Partie   1   -­   Description   de   l'association   et   de   vos  missions    

A.  Le  groupe  et  son  organisation  AIDAe   est   un   groupe   d’intérêt   reconnu   sous   le   nom   d’Aide   à   l’Initiation   et   au  

Développement  d'Activités  étudiantes.  Cette  Société  à  but  non  lucratif  a  été  créée  il  y  

a  tout  juste  deux  ans.  Elle  a  pour  mission  d'être  un  moteur  d'idées  en  soutenant  les  

élèves  désireux  de  lancer  leur  propre  projet  innovateur.  

 Elle  permet  ainsi  aux  étudiantes  de  concrétiser  leurs  idées  et  projets  en  leur  offrant  la  

possibilité   d’organiser   un   évènement   ou   de   créer   leur   comité   au   sein   de   l’école.  

Actuellement,  la  société-­mère  AIDAe  regroupe  dix  sous-­comités  menant  leurs  propres  

activités:    

   Le  comité  mode  et  affaire  a  pour  mission  de  promouvoir  la  mode  à  travers  le  monde  

des  affaires.   Il   organise   chaque  année  un   important   évènement  qui   regroupent   les  

passionnés  des  métiers  de  la  mode  autour  de  conférences  et  cocktails  sur  trois  jours.  

Il  est  composé  d’une  équipe  de  quatre  personnes  dont  un  président,  un  vice-­président  

communication  et  deux  chargés  de  projets.    

   La  Liche  est   le  comité  d’improvisation  théâtrale  de  l’école.  Il  est  composé  de  deux  

étudiants   qui   organisent   des  matchs   d’improvisation   à   thèmes   les   lundis   au   Salon  

national.    

   Le  Comité  Danse  du  monde  a  pour  mission  d’initier  les  étudiants  à  l’art  de  la  danse.  

Chaque   semaine,   l’association   offre   des   cours   aux   étudiants   leur   permettant   de  

s’exercer   à   travers   de  nombreux   styles   de  danse.   (modern   jazz,   classique,   rock..).  

L’exécutif   se   compose   de   cinq   personnes   dont   un   coordinateur,   un   chargé   de   la  

logistique,  un  chargé  de  la  trésorerie  et  deux  professeurs  de  danse.    

   Le   comité   Futsal   propose   à   chaque   session   un   tournoi   de   soccer   en   salle.  Deux  

coordinateurs  sont  chargés  d’organiser  les  matchs.    

   Le  comité  connecté   initie   les  étudiants  à   l’anglais  en   les   invitant  à  se   retrouver  et  

débattre  sur  des  sujets  interpellant.  Il  propose  également  des  rencontres  sportives  et  

conviviales  dans  des  bars.  Il  est  composé  d’un  président,  de  deux  élèves-­professeurs  

et  d’un  vice-­président  activité.    

 Le  comité  Olé  offres  des  cours  et  des  conférences  en  espagnol.  Ils  ont  récemment  

décidé   de   revoir   leur   structure   pour   organiser   essentiellement   des   cours   pour   les  

débutants  et  des  conférences-­débats  pour  les  niveaux  plus  avancés.  Leur  exécutif  se  

compose  de  trois  personnes  dont  deux  coprésidents  et  un  chargé  de  communication.    

   Le  comité  Startup  Lab  est   l’association  d’aide  au  développement  de  start-­up  créer  

par  les  étudiants.  Chaque  session,  il  rencontre  une  dizaine  de  jeunes  entrepreneurs  

avec  chacun  une  idée  de  projet  en  tête.  Leur  mission  est  alors  de  les  aider  à  lancer  

leur  projet  en  leur  apportant  un  service-­conseil  personnalisé.  Ils  sont  actuellement  six  

dans  le  comité  :  un  président,  un  vice-­président  exécutif,  un  vice-­président  marketing  

et  quatre  agents  de  conseil.    

 Chaque   comité   à   ses   propres   commandites.   La   plupart   d’entre   eux   reçoivent   des  

fonds  en  échange  d’une  visibilité  lors  de  leurs  événements  ou  activités.    

     Nous  recevons  en  moyenne  cinq  demandes  d’application  pour  des  nouveaux  projets  

par  session.  Le  groupe  a  donc  connut  une  croissance  importante  depuis  sa  création.  

Néanmoins,  la  politique  de  l’association  fait  que  ses  sous-­comités  ne  sont  pas  voués  

à   rester   sous   la   tutelle   du   groupe.   Le   comité   peut   choisir   de   quitter   le   groupe   au  

moment   où   celui-­ci   est   jugé   “mature”   par   la   majorité   des   membres   du   conseil  

d’administration.   Dans   ce   cas,   il   devra   alors   s’assurer   de   pouvoir   survivre   à   ses  

besoins   indépendamment  ou  bien  sous   la  direction  d’une  autre  association  si  cette  

entité  accepte  de  le  reprendre.  De  l’autre  côté,  il  est  de  notre  devoir  de  nous  assurer  

de   l’avenir   du   comité   et   de   son   développement   en   imposant   des   conditions   à   son  

“rachat”  par  un  nouveau  groupe.  En  effet,  nous  veillons  à  ce  que  le  comité  récupère  

sa   trésorerie   de   manière   qu’il   puisse   continuer   ses   activités.   En   parallèle,   nous  

obtenons  un  fond  de  roulement  pour  le  financement  de  nouveaux  projets.    

     L’association   possède   également   un   exécutif   composé   de   quatre   postes   à  

responsabilité.    

   Le  président  est  le  porte-­parole  du  groupe.  Il  en  est  le  représentant  dans  les  tables  

de  la  vie  associative,  de  la  vie  étudiante,  auprès  de  la  direction  et  de  l'administration  

de  l’école  ainsi  que  dans  toute  assemblée  où  le  groupe  AIDAe  est  invité  à  siéger.  Il  est  

également  le  premier  représentant  du  groupe  à  l’extérieur  de  l’école  et  dans  le  milieu  

des   affaires.   Finalement,   il   est   l’ultime   responsable   de   la   gestion   du   Groupe.   Il  

s’entretient  chaque  semaine  avec  la  direction  du  service  aux  étudiants.    

   Le  vice-­président  administration  et  finances  s’occupe  de  la  gestion  des  finances  du  

groupe.  Il  s’occupe  d’établir  l’état  de  la  situation  financière  du  groupe  et  de  présenter  

les  budgets  prévisionnels  chaque  année.  Signataire  auprès  de  la  banque,  il  en  est  le  

premier  interlocuteur  et  c’est  à  lui  que  revient  entièrement  la  gestion  des  comptes  du  

groupe.  Enfin,   il   a   la   charge  de   remettre  aux   comités   leurs   chèques  après   chaque  

dépense  préalablement  approuvée.    

   Le   vice-­président   nouveaux   projets   est   responsable   d’accueillir   les   porteurs   de  

nouveaux   projets   et   de   les   accompagner   jusqu’en   “pitch”   devant   le   conseil  

d’administration.  Il  a  donc  pour  rôle  d’encadrer  et  d’accompagner  les  étudiants  dans  

la  planification  de  leurs  projets.    

   Le  vice-­président  exécutif  est  le  poste  que  j’occupe  actuellement  depuis  maintenant  

huit  mois.        

 

 Structure  organisationnelle  actuelle  

 

 

B.  Les  tâches  effectuées    En   tant   que  membre  actif   de   ce  groupe  et   vice-­présidente  exécutive,  mon   rôle  est  

d'orienter  mes  équipes  dans  la  réalisation  de  leurs  projets,  de  les  guider  dans  leurs  

démarches  et  de  les  soutenir  lors  de  leurs  événements.  

   Chaque  semaine  je  rencontre  les  présidents  des  sous-­comités  un  par  un  pour  une  

courte  réunion  de  trente  minutes.    

   Dans   un   premier   temps,   nous   commençons   par   faire   un   point   sur   la   semaine  

précédente.  Suivant  les  procédures  du  groupe,  le  président  me  remet  son  feedback  

sous  forme  de  rapport  après  chaque  activité  organisée.  Ces  rapports  ont  pour  objet  

d’améliorer  la  réalisation  des  futurs  projets.  Nous  prenons  donc  le  temps  de  l’analyser  

ensemble  puis  de  faire  un  retour  sur   leur  ressenti  de  manière  à  analyser   les  points  

forts  et  faibles.    

   Dans  un  second  temps,  nous  parlons  ensemble  de  projets  futurs  pour  son  comité.  Le  

coordinateur  me   propose   alors   les   activités   qu’ils   prévoient   d’organiser   et   nous   en  

discutions.  Dans  l’approche  d’un  événement,  il  doit  alors  me  remettre  une  demande  

d’approbation   à   laquelle   il   joint,   au   besoin,   un   budget   prévisionnel   selon   les   trois  

scénarios   prévisionnels   (pessimiste,   réaliste,   optimiste).   Ces   documents   sont  

approuvés  par  la  seule  signature  du  président  ou  du  vice-­président  exécutif.    

   Je   rencontre   également   l’exécutif   chaque   semaine.   Le   président   et   moi-­même  

sommes   responsables  de   l’ordre  du   jour.  Nous  abordons   tous   les  points  pertinents  

pour  soutenir   l’évolution  de   l'association  ainsi  que   la  résolution  de  problèmes.   Il  est  

également   de   mon   devoir   de   faire   un   compte-­rendu   de   mes   réunions   avec   les  

présidents  des  comités.    

En  tant  que  mon  membre  du  conseil  d’administration,  je  possède  le  droit  et  le  devoir  

de   me   rendre   au   conseil   et   de   voter   lors   des   grandes   décisions   du   groupe.   Ces  

conseils  ont  lieu  à  une  fréquence  moyenne  de  deux  par  session.    

   Tout  comme  le  président,  je  représente  le  groupe  à  l’extérieur  et  me  dois  d’être,  dans  

la  mesure  du  possible,  présente  aux  activités  des  comités.  De  plus,  mon  rôle  est  de  

veiller   à   l’intégration   des   équipes   en   organisant   des   activités   de   formation   et   de  

cohésion  de  groupe.  Par  exemple,  je  m’occupe  d’organiser  des  dîners  de  groupe  pour  

créer  des  liens  et  remercier  les  équipes.    

   Finalement,  je  suis  responsable  de  la  gestion  du  local  du  groupe  AIDAe.  Je  suis  en  

charge  de  l’attribution  des  clés  aux  comités  et  du  respect  des  règles  de  vie  dans  le  

local.  Chaque  semaine,  je  prépare  un  planning  informant  les  comités  des  horaires  de  

disponibilités  en   fonction  des   réservations   faites.  Puis,   je   leur   envoie  par  mail   puis  

l’affiche  sur  la  porte  du  local.