Publieke inkoop berenschot

of 13 /13
Berenschot publieke inkoop 1

Embed Size (px)

Transcript of Publieke inkoop berenschot

Page 1: Publieke inkoop berenschot

1

Berenschot

publieke inkoop

Page 2: Publieke inkoop berenschot

2

Berenschot Publieke Inkoop

“De toegevoegde waarde van de inkoopfunctie optimaliseren”

Berenschot Publieke Inkoop ondersteunt uw organisatie bij het professionaliseren van de inkoopfunctie. Onze adviseurs helpen u bij het verbeteren van uw inkoopprestaties.

Strategische focus van onze dienstverlening:1. Vaststellen inkoopbesparingen en inkoopvolwassenheid.2. Vergroten grip op inkoopstromen: transparantie, efficiëntie en

effectiviteit.3. Inrichten doelmatige Europese Aanbestedingen.

Page 3: Publieke inkoop berenschot

3

Nadere uitwerking dienstverlening

1. Vaststellen van inkoopbesparingen en inkoopvolwassenheid.· World Class Purchasing benchmark.· Crediteurenanalyse en kosten-workshops.· Onderzoek interne klanttevredenheid en business alignment.· Opstellen/uitvoeren systematisch kostenreductieplan met meerdere productgroepen.

2. Vergroten grip op inkoopstromen: transparantie, efficiëntie en effectiviteit.· Opstellen van het inkoopbeleid.· Opstellen inkoophandboek, rechtmatige en effectieve inkoopprocessen en –procedures. · Structurering bemensing inkoopgemeenschap inclusief competentiemanagement.· Inrichten besturing en besluitvorming inclusief organisatie-brede tenderboard.

3. Inrichten doelmatige Europese Aanbestedingen.· Invoering tools en templates voor grip op aanbestedingen en een effectieve strategie.· Uitvoering en ondersteuning complexere aanbestedingen.· Ondersteunen introductie prestatie-inkoop.

Page 4: Publieke inkoop berenschot

4

Publicaties

Recente publicaties:· Inkoop in de Zorg (2011)· Value Sourcing, Sourcing value (2010)· Inkoopmodellenboek (2006, 2008)· Publicatie over resultaten World-Class Purchasing enquete

(1997, 1999,…,2007)· Salarismonitor inkoop (2009)

Page 5: Publieke inkoop berenschot

5

Inkoopsamenwerking

Servicepunt 71

Door de bedrijfsvoeringstaken van de vier gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude te concentreren in één organisatie (Servicepunt71), wordt bevorderd dat alle taken de aandacht krijgen die zij verdienen. Ook de inkoop wordt gezamenlijk uitgevoerd.

Berenschot heeft de opdracht gekregen tot een doorlichting om de inkoopfunctie te professionaliseren, teneinde de samenwerking en mogelijke besparingen te maximaliseren.

Op verschillende manieren is de volwassenheid van de inkooporganisatie getoetst (onder andere benchmark, klanttevredenheidsonderzoek, interviews, workshops). Ook zijn er analyses gemaakt van het besparingspotentieel binnen de verschillende inkooppakketten.

De hiermee door Berenschot bereikte resultaten waren:• Er is een besparing van circa 13 miljoen euro geïdentificeerd.• Een gericht actieplan voor nadere structurering en professionalisering van de

inkooporganisatie (dat inmiddels ook wordt doorgevoerd).

Page 6: Publieke inkoop berenschot

6

Inkoopsamenwerking

Gemeente Beverwijk

De raad van de gemeente Beverwijk heeft een motie aangenomen inzake aanbestedingen en het functioneren van stichting Rijk als inkooporganisatie voor verschillende gemeenten. De hoofd-onderzoeksvragen zijn als volgt:1. Onder welke voorwaarden en met welk doel is stichting Rijk opgericht?2. Hoe verloopt het inkoopproces?3. Hoe functioneert Stichting Rijk?

Berenschot is geselecteerd vanwege de brede opzet van het onderzoek in combinatie met de laagste prijs. Met een benchmark, interviews en enquête is door Berenschot de volwassenheid van de inkooporganisatie getoetst. Een audit op het inkoophandboek en uitgevoerde inkooptrajecten heeft de wijze van uitvoering van inkooptrajecten getoetst alsmede de effecten voor lokale ondernemers.

De conclusies waren onder andere dat de met Stichting Rijk in de afgelopen jaren bereikte doelstellingen en inkoopprofessionalisering redelijk tot goed in lijn zijn met de verwachtingen ten tijde van de oprichting. De raad heeft de conclusies overgenomen.

Page 7: Publieke inkoop berenschot

7

Inrichten professionele inkooporganisatie

Politieacademie

De politieacademie heeft aan Berenschot de opdracht gegeven tot het opzetten en inrichten van een professionele inkooporganisatie. Het doel is om niet alleen een rechtmatige maar juist ook een doelmatige inkoopfunctie te verkrijgen. Onderdelen van de aanpak waren onder andere het opstellen van inkoop- en aanbestedingsbeleid, implementatie van door de organisatie gedragen inkoopprocessen, beschrijving AO en handhavingsmechanisme, inrichten inkoop-accountmanagement en een gerichte communicatie.

De hiermee door Berenschot bereikte resultaten waren:• Leveranciersreductie 52%.• Factuurreductie 13%.• Besparing 2 miljoen euro.• Commitment van topmanagement tot decentrale bestellers.• Klantgerichte focus en inkoopprofessionals die gesprekspartner zijn op elk niveau.

Page 8: Publieke inkoop berenschot

8

Inkoopbesparingen

Gemeente Utrecht

In het Collegeprogramma 2010-2014 van de gemeente Utrecht is vastgesteld dat in 2014 een structurele besparing moet worden bereikt oplopend tot 55 miljoen euro. Inkoop betreft een van de aandachtspunten hierbij.

Berenschot heeft de opdracht gekregen tot een doorlichting om de inkoopfunctie binnen de gemeente te professionaliseren, teneinde de besparingen te realiseren. Op verschillende manieren is de volwassenheid van de inkooporganisatie getoetst. Ook zijn er analyses gemaakt van het besparingspotentieel binnen de verschillende inkooppakketten, van de inkoopportfolio en van de uitnutting van de raamcontracten.

De hiermee door Berenschot bereikte resultaten waren:• Er is een minimale besparing van 15 miljoen euro geïdentificeerd.• Een gericht overzicht van benodigde acties voor nadere structurering en

professionalisering van de inkooporganisatie (die inmiddels ook zijn doorgevoerd).• De aandachtspunten voor het nieuwe inkoopbeleid (dat inmiddels ook is opgesteld).

Page 9: Publieke inkoop berenschot

9

GGNet zat in zwaar weer. Diverse maatregelen waren nodig om de organisatie financieel gezond te krijgen waarbij de dienstverlening gegarandeerd blijft. Er was een besparingsoperatie en reorganisatie gaande waarbij FTE moesten afvloeien.

Berenschot is gevraagd om inkoopbesparingen te realiseren, met als doel de financiële positie van GGNet structureel te verbeteren. Onderdelen van de aanpak waren onder andere: een crediteurenanalyse, opstellen van besparingsstrategie en actieplan, uitvoeren van diverse inkooptrajecten om op korte termijn besparingen te realiseren, opstellen en implementeren van nieuw inkoopbeleid (inclusief contractmanagement) om besparingen op langere termijn vast te houden.

De hiermee door Berenschot bereikte resultaten waren:• De geïndiceerde besparingen zijn gerealiseerd, meer geld beschikbaar voor de

gezondheidszorg.• De eigen kennis en capaciteit van GGNet is vergroot, ze geven nu zelfstandig invulling

aan het inkoopbeleid.

Kostenreductie programma

GGNet

Page 10: Publieke inkoop berenschot

10

Inhuur personeelsdiensten

Stichting Waternet

Stichting Waternet was bezig met het wijzigen van haar strategisch personeelsbeleid. Uitgangspunt was dat op ieder moment de juiste mensen op de juiste plek moesten zitten, met meer centrale aansturing om dit te faciliteren. Om het nieuwe beleid beter te kunnen vormgeven moest het aantal leveranciers worden teruggebracht. Op het betreffende moment had Waternet meer dan 400 leveranciers van tijdelijk personeel.

Berenschot werd gevraagd om de twee aanbestedingen voor Technisch Personeel en Payroll Services voor te bereiden, uit te voeren en de benodigde dienstverlening tegen een goede prijs/kwaliteit verhouding in te kopen. De hiermee door Berenschot bereikte resultaten waren:• Het aantal leveranciers van tijdelijk personeel is teruggebracht naar vijf. • Grote kostenbesparingen zijn behaald door lagere tarieven en administratieve lasten.• Voor het onderdeel Payroll Services is op jaarbasis ongeveer drie ton bespaard (15%).• De uitvoering van het nieuwe personeelsbeleid is vereenvoudigd.

Page 11: Publieke inkoop berenschot

11

Ministerie van Defensie

De Sous Chef Verwerving van het Ministerie van Defensie, Directie Materieel Organisatie, wenste in het kader van zijn functionele verantwoordelijkheid inzicht in de volwassenheid van de inkooporganisatie, kansen voor verbetering en mogelijke risico’s op rechtmatigheid.

Berenschot heeft de opdracht gekregen tot een quick scan van de 16 inkopende diensten binnen Defensie. Op verschillende manieren is de volwassenheid van de inkooporganisatie getoetst: benchmark, interviews, workshops, formatieanalyse, inkoopdossieranalyses.

De hiermee door Berenschot bereikte resultaten waren:• Een volledig inzichtelijke en transparante vaststelling van inkoopvolwassenheid.• Een gericht overzicht van benodigde acties voor nadere structurering en

professionalisering van de inkoopgemeenschap.• De aandachtspunten voor het nieuwe inkoopbeleid.• Een overzicht van gerichte kansen voor het vergroten van de inkoopsynergie en

inkoopsamenwerking.

Scan inkoopvolwassenheid

Ministerie van Defensie

Page 12: Publieke inkoop berenschot

12

Structurering organisatie

Diverse organisaties

Complexere aanbestedingen vereisen een scala van betrokkenen en een gestructureerde aanpak van analyse en uitvoering. Steeds meer publieke organisaties onderkennen dat hun wijze van werken de strategische inkoopmogelijkheden onvoldoende ondersteunt.

Door verschillende organisaties wordt Berenschot benaderd om als structurering van de inkooporganisatie haar tools en templates te implementeren. Deze zijn door Berenschot adviseurs ontwikkeld voor de publieke sector en worden aangepast aan de bij de organisatie gebruikte standaarden. Met workshops wordt de invoering van de tools begeleid.

De hiermee door Berenschot bereikte resultaten waren:• Een pro-actieve planning en monitoring van aanbestedingen.• Een transparante opzet van rechtmatige aanbestedingen.• Gestructureerd intern accountmanagement en multidisciplinaire samenwerking.• Een strategische borging bij het bepalen van de aanbestedingsstrategie.• Effectieve en efficiënte aanbestedingsdocumenten.• Juridisch verantwoord modulair opgezette contracten.

Page 13: Publieke inkoop berenschot

Vragen?

Hans Ruiter06 – 53 11 00 78

13