Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora 2011 RENIEC ACTA DE... · Gestor del Proyecto...

Tu Acta de Nacimiento Segura, con Certificado de Nacido Vivo - CNV Digital

Categoría: Sector Público

POSTULACIÓN AL RECONOCIMIENTO A LA GESTIÓN DE

PROYECTOS DE MEJORA 2013

CATEGORÍA: SECTOR PÚBLICO

PROYECTO: “TU ACTA DE NACIMIENTO SEGURA, CON

CERTIFICADO DE NACIDO VIVO - CNV DIGITAL”

25 DE ABRIL DE 2013



INDICE

Información General de la Organización……..………………………………………………. 03

Organigrama….............................……………………………………………………………….. 07

Términos de Aceptación………………………………………………………………………… 08

Perfil del Proyecto ……………………………………………………………………………….. 09

Glosario de términos y abreviaciones…....………………………………………………….. 10

Respuestas a los Criterios y Subcriterios….………………………………………………... 11

Liderazgo y compromiso de la alta dirección……………………………………… 11

Identificación y selección del proyecto de mejora…....………….....……………. 15

Método de solución de problemas y herramientas de la calidad….…….......… 21

Gestión del proyecto y trabajo en equipo…...………………………....…….…….. 32

Capacitación…....……………………………………………………....……...........….. 36

Innovación…....…………………………………………………..……....……....…….... 38

Resultados…....…………………………………………………..……....……....……... 43

Sostenibilidad y mejora…....…………………………………………………..…….... 46

Anexos….………………………………………………............................................................. 49



INFORMACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN El Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC) es un organismo público autónomo que cuenta con personería jurídica de derecho público interno y goza de atribuciones exclusivas y excluyentes en materia registral, técnica, administrativa, económica y financiera. Fue creado por Ley N° 26497, de fecha 12 de julio de 1995, en concordancia con los artículos 177º y 183º de la Constitución Política del Perú. Su función principal es la de organizar y mantener el Registro Único de Identificación de las Personas Naturales; siendo la razón de su existencia la de responder a la necesidad de administrar y dirigir el sistema registral del Perú, que involucra el Registro Civil, Registro de Personas y Registro de Naturalización, lo que constituye el registro único de identificación de todos los peruanos. Es el organismo técnico encargado de la identificación de los peruanos, otorga el documento nacional de identidad, registra hechos vitales: nacimientos, matrimonios, defunciones, divorcios y otros que modifican el estado civil. En amparo del artículo 107° de la Carta Magna, cuenta con facultades para presentar iniciativas en la formación y promulgación de leyes. A. INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Razón Social Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC)

RUC 20295613620

Página Web www.reniec.gob.pe

E- Mail [email protected]

Central Telefónica 315-2700

SEDES RENIEC

Sede Administrativa Jr. Bolivia 109, Centro Cívico – Lima

Sede Operativa Jr. Cusco 653 – Lima

Sede Registros Civiles Av. Javier Prado Este 2388 – San Borja

Sede Ancash Jr. Ancash Nº 336-340/344 – Lima

B. CATEGORÍA A LA QUE POSTULA Categoría: Sector Público. C. TAMAÑO DE LA ORGANIZACIÓN El RENIEC cuenta con un total de 4,558 trabajadores al 31 de diciembre del 2012. De este total el 82.76 % es personal destinado a las áreas operativas, y el 17.24% es personal destinado a las áreas administrativas.

http://www.reniec.gob.pe/

mailto:[email protected]



D. ASPECTOS IMPORTANTES DE LA ORGANIZACIÓN D1. Tipo de Bienes / Servicios que Produce:

Grafico 1: Servicios que produce el RENIEC



D2. Mercados a los que Destina sus Servicios El mercado del RENEC está compuesto por los 31 millones 17 mil de peruanos, residentes en el Perú, y en el extranjero. Para brindar nuestros servicios y productos, hemos segmentado este mercado de la siguiente manera:

Procesos Claves Producto Clientes/Grupo de

interés Población

Identificación DNI Mayores de 18 Años 21 millones 370 mil

Menores de 18 Años 9 millones 800 mil

Registro Civil Actas Registrales Total Población 18 millones 755 mil

Padrón Electoral Padrón Electoral Sistema Electoral JNE/ONPE

Certificado Digital

Certificados Digital Personas Naturales 21 millones 370 mil

Personas Jurídicas Entidades Publicas

Entidades Privadas

Otorgamiento de Servicios

Otros Servicios Entidades Públicas y Privadas

Más de 2,100 convenios con entidades públicas y privadas

Entidades Públicas y Privadas

Colegio de Notarios, PNP, Ministerio de Justicia, Poder Judicial, Ministerio Publico BBVA Banco Continental,

INTERBANK, Universidad Peruana Cayetano Heredia.

Ciudadanía Organizaciones

Políticas

31 millones 17 mil Todas las organizaciones políticas

del país

E. REPRESENTANTE OFICIAL DE LA ORGANIZACIÓN Y ALTERNO

Coordinarán con la Secretaría Técnica del Comité de Gestión de la Calidad para aclarar y complementar todos aquellos asuntos que se derivan de la postulación y descritos a través de las Bases 2013. Son los siguientes: Jorge Luis Yrivarren Lazo [email protected] Representante. Ana Magdelyn Castillo Aransaenz [email protected] Alterno. Carlos Enrique Reyna Izaguirre [email protected] Alterno. F. MIEMBROS DE LA ALTA DIRECCIÓN

G. FIRMA

…………………………………… Dr. Jorge Luis Yrivarren Lazo Jefe Nacional del RENIEC.

Tabla 1: Segmentos de Mercado por Producto

A través de Internet, se compara las impresiones dactilares contra la

3

4



H. EQUIPO DE MEJORA

N° Nombre Rol en el Proyecto Cargo

Gerencia de Registros Civiles - RENIEC

1 Carlos Alfredo Fernández de Córdova Macera

Gestor del Proyecto Gerente

2 Henry Paricahua Carcausto Coordinador del Proyecto Sub Gerente

3 Elsa Esther Huallpacusi Hilario

Desarrollo del Proyecto Especialista

4 Luis Baltazar Bezada Chávez Implementación del Proyecto Especialista

5 Luisa Judith Tamayo Velarde Implementación del Proyecto Abogada

6

Giovanna Lissete Fuentes

Valera Apoyo legal Asistente

7

Luis Enrique Vilchez

Fernández Apoyo informático Asistente

Gerencia de Informática – RENIEC

8 Danilo Alberto Chávez Espiritu Gestor del Proyecto Gerente

9 Henry Alvarado Franco

Desarrollo de software – Certificado de Nacido Vivo en línea

Programador

10 Rosa Isabel Vara Aguirre


Programador

11

Gisella Rosario Quiñones

Bobadilla


Programador

MINISTERIO DE SALUD - MINSA

12 Walter Humberto Curioso Vilchez

Coordinador para implementación del proyecto

Director General

13 Marcela Lidia Ortiz Gutiérrez Implementación del proyecto Coordinadora

14 Aldo Balta Vilca Implementación del proyecto Especialista

15 Jean Pierre Chalan Castro de Cavalcanti

Implementación del proyecto Especialista

Tabla 2: Participantes del proyecto

Gestión de la Calidad del RENIEC

N° Nombre Rol en el Proyecto Cargo

1 Ana Magdelyn Castillo Aransaenz

Gestor de Proyectos Secretaria General

2 Tobias Enrique Aliaga Vilchez Aprueba el informe Gerente de Calidad e Innovación

3 Amparo Ortega Campana Desarrollo del informe Sub Gerente de Calidad

4 Henry Wilson Tornero Yaya Desarrollo del informe Especialista en Gestión de Proyectos



ORGANIGRAMA



TERMINOS DE ACEPTACIÓN

Declaramos que conocemos las Bases del Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora, correspondiente al año 2013 y al presentar nuestra postulación nos sometemos a ellas de manera irrevocable. Asimismo aceptamos el carácter inapelable de las decisiones del Consejo Evaluador. Declaramos que son ciertos la información y los datos proporcionados en el Informe de Postulación. Entendemos que la postulación será revisada por los miembros del Equipo Evaluador. Si nuestra organización fuera seleccionada para ser visitada, aceptamos recibir dicha visita y otorgar facilidades para que los evaluadores realicen una evaluación prolija e imparcial. Aceptamos pagar las cuotas y los gastos que nos corresponden con arreglo a lo estipulado en las Bases. Si nuestra organización resultara ganadora aceptamos compartir información con otras organizaciones en la forma establecida por las Bases.

…………………………………… Dr. Jorge Luis Yrivarren Lazo

Jefe Nacional del RENIEC



PERFIL DEL PROYECTO

El Registro Nacional de Identificación y Estado Civil - RENIEC impulsando acciones de cooperación interinstitucional que conlleven a combatir delitos como la falsificación de documentos, suplantación de identidades y tráfico de menores de edad; ha asumido el reto de desarrollar el proyecto “Tu Acta Segura, con Certificado de Nacido Vivo – CNV Digital” con la finalidad de lograr la sistematización del registro y emisión del Certificado de Nacido Vivo (CNV), que permita obtener como producto final un documento seguro y confiable para la población; apostando para ello el uso de la tecnología moderna y hermanando esfuerzos con el Ministerio de Salud, en alianza estratégica.

El proyecto, es pionero en su rubro, por cuanto en más de 160 años desde la instauración del Registro Civil en el Perú, por primera vez se plantea una propuesta ambiciosa, que persigue la consolidación de la seguridad en la inscripción de los menores de edad, bajo un enfoque integral; partiendo para ello, con el afianzamiento de la seguridad en la emisión del Certificado de Nacido Vivo.

Hasta antes del proyecto, el Certificado de Nacido Vivo (CNV), era un formato preimpreso sin codificación ni medidas de seguridad, que era emitido de forma manual por los profesionales médicos de los establecimientos de salud, para dar constancia del nacimiento de una persona, el cual era suscrito y sellado en señal de legalidad. Para emitir este documento era necesario identificar a la madre, que en algunos casos no contaba con el Documento Nacional de Identidad y solo proporcionaba una declaración jurada, cuya veracidad no podía ser comprobada.

Frente a ello, el RENIEC ante diversos casos de falsificación y adulteración de este documento, que se venían utilizando como sustento para solicitar la emisión de Actas de Nacimiento o del Documento Nacional de Identidad, que ponía en riesgo la seguridad jurídica del Registro Único de Identificación de las Personas Naturales (RUIPN), vio la necesidad de idear un proyecto orientado al control y seguridad del registro y emisión de los CNV en los establecimientos de salud del país, bajo un desarrollo informático que a su vez permita su vinculación con el sistema de emisión de Actas de Nacimiento que utiliza el RENIEC, avizorando para su implementación constituir una alianza estratégica con el MINSA encargado del proceso de registro y emisión de los CNV.

Es así, que en el mes de Setiembre de 2011, un equipo del RENIEC conformado por personal Especialista de la Gerencia de Registros Civiles y Gerencia de Informática, desarrollaron el proyecto orientado a la sistematización del registro y emisión del CNV, el cual en el mes de Diciembre de 2011 invitó al MINSA a designar a un grupo de profesionales Especialistas, para constituir un equipo multidisciplinario que asumiría la implementación del proyecto. Siendo el horizonte del proyecto, de Enero del 2012 a Diciembre del 2015.

El 7 de marzo del 2012, las máximas autoridades del RENIEC y del MINSA presentaron el “Sistema de Hechos Vitales” de creación del RENIEC, que sistematiza el proceso de registro y automatización del Certificado de Nacido Vivo; para cuyo acceso el MINSA diseñó el portal web denominado “Sistema de Información para el Registro del Certificado de Nacido Vivo”, a fin que los profesionales de la salud, que utilizan el sistema cuenten con una vía de acceso fácil y directo a este servicio.

En relación a la metodología que se ha empleado para el desarrollo del proyecto, se debe indicar que éste ha partido de la formulación del diagnóstico situacional, realizado a través de un análisis del medio interno y externo, empleando para ello la matriz FODA; con cuya información resultante se ha efectuado el planeamiento estratégico, consistente en la construcción del Árbol de Causas y Efectos, que ha permitido identificar el problema central del proyecto y las consecuencias que este propicia en la población; así mismo, la construcción del Árbol de Medios y Fines, que es la versión positiva del anterior, a través del cual se ha determinado el objetivo principal del proyecto, valorizando los logros que se obtendría con su implementación.

El objetivo principal del proyecto, definido como la “sistematización del registro y emisión del Certificado de Nacido Vivo, en alianza estratégica con el MINSA”, conllevó a su vez a la identificación de tres objetivos generales, precisados como a) Modificar los formularios del CNV, b) Crear un sistema informático que sistematice el registro y emisión del CNV y c) Implementar la sistematización del proceso de registro y emisión del CNV; en función a los cuales se ha estimado nueve objetivos específicos, con sus respectivas actividades a efectuar para el cumplimiento de las metas programadas en un horizonte de tiempo de cuatro años, del 2012 al 2015; asegurándose con ello la sostenibilidad y el éxito del proyecto.



Los resultados que se esperan obtener al finalizar la implementación del proyecto, adicionalmente a lo ya expuesto en los párrafos precedentes, es la de lograr disminuir la tasa del sub registro de nacimientos del Perú, del 8% estimado por parte del RENIEC a menos del 4%; mediante el impulso de campañas de identificación gratuita para niños entre 0 a 6 años, lo cual solo es posible realizar con la real estimación de la brecha existente entre menores que cuentan con CNV y menores que no llegan a inscribirse en el Registro Civil del RENIEC.

Con ello, el RENIEC espera combatir la indocumentación que da pie a la exclusión social y pobreza; propiciando más bien la seguridad en la identificación de los niños del Perú, que garantiza su bienestar y futuro; tarea de todas las Instituciones del Estado y la ciudadanía peruana.

GLOSARIO DE TERMINOS Y ABREVIACIONES

Certificado de Nacido Vivo en línea.- Es un Formulario semiautomático llenado a través del Sistema de Hechos Vitales por los profesionales de salud, para certificar el nacimiento de un menor; es impreso también vía sistema.

Sistema de Hechos Vitales: Es un software informático desarrollado por el RENIEC, a través del cual sistematiza el registro y emisión del Certificado de Nacido Vivo.

Sistema de Información de Nacimientos: Es un portal web, diseñado por el Ministerio de salud, a través del cual los usuarios finales del Sistema de Hechos Vitales pueden accesar de manera directa a través del internet.

Profesional de la salud: Profesionales médicos u obstetras, que se constituyen como usuarios finales del Sistema de Hechos Vitales.

Registrador Civil: Funcionario o servidor de la administración pública, que tiene a su cargo el registro de Hechos Vitales y los demás actos modificables del estado civil de las personas.

Registro Único de Identificación de Personas Naturales: Base de datos que contiene los datos e imágenes de todos los peruanos.

Sistematización: Es la organización de las fases de un proceso, conforme a un orden o sistema establecido.

Semiautomático: Dispositivo que funciona de manera informática, pero que necesita el accionamiento de un agente o usuario.

Abreviaciones

CNV: Certificado de Nacido Vivo. DNI: Documento Nacional de Identidad.

RUIPN: Registro Único de Identificación de Personas Naturales.

JNAC: Jefatura Nacional

NAI: Norma Administrativa Interna. RENIEC: Registro Nacional de Identificación y Estado Civil.

OR: Oficinas Registrales. MINSA: Ministerio de Salud

OREC: Oficina de Registro del Estado Civil. SGGTNRC: Sub Gerencia de Gestión Técnico Normativa de

Registros Civiles.

RENAES: Registro Nacional de Establecimientos de Salud y Servicios Médicos de Apoyo.

I+D : Investigación y Desarrollo.



RESPUESTAS A LOS CRITERIOS Y SUBCRITERIOS

1. LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN

1.1 Organización de soporte para promover el trabajo en equipo

(1) ¿Con qué políticas o normas se promueve el trabajo en equipo al interior de la organización?

El trabajo en equipo dentro de la organización se promueve a través de su Política y Objetivos de Calidad, aprobados con Resolución Jefatural N° 479-2008 y actualizados con Resoluciones Jefaturales N° 009-2009 y N° 177-2012, éste último del 10 de julio de 2012. Asimismo, el Reglamento de Organización y Funciones, contempla la conformación de comités de trabajo con participación multidisciplinaria de funcionarios y personal de distintas unidades orgánicas, con el fin de identificar oportunidades de mejora y solucionar problemas vinculados al trabajo institucional.

(2) ¿Cómo hace efectiva o pone en práctica tales políticas?

La participación se hace efectiva mediante la conformación de comités multidisciplinarios de trabajo, aprobados con Resolución Jefatural o disposiciones de la Alta Dirección, en los que intervienen funcionarios y personal especializado de todas las unidades orgánicas involucradas en el tema objetivo del comité.

Para el proyecto “Tu Acta de Nacimiento Segura con Certificado de Nacido Vivo – CNV Digital”, la Alta Dirección tomó participación directa desde la iniciativa hasta la ejecución del proyecto, pactando Alianza Estratégica entre el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil y el Ministerio de Salud, con la finalidad de aperturar canales de coordinación permanente entre el personal de ambas instituciones, que posibiliten el logro de las metas

Política de calidad

“Proporcionar servicios registrales en el marco de las funciones encargadas por la Constitución y la Ley, garantizando la identificación y el registro de los hechos vitales de los peruanos, mediante la utilización de tecnologías y procedimientos de alta calidad, con personal cortés y altamente especializado, con el objetivo de satisfacer a los usuarios a través de un trato de excelencia, ágil y personalizado, con comunicaciones abiertas y capacidad de respuesta acorde a sus requerimientos y expectativas, ofreciéndoles una infraestructura de servicios moderna que prioriza la atención de personas con discapacidad, excepcionales, menores y adultos de la tercera edad, con el compromiso de cumplir los requisitos y mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.

Objetivos de la Calidad

Mejorar la cobertura de los servicios y actualización del sistema de identificación, así como la ampliación de los servicios complementarios, en un marco de mejora continua de los procesos y la utilización de tecnología informática de alta calidad.

Incorporar Oficinas Registrales para potenciar el Sistema de Registros Civiles, mejorando en forma continua la calidad de los procesos de registro de hechos vitales, con el adecuado soporte de tecnología informática de punta.

Mejorar el desempeño institucional, en el marco de un adecuado desarrollo de la cultura registral, garantizando altos estándares de calidad en la atención a los ciudadanos y en la gestión de los procesos internos.



previstas en el proyecto, aseguren su sostenibilidad y éxito.

Disponiendo asimismo, la conformación de un equipo de trabajo multidisciplinario, conformado por personal especializado de la Gerencia de Registros Civiles y Gerencia de Informática, para que realicen una labor coordinada con el equipo designado por el Ministerio de Salud; lo que expresa el alto compromiso institucional con las actividades de Investigación e Innovación.

(3) ¿Cómo participa la alta dirección y el personal en las actividades relacionadas?

La Alta Dirección participa comprometiéndose o haciendo suya la iniciativa para encaminar los grandes proyectos de mejora institucional que impacten positivamente en el país, tal como se dio para el presente proyecto. Pactando Alianzas Estratégicas con otras entidades del estado que permitan coordinar el desarrollo del proyecto y lograr su implementación en el periodo previsto.

En general, las autoridades del RENIEC participan activamente con la revisión y aprobación de los proyectos propuestos, estableciendo los objetivos y lineamientos para el trabajo de los equipos. Luego, cada equipo de trabajo planifica y organiza las actividades a fin de desplegar su ejecución. Finalmente, los funcionarios realizan el seguimiento al plan de trabajo y correspondiente evaluación a los resultados, para la oportuna toma decisiones asegurando que se logren los objetivos trazados.

Con la finalidad de fortalecer las iniciativas de proyectos de mejora dentro de la entidad y promover la participación integral del personal de todas sus unidades orgánicas, mediante Resolución Jefatural N° 245-2012/JNAC/RENIEC de fecha 03 de Octubre de 2012, la Alta Dirección del RENIEC aprobó el nuevo organigrama estructural del RENIEC y su Reglamento de Organización y Funciones, a través de los cuales creo la nueva Gerencia de Calidad e Innovación con las Sub Gerencias de Calidad y Sub Gerencia de Proyectos, dependientes de la misma, que en adelante liderarán y promoverán las iniciativas de proyectos de mejoras, propuestas por su personal, indistintamente sea su condición laboral o función que desempeñe.

Esta disposición fue reafirmada con la Resolución Jefatural N° 124-2013/JNAC/RENIEC de fecha 10 de Abril de 2013, mediante el cual el RENIEC aprobó el nuevo Reglamento de Organización y Funciones de la entidad.

1.2 Facilidades otorgadas a los equipos de proyectos de mejora

(1) ¿Qué facilidades otorgó la alta dirección para promover y hacer viable el trabajo del equipo del proyecto de mejora? Ello puede incluir la asignación de una partida en el presupuesto de gastos, de personal y de recursos tales como entrenamiento, útiles, equipos e infraestructura.

La Alta Dirección del RENIEC otorgó facilidades para hacer viable el proyecto de mejora, designando Especialistas de la Gerencia de Registros Civiles y Gerencia de Informática, a fin que en conjunto desarrollen el proyecto denominado “Sistematización del Certificado de Nacido Vivo – CNV en Línea”, que se formalizó a través del Acta de Constitución del Proyecto, de fecha 05 de septiembre de 2011.

Del mismo modo, para garantizar la implementación del proyecto, gestionó con el Ministerio de Salud la designación de profesionales Especialistas, que constituyan con el equipo designado por el RENIEC, un equipo multidisciplinario a cargo de la implementación del proyecto, en todos los establecimientos del MINSA a nivel nacional, suscribiéndose para ello el Acta de Implementación del Proyecto de fecha 14 de Diciembre de 2011.

Emitiendo las Resoluciones Gerenciales N° 001-2012/GOR de fecha 24 de Febrero de 2012 y 011-2012/GOR del 20 de Agosto de 2012, en virtud del artículo 11° del Reglamento de Inscripciones del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil; a través de los cuales aprobó los nuevos Formularios de Nacido Vivo de emisión manual y en línea.

Designando personal especializado, para el diseño informático del “Sistema de Registro de Hechos Vitales” y su puesta en producción en los Establecimientos de Salud del



MINSA.

Designado personal para el monitoreo y futuras implementaciones, que garanticen la sostenibilidad del proyecto.

Autorizando al personal RENIEC para realizar las labores de capacitación a los profesionales de la salud de los Establecimientos de Salud del MINSA.

(2) ¿Cómo se garantiza la comunicación de los miembros del equipo con la alta dirección a efectos de facilitar el desempeño del equipo? Comente el nivel de autoridad otorgado al equipo, para su actuación.

La comunicación de los miembros del equipo con la Alta Dirección del RENIEC, se garantizó mediante el desarrollo de reuniones periódicas que se llevaron a cabo, para la revisión de los avances del proyecto y la coordinación de los recursos necesarios que se requeriría para su implementación (instalación del Sistema Hechos Vitales en establecimientos de salud del MINSA, capacitación, difusión, etc). La Alta Dirección estableció como política de trabajo con el equipo, la comunicación permanente hasta el logro de los objetivos que persigue el proyecto. En relación al personal Especializado del MINSA mantuvo permanente comunicación con sus Altos Directivos.

El equipo de trabajo del RENIEC al estar liderado por funcionarios de la Gerencia de Registros Civiles y Gerencia de Informática, facilitó las gestiones internas y externas, que permitieron cumplir el cronograma de trabajo planificado, cuyos logros fueron comunicados a la Alta Dirección, conforme se muestra a continuación:

Gráfico N° 2: Niveles de comunicación del equipo del Proyecto

Del mismo modo, la comunicación se garantizó a través del uso de los diferentes canales de comunicación con que cuenta el RENIEC, tales como: el Sistema Integrado de Trámite Documentario, correos electrónicos, comunicaciones escritas, comunicación directa, intranet institucional, reuniones entre el equipo del proyecto y los representantes de la Alta Dirección, entre otros; dando cumplimiento a la política de calidad de la entidad.

El nivel de autoridad que se otorgó al equipo del proyecto, fue el empoderamiento total para las coordinaciones técnico informáticas y de capacitación con el personal del MINSA, referidos específicamente al desarrollo del Sistema informático y su implementación en los Establecimientos de Salud identificados



1.3 Apoyo de la Alta Dirección en la implementación de las propuestas de solución.

(1) ¿Qué medios utilizó la alta dirección para dar soporte a la implantación de las mejoras propuestas?

La Alta Dirección del RENIEC apoyó con la aprobación de disposiciones para implementar las siguientes acciones:

Aprobación de las Resoluciones N° 01-2012/GOR/RENIEC de fecha 24 de Febrero de 2012 y 11-2012/GOR/RENIEC de fecha 20 de Agosto de 2012, a través de los cuales aprobó los Formularios de Nacido Vivo, de emisión manual y en línea.

Designación de personal informático especializado para el desarrollo del sistema informático denominado “Sistema de Registro de Hechos Vitales”.

Autorización para vincular el “Sistema de Hechos Vitales” con la Base de Datos del RENIEC, a fin que se pueda comprobar la identidad de la madre en tiempo real.

Gestión con el Ministerio de Salud en la emisión de la Resolución Ministerial N° 148-2012/MINSA de fecha 05Mar2012, a través del cual en el acápite 6.6.2 se formaliza el mecanismo de acceso al Sistema previa gestión ante el RENIEC.

Designación de personal especializado en informática y registros civiles, para impartir capacitación al personal del Ministerio de Salud encargado de la operación del sistema en los diferentes establecimientos de salud y capacitación al personal médico que realizará el registro de los recién nacidos.

Coordinación con el Ministerio de Salud para la creación del portal web del “Sistema de Información para el Registro del Certificado de Nacido Vivo en Línea”, bajo desarrollo del MINSA, a través del cual se brinda acceso directo al “Sistema de Registro de Hechos Vitales” que registra y emite el Certificado de Nacido Vivo en Línea.

El compromiso de la Alta Dirección del RENIEC y del MINSA con el proyecto fue total, ello queda demostrado con la participación de las máximas autoridades del RENIEC (Jefe Nacional del Reniec, Dr. Jorge Luis Yrivarren Lazo) y del MINSA (Ministro Dr. Alberto Tejada Noriega), en el lanzamiento del Sistema de Hechos Vitales que sistematiza del proceso de registro y emisión de los Certificados de Nacido Vivo, el día 07 de Marzo de 2012.

Figura 1: Jefe Nacional del RENIEC y Ministro de Salud el día del lanzamiento del Proyecto 07Mar2012



1.4 Reconocimiento a los equipos de proyecto de mejora

(1) Qué reconocimientos se otorgan a los integrantes de los equipos de proyectos de mejora que logran resultados destacados?

El Registro Nacional de Identificación y Estado Civil cuenta con mecanismos de incentivos para que aquellos servidores cuyo trabajo dentro de un proyecto de mejora específico, se haya traducido en un logro significado. Estos mecanismos son:

Emisión y difusión de documentos de felicitaciones personales.

Resoluciones Jefaturales felicitando la participación de cada uno de los integrantes involucrados en los proyectos de mejora.

Cartas de agradecimiento por trabajo, compromiso y competencia profesional en el cumplimiento de las actividades encomendadas.

Constancias por destacada labor profesional.

Diplomas por destacado desempeño en las actividades encomendadas.

Mensajes de la Alta Dirección de felicitaciones y agradecimientos publicados en la Intranet Institucional y vía correo electrónico institucional.

Publicación de reconocimientos externos y premiaciones a los proyectos de mejora, en el Boletín Institucional.

Promoción de los proyectos exitosos y los miembros de equipo vía los medios de comunicación (TV Identidad, Radio Identidad, RENIEC Virtual, Prensa), que incluyen notas, entrevistas, enlaces vía microondas, reportajes, informes periodísticos.

(2) Informe cómo el reconocimiento forma parte de las políticas de la organización.

El reconocimiento a los equipos de proyectos de mejora se ha institucionalizado a través de la Política de Calidad, que considera el reconocimiento personal y grupal de los integrantes de equipos de mejora, sobre los logros obtenidos como instrumento clave para la motivación del personal.

A nivel del Reglamento Interno de Trabajo, aprobado mediante Resolución Jefatural Nº 251-2003-JEF/RENIEC aprobado el 16JUN2003, el artículo 67º establece que los trabajadores tendrán derecho a incentivos laborales, entendiéndose como incentivos no sólo a la parte económica.

Capacitación a través de becas, normada con la Guía de Procedimientos GP-239-GRH/001(30MAR2010), mediante la cual se brinda la oportunidad a los trabajadores de reforzar sus competencias académicas y laborales, generando un mayor compromiso del personal con su entidad, lo que les permite una actualización de sus conocimientos, así como mayor especialización en las labores diarias que ejecutan, logrando maximizar sus habilidades y fortaleciendo la eficiencia, eficacia y consecuente efectividad institucional.

2. IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROYECTO DE MEJORA

2.1 Análisis de la estrategia de la organización y de oportunidades de mejora

(1) ¿Cuáles son las principales estrategias del negocio?

Los Planes Estratégicos (2007-2010, 2011-2015 y 2012 – 2016), implementados en el RENIEC, establecen políticas y desarrolla estrategias para la documentación de los ciudadanos peruanos desde el momento de su nacimiento, siendo su prioridad en los últimos años combatir el sub registro de nacimientos, entendido como el número de nacimientos ocurridos pero que no son inscritos en el Registro Civil del RENIEC.

A través el Plan Estratégico Institucional, la entidad define estrategias con rostro social y humano, a fin de realizar una gestión bajo un enfoque hacia el cliente, constituido por los



ciudadanos, empresas, instituciones públicas, entre otras; trazándose objetivos estratégicos de gran relevancia como:

Objetivo General 1: Mejora del servicio

Objetivo General 2: Atención a sectores vulnerables

Objetivo General 3: Innovación y uso intensivo de tecnología

En ese contexto, el RENIEC considera, prioritario el establecimiento de estrategias que cubran las necesidades y expectativas de los grupos de interés, en relación a las demandas de los productos y servicios que se otorgan, por ello su mercado está compuesto por 31 millones 218 mil peruanos, residentes en el Perú y el extranjero, a quienes brinda los siguientes servicios y productos:

Para el desarrollo de estas estrategias se han desplegado acciones que aseguren su sostenibilidad en el tiempo; de este modo, el Plan Estratégico para el periodo 2011 – 2015, establece un cronograma de cumplimiento para medir el desempeño de cada objetivo estratégico mediante un cuadro de mando integral, a fin que permita verificar el grado de avance acorde a las metas establecidas. Los resultados de estas evaluaciones, son informados periódicamente a las entidades públicas competentes como el Ministerio de Economía.

Tabla 3: Cuadro de Mando Integral

El presente proyecto se alinea al Objetivo estratégico N° 2 del Plan Estratégico aprobado para el periodo 2012 – 2016, definido como “Mejora del Servicio”, dentro del cual se ha incluido el Objetivo específico “Incrementar la eficiencia y eficacia de los procesos de registro del estado civil contribuyendo a garantizar la seguridad jurídica y el fortalecimiento de los sistemas de registros civiles”, cuyas actividades son las siguientes:

Tabla 4: Objetivos específicos (2012 -2016) para la Gerencia de Registros Civiles

Al respecto, se debe resaltar el indicador de la primera actividad, expresada como porcentaje del sub registro de nacimientos del país, estimado por el RENIEC en 8% y la estrategia que



plantea para reducir el mismo de manera anual hasta un nivel inferior del 1% en el año 2016.

En ese sentido, el proyecto “Tu Acta de Nacimiento, con Certificado de Nacido Vivo - CNV Digital” busca coadyuvar al cumplimiento de este objetivo estratégico, tomando en consideración además, que como resultado de diversos estudios sobre Sub registro a nivel de América Latina y el Mundo, se concluye que el sub registro conlleva a la indocumentación, la cual constituye una manifestación directa de la exclusión social y con frecuencia es asociada a la pobreza, inequidad y barrera para el acceso a los derechos básicos de la persona.

El Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, ha concebido la misión, visión y valores, acorde a la funciones de la entidad y a los compromisos del personal para otorgar un servicio de calidad, conforme se describe a continuación:

Valores Institucionales

Trato digno al ser humano

Excelencia en el servicio

Honestidad y transparencia, de nuestros trabajadores y funcionarios.

Lineamientos de Política

Consolidación del DNI como único documento de identificación, propendiendo a que concentre las funciones de otros documentos como la licencia de conducir, certificado digital, el número del asegurado, número de contribuyente, documento de viaje, etc.

Identificación de los recién nacidos a través del empadronamiento de las madres gestantes, declarando la identificación del menor como actividad prioritaria para la Institución.

Desarrollar métodos y acciones enfocadas a la sostenibilidad de la identificación con el DNI de todos los peruanos, en todos segmentos poblacionales.

Se establece como política institucional el otorgamiento del DNI en forma gratuita a los menores de 6 años, por primera vez y sin distinción de estrato social ni económico.

Intensificar la identificación de menores de edad en zonas rurales y amazónicas, estableciéndose como actividad prioritaria para la institución.

Promover la implementación del DNI Genético generando una base de datos nacional de perfiles genéticos a efectos de identificación de grupos vulnerables; trata de personas, desaparecidos, entre otros, desarrollando un proyecto piloto.

Integración y consolidación de los Registros Civiles, incorporando en un plazo de 04 años el 100% de las Oficinas de Registros Civiles a nivel de provincia, siendo la primera etapa el paso de los Registros Civiles Provinciales al RENIEC y en una segunda etapa lograr su sistematización cuando ya se encuentre incorporado a la Institución.

Incorporación de la digitalización para la administración de los Registros Civiles: Digitalización de las actas registrales de los Registros Civiles con una antigüedad de 18 años y la emisión en forma automática de las partidas a nivel nacional de las que generan de la fecha para adelante.

Descentralización del procesamiento de los trámites y la emisión de los DNI en tres, además del de Lima; Norte, Centro Oriental y Sur del País, lo que facilitará la entrega del DNI en forma oportuna, y permitirá la integración con las Oficinas de Registro Civil; para la obtención de las partidas de nacimiento del ámbito geográfico.

Reingeniería de la Estructura Organizativa para mejorar la atención del ciudadano; transformar el modelo jerárquico actual de la institución a un efectivo modelo de gestión basado en procesos.

Elaboración del Plan Nacional e-identificación y e-inclusión.



Gráfico 3: Política N° 2 Proyección del registro de Madre Gestante a partir de la Sistematización del CNV

(2) Cómo consideró el equipo los principales lineamientos estratégicos de la Organización en la selección del proyecto de mejora a trabajar?

Para seleccionar el proyecto de mejora, el equipo consideró los principales lineamientos estratégicos de la entidad, enfocados en los siguientes puntos:

El segundo proceso clave “Registro Civil”, que tiene como Objetivo General la “Mejora del Servicio” y como Objetivo Específico “incrementar la eficiencia y eficacia de los procesos de registro del estado civil que contribuyendo a garantizar la seguridad jurídica y el fortalecimiento del sistema de registros civiles” y cuya actividad se encuentra orientada a disminuir la tasa del sub registro de nacimientos, actualmente estima en 8% por el RENIEC a menos del 1% el año 2016.

Segundo Lineamiento de Política de la entidad “Identificación de los recién nacidos a través del empadronamiento de las madres gestantes, declarando la identificación del menor como actividad prioritaria para la Institución”, para cuya materialización, era de imperiosa necesidad el fortalecimiento de los medios de emisión del CNV, constituyéndose por tanto, en requisito fundamental para este segundo proyecto.

Segundo objetivo de calidad del RENIEC “Mejorar la cobertura de los servicios y actualización del sistema de identificación, así como la ampliación de los servicios complementarios, en un marco de mejora continua de los procesos y la utilización de tecnología informática de alta calidad”.

El proyecto de mejora fue seleccionado por cuanto contribuye sustancialmente al logro de los lineamientos institucionales expuestos, que son de significativa relevancia para la población peruana y el país.

(3) ¿Qué relación existe entre el proyecto de mejora y la estrategia del negocio en lo relativo a resultados financieros, a la mejora de procesos internos, al desempeño del personal y/o a los resultados de la satisfacción del cliente externo o interno?

La relación que existe entre el proyecto de mejora “Tu Acta de Nacimiento Segura, con Certificado de Nacido Vivo – CNV Digital” y la estrategia del negocio en lo relativo a resultados financieros, mejora de procesos internos, desempeño de personal y satisfacción del cliente interno y externo, se muestra en el siguiente cuadro:

Resultados financierosMejora de procesos

internos

Desempeño del

personal

Resultados de

satisfacción del cliente

externo e interno

Objetivo General

* Objetivo específico:

Incrementar la eficiencia

y eficacia de los

procesos de registro del

estado civil,

contribuyendo a

garantizar la seguridad

jurídica y el

fortalecimiento de los

sistemas de registros

civiles.

* La sistematización del

proceso de registro y

emisión del Certif icado de

Nacido Vivo, no requiere

de la contratación de

mayor personal, por

cuanto el RENIEC provee

al MINSA de la

asistencia informática

gratuita para la

instalación del softw are

en los equipos de los

establecimientos de

salud declarados como

viables.

* Asimismo, el RENIEC

provee de capacitación

en el uso del Sistema a

los médicos y obstetrices

que operarán el mismo,

para cuyo fin les asigna

un usuario y clave a

cada uno de ellos para

su respectivo acceso.

Para la Población:

Obtención de un documento

seguro y de calidad, cero costo.

El CNV es gratuito no percibe

ingreso alguno, al estar orientado

al cumplimiento del artículo 2° de la

Constitución Política del Perú, que

establece el derecho de toda

persona a la identidad.

Para el MINSA:

Ahorro de recursos de aprox.

2´100,000 nuevos soles anuales,

por concepto de mensajería, al

haberse extinguido la necesidad

de distribuir Libros de Formularios

para la emisión de los CNV

manuales.

Ahorro progresivo de recursos de

aproximadamente 30,000 nuevos

soles anuales, por concepto de

impresión de Libros de

Formularios manuales, al ya no

ser requeridos.

Para Establecimientos de

Salud:

La inversión mínima que requiere

un establecimiento de salud para

la sistematización del CNV es de

aprox. 4,800 nuevos soles.

* Proceso Manual a

Semiautomático

Se ha implementado el proceso

de registro y emisión del CNV de

manual a semiautomático, a

través del Sistema de Hechos

Vitales, donde el usuario f inal

llena los campos que

corresponden al Formulario en

línea, que luego es impreso para

su entrega al ciudadano.

* Dismunición de tiempos

Se ha dismuido el tiempo de

emisión del CNV, de 7 a 2

minutos.

* Producto final controlado y

seguro

El Formulario de CNV se

encuentra dotado de medidas

de seguridad que impiden su

falsif icación y su emisión es

controlada informáticamente.

* Cotejo de datos en tiempo

real

El Sistema de Hechos Vitales se

encunetra vinculado a la base

de datos del RENIEC, que

permite el cotejo de datos de la

madre en tiempo real.

* Registro de 98,061

menores de edad con CNV

correctamente llenados,

claros, sin omisiones;

seguros y sin riesgo de ser

observados ni rechazados

al momento de la inscripción

de la partida de Nacimiento.

* El CNV ya no es manual

sino semiautomático,

brindando calidad y

confiabilidad a la población.

* El proyecto ha posibilitado

la vinculación de la

información del CNV con el

Acta de Nacimiento, por

cuanto se puede determinar

exactamente el número de

menores identif icados con

CNV no inscritos en el

Registro Civil del RENIEC,

propiciando campañas de

documentación gratuita, por

parte del RENIEC.

Estrategias del Negocio

1. Mejora del

servicio



Tabla 5: Relación del proyecto de mejora y las estrategias del negocio

2.2 Estimación del impacto en los resultados de la organización. (1) ¿Qué método o procedimiento utilizaron para estimar el impacto de las alternativas de los

proyectos de mejora en el desempeño de la organización? Ello incluye analizar el impacto de costos, calidad, entrega, participación en el mercado, clima laboral, productividad, entre otros y según corresponda.

El RENIEC en su constante preocupación por reducir la indocumentación y combatir la falsificación de los documentos de sustento que conlleven a la obtención del Acta de Nacimiento y del Documento Nacional de Identidad de manera irregular, efectuó un análisis de los posibles mecanismos que permitan obtener un documento CNV seguro, confiable, legible y sin errores, cuya emisión sea garantizada los 365 días del año; encontrando para ello la alternativa de desarrollar el proyecto “Tu Acta de Nacimiento Segura, con Certificado de Nacido Vivo - CNV Digital”, orientado a la sistematización integral del proceso de registro y emisión del CNV; cuyo análisis de impacto en costos, calidad, entrega, participación en el mercado, productividad, entre otros; es como se muestra a continuación:

Tabla 6: Impacto de las alternativas del proyecto de mejora

Del mismo modo, para determinar la viabilidad del proyecto, el equipo analizó lo siguiente: Factores de impacto en el mercado: Indocumentación

El Acta de Nacimiento es el documento oficial que sustenta la inscripción de una persona en el Registro Civil del RENIEC, y constituye un requisito indispensable para el siguiente paso que es la obtención del Documento Nacional de Identidad (DNI).

Para que la madre pueda registrar a sus hijos recién nacidos, debe contar con un registro propio, es decir poseer su acta de nacimiento y su respectivo DNI; muchas madres al no poseer estos documentos, dan pie al llamado círculo de la indocumentación, donde el hijo no puede ser registrado por que la madre a su vez no lo está. Conforme se muestra a continuación: Gráfico 4: Ciclo de la indocumentación

Por otro lado, se ha podido observar que en diferentes Establecimientos de Salud, ante las necesidades de espacio que requiere, motiva el alta de la madre antes que realicen la inscripción del recién nacido. Propiciando que la formalización del registro del nacimiento, dependa en un futuro de la necesidad y el tiempo disponible que tenga dicha madre; no obstante que dicho nacimiento no inscrito ya forma parte del Sub registro de nacimientos de nuestro país.

Hasta antes del proyecto, no existía ningún un mecanismo de seguimiento que permita



verificar si el nacimiento de todos los niños o niñas han sido inscritos en el Registro Civil del RENIEC.

Factores de impacto tecnológico: Falsificación del CNV

El Certificado de Nacido Vivo constituye un requisito indispensable para la emisión de un Acta de Nacimiento, dentro de un procedimiento de inscripción ordinario, es decir dentro de los sesenta (60) días contado a partir de la fecha del alumbramiento; o dentro de los tres (3) días de haber ocurrido el nacimiento, cuando se trata del registro en Oficinas Registrales u Oficinas Registrales Auxiliares de los Establecimientos de Salud.

El Certificado de Nacido Vivo (CNV) era un formato preimpreso sin codificación ni medidas de seguridad, que era emitido de manera manual por los profesionales de la salud, para certificar el nacimiento de una persona, el cual a su vez era firmado y sellado por los mismos, en señal de validez. Estos formatos muchas veces eran fotocopiados y no existía control sistematizado para su distribución ni su emisión; constituyendo una puerta de entrada a la falsificación.

Del mismo modo, estos formatos manuales contenían una gran cantidad de datos irrelevantes para la inscripción, que aparte de generar errores en su llenado, ocasionaba confusión sobre los verdaderos del recién nacido; propiciando también su posible llenado irregular e inescrupuloso.

Respecto a la identificación de la madre, el profesional de la salud muchas veces contaba con la declaración de la parturienta, no constituyendo un medio seguro para la emisión del Certificado de Nacido Vivo, toda vez que constituía una puerta abierta para el tráfico de menores de edad.

Frente a estas razones, que ponen en peligro la seguridad jurídica del Registro Único de Identificación de Personal Naturales (RUIPN), el RENIEC viene desarrollando diversos proyectos orientados a mitigar estas situaciones, siendo uno de los proyectos clave para ello, el correspondiente a la informatización del Certificado de Nacido Vivo, a través de nuestro proyecto denominado “Tu Acta de Nacimiento Segura, con Certificado de Nacido Vivo CNV Digital”.

(2) ¿Por qué razón el grupo escogió el proyecto de mejora seleccionado?

Las razones por las que el equipo escogió el proyecto de mejora “Tu Acta de Nacimiento Segura, con Certificado de Nacido Vivo - CNV Digital”, fueron las siguientes:

Constituye un proyecto pionero, por cuanto es el primero que persigue la consolidación de la seguridad en la inscripción de un menor de edad de manera integral, concibiendo como punto de partida para ello, el afianzamiento de la seguridad en la emisión de los Certificados de Nacido Vivo (CNV).

Constituye el primer eslabón de la identificación de una persona, por tanto su ordenamiento, sistematización y seguridad, garantizará la identificación y documentación de todos los peruanos (mayores y menores).

La brecha existente, entre el número de nacimientos con certificado de Nacido Vivo en Línea, frente al número de nacimientos “no inscritos” en el Registro Civil del RENIEC, permitirá a nuestra entidad la planificación de campañas para documentar a tales niños, en situación de indocumentación, promoviendo a su vez la posibilidad de emisión del DNI de manera gratuita.



Gráfico 5: Eslabones de la documentación

Del mismo modo, esta información que será compartida por el RENIEC a otras entidades del estado peruano, permitirá promover Programas sociales destinados a combatir la exclusión social y pobreza.

Dentro de los procesos operativos internos del RENIEC, esta información permitirá a los Analistas que procesan los formularios para la emisión del DNI, con tramitación extemporánea, el cotejo en tiempo real de los documentos de sustentos que son presentados para este fin, constando su legalidad; y denunciando aquellos casos de falsificación.

Constituye base para el desarrollo de otros proyectos de significante envergadura como el “Registro de Madre Gestante”.

Seguidamente se muestra el resultado del estudio efectuado por equipo del proyecto en cinco establecimientos de salud del MINSA, al 25feb2013, respecto a la brecha de nacimientos registrados con CNV pero no inscritos en el Registro Civil del RENIEC.

Tabla 7: Brecha de nacimientos registrados con CNV pero no inscritos en el Registro Civil del RENIEC

3. MÉTODO DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y HERRAMIENTAS DE LA CALIDAD

3.1. MÉTODO DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

(1) ¿Cuál fue el método de solución de problemas que empleó el equipo?

El Método de Solución de Problemas que empleó el equipo del proyecto, se ha determinado del siguiente modo:

a) Identificación de la situación inicial; empleando la matriz FODA (fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), que identificó el estado situacional interno y externo.

b) Identificación del Problema Central y Efecto Final; se realizó empleando la herramienta Árbol de Problemas o denominado también como Árbol de Causas y Efectos.

c) Identificación de Objetivo Principal y Fin Último; se efectuó empleando la herramienta Árbol de Objetivos o denominado también Árbol de Medios y Fines.



Gráfico 6: Vinculación del método de solución de problemas

d) Definición de alternativas de solución y estrategias; se realizó a través del uso de una matriz de Marco Lógico.

(2) ¿Cuáles fueron los pasos o etapas desarrollados? Explíquelos en detalle. La explicación debe cubrir como mínimo las fases de definición de la situación inicial, el levantamiento y análisis de información, el desarrollo de alternativas de solución, la definición y ejecución de la solución y el control y mejora de los resultados.

El detalle de las etapas desarrolladas fueron:

a) Identificación de la situación inicial El análisis FODA realizado al proceso de registro y emisión de los Certificados de Nacido Vivo (CNV), que son emitidos para certificar el nacimiento de un menor en los establecimientos de salud del MINSA y que son suscritos por los profesionales de salud, dio los siguientes resultados:

FORTALEZAS DEBILIDADES

Buenas relaciones de RENIEC con MINSA y ESSALUD permiten

realizar Alianzas estrategicas para sistemación del proceso de

registro y emisión del CNV.

RENIEC no puede atender solicitudes de inscripción y emisión de

Actas de Nacimiento, por errores en el CNV.

Uso de CNV falsificado, como documento de sustento, para

solicitar DNI por procedimiento de Inscripción Extemporáneo por

ciudadanos que no poseen DNI.

Generación de reprocesos al momento de emitir el DNI del menor,

por datos relevantes mal consignados o con escritura ilegible en el

CNV que fueron trasladados al Acta de Nacimiento por parte de

Municipalidad registrante.

Limitación estadística para la actualización de la Base de Datos

del RENIEC, al no poder determinar el real número de nacimientos

ocurridos en el Perú en cada periodo.

El RENIEC ha iniciado reuniones de coordinación interna para

desarrollar la "metodología peruana para de estimación de la tasa

del Sub Registro de nacimientos del País", que compartirá al INEI,

MINSA y ESSALUD, para un trabajo conjunto.

Imposibilidad de determinar el número de nacimientos ocurridos y

que no fueron inscritos en el RENIEC.

Un CNV sistematizado puede brindar información en tiempo real

para que el RENIEC pueda comprobar la veracidad de los CNV que

son usados como documento de sustento para tramitar el Acta de

Nacimiento y DNI.

Riesgo de la seguridad Jurídica del Registro Único de Identificación

de Personas Naturales (base de datos de todos los peruanos) por

el uso de CNV falsificados.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Sistematización del registro y emisión del CNV bajo Alianza

estratégica entre RENIEC, MINSA y ESSALUD.

Emisión de CNV no sistematizado, por parte del MINSA y

ESSALUD.

Formularios vulnerables, no presentan ninguna medida de

seguridad.

Ausencia de mecanismos de control, formularios inclusive son

fotocopiados.

Ausencia de herramientos para que el profesional de la salud

compruebe la identidad de la madre al momento del parto.

Formularios de emisión manual, pasible de errores de escritura.

La información tiene carácter declarativo, no existe mecanismos de

comprobación sobre los datos que suministra la madre.

Modificar el contenido del formulario de CNV en coordinación entre

el MINSA y/o ESSALUD y el RENIEC.

Formularios contienen datos irrelevantes para la inscripción,

causando confusión al momento de su llenado.

El nuevo formulario semiautomático permitiría la dotación de

mecanismos de seguridad que harian infalsificable a los CNV que

son para certificar el nacimiento de un menor.

Formulario de diseño simple, pasible de falsificación.

El RENIEC cuenta con todo el proceso de emisión del DNI

sistematizado, por lo que puede comprobar información

sistematizada de otras instituciones, que incluye información

histórica y estadística.

Diseño de un Sistema que permita contar con acceso a la Base de

Datos del RENIEC, para la comprobación de la identidad de la

madre, que muestre el formulario semiatomatizado para ser llenado

por profesional de la salud y permita su impresión directa.

Inicio



Tabla 8: Análisis situacional FODA

b) Identificación del Problema Central y Efecto Final

Concluido el análisis FODA, se procedió a la identificación del problema central y el efecto final que ocasiona este en la población, para tal fin se empleó el Árbol de Problemas o también denominado Árbol de causas y efectos, que se presenta en la página 25.

c) Definición de Objetivo Principal y Fin Último

Realizada la construcción del Árbol de Problemas, se procedió a la Construcción del Árbol de Objetivos, que es la versión positiva de la primera, con la finalidad de identificar los puntos de intervención del proyecto. Metodológicamente se procedió del siguiente modo: - Se cambió todas las condiciones negativas (causas y efectos) a condiciones positivas

(medios y fines). - Se tradujo el problema central del Árbol de Problemas en el Objetivo Principal del

Árbol de Objetivos.

Con ello el efecto final se transformó en el fin último, como se muestra a continuación:

Gráfico 7: Vinculación diagnóstico, árbol de problemas y árbol de objetivos

En página 26 se muestra el Árbol de Objetivos o de Medios y Fines sobre el registro y emisión del CNV.

Es preciso indicar que la información analizada en el árbol de problemas se encuentra vinculada en su totalidad a la información contenida en el árbol de objetivos, cumpliendo con los requisitos que la metodología exige, a fin de poder plantear las alternativas de solución de

d) Definición de estrategia final

Concluido el análisis FODA que sirvió de sustento para la construcción del Árbol de problemas y posteriormente el Árbol de objetivos, se ha continuado la metodología utilizando la Matriz de marco lógico a través del cual se describen las alternativas de solución que propone el equipo de trabajo y los actores que deberán intervenir. En la página 27 se muestra la Matriz de Marco Lógico con el detalle de los antes descrito.



Árbol de Problemas o de Causas – Efectos sobre el Registro y Emisión del Certificado de Nacido Vivo (CNV)



Árbol de Objetivos o de Medios y Fines sobre el Registro y Emisión del Certificado de Nacido Vivo (CNV)



Matriz de Marco Lógico que plantea Alternativas de Solución a los Problemas Hallados

Importante: Del análisis efectuado, cabe indicar que para la presente postulación, se tomará en cuenta el proceso de implementación del proyecto “Tu Acta Segura, con Certificado de Nacido Vivo – CNV Digital” que se viene implementando en los establecimientos de salud del MINSA.

Siendo importante destacar que si bien el proyecto se viene implementando bajo Alianza estratégica entre el RENIEC y el MINSA, la Idea del proyecto fue promovida por la Gerencia de Registros Civiles del RENIEC, puesta a consideración de la Alta Dirección y autorizada para liderar el grupo de profesionales que solicitaría designación de personal técnico especializado en proyectos del MINSA, a fin de realizar su implementación. Ello ha quedado registrado en la Resolución Ministerial N° 148-2012/MINSA de fecha 05Mar2012, específicamente en el acápite 6.6.2 y 6.6.3 de la Directiva Administrativa N° 190-

OBJETIVOS

GENERAL

OBJETIVOS

ESPECÍFICOS ACTIVIDADES

Revisar Formulario tradicional de emisión manual

proponiendo la eliminación de datos irrelevantes.

Diseñar el nuevo Formulario para emisión manual.

Proponer a la Alta Dirección para su aprobación y

suscripción.

Diseñar nuevo Formulario para emisión de CNV en línea.

Validar información en Sistema informático.

Proponer a la Alta Dirección para su aprobación y

suscripción.

Evaluar los CNV emitidos en el último año, en

establecimientos de salud del MINSA, por muestreo.

Efectuar reunión de coordinación con los jefes de las

Oficinas de Estadística de los diferentes establecimientos de

salud del MINSA, para recojo de aportes.

Realizar el desarrollo informático del "Sistema de Hechos

Vitales"

Validar los campos del "Sistema de Hechos Vitales" que

serán llenados por los usuarios finales.

Vincular el "Sistema de Hechos Vitales" con el Registro Único

de Identificación de las Personas Naturales (RUIPN) para

cotejo de información.

Efectuar pruebas en un Establecimiento de Salud elegido por

el MINSA.

Selección de establecimientos de

salud del MINSA

Seleccionar los establecimientos de salud aptos para

implementar el Sistema, verificando los requisitos mínimos de

conectividad y equipamiento.

Instalación del "Sistema de Hechos Vitales" en PC de los

establecimientos de salud seleccionados.

Asignación de usuarios y clave a profesionales de la salud a

cargo de atender partos.

Brindar asistencia técnica

CapacitaciónCapacitación a los usuarios finales del "Sistema de Hechos

Vitales" (profesionales de la salud) en el uso del sistema.

Elaborar Guías de Procedimientos y Directivas

Proponer a la Alta Dirección para su aprobación.

Seguimiento del registro y emisión en tiempo real.

Emisión de reportes estadísticos periodicos.

Modificar el Formulario de emisión

manual

Aprobar el Formulario para emisión

en Línea

Modificar los Formularios de

Certificado de Nacido Vivo

(CNV)

Monitoreo

Implementar la

sistematización del proceso

de registro y emisión del

CNV

Crear un sistema

informático que sistematice

el proceso registro y

emisión del CNV

Diseñar el "Sistema de Hechos

Vitales"

Efectuar el desarrollo informático del

"Sistema de Hechos Vitales"

Formulación de los Documentos

Normativos y Procedimentales

Implementación del Sistema en

establecimientos de salud

seleccionados



MINSA/OGEI.V.01 que establece el procedimiento para el registro del CNV en todos los establecimientos de salud del país, en la cual el MINSA reconoce la autoría del RENIEC en la creación y propiedad del “Sistema de Hechos Vitales” que hace posible la emisión del Certificado de Nacido Vivo en línea.

3.2. RECOLECCIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN (1) ¿Cómo obtuvo el equipo la información necesaria para la ejecución del proyecto de mejora?

La información necesaria para la ejecución del proyecto de mejora, se realizó tanto en el ámbito interno como en el externo.

A nivel interno, se realizó mediante reuniones de trabajo y coordinación entre el personal Especialista de la Gerencia de Registros Civiles, Gerencia de Informática, Gerencia de Operaciones Registrales, Gerencia de Asesoría Jurídica, Secretaría General y la Alta Dirección. A nivel externo, con personal designado por el Ministerio de Salud y Profesionales de la Salud de los Establecimientos de Salud, para sensibilización y capacitación en el uso del software (Sistema de Hechos Vitales).

Figura 2: Reuniones de coordinación externa RENIEC – MINSA

(2) ¿Cómo determinaron el tipo y tamaño de información a recolectar?

El tipo y tamaño de la información a recolectar se determinó como producto de una Charla inicial que brindó el Equipo del proyecto a los representantes de las Oficinas de Estadística y Dirección de los diferentes establecimientos de salud de Lima y Provincias que administra el MINSA; donde se les expuso la modificación del antiguo Formulario para la expedición del Certificado de Nacido Vivo (CNV) y se les dio a conocer las implicancias legales. Del mismo modo, se les indicó los requerimientos técnicos mínimos que necesita un establecimiento de salud para la implementación del sistema.

Como resultado de dicha reunión, se identificó cinco establecimientos de salud de la ciudad de Lima que cumplían con los requisitos técnicos mínimos y sus Directivos se encontraban interesados en la implementación del Sistema, conforme se detalla en el cuadro siguiente.

Tabla 9: Establecimientos de salud seleccionados para implementación inicial del sistema

Cabe indicar que al 28 de Febrero de 2013, existen 100 establecimientos de salud (65 y Hospitales, 33 Centros de Salud y 2 Institutos Médicos) que han implementado el “Sistema



de Hechos Vitales”. (3) ¿Cómo seleccionaron las fuentes de datos?

Las fuentes de datos se seleccionaron en base a la información proporcionada por el MINSA del siguiente modo:

Se verificó el número de Establecimientos de Salud que administra el MINSA a nivel nacional, a través del Registro Nacional de Establecimientos y Servicios Médicos de Apoyo – RENAES, http://intranet5.minsa.gob.pe/renaes/views/inicio.aspx.

Se cotejo aquellos establecimientos de salud que atienden a mayor número de personas al año, con énfasis en la atención de nacimientos.

Se analizó aquellos que atienden a poblaciones vulnerables.

Se cotejo aquellos que poseen infraestructura de red y equipos informáticos para implementación del sistema. Se realizó labor de campo, verificando la infraestructura de red que poseía cada uno de ellos.

Respecto a los establecimientos seleccionados, se verificaron los registros históricos de Certificado de Nacido Vivo manual emitidos durante el periodo Enero a Diciembre de 2011. Esta información fue relevante para el diseño y desarrollo informático del Sistema de Hechos Vitales.

A nivel del RENIEC se efectuaron búsqueda de archivos que contenían trámites de ciudadanos que solicitaron Actas de Nacimiento o Documento Nacional de Identidad, bajo trámite extemporáneo, donde presentaron Certificados de Nacido Vivo adulterados o falsificados.

(4) ¿Cómo verificaron que la información no tuviera errores y cómo resolvieron la falta o deficiencia de la información?

Se verificó que la información no tuviera errores, recurriendo para su recolección a la fuente de datos primaria, constituida por el Ministerio de Salud y los establecimientos de salud seleccionados, realizando un trabajo de campo integral, en cada uno de ellos, con la finalidad de realizar un levantamiento de información, a nivel estadístico, técnico informático y técnico analítico, con los cual quedó garantizada su confiabilidad y aceptación para el desarrollo del proyecto. En caso del RENIEC, se verificó que la información no tuviera errores, recurriendo a archivos y documentación de tipo oficial.

(5) Explicar cómo analizaron la información recolectada para la selección del proyecto de

mejora. Incluya el análisis de la situación actual contra las expectativas de clientes tanto internos como externos, de la magnitud de la brecha existente entre la situación actual y la situación deseada; y presente un listado de posibles proyectos de mejora identificados.

El análisis de la información recolectada se realizó de la siguiente manera

a) Análisis de la información contenida en los Formularios de emisión del CNV En el mes de Enero de 2012, en reunión de trabajo sostenida entre los representantes del RENIEC y MINSA, analizaron los Formularios que se venían utilizando para la emisión del Certificado de Nacido Vivo (CNV) de manera manual, hallando una serie de campos que requerían información irrelevante para inscripción de un nacimiento y que su ambigüedad ocasionaban confusión al momento de su llenado.

En consecuencia, los errores cometidos por el Profesional de la salud que llenaba de manera manual el CNV, era trasladado también al Registrador Civil que repetía los mismos errores en el Acta de Nacimiento del menor.

Para corregir esta falencia, acordaron modificar el Formulario de Emisión Manual y aprobar el nuevo “Formulario de Nacido Vivo de Emisión en Línea” que en adelante se utilizaría con la implementación del Sistema de Hechos Vitales. En ese sentido, el RENIEC mediante las Resoluciones Gerenciales N° 001-2012/GOR de fecha 24 de Febrero de 2012 y N° 11-2012/GOR de fecha 20 de Agosto de 2012, resuelve aprobar el “Formulario

http://intranet5.minsa.gob.pe/renaes/views/inicio.aspx



de Nacido Vivo” de emisión manual y en línea. Los principales cambios realizados a los Formularios de CNV fueron:

Emisión de un código numérico y de barras único para cada formulario, que permitirá efectuar un seguimiento apropiado a los mismos.

Contenido de los datos de la madre, del recién nacido y del profesional que certifica el nacimiento, habiendo incorporado la impresión dactilar de este último. En la parte posterior, conserva la impresión pelmatoscópica del recién nacido y la impresión dactilar del índice derecho de la madre del titular.

El informe estadístico del hecho vital, se ha elaborado de acuerdo a lo señalado por el MINSA, en base a las necesidades de data para presentar sus reportes estadísticos.

b) Análisis de la información (data) que ingresa al “Sistema de Hechos Vitales”

Se eligió al Hospital Nacional Hipólito Unanue como piloto para la implementación y uso del “Sistema de Hechos Vitales”, que hace posible la sistematización del registro y emisión del Certificado de Nacido Vivo, tomando en consideración su tamaño y decisión de sus Directivos a participar comprometidamente por el periodo de un mes, en las pruebas técnicas del piloto.

Acorde a ello, durante el mes de Febrero de 2012, el personal especialista del RENIEC, creadores del “Sistema de Hechos Vitales”, hicieron seguimiento de la calidad de información que ingresaron al sistema, los Profesionales de la salud de dicho nosocomio, identificando diversos errores en el llenado del Formulario y clasificándolos por cada campo, para su evaluación y subsanación.

Gráfico 8: Integración de información de CNV con sistemas RENIEC

Sobre esta base, se levantaron todos los posibles medios generadores de error al momento de llenado de información en el formulario semiautomático, quedando el “Sistema de Hechos Vitales” listo para poner en funcionamiento.

Cabe resaltar que las pruebas realizadas en el Hospital Nacional Hipólito Unanue, también permitieron afinar la vinculación entre la información que registrará el MINSA con los mecanismos de seguimiento en línea, que efectuará el RENIEC.

3.3. HERRAMIENTAS DE LA CALIDAD

(1) ¿Cómo analizó el grupo la pertinencia de utilizar determinadas herramientas para la gestión del proyecto de mejora?

Para la elección de herramientas que serían utilizadas durante el desarrollo y gestión de proyecto, el equipo del RENIEC, efectuó un análisis de las condiciones que regirían el proyecto, tomando en cuenta con especial énfasis las características del equipo multidisciplinario que participaría en su implementación, del mismo modo las necesidades de colaboración que requeriría, tamaño y complejidad. En mérito a lo cual decidió hacer uso de las siguientes herramientas: a) Para la formulación del proyecto de factibilidad

Se utilizó la herramienta del FODA para realizar un análisis situacional del entorno interno y externo.



Para el análisis de los aspectos negativos identificados en el FODA (debilidades y amenazas), se utilizó la herramienta del Árbol de Causas y Efectos, que a su vez permitió identificar el problema central del proyecto.

Para determinar los puntos de intervención estratégica del proyecto se empleó la herramienta del Árbol de Medios y Fines, que permitió también identificar el objetivo principal del proyecto.

Para programar las alternativas de solución que propone el equipo, se empleó la Matriz de Marco Lógico.

Cada una de estas herramientas guardan una estricta vinculación entre sí, no dejando ninguna variable identificada sin análisis ni alternativa de solución.

b) Para la implementación del proyecto

De acuerdo a la Norma Administrativa Interna NAI-0307-GI/SGPIT/001 sobre “Investigación y Desarrollo para la Innovación Tecnológica en el RENIEC”- Primera Versión; aprobada mediante Resolución Gerencia N° 009-2010/GI/RENIEC de fecha 08Abr2010, las herramientas de calidad están identificadas como técnicas a usar en cada etapa del método:

Tabla 10: Técnicas y Herramientas de Calidad

ACTIVIDAD TAREAS TÉCNICAS

1. Investigación Tecnológica. Investigación.

Diagrama de Pareto.

Diagrama de Dispersión.

Histogramas.

3. Análisis de los Procesos Principales. Pronósticos.

4. Duración de la Propuesta. PERT-PCM.

Encuestas Indirectas.

Entrevista a usuarios.

Diagrama de Ishikaw a.

Diagrama de Pareto.

Diagrama de Dispersión.

Histogramas.

Pronósticos.

Diagrama de Flujo.

Diagrama de Bloque.

Cursogramas.

1. Investigación del Entorno tecnológico. Investigación.

Investigación.

Entrevistas con Proveedores.

Entrevistas con otras Instituciones.

Benchmarking de Tecnologías.

Estudio de Factibilidad Técnica.

Pruebas de las alternativas tecnológicas.

Metodología de Desarrollo de Sistemas.

Modelamiento de Sistemas.

Entornos de Programación.

Gestores de Base de Datos.

Mapa de Procesos.

Modelamiento de Procesos.

Documentar

la Solución

Propuesta

1. Elaboración de Entregables De acuerdo al formato establecido.

Evaluar

Alternativas

de Solución

2. Evaluación de las alternativas tecnológicas

existentes.

3. Construcción de prototipos (Aplicativos,

Componentes, etc.)

4. Rediseño de Procesos.

Identificar

Oportunidad

/ Necesidad

2. Análisis de la Información Histórica.

Analizar

Entorno

1. Levantamiento de la Información.

2. Análisis de la Información Histórica para la

Necesidad Detectada.

3. Análisis de los Procesos Principales.



(3) ¿Qué ventajas y desventajas encontró el grupo de usar las herramientas escogidas?

Las ventajas y desventajas que se encontraron en el uso de las herramientas de calidad más utilizadas fueron las siguientes:

Tabla 11: Ventajas y Desventajas de las Técnicas y Herramientas de Calidad

3.4. CONCORDANCIA ENTRE EL MÉTODO Y LAS HERRAMIENTAS

(1) ¿Cómo asegura el uso adecuado en el proyecto de cada una de las herramientas empleadas a lo largo de las diferentes etapas del método de solución de problemas?

Al aplicar el método de solución de problemas establecido en la organización, se utilizaron la mayoría de las herramientas de calidad recomendadas para cada etapa del método, comprobándose en la práctica que eran acordes a la necesidad de la tarea específica. No obstante, el uso adecuado de las herramientas empleadas fue minuciosamente tomado en cuenta durante todo el desarrollo del proyecto, sobre todo por el carácter interinstitucional del proyecto.

Ello no ha inhibido las diversas revisiones que se han tenido que efectuar al proyecto, motivar discusión entre el equipo RENIEC – MINSA y que al final se han traducido en retroalimentación de información basada sobre todo en la experiencia.

HERRAMIENTAS DE

LA CALIDAD Y

TÉCNICAS

VENTAJAS DESVENTAJAS

La existencia de fuentes de información masiva

como el Internet, facilitaron la recopilación de

información específica y comparativa de manera

inmediata.

Demasiada información tecnológica distría la

ídea del proyecto y ponía en riesgo el

entendimiento del real alcance de la

investigación.

La idea del proyecto se consolidó con la revisión

de experiencias en otros países.

La presencia de personal Especialistas en

diseño de Sistemas Informáticos dentro del

RENIEC, permitió determinar la orientación final

del proyecto.

FODA

Permitió obtener la fotografía del momento, es

decir, plasmar en un solo cuadro "matriz" el

diagnóstico total del proceso de registro y

emisión del CNV, identificando los factores

negativos (debilidades y amenazas) y positivos

(fortalezas y oportunidades); tanto del ámbito

interno como externo. La información permitió

obtener un enfoque completo.

Requiere de la participación total del equipo, ya

que de lo contrario se provocaría el

levantamiento de información incompleta, que

se traducirá en un diagnóstico situacional

errado.

Árbol de

Problemas

Permitió identificar el Problema Central y el

efecto final que tenía este en la población

peruana.

Involucra un proceso largo y munucioso, ya que

realiza el análisis de cada una de las variables

identificadas (causas y efectos).

Árbol de ObjetivosPermitió determinar los puntos de intervención

del proyecto y definición del Objetivo principal.

Consta de un proceso largo y complejo, realiza

el análisis de la totalidad de variables del Árbol

de Problemas, para transformalo en positivo.

Pronósticos

Permitieron realizar la proyección en el tiempo

de la demanda de los servicios, para motivar la

decisión final sobre la factibilidad del proyecto.

Sin un software especializado de simulación,

con iteracciones para un análisis cuantitativo,

solo se puede obtener un nivel medio de

certeza.

Permitió crear y explicar los principales procesos

en forma gráfica y simplificada.

Sirvió como una herramienta de comunicaciones

con el cliente para entender cómo funcionaría el

Servicio.

Mapa de Procesos

Sirvió para el análisis macro del Servicio una vez

definido, con la interrelación de los clientes y

proveedores, tanto internos como externos.

Requirió apoyo de especialistas en gestión por

procesos para un mejor uso de la herramienta.

Investigación

Diagramas de

Flujo

El diseño de los diagramas de flujo, requiere

del conocimiento pleno del proceso, por parte

de todos los miebros del equipo, de lo

contrario no traduce el flujo de actividades de

manera correcta.

El análisis de la información requirió de

mucho control para delimitar la información

estrictamente necesaria y exigir el

cumplimiento de tiempos.



4. GESTIÓN DEL PROYECTO Y TRABAJO EN EQUIPO

4.1 CRITERIOS PARA LA CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO

(1) ¿Cómo y cuáles fueron los criterios de selección de los integrantes del equipo?

El proyecto contó con la participación integral de los Funcionarios de la Gerencias de Registros Civiles y Gerencia de Informática, bajo el rol de Gestores del Proyecto.

El Liderazgo del Proyecto recayó en la Sub Gerencia de Gestión Técnico Normativa de Registros Civiles, en virtud a su especialidad en temas referidos a Registros Civiles y a su dinámica para el desarrollo de trabajos en equipo.

Respecto a los miembros conformantes del Grupo de Trabajo del RENIEC, los criterios para su selección, fueron los siguientes: De la Gerencia de Registros Civiles.

- Contar con experiencia profesional en registros civiles. - Poseer conocimientos de normativa en materia de registros civiles o desarrollo de

proyectos. - Contar con capacidad de trabajo en equipo. - Poseer disponibilidad de tiempo. - Demostrar iniciativa, tenacidad y optimismo. De la Gerencia de Informática

- Contar con experiencia en el desarrollo de sistemas informáticos. - Contar con capacidad de trabajo en equipo. - Poseer disponibilidad de tiempo. - Demostrar iniciativa, tenacidad y optimismo.

En relación al equipo de trabajo del MINSA, fue a designación de las instancias superiores competentes de dicha Entidad.

(2) ¿Tuvieron en cuenta la temática a tratar, las experiencias y conocimientos de los potenciales miembros y los objetivos de la organización, entre otros criterios? Explique cómo.

La Gerencia de Registros Civiles, cuenta con experiencia en el desarrollo de proyectos a nivel interinstitucional y de cooperación internacional, por lo que desde el inicio del proyecto, se tuvo en cuenta el perfil requerido para conformar el equipo de trabajo RENIEC, siendo de exigencia la disponibilidad de tiempo y el compromiso con las metas del proyecto, que garantizaría el éxito del mismo. Respecto a la Gerencia de Informática, el personal seleccionado poseía el perfil requerido, por cuanto su integración al equipo de trabajo, fue inmediato.

(3) ¿Cómo se aseguró, una conformación balanceada del equipo para el mejor aprovechamiento

de los conocimientos y experiencia de cada miembro?

La conformación balanceada del equipo del proyecto quedó garantizada, por la característica interinstitucional que poseyó al momento de su conformación:

Es decir, del lado de RENIEC estuvo conformado por profesionales Especialistas en registros civiles, informática, normativa relacionada a hechos vitales y proyectos.

Por el lado del MINSA estuvo conformado por profesionales Especialistas en estadística y proyectos relacionados al ámbito de la salud.

4.2 PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

(1) ¿Cómo definió el equipo el objetivo del proyecto?

El objetivo del proyecto fue definido como resultado del diagnóstico situacional, que partió de un análisis del entorno realizado a través de una matriz FODA. En consecuencia, las variables negativas halladas (debilidades y amenazas), fueron



analizadas a través de un Árbol de Causas y Efectos y posteriormente trasladadas a un Árbol de Medios y Fines que permitió determinar el Objetivo principal del proyecto; siendo la vinculación que se realizó con la información, conforme se muestra a continuación: esquema:

En ese sentido, el Objetivo Principal del proyecto se definió como la necesidad de “Sistematizar el proceso de registro y emisión del Certificado de Nacido Vivo (CNV), en Alianza estratégica con el MINSA”.

Los resultados finales de este análisis fueron conforme se muestra a continuación:

Gráfico 9: Resultados del análisis situacional del proyecto

(2) ¿Cómo desplegó las actividades necesarias para alcanzar el objetivo?

Las actividades del proyecto de mejora se desplegaron en tres etapas: a. Adecuación de la normativa vigente,

la cual incluyó el rediseño del Formulario de CNV manual y nuevo diseño para el Formulario de emisión en Línea, prescindiendo de información innecesaria.

b. Creación de un sistema informático que permita la sistematización del proceso integral de emisión del CNV; que correspondió al estudio de campo y coordinación para la creación del “Sistema de Hechos Vitales”, vinculado a la base de datos de RENIEC.

c. Implementación del sistema a nivel nacional en establecimientos de salud del MINSA; que comprende la instalación informática del Sistema en cada establecimiento de salud a nivel nacional, capacitación al personal y seguimiento para asegurar su correcto funcionamiento.

Gráfico 10: Flujo de Actividades del Proyecto



(3) ¿Cómo planificó dichas actividades?

Las actividades se planificaron siguiendo los lineamientos dados por la Metodología de Gestión de Proyectos, que consistió en desglosar los componentes del EDT hasta el nivel de paquetes de trabajo, y luego éstos fueron descompuestos en actividades, estableciéndose plazos, indicadores y metas, así como un cronograma de trabajo, en donde se detalló el diseño, monitoreo y evaluación, siendo la técnica y herramienta principal el “Juicio de Expertos” de los propios miembros del equipo conformando por personal especializado del MINSA y RENIEC, además de la participación clave de los grupos de interés.

El cronograma de trabajo especialmente diseñado para tal fin, estableció los hitos por lograr, antes de pasar a la siguiente actividad; lo permitió alcanzar el resultado planificado en momento proyectado y por ende permitir la implementación del proyecto de mejora, conforme lo requerido por el proyecto.

El cronograma de actividades del proyecto, es como se muestra a continuación:

Tabla 12 : Cronograma de actividades del Proyecto

(4) ¿Cómo definió los plazos de ejecución y asignó responsabilidades y recursos

Las actividades de cada fase del proyecto, los plazos de ejecución, asignación de responsabilidades y recursos, se establecieron en base a los acuerdos tomados en las reuniones de coordinación sostenidas por los representantes del MINSA y RENIEC. Estos lineamientos se resumen en:

El cronograma de actividades fue elaborado de manera concertada, por todos los miembros del equipo (tanto del MINSA como del RENIEC).

La duración de cada una de las actividades, se estimó sobre la base de un criterio técnico.

Todos los miembros del equipo del Proyecto conocieron el cronograma antes de aprobarse, independientemente de la entidad a la que pertenezcan (MINSA o RENIEC).

El cronograma actividades fue aprobado por el Líder del Proyecto.

La definición de los entregables, secuencia y duración de las actividades, así como los recursos involucrados, fueron de entera responsabilidad de los miembros del Equipo, tanto del MINSA como del RENIEC.

La asignación de tiempos para gran parte de las actividades, no superaron los 5 días.

La programación de periodos de espera entre dos actividades, fueron incluidas en el MS Project como retraso a la segunda actividad, a fin de mantener la secuencia de actividades.

4.3 GESTIÓN DEL TIEMPO (1) ¿Cómo aseguró el grupo el cumplimiento de los plazos previstos en el proyecto?

Antes de iniciar el proyecto se diseñó un cronograma de trabajo, este fue elaborado y aprobado por los miembros del equipo de trabajo, por lo que se aseguró de esta manera el



cumplimiento del mismo en los plazos establecidos. Además se incluyó un cronograma de reuniones donde se podía percibir el avance de las tareas encomendadas para cada miembro del equipo, además de existir de por medio un compromiso personal desde que aceptaron integrar el equipo y por último durante todo el proceso la Alta Dirección se integró a este proyecto haciendo un seguimiento del desarrollo del mismo.

Los especialistas del MINSA que integraban el equipo del proyecto, se comprometieron al cumplimiento de los plazos previstos en el proyecto.

(2) Explique la planificación detallada con las metas de equipo y por miembro, la preparación de agendas, el manejo de las comunicaciones previas y posteriores a cada reunión, el seguimiento a los acuerdos y los mecanismos de retroalimentación en relación a la efectividad de las reuniones y al cumplimiento de los plazos. La planificación detallada se realizó siguiendo los siguientes pasos:

El cronograma, una vez aprobado, se guardó con Línea Base en el MS Project ver. 2010.

Toda fecha de término de un entregable implicó, que en esa fecha, se obtenga la aprobación del mismo, habiéndose incluido tiempos de pruebas, verificaciones, ajustes y aceptaciones finales correspondientes.

Para identificar los entregables, se incluyeron “Hitos” a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Los cambios realizados en el alcance del proyecto, generalmente por acuerdos tomados en las reuniones de coordinación sostenida por el Equipo (conformado por representantes del RENIEC y del MINSA) fueron registrados como una nueva Línea Base en el MS Project.

Cualquier modificación al cronograma inicial, siguió la misma secuencia.

4.4 GESTIÓN DE LA RELACIÓN CON PERSONAS Y ÁREAS CLAVE DE LA ORGANIZACIÓN (1) ¿De qué manera el equipo logró la colaboración y apoyo de personas y áreas clave de la

organización con el objetivo de facilitar el desarrollo y éxito del proyecto?

Dado que el proyecto se desarrolló en un escenario de Alianza estratégica, la colaboración de personas y áreas clave fue fundamental, por ende se evidenció del modo siguiente:

La Alta Dirección, tanto del RENIEC como del MINSA, estuvieron comprometidos con el proyecto, brindando por tanto, facilidades al equipo para el desarrollo del mismo, así como para contar con la participación de las áreas directamente involucradas.

Se logró la colaboración de las áreas clave de la organización, mediante la participación temprana que permitió planificar el trabajo en toda su estructura.

El buen clima organizacional del RENIEC facilitó la participación proactiva y compromiso de las personas directamente involucradas de las distintas unidades orgánicas.

Las buenas relaciones entre el RENIEC y el MINSA, facilitó en todo momento las gestiones que exigía el proyecto.

4.5 DOCUMENTACIÓN (1) ¿Qué documentos utilizaron para gestionar el proyecto? Tales como actas de reuniones,

informes, estudios y registros de la labor del equipo.

Los documentos que se utilizaron para gestionar el proyecto son los siguientes:

Resoluciones Institucionales que faculta la Alianza estratégica entre el MINSA y RENIEC.

Resoluciones Gerenciales

Documentos Normativos Internos que facilitaron las comunicaciones oficiales.

Comunicación electrónica vía correo institucional para las coordinaciones internas y con grupos de interés, válidamente aceptado entre las partes.

Cronogramas, flujogramas, esquemas gráficos, tablas, entre otros.



(2) ¿Cuáles fueron los criterios para el manejo de la documentación?

Los criterios para el manejo de la documentación fueron:

Identificación de fuentes de información.

Clasificación de la información.

Centralización controlada y pública.

Seguridad de la información.

Control de acceso.

Repositorio exclusivo para el proyecto.

(2) ¿Cómo definieron responsabilidades en materia de redacción y mantenimiento de la documentación, la existencia de formatos adecuados para los registros, el control y distribución de la documentación? Refiérase además a toda la documentación de soporte que utiliza el equipo y el uso de los registros que de ella se derivan.

Se definieron responsables para la redacción, registro, control y mantenimiento de la documentación, por grupos de documentos:

Gestión de proyecto.

Desarrollo de sistemas informáticos.

Pruebas de proveedores externos.

Gestión administrativa interna.

El control y la distribución de la documentación fueron facilitados a través del Sistema Integrado de Trámite Documentario.

5. CAPACITACIÓN

5.1 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN DEL EQUIPO (1) ¿Cómo identificaron las necesidades de capacitación de los miembros del equipo?

Los requerimientos de capacitación se identificaron mediante el análisis de las capacidades mínimas requeridas para la puesta en marcha del proyecto de mejora, encontrando una brecha mínima entre sus conocimientos, experiencia y/o habilidades interiorizadas, respecto de lo demandado para la implementación del proyecto de mejora.

Las necesidades de capacitación de los miembros del equipo multidisciplinario, se identificaron a partir de la naturaleza del proyecto que en nuestro caso fue de uso intensivo de tecnologías, seguridad de la información, leyes, procesos y aspectos técnicos de la sistematización del proceso de registro y emisión del Certificado de Nacido Vivo (CNV). Esta necesidad de capacitación debía cubrir el claro entendimiento integral, considerando la complejidad de los procesos involucrados, del rendimiento de los dispositivos en hardware y software, del mismo modo del diseño y la utilización del Sistema desarrollado.

(2) Explique cómo se prepararon para abordar el proyecto. Se debe de tener en cuenta capacitaciones en el tratamiento de la formación en técnicas de solución de problemas, herramientas de la calidad, trabajo en equipo, liderazgo, así como en los aspectos técnicos específicos del proyecto.

Para abordar el proyecto se ha tenido que disponer de los conocimientos y habilidades profesionales, ya adquiridos y desarrollados por cada uno de los miembros del equipo, a través de su formación personal en universidades o centros de educación superior, y de cursos de capacitación gestionados por la institución, en caso de los miembros del RENIEC; orientados a las soluciones tecnológicas implementadas en sus operaciones.

Durante el desarrollo del proyecto la capacitación ha desempeñado un papel fundamental para el éxito del mismo, por cuanto ha tenido que llegar hasta el profesional de la salud (usuario final) encargado de registrar la información en el Sistema de Hechos Vitales.



En efecto, el proceso de capacitación se ha llevado a cabo del siguiente modo:

Charla Inicial: Dirigida a los representantes de la Oficina de Estadística y Dirección de los diferentes Establecimientos de Salud de Lima y provincias, para exponer la modificación efectuada al Formulario del Certificado de Nacido Vivo de emisión manual y la aprobación del nuevo Formulario para la emisión en Línea; explicándoles las implicancias legales y técnicas de ambos formatos. Asimismo, se mostró el “Sistema de Hechos Vitales” que sistematiza el CNV y el acceso que pueden tener a través del portal web “Sistema de Información para el registro de Certificado de Nacido Vivo” diseñado por el MINSA, cuyo link es el siguiente http://www.minsa.gob.pe/hv/. Adicionalmente se le comunicó los requerimientos técnicos mínimos para la implementación del Sistema.

Capacitación durante los procesos de implementación del Sistema: Dirigido a los profesionales de la Salud que emiten el Certificado de Nacido Vivo (usuarios finales), a quienes se les instruye en el uso del “Sistema de Hechos Vitales” y llenado de cada campo, para lograr un CNV automatizado. Estas capacitaciones se encuentran a cargo del RENIEC y se efectuarán cada vez que implemente el Sistema en un Establecimiento de Salud, conforme lo establecido en la Resolución Ministerial N° 148-2012/MINSA de fecha 05Mar2012.

Conversatorio a través de videoconferencia: Dirigido al personal de las Jefaturas Regionales del RENIEC, a fin de informarles las implicancias de la modificación de los formatos, las formas de emisión y el nuevo Sistema de Información de Nacimientos.

(3) Explique cómo se desarrolló el análisis de la brecha existente entre los conocimientos, experiencia y/o habilidades necesarias para la ejecución del proyecto y el nivel actual de cada uno de los miembros del equipo.

Los miembros del equipo encontraron mínima brecha entre sus conocimientos, experiencia y/o habilidades adquiridas, respecto de lo demandado para la implementación del proyecto de mejora. Cada miembro enfocó sus carencias específicas como reto de autoaprendizaje y/o perfeccionamiento, factibles de resolver mediante lecturas de textos o manuales técnicos, consultas en fuentes del Internet, intercambio de experiencias con colegas de profesión, estudios grupales y consultas a expertos internos y externos

5.2 EVALUACIÓN E IMPACTO DE LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN

(1) ¿Qué procedimiento utilizaron para evaluar el impacto de la capacitación realizada para la mejora del desempeño del equipo?

La evaluación del incremento de conocimientos, capacidades y habilidades obtenidos por cada uno de los miembros del equipo, en la realización de sus funciones asignadas, se realizó mediante el método de prueba en campo, donde cada miembro demostró haber logrado una rápida adaptación para el manejo de los componentes del Sistema de Hechos Vitales que sistematiza el registro y emisión del CNV; sobre los cuales aplicó autoaprendizaje y/o perfeccionamiento, dentro de los plazos que permitía el cronograma de trabajo. Este esfuerzo demandó en los miembros del equipo un esfuerzo adicional para invertir tiempo en estudiar e investigar.

(2) ¿De qué manera la información de la evaluación del impacto de la capacitación es utilizada para retroalimentar el diseño de futuras actividades de capacitación?

El método de prueba en campo reside principalmente en cada miembro del equipo, razón por la que este autoaprendizaje y perfeccionamiento, es aprovechado a través del involucramiento de los miembros del equipo en nuevos proyectos, que requieran los conocimientos adquiridos y el juicio experto ganado con la experiencia directa. Asimismo, estas personas son aprovechadas al interior de la organización para que compartan sus

http://www.minsa.gob.pe/hv/



conocimientos con sus demás colegas.

De esa manera, la obtención de resultados institucionales, podrá ir a la par con el desarrollo del personal, promoviendo el incentivo de capacitación y superación profesional. Ello se entendería además, como recurso complementario para premiar los buenos resultados con beneficio económico, en el entorno de administración pública del RENIEC y del MINSA.

6. INNOVACIÓN

6.1 AMPLITUD EN LA BÚSQUEDA DE OPCIONES Y DESARROLLO DE ALTERNATIVAS (1) ¿Cómo el equipo recopiló y analizó información relacionada con los objetivos del proyecto?

En base a la evaluación situacional del entorno desarrollado en el punto 3, que recayó en el objetivo principal del proyecto de “Sistematización del registro y emisión del Certificado de Nacido Vivo (CNV), bajo cooperación interinstitucional del MINSA y ESSALUD”; el equipo inicial del proyecto conformado por Especialistas del RENIEC, analizó una serie de soluciones tecnológicas que permitieran la automatización del “Proceso de registro y emisión del CNV” a cargo del MINSA, a fin que se logre como producto final, contar con un documento seguro y confiable, difícilmente falsificable; toda vez que los errores que acarreaba, eran principal motivo de rechazo de trámites para emitir el Acta de Nacimiento o DNI y generaba la indocumentación.

En ese sentido, se identificó como solución tecnológica la creación del “Sistema de Hechos Vitales” a cargo del RENIEC, diseñado en un contexto informático que permita el intercambio de información en tiempo real.

Tomando en consideración la naturaleza del proyecto, la Gerencia de Registros Civiles, propulsora del proyecto, en coordinación con la Gerencia de Informática del RENIEC, recibieron autorización de la Alta Dirección, para iniciar las coordinaciones con personal designado por el MINSA a fin de efectuar el levantamiento de información que se requería para el diseño del Sistema y planeamiento de las estrategias de implementación a nivel nacional. En ese contexto, los criterios que el RENIEC tomó en consideración para el diseño del “Sistema de Hechos Vitales” que sistematiza el registro y emisión del CNV fueron las siguientes:

El “Sistema de Hechos Vitales”, es creado en base a requerimientos específicos para su utilización, como: conocimientos básicos en computación a nivel de usuario final del Operador del Sistema (profesional de la salud), a fin que pueda internalizar la instrucción en uso del Sistema; el Establecimiento de Salud deberá contar con una PC, una impresora láser y acceso a internet.

Durante el registro de la información, el sistema exige la validación de los datos de la madre, cuya fuente de información es la Base de Datos del RENIEC. (el profesional de la salud está obligado a realizar el cotejo de información).

Para asegurar el ingreso al sistema solo del personal autorizado; a cada operador (Profesional de la salud) acreditado el RENIEC le asigna un usuario y contraseña.

El llenado de los campos de información van en secuencia ordenada y clara, habiéndose estimado el tiempo máximo para el llenado de 1 minuto.

El Formulario en línea ordena la información en tres rubros: a) datos de la madre, b) datos del nacido y c) datos del profesional que emite el certificado.

El Sistema adicionalmente al registro del hecho vital (nacimiento) y emisión del CNV, permite el procesamiento de datos estadístico y emisión de reportes.

El “Sistema de Hechos Vitales” sistematiza el registro y emisión del CNV; el profesional de la salud puede tener acceso a ella, ingresando por internet al portal que ha diseñado el MINSA denominado “Sistema de Información para el registro de Certificado de Nacido Vivo” que presenta una opción de ingreso directo al sistema.



A continuación se muestra la secuencia de acceso y registro de información en el “Sistema de Hechos Vitales” y la emisión semiautomática:

Gráfico 11: Secuencia de registro del Sistema de Hechos Vitales

Donde: 1. Ingreso al Sistema de Hechos Vitales 2. Identificación de Hecho Vital a registrar (nacimiento) 3. Pantalla principal de registro 4. Campos para registro de información de la madre 5. Campos para registro del nacido 6. Campos para registro del Profesional de la salud (médico y obstetra) 7. Preliminar de CNV en línea a emitir 8. Certificado de Nacido Vivo semiautomático impreso.

(2) ¿Cómo el equipo desarrolló alternativas de solución de bajo costo, comparadas con otras soluciones convencionales o de menor beneficio?

Se pensó en el diseño de un Sistema que sistematice el proceso de registro y emisión del Certificado de Nacido Vivo, de manera integral y que a su vez se encuentre exento del pago de tasas, dado que la emisión tradicional del Certificado de Nacido Vivo, era de expedición gratuita.

Para ello se tomó en cuenta soluciones informáticas que ya existían en el mercado, a fin de comparar costos, plazos de ley para su adquisición, periodos de implementación, inversiones para capacitaciones y contratación del personal que operaría el mismo; Estimando los niveles de inversión que debía asumir el MINSA y el RENIEC.

Sobre esta referencia, el RENIEC tomando en consideración su propia experiencia en sistematización de procesos operativos a nivel nacional y el equipo de profesionales

Acceso a sistema informático: Sistema de Hechos Vitales

1

9

2

4

38

7

6

5

MINSA

RENIEC

Portal web: Sistema de Información para el Registro del CNV en Linea

Datos de la madre

Opción: Certificado de

Datos del recién nacido

Datos del profesional que emite el CNV

FormularioSemiautomático de

CNV

Certificado de Nacido Vivo

Base de Datos de Sistema de Hechos Vitales

vinculado a Sistema deemisión de Actas de

Nacimiento

Acceso a Sistema de Hechos de Hechos

Vitales desde Establecimientos de

Salud a nivel nacional



especialistas en ingeniería de software que posee entre su personal de planta, asumió en reto de desarrollar el “Sistema de Hechos Vitales” que haría posible la sistematización del proceso de registro y emisión del CNV. Otorgándole el valor agregado de vincular este aplicativo informático con el Registro Único de Identificación de Personal Naturales (RUIPN), a fin que los usuarios finales (profesionales de la salud) que emiten el Certificado de Nacido Vivo (CNV), puedan cotejar la identidad de la madre y los datos que declara. Todo este desarrollo sería realizado bajo costo cero para el MINSA, con el consiguiente ahorro de sus recursos.

Los beneficios obtenidos con el uso del Sistema de diseño del RENIEC son como se muestran a continuación:

Tabla 13: Comparación CNV manual y CNV sistematizado

6.2 ORIGINALIDAD DE LA SOLUCIÓN PROPUESTA

(1) ¿De qué manera el equipo buscó y analizó soluciones no convencionales, para romper

paradigmas, usando la creatividad de sus integrantes?

El equipo buscó soluciones no convencionales y creativas, del modo siguiente:

CNV MANUAL CNV SISTEMATIZADO

Formularios preimpresos simples.

Los Formularios en muchos casos eran fotocopiados,

no existía control sistematizado de su distribución, ni de

su emisión.

Formularios dotados de medidas de seguridad

Incluye Impresión dactilar del Profesional que emite el

certificado.

Se emite directamente del Sistema.

Permite su consulta y verificación en tiempo real.

Brinda rapidez en la emisión del CNV.

Cuenta con acceso a la base de datos del RENIEC,

para consultas en tiempo real.

Formularios con contenido de datos irrelevantes para la

inscripción, que generaban errores en el llenado y

confusión sobre los datos que eran acreditados por el

CNV.

El nuevo Formulario no incluye datos innecesarios.

Se ha eliminado la Declaración Jurada del Registro que

originaba confusión al momento del llenado del CNV.

Numerosas rectificaciones de los CNV, ocasionan gran

número de trámites de rectificación de datos mal

llenados.

Sistema de Información de Nacimientos

Permite su rectificación, de ser necesaria, de forma fácil

con un password especial.

Valida la información de la base de datos de RENIEC.

Permite consultar los datos de la madre, en la base de

datos de RENIEC, en tiempo real.

Permite consultar en tiempo real la emisión del CNV

El proceso de emisión de un CNV manual, tardaba entre

5 a 7 minutos.

El proceso de emisión semiautomática, tarda como

máximo 2 minutos.

Formularios eran de emisión manual.

El profesional de la salud debía llenar a mano los datos

solicitados, siendo pasibles de errores de escritura u

omisiones.

Datos de carácter declarativo.

No existía mecanismos de cotejo de la identidad de la

madre ni de los datos que declaraba al momento del

parto.



Analizo soluciones tecnológicas Identificó la necesidad de sistematizar la información inmediata que genera el registro y emisión de los CNV emitidos. Este servicio es único en su género a nivel nacional y completamente gratuito.

El proyecto tiene como finalidad proporcionar a la sociedad peruana un documento (CNV) seguro y altamente confiable, que garantice la seguridad de su identidad y el pleno ejercicio de sus derecho a la identidad.

El proyecto es creativo, por cuanto a través del uso de herramientas y recursos accesibles, ha logrado implementar un sistema informático de propio desarrollo, que hace posible la identificación segura de los recién nacidos en establecimientos de salud del MINSA, permitiendo al médico u obstetra que atiende los partos emitir un Certificado de Nacido Vivo semiautomáticamente, cuya información del registro realizado es almacenada en una base de datos que permite la posterior inscripción del Acta de Nacimiento de modo seguro, al provenir de una fuente segura. De ese modo, se logra un Acta Segura, en base a un Certificado de Nacido Vivo confiable.

El proyecto rompe paradigmas, por cuanto para su implementación el RENIEC ha efectuado la modificación del Formulario tradicional de emisión manual, que se venía usando por muchos años, y ha diseñado un nuevo Formulario para emisión en línea. Además que el proyecto no solo se extenderá Hospitales, sino en un periodo de tres años (hasta el 2015) se extenderá hasta los Centros de Salud y Postas a nivel nacional.

(2) ¿Cómo comparó y verificó la validez y los beneficios que reportaría la solución propuesta

comparada con otras opciones?

En el mercado existen muchas alternativas de sistemas informáticos, de diferentes precios que ofrecen una gran gama de bondades con beneficios inmediatos; Sin embargo no existe ningún mecanismo que garantice su sostenibilidad en el tiempo, ni la capacidad para afrontar situaciones particulares.

Por el contrario el Sistema de Hechos Vitales, desarrollado por el RENIEC, fue creado a la medida de la necesidad, sobre el análisis de la información histórica del MINSA y en base al estudio de campo, que permitió recoger insitu las necesidades reales de los usuarios finales (Profesionales de la salud).

En consecuencia la validez y los beneficios de la propuesta, queda demostrado a través del impacto en las siguientes variables:

Rapidez en la emisión del CNV Antes el profesional de salud se demoraba como mínimo 5 minutos en el llenado del Formulario manual del CNV. En la actualidad, con el uso del Sistema de Hechos Vitales demora aproximadamente 1 minuto.

Seguridad en la información: Antes no existían mecanismos de comprobación de la identidad de la madre, ni de la información que suministraba. Hoy, la identidad de la madre es cotejada con la información existente en la Base de Datos del RENIEC. El Sistema también recoge la información del profesional de la Salud que emite el CNV.

Calidad de la información Antes, los Formularios de CNV de emisión manual presentaban errores por escritura, datos mal consignados u omisiones, que propiciaban trámites posteriores de rectificación por parte de la ciudadanía. Hoy el CNV es de emisión semiautomática, con información clara y precisa.

Seguimiento para la Inscripción en el Registro Civil: Antes, no existían medios para realizar el seguimiento de aquellos menores que fueron registrados con CNV y que no fueron inscritos en el Registro Civil del RENIEC, estando



por tanto en situación de indocumentación. Hoy, el RENIEC viene acopiando la información que transmite el MINSA en tiempo real para la planificación de campañas de documentación gratuita, para niños indocumentados y padres indocumentados.

Sistema interconectado: Antes, la información sobre los nacimientos ocurridos en Establecimientos de Salud del MINSA no se encontraba informatizada. Hoy, la información se comparte en tiempo real.

6.3 HABILIDAD PARA IMPLANTAR SOLUCIONES DE BAJO COSTO Y ALTO IMPACTO

(1) ¿Cómo el equipo aseguró una adecuada implantación de la solución?

Para asegurar una adecuada implantación del Sistema, la Alta Dirección del RENIEC designó dentro de su equipo de trabajo, profesionales Especialistas en registros civiles e informática, a fin que con los profesionales designados por el MINSA, formen un equipo multidisciplinario sólido, que asegure la implementación del proyecto con éxito y garantice su sostenibilidad en el tiempo.

En ese contexto, el equipo de trabajo RENIEC – MINSA, desarrolló sus actividades en virtud de una Alianza Estratégica pactada, que recurre al intercambio de experiencias para el fortalecimiento de mecanismos de identificación de hechos vitales como nacimientos, en la red de Establecimientos de Salud que administran.

Con esta práctica, el RENIEC y el MINSA han conseguido la implementación del proyecto de mejora, denominado “Tu Acta de Nacimiento Segura, con Certificado de Nacido Vivo – CNV Digital”, el mismo que ha logrado:

- Sistematización del registro y emisión del Certificado de Nacido Vivo - Disminuir los tiempos de demora en la emisión del CNV. - Evitar los errores por datos mal consignados u omitidos - Cotejo de datos de la madre e información declarada por la misma. - Prevenir delitos como el tráfico de niños - Prevenir la falsificación de CNV y su uso posterior como documento de sustento para

diversos trámites como obtener la Partida de Nacimiento o el DNI. - Fortalecer el Sistema de Registros Civiles del Perú - Conocer la brecha existente entre el número de nacimientos ocurrido y registrados

con CNV versus el número de nacimientos inscritos en el Registro Civil del RENIEC. - Obtener información estadística en tiempo real.

(2) ¿Cómo el equipo garantiza que la solución implementada es de bajo costo y alto impacto?

El equipo garantiza que la implementación del proyecto “Tu Acta de Nacimiento Segura, con Certificado de Nacido Vivo – CNV Digital”, es de bajo costo y alto impacto, por lo siguiente:

Expedición gratuita

El Certificado de Nacido Vivo es un documento de expedición gratuita a la población; no obstante hasta antes del proyecto era únicamente de emisión manual, lo cual significaba que el MINSA requiera presupuesto para contratar los servicios de impresión de los Formularios Manuales y del servicio de Courier para su distribución a todos los Establecimientos de Salud del País.

Con la sistematización del registro y emisión del CNV, ambos servicios de terceros, quedan exentos o reducidos a su mínima necesidad, por cuanto en adelante el proceso de registro y emisión del CNV es semiautomático y no requiere más insumos para su expedición, que tan solo hojas de papel bond A4.

En relación al diseño y creación del “Sistema de Hechos Vitales”, se debe precisar que el RENIEC al ser una organización moderna, cuenta con recursos humanos altamente especializado en innovación tecnológica e ingeniería de software, por lo que posee el conocimiento y la experiencia para el desarrollo de Sistemas y aplicativos informáticos a



la medida de las necesidades que desea atener; razón por la cual no requiere de mayor inversión para el desarrollo de nuevos aplicativos informáticos.

Alto impacto El alto impacto del proyecto de mejora “Tu Acta de Nacimiento Segura, con Certificado de Nacido Vivo – CNV Digital”, radica en que por primera vez, en más de 160 años, desde la instauración del Registro Civil en el Perú, se plantea un proyecto ambicioso con incidencia en la consolidación de la seguridad de la inscripción del menor con un enfoque integral, partiendo para ello, con el afianzamiento de la seguridad en el emisión del Certificado de Nacido Vivo. Por tanto, un CNV dotado de los elementos tecnológicos y de seguridad que la modernidad ofrece, garantizará la seguridad de la identidad de una persona, combatir la falsificación de documentos y prevenir delitos como el tráfico de niños o usurpación de identidad.

7. RESULTADOS

7.1 RESULTADO DE ORIENTACIÓN HACIA EL CLIENTE INTERNO/EXTERNO

(1) ¿Cuáles son los resultados obtenidos que beneficien al cliente interno/externo, atribuible al proyecto de mejora? Proporcione datos e información incluyendo satisfacción del cliente y resultados de desempeño de los productos y servicios internos/externos.

Desde el lanzamiento del proceso de sistematización el 07Mar2012, al 28Feb2013, se han obtenido los siguientes resultados:

Tabla 14: Beneficios obtenidos por sistematización del registro y emisión del CNV

Cobertura por establecimiento de salud del MINSA

Tabla 15: Número de registros por CNV emitidos



Cobertura por Departamento

Tabla 16: Implementación de la Sistematización del registro y emisión del CNV por departamento

7.2 RESULTADOS FINANCIEROS

(1) ¿Qué beneficios económicos ha obtenido su organización como consecuencia de la ejecución del proyecto de mejora? Se requiere información e indicadores relevantes para aspectos como incrementos en los ingresos, reducciones de costos, mejora del margen de beneficios y de otros ratios financieros, etc., según corresponda. El servicio de registro y emisión del Certificado de Nacido Vivo (CNV) es gratuito, por cuanto no percibe ningún ingreso, al estar orientado al cumplimiento del artículo 2° de la Constitución Política del Perú, que establece el derecho de toda persona a identidad; siendo por tanto de beneficio para todos los peruanos.

Por tanto, el beneficio en ahorro de recursos para el Ministerio de Salud, es como detalla.

Tabla 17: Indicadores económicos



Por otro lado, la inversión mínima que requiere un establecimiento de salud, para ser declarado viable para la implementación del Sistema de Hechos Vitales, es como se muestra a continuación:

Cuadro 18: Costos de Implementación en Equipos y Conectividad

7.3 RESULTADOS DE LA EFICIENCIA ORGANIZACIONAL. (1) ¿Cómo mejoró la eficiencia del proceso, actividad, área o productos mejorados, como

consecuencia de la ejecución del proyecto?

Del siguiente modo:

a) Mejora en la eficiencia del proceso

Sistematización del proceso de registro y emisión del CNV; de manual a semiautomático.

Participación del RENIEC en el proceso de registro y emisión del CNV, monitoreando la información capturada.

Disminución del tiempo de proceso de 7 a 2 minutos aproximadamente.

Disminución de la tasa de error a menos del 0.1%.

Información interconectada entre el MINSA y RENIEC, el CNV se encuentra articulado con la Partida de Nacimiento.

b) Mejora en la calidad de los productos

En los Formularios

Formulario de CNV semiautomático claro y legible, con impresión de calidad, que evita rechazos de solicitudes de ciudadanos para obtener la Partida de Nacimiento o el DNI ante el RENIEC, por datos mal consignados u omisiones.

Formulario dotado de medidas de seguridad y control en su distribución, evitando su falsificación o adulteración.

Formulario incluye solo datos necesarios (de la madre, del menor y del profesional de la salud), para su articulación con la Partida de Nacimiento.

c) En la información

Información confiable

Datos consignados sin error, la información suministrada por la madre es comprobada con la Base de Datos del RENIEC en tiempo real.

La seguridad jurídica del Registro Único de Identificación Personas Naturales del RENIEC, se encuentra garantizada.

Seguidamente se presenta la eficiencia del proceso y del producto como consecuencia del proyecto de mejora.



Gráfico 12: Eficiencia del proceso y producto como consecuencia del proyecto de mejora

8. SOSTENIBILIDAD Y MEJORA.

8.1 Sostenibilidad y Mejora.

(1) ¿Qué análisis realizó el equipo para identificar peligros en el mantenimiento de la mejora alcanzada?

El RENIEC cuenta con acceso a la base de datos del Sistema de Hechos Vitales, donde puede efectuar auditorias para cotejo del control de calidad de la información registrada, asimismo puede obtener del sistema reportes sobre las incidencias de los usuarios, que manera periódicamente, las cuales puede analizar para proponer mejoras continuas. Adicionalmente, el MINSA hace llegar al RENIEC reportes sobre incidencias que pudieran haber ocurrido durante el proceso de registro y emisión del Certificado de Nacido Vivo en los establecimientos de salud implementados, que también analiza con la finalidad de implementar la mejor continua.

Del análisis realizado se detectaron los siguientes inconvenientes:

Inadecuado uso del Sistema por parte del operador en los establecimientos de salud (profesionales médicos u obstetrices que emiten el CNV), que llenan erradamente alguno de los campos del Formulario semiautomático, emitiendo un Certificado de Nacido Vivo con errores.

Omisiones en el llenado de campos de obligatorio llenado, que generan error en la configuración en el código del Local, emitiendo CNV con código de establecimientos de salud distintos al lugar donde ocurrió el nacimiento.



(2) ¿Qué actividades ha previsto el equipo para garantizar la sostenibilidad, la estandarización y la mejora del proyecto implementado?

Para garantizar la sostenibilidad, estandarización y mejora continua del proyecto, el equipo ha previsto el cronograma de actividades que se detallan líneas debajo.

Adicionalmente, se ha creado un correo electrónico con dirección [email protected] de uso de todos los establecimientos de salud que han sistematizado el registro y emisión del Certificado de Nacido Vivo, del MINSA y del RENIEC; a través del cual los establecimientos de salud reportan todos los problemas que se pudieran generar durante el proceso de emisión del CNV a través del Sistema de Hechos Vitales.

Acorde a ello, el MINSA efectúa una clasificación de cada uno de los casos con incidencia médica y los correspondientes a casos referidos a errores por el sistema. Éstos segundos, son reportados al RENIEC quien analiza y atiende cada uno de ellos.

A través de la implementación de este sistema de atención de problemas, mediante correo electrónico, el RENIEC asegura la sostenibilidad y mejora continua del proyecto, en un horizonte de 3 años (hasta el 2015), en la cual se prevé la sistematización del Proceso de registro y emisión del CNV a nivel nacional, conforme se muestra a continuación:

Tabla 19: Cronograma de actividades 2013 - 2015

En ese contexto, el RENIEC viene efectuando un seguimiento de cada uno de los casos reportados a fin de perfeccionar el “Sistema de Hechos Vitales” y posibilitar que el servicio de emisión de CNV sea el más óptimo posible.

(3) ¿Qué metas e indicadores han establecido para evaluar el desempeño futuro y asegurar la continuidad de la mejora? Las metas e indicadores establecidos, para evaluar el desempeño futuro y asegurar la continuidad de la mejora son:

Al 2015 sistematización del proceso de registro y emisión del Certificado de Nacido Vivo

mailto:[email protected]



en 100% de los establecimientos de salud administrados por el MINSA.

Registro de 150,000 nacimientos anuales a través del Sistema de Hechos Vitales.

Disminuir la tasa de no inscripción de nacimientos en el Registro Civil del RENIEC del 47%1 a menos del 10%, al finalizar el 2015.

Al 2015, disminuir la tasa del sub registro de nacimientos, actualmente en 8% a menos de 4%.

1 Porcentaje obtenido del estudio efectuado al número de Certificados de Nacido Vivo emitidos versus el número de

inscripciones en el Registro Civil de RENIEC realizado a través de la Oficinas de Registro Auxiliares, correspondientes al

Instituto Nacional Materno Perinatal, Hospital María Auxiliadora, Hospital Nacional Hipólito Unánue, Hospital Nacional

Docente Madre Niño y Hospital San Juan de Lurigancho, durante el periodo de 06Mar2012al 25Feb2013.



ANEXOS

A. FLUJO DE IMPLEMENTACIÓN DEL CNV EN ESTABLECIMIENTOS DE SALUD DE MINSA

El flujo de la sistematización del proceso de registro y emisión del Certificado de Nacido Vivo presenta el siguiente flujo:

B. VALIDACIÓN DEL CNV PARA EXPEDICIÓN DE LA PARTIDA DE NACIMIETO

El RENIEC efectúa la verificación de los Certificados de Nacido Vivo (CNV) que son presentados como documento de sustento para expedir el Acta de Nacimiento, siendo el proceso de emisión y calificación de las Actas de Nacimiento conforme se muestra:



C. CASUISTICA DE CNV ADULTERADOS Y CON ERROR DETECTADOS POR EL RENIEC

a) Caso de adulteración del nombre del médico que emitió el CNV, mediante el borrado y sobre

escrito por otro nombre.

b) Caso de error del CNV, por omisión del sello y la firma del profesional que emitió el mismo.



c) Caso de error en el CNV, por emisión fuera del periodo establecido de 30 días, pese a las indicaciones en el formato de emisión manual (antiguo).

D. EXPERIENCIAS EN EL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMATIZACIÓN DEL CNV

Implementación de la Sistematización del CNV en Hospital María Auxiliadora



Implementación de la Sistematización del CNV en Hospital San José del Callao

Implementación de la Sistematización del CNV en Instituto Materno Perinatal

Implementación de la Sistematización del CNV en Hospital Hipólito Unánue

Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora 2011 RENIEC ACTA DE... · Gestor del Proyecto...

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