Rapport de stage Amendis
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Rapport de stage : la gestion des achats
Avant tout développement sur cette petite expérience
professionnelle, il apparaît opportun de commencer ce rapport
de stage par des remerciements.
ENCGT 1
Rapport de stage : la gestion des achats
Ma reconnaissance s’adresse dans un premier temps à
Monsieur KADOUSSI Brahim, responsable du service Achat et
approvisionnement de la société Amendis de Tétouan, mon
tuteur professionnel, pour son accueil et la confiance qu’il m’a
accordé dès mon arrivée dans l’entreprise qui ont rendu ce
stage intéressant. Je le remercie également pour sa patience,
l’amabilité et le soutien qu’il m’a apporté.
Aussi, Je tiens à remercier tout particulièrement et à témoigner
toute ma reconnaissance à tout le personnel du service Achat,
pour l’expérience enrichissante et pleine d’intérêt qu’il m’a fait
vivre durant ce mois au sein de l’entreprise Amendis Tétouan :
Mr. MAGHRANI Mohamed, Mr. AAZIBOU Said, Mr. BERDEI Laarbi,
Mme. AMRANI Laila, Mme. AFIA Rachida… pour m’avoir intégré
rapidement au sein de l’entreprise et m’avoir accordé toute leur
confiance ; pour le temps qu’ils m’ont consacré tout au long de
cette période, sachant répondre à toutes mes interrogations ;
sans oublier leur participation au cheminement de ce rapport.
Je tiens à remercier également Madame Souad BOUNGAB, ma
tutrice enseignante pour l’aide et les conseils concernant les
missions évoquées dans ce rapport, qu’elle m’a apporté lors
des différents suivis.
ENCGT 2
Rapport de stage : la gestion des achats
Remerciement…………………………………………….. 1
Introduction……………………………………………….. 5
Chapitre I : Présentation de la société Amendis
1. Aperçu général sur la société…………………………. 8
ENCGT 3
Rapport de stage : la gestion des achats
2. Fiche signalétique……………………………………….. 11
3. Les agences commerciales…………………………….. 12
4. Organigramme de la société…………………………… 14
Chapitre II : La fonction Achat et approvisionnement au
sein de l’entreprise…………………………………………………...16
I. Présentation
1. Positionnement de la fonction par rapport aux autres
fonctions…………………………………………………. 17
2. Evolution…………………………………………………. 19
3. Objectifs……………………………………………...….. 20
4. Méthodes………………………………………………… 22
5. Rôle de l’acheteur……………………………………… 23
II. Le processus d’achat ………………………………….. 26
1. Traitement des besoins……………………………… 27
2. Détermination du fournisseur approprié………… 28
3. La négociation…………………………………………. 30
4. La commande…………………………………………. 31
5. Contrôle de la réception…………………………….. 32
6. Evaluation des performances………………………. 33
ENCGT 4
Rapport de stage : la gestion des achats
Chapitre III : le choix des fournisseurs…………………..35
1. Pourquoi le choix des fournisseurs ?.................... 36
2. Le modèle SMQ (système de management de la
qualité) ……………………………………………………..38
3. Procédure d’évaluation des fournisseurs………….. 40
Conclusion……………………………………………….45
Annexes
C’est avec enthousiasme que j’effectue mon premier stage
d’initiation dans le cursus de ma formation au sein de l’Ecole
Nationale de Commerce et de Gestion.
ENCGT 5
Rapport de stage : la gestion des achats
Ce stage se déroulait du 01/08/08 au 31/08/08, au sein de
l’entreprise Amendis de Tétouan. Au cours de ce stage à la DMG
(Direction des moyens généraux), j’ai pu m’intéresser au
service des achats et approvisionnements.
Plus largement, ce stage a été l’opportunité pour moi
d’appréhender beaucoup de choses et surtout enrichir mes
connaissances théoriques.
Mon maître de stage étant responsable du service achats, j’ai
pu apprendre dans d’excellentes conditions tout ce qui a une
relation avec la fonction achats et l’approvisionnement et son
processus.
L’élaboration de ce rapport a pour principale source les
différents enseignements tirés de la pratique journalière des
tâches auxquelles j’étais affecté. Enfin, les nombreux entretiens
que j’ai pu avoir avec les employés du service m’ont permis de
donner une cohérence à ce rapport.
En vue de rendre compte de manière fidèle et analytique du
moi passé au sein de la société Amendis, il apparaît logique de
présenter à titre préalable l’entreprise accueillante avant
d’envisager le cadre du stage : la fonction Achats son
organisation et fonctionnement au sein de la société.
ENCGT 6
Rapport de stage : la gestion des achats
Chapitre I : Présentation de la société
Amendis
Comme toute nouvelle expérience de stage, et avant d’entamer
son cadre et son déroulement au sein de la société accueillante
qui est Amendis pour notre cas, il est bien évident de présenter
la dite société en donnant un aperçu sur son historique et sa
ENCGT 7
Rapport de stage : la gestion des achats
situation actuelle. Pour cela j’ai proposé l’enchainement
suivant :
1. Aperçu général sur la société
2. Fiche signalétique
3. Les agences commerciales
4. Organigramme de la société
1.Aperçu général sur la société :
La société Amendis, filiale du Groupe Véolia eau, est chargée,
depuis le 1er janvier 2002, de la gestion déléguée des services
d’assainissement liquide et de distribution d’eau potable et
d’électricité des wilayas de Tanger et de Tétouan. Il s’agit de la
troisième expérience de privatisation des régies autonomes,
ENCGT 8
Rapport de stage : la gestion des achats
après la régie de Casablanca (Lydec) en 1997 et Rabat (Redal)
en 1998.
L’appel d’offres international est lancé le 31 décembre 1998,
par la commune urbaine (CU) de Tanger ; et un autre à Tétouan
le 15 décembre 1998 par la CU de cette dernière ville. Il a
connu la participation de plusieurs groupements. À l’issue d'une
compétition internationale, et une évaluation très difficile
respectant la transparence totale, c’est le groupe de Véolia
Environnement (ancien Vivendi Water) qui a remporté les deux
appels d’offres. Il a été mieux classé, au niveau technique et au
niveau d’investissements, par rapport aux autres concurrents
autant pour Tanger qu’à Tétouan.
La « convention de Gestion déléguée des services
d’assainissement liquide et de distribution d’eau potable de la
Wilaya de Tétouan » a été signée le 15 novembre 2001, entre le
SEEN et les représentants de l’autorité délégante. Une autre
convention de même nature a été signée le 12 décembre 2001.
Les contrats ont été approuvés par vingt-trois communes qui
ont voté la dissolution des régies de Tanger et Tétouan.
ENCGT 9
Rapport de stage : la gestion des achats
Le nouveau concessionnaire, Société des Eaux et de l’Electricité
du Nord (SEEN) qui regroupe les deux contrats, a créé un label
pour s’octroyer une identité visuelle. Il s’agit du nom
"Amendis". Le non provient du:
"Amen", qui découle de l’arabe classique qui signifie à la fois
sécurité, stabilité, sérénité et du terme usité en amazigh du Rif
pour désigner l’eau.
"Dis", un suffixe introduit la notion de distribution.
49 % du capital d’Amendis sont détenus par la société Omnium
Nord-Africain (ONA) et la Société Maroc - Emirats Arabes Unis
de développement (SOMED).
Le nombre des abonnes d'Amendis (cas de Tétouan) en
électricité 102300 et l'eau 75000 dont 39763 et 28763 abonnes
présente respectivement le secteur Al Azhar.
Logo :
ENCGT 10
Rapport de stage : la gestion des achats
A partir du 1èr avril 2008 AMENDIS est changée d’identité
visuelle aux citoyens des régions de Rabat-Salé, Tanger et
Tétouan. Aussi elle affiche de manière plus visible sa filiation à
Veolia Environnement, leader mondial des services à
l’environnement.
2.Fiche signalétique :
Siege sociale : 23 rue Carnot 90000 Tanger
Statut juridique : société anonyme.
Capital : 800 000 000 de DH (49% du capital d'Amendis
sont détenues par ONA et SOMED).
Chiffre d'affaire annuel: 1,2 milliard DH
ENCGT 11
Rapport de stage : la gestion des achats
Durée du contrat : 25 ans.
Effectif : environ 1450 employés.
Patente : 50436156
Identification fiscale:01087449
Activités:7,6 milliard DH, pour améliorer la qualité des
réseaux, traiter les eaux usées; introduire de nouvelles
technique de pointe, et prévenir les risques d'inondation.
Adresse de la direction Tétouan : lotissement Aviation
– 93000 Tétouan
3.Les agences commerciales :
ENCGT 12
5 Urbaines Tétouan Martil l
M’diq F’nideq Laou
Rapport de stage : la gestion des achats
Amendis est la société responsable de distribution de
l'électricité, eau potable et assainissement dont les travaux
d'aménagement et d'infrastructure sont inclus (extension des
réseaux, construction des stations des pompages, d'épuration)
a la wilaya Tanger et Tétouan.
Au niveau des zones d'action de la wilaya de
Tétouan ,Amendis distribues ses services dans les municipalités
(Martil ,M'diq ,Fnideq,et Oued Laou)et les communes rurales
(Azla, Mallalliene,Sadina,Waouiat sidi kacem,Allyen,Taghramt).
ENCGT 13
9 Rurales Z. Sidi Kacem
Azla Mallalliène Sadina Zaïtoune
Al Hamra
Tanssift
Allyene
Taghramt
Rapport de stage : la gestion des achats
4. Organigramme de la société :
ENCGT 14
DIRECTION GENERALE
DirectionClientèle
DirectionEau et
Assainissement
DirectionElectricité
DirectionDes Moyens Généraux
Direction Administration Financière
Direction des
Systèmes d’Information
Direction des
Ressources Humaines
MAGASIN ServiceAchatRESPONSABLES
ACHETEUR
MAT.EAU. ASSAI
ACHETEUR MAT. ELE
ACHETEUR POUR D.R.H
+DIV.ACH
ACHETEUR CLT +D.S.I
Rapport de stage : la gestion des achats
Avant de passer au chapitre suivant il faut mentionner que
cette présentation n’est qu’une idée générale sur la société
Amendis et son organisation ; elle est l’une des très grandes et
importantes entreprises au Maroc qui reste difficile à cerner de
manière détaillée. Pour cela j’ai choisi de m’intéresser
seulement à la fonction achat et approvisionnement qui va être
présentée dans le chapitre qui suit.
ENCGT 15
LOGISTIQUE
ServiceApprovisionnemen
t
BÂTIMENTS
ACHETEUR POUR M.G
Technico- administratifs et financiers
Rapport de stage : la gestion des achats
Chapitre II : la fonction achat et
approvisionnement au sein de la société
Amendis :
Après avoir présenté la société, il est temps d’envisager le
cadre du stage qui consiste à présenter l’une des fonctions
les plus dynamiques au sein de la société, celle d’achat et
approvisionnement. Ce point va être traité en détail dans le
présent chapitre en se focalisant notamment sur la
ENCGT 16
Rapport de stage : la gestion des achats
présentation de la fonction à savoir son positionnement ,
son évolution, ses objectifs et ses méthodes sans oublier le
rôle de l’acheteur, et puis sur son processus dès la
réception de la demande d’achat jusqu’à l’évaluation des
performances.
I. Présentation :
Il est devenu commun d'affirmer que les services Achats
peuvent obtenir les meilleurs gains et dégager la plus grande
valeur pour leur entreprise.
Ce travail se propose d'analyser les rôles que peuvent jouer
cette fonction et les acheteurs dans une entreprise pour
susciter, contrôler et gérer l'innovation dans un contexte
interorganisationnel.
ENCGT 17
Rapport de stage : la gestion des achats
Cette approche conceptuelle est illustrée par l’exemple vécu au
sein de l’entreprise Amendis.
1. Positionnement de la fonction par rapport aux
autres fonctions :
Dans les grandes entreprises, le succès des Projets de
Développement de Produits Nouveaux passe par la mise en
place d’une organisation capable de collecter et diffuser
l’information afin de réduire l’incertitude et répondre au mieux
aux attentes du client. La fonction Achats occupant une position
à l'interface entre l'organisation stricto sensu et son réseau de
fournisseurs, il est légitime de penser que ceux qui l'assument à
titre principal ont quelque rôle à jouer dans la genèse d’un
PDPN
Partant de ce postulat, L’efficacité d’une entreprise, se mesure
selon le genre de sa structure qui en permet d’élargir sa phase
d’accroissement. La structure souhaitable, c’est celle qui facilite
la circulation de l’information d’une bonne manière entre tous
les services de la société.
En revanche, Amendis suit une structure hierarchico-
fonctionnelle, qui se compose de trois directions principales :
Direction d’eau et assainissement.
Direction d’électricité.
Direction clientèle.
ENCGT 18
Rapport de stage : la gestion des achats
Direction services supports : ensemble des services qui
assurent tous les besoins de fonctionnement des trois
directions et des services supports elles même. Le service
achat est parmi ces services de la société Amendis, qui est
en relation permanente avec tous les organes de la société
pour répondre à tous les besoins:
o Besoins de la (DEA) Direction d’eau et
assainissement.
o Besoins de la (DE) Direction d’électricité.
o Besoins de la (DC) Direction clientèle.
o Besoins des services supports.
Alors, pour suivre tous ces besoins, malgré la variété et la
diversité, il faut que le service achat soit structuré par rapport à
la structure générale de la société.
ENCGT 19
DEA
D. Service support
D. Travaux
Service achat
D .Clientèle
D .Electricité
DMG
Rapport de stage : la gestion des achats
2.Evolution :
1950. En période de pénurie, la production est prioritaire : la
fonction Achat doit se procurer à l'extérieur ce que l'entreprise
ne produit pas, pour que la production ne soit pas perturbée.
1960. En période d'abondance, la vente est prioritaire, la
production est diversifiée. La fonction Achat perd de son
importance, elle négocie au meilleur prix.
1970. En économie de concurrence, le contrôle de gestion est
important : la fonction Achat doit participer à la réduction des
coûts, elle a une mission technique de connaissance des
processus de production amont (des fournisseurs).
1980. En économie de compétitivité, le développement de
produits nouveaux de qualité est stratégique. La fonction Achat
fait participer les fournisseurs. La part de produits achetés
progresse (les entreprises sous-traitent, se "désintègrent",
retrouvent leur cœur de métier).
Acheteurs & Fournisseurs "partenaires".
3.Objectifs :
La fonction achat occupe aujourd'hui une place de plus en plus
stratégique, les directions ont compris les gisements de
ENCGT 20
Rapport de stage : la gestion des achats
productivité et de rentabilité qui existent dans une meilleure
gestion de la relation avec leurs fournisseurs.
La fonction achat permet à la société :
Gérer les flux des matières, composants et services
nécessaires au fonctionnement continu.
Optimiser le niveau des stocks de matières premières et
fournitures achetées.
Veuillez a la fiabilité des sources d'approvisionnement
de la société sur le plan des délais, de la qualité ; de
quantité, et de prix.
Organiser et superviser la gestion administrative des
achats, de la passation des commandes a la mise a
disposition pour les services utilisateurs:
Passer les commandes aux fournisseurs et
contrôler la validité des informations y
figurant
Etre responsable de la réception et du
contrôle des livraisons
Vérifier la conformité des factures
fournisseurs
ENCGT 21
Rapport de stage : la gestion des achats
Effectuer les relances avec suffisamment d'anticipation
et veiller au respect des délais de livraison, en cas de
retard possible, informer les services destinataires.
C'est pour cette raison, et en tenant compte de
l'importance du rôle joué par la dite fonction, la société a
installé un logiciel qui permet d'assurer la gestion des achats
soit pour le stock, ou pour les achats directs. Ainsi, il est
obligatoire qu'a la fin de chaque opération d'achat, on présente
tous les documents commerciaux au service comptable
accompagné d'un suivi au logiciel ORACLE.
Bref, les missions peuvent se résumer à court et à moyen
termes comme suit :
CT ==> procurer les produits demandés, conformes en
quantité, qualité et délai avec niveau de service et sécurité
d'approvisionnement.
LT ==> informer l'entreprise des modifications du marché
amont, menaces et opportunités, et faire des propositions.
4.Méthodes :
Dans ce volet, on évoquera la négociation et l'organisation de
l'information
Négociation :
ENCGT 22
Rapport de stage : la gestion des achats
Ici, on distingue 3 méthodes :
1/ Méthode fondée sur le cycle de vie du produit de
l'entreprise. ==> à chaque phase, ses fournisseurs
2/ Méthode fondée sur le cycle de vie du produit acheté.
3/ Méthode fondée sur la place du produit acheté dans la
grille du portefeuille de produits du fournisseur :
-
- Vaches à lait : fournisseurs ouverts à la négociation et sur un
contrôle durable favorable avec 2 parties.
- Vedettes : fournisseurs stricts sur les prix. Contrôle de courte
durée.
- Points morts : fournisseurs prêts à des concessions (mais
fluidité ?). Achat pour "faire un coup".
- Dilemmes : avenir du produit non assuré. Tester le produit et
rester en contact.
Organisation de l'information interne :
ENCGT 23
Rapport de stage : la gestion des achats
5.Le rôle de l’acheteur :
L’acheteur : de l’expert en négociation et cost killer au cadre
aux responsabilités stratégiques et doté de compétences
transverses.
Il est difficile de dresser le profil type d’un acheteur tant ses
attributions sont dépendantes du secteur d’activité, voire de
l’entreprise elle-même. La fonction Achat peut être occupée par
un seul acheteur, ou par une équipe le plus souvent organisée
par produits, et dans laquelle l’acheteur prend la fonction de
chef de produit.
ENCGT 24
Rapport de stage : la gestion des achats
Dans cette configuration, l’acheteur assure une mission
complète, de la définition de la politique d’achat à la
négociation avec les fournisseurs sélectionnés par ses soins. Il
est l’interface entre fournisseurs et utilisateurs internes.
L’acheteur est responsable de la sécurisation de sa relation
avec les fournisseurs, et de la fiabilisation de leur prestation,
rôle d’autant plus critique dans les systèmes de production en
flux tendus. En effet, les performances de l’entreprise et de ses
fournisseurs concernant les délais, la qualité des produits ou
des services et même la capacité d’innovation, sont intimement
liées.
Aujourd’hui, l’acheteur a un rôle plus stratégique, il peut
intervenir en amont des phases de définition des besoins en
achats des métiers de l’entreprise. Il apporte aux services de
recherche et de développement sa connaissance des marchés
et
des ressources disponibles. Il s’introduit également dans des
services autrefois chasse gardée tels que l’achat de prestations
intellectuelles ou d’investissements. Plus l’acheteur intervient
en amont, c’est-à-dire en collaboration avec la
Recherche/Développement ou encore dans la participation à la
rédaction des cahiers des charges, plus son apport a une forte
valeur ajoutée pour l’entreprise.
ENCGT 25
Rapport de stage : la gestion des achats
Agir en interface entre les fournisseurs, sous-traitants et
bureaux d’études internes, requiert des compétences
techniques afin de faciliter les communications, d’où l’attrait
grandissant de la fonction pour les ingénieurs. Toutefois, la
dominante du métier reste commerciale puisque la recherche
de fournisseurs, la négociation et la formalisation contractuelle
ont toujours une place primordiale.
II- le processus d’achat :
Cette partie consiste à éclaircir la procédure d’achat et son
déroulement en tenant compte les caractéristiques et les
spécificités de chaque étape. Cette procédure a pour objet de
décrire le processus achats depuis l'émission d'un besoin
d'achat demandé par l'utilisateur jusqu'à l'établissement de la
commande.
D’une manière générale, le processus d’achats est
représenté par le schéma suivant :
ENCGT 26
Rapport de stage : la gestion des achats
1-Apparition et traitement des besoins :
Un besoin de services peut survenir dans un service
quelconque de l’entreprise, dans le cadre d'un projet ou dans
le cadre de la maintenance planifiée.
Le service peut soit préparer lui-même une demande d'achat,
soit demander aux Achats de s’en charger. Dans les deux
cas, c’est la demande d'achat qui déclenche les activités
d'approvisionnement dans la composante Achats.
ENCGT 27
Rapport de stage : la gestion des achats
L’apparition du besoin est le point de départ pour un
nombre des étapes enchaînés de la procédure achat, et dans
laquelle les services de la DEA présentent une demande de
leurs besoins. Cette demande doit être présentée d’une
manière administrative à travers un imprimé intitulé « demande
d’engagement de dépenses » DED dont ils doivent préciser la
désignation ; l’imputation et qu'elle doit être signée par le
demandeur et validée par le TAF (technico-administratif-
financier).
Une fois la demande est reçue par l’acheteur, elle doit être
contrôlée avant de préparer le dossier.
La phase de contrôle de DED ( Annexe 1 ) :
Lorsque l’acheteur DEA reçoit une DED demande d’achat,
il s’assure des informations :
Administrative : il contrôle le nom de service demandeur ;
la date ; la signature par la hiérarchie et la validation de
service TAF.
Technique : le contrôle de la désignation ; l’imputation et
la quantité commandé.
La phase de préparation du dossier :
ENCGT 28
Rapport de stage : la gestion des achats
Lorsqu’un besoin est établi, un document qui servira de
base au processus d’approvisionnement est créé dans le
système. Il s’agit d’une demande d'achat.
Ce document contient les détails de la prestation de
services ou du groupe de services nécessaire.
Ainsi l’acheteur crée un dossier à qui on attribue un
numéro de donnée. Ce dossier comprend :
le nom de service demandeur
le code affaire
la date limite
le fournisseur retenu
le numéro et la date de la commande
le montant total
Sachant que le remplissage de toutes ces données
s’effectue par rapport au déroulement de la procédure.
2- Détermination du fournisseur :
Après avoir déterminé les besoins l’acheteur doit faire une
consultation du marché en recherchant et proposant un nombre
de fournisseurs pour les consulter. Ces derniers sont déjà
connus par le service achat. Par la suite un appel d'offres est
lancé en deux parties. On commence d’abord par créer des
appels d'offres puis enregistrer les données des offres reçues.
ENCGT 29
Rapport de stage : la gestion des achats
L’acheteur envoie une demande de prix par fax à chacun
des fournisseurs. Le but espéré de cette opération est de
mettre les fournisseurs en concurrence pour satisfaire le besoin
dans les meilleures conditions.
Une fois que toutes les offres ont été reçues et saisies, la
plus avantageuse est facilement déterminée à l'aide d’un
tableau de jugement.
Celui-ci analyse les offres à plusieurs niveaux à savoir le
prix, la qualité, le délai de livraison et le service après vente…
Une fois que qu’on a identifié l'offre la plus avantageuse, il
ne reste qu’à accorder le travail (en passant une commande) au
fournisseur déjà choisi et négocier l’offre. Des lettres de rejet
peuvent être envoyées automatiquement aux fournisseurs qui
n'ont pas été sélectionnés.
3- La négociation :
Cette phase vient pour compléter la dernière ; c’est une
opération qui s’appuie totalement sur les compétences et le
savoir faire de l’acheteur. C’est une phase d’application de la
communication par excellence, le rôle de l’acheteur c’est de
convaincre le fournisseur de céder. En effet il doit suivre une
bonne stratégie pour gérer la négociation et gagner le défi
devant et récolter le maximum d’avantage.
ENCGT 30
Rapport de stage : la gestion des achats
La négociation d'achat pourra porter sur :
Les conditions financières, c'est à dire le prix d'achat de
vos produits. Ce point est lié au volume et ce n'est pas sur
ce point que vous pourrez négocier au mieux.
Les délais de règlements : ce point est peu
négociable au début.
Les délais de livraison : bien négocier ce point
peut vous permettre de réduire vos stocks par un
approvisionnement rapide.
Les quantités unitaires de livraison, permettant de
réduire le montant des stocks dont vous avez besoin au
début pour produire.
NB : En cas d’échec de la négociation, l’acheteur choisie un
autre fournisseur à partir des offres.
4- La commande:
La commande est un ordre d’achat donné verbalement par
téléphone, mais il doit être confirmé par un document appelé
BON DE COMMANDE ( voir Annexe 2 ).
La commande naît après toute une série de procédures
administratives. En effet, quand le choix de l’adjudicataire est
effectué, l’acheteur complète la DED, c'est-à-dire il inscrit le
nom des trois derniers fournisseurs retenus sur le DED, ainsi
que leurs montants proposés (PUHT ; PTHT et montant total).
Puis il encercle le montant de l’adjudicataire. Par la suite,
ENCGT 31
Rapport de stage : la gestion des achats
l’acheteur envoi le DED au chef de service pour la valider, puis
la direction achat pour la signature.
En fin, il saisit la demande pour avoir un bon de commande.
Le suivi de la commande :
Pour la société, celui qui assume toute la responsabilité de
retard de la livraison c’est le service achat « l’acheteur » puis
qu’il présente le seul canal de communication entre la société
et les fournisseurs.
Alors, pour ne pas tomber dans telle situation, l’acheteur
doit suivre ses commandes chez les fournisseurs, soit lui-même
à travers le téléphone ou à l’intermédiaire de coursier. Ce
contact qui est presque journalier ou hebdomadaire atténue le
risque des mauvaises surprises.
5- Contrôle de la réception:
À la fin du processus d'approvisionnement, les factures des
prestataires de service sont vérifiées quant à leur exactitude. Il
s’agit de comparer la valeur enregistrée dans la feuille de saisie
des services après réception à celle indiquée dans la facture et
de vérifier que les montants de TVA sont corrects. Si la valeur
figurant dans la feuille de saisie des services est dépassée, le
système émet un message d'avertissement. Les factures, une
fois vérifiées et transférées à la Comptabilité financière, sont
payées automatiquement.
ENCGT 32
Rapport de stage : la gestion des achats
L’acheteur et le service demandeur sont les deux
principaux concernés par la réception de la livraison.
En effet, l’acheteur s’occupe du contrôle quantitatif et le
contrôle administratif (comparaison entre le bon de commande
et le bon de livraison). Alors que le service demandeur s’occupe
du contrôle qualitatif. En fin les deux contrôleurs notent tous les
résultats sur le bon de réception (voir Annexe 3), dont
l’acheteur se charge de l’en saisie.
6-Evaluation des performances :
C’est une récapitulation de tout ce qui est passé durant
tout le processus, pour savoir le degré de la réussite obtenu.
Aussi, cette opération permet à l’acheteur de mémoriser
toutes les observations utiles pour l’en pratiquer
ultérieurement, ainsi, c’est une occasion pour lui pour détecter
toutes les petites erreurs à éviter dans les prochaines achats.
Chaque opération achat doit avoir un historique qui
mémorise touts les étapes de l’achat. Cette phase présente la
ENCGT 33
Rapport de stage : la gestion des achats
conclusion de dossier dans laquelle l’acheteur collecte tous les
documents de la transaction :
la DED
les offres
les accusées de réception des fax envoyés
une copie de bon de réception manuel
une copie de bon de réception BTP
Après l’acheteur mentionne le mot « liquidé » sur le
dossier et la classe selon son numéro avec les autres dossiers
en archive.
Le cycle d’achat et de décision est un processus
long impliquant différentes personnes et plusieurs décideurs. En
passant par les 6 étapes du processus déjà traitées, l’entreprise
peut garantir une meilleure réponse à ses besoins et une
optimisation de ses achats. Grâce à cette politique d’achat
l’entreprise peut aussi recevoir régulièrement des informations
sur le marché et les fournisseurs potentiels avec lesquels elle
garde toujours contact afin de les fidéliser. Ceux-ci constituent
ENCGT 34
Rapport de stage : la gestion des achats
alors un intérêt spécifique et considérable pour le service achat
et approvisionnement ce qui va être traité par la suite.
Chapitre III : le choix des fournisseurs de la
société
Le choix d'un partenaire est une décision essentielle dans la vie
d'une entreprise, la norme ISO 9001 le mentionne bien. S'il est
souvent aisé de trouver des candidats, la sélection du
fournisseur le plus adapté au besoin de l'entreprise et à son
ENCGT 35
Rapport de stage : la gestion des achats
contexte stratégique requiert méthode et rigueur dans la mise
en oeuvre d'outils d'analyse.
Pourquoi alors le choix des fournisseurs ? Comment le système
de management de la qualité est utilisé à ce niveau ? et quelle
est la procédure à suivre pour évaluer ces fournisseurs ?
1.Pourquoi le choix des fournisseurs ?
Lors du développement de tout projet, il est essentiel que les
besoins soient clairement définis. En effet, les besoins doivent
être articulés de façon terminé et discutés par les ingénieurs,
les gens de marketing et les acheteurs dès le début du projet.
Il est préférable, à ce stade, de ne pas faire mention d'aucun
fournisseur jusqu'à ce que les besoins soient complètement
déterminés et que les catégories des besoins soient bien
ENCGT 36
Rapport de stage : la gestion des achats
identifiées. Une fois cette étape terminée, une évaluation est
faite par le département des achats afin de déterminer le degré
de complicité voulu avec le fournisseur et les attributs requis de
ce dernier afin de satisfaire les besoins établis préalablement.
Le choix des fournisseurs peut être déterminé par un processus
de sélection ou un modèle s'appliquant au projet en cours.
Ensuite, les acheteurs sont mandatés de trouver un ou plusieurs
fournisseurs capables de répondre aux besoins spécifiques du
groupe. Occasionnellement, il arrive que les ingénieurs
contactent les fournisseurs directement sans en informer le
département des achats et oblige celui-ci à négocier un contrat
avec ce fournisseur. Cette situation engendre une frustration
de la part des acheteurs qui se sentent exclus du processus de
développement du projet.
Suite aux nombreuses sollicitations auprès des fournisseurs, les
acheteurs doivent évaluer ceux-ci et faire le "bon" choix.
Évidemment, les fournisseurs doivent respecter les critères
établis durant l'étape de la planification. C'est-à-dire que toutes
les spécifications préétablies doivent se refléter dans les
soumissions des fournisseurs. L'étude de ces dernières est
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Rapport de stage : la gestion des achats
souvent complexe. Voici donc un modèle pour aider à la
décision à partir de certains critères:
2.Le Modèle : Système de Management de la
Qualité (SMQ)
Qualité
Est-ce que les produits ou services sont livrés selon des
spécifications particulières de qualité?
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Rapport de stage : la gestion des achats
Est-ce que le vendeur détient une analyse des unités rejetées
par rapport à celles qui ont été acceptées?
Coûts
Est-ce que le vendeur possède un programme de réduction
des coûts?
Logistique
Est-ce que les biens ou services sont livrés dans les délais
prévus selon la quantité demandée?
Est-ce que les produits sont emballés correctement en terme
de transport et de sécurité?
Développement
Est-ce que le fournisseur considère la compagnie comme un
client clé?
Management
Est-ce que les deux parties partagent les mêmes objectifs?
Est-ce que le vendeur possède les processus et procédures
de management nécessaires au succès du projet ?
Ce modèle peut être adapté tout dépendant de la nature du
projet ou de l'organisation et peut-être utilisé également pour
évaluer, tout au long du projet, la performance du fournisseur
choisi.
ENCGT 39
Rapport de stage : la gestion des achats
En effet, chaque organisation peut formuler ses propres
questions sous chaque titre afin de s'assurer que le fournisseur
réponde aux spécifications prédéterminées.
Il reste que le choix s'arrête souvent au fournisseur qui offre
une plus grande valeur ajoutée. Celle-ci est parfois découverte
en parlant directement avec le fournisseur. Selon plusieurs
études, il est démontré que si les acheteurs communiquent leur
attente le plus ouvertement possible avec leurs fournisseurs
potentiels, ceux-ci donneront plus d'information sur leur niveau
d'inventaire, les délais de livraison et leurs problèmes de
qualité. Bref, la communication reste encore une fois la clé
du succès.
3.Procédure d’évaluation des fournisseurs
La procédure présentée par la suite est une procédure qui
s'applique a tous les fournisseurs de produits, services ou
travaux (juges stratégiques par l'utilisateur, qui nécessitent en
l'occurrence un agrément),qui travaillent pour le compte
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Rapport de stage : la gestion des achats
d'Amendis pour la réalisation des projets en exploitation et en
investissement prévus dans le cadre du contrat de gestion
déléguée des services d'assainissement liquide et de
distribution d'eau et d'électricité des villes de Tanger et
Tétouan.
Etape 1 : Demande d'agrément
La demande d'agrément provient soit :
- Suite à une prospection effectuée par la direction achats.
- A l'initiative de la direction technique et d'investissement
pour les nouveaux projets.
- A l'initiative de la direction Eau / assainissement, et/ou
électricité.
- A la demande d'un fournisseur qui demande
formellement son souhait d'être agréé par Amendis.
Cette demande peut être faite soit par écrit, soit par
messagerie ou par téléphone
Etape 2 : Prise de contact
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Rapport de stage : la gestion des achats
La direction achat envoie aux fournisseurs à agréer un
questionnaire d'évaluation comportant les informations
suivantes
- L'historique de la société du fournisseur.
- Le domaine d'activité et la spécificité du fournisseur.
- Les informations à caractère économique et financier.
- Démarche qualité, sécurité et environnement.
Les informations recueillies par le questionnaire serviront
de support à l'agrément des fournisseurs. (Annexe4)
Etape 3 : Agrément des sous-traitants
Sur la base du questionnaire, la direction des achats en
concertation avec les responsables concernés rempli la "fiche
agrément fournisseur". (Annexe5)
Cette fiche permet d'évaluer le taux de risque encouru par
l'information d'un nouveau fournisseur
Le taux de risque est déterminé sur la base d'une
appréciation que l'on fait par attribution de points sur :
- L'ancienneté
- Le capital
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- Le chiffre d'affaire
- Portefeuille client
- La sécurité, qualité et environnement
La notation peut être égale à 0, 1,2 ou 3 points pour
chaque critère selon le positionnement du fournisseur.
Le taux de risque est un investissement proportionnel au
nombre total de points obtenus.
Etape 4 : Décision de la commission "Agrément"
(Annexe 6 & 7)
La commission Agrément est composée de :
- Directeur des achats.
- Directeur technique et investissement et / ou activité.
- Directeur Qualité Sécurité Environnement.
- Intervenant directe.
Cette commission se réunit au besoin pour examiner les
dossiers constitués par la direction des achats.
Sur la base de fiche d'agrément renseignée, la commission
décide soit de:
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- Agréer le fournisseur
- L'agréer sous réserve de le mettre à l'essai
- Le rejeter
La commission peut mandater la DQSE pour faire un audit
du fournisseur pour s'assurer de l'exactitude des informations
communiquées dans la fiche d'agrément
La direction des achats prend en charge la fiche
d'agrément une fois validée par la commission et ce pour
informer le fournisseur, par écrit, des résultats de décision de la
commission.
Etape 5 : Evaluation des fournisseurs
Les fournisseurs agrées par Amendis font l'objet,
annuellement d'une évaluation et ce conformément à la
procédure : "évaluation des fournisseurs " en vigueur, pour
s'assurer de leur aptitude à fournir de manière permanente le
produit et / ou service suivant les spécifications d'Amendis.
Comme il était déjà signalé au début, le choix des fournisseurs
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est une décision très importante que l’entreprise doit prendre
tôt et apporter beaucoup de soin à ce choix. Ainsi, il est
recommandé de prendre suffisamment du temps car ce premier
choix pourra éviter dans l'avenir bien des malentendus, des
difficultés et même un changement inutile d'affiliation. Il est
aussi important de songer à établir une seconde liste de
fournisseurs au cas où la première ne répondrait plus aux
attentes de l’entreprise.
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Rapport de stage : la gestion des achats
Au cours de ce stage, j’ai eu l’opportunité de découvrir un
métier sous toutes ses formes et de comprendre de manière
globale les difficultés que les acheteurs pouvaient rencontrer
dans l’exercice de leur travail.
Comme il a été précisé, l’acheteur est un métier qui a vocation
à être l’interface entre les fournisseurs de la société et les
utilisateurs internes. C’est l’homme de négociation par
excellence.
Au cours de ce stage, l’activité principale qui m’a été
confiée est le suivi de quelques étapes du processus d’achat à
savoir l’enregistrement des demandes d’achat, la détermination
du fournisseur, la passation des commandes, sans oublier
quelques tâches périphériques notamment l’activité
d’archivage des dossiers de la direction d’achats et
approvisionnement qui m’a permis d’apprendre différents
aspects d’organisation.
Cette expérience enrichissante a été l’opportunité pour acquérir
beaucoup de compétences notamment le sens de
responsabilité, l’esprit d’initiative et d’organisation, l’art de la
négociation…
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Rapport de stage : la gestion des achats
Mon stage chez Amendis a été très instructif. Au-delà, de
l’activité de chacun des services, j’ai pu apprendre beaucoup de
choses sur la vie en société. À cet égard les relations humaines
entre les différents employés de la société, indépendamment
de l’activité exercée par chacun d’eux, m’a appris sur le
comportement à avoir en toute circonstance.
Au travers de cette convivialité, j’ai pu comprendre que
l’activité d’une société est plus performante dans une
atmosphère chaleureuse et bienveillante.
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