MAKALAH DISKUSI

KEBIJAKAN DAN PENGAMBILAN

KEPUTUSAN

Dosen Pengampu:

Prof. Dr. SutjiptoProf. Dr. B. P. Sitepu

BEBERAPA MASALAH DALAM TEORI ADMINISTRASI

(Herbert Alexander Simon, 1946)

Oleh:

Abdul Kadir (2) 7617090803Tjutju Fatimah 7617090852

PRODI MANAJEMEN PENDIDIKANPROGRAM PASCASARJANA (S3)UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

2010

Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah

BEBERAPA MASALAH DALAM TEORI ADMINISTRASI

I. PENDAHULUAN

A. Rasional

Makalah diskusi ini kami awali dengan sebuah kisah yang dituturkan

oleh Profesor Sune Carlson dari Royal Academy of Sciences yang ia kutip

dari Le Petit Prince ketika acara pemberian Hadiah Nobel kepada Simon

sekaligus mengenang Alfred Noble 1978 yang diselenggarakan oleh Bank

Swiss.1 Diceritakan tentang kisah seorang pangeran kecil selama

perjalanannya melalui kosmos melihat sebuah planet yang dihuni oleh

seorang laki-laki tua dan terpelajar. Dia adalah seorang ahli geografi.

Menulis buku yang sangat besar dan tahu segala hal tentang danau,

sungai, kota, gunung dan padang pasir. Tapi ketika sang pangeran

bertanya apakah ada sungai yang airnya mengalir, danau yang tenang

atau padang pasir yang ganas di planet ini? Orang tua itu menjawab

bahwa ia tidak tahu sama sekali. Profesor geografi ini sibuk dan

tenggelam dalam rutinitas tugas-tugas yang terlalu serius ia kerjakan

sehingga ia lupa melangkah dan melihat kehidupan yang penuh dengan

fact dan values di luar ruang kerjanya.

Jika kita menganggap bahwa pangeran kecil itu sebagai pelanggan

atau orang dari luar organisasi dan tiba di sebuah lembaga bisnis atau

organisasi non profit yang dihuni oleh seorang ekonom klasik yang lama

atau neoklasik sekolah dan bahwa ia telah bertanya bagaimana

perusahaan/lembaga ini membuat keputusan-keputusan tentang

fenomena yang terjadi, dia mungkin akan mendapat jawaban yang sama.

Seorang ekonom mempunyai tugas rutin menghitung, mengkaji,

menganalisis langkah-langkah utama dalam meningkatkan laba

perusahaan sehingga ia tidak memiliki waktu yang cukup untuk melihat

1 Assar Lindbeck, Nobel Lectures, Economics 1969-1980, Editor, World Scientific Publishing Co., Singapore. (1992) pp. 1

1

Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah

perusahaannya secara seksama. Bahwa ternyata ada banyak kenyataan

(facts) dan tujuan-tujuan lainnya (values) yang harus segera dicapai dan

membutuhkan pengambilan keputusan yang cepat, tepat dan akurat.

Herbert A Simon melihat dengan sangat jeli fenomena ini dan

mengangkatnya menjadi penelitian untuk disertasinya dan sekaligus

menggugatnya. Bahwa banyak ekonom handal hanya terus dan harus

duduk di ruang kerjanya, mengembangkan teori-teori dengan sistem

persamaan yang rumit dan memperkirakan konsekuensi bagaimana

memaksimalkan keuntungan.

Bagi Simon, pengambilan keputusan adalah jantungnya administrasi

dan hendaknya dilakukan dengan arif. Bahasa dan kerangka kerja

konseptual untuk mendeskripsikan administrasi hendaknya didasarkan

pada logika dan psikologi pilihan manusia. Misalnya, teori ekonomik dan

psikologi.2

Dalam buku Administrative Behavior, yang pertama kali muncul pada

1947 dan yang telah diterjemahkan ke dalam hampir selusin bahasa,

maupun dalam sejumlah karya-karya berikutnya, Simon menggambarkan

perusahaan sebagai sebuah sistem adaptif fisik, pribadi dan komponen

sosial yang diselenggarakan bersama oleh jaringan interkommunikasi

dan oleh kesediaan anggotanya untuk bekerjasama dan bekerja menuju

tujuan yang sama.3

Agar dapat bertahan dan berkembang, perusahaan harus berusaha

menuju suatu kesetimbangan tidak hanya dalam kaitannya dengan dunia

luar tetapi juga secara internal sebagai perantara bagi berbagai komponen

dalam organisasi. Simon menolak asumsi yang dibuat dalam teori klasik

perusahaan yang serba tahu, rasional, memaksimalkan laba pengusaha.4

2 Jesper Simonsen, Herbert A. Simon: Administrative Behavior – How organizations can be understood in terms of decision processes, Computer Science Journal, Roskilde University, Spring 1994, pp. 1

3 Herbert A. Simon, The Proverbs of Administration, Public Administration Review, Vol. 6, No. 1. (Winter, 1946), pp. 53-67.

4 This point is discussed in Herbert A. Simon "Decision-Making and Administrative Organization," Public Administration Review 20-21 (Winter, 1944) pp. 4 cited in Herbert A. Simon, The Proverbs of Administration, Public Administration Review, Vol.

2

Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah

Sebaliknya, ia mulai dari belajar psikologi, dengan aturan yang tidak

terlalu rumit pilihan dan tuntutan yang lebih moderat di memori dan

menghitung kapasitas pembuat keputusan. Ia menggagas paradigma

pengusaha sekolah klasik dengan sejumlah paradigma lain diantaranya

kerjasama para pengambil keputusan yang memiliki kapasitas untuk

menjamin keseluruhan konsekuensi dari keputusan mereka baik secara

pribadi maupun kelompok.

Teori dan pengamatan Simon tentang pengambilan keputusan dalam

organisasi juga berlaku pada sistem dan teknik perencanaan,

penganggaran dan kontrol yang digunakan dalam bisnis dan administrasi

publik serta merupakan landasan terbaik untuk riset empiris. Oleh sebab

itu, sejak pertengahan abad XX Ekonomi bisnis modern dan penelitian

administrasi sebagian besar didasarkan pada ide-ide Simon.5

Minat Simon dalam menyederhanakan pengertian pengambilan

keputusan yang kompleks telah membawa dia ke beberapa bidang

penelitian dengan masalah yang sama, baik di bidang ekonomi dan dalam

disiplin lain. Jika pangeran kecil punya kesempatan untuk bertemu

dengannya, mereka pasti memiliki kesempatan berdiskusi yang sangat

panjang dan menggairahkan.

B. Permasalahan

Mempermudah pemahaman makalah ini, berikut diajukan dua

permasalahan utama yang diharapkan dapat ditemukan jawabannya

dalam pembahasan. Permasalahan tersebut mengacu pada empat poin

utama yaitu hakekat teori administrasi, teori administrasi yang dikritisi

Simon dalam kaitannya dengan pengambilan keputusan dilihat dari teori

administrasi menurut Simon.

1. Apa saja teori administrasi yang dominan digunakan dalam

organisasi?

6, No. 1.5 Cyert, R.M. and DeGroot, M.H., Bayesian Analysis and Uncertainty in Economic

Theory, (Totowa NJ : Rowman and Litt lefield, 1987) pp 72.

3

Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah

2. Apa alasan Herbert Alexander Simon menganggap teori-teori

administrasi perlu diluruskan dalam kaitannya dengan pengambilan

keputusan pada organisasi (bisnis dan non profit)?

Guna memperkaya pembahasan dan menemukan jawaban atas

pertanyaan-pertanyaan di atas, maka buku Perilaku Administratif yang

merupakan disertasi doktoral Herbert Alexander Simon tahun 1947 dan

sekaligus sebagai buku pertamanya ini digunakan sebagai referensi

utama. Alasannya, selain buku ini berfungsi sebagai dasar bagi karya

hidup Simon selanjutnya, juga karena Buku Perilaku Administrasi ini

menjadi rujukan bagi penyelenggaraan administrasi pada organisasi-

organisasi dunia sampai hari ini.

II. PEMBAHASAN

Hidup adalah pilihan. Manusia menjalani hidup dan dibumbui dengan

berbagai pilihan. Kemampuan seseorang membuat keputusan yang tepat

dan mampu memilih yang terbaik atas berbagai alternatif yang ada

merupakan langkah berani yang hampir dipastikan memberikan keyakinan

bahwa seseorang berada pada track yang benar. Kesuksesan yang

diperoleh tergantung sungguh pada bagaimana ia merealisasikan pilihan

yang diyakininya dengan keberanian, kesungguhan dan kerja keras.6

Kajian utama makalah ini adalah masalah-masalah teori administrasi

yang berhubungan dengan perilaku dan proses-proses kognitif manusia

dalam membuat pilihan rasional, yaitu keputusan. Keputusan administratif

operasional harus benar dan efisien. Dan itu harus praktis untuk

mengimplementasikan seperangkat kegiatan koordinasi yang bermakna.

Keputusan melibatkan sebuah pilihan yang dipilih dari sejumlah alternatif,

diarahkan kepada tujuan organisasi atau subgoal.7 Pilihan realistis akan

memiliki konsekuensi nyata personel yang terdiri dari tindakan atau non-

6 Mario Teguh, Motivasi untuk Hidup yang Lebih Baik, The Golden Ways, Metro TV, 24 Desember 2009.

7 Opcit, Herbert A Simon, 1944. Pp. 4

4

Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah

tindakan diubah oleh fakta-fakta dan nilai-nilai lingkungan. Dalam

praktiknya, beberapa alternatif mungkin sadar atau tidak sadar;

memerlukan beberapa konsekuensi yang mungkin tidak diinginkan;

beberapa sarana berbeda yang mungkin tidak sempurna, atau mungkin

keterkaitannya yang tidak sempurna atau kurang rinci.

A. Hakekat Administrasi dan Teori Administrasi

Administrasi berasal dari kata “Ad” dan “Ministro” (Latin) yang

berarti “melayani” atau “menyelenggarakan” (Webster, 1974).

Administrasi ialah proses kegiatan penyelenggaraan yang dilakukan oleh

seorang administrator secara teratur dan diatur menerusi perencanaan,

pelaksanaan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan.8

Administrasi ialah proses kerja sama secara rasional untuk

mencapai tujuan secara efisien dan efektif. Administrasi adalah

pengkoordinasian dan pengarahan sumber-sumber tenaga manusia dan

material untuk mencapai tujuan yang diinginkan.9

Administrasi menekankan kepada kegiatan pengkoordinasian

orang-orang yang berkerjasama, alat-alat dan dana yang digunakan untuk

mencapai tujuan yang inginkan. Administrasi adalah pengarahan,

kepemimpinan, dan pengendalian dari usaha-usaha kelompok orang

dalam rangka pencapaian tujuan yang umum atau pokok.10

Pelaksana administrasi adalah seorang yang disebut administrator. 

Ketika organisasi belum maju dan belum terlalu kompleks, seorang

administrator melaksanakan fungsi perencanaan, pelaksanaan dan

pengawasan.  Tetapi ketika kegiatannya telah maju dan bersifat kompleks,

maka tugas administrator lebih ditumpukan kepada pengawasan dan

koordinasi. Tugas seorang administrator dalam melakukan administrasi 8 Webster R: NCD 1974” in the Webster's New Collegiate Dictionary, Merriam-Webster,

1974 edition.9 John M. Phiffner and RV Presthus, Public Administration, New York: The Ronald

Press Co.10 William H. Newman, Administration Action the technique of Organization and

Management, Prentice Hall Inc.

5

Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah

mencakup koordinasi dan pengawasan/pengendalian. Pada saat kegiatan

administrasi telah maju, maka pelaksanaan administrasi dilaksanakan

oleh orang-orang yang bekerjasama dalam melaksanakan tugas untuk

mencapai tujuan bersama, dan untuk itulah diperlukan organisasi dan

manajemen.

Berikut dikemukakan teori-teori administrasi yang dikutip dari

beberapa sumber berbeda. Namun sebelum sampai pada rumusan teori-

teori tersebut akan diklarifikasi terlebih dahulu konsep tentang teori.

Pendefinisian mengenai teori telah disampaikan oleh beberapa ahli.

Salah satunya menurut Kerlinger,11 ia menyatakan bahwa teori adalah

serangkaian konstruk atau konsep yang menyajikan suatu pandangan

sistematis tentang fenomena dengan fokus yang merinci hubungan

antarvariabel dengan tujuan menjelaskan dan memprediksi gejala

tersebut. Sementara itu, menurut Moh. Nazir ada tiga hal yang harus

diperhatikan untuk mengenal teori, yaitu;12 (1) teori merupakan

seperangkat proposisi yang terdiri dari konsep yang sudah didefinisikan

secara luas dan dengan hubungan unsur-unsur dalam seperangkat

proposisi tersebut. (2) teori menjelaskan hubungan antar variable atau

antar konsep sehingga pandangan terhadap suatu fenomena dapat

diterangkan oleh variable dengan jelas.13

Fungsi teori menurut Walter L. Wallace14 yaitu: (1). Menjelaskan

generalisasi empiris yang telah diketahui, yakni meringkaskan masa lalu

suatu ilmu. (2). Meramalkan generalisasi empiris yang belum diketahui,

yakni mengarahkan masa depan suatu ilmu. Berdasarkan penjelasan

diatas, dapat disimpulkan bahwa teori adalah pernyataan atau konsep

yang telah diuji kebenarannya melalui riset.

11 Kerlinger, Fred N., Foundations of Behavioral Research, Third Edition, (Chicago :Holt, Rinehart and Winston. 1986), pp.54.

12 Moh. Nazir, Metode Penelitian, (Jakarta : PT. Ghalia Indonesia), pp. 7 13 Opcit, Kerlinger, Fred N., pp. 55. 14 Walter L. Wallace, Principles of Scientific Sociology (Aldine, 1983)

6

Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah

Teori administrasi telah dikemukakan oleh beberapa ahli,

diantaranya William L. Morrow, Stephen P. Robbins, K. Bailey, dan

Herbert A. Simon.

Pemikiran tentang administrasi dan manajemen dikemukakan oleh

Henry Fayol dan Frederick W. Taylor. Tiga hal yang dikemukakan oleh

Fayol terkait administrasi dan manajemen adalah aktivitas organisasi,

fungsi atau tugas pimpinan, dan prinsip-prinsip administrasi atau

manajemen.15

Fayol mengemukakan sebanyak 14 prinsip administrasi yaitu sebagai

berikut:16

1. Pembagian pekerjaan, spesialisasi ini dapat meningkatkan hasil yang

membuat tenaga kerja lebih efisien.

2. Wewenang, wewenang akan membuat mereka melakukan sesuatu

dengan baik.

3. Disiplin, tenaga kerja harus melaksanakan aturan yang ditentukan

organisasi.

4. Kesatuan komando, setiap tenaga kerja hanya menerima perintah dari

yang berkuasa.

5. Kesatuan arah, aktivitas organisasi yang setujuan dapat diperintah

oleh manajer menggunakan satu rencana

6. Mengalahkan kepentingan individu untuk kepentingan bersama

7. Pemberian upah terhadap pekerja harus sesuai dengan pelayanan

mereka

8. Pemusatan, berhubungan pada keterlibatan dalam pengambilan

keputusan

9. Rentang kendali, garis wewenang dari manajemen puncak pada

tingkatan dibawahnya merepresentasikan rantai scalar

10. Tata tertib, orang dan bahan-bahan dapat ditempatkan dalam hal yang

tepat dan dalam waktu yang tepat

15 Henry Fayol, Theory and Analysis of Public Management, (New York: Harper Bros., 1911): 5-2916 Ibid, Henry Fayol, pp. 22

7

Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah

11. Keadilan, manajer dapat berbuat baik dan terbuka pada bawahannya

12. Stabilitas pada jabatan personal,

13. Inisiatif, tenaga kerja yang menyertai untuk memulai dan membawa

rencana yang akan menggunakan upaya pada tingkat tinggi

14. Rasa persatuan, kekuatan promosi tim akan tercipta dari

keharmonisan dan kesatuan dalam organisasi.

Menurut William,17 teori administrasi adalah sebagai berikut:

1. teori deskriptif, yaitu teori yang menggambarkan sesuatu yang nyata

terjadi dalam organisasi dan memberikan postulat mengenai factor

yang mendorong orang berperilaku.

2. teori perspektif, teori yang menggambarkan perubahan-perubahan

dalam arah kebijakan publik dengan mengeksploitasi birokrasi.

3. teori normative, teori yang mempersoalkan masalah peranan

birokrasi. Apakah peranan tersebut dipandang dalam pengembangan

kebijakan dan pembangunan politik,atau peranan birokrasi

seharusnya dimantapkan, diperluas atau dibatasi.

4. teori asumtif, yakni teori yang memusatkan perhatiannya pada usaha-

usaha untuk memperbaiki praktik administrasi.

5. teori instrumental, adalah teori yang bermaksud untuk melakukan

konseptualisasi mengenai cara-cara untuk memperbaiki teknik

manajemen dengan menekankan alat, teknik, dan peluang sehingga

dapat dibuat sasaran kebijakan secara lebih realistis.

Teori administrasi menurut Stephen18 yaitu sebagai berikut:

1. teori hubungan manusia, teori ini awalnya dirintis oleh Elton Mayo

untuk menguji hubungan antara produktivitas dengan lingkungan fisik.

2. teori pengambilan keputusan, teori ini berasumsi bahwa yang menjadi

inti administrasi adalah pengambilan keputusan.

17 William L. Morrow., An Introduction to Public Administration, Policy, Politics and Bureucracy, (New York, the Free Press, 1974) 336. http://www.jstor.org/pss/974286

18 Stephen P. Robbins, Organizational Behavior, 9th edition Prentice Hall International http://bzupages.com/f238/pdf-book-stephen-p-robbins-organizational-behaviour-9th-edition-5293/

8

Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah

3. teori perilaku, teori ini memahami akan pentingnya factor perilaku

manusia sebagai alat utama dalam upaya mencapai tujuan.

4. teori system, teori yang memandang organisasi sebagai suatu system

yang menampilkan karakteristik sebagai penerima masukan,

pengolah, dan penghasil kebijakan.

5. teori kontingensi, teori ini diangkat untuk mencari beberapa

karakteristik umum yang melekat pada situasi-aituasi tertentu yang

memungkinkan melakukan kualifikasi pada situasi khusus.

Teori administrasi menurut K. Bailey19 yaitu sebagai berikut:

1. teori deskriptif, teori yang mendeskriptifkan struktur bertingkat dan

berbagai hubungan dengan lingkungan kerjanya.

2. teori normatif, teori yang mengutamakan nilai-nilai pada

penyelenggara administrasi.

3. teori asumtif, yakni teori yang memahami realitas seorang

administrator.

4. teori instrumen, yaitu peningkatan teknik-teknik manajerial dalam

rangka efisiensi dan efektifitas pencapaian tujuan publik.

B. Masalah-Masalah Teori Administrasi Menurut Herbert Alexander

Simon (1946)

Herbert A. Simon cenderung melihat bahwa administrasi sebagai

kegiatan-kegiatan kelompok kerjasama untuk mencapai tujuan-tujuan

bersama.20 Administrasi pada hakekatnya menyangkut batas-batas aspek

perilaku manusia yang rasional dan yang tidak rasional. Teori ini

menurutnya juga merupakan teori rasionalitas yang diharapkan dan

terbatas teori mengenai perilaku manusia yang mementingkan kepuasan

karena ia tak memiliki kecerdasan untuk berusaha mencapai titik

maksimum.

19 Bailey K. Stephen, Esea; the Office of Education Administers a Law Edith K. Mosher Syracuse University Press Syracuse, NY 1968. http://www.questia.com/library/ book/esea;-the-office-of-education-administers-a-law-by-stephen-k-bailey-edith-k-mosher.jsp

20 Herbert A Simon, Altruims and Economics, Eastern Economic Journal, Vol. 18 No. 1 Winter 1992.

9

Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah

Kesulitan utama dalam teori organisasi klasik yang menurut Simon

keasyikan dengan menemukan kategori "prinsip" organisasi, berlaku untuk

semua organisasi yang tidak qualified setiap saat. "Prinsip-prinsip

organisasi" masih muncul dengan teratur dalam buku pada organisasi

besar, tetapi mereka secara bertahap telah dinisbikan oleh aliran kritik dan

riset empiris yang menunjukkan bahwa desain organisasi yang berbeda

dibutuhkan untuk fungsi yang berbeda dalam lingkungan yang berbeda.

Misalnya saja, studi yang dilakukan ECA menekankan pada aspek

rancangan organisasi, seperti langkah-langkah memecahkan masalah.

Organisasi memulainya dengan mencari cara yang tepat untuk mewakili

situasi masalah. Para perancang tidak datang ke masalah dengan

representasi siap pakai (yaitu jenis masalah yang mereka hadapi

sebelumnya). Bagi Simon, dari awal mereka hendaknya memperhatikan

hal-hal yang representatif sebagai penyebabnya kemudian menemukan

langkah-langkah strategis untuk memecahkan masalah tersebut.21

Fenomena lain misalnya sebuah studi ekstensif berusaha untuk

menentukan bagaimana sistem akuntansi perusahaan harus diatur agar

mencapai manfaat terbesar untuk para eksekutif dalam membuat

keputusan-keputusan mereka dan memecahkan masalah-masalah

mereka. Menjawab pertanyaan ini dibutuhkan penentuan jenis keputusan

penting dibuat oleh eksekutif operasional. Bagaimana data akuntansi

mungkin berguna dalam membuat keputusan ini? Dan pada titik apa

dalam proses pengambilan keputusan data bisa paling berguna jika

disuntikkan? Dengan mengamati proses pengambilan keputusan yang

sebenarnya secara rinci, dan di sejumlah perusahaan, kebutuhan data

spesifik diidentifikasi pada tingkat organisasi penting - tingkat wakil

presiden, tingkat manajer pabrik, dan tingkat kepala departemen pabrik,

misalnya - Setiap departemen akuntansi mengajukan masalah komunikasi

yang berbeda.

21 Ibid., Herbert A Simon, 1992.

10

Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah

Namun, dengan berbagai kegiatan pengembangan yang dilakukan

organisasi, mereka justru menghadapi berbagai permasalahan yang tidak

habis-habisnya. Keputusan yang dibuat lebih cenderung pada

“memperkaya” pengusaha tanpa memberikan jaminan yang cukup bagi

organisasi, administrasi, manajemen dan sumber daya manusia yang ada.

Sejatinya, penyelenggaraan administrasi yang baik, baik bagi organisasi

bisnis maupun organisasi non profit (publik) memperhatikan dengan

seksama keterlibatan berbagai unsur baik dari dalam organisasi maupun

dari luar organisasi. Sumber daya internal seperti karyawan, kondisi

manajemen, sarana prasarana, keseimbangan proses komunikasi yang

berlangsung, dan aspek-aspek lainnya. Sedangkan dari luar organisasi

misalnya relasi yang harmonis, media massa, penggunaan informasi dan

teknologi serta aspek-aspek lingkungan eksternal lainnya. Singkatnya,

dalam mengambil keputusan yang tepat, sebuah organisasi mutlak

membutuhkan facts (fakta-fakta) dan Values (nilai-nilai) yang berkembang

baik dari dalam maupun dari luar organisasi yang dapat mengantarkan

organisasi tersebut dalam mencapai tujuannya.22

Berikut teori Simon tentang tiga langkah-langkah pengambilan

keputusan:

Tugas pengambilan keputusan rasional adalah untuk memilih

alternatif yang lebih disukai dengan mengumpulkan semua kemungkinan

konsekuensinya. Tugas ini dapat dibagi menjadi tiga langkah-langkah 22 Opcit., Herbert A Simon, 1947.

11

Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah

yang diperlukan: (1) identifikasi dan daftar semua alternatif; (2) penentuan

segala akibat yang dihasilkan dari masing-masing alternatif; dan (3)

perbandingan ketepatan dan efisiensi masing-masing set konsekuensi.23

Setiap individu tertentu atau organisasi berusaha untuk menerapkan

model ini dalam situasi yang nyata tidak akan mampu untuk memenuhi

tiga persyaratan. Hal ini sangat tidak mungkin bahwa seseorang dapat

mengetahui semua alternatif, atau semua konsekuensi yang mengikuti

setiap alternatif.

Hal ini juga dikemukakan oleh Bakka dan Fivesdal bahwa:24

Simon’s theories is based on a classical, ideal, and rational model of human decision-making The rational model does not exist in reality, and it is very easy to criticize. According to Simon the problem is not to criticise the model but to understand how decisions are made in organizations and to design organizations with a rationality as reflected in this model in mind. As a startingpoint you have to have some ideas of rationality. Rationality, however, must be seen as a variable. No one (individual or organization) can fulfil the requirements in the classic model of decisions processes. The model can be used in enquiries, to study how individuals and organizations develop goals and values, describe and judge different alternatives, gather and make use of information, and make conclusions – decisions.

Pertanyaannya di sini adalah: diberikan batas-batas yang tak

terhindarkan pada pengambilan keputusan rasional, apa teknik lain atau

perilaku seseorang bisa memproses atau mengarahkan organisasi untuk

mencapai hasil yang terbaik? Simon menulis: "Manusia berusaha untuk

rasional dan terbatas dalam batas-batas pengetahuannya telah

mengembangkan beberapa prosedur kerja yang sebagian mengatasi

kesulitan-kesulitan ini. Terdiri dari prosedur ini mengasumsikan bahwa ia

dapat mengisolasi dari seluruh dunia sistem tertutup yang berisi sejumlah

variabel dan konsekuensi yang terbatas."

23 Ibid., Herbert A Simon, 1947.24 Bakka, Jørgen Frode and Egil Fivesdal: Organisations Theory. Structure, Culture,

Processes, (Nordisk Forlag, Arnold Busck, Denmark, 1986.) Pp. 168

12

Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah

Herbert Simon membagi empat prinsip administrasi yang lebih

umum, yaitu :25

a. efisiensi administrasi dapat ditingkatkan melalui spesialisasi

tugas.

b. efisiensi administrasi dapat ditingkatkan dengan anggota

kelompok didalam suatu hierarki yang pasti yaitu melalui hierarki

komando.

c. efisiensi administrasi dapat ditingkatkan dengan membatasi jarak

pengawasan pada setiap sektor dalam organisasi.

d. efisiensi administrasi dapat ditingkatkan dengan

mengelompokkan pekerjaan untuk maksud-maksud pengawasan,

berdasarkan tujuan, proses, langganan dan tempat.

Keempat prinsip tersebut justru bagi Simon juga masih perlu ditinjau

kembali, karena ada hal-hal tertentu yang perlu dipenuhi. Meninjau

kembali prinsip-prinsip tersebut merupakan dasar bagi perumusan teori

Simon tentang perilaku organisasi dalam kaitannya dengan pengambilan

keputusan. Keempat prinsip tersebut adalah:

1. Spesialisasi Tugas

Efisiensi administrasi diperkirakan akan meningkat sejalan

dengan peningkatan spesialisasi. Dengan kata lain bahwa efisiensi

administrasi dapat ditingkatkan melalui spesialisasi tugas diantara

kelompok untuk menghasilkan suatu efisiensi yang lebih besar. Hal

ini didasarkan pada asumsi bahwa seseorang tidak dapat

mengerjakan dua hal yang berbeda pada waktu bersamaan. Jadi

kriteria spesialisasi tersebut hendaknya mengacu pada empat aspek

yaitu, tujuan, proses, langganan dan tempat (purpose, proces,

clientele and place).

2. Kesatuan Komando

25 Opcit., Herbert A Simon, 1976.

13

Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah

Efisiensi administrasi diperkirakan dapat ditingkatkan dengan

mengatur anggota-anggota organisasi dalam suatu hierarki

wewenang yang pasti untuk mempertahankan “kesatuan komando.”

Hal ini diasumsikan bahwa tidak mungkin bagi seseorang untuk

mematuhi dua perintah yang berlawanan, ketika pemberi perintah

tersebut memiliki wewenang yang sama.

3. Membatasi Jarak dan Pengawasan

Efisiensi administrasi diperkirakan dapat ditingkatkan dengan

membatasi bawahan yang melapor langsung kepada pengelolanya

masing-masing. Tingkat-tingkat organisasi berada pada jumlah yng

minimal dan tingkat-tingkat yang sedikit ini harus dilalui dulu sebelum

bertindak. Selain itu, jika seorang pejabat diperlukan untuk

mengawasi terlalu banyak pekerja, maka pengawasan terhadap

orang-orang itu menjadi lemah.

4. Pengelompokkan Pekerjaan

Efisiensi administrasi juga diduga meningkat dengan

mengelompokkan karyawan menurut: (a) tujuan, (b) proses, (c)

langganan dan (d) tempat pekerjaan. Hal ini berkaitan dengan

spesialisasi pekerjaan pada nomor sebelumnya bahwa organisasi

dapat mengelompokkan karyawan sesuai dengan kapabilitas dan

keterampilan mereka masing-masing.

Sebagaimana dikemukakan pada bagian awal Buku “Perilaku

Administratif” bahwa bagian ini (Bagian II) tentang “Masalah-masalah

dalam Teori Administrasi” berfungsi sebagai langkah awal dalam

membangun kerangka metodologis bagi perumusan teori administrasi

pada bab-bab berikutnya. Namun demikian, ada satu hal yang perlu

dipegang bahwa kita tidak bisa mengharapkan akan dapat menemukan

satu “ukuran” tetap (tak berubah-ubah) yang dapat diterapkan pada

semua organisasi dalam segala situasi. Maka riset-riset tentang

14

Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah

administrasi perlu lebih diarahkan untuk mengenal dan memahami

mekanisme dasar yang ada di dalam sistem-sistem perilaku

administrasi.26&27

Keempat prinsip tersebut selanjutnya pun tidak dapat diterima begitu

saja secara simultan. Pertama, tentang spesialisasi. Secara intern prinsip

ini tidak konsisten mengingat tujuan, proses, langganan dan tempat

merupakan basis-basis yang bersaing dalam organisasi, dan pada titik-titik

pembagian tertentu yang manapun keuntungan yang dapat diperoleh dari

yang tiga harus dikorbankan untuk memperoleh keuntungan dari yang

keempat. Spesialisasi juga tetap dibutuhkan pada sebuah organisasi

besar yang terdiri atas beberapa sub bagian yang membawahi tugas dan

tanggung jawab yang berbeda-beda.28

Kedua, dari prinsip kesatuan komando. Kesatuan komando akan

menjadi sulit bilamana dilaksanakan prinsip spesialisasi. Bilamana kita

asumsikan bila spesialisasi dilaksanakan maka ada pembagian divisi-

divisi dalam organisasi. Lalu bagaimana kesatuan komando dapat

dilaksanakan dengan efisien bilamana wewenang dikotak-kotakkan, dan

melalui garis-garis apa wewenang itu dijalankan. Akhirnya, konsep

kesatuan perintah yang lebih sempit ini pun berpeluang konflik dengan

prinsip-prinsip spesialisasi karena setiap terjadi ketidakcocokan, anggota

organisasi pasti harus kembali pada garis-garis wewenang yang formal. 29

Ketiga, dari prinsip jarak pengawasan. Dikemukakan sebelumnya

bahwa jarak pengawasan itu hendaknya semakin sempit semakin baik.

Dilema yang muncul kemudian adalah di dalam suatu organisasi besar

dimana terdapat hubungan timbal balik antara anggotanya, jarak

pengawasan yang dibatasi ini tidak dapat tidak menimbulkan formalitas-

formalitas yang berlebihan, karena setiap hubungan antara anggota

organisasi harus dibawa ke atas sampai ditemukan seorang atasan yang

26 Herbert A Simon, Administrative Behavior, Third Edition Diterjemahkan oleh St. Dianjung, 1990 pp. 19.

27 Opcit, Herbert A Simon, 1997. Pp. 46.28 Ibid, Herbert A Simon, 1990. Pp. 7829 Ibid, Herbert A Simon, 1990. Pp. 74

15

Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah

disepakati. Akibatnya adalah birokrasi yang panjang dan berbelit-belit

merupakan kendala terparah dalam upaya menciptakan sebuah

administrasi yang efisien.30

Solusi sementara yang ditawarkan di sini yaitu: melihat efisiensi

administrasi dari sudut individu karyawan, meminimalisir munculnya

penggunaan istilah-istilah pokok yang bermakna ganda dengan

pemberian nilai dan memantapkan kriteria spesialisasi, dan

menghilangkan batas-batas rasionalitas individu.

Solusi tersebut dapat dipetakan sebagai berikut:

III. PENUTUP

A. Simpulan

30 Ibid, Herbert A Simon, 1990. Pp. 77

16

4 Prinsip Administrasi

Simon

Melihat efisiensi administrasi dari sudut individu karyawan yaitu pada aspek-aspek: (a) batas-batas kemampuannya menjalankan tugas. (b) batas-batas kemampuannya membuat keputusan yang benar.

Perlu ada pemberian nilai kepada kriteria-kriteria dengan cara memberikan bobot pada kriteria yang telah ditentukan yang diformulasikan berdasarkan fakta dan nilai tentang perilaku administrasi dalam sebuah organisasi.

Menghilangkan Batas-batas bagi rasionalitas individu.

Individu dibatasi oleh keterampilan-keterampilan, kebiasaan-kebiasaan, dan refleks-refleks yang tidak lagi berada di dalam daerah kesadarannya.Individu dibatasi oleh nilai-nilai serta konsepsi-konsepsi tujuan yang mempengaruhinya dalam mengambil keputusan.Individu dibatasi oleh batas-batas pengetahuan mengenai hal-hal yang relevan dengan pekerjaannya.

Spesialisasi tugas

Kesatuan Komando

Jarak Pengawasan

Pengelom-pokkan

pekerjaan

Solusi yang ditawarkanMasalah Teori

Administrasi

Teor

i-teo

ri ad

min

istra

si ti

dak

seca

ra m

aksi

mal

m

empe

rhati

kan

fakt

a da

n ni

lai a

tau

men

gaba

ikan

un

sur-

unsu

r ras

iona

litas

dal

am p

erila

ku a

dmin

istra

si

TEORI RASIONALITAS & PRINSIP EFISIENSI

Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah

Berdasarkan paparan di atas maka dapat disimpulkan dua hal pokok

yang berkaitan dengan masalah-masalah teori administrasi khususnya

dalam kaitannya dengan pengambilan keputusan.

1. Terdapat berbagai teori administrasi yang sampai saat ini digunakan

dalam organisasi-organisasi baik organisasi bisnis maupun

organisasi non profit. Namun, teori-teori administrasi yang

dikemukakan oleh Hendry Fayol dan Frederick W. Taylor, William L.

Morrow, Stephen P. Robbins, K. Bailey dan ahli-ahli lainnya dikritisi

oleh Herbert Alexander Simon. Misalnya, Teori administrasi yang

dikemukakan oleh Hendry Fayol dan Taylor yang menekankan pada

pengelompokkan pekerjaan dan spesialisasi tidak dapat digunakan

secara serta merta untuk semua organisasi. Alasannya, bahwa

terdapat berbagai perbedaan yang harus segera dibenahi terlebih

dahulu, mengingat pelaksana administrasi adalah manusia yang

memang berbeda secra alamiah. Selain itu, organisasi dapat

dipahami dari cara mereka membuat keputusan.

2. Herbert Alexander Simon mengemukakan setidaknya tiga alasan

mengapa teori-teori administrasi yang dianut dalam organisasi perlu

diluruskan yang ia sebut dengan Teori Rasionalitas. Pertama:

Organisasi hendaknya mampu melihat efisiensi administrasi dari

sudut individu karyawan yaitu pada aspek-aspek: (a) batas-batas

kemampuannya menjalankan tugas. (b) batas-batas kemampuannya

membuat keputusan yang benar. Kedua, Perlu ada pemberian nilai

kepada kriteria-kriteria dengan cara memberikan bobot pada kriteria

yang telah ditentukan yang diformulasikan berdasarkan fakta dan

nilai tentang perilaku administrasi dalam sebuah organisasi. Ketiga,

Menghilangkan Batas-batas bagi rasionalitas individu. (a) Individu

dibatasi oleh keterampilan-keterampilan, kebiasaan-kebiasaan, dan

refleks-refleks yang tidak lagi berada di dalam daerah kesadarannya.

(b) Individu dibatasi oleh nilai-nilai serta konsepsi-konsepsi tujuan

yang mempengaruhinya dalam mengambil keputusan. Dan (c)

17

Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah

Individu dibatasi oleh batas-batas pengetahuan mengenai hal-hal

yang relevan dengan pekerjaannya.

B. Rekomendasi

Membaca bukunya Herbert Alexander Simon “Administrative

Behavior” khususnya bab II bukan hanya sulit dipahami, juga

membutuhkan pengkajian sungguh-sungguh. Sebab, apa yang menjadi

judul bab ternyata sulit untuk diuraikan dan dicerna dengan hanya

membaca bab tersebut. Misalnya ingin menemukan permasalahan apa

sesungguhnya tentang teori administrasi tidak tercantum secara eksplisit.

Namun demikian, pernyataan-pernyataan dan contoh-contoh yang

diberikan memang terbukti benar adanya sampai hari ini.

Untuk itu, kami rekomendasikan beberapa hal berikut:

1. Mengingat Herbert A Simon adalah ahli administrasi, ekonom handal

yang sekaligus psikolog, maka untuk memahami cara pandang

Simon tentang teori administrasi maka kita harus merujuk pada

disiplin ilmu yang ia kuasai.

2. Organisasi dapat mudah dipahami melalui teori-teori administrasi

sebagai kerangka metodologis, dan cara organisasi mengambil

keputusan menunjukkan perilaku administratif organisasi tersebut.

Untuk itu direkomendasikan agar dalam memahami organisasi

hendaknya mengkaji teori-teori administrasi yang dianutnya, dan

memahami bahwa perilaku administratif sebuah organisasi dapat

dikaji secara bijak melalui cara-cara pengambilan keputusannya

yang tepat, tajam dan akurat.

3. Teori-teori administrasi yang dikemukakan oleh beberapa ahli

administrasi lainnya bukannya tidak benar namun bukannya tidak

bisa dikritisi. Untuk itu, Simon memberikan kepada pembaca cara

memandang dan mengkritisi teori-teori tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

18

Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah

Assar Lindbeck, Nobel Lectures, Economics 1969-1980, Editor, World Scientific Publishing Co., Singapore. (1992) pp. 1

Bakka, Jørgen Frode and Egil Fivesdal: Organisations Theory. Structure, Culture, Processes, (Nordisk Forlag, Arnold Busck, Denmark, 1986.) Pp. 168

Cyert, R.M. and DeGroot, M.H., Bayesian Analysis and Uncertainty in Economic Theory, (Totowa NJ : Rowman and Litt lefield, 1987) pp 72.

Frederick W. Taylor, Shop Management (Harper & Bros., I~I!)..p. gg; Macmahon, Millett, and Ogden The Admrnastratton of Federal Work Relief (Public Administration Service, 1941).pp. 265-268. http://links.jstor.org/sici?sici=3E2.0.CO%3B2-J

Frederick W. Taylor, The Principles of Scientific Management (New York: Harper Bros., 1911): 5-29 http://www.cba.neu.edu/~ewertheim /introd/history.htm#Theoryx

Gulick, Luther. Notes on the Theory of Organization, in Luther Gulick and L. Urwick (eds.), Papers onthe Science of Administration (Institute of Public Administration, Columbia University, 1937)pp. 9. http://links.jstor.org/sici?sici=.0.CO%3B2-J

Henry Fayol, Theory and Analysis of Public Management, (New York: Harper Bros., 1911): 5-29

Herbert A. Simon "Decision-Making and Administrative Organization," Public Administration Review 20-21 (Winter, 1944) pp. 4 cited in Herbert A. Simon, The Proverbs of Administration, Public Administration Review, Vol. 6, No. 1.

Herbert A. Simon, The Proverbs of Administration, Public Administration Review, Vol. 6, No. 1. (Winter, 1946), pp. 53-67.

Herbert A Simon, Administrative Behavior. A Study of Decision-Making Processes in Administrative Organization, Third Edition, The Free Press, Collier Macmillan Publishers, London, UK, 1976.

Herbert A Simon, Altruims and Economics, Eastern Economic Journal, Vol. 18 No. 1 Winter 1992.

Jesper Simonsen, Herbert A. Simon: Administrative Behavior – How organizations can be understood in terms of decision processes, Computer Science Journal, Roskilde University, Spring 1994, pp. 1

John M. Phiffner and RV Presthus, Public Administration, New York: The Ronald Press Co. http://www.accel-team.com/scientific/scientific_02.html

Kerlinger, Fred N., Foundations of Behavioral Research, Third Edition, (Chicago :Holt, Rinehart and Winston. 1986), pp.54.

Mario Teguh, Motivasi untuk Hidup yang Lebih Baik, The Golden Ways, Metro TV, 24 Desember 2009.

Moh. Nazir, Metode Penelitian, (Jakarta : PT. Ghalia Indonesia), pp. 7

Newstrom, J. W., & Davis, K. A. (1997). Organizational behavior: Human behavior at work (10th ed.). New York: McGraw-Hill.

19

Abdul Kadir (2) & Tjutju Fatimah

R:Webster NCD 1974” in the Webster's New Collegiate Dictionary, Merriam-Webster, 1974 edition.

Stephen P. Robbins, Organizational Behavior, 9th edition Prentice Hall International http://bzupages.com/f238/pdf-book-stephen-p-robbins-organizational-behaviour-9th-edition-5293/

Walter L. Wallace, Principles of Scientific Sociology (Aldine, 1983) http://www.accel-team.com/scientific/scientific_02.html

William H. Newman, Administration Action the technique of Organization and Management, Prentice Hall Inc. http://www.accel-team.com/scientific/scientific_02.html

William L. Morrow., An Introduction to Public Administration, Policy, Politics and Bureucracy, (New York, the Free Press, 1974) 336. http://www.jstor.org/pss/974286

20