremgår av vedlegg X.

5. SKOLESTRUKTUR

1. Nåværende og gjeldende vedtak om skolestruktur opprettholdes (skoleplassering). 2. Skolekretsgrenser i en ny kommune bør optimaliseres. 3. Spørsmål om skolefaglig emner og eierforhold tas opp i senere drøftinger. 4. Høyjord skole opprettholdes. 5. Elever på Bjelland og Hogsnes tilbys skoleplass på Vear skole, også om Bjelland og

Hogsnes ikke blir en del av Stokke kommune. Vear skole opprettholdes som barne- og ungdomsskole.

6. LOKALISERING AV TJENESTETILBUD

5. En rasjonell, effektiv og publikumsrettet tjenesteproduksjon opprettholdes lokalt, gevinster tas ut i form av bedre tjenester til innbyggerne.

6. Publikum får basistjenester nær der de bor. Blant slike er bibliotek, NAV, helsestasjon og frivillighet.

7. Stokke rådhus og herredshuset i Andebu benyttes til virksomhet som passer inn der. 8. Øvrige lokaliseringsspørsmål avklares i den videre prosessen.

7. FREMDRIFTSPLAN Det legges til grunn en overordnet fremdriftsplan med følgende milepæler:

Sak om kommunesammenslåing behandles i kommunestyrene i februar 2015.

Kommunen etableres med virkning fra og med 1. januar 2017.

8. ØKONOMIFORVALTNING Det er enighet om følgende prinsipper for den nye kommunens økonomiforvaltning:

Kommunens økonomi skal være i balanse og robust i et langsiktig perspektiv.

Budsjett og økonomiplan har som mål:

o Stabilt tjenestetilbud.

o Unngå bruk av ressurser til unødvendige, midlertidige omstillinger.

Økonomiplan bør innrettes slik at:

o Etatenes netto driftsutgifter ikke er større enn frie inntekter

o Kraftfondet opprettholdes. Avkastning brukes til å (med-)finansiere investeringer, -

ikke til drift.

o Samlet gjeld bør ikke øke på sikt.

o Netto driftsresultat er i samsvar med TBUs anbefaling – (tidligere 3 % av

driftsinntektene – under vurdering pga moms)

Budsjett- og økonomiplan skal baseres på grundige vurderinger av kommuneprp,

statsbudsjett og kommunens økonomiske rammevilkår.

Kommuneplanen skal være styrende for innretning av budsjett- og økonomiplan.

Saksutredninger generelt skal synliggjøre økonomiske konsekvenser av alternative valg

og vise budsjettdekning for foreslått løsning der dette er aktuelt.

Forslag som fremmes skal vise budsjettdekning der dette er relevant.

Alle kommunens virksomheter skal utvise budsjettdisiplin, lojalt til kommunestyrets

budsjettvedtak.

Kommunen skal ha et program for effektivisering basert på:

o Kultur for kontinuerlig forbedring

o Prosjektbaserte gjennomganger av virksomhetsområder

Prinsipper og oppnådde resultater vurderes en gang i valgperioden. Prosjekter defineres i

budsjettsammenheng eller i egne saker.

Avkastningen av fondet skal benyttes til å finansiere investeringer uavhengig av tidligere

kommunegrenser

Prinsipper for finansforvaltningen vurderes av kommunestyret en gang pr. valgperiode.

Kraftfondets forvaltning skal sikre at krav til avkastning er tilpasset kommunens evne til å

håndtere risiko:

o Profesjonell, diversifisert forvaltning med definert mandat

o Kursreguleringsfond tilpasset risikoprofilen

o Ekstern uavhengig risikovurdering av forvaltningen

Investeringsprosjekter innarbeidet i de tidligere kommunenes økonomiplaner når søknad

om sammenslåing vedtas, prioriteres i den nye kommunens budsjett og økonomiplan.

Det er en forutsetning at prosjektene er fullfinansiert i balansert budsjett/økonomiplan.

9. KOMMUNENAVN OG SYMBOLER Kommunens navn er Sandefjord.

Etter at søknad om kommunesammenslåing er sendt igangsettes det en prosess hvor

spørsmålet om kommunevåpen, ordførerkjede og kommunens øvrige symboler avklares.

10. KOMMUNEBANE Det vurderes å benytte eksisterende jernbanetrase til kommunebane når ny jernbanetrase er bygget i Vestfold. I tillegg til teknisk løsning, kostnader og tidsplan skal også miljøhensyn og samfunnsøkonomisk lønnsomhet vurderes. Saken tas opp i Plattform Vestfold. Det må aktivt arbeides med spørsmålet om ny vei fra Kodal til Sandefjord.

11. EIERSKAP SANDEFJORD LUFTHAVN AS Eierskapet i Sandefjord lufthavn behandles i sammenheng med eierskapsmeldingen i hver

kommunevalgperiode.

Kommunestyret behandler spørsmål av stor betydning for kommunen.

Formannskapet avklarer kommunens eierposisjon i aktuelle spørsmål.

Sandefjord Lufthavn AS videreutvikles innenfor forsvarlige miljømessige og økonomiske

rammer. Lufthavna bør være:

En ”motor” i næringsutvikling

Attraktivt tilbud til innbyggere

Ved valg av styre bør følgende prinsipp vektlegges:

Kompetanse tilpasset selskapets utfordringer

Styret som kollegium må ha komplementær kompetanse

Finansiering:

Legge til rette for ønsket utvikling

Økonomisk utbytte - over tid - iht. de verdier som selskapet representerer

Areal/kommuneplan – legge til rette for ønsket utvikling

12. xx

13. xx

Andebu/Sandefjord/Stokke den xx.xx.20__

_______________ _______________ _______________

Ordfører Andebu Ordfører Sandefjord Ordfører Stokke

_______________ _______________ _______________

Varaordfører Andebu Varaordfører Sandefjord Varaordfører Stokke

_______________ _______________ _______________

Gruppeleder Andebu Gruppeleder Sandefjord Gruppeleder Stokke

Vedlegg sak 4

Skisse pr. 26.10.14

Statsråd Sanner

Kommunesammenslåing – anmodning om snarlig møte

Takk for ditt innlegg og etterfølgende dialog på vårt seminar den 20. oktober vedrørende

mulig sammenslåing av Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner.

Som avtalt sender vi et kortfattet notat som grunnlag for et snarlig møte hvor vi håper på å få

avklart følgende:

1) Det ser ut til at vi kan komme til enighet om at kommunene i februar 2015 vedtar å sende søknad om å slå seg sammen med virkning fra 1. januar 2017. Det er imidlertid en forutsetning av at vi kan sette sammen det nye kommunestyret, nye formannskap og utvalg på den måten som fremgår av vedlegg. Vi ønsker en dialog om vi kan legge til grunn at denne løsningen blir godkjent i løpet av våren 2015, evt. hvilke justeringer vi bør drøfte videre.

2) Vi noterte oss at du mente det er viktig ”å holde styringsfart”. En god prosess videre mener vi bør tilsi at vi kan komme i gang med gjennomføring allerede fra det tidspunkt søknaden er sendt, uten å avvente den formelle godkjenningen. Bl.a. ønsker vi å kunne ansette prosjektleder/fremtidig rådmann så raskt som mulig, noe som vi foreløpig ikke har avsatt midler til. Det er også behov for administrativ prosjektstøtte til dette arbeidet. Videre har vi behov for å konkretisere så raskt som mulig hvordan vi skal utvikle ordninger for nærdemokrati. Vi ønsker derfor å drøfte hvilke muligheter vi har for å kunne søke departementet om ekstraordinært tilskudd til deler av det arbeidet vi skal gjøre fremover.

3) Partistøtten er viktig for det politiske arbeidet. Vi oppfatter etter seminaret i oktober at denne ikke vil bli redusert dersom partigruppene i de tre kommunene slår seg sammen i perioden 2015-2019. Ettersom det fremkom noe usikkerhet om spørsmålet i vårt seminar, vil det være fint om vi i vårt møte kan få bekreftet vår forståelse av dette.

Vi ser frem til å møte deg på nytt. Denne henvendelsen er sendt med bakgrunn i møte

29. oktober i forhandlingsutvalget bestående av ordførere, varaordførere og gruppeledere for

største opposisjonsparti i de tre kommunene. Vi ønsker alle å kunne delta i dialogen med

deg, og sammen med rådmennene blir vi da inntil 12 personer.

På vegne av forhandlingsutvalget ber jeg om å bli kontaktet, gjerne pr. telefon, så raskt som

mulig for å avklare tidspunkt for et snarlig møte.

Med vennlig hilsen

Vedlegg:

Skisse pr. xx.10.14 vedr. sammensetning av kommunestyre m.m.

Skisse pr. 27.10.14

Sammensetning av kommunestyre og utvalg ved sammenslåing av Stokke, Andebu og

Sandefjord.

Kommunestyrene i de tre kommunene vedtar i februar 2015 å sende søknad om

sammenslåing, med følgende premisser for søknaden:

1. Det gjennomføres ordinært kommunevalg i 2015 til tre kommunestyrer med hhv. 29, 25 og 39 medlemmer i Stokke, Andebu og Sandefjord. Disse kommunestyrene vil fungere frem til sammenslåing av kommunene pr. 1. januar 2017.

2. Valg av formannskap, utvalg og posisjoner gjøres på ordinær måte, men med funksjonstid frem til 1. januar 2017.

3. Basert på resultatet av kommunevalget i 2015 avgjøres i tilegg sammensetningen av kommunestyret for den sammenslåtte kommunen for perioden 2017-2019 på følgende måte:

1. Basert på resultatet av kommunevalget i Sandefjord i 2015 velges 39 representanter og vararepresentanter. Disse vil være som for det ordinære kommunestyret.

2. Basert på resultatet av kommunevalget i Stokke velges 10 representanter og vararepresentanter. Beregningen gjøres etter samme metode som for det ordinære valget, men til et tenkt kommunestyre med kun 10 medlemmer.

3. For Andebu velges 6 representanter og vararepresentanter på tilsvarende måte som for Stokke. Antallet representanter fra tidligere Stokke og Andebu er fastsatt slik at det blir (tinærmet) like mange innbyggere fra de tre tidligere kommunene bak hver representant i kommunestyret for den nye kommunen. Vararepresentantene sikrer at dette forholdet opprettholdes i perioden. (Med utgangspunkt i 39 representanter fra tidligere Sandefjord ville en oppskalering basert på innbyggertall pr. 1. januar 2014 iht. ”nykommune.no” tilsi 54 representanter med fordeling 39, 10, og 5 til hhv. Sandefjord, Stokke og Andebu. For å oppnå oddetall er antallet økt til 55 ved å øke med 1 representant fra Andebu. 39, 10 og 6 utgjør hhv. 71 %, 18 % og 11 %, mens antall innbyggere pr. 1. januar 2014 er hhv. 72 %, 19 % og 9 %.)

Dette innebærer at antallet representanter i det nye kommunestyret blir 55 i

perioden 2017-2019.

4. Basert på valgresultatet i 2015 avgjøres også sammensetning av formannskapet for den sammenslåtte kommunen for perioden 2017-2019 på følgende måte:

1. Det nye kommunestyret i Sandefjord etter valget i 2015 velger representanter og vararepresentanter som til et tenkt formannskap med kun 7 medlemmer.

2. Tilsvarende velges 4 og 2 representanter og vararepresentanter fra hhv. tidligere Stokke og Andebu kommuner. Antallet representanter fra de tidligere kommunene er fastsatt slik at det blir forholdsmessig (%-vis) flere representanter fra tidligere Stokke og Andebu kommuner enn hva folketallet tilsier. (7, 4 og 2 utgjør hhv. 54 %, 31 % og 15 %, mens antall innbyggere er hhv. 72 %, 19 % og 9 %.). Denne fordelingen mellom de tidligere kommunene forutsettes opprettholdt gjennom valg av vararepresentanter. Dette innebærer at det nye formannskapet for perioden 2017-2019 består av totalt 13 representanter.

5. Sammensetning av hovedutvalg for den sammenslåtte kommunen for perioden 2017-2019 gjøres på samme måte som for formannskap.

6. Samtidig som det vedtas å søke om sammenslåing, vedtar kommunestyrene i de tre kommunene å nedsette en Styringsgruppe og at det skal etableres et partsammensatt utvalg for sammenslåingsprosessen. Styringsgruppen skal fungere som Nemnd iht.§26 i inndelingsloven. Styringsgruppen skal ha følgende sammensetning og mandat:

1. Styringsgruppen består av 9 medlemmer, bestående av ordfører, varaordfører og gruppeleder for det største opposisjonspartiet i de tre kommunene. Styringsgruppen nedsettes straks, og en eventuell endring i posisjoner som følge av valgresultatet i 2015 vil da gi endring i hvilke personer som deltar.

2. Styringsgruppen har følgende mandat:

Styringsgruppen skal ansette prosjektleder for sammenslåingsprosessen. Prosjektleder ansettes som rådmann i den nye kommunen straks nytt kommunestyret er konstituert.

Styringsgruppen skal godkjenne prosjektleders beslutning om

sammensetning at den øverste administrative ledelse etter 1.1.2017.

Styringsgruppen skal se til at regler og avtaler om ansattes og tillitsvalgtes medvirkning/-bestemmelse i forhold som gjelder sammenslåing av kommunene blir ivaretatt. Styringsgruppens medlemmer skal også utgjøre arbeidsgivers representanter i partsammensatt utvalg for sammenslåingsprosessen.

Styringsgruppen tar stilling til revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling fra kontrollutvalgene i de tre kommunene.

Styringsgruppen skal avklare alle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen som er av prinsipiell karakter som prosjektleder legger frem til behandling. Forhold som har konsekvenser for kommunene i perioden frem til 1.1.2017 kan ikke avgjøres av styringsgruppen uten behandling i kommunenes ordinære organer.

Styringsgruppen kan uttale seg i saker som er til behandling i kommunes ordinære utvalg frem til den nye kommunen er etablert og som styringsgruppen anser for å kunne ha konsekvenser for sammenslåingen. Styringsgruppen har et spesielt ansvar for å vurdere saker med budsjettmessige konsekvenser og forberede budsjett for 2017 og økonomiplan. Det er imidlertid det nye formannskapet som skal avgi budsjettinnstilling til det nye kommunestyret.

Styringsgruppen skal søke å oppnå konsensus i alle avgjørelser. Ved uenighet skal Styringsgruppen vurdere om spørsmålet kan utsettes til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som likevel vurderes som nødvendig å ta stilling til avgjøres med alminnelig flertall.

3. Sammensetning og mandat for partsammensatt utvalg for sammenslåingsprosessen avklares etter medvirknings/-bestemmelsesprosess straks søknaden er sendt.

7. Alle andre valg til posisjoner og utvalg for perioden 1.1.2017 frem til nye valg etter kommunevalget i 2019 gjøres av det nye kommunestyret, enten selv eller etter delegering, iht. de regler som gjelder og reglementer som fastsettes.

Det nye kommunestyret for den sammenslåtte kommunen har sitt konstituerende møte i

oktober 2016. Her stadfestes/velges sammensetning av formannskap, utvalg og posisjoner

for den nye kommunen i samsvar med den forutsetning som lå til grunn ved søknaden. I

desember 2016 gjennomføres første møte for å vedta budsjett 2017 og økonomiplan.

Det nye formannskapet for den sammenslåtte kommunen har sitt første møte i november

2016 for å kunne avgi innstilling i budsjett for 2017 og økonomiplan.

Øvrige nye utvalg har sine første møter i 2017 etter at ny kommune er etablert.

Fra og med kommunevalget 2019 vil kommunestyret bestå av 45 representanter.

Tilsvarende vil formannskapet fra 2019 bestå av 11 representanter, mens hovedutvalgene vil

ha 9-11 representanter.

Forslag fra Bjørn Ole Gleditsch, fremlagt i møtet:

Skisse pr. 28.10.14

Sammensetning av kommunestyre og utvalg ved sammenslåing av Stokke, Andebu og

Sandefjord.

Kommunestyrene i de tre kommunene vedtar i februar 2015 å sende søknad om

sammenslåing, med følgende premisser for søknaden:

1. Det gjennomføres ordinært kommunevalg i 2015 til tre kommunestyrer med hhv. 29, 25 og 39 medlemmer i Stokke, Andebu og Sandefjord. Disse kommunestyrene vil fungere frem til sammenslåing av kommunene pr. 1. januar 2017.

2. Valg av formannskap, utvalg og posisjoner gjøres på ordinær måte, men med funksjonstid frem til 1. januar 2017.

3. Basert på resultatet av kommunevalget i 2015 avgjøres i tilegg sammensetningen av kommunestyret for den sammenslåtte kommunen for perioden 2017-2019 på følgende måte:

1. Basert på resultatet av kommunevalget i Sandefjord i 2015 velges 39 representanter og vararepresentanter. Disse vil være som for det ordinære kommunestyret.

2. Basert på resultatet av kommunevalget i Stokke velges 10 representanter og vararepresentanter. Beregningen gjøres etter samme metode som for det ordinære valget, men til et tenkt kommunestyre med kun 10 medlemmer.

3. For Andebu velges 6 representanter og vararepresentanter på tilsvarende måte som for Stokke. Antallet representanter fra tidligere Stokke og Andebu er fastsatt slik at det blir (tilnærmet) like mange innbyggere fra de tre tidligere kommunene bak hver representant i kommunestyret for den nye kommunen. Vararepresentantene sikrer at dette forholdet opprettholdes i perioden. (Med utgangspunkt i 39 representanter fra tidligere Sandefjord ville en oppskalering basert på innbyggertall pr. 1. januar 2014 iht. ”nykommune.no” tilsi 54 representanter med fordeling 39, 10, og 5 til hhv. Sandefjord, Stokke og Andebu. For å oppnå oddetall er antallet økt til 55 ved å øke med 1

representant fra Andebu. 39, 10 og 6 utgjør hhv. 71 %, 18 % og 11 %, mens antall innbyggere pr. 1. januar 2014 er hhv. 72 %, 19 % og 9 %.)

Dette innebærer at antallet representanter i det nye kommunestyret blir 55 i

perioden 2017-2019.

4. Basert på valgresultatet i 2015 avgjøres også sammensetning av formannskapet for den sammenslåtte kommunen for perioden 2017-2019 på følgende måte:

1. Det nye kommunestyret for den nye kommunen (55 representanter) velger representanter og vararepresentanter til et det nye formannskapet.

2. Valget gjennomføres i konstituerende møte høsten 2016 på ordinær måte. Det skal tilstrebes at det velges 7, 4 og 2 representanter og vararepresentanter fra hhv. tidligere Sandefjord, Stokke og Andebu kommuner. Antallet representanter fra de tidligere kommunene er fastsatt slik at det blir forholdsmessig (%-vis) flere representanter fra tidligere Stokke og Andebu kommuner enn hva folketallet tilsier. (7, 4 og 2 utgjør hhv. 54 %, 31 % og 15 %, mens antall innbyggere er hhv. 72 %, 19 % og 9 %.). Denne fordelingen mellom de tidligere kommunene forutsettes opprettholdt gjennom valg av vararepresentanter. Dette innebærer at det nye formannskapet for perioden 2017-2019 består av totalt 13 representanter.

5. Sammensetning av hovedutvalg for den sammenslåtte kommunen for perioden 2017-2019 gjøres på samme måte som for formannskap.

6. Samtidig som det vedtas å søke om sammenslåing, vedtar kommunestyrene i de tre kommunene å nedsette en Styringsgruppe og at det skal etableres et partsammensatt utvalg for sammenslåingsprosessen. Styringsgruppen skal fungere som Nemnd iht.§26 i inndelingsloven. Styringsgruppen skal ha følgende sammensetning og mandat:

1. Styringsgruppen består av 13 medlemmer. 9 av disse er ordfører, varaordfører og gruppeleder for det største opposisjonspartiet i de tre kommunene. I tillegg består Styringsgruppen av en representant fra hver av de 4 partiene representert i kommunestyrene som ikke er representert av de 9. Det er en forutsetning at disse partiene kommer til enighet om en fordeling som gir 2, 1 og 1 representanter fra hhv. Sandefjord, Stokke og Andebu.

Styringsgruppen nedsettes straks, og en eventuell endring i posisjoner som

følge av valgresultatet i 2015 vil da gi endring i hvilke personer som deltar.

Dersom antall partier i kommunestyrene endres som følge av valgresultatet i

2015, endres sammensetning av Styringsgruppen tilsvarende.

2. Styringsgruppen har følgende mandat:

Styringsgruppen skal ansette prosjektleder for sammenslåingsprosessen. Prosjektleder ansettes som rådmann i den nye kommunen straks nytt kommunestyret er konstituert.

Styringsgruppen skal godkjenne prosjektleders beslutning om

sammensetning at den øverste administrative ledelse etter 1.1.2017.

Styringsgruppen skal se til at regler og avtaler om ansattes og tillitsvalgtes medvirkning/-bestemmelse i forhold som gjelder sammenslåing av kommunene blir ivaretatt. Styringsgruppens medlemmer skal også utgjøre arbeidsgivers representanter i partsammensatt utvalg for sammenslåingsprosessen.

Styringsgruppen tar stilling til revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling fra kontrollutvalgene i de tre kommunene.

Styringsgruppen skal avklare alle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen som er av prinsipiell karakter som prosjektleder legger frem til behandling. Forhold som har konsekvenser for kommunene i perioden frem til 1.1.2017 kan ikke avgjøres av styringsgruppen uten behandling i kommunenes ordinære organer.

Styringsgruppen kan uttale seg i saker som er til behandling i kommunes ordinære utvalg frem til den nye kommunen er etablert og som styringsgruppen anser for å kunne ha konsekvenser for sammenslåingen. Styringsgruppen har et spesielt ansvar for å vurdere saker med budsjettmessige konsekvenser og forberede budsjett for 2017 og økonomiplan. Det er imidlertid det nye formannskapet som skal avgi budsjettinnstilling til det nye kommunestyret.

Styringsgruppen skal søke å oppnå konsensus i alle avgjørelser. Ved uenighet skal Styringsgruppen vurdere om spørsmålet kan utsettes til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som likevel vurderes som nødvendig å ta stilling til avgjøres med alminnelig flertall.

3. Sammensetning og mandat for partsammensatt utvalg for sammenslåingsprosessen avklares etter medvirknings/-bestemmelsesprosess straks søknaden er sendt.

7. Alle andre valg til posisjoner og utvalg for perioden 1.1.2017 frem til nye valg etter kommunevalget i 2019 gjøres av det nye kommunestyret, enten selv eller etter delegering, iht. de regler som gjelder og reglementer som fastsettes.

Det nye kommunestyret for den sammenslåtte kommunen har sitt konstituerende møte i

oktober 2016. Her stadfestes/velges sammensetning av formannskap, utvalg og posisjoner

for den nye kommunen i samsvar med den forutsetning som lå til grunn ved søknaden. I

desember 2016 gjennomføres første møte for å vedta budsjett 2017 og økonomiplan.

Det nye formannskapet for den sammenslåtte kommunen har sitt første møte i november

2016 for å kunne avgi innstilling i budsjett for 2017 og økonomiplan.

Øvrige nye utvalg har sine første møter i 2017 etter at ny kommune er etablert.

Fra og med kommunevalget 2019 vil kommunestyret bestå av 45 representanter.

Tilsvarende vil formannskapet og hovedutvalgene fra 2019 bestå av 11 representanter.

Vedlegg sak 5

Vedlegg sak 6

Vedlegg sak 7

SAS-SAMARBEIDET. MØTEPLAN OKTOBER – DESEMBER 2014

29. OKTOBER KL 08.30 – 13.00: FORHANDLINGSUTVALG

KOMMUNESTYRESALEN STOKKE

1. Referat fra møte i Sandefjord 24.09.2014 (Lars)

2. Referat fra møte i Oslo 20-21.10.2014 (Lars) 3. Forhandlingsutvalgets konklusjoner på tema drøftet i seminar i Oslo - Utkast til

forhandlingsutvalgets anbefaling versjon 2 (Lars)

4. Momenter til avklaring i snarlig møte statsråd Sanner (Gisle)

- Sammensetning av nytt kommunestyre og nye utvalg fra 01.01.17.

- Sammensetning og mandat for § 26 Nemnd

- Søknad om prosjektstøtte

- Partistøtte

5. Prinsipper og plan for medvirkning – foreløpig behandling (Ole Sverre/Stein)

6. Overordnet administrativ organisering – foreløpig behandling (Ole Sverre/Stein)

7. Plan for tema i gjenstående møter (Lars)

8. Fylkesmannens støtte 450.000. Bruk/fordeling

4. NOVEMBER KL 10.00 – 17.00: FORHANDLINGSUTVALG

ANDEBU KOMMUNE

• Forhandlingsutvalgets anbefaling versjon 3

• Konsekvenser av helhetsplan Torp

• Planlagte og vedtatte investeringer – oversikt

• Folkevalgtes rammebetingelser (jfr referat fra Oslo-seminar)

• Drift av virksomheter og tjenesteytelser:

• Barnehager. Full barnehagedekning/lokalisering

• Sykehjem

• Lokal medisinsk senter

• Hjemmetjeneste, organisering

• Frivillighetssentralen

• Frisklivssentralen

• Lærings- og mestringssenter

• Hvilke tema kan utgå til etter at søknaden er sendt?

19. NOVEMBER KL 09.00 – 16.00: FORHANDLINGSUTVALG

SANDEFJORD KOMMUNE

• Forhandlingsutvalgets anbefaling versjon 4

• Søknad om kommunesammenslåing versjon 1

• Drift av virksomheter og tjenesteytelse

• Folkevalgt reglement

• Informasjonsarbeid

- Informasjonsarbeid i kommunene

- Informasjonsbrosjyre til innbyggerne

• Departementets verktøy for prosess-støtte

• Kirken

4. DESEMBER KL 12.00 – 16.00: FORHANDLINGSUTVALG

KOMMUNESTYRESALEN STOKKE

• Forhandlingsutvalgets anbefaling versjon 5

• Administrativ organisering – foreløpig behandling

• Ansattes stiling i omorganiseringen – foreløpig behandling

• Medbestemmelse – foreløpig behandling

• Bør ledende stillinger som blir ledige vurderes konstituert/ledet av leder fra

nabokommune? – foreløpig behandling

• Ansettelse av prosjektleder/ny rådmann – prosess og kriterier – foreløpig behandling

• Effekter av sammenslåingen

• Planlegging møter våren 2015

9. DESEMBER KL 08.30 – 15.00: GRUPPELEDERSEMINAR,

SANDEFJORD

• Orientering om prosessen:

- Frem til søknad sendes

- Fra søknad er sendt til søknad er godkjent

- Fra søknad er godkjent til 31.12.16

- Fra 01.01.17 til 09.09.19 (kommunevalg)

• Gjennomgang av de tre søknadsdokumentene

• Forhandlingsutvalgets anbefaling

• Søknad om kommunesammenslåing

• Saksutredningen

• Innspill til forhandlingsutvalget

19. DESEMBER – FORHANDLINGSUTVALG,

ANDEBU

Gjennomgang av de tre søknadsdokumentene etter innspillene fra gruppeledermøtet 9.

desember.

Vedlegg sak 8