Www.diak.fi 11.5.2011 Raili Suojoki NATIONAL AND INTERNATIONAL.
Raili oittinen, arkistolaitos, 14.3.2013
-
Upload
thl -
Category
Health & Medicine
-
view
1.831 -
download
6
description
Transcript of Raili oittinen, arkistolaitos, 14.3.2013
eAMS/TOS –valtakunnallinen arkisto ja organisaatioiden arkistonmuodostussuunnitelmat
KanTa-yhteistyöseminaari
14.3.2013
Raili Oittinen
© Arkistolaitos
• Tiedonohjaus osana organisaation toimintaa
• eAMS/TOS: Tehtäväluokitus, toimintaprosessit
• eAMS/TOS: asiakirjatiedot ja metatiedot
• Toteuttamistavat
Esityksen sisältö
© Arkistolaitos
• Tiedonohjauksella tarkoitetaan organisaation toiminnassa syntyvien sekä asioiden käsittelyprosessien ohjaamista että näihin liittyvien asiakirjatietojen suunnitelmallista muodostumista, hallintaa ja säilyttämistä: saatavuus, käytettävyys, eheys, alkuperäisyys, säilyttäminen, hävittäminen
• Sähköisten toimintatapojen kehittämiseksi tarvitaan organisaatiossa kokonaisuus, johon tietojärjestelmien ja sähköisten asiakirjatietojen hallinnan kehittäminen kiinnitetään
Tiedonohjaus osa organisaation toimintaa
© Arkistolaitos
• Tieto on yhteiskäyttöistä pääomaa
- tarvitaan julkisen hallinnon tietovarantojen jäsentämistä
• Yhtenäiset käsitteet ja määrittelyt edesauttavat tietojärjestelmien yhteentoimivuutta ja tietojen yhteiskäyttöisyyttä
- tarvitaan julkisen hallinnon yhteisen metatieto-arkkitehtuurin rakenneosat ja metatietopalvelu
• Palveluprosessit on pohja yhteisten tietotarpeiden määrittelylle
Tiedonohjaus
Mukaellen Kauhanen-Simanainen VM
© Arkistolaitos
Kauhanen-Simanainen VM
Ontologiat Metatietomääritykset Luokitukset Tunnisteet
Yleinen suomalainen ontologia (YSO) & ruotsin- ja englanninkieliset versiot
Julkishallinnon ontologia (JUHO)
Erikoisalojen ontologiatPaikkaontologiatToimijaontologiat
Muut yhteiset ontologiat
Ontologioiden siltaaminen (KOKO)
ONKI-palvelut
JHS-metatietorekisteri:JHS-sanastoJHS-XML-skeemakirjasto
Yhteiset tietorakenteet
Asiakirjahallinnan metatietomääritykset:SÄHKE 2Yhteinen eAMS-malli (TOS ) (JHS 143)
Paikkatietoaineistojen metatietomääritykset: INSPIRE JHS 158
Avoimen datan metatietomääritykset
Erikoisalojen metatietomääritykset
Kansallisten määritysten laajennukset organisaatio-/ alakohtaisilla määrityksillä
Julkishallinnon tehtäväluokitus
Julkishallinnon palveluluokitus
Sosiaali- ja terveysalan luokitukset ja koodistot
Tilastolliset luokitukset: AlueluokituksetHenkilöluokituksetTalousluokituksetMuut luokitukset
UNSPSC
Kauppatavaran luokitukset ja koodistot
Toimialaluokitus
Henkilöstö- ja taloushallinnon koodistot
Muut yhteiset luokitukset
Yksilöivät tunnisteet: URIOID/JHS 159
Hakemistotiedot ja niiden ylläpito:JHS 133
Julkaisukoodit: ISBNISSN
MaakooditKielikooditPostinumerokoodit
Muut yhteiset tunnisteet ja koodistot
Sisällön kuvailun säännöt ja ohjeet
Kansainväliset standardit, suositukset ja määritykset
Kauhanen-Simanainen VM© Arkistolaitos
KanTa, eArkisto & THL & potilastietojärjestelmien eAMS
Terveydenhuollon toimintayksikkö KanTa eARKISTO
Kun potilastiedot siirretään
eArkistoon, tarkistetaan ja
täydennetään metatiedot
Sähke2-vaatimusten
mukaisiksi
THL koodistopalvelu
Haettavissa Sähke2
metatiedot
Potilastieto-järjestelmä
Potilastietojärjestel
miin osa Sähke2-
metatiedoista
(toimittajan
vastuulla)
eAMS-järjestelmä
Muut tieto-järjestelmät
Organisaation toiminnalle
• Miten tietojärjestelmän ylläpito ja käyttö on kuvattu, organisoitu ja vastuutettu
• Miten käyttöoikeuksia hallitaan?
Asiakirjojen metatiedoille
• Miten metatietoja tuotetaan asiakirjoille eAMSista –metatietojen tuottamisen periaatteet
• eAMS-metatiedot ja niiden arvot
• Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot
Tietojärjestelmälle
• Mitä ominaisuuksia oltava tietojärjestelmässä?
Sähke2 vaatimukset
© Arkistolaitos
eArkisto:• Tiedonohjauksen
tuottaminen
• SÄHKE2-metatiedot
• Tiedon muuttumat-tomuuden varmis-taminen
• Luovutusloki
• Hävittäminen
SÄHKE2 vaatimusten jakautuminen: eArkisto ja potilastietojärjestelmät
Potilastieto-järjestelmät:• Tiedonohjauksen
tuottaminen• SÄHKE2-metatiedot• Käsittelyvaiheiden
tallentuminen• Asiakirjan käsittely
(muodostaminen näkymistä)
• Käyttövaltuudet• Tilasiirtymät• Hävittäminen
© Arkistolaitos
• eAMS-järjestelmä on asiakirjatiedon ohjausväline, joka toimii operatiivisten järjestelmien taustalla. Sen tietosisältö tulee sähköisestä arkistonmuodostussuunnitelmasta, eAMS:sta
• Organisaatiolla täytyy olla tieto siitä, miten sen tehtävien hoitoon liittyvät asiakirjat ja tiedot kertyvät, miten ne etenevät organisaation käsittelyprosesseissa ja miten ne säilytetään ja hävitetään.
• Tavoitteena on ulottaa tiedonohjaus kaikkiin organisaation tietojärjestelmiin, joissa asiakirjallista tietoa käsitellään
Organisaation toiminta ja tietojärjestelmät
© Arkistolaitos
• Sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma, eAMS= Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) eli arkistolain mukainen arkistonmuodostussuunnitelma(AMS)
• Kertoo organisaation toiminnasta, toiminnan rakenteesta
• eAMS kuvaa organisaation tietokokonaisuuden ja liittymän prosesseihin
• Kertoo palvelut ja tietojärjestelmät
• Kuvaa missä informaatio fyysisesti on
• Auttaa havainnollistamaan organisaation tietokokonaisuuksia
• Ohjaa tietojärjestelmien tietoja
Tiedonohjauksen keskeinen työväline
© Arkistolaitos
Yhtenäisyyden ja yhteentoimivuudentavoitteita
• eAMSin tietosisältö on määritelty ja kaikilla yhdenmukainen
• eAMS:t tehdään eri organisaatioissa ja tehtävissä yhtenäisten periaatteiden mukaan
• Yhdenmukaiset käsitteet ja niiden käyttö
• mukainen (yhtenäinen rakenne, ei sisältö)
• eAMS:ia voidaan helposti vaihtaa ja kopioida organisaatioista toiseen
• Hyödynnetään jo tehtyä työtä
• Yhteisiä rakenneosia
• Yhteisiä palveluita
© Arkistolaitos
Tiedonohjauksen nyky- ja tavoitetila
• Nykytila• Pohjana tavoitetilan suunnittelulle
• Voimassaoleva AMS?
• Kehitteillä oleva eAMS?
• Tiedonohjaus on toteutettu (tai ei ole vielä toteutettu) paikallisesti johonkin järjestelmään
• Tavoitetila• Määrittää linjauksia, toiminnallisia periaatteita ja tavoitteita
• Pohjana varsinaisille toteutussuunnitelmille
• eAMS-kuvattu käsittelyvaiheineen ja metatietoineen
• Keskitetty tiedonohjaus toteutettu
© Arkistolaitos
eAMS-työn suunnittelu• eAMSien yhdistäminen ja yhtenäistäminen
tulee aloittaa käytettävien koodistojen määrittelyllä ja rajaamisella • Tietojen etsittävyys ja löydettävyys
• Yhtenäiset luokitteluperiaatteet
• Yhtenäiset koodistot ja niiden käyttö samalla tavalla
• Edellyttää käsitteiden määrittelyä
• Käsittelyvaiheet, toimenpidetyypit, asiakirjatyypit, säilytysajat, käsittelysäännöt, käsittelyprosessin tila tms.
© Arkistolaitos
SÄHKE2-normin vaatimukset ja eAMS
• eAMSin on noudatettava organisaation tehtäväluokitusta
• eAMSiin on kuvattava tehtävien käsittelyvaiheet• eAMS-metatiedot ohjaavat tiedon koko elinkaarta
• eAMSin pakolliset metatiedot:• Toimenpiteen tyyppi (=käsittelyvaiheet, työn kulut)• Asiakirjan tyyppi • Henkilötietoluonne• Säilytysaika (pituus, peruste)• Julkisuusluokka (salassapitoaika, peruste)• Suojaustaso (tarvittaessa)• Turvallisuusluokka (tarvittaessa)
© Arkistolaitos
Tehtäväluokitus
Päätehtävä
TehtäväTehtävä
Tehtävä
Tehtäväluokitus
AlatehtäväAlatehtävä
AlatehtäväAlatehtävä
Päätehtävä
Päätehtävä
Päätehtävä
Organisaation tehtävien
käsittelykuvaukset
eAMS/TOS /AMS/THS/ -”kartta”
Tehtäväluokitus on organisaation lakisääteisten tehtävien sekä tuki- ja ylläpitotehtävien hierarkkinen luettelo
© Arkistolaitos
00 HALLINTOASIAT01 HENKILÖSTÖASIAT02 TALOUSASIAT, VEROTUS JA OMAISUUDEN HALLINTA03 LAINSÄÄDÄNTÖ JA LAINSÄÄDÄNNÖN SOVELTAMINEN04 ULKOPOLITIIKKA JA KANSAINVÄLINEN TOIMINTA05 SOSIAALIHUOLTO 06 TERVEYDENHUOLTO 07 TIEDON HALLINTA JA VIESTINTÄPALVELUT08 LIIKENNE09 TURVALLISUUS JA YLEINEN JÄRJESTYS10 MAANKÄYTTÖ, RAKENTAMINEN JA ASUMINEN11 YMPÄRISTÖASIAT 12 OPETUS- JA SIVISTYSTOIMI13 TUTKIMUS- JA KEHITTÄMISTOIMINTA14 ELINKEINO- JA TYÖVOIMAPALVELUT
Esim. Kuntien yhteinen tehtäväluokitus (http://wiki.narc.fi/kao/index.php/5_Asiakirjatiedon_elinkaaren_hallinta)
© Arkistolaitos
06 TERVEYDENHUOLTO
06.00 Palveluprosessin hallinta
06.01 Ennaltaehkäisevä terveydenhoito
06.02 Ensihoito ja sairaankuljetus
06.03 Potilaan hoito
06.04 Terveydenhoidolliset/sairaanhoidolliset palvelut
06.05 Vainajaan liittyvät terveydenhuollon tehtävät
06.06 Potilaan hoitoon liittyvä yhteistyö
06.07 Tukipalvelut
Terveydenhuollon tehtäväluokitus
© Arkistolaitos
Tehtävähierarkian alimmalle tasolle liitetään eAMS:ssatarvittavat tehtävän käsittelyvaiheisiin liittyvät asiakirjatyypit, metatietoarvot ja käsittelysäännöt.
Tuottaa: Potilastietojärjestelmä
Tehtäväluokitus
Tehtäväluokka 2.13 Tehtävä
00Otsikkotaso 1
00 00
Otsikkotaso 200 00 00
Otsikkotaso 300 00 00 00 Otsikkotaso 4
Asiakirjallisen tiedon käsittely Otsikkotaso
© Arkistolaitos
Tehtäväluokituksessa jokainen taso kuvataan kahdella numerolla, esim.06 TERVEYDENHUOLTO06.01 Ennaltaehkäisevä terveydenhoito06 01 00Terveysneuvonta06 01 01Seulonta
• Organisaation tiedon hallinnan tehtäväluokitus mahdollistaa tietojen käsittelyn ja käytön yli organisaatiorajojen
• Asiakkaan ei tarvitse tuntea organisaatio / hallintorakenteita
• Tieto eri lähteistä löytyy ja se sijoitetaan oikeaan yhteyteensä samoilla periaatteilla
• Organisaatiomuutokset eivät vaikuta tiedon löytymiseen – vaikuttaa muutostilanteiden hallintaan
• Yhteydet muihin tarvittaviin tietoihin
• Tavoitteena saada aikaan julkishallinnon yhteinen tehtäväluokitus
Tehtäväluokituksen käyttötarkoitukset
© Arkistolaitos
Käsittelyprosessi
Tehtävän/asian kaikki käsittelyvaiheet muodostavat käsittelyprosessin. Käsittelyprosessiin sisältyvät käsittelyvaiheet sekä niiden järjestys ovat organisaatiokohtaisia
© Arkistolaitos
VIREILLEPANOsähköisesti
ASIAN SAAPUMINENSaapumisajankohtaEheys, alkuperäisyysSähköinen allekirjoitus
VIREILLE-TULO
VALMISTELUvälitoimenpiteet
PÄÄTÖKSENTEKOLopputoimenpiteetSähköinen allekirjoitus
TIEDOKSIANTOSähköinen tiedoksianto
TOIMEENPANO
esim.palaverit, kokoukset,lausuntojen pyytäminen
Asian käsittelyn seuraaminen= asiakirjojen käsittelyn seuraaminen
SEURANTA, VALVONTA
MuutoksenhakuSKANNAUS
© Arkistolaitos
Yleinen hallinnollisen asian prosessi
Terveystoimen prosessi
Vireillepano=Kontaktivaihe
Asiakkuuden tarkistus =Palvelun piiriin kuuluminen
Sopimusvaihe
PäätösvaihePäätös palvelun piiriin
ottamisesta
Asiakkuuden/hoidon= palvelunsuunnittelu
Asiakkuuden/hoidon = palvelun toteutus
Vaikuttavuuden arviointi
Palvelun lopettaminen= kotiuttaminen
asiakas
Seuranta
Tarpeen selvittely
Palveluvoimavarojen varaus
PäätösvaihePäätös palvelun toteuttamisesta
© Arkistolaitos
Potilasvahinko-valitus
eArkisto ja potilastietojärjestelmien eAMS
ajanvaraus
työjono
tulotilanteen tulotilanteen
arviointi
hoidon
suunnittelu
laskutus
hoidon
arviointi
hoidon hoidon
toteutus
Terveyden-
huollon
toimintayksikkö
laatii AMS:n
eARKISTO tuottaa
hoitoprosessista
eARKISTO tuottaa
eAMS:n
(voi toki tulla myös
toimintayksiköltä)
Terveydenhuollon
yksikön ei tarvitse tuottaa AMS:ia
varsinaisesta
potilaan yksittäisen
palvelutapahtuman
(käynti tai
hoitojakso)
hoitoprosessista
© Arkistolaitos
Käsittelyvaiheet = toimenpiteet:hallinnollinen menettelyeARKISTO: potilaan hoito(vakioarvo),tulotilanteen arviointi, hoidon suunnittelu, hoidon toteutus, hoidon arviointi sisältyvät rakenteisesti potilaskertomukseen
Tehtävään/asiaan liittyvä käsittelyvaihe eli
toimenpide (esim. jonkin asian
käsittely/valmisteluvaiheessa lausunnon
valmistelu).
eAMS-tietojärjestelmä ohjaa
käsittelyvaiheisiin sisältyvien
asiakirjallisten tietojen käsittelyä ja
säilyttämistä ja oletusmetatietojen
muodostumista ja täydentymistä
operatiivisissa tietojärjestelmissä.
5.6 Toimenpiteen tyyppi (=Yleinen käsittelyvaihe)
5.6 Toimenpidetyypin tarkenne (=Käsittelyvaihe)
eARKISTOvakioarvo: potilaan hoito
Neuvonta, ohjaus
Vireillepano/-tulo
Valmistelu/Käsittely
esim. lausunnon valmistelu
Päätöksenteko
Toimeenpano
Tiedoksianto
Muutoksenhaku
Seuranta/Valvonta
© Arkistolaitos
Käsittelyprosessin tila
5.6 Toimenpiteen tyyppi (=Yleinen käsittelyvaihe)
5.6 Toimenpidetyypin tarkenne (=Käsittelyvaihe)
Neuvonta, ohjaus
Vireillepano/-tulo
Valmistelu/Käsittely
Päätöksenteko
Toimeenpano
Tiedoksianto
Muutoksenhaku
Seuranta/Valvonta
Käsittelyprosessin tila
Avattu
Vireillä
Käsittelyssä
Hyväksytty
Päätetty
Avattu uudelleenMuutoksenhakuSiirrettyHävitetty
Käsittelyprosessin tila on usein sidoksissa Toimenpidetyyppeihin. Saadaan usein suoraantietojärjestelmästä, mutta voidaan joissakin tapauksissakäyttää lähteenä eAMS:aa
© Arkistolaitos
Vain yleiset (=geneeriset) toimenpiteet:• Asiakirjatietojen sitominen toimenpiteille haastavaa
• Ymmärtävätkö käsittelijät?
• Mitä kertovat itse prosessista?
Yksityiskohtaiset toimenpiteet:• Voi olla suuri määrä yhdellä prosessilla
• Osaavatko käsittelijät valita aina oikean?
Mikä tarkkuustaso on kuvauksissa tarkoituksenmukaisin?
© Arkistolaitos
Muoto tai formaatti, joka määrittää asiakirjallisen tiedon rakennetta ja
sisältöä. Asiakirjatyypeillä (esim. suunnitelma) voi olla useita
alatyyppejä (esim. kehittämissuunnitelma, suojelusuunnitelma,
toimenpideohjelma).
Asiakirjatyypit
5.6 Toimenpiteen tyyppi (=Yleinen käsittelyvaihe)
5.6 Toimenpidetyypin tarkenne (=Käsittelyvaihe)
2.15 Asiakirjan tyyppi
Asiakirjatyypin
tarkenne
(=asiakirjallinen tieto)
Asiakirjan liitteet
Neuvonta, ohjaus
Vireillepano/-tulo
hakemus
Valmistelu/Käsittely
Esim.suunnitelma Esim.kehittämis-
suunnitelma
rahoitushakemus
© Arkistolaitos
Potilastietojärjestelmä: Näkymä-koodiston sarakkeessa näkymätyyppi ylläpidettävä tieto. Näkymätyyppiä käytetään osana päättelyä
Asiakirjatyypit
© Arkistolaitos
2.15 Asiakirjan tyyppi
Koodistopalvelu:KertomustekstiLausunto, todistus tai lomakeArkistoasiakirjaPalvelutapahtuma-asiakirjaB-todistus
Tiedonhallintapalvelu:*Suostumuksenhallinta *Tahdonilmaisut
Asiakirjatietojen rekisteröinti, julkisuus ja salassapito
2.6.1 Julkisuusluok
ka
Julkisuus-luokan muutos
2.6.2 Salassa-pitoaika
2.6.4 Salassapito-
peruste
Salassapitoajan laskentaperuste
2.6.7 Henkilötieto-
luonne
eARKISTO eARKISTO eARKISTO eARKISTO
100 v,50 v kuolemas-ta
potilaslaki13§ 2mom
kuolinaika tai asiakirjanarkistointiaika
sisältääarkaluontei-sia henkilö-tietoja
JulkinenEi-julkinenOsittain salassa pidettäväSalassa pidettävä
Asian ratkaisuAsiakirjan allekirjoitus Asian hyväksyminen
25 v100 v 50 v kuole-masta
JulkL§ 24 + tämän32 eri kohtaa
*Ei sisällä henkilötietoja*Sisältää henkilötietoja*Sisältää arkaluonteisia henkilötietoja
*Asian ratkaisu *Asiakirjan pvm *Asiakirjan valmistuminen*Asiakirjan saapuminen
© Arkistolaitos
Rekisteröinti/ Tietojärjestelmä
Esim.AKJ
Esim. PTJ
Turvallisuusluokka ja suojaustaso
2.15 Asiakirjan tyyppi
2.6.6 Turvallisuusluokka
2.6.5 Suojaustaso
eARKISTO eARKISTOKÄYTTÖ
RAJOITETTUIV
Erittäin salainenSalainenLuottamuksellinenKäyttö rajoitettu
STISTII STIII STIV
Suojaustaso ja turvallisuusluokka –merkinnät perustuvat:Asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010) jaOhje tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa annetun asetuksen täytäntöön-panosta, VAHTI 2/2010,
© Arkistolaitos
Käyttäjäryhmän rooli ja kuvaus
2.6.10.2 Käyttäjäryhmän
rooli2.6.10.3 Käyttäjäryhmän kuvaus
eARKISTO eARKISTO
käyttöoikeuden omaava rooli
käyttöoikeuden kuvaus
Esim. Esittelijä, Jakelija, Julkaisija, Kirjaaja, Laatija,Lähettäjä, Muu tekijä, Ratkaisija,Toimeksiantaja, Valmistelija,Vastaanottaja, Vastuuhenkilö,Vastuutaho
Käyttäjäryhmän rooli on sidoksissa henkilön/-öiden tehtäviin ja tehtäväkuvauksiin organisaatiossa siten, kenellä on tehtäviä hoitaessaan oikeus käsitellä myös salassa pidettäviä aineistoja.
Kuvaus toimenpiteistä, joihin henkilöllä/roolilla on oikeudet. Mahdolliset arvot ovat esim.:
• Lukuoikeus
• Muokkausoikeus
© Arkistolaitos
Vakioarvo:Terveydenhuollon ammattihenkilö
Vakioarvo:Lukuoikeus asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessiin
Asiakirjatiedon säilytysaika
• Määräaikaisten asiakirjatietojen säilytysaikojen päättymisen laskennan käynnistävä toiminnallisuus/tieto: Asian lopullinen ratkaisu
Asiakirjan päivämäärä
Asiakirjan voimassaoloaika
Rakennuksen purkaminen
Henkilön kuolema
Toimenpiteen päättyminen
Palvelussuhteen päättyminen
Viimeinen päivitys
Potilastietojen säilytysajat: • Pysyvästi säilytettävä
• 12 v potilaan kuolemasta tai 120 v syntymästä
• 12 v asiakirjan syntymisestä tai hoitojakson päättymisestä
• 20 v alaikäisen potilaan kuvantamistutkimuksesta
• Hoitojakson ajan säilytettävä merkinnät ja asiakirjat
• 120 v alle 1-vuotiaana kuolleen lapsen syntymästä
2.15 Asiakirjan tyyppi
2.11.1 Säilytysaika2.11.2 Säilytysajan
perusteSäilytysajan
laskentaperuste
eARKISTO
arkistolaitoksen
päätös
STM.n asetus
298/2009
© Arkistolaitos
Asiakirjatiedon suojeluluokka ja käsittelysäännöt
HUOM! Käytetään vain manuaalisessa aineistossaOrganisaation asiakirjat ryhmitellään kolmeen suojeluluokkaan:1.toiminnan jatkumisen kannalta
välttämättömät asiakirjat2.tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat (Pysyvästi säilytettävät asiakirjat)
3.muut asiakirjat
4.9 Suojeluluokka Käsittelysääntö
Tähän voidaan määritellä ja tarkentaa käsittelysääntöjä, jotka ovat yleisiä (eivät liity tiettyyn metatietokenttään,esim. versioiden käsittely) tailiittyvät tiettyyn metatietokentänarvoon
© Arkistolaitos
Toteuttamistavat
• eAMS:n laatimiseksi organisaatiot käyttävät eri työkaluja
- prosessityön ohessa inventointilomakkeita
- arkistolaitoksen eAMS-lomaketta
- eri tietojärjestelmätoimittajien eAMS-työkalua
* Tärkeätä on kuitenkin valita työkalu, joka helpottaa mahdollisimman pitkälti eAMS-tietosisällön siirtoa tiedonohjausjärjestelmään = eAMS-järjestelmään
* Tärkeätä on käyttää menetelmiä, joilla tietosisältö saadaan parhaiten tuotettua substanssiasiantuntijoilta
© Arkistolaitos
eAMS:n laatimisen organisointi
• Projekti: suunnitelma, vastuut, aikataulutus, tiedotus, raportointi, käytännön työn organisointi
• Ohjaus-/työryhmä, johon kuuluu asiakirjahallinnon edustajien lisäksi johdon edustus, IT-asiantuntemus ja organisaation eri tehtäväalueiden substanssiasiantuntijoita • Johdon tuki
• Osallistujat: ko. tehtävää hoitavat henkilöt, asiakirjahallinnon ammattilaiset ja tietojärjestelmä-asiantuntijat sekä esimiehet ja lakiasiantuntemus
• Lisätietoja: http://www.arkisto.fi/uploads/eAMS-käyttöönottosuunnitelma18082010.pdf
© Arkistolaitos
eAMS:n hyväksyntä ja ylläpito
© Arkistolaitos
• Hyväksyntä ja käyttöönotto oman organisaation menettelyjen mukaisesti
• Koulutus ja tiedotus
• Menetelmät jatkuvaan toimivuuden seurantaan
• Palautteen organisointi käyttäjiltä
• Menettelytavat päivittämiseksi
• Kuvaa muutostenhallinnan prosessi
Tiedonohjauksen laadunhallinta
• Tiedonohjauksen ja eAMS:n laadunhallinnan eri osa-alueet:
• eAMSin ajantasaisuus (säilytysajat, julkisuusluokat tms.) ja toimivuus
käyttäjän näkökulmasta
• Tietojen etsittävyys ja löydettävyys
• Miten toimiva tehtäväluokitus on? Sisältääkö paljon
tulkinnallisuuksia?
• Miten toimivia määritellyt käsittelyvaiheet ja toimenpiteet ovat?
Vastaavatko ne ”elävää elämää”
• eAMS-toiminnassa:
• Osaavatko käyttäjät tarvittaessa muuttaa eAMSin
oletusmetatietoarvoja
• Sisältävätkö ”lopulliset” metatietoarvot paljon virheitä?
© Arkistolaitos