Pagina 1 di 2 Vanderlande Industries B.V.

BIC: RABONL2U IBAN: NL63 RABO 0153 2516 46 Registro commerciale numero 16017956 Camera di commercio

Gentile fornitore, Le scriviamo per informarla che Vanderlande ha implementato un programma di fatturazione elettronica per tutti i fornitori di beni e servizi. La sua partecipazione a questo programma è essenziale per avviare il pagamento delle fatture inviate a Vanderlande. La nostra strategia prevede il passaggio dei fornitori alla fatturazione elettronica entro l'13 ottobre 2014 e il nostro obiettivo generale è cessare l'elaborazione delle fatture cartacee. Per facilitare il suo passaggio alla fatturazione elettronica e gestirne le fasi successive, Vanderlande ha creato una partnership globale con Tungsten Network, il nuovo nome del fornitore globale di servizi di fatturazione elettronica OB10. Tungsten offre opzioni flessibili per l'invio delle fatture, in grado di soddisfare una vasta gamma di dimensioni societarie, sistemi ed esigenze di elaborazione. Migliorare la puntualità dei pagamenti La fatturazione elettronica migliorerà la puntualità dei nostri pagamenti nei suoi confronti. Il miglioramento della puntualità dei pagamenti è un obiettivo chiave per Vanderlande. Aderendo all'iniziativa di Tungsten, ci aiuterà a offrirle un concreto vantaggio per la sua attività. Inoltre, le fatture perse per posta od inviate all'ufficio sbagliato, provocando ritardi nei pagamenti, diventeranno finalmente un ricordo del passato. Il servizio di fatturazione elettronica prevede un costo minimo per la sua organizzazione e per Vanderlande. Prevediamo tuttavia che i vantaggi del sistema supereranno di gran lunga i costi. Altri vantaggi includono:

Il consolidamento della relazione commerciale con Vanderlande.

La sostenibilità ambientale di questa soluzione, che permette infatti di salvare alberi e di risparmiare sul trasporto.

Il recapito protetto e garantito delle fatture entro poche ore.

Tungsten le notificherà eventuali problemi nei dati della fattura prima che questa venga trasmessa a Vanderlande, permettendole così di risolvere rapidamente qualsiasi questione.

Una migliore qualità del contenuto delle fatture, che consentirà di evitare ritardi non necessari nei pagamenti.

Maggiore trasparenza dei processi con accesso online alle informazioni sullo stato della fattura.

Conformità IVA, indipendentemente dal luogo di invio o ricezione della fattura.

La possibilità di inviare fatture elettroniche ad altri clienti nella rete Tungsten. Cosa deve fare? Tungsten la contatterà nei prossimi 5-10 giorni per illustrarle le opzioni disponibili e assisterla nella transizione alla fatturazione elettronica. Nel frattempo, potrà reperire ulteriori informazioni consultando le schede informative allegate e online all'indirizzo http://www.tungsten-network.com/vanderlande. Per rientrare nella scadenza ultima, dovrà avere informato Tungsten della sua opzione di invio preferita entro il l'15 settembre 2014. Se desidera contattare Tungsten direttamente, la invitiamo a chiamare il numero +39 02360 06341 o a scrivere all'indirizzo clientservices@tungsten-network.com. Se desidera contattare Vanderlande in relazione alla presente richiesta, rivolga il suo quesito a electronic-invoicing@vanderlande.com.

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Questo progetto ha il pieno sostegno del team di management senior di Vanderlande. La ringraziamo in anticipo per la sua partecipazione e ci auguriamo di ricevere le sue fatture tramite Tungsten a breve. Cordiali saluti,

Edgar Beers Ruud Wilgenkamp CPO Responsabile Servizi condivisi

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Domande frequenti

Chi è Tungsten? Tungsten ha iniziato la sua collaborazione con OB10, la rete di fatturazione elettronica globale, nell'ottobre 2013. Tungsten accelera le attività commerciali globali per i clienti tramite:

Tungsten Network: fatturazione elettronica per le catene di forniture collegate

Tungsten Network Analytics: informazioni in tempo reale per adottare decisioni di acquisto migliori

Tungsten Network Finance: finanziamento della catena di forniture per la crescita del business

Creata nel 2000, OB10 è stata capofila nel settore della fatturazione elettronica, collegando le principali società e agenzie governative del mondo a migliaia di fornitori a livello globale. OB10 ha modificato il suo nome in Tungsten Network.

Dovrò sottoscrivere un contratto con Tungsten Network?

Sì, se sceglierà di utilizzare la Soluzione Integrata, sottoscriverà con Tungsten Network un contratto. Se sceglierà di utilizzare il Modello Web, dovrà accettare i termini e le condizioni standard esposti. Perché i costi non sono a carico di Vanderlande? Per utilizzare il servizio di Tungsten Network è previsto un costo a carico sia della Vostra Società che di

Vanderlande in quanto entrambi usufruiamo del servizio. La nostra analisi evidenzia che calcolando i costi sostenuti per la stampa e la consegna delle fatture risulta più conveniente presentare una fattura elettronica tramite Tungsten Network. Fatturare tramite Tungsten Network costituisce una condizione per intrattenere rapporti commerciali con Vanderlande?

Sì. Per i contratti esistenti, Vanderlande non è in grado di garantire il pagamento immediato qualora i fornitori continuino a inviare fatture cartacee. Dovrò utilizzare questo servizio anche se il mio conto viene già pagato puntualmente? Sì. L'uso del servizio di Tungsten Network le garantirà di continuare a ricevere pagamenti puntuali.

Che cosa accade se continuo a inviare fatture cartacee?

Fino a quando sarete in contatto con Tungsten Network per completare la Vostra registrazione, saremo lieti di continuare a ricevere le sue fatture cartacee. Il 13 Ottobre 2014 è comunque il termine ultimo per passare al network Tungsten Network. Quando inizierà ad inviare le fatture tramite Tungsten Network, si accerti di sospendere l'invio delle copie cartacee. Nota: le fatture cartacee ricevute dopo l'inizio dell'invio tramite Tungsten Network saranno respinte.

Vanderlande effettuerà i pagamenti tramite Tungsten Network? Tungsten Network non è una piattaforma di pagamento. Vanderlande continuerà a pagare con il metodo attuale. Ho bisogno di installare un software?

No. Non occorre installare alcun software. Tungsten Network fornisce una soluzione di facile utilizzo.

Invece di imporre standard di dati, la funzione di FORMATTAZIONE DEI DATI ANY-TO-ANY di

Tungsten Network accetta fatture in qualunque formato e struttura di file.

Invio già alcuni dati di fatturazione direttamente ad altri clienti; posso inviare fatture EDI/XML direttamente a Vanderlande? EDI e XML sono semplicemente formati di dati; pertanto, qualora scelga di utilizzare la Soluzione Integrata, per far pervenire i dati a Tungsten Network potrà utilizzare il formato che preferisce. Vanderlande non preleverà alcun dato elettronico direttamente dai fornitori, in quanto preleva da Tungsten Network un unico file di fatturazione consolidato, contenente le fatture di tutti i suoi fornitori.

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Dispongo già di una funzionalità che fornisce le fatture ai miei clienti attraverso Internet,

consentendo loro di visualizzare sul web un'immagine della fattura. Posso utilizzare questa funzionalità al posto di Tungsten Network? No, la rete di Tungsten Network garantisce la ricezione da parte di Vanderlande dei dati da lei inviati in un formato che verrà caricato sul nostro software di contabilità e, laddove applicabile, associato a un

record di ricevimento merce. Fornire a Vanderlande un'immagine della fattura o la possibilità di scaricare i dati in un formato fisso non soddisfa le procedure aziendali di Vanderlande Cosa accade se non dispongo di un sistema in grado di creare fatture elettroniche? La invitiamo a contattare il suo rappresentante Tungsten Network per discutere eventuali soluzioni disponibili.

Posso inviare fatture elettroniche con Tungsten Network a tutti i miei clienti? Sì. Una volta aderito alla rete di Tungsten Network, quest'ultima potrà consentirle di inviare fatture elettroniche ad altri clienti membri della rete. Sono in procinto di cambiare il mio software di fatturazione. Posso aspettare?

L'obiettivo che ci siamo prefissati è che tutti i fornitori siano registrati e in grado di inviare fatture

elettroniche entro il 13 Ottobre 2014. La rete di Tungsten Network accetta qualunque formato di dati in entrata, pertanto può già aderire alla rete e inviare le sue fatture; quando sarà pronto a utilizzare il suo nuovo software, non dovrà fare altro che comunicare a Tungsten Network le modifiche all'output dei dati in modo da effettuare le necessarie modifiche alla rete, garantendo un passaggio agevole e la consegna delle fatture senza interruzione. Tungsten Network è in grado di offrire assistenza in diverse lingue?

Si, Tungsten Network fornisce servizi di Vendite, Implementazioni e Supporo inglese, francese, tedesco, olandese, spagnolo, portoghese e italiano Inoltre, Tungsten Network dispone di numeri locali per l'assistenza clienti nei seguenti paesi: Australia +61 (0)1800035399 Belgio +32 (0)24031011

Danimarca +45 (0)80885818

Finlandia +358 (0)800118871 Francia +33 (0)1 70708100 Germania +49 (0)69222220290 Irlanda +353 (0)12477709 Italia +39 0236006340

Malesia +60 (0)1800813158 Olanda +31 (0)207121385 Nuova Zelanda +64 (0)800448121 Singapore +65 (0)8001204757 Spagna +34 (0)914141472 Svezia +46 (0)850578418 UK +44 (0) 8701657420

Sono disponibili ulteriori informazioni sul servizio offerto da Tungsten Network? Sì, visiti www.tungsten-network.com/Vanderlande

Dove trovo ulteriori informazioni su come diventare un acquirente che utilizza il servizio di Tungsten Network? Visiti www.tungsten-network.com

NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. © Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo™. 1 / 3

e-Invoicing and an overview of your options

Join the Tungsten Network and benefit from:

Secure and guaranteed invoice delivery: no more paper invoices getting lost in the mail

On-time payment: your customers can process your invoices faster

No more delays: invoices cannot be sent with missing information, cannot land on the wrong desk

and do not need manual intervention

Secure online connection: send invoices easily with no need for additional software or hardware

24/7 access and reporting: enjoy higher processing transparency and better cash-flow management

Tax compliance: we enable compliant e-Invoicing

Easy and cost-efficient invoicing at any time

Tungsten offers two primary methods for sending invoice and credit transactions. You can either send a

data file directly to the Tungsten Network using our Integrated Solution or create invoices online using the

Web Form through the Portal.

This document explains how e-Invoicing works and the options available to you.

How it works

By checking invoices for duplicates and ensuring they contain the information required by your customer,

we ensure automated, straight-through processing and enable on-time payment. Through the Portal you

have access to the invoice archive and a number of reporting functions.

Please read this document thoroughly before deciding whether Integrated Solution or Web Form

submission through the Portal is the best option for your company.

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1. Integrated Solution: sending an extracted data file

The Integrated Solution gives you a fully automated process where invoice data is extracted directly from

your billing system and delivered directly into your buyers’ finance systems. This means:

We process invoices in any consistent data file format and handle the data transformation based on

your customers’ requirements

No need to install additional software or hardware

You can send one consolidated data file for all your invoices

Once on the network, you can easily connect and send invoices to other customers

Costs for the Integrated Solution

Every Integrated Solution account receives 520 free invoice transactions per year. Once you have used

these transactions, the prices below will apply. We will replenish the free invoices back to 520 on your

renewal date.

Annual membership €1,250*

1-520 Free

Per invoice transaction costs for additional invoices

1 – 20 invoices per month €1.00

21 – 250 invoices per month €0.80

251 – 1000 invoices per month €0.60

1001 – 5,000 invoices per month €0.44

5001 + invoices per month €0.32

* Buyer connection fees will apply. The annual fee covers the creation and maintenance of your account for a single tax entity. Please note: transactions are charged on a monthly basis according to volume.

Getting started with the Integrated Solution

Once your customer invites you to join the Tungsten Network, one of our onboarding experts will walk you

through the registration process.

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2. Web Form: sending electronic invoices using the Portal

The Web Form is designed for companies who send a low volume of invoices to their customers each year.

The Portal offers you a secure connection and guarantees delivery of your invoice to your customers within

hours, which allows them to process your invoice and pay you promptly.

Costs for the Web Form

Once registered, all new suppliers using this option automatically receive 52 free transactions. At the end of

your first anniversary (one year after registration), we will replenish your account, at no charge, back to 52

free invoices for you to use during the next 12 months.

If you use all 52 free invoices and need more during this 12-month period, you will be required to purchase

additional transactions (minimum 25 invoices), priced at €2.00 per invoice. You can purchase transactions

as you need them. Any unused, paid-for invoice transactions will expire 12 months from the date of

purchase. If you have paid credit on your account you will still receive 52 free invoices at each anniversary

Annual per-invoice transaction costs

1 – 52 invoices per year Free

Each invoice (minimum purchase of 25) €2.00

* Payment options: You can pay by PayPal or credit card. We accept Visa, MasterCard and Visa Debit. You can also pay by direct debit.

Getting started with the Web Form submission through the Portal

As part of your invitation to join the network, you will receive an email with instructions on how to register.

Once your registration is complete, we will send you your login credentials by e-mail so you can start

sending electronic invoices via the Tungsten Network.

For more information on Tungsten, e-Invoicing and the options available to you, visit www.tungsten-

network.com or email us at info@tungsten-network.com.