RECOMENDACIONES PARA LA ADECUACIÓN DEL

SISTEMA DE COMPRAS DE REPÚBLICA DOMINICANA

PARA UN MAYOR ACCESO DE LAS MIPYMES

Francisco Páez

Diciembre 2013

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Tabla de contenidos

1 INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 3

2 PUNTOS NORMATIVOS A TOMAR EN CUENTA PARA EL DISEÑO DEL SISTEMA ......................... 3

2.1 Leyes 340-06 y 449-06 ......................................................................................................... 4

2.2 Ley No. 488-08 .................................................................................................................... 6

2.3 Decreto 543-12 .................................................................................................................... 9

2.4 Decreto 164-13 .................................................................................................................. 13

3 RECOMENDACIONES DE AJUSTES A HERRAMIENTAS PARA EL REGISTRO DE PROVEEDORES . 15

3.1 Registro de proveedores en línea ..................................................................................... 15

3.2 Catálogo de productos incorporado al Registro de Proveedores ..................................... 18

3.3 Interacción del proveedor con el Sistema de Compras .................................................... 18

3.4 Interacción del Sistema de Compras con otros Sistema ................................................... 19

3.5 Evaluación de proveedores ............................................................................................... 20

3.6 Generación de estadísticas ............................................................................................... 20

4 ADECUACIÓN DEL PORTAL PARA SIMPLIFICAR EL ACCESO A MIPYMES ................................... 20

4.1 Interacción del proveedor con el sistema ......................................................................... 21

4.2 Usabilidad del Sistema ...................................................................................................... 21

4.3 Brindar facilidad para los usuarios MIPYMES.................................................................... 24

4.3.1 Formularios electrónicos ........................................................................................... 24

4.3.2 Preguntas y respuestas a ser utilizado en todos los tipos proceso de contratación 25

4.3.3 Funcionalidad de subida y recuperación de archivos ............................................... 26

4.3.4 Funcionalidad para la búsqueda de ítems en el catálogo de productos ................... 26

4.3.5 Motor de búsqueda de procesos .............................................................................. 27

4.3.6 Invitación a participar a proveedores ....................................................................... 27

4.3.7 Motor de flujos de trabajo ........................................................................................ 28

4.4 Pasos obligatorios del Sistema .......................................................................................... 29

4.5 Implementación de nuevas herramientas de contratación .............................................. 29

4.5.1 Subasta inversa ......................................................................................................... 29

4.5.2 Procesos para MIPYMES ............................................................................................ 30

2

4.5.3 Ferias inclusivas ......................................................................................................... 31

5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................................................... 33

6 ANEXOS ..................................................................................................................................... 35

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RECOMENDACIONES PARA LA ADECUACIÓN DEL SISTEMA DE

COMPRAS DE REPÚBLICA DOMINICANA PARA UN MAYOR ACCESO

DE LAS MIPYMES

1 INTRODUCCIÓN

El presente documento desarrolla diferentes funcionalidades que pueden ser

implementadas en el Sistema de Compras Públicas de República Dominicana,

incorporando recomendaciones a nivel del registro de proveedores y del sistema como tal

que serán de gran utilidad especialmente para las micro, pequeñas y medianas empresas

(MIPYMES).

Sin embargo, antes de realizar estas recomendaciones, es muy importante tomar en

cuenta el marco normativo con el que se debe trabajar, debido a que el Sistema debe

estar alineado él, razón por la cual primeramente se hace mencionan los puntos de la

reglamentación que permiten realizar los cambios propuestos, adicionando además

puntos a tomar en cuenta para el desarrollo del sistema.

Producto de éste análisis, a continuación se presentan las recomendaciones a ser tomadas

en cuenta para el registro de proveedores, para luego dar nuevas opciones en las que se

puede trabajar para fomentar la participación de las MIPYMES en la contratación pública.

En este sentido, mientras más sencillo y amigable sea un sistema, cualquier tipo de

usuario va a poder interactuar con él.

2 PUNTOS NORMATIVOS A TOMAR EN CUENTA PARA EL DISEÑO

DEL SISTEMA

El sistema de contratación pública de un país debe ser el reflejo de lo que la normativa

indica, no pudiendo las funcionalidades a implementar y más allá de lo que se indica en

ellas. Es por esto que a continuación se indica un resumen de la normativa vigente en

República Dominicana respecto a MIPYMES a partir de lo cual se puede ir construyendo un

conjunto de medidas que regule las compras de las instituciones públicas a este sector, y a

partir de ello proponer nuevas funcionalidades en el sistema de compras del país.

Para realizar esto se tomaron en cuenta los siguientes documentos:

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Ley No. 340-06 sobre Compras y Contrataciones de Bienes, Servicios, Obras y

Concesiones con modificaciones de Ley 449-06

Ley No. 488-08, que establece un Régimen Regulatorio para el Desarrollo y

Competitividad de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (MIPYMES).

Publicada en G. O. No. 10502, del 30 de diciembre de 2008.

Decreto. No. 543-12 que establece el Reglamento de la Ley sobre Compras y

Contrataciones de Bienes, Servicios, Obras y Concesiones, firmado el 6 de

septiembre de 2012.

Decreto 164-13 que promueve la contratación de las MIPYMES y empresas de

producción Nacional.

A continuación se mencionarán solamente los artículos de ésta normativa que servirán

para delinear de mejor manera cómo se puede llegar a abarcar de una manera más

efectiva a las MIPYMES en la contratación pública. La normativa se indicará con letra

recursiva, indicando a continuación comentarios acerca de lo que se indica.

2.1 Leyes 340-06 y 449-06

“Art. 3.Las compras y contrataciones se regirán por los siguientes principios: […] 8) Principio Participación. El Estado procurará la participación del mayor número posible de personas físicas o jurídicas que tengan la competencia requerida. Al mismo tiempo, estimulará la participación de pequeñas y medianas empresas, no obstante reconocer su limitada capacidad financiera y tecnológica, con el objetivo de elevar su capacidad competitiva. […] Art 6. Se excluyen de la aplicación de la presente ley los procesos de compras y contrataciones relacionados con: […] PÁRRAFO. Serán considerados casos de excepción y no una violación a la ley, a condición de que no se utilicen como medio para vulnerar sus principios y se haga uso de los procedimientos establecidos en los reglamentos, las siguientes actividades:[…]

7. Las compras destinadas a promover el desarrollo de las micro, pequeñas y medianas empresas;[…]”

Como se puede ver en los arts. 3 y 6, los procedimientos de contratación para las MIPYMES deben ser definidos en el reglamento, lo que abre la parte para poder generar tipos de compra específicos para este sector.

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Art. 7. Las personas naturales o jurídicas interesadas en participar en cualquier proceso de compra o contratación deberán estar inscritas en el Registro de Proveedores del Estado, o conjuntamente con la entrega de ofertas deberán presentar su solicitud de inscripción. PÁRRAFO. Los reglamentos de esta ley establecerán la organización del Registro, sus funciones y procedimientos, incluyendo el de inhabilitación, siempre observando el criterio de simplificación administrativa. Art. 8. La persona natural o jurídica que desee contratar con el Estado deberá demostrar su capacidad satisfaciendo los siguientes requisitos:

1) Poseer las calificaciones profesionales y técnicas que aseguren su competencia, los recursos financieros, el equipo y demás medios físicos, la fiabilidad, la experiencia y el personal necesario para ejecutar el contrato;

2) Que los fines sociales sean compatibles con el objeto contractual; 3) Que sean solventes y no se encuentren en concurso de acreedores, en

quiebra o proceso de liquidación, ni que sus actividades comerciales hubieren sido suspendidas;

4) Que hayan cumplido con las obligaciones fiscales y de seguridad social. Los artículo 7 igualmente estipulan que el registro de proveedores debe ser normado en el reglamento, debiendo controlar especialmente lo indicado en el artículo 8. Esto indica que principalmente en este registro se requiere manejar información de la Dirección General de Impuestos Internos (DGII), Sistema Dominicano de Seguridad social (SDSS), y la Superintendencia de Sociedades. También se debería manejar una interacción con el Ministerio de educación superior, Ciencia y Tecnología a fin de obtener y validar información de los profesionales del país.

Art. 16. Los procedimientos de selección a los que se sujetarán las contrataciones son:

1) Licitación Pública: Es el procedimiento administrativo mediante el cual las entidades del Estado realizan un llamado público y abierto, convocando a los interesados para que formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará la más conveniente conforme a los pliegos de condiciones correspondientes. Las licitaciones públicas podrán ser internacionales o nacionales. […]

2) Licitación Restringida: Es la invitación a participar a un número limitado de proveedores que pueden atender el requerimiento, debido a la especialidad de los bienes a adquirirse, de las obras a ejecutarse o de los servicios a prestarse, razón por la cual sólo puede obtenerse un número limitado de participantes En todo caso los proveedores, contratistas de obras o

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consultores, estarán registrados conforme a lo previsto en la presente ley y su reglamento, de los cuales se invitará un mínimo de cinco (5) cuando el registro sea mayor. No obstante ser una licitación restringida se hará de conocimiento público por los medios previstos;

3) Sorteo de Obras: Es la adjudicación al azar o aleatoria de un contrato entre participantes que cumplen con los requisitos necesarios para la ejecución de obras sujetas a diseño y precio predeterminados por la institución convocante;

4) Comparación de Precios: Es una amplia convocatoria a las personas naturales o jurídicas inscritas en el registro respectivo. Este proceso sólo aplica para la compra de bienes comunes con especificaciones estándares, adquisición de servicios y obras menores. Un procedimiento simplificado, establecido por un reglamento de la presente ley, será aplicable al caso de compras menores;

5) Subasta Inversa. Cuando la compra de bienes comunes con especificaciones estándares se realice por medios electrónicos, se seleccionará el oferente que presente la propuesta de menor precio. Este procedimiento debe posibilitar el conocimiento permanente del precio a que realizan las ofertas todos los participantes, así como del momento en que se adjudica y debe estar basado en la difusión de la programación de compras y contrataciones.

En este punto, el procedimiento de subasta inversa no ha sido implementado todavía en República Dominicana. Para esto es necesario que el sistema de Contratación Pública de República Dominicana sea transaccional en donde las entidades contratantes y proveedores interactúen a través del portal.

Art. 30. Para garantizar el fiel cumplimiento de sus obligaciones los oferentes, adjudicatarios y contratistas deberán constituir garantías en las formas y por los montos establecidos en la reglamentación de la presente ley. […] Párrafo II. Las garantías podrán consistir en pólizas de seguro o garantías bancarias, con las condiciones de ser incondicionales, irrevocables y renovables; se otorgarán en las mismas monedas de la oferta y se mantendrán vigentes hasta la liquidación del contrato; con excepción de la garantía por el buen uso del anticipo, la que se reducirá en la misma proporción en que se devengue dicho anticipo.

Claramente la ley indica que las garantías pueden ser o pólizas de seguros, o garantías bancarias, no son excluyentes. Sin embargo, mediante resoluciones y modelos de pliegos se está excluyendo a que sea una de las dos formas.

2.2 Ley No. 488-08

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Artículo 1.- Objeto de la ley. La presente ley tiene por objeto general, crear un

marco regulatorio y un organismo rector para promover el desarrollo social y

económico nacional a través del fortalecimiento competitivo de las Micro,

Pequeñas y Medianas Empresas (MIPYMES) del país; contribuir por su intermedio

a la creación de nuevos empleos productivos; y mejorar la distribución del ingreso,

mediante la actualización de la base institucional vigente de las mismas, y la

instauración de nuevos instrumentos que promuevan y faciliten su desarrollo

integral y su participación eficiente en la estructura productiva de la nación.

ARTÍCULO 2. Definiciones. Para todos los efectos, se entiende por micro, pequeña

y mediana empresa, toda unidad de explotación económica, realizada por

persona natural o jurídica, en actividades empresariales, agropecuarias,

industriales, comerciales o de servicio rural o urbano, que responda a los

siguientes parámetros: […]

Párrafo I. La clasificación de las empresas, establecida en este artículo, puede

actualizarse o readecuarse de la forma establecida en el reglamento que esta ley

autoriza a crear.

Párrafo II. Todas las MIPYMES que quieran aprovechar los beneficios de la

presente ley, deben cumplir los siguientes requisitos:

a) El cumplimiento de obligaciones tributarias.

b) El cumplimiento de formalización (de hecho o derecho).

c) Cumplimiento de obligaciones laborales.

Los artículos 1 y 2 de ésta ley se mencionan debido a que no se indica que se contemplará

específicamente a empresas que manejen unidades productivas, lo que sí se menciona en

el decreto 164-13, debiendo ser revisado este punto a fin de verificar a qué sector de las

MIPYMES efectivamente deben ir dirigidas las preferencias en la contratación pública de

República Dominicana.

Artículo 13.- Del Acceso a Financiamiento. Se crea el Fondo para la Micro,

Pequeña y Mediana Empresa (FOMIPYMES), el mismo tiene el objetivo de

promover el financiamiento a las micro, pequeñas y medianas empresas,

cuidadosamente seleccionadas, a través de la evaluación de los niveles

potenciales de rentabilidad y viabilidad de los proyectos a emprender.

Párrafo I.- La intermediación financiera de los recursos del FOMIPYMES se hace a

través de las cooperativas de ahorros y créditos, bancos comerciales y otras

entidades financieras avaladas por la Ley Monetaria y Financiera de la República

Dominicana.

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Párrafo II.- El FOMIPYMES, para los efectos de los servicios financieros, funcionará

como una entidad de primer y segundo piso, ejerciendo principalmente, el papel

de promotor de las actividades de crédito que beneficien directamente a las

MIPYMES, así como impulsor del mercado de servicios crediticios para este

sector.[…]

Párrafo IV.- El FOMIPYMES también podrá constituirse en promotor del

establecimiento de un Sistema de Garantías Recíprocas y Fondos de Garantías,

como forma de facilitar el acceso al crédito de una mayor cantidad de micro,

pequeñas y medianas empresas.

Este punto se recalca porque uno de los principales problemas en la contratación pública

de República Dominicana es la demora en los pagos a los proveedores, y con este fondo se

podrían analizar mecanismos en los cuales las MIPYMES tengan opciones de

financiamiento directo cuando participan y ganan procesos de contratación en el sector

público.

Artículo 21.- Concurrencia de las MIPYMES a los Mercados de Bienes y Servicios y de Factores que crea el Funcionamiento del Estado. Con la finalidad de promover la participación de las MIPYMES en los mercados de bienes y servicios que resulta de la operación del Estado como agente económico, el Consejo Nacional PROMIPYMES deberá:

1. Promover y apoyar la participación de las MIPYMES en las licitaciones que

emanen de la administración pública, proponiendo la preferencia de las

ofertas nacionales, bajo las normas de contratación administrativa que se

establezcan, acorde con los estándares de calidad exigidos en el mercado;

2. Promover, conforme a las necesidades y demandas de las instituciones

estatales, la participación de micro, pequeñas y medianas empresas como

proveedoras de los bienes y servicios que aquéllas demanden;

3. Procurar el establecimiento de procesos y procedimientos que faciliten a las

micro, pequeñas y medianas empresas, el cumplimento de los requisitos y

trámites relativos a pedidos, recepción de bienes o servicios, condiciones de

pago y acceso a la información, por medios idóneos, sobre los programas de

inversión y de gastos de las instituciones estatales;

4. Las entidades públicas, a nivel nacional, provincial o municipal, preferirán,

en condiciones de igual precio, calidad y capacidad de suministro y servicio, a

las MIPYMES del país.

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El artículo 21 igualmente indica que se fomente la participación de las MIPYMES en de la

contratación pública, dinamizando de esta forma la economía de éste sector y del país en

general.

Artículo 25.- Compras de Bienes y Servicios. Las instituciones estatales, al momento de realizar las compras de bienes y servicios, deben de efectuar el quince por ciento (15%) de las mismas a las micro, pequeñas y medianas empresas (MIPYMES), siempre que los bienes y servicios demandados por dichas instituciones sean ofertados por las MIPYMES.

Artículo 26.- MIPYMES dirigido por Mujeres. En caso de que las micro, pequeñas y medianas empresas sean dirigidas por mujeres, que tengan una participación accionaría o del capital social superior al 50%, las instituciones estatales, al momento de realizar las compras de bienes y servicios, deben efectuar el 20% de las mismas a éstas MIPYMES, siempre que los bienes y servicios demandados por dichas instituciones sean ofertados por las MIPYMES.

Los artículos 25 y 26 indican la reserva de mercado que debe existir para el sector.

2.3 Decreto 543-12

ARTÍCULO 3.- Serán considerados casos de excepción y no una violación a la ley,

las (situaciones) que se detallan a continuación, siempre y cuando se realicen de

conformidad

con los procedimientos que se establecen en el presente Reglamento:[…]

9. Las compras y contrataciones destinadas a promover el desarrollo de

las micros, pequeñas y medianas empresas. Son aquellos procesos que

deberán realizar las instituciones estatales destinadas al desarrollo de las

MIPYMES, según lo dispuesto en la Ley No. 488-08, que establece un

régimen regulatorio para el desarrollo y competitividad de las micros,

pequeñas y medianas empresas, las cuales deberán realizarse según lo que

establezca el presente Reglamento.[…]

ARTÍCULO 5.- De las micros, pequeñas y medianas empresas. La Entidad

Contratante al momento de hacer su formulación presupuestaria deberá reservar

el 20% que otorga la Ley núm. 488-08, sobre el Desarrollo y Competitividad de las

MIPYMES, en las partidas designadas para las compras y contrataciones de la

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institución, a fin de que los procedimientos de selección se destinen

exclusivamente a las MIPYMES. Los procesos que se seleccionen para el efecto,

serán aquellos en que se identifique la posibilidad de que

los bienes y servicios puedan ser ofertados por MIPYMES.

PARRAFO: Además de la reserva del 20%, se establece la posibilidad de presentar

ofertas parciales en el 80% restante, para ampliar sus oportunidades de

participación y competencia.

ARTÍCULO 7.- En la convocatoria, la Entidad Contratante señalará que la misma

se hace a favor de las MIPYMES y solicitará expresiones de interés en presentar

oferta, las que deberán entregarse en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles.

Si efectuada la convocatoria respectiva no se presentan al menos tres (3)

manifestaciones de interés de las MIPYMES, se procederá a convocar nuevamente

a todos los interesados a participar.

PARRAFO: Se establece el derecho de las MIPYMES de participar en los

procedimientos de selección a través de consorcios y/o asociaciones.

ARTÍCULO 8.- Para entender cumplidos los porcentajes a que se refieren los

artículos 25 y 26 de la Ley No. 488-08, se tomará en cuenta el valor de los

procesos convocados como se dispone en el Artículo 7 del presente Reglamento.

ARTÍCULO 9.- Las entidades contratantes deberán entregar a las MIPYMES que

resulten adjudicatarias de un contrato, un avance inicial correspondiente al veinte

por ciento (20%)

del valor del contrato, para fortalecer su capacidad económica, contra la

presentación de la garantía del buen uso del anticipo, establecida en el Artículo

113, del presente Reglamento.

ARTÍCULO 10.- En todos los procesos de compras y contrataciones de bienes,

servicios y obras, que realicen las entidades contratantes se deberán respetar los

lineamientos y políticas establecidos por la Dirección General de Contrataciones

Públicas para asegurar la

participación de las MIPYMES, conforme dispone la Ley No. 488-08, que establece

un régimen regulatorio para el desarrollo y competitividad de las micros,

pequeñas y medianas empresas (MIPYMES).

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Los artículos citados indican la forma en que se deberán realizar los procedimientos de

excepción respecto a MIPYMES, pudiendo de acuerdo a esto modificar el reglamento para

ampliar otras formas de compras encaminadas a fomentar el sector, para lo cual en el

presente documento se indicarán opciones que pueden ser implementadas a nivel

normativo y del sistema informático.

ARTÍCULO 11.- Acreditación condición de MIPYMES. Para recibir los beneficios

derivados de su condición, las MIPYMES deberán presentar la certificación que

otorga el Ministerio de Industria y Comercio, de que la misma satisface las

condiciones y requisitos establecidos para ser consideradas MIPYMES.

De acuerdo a éste artículo, la definición de las MIPYMES sólo la puede certificar el

Ministerio de Industrias y comercio.

ARTÍCULO 15.- Los proveedores que deseen inscribirse en el Registro de

Proveedores del Estado deberán completar el formulario de solicitud de

inscripción, adjuntando la documentación requerida de conformidad con las

disposiciones de la Dirección General de

Contrataciones Públicas.

PÁRRAFO: El formulario de inscripción deberá indicar la documentación

necesaria para los fines de formalizar el registro, siempre respetando el principio

de razonabilidad.

El artículo 15 no indica nada de estar en contraposición de realizar un registro de

proveedores en línea, para que con la entrega de los documentos se proceda con la

habilitación de los proveedores.

ARTÍCULO 30.- Los procedimientos de selección a los que se sujetarán las compras

y contrataciones son: Licitación Pública Nacional o Internacional, Licitación

Restringida, Sorteos de Obras, Comparación de Precios, Compras Menores y

Subasta Inversa.

Serán consideradas etapas obligatorias a los procesos de selección:

a) Planificación.

b) Preparación.

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c) Convocatoria.

d) Instrucciones a los oferentes.

e) Presentación y apertura de ofertas.

f) Adjudicación.

g) Perfeccionamiento del contrato.

h) Gerenciamiento del contrato.

i) Pago.

Estos son los pasos mínimos que la normativa indica que se deben cumplir en los procesos

de contratación, y son a los que debe estar dirigido el sistema. En base a esto se

generarán las recomendaciones que el Sistema de Compras Públicas debe contemplar.

ARTÍCULO 59.- Del Fraccionamiento. Se presumirá que existe fraccionamiento,

del que serán responsables los funcionarios que hubieran autorizado y aprobado

los respectivos procedimientos de selección, cuando en un lapso menor de tres (3)

meses, contados a partir del primer día de la convocatoria, se realice otra

convocatoria para la compra o contratación de bienes, servicios u obras

pertenecientes al mismo rubro comercial.

PÁRRAFO I: Cuando se evidencien compras o contrataciones fraccionadas para

eludir un procedimiento de selección de mayor cuantía por parte de la Entidad

Contratante, los funcionarios que hubieren autorizado y aprobado los respectivos

procedimientos de selección, serán pasibles de las sanciones previstas en el

régimen de sanciones de la Ley de Compras y Contrataciones Públicas, sin

perjuicio de las sanciones penales de las que puedan ser objeto.

PÁRRAFO II: No se considerará fraccionamiento la adjudicación de las compras o

contrataciones por etapas, tramos o lotes posibles en función a la naturaleza del

objeto de la contratación o para propiciar la participación de las micros, pequeñas

y medianas empresas.

El artículo 59 define lo que es fraccionamiento. Actualmente existen problemas en las

instituciones públicas al, por ejemplo, en un proceso de contratación de adjudicación

parcial, no se adjudican ítems específico por no tener propuestas o no ajustarse a los

intereses de la institución. Como se lo está interpretando a la normativa, estos ítems no

pueden ser licitados nuevamente para no incumplir éste artículo. Sin embargo, para estos

casos, ya existió una aprobación sobre el total de los artículos, pudiendo reglamentar

mediante resolución que los ítems que no lograron ser adjudicados nuevamente se los

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vuelva a lanzar por estar aprobados su compra y que por motivos ajenos a la institución no

se los pudo adquirir.

2.4 Decreto 164-13

Artículo 1. Se instruye a las instituciones públicas sujetas al ámbito de aplicación

de la Ley No. 340-06, y sus modificaciones, a que las compras y contrataciones

que deben efectuar a las micro pequeñas y medianas empresas (MIPYMES), por

mandato legal y reglamentario, sean exclusivamente de bienes y servicios de

origen, manufactura o producción nacional, siempre y cuando existan Mipymes

que puedan ofrecerlos.

Artículo 2. Para que los bienes y servicios adquiridos sean considerados de

“Producción Nacional”, deben cumplir lo siguiente:

a) En el caso de bienes primarios agrícolas y pecuarios, el cultivo o

nacimiento otorga la condición de producción nacional.

b) En el caso de productos manufacturados o industriales, de forma

provisiona y hasta que el Ministerio de Industria y Comercio termine de

elaborar el registro de productos nacionales, se considerarán de origen

nacional todos aquellos bienes cuyo valor total de insumos importados

no supere el 65% del precio de venta del producto. Este porcentaje se

obtiene dividendo el valor total de los insumos de origen externo, que

participan en la confección del bien, entre el precio de venta.

c) […]

d) En el caso de consultorías, se considerará nacional aquella que tenga un

componente de por lo menos el 70 por ciento nacional y un 30 por ciento

extranjero.

Artículo 3. En las compras y contrataciones de bienes y servicios, destinadas a

MIPYMES, se privilegiará también la contratación con micro, pequeñas y

medianas empresas, personas físicas, técnicos, profesionales y artesanos,

preferiblemente domiciliados en la región, provincia o municipio en el que se vaya

a realizar la compra o contratación, cuyos proveedores deberá acreditar tal

condición de acuerdo a las disposiciones que se establezcan en los pliegos de

condiciones.

PÁRRAFO I. De no existir en la provincia o municipio de la institución requirente,

MIPYMES que puedan ofertar los bienes y servicios de producción nacional que

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acrediten las condiciones indicadas en el Artículo 2, de este Decreto, las

instituciones podrán contratar con MIPYMES proveedoras de todas regiones o

municipios del país, lo que deberá estar debidamente documentado y justificado

en el expediente administrativo que corresponda.

PÁRRAFO II. En todos los casos, en el domicilio de elección deberá haber instalado

y en condiciones de operación una unidad económicamente productiva que refleje

el tipo de actividad relacionada con la obra, bien o servicio que se desee proveer,

y sea conocida como tal; lo que podrá ser demostrado por todos los medios

posibles, incluido un descenso al lugar por la entidad requirente.

PÁRRAFO III. La entidad requirente, al realizar el descenso levantará acta de la

visita realizada y para tale fines se hará acompañar de Notario (a) Público (a). La

comprobación de que no existe una unidad productiva será motivo suficiente para

su descalificación del proceso que se trate.

PÁRRAFO IV. La Dirección General de Contrataciones Públicas deberá concluir en

un período no mayor de tres (3) meses, el proceso de auditoría, mejora y

actualización del Registro de Proveedores del Estado; de manera tal, que el mismo

incluya información actualizada sobre los(as) proveedores(as), las MIPYMES y en

especial las MIPYMES de producción nacional y las lideradas por mujeres o en las

que las mujeres tengan un porcentaje de participación accionario superior al 50%.

[…]

Como se indicó anteriormente, el decreto 164-13 está encaminado a MIPYMES que

tengan producción nacional, lo que va en contraposición de la ley 488-08 que hace

referencia a todo tipo de MIPYMES, sea que tengan o no unidades productivas. Además,

en el artículo 2 se hace referencia a qué productos, servicios o consultorías pueden ser

catalogados como de producción nacional, definiendo que para que un producto sea

considerado de origen nacional, debe tener un componente nacional de mínimo el 35%,

para consultoría es el 70%, porcentajes que dependerán del sector productivo al que

pertenece pudiendo existir problemas por generalizar este porcentaje a todos los sectores

productivos.

Por otro lado, al no contar con información del sector productivo, no se puede validar en

el Sistema de Contratación Pública qué empresa tiene o no unidades productivas,

debiendo en una primera instancia participar en el proceso con la declaración que realice

el proveedor, siendo responsabilidad de la entidad contratante comprobar si tiene o no

unidad productiva.

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3 RECOMENDACIONES DE AJUSTES A HERRAMIENTAS PARA EL

REGISTRO DE PROVEEDORES

En base a la normativa analizada, a continuación se presentan recomendaciones a

implementarse en el registro de proveedores basados en las regulaciones vigentes.

3.1 Registro de proveedores en línea

Como se mencionó en el primer informe de la presente consultoría, es muy importante

que el sistema cuente con un registro en línea para los proveedores publicado en el portal,

de tal forma que ellos puedan ingresar sus datos directamente en el Sistema, sin depender

de una digitación posterior de su información en el Registro de Proveedores, corriendo el

riesgo con ello de tener posibles errores de tipeo. Para el registro de esta información, se

debe seguir mejores prácticas de usabilidad en los sistemas, las mismas que se indican en

el punto 3.2.

Siendo extensa la información a registrar y con el fin de no esperar a que toda ella se

ingrese completamente para tener que guardar, es recomendable realizar el registro por

pasos, siendo una opción la que se recomienda a continuación:

El primer paso debe ser la creación del usuario en el sistema, de tal forma que si

por cualquier causa se tuvo que interrumpir el proceso de registro, el usuario ya

podrá ingresar al Sistema para completar la información que en un inicio no lo

pudo hacer. Esta pantalla deberá tener básicamente:

Si la empresa es nacional o extranjera.

El número de registro del proveedor en la Dirección General de Impuestos

Internos (DGII) cuando es empresa nacional, debiendo este número ser

validado. Si es extranjera, el número de identificación de la empresa en su

país de origen.

La razón social (bien sea para persona natural o jurídica), tomando en

cuenta que si existe interconexión con la DGII, éste nombre debe ser

automáticamente recuperado de ésta Dirección.

El tipo de proveedor (natural, jurídica, Cooperativa, etc.).

La contraseña con la que ingresará al sistema con su confirmación. En este

punto es muy importante que con el ingreso del registro de impuestos

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internos, el sistema automáticamente recupere el nombre de la razón

social a fin de no existir diferencias en el nombre.

En el segundo paso se ingresaría toda la información relacionada con la razón

social:

Registro mercantil

Fecha en que inició operaciones

Certificación del registro de la empresa en el Ministerio de Industrias

(debería ser llenada esta información automáticamente del MIC indicando

si es micro, pequeña, mediana o gran empresa)

Si posee o no producción nacional

Ubicación geográfica (País, región, provincia, etc., siendo esta información

jerárquicamente validada),

Dirección,

Teléfonos,

Correo electrónico,

Página web

Accionistas de la empresa con su identificación, nombre, sexo y

participación accionaria (con esto se podrá calcular el porcentaje de

participación de las mujeres)

Contactos de la Empresa, constando identificación, nombre, cargo, correo

electrónico y teléfono. El contacto obligatorio debe ser el Representante

legal.

Sucursales de la Empresa que posee con su ubicación geográfica, dirección

y teléfono.

Gremios o asociaciones a las que pertenece, entre otras cosas.

Como tercer paso se puede ingresar:

El tipo de ventas que realiza (Bienes, servicios, obras consultorías),

Las categorías de productos que el proveedor puede ofertar, siendo

recomendable que ya correspondan al UNSPCS.

Como cuarto paso se podría incorporar estadísticas requeridas para el Registro,

por ejemplo: Número de empleados, Activos fijos, facturación anual, número de

computadoras que tiene, si posee o no internet en la oficina, entre otras cosas.

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Hay que tomar en cuenta que ésta información es con el fin de algún momento

poder obtener estadísticas.

Finalmente el Sistema con ésta información podrá generar para su impresión el

formulario de inscripción a fin de que el proveedor lo pueda firmar y entregar en la

DGCP con los requisitos que igualmente podrán ser impresos en la pantalla de

confirmación.

Como se vio en los 4 pasos, es muy importante que la información que sea posible

recuperar de otras Instituciones, se lo pueda realizar en línea, minimizando al máximo de

esta forma las inconsistencias que a futuro se podrían dar. Esta validación permitirá

incluso disminuir la solicitud de requisitos que de por sí ya estarían validados.

Una vez registrada esta información en el Sistema, el proveedor deberá ir a las oficinas de

la DGCP para entregarlo conjuntamente con los requisitos. En este momento el

funcionario de la DGCP solamente deberá validar y registrar en el Sistema los documentos

entregados (con una funcionalidad de Check list) y podrá habilitarlo inmediatamente

como proveedor del Estado. Se puede incluso llegar a tener la opción de escanear los

requisitos al momento de la entrega de los documentos, a fin de adjuntarlos al expediente

electrónico del proveedor, el mismo que podrá ser consultado por cualquier entidad

contratante el momento que lo requiera, evitando con ello que estas mismas instituciones

vuelvan a pedir la misma información.

En un inicio, mientras el proveedor no entregue sus requisitos (no esté habilitado), va

poder ingresar al Sistema y actualizar la información ingresada sin poder participar en los

procesos de contratación. Una vez entregados los requisitos y habilitado el proveedor,

habrá información que no podrá actualizar, por ejemplo, la razón social o el representante

legal, debiendo para ello el proveedor acercarse con los requisitos definidos por la DGCP

para realizar este tipo de actualización. Habrá información que si podrán actualizar en

línea como son las direcciones y los teléfonos. En este sentido la DGCP deberá validar la

actualización de información del proveedor que requiere documentos de respaldo, e

indicar a los proveedores para que puedan realizar el trámite.

Con éste último párrafo se puede ver la importancia de poder escanear los documentos

de los proveedores el momento que son ingresados a la DGCP, a fin de tener su

expediente completo digitalizado, por ejemplo, con todos los nombramientos del

Representante Legal, sin tener para ello que buscar estos documentos en el archivo físico.

Una vez que el proveedor está habilitado en el Sistema, se le abrirá las opciones del menú

para que pueda interactuar y participar en los procesos de contratación que sea de su

interés.

18

3.2 Catálogo de productos incorporado al Registro de Proveedores

Es muy importante que los proveedores se puedan registrar en el catálogo de productos

que se defina en el Sistema porque en base a ello gira una serie de funcionalidades y

análisis de información que pueden ser explotadas de un Sistema de compras, como son:

Se conoce qué es lo que puede vender el proveedor. En base a ello las Entidades

Contratantes pueden buscar posibles proveedores de lo que requieren adquirir.

Se puede realizar invitaciones a participar a los proveedores de acuerdo a las

categorías en las que se inscribieron.

Se pueden obtener estadísticas por categorías, viendo en cuál de ellas hay pocos

proveedores, pudiendo hacer campañas para que se registren empresas de esos

sectores específicos. Para esto se pueden utilizar los gremios declarados por los

proveedores en su registro.

Se puede obtener proveedores con adjudicaciones más recurrentes por

categorías, realizando un análisis más detallado de la información.

Distribución de proveedores por regiones y por categorías de productos que

pueden vender.

Esto demuestra la importancia de poder contar con un catálogo de productos consolidado

en el Sistema de Compras, pudiendo con esto realizar una serie de estudios para una

mejor toma de decisiones en beneficio de las MIPYMES.

Es muy importante también que tanto entidades contratantes como proveedores puedan

familiarizarse con el catálogo de productos UNSPCS a ser utilizado, a fin de que se escoja

la categoría correcta para una compra, así como que los proveedores se cataloguen

correctamente en los productos que ofertan, debiendo para ello existir funcionalidades en

el Sistema que permitan realizar búsquedas sobre las categorías, así como poder

desplegar en pantalla un árbol jerárquico en donde se vaya desplegando los diferentes

niveles del clasificador, para un mejor entendimiento por parte de los usuarios.

3.3 Interacción del proveedor con el Sistema de Compras

Una vez registrado el proveedor y habilitado por la DGCP, los proveedores debe poder

participar interactivamente en el Sistema con la Entidad Contratante, dando con ello

19

mayores facilidades para participar en los procesos de contratación al poderlo hacer

electrónicamente, minimizando la participación presencial de los proveedores sino sólo

para lo estrictamente necesario. En los puntos siguientes del documento se detallará las

funcionalidades con la que los proveedores participarían en los diferentes procesos de

contratación.

Las Entidades Contratantes también se ven beneficiadas del ingreso de información

directo por parte de los proveedores, ya que por un lado no deberán registrar en el

Sistema la información entregada por ellos, y principalmente se podrán transparentar de

mejor manera los procesos de contratación al publicar información el momento que se lo

requiera, teniéndola con mayor detalle.

Por otro lado, esta interacción permitirá a la DGCP tener información de lo que realmente

está sucediendo en la contratación pública, mejorando el control sobre los procesos de

contratación, así como las estadísticas que pueden ser obtenidas, mejorando con ello la

toma decisiones para incentivar la contratación pública del país.

3.4 Interacción del Sistema de Compras con otros Sistema

Como se pudo observar en el registro del proveedor en línea, es muy importante la

interacción del Sistema de compras públicas con los diferentes sistemas del sector público

a fin de disminuir inconsistencias en la información, proveyendo información fiable

respecto a los proveedores. Esta interacción se lo deberá realizar principalmente con:

La Dirección General de Impuestos Internos, de quien se requiere la validación del

número de identificación, la razón social, el estado del proveedor respecto a sus

pagos y la facturación anual que la empresa ha declarado.

Sistema Dominicano de Seguridad social (SDSS), que podrá proveer estado de los

pagos, así como el número de empleados registrados.

Superintendencia de Sociedades, en donde se podrá validar el estado del

proveedor, el representante legal, los accionistas, entre otras cosas.

Ministerio de educación superior, Ciencia y Tecnología, pudiendo validar los

títulos académicos de de los profesionales que se registran como proveedores del

Estado

20

Ministerios de Industrias y Comercio que debe entregar la información del

registro de MIPYMES, porcentajes de valor agregado por categoría y registro de

proveedores que poseen producción nacional.

Ministerio de Finanzas, con quien se puede coordinar el intercambio de

información para recibir la disponibilidad presupuestaria para empezar un proceso

de contratación, así como el envío del trámite de pago, tanto para los anticipos,

como para los pagos finales una vez que el proveedor haya cumplido sus

obligaciones contractuales.

3.5 Evaluación de proveedores

Una vez adjudicado el proveedor y cumplido el contrato, basado en el desempeño del

proveedor en este último, se lo puede evaluar objetivamente de acuerdo al desempeño

que se observó en la ejecución del contrato, tomando en cuenta para ello: El

cumplimiento de plazos, el cumplimiento de las especificaciones técnicas ofertadas, el

número de veces que se ampliaron los tiempos del contrato, entre otras cosas. Esta

información se guardará en el historial de la Empresa para que pueda ser consultada por

las Entidades Contratantes.

3.6 Generación de estadísticas

Como se pudo observar, producto de toda la información generada por la Entidad

Contratante y por el proveedor, la obtención de estadísticas será mucho más amplia. Para

esto es necesario contar con herramientas especializadas en el tema, como son las de

inteligencias de negocio (Business Intelligence). Sea que se utilice o no este tipo de

sistemas, se debe asignar una área que garantice la emisión de informes mensuales

estándar que les permita a los usuarios del portal la generación de reportes seguros y

confiables.

4 ADECUACIÓN DEL PORTAL PARA SIMPLIFICAR EL ACCESO A

MIPYMES

21

Simplificar el acceso a las MIPYMES a través del portal de Compras se traduce en

desarrollar mejores funcionalidades al Sistema, de tal forma que los proveedores puedan

percibir mayores facilidades para participar en los procesos de contratación pública. Es así

que a continuación se presentan funcionalidades a fin de cumplir con éste objetivo.

4.1 Interacción del proveedor con el sistema

La forma más visible de simplificar el acceso de las MIPYMES a la contratación pública es

construyendo el sistema para que interactúen en él. Hay que tomar en cuenta que a éste

sector es la que más se lo debe apoyar con facilidades para que: pueda realizar preguntas

acerca de un proceso de contratación, pueda ingresar su oferta de forma sencilla y pueda

contestar preguntas que la entidad contratante tenga respecto a su oferta. Poder realizar

estas actividades en línea a través del Sistema significará que ya que no requiere

desplazarse al lugar para hacerlo, mas aún cuando en una microempresa, el que debe

realizar estas actividades muchas veces es el mismo gerente general. A veces también se

da casos que no se conoce cómo presentar ofertas, siendo de gran ayuda para los

proveedores el que el sistema les guíe en este trabajo.

Al interactuar con el sistema, éste sector ya podrá interactuar en los procesos,

ajustándose a formularios preestablecidos, por ejemplo, para realizar preguntas, y

obviamente la Entidad Contratante en el plazo preestablecido lo deberá responder a

través del mismo medio.

En la entrega de la oferta, el proveedor igualmente llenando un formulario estándar podrá

construir su oferta, desde donde podrá generar un documento con los datos ingresados

en el Sistema, y de ser el caso se lo pueda entregar físicamente firmado por el proveedor,

conjuntamente con los prerrequisitos que el sistema le informará que debe entregar en la

presentación de su oferta. De ahí una vez más la importancia que los proveedores puedan

interactuar con el Sistema de Compras Públicas.

4.2 Usabilidad del Sistema

En la construcción del Sistema, se deben aplicar técnicas de usabilidad del Sistema, con el

fin de dar mayor facilidad a los usuarios para que interactúen con él. Una de las reglas más

conocidas son las 10 reglas heurísticas de Jacob Nielsen, utilizas a nivel mundial como

mejores prácticas para sistemas web, las cuales se resumen en:

22

1. Visibilidad del estado del sistema: el sistema siempre debería mantener

informados a los usuarios de lo que está ocurriendo, a través de retroalimentación

apropiada dentro de un tiempo razonable.

2. Relación entre el sistema y el mundo real: el sistema debería hablar el lenguaje de

los usuarios mediante palabras, frases y conceptos que sean familiares al usuario,

más que con términos relacionados con el sistema. Seguir las convenciones del

mundo real, haciendo que la información aparezca en un orden natural y lógico.

3. Control y libertad del usuario: hay ocasiones en que los usuarios elegirán las

funciones del sistema por error y necesitarán una “salida de emergencia”

claramente marcada para dejar el estado no deseado al que accedieron, sin tener

que pasar por una serie de pasos. Se deben apoyar las funciones de deshacer y

rehacer.

4. Consistencia y estándares: los usuarios no deberían cuestionarse si acciones,

situaciones o palabras diferentes significan en realidad la misma cosa; siga las

convenciones establecidas ya para la plataforma.

5. Prevención de errores: mucho mejor que un buen diseño de mensajes de error es

realizar un diseño cuidadoso que prevenga la ocurrencia de problemas.

6. Reconocimiento antes que recuerdo: se deben hacer visibles los objetos, acciones

y opciones, El usuario no tendría que recordar la información que se le da en una

parte del proceso, para seguir adelante. Las instrucciones para el uso del sistema

deben estar a la vista o ser fácilmente recuperables cuando sea necesario.

7. Flexibilidad y eficiencia de uso: la presencia de aceleradores, que no son vistos por

los usuarios novatos, puede ofrecer una interacción más rápida a los usuarios

expertos que la que el sistema puede proveer a los usuarios de todo tipo. Se debe

permitir que los usuarios adapte el sistema para usos frecuentes.

8. Estética y diseño minimalista: los diálogos no deben contener información que es

irrelevante o poco usada. Cada unidad extra de información en un diálogo,

compite con las unidades de información relevante y disminuye su visibilidad

relativa.

23

9. Ayudar a los usuarios a reconocer, diagnosticar y recuperarse de errores: los

mensajes de error se deben entregar en un lenguaje claro y simple, indicando en

forma precisa el problema y sugerir una solución constructiva al problema.

10. Ayuda y documentación: incluso en los casos en que el sistema pueda ser usado

sin documentación, podría ser necesario ofrecer ayuda y documentación. Dicha

información debería ser fácil de buscar, estar enfocada en las tareas del usuario,

con una lista concreta de pasos a desarrollar y no ser demasiado extensa.

En el Anexo 1 se adjunta un documento en el que se indica con ejemplos cada uno de

estos puntos.

De acuerdo a estos puntos a continuación se recomiendas ciertos puntos en los que

generalmente los sistemas de compras tienen problemas:

Para el desarrollo de la nueva versión es importante tomar en cuenta las

recomendaciones de usabilidad que se realizaron en el primer informe, indicando a

continuación un resumen de las mismas:

- En las pantallas no debe existir demasiada información, debiendo por esta razón

jerarquizar lo relevante, debiendo dar opciones para que toda la información

igualmente pueda ser vista en pantallas o popups secundarios.

- La alineación de los márgenes de las pantallas se lo debe realizar hacia la derecha,

a fin de que se le haga al usuario más fácil la visión (escaneo) de los formularios.

- El punto anterior va de la mano en centrar la atención del usuario en lo que es

importante en la pantalla, minimizando textos largos, especialmente de normativa,

que pueden ser incluidos como ayudas en el sistema en los sitios específicos.

- El diseño de las pantallas se deben centrar en las acciones principales del Sistema.

- En las pantallas se debe privilegiar lo más probable que suceda, excepciones se las

puede contemplar pero deben pasar a segundo plano.

- Se debe dar facilidad para que los usuarios completen la información en los

formularios, por ejemplo, actualmente existen opciones para maximizar y

minimizar registros detalle, lo que hace que el formulario pueda contener mayor

24

información de forma ordenada, y a su vez el usuario pueda revisar la información

que le interese de una manera más sencilla

- Las pantallas deben manejar la información esencial a fin de hacerles lo más

sencillas posible, logrando con ello la atención de los usuarios a lo que es

verdaderamente importante.

- La navegabilidad en el sistema debe ser completamente intuitiva, debiendo poder

navegar hacia atrás y delante de las pantallas en donde se encuentra el usuario, sin

tener para ello que regresarse que regresarse a la pantalla principal.

- También es importante que si el usuario ingresa a la pantalla de un concurso

específico, en todas las pantallas subsiguientes aparezca siempre la información

principal del proceso (código y descripción del proceso), a fin de que puedan

realizar las actividades en el formulario estando seguros que se está revisando y

trabajando en el proceso que es, sin tener que salirse del mismo para confirmar

esta información.

4.3 Brindar facilidad para los usuarios MIPYMES

Como se indicó en los puntos anteriores (3.1 y 3.2), es de gran utilidad para las MIPYMES

que los proveedores puedan interactuar en el sistema de compras, siguiendo las normas

de usabilidad descritas anteriormente. Desde este punto de vista, a continuación se indica

opciones que pueden ser implementadas y que son de gran ayuda para los proveedores,

especialmente MIPYMES.

4.3.1 Formularios electrónicos

Los formularios electrónicos no son más que plantillas de documentos que facilitan a los

usuarios la generación de documentación.

Desde este punto de vista es importante desarrollar una funcionalidad que permita

generar documentos de acuerdo a plantillas predefinidas. Es el mismo concepto que una

plantilla de Microsoft Word en donde se puede incorporar campos recuperados de la base

25

de datos para que el documento sólo sea modificado en estas partes, siendo el texto

restante un texto legal predefinido en donde, por ejemplo, el proveedor puede construir

su oferta sólo con llenar la cantidad del producto ofertado, su precio unitario, el tiempo

de entrega y la garantía.

Generar una funcionalidad de formularios electrónicos implica construir una funcionalidad

que permita crear plantillas para web y/o para generación de documentos PDF, en donde

se incorporará información estática y a su vez existirán campos que serán llenados

automáticamente con la información ingresada al sistema de compras, generando de esta

forma un documento personalizado. Las plantillas deben poder ser cambiadas por

usuarios administradores del sistema de acuerdo a lo que se requiera e indique la

normativa.

Una vez desarrollada ésta funcionalidad, podrá ser utilizada en los diferentes tipos de

compra del Sistema donde se requiera generación de documentos, por ejemplo, acta de

preguntas y respuestas, formularios de entrega de ofertas, acta de calificaciones, acta de

adjudicación, entre otros.

Con esto, el formulario de entrega de ofertas permitirá presentar para una MIPYME un

documento legal con tan sólo ingresar el monto de su oferta y las condiciones

comerciales, facilitando significativamente al proveedor la generación de éste documento.

Posteriormente se podrá llegar a generar estos documentos electrónicos, firmarlos

electrónicamente (utilizando firmas electrónicas) y grabarlos en el Sistema como un

documento legalmente válido, ya no siendo necesario entregarlo físicamente.

4.3.2 Preguntas y respuestas a ser utilizado en todos los tipos proceso de contratación

Todo proceso de contratación posee la etapa de preguntas y respuestas, en donde el

proveedor puede solicitar cualquier aclaración al proceso, siendo obligación de la entidad

contratante responderlo. Este paso se lo puede realizar electrónicamente, permitiendo

también a la entidad realizar aclaraciones sin que exista una pregunta de por medio.

Todas las contestaciones y aclaraciones deben permitir subir archivos en los que se aclare

en mayor detalle lo solicitado.

A su vez, también pueden existir una fase en el proceso de contratación después de que

las ofertas son entregadas por parte de los proveedores, en donde la entidad contratante

tiene preguntas acerca de la propuesta presentada, debiendo el proveedor responder en

caso que las existieran, pudiendo este mismo módulo poder trabajar para este

requerimiento siempre y cuando se lo parametrice de forma adecuada.

26

4.3.3 Funcionalidad de subida y recuperación de archivos

Durante las diferentes fases de un proceso de contratación es necesario subir documentos

de respaldo al Sistema. Para ello es importante desarrollar una funcionalidad que pueda

ser invocada desde cualquier pantalla y que permita la subida de archivos. Además debe

permitir visualizar los documentos subidos y recuperarlos con las correspondientes

seguridades para que no sean modificados.

El almacenamiento de los documentos normalmente se lo realiza a en el file system del

sistema operativo, existiendo un apuntador a este archivo almacenado en la base de datos

con información adicional del archivo. Normalmente en este tipo de almacenamiento se

categorizan a los documentos por el año y mes en el que es creado.

Sin embargo, actualmente existen sistemas especializados en administración de

contenidos que pueden ser utilizados para optimizar el guardado y recuperación del

documento. Un ejemplo de este tipo de sistema es Sharepoint Portal Server de Microsoft.

Otro es Alfresco (www.alfresco.com) una herramienta de software libre que adicional a

predefinir cualquier número de índices por los que será buscado el documento, permite

también indexar su contenido (solo de documentos digitales no escaneados) a fin poder

realizar búsquedas con un mayor detalle, lo que permite dar mayores opciones de

búsquedas a los usuarios. Otra forma de hacer es utilizar búsquedas avanzadas de Google,

sin embargo ya no es un proceso propio del Sistema.

Este tipo de sistemas poseen funciones predefinidas a fin de que pueda interactuar con

cualquier Sistema que requiera manejar el almacenamiento de documentación, sin con

esto tener que desarrollar interfaces complejas para poder manejarlos.

Otra gran ventaja de éste tipo de funcionalidades es que se puede configurar éste

software en alta disponibilidad a fin de minimizar riesgos de pérdida de información.

El uso de este tipo de sistema, permitirá también guardar los documentos con control de

versión, por ejemplo, en el registro de los representantes legales de las empresas, en

donde, al subir un nuevo nombramiento de un mismo proveedor, el sistema detectará

que ya existe un documento igual, generando automáticamente una nueva versión del

mismo, guardando con esto todo el histórico de ese tipo de documento.

4.3.4 Funcionalidad para la búsqueda de ítems en el catálogo de productos

27

Esta funcionalidad permite interactuar con el catálogo de productos definido en el

Sistema. Está contemplado utilizar el catálogo UNSPCS de las Naciones Unidas, tomando

en cuento que esto llega a nivel de categorías, más no a nivel de producto como tal.

Adicional a esto, la herramienta debe permitir el ingreso de todos los productos que

pueden ser adquiridos por sector público, categorizándolo a cada uno de ellos a través del

UNSPCS. Como ejemplo, la categorización hasta su nivel 5 llegará a definir llantas o

neumáticos, sin embargo, el producto como tal será el tipo de neumático específico, que

puede ser R13 175/70.

Al realizar este trabajo de poder generar todos los productos genéricos que pueden ser

adquiridos por el sector público, al momento de crear un nuevo proceso de contratación,

se deberá escoger este producto específico, logrando con ello estandarizar de mejor

manera lo que se adquiere, pudiendo con ello obtener estadísticas más confiable, y en

algunos casos llegar a determinar precios referenciales en base a estadísticas de compras

anteriores.

4.3.5 Motor de búsqueda de procesos

Es una funcionalidad básica utilizada para todos los tipos de contratación, permite realizar

búsquedas sobre los procesos de contratación que se necesite consultar utilizando para

ello diferentes parámetros de búsqueda. A nivel de todo el sistema deben realizar

búsquedas de procesos estandarizadas (todas con un mismo formato) y fáciles de utilizar

para los usuarios.

Ante una funcionalidad sencilla de búsqueda de procesos de contratación, los usuarios

podrán acceder de mejor manera a participar en los procesos de contratación.

A partir de ellos se pueden generar nuevos tipos de consultas como:

Listado de procesos a los que ha sido invitado un proveedor

Listados de procesos publicados por una entidad contratante

4.3.6 Invitación a participar a proveedores

Una vez que se haya realizado la categorización de los proveedores según la UNSPCS, es

posible habilitar invitaciones a proveedores de tal forma que al ingresar al sistema, ellos

puedan ver los procesos específicos que son de su interés de acuerdo a la categorización

28

que ingresaron, fruto de las invitaciones a concursos que el sistema lo realizó

automáticamente. Esta invitación incluso puede llegar al proveedor a través del correo

electrónico.

Esto permite ver que mientras mayor información se conozca del proveedor, servicios más

personalizados se les puede brindar.

4.3.7 Motor de flujos de trabajo

Aunque éste módulo no cae directamente sobre funcionalidades que vayan directamente

en beneficio de las MIPYMES, la construcción del motor de flujos de trabajo es estratégico

para el control de los procesos de contratación e indirectamente ayudará para incluir los

controles necesarios en Sistema convirtiéndose en una guía para los proveedores. Para

esto es posible utilizar soluciones BPM (Business Process Management), sin embargo

cuando se requiere realizar sistemas transaccionales como son los sistemas de compras,

no es recomendable utilizar éste tipo de sistemas ya que repercute directamente en el

rendimiento del Sistema.

Es por esto que se recomienda implementar un motor de flujos de trabajo que permita

parametrizar el flujo a seguir por cada tipo de contratación definido en la normativa. Este

módulo debe contemplar las siguientes funcionalidades:

Configuración las actividades a seguir en cada tipo de contratación.

Tareas o acciones que debe cumplir en cada actividad.

Tiempos o intervalos de tiempo en los que se debe realizar cada actividad,

controlando tiempos máximos y mínimos en los que se las puede realizar de

acuerdo a lo que indica la normativa.

Definición de responsables que deben cumplir las actividades y/o tareas.

Configuración de mensajes de correo electrónico.

Relación de las pantallas en donde se realizará cada actividad, a fin de que el

sistema pueda invocar a las pantallas correspondientes de acuerdo al flujo que se

está siguiendo.

Cada actividad involucra un estado por el que debe pasar cada flujo.

Así como debe llevar el control de la definición de fechas para cada proceso,

también debe fechar el control de la fecha y hora en que realmente se ejecutó la

actividad.

29

Este cambio de estado puede ser cambiado bien sea a través de una acción

automática programada en el sistema, o por medio de una acción del usuario en el

sistema.

No se debe mezclar el flujo del proceso con los resultados que se obtienen producto de la

ejecución del proceso. Por ejemplo, el que un proceso sea adjudicado o declarado

desierto no debe mezclarse con el estado del flujo como tal, el cual debe llegar a un

estado terminado, pudiendo este proceso haber sido adjudicado o declarado desierto.

4.4 Pasos obligatorios del Sistema

Como indica el art. 30 del reglamento de contratación pública (decreto 543-12), los pasos

obligatorios a ser considerados en todo proceso de contratación son:

a) Planificación.

b) Preparación.

c) Convocatoria.

d) Instrucciones a los oferentes.

e) Presentación y apertura de ofertas.

f) Adjudicación.

g) Perfeccionamiento del contrato.

h) Gerenciamiento del contrato.

i) Pago.

Debiendo estas fases principalmente ser consideradas y automatizadas en el Sistema,

siendo muy importante que a nivel de resolución se especifique qué debe contemplar

cada punto a fin de que pueda ser implementado de esa forma en el Sistema Informático,

yendo de la mano lo definido en la normativa con la funcionalidad del Sistema.

4.5 Implementación de nuevas herramientas de contratación

4.5.1 Subasta inversa

La normativa de República Dominicana contempla el procedimiento de subasta inversa, la

misma que al momento no está implementada ya que para ello se requiere interacción del

proveedor en el sistema. Este tipo de compra debe ser utilizada para bienes y servicios

30

que puedan ser estandarizados de tal forma que sus características sean comparables,

debiendo existir una fase previa a la etapa de subasta como tal (denominada puja o

lances) en donde se califica a los proveedores la oferta técnica. Esta calificación se lo

realiza en base al cumplimiento o no (cumple o no cumple) de las especificaciones

técnicas solicitadas por la entidad contratante en los términos de referencia para la

compra del bien.

En esta fase de calificación es donde se puede dar prioridad a la producción nacional y a

las MIPYMES. Por ejemplo, en Ecuador cuando una empresa cumple con el porcentaje de

agregado nacional definido por el Ministerio de Industria, todas las demás que poseen

productos extranjeros son automáticamente deshabilitadas para participar en el proceso

de puja. Si producto de ello queda solamente una empresa, ésta pasa a etapa de

negociación para su posterior adjudicación. En caso de existir varios proveedores con

producción nacional, se continuará con la etapa de puja.

Otra forma de dar preferencia a las MIPYMES en este tipo de proceso es el entregar

márgenes de preferencia en la etapa de puja de tal forma que al realizar una oferta una

empresa grande, deberá mejorar en un porcentaje de un 5% más barato al precio que una

MIPYME pueda estar ingresando, equiparando con esto los descuentos que una empresa

grande puede conseguir respecto a una MIPYME. Estas preferencias pueden llegar al nivel

de tener márgenes para micro, pequeñas, medianas y grandes empresas.

También existen opciones para que una vez terminada la puja, se dé 5 minutos más para que sólo

las MIPYMES puedan mejorar el precio ingresado por las grandes empresas, privilegiando de esta

forma al sector.

De llegar a utilizarse este proceso de compra, se lo debe normar a través de resolución.

4.5.2 Procesos para MIPYMES

Según la normativa presentada, se debe dar preferencia a la contratación de MIPYMES de

la localidad, y si no existe invitar a proveedores de la provincia, región y a nivel nacional.

Esto se lo puede automatizar a través del Sistema, al conocer quiénes son los proveedores

de la localidad que proveen un producto específico (de ahí la importancia de tener

identificados los proveedores por localidad y por categorías de productos que venden).

Esto hace que el sistema pueda realizar invitaciones a estos proveedores específicos en

una primera etapa.

Si no existieron proveedores que presentaron ofertas o no cumplieron con los términos de

referencia, se vuelve a lanzar el proceso, pero esta vez invitando a los proveedores de la

31

provincia o región. Si luego de esto tampoco se da la adjudicación, se procede a invitar a

los proveedores nacionales, cumpliendo de esta forma con la normativa vigente.

Como se puede observación, estos cambios sin problema se los puede realizar vía

resolución de la DGCP y sería aplicable al 20% de los procesos en que sólo pueden

participar las MIPYMES.

Otra forma de entregar preferencias es dando puntuaciones en los parámetros de

calificaciones por ser una MIPYMES o a su vez por ser una empresa que tiene producción

nacional.

4.5.3 Ferias inclusivas

Es otro proceso que la normativa lo permitiría realizar, ya que se indica en la Ley que las

contrataciones a realizarse para MIPYMES serán normados en el reglamento, siendo éste

más sencillo modificarlo, aun cuando en el tema de MIPYMES es general, pudiendo con

esto normar a las ferias inclusivas mediante resolución, recalcando que este tipo de

procesos continúan siendo competitivos y por tal motivo no van en contra de lo indicado

por la normativa. La gran diferencia de este tipo de compra es que verdaderamente se

puede llegar a contratar a microempresarios e inclusive artesanos directos de localidades

específicas, cumpliendo de esta forma con uno de los objetivos principales de la

contratación pública que es el de dinamizar la economía del país.

Con este tipo de compras, por ejemplo, se puede abastecer de alimentos para la localidad,

de artesanías requeridas por el sector público, de uniformes, de servicios de limpieza

entre otras cosas, pudiendo llamarlo al proceso de diferente forma, siendo el nombre

indicado sólo una referencia.

En términos generales el proceso consiste en unir a entidades contratantes de una misma

localidad para realizar la feria, pudiendo una sola realizar el procedimiento. Las entidades

definen qué es lo que requieren comprar y lo publican en el portal, realizando la

convocatoria de cuando se realizará la feria, que no es más que una negociación

presencial entre la entidad contratante y el proveedor en una fecha y hora dada, en donde

la entidad expone lo que requiere comprar y el proveedor decide si quiere o no presentar

su oferta, de ahí el nombre de feria.

La gran diferencia con otros procesos de contratación es que, por ejemplo, si se requiere

1.000 uniformes, difícilmente un artesano va a tener la capacidad de realizar ese número

en un tiempo específico. Es así que la entidad contratante puede adjudicar a diferentes

32

proveedores el número de uniforme que puede cumplir de acuerdo a su capacidad de

producción.

Desde el punto de vista tecnológico, el sistema informático puede apoyar a este proceso

de la siguiente manera:

1. El sistema permite invitar a las diferentes entidad contratantes de la localidad a

participar de la feria, para lo cual cada entidad deberá generar su proceso interno

para la compra, tal cual como se lo realiza con los demás procesos.

2. Las entidades contratantes que aceptan la invitación, suben al sistema las

especificaciones técnicas de los productos que requieren, obteniendo con ello

previo al desarrollo de la feria el listado de productos que serán requeridos por las

entidades.

3. De acuerdo a esto, el Sistema realiza la invitación a los proveedores de la localidad

que venden los productos seleccionados por las Entidades. Como se puede

observar nuevamente, todos los cambios indicados anteriormente son ya

utilizados en la herramienta como tal.

4. Hasta antes de la feria, podrá existir una etapa de preguntas y respuestas en

donde los proveedores podrán consultar alguna inquietud que tengan.

5. Ya en el proceso de la feria como tal, que incluso se lo podrá realizar de forma

virtual, el proveedor tendrá la gran ayuda del sistema en la que sólo deberá

ingresar la cantidad que se compromete a cumplir, el tiempo en que lo realizará y

el costo por el que lo realizará. Puede existir también una opción de manejar un

costo estándar a nivel de todos los proveedores para un mismo producto o

servicio, de tal forma que sólo se tenga que definir la cantidad y el tiempo de

entrega. Ingresada esta información, el sistema automáticamente genera la oferta

a través del formulario electrónico construido para éste fin, facilitando

significativamente al proveedor la entrega de una propuesta formal. Este punto

como se lo puede realizar presencialmente, hasta puede ser ayudado por la

entidad contratante para la entrega de su propuesta.

6. Una vez llenados los cupos y terminada la feria, las entidades proceden a calificar

las ofertas recibidas y empiezan con la adjudicación a los proveedores, cumpliendo

de esta manera con los principios de competitividad. De ahí en adelante el trámite

sigue el mismo rumbo que los demás procesos.

33

5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Toda mejora a nivel del Sistema Informático de Compras Públicas depende de lo

que permita realizar la normativa vigente, siendo lo primero poder analizar la

reglamentación antes de tomar una decisión de los cambios a realizar en el

Sistema.

De ahí la importancia de que exista un especialista funcional que conozca en

detalle la normativa y por otro lado domine el sistema, a fin de que pueda definir

lo que se necesita construir en el sistema, y una vez que esta funcionalidad es

desarrollada, poder validar que funciona de acuerdo a las especificaciones técnicas

solicitadas.

Las funcionalidades recomendadas en el presente documento legalmente son

factibles de implementarlo, empezando por el registro de proveedores,

implementar el catálogo de productos y desarrollar el sistema para que el

proveedor pueda interactuar en él.

Sobre el catálogo de productos UNSPCS es necesario desarrollar el listado de los

productos genéricos con el fin de poder tener estadísticas más precisas de lo que

se compra en el sector público.

Como se pudo observar, existen varias formas en las que se pueden implementar

preferencias a las MIPYMES, siendo otro camino el entregar incentivos como el

financiamiento.

El desarrollo de ésta funcionalidades va de la mano pensar en desarrollar una

nueva versión del software, ya que su implementación implica cambios fuertes a

nivel de diseño.

Cabe recalcar que una vez que el sistema es desarrollado para que los proveedores

puedan interactuar, es necesario asegurar la continuidad del Sistema, no pudiendo

éste presentar problemas, ya que estarán continuamente llevándose a cabo

procesos de contratación con tiempos que deben cumplirse. Si se suspende el

34

servicio del Portal constantemente, su credibilidad se va a ver muy afectada, ya

que normalmente los proveedores pensarán que se lo hizo a propósito.

Es común en querer incluir en los sistemas de compras del Estado textos con la

normativa que aplica para esa parte, los cuales en ocasiones son extensos.

Justamente este tipo de casos son los que, según las recomendaciones de

usabilidad, no hay que incluir, con el fin de da mayor sencillez a las pantallas. Este

tipo de textos distraen al usuario de lo realmente importante. Si se quiere incluir

estos textos normativos, hacerlo como links o popups mas no ponerlos

directamente en la pantalla.

En el diseño de las pantallas se debe privilegiar lo más probable que suceda. Las

excepciones se las puede contemplar pero debe pasar a un segundo plano,

teniendo cuidado que esto no le haga complejo al Sistema.

35

6 ANEXOS