Quản trị sản xuất 2
-
Upload
hien-angel -
Category
Education
-
view
492 -
download
5
Transcript of Quản trị sản xuất 2
GIÁO ÁN MÔN HỌC QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
Ths. Hồ Dương Đông
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 1
Contents
1.1. MỤC TIÊU CỦA QUẢN TRỊ SẢN XUẤT .......................................................................................... 4
1.2. LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TỔNG HỢP ........................................................................................ 4
1.2.1. Tổng quan về lập kế hoạch sản xuất tổng hợp ................................................................................ 4
1.2.1.1. Khái niệm về tổng hợp ............................................................................................................. 5
1.2.1.2. Các lựa chọn về nhu cầu và sản xuất. ...................................................................................... 8
1.2.2. Chiến lược cơ bản để cân đối nhu cầu không đều ......................................................................... 11
1.2.3. Các kỹ thuật lập kế hoạch tổng hợp .............................................................................................. 14
1.2.3.1. Kỹ thuật trial-and-error .......................................................................................................... 15
1.2.3.2. Các kỹ thuật toán học ............................................................................................................. 19
1.3. LẬP TIẾN ĐỘ ..................................................................................................................................... 23
1.3.1. Lập tiến độ sản xuất ...................................................................................................................... 23
1.3.2. Lập tiến độ trong hệ thống sản xuất nhỏ lẻ ................................................................................... 25
1.3.2.1 Phân công công việc ............................................................................................................... 25
1.3.2.2. Lập trình tự công việc – Quy tắc Johnson .............................................................................. 32
1.4. QUẢN TRỊ TỒN KHO ........................................................................................................................ 36
1.4.1. Các khái niệm liên quan đến quản trị tồn kho .............................................................................. 36
1.4.2. Kỹ thuật phân tích ABC ................................................................................................................ 37
1.4.3. Các mô hình tồn kho ..................................................................................................................... 39
1.4.3.1. Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ – The Basic Economic Order Quantity Model)
............................................................................................................................................................ 39
1.4.3.2. Mô hình lượng sản xuất kinh tế (EPQ – Economic Production Quantity Model) ................. 43
1.4.3.3. Mô hình chiết khấu theo số lượng (QDM – Quantity Discounts Model) .............................. 46
1.5. QUẢN LÝ DỰ ÁN .............................................................................................................................. 50
1.5.1. Giới thiệu ...................................................................................................................................... 50
1.5.2. Một vài đặc điểm của quản lý dự án ............................................................................................. 50
1.5.2.1. Các đặc điểm của dự án ......................................................................................................... 50
1.5.2.2. Các quyết định quan trọng trong quản lý dự án ..................................................................... 52
1.5.2.3. Người quản lý dự án............................................................................................................... 53
1.5.2.4. Thuận lợi và khó khăn khi làm việc trong các dự án ............................................................. 54
1.5.3. Chu kỳ dự án ................................................................................................................................. 55
1.5.4. Work Breakdown Structure (WBS) .............................................................................................. 56
1.5.5. Lập kế hoạch và lập tiến độ với sơ đồ Gantt ................................................................................. 57
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 2
1.5.6. PERT VÀ CPM ............................................................................................................................. 57
1.5.6.1. Sơ đồ mạng lưới – The network diagram .............................................................................. 58
1.5.6.2. Các quy tắc mạng – Network conventions ............................................................................ 59
1.5.7. Ước lượng thời gian có tính chính xác .......................................................................................... 60
1.5.8. Thuật toán tính toán ...................................................................................................................... 62
1.5.9. Tính toán thời gian chùng – Slack times ....................................................................................... 68
1.5.10. Ước lượng thời gian có tính xác suất .......................................................................................... 69
1.5.11. Tính toán các xác suất của đường dẫn ........................................................................................ 72
1.5.12. Cân bằng thời gian – chi phí: Crashing ....................................................................................... 76
1.5.13. Lợi ích của việc sử dụng PERT .................................................................................................. 78
1.5.14. Công nghệ cho quản lý dự án ...................................................................................................... 78
1.5.15. Chiến lược vận hành và quản lý rủi ro ........................................................................................ 79
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 3
DANH MỤC HÌNH
Hình 1. 1 Trình tự lập kế hoạch ........................................................................................... 7
Hình 1. 2 Mô hình nhu cầu thay đổi và so sánh hai chiếc lược ......................................... 13
Hình 1. 3 Hai phương pháp phân công công việc ............................................................. 27
Hình 1. 4 Sơ đồ tiến độ công việc ..................................................................................... 28
Hình 1. 5 Chu kỳ tồn kho .................................................................................................. 40
Hình 1. 6 Tồn kho trong mô hình EPQ ............................................................................. 44
DANH MỤC BẢNG
Bảng 1. 1 Các cấp độ ra quyết định ..................................................................................... 5
Bảng 1. 2 Đầu vào, đầu ra của kế hoạch tổng hợp .............................................................. 8
Bảng 1. 3 So sánh các chiến lược thụ động ....................................................................... 14
Bảng 1. 4 Bảng tính kỹ thuật Trial-and-error .................................................................... 15
Bảng 1. 5 Bảng tổng hợp các chi phí ................................................................................. 17
Bảng 1. 6 Bảng tổng hợp tính toán .................................................................................... 18
Bảng 1. 7 Bảng vận tải trong lập kế hoạch tổng hợp ........................................................ 20
Bảng 1. 8 Giải pháp bài toán vận tải ................................................................................. 22
Bảng 1. 9 Lịch trình lớp học và lịch trình công việc ......................................................... 26
Bảng 1. 10 Một vấn đề phân công công việc điển hình .................................................... 29
Bảng 1. 11 Các quy tắc ưu tiên .......................................................................................... 33
Bảng 1. 12 Các giả thiết của quy tắc ưu tiên ..................................................................... 33
Bảng 1. 13 Bảng thống kê chi phí tồn kho ........................................................................ 37
Bảng 1. 14 Bảng thống kê tồn kho .................................................................................... 38
Bảng 1. 15 Bảng phân loại ABC ....................................................................................... 39
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 4
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT
1.1. MỤC TIÊU CỦA QUẢN TRỊ SẢN XUẤT
Sản xuất là một quá trình tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ. Hệ thống sản xuất sử dụng
các yếu tố đầu vào là nguyên vật liệu thô, con người, máy móc, nhà xưởng, kỹ thuật công
nghệ, tiền mặt và các nguồn tài nguyên khác để chuyển đổi thành sản phẩm hoặc dịch vụ.
Sự chuyển đổi này là hoạt động trọng tâm và phổ biến của hệ thống sản xuất.
Quản trị sản xuất bao gồm các hoạt động tổ chức, phối hợp, sử dụng các yếu tố đầu
vào nhằm chuyển hóa thành kết quả đầu ra là sản phẩm hoặc dịch vụ với chi phí sản xuất
thấp nhất và hiệu quả cao nhất. Quản trị sản xuất chính là quá trình thiết kế, hoạch định,
tổ chức điều hành và kiểm soát hệ thống sản xuất nhằm thực hiện những mục tiêu đã đề
ra.
Mục tiêu tổng quát của quản trị sản xuất là đảm bảo thỏa mãn tối đa nhu cầu của
khách hàng trên cơ sở sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất. Quản trị sản xuất có các mục
tiêu cụ thể sau:
Bảo đảm chất lượng sản phẩm và dịch vụ theo đúng yêu cầu của khách hàng.
Giảm chi phí sản xuất một đơn vị sản phẩm đầu ra tới mức thấp nhất.
Rút ngắn thời gian sản xuất hoặc thời gian cung cấp dịch vụ.
Xây dựng hệ thống sản xuất của tổ chức có độ linh hoạt cao.
Cần lưu lý rằng các mục tiêu trên thường mâu thuẫn nhau. Vấn đề đặt ra là phải biết
xác định thứ tự ưu tiên của các mục tiêu để tạo ra thế cân bằng động. Đó là sự cân bằng
tối ưu giữa chất lượng sản phẩm, sự linh hoạt của sản xuất, tốc độ cung cấp và hiệu quả
phù hợp với hoàn cảnh môi trường trong từng thời kỳ cụ thể để tạo ra sức mạnh tổng hợp,
nâng cao khả năng cạnh tranh của tổ chức.
1.2. LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TỔNG HỢP
1.2.1. Tổng quan về lập kế hoạch sản xuất tổng hợp
Nhu cầu thay đổi theo mùa xảy ra khá phổ biến trong ngành công nghiệp và dịch vụ
công cộng, chẳng hạn nhu cầu thay đổi theo mùa trong sử dụng điều hòa không khí, xăng
dầu, tiện ích công cộng, công an và cứu hỏa, và du lịch. Đó chỉ là một vài ví dụ về những
ngành phải đối phó với nhu cầu không đồng đều. Tổng quát, các tổ chức không thể dự
báo một cách chính xác trước nhiều tháng số lượng cũng như thời điểm xảy ra nhu cầu
cho sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó. Dù vậy, tổ chức vẫn phải tiến hành đánh giá yêu cầu
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 5
sản xuất (ví dụ, nhân công, hàng tồn kho) và chi phí từ nhiều tháng trước để đối phó với
nhu cầu. Để thực hiện, tổ chức sử dụng quy trình gọi là Lập kế hoạch tổng hợp.
Lập kế hoạch tổng hợp là lập kế hoạch sản xuất trong trung hạn, thường từ 2 đến 12
tháng. Mặc dầu trong một vài công ty có thể kéo dài tới 18 tháng. Mục tiêu của kế hoạch
tổng hợp là đạt được một phương án sản xuất sử dụng hiệu quả các tài nguyên của tổ
chức để thỏa mãn nhu cầu dự kiến. Người lập kế hoạch tổng hợp ra quyết định về nhịp
sản xuất, số lượng nhân viên, số lượng tồn kho, số lượng giao hàng chậm, và nhận hoặc
giao nhà thầu phụ.
Các tổ chức ra quyết định sản xuất trên ba cấp độ: dài hạn, trung hạn, và ngắn hạn.
Quyết định dài hạn liên quan đến xác định sản phẩm hoặc dịch vụ nào sẽ giới thiệu ra thị
trường, diện tích và vị trí nhà xưởng, lựa chọn thiết bị, và bố trí mặt bằng sản xuất. Quyết
định dài hạn thiết lập nên giới hạn về phạm vi tác dụng của kế hoạch trung hạn. Quyết
định trung hạn liên quan đến xác định tổng số lao động, sản lượng đầu ra, và hàng tồn
kho. Chúng thiết lập nên giới hạn về phạm vi tác dụng của quyết định ngắn hạn. Quyết
định ngắn hạn gồm các quyết định về cách tốt nhất để đạt được kết quả mong muốn trong
phạm vi giới hạn từ các quyết định trung và dài hạn. Quyết định ngắn hạn liên quan đến
lập tiến độ công việc, tiến độ công nhân và thiết bị, và những việc tương tự. Ba cấp độ
của quyết định sản xuất được minh họa ở Bảng 4.1. Phần này bao gồm các quyết định sản
xuất trung hạn.
Kế hoạch dài hạn Kế hoạch trung hạn Kế hoạch ngắn hạn
Sản xuất dài hạn
Vị trí nhà máy
Thiết kế mặt bằng
Thiết kế sản phẩm
Thiết kế hệ thống công việc
Tổng quan về:
Lực lượng lao động
Sản lượng
Hàng tồn kho thành phẩm
Nhà thầu phụ
Giao hàng chậm
Chi tiết về:
Tải máy
Phân bổ công việc
Lập trình tự công việc
Kích thước lô sản xuất
Số lượng đơn hàng
Tiến độ công việc
Bảng 1. 1 Các cấp độ ra quyết định
1.2.1.1. Khái niệm về tổng hợp
Kế hoạch tổng hợp là một phương pháp tiếp cận “tổng thể” trong lập kế hoạch.
Người lập kế hoạch thông thường tránh tập trung vào một sản phẩm hoặc dịch vụ riêng lẻ
- trừ khi tổ chức chỉ có một sản phẩm hoặc dịch vụ chủ chốt. Thay vào đó, họ tập trung
vào nhóm sản phẩm hoặc dịch vụ giống nhau, hoặc đôi khi là toàn bộ dòng sản phẩm
hoặc dịch vụ. Ví dụ, người lập kế hoạch sản xuất màn hình tivi trong một công ty chế tạo
tivi sẽ không tập trung vào tivi 21-inch riêng biệt với tivi 25-inch hay 27-inch. Thay vào
đó anh ta sẽ gộp toàn bộ dòng sản phẩm lại và xem như là một sản phẩm riêng lẻ. Khái
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 6
niệm kế hoạch tổng hợp ra đời như vậy. Những công ty thức ăn nhanh như McDonald’s,
Burger King, hay Wendy’s khi lập kế hoạch công việc và kế hoạch sản xuất họ không cố
xác định xem nhu cầu khách hàng có thể được chia nhỏ ra và đưa vào trong các menu như
thế nào; họ tập trung vào nhu cầu tổng quát và sản xuất tổng quát.
Bây giờ chúng ta sẽ xem xét xem kế hoạch tổng hợp có tác động như thế nào trong
quản lý một kho hàng lớn. Thông thường, quyết định phân bổ không gian chứa hàng là
một quyết định tổng hợp. Nhà quản lý quyết định phân bổ 20% không gian nhà kho cho
trang phục thể thao phụ nữ, 20% cho trang phục trẻ em, và tương tự, mà không quan tâm
đến nhãn hiệu hàng hóa cũng như tỉ lệ bao nhiêu quần áo trẻ em là quần jean. Đơn vị đo
lường có thể là m2 nhà xưởng hoặc số lượng giá treo quần áo.
Đối với những mục tiêu của kế hoạch tổng hợp, sẽ thuận tiện hơn nếu chúng ta xem
xét việc sản xuất dưới hình thức giờ làm việc công nhân hoặc giờ làm việc máy trong một
chu kỳ, hoặc nhịp sản xuất. Cách tiếp cận này sẽ giải phóng người lập kế hoạch khỏi sự
phức tạp từ các yêu cầu của sản phẩm và dịch vụ riêng lẻ mà tập trung ra các quyết định
tổng quát về sử dụng tài nguyên.
Các tổ chức cần lập kế hoạch tổng hợp vì hai lý do. Đầu tiên là kế hoạch: khi triển
khai một kế hoạch đòi hỏi phải có thời gian. Ví dụ, nếu kế hoạch có tuyển dụng (và huấn
luyện) nhân viên mới, điều này đòi hỏi thời gian. Thứ hai liên quan đến chiến lược: tổng
hợp là quan trọng bởi vì chúng ta không thể dự đoán chính xác thời điểm và số lượng nhu
cầu cho các sản phẩm riêng lẻ. Như vậy, nếu một tổ chức bị “khóa” vào các sản phẩm
riêng lẻ, tổ chức sẽ mất đi sự linh hoạt trong ứng phó với thị trường.
Cuối cùng, lập kế hoạch tổng quát rất quan trọng vì nó giúp đồng bộ hóa dòng luân
chuyển qua chuỗi cung ứng; nó ảnh hưởng tới chi phí, mức độ tận dụng máy móc, số
lượng nhân viên, và độ thỏa mãn khách hàng.
Lập kế hoạch tổng hợp bắt đầu bằng bảng dự báo nhu cầu tổng hợp trong trung hạn.
Tiếp theo là một kế hoạch tổng quát cân đối nhu cầu bằng cách tác động tới sản xuất,
nhân công, và hàng tồn kho. Nhà quản lý có thể cân nhắc nhiều kế hoạch, mỗi kế hoạch
phải được xem xét về khía cạnh tính khả thi và chi phí. Kế hoạch tổng hợp được cập nhật
định kỳ, thường là hàng tháng, để thêm vào các yếu tố như dự báo cập nhật và những sự
thay đổi khác.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 7
Hình 1. 1 Trình tự lập kế hoạch
Người lập kế hoạch cần quan tâm tới số lượng và thời điểm xảy ra nhu cầu dự kiến.
Nếu tổng nhu cầu dự kiến trong khoảng thời gian lập kế hoạch khác biệt lớn với sản xuất
hiện tại thì phương pháp chính được sử dụng là cố gắng cân đối bằng cách tác động tới
sản xuất, nhu cầu, hoặc cả hai. Mặt khác, ngay cả khi sản xuất và nhu cầu tương đương
nhau (xét tổng quát) trong khoảng thời gian lập kế hoạch, người lập kế hoạch có thể gặp
vấn đề với nhu cầu không đồng đều. Trong một vài thời điểm nào đó, nhu cầu có thể vượt
sản xuất dự kiến. Trong khoảng thời gian khác, nhu cầu có thể thấp hơn sản xuất dự kiến.
Hoặc có thể cả hai xấp xỉ nhau. Nhiệm vụ của người lập kế hoạch là đạt được một sự cân
bằng gần đúng giữa nhu cầu và sản xuất trong toàn bộ khoảng thời gian lập kế hoạch.
Hơn nữa, người lập kế hoạch phải tối thiểu hóa chi phí lập kế hoạch, mặc dù chi phí
không phải là mối quan tâm duy nhất.
Các thông số đầu vào của lập kế hoạch tổng hợp. Một kế hoạch tổng hợp hiệu quả
đòi hỏi phải có thông tin chính xác. Đầu tiên, các nguồn lực có sẵn trong khoảng thời gian
lập kế hoạch phải được xác định. Tiếp theo phải có dự báo về nhu cầu. Cuối cùng, người
lập kế hoạch phải cân nhắc chính sách của tổ chức liên quan đến thay đổi trong nhân sự
Kế hoạch kinh doanh
Kế hoạch tổng hợp
Tiến độ tổng thể
Thiết lập chiến lược
điều hành và sản xuất
Thiết lập công suất
sản xuất
Thiết lập tiến độ
cho sản phẩm cụ
thể
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 8
(ví dụ, một vài tổ chức xem việc sa thải công nhân như điều tối kỵ, vì vậy họ chỉ sử dụng
phương án này như là phương án cuối cùng).
Bảng 1.2 liệt kê các thông số đầu vào chính cho lập kế hoạch tổng hợp.
Các công ty trong lĩnh vực du lịch và một vài ngành nghề khác thường phải đương
đầu với những đơn đặt hàng “nhân đôi” từ những khách hàng đặt giữ chỗ nhiều lần nhưng
mục đích chỉ là giữ một chỗ mà thôi. Điều này làm cho việc lập kế hoạch rất khó khăn.
Các thông số đầu vào Các thông số đầu ra
Tài nguyên
Nhân công, nhịp sản xuất
Thiết bị máy móc
Dự báo nhu cầu
Chính sách thay đổi nhân sự
Nhà thầu phụ
Tăng giờ làm
Số lượng tồn kho
Giao hàng chậm
Chi phí
Chi phí thực hiện tồn kho
Giao hàng chậm
Tuyển dụng/sa thải
Tăng giờ làm
Thay đổi tồn kho
Nhà thầu phụ
Tổng chi phí kế hoạch
Dự kiến số lượng của
Tồn kho
Sản phẩm đầu ra
Nhân sự
Nhà thầu phụ
Giao hàng chậm
Bảng 1. 2 Đầu vào, đầu ra của kế hoạch tổng hợp
1.2.1.2. Các lựa chọn về nhu cầu và sản xuất.
Các chiến lược lập kế hoạch tổng hợp có thể được phân loại gồm chiến lược chủ
động, thụ động, và kết hợp. Chiến lược chủ động liên quan đến các lựa chọn về nhu cầu:
Thay đổi nhu cầu để phù hợp với sản xuất. Chiến lược thụ động liên quan đến các lựa
chọn về sản xuất: Thay đổi sản xuất để phù hợp với nhu cầu. Chiến lược kết hợp liên
quan đến các yếu tố của cả hai phương pháp.
Các lựa chọn cơ bản về nhu cầu gồm có:
a. Giá. Thay đổi giá bán thường được sử dụng để chuyển nhu cầu lúc cao điểm đến
những thời điểm khác. Ví dụ, một số khách sạn đề xuất mức giá thấp cho khách
lưu trú vào ngày cuối tuần. Một số hãng hàng không đề xuất mức giá khuyến mãi
cho chuyến bay đêm. Các rạp hát giảm giá vé cho buổi diễn sáng, và một vài nhà
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 9
hàng đề xuất mức giá đặc biệt cho khách hàng đến sớm nhằm chuyển nhu cầu ăn
uống cao điểm buổi tối sang thời điểm sớm hơn. Như vậy, bằng cách thay đổi giá
bán nhu cầu sẽ được dịch chuyển theo hướng gần hơn với sản xuất.
b. Xúc tiến thương mại. Quảng cáo và những hình thức khác của xúc tiến thương
mại, ví dụ như marketing trực tiếp, thỉnh thoảng cũng rất hiệu quả trong chuyển
dịch nhu cầu. Thời điểm tiến hành, hiểu biết về mức độ phản ứng và kiểu phản
ứng của thị trường là chìa khóa để đạt được kết quả mong muốn. Không giống
như phương pháp giá cả, xúc tiến thương mại có thể làm tình hình công ty tồi tệ
thêm bởi vì phương pháp này ít có sự kiểm soát hơn về thời điểm xảy ra nhu cầu.
c. Giao hàng chậm. Một tổ chức có thể dịch chuyển nhu cầu đến thời điểm khác
bằng cách cho phép áp dụng giao hàng chậm. Có nghĩa là, các đơn đặt hàng sẽ
được chấp thuận tại một thời điểm, còn cam kết giao hàng thì tại một thời điểm
khác chậm hơn. Sự thành công của phương pháp này phụ thuộc vào việc khách
hàng phản ứng như thế nào với việc chờ đợi nhận hàng. Chi phí liên quan đến
giao hàng chậm bao gồm mất doanh số bán hàng, khách hàng thất vọng hoặc bực
bội, và có thể tăng khối lượng giấy tờ cần xử lý.
d. Nhu cầu mới. Nhiều tổ chức đối diện với vấn đề phải cung cấp sản phẩm hoặc
dịch vụ cho thời điểm nhu cầu cao nhất, mà nhu cầu ở đây là không đồng đều.
Chẳng hạn, nhu cầu sử dụng xe buýt có khuynh hướng cao nhất vào các giờ buổi
sáng và chiều muộn nhưng lại giảm mạnh vào những giờ khác. Tạo nên nhu cầu
mới cho xe buýt vào những giờ khác (ví dụ, nhận vận chuyển cho trường học, câu
lạc bộ, và nhóm người lớn tuổi) sẽ giúp công ty tận dụng công suất dư thừa.
Tương tự, nhiều nhà hàng thức ăn nhanh mở cửa phục vụ ăn sáng để lấp đầy công
suất, và một số công ty du lịch ở phía bắc bán cầu tận dụng các trang thiết bị để
dọn tuyết trong suốt mùa đông.
Các lựa chọn cơ bản về sản xuất gồm:
a. Tuyển thêm và sa thải nhân viên. Thay đổi số lượng nhân viên sẽ tác động đến sản
xuất. Một yếu tố lưu ý là các yêu cầu về nguồn lực vật chất cho từng nhân viên.
Khả năng tuyển thêm nhân viên bị ràng buộc bởi nguồn lực vật chất hỗ trợ công
việc cho nhân viên đó.
Các công đoàn có thể giới hạn số lượng nhân viên một công ty muốn tuyển thêm
hoặc sa thải. Hơn nữa, vì việc sa thải có thể tác động tiêu cực lên nhân viên, một
số công ty có chính sách ngăn cấm hoặc giới hạn sự điều chỉnh này. Một vấn đề
cần quan tâm khác là trình độ của nhân viên. Những nhân viên kỹ thuật cao sẽ
khó tìm hơn nhân viên bậc thấp, và việc tuyển dụng họ cũng tốn kém hơn.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 10
Tuyển dụng và sa thải nhân viên sẽ tốn chi phí. Chi phí tuyển dụng bao gồm đăng
thông tin, chọn lọc ứng viên, và huấn luyện nhân viên mới đến khi thành thạo
công việc. Cũng có thể tiết kiệm chi phí nếu tuyển dụng lại các nhân viên bị sa
thải. Chi phí sa thải bao gồm tiền đền bù, chi phí sắp xếp lại công việc cho những
người ở lại, cảm giác tiêu cực về công ty từ nhân viên bị sa thải, và tinh thần giảm
sút của những người ở lại.
Ngày càng nhiều tổ chức xem nhân viên như là một tài sản hơn là một chi phí
biến đổi, và sẽ không cân nhắc đến phương pháp này. Thay vào đó, họ có thể
giảm giờ làm việc của nhân viên.
b. Tăng giờ/ giảm giờ. Phương pháp thay đổi sản xuất này ít nghiêm trọng hơn so
với tuyển dụng hoặc sa thải nhân viên. Nó có thể được triển khai nhanh hơn và
cho phép công ty giữ được nền tảng nhân sự vững chắc. Tăng giờ làm có thể rất
hữu ích trong việc ứng phó với nhu cầu theo mùa. Tăng giờ làm còn cho phép
công ty giữ lại được nhân viên kỹ thuật cao.
Cần lưu ý rằng một số tổ chức công đoàn cho phép nhân viên từ chối làm việc
thêm giờ. Trong trường hợp như vậy, sẽ rất khó khăn để giữ toàn bộ đội ngũ nhân
viên cùng làm thêm giờ hoặc giữ toàn bộ dây chuyền sản xuất hoạt động thêm
giờ. Mặc dù nhân viên thường thích thu nhập thêm từ ngoài giờ, nhưng việc nhận
được thông báo làm thêm giờ không lịch sự hoặc thù lao không ổn định sẽ khiến
nhân viên bất bình. Vẫn còn nhiều vấn đề liên quan đến tăng giờ làm như năng
suất thấp hơn, chất lượng kém hơn, nhiều tai nạn hơn, và tăng chi phí tiền lương.
Giảm giờ làm khi nhu cầu thấp hơn sản xuất là một quyết định quan trọng. Một số
tổ chức sử dụng thời gian này để huấn luyện nhân viên. Nhân viên đồng thời cũng
có thời gian suy nghĩ đến phương pháp giải quyết vấn đề và cải tiến quy trình.
c. Nhân viên bán thời gian. Trong một vài trường hợp, việc sử dụng nhân viên bán
thời gian là lựa chọn khả thi. Tuy nhiên nó phụ thuộc nhiều vào đặc tính tự nhiên
của công việc, yêu cầu của việc huấn luyện và kỹ năng đòi hỏi, và các thỏa thuận
với công đoàn. Các công việc mùa vụ không đòi hỏi nhiều kỹ năng có thể được
giao cho các nhân viên bán thời gian, những người này thường có thu nhập theo
giờ và các quyền lợi khác thấp hơn nhân viên chính thức. Các cửa hàng hoa quả,
nhà hàng, và siêu thị thường sử dụng nhân viên bán thời gian. Tương tự là các
công viên và cửa hiệu giải trí, khu nghỉ dưỡng, đại lý du lịch, khách sạn và những
tổ chức dịch vụ có nhu cầu thay đổi theo mùa.
Một vài công ty sử dụng nhân viên hợp đồng để đáp ứng nhu cầu. Bên cạnh việc
có tỉ lệ lương bổng khác với nhân viên chính thức và không có phụ cấp, họ có thể
được bổ sung thêm hoặc rút khỏi lực lượng lao động của công ty một cách dễ
dàng và giúp công ty linh hoạt hơn việc trong việc điều chỉnh số lượng nhân viên.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 11
d. Hàng tồn kho. Sử dụng hàng thành phẩm tồn kho cho phép công ty sản xuất hàng
hóa tại một thời điểm này và bán hoặc vận chuyển chúng tại một thời điểm khác.
Phương pháp này liên quan đến việc lưu kho hay vận chuyển hàng cho đến khi
chúng thực sự được cần đến. Chi phí liên quan đến phương pháp này không chỉ là
chi phí lưu kho mà còn là chi phí cơ hội vì chúng ta có thể sử dụng tiền tồn kho
đầu tư vào lĩnh vực khác. Ngoài ra còn có phí bảo hiểm, hàng hóa bị giảm giá trị,
hư hỏng, v.v.. Tóm lại, hàng tồn kho có thể tích lũy ở thời điểm sản xuất vượt quá
nhu cầu và sẽ được giải phóng bớt khi nhu cầu vượt quá sản xuất.
e. Nhà thầu phụ. Nhà thầu phụ cho phép người lập kế hoạch có được một phương án
sản xuất tạm thời, mặc dầu phương pháp này ít có sự kiểm soát về giá thành và
chất lượng sản phẩm. Các vấn đề như make-or-buy (trong lĩnh vực sản xuất), hoặc
tự mình làm dịch vụ hay thuê người khác thường phụ thuộc vào các yếu tố như
năng lực sản xuất sẵn có, chuyên môn phù hợp, chất lượng, chi phí, và số lượng
cũng như độ ổn định của nhu cầu.
Ngược lại, tại những thời điểm mà sản xuất dư thừa, tổ chức có thể nhận làm nhà
thầu phụ, có nghĩa là thực hiện công việc cho tổ chức khác. Một lựa chọn khác
của nhà thầu phụ là gia công ngoài – outsourcing: ký kết hợp đồng với tổ chức
khác để cung cấp một phần khối lượng hàng hóa hoặc dịch vụ một cách thường
xuyên.
1.2.2. Chiến lược cơ bản để cân đối nhu cầu không đều
Nhà quản lý có nhiều lựa chọn để cân đối nhu cầu và sản xuất trong lập kế hoạch
tổng hợp. Bởi vì các lựa chọn tác động lên nhu cầu thường nghiêng về lĩnh vực marketing
hơn là sản xuất, ở đây chúng ta tập trung vào các lựa chọn về sản xuất. Người lập kế
hoạch tổng hợp có thể áp dụng nhiều chiến lược, một vài chiến lược quan trọng là:
1. Giữ ổn định lực lượng lao động.
2. Giữ ổn định nhịp sản xuất.
3. Cân đối nhu cầu trong từng thời điểm.
4. Kết hợp.
Ba chiến lược đầu tiên được gọi là những chiến lược “thuần túy” vì chúng tập trung
vào một vấn đề; chiến lược cuối cùng là “hỗn hợp” vì nó không tập trung vào một vấn đề
đơn lẻ. Trong chiến lược level capacity strategy (tạm dịch: chiến lược ổn định sản xuất),
các thay đổi trong nhu cầu sẽ được xử lý bằng cách kết hợp giữa hàng tồn kho, làm việc
thêm giờ, nhân viên bán thời gian, nhà thầu phụ, và giao hàng chậm trong khi vẫn giữ
nhịp sản xuất ổn định. Trong chiến lược chase demand strategy (tạm dịch: chiến lược
theo đuổi nhu cầu), kế hoạch sản xuất tại bất kỳ thời điểm nào cũng sẽ cân bằng với nhu
cầu dự kiến tại thời điểm đó.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 12
Nhiều tổ chức không muốn sử dụng phương án thay đổi lực lượng lao động. Tuyển
thêm hoặc sa thải nhân viên sẽ có tác động lớn đến cuộc sống và tinh thần của nhân viên
và các tổ chức thường tìm cách ứng phó với nhu cầu không đồng đều bằng những cách
khác. Hơn nữa, thay đổi lực lượng lao động sẽ rất tốt kém, và luôn tồn tại rủi ro trong việc
thiếu nhân viên có tay nghề khi công ty cần đến. Bên cạnh những vấn đề đó, thay đổi còn
liên quan đến tăng công việc giấy tờ lên đáng kể.
Để giữ nhịp sản xuất ổn định trong khi vẫn đáp ứng nhu cầu, tổ chức phải nhờ đến sự
kết hợp của các phương pháp nhà thầu phụ, dồn công việc, và sử dụng hàng tồn kho để
hấp thụ biến động. Phương pháp nhà thầu phụ đòi hỏi phải đánh giá cẩn thận các nguồn
cung ứng cũng như khả năng tăng giá thành, và có thể cả về vấn đề chất lượng. Dồn công
việc có thể dẫn đến mất đơn hàng, tăng lưu trữ dữ liệu, và giảm chất lượng dịch vụ chăm
sóc khách hàng. Sử dụng hàng tồn kho để hấp thụ dao động có thể kéo theo tăng chi phí
đáng kể vì tiền nằm trong hàng tồn kho, bảo dưỡng thiết bị kho hàng, và chi phí phát sinh
khác. Hơn nữa, hàng tồn kho thường không phải là giải pháp của các tổ chức thiên về
dịch vụ. Tuy nhiên, các phương pháp này có nhiều ưu điểm như tối thiểu hóa chi phí
tuyển dụng và huấn luyện nhân viên, tối thiểu hóa chi phí làm thêm ngoài giờ, và ổn định
sử dụng thiết bị.
Chiến lược theo đuổi nhu cầu có ưu điểm lớn là hàng tồn kho có thể được giữ ở mức
thấp, từ đó tiết kiệm đáng kể cho tổ chức. Nhược điểm chính là thiếu sự ổn định trong sản
xuất. Khi dự báo và nhu cầu thực tế khác nhau, tinh thần làm việc của nhân viên sẽ bị ảnh
hướng xấu, vì họ nhận thấy nỗ lực sản xuất đã bị lãng phí. Hình 1.2 đưa ra sự so sánh về
hai chiến lược, sử dụng chung mô hình nhu cầu thay đổi để làm nổi bật sự khác biệt của
hai chiến lược. Lưu ý rằng có ba trường hợp: (1) nhu cầu và sản xuất cân bằng; (2) nhu
cầu ít hơn sản xuất; (3) nhu cầu vượt quá sản xuất.
Phần giữa của hình vẽ minh họa tình huống xảy ra với chiến lược theo đuổi nhu cầu.
Khi sản xuất bình thường vượt quá nhu cầu, sản xuất được cắt giảm để phù hợp hơn. Sau
đó, khi nhu cầu vượt quá sản xuất, phương pháp này tăng sản xuất lên tạm thời để đáp
ứng.
Phần cuối của hình vẽ minh họa chiến thuật ổn định sản xuất. Khi nhu cầu thấp hơn
sản xuất, nhịp sản xuất vẫn giữ ở mức bình thường, hàng hóa thừa ra sẽ được lưu trong
kho để đối phó với thời điểm khi nhu cầu vượt sản xuất.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 13
Mô hình nhu cầu không đồng đều
Nhu cầu
Sản xuất
Nhu cầu dự báo Nhu cầu thấp hơn sản
xuất bình thường
Nhu cầu dự báo
bình thường
Nhu cầu bằng sản
xuất bình thường
Nhu cầu cao hơn sản
xuất bình thường
Thời
gian Nhu cầu dự báo
Chiến lược đuổi theo nhu cầu
Nhu cầu và
sản lượng
Sản xuất
Sản xuất tạm thời giảm
để cân đối nhu cầu
bình thường
Sản xuất tạm thời
tăng để cân đối nhu
cầu
Thời
gian Nhu cầu dự báo
Chiến lược ổn định sản xuất
Nhu cầu
Sản xuất
Nhu cầu thấp hơn sản
xuất; tồn kho được tích
lũy
Nhu cầu bằng sản
xuất; tồn kho ổn
định
Nhu cầu cao hơn sản
xuất; tồn kho giảm
Thời
gian
Hình 1. 2 Mô hình nhu cầu thay đổi và so sánh hai chiếc lược
Đối với bất kỳ chiến lược nào, hai yếu tố quan trọng là chính sách công ty và chi phí.
Chính sách công ty có thể tạo ràng buộc lên chiến lược hay phạm vi sử dụng chúng. Ví
dụ, chính sách công ty không chấp nhận sa thải nhân viên trừ khi công ty rơi vào tình
huống cực kỳ khó khăn. Phương án nhà thầu phụ có thể không khả thi vì công ty muốn
giữ bí mật về một vài khía cạnh kỹ thuật nào đó của sản phẩm.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 14
Người lập kế hoạch tổng hợp tìm kiếm phương án cân đối nhu cầu và sản xuất trong
giới hạn thiết lập bởi chính sách công ty và chi phí tối thiểu. Họ thường cân nhắc các
phương án dựa trên tiêu chí chi phí tổng thể. Bảng 1.3 so sánh các chiến lược thụ động.
Trong phần tiếp theo, một số kỹ thuật lập kế hoạch tổng hợp được trình bày và kèm theo
một số ví dụ về ước lượng chi phí các phương án.
Chiến lược theo đuổi nhu cầu
Sản xuất được điều chỉnh để cân đối với nhu cầu trong khoảng thời gian lập kế hoạch.
Ưu điểm:
Tồn kho thấp
Mức độ tận dụng lao động cao
Nhược điểm:
Chi phí điều chỉnh nhịp sản xuất và/hoặc lực lượng lao động.
Chiến lược ổn định sản xuất
Sản xuất được giữ không đổi trong khoảng thời gian lập kế hoạch
Ưu điểm:
Nhịp sản xuất và lực lượng lao động ổn định
Nhược điểm:
Chi phí tồn kho cao
Tăng thời gian làm thêm giờ và thời gian nghỉ sản xuất
Mức độ tận dụng nguồn lực thay đổi theo thời gian
Bảng 1. 3 So sánh các chiến lược thụ động
1.2.3. Các kỹ thuật lập kế hoạch tổng hợp
Có nhiều kỹ thuật giúp chúng ta lập kế hoạch tổng hợp. Một cách tổng quát, chúng
được phân vào hai nhóm: các kỹ thuật trial-and-error và các kỹ thuật toán học. Trong thực
tế, kỹ thuật trial-and-error thường được sử dụng hơn. Tuy nhiên, nhiều nhà khoa học ủng
hộ kỹ thuật toán học, và mặc dù không được sử dụng rộng rãi, chúng thường đóng vai trò
cơ bản trong việc so sánh hiệu quả các kỹ thuật lập kế hoạch tổng hợp.
Trình tự lập kế hoạch tổng hợp bao gồm những bước sau:
1. Xác định nhu cầu cho mỗi chu kỳ.
2. Xác định các yếu tố sản xuất (thời gian sản xuất bình thường, nhà thầu phụ, tăng
giờ làm) cho mỗi chu kỳ.
3. Xác định các chính sách của công ty hoặc phòng ban có liên quan (ví dụ, chính
sách giữ mức tồn kho an toàn 5% của nhu cầu, giữ lực lượng lao động ổn định).
4. Xác định chi phí đơn vị cho sản xuất bình thường, nhà thầu phụ, tăng giờ làm, tồn
kho, giao hàng chậm, sa thải, và các chi phí liên quan.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 15
5. Xây dựng các phương án lựa chọn và tính chi phí cho mỗi phương án. Nếu có
nhiều phương án nổi trội, lựa chọn một phương án thỏa mãn được các mục tiêu
đặt ra một cách tốt nhất. Nếu không, quay trở lại bước 5.
Các bảng tính sẽ rất hữu ích để tổng hợp nhu cầu, sản xuất và chi phí cho mỗi kế
hoạch, như một bảng tính trình bày trong Bảng 1.4. Thêm vào đó, đồ thị có thể được sử
dụng để hướng dẫn xây dựng các kế hoạch.
1.2.3.1. Kỹ thuật trial-and-error
Kỹ thuật trial-and-error bao gồm việc xây dựng các bảng và đồ thị đơn giản để giúp
người lập kế hoạch so sánh trực quan nhu cầu dự kiến với sản xuất hiện tại. Các phương
án khác nhau thường được cân nhắc lựa chọn trên cơ sở tổng chi phí. Nhược điểm chính
của kỹ thuật này là chúng không cần thiết phải đạt được một kế hoạch tổng hợp tối ưu.
Chu kỳ 1 2 3 4 5 ... Tổng cộng
Dự báo
Sản xuất
Bình thường
Tăng giờ
Nhà thầu phụ
Sản xuất – Dự báo
Tồn kho
Đầu kỳ
Cuối kỳ
Trung bình
Dồn đơn hàng
Chi phí
Sản xuất
Bình thường
Tăng giờ
Nhà thầu phụ
Tuyển dụng/sa
thải
Tồn kho
Giao hàng chậm
Tổng cộng
Bảng 1. 4 Bảng tính kỹ thuật Trial-and-error
1 2 3 4 5
Chu kỳ
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 16
Các ví dụ và vấn đề trình bày trong chương này dựa trên các giả thiết sau:
1. Sản xuất bình thường trong mọi chu kỳ là giống nhau. Không có ngày nghỉ lễ,
khác biệt số ngày làm việc trong các tháng v.v... Giả thiết này đơn giản hóa các
tính toán.
2. Chi phí (tồn kho, giao hàng chậm, nhà thầu phụ. v.v..) là một hàm tuyến tính của
chi phí đơn vị và số lượng đơn vị.
3. Các kế hoạch là khả thi; nghĩa là lượng hàng tồn kho đủ để thực hiện kế hoạch, có
nhà thầu phụ năng lực tương xứng, và thay đổi sản xuất có thể tiến hành khi cần
thiết.
4. Tất cả các chi phí có thể được thể hiện dưới dạng một giá trị tổng hoặc chi phí
đơn vị đứng độc lập với số lượng liên quan.
5. Các yếu tố chi phí có thể ước lượng hợp lý và không đổi trong khoảng thời gian
lập kế hoạch.
6. Hàng tồn kho được tích lũy và rút ra với nhịp độ ổn định. Sản lượng là ổn định
qua các chu kỳ. Dồn đơn hàng cho phép thực hiện trong suốt kế hoạch, mặc dù tại
các chu kỳ dồn đơn hàng xuất hiện đầu tiên, chúng có khuynh hướng tích lũy về
giai đoạn cuối của kế hoạch. Như vậy, giả thiết này có chút phi thực tế, nhưng cho
phép đơn giản hóa tính toán.
Trong các ví dụ và vấn đề trong chương này, chúng ta sử dụng công thức sau để tính
toán số lượng công nhân, lượng hàng tồn kho, và chi phí của một kế hoạch cụ thể.
Số lượng công nhân sẵn sàng tại bất cứ chu kỳ nào được tính toán như sau:
Số lượng
công nhân
trong một chu
kỳ
=
Số lượng công
nhân tại cuối
của chu kỳ
trước
+
Số lượng công
nhân tuyển
mới tại đầu
chu kỳ
-
Số lượng công
nhân bị sa thải
tại đầu chu kỳ
Ghi chú: Một tổ chức sẽ không tuyển dụng và sa thải đồng thời, vì vậy tối thiểu một
trong hai thành phần cuối sẽ bằng zero.
Số lượng hàng tồn kho tại cuối mỗi chu kỳ được tính toán như sau:
Hàng tồn kho
tại cuối một
chu kỳ =
Hàng tồn kho
tại cuối của chu
kỳ trước +
Số lượng sản
xuất tại chu
kỳ hiện tại -
Số lượng đã sử
dụng để cân đối
nhu cầu tại chu kỳ
hiện tại
Số lượng tồn kho trung bình trong một chu kỳ = (Tồn kho đầu chu kỳ + tồn kho cuối
chu kỳ)/2
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 17
Chi phí của một kế hoạch cụ thể cho một chu kỳ có thể được tính toán bằng cách lấy
tổng các chi phí tương ứng:
Chi phí
cho một
chu kỳ =
Chi phí sản xuất (sản
xuất bình thường +
tăng giờ + nhà thầu
phụ)
+
Chi phí
tuyển dụng/
sa thải +
Chi phí
tồn kho +
Chi phí
giao hàng
chậm
Các chi phí tương ứng được tính toán như sau:
Loại chi phí Cách tính toán
Sản xuất
Sản xuất bình thường
Tăng giờ làm
Nhà thầu phụ
Tuyển dụng/ sa thải
Tuyển dụng
Sa thải
Tồn kho
Giao hàng chậm
Chi phí sản xuất bình thường mỗi đơn vị x Số lượng
sản phẩm
Chi phí sản xuất tăng giờ mỗi đơn vị x Số lượng giờ
tăng
Chi phí nhà thầu phụ mỗi đơn vị x Số lượng nhà thầu
phụ
Chi phí tuyển dụng mỗi công nhân x Số lượng tuyển
dụng
Chi phí sa thải mỗi công nhân x Số lượng sa thải
Chi phí tồn kho mỗi sản phẩm x Số lượng tồn kho
trung bình
Chi phí giao hàng chậm mỗi đơn vị x Số lượng đơn vị
giao hàng chậm
Bảng 1. 5 Bảng tổng hợp các chi phí
Một công ty chế tạo ván trượt chuẩn bị lập kế hoạch tổng hợp trong khoảng thời gian
sáu chu kỳ. Thông tin như sau:
Chu kỳ 1 2 3 4 5 6 Tổng cộng
Dự báo 200 200 300 400 500 200 1800
Chi phí
Sản xuất
Bình thường
Tăng giờ
Nhà thầu phụ
Tồn kho
Giao hàng chậm
=
=
=
=
=
$2 mỗi ván trượt
$3 mỗi ván trượt
$6 mỗi ván trượt
$1 mỗi ván trượt mỗi chu kỳ trên hàng tồn kho trung
bình
$5 mỗi ván trượt mỗi chu kỳ
Công ty muốn đánh giá một kế hoạch có sản lượng bình thường ổn định, chủ yếu sử
dụng hàng tồn kho để hấp thụ nhu cầu thay đổi nhưng cho phép dồn đơn hàng. Tăng giờ
VÍ DỤ
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 18
làm và nhà thầu phụ không được sử dụng vì công ty muốn sản xuất ổn định. Công ty dự
định bắt đầu với mức tồn kho bằng zero tại chu kỳ đầu tiên. Giả thiết nhịp sản xuất là 300
đơn vị (ván trượt) mỗi chu kỳ với thời gian sản xuất bình thường. Chú ý rằng kế hoạch
kết thúc hàng tồn kho là zero. Công ty có 15 công nhân, mỗi người có thể sản xuất 20 ván
trượt mỗi chu kỳ.
Lưu ý rằng tổng sản phẩm sản xuất trong điều kiện bình thường là 1,800 đơn vị bằng
với tổng nhu cầu dự kiến. Kết thúc hàng tồn kho bằng tồn kho đầu kỳ trừ hoặc cộng giá
trị (Sản lượng – Dự báo). Nếu (Sản lượng – Dự báo) là âm, hàng tồn kho trong cùng chu
kỳ sẽ giảm bằng số lượng đó. Nếu hàng tồn kho không đủ, dồn đơn hàng bằng với số
lượng thiếu hụt sẽ xuất hiện, như trong chu kỳ 5.
Chu kỳ 1 2 3 4 5 6 Tổng
cộng
Dự báo
Sản xuất
Bình thường
Tăng giờ
Nhà thầu phụ
Sản xuất – Dự báo
Tồn kho
Đầu kỳ
Cuối kỳ
Trung bình
Dồn đơn hàng
Chi phí
Sản xuất
Bình thường
Tăng giờ
Nhà thầu phụ
Tuyển dụng/sa
thải
Tồn kho
Giao hàng chậm
Tổng cộng
200
300
--
--
100
0
100
50
0
$600
--
--
--
$50
$0
$650
200
300
--
--
100
100
200
150
0
600
--
--
--
150
0
750
300
300
--
--
0
200
200
200
0
600
--
--
--
200
0
800
400
300
--
--
(100)
200
100
150
0
600
--
--
--
150
0
750
500
300
--
--
(200)
100
0
50
100
600
--
--
--
50
500
1,150
200
300
--
--
100
0
0
0
0
600
--
--
--
0
0
600
1800
1800
0
600
100
$3,600
$600
$500
$4,700
Bảng 1. 6 Bảng tổng hợp tính toán
Các chi phí được tính toán ở Bảng 1.6. Chi phí bình thường trong mỗi chu kỳ bằng
300 đơn vị x $2 mỗi đơn vị, tức là $600. Chi phí tồn kho bằng tồn kho trung bình x $1
mỗi đơn vị. Chi phí giao hàng chậm là $5 mỗi đơn vị. Tổng chi phí cho kế hoạch này là
$4,700.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 19
Lưu ý rằng hai giá trị đầu tiên tại mỗi cột phải được cho trước. Các giá trị còn lại
trong nữa trên của bảng được tính dần xuống cho mỗi cột, bắt đầu từ cột đầu tiên. Chi phí
sau đó được tính dựa trên các giá trị nửa trên của bảng.
1.2.3.2. Các kỹ thuật toán học
Lập trình tuyến tính là phương pháp tối ưu hóa đối với các vấn đề liên quan đến phân
bổ các tài nguyên khan hiếm xét về khía cạnh tối thiểu hóa chi phí hoặc tối ưu hóa lợi
nhuận. Với lập kế hoạch tổng hợp, mục tiêu thường là tối thiểu hóa tổng chi phí liên quan
tới giờ làm việc bình thường, giờ làm thêm, nhà thầu phụ, hàng tồn kho, và các chi phí
liên quan tới thay đổi lực lượng lao động. Các ràng buộc của phương pháp là năng suất
của lực lượng lao động, hàng tồn kho, và nhà thầu phụ.
Bài toán vận tải là một cách để đạt được kế hoạch tổng hợp trong đó cân đối nhu cầu
với sản xuất và tối thiểu hóa chi phí. Để sử dụng phương pháp này, người lập kế hoạch
phải xác định công suất của thời gian làm việc bình thường, làm thêm giờ, nhà thầu phụ,
và lượng hàng tồn kho tại mỗi chu kỳ, cũng như các chi phí liên quan.
Bảng 1.7 thể hiện cách thiết lập một bảng vận tải. Lưu ý rằng chi phí thay đổi khi
chúng ta di chuyển theo hàng ngang từ trái sang phải. Chi phí sản xuất bình thường, chi
phí sản xuất tăng giờ, và chi phí nhà thầu phụ sẽ thấp nhất khi sản phẩm đầu ra được tiêu
thụ trong cùng chu kỳ nó được sản xuất. Nếu sản phẩm được sản xuất trong một chu kỳ
nhưng bị chuyển qua các chu kỳ sau (ví dụ, di chuyển theo hàng ngang), chi phí tồn kho
phát sinh với nhịp độ h mỗi chu kỳ. Như vậy, hàng hóa tồn kho trong hai chu kỳ sẽ có chi
phí 2h, bất kể hàng hóa đến từ sản xuất bình thường, tăng giờ, hay nhà thầu phụ. Ngược
lại, với giao hàng chậm, chi phí đơn vị sẽ tăng khi chúng ta di chuyển theo hàng ngang từ
phải sang trái, bắt đầu tại giao điểm của hàng và cột cho cùng một chu kỳ (chẳng hạn, chu
kỳ 3). Ví dụ, nếu một số sản phẩm được sản xuất tại chu kỳ 3 để đáp ứng giao hàng chậm
từ chu kỳ 2, chi phí cho một đơn vị giao hàng chậm là b phát sinh. Và nếu sản phẩm trong
chu kỳ 3 được sử dụng để đáp ứng giao hàng chậm từ hai chu kỳ trước đó, chi phí 2b phát
sinh. Công suất không sử dụng thường được ấn định chi phí đơn vị bằng 0. Cuối cùng,
tồn kho đầu kỳ được ấn định chi phí đơn vị bằng 0 nếu nó được sử dụng để đáp ứng nhu
cầu tại chu kỳ 1. Tuy nhiên, nếu nó được giữ lại để sử dụng ở các chu kỳ sau, chi phí tồn
kho h mỗi đơn vị sẽ được cộng vào tại mỗi chu kỳ. Nếu tồn kho được giữ cho toàn bộ
khoảng thời gian lập kế hoạch, tổng chi phí h lần số lượng chu kỳ, n, sẽ phát sinh.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 20
Chu kỳ
1
Chu kỳ
2
Chu kỳ
3
. . . Tồn kho
cuối kỳ chu
kỳ n
Công suất
không sử
dụng
Sản
xuất
Chu k
ỳ
Tồn kho
đầu kỳ
0 h 2h
. . .
(n-1)h 0
I0
1 Sản xuất
bình
thường
r r+ h r+2h . . .
r+(n-1)h 0 R1
Tăng giờ t t+h t+2h
. . . t+(n-1)h 0
O1
Nhà thầu
phụ
s s+h s+2h . . .
s+(n-1)h 0 S1
2 Sản xuất
bình
thường
r+b r r+h . . .
r+(n-2)h 0 R2
Tăng giờ t+b t t+h
. . . t+(n-2)h 0
O2
Nhà thầu
phụ
s+b s s+h . . .
s+(n-2)h 0 S2
3 Sản xuất
bình
thường
r+2b r+b r . . .
r+(n-3)h 0 R3
Tăng giờ t+2b t+b t
. . . t+(n-3)h 0
O3
Nhà thầu
phụ
s+2b s+b s . . .
s+(n-3)h 0 S3
Nhu cầu . . . Tổng
Bảng 1. 7 Bảng vận tải trong lập kế hoạch tổng hợp
Trong đó:
r = Chi phí sản xuất bình thường mỗi đơn vị
t = Chi phí tăng giờ mỗi đơn vị
s = Chi phí nhà thầu phụ mỗi đơn vị
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 21
Sử dụng thông tin cho để đặt vấn đề trong bảng vận tải và tìm lời giải cho kế hoạch
chi-phí-tối-thiểu:
Chu kỳ
1 2 3
Nhu cầu
Sản xuất
Bình thường
Tăng giờ
Nhà thầu phụ
Tồn kho đầu kỳ
550
500
50
120
100
700
500
50
120
750
500
50
100
Chi phí
Bình thường
Tăng giờ
Nhà thầu phụ
Hàng tồn kho
Giao hàng chậm
$60 mỗi đơn vị
$80 mỗi đơn vị
$90 mỗi đơn vị
$1 mỗi đơn vị một tháng
$3 mỗi đơn vị một tháng
Bảng vận tải và giải pháp được thể hiện trong Bảng... Một vài thông số trong bảng
cần được giải thích thêm:
Trong ví dụ này, chi phí tồn kho là $1 mỗi đơn vị mỗi chu kỳ (chi phí
được thể hiện ở góc trên bên phải của mỗi ô). Như vậy, các sản phẩm sản
xuất trong một chu kỳ và tích trữ đến chu kỳ tiếp theo sẽ phát sinh chi phí
tồn kho là một hàm tuyến tính của độ dài thời gian tồn kho.
Lập trình tuyến tính yêu cầu nguồn cung (sản xuất) và nhu cầu phải cân
bằng. Một cột ảo được thêm vào (sản xuất ảo) để thỏa mãn yêu cầu này.
Bởi vì không sử dụng công suất trong trường hợp này sẽ không tốn bất cứ
“chi phí” nào, các ô chi phí $0 sẽ được thêm vào.
Dồn đơn hàng là không cần thiết trong ví dụ.
Giá trị sản lượng (ví dụ, 100 và 450 trong cột 1) là lượng sản phẩm đầu ra
hoặc tồn kho sẽ được sử dụng để cân đối với nhu cầu đòi hỏi. Như vậy,
nhu cầu 550 đơn vị trong chu kỳ 1 sẽ được đáp ứng với 100 đơn vị từ
hàng tồn kho và 450 đơn vị đạt được từ sản xuất bình thường.
Khi không cho phép dồn đơn hàng, các ô chi phí cho dồn đơn hàng có thể được đặt
cao một cách phi lý để không có dồn đơn hàng nào xuất hiện trong đáp án.
Nhược điểm chính của mô hình lập trình tuyến tính là các giả thiết quan hệ tuyến tính
giữa các biến số, không có khả năng điều chỉnh một cách liên tục nhịp sản xuất, và sự cần
VÍ DỤ
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 22
thiết phải xác định một mục tiêu cụ thể (ví dụ, tối thiểu hóa các chi phí) thay vì nhiều mục
tiêu (ví dụ, tối thiểu hóa chi phí trong khi ổn định lực lượng lao động).
Cung cấp từ
Nhu cầu cho Tổng sản
lượng
(cung) Chu kỳ
1
Chu kỳ
2
Chu kỳ
3
Công suất
không sử
dụng (ảo)
Chu k
ỳ
Tồn kho
đầu kỳ
0 1 2 0
100 100
1 Sản xuất
bình
thường
60 61 62 0 500
450 50
Tăng giờ 80 81 82 0
50 50
Nhà thầu
phụ
90 91 92 0 120
30 90
2 Sản xuất
bình
thường
63 60 61 0 500
500
Tăng giờ 83 80 81 0
50 50
Nhà thầu
phụ
93 90 91 0 120
20 100
3 Sản xuất
bình
thường
66 63 60 0 500
500
Tăng giờ 86 83 80 0
50 50
Nhà thầu
phụ
96 93 90 0 100
100
Nhu cầu 550 700 750 90 2,090
Bảng 1. 8 Giải pháp bài toán vận tải
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 23
1.3. LẬP TIẾN ĐỘ
1.3.1. Lập tiến độ sản xuất
Trong một tổ chức, lập tiến độ để thiết lập thời gian sử dụng các tài nguyên. Nó liên
quan tới việc sử dụng máy móc thiết bị, cơ sở vật chất, và hoạt động con người. Lập tiến
độ có mặt trong mọi tổ chức, bất kể đặc tính công việc là gì. Ví dụ, nhà sản xuất phải lập
tiến độ sản xuất, nghĩa là xây dựng một bảng tiến độ cho công nhân, thiết bị, mua sắm,
bảo trì. Bệnh viện phải lập tiến độ tiếp nhận bệnh nhân, phẩu thuật, phân công y tá, và các
dịch vụ hỗ trợ như chuẩn bị bữa ăn, bảo vệ, bảo trì bảo dưỡng, và vệ sinh. Các trung tâm
giáo dục phải lập lịch trình cho lớp học, giáo viên, và sinh viên. Luật sư, bác sỹ, nha sỹ,
thợ cắt tóc phải lập lịch trình cuộc hẹn khách hàng.
Trong hệ thống phân cấp ra quyết định, quyết định tiến độ là bước cuối cùng trong
quá trình chuyển đổi trước khi có sản xuất thực sự. Nhiều quyết định về thiết kế hệ thống
và vận hành được đưa ra rất sớm trước các quyết định về tiến độ. Chúng bao gồm công
suất hệ thống, thiết kế sản phẩm hoặc dịch vụ, lựa chọn thiết bị, lựa chọn và huấn luyện
nhân viên, lập kế hoạch tổng hợp và lập tiến độ tổng thể. Các quyết định về tiến độ bị giới
hạn trong các ràng buộc từ các quyết định khác, do đó phạm vi ra quyết định khá hẹp.
Lập tiến độ hiệu quả có thể giúp tổ chức tiết kiệm chi phí, tăng năng suất cũng như
nhiều lợi ích khác. Ví dụ, trong các bệnh viện, lập lịch trình hiệu quả có thể cứu sống
nhiều bệnh nhân và cải thiện việc chăm sóc bệnh nhân. Trong các trung tâm giáo dục, lập
lịch trình hiệu quả có thể giảm nhu cầu phải mở rộng cơ sở vật chất. Trong các môi
trường cạnh tranh, lập lịch trình hiệu quả có thể tạo nên lợi thế cạnh tranh xét về khía
cạnh dịch vụ khách hàng.
Một cách tổng quát, mục tiêu của lập tiến độ sản xuất là đạt được sự thỏa hiệp (trade-
off) giữa những mục tiêu xung khắc nhau. Chúng bao gồm tận dụng hiệu quả nhân lực,
máy móc, cơ sở vật chất, và tối thiểu hóa thời gian đợi của khách hàng, hàng tồn kho và
thời gian xử lý.
Lập tiến độ trong hệ thống sản xuất loạt lớn. Lập tiến độ sản xuất bao gồm chỉ định
công việc đến một trạm làm việc cụ thể và xác định trình tự thực hiện các nguyên công.
Hệ thống sản xuất loạt lớn có đặc trưng là thiết bị và hoạt động sản xuất được tiêu chuẩn
hóa. Mục tiêu là đạt được dòng luân chuyển hàng hóa trơn tru xuyên xuốt hệ thống để tận
dụng hết công suất của nhân lực và thiết bị. Hệ thống sản xuất loạt lớn thường được gọi là
flow system (tạm dịch: hệ thống dòng chảy). Lập tiến độ sản xuất cho các hệ thống này
được gọi là flow-shop scheduling (tạm dịch: lập tiến độ dòng chảy công việc), mặc dù lập
tiến độ dòng chảy công việc còn được sử dụng trong hệ thống sản xuất loạt vừa. Ví dụ về
sản phẩm của hệ thống sản xuất loạt lớn bao gồm xe hơi, máy tính cá nhân, tivi, thiết bị
nghe nhìn, đồ chơi. Trong công nghiệp xử lý, ví dụ gồm tinh lọc dầu, tinh luyện đường,
khai thác mỏ, xử lý nước thải, và sản xuất phân bón. Bởi vì đặc tính công việc lập đi lập
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 24
lại trong những hệ thống này, nhiều quyết định về phân công công việc và trình tự công
việc được đưa ra trong quá thiết kế của hệ thống. Việc sử dụng thiết bị và dụng cụ chuyên
dùng, bố trí thiết bị, sử dụng thiết bị vận chuyển vật liệu chuyên dùng, và phân công lao
động đều được thiết kế để cải thiện dòng công việc xuyên suốt hệ thống.
Một khía cạnh quan trọng trong thiết kế hệ thống dòng chảy là cân bằng dây chuyền.
Phương pháp này phân công nhiệm vụ cho các trạm sản xuất sao cho thỏa mãn các ràng
buộc kỹ thuật và đạt được sự cân bằng ứng với thời gian sản xuất bằng nhau giữa các
trạm. Một hệ thống sản xuất cân bằng sẽ dẫn đến tối đa hóa sử dụng máy móc, nhân công
cũng như nhịp sản xuất cao nhất có thể.
Hệ thống dòng chảy tồn tại nhiều vấn đề. Đầu tiên, rất ít hệ thống chỉ sản xuất một
sản phẩm hoặc dịch vụ; hầu hết là sản xuất sản phẩm với nhiều kích cỡ và chủng loại.
Chẳng hạn, một nhà sản xuất oto sẽ lắp ráp nhiều chủng loại xe khác nhau – xe hai cửa và
bốn cửa, kèm hệ thống điều hòa hoặc không, một số với đầu đọc CD, một số với kính có
màu. Tương tự cho nhà sản xuất thiết bị điện, đồ chơi, và đồ trang trí. Mỗi sự thay đổi sẽ
liên quan đến khác biệt chút ít về số lượng đầu vào chi tiết, vật liệu, và yêu cầu xử lý. Để
đạt được một dòng chảy trơn tru, điều quan trọng là tránh tích lũy thừa hàng tồn kho. Mỗi
sự thay đổi về kích cỡ và chủng loại sản phẩm sẽ dẫn đến yêu cầu khác nhau về hàng tồn
kho, như vậy đòi hỏi thêm nỗ lực trong lập tiến độ sản xuất.
Một vấn đề cần lưu ý trong lập tiến độ sản xuất là khả năng xảy ra gián đoạn trong hệ
thống làm cho sản lượng thực tế ít hơn mong đợi. Nguyên nhân gián đoạn có thể là do
máy móc hư hỏng, thiếu hụt vật tư, tai nạn, công nhân nghỉ việc. Trong thực tế, thường
không thể tăng nhịp sản xuất để bù trừ cho những yếu tố này, chủ yếu bởi vì hệ thống
dòng chảy được thiết kế để vận hành tại một nhịp nhất định. Thay vào đó, các chiến lược
như nhà thầu phụ hoặc tăng giờ làm sẽ được chọn, mặc dầu chiến lược nhà thầu phụ sẽ
không khả thi nếu thời gian chuẩn bị quá ngắn. Đôi khi sản phẩm dang dở có thể được
tiếp tục hoàn thiện ngoài dây chuyền.
Lập tiến độ trong hệ thống sản xuất loạt vừa. Sản lượng của hệ thống sản xuất loạt
vừa nằm giữa hệ thống sản xuất loạt lớn và hệ thống sản xuất nhỏ lẻ. Giống hệ thống sản
xuất loạt lớn, hệ thống sản xuất loạt vừa thường sản xuất các sản phẩm tiêu chuẩn. Tuy
nhiên, sản lượng của hệ thống này không đủ lớn để phân loại vào sản xuất liên tục. Thật
tế, việc xử lý sản phẩm một cách liên tục vẫn kinh tế hơn. Do đó, các trạm sản xuất trong
hệ thống sản xuất loạt vừa sẽ thay đổi sản xuất từ công việc này sang công việc khác theo
chu kỳ. Đối lập với sản xuất nhỏ lẻ, lượng đặt hàng của hệ thống này khá lớn. Ví dụ sản
phẩm của hệ thống sản xuất loạt vừa bao gồm thức ăn đóng hộp, sơn, và mỹ phẩm.
Ba yếu tố cơ bản trong hệ thống sản xuất này là lượng đặt hàng, thời gian công việc,
và trình tự tiến hành công việc.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 25
Lượng đặt hàng có thể được xác định bằng cách sử dụng một mô hình như mô hình
lượng đặt hàng kinh tế trong quản lý tồn kho. Lượng đặt hàng sẽ giúp tối thiểu hóa chi phí
cài đặt và chi phí tồn kho là
𝑄0 = √2𝐷𝑆
𝐻 √
𝑝
𝑝 − 𝑢
Chi phí cài đặt có thể phụ thuộc vào thứ tự xử lý các công việc; các công việc giống
nhau có thể yêu cầu ít thay đổi trong cài đặt hơn. Ví dụ, các công việc tại một xưởng in có
thể được lập trình tự theo màu mực để giảm số lượng cài đặt đòi hỏi. Điều này mở ra khả
năng giảm chi phí cài đặt và giảm thời gian bằng cách cân nhắc đến thứ tự xử lý. Nó làm
cho việc lập tiến độ phức tạp hơn, và yêu cầu phải ước lượng chi phí cài đặt cho từng
phương án.
1.3.2. Lập tiến độ trong hệ thống sản xuất nhỏ lẻ
Hệ thống sản xuất nhỏ lẻ có nhiều đặc điểm khác biệt với hệ thống sản xuất loạt lớn
và loạt vừa. Sản phẩm được sản xuất theo đơn hàng, và đơn hàng thường rất khác nhau
xét về khía cạnh yêu cầu xử lý, nhu cầu vật tư, thời gian xử lý, và trình tự xử lý và cài đặt.
Vì vậy, lập tiến độ sản xuất nhỏ lẻ thường khá phức tạp. Hơn nữa, tổ chức không thể lập
tiến độ sản xuất trước khi nhận được đơn hàng thật sự.
Lập tiến độ sản xuất nhỏ lẻ có hai vấn đề cơ bản: phân công công việc và lập trình tự
xử lý công việc.
1.3.2.1 Phân công công việc.
Phân công công việc là phân bổ công việc cho các trạm sản xuất và cho các máy
trong trạm sản xuất. Trong trường hợp một công việc chỉ có thể được xử lý tại một trạm
xác định, việc phân công sẽ đơn giản. Tuy nhiên, khó khăn sẽ tăng khi có hai hoặc nhiều
công việc được xử lý và có nhiều trạm sản xuất có khả năng hoàn thành công việc đó.
Trong những trường hợp như vậy, người quản lý cần có phương pháp phân công công
việc cho các trạm.
Khi tiến hành phân công công việc, người quản lý thường tìm kiếm một sự sắp xếp
tối thiểu hóa chi phí xử lý và chi phí cài đặt, tối thiểu hóa thời gian không sản xuất giữa
các trạm, hoặc tối thiểu hóa thời gian hoàn thành công việc, tùy từng trường hợp.
Sơ đồ Gantt được sử dụng cho nhiều mục đích liên quan tới phân công công việc và
lập tiến độ sản xuất. Sơ đồ được đặt tên của Henry Gantt, người tiên phong trong sử dụng
sơ đồ trong lập tiến độ những năm 1900. Sơ đồ Gantt có thể được sử dụng theo nhiều
cách, một trong số đó được minh họa trong Bảng 4.9. Bảng minh họa lập lịch trình lớp
học tại một trường đại học.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 26
Mục đích của sơ đồ Gantt là sắp xếp và hiển thị một cách trực quan việc sử dụng tài
nguyên hiện tại hoặc dự kiến trong một khung thời gian. Trong hầu hết trường hợp, thời
gian được hiển thị theo chiều ngang, và tài nguyên được hiển thị theo chiều dọc. Thời
gian sử dụng và không sử dụng tài nguyên được phản ánh trong sơ đồ.
Người quản lý có thể sử dụng sơ đồ để xây dựng bảng tiến độ trial-end-error để có
khái niệm về những sự sắp xếp khác nhau liên quan. Sử dụng sơ đồ trong lập lịch trình
phòng học sẽ giúp tránh phân công hai lớp khác nhau vào cùng một phòng tại cùng thời
điểm.
Có nhiều loại sơ đồ Gantt khác nhau. Hai sơ đồ thường được sử dụng nhất là sơ đồ
phân công công việc và sơ đồ tiến độ công việc.
Sơ đồ phân công công việc minh họa thời gian sản xuất và không sản xuất của một
nhóm máy. Bảng 1.9 minh họa một sơ đồ phân công công việc điển hình. Sơ đồ thể hiện
trạm sản xuất 3 sản xuất trong suốt tuần, trạm 4 sẽ sẵn sàng vào sau buổi trưa ngày thứ 3,
và hai trạm còn lại có thời gian không sản xuất rải rác trong tuần. Thông tin này có thể
giúp người quản lý phân công lại công việc để tận dụng tốt hơn các trạm sản xuất. Ví dụ,
nếu toàn bộ trạm sản xuất đều thực hiện một loại công việc giống nhau, người quản lý có
thể muốn giải phóng một trạm khỏi sản xuất để dự trữ cho thời điểm nhiều đơn hàng. Sơ
đồ cũng thể hiện khi nào một công việc được lịch trình bắt đầu và kết thúc, và thời điểm
không sản xuất xảy ra.
Phòng 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5
A100 KX1 DT1 DT2 SP1 CK1 NH2 CK4
A105 KX2 CK5 CK3 NH3 KT1
A110 NH1 H3 CK2 CH5
A115 CK4 H1 SP2 NH3
Trạm sản xuất Thứ 2 Thứ 3 Thứ 4 Thứ 5 Thứ 6
1 Cv 3 Cv 4
2 Cv 3 Cv 7
3 Cv 1 Cv 6 Cv 7
4 Cv 10
Bảng 1. 9 Lịch trình lớp học và lịch trình công việc
Đang xử lý Trạm không sẵn sàng
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 27
Hai phương pháp khác nhau được sử dụng để phân công công việc cho các trạm sản
xuất: phân công vô hạn và phân công hữu hạn. Phân công vô hạn phân công công việc
cho trạm sản xuất mà không quan tâm tới công suất của trạm. Điều này có thể dẫn tới
trạm bị quá tải hoặc dưới tải trong một khoảng thời gian nào đó. Các quy tắc lập thứ tự ưu
tiên mô tả trong chương này sử dụng phân công vô hạn. Một kết quả có thể xảy ra trong
phương pháp phân công vô hạn là hiện tượng xếp hàng trước một (hoặc tất cả) trạm làm
việc. Phân công hữu hạn dự báo thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc tại mỗi trạm, có
tính đến yếu tố công suất và thời gian xử lý công việc để không gây quá tải cho trạm. Kết
quả của phương pháp phân công hữu hạn là một bản dự báo chi tiết về thời gian hoạt
động mỗi trạm. Tiến độ sản xuất dựa trên phương pháp này có thể phải cập nhật thường
xuyên, có thể hàng ngày, do sự trì hoãn xử lý tại các trạm và sự bổ sung công việc mới
hoặc hủy bỏ công việc hiện tại. Hình 1.3 minh họa hai phương pháp.
Với phương pháp phân công vô hạn, nhà quản lý có thể cần phương án xử lý các trạm
sản xuất quá tải. Phương án khả thi là chuyển công việc đến chu kỳ khác hoặc đến trạm
khác, tăng giờ làm, hoặc tìm nhà thầu phụ cho một phần của công việc. Lưu ý rằng hai
lựa chọn cuối liên quan đến việc tăng sản xuất để cân đối với công việc.
Phân công vô hạn
Sản xuất Quá tải Quá tải
Chu kỳ 1 2 3 4 5 6
Phân công hữu hạn
Sản xuất
Chu kỳ 1 2 3 4 5 6
Hình 1. 3 Hai phương pháp phân công công việc
Có hai phương pháp tổng quát trong lập tiến độ: forward scheduling và backward
scheduling. Forward scheduling là lập tiến độ về phía trước từ một mốc thời gian;
backward scheduling là lập tiến độ lùi về sau từ ngày công việc đáo hạn. Forward
scheduling được sử dụng nếu vấn đề là “Mất bao lâu để hoàn thành công việc này?”.
Backward scheduling được sử dụng nếu vấn đề là “Thời gian trễ nhất công việc bắt đầu
mà vẫn hoàn thành đúng thời hạn?”
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 28
Người quản lý thường sử dụng sơ đồ tiến độ để theo dõi tiến độ công việc. Trục tung
của sơ đồ Gantt thể hiện thứ tự công việc, và trục hoành thể hiện thời gian. Sơ đồ chỉ ra
công việc nào đang đúng tiến độ và công việc nào bị trễ hoặc vượt tiến độ.
Một sơ đồ tiến độ điển hình được minh họa ở Hình 1.4. Nó thể hiện tình trạng hiện
tại của công việc, thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc công việc trên kế hoạch và theo
thực tế.
Bước 1 2 3 4 5 6 7
Bản vẽ [Duyệt]
Vị trí [Chuẩn bị] .
Cây lớn [Đặt hàng] [Nhận] . [Trồng cây]
Cây nhỏ [Đặt hàng] [Nhận] [Trồng cây]
Kiểm tra [Duyệt]
Lịch trình [ ] Hiện tại
Tiến độ ............ thực sự
Hình 1. 4 Sơ đồ tiến độ công việc
Mặc dù sơ đồ Gantt có nhiều lợi ích rõ ràng và được sử dụng rộng rãi, chúng vẫn có
nhiều hạn chế. Hạn chế lớn nhất là sơ đồ cần được cập nhật nhiều lần cho phù hợp với
thực tế. Thêm vào đó, sơ đồ không trực tiếp chỉ ra các chi phí liên quan đến phương án
lựa chọn. Cuối cùng, thời gian xử lý một công việc có thể thay đổi phụ thuộc vào trạm
sản xuất; một trạm sản xuất bất kỳ có thể xử lý một số công việc nhanh hơn so với các
trạm khác. Trường hợp này sẽ làm tăng độ phức tạp trong đánh giá các phương án lựa
chọn.
Bên cạnh sơ đồ Gantt, nhà quản lý thường phụ thuộc vào các báo cáo nhập/xuất
(input/output) để quản lý dòng chảy công việc.
Lập trình tuyến tính phân công công việc. Mô hình phân công công việc là một mô
hình lập trình tuyến tính. Mô hình có ích trong những trường hợp phân công nhiệm vụ
cho nguồn tài nguyên. Một số ví dụ điển hình gồm có phân công công việc cho máy móc
hoặc công nhân, và phân công khu vực cho nhân viên bán hàng. Mục tiêu là đạt được một
sự kết hợp tối ưu giữa nhiệm vụ và nguồn tài nguyên. Tiêu chuẩn thường áp dụng gồm
chi phí, lợi nhuận, hiệu quả, và năng suất.
Bảng 1.10 minh họa một vấn đề điển hình, khi bốn công việc được phân công cho
bốn máy. Các số trong bảng thể hiện giá trị hoặc chi phí liên quan tới mỗi sự kết hợp
công việc-máy. Trong trường hợp này, các số thể hiện chi phí. Như vậy, sẽ tốn $8 để xử
lý công việc 1 tại máy A, $6 cho công việc 1 tại máy B, và tương tự. Nếu vấn đề chỉ là tối
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 29
thiểu hóa chi phí cho riêng việc số 1, rõ ràng công việc 1 sẽ được phân công cho máy C,
vì sự kết hợp này có chi phí thấp nhất. Tuy nhiên, sự phân công này không xét đến những
công việc và chi phí còn lại. Phân bổ chi phí thấp nhất cho một công việc không có nghĩa
là chúng ta đạt được phương án có chi phí tối thiểu khi xét đến toàn bộ các công việc.
MÁY
A B C D
Công việc
1
2
3
4
8
6
3
5
6
7
5
10
2
11
7
12
4
10
6
9
Bảng 1. 10 Một vấn đề phân công công việc điển hình
Nếu có n sự kết hợp, sẽ có n! khả năng khác nhau. Trong trường hợp này, chúng ta có
4! = 24 sự kết hợp khác nhau. Một cách giải quyết là tính toán từng sự kết hợp và lựa
chọn phương án có chi phí thấp nhất. Tuy nhiên, khi số lượng công việc tăng lên, số
phương án là quá nhiều để tính toán. Ví dụ, nếu có 12 công việc, số phương án là hơn 479
triệu. Một phương pháp đơn giản hơn là sử dụng phương pháp Hungarian để tìm đáp án
có chi phí thấp nhất.
Để sử dụng phương pháp Hungarian yêu cầu phải có sự kết hợp một-một. Một công
việc phải được phân công chỉ cho một máy. Giả thiết là tất cả máy đều có khả năng xử lý
tất cả công việc, và chi phí cho mỗi sự kết hợp đều biết trước và cố định. Số lượng hàng
và cột phải bằng nhau.
Khi thông tin về các chi phí đã được biết và được sắp xếp ở dạng bảng, các bước cơ
bản của phương pháp Hungarian như sau:
1. Trừ mỗi số trong hàng cho số nhỏ nhất trong mỗi hàng. Đây được gọi là sự giảm
hàng. Điền kết quả vào một bảng mới.
2. Trừ mỗi số trong cột của bảng mới cho số nhỏ nhất trong mỗi cột. Đây được gọi là
sự giảm cột. Điền kết quả vào một bảng mới.
3. Kiểm tra đã đạt được sự phân công tối ưu hay chưa. Kiểm tra bằng cách tính toán
số lượng hàng nhỏ nhất (hàng dọc và hàng ngang) cần để xóa tất cả giá trị zero.
Nếu số lượng hàng bằng với số lượng hàng ngang, phương án đã tối ưu. Trong
trường hợp này, chuyển tới bước 6. Nếu không sang bước 4.
4. Nếu số lượng hàng thấp hơn số lượng hàng ngang, hiệu chỉnh bảng theo cách:
a. Lấy mỗi số uncover (tạm dịch: không được phủ) trong bảng trừ cho số
uncover nhỏ nhất.
b. Cộng các số tại giao điểm của các hàng xóa cho số uncover nhỏ nhất.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 30
c. Các số xóa nhưng không nằm tại giao điểm của các hàng xóa được giữ
nguyên trong bảng tiếp theo.
5. Lập lại bước 3 và 4 cho đến khi đạt được bảng tối ưu.
6. Thực hiện phân công công việc. Bắt đầu với các hàng và cột có một giá trị zero.
Kết hợp các hạng mục có giá trị zero, sử dụng chỉ một sự kết hợp cho mỗi hàng và
mỗi cột. Loại bỏ cả hàng và cột sau mỗi sự kết hợp.
Xác định sự phân công công việc tối ưu cho các máy theo bảng dữ liệu sau (từ Bảng
1.10)
MÁY Số nhỏ nhất
trong hàng A B C D
Công việc
1
2
3
4
8
6
3
5
6
7
5
10
2
11
7
12
4
10
6
9
2
6
3
5
GIẢI PHÁP
a. Trừ mỗi số trong hàng cho số nhỏ nhất trong mỗi hàng, và điền kết quả vào một bảng
mới.
MÁY
A B C D
Công việc
1
2
3
4
6
0
0
0
4
1
2
5
0
5
4
7
2
4
3
4
Số nhỏ nhất
trong cột
0 1 0 2
b. Trừ mỗi số trong cột cho số nhỏ nhất trong mỗi cột, và điền kết quả vào một bảng
mới.
MÁY
A B C D
Công việc
1
2
3
4
6
0
0
0
3
0
1
4
0
5
4
7
0
2
1
2
c. Xác định số lượng hàng nhỏ nhất (hàng dọc và hàng ngang) cần để xóa tất cả giá trị
zero.
VÍ DỤ
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 31
MÁY
A B C D
Công việc
1
2
3
4
6
0
0
0
3
0
1
4
0
5
4
7
0
2
1
2
d. Vì chỉ cần ba hàng để xóa tất cả giá trị zero và bảng có bốn hàng ngang nên giải pháp
này chưa tối ưu. Lưu ý giá trị uncover nhỏ nhất là 1.
e. Trừ mỗi số uncover chưa bị xóa cho giá trị uncover nhỏ nhất, và cộng các số nằm tại
giao điểm của các hàng bị xóa với giá trị uncover nhỏ nhất.
MÁY
A B C D
Công việc
1
2
3
4
7
1
0
0
3
0
0
3
0
5
3
6
0
2
0
1
f. Xác định số lượng hàng nhỏ nhất cần để xóa tất cả giá trị zero (bốn). Vì bốn cũng là
số lượng hàng, chúng ta đạt được sự phân công tối ưu.
MÁY
A B C D
Công việc
1
2
3
4
7
1
0
0
3
0
0
3
0
5
3
6
0
2
0
1
g. Phân công công việc: Bắt đầu với các hàng và cột với chỉ một giá trị zero. Kết hợp
công việc với các máy có chi phí bằng zero.
Phân công Chi phí ($)
1-C
2-B
3-D
4-A
2
7
6
5
$20
Khi các giả thiết được thỏa mãn, phương pháp Hungarian rất đơn giản và hữu ích.
Không chỉ đưa ra phương án phân công công việc, nó còn bảo đảm giải pháp tối ưu mà
thường không cần sử dụng tới máy tính.
Sự mở rộng của phương pháp có thể được sử dụng để chặn những sự phân công công
việc không như mong muốn. Ví dụ, người quản lý muốn ngăn chặn việc phân công một
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 32
người không có năng lực cho một công việc. Sự kết hợp đặc biệt này có thể tránh bằng
cách đặt mức chi phí cao cho sự kết hợp này. Trong ví dụ trước, nếu chúng ta muốn tránh
sự kết hợp 1-A thì có thể đặt mức chi phí cao $50 cho sự kết hợp này và từ đó đạt được
kết quả mong muốn.
1.3.2.2. Lập trình tự công việc – Quy tắc Johnson
Mặc dù chúng ta có các phương pháp phân công công việc cụ thể cho trạm sản xuất,
điều đó không có nghĩa trình tự xử lý công việc tại mỗi trạm đã được xác định. Lập trình
tự công việc là xác định thứ tự xử lý công việc. Các quyết định về lập trình tự công việc
sẽ xác định thứ tự công việc được xử lý tại các trạm khác nhau cũng như thứ tự công việc
được xử lý tại trạm con bên trong một trạm sản xuất.
Nếu các trạm sản xuất có ít công việc và nếu các công việc có thời gian xử lý bằng
nhau, việc lập trình tự không khó. Tuy nhiên, nếu trạm sản xuất có nhiều việc, đặc biệt
trong trường hợp có hàng dài công việc cần xử lý trước trạm thì thứ tự sẽ rất quan trọng
dựa trên khía cạnh chi phí và thời gian. Trong phần này, chúng ta sẽ nghiên cứu một vài
cách lập trình tự công việc.
Các quy tắc ưu tiên thường được sử dụng để lựa chọn thứ tự xử lý một công việc.
Một vài quy tắc phổ biến được liệt kê trong Bảng 1.11. Quy tắc thường dựa trên giả thiết
rằng chi phí cài đặt và thời gian độc lập với trình tự xử lý. Khi sử dụng các quy tắc này,
thời gian xử lý công việc và thời gian đáo hạn là những thông tin quan trọng. Thời gian
công việc bao gồm thời gian cài đặt và thời gian xử lý. Thời gian đáo hạn có thể là kết
quả của cam kết thời gian giao hàng với khách hàng, của phương pháp hoạch định nhu
cầu vật tư (MRP), hoặc các quyết định về quản lý. Chúng cần phải được hiệu chỉnh và
cập nhật để phù hợp với các lựa chọn về trình tự công việc.
Các quy tắc ưu tiên có thể được phân loại vào cục bộ hoặc tổng thể. Quy tắc cục bộ
xem xét thông tin liên quan tới chỉ một trạm sản xuất. Quy tắc tổng thể xem xét thông tin
liên quan tới nhiều trạm sản xuất. First come, first serve (FCFS), shortest processing time
(SPT), và earliest due date (EDD) là những quy tắc cục bộ. CR và S/O là những quy tắc
tổng thể. Rush có thể là cục bộ hoặc tổng thể.
Một số giả thiết được đưa ra khi sử dụng quy tắc ưu tiên. Bảng 1.12. liệt kê chúng.
Các quy tắc ưu tiên liên quan đến lập tiến độ tĩnh. Tức là chúng đặt ra giả thiết không có
sự thay đổi trong thời gian xử lý, thời gian cài đặt, và trong tập hợp các công việc. Giả
thiết này làm cho vấn đề lập tiến độ có thể quản lý được. Trong thực tế, các công việc có
thể bị trì hoãn hoặc hủy bỏ, hoặc xuất hiện công việc mới, đòi hỏi kế hoạch phải có các
chỉnh sửa.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 33
First come, first served (FCFS): Các công việc được xử lý theo thứ tự khi chúng
đến trạm sản xuất
Shortest processing time (SPT): Các công việc được xử lý dựa trên thời gian xử
lý tại trạm, công việc ngắn nhất sẽ xử lý trước
Earliest due date (EDD): Các công việc được xử lý dựa trên thời gian đáo hạn,
công việc có thời gian đáo hạn sớm nhất sẽ xử lý trước
Critical ratio (CR): Các công việc được xử lý dựa trên phần thời gian nhỏ nhất
còn lại tính từ thời gian đáo hạn đến thời gian xử lý còn lại.
Slack per operation (S/O): Các công việc được xử lý dựa trên thời gian trễ trung
bình (slack time: khoảng thời gian công việc có thể trễ). S/O được tính bằng cách
chia slack time cho số lượng nguyên công còn lại, kể cả nguyên công hiện thời.
Rush: Công việc ưa thích hoặc khẩn cấp sẽ xử lý trước.
Bảng 1. 11 Các quy tắc ưu tiên
Các công việc là biết trước; không có công việc mới đến sau khi việc xử lý bắt
đầu; và không có công việc nào bị hủy.
Thời gian cài đặt độc lập với trình tự xử lý.
Thời gian cài đặt là xác định.
Thời gian xử lý là xác định hơn là biến đổi.
Không có gián đoạn trong xử lý như máy móc hư hỏng, tai nạn, công nhân ốm
đau.
Bảng 1. 12 Các giả thiết của quy tắc ưu tiên
Quy tắc Johnson là một kỹ thuật mà người quản lý có thể sử dụng để tối thiểu hóa
tổng thời gian cần để hoàn thành một nhóm công việc. Nhóm công việc này được xử lý
tại hai máy hoặc tại hai trạm sản xuất nối tiếp nhau. Quy tắc cũng tối thiểu hóa tổng thời
gian không tải của máy tại các trạm sản xuất. Để sử dụng quy tắc Johnson, các điều kiện
sau phải được thỏa mãn:
1. Thời gian công việc (gồm thời gian cài đặt và thời gian xử lý) phải biết trước và
không đổi cho mỗi công việc tại mỗi trạm.
2. Thời gian công việc phải độc lập với trình tự công việc.
3. Tất cả công việc phải theo trình tự hai bước giống nhau.
4. Quy tắc ưu tiên công việc không được áp dụng.
5. Tất cả đơn vị trong một công việc phải được hoàn thành tại trạm đầu tiên trước
khi công việc đi qua trạm thứ hai.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 34
Xác định trình tự công việc tối ưu gồm các bước sau:
1. Liệt kê các công việc và thời gian của chúng tại mỗi trạm sản xuất.
2. Lựa chọn công việc với thời gian nhỏ nhất. Nếu thời gian nhỏ nhất này thuộc trạm
số một, lập lịch trình công việc đó tại vị trí đầu tiên; nếu thời gian này thuộc trạm
số hai, lập lịch trình công việc đó tại vị trí cuối cùng.
3. Loại trừ công việc đó cùng với thời gian của nó khỏi việc tính toán tiếp theo.
4. Lập lại bước 2 và 3 cho đến khi tất cả công việc đều được lịch trình.
Một nhóm sáu công việc được xử lý qua hai trạm. Trạm một là làm sạch và trạm hai
là sơn. Xác định trình tự công việc sao cho tối thiểu hóa thời gian hoàn thành cho nhóm
máy. Thời gian xử lý cho như sau:
Công việc THỜI GIAN XỬ LÝ (GIỜ)
Trạm số 1 Trạm số 2
A
B
C
D
E
F
5
4
8
2
6
12
5
3
9
7
8
15
GIẢI PHÁP
a. Lựa chọn công việc với thời gian xử lý nhỏ nhất. Đó là công việc D, với thời gian là
hai giờ.
b. Vì thời gian này thuộc trạm thứ nhất, lập lịch trình công việc D trước. Loại công việc
D khỏi sự tính toán tiếp theo.
c. Công việc B có thời gian xử lý nhỏ nhất tiếp theo. Bởi vì nó thuộc về trạm thứ hai, lập
lịch trình công việc B cuối cùng và loại B khỏi sự tính toán tiếp theo. Bây giờ chúng
ta có
Số 1 Số 2 Số 3 Số 4 Số 5 Số 6
D B
VÍ DỤ
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 35
d. Các công việc còn lại và thời gian của chúng là
Công việc 1 2
A
C
E
F
5
8
6
12
5
9
8
15
Lưu ý có hai giá trị thời gian nhỏ nhất đồng hạng: công việc A có thời gian giống
nhau tại cả hai trạm. Không có sự khác biệt nếu lịch trình công việc A về đầu hoặc
cuối. Ở đây giả sử bố trí A về cuối hàng. Giờ chúng ta có:
Số 1 Số 2 Số 3 Số 4 Số 5 Số 6
D A B
e. Thời gian nhỏ nhất tiếp theo là sáu giờ của công việc E thuộc trạm 1. Do đó, lập lịch
trình công việc E vào đầu hàng (sau công việc D).
Số 1 Số 2 Số 3 Số 4 Số 5 Số 6
D E A B
f. Công việc C có thời gian nhỏ nhất trong hai công việc còn lại. Vì nó thuộc về trạm 1,
chúng ta đặt C vào vị trí số ba trong hàng. Cuối cùng, phân bổ công việc F cho vị trí
thứ tư trong hàng.
Số 1 Số 2 Số 3 Số 4 Số 5 Số 6
D E C F A B
g. Một cách để xác định thời gian sản xuất và thời gian không tải của trạm là xây dựng
sơ đồ:
Thời gian 0 2 8 16 28 33 37
Trạm 1 D E C F A B
Trạm 2 D E C F A B
Thời gian 0 2 9 17 26 28 43 48 51
D E C F A B
Như vậy, nhóm công việc này cần 51 giờ để hoàn thành. Trạm 2 sẽ đợi hai giờ mới
bắt đầu xử lý công việc đầu tiên và đợi hai giờ sau công việc C. Trạm 1 sẽ hoàn thành
trong 37 giờ. Dĩ nhiên, thời gian không tải tại đầu và cuối của trình tự này có thể được sử
dụng cho các công việc khác hoặc cho bảo trì bảo dưỡng.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 36
1.4. QUẢN TRỊ TỒN KHO
1.4.1. Các khái niệm liên quan đến quản trị tồn kho
Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng nhu cầu hiện tại và
tương lai. Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho bán thành
phẩm, tồn kho nguyên vật liệu/ linh kiện và tồn kho dụng cụ dùng cho sản xuất.
Trong một tổ chức, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị
lớn nhất trên tổng giá trị tài sản. Vì vậy, kiểm soát tốt hàng tồn kho là một vấn đề hết sức
quan trọng trong quản trị sản xuất.
Tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ. Mức tồn kho cao sẽ giúp tổ chức đáp
ứng nhanh nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, tồn kho nhiều sẽ dẫn đến chi phí tăng,
hơn nữa tiền nằm ở hàng tồn kho sẽ không thể dùng vào mục đích khác được. Đối với
một số hàng hóa, tồn kho lâu sẽ dẫn đến giảm chất lượng, hao hụt, hư hỏng. Ngược lại,
tồn kho không đủ sẽ làm giảm doanh số bán hàng, ngoài ra có thể dẫn đến tình trạng
khách hàng chuyển sang mua hàng của đối thủ cạnh tranh khi nhu cầu của họ không được
đáp ứng.
Vì vậy, nhiệm vụ của quản lý tồn kho là phải trả lời được hai câu hỏi sau:
1. Khi nào nên tiến hành đặt hàng?
2. Lượng đặt hàng bao nhiêu là tối ưu?
Tiêu chí để đánh giá một mô hình quản lý tồn kho hiệu quả thường là tối thiểu hóa
chi phí tồn kho. Quản lý tồn kho liên quan đến bốn loại chi phí sau:
a. Chi phí đặt hàng: là toàn bộ chi phí liên quan đến việc thiết lập đơn hàng. Chi phí
đặt hàng bao gồm chi phí tìm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng (giao dịch,
ký kết hợp đồng), các chi phí chuẩn bị và thực hiện việc vận chuyển hàng đến kho
của tổ chức.
b. Chi phí tồn kho (chi phí lưu trữ): là những chi phí phát sinh trong quá trình tồn
kho. Những chi phí này được thống kê trong Bảng 1.13. Tỉ lệ chi phí ở trên chỉ
mang ý nghĩa tương đối, chúng phụ thuộc vào từng loại công ty, địa điểm phân bố,
lãi suất hiện hành. Thông thường, chi phí lưu kho hàng năm chiếm khoảng 40%
tổng giá trị hàng tồn kho.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 37
Nhóm chi phí
Tỉ lệ % so với
tổng giá trị tồn
kho
Chi phí nhà xưởng, kho bãi
Tiền thuê và khấu hao nhà xưởng
Chi phí bảo hiểm
3-10%
Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện
Tiền thuê, khấu hao dụng cụ, thiết bị
Chi phí năng lượng
Chi phi vận hành thiết bị
1-3.5%
Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám
sát quản lý
3-5%
Chi phí cho việc đầu tư vào hàng tồn kho
Chi phí cho việc vay mượn vốn
Thuế của hàng tồn kho
Bảo hiểm hàng tồn kho
6-24%
Thiệt hại do mất mát, hư hỏng hoặc
không sử dụng được
2-5%
Bảng 1. 13 Bảng thống kê chi phí tồn kho
c. Chi phí mua hàng: là chi phí tính bằng khối lượng đơn hàng nhân cho giá mua một
đơn vị. Thông thường, chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến mô hình tồn kho
trừ mô hình khấu trừ theo số lượng.
d. Chi phí thiếu hàng: là kết quả khi nhu cầu vượt quá nguồn hàng tồn kho dự trữ.
Chi phí thiếu hàng bao gồm chi phí cơ hội cho việc không bán được hàng, mất đi
thiện cảm của khách hàng và các chi phí tương tự.
1.4.2. Kỹ thuật phân tích ABC
Trong rất nhiều loại hàng tồn kho, không phải loại hàng hóa nào cũng có vai trò như
nhau trong việc bảo quản trong kho hàng. Để quản lý tồn kho hiệu quả, chúng ta cần phân
loại hàng hóa dự trữ thành các nhóm dựa theo mức độ quan trọng của chúng trong dự trữ,
bảo quản. Phương pháp phân loại A-B-C được phát triển dựa trên một nguyên lý do
Pareto, một nhà kinh tế học người Italia thế kỷ 19, tìm ra. Pareto quan sát thấy rằng trong
một tập hợp hàng hóa nhiều chủng loại khác nhau, chỉ có một số nhỏ chủng loại chiếm
giá trị đáng kể trong tập hợp.
Giá trị hàng tồn kho hàng năm được tính toán bằng cách lấy nhu cầu hàng năm của
từng loại hàng tồn kho nhân với chi phí tồn kho đơn vị. Tiêu chuẩn xếp loại hàng tồn kho
vào các nhóm là:
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 38
Nhóm A: Gồm các loại hàng hóa có giá trị hàng năm từ 70-80% tổng giá trị tồn
kho, nhưng số lượng chỉ chiếm 15-20% tổng lượng hàng tồn kho.
Nhóm B: Gồm các loại hàng hóa có giá trị hàng năm từ 25-30% tổng giá trị tồn
kho, nhưng số lượng chỉ chiếm 30-35% tổng lượng hàng tồn kho.
Nhóm C: Gồm các loại hàng hóa có giá trị hàng năm chỉ 5-10% tổng giá trị tồn
kho, nhưng số lượng lại chiếm tới 50-55% tổng lượng hàng tồn kho.
Để minh họa cho vấn đề nêu trên chúng ta xét một bảng phân loại ABC trên cơ sở giá
trị hàng năm của mười loại hàng tồn kho ở một công ty thể hiện ở Bảng 1.14. Chúng ta
nhận thấy sản phẩm 3 và 6 có giá trị chiếm tới 73,2% tổng giá trị. Trong khi đó các sản
phẩm 1, 5, 7, 8, và 10 chỉ chiếm 10,5% tổng giá trị. Các sản phẩm còn lại là 2, 4, và 9
chiếm 16.3% tổng giá trị. Như vậy việc xếp hạng ABC cho các sản phẩm trên được thể
hiện trong Bảng 1.15.
Sản
phẩm
Nhu cầu
hàng năm
(đơn vị)
Giá mua
mỗi đơn vị (ngàn đồng)
Giá trị hàng
năm của các
sản phẩm
(ngàn đồng)
% so với
tổng giá trị hàng năm
1 5.000 15 75.000 2,9%
2 1.500 80 120.000 4,7%
3 10.000 105 1.050.000 41,2%
4 6.000 20 120.000 4,7%
5 7.500 5 37.500 1,5%
6 6.000 136 816.000 32,0%
7 5.000 7,5 37.500 1,5%
8 4.500 12,5 56.250 2,2%
9 7.000 25 175.000 6,9%
10 3.000 20 60.000 2,4%
Tổng 2.547.250 100%
Bảng 1. 14 Bảng thống kê tồn kho
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 39
Nhóm hàng Số thứ tự các
sản phẩm
% so với tổng giá
trị hàng năm
% so với tổng số
lượng hàng tồn kho
A 3; 6 73,2 20
B 2; 4; 9 16,3 30
C 1; 5; 7; 8; 10 10,5 50
Tổng số 100% 100%
Bảng 1. 15 Bảng phân loại ABC
Tác dụng của kỹ thuật phân tích ABC:
1. Đầu tư có trọng tâm khi mua hàng. Chẳng hạn ta phải dành các nguồn tiềm lực để
mua hàng nhóm A nhiều hơn nhóm C.
2. Xác định chu kỳ kiểm toán khác nhau cho các nhóm khác nhau:
Đối với sản phẩm tồn kho nhóm A, việc tính toán phải được thực hiện thường
xuyên, thường mỗi tháng một lần.
Đối với sản phẩm tồn kho nhóm B, việc tính toán thực hiện trong chu kỳ dài
hơn, thường mỗi quý một lần.
Đối với sản phẩm tồn kho nhóm C, việc tính toán thực hiện sáu tháng một lần.
1.4.3. Các mô hình tồn kho
Việc xác định khối lượng hàng cần đặt thường được giải quyết bằng cách sử dụng mô
hình lượng đặt hàng kinh tế (EOQ – Economic Order Quantity). Các mô hình EOQ xác
định lượng đặt hàng tối ưu bằng cách giảm đến mức tối thiểu tổng chi phí hàng năm. Ba
mô hình sẽ được giới thiệu là:
1. Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản.
2. Mô hình lượng sản xuất kinh tế.
3. Mô hình chiết khấu theo số lượng.
1.4.3.1. Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ – The Basic Economic Order
Quantity Model)
Đây là mô hình đơn giản nhất trong ba mô hình trên. Mô hình được sử dụng để xác
định kích cỡ đơn hàng cố định làm giảm thiểu tổng chi phí hàng năm của chi phí lưu kho
và chi phí đặt hàng. Khi sử dụng mô hình này, các giả thiết quan trọng sau phải được thỏa
mãn:
Chỉ liên quan đến một sản phẩm.
Nhu cầu hàng năm biết trước.
Nhu cầu được dàn trải đều suốt năm.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 40
Thời gian chờ hàng (kể từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng) không đổi.
Mỗi đơn hàng được được nhận trong cùng một lần giao.
Không áp dụng chiết khấu theo số lượng.
Việc đặt hàng tồn kho và sử dụng tồn kho xuất hiện theo chu kỳ. Hình 1.5 minh hoạ
các chu kỳ tồn kho. Chu kỳ bắt đầu với việc nhận một đơn hàng có Q đơn vị. Lượng hàng
này sẽ được sử dụng với một nhịp cố định theo thời gian. Khi số lượng hàng có trong tay
vừa đủ để đáp ứng nhu cầu trong thời gian chờ đơn hàng mới, một đơn hàng Q đơn vị sẽ
được gửi đến nhà cung cấp. Giả thiết rằng tốc độ sử dụng hàng và thời gian chờ đều
không thay đổi, đơn hàng sẽ được nhận chính xác ngay khi tồn kho trong tay tụt xuống
zero.
Sơ đồ biểu diễn mô hình EOQ được thể hiện bên dưới:
Theo mô hình EOQ, có hai loại chi phí thay đổi theo lượng đặt hàng là chi phí lưu
kho và chi phí đặt hàng. Mục tiêu của mô hình là giảm thiểu tổng chi phí đặt hàng và lưu
kho. Hai chi phí này phản ánh trái ngược nhau. Khi quy mô đơn hàng tăng, ít đơn hàng
được yêu cầu hơn làm cho chi phí đặt hàng giảm. Trong khi đó mức dự trữ bình quân sẽ
tăng, dẫn đến tăng chi phí lưu kho. Trên thực tế số lượng đặt hàng tối ưu là sự dung hòa
giữa hai chi phí này.
Để quá trình phân tích đơn giản hơn, chúng ta quy ước các ký hiệu sau:
D: Nhu cầu hàng năm
S: Chi phí đặt hàng cho một đơn hàng
H: Chi phí lưu kho cho một đơn vị hàng hóa
Q: Lượng hàng đặt trong một đơn hàng (quy mô đơn hàng)
Cđk: Chi phí đặt hàng hàng năm
Mức tồn kho
Điểm tái
đặt hàng
(ROP)
Thời gian thực
hiện đơn hàng (t)
Khoảng cách giữa
hai lần đặt hàng
Thời điểm nhận hàng
Mức tồn kho
bình quân
Hình 1. 5 Chu kỳ tồn kho
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 41
Clk: Chi phí lưu kho hàng năm
TC: Tổng chi phí tồn kho
Q*: Lượng đặt hàng tối ưu
T: Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng
ROP: Điểm tái đặt hàng
d: Nhu cầu hàng ngày
L: Thời gian chờ hàng
Chi phí đặt hàng hàng năm Cđh được tính bằng cách nhân chi phí đặt hàng một đơn
hàng S với số đơn hàng mỗi năm. Mà số đơn hàng mỗi năm được tính bằng cách lấy nhu
cầu hàng năm D chia cho số lượng hàng đặt mua trong một đơn hàng Q. Như vậy, ta có:
Cđh = 𝐷
𝑄𝑠
Biến số duy nhất trong phương trình là Q. S và D đều là tham số không đổi. Do đó,
độ lớn tương đối của chi phí đặt hàng phụ thuộc vào số lượng hàng đặt mua trong một
đơn hàng.
Tổng chi phí lưu kho hàng năm Clk được tính bằng cách nhân chi phí lưu kho cho
một đơn vị hàng hóa H với mức dự trữ bình quân. Mức dự trữ bình quân được xác định
bằng cách chia số lượng hàng đặt mua trong một đơn hàng Q cho 2.
Clk = 𝑄
2 H
Tổng chi phí tồn kho trong năm TC là tổng của chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho:
TC = Cđh + Clk = 𝐷
𝑄𝑠 +
𝑄
2 H
Mối quan hệ giữa hai loại chi phí này có thể được biểu diễn bằng đồ thị sau:
Chi phí lưu kho
Chi phí đặt hàng
TC
Đơn hàng tối ưu Q*
Giá trị tối thiểu
Chi phí
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 42
Qua đồ thị trên ta thấy lượng đặt hàng tối ưu Q* đạt được khi tổng chi phí đạt giá trị
nhỏ nhất. Tổng chi phí nhỏ nhất tại giao điểm giữa đường cong chi phí đặt hàng và chi
phí lưu kho.
Lượng hàng tối ưu được tính như sau:
Cđh = Clk 𝐷
𝑄∗ S =
𝑄∗
2 H Q* = √
2𝑆𝐷
𝐻
Như vậy, tổng chi phí tồn kho tối thiểu được xác định bằng cách thay giá trị quy mô
đơn hàng tối ưu Q* vào phương trình tổng chi phí:
TCmin = 𝑆𝐷
𝑄∗ +
𝐻𝑄∗
2
Xác định thời điểm tái đặt hàng ROP (Re-order Point). Thời gian chờ hàng L là thời
gian cần thiết từ lúc đặt hàng đến khi nhận được hàng. Thời gian này có thể vài giờ, có
thể tới vài tháng. Do đó phải tính toán được thời gian chờ hàng chính xác để tiến hành đặt
hàng. Thời điểm đặt hàng được xác định tại thời điểm có mức tồn kho đủ cho nhu cầu sử
dụng trong thời gian chờ hàng. Mức tồn kho đó gọi là điểm tái đặt hàng ROP.
ROP = Nhu cầu hàng ngày (d) x Thời gian chờ hàng (L)
Trong đó:
d = D−Nhu cầu hàng năm
Số ngày làm việc trong năm
Một công ty phân phối lốp xe dự kiến bán được 9.600 lốp xe radial cho năm tới. Chi
phí lưu kho hàng năm là $16 mỗi lốp xe, và chi phí đặt hàng là $75. Công ty hoạt động
288 ngày một năm.
a. Lượng đặt hàng kinh tế - EOQ là bao nhiêu?
b. Công ty phải tái đặt hàng bao nhiêu lần một năm?
c. Chu kỳ đặt hàng?
d. Tổng chi phí hàng năm là bao nhiêu nếu đặt hàng lượng EOQ?
D = 9.600 lốp xe một năm
H = $16 mỗi đơn vị mỗi năm
S = $75
a. Q* = √2𝑆𝐷
𝐻 = √
2(75)9.600
16 = 300 lốp
VÍ DỤ
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 43
b. Số lượng đặt hàng một năm: D/Q = 9.600
300 = 32.
c. Độ dài chu kỳ đặt hàng: Q/D = 300
9.600 = 1/32 năm = 9 ngày làm việc.
d. TC = Chi phí lưu kho + Chi phí đặt hàng
= (Q/2)H + (D/Q)S
= (300/2)16 + (9.600/300)75
= $2.400 + $2.400
= $4.800
1.4.3.2. Mô hình lượng sản xuất kinh tế (EPQ – Economic Production Quantity Model)
Hình thức sản xuất theo lô được sử dụng rộng rãi trong sản xuất. Ngay cả trong lắp
ráp, một phần của công việc cũng được thực hiện theo lô. Lý do là trong nhiều trường hợp
sản xuất vượt quá nhu cầu và nếu sản xuất vẫn tiếp tục thì tồn kho sẽ tăng lên. Trong
những trường hợp như vậy, sẽ là hợp lý nếu sản xuất định kỳ theo từng lô thay vì sản xuất
một cách liên tục.
Giả thiết của mô hình EPQ là tương tự như cho mô hình EOQ, ngoại trừ thay vì các
đơn hàng được đưa đến trong một lần giao hàng, hàng được đưa đến dần dần trong suốt
quá trình sản xuất. Giả thiết cho mô hình này là:
1. Chỉ liên quan đến một loại sản phẩm.
2. Nhu cầu hàng năm là biết trước.
3. Nhịp sử dụng là không đổi.
4. Sử dụng là liên tục, nhưng sản xuất theo chu kỳ.
5. Nhịp sản xuất là không đổi.
6. Thời gian chờ không thay đổi.
7. Không áp dụng chiết khấu theo số lượng.
Hình 1.6 minh hoạ làm thế nào tồn kho bị tác động theo chu kỳ sản xuất lô sản phẩm.
Trong suốt giai đoạn sản xuất của chu kỳ, tồn kho được tích lũy với nhịp độ bằng với
giá trị chênh lệch giữa sản xuất và tiêu dùng. Ví dụ, nếu nhịp sản xuất hàng ngày là 20
đơn vị và nhịp sử dụng hàng ngày là 5 đơn vị, tồn kho sẽ tích lũy với nhịp độ 15 đơn vị
một ngày. Với điều kiện sản xuất vẫn tiếp tục, mức tồn kho sẽ vẫn tăng. Khi sản xuất
dừng, tồn kho sẽ bắt đầu giảm. Do đó, mức tồn kho sẽ đặt giá trị tối đa tại thời điểm khi
sản xuất vừa dừng. Khi lượng tồn kho trong tay được sử dụng hết, sản xuất được khởi
động, và chu kỳ cứ thể tiếp diễn.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 44
Sản xuất
và tiêu
dùng
Chỉ tiêu
dùng
Sản xuất
và tiêu
dùng
Chỉ tiêu dùng Sản xuất
và tiêu
dùng
Chỉ tiêu
dùng
Sản xuất tích
lũy
Hình 1. 6 Tồn kho trong mô hình EPQ
Vì công ty tự sản xuất sản phẩm, chúng ta không có chi phí đặt hàng. Tuy nhiên, với
mỗi loạt sản xuất sẽ có chi phí cài đặt – là chi phí cần có để chuẩn bị máy móc phục vụ
công việc, chẳng hạn như vệ sinh, điều chỉnh máy, và thay đổi dụng cụ và đồ gá. Chi phí
cài đặt giống với chi phí đặt hàng vì chúng độc lập với kích cỡ lô hàng. Chúng được tính
toán trong các công thức theo hình thức giống nhau hoàn toàn. Kích cỡ lô hàng càng lớn,
số lượng đơn hàng càng ít và, do đó, chi phí cài đặt hàng năm ít hơn. Số lượng lô sản xuất
mỗi năm là D/Q, và chi phí cài đặt hàng năm bằng số lượng đặt hàng mỗi năm nhân với
chi phí cài đặt S, tức bằng (D/Q)S.
Tổng chi phí là:
TCmin = Chi phí lưu kho + Chi phí cài đặt = Imax
2 H + (D/Q*)S
Trong đó Imax = Tồn kho tối đa.
Lượng đặt hàng kinh tế là:
Q* = √2𝑆𝐷
𝐻 √
𝑝
𝑝−𝑢
Trong đó p = Nhịp sản xuất hoặc nhịp giao hàng
u = Nhịp sử dụng
Thời gian chu kỳ đơn hàng (thời gian giữa các đơn hàng) là một hàm số của lượng
đặt hàng kinh tế và nhịp sử dụng (nhu cầu):
Lượng hàng
trong tay
Thời gian
Q
Tồn
kho
tối đa
Imax
Q*
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 45
Thời gian chu kỳ đơn hàng = 𝑄∗
u
Tương tự, thời gian sản xuất trong chu kỳ là một hàm số của lượng đặt hàng kinh tế
và nhịp sản xuất:
Thời gian sản xuất trong chu kỳ = 𝑄∗
𝑝
Mức tồn kho tối đa và tồn kho trung bình là:
Imax = 𝑄∗
p (p – u) và Itrung bình =
𝐼𝑚𝑎𝑥
2
Một cơ sở sản xuất đồ chơi sử dụng 48.000 bánh xe cao su trong năm để lắp ráp một
kiểu xe tải đồ chơi. Công ty tự sản xuất loại bánh xe trên với nhịp 800 chiếc mỗi ngày.
Các xe tải đồ chơi được lắp ráp đều đặn trong suốt năm. Chi phí tồn kho là $1 cho một
bánh xe trong một năm. Chi phí cài đặt cho mỗi lô bánh xe là $45. Công ty hoạt động 240
ngày trong năm. Hãy xác định:
1. Lượng sản xuất tối ưu.
2. Tổng chi phí hàng năm nhỏ nhất cho tồn kho và cài đặt.
3. Chu kỳ thời gian cho lượng đặt hàng tối ưu.
4. Thời gian chu kỳ sản xuất.
D = 48.000 bánh xe mỗi năm
S = $45
H = $1 mỗi bánh xe mỗi năm
p = 800 bánh xe mỗi ngày
u = 48.000 bánh xe mỗi 240 ngày, hay 200 bánh xe mỗi ngày.
1. Q* = √2𝑆𝐷
𝐻 √
𝑝
𝑝−𝑢 = √
245(48.000)
1 √
800
800−200 = 2.400 bánh xe
2. TCmin = Chi phí lưu kho + Chi phí cài đặt = Imax
2 H + (D/Q*)S
Như vậy, trước tiên phải tính toán Imax:
Imax = 𝑄∗
p (p – u) =
2.400
800 (800 – 200) = 1.800 bánh xe
VÍ DỤ
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 46
TC = 1.800
2 x $1 +
48.000
2.400 x $45 = $900 + $900 = $1.800
3. Thời gian chu kỳ đơn hàng = 𝑄∗
u =
2.400
200 = 12 ngày
Như vậy, mỗi 12 ngày sẽ có một lô bánh xe được sản xuất
4. Thời gian sản xuất trong chu kỳ = 𝑄∗
p =
2.400
800 = 3 ngày
Như vậy, mỗi lô sản xuất cần ba ngày để hoàn thành.
1.4.3.3. Mô hình chiết khấu theo số lượng (QDM – Quantity Discounts Model)
Để tăng doanh số bán hàng, nhiều công ty thường đưa ra chính sách giảm giá khi
người mua mua với số lượng lớn. Chính sách bán hàng như vậy được gọi là bán hàng
chiết khấu theo số lượng mua. Nếu mua với số lượng lớn sẽ được giá thấp, nhưng lượng
dữ trữ sẽ tăng lên và làm tăng chi phí tồn kho. Tuy nhiên, xét về khía cạnh chi phí đặt
hàng thì khi lượng đặt hàng tăng lên sẽ dẫn đến chi phí đặt hàng giảm đi. Mục tiêu đặt ra
là chọn mức đặt hàng sao cho tổng chi phí hàng dự trữ hàng năm là nhỏ nhất. Trường hợp
này ta áp dụng mô hình khấu trừ theo số lượng QDM. Tổng chi phí hàng tồn kho được
tính như sau:
TC = 𝐷
𝑄 S +
Q
2 H + PD
Trong đó: P = Chi phí đơn vị
PD = Chi phí mua hàng
Trường hợp H là hằng số (chi phí lưu kho là không thay đổi)
Q* tính theo công thức mô hình căn bản là mức sản lượng chung cho mọi mức giá,
do vậy cách thực hiện sẽ như sau:
1. Tính Q* chung.
2. So sánh nếu lượng đặt hàng khả thi EOQ (Q*) nằm trong mức giá thấp nhất, thì
lượng Q* này cũng chính là lượng đặt hàng tối ưu.
3. Nếu Q* không trùng vào sản lượng tương ứng với mức giá thấp nhất, so sánh TC
của EOQ với tổng chi phí tính theo các mức giá thấp hơn.
4. Lượng đặt hàng tối ưu sẽ là lượng đặt hàng có tổng chi phí cung ứng và dự trữ là
nhỏ nhất
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 47
Bộ phận bảo trì của một siêu thị cần sử dụng 816 hộp nước tẩy rửa mỗi năm. Chi phí
đặt hàng là $12, chi phí lưu kho là $4 mỗi hộp lưu kho trong năm. Bảng giá do đơn vị
cung ứng đưa ra tương ứng với các mức đặt hàng cụ thể như sau: Đăt hàng dưới 50 hộp,
đơn giá là $20/hộp; từ 50 – 79 hộp, đơn giá là $18 hộp; 80 – 99 hộp, đơn giá là $17/hộp,
và đơn hàng lớn hơn, đơn giá $16. Hãy xác định lượng đặt hàng tối ưu và tổng chi phí.
D = 816 hộp mỗi năm S = $12 H = $4 mỗi hộp một năm
1. Q* chung = √
2𝑆𝐷
𝐻 = √
2(12)816
4 = 70 hộp
2. 70 hộp có thể được mua ở mức giá $18 mỗi hộp vì 70 nằm giữa khoảng 50 – 79.
Tổng chi phí đặt mua 816 hộp mỗi năm, tại mức số lượng 70 hộp mỗi đơn hàng,
sẽ là:
TC70 = Chi phí đặt hàng + Chi phí lưu kho + Chi phí mua hàng
= (D/Q*)S + (Q/2)H + PD
= (816/70)12 + (70/2)4 + 18(816) = $14.968
Bởi vì vẫn còn những mức sản lượng với giá thấp hơn, chúng ta cần kiểm tra so
sánh TC trong các trường hợp còn lại. Để mua được $17 mỗi hộp, chúng ta phải
mua tối thiểu 80 hộp. Tổng chi phí tại mức 80 hộp là:
TC80 = (816/80)12 + (80/2)4 + 17(816) = $14.154
Để có mức giá $16 mỗi hộp, tối thiểu 100 hộp phải được đặt hàng, và tổng chi phí
tại mức này là:
TC100 = (816/100)12 + (100/2)4 + 16(816) = $13.354
Như vậy, 100 hộp mỗi lần đặt hàng sẽ có tổng chi phí nhỏ nhất và 100 hộp là
lượng đặt hàng tối ưu.
Sản lượng Đơn giá
1 – 49 $20
50 – 79 $18
80 - 99 $17
100 hoặc hơn $16
VÍ DỤ
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 48
Trường hợp H không phải là hằng số:
Để tính được lượng hàng tối ưu Q* trong một đơn hàng, ta tiến hành bốn bước sau:
1. Xác định các mức sản lượng đặt hàng tối ưu theo các mức đơn giá khác nhau theo
công thức:
Q* = √2𝑆𝐷
𝐼.𝑃
Trong đó: I – Tỉ lệ % chi phí tồn kho tính theo giá mua một đơn vị hàng
P – Giá mua một đơn hàng.
Chi phí lưu kho H giờ đây là I.P vì giá cả hàng hóa là một biến số trong tổng chi
phí lưu kho
2. Điều chỉnh các mức sản lượng lên mức sản lượng được hưởng giá khấu trừ.
3. Tính tổng chi phí của hàng tồn kho cho các mức sản lượng đã điều chỉnh theo
công thức:
TC = D
Q S +
Q
2 I.P + P.D
4. Chọn Q* nào có tổng chi phí hàng tồn kho thấp nhất đã được xác định ở bước 3.
Q* được chọn chính là sản lượng tối ưu của đơn hàng (quy mô đơn hàng tối ưu)
với TCmin
Công ty Surge Electric sử dụng 5.000 bộ chuyển đổi một năm. Giá của bộ chuyển đổi
như sau: từ 1 – 999, đơn giá là $5; từ 1.000 – 1.999, đơn giá là $4,8; nhiều hơn 2.000, đơn
giá là $4,75. Chi phí đặt hàng là $30, và chi phí lưu kho là 20 phần trăm của chi phí mua
hàng đơn vị. Tính toán lượng đặt hàng tối ưu và tổng chi phí hằng năm.
D = 5.000
S = $49
H = I*P
I = 20% giá mua P
1. Xác định Q* với mức giá thấp nhất đến khi Q* nằm trong mức giá khả thi
(feasible range)
Sản lượng Đơn giá
1 – 999 $5
1.000 – 1.999 $4,8
2000 $4,75
VÍ DỤ
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 49
Q4,75 = 75,42,0
5000492
x
xx718
Q4,8 = 7148,42,0
5000492
x
xx
Q5 = 70052,0
50009,42
x
xx
2. Như vậy mức sản lượng ứng với đơn giá $5 là mức nằm trong feasible range. Tính
TC cho Q5, so sánh với TC cho sản lượng tối thiểu ở mức giá thấp hơn
TC = D
Q S +
Q
2 I.P + P.D
TC5 = 700.255500052,02
70049
700
5000 xxxx $
TC4,8 = 725.248,450008,42,02
100049
1000
5000 xxxx $
TC4,75 = 5,822.2475,4500075,42,02
200049
2000
5000 xxxx $
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 50
1.5. QUẢN LÝ DỰ ÁN
1.5.1. Giới thiệu
Người quản lý thường phải giám sát nhiều loại hoạt động. Một số trong đó là các hoạt động
thường quy (routine), mang tính chất lập đi lập lại, số khác liên quan tới những hoạt động không
thường quy (nonroutine). Dự án là tập hợp các hoạt động duy nhất (unique), một lần (one-time)
được thiết kế để hoàn thành một nhóm các mục tiêu trong một giới hạn thời gian. Các ví dụ về dự
án như dự án xây dựng một trung tâm mua sắm tích hợp, dự án hợp nhất nhiều công ty, và dự án
điều hành một chiến dịch tranh cử. Các ví dụ về dự án trong một doanh nghiệp như dự án thiết kế
các sản phẩm hoặc dịch vụ mới, dự án thiết kế một chiến dịch quảng cáo, dự án thiết kế các hệ
thống thông tin, thiết kế lại một quá trình, thiết kế dữ liệu, phát triển phần mềm, và dự án thiết kế
các trang web.
Dự án có thể liên quan đến chi phí. Một số có thời gian kéo dài, và một số liên quan tới một
số lượng lớn các hoạt động cần được lên kế hoạch và phối hợp một cách cẩn thận. Hầu hết dự án
được trông đợi hoàn thành dựa trên các mục tiêu về thời gian, chi phí, và sự hiệu quả. Để đạt
được điều đó, các mục tiêu phải được thiết lập và có tiêu chí ưu tiên. Các nhiệm vụ phải được xác
định và ước lượng thời gian. Các yêu cầu về nguồn lực phải được dự báo trước và kinh phí phải
được chuẩn bị sẵn sàng. Một khi đã triển khai, tiến độ dự án phải được giám sát để đảm bảo rằng
các mục tiêu lớn và nhỏ của dự án sẽ đạt được.
Phương pháp tiếp cận dự án cho phép tổ chức tập trung các nỗ lực hoàn thành một tập hợp
hẹp các mục tiêu hiệu quả trong khung giới hạn thời gian và chi phí. Các dự án thường đặt ra với
người quản lý rất nhiều vấn đề, chúng khác biệt ở nhiều khía cạnh với các hoạt động mang tính
thường quy. Các vấn đề về lập kế hoạch và phối hợp các hoạt động có thể rất phức tạp với các dự
án lớn. Dự án thường có hàng ngàn các hoạt động đòi hỏi lập kế hoạch và giám sát cẩn thận.
Chương này giới thiệu các khái niệm cơ bản về quản lý dự án. Bắt đầu là phần giới thiệu
một vài đặc điểm của quản lý dự án, một số khó khăn mà người quản lý gặp phải. Phần chính của
chương được dành cho việc giới thiệu các phương pháp đồ thị và tính toán được sử dụng trong
lập kế hoạch và lập tiến độ dự án.
Bảng 1.16 cung cấp một cái nhìn tổng quan về quản lý dự án
1.5.2. Một vài đặc điểm của quản lý dự án
Quản lý dự án khác với quản lý các hoạt động truyền thống chủ yếu ở chỗ thời gian bị giới
hạn và liên quan tới những hoạt động duy nhất (unique). Phần này mô tả một cách đầy đủ hơn
đặc tính của dự án và ứng dụng của nó. Vai trò của người quản lý dự án cũng được đề cập ở đây.
1.5.2.1. Các đặc điểm của dự án
Dự án trải qua nhiều bước – gọi là chu kỳ dự án (life cycle) – gồm lập kế hoạch định nghĩa
dự án, thực thi các hoạt động chính, và kết thúc dự án. Trong suốt chu kỳ dự án sẽ cần nhiều kỹ
năng khác nhau. Ví dụ như dự án xây dựng một ngôi nhà, đầu tiên là trình bày ý tưởng về dự án
và đánh giá tính khả thi. Sau đó vẽ bản vẽ mặt bằng có ký xác nhận bởi chủ nhà và có thể là cả
hội đồng xây dựng thị trấn hoặc những ban ngành khác. Tiếp sau đó là nhiều hoạt động khác, mỗi
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 51
Bảng 1. 16. Tổng quan về quản lý dự án
Quản lý dự án là gì? Là phương pháp quản lý dự án dựa trên nền tảng làm việc nhóm
Sự khác biệt với quản lý các hoạt động thông thường?
1. Giới hạn trong khung thời gian
2. Tập trung vào lĩnh vực nhỏ, mục tiêu cụ thể.
3. Ít quan liêu.
Tại sao quản lý dự án?
1. Các nhu cầu riêng biệt không thuộc một bộ phận quản lý chức năng nào
2. Áp lực cho ra đời sản phẩm hoặc dịch vụ mới, hoặc giảm chi phí
Các chi tiêu đo lường chính?
1. Thời gian
2. Chi phí
3. Các mục tiêu về hiệu quả
Các yếu tố chủ chốt để thành công?
1. Sự cam kết từ trên xuống dưới (top-down)
2. Người quản lý dự án được tôn trọng và có khả năng
3. Có đủ thời gian cho việc lập kế hoạch
4. Có sự giám sát và theo dõi cẩn thận
5. Trao đổi thông tin hiệu quả.
Các vấn đề cốt lõi tổ chức nhân sự? (administrative issues)
1. Trách nhiệm trong thi hành (executive responsibilities)
a. Lựa chọn dự án
b. Lựa chọn người quản lý dự án
c. Cấu trúc tổ chức dự án (ai sẽ nhận báo cáo từ người quản lý dự án)
2. Cấu trúc thay thế (organizational alternative)
a. Quản lý bên trong một đơn vị chức năng
b. Bổ nhiệm người cộng tác
c. Sử dụng một cấu trúc tổ chức ma trận với một người lãnh đạo.
Các công cụ quản lý dự án chính?
1. Work breakdown structure – WBS. Một công cụ lập kế hoạch cần thiết để xây dựng
một danh mục các hoạt động, trình tự hoạt động, và một bảng ước tính chi phí có tính
thực tế.
2. Network diagram. Sơ đồ mạng lưới. Một “bức tranh tổng thể” trực quan được sử dụng
để ước lượng thời gian dự án, xác định các hoạt động quan trọng đối với việc đảm bảo
tiến độ dự án, xác định các khu vực xuất hiện “slack time”, và xây dựng bảng tiến độ
các hoạt động
3. Sơ đồ Gantt – Gantt charts. Một sự hỗ trợ trực quan để lập kế hoạch và theo dõi các
hoạt động riêng biệt.
4. Quản lý rủi ro – Risk management. Phân tích các vấn đề hoặc thất bại có tính tiềm ẩn,
đánh giá mức độ xảy ra và hậu quả.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 52
hoạt động yêu cầu các kỹ năng riêng biệt, bắt đầu với việc chuẩn bị mặt bằng xây dựng, sau đó là
làm móng nhà, lắp dựng khung nhà, mái, xây dựng tường bao che, đi dây các loại, lắp đặt các bộ
phận trong bếp và nhà tắm, công tác hoàn thiện bên trong nhà, và sơn và carpeting. Các dự án
xây dựng lớn, các hoạt động nghiên cứu và phát triển (R&D), trong ngành công nghiệp vũ trụ, và
nhiều ví dụ khác cũng có trình tự giống như trên.
Dự án sẽ kết nối nhiều người với kiến thức và kỹ năng khác nhau, hầu hết họ gắn bó với dự
án trong khoảng thời gian ngắn hơn chu kỳ dự án. Vài người sẽ thay đổi hoạt động từ dự án này
sang dự án khác, và một số khác được “mượn” từ hoạt động bình thường của họ, “mượn” toàn
thời gian hay bán thời gian. Trường hợp sau thường xảy ra khi một sự án đặc biệt tồn tại bên
trong khung tổ chức của một doanh nghiệp truyền thống. Tuy nhiên, một vài doanh nghiệp lại
thường xuyên làm việc với dự án; ví dụ như các doanh nghiệp tư vấn, kiến trúc, nhà xuất bản, và
xây dựng. Trong các doanh nghiệp này, có những người dành toàn bộ thời gian của họ làm việc
với các dự án.
Một số doanh nghiệp sử dụng cấu trúc tổ chức kiểu ma trận cho phép họ tích hợp các hoạt
động của nhiều người từ các lĩnh vực khác nhau bên trong một khung chức năng. Ví dụ, họ có
những người chuyên chuẩn bị các bản báo giá, những người khác chuyên tập trung vào mảng kỹ
thuật, những người khác lại tập trung vào mảng marketing, và tương tự.
1.5.2.2. Các quyết định quan trọng trong quản lý dự án
Phần lớn sự thành công của các dự án phụ thuộc vào các quyết định quản lý quan trọng trên trình
tự các bước sau:
Quyết định dự án nào sẽ triển khai
Lựa chọn người quản lý dự án
Lựa chọn đội ngũ dự án
Lập kế hoạch và thiết kế dự án
Quản lý và kiểm soát các nguồn lực dự án
Quyết định khi nào một dự án nên kết thúc
Quyết định dự án nào sẽ triển khai. Liên quan tới định ra tiêu chuẩn được sử dụng để quyết
định dự án nào nên triển khai. Các yếu tố thường là chi phí, độ sẵn sàng của kiến thức phù hợp và
nhân lực có kỹ năng, và các cân nhắc chi phí – lợi ích. Dĩ nhiên, các yếu tố khác có thể tác động
đến các tiêu chuẩn, như là độ sẵn sàng của ngân quỹ, các vấn đề về an toàn.
Lựa chọn người quản lý dự án. Người quản lý dự án là người có vai trò trung tâm trong một dự
án. Phần tiếp theo sẽ thảo luận về chủ đề này.
Lựa chọn đội ngũ dự án. Đội ngũ dự án có thể có tác động to lớn tới sự thành công hay thất bại
của dự án. Các cân nhắc quan trọng bao gồm không chỉ kiến thức và kỹ năng nền tảng của mỗi
người, mà còn cách anh ta giao tiếp với người khác tốt như thế nào (đặc biệt là giao tiếp với
những người đã được chọn từ trước cho dự án) , sự nhiệt tình với dự án, các dự án mà anh ta đã
từng tham gia, và khả năng các dự án khác có thể can thiệp vào hoạt động của anh ta trong dự án
này.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 53
Lập kế hoạch và Thiết kế dự án. Lập kế hoạch và thiết kế dự án đòi hỏi quyết định về mục tiêu
hiệu suất dự án, thời gian hoàn thành dự án, phạm vi của dự án, hoạt động cần phải làm, được
làm như thế nào, phần hoạt động nào cần được thuê ngoài, nguồn lực gì cần đến, ngân sách, và
khi nào và bao lâu sẽ cần các nguồn lực.
Quản lý và kiểm soát các nguồn lực dự án. Điều này liên quan tới quản lý nhân công, thiết bị,
và ngân sách; thiết lập các bộ đo lường thích hợp để đánh giá dự án, theo dõi tiến độ; và có hành
động sửa sai nếu cần thiết. Ngoài ra còn cần thiết kế hệ thống thông tin và quyết định tài liệu dự
án nào cần phải có, nội dung của tài liệu và định dạng, khi nào cần đến chúng và ai cần, và chúng
nên được cập nhật bao lâu.
Quyết định khi nào một dự án nên kết thúc. Đôi khi nên chấm dứt một dự án hơn là đầu tư
thêm bất kỳ nguồn lực nào. Các cân nhắc ở đây là khả năng thành công, các chi phí kết thúc dự
án, và liệu rằng các nguồn lực có thể được tận dụng tốt hơn ở nơi khác hay không.
1.5.2.3. Người quản lý dự án
Người quản lý dự án mang trách nhiệm cực kỳ lớn tới sự thành công hay thất bại của dự án.
Anh ta/cô ta phải có khả năng làm việc thông qua nhiều người để hoàn thành các mục tiêu của dự
án. Người quản lý dự án chịu trách nhiệm quản lý một cách hiệu quả các vấn đề sau:
1. Hoạt động, sao cho tất cả các hoạt động cần thiết được hoàn thành theo trình tự mong
muốn, và các mục tiêu hiệu quả phải đạt được.
2. Nguồn nhân lực, sao cho những người làm việc cho dự án có định hướng và quyết tâm.
3. Giao tiếp, sao cho những người làm việc cho dự án có thông tin và có sự giao tiếp cần
thiết để hoàn thành dự án.
4. Chất lượng, sao cho các mục tiêu hiệu quả phải đạt được.
5. Thời gian, sao cho dự án hoàn thành đúng tiến độ.
6. Chi phí, sao cho dự án hoàn thành trong phạm vi ngân sách.
Để quản lý hiệu quả một dự án, người
quản lý phải có một loạt các kỹ năng. Các kỹ
năng bao gồm khả năng tạo động lực làm việc
và hướng dẫn người khác; ra quyết định; thúc
đẩy hoạt động khi cần thiết; sa thải; và theo
dõi thời gian, ngân sách, và các chi tiết kỹ
thuật. Đối với các dự án liên quan tới hoạt
động đã được xác định khá rõ ràng, các kỹ
năng trên của người quản lý chỉ cần vừa đủ
đáp ứng hoạt động. Tuy nhiên, với những dự
án chưa được xác định rõ ràng, và như vậy có
mức độ không chắc chắn cao, người quản lý
phải có kỹ năng lãnh đạo tốt. Kỹ năng lãnh
đạo bao gồm khả năng thích nghi với các
trường hợp thay đổi liên quan tới sự thay đổi
mục tiêu dự án, thay đổi yêu cầu kỹ thuật, và thành phần đội ngũ dự án. Với vai trò lãnh đạo,
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 54
người quản lý không những phải có khả năng xử lý các vấn đề trên, mà còn phải nhận diện được
nhu cầu cần thay đổi, quyết định các thay đổi nào là cần thiết, và làm việc để hoàn thiện chúng.
Hoạt động của người quản lý dự án vừa khó khăn vừa được tưởng thưởng. Người quản lý
phải cộng tác và tạo động lực cho người khác, đôi khi những người này thiếu sự trung thành với
những người quản lý khác trong khu vực chức năng của họ. Thêm vào đó, những người làm việc
cho dự án thường có nhiều kiến thức và kỹ năng chuyên môn mà người quản lý thiếu. Tuy vậy,
người quản lý lại được trông chờ hướng dẫn và đánh giá nỗ lực của nhân viên. Người quản lý dự
án thường làm việc trong một môi trường bao quanh với những sự không chắc chắn. Ngay cả như
vậy, các giới hạn về ngân quỹ và thời gian luôn áp đặt, điều này có thể tạo thêm áp lực lên cá
nhân. Cuối cùng, người quản lý dự án có thể không có thẩm quyền cần thiết để hoàn thành tất cả
mục tiêu của dự án. Thay vào đó, người quản lý đôi khi phải phụ thuộc vào sự thuyết phục và sự
cộng tác của những người khác để thực hiện các mục tiêu này.
Các vấn đề đạo đức thường phát sinh liên quan tới các dự án. Ví dụ bao gồm sự cám dỗ khai
không đúng sự thật các chi phí, tăng hay rút bớt thông tin để dự án được phê chuẩn, áp lực thay
đổi hoặc tạo các báo cáo sai lệch, thỏa hiệp với vấn đề an toàn của công nhân, và phê duyệt các
hoạt động dưới tiêu chuẩn. Trách nhiệm của người quản lý tại các cấp độ là duy trì và củng cố
các tiêu chuẩn đạo đức. Hơn thế nữa, nhân viên thường căn cứ vào thái độ của cấp trên để hành
động, vì vậy điều quan trọng là người quản lý phải là kiểu mẫu về ứng xử đạo đức.
Vị trí của người quản lý dự án đòi hỏi có tầm nhìn xa. Các tưởng thưởng hoạt động quản lý
dự án đến từ các thách thức sáng tạo của hoạt động, các lợi ích liên quan tới sự thành công của
dự án (thăng chức và tăng lương), and sự thỏa mãn cá nhân khi nhìn thấy hoạt động trôi chảy từ
đầu đến cuối.
1.5.2.4. Thuận lợi và khó khăn khi làm việc trong các dự án
Nhân viên được lựa chọn làm việc trong dự án vì kiến thức và kỹ năng mà họ sở hữu. Tuy
nhiên trong một số trường hợp, người quản lý có thể do dự khi lựa chọn nhân viên, ngay cả khi là
hoạt động bán thời gian, vì có thể việc đó đòi hỏi phải huấn luyện một người mới làm một hoạt
động tạm thời. Hơn thế nữa, người quản lý không muốn giảm bớt hoạt động của các nhân viên
tốt. Nhân viên không phải luôn hào hứng tham gia vào các dự án vì điều đó có thể đòi hỏi họ phải
làm việc cho hai ông chủ, những người có các yêu cầu khác nhau, sự gián đoạn hoạt động hàng
ngày, và sự rủi ro bị thay thế cho hoạt động hiện thời. Hơn thế nữa, nỗi sợ có dính líu tới dự án
không thành công ảnh hưởng tới sự phát triển nghề nghiệp. Trong rất nhiều trường hợp, khi một
dự án quan trọng kết thúc và đội ngũ dự án giải tán, thành viên dự án có xu hướng xa rời khỏi tổ
chức vì sự khó khăn trong trở lại hoạt động ban đầu. Điều này rõ ràng hơn sau với các dự án kéo
dài và ít rõ rệt hơn khi thành viên đội ngũ làm việc bán thời gian cho dự án.
Đi kèm với những rủi ro tiềm ẩn, nhân viên bị hấp dẫn bởi sự tưởng thưởng có thể khi làm
việc trong dự án. Đầu tiên là môi trường năng động trong dự án, thường đối nghịch với môi
trường đơn điệu của các hoạt động lập đi lập lại. Một vài cá nhân dường như phát triển mạnh
trong những môi trường năng động; họ hồ hởi với các thử thách khi làm việc dưới áp lực và xử lý
các vấn đề mới. Như vậy, dự án có thể đưa đến cơ hội gặp gỡ những người mới và gia tăng cơ
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 55
hội nghề nghiệp tương lai, đặc biệt nếu dự án thành công. Thêm vào đó, làm việc trong các dự án
thường tạo cảm hứng tinh thần đồng đội, gia tăng động lực làm việc và đạo đức để đạt được
thành công khi hoàn thành các mục tiêu dự án.
1.5.3. Chu kỳ dự án
Quy mô, thời gian thực hiện, và phạm vi của dự án thay đổi mạnh tùy thuộc vào đặc điểm và
mục tiêu của dự án. Tuy nhiên, tất cả các dự án đều có một số điểm giống nhau: Chúng trải qua
chu kỳ dự án, thường gồm bốn giai đoạn:
1. Định nghĩa dự án - Definition. Gồm hai phần: (a) khái niệm, tại thời điểm này tổ chức
nhận ra nhu cầu cho một dự án, và (b) phân tính tính khả thi, nghiên cứu các yếu tố mong
đợi như chi phí, lợi ích, và rủi ro của dự án.
2. Lập kế hoạch - Planning, thể hiện các chi tiết của hoạt động và đưa ra các ước lượng sự
cần thiết về nguồn nhân lực, thời gian, và chi phí.
3. Triển khai - Execution, thời gian này dự án được thực hiện. Giai đoạn này thường chiếm
phần lớn thời gian và nguồn lực dự án.
4. Kết thúc – Termination, giai đoạn này khép lại dự án. Việc kết thúc có thể liên quan đến
phân bổ lại nhân viên và xử lý các vật tư, trang thiết còn lại (v.d., bán hoặc chuyển
nhượng thiết bị), và các nguồn lực khác liên quan tới dự án
Hình 1. 7. Chu kỳ dự án
Cần lưu ý rằng các giai đoạn có thể chồng lấn lên nhau, như vậy một giai đoạn có thể chưa
kết thúc hoàn toàn trước khi giai đoạn kế tiếp bắt đầu. Điều này có thể giảm thời gian cần để di
chuyển qua chu kỳ dự án, có lẽ nó cũng tạo nên một vài lợi thế cạnh tranh và tiết kiệm chi phí.
Hình 1.7 minh họa các giai đoạn trong một chu kỳ dự án.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 56
1.5.4. Work Breakdown Structure (WBS)
Hình 1. 8. Work breakdown structure
Bởi vì những dự án lớn thường liên quan tới một số lượng lớn các hoạt động, người lập kế
hoạch cần biết một số phương pháp để xác định chính xác hoạt động gì cần làm. Một trong các
phương pháp đó là xây dựng Bảng chi tiết hoạt động (WBS). WBS là một bảng liệt kê theo thứ tự
các hoạt động cần làm trong dự án. Phương pháp này thiết lập nên một bộ khung logic để xác
định các hoạt động cần thiết cho dự án. (xem Hình 1.8). Bước đầu tiên trong xây dựng WBS là
xác định các yếu tố chủ chốt của dự án. Chúng là các ô vuông Mức độ 2 trong Hình 1.8. Bước
tiếp theo là xác định các hoạt động hỗ trợ chính cho các yếu tố chủ chốt đó. Chúng là các ô
vuông Mức độ 3 trong Hình 1.8. Sau đó, mỗi hoạt động hỗ trợ chính đó sẽ được chi tiết thành
danh sách các hoạt động cần để hoàn thành nó – Mức độ 4. (Vì mục đích minh họa, chỉ có một
phần của Mức độ 4 được thể hiện.) Thông thường, có rất nhiều hoạt động trong danh sách ở Mức
độ 4. Các dự án lớn sẽ có thêm nhiều mức độ nữa. Hình 1.8 đưa ra vài khái niệm cơ bản về Bảng
chi tiết hoạt động WBS.
Xây dựng một bảng chi tiết hoạt động tốt đòi hỏi nhiều thời gian và nỗ lực vì những việc
không chắc chắn liên quan tới một dự án và/hoặc quy mô của dự án. Thông thường, thời gian
dành cho việc xây dựng bảng chi tiết hoạt động lớn hơn nhiều thời gian dành cho việc xây dựng
bảng tiến độ dự án. Tầm quan trọng của WBS được nhấn mạnh bởi yếu tố là danh sách các hoạt
động sẽ đóng vai trò như là điểm then chốt cho lập kế hoạch và thực hiện dự án. Hơn thế nữa,
WBS là nền tảng để xây dựng thời gian dự án.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 57
1.5.5. Lập kế hoạch và lập tiến độ với sơ đồ Gantt
Hình 1. 9. Sơ đồ Gantt cho ví dụ ngân hàng
Sơ đồ Gantt là một công cụ phổ biến trong lập kế hoạch và lập tiến độ những dự án đơn
giản. Nó cho phép người quản lý lập tiến độ các hoạt động và sau đó theo dõi tiến độ theo thời
gian bằng cách so sánh tiến độ đã lên kế hoạch và tiến độ thực tế. Hình 1.9 minh hoạt một sơ đồ
Gantt cho kế hoạch của một ngân hàng xây dựng một phòng marketing mới. Để chuẩn bị cho sơ
đồ, phó giám đốc quản lý dự án đầu tiên phải xác định các hoạt động chính cần làm. Sau đó là
ước lượng thời gian cho mỗi hoạt động, và xác định trình tự các hoạt động. Một khi hoàn chỉnh,
sơ đồ thể hiện các hoạt động nào sẽ diễn ra, thời gian dự kiến, và khi nào chúng diễn ra. Sau đó,
khi dự án đang trong quá trình triển khai, người quản lý có khả năng thấy được hoạt động nào
vượt tiến độ, hoạt động nào chậm tiến độ. Điều này cho phép người quản lý tập trung trực tiếp
vào hoạt động nào cần quan tâm để thúc đẩy tiến độ dự án.
Bên cạnh vai trò là một công cụ trực quan, lợi thế của sơ đồ Gantt là tính đơn giản. Tuy
nhiên, sơ đồ Gantt không thể hiện được các mối quan hệ giữa các hoạt động, điều này có thể rất
quan trọng để quản lý dự án hiệu quả. Ví dụ, nếu một trong các hoạt động phía trước bị trễ, người
quản lý cần phải nhanh chóng xác định được các hoạt động ở phía sau nào sẽ bị ảnh hưởng bởi sự
chậm trễ đó. Ngược lại, một vài hoạt động có thể trễ trong phạm vi cho phép mà không gây ảnh
hưởng tới tiến độ chung của dự án. Sơ đồ Gantt không trực tiếp thể hiện điều đó. Trong các dự án
phức tạp, thông thường người ta sử dụng sơ đồ mạng – network diagram, sẽ được giới thiệu trong
phần tiếp theo, cho các mục đích lập tiến độ.
1.5.6. PERT VÀ CPM
PERT (program evaluation and review technique) và CPM (critical path method) là hai
trong số các kỹ thuật được sử dụng rộng rãi nhất trong lập kế hoạch và phối hợp các dự án quy
mô lớn. Bằng cách sử dụng PERT hoặc CRM, người quản lý có khả năng đạt được:
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 58
1. Một hiển thị đồ họa về các hoạt động của dự án
2. Một ước lượng thời gian hoàn thành dự án
3. Xác định được các hoạt động nào giữ vai trò quan trọng nhất đến việc hoàn thành đúng
tiến độ dự án.
Mặc dù PERT và CPM được phát triển một cách độc lập, chúng có điểm tương đồng lớn.
Hơn thế nữa, nhiều sự khác biệt ban đầu giữa chúng đã biến mất khi người dùng lấy các đặc tính
từ kỹ thuật này sử dụng với kỹ thuật kia. Về mục tiêu ứng dụng, hai kỹ thuật này là giống nhau;
các mô tả và trình tự được giới thiệu sẽ áp dụng cho phân tích CPM cũng như PERT.
1.5.6.1. Sơ đồ mạng lưới – The network diagram
Một trong các đặc điểm chính của PERT và các các kỹ thuật liên quan là việc sử dụng một
mạng lưới hay là sơ đồ quan hệ trước sau để mô tả các hoạt động chính của dự án và mối quan hệ
trước sau của chúng. Có hai quy ước hơi khác biệt trong việc xây dựng sơ đồ mạng lưới này. Một
bên sử dụng các mũi tên để thể hiện hoạt động; bên kia sử dụng các nút để thể hiện hoạt động.
Chúng được gọi là activity-on-arrow (AOA) và activity-on-node (AON). Hoạt động sẽ tiêu tốn
nguồn lực và/hoặc thời gian. Các nút trong phương pháp AOA thể hiện điểm bắt đầu và kết thúc
của hoạt động, còn gọi là biến cố. Các biến cố là các điểm trong thời gian. Không giống như hoạt
động, chúng không tiêu tốn nguồn lực hoặc thời gian. Các nút trong sơ đồ AON thể hiện các hoạt
động.
Hình 1. 10. Ví dụ một sơ đồ mạng lưới đơn giản.
Hai quy ước này được minh họa ở Hình 1.10, sử dụng ví dụ về ngân hàng đã được trình bày
trong Sơ đồ Gantt Hình 1.10. So sánh cả hai. Trong sơ đồ AOA, các mũi tên thể hiện hoạt động
và chúng thể hiện trình tự trong đó các hoạt động phải được thực hiện (ví dụ, Phỏng vấn –
Interview xảy ra trước Thuê và huấn luyện – Hire and Train); trong sơ đồ AON, các mũi tên chỉ
thể hiện trình tự trong đó các hoạt động phải được thực hiện trong khi các nút thể hiện hoạt động.
Các hoạt động trong mạng lưới AOA có thể được đề cập tới bằng một trong hai cách. Một là
bằng điểm kết thúc (ví dụ, hoạt động 2-4) và cái khác là bằng chữ đi kèm với mũi tên (ví dụ, hoạt
động c). Cả hai phương pháp đều được minh họa trong chương này. Các hoạt động trong mạng
AON được thể hiện bằng chữ (hoặc số) đi kèm với nút. Mặc dù hai phương pháp này hơi khác
nhau, chúng đều thể hiện mối quan hệ trước sau – điều sơ đồ Gantt không làm được. Lưu ý rằng
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 59
sơ đồ AON có nút bắt đầu là S, đây thật ra không phải là một hoạt động nhưng được thêm vào để
có một nút khởi đầu mà thôi.
Cho dù có những sự khác biệt, hai quy ước này tương đối giống nhau, vì vậy chúng ta sẽ
không gặp nhiều khó khăn trong việc hiểu chúng. Hai phương pháp này đều được sử dụng rộng
rãi. Tuy nhiên, một tổ chức thường chỉ sử dụng một phương pháp, và nhân viên sẽ phải làm việc
với phương pháp đó. Hơn thế nữa, một nhà thầu làm việc cho tổ chức đó có thể sử dụng phương
pháp kia, như vậy nhân viên của tổ chức này, những người làm việc trực tiếp với nhà thầu, sẽ có
lợi từ kiến thức của cả hai.
Điều quan tâm nhất với người quản lý trong sơ đồ mạng lưới là các đường dẫn (paths). Một
đường dẫn là một chuỗi các hoạt động kể từ nút khởi đầu đến nút cuối cùng. Ví dụ, trong sơ đồ
AOA, trình tự 1-2-4-5-6 là một đường dẫn. Trong sơ đồ AON, S-1-2-6-7 là một đường dẫn. Lưu
ý rằng trong cả hai sơ đồ đều có ba đường dẫn. Một lý do nêu lên tầm quan trọng của đường dẫn
là chúng tiết lộ mối quan hệ trước sau. Sự quan trọng của mối quan hệ trước sau không thể đánh
giá thấp: Nếu một hoạt động trong trình tự bị trì hoãn (trễ) hoặc làm sai, các hoạt động tiếp theo
sẽ bắt đầu trễ.
Một khía cạnh quan trọng khác của đường dẫn là chiều dài đường dẫn: Bao lâu thì một chuỗi
các hoạt động cụ thể nào đó hoàn thành? Độ dài (thời gian) của bất kỳ đường dẫn nào có thể
được xác định bằng cách cộng các thời gian mong đợi của các hoạt động trong đường dẫn đó.
Đường dẫn với thời gian lớn nhất sẽ chi phối thời gian hoàn thành dự án. Nói cách khác, thời
gian mong đợi hoàn thành dự án bằng thời gian mong đợi của đường dẫn lớn nhất. Nỗ lực rút
ngắn thời gian hoàn thành dự án phải tập trung vào đường dẫn lớn nhất này. Bởi vì tính ảnh
hưởng của nó đến thời gian dự án hoàn thành, đường dẫn lớn nhất được gọi là đường dẫn quan
trọng - critical path, và các hoạt động của nó được gọi là các hoạt động quan trọng – critical
activities.
Các đường dẫn ngắn hơn đường dẫn quan trọng có thể chấp nhận một số trì hoãn mà không
gây ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành dự án với điều kiện độ dài lớn nhất đường dẫn đó không
vượt quá chiều dài của đường dẫn quan trọng. Độ trễ cho phép của bất kỳ đường dẫn nào gọi là
độ chùng - slack, và nó phản ánh sự khác nhau giữa chiều dài của đường dẫn đó với chiều dài
đường dẫn quan trọng – critical path. Đường dẫn quan trọng, do đó, có độ chùng bằng zero.
1.5.6.2. Các quy tắc mạng – Network conventions
Xây dựng và diễn giải các sơ đồ mạng lưới đòi hỏi sự quen thuộc với các quy tắc mạng lưới.
Bảng 1.17 minh họa một vài trong số các đặc điểm cơ bản và thông dụng nhất của sơ đồ mạng
lưới. Điều này sẽ cung cấp nền tảng đủ để hiểu các khái niệm cơ bản liên quan tới sơ đồ quan hệ
trước sau và cho phép chúng ta giải các vấn đề thông thường.
Một điểm đặc biệt đôi khi được sử dụng trong sơ đồ AOA để làm rõ các mối quan hệ là hoạt
động giả - dummy activity. Để nhận biết được sự cần thiết sử dụng một hoạt động giả sử dụng
phương pháp AOA, khi có một bảng liệt kê các hoạt động và mỗi hoạt động đều có hoạt động
trước đó. Xem xét danh sách “Immediate Predecessor”, tìm kiếm các trường hợp nơi nhiều hoạt
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 60
động được liệt kê, chẳng hạn a, b trong danh sách ở dưới. Nếu a hoặc b xuất hiện độc lập trong
danh sách (như là a trong ví dụ này), một hoạt động giả sẽ cần thiết để làm rõ mối quan hệ.
Bảng 1. 17. Các quy tắc mạng lưới
1.5.7. Ước lượng thời gian có tính chính xác
Một yếu tố quan trọng trong kỹ thuật PERT và CPM là nếu các ước lượng thời gian hoạt
động có tính chất xác suất hay chính xác. Nếu ước lượng thời gian được thực hiện với độ tự tin
cao độ rằng thời gian thật sự sẽ xảy ra khá chắc chắn, chúng ta nói ước lượng đó có tính chính
xác. Nếu thời gian thật sự xảy ra có thể sai lệch, chúng ta nói rằng ước lượng đó có tính là xác
suất. Ước lượng thời gian xác suất phải bao gồm một chỉ định về mức độ sai lệch.
Phần này minh hoạt phân tích mạng lưới với ước lượng thời gian xác định. Phần sau sẽ trình
bày ước lượng thời gian xác suất.
Một trong các cách tốt nhất để hiểu về đặc tính của phân tích mạng lưới là tìm hiểu một ví
dụ đơn giản.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 61
Thông tin về mạng lưới ở Hình 1.10 được thể hiện ở Hình 1.11.
Hình 1. 11. Sơ đồ AOA
Hãy tính toán:
a. Chiều dài mỗi đường dẫn.
b. Đường dẫn quan trọng.
c. Thời gian hoàn thành dự kiến của dự án.
d. Thời gian chùng – slack time – cho mỗi đường dẫn.
ĐÁP ÁN.
a. Như thể hiện trong bảng phía dưới, các chiều dài đường dẫn là 18 tuần, 20 tuần, và 14 tuần.
b. Đường dẫn 1-2-5-6 có chiều dài lớn nhất, nên nó là đường dẫn quan trọng.
c. Thời gian hoàn thành dự kiến bằng chiều dài của đường dẫn quan trọng, 20 tuần.
d. Chúng ta xác định độ chùng của mỗi đường dẫn bằng cách trừ chiều dài của nó với chiều dài
của đường dẫn quan trọng, như thể hiện ở cột ngoài cùng của bàng. (Ghi chú: Đôi khi cần phải
xác định độ chùng của mỗi hoạt động. Phần tiếp theo sẽ giới thiệu phương pháp tính độ chùng
cho mỗi hoạt động).
VÍ DỤ
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 62
1.5.8. Thuật toán tính toán
Rất nhiều mạng lưới dự án trên thực tế lớn hơn nhiều so với mạng đơn giản được minh họa
ở ví dụ trên; chúng thường có hàng trăm đến hàng nghìn hoạt động. Bởi vì các tính toán có thể
trở nên quá phức tạp và tốn thời gian, các mạng lưới lớn được phân tích bởi chương trình máy
tính thay vì bằng thủ công. Người lập kế hoạch sử dụng một thuật toán để xây dựng bốn phần
thông tin về hoạt động mạng lưới:
ES, thời gian sớm nhất hoạt động có thể bắt đầu, giả thiết rằng toàn bộ hoạt động trước đó bắt
đầu càng sớm càng tốt
EF, thời gian sớm nhất hoạt động có thể hoàn thành
LS, thời gian chậm nhất hoạt động có thể bắt đầu và không làm trì hoãn dự án
LF, thời gian chậm nhất hoạt động có thể hoàn thành và không làm trì hoãn dự án
Một khi các giá trị trên được xác định, chúng có thể được sử dụng để tìm:
1. Thời gian dự kiến của dự án
2. Thời gian chùng.
3. Đường dẫn quan trọng.
ACTIVITY – ON – ARROW
Ba ví dụ tiếp theo sẽ minh họa làm thế nào để tính toán các giá trị trên sử dụng sơ đồ quan hệ
trước sau ở ví dụ 1.
Tính toán thời gian ES và EF cho mỗi hoạt động trong sơ đồ Hình 1.11
ĐÁP ÁN. Bắt đầu bằng cách đặt các khung tại hai đầu của hoạt động bắt đầu:
Chúng ta muốn tính toán và đặt trong các khung cho mỗi hoạt động giá trị ES và EF, như sau:
Làm như vậy cho tất cả các hoạt động, bắt đầu tại phía tay trái của sơ đồ quan hệ và di chuyển
dần sang bên phải.
Một khi ES đã được xác định cho mỗi hoạt động, EF có thể được tìm bằng cách cộng thời gian
hoạt động, t, vào ES: EF = ES + t
VÍ DỤ
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 63
Sử dụng ES = 0 cho hoạt động khởi đầu. Như vậy, các hoạt động 1-2 và 1-3 được phân bổ ES =
0. Điều này cho phép tính toán EF cho chúng như sau:
EF1-2 = 0 + 8 = 8 và EF1-3 = 0 + 4 = 4
Thời gian EF cho một hoạt động trở thành thời gian ES cho hoạt động kế tiếp nó trong sơ đồ.
Như vậy, bởi vì hoạt động 1-2 có EF bằng 8, cả hai hoạt động 2-4 và 2-5 có ES bằng 8. Tương
tự, hoạt động 3-5 có ES = 4
Điều này dẫn tới việc tính toán thời gian EF của các hoạt động: EF2-4 = 8 + 6 = 14; EF2-5 = 8 + 11
= 19 và EF3-5 = 4 + 9 = 13.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 64
Thời gian ES cho hoạt động 4-5 là thời gian EF cho hoạt động 2-4, tức là 14. Sử dụng giá trị này,
chúng ta tìm được EF cho hoạt động 4-5 là 17; EF4-5 = 14 + 3 = 17.
Để tính toán ES cho hoạt động 5-6, chúng ta phải nhận thấy rằng hoạt động 5-6 không thể bắt
đầu cho đến khi mỗi hoạt động trước đó hoàn thành. Như vậy, giá trị thời gian EF lớn nhất cho
ba hoạt động trước hoạt động 5-6 sẽ xác định ES5-6. Như vậy, ES cho hoạt động 5-6 là 19.
EF cho hoạt động cuối cùng, 5-6, là 20. EF5-6 = 19 + 1 = 20. Lưu ý rằng giá trị EF lớn nhất là thời
gian dự án. Như vậy, thời gian dự kiến hoàn thành dự án là 20 tuần.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 65
Việc tính toán ES và EF dựa theo hai quy tắc đơn giản sau:
1. EF cho bất cứ hoạt động nào bằng ES của nó cộng với thời gian kéo dài dự kiến, t:
EF = ES + t
2. ES cho các hoạt động tại các nút có một mũi tên đi vào (entering arrow) bằng với EF của
mũi tên đó. ES của các hoạt động tại các nút với nhiều mũi tên đi vào bằng với EF lớn
nhất của mũi tên.
Việc tính toán LS và LF dựa theo hai quy tắc sau:
1. LS của mỗi hoạt động bằng LF của hoạt động đó trừ thời gian kéo dài dự kiến, t:
LS = LF – t
2. Đối với các nút với một mũi tên đi ra, LF cho các mũi tên đi vào (entering arrow) bằng
LS của mũi tên đi ra (leaving arrow). Đối với các nút với nhiều mũi tên đi ra, LF cho các
mũi tên đi vào bằng LS nhỏ nhất của các mũi tên đi ra.
Việc tìm thời gian ES và EF liên quan tới tiến về phía trước (forward pass) theo sơ đồ mạng lưới.
Tìm thời gian LS và LF liên quan tới lùi về phía sau (backward pass) theo sơ đồ mạng lưới. Như
vậy, chúng ta phải bắt đầu với EF của hoạt động cuối cùng và sử dụng thời gian đó như là LF cho
hoạt động cuối cùng. Sau đó chúng ta có LS cho hoạt động cuối cùng bằng cách trừ LF với thời
gian kéo dài dự kiến.
Tính toán thời gian hoàn thành trễ nhất và sớm nhất cho sơ đồ quan hệ trước sau đã
trình bày trong Ví dụ 2.
ĐÁP ÁN. Chúng ta phải thêm giá trị LS và LF vào các khung trong sơ đồ:
Bắt đầu bằng cách đặt thời gian LF cho hoạt động cuối cùng bằng EF của hoạt động đó. Như vậy,
LF5-6 = EF5-6 = 20 tuần
Tính giá trị LS cho hoạt độn 5-6 bằng cách trừ LF cho thời gian hoạt động, t, LS5-6 = LF5-6 – t =
20 – 1 = 19
Ghi các giá trị vào sơ đồ:
VÍ DỤ
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 66
Thời gian LS = 19 của hoạt động 5-6 bây giờ trở thành thời gian LF cho mỗi hoạt động
trước hoạt động 5-6. Điều này cho phép tính toán thời gian LS của các hoạt động: Lấy LF trừ đi
thời gian hoạt động của mỗi hành động. LS cho hoạt động 3-5 là 19 – 9 = 10.
Tiếp theo, LS cho hoạt động 4-5, là 16, trở thành LF cho hoạt động 2-4, và LS cho hoạt
động 3-5, là 10, trở thành LF cho hoạt động 1-3. Sử dụng các giá trị này, chúng ta tìm LS cho
mỗi hoạt động bằng cách lấy LF trừ đi thời gian hoạt động.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 67
LF cho hoạt động 1-2 là giá trị nhỏ hơn trong hai giá trị LS của các hoạt động sau 1-2. Như
vậy, LF cho hoạt động 1-2 bằng 8. Lý do chúng ta sử dụng giá trị nhỏ hơn là vì hoạt động 1-2
phải hoàn thành tại thời điểm cho phép các hoạt động phía sau nó có thể bắt đầu khôn trễ hơn
thời gian LS của chúng.
Một khi chúng ta đã xác định được thời gian LF cho hoạt động 1-2, tìm giá trị LS bằng cách
lấy LF trừ đi thời gian hoạt động. Như vậy thời gian LS bằng 0 .
CÁC QUY TẮC
Ghi chú: Với sơ đồ AON, nếu nút khởi đầu và nút kết thúc không có thời gian đi kèm với nó, bỏ
qua nút đó.
Forward Pass
Với mỗi đường dẫn, tính toán từ trái qua phải.
Đối với mỗi hoạt động bắt đầu: ES = 0
Đối với mỗi hoạt động: ES + Activity time = EF
Đối với các hoạt động tiếp theo: ES = EF của hoạt động trước đó.
Ghi chú: Nếu một hoạt động có nhiều hoạt động ngay trước nó, lấy ES của nó là EF lớn nhất của
các hoạt động ngay trước nó.
Backward pass
Với mỗi đường dẫn, tính toán từ phải qua trái của sơ đồ
Sử dụng giá trị EF lớn nhất như là LF cho toàn bộ các hoạt động kết thúc.
Đối với mỗi hoạt động: LS = LF – Thời gian hoạt động
Với hoạt động phía trước: LF = LS của hoạt động tiếp theo
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 68
Ghi chú: Nếu một hoạt động có nhiều hoạt động đi sau nó, lấy LF bằng LS nhỏ nhất của các hoạt
động đi sau đó.
1.5.9. Tính toán thời gian chùng – Slack times
Thời gian chùng có thể được tính toán theo hai cách
Thời gian chùng = LS – ES hoặc LF – EF
Đường dẫn quan trọng sử dụng thuật toán tính toán này được biểu thị bằng các hoạt động có
độ chùng bằng zero. Như vậy, bảng tính trong thí dụ 4 cho thấy các hoạt động 1-2, 2-5, và 5-6 là
các hoạt động quan trọng.
Thời gian chùng cung cấp cho người quản lý thông tin về lập kế hoạch phân bổ các nguồn
lực khan hiếm và để hướng sự tập trung nỗ lực về các hoạt động có tiềm năng làm chậm dự án.
Các thời gian chùng được tính dựa trên giả thiết rằng toàn bộ các hoạt động trên cùng một đường
dẫn sẽ được bắt đầu càng sớm càng tốt và không vượt quá thời gian dự kiến của chúng. Hơn thế
nữa, nếu hai hoạt động đều trên cùng một đường dẫn (ví dụ, hoạt động 2-4 và 4-5 trong ví dụ
trước) và có thời gian chùng giống nhau (ví dụ, hai tuần), đó sẽ là thời gian chùng tổng cộng của
cả hai. Tóm lại, các hoạt động đó chia sẻ cùng một thời gian chùng. Như vậy, nếu hoạt động đầu
tiên sử dụng toàn bộ thời gian chùng, thời gian chùng cho các hoạt động sau sẽ là zero.
Bảng 1. 18. Bảng tính toán
Tính toán thời gian chùng cho ví dụ trước.
ĐÁP ÁN. Chúng ta có thể sử dụng thời gian bắt đầu hay thời gian kết thúc. Giả thiết chúng ta
chọn thời gian bắt đầu. Sử dụng thời gian ES đã tính toán trong Ví dụ 2 và LS trong Ví dụ 3, thời
gian chùng là:
VÍ DỤ
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 69
1.5.10. Ước lượng thời gian có tính xác suất
Phần trình bày ở trên giả thiết rằng thời gian các hoạt động được biết và không thay đổi.
Trong khi các điều kiện đó có thể tồn tại trong một vài trường hợp, nhiều trường hợp khác chúng
không tồn tại. Kết quả là, các trường hợp đó đòi hỏi sử dụng phương pháp xác suất.
Phương pháp xác suất liên quan tới ba ước lượng thời gian cho mỗi hoạt động thay vì một:
1. Optimistic time – Thời gian lạc quan nhất: Là khoảng thời gian hoạt động hoàn thành
dưới các điều kiện tối ưu nhất, to
2. Pessimistic time – Thời gian bi quan nhất: Là khoảng thời gian hoạt động hoàn thành
dưới các điều kiện xấu nhất, tp
3. Most likely time – Thời gian có khả năng xảy ra nhất: Là khoảng thời gian hoạt động
hoàn thành có thể xảy ra nhất, tm
Hình 1. 12. Phân phối Beta cho ước lượng thời gian có tính xác suất
Người quản lý hay những ai với hiểu biết về dự án có thể ước lượng các giá trị thời gian
trên.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 70
Phân phối beta thường được sử dụng để mô tả các biến đổi trong ước lượng thời gian (Hình
1.12). Mặc dù không có đánh giá lý thuyết thực sự cho việc sử dụng phân phối beta, phân phối
này có một vài đặc điểm khiến nó có sức hấp dẫn trong thực tế: Phân phối này có thể đối xứng
hoặc nghiêng về bên trái hoặc bên phải tùy thuộc vào đặc tính của một hoạt động cụ thể; giá trị
trung bình và độ lệch của một phân phối có thể dễ dàng đạt được từ ba thông số ước lượng thời
gian kể trên, và một phân phối là đơn thức với sự tập trung cao của xác suất quanh giá trị ước
lượng Most likely time
Các thông số quan trọng trong phân tích mạng lưới là giá trị thời gian trung bình hay thời
gian dự kiến cho mỗi hoạt động, te, và phương sai của mỗi thời gian hoạt động, δi2
. Thời gian dự
kiến của mỗi hoạt động, te, là bình quân trọng số của ba thông số ước lượng thời gian:
𝑡𝑒 =𝑡𝑜 + 4𝑡𝑚 + 𝑡𝑝
6
Thời gian dự kiến của một đường dẫn (ví dụ, thời gian trung bình đường dẫn) bằng tổng các
thời gian dự kiến của các hoạt động trên đường dẫn đó.
Thời gian trung bình đường dẫn = Σ các thời gian dự kiến của các hoạt động trên đường dẫn
Độ lệch chuẩn của mỗi thời gian hoạt động được ước tính bằng một phần sáu của sự sai khác
giữa ước lượng thời gian lạc quan nhất và bi quan nhất. Chúng ta tính phương sai bằng cách lấy
bình phương độ lệch chuẩn.
𝛿2 =(𝑡𝑝 − 𝑡𝑜)2
36
Độ lớn của phương sai phản ánh mực độ không chắc chắn liên quan tới thời gian hoạt động:
Phương sai càng lớn, độ không chắc chắn càng cao.
Độ lệch chuẩn của thời gian dự kiến của mỗi đường dẫn bằng tổng của các phương sai trên
một đường dẫn và lấy căn bậc hai của số đó, như vậy là:
𝛿đườ𝑛𝑔 𝑑ẫ𝑛 = √𝛴(𝑝ℎươ𝑛𝑔 𝑠𝑎𝑖 𝑐ủ𝑎 𝑐á𝑐 ℎ𝑜ạ𝑡 độ𝑛𝑔 𝑡𝑟ê𝑛 đườ𝑛𝑔 𝑑ẫ𝑛
Sơ đồ mạng lưới cho một dự án được cho trong hình bên dưới, với ba thông số ước
lượng thời gian cho mỗi hoạt động. Thời gian hành động được tính theo tuần. Hãy:
a. Tính thời gian dự kiến của mỗi hoạt động và thời gian dự kiến của mỗi đường dẫn.
b. Xác định đường dẫn quan trọng.
c. Tính phương sai của mỗi hoạt động và phương sai và độ lệch chuẩn của mỗi đường dẫn.
VÍ DỤ
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 71
Sơ đồ AON:
ĐÁP ÁN:
a.
b. Đường dẫn có thời gian dự kiến hoàn thành dài nhất là đường dẫn quan trọng. Bởi vì đường
dẫn d-e-f có tổng thời gian lớn nhất, nó là đường dẫn quan trọng.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 72
c.
Hiểu biết về thời gian dự kiến hoàn thành đường dẫn và độ lệch chuẩn cho phép người quản
lý tính toán các xác suất về thời gian hoàn thành của dự án, chẳng hạn như:
Xác suất dự án sẽ hoàn thành trước một mốc thời gian nào đó
Xác suất dự án kéo dài hơn sơ với thời gian dự kiến
Các ước lượng thời gian này có thể được rút ra từ xác suất mà các đường dẫn khác nhau sẽ
hoàn thành trước một mốc thời gian. Điều này liên quan tới việc sử dụng phân phối chuẩn. Mặc
dù các thời gian hoạt động được đại diện bởi phân phối beta, phân phối của đường dẫn được đại
diện bởi phân phối chuẩn. Tổng hợp của các thời gian hoạt động (các biến ngẫu nhiên) hình
thành nên một phân phối chuẩn, như minh họa ở Hình… Lý do cho việc sử dụng phân phối
chuẩn là vì tổng của tất cả các biến ngẫu nhiên (các thời gian hoạt động) sẽ có khuynh hướng
phân phối chuẩn bất kể đến sự phân phối của các biến. Khuynh hướng phân phối chuẩn sẽ trở
nên rõ ràng hơn khi số lượng biến ngẫu nhiên tăng lên.
1.5.11. Tính toán các xác suất của đường dẫn
Xác suất một đường dẫn sẽ hoàn thành trong một khoảng thời gian xác định có thể được tính
với công thức:
𝑧 =𝐾ℎ𝑜ả𝑛𝑔 𝑡ℎờ𝑖 𝑔𝑖𝑎𝑛 𝑥á𝑐 đị𝑛ℎ − 𝑇ℎờ𝑖 𝑔𝑖𝑎𝑛 𝑡𝑟𝑢𝑛𝑔 𝑏ì𝑛ℎ đườ𝑛𝑔 𝑑ẫ𝑛
Độ 𝑙ệ𝑐ℎ 𝑐ℎ𝑢ẩ𝑛 đườ𝑛𝑔 𝑑ẫ𝑛
Giá trị z chỉ ra độ lệch chuẩn của thời gian xác định nằm bên ngoài thời gian mong đợi của
đường dẫn. Giá trị z càng dương thì càng tốt. (Giá trị z âm chỉ ra rằng thời gian xác định là sớm
hơn thời gian hoàn thành dự kiến). Một khi giá trị z đã được tính toán, nó có thể được sử dụng để
tìm xác suất mà đường dẫn sẽ hoàn thành trước mốc thời gian xác định dựa vào Bảng, Phụ lục…
Lưu ý rằng xác suất này bằng với khu vực nằm dưới đường cong phân phối chuẩn đến phía trái
của giá trị z, như minh họa ở Hình 1.13. Nếu giá trị của z là +3.00 hoặc hơn, xác suất của đường
dẫn tiến gần tới 100 phần trăm ( với z = +3.00, xác suất là .9987). Như vậy, các hoạt động nằm
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 73
trên đường dẫn dường như sẽ hoàn thành trước mốc thời gian. Với lý do đó, nguyên tắc hữu dụng
ở đây là xem xác suất đường dẫn sẽ bằng 100 phần trăm nếu giá trị của z là +3.00 hoặc lớn hơn.
Hình 1. 13. Xác suất đường dẫn là diện tích khu vực dưới đường cong đến bên trái của z.
Một dự án sẽ không hoàn thành khi nào toàn bộ các hoạt động của dự án chưa hoàn thành,
không chỉ với các hoạt động nằm trên đường dẫn quan trọng. Đôi khi một đường dẫn nào đó cần
nhiều thời gian để hoàn thành hơn đường dẫn quan trọng, và khi đó dự án sẽ kéo dài hơn mong
đợi. Như vậy, có thể sẽ rủi ro nếu chúng ta chỉ tập trung vào đường dẫn quan trọng. Thay vào đó,
chúng ta nên xem xét đến khả năng tối thiểu một đường dẫn khác sẽ bị trì hoãn ảnh hưởng đến
thời gian dự án. Điều này đòi hỏi đến việc tính toán xác suất toàn bộ các đường dẫn sẽ hoàn
thành trước mốc thời gian dự kiến. Để làm được điều đó, tìm xác suất mà mỗi đường dẫn sẽ hoàn
thành trước mốc thời gian, và sau đó nhân các xác suất đó với nhau. Kết quả đạt được là xác suất
mà dự án sẽ hoàn thành trước mốc thời gian.
Điều quan trọng là lưu ý giả thiết về sự độc lập. Thời gian đường dẫn được giả thiết là độc
lập lẫn nhau. Điều này đòi hỏi hai việc: Các thời gian hoạt động là độc lập lẫn nhau, và mỗi hoạt
động chỉ nằm trên một đường dẫn. Để mỗi thời gian có tính chất độc lập thì thời gian của một
hoạt động không phải là hàm số của thời gian hoạt động khác. Nếu hai hoạt động luôn sớm hoặc
trễ hơn cùng nhau, chúng sẽ không được xem là độc lập. Giả thiết các đường dẫn có tính độc lập
cũng được coi là thỏa mãn nếu chỉ có một số ít hoạt động trong một dự án lớn nằm trên nhiều
đường dẫn.
Sử dụng thông tin trong Ví dụ 5, trả lời các câu hỏi sau:
1. Các đường dẫn có thể được xem là độc lập không? Tại sao?
2. Tính xác suất dự án có thể hoàn thành trong 17 tuần kể từ lúc bắt đầu?
3. Tính xác suất dự án sẽ hoàn thành trong 15 tuần kể từ lúc bắt đầu?
4. Tính xác suất dự án sẽ không hoàn thành trong 15 tuần kể từ lúc bắt đầu?
ĐÁP ÁN.
1. Đúng, các đường dẫn có thể được xem là độc lập vì không có hoạt động nào nằm trên
nhiều hơn một đường dẫn. Và chúng ta không có thông tin nào cho thấy có bất kỳ thời
gian hoạt động nào có liên quan nhau.
VÍ DỤ
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 74
2. Để trả lời câu hỏi này, chúng ta phải xem xét mức độ các phân phối đường dẫn “chồng
lấn” vào thời gian dự kiến hoàn thành đã định trước. Khái niệm “chồng lấn” được minh
họa trong hình tiếp theo. Có ba phân phối đường dẫn trong hình, mỗi phân phối tập trung
vào thời gian dự kiến
hoàn thành của đường dẫn đó. Ngoài ra, trong hình còn có thời gian dự kiến hoàn thành là
17 tuần. Phần được tô đậm của mỗi phân phối tương ứng với xác suất mà phần đó sẽ hoàn
thành trong thời gian dự kiến. Quan sát đường dẫn a-b-c và g-h-i, chúng ta thấy chúng
nằm bên trái khá xa thời gian dự kiến, như vậy chắc chắn chúng sẽ được hoàn thành trước
tuần 17. Nhưng đường dẫn quan trọng lại “chồng lấn” với thời gian dự kiến. Trong trường
hợp này, chúng ta chỉ cần xem xét phân phối của đường dẫn d-e-f để đánh giá xác suất dự
án hoàn thành trước tuần 17.
Để tìm xác suất cho một đường dẫn, chúng ta đầu tiên phải tín giá trị z theo công thức …
cho một đường dẫn. Ví dụ, với đường dẫn d-e-f, chúng ta có:
𝑧 =17 − 16
1.00= +1.00
Tìm trong Bảng B, Phụ lục B với z = +1.00, chúng ta thấy rằng diện tích khu vực dưới
đường cong đến bên trái của z là .8413. Các tính toán được tổng hợp lại trong bảng ở
dưới. Ghi chú: Nếu giá trị z vượt quá +3.00, xem như xác suất tương đương 1.000.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 75
3. Đối với thời gian dự kiến là 15 tuần, các giá trị z là;
Đường dẫn d-e-f và g-h-i có giá trị z nhỏ hơn +3.00.
Từ Phụ lục B, Bảng B, diện tích tới bên trái của z = -1.00 là .1587, và diện tích tới bên
trái của z = +1.40 là .9192. Các phân phối đường dẫn được mnh hoạt như trong hình. Xác
suất tất cả đường dẫn hoàn thành trước tuần 15 là: 1.00(.1587)(.9192) = .1459.
4. Xác suất không hoàn thành trước tuần 15 là: 1 - .1459 = .8541.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 76
1.5.12. Cân bằng thời gian – chi phí: Crashing
Ước lượng các thời gian hoạt động của dự án thường được thực hiện cho một số nguồn lực
nào đó. Trong nhiều trường hợp, có thể giảm thời gian của dự án bằng cách bổ sung vào một số
nguồn lực nữa. Động lực để giảm thời gian dự án có thể là để tránh bị phạt chậm tiến độ, để tận
dụng các khoản thưởng về vật chất khi hoàn thành kịp dự án hoặc sớm hơn, hoặc để giải phóng
nguồn lực sử dụng cho các dự án khác.
Trong phát triển sản phẩm mới, rút ngắn thời gian dự án có thể dẫn tới một lợi ích chiến
lược: đánh bại sự cạnh tranh trên thị trường. Trong một vài trường hợp, tuy nhiên, mong muốn
rút ngắn thời gian dự án đơn thuần chỉ phản ánh nỗ lực để giảm các chi phí gián tiếp liên quan tới
việc vận hành dự án, chẳng hạn như chi phí cơ sở vật chất và thiết bị, chi phí giám sát, và chi phí
nhân công. Người quản lý thường có nhiều phương án để rút ngắn, hay là crash, các hoạt động
nào đó. Các phương án rõ ràng nhất là sử dụng các ngân quỹ bổ sung để hỗ trợ thuê thêm nhân
lực hoặc thiết bị hiệu quả hơn, và sự nới lỏng một số điều kiện hoạt động. Như vậy, một người
quản lý dự án có thể rút ngắn thời gian bằng cách tăng chi phí trực tiếp để tăng tốc độ hoàn thành
dự án, như vậy có thể tiết kiệm được chi phí gián tiếp. Mục đích
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 77
Hình 1. 14. Các hoạt động crashing
trong việc ước tính cân bằng thời gian-chi phí là để xác định các hoạt động sẽ làm giảm tổng chi
phí trực tiếp và gián tiếp của dự án.
Để ra một quyết định hợp lý về việc hoạt động nào, nếu có, để tác động vào làm giảm thời
gian dự án, người quản lý cần các thông tin sau:
1. Ước lượng về thời gian bình thường và thời gian rút ngắn cho mỗi hoạt động
2. Ước lượng về chi phí bình thường và chi phí rút ngắn cho mỗi hoạt động
3. Bảng liệt kê các hoạt động trên đường dẫn quan trọng
Các hoạt động trên đường dẫn quan trọng cần được xem xét để rút ngắn, vì rút ngắn các hoạt
động không quan trọng sẽ không tác động lên tổng thời gian hoàn thành dự án. Dưới góc độ kinh
tế, các hoạt động nên được rút ngắn dựa trên chi phí cần thiết để rút ngắn chúng: Hoạt động nào
có chi phí rút ngắn thấp nhất sẽ được thực hiện trước. Hơn nữa, việc rút ngắn cần được tiếp tục
chừng nào chi phí để rút ngắn vẫn còn thấp hơn lợi ích rút ra được từ đó. Hình… minh hoạt các
mối quan hệ chi phí cơ bản.
Phân tích rút ngắn thời gian đòi hỏi việc ước tính thời gian và chi phí thông thường và rút
ngắn cho mỗi hoạt động, chiều dài đường dẫn, và xác định các hoạt động quan trọng. Trình tự
thông dụng để rút ngắn là:
1. Một lúc chỉ rút ngắn dự án một khoảng thời gian
2. Rút ngắn hoạt động ít chi phí nhất nằm trên đường dẫn quan trọng
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 78
3. Khi có nhiều đường dẫn quan trọng tồn tại, tìm tổng chi phí của việc rút ngắn hoạt động
ít tốn kém nhất nằm trên mỗi đường dẫn quan trọng. Nếu hai hay nhiều đường dẫn quan
trọng có chung các hoạt động, so sánh chi phí thấp nhất của việc rút ngắn một hoạt động
chung với tổng của các đường dẫn riêng biệt.
1.5.13. Lợi ích của việc sử dụng PERT
PERT và các kỹ thuật lập tiến độ dự án khác có thể cung cấp các lợi ích cho người quản lý
dự án. Các đặc tính hữu ích nhất là:
1. Sử dụng các kỹ thuật này bắt buộc người quản lý phải tổ chức và phân loại thông tin
sẵn có và biết khi nào cần thông tin bổ sung
2. Kỹ thuật đưa ra một hiển thị đồ họa về dự án và các hoạt động chính.
3. Chúng xác định (a) hoạt động cần giám sát chặt chẽ vì khả năng trì hoãn tới dự án và
(b) các hoạt động khác có thời gian chùng và như vậy có thể bị trì hoãn mà không ảnh
hưởng tới thời gian hoàn thành dự án. Điều này làm tăng khả năng của việc bố trí lại
nguồn lực để rút ngắn dự án.
Không có kỹ thuật phân tích nào mà không có tiềm ẩn sai sót. Các nguyên nhân sai sót có
thể là:
1. Khi phát triển sơ đồ mạng lưới, người quản lý có thể vô tình quên một hoặc vài hoạt động
quan trọng.
2. Các mối quan hệ trước-sau có thể không chính xác toàn bộ như sơ đồ
3. Ước lượng thời gian có thể chứa đựng yếu tố sai lệch gian lận; người quản lý có thể cảm
thấy không thoải mái về việc ước lượng thời gian vì họ phải cam kết với chính mình về
việc hoàn thành trong một khoảng thời gian xác định.
4. Có khuynh hướng đơn thuần tập trung vào các hoạt động nằm trên đường dẫn quan trọng.
Khi dự án tiến hành, những đường dẫn khác có thể trở nên quan trọng. Hơn thế nữa, các
biến cố rủi ro lớn có thể không nằm trên đường dẫn quan trọng.
1.5.14. Công nghệ cho quản lý dự án
Công nghệ có rất nhiều lợi ích cho quản lý dự án. Chẳng hạn như việc sử dụng CAD
(computer-aided design) – thiết kế với sự trợ giúp máy tính – để tạo ra các mô hình cập nhật
trong các dự án xây dựng và phát triển sản phẩm. Phần mềm như Lotus Notes để giữ liên lạc giữa
các thành viên trong nhóm phải làm việc giữa các địa điểm xa nhau. Khả năng quan sát dự án từ
xa, cho phép những người tại các địa điểm khác nhau quan sát tiến độ và các vấn đề của dự án.
Phần mềm quản lý dự án thường được sử dụng để đơn giản hoạt động quản lý dự án. Ở đây
liệt kê một vài gói phần mềm quản lý dự án như: CA-Super Project, Harvard Total Project
Manager, Microsoft Project for Windows, và Time Line.
Có rất nhiều lợi ích để sử dụng một gói phần mềm quản lý dự án. Đó là:
Nó áp đặt một phương pháp và một thuật ngữ quản lý dự án chung
Nó cung cấp một cấu trúc lập kế hoạch logic
Nó có thể cải thiện việc giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 79
Nó có thể đánh dấu (flag) sự xuất hiện của sự xung đột các điều kiện ràng buộc
Nó tự động định dạng các báo cáo
Nó có thể tạo ra nhiều mức độ báo cáo tổng hợp và báo cáo chi tiết
Nó có khả năng đưa ra các ngữ cảnh “What-if”
Nó có thể tạo ra nhiều loại sơ đồ, bao gồm sơ đồ Gantt.
Một số yêu cầu liên quan tới việc sử dụng phần mềm quản lý dự án. Đầu tiên là sự cần thiết
phải cập nhật hệ thống bằng cách nhập vào các sự thay đổi một cách nhanh chóng nhất có thể.
Tiếp theo, cũng như với mọi phần mềm, khi bản nâng cấp mới được giới thiệu, nhà sản xuất có
thể ngừng hỗ trợ phiên bản cũ, đòi hỏi người dùng phải mua phiên bản mới và điều này có nghĩa
phải học cách sử dụng phiên bản này.
1.5.15. Chiến lược vận hành và quản lý rủi ro
Các dự án có thể vừa là cơ hội chiến lược vừa là rủi ro chiến lược, vì vậy điều quan trọng
với quản lý là chuyên tâm và dồn toàn bộ nguồn lực cho dự án
Dự án thường được áp dụng trong các trường hợp có nhiều yếu tố không chắc chắn, có thể
dẫn tới kết quả trì hoãn, vượt ngân sách, và thất bại trong việc đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật. Để
giảm thiểu tác động của các khả năng trên, quản lý phải bảo đảm lập kế hoạch thận trọng, lựa
chọn đúng đắn người quản lý dự án và các thành viên nhóm, và theo dõi dự án
Phần mềm máy tính và các công cụ như PERT có thể hỗ trợ đắc lực cho quản lý dự án. Tuy
nhiên, phải cẩn thận tránh tập trung chỉ vào các hoạt động trên đường dẫn quan trọng. Lý do rõ
ràng là vì khi dự án triển khai, các đường dẫn khác có thể trở nên quan trọng. Nhưng lý do khác,
ít rõ ràng hơn, là vì các biến cố rủi ro chính có thể không nằm trên đường dẫn quan trọng. Ngay
cả như vậy, nếu chúng xảy ra, chúng có thể có tác động lớn tới dự án.
Một vài dự án có thế có lợi từ việc quản lý độ chùng - managing slack. Các hoạt động được
theo dõi căn cứ vào phần trăm hoàn thành, như vậy nếu hoạt động hoàn thành sớm, các hoạt động
tiếp theo có thể bắt đầu sớm. Điều này có thể cho phép dự án hoàn thành sớm, hoặc tối thiểu sẽ
giữ độ chùng để đền bù cho các vấn đề có thể phát sinh sau này.
Rủi ro là một đặc tính trong các dự án. Chúng liên quan tới việc xuất hiện các biến cố có thể
gây các hậu quả không mong muốn, chẳng hạn trì hoãn, gia tăng chi phí, và không có khả năng
đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật. Trong một vài trường hợp, có rủi ro rằng các biến cố sẽ xuất hiện
làm dự án phải bị từ bỏ. Mặc dù lập kế hoạch thận trọng có thể giảm rủi ro, không có kế hoạch
nào có thể loại bỏ được các biến cố ngẫu nhiên có thể xảy ra.
Xác suất xuất hiện các biến cố rủi ro cao nhất ở giai đoạn bắt đầu dự án và thấp nhất ở giai
đoạn cuối của dự án. Tuy nhiên, chi phí liên quan tới các biến cố rủi ro có khuynh hướng thấp
nhất ở giai đoạn đầu dự án và cao nhất ở giai đoạn cuối.
Quản lý rủi ro hiệu quả đòi hỏi xác định được càng nhiều rủi ro tiềm ẩn càng tốt, phân tích
và đánh giá các rủi ro đó, làm việc để giảm thiểu xác suất xuất hiện của chúng, và xây dựng các
kế hoạch dự phòng (và ngân quỹ) để đối phó khi chúng xảy ra.
QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2
ĐHBK ĐÀ NẴNG – QUẢN LÝ DỰ ÁN - QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP – THS. HỒ DƯƠNG ĐÔNG 80
Hình 1. 15. Xác suất sự kiện rủi ro và chi phí
Bước đầu tiên là xác định các rủi ro. Một cách điển hình, có nhiều nguyên nhân rủi ro, cho
dù một tổ chức có càng nhiều kinh nghiệm trong một loại hoạt động nào đó thì càng nhiều rủi ro
có thể được xác định. Mỗi người liên quan tới dự án nên có trách nhiệm đối với việc xác định các
rủi ro. Kỹ thuật brainstorming và questionnaire có thể hữu ích cho hoạt động này.
Một khi rủi ro đã được xác định, mỗi rủi ro phải được đánh giá để tính toán xác suất xảy ra
và hậu quả tiềm ẩn một khi nó xảy ra. Cả hai phương pháp là định lượng và định tính đều hữu
ích. Người quản lý và nhân viên có thể cùng tham gia trong hoạt động này, và thậm chí cả các
chuyên gia. Kinh nghiệm với các dự án trước có thể hữu ích. Nhiều công cụ có thể được áp dụng,
bao gồm phân tích tình huống, mô phỏng, và PERT (đã mô tả trong phần đầu chương).
Giảm rủi ro có thể có nhiều hình thức. Phần lớn phụ thuộc vào tính chất và phạm vi hoạt
động của dự án. Các hệ thống backup đôi khi được sử dụng để giảm rủi ro của hỏng hóc. Ví dụ,
một máy phát điện khẩn cấp có thể cung cấp điện trong trường hợp bị mất điện. Một phương
pháp khác là thường xuyên giám sát các thông số quan trọng của dự án với mục tiêu của việc
phát hiện và giảm thiểu vấn đề trong giai đoạn đầu của nó, trước khi chúng gây nên thiệt hại
thêm. Rủi ro đôi khi có thể được thuyên chuyển, bằng cách thuê ngoài một phần nào đó của dự
án. Chia sẻ rủi ro là một khả năng khác. Điều này có thể liên quan đến việc hợp tác để phân tán
rủi ro ra nhiều đối tác. Phương pháp này còn có thể giảm rủi ro bằng cách mở rộng các tập hợp ý
tưởng về vấn đề giảm rủi ro.