rapport annuel 2010-2011

Robert Bisaillonle protecteur universitaire (l’ombudsman)

Décembre 2011

ombuDsman

AVIS D ans le présent rapport, le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans l’unique but d’alléger le texte.

table Des matIÈres

FaIts saIllants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

IntroDuCtIon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

partIe 1 : le bureau Du proteCteur unIversItaIre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

1.1 le manDat

1.2 les ressourCes et le FonCtIonnement Du bureau

1.3 les autres aCtIvItés

partIe 2 : les ConsultatIons et les plaIntes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

2.1 DéFInItIon Des termes

2.2 statIstIques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

tableau 1 : nombre et répartItIon Des DemanDes

tableau 2 : orIgIne Des DemanDes

tableau 3 : sexe

tableau 4 : moDe De CommunICatIon aveC le proteCteur unIversItaIre

tableau 5 : objet Des DemanDes

tableau 6 : plaIntes FonDées

partIe 3 : observatIons et réFlexIons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

DImInutIon Des DemanDes provenant Des employés et Des proFesseurs

IntroDuCtIon De l’assuranCe santé et DentaIre pour les étuDIants

CorreCtIons Des travaux D’équIpe

Cours De sensIbIlIsatIon à D’autres Cultures et embauChe De personnel provenant D’autres Cultures

ConClusIon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

ombudsman heC montréal | Rapport annuel 2010-2011 | 1

IntroDuCtIon

le présent rapport, le sixième présenté par le protecteur universitaire, couvre la période allant du début juin 2010 au 31 mai 2011.

Ce rapport comprend trois parties. la première décrit le mandat, le fonctionnement du bureau de même que les autres activités.

la deuxième partie traite spécifiquement des plaintes et des consultations reçues au cours de la période couverte par le rapport.

la troisième partie mentionne quelques observations et réflexions faites par le protecteur universitaire.

FaIts saIllants

Du début juin 2010 au 31 mai 2011, le protecteur universitaire a reçu 135 demandes (par rapport à 98 l’an passé).

parmi ces demandes 30 étaient considérées comme des consultations et 105 comme des plaintes.

parmi les 105 plaintes, 100 étaient considérées comme recevables, c’est-à-dire pour lesquelles tous les autres recours avaient été épuisés et qui se classaient à l’intérieur du mandat du pro-tecteur universitaire. sur les 100 plaintes recevables, 59 ont été jugées comme étant fondées et 41 comme non fondées.

les personnes qui se sont adressées au protecteur universitaire durant cette année étaient des étudiants dans une proportion de 88,8 %, des employés et des professeurs de l’école dans une proportion de 6,6 %. les autres demandeurs (candidats, anciens élèves et association) totali-saient 4,4 %.

parmi les demandeurs, 48,88 % étaient des femmes et 51,12 % étaient des hommes.

voICI les objets De l’ensemble Des DemanDes :

… 35,5 % étaient d’origine académique (évaluation, exclusion, refus de diplôme, report d’examens etc.)

… 1,7 % étaient d’ordre disciplinaire

… 2,9 % étaient d’ordre administratif

… 54,8 % étaient d’ordre financier en effet, 74 demandes sont venues s’additionner sous cette rubrique. Il s’agit en fait de demandes de remboursement faites pour des inscriptions à l’assurance santé et dentaire des étudiants.

… 2,9 % touchaient des ressources humaines (gestion du surtemps, lettre de probation, etc.)

… 2,2 % des demandes concernaient d’autres sujets

2 | Rapport annuel 2010-2011 | ombudsman heC montréal

le bureau Du proteCteur unIversItaIre

le manDat

sous l’autorité de la présidente du conseil d’administration de la corporation de heC montréal, madame hélène Desmarais, le protecteur universitaire s’assure que chaque membre de la communauté de l’école obtienne un traitement juste et équitable dans ses rapports avec l’administration de l’école et veille au maintien d’un juste équilibre entre les droits et les res-ponsabilités des uns et des autres.

à cet effet, il reçoit les plaintes, évalue leur bien-fondé et leur recevabilité puis en informe les demandeurs. Il informe les membres de la communauté de heC montréal des mécanismes exis-tants auxquels ils peuvent avoir recours au besoin. pour toute plainte recevable, il effectue une enquête et il intervient auprès des personnes susceptibles de pouvoir contribuer à la résolution de la situation. à la demande de la direction, il peut être appelé à agir à titre de médiateur. Il émet des recommandations aux parties ou instances concernées au terme d’une enquête. Finalement, il produit un rapport annuel relatif à l’ensemble de ses activités à l’intention de la présidente du conseil et lui soumet ses recommandations.

les attributs intrinsèques reconnus au mandat du protecteur universitaire sont :

• la neutralité;• la confidentialité;• l’indépendance;• l’impartialité;• son caractère informel.

le protecteur universitaire doit conserver la plus entière confidentialité sur les personnes qui font appel à lui, à moins qu’il en soit expressément dégagé par les personnes concernées.

les ressourCes et le FonCtIonnement Du bureau

le bureau du protecteur universitaire comprend une seule personne qui travaille à temps partiel, soit deux jours et demi par semaine, neuf mois par année. un petit budget de fonc-tionnement lui a été attribué pour en garantir l’autonomie. le protecteur universitaire peut compter sur les membres de l’équipe de direction de l’école pour ses besoins d’ordre administratif.

les autres aCtIvItés

le protecteur universitaire a rencontré au cours de l’année, ses collègues des autres universités du québec et du Canada dans le cadre de diverses conférences organisées par l’association des ombudsmans des universités du québec et l’association des ombudsmans des universités et des collèges du Canada. Ces rencontres permettent d’échanger sur des sujets communs et de développer un réseau professionnel important.

partIe 1

1.1

1.2

1.3

ombudsman heC montréal | Rapport annuel 2010-2011 | 3

les ConsultatIons et les plaIntes

DéFInItIon Des termes

voici la définition des termes utilisés dans le présent rapport.

DemanDe

Dès qu’une personne s’adresse au protecteur universitaire, un dossier est ouvert quel que soit l’objet de la demande ou la nature de l’intervention sollicitée.

ConsultatIon

est considérée comme une consultation toute demande d’information pour trouver une solu-tion à un problème. le rôle du protecteur universitaire consiste alors à expliquer les recours appropriés avant qu’une plainte formelle ne lui soit adressée. le protecteur universitaire est aussi directement consulté par des employés sur la pertinence de revoir ou de modifier tel ou tel règlement.

plaInte non reCevable

une plainte est non recevable lorsque le demandeur n’a pas épuisé tous les recours préalables mis à sa disposition. une plainte sera aussi qualifiée de non recevable si son objet est exclu du mandat du protecteur universitaire.

plaInte reCevable

la plainte est recevable lorsque le plaignant a épuisé tous les recours à sa disposition et que l’objet de sa demande est de la juridiction du protecteur universitaire.

plaInte non FonDée

si, après enquête et de l’avis du protecteur universitaire, il s’avère que le plaignant n’a aucune raison valable de porter plainte, celle-ci est considérée comme non fondée.

plaInte FonDée

après enquête, la plainte est fondée lorsque, de l’avis du protecteur, elle est justifiée.

plaInte réglée

une plainte réglée est une plainte fondée pour laquelle une solution a été trouvée à la satisfac-tion des parties.

2.1

partIe 2

4 | Rapport annuel 2010-2011 | ombudsman heC montréal

tableau 4 : moDe De CommunICatIon utIlIsé aveC le proteCteur unIversItaIre

N. B. : Certains demandeurs ont utilisé plus d’un mode de communication avec le protecteur universitaire

statIstIques

tableau 1 : nombre et répartItIon Des DemanDes

répartition 2009/10 2010/11

Total des demandes 98 135

Consultation 33 30

plaintes (demandes d’interventions) 65 105

• plaintes non recevables 1 5

• plaintes recevables 64 100

• plaintes fondées 12 59

• plaintes non fondées 52 41

tableau 2 : orIgInes Des DemanDes

nombre

étudiants 2009/10 2010/11

Certificats 39 86

b.a.a. 9 15

D.e.s.s. 8 10

m. sc. 11 7

Doctorat 3 2

autres 3

Candidats 3 3

professeurs 6 3

employés 16 6

anciens élèves 2

association 1

tableau 3 : sexe

2010-2011

2009-2010

Hommes51,12 %

Hommes48 %

Femmes48,88 %

Femmes52 %

courriel

lettre

téléphone

visite

2010-20112009-2010

0 20 40 60 80 100 120

11673

22

4246

2429

Nombre

2.2

ombudsman heC montréal | Rapport annuel 2010-2011 | 5

aCaDémIque

annulation d’une admission 1

annulation d’un cours 3

annulation de cours à l’uqam 1

absence à un intra 2

absence à des examens différés 1

Charge de cours 1

Demande de réadmission 1

évaluation 7

évaluation de dossier 1

exclusion 5

exemption de cours 1

permission de continuer un cours 1

perception de plagiat chez un chargé de cours

1

propriété intellectuelle 1

renvoi d’un professeur 2

refus d’admission 2

refus de changement d’échec à l’abandon

1

refus de diplôme 2

refus d’admission au b.a.a. 1

refus d’admission à la m. sc. 4

refus d’admission au mba 1

refus d’une demande au doctorat 1

reprise d’un test hectope 1

refus d’admission au b.a.a. trilingue 1

refus d’une demande de réadmission 1

report d’un examen 1

substitution d’un cours 1

travail de groupe 2

DIsCIplIne

revue de sanctions disciplinaires 2

aDmInIstratIon

perte d’un portfolio 1

lettre de recommandation 1

litige avec les services de sécurité 1

Interdiction de tasses thermos à Coop heC montréal

1

FInanCe

Frais de scolarité 5

remboursement hors délais 8

montant d’une bourse 1

remboursement des frais d’assurance santé (étudiants)

60

ressourCes humaInes

la gestion du surtemps 1

lettre de probation 1

Démission d’une employée 1

orientation de carrière 1

autres sujets

Comment faire une plainte 1

expulsion d’un logement 1

non retour d’appel 1

tableau 5 : objet Des DemanDes

tableau 6 : plaIntes FonDées

A. Frais d’étude : 1 plainteB. remboursement de frais de cours : 2 plaintesC. annulation des frais d’assurance santé (étudiants) : 56 plaintes

toutes les plaintes fondées ont été réglées à la satisfaction de toutes les parties

Dans le règlement des plaintes fondées, comme dans toutes les demandes reçues, le protecteur universitaire a toujours privilégié une approche informelle où toutes les parties impliquées sont d’abord contactées directement0

10

20

30

40

50

60

Nombre

A B C

1 2 56

6 | Rapport annuel 2010-2011 | ombudsman heC montréal

observatIons et réFlexIons

DImInutIon Des DemanDes provenant Des employés et Des proFesseurs

en effet, sur 135 demandes faites au protecteur universitaire, seulement 9 provenaient des employés et des professeurs, soit 6,6 %.

le protecteur prendra les moyens pour mieux faire connaître son rôle et être plus visible auprès des employés au cours de la prochaine année.

IntroDuCtIon De l’assuranCe santé et DentaIre pour les étuDIants

le protecteur universitaire a reçu 60 plaintes sur ce sujet.

Celui-ci dénonce fortement la façon dont s’est faite l’introduction d’une assurance santé et den-taire pour les étudiants par les associations étudiantes en septembre 2010. plusieurs étudiants n’ont remarqué que beaucoup trop tard la date de retrait limite pour éviter de souscrire à ces assurances.

le protecteur veut remercier le secrétaire général de heC montréal, monsieur jacques nantel pour son implication dans la négociation avec l’aseq (assurance de santé et dentaire des étu-diants du québec) qui a permis d’ouvrir une fenêtre de sortie aux étudiants qui ne voulaient pas de telles assurances.

CorreCtIons Des travaux D’équIpe

lorsque les travaux d’équipe sont le résultat de trois ou quatre travaux individuels réunis ensemble, le protecteur universitaire suggère au professeur de les corriger individuellement. s’il y a eu plagiat dans une partie du travail, l’auteur seul devrait être pénalisé. Il est injuste de donner à tous les participants la même sanction.

le protecteur universitaire croit qu’il est faux de prétendre que les membres d’une même équipe, surtout au premier cycle, se connaissent bien et vont se respecter les uns les autres en évitant le plagiat.

le protecteur universitaire suggère aussi que lorsqu’il y a constatation de plagiat dans des travaux où il est plus difficile d’identifier l’apport de chaque membre de l’équipe, le comité de discipline rencontrera chacun des membres de l’équipe pour tâcher d’identifier l’auteur du plagiat. s’il n’y parvient pas, il jugera et seulement dans ce cas, s’il y a lieu d’attribuer la même sanction à tous.

Cours De sensIbIlIsatIon à D’autres Cultures et embauChe De personnel provenant D’autres Cultures

le protecteur reconnaît et félicite la division des ressources humaines pour avoir mis sur pied l’an dernier des cours de sensibilisation aux autres cultures.

le protecteur reconnaît aussi les efforts faits par les gestionnaires de l’école pour embaucher des employés qui proviennent d’autres cultures.

tout cela pour contribuer à faire de heC montréal une grande école de gestion internationale.

partIe 3

ombudsman heC montréal | Rapport annuel 2010-2011 | 7

ConClusIon

le protecteur universitaire tient à remercier toutes les personnes de l’école qui ont collaboré généreusement dans le cadre d’enquêtes, d’interventions ou de requêtes d’information qu’il a faites lors du traitement des demandes qui lui étaient soumises. le protecteur universi-taire a toujours été accueilli avec respect et générosité par la direction et les employés de heC montréal, les membres des associations étudiantes ainsi que par la grande majorité des étudiants eux-mêmes.

plusieurs gestionnaires consultent directement le protecteur universitaire avant d’apporter des changements aux procédures en place ou à certains règlements.

Rapport annuel 2010-2011 | ombudsman heC montréal | 11.12/1.9.1

Robert Bisaillonprotecteur universitaire (ombudsman)

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