RAAMOVEREENKOMST VOOR HUUR ENONDERHOUD VAN MULTIFUNCTIONALS EN

PRINTERS MET BEHEERSYSTEEM

RAAMOVEREENKOMST VOOR HUUR ENONDERHOUD VAN MULTIFUNCTIONALS EN

PRINTERS MET BEHEERSYSTEEM

Infodag24 januari 2014 - Grimbergen

AGENDAAGENDA

1. Inleiding project

2. Introductie gemeentebestuur Grimbergen

3. De opvolging door VERA

4. CANON stelt zich voor

Inleiding projectInleiding project

• Op bijeenkomsten van de ‘Brabantse Kouters’ meldde Grimbergen dat ze een bestek zouden maken voor Multifunctionals.

• VERA kreeg via ‘Hageland’ ook de melding dat er nood was aan een lastenboek.

• VERA heeft vooronderzoek gedaan naar gelijkaardige dossiers (Provincie Oost-Vlaanderen, …)

Inleiding projectInleiding project

• VERA heeft oproep gedaan via online enquête (20 besturen hadden direct interesse)

• VERA heeft gemeentebestuur Grimbergen in contact gebracht met stad Landen om een dossier te maken voor alle samenwerkende besturen.

• Gemeentebestuur Grimbergen was bereid om dit project te leiden.

Inleiding projectInleiding project

• Doel: raamcontract voor alle leden van de virtuele centrumsteden, gemeentebestuur Grimbergen neemt de rol op van opdrachtencentrale.

• “Toen men ons vroeg om binnen dit project als opdrachtencentrale op te treden, dienden we niet lang te twijfelen. Door de schaalvergroting hoopten we nog betere prijzen en voorwaarden te bekomen. Binnen het bestek wilden we ook rekening houden met de wensen van andere besturen.” Benny Moens, ICT verantwoordelijke, gemeentebestuur Grimbergen

Het projectteamHet projectteam

Gemeentebestuur Grimbergen:•Jean Pierre De Wit (diensthoofd logistiek) •Benny Moens (ICT beheerder)•Ann De Raedemaecker (administratief medewerker logistiek)

Anderen (nalezen, inbreng…):•Johan Meirens (ICT verantwoordelijke stad Landen)•Stefan Wuyts (VERA)

Inleiding projectInleiding project

Raamovereenkomst

AGENDAAGENDA

1. Inleiding project

2. Introductie gemeentebestuur Grimbergen

3. De opvolging door VERA

4. CANON stelt zich voor

Vroegere situatie en beperkingenVroegere situatie en beperkingen• Huurcontract voor 28 MFP en 26 printers• 60 tal printers in aankoop (verschillende merken)

Beperkingen:• Basis beheersysteem (Alleen bestelling toners en

automatische opname tellers)• Geen restricties (alles was mogelijk)• Geen statistieken

Nieuwe wensenNieuwe wensen• Beter beheerssysteem

• Opleggen restricties (verplicht recto/verso, kleur enkel indien nodig..)

• Betere beveiliging (beveiligd afdrukken batch/ code)

• Gebruiksvriendelijker• Scan to my-mail/mail/map• Individuele profielen• Follow-me functie

• Afbouw printerpark (afdrukken MFP = goedkoper)

ProcedureProcedure• Algemene offerteaanvraag

• Contractduur: 60 maanden (max. duur volgens wetgeving 48 maanden) mits motivatie (5 jaar = meest gebruikte periode voor huurcontracten en qua prijs voordeliger)

• VCS kunnen voor 60 maanden bij het raamcontract aansluiten tot 31/10/2018

• 1 prijsherziening op 1 november van het vierde jaar van het contract

Waarom een raamcontract?Waarom een raamcontract?• Extra schaalvoordelen (zie

www.virtuelecentrumsteden.be) • Betere service

Bestek aanpassen aan alle doelgroepen

• 9 types MFP (90-25) en 2 types printers• Beheersysteem (optioneel)

AGENDAAGENDA

1. Inleiding project

2. Introductie gemeentebestuur Grimbergen

3. De opvolging door VERA

4. CANON stelt zich voor

De opvolging door VERA: specifieke constructiesDe opvolging door VERA: specifieke constructies

Opdrachtencentrale?

Raamovereenkomst?

RaamovereenkomstRaamovereenkomst

“De overeenkomst tussen één of meer aanbestedende overheden en één of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijs en, in voorkomend geval, de beoogde hoeveelheid”

Opdrachtencentrale: DefinitieOpdrachtencentrale: Definitie

Artikel 2, 4°, Overheidsopdrachtenwet 2006:Een aankoopcentrale of opdrachtencentrale is een aanbestedende overheid die:

• Ofwel leveringen of diensten verwerft die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten (“aankoopcentrale”);

• Ofwel overheidsopdrachten gunt of raamovereenkomsten sluit met betrekking tot werken, leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten (“opdrachtencentrale” = niet gekend in de overheidsopdrachtenrichtlijnen);

Opdrachtencentrale: VoorbeeldenOpdrachtencentrale: Voorbeelden

België:•Centraal Bureau voor Benodigdheden•Federaal Aankoopbureau•Cel FOD-overschrijdende Raamcontracten•Cel aankoopbeleid en advies•Ziekenhuizen (zie bv. Parl. St. Kamer, 51e zittingsperiode, doc 2237/010, p. 5 e.v.; Parl. St. Senaat, legislatuur 2005-2006, doc 1689/3, p. 4 e.v.)• VERA

Bron: http://www.expo60plus.be/gastspreker/seminaries-pdf/seminarie32.pdf (GD&A advocaten)

Opdrachtencentrale: DoelstellingOpdrachtencentrale: Doelstelling

Een dynamische samenwerkingsvormen creëren door:• Know-how samenbrengen• Besparingen / gunstigere tarieven - beperking transactiekosten• Verbreden van de mededinging• Efficiënter plaatsen van overheidsbestellingen (ook interessant voor deprivate sector gelet op grotere volumes)• Uitbouw competenties binnen één organisatie

Het is aangewezen om een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten tussen leden en aankoopcentrale, inbegrepen duidelijke afspraken rond aansprakelijkheden (wat indien centrale de regels niet goed heeft nageleefd…)

Opdrachtencentrale: rol van de opdrachtencentraleOpdrachtencentrale: rol van de opdrachtencentrale

Penhouder = overheid of entiteit :•treedt in naam en voor rekening op voor ledensamengevoegde opdracht•treedt op in de hoedanigheid van AO onder eigen naam

Opdrachtencentrale: Rol van de aanbestedende overheid

Opdrachtencentrale: Rol van de aanbestedende overheid

Een overheid die een beroep doet op een opdrachtencentrale (die uiteraard wél WOHOP moet naleven), is zelf vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren (artikel 15 Overheidsopdrachtenwet 2006)

Maar!•Geen misbruik;•Met eerbiediging non-discriminatie en gelijkheid;

ResultaatResultaat

• CANON • Een zeer scherpe prijs:

– VERA heeft na de gunning voor 3 besturen hun huidige situatie bekeken tov de prijzen van het raamcontract.

– Een forse besparing , soms zelfs 40% besparing op huidige contracten.

Resultaat: Minder werkResultaat: Minder werk

• Door dit raamcontract kunnen de lokale besturen zich focussen op andere zaken. Er is veel tijdswinst, niet enkel van de ICT medewerker maar van de aankoopdienst, ontvanger, secretaris enz.

• De tijd die anders voorzien moet worden voor eigen lastenboeken te maken is een kost die niet eenvoudig in kaart te brengen is.

Resultaat: optimalisatieResultaat: optimalisatie

• Samen standaardisatie, kennis delen• Het bestaan van een raamcontract is altijd nuttig om

te gebruiken als drukkingsmiddel bij het zelf onderhandelen (wat natuurlijk niet wenselijk is bij samenwerken). Toch is dit een neveneffect.

Hoe verder? Opvolging VERAHoe verder? Opvolging VERA

• VERA zal het platform onderhouden waarop alle informatie staat http://www.virtuelecentrumsteden.be

• Voor een aanbestedende overheid:– Lid zijn van een Virtuele Centrumstad– Vertrouwelijkheidsverklaring (reeds 28 ingevuld)– Toegang tot Virtuele Centrumsteden platform voor

meer informatie en model raadsbesluit

Hoe verder? Praktische informatieHoe verder? Praktische informatie

• Prijslijst en simulatietool online beschikbaar• Extra documentatie op aanvraag• CANON kan een demo geven in hun kantoor te

Diegem

Indien u nog geen lid bent van een Virtuele Centrumstad, kan u hier iemand aanspreken van VERA of mailen naar info@vera.be.

AGENDAAGENDA

1. Inleiding project

2. Introductie gemeentebestuur Grimbergen

3. De opvolging door VERA

4. CANON stelt zich voor

Vragen?Vragen?

?