Réappropriation des applications patrimoniales (RAP) pour ... · Réappropriation des applications...
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Réappropriation des applications patrimoniales (RAP)
pour les systèmes administratifs des CS (SACS)
Groupe de travail du 11 juin 2020
Présentateurs :
Roberta Bucciero, Dany Tanguay, André Richard, Martin Dionne
Réappropriation des applications patrimoniales 2
Ordre du jour
• Projet RAP
• Contexte, objectifs, grandes lignes du projet
• Mandat du groupe de travail
• RH
• Processus et portée de la migration
• Immos/CC : Compléments d’informations
• Immo/CC : Déploiement et offre de service
• Échéancier, les efforts de migration, stratégie
• Disponibilité pour migration automne 2020
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Contexte
• Le Gouvernement du Québec renforce ses orientations • Réutilisation des solutions informatiques existantes au sein de
l’administration publique
• Le MÉES privilégiera la solution SAGIR pour la suite du processus
Description du projet
Services d’accompagnement
• Implantation (migration), formation, soutien
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Orientation de projet
• Les services d'accompagnement tiennent compte de l'analyse d'écart entre Mozaïk AX et les applications patrimoniales
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L’opportunité saisie Pièces jointes pour PAIE et GRH
Été 2019
Pièces jointes pour :
Suivi des absences
Opportunité de Réutilisation
Pour combler un manque à gagner
Nouveauté
Été 2020
Pièces jointes pour :
Postes
Affectations
Dossier des employés
À compter de la version PAIE et GRH 4.0.168
Faits saillants
• Le 31 décembre 2022
• Une attention particulière à la planification du calendrier d’implantation
Faits saillants
Les activités de conception avancent à un bon rythme
• Élaboration des outils
• Formule de migration
Le mandat du groupe de travail
Groupe de travail consultatif
• Appel à tous
• 14 mai : 50 participants / 27 CS
• 11 juin : +++
• Les prochaines rencontres
https://zoneclient.grics.ca/
Produits/Section générale/Comités clients
D'ici décembre 2022
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Conception des outils
• Actuellement, nous travaillons sur le développement des outils.
• Pour nous assurer de répondre à vos besoins et à vos attentes, 4 commissions scolaires participeront avec nous aux discussions.
• Nous validerons ce qui a été fait et des ajustements pourront avoir lieu au besoin.
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Le comité du volet RH
Commission scolaire des
Sommets
Commission scolaire de l'Energie
Commission scolaire
Harricana
Lester B. Pearson SchoolBoard
Pour tous les organismes
• Dès la version 4.0.168.xx de PAIE et GRH, les organismes qui n'ont jamais migré à Mozaïk AX RH ne verront plus les menus concernant Mozaïk et les Adhoc débutant par Mozaïk;
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La poursuite du développement de la boîte à outils
Conception des outils
PilotageCollaboration avec les 4 CS sur
le comité
En cours et se poursuivront en été 2020À compter de
septembre 2020
Lorsque les outils seront disponibles, vous devrez vous identifier à un seul choix, lequel?
• Choix 1 - Vous désirez utiliser la Série POSTE de PAIE et GRH et vous utilisez toujours Mozaïk AX RH pour la gestion des postes. Vous êtes un utilisateur ACTIF;
• Choix 2 - Vous désirez utiliser la Série POSTE de PAIE et GRH, et vous avez cessés d’utiliser la gestion de la dotation de Mozaïk AX RH;
• Choix 3 - Vous ne désirez pas utiliser la Série POSTE de PAIE et GRH. Vous désirez le grand ménage des tables, des menus, etc… de votre BD.
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Pour le choix 1, vous aurez certains travaux préparatoires afin de permettre la migration de Mozaïk AX RH vers la Série POSTE de PAIE et GRH.
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Voici une liste non exhaustive:
❑ Est-ce que des postes sont en attente d'approbation?
❑ Est-ce que des affectations sont en attente d'approbation?
❑ Est-ce que les années budgétaires sont absentes dans les paramètres de GRH?❑ La table des corps d'emploi affiche une donnée locale (#11) référant à Mozaïk
Modification de la donnée locale dans l’écran des paramètres de la gestion des postes.❑ La table des lieux de travail affiche une donnée locale (#12)
référant à Mozaïk. Modification de la donnée locale possible.
Ajout à la Série POSTE Mise à jour massive du type de POSTE
• Bouton 3-2-1 ->
• Une nouvelle action
• qui permet des mises à jour massive
• du type de POSTE
• (défaut actuel à "R")
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Points à discuter avec le comité
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Extraction des pièces jointes de Mozaïk AX RH (contrats et lettres)?
• Extraire les documents d'affectation (contrats et lettres) de Mozaïk AX RH et les déposer sur un répertoire commun
• Cet extraction ne rattache pas les pièces jointes aux affectations malgré qu’il est dorénavant permis de conserver des pièces jointes à PAIE et GRH.
• Si vous le désirez, vous pourrez le faire manuellement.
• Cet élément sera discuté avec le comité
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Postes liés de Mozaïk AX RH
• Toutes les liaisons existantes entre les postesde Mozaïk AX RH devront être travailléesmanuellement dans PAIE et GRH.
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Des questions ?
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Le point sur Immo/CC
Conception des outils et services
Pilotages Implantations
Février à juin Été 2020À compter de
septembre 2020
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Questions et commentaires
• Démonstration de haut niveau de l’outil de recherche vers la fin de l’été
▪ Les CS sont responsables de la sécurité et de la confidentialité
▪ Taille des bases de données MozHisto (varie selon la CS)
• Centralisation des MAO
▪ Écritures comptables
▪ Changer les postes comptables sur les fiches d’immobilisation
• L’ensemble des transactions des immobilisations seront migrées dans Dofin
▪ Les rapports personnalisés devraient fonctionner
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Questions et commentaires
• Diffusion rapide de l’information et transparence
▪ Travaux des CS qui peuvent être faits en amont à la migration
▪ Enjeux techniques et fonctionnels
▪ Changements au niveau de la solution
• Fiches de revenus reportés créées dans Dofin avant la migration (sera analysé durant l’été)
• Les pièces jointes et les documents
▪ Arborescence des répertoires
• Abandonner un module avant la migration
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Calcul des amortissements
Enjeu de la migration sur le calcul
Le retour dans Dofin génère des ajustements pour toutes les fiches d’immobilisation qui
n’étaient pas entièrement amorties lors de la migration à Mozaik-AX et sur lesquelles des
dépenses ont été enregistrées après la date de mise en service. La valeur de ces ajustements
est différente pour chaque CS, car ceux-ci dépendent de plusieurs facteurs :
1. La valeur des dépenses enregistrées après la date de mise en service
2. La date des dépenses versus la mise en service
3. Le nombre de périodes restantes définies sur la fiche dans Mozaik lors de la migration versus le
nombre de périodes restantes de chaque dépense après la date de mise en service dans Dofin
4. Le nombre de calculs d’amortissements fait dans Mozaik-AX
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Calcul des amortissements
Rappel des faits
• Les dépenses capitalisables sont enregistrées dans Dofin et sont exportées dans Mozaik-AX
par l’entremise d’un fichier ACQDOFIN. Par conséquent, les dépenses existent intégralement
dans Dofin et celles-ci sont associées avec les fiches d’immobilisation.
• Dans Dofin, la période d’amortissement s’applique pour chaque dépense. Si on ajoute une
dépense après la date de mise en service d’une fiche, la durée d’amortissement de cette
dépense débute à la date de comptabilisation de celle-ci. Mais chaque dépense est amortie
pleinement et individuellement selon la catégorie de la fiche. Par exemple, 25 ans.
• Dans Mozaik-AX, les dépenses acquises après la mise en service sont amorties sur le
nombre de périodes restantes de la fiche, indépendamment de leur date de comptabilisation.
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Calcul des amortissements
Rappel des faits (suite)
• Lors de la migration vers Mozaik-AX, les dépenses ont été fusionnées ensemble et celles-ci
ont été amorties sur le nombre de périodes restantes de la fiche soit la période déterminée
sur la fiche de Dofin moins le nombre de périodes d’amortissement calculées au jour de la
migration.
• En retournant les transactions de Mozaik-AX dans l’auxiliaire de Dofin, le système ajuste
automatiquement les amortissements par un calcul historique.
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Calcul des amortissements
Fiche dans Dofin
Date de mise en service 30 juin 2020 & calcul de l’amortissement au 31 juillet 2021
Dépenses Nb périodes restantes
Durée Montant Calcul mensuel Amort. mensuel
Amort. cum.
VN
4 février 2020 (20 x 12) – 12 = 228
20 ans 60 000,00 (60 000 / 20) / 12 250,00 3 000,00 57 000,00
12 juin 2020 (20 x 12) – 12 = 228
20 ans 20 000,00 (20 000 / 20) / 12 83,33 1 000,00 19 000,00
15 juin 2021* (20 x 12) – 1 = 239 20 ans 10 000,00 (10 000 / 20) / 12 41,67 41,67 9 958,33
Total 90 000,00 374,99 4 041,67 85 958,33
* Dépenses après la date de mise en service
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Calcul des amortissements
Fiche dans Mozaik-AX
Migration au 1 août 2021
Nb périodes restantes
Durée Montant Calcul mensuel Amort. Mensuel
Amort. cum.
VN
Jour 1 *228 20 ans 90 000,00 - 4 041,67 85 958,33
Amort. au 31 août 2021
20 ans 90 000,00 (90 000 - 4 041,67) / 228 377,01 4 418,68 85 581,32
* Nombre de périodes restantes à partir de la date de mise en service dans Dofin
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Calcul des amortissements
Écart des méthodes
1 fiche avec une dépense (10 000$) 12 mois après la date de mise en service dans Dofin.
Pour un mois dans Mozaik:
Calcul - Dofin Dofin Calcul - Mozaik Mozaik Écart
(60 000 / 20) / 12 250,00 (90 000 - 4 041,67) / Périodes restantes
(20 000 / 20) / 12 83,33
(10 000 / 20) / 12 41,66
Total 374,99 377,01 -2,02
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Calcul des amortissements
Pour les cas analysés jusqu’à présent, la majorité des ajustements sont des diminutions de la
dépense d’amortissement.
Analyse en cours :
• Analyser les ajustements générés pour 10 CS cibles
• CSDM, CSMB, CSMV, CSDL, CSP, CSDPS, CSPI, CSEM, CSDD et CSSMI
• Déterminer si ces ajustements sont matériels
• Établir une solution comptable pour étaler les ajustements
• En discussion avec le ministère des Finances
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Calcul des intérêts
• Pour les CS qui ont calculé de l’intérêt dans Mozaik-AX, le calcul des intérêts dans Dofin
sera possible uniquement après l’épuration des factures d’intérêts migrées de Mozaik-AX.
Sinon, la fonction du calcul des intérêts va provisionner de l’intérêt sur de l’intérêt.
• Il est possible d’exclure des clients du calcul d’intérêts, mais pas des factures. Ainsi, vous
pourriez exclure les clients avec des factures d’intérêts au départ.
• Dans Dofin, l’intérêt est calculé sur toutes les factures y compris celles d’intérêts.
Immo/CC
Déploiement et offre de service
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Mise en contexte
Pour déterminer la taille des projets, le niveau d'implantation de
Mozaïk-AX est un facteur plus déterminant que la taille de la CS
La taille des projets est définie ainsi :
Petit Immobilisations et comptabilité client
Moyen Immobilisations, comptabilité client et ressources humaines
OU
Immobilisations, comptabilité client, comptabilité fournisseur et
approvisionnement
Grand Immobilisations, comptabilité client, comptabilité fournisseur, approvisionnement
et ressources humaines
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Stratégie de migration pour Immo/CC
Préparation Réalisation Fermeture
Gestion de projet – Organiser, planifier, suivre l’avancée
Gestion du changement – Communiquer, adhérer, développer la compétence
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Stratégie de migration pour Immo/CC
Préparation
• Orientation
• Formation
Réalisation
• Migration
• Validation
Fermeture
• Bilan
• Utilisation
Groupes de CS Cascades de CS Cascades de CS
5 – 7 semaines
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Stratégie d’implantation
• 72 commissions scolaires d’ici 31 décembre 2022
• La phase de « Préparation » sera dispensée de façon
collective, simultanément par cohortes de 4 ou 5
commissions scolaires
• Les phases de « Réalisation » et « Fermeture » se feront
par cascades
• L’ensemble des services est dispensé à distance.
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Efforts détaillés de migration Immo/CC
Activité / Tâche Intervenants Durée
Atelier orientation GRICS + Finances CS + TI CS 3h
Atelier de préparation GRICS + Finances CS + TI CS 3h
Préparation et nettoyage des données Finances CS 14h
Formation Immobilisations - DOFIN GRICS + Finances CS 3h
Formation Comptes à recevoir - DOFIN GRICS + Finances CS 6h
Envoi de la BD DOFIN à la GRICS TI CS 2h
Mise en place de l'environnement de transition (OPS) GRICS
Phase Préparation
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Efforts détaillés de migration IMMO-CC
Activité / Tâche Intervenants Durée
Simulation de la migration GRICS
Accompagnement prise de connaissance du rapport de simulation GRICS + Finances CS 1h
Corrections des données Finances CS 3h
Balancer les auxiliaires - Consolidation/retour à DOFIN Finances CS 2h
Envoi de la BD DOFIN corrigée à la GRICS TI CS 2h
Retrait des autorisations d'accès à DOFIN Responsable de la sécurité CS 1h
Migration des données GRICS
Remise de la nouvelle BD DOFIN + Mise en place de MOZHISTO TI CS 3h
Formation Exploitation des données historiques + Explication de
MOZHISTOGRICS + TI CS 3h
Validation post-migration Finances CS 3h
Accompagnement post-migration - 3 X 1h GRICS + TI CS 3h
Phase Réalisation
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Efforts détaillés de migration Immo/CC
Activité / Tâche Intervenants Durée
Bilan GRICS + Équipe projet de la CS 3h
Accompagnement et renforcement GRICS + Équipe projet de la CS 2h
Travail autonome de la CS dans la nouvelle structure Finances CS Quotidien
Disposer de l'environnement AX (OPS) GRICS
Phase Fermeture
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Total des efforts estimés du projet
Phase Efforts estimés CS
Préparation 28h
Réalisation 21h
Fermeture 5h
TOTAL 54h
Semaines 31-août 07-sept 21-sept 28-sept 05-oct
Préparation
Fermeture
Phases
14-sept
Réalisation
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Détail des coûts
• Coûts approximatifs projetés par commission scolaire pour
migrer Immo/CC de Mozaik AX vers DofinFormations
- 3 formations de 4h estimées à 12 pers/formation
6 500 $*
Consultation et accompagnement
- 26 heures x 115 $ / hre
3 000 $*
Travaux de migration
- 11 heures x 115 $ / hre
2 300 $*
Autres frais
- Gestion de projet (15% sur les montants marqués de *)
1 700 $
Total 13 500 $
Les montants sont présentés à titre indicatif
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Pilotage
• Qui ?
• Commission scolaire de la Seigneurie-des-Mille-Îles
• Début 18 juin 2020
• Fin 31 août 2020
• Quoi ?
• Les outils de migration
• La formation et de l’accompagnement
• La gestion du changement
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Stratégie d’implantation
Automne 2020:
CS ayant implanté Immos et CC uniquement
La migration vise à retirer la CS de l’environnement OVH. Une CS qui
a d’autres modules ne pourrait donc pas être éligible dans la première
phase.
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Disponibilité pour migrationNom Date de début Date d’échéance
Bloc 1 Début septembre Début octobre
CS1 2020-09-01 2020-10-02
CS2 2020-09-01 2020-10-05
CS3 2020-09-01 2020-10-06
CS4 2020-09-01 2020-10-07
CS5 2020-09-01 2020-10-08
Nom Date de début Date d’échéance
Bloc 2 Fin septembre Début novembre
CS6 2020-09-23 2020-11-04
CS7 2020-09-23 2020-11-05
CS8 2020-09-23 2020-11-06
CS9 2020-09-23 2020-11-09
CS10 2020-09-23 2020-11-10
Nom Date de début Date d’échéance
Bloc 3 Fin octobre Mi-décembre
CS11 2020-10-26 2020-12-04
CS12 2020-10-26 2020-12-07
CS13 2020-10-26 2020-12-08
CS14 2020-10-26 2020-12-09
CS15 2020-10-26 2020-12-10
Nom Date de début Date d’échéance
Bloc 4 Fin novembre Mi-janvier
CS16 2020-11-25 2021-01-14
CS17 2020-11-25 2021-01-15
CS18 2020-11-25 2021-01-18
CS19 2020-11-25 2021-01-19
CS20 2020-11-25 2021-01-20
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