Publications Office of the European Union€¦ · Web view1.7. Garanties financières – Sans...

APPEL D’OFFRES GÉNÉRALN° 10389

Assistance rédactionnelle, graphique et technique pour la présentation, la production, la traduction et la maintenance de la collection des Synthèses

de la législation de l’UE

CAHIER DES CHARGES

Appel d’offres n°10389 1/98

TABLE DES MATIÈRES

1. INFORMATIONS PRÉLIMINAIRES CONCERNANT L’APPEL D’OFFRES......................................................4

1.1. PRÉSENTATION DE L’OFFICE DES PUBLICATIONS..............................................................................................41.2. NATURE DU MARCHÉ.........................................................................................................................................51.3. OBJET ET CONTEXTE DU MARCHÉ......................................................................................................................51.4. DATE DE DÉBUT DU CONTRAT ET DURÉE DES TÂCHES/DU CONTRAT................................................................51.5. PRIX...................................................................................................................................................................51.6. MODALITÉS DE PAIEMENT.................................................................................................................................61.7. GARANTIES FINANCIÈRES – SANS OBJET...........................................................................................................61.8. LIEUX D’EXÉCUTION..........................................................................................................................................61.9. CONDITIONS GÉNÉRALES DE SOUMISSION D’UNE OFFRE...................................................................................61.10. VISITE DES LOCAUX...........................................................................................................................................61.11. DATE ET LIEU D’OUVERTURE DES OFFRES.........................................................................................................7

2. OFFRE ET ÉVALUATION....................................................................................................................................8

2.1. PROCÉDURE D’ÉVALUATION ET ATTRIBUTION DU MARCHÉ..............................................................................82.2. FORME ET CONTENU DE L’OFFRE.......................................................................................................................82.3. STRUCTURE DE L’OFFRE....................................................................................................................................92.4. PREMIÈRE PARTIE: INFORMATIONS ADMINISTRATIVES......................................................................................92.5. DEUXIÈME PARTIE: CRITÈRES D’EXCLUSION...................................................................................................11

2.5.1. Documents relatifs aux critères d’exclusion..............................................................................................112.5.2. Critères d’exclusion....................................................................................................................................112.5.3. Sanctions administratives et financières....................................................................................................12

2.6. TROISIÈME PARTIE: CRITÈRES DE SÉLECTION..................................................................................................132.6.1. Capacité économique et financière du soumissionnaire............................................................................13

2.6.1.1. Documents à fournir concernant la capacité économique et financière.............................................................132.6.1.2. Évaluation de la capacité économique et financière...........................................................................................13

2.6.2. Capacité technique et professionnelle du soumissionnaire........................................................................142.6.2.1. Documents à fournir concernant la capacité technique et professionnelle du soumissionnaire.........................142.6.2.2. Évaluation de la capacité technique et professionnelle......................................................................................15

2.7. CRITÈRES D’ATTRIBUTION...............................................................................................................................152.8. QUATRIÈME PARTIE: CRITÈRES D’ATTRIBUTION – OFFRE TECHNIQUE.............................................................15

2.8.1. Documents à fournir concernant les critères techniques d’attribution......................................................152.8.2. Évaluation des critères techniques d’attribution.......................................................................................15

2.9. CINQUIÈME PARTIE: CRITÈRES D’ATTRIBUTION – OFFRE FINANCIÈRE.............................................................182.9.1. Documents à fournir concernant les critères financiers d’attribution.......................................................182.9.2. Évaluation des critères financiers d’attribution.........................................................................................19

2.10. CINQUIÈME PARTIE: CRITÈRES D’ATTRIBUTION – ÉVALUATION FINALE..........................................................192.11. INFORMATION DES SOUMISSIONNAIRES...........................................................................................................192.12. ATTRIBUTION DU MARCHÉ..............................................................................................................................19

3. OFFRES CONJOINTES, RECOURS À DES SOUS-TRAITANTS ET À DES INDÉPENDANTS.........................................................................................................................................................19

3.1. OFFRE FAITE EN COLLABORATION AVEC D’AUTRES SOCIÉTÉS........................................................................193.1.1. Offre conjointe............................................................................................................................................193.1.2. Recours à des sous-traitants et à des indépendants...................................................................................19

3.2. DOCUMENTS À SOUMETTRE – OFFRE CONJOINTE............................................................................................193.3. DOCUMENTS À SOUMETTRE – RECOURS À DES SOUS-TRAITANTS ET À DES INDÉPENDANTS...........................193.4. ÉVALUATION DES OFFRES CONJOINTES OU FAISANT APPEL À DES SOUS-TRAITANTS/INDÉPENDANTS............19

3.4.1. Critères d’exclusion....................................................................................................................................193.4.2. Critères de sélection...................................................................................................................................193.4.3. Critères d’attribution..................................................................................................................................19

4. SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES.....................................................................................................................19

4.1. CONTEXTE.......................................................................................................................................................194.2. DÉFINITIONS:...................................................................................................................................................19


4.3. RÉSUMÉ DES SERVICES À FOURNIR..................................................................................................................194.4. ACTEURS ET RÔLES..........................................................................................................................................194.5. NATURE DES SERVICES DEMANDÉS.................................................................................................................19

4.5.1. Phase de démarrage...................................................................................................................................194.5.2. Tâches de production.................................................................................................................................19

4.5.2.1. Suivi de l’évolution du droit et des politiques de l’Union européenne..............................................................194.5.2.2. Exigences relatives aux services à fournir..........................................................................................................194.5.2.3. Rédaction d'une nouvelles Synthèse...................................................................................................................194.5.2.4. Réécriture de Synthèses......................................................................................................................................194.5.2.5. Mises à jour de Synthèses...................................................................................................................................194.5.2.6. Corrections.........................................................................................................................................................194.5.2.7. Maintenance des Textes introductifs..................................................................................................................194.5.2.8. Maintenance du Glossaire..................................................................................................................................194.5.2.9. Traductions.........................................................................................................................................................19

4.5.2.9.1. Révision des traductions...............................................................................................................................194.5.2.10. Vérification des liens..........................................................................................................................................194.5.2.11. Métadonnées.......................................................................................................................................................19

4.6. FLUX DE TRAVAIL............................................................................................................................................194.6.1. Feuilles de travaux mensuelles...................................................................................................................194.6.2. Feuilles de travaux ad hoc.........................................................................................................................194.6.3. Contrôles de la production.........................................................................................................................19

4.6.3.1. Contrôle de contenu............................................................................................................................................194.6.3.2. Contrôle linguistique par la Direction générale de la traduction de la Commission..........................................194.6.3.3. Contrôle linguistique par les correcteurs de l’Office des publications...............................................................194.6.3.4. Retard ou défaut de contrôle de contenu ou de contrôle linguistique................................................................19

4.6.4. Contrôle interne par le contractant............................................................................................................194.6.5. Livraison finale à l’Office des publications...............................................................................................194.6.6. Acceptation finale par l’Office des publications........................................................................................194.6.7. Relivraisons................................................................................................................................................194.6.8. Délais pour les livraisons finales...............................................................................................................19

4.6.8.1. Tâches prioritaires..............................................................................................................................................194.6.8.2. Tâches urgentes..................................................................................................................................................19

4.6.9. Non-respect des délais................................................................................................................................194.6.10. Gestion du projet...................................................................................................................................19

4.6.10.1. Participation à des réunions avec l’Office des publications et suivi..................................................................194.6.10.2. Programme de travail.........................................................................................................................................194.6.10.3. Rapport d’activité...............................................................................................................................................194.6.10.4. Facture pro forma...............................................................................................................................................194.6.10.5. Participation à des réunions avec le comité éditorial ou d’autres groupes de travail.........................................194.6.10.6. Commandes........................................................................................................................................................194.6.10.7. Facturation..........................................................................................................................................................19

4.6.11. Services additionnels.............................................................................................................................194.7. MODALITÉS PRATIQUES...........................................................................................................................19

4.7.1. Équipe requise............................................................................................................................................194.7.2. Contacts entre l’Office des publications et le contractant.........................................................................194.7.3. Service d’assistance....................................................................................................................................194.7.4. Diffusion.....................................................................................................................................................194.7.5. Droits d’auteur...........................................................................................................................................19

5. ANNEXES...............................................................................................................................................................19

ANNEXE 1 BORDEREAU DE PRIX ET FORMULAIRE D’ESTIMATION...........................................................................19ANNEXE 2A SIGNALÉTIQUE FINANCIER.....................................................................................................................19ANNEXE 2B FORMULAIRE «ENTITÉ LÉGALE».......................................................................................................19ANNEXE 2C ACCORD/PROCURATION....................................................................................................................19ANNEXE 2D MODÈLE DE GARANTIE......................................................................................................................19ANNEXE 3 FORMULAIRE D’IDENTIFICATION DU SOUMISSIONNAIRE........................................................................19ANNEXE 4 QUESTIONNAIRE RELATIF AUX OFFRES CONJOINTES, AU RECOURS À DES SOUS-TRAITANTS ET À DES INDÉPENDANTS...............................................................................................................................................................19ANNEXE 5 LISTE DES DOCUMENTS À FOURNIR........................................................................................................19ANNEXE 6 DÉCLARATION SUR L’HONNEUR RELATIVE AUX MOTIFS D’EXCLUSION.................................................19ANNEXE 7 QUESTIONNAIRE RELATIF AUX CRITÈRES DE SÉLECTION.......................................................................19ANNEXE 8 QUESTIONNAIRE TECHNIQUE RELATIF AUX CRITÈRES D’ATTRIBUTION.................................................19


1. Informations préliminaires concernant l’appel d’offres

1. INFORMATIONS PRÉLIMINAIRES CONCERNANT L’APPEL D’OFFRES

Le présent cahier des charges fait suite à la publication de l’avis de marché au JO S.

Le présent appel d’offres a été publié par l’Office des publications de l’Union européenne, qui signera le contrat et suivra sa mise en œuvre.

1.1. Présentation de l’Office des publications

L’Office des publications de l’Union européenne (2, rue Mercier, 2985 Luxembourg, LUXEMBOURG), ci-après «l’Office des publications», est la maison d’édition des institutions européennes au sens large, responsable de la production et de la diffusion, sur tout support et par tout moyen, de l’ensemble des publications de l’Union européenne. L’Office des publications, dont l’organisation et le fonctionnement actuels sont régis par la décision 2009/496/CE, Euratom (JO L 168 du 30.6.2009, p. 41), tel que modifiée, est géré par un comité de direction au sein duquel chaque institution est représentée par son secrétaire général. L’Office des publications est rattaché à la Commission européenne sur le plan administratif. Des informations complémentaires sont disponibles sur le site web de l’Office: http://publications.europa.eu

En tant qu’éditeur, l’Office des publications a pour responsabilité d’offrir la plus haute qualité de service à ses clients — les services auteurs des institutions et autres organes de l’Union européenne — et à son public — les citoyens de l’Union européenne, ainsi qu'à toute personne intéressée par les affaires européennes de par le monde. En matière de nouvelles technologies, l’Office des publications se doit d’être à l’avant-garde du métier de l’édition.

En vertu des dispositions du traité sur l’Union européenne, la publication de certains titres, comme le Journal officiel de l’Union européenne ou le Rapport général sur les activités de l’Union européenne, est une obligation légale.

Sites web utiles

Office des publications http://publications.europa.euEU Bookshop: la librairie en ligne de l’Union européenne

http://bookshop.europa.eu/fr/home/

EUROVOC: thésaurus multilingue http://eurovoc.europa.euCORDIS: service communautaire d’information sur la R & D

http://cordis.europa.eu

EUR-Lex: l’accès au droit de l’UE http://eur-lex.europa.euWHO’S WHO: l’annuaire interinstitutionnel de l’Union européenne

http://europa.eu/whoiswho/whoiswho.html

TED: supplément au Journal officiel de l’Union européenne

http://ted.europa.eu

SIMAP: informations sur les marchés publics européens

http://simap.europa.eu

Autres liens utiles http://europa.eu/geninfo/info/index_en.htm

http://europa.eu/geninfo/info/index_en.htm

http://simap.europa.eu/

http://ted.europa.eu/

http://europa.eu/whoiswho/whoiswho.html

http://eur-lex.europa.eu/

http://cordis.europa.eu/

http://eurovoc.europa.eu/

http://bookshop.europa.eu/fr/home/

http://publications.europa.eu/

http://publications.europa.eu/

1. Informations préliminaires concernant l’appel d’offres1.2. Nature du marché

Le présent contrat est un contrat-cadre de services dont l’intitulé est: assistance rédactionnelle, graphique et technique pour la présentation, la production, la traduction et la maintenance de la collection des Synthèses de la législation de l’UE.

Les conditions d’exécution, les quantités et/ou les délais de livraison précis ne pouvant être indiqués à l’avance, la Commission européenne (ci-après la «Commission») envisage de conclure le marché sous forme d’un contrat-cadre qui définira les termes essentiels d’une série de bons de commande à établir et à conclure au cours de sa durée. Les contrats-cadres ne donnent lieu à aucune obligation directe pour la Commission; seule leur mise en œuvre par l’intermédiaire de commandes engage celle-ci.

Le volume estimé du/des marché(s) est de 5 600 000 euros sur une période maximale de quatre ans.

1.3. Objet et contexte du marché

L’objectif du présent contrat est d’obtenir l’assistance d’un contractant externe pour la rédaction, la mise à jour, la réécriture, la traduction et généralement la maintenance de la collection des Synthèses de la législation de l’UE. Pour s’acquitter de ces tâches, le contractant suivra en continu l’évolution du droit et des politiques de l’Union et leur interprétation par la Cour de justice de l’Union européenne. La collection sera diffusée via EUR-LEX, le portail d’accès au droit de l’Union européenne.Pour de plus amples informations sur les tâches à réaliser, voir le chapitre 4 (spécifications techniques).

1.4. Date de début du contrat et durée des tâches/du contrat

La signature du contrat est prévue pour la fin du mois de novembre 2012.

Le contrat entre en vigueur à la date de sa signature par la dernière partie contractante. La durée initiale du contrat est de 12 mois. Pour l’éventuelle reconduction du contrat, voir l’article I.2.5 du projet de contrat.

1.5. Prix

· Les prix doivent être forfaitaires et exprimés en euros. Pour les soumissionnaires des pays qui ne font pas partie de la zone euro, le montant de l’offre ne pourra pas être révisé en fonction de l’évolution du taux de change.

· Les prix sont fixes et ne peuvent être modifiés. Ils ne peuvent être révisés que selon les dispositions de l’article I.3 du contrat. Veuillez noter que la révision des prix doit faire l’objet d’une demande à introduire obligatoirement trois (3) mois au plus tard avant la date anniversaire de l’entrée en vigueur du contrat. En cas de demande justifiée introduite dans les délais, les prix révisés s’appliquent à compter de la date anniversaire de l’entrée en vigueur du contrat. Les révisions des prix seront calculées avec le même nombre de décimales que celui qui avait été accepté dans le bordereau de prix initial (voir point 2.9.1).

Pour en savoir plus sur la manière de présenter l’offre financière dans le bordereau des prix et le formulaire d’estimation, voir le point 2.9.1.

1. Informations préliminaires concernant l’appel d’offres

1.6. Modalités de paiement

Les paiements sont effectués conformément à l’article I.4 du projet de contrat. Pour les tâches de production, les paiements seront mensuels sur présentation d’une facture accompagnée de la note d’acceptation de la facture pro forma et du rapport d’activité correspondants. Les services de la phase de démarrage et tous les services additionnels peuvent être facturés à l’achèvement du travail correspondant, sur présentation d’une facture accompagnée de la note d’acceptation de la facture pro forma et du rapport d’activité correspondants.

1.7. Garanties financières – Sans objet

1.8. Lieux d’exécution

Les prestations seront exécutées dans les locaux du contractant ou dans tout autre lieu indiqué dans l’offre, à l’exception des locaux de l’Office des publications. Toutefois, des réunions entre le contractant et l’Office des publications pourront avoir lieu dans les bureaux de l'Office.

1.9. Conditions générales de soumission d’une offre

La participation à la présente procédure d’adjudication est ouverte à égalité de conditions à toutes les personnes physiques ou morales relevant du domaine d’application des traités et à toutes les personnes physiques ou morales d’un pays tiers qui aurait conclu avec l’Union européenne un accord particulier dans le domaine des marchés publics, dans les conditions prévues par cet accord.

La soumission d’une offre vaut acceptation, par le soumissionnaire, de l’ensemble des conditions énoncées dans la lettre d’invitation, dans le présent cahier des charges (annexes comprises) et dans le projet de contrat, et renonciation à toutes les autres conditions générales de vente. La soumission d’une offre lie le soumissionnaire pendant l’exécution du contrat, s’il en devient l’attributaire.

Dès son acceptation par l’Office des publications, l’offre est considérée par ce dernier comme confidentielle et devient propriété de l’Office des publications.

L’Office des publications ne rembourse pas les frais afférents à la préparation et à la soumission des offres.

Le protocole sur les privilèges et immunités ou, le cas échéant, la convention de Vienne du 24 avril 1963 sur les relations consulaires s’applique au présent appel d’offres.

1.10. Visite des locaux

Sans objet.

1. Informations préliminaires concernant l’appel d’offres1.11. Date et lieu d’ouverture des offres

L’ouverture des offres aura lieu le 17 octobre 2012 à 10 h 00 (heure de Luxembourg – HEC/HAEC), à l’adresse suivante:

Office des publications de l’Union européenne2, rue Mercier

2985 LuxembourgLUXEMBOURG

Chaque soumissionnaire peut mandater un représentant pour assister à l’ouverture des offres. Les sociétés intéressées sont invitées à le faire savoir par télécopie ou par courrier électronique, au moins vingt-quatre heures à l’avance, à l’adresse indiquée ci-dessous. Cette notification doit être signée par un responsable autorisé du soumissionnaire et préciser le nom de la personne qui représentera ce dernier à l’ouverture des offres.

Télécopie: +352 2929-42672

Courriel: [email protected]

mailto:[email protected]

2. Offre et évaluation

2. OFFRE ET ÉVALUATION

2.1. Procédure d’évaluation et attribution du marché

Les soumissionnaires et les offres seront évalués en trois grandes étapes:

Chacune de ces étapes tend respectivement:

· à vérifier, pour la première étape (critères d’exclusion), la possibilité pour les soumissionnaires de participer à la procédure de passation de marché et, le cas échéant, de se voir attribuer le marché;

· à vérifier, pour la deuxième étape (critères de sélection), la capacité économique et financière ainsi que la capacité technique et professionnelle de chaque soumissionnaire retenu à l’issue de la première étape;

· à évaluer, sur la base des critères d’attribution, chaque offre retenue à l’issue des première et deuxième étapes.

La procédure d’évaluation peut aboutir à l’attribution du marché.

L’évaluation sera basée sur les offres. En ce qui concerne les critères d’exclusion et de sélection, l’Office des publications se réserve le droit de requérir la production, dans le délai qu’il précisera dans sa demande, de justificatifs supplémentaires relatifs à l’offre présentée, à des fins de clarification ou de vérification. Toutes les informations seront évaluées par rapport aux critères spécifiés dans le présent chapitre.

Veuillez noter qu’en ce qui concerne les critères d’attribution, l’Office des publications ne peut contacter un soumissionnaire que dans le cas où une offre donnerait lieu à des demandes d’éclaircissement ou s’il s’agit de corriger des erreurs matérielles manifestes. Ce contact ne peut conduire qu’à la clarification de points déjà présents dans l’offre et ne peut donner lieu à aucune modification des conditions de l’offre. Seules les offres répondant aux exigences d’une étape seront prises en considération à l’étape suivante.

2.2. Forme et contenu de l’offre

Les offres doivent être claires, concises et assemblées de façon cohérente (par exemple, reliées ou agrafées, etc.). Le soumissionnaire est également prié de compléter et de joindre la liste indiquant où se trouvent les documents requis (annexe 5). Si l’offre est divisée en plusieurs fichiers, il est conseillé d’insérer une table des matières dans chacun d’entre eux.

Le soumissionnaire étant jugé sur le contenu de son offre écrite, celle-ci doit faire clairement apparaître qu’il est en mesure de satisfaire aux exigences du cahier des charges.

La lettre d’invitation précise les conditions générales à respecter ainsi que les modalités de soumission de l’offre.

Veuillez noter que l’offre doit être signée par une ou plusieurs personnes habilitées à représenter l’opérateur économique en vertu des statuts et/ou d’un extrait du registre du commerce, ou par une ou plusieurs personnes ayant reçu une procuration à cet effet d’une ou de plusieurs personnes. Les documents attestant que cette personne est habilitée à représenter l’opérateur économique doivent être soumis de la manière indiquée au point 2.4.

Il en va de même pour la ou les personnes désignées pour signer le contrat.


L’attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que toute omission d’information, totale ou partielle, imputable à une ou plusieurs entités légales concernées par l’offre, peut conduire l’Office des publications à exclure l’offre de la suite de la procédure.

2.3. Structure de l’offre

Toute offre doit comprendre les cinq parties suivantes:

Première partie: informations administratives

Deuxième partie: critères d’exclusion

Troisième partie: critères de sélection

Quatrième partie: critères d’attribution – offre technique

Cinquième partie: critères d’attribution – offre financière

Les parties une à quatre, d’une part, et la partie cinq, d’autre part, doivent être présentées dans deux enveloppes cachetées distinctes, placées elles-mêmes sous double enveloppe cachetée, comme le précise l’invitation à soumissionner. Chaque enveloppe intérieure doit clairement indiquer son contenu («offre technique» ou «offre financière»).

Veuillez noter que toute la documentation doit être fournie en triple exemplaire papier (un original et deux copies), et, autant que possible, imprimée recto-verso. Les CD/DVD ou supports similaires faisant partie de l’offre doivent également être fournis en triple exemplaire.

De plus, les soumissionnaires adjoindront à la quatrième partie un CD/DVD ou un support similaire, dans un format se prêtant à la recherche, contenant l’offre technique. En cas de divergence entre la version papier et le fichier électronique, la version papier prévaudra.

2.4. Première partie: informations administratives

Dans la première partie, le soumissionnaire doit fournir les informations suivantes:

· une lettre d’accompagnement dûment signée, avec le nom, l’adresse, le numéro de télécopie et l’adresse électronique de la personne de contact responsable de la soumission de l’offre;

· le formulaire d’identification du soumissionnaire, dûment complété, fourni à l’annexe 3 et comprenant les informations suivantes:

· le nom et/ou la dénomination sociale du soumissionnaire;

· la mention précise de sa forme juridique;

· le numéro d’immatriculation au registre du commerce et le numéro de TVA du soumissionnaire;

· l’adresse de son siège social et, le cas échéant, son site internet;

· le nom des représentants légaux du soumissionnaire (administrateurs, directeurs, etc.), mandatés pour signer les contrats avec les tiers et pour signer l’offre;

· les informations relatives au compte bancaire;


· les nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de télécopie et adresse électronique des personnes de contact pour le suivi administratif et technique;

· une déclaration signée confirmant la validité de l’offre;

· un signalétique financier rempli et signé par un représentant autorisé du soumissionnaire, revêtu du cachet de la banque et signé par un représentant de la banque. Si vous joignez une copie d’un extrait de compte bancaire récent, le cachet de la banque et la signature du représentant de celle-ci ne sont pas requis. Un formulaire standard est fourni à l’annexe 2A et un formulaire spécifique à chaque État membre est disponible à l’adresse suivante:

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_fr.cfm

· le formulaire «Entité légale», qui doit être signé par un représentant du soumissionnaire mandaté pour signer des contrats avec les tiers. Il existe un formulaire pour les personnes physiques, un autre pour les sociétés privées et un troisième pour les entités de droit public. Un modèle est fourni à l’annexe 2B. Des formulaires spécifiques dans les langues des États membres sont disponibles à l’adresse suivante:

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_fr.cfm

Le formulaire «Entité légale» doit être accompagné des documents mentionnés ci-dessous afin d’étayer les informations administratives concernant le soumissionnaire:

Pour les sociétés privées:

· une preuve de l’inscription, selon les modalités applicables dans le pays d’établissement, sur un registre professionnel ou commercial, ou tout autre document officiel mentionnant le numéro d’enregistrement;

· si les documents précités ne précisent pas le numéro de TVA, une copie du document attestant de l’assujettissement à la TVA, le cas échéant;

· une copie lisible de l’acte de nomination des personnes habilitées à représenter le soumissionnaire dans ses relations avec les tiers et en justice, s’il ne figure pas dans les documents ci-dessus, ou une copie de la publication de cet acte de nomination si la législation applicable prévoit une telle publication. S’ils sont nécessaires pour attester l’autorisation de représenter le soumissionnaire, l’acte constitutif de l’entité légale et/ou une copie des statuts doivent être fournis. Si la ou les personnes qui signent l’offre ou la personne désignée pour signer le contrat sont habilitées à représenter l’opérateur économique en vertu d’une procuration délivrée par les personnes susmentionnées, cette procuration doit également être produite.

Pour les personnes physiques:

· une copie lisible de la carte d’identité ou du passeport doit être fournie;

· le cas échéant, une preuve de l’inscription, selon les modalités applicables dans le pays d’établissement de la personne, sur un registre professionnel ou commercial, ou tout autre document officiel mentionnant le numéro d’enregistrement;

· si les documents précités ne précisent pas le numéro de TVA, une copie du document attestant de l’assujettissement à la TVA, le cas échéant.




Pour les entités de droit public:

· une copie de la résolution, de l’arrêté, de la loi ou de la décision établissant l’entité concernée ou, à défaut, tout autre document officiel prouvant l’existence de l’entité;

· le nom et la fonction des représentants légaux du soumissionnaire (administrateurs, directeurs, etc.) mandatés pour signer les contrats avec les tiers (une copie du document désignant les personnes habilitées à représenter le soumissionnaire doit être produite);

· un document officiel précisant le numéro de TVA, si l’entité de droit public a indiqué un numéro d’immatriculation à la TVA sur le formulaire «Entité légale».

2.5. Deuxième partie: critères d’exclusion

2.5.1. Documents relatifs aux critères d’exclusion

Dans la deuxième partie, le ou les soumissionnaires doivent fournir la déclaration relative aux motifs d’exclusion (annexe 6) et les documents et certificats correspondants suivants:

· un extrait récent du casier judiciaire ou son équivalent, comme preuve qu’ils ne se trouvent pas dans une des situations énumérées aux points a), b) ou e) du point 2.5.2 ou, à défaut, un document récent équivalent délivré par une autorité judiciaire ou administrative compétente du pays d’origine ou de provenance, dont il résulte que ces exigences sont satisfaites;

· un certificat récent, délivré par l’autorité compétente du pays concerné, indiquant que le soumissionnaire a rempli ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale, ou son équivalent;

· un certificat récent, délivré par l’autorité compétente du pays concerné, indiquant que le soumissionnaire a rempli ses obligations relatives au paiement des impôts, ou son équivalent.

Lorsque de tels certificats ou documents ne sont pas délivrés par le pays concerné, ils peuvent être remplacés par une déclaration sous serment ou, à défaut, une déclaration solennelle, faite par le soumissionnaire devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié de son pays d’origine ou de provenance.

2.5.2. Critères d’exclusion

Conformément à l’article 93 du règlement financier (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil, du 25 juin 2002, portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (JO L 248 du 16.9.2002, p. 1), tel que modifié, sont exclus des procédures de sélection et d’attribution du contrat les soumissionnaires:

a) qui sont en état de faillite ou qui font l’objet d’une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d’activité, ou sont dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales; ou

b) qui ont fait l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle; ou


c) qui, en matière professionnelle, ont commis une faute grave constatée par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier; ou

d) qui n’ont pas rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon les dispositions légales du pays où ils sont établis ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s’exécuter; ou

e) qui ont fait l’objet d’un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union; ou

f) qui font actuellement l’objet d’une sanction administrative visée à l’article 96, paragraphe 1, du règlement financier (règlement [CE, Euratom] n° 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002, tel que modifié).

En outre, conformément à l’article 94 du règlement financier, sont exclus de l’attribution d’un marché les soumissionnaires qui, à l’occasion de la procédure de passation de ce marché:

g) se trouvent en situation de conflit d’intérêts;

h) se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur pour leur participation au marché ou n’ont pas fourni ces renseignements.

L’Office des publications se réserve le droit de vérifier les informations susmentionnées.

2.5.3. Sanctions administratives et financières

L’attention des soumissionnaires est également attirée sur les points ci-après:

· Conformément à l’article 95 du règlement financier (CE, Euratom) n° 1605/2002 (JO L 248 du 16.9.2002, p. 1), tel que modifié, une base de données centrale a été créée et est gérée par la Commission, dans le respect des dispositions de l’Union européenne relatives au traitement des données à caractère personnel. Cette base de données contient les informations relatives aux candidats et soumissionnaires qui se trouvent dans l’une des situations visées au point 2.5.2 ci-dessus, ainsi que celles concernant les candidats et soumissionnaires qui ont été exclus des marchés et des subventions financés par le budget de l’Union européenne.

· Conformément à l’article 96 du règlement financier (CE, Euratom) n° 1605/2002 (JO L 248 du 16.9.2002, p. 1), tel que modifié, la Commission peut infliger des sanctions administratives ou financières aux soumissionnaires qui se trouvent dans la situation visée au point 2.5.2 h) ou qui ont été déclarés en défaut grave d’exécution de leurs obligations en vertu de marchés financés par le budget de l’Union européenne, après leur avoir donné la possibilité de présenter leurs observations.

Ces sanctions peuvent consister:

a) dans l’exclusion du soumissionnaire ou contractant concerné des marchés et des subventions financés par le budget de l’Union européenne pour une période maximale de dix ans;

b) dans le paiement de sanctions financières par le soumissionnaire ou le contractant dans la limite de la valeur du marché en cause.


Les sanctions infligées seront proportionnelles à l’importance du marché ainsi qu’à la gravité des fautes commises.

Le détail de ces sanctions est fixé à l’article 133 bis du règlement (CE, Euratom) n° 2342/2002 de la Commission, du 23 décembre 2002, établissant les modalités d’exécution du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes.

2.6. Troisième partie: critères de sélection

La sélection du soumissionnaire pouvant se voir attribuer le marché reposera sur l’évaluation:

· de sa capacité économique et financière; et

· de sa capacité technique et professionnelle.

Le soumissionnaire peut, le cas échéant, faire valoir les capacités d’autres entités, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-même et ces entités. Il doit dans ce cas prouver au pouvoir adjudicateur qu’il disposera des moyens nécessaires pour l’exécution du marché, par exemple en produisant l’engagement de ces entités de les mettre à sa disposition.

2.6.1. Capacité économique et financière du soumissionnaire

2.6.1.1. Documents à fournir concernant la capacité économique et financière

La troisième partie doit inclure, dans son premier volet, les informations sur la capacité économique et financière du soumissionnaire. Le soumissionnaire doit remplir un questionnaire relatif à la capacité économique et financière (voir annexe 7), accompagné des pièces justificatives suivantes:

· bilans des exercices 2010-2011 (ou 2009-2010 s’il ne dispose pas encore du bilan de 2011);

· comptes de résultats des exercices 2010-2011 (ou 2009-2010 s’il ne dispose pas encore du compte de résultats de 2011).

2.6.1.2. Évaluation de la capacité économique et financière

La capacité financière et économique, y compris la santé financière, des soumissionnaires sera évaluée sur la base des documents qu’ils doivent soumettre conformément au point 2.6.1.1.

Le niveau minimal du chiffre d’affaires est le suivant: le montant représentant le volume estimé du marché pour un an doit ne pas dépasser 60 % du chiffre d’affaires annuel global réalisé par le soumissionnaire lors du dernier exercice écoulé, ou ne pas dépasser 60 % du chiffre d’affaires annuel moyen réalisé par le soumissionnaire au cours des trois derniers exercices. Pour le volume estimé du marché sur quatre ans, veuillez vous reporter au point 1.2.


2.6.2. Capacité technique et professionnelle du soumissionnaire

2.6.2.1. Documents à fournir concernant la capacité technique et professionnelle du soumissionnaire

Pour l’évaluation de sa capacité technique et professionnelle, le soumissionnaire est tenu de fournir les documents suivants:

1. une brève description de l’activité économique du soumissionnaire (maximum cinq pages A4, police Times New Roman, taille 12), notamment de ses activités relevant du champ d’application de l’appel d’offres.

En cas de consortium, il convient de fournir une «brève description…» de cinq pages par consortium.

Une brève description de l’activité économique relevant du champ d’application de l’appel d’offres doit également être fournie pour chaque sous-traitant et/ou indépendant; dans ce cas, il est possible d’ajouter une page supplémentaire par sous-traitant ou indépendant;

2. une déclaration confirmant que des équipements de vidéoconférence seront disponibles pendant toute la durée du contrat;

3. pour les services de traduction à fournir: des informations sur les traducteurs, traduisant de l’anglais et/ou du français vers toutes les langues officielles1 de l’Union européenne;

4. un ensemble de formulaires de référence à des projets/activités (FRPA) (voir annexe 7). Le soumissionnaire doit fournir au minimum un et au maximum dix FRPA attestant qu’il a une pratique des tâches/compétences suivantes, soit dans le cadre d’un projet, soit réparties dans différents projets, pour la valeur indiquée entre parenthèses après chaque tâche:

- compétences juridiques et connaissance approfondie du droit et des politiques de l’Union européenne (100 000 euros);

- services journalistiques et/ou rédactionnels (100 000 euros);- capacité à traiter une charge de travail permanente avec les ressources d’au moins

15 membres de son personnel (750 000 euros);- traduction vers cinq langues (300 000 euros).

Seul sera pris en considération le travail effectué pendant les trois (3) années précédant la date de soumission de l’offre. En soumettant une offre, toute entité légale participant à celle-ci accepte que l’Office des publications vérifie sa capacité technique et, au besoin, les moyens d’étude et de recherche dont elle dispose, ainsi que les mesures prises pour contrôler la qualité.

De plus, tout soumissionnaire est informé qu’il peut être invité à justifier de son autorisation à produire l’objet du marché selon le droit national dont il relève: inscription au registre du commerce ou de la profession ou déclaration sous serment ou certificat, appartenance à une organisation spécifique, autorisation expresse ou inscription au registre de la TVA.

1 Allemand, anglais, bulgare, danois, espagnol, estonien, finnois, français, grec, hongrois, irlandais, italien, letton, lituanien, maltais, néerlandais, polonais, portugais, roumain, slovaque, slovène, suédois, tchèque.


2.6.2.2. Évaluation de la capacité technique et professionnelle

La capacité technique et professionnelle sera jugée sur la base des compétences pertinentes pour les services requis, en fonction notamment du savoir-faire et de l’expérience du soumissionnaire.

Pour réussir la phase de sélection:1. l’activité économique du soumissionnaire doit être pertinente;

2. le soumissionnaire doit garantir que des équipements de vidéoconférence seront disponibles pendant toute la durée du projet;

3. le soumissionnaire doit prouver qu’il a la capacité de traduire de l’anglais et/ou du français vers toutes les langues officielles de l’Union européenne;

4. pour qu’un FRPA soit accepté, il doit prouver que le soumissionnaire a exécuté au moins une des quatre tâches décrites au point 2.6.2.1. Pour chacune de ces quatre tâches, le soumissionnaire doit avoir exécuté la tâche concernée pour la valeur indiquée entre parenthèses.

2.7. Critères d’attribution

Le marché sera attribué au soumissionnaire qui aura présenté l’offre économiquement la plus avantageuse, compte tenu des critères exposés ci-après; le calcul permettant de déterminer l’offre économiquement la plus avantageuse est décrit au point 2.10; il prend en considération à la fois l’offre technique (point 2.8) et l’offre financière (point 2.9).

Les critères d’attribution ont pour objet de départager les offres des soumissionnaires qui ne se trouvent pas dans un des cas d’exclusion et qui remplissent les critères de sélection.

2.8. Quatrième partie: critères d’attribution – offre technique

2.8.1. Documents à fournir concernant les critères techniques d’attribution

Cette partie doit contenir des informations illustrant les mérites de l’offre, de manière à permettre son évaluation au regard des critères techniques d’attribution. À cet effet, le soumissionnaire doit compléter toutes les parties du questionnaire fourni à l’annexe 8. Il en fournira une version papier et une version sur CD, dans un format se prêtant à la recherche. En cas de divergence entre la version papier et la version électronique, la version papier prévaudra.

Lorsque des parties (critères) du questionnaire, y compris la table des matières, les chiffres, graphiques, exemples, annexes et toute autre information supplémentaire, excèdent les limites fixées dans la partie pertinente du questionnaire, seul le nombre maximal requis de pages présentées sera

évalué.Les renvois entre les différentes parties (critères) du questionnaire ne sont pas autorisés.


2.8.2. Évaluation des critères techniques d’attribution

Les critères techniques d’attribution sont destinés à évaluer la qualité de l’offre sur la base de la proposition du soumissionnaire. Les critères concernant la compétence ou la capacité des soumissionnaires, tels que l’expérience antérieure, la formation et les références professionnelles, qui sont pris en considération pour l’évaluation des critères de sélection, ne seront pas pris en compte pour l’évaluation des critères d’attribution. L’évaluation technique se fera sur la base des critères suivants.

N° Critères techniques d’attribution Maximum de points attribués

Minimum de points à

obtenir

1. Composition de l’équipe et organisation générale du travail: la proposition du soumissionnaire

- présente l’équipe et montre comment le travail sera organisé et réparti entre les effectifs de façon à couvrir l’ensemble du droit et des politiques de l’UE, l’ensemble des services à fournir et toutes les langues;

- décrit les ressources informatiques, à la fois humaines et matérielles, et la procédure de traitement des tâches en mettant l’accent sur les formats requis;

- décrit clairement le travail à effectuer pendant la phase de démarrage.

20 10

2. Stratégie et méthode de suivi de l’évolution du droit et des politiques de l’UE (sources d’information utilisées pour le suivi, critères de sélection de la législation à synthétiser ou entraînant des mises à jour, etc.). Les procédures de suivi devront décrire comment seront suivis et analysés le droit et les politiques de l’UE dans tous les domaines politiques abordés par les Synthèses. Elles devront également indiquer comment sera évalué l’intérêt de synthétiser les actes et documents concernés et de les ajouter à la collection des Synthèses. Le document précisera également comment ces procédures permettront de traiter toutes les informations sur une base mensuelle.

15 7.5

3. Lignes directrices pour la rédaction et la présentation: ce document présentera la méthode de rédaction envisagée par le soumissionnaire pour les Synthèses, les Entrées du glossaire et les Textes introductifs. Le soumissionnaire décrira la structure qu’il propose pour les Synthèses, les Entrées du glossaire et les Textes introductifs, notamment la façon dont il synthétisera le contenu d'un document officiel. Le soumissionnaire indiquera quelles informations (y compris quels liens) devraient figurer dans une Synthèse, une Entrée du glossaire, un Texte introductif afin de rendre ces textes facilement abordables pour les citoyens. Le soumissionnaire définira également la présentation qu'il appliquera aux Synthèses, Entrées du glossaire et Textes introductifs. Le soumissionnaire devra fournir des exemples de la structure et de la présentation qui seront utilisées.

20 10

4. Lignes directrices pour la traduction: ce document décrira les méthodes, les ressources techniques de traduction, les outils et autres ressources utilisés par le contractant pour assurer des traductions exactes, prêtes à être publiées, homogènes pour toutes les langues et tous les documents (Synthèses, Entrées du glossaire et Textes introductifs) de la collection.

20 10


5.

Plan d’urgence: la proposition du soumissionnaire décrira comment il assurera la continuité des activités en cas de perturbation grave, dans les huit jours ouvrables, par la mise à disposition de locaux, personnels qualifiés et systèmes informatiques de secours.

5 2.5

6.

Réécriture en anglais ou en français de la Synthèse accessible à l’adresse suivante:http://europa.eu/legislation_summaries/justice_freedom_security/judicial_cooperation_in_civil_matters/l16023_en.htmhttp://europa.eu/legislation_summaries/justice_freedom_security/judicial_cooperation_in_civil_matters/l16023_fr.htm

en mettant en application la méthode, la structure et la présentation proposées par le soumissionnaire dans son offre.

20 10

Total 100 65

La note qui sera attribuée à l’issue de l’évaluation technique correspondra à la somme des points obtenus après l’évaluation de chaque critère. Seules les offres ayant obtenu au moins la moitié des points pour chaque critère et un score total d’au moins 65 points seront retenues pour l’attribution du marché.

L’évaluation des offres portant essentiellement sur la qualité des services proposés, les soumissionnaires développeront tous les aspects abordés par le présent cahier des charges de manière à obtenir un maximum de points. La reprise pure et simple des exigences énoncées dans le présent cahier des charges, sans entrer dans les détails, ne permettra d’obtenir qu’un total de points très médiocre. Si la proposition d’un soumissionnaire dépasse les exigences minimales indiquées au chapitre 4 (spécifications techniques), cette proposition engage le soumissionnaire pour la durée de l’exécution du contrat, si celui-ci est attribué à ce soumissionnaire.

http://europa.eu/legislation_summaries/justice_freedom_security/judicial_cooperation_in_civil_matters/l16023_fr.htm


http://europa.eu/legislation_summaries/justice_freedom_security/judicial_cooperation_in_civil_matters/l16023_en.htm



2.9. Cinquième partie: critères d’attribution – offre financière

2.9.1. Documents à fournir concernant les critères financiers d’attribution

Pour l’offre financière, le soumissionnaire doit utiliser le bordereau de prix et le formulaire d’estimation joints en annexe.

L’offre financière doit satisfaire aux exigences suivantes:

· les prix doivent être libellés en euros;

· les prix doivent comporter au maximum [2] chiffres après la virgule;

· les prix doivent être indiqués hors taxes, droits de douane et autres charges, c’est-à-dire également hors TVA, l’Union européenne en étant exonérée dans les États membres conformément aux articles 3 et 4 du protocole sur les privilèges et immunités de l’Union européenne du 8 avril 1965 (JO C 83 du 30.3.2010). Cette exonération est accordée à la Commission par les gouvernements des États membres, soit par voie de remboursement sur présentation de pièces justificatives, soit par exonération directe.

Pour les pays dont la législation nationale prévoit une exonération par remboursement, le montant de la TVA doit être indiqué séparément. En cas de doute quant au régime de TVA applicable, il appartient au soumissionnaire de prendre contact avec les autorités de son pays pour obtenir des éclaircissements sur l’exonération de TVA dont bénéficie l’Union européenne.

Il convient de suivre les indications suivantes pour remplir le bordereau de prix et le formulaire d’estimation:

- le bordereau de prix (annexe 1) doit inclure le nom de l’entreprise et chaque page doit être dûment remplie et signée par l’un des représentants habilités de l’entreprise. Aucune modification du bordereau de prix ne sera autorisée et une réponse complète doit être donnée à chaque question.

L’absence de réponse sera considérée comme une réponse négative. Toute omission ou modification apportée au bordereau original pourrait entraîner la nullité de l’offre;

- le formulaire d’estimation (annexe 1) doit être dûment rempli et signé. Il doit être établi sur la base des prix unitaires figurant dans le bordereau de prix, qui prévaut en cas de divergence. Le formulaire d’estimation n’a toutefois qu’un caractère indicatif et ne saurait être retenu en cas de litige, seuls les travaux réellement exécutés étant à facturer, sur la base des prix unitaires figurant dans le bordereau.

Le bordereau de prix et le formulaire d’estimation sont également fournis en version électronique, sous la forme de fichiers Excel, sur un CD. Ce CD sera fourni en trois exemplaires. En cas de divergence entre la version papier et le fichier électronique, la version papier prévaudra.

2.9.2. Évaluation des critères financiers d’attribution

Lors de cette phase, il sera vérifié que l’offre financière satisfait aux exigences.


2.10. Cinquième partie: critères d’attribution – évaluation finale

Seules les offres retenues à l’issue des étapes précédentes seront prises en compte pour cette évaluation finale.

Le marché sera attribué au soumissionnaire qui aura présenté l’offre économiquement la plus avantageuse.

Afin de déterminer l’offre économiquement la plus avantageuse parmi les offres ayant atteint le stade de l’évaluation finale, la qualité et le prix se verront attribuer une pondération respective de 50 % et de 50 %, calculée selon la formule suivante:

R= (50xQ

) + (50xPmin

)Qmax P

dans laquelle:

R désigne le rapport qualité/prix

Q désigne la note qualitative de l’offre en question

Qmax désigne le score de l’offre ayant obtenu la note qualitative la plus élevée

Pmin désigne le total du formulaire d’estimation de l’offre la moins élevée

P désigne le total du formulaire d’estimation de l’offre en question

2.11. Information des soumissionnaires

L’Office des publications informera les soumissionnaires des décisions prises concernant l’attribution du marché, y compris des motifs pour lesquels il déciderait de renoncer à passer le marché ou de recommencer la procédure.

S’il lui en est fait la demande par écrit, l’Office des publications communiquera à tout soumissionnaire écarté les motifs du rejet de son offre et, à tout soumissionnaire ayant fait une offre recevable, les caractéristiques et les avantages relatifs de l’offre retenue ainsi que le nom de l’attributaire.

Il se peut cependant que certains éléments ne soient pas communiqués, au cas où une telle divulgation ferait obstacle à l’application des lois, serait contraire à l’intérêt public, porterait préjudice aux intérêts commerciaux légitimes d’entreprises publiques ou privées ou pourrait nuire à une concurrence loyale entre celles-ci.

2.12. Attribution du marché

La procédure de passation de marché est conclue par la signature d’un contrat par les parties ou par la décision de ne pas attribuer le marché.

Après expiration du délai de validité de l’offre, le marché n’est conclu que moyennant l’accord écrit du soumissionnaire.

3. Offres conjointes, recours à des sous-traitants et à des indépendants

3. OFFRES CONJOINTES, RECOURS À DES SOUS-TRAITANTS ET À DES INDÉPENDANTS

Cette partie s’applique uniquement aux offres conjointes ou aux offres prévoyant le recours à la sous-traitance. Si tel n’est pas le cas de votre offre, veuillez passer directement au chapitre 4 (Spécifications techniques).

3.1. Offre faite en collaboration avec d’autres sociétés

Dans le cas d’une offre faisant intervenir plusieurs entités légales, celles-ci ont le choix entre:

· réaliser une offre conjointe, tous les opérateurs économiques étant alors considérés comme partenaires et, si leur offre remporte le marché, comme contractants (dans ce cas, l’un des partenaires doit être proposé comme coordinateur en vue d’assurer, si l’offre est retenue, la gestion contractuelle); et

· réaliser une offre ne faisant apparaître qu’un seul soumissionnaire (ce dernier étant alors, si l’offre en question remporte le marché, le seul contractant), les autres entités légales étant alors considérées comme des sous-traitants ou des collaborateurs indépendants.

Quel que soit le type d’offre choisi (offre conjointe ou offre ne faisant apparaître qu’un seul soumissionnaire), le ou les partenaires doivent impérativement préciser le rôle, les qualifications et l’expérience de chaque entité légale et, le cas échéant, les modalités de contrôle existant entre elles.

3.1.1. Offre conjointe

Les partenaires qui proposent une offre conjointe sont solidairement responsables de l’exécution du contrat dans son ensemble à l’égard de l’Office des publications. Par conséquent, toute clause prévoyant, par exemple:

· que l’un des partenaires de l’offre conjointe sera responsable d’une partie des prestations et un autre partenaire du reste de celles-ci, ou

· que plusieurs contrats devront être signés si l’offre conjointe est retenue,

est incompatible avec le principe de responsabilité solidaire.

L’Office des publications ne tiendra compte d’aucune clause de ce type qui pourrait figurer dans une offre conjointe et se réserve le droit de rejeter de telles offres sans poursuivre leur évaluation, pour cause de non-respect du présent cahier des charges.

Dans le cas d’une offre conjointe, l’un des partenaires (coordinateur) doit recevoir procuration pour représenter les autres parties aux fins de la signature et de l’administration du contrat.

Si l’offre conjointe est retenue, les partenaires peuvent être tenus d’adopter une forme juridique déterminée après que le marché leur aura été attribué, si ce changement est nécessaire à la bonne exécution du contrat.

Il est interdit, pour tout soumissionnaire qui soumissionne tout seul pour un marché ou en tant que membre d’un consortium, de soumettre plus d’une offre.


3.1.2. Recours à des sous-traitants et à des indépendants

Si certaines tâches prévues dans le contrat sont confiées à des sous-traitants ou à des indépendants, le contractant reste pleinement responsable de l’exécution de l’ensemble du contrat vis-à-vis de l’Office des publications. Par conséquent:

· le contractant sera le seul interlocuteur de l’Office des publications pour traiter toute question contractuelle (par exemple, les paiements), même si les tâches concernées sont sous-traitées ou confiées à des indépendants;

· le contractant ne pourra en aucun cas échapper à sa responsabilité vis-à-vis de l’Office des publications en invoquant une faute commise par un sous-traitant ou un indépendant.

Les soumissionnaires doivent informer le ou les sous-traitants et les indépendants de l’application, à leur égard, de l’article II.20 du contrat. Une fois le contrat signé, l’article II.6 du contrat de services précité régit la sous-traitance et le recours à des indépendants. Pendant la période d’exécution du contrat, le contractant devra solliciter l’autorisation expresse de l’Office des publications s’il souhaite remplacer un sous-traitant ou un indépendant par un autre et/ou s’il envisage de sous-traiter, ou de confier à un indépendant, des tâches qu’il proposait, dans l’offre initiale, de réaliser lui-même.

3.2. Documents à soumettre – offre conjointe

Dans le cas d’une offre conjointe, les documents suivants doivent être fournis:


1. Une déclaration établie conformément au modèle de procuration joint en annexe 2C doit être fournie; elle doit être signée par les représentants légaux de tous les partenaires de l’offre conjointe et doit notamment:

· reconnaître la responsabilité solidaire de tous les partenaires de l’offre conjointe pour l’exécution du marché;

· donner procuration à l’un des partenaires de l’offre conjointe (coordinateur) pour représenter les autres parties aux fins de la signature et de l’administration du contrat.

2. Si les partenaires de l’offre conjointe ont déjà formé un consortium ou une entité similaire à cet effet, ils sont tenus de l’indiquer dans leur offre, en incluant toute autre information pertinente et tout autre document y afférent.

3. Le questionnaire relatif aux offres conjointes, au recours à des sous-traitants et à des indépendants (annexe 4) doit être fourni, signé par un représentant légal du coordinateur.

4. Le formulaire d’identification (annexe 3) du soumissionnaire doit être fourni par chaque partenaire de l’offre conjointe.

5. Le formulaire «Entité légale» (annexe 2B) pour chaque partenaire de l’offre conjointe, avec toutes les pièces justificatives précisées au point 2.4.

Seul le coordinateur doit renvoyer le signalétique financier.



6. Chaque partenaire de l’offre conjointe doit remplir et renvoyer la déclaration relative aux motifs d’exclusion (annexe 6), accompagnée des justificatifs précisés au point 2.5 ci-dessus.


7. Chacun des partenaires de l’offre conjointe doit remplir un questionnaire relatif à la capacité économique et financière (voir annexe 7), accompagné des justificatifs requis.

Les documents relatifs à la capacité professionnelle et technique ne doivent être remplis qu’une seule fois pour tous les partenaires de l’offre conjointe, pour autant qu’il y soit précisé quel partenaire possède les capacités décrites.

Quatrième et cinquième parties: critères d’attribution

Les documents relatifs aux critères d’attribution doivent être fournis une seule fois par le coordinateur qui représente le consortium.

3.3. Documents à soumettre – recours à des sous-traitants et à des indépendants

Si l’offre prévoit le recours à la sous-traitance ou à des indépendants, elle doit comprendre les documents précisés ci-après.


1. Le questionnaire relatif aux offres conjointes, au recours à des sous-traitants et à des indépendants figurant à l’annexe 4, signé par un représentant légal du soumissionnaire. Les deuxième et troisième pages de ce questionnaire doivent être remplies individuellement pour chacun des sous-traitants/indépendants, avec les informations suivantes:

· la justification du recours à la sous-traitance ou à des indépendants,

· les rôles, activités et responsabilités de chaque sous-traitant et de chaque indépendant,

· le volume/la proportion des tâches revenant à chaque sous-traitant/indépendant;

2. une déclaration d’intention de chaque sous-traitant et de chaque indépendant affirmant son intention de collaborer avec le soumissionnaire si celui-ci remporte le contrat.


3. Les sous-traitants/indépendants doivent fournir la déclaration relative aux motifs d’exclusion (annexe 6) dûment signée. Lorsque, dans une offre, la valeur des prestations qu’il est prévu de sous-traiter ou de confier à des indépendants est supérieure ou égale à 20 % de la valeur du marché, le sous-traitant/indépendant doit fournir toutes les pièces justificatives à l’appui de la déclaration, comme indiqué au point 2.5. Lorsque ces prestations représentent moins de 20 % du marché, le sous-traitant/indépendant n’est pas tenu de fournir les éléments

3. Offres conjointes, recours à des sous-traitants et à des indépendantsde preuve. L’Office des publications se réserve toutefois le droit de les demander, s’il l’estime nécessaire.


4. Lorsque, dans une offre, la valeur des prestations qu’il est prévu de confier à un sous-traitant/indépendant est supérieure ou égale à 20 % de la valeur du marché, ce sous-traitant/indépendant doit fournir les documents concernant sa capacité économique et financière, comme indiqué au point 2.6. Lorsque ces services représentent moins de 20 % du marché, le sous-traitant/indépendant n’est pas tenu de fournir les documents relatifs à sa capacité économique et financière.

5. Cependant, dans le cas où le soumissionnaire fait valoir les capacités des sous-traitants/indépendants afin de satisfaire aux critères de sélection indiqués dans le questionnaire relatif aux offres conjointes et à la sous-traitance (annexe 4), les documents relatifs à la capacité technique et professionnelle, tels que définis au point 2.6.2.1, doivent être présentés.

Quatrième et cinquième parties: critères d’attribution

Seul le soumissionnaire est tenu de fournir les documents relatifs aux critères d’attribution.


3.4. Évaluation des offres conjointes ou faisant appel à des sous-traitants/indépendants

3.4.1. Critères d’exclusion

Les critères d’exclusion seront évalués individuellement pour chaque soumissionnaire, sous-traitant ou indépendant.

3.4.2. Critères de sélection

Offre conjointe

Si plusieurs soumissionnaires participent à une offre en qualité de partenaires d’une offre conjointe, chacun d’entre eux doit prouver qu’il possède la capacité économique et financière requise. En revanche, si les critères doivent être remplis au-delà d’un certain seuil, une évaluation d’ensemble sera effectuée.

Les critères de sélection relatifs à la capacité technique et professionnelle seront évalués pour le groupe dans son ensemble.

Recours à des sous-traitants et à des indépendants

Les critères de sélection concernant la capacité économique et financière seront évalués individuellement pour le soumissionnaire et pour chaque sous-traitant/indépendant proposé si l’Office des publications l’estime nécessaire compte tenu du rôle du sous-traitant/indépendant et du volume de la sous-traitance ou des tâches confiées à des indépendants. En revanche, si les critères doivent être remplis au-delà d’un certain seuil, une évaluation d’ensemble sera effectuée dans la mesure où le sous-traitant/indépendant met ses ressources à la disposition du soumissionnaire pour l’exécution du marché.

Les critères de sélection relatifs à la capacité technique et professionnelle seront évalués pour chaque sous-traitant/indépendant proposé uniquement en ce qui concerne les services sous-traités ou confiés à des indépendants.

Les critères de sélection portant sur la capacité technique et professionnelle ne seront évalués en examinant les capacités combinées du soumissionnaire et du sous-traitant, considérées globalement, que dans le cas où le soumissionnaire fait valoir les capacités du sous-traitant afin de satisfaire aux critères de sélection dans le questionnaire relatif aux offres conjointes, au recours à des sous-traitants et à des indépendants (annexe 4), dans la mesure où le sous-traitant/indépendant met ses ressources à la disposition du soumissionnaire pour l’exécution du contrat.

3.4.3. Critères d’attribution

Les critères d’évaluation (d’attribution) seront examinés par rapport à l’offre dans son ensemble.

4. Spécifications techniques

4. SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES

4.1. Contexte

L’Office des publications est responsable de la gestion du contenu de la collection des Synthèses de la législation européenne.

Les Synthèses de la législation européenne sont un service fournissant des Synthèses faciles à lire d’actes et de documents de l’Union européenne (UE). Ces Synthèses, ainsi que les Entrées du glossaire et Textes introductifs qui y sont associés, offrent aux citoyens un accès facile au droit et aux politiques de l’UE dans toutes les langues officielles. Les Synthèses, Entrées du glossaire et Textes introductifs ont une valeur informative. Ils sont actuellement accessibles à l’adresse suivante: http://europa.eu/legislation_summaries/index_fr.htm

Les Synthèses existent depuis plus de vingt ans et sont diffusées par voie électronique; elles sont classées en 32 domaines politiques liés aux domaines d’activité de l’UE. Chaque domaine est lui-même subdivisé en un certain nombre de chapitres, sous-chapitres, etc. Par exemple:

Liste des domaines politiques:

http://europa.eu/legislation_summaries/index_fr.htm

Le domaine politique: Agriculture:

http://europa.eu/legislation_summaries/agriculture/index_fr.htm

Un chapitre du domaine politique «Agriculture»:

http://europa.eu/legislation_summaries/agriculture/general_framework/bu0001_fr.htm

Une brève introduction présente chaque domaine et chaque chapitre, voire ses subdivisions.

Chaque Synthèse ou fiche se rapporte normalement à un acte ou, exceptionnellement, à plusieurs actes. La publication d’un acte donne généralement lieu à la rédaction d’une nouvelle Synthèse ou à la mise à jour d’une Synthèse existante. Pour les Synthèses anciennes qui ont été mises à jour à plusieurs reprises et qui ne répondent plus aux exigences ou lorsque des modifications importantes d’un acte requièrent la modification substantielle d’une Synthèse, une réécriture peut s'avérer nécessaire.

Les Synthèses seront diffusées via EUR-LEX, le portail d’accès au droit de l’Union européenne. Elles seront intégrées dans les bases de données de l’Office des publications en tant que nouvelle collection de documents. L’accès aux Synthèses se fera suivant un mode de navigation similaire à celui du site web actuel, et un mode de recherche offrant différentes fonctionnalités. Dans les bases de données de l’Office des publications, chaque Synthèse sera accompagnée de métadonnées. Les métadonnées sont définies pour correspondre aux fonctionnalités de recherche qui seront proposées à l’utilisateur.

http://eur-lex.europa.eu/fr/index.htm

http://europa.eu/legislation_summaries/agriculture/general_framework/bu0001_fr.htm

http://europa.eu/legislation_summaries/agriculture/index_fr.htm




4.2. Définitions:

Dans le cadre de ce contrat, les définitions suivantes s’appliquent.

Rapport d’activité: document décrivant l’ensemble des travaux effectués par le contractant pendant un mois entier, que le contractant doit soumettre chaque mois à l’Office des publications pour approbation (voir point 4.6.10.3).

Contrôle de contenu: procédure par laquelle les services compétents de la Commission européenne ou d’autres institutions européennes approuvent le contenu des nouvelles Synthèses rédigées. Le contrôle de contenu effectué par le service compétent se distingue de l’acceptation finale des travaux par l’Office des publications.

Comité éditorial: comité interinstitutionnel présidé par l’Office des publications, où sont représentées les institutions de l’UE et qui se réunit régulièrement; l’une de ses tâches consiste à suivre le projet des Synthèses pour garantir la disponibilité d’une collection multilingue, à jour et lisible pour le grand public, et tenant compte de l’évolution du droit et des politiques de l’UE. Le comité éditorial examine la qualité du contenu et des différentes versions linguistiques.

Glossaire: liste alphabétique de termes (entrées), répertoriant et définissant les concepts et la terminologie spécifiques fréquemment utilisés dans le domaine du droit et des politiques de l’UE.

Textes introductifs: brèves introductions aux chapitres et sous-chapitres des Synthèses, qui en expliquent et présentent le contenu.

Contrôle linguistique: contrôle effectué par la Direction générale de la traduction de la Commission (sur la version originale) et par les correcteurs de l’Office des publications (sur les traductions des Synthèses). Il vise à garantir une très haute qualité linguistique des Synthèses, ainsi que la clarté du style, de la structure et de l'expression.

Métadonnées: information structurée qui décrit, explique et localise une ressource documentaire et en facilite la recherche, l'utilisation ou la gestion; voir point 4.5.2.11.

Feuille de travaux mensuelle: document délivré par l’Office des publications, qui énumère toutes les tâches à effectuer par le contractant pendant un mois et lance le processus de production; voir point 4.6.1.

Notice (notice ou fichier bibliographique): ensemble défini de métadonnées issues de la pré-notice (voir ci-dessous) et d’un complément d'indexation, de catalogage et/ou d’analyse juridique, créé par l’Office des publications; en d’autres termes, il s’agit d’une version enrichie de la pré-notice.

Langue originale: langue dans laquelle la Synthèse est rédigée à l’origine, c’est-à-dire l’anglais ou le français. Le contractant choisira la langue de rédaction au cas par cas pour chaque texte. Le contractant devra également insérer la langue originale de rédaction de la Synthèse dans les métadonnées.

Pré-notice: ensemble initial de métadonnées basées sur la définition XML d’un document, qui devra être livré avec la Synthèse par le contractant.


Qualité prête à publier: pour chaque version linguistique, très haute qualité de rédaction et de présentation propre à un texte écrit prêt à être publié, tenant compte des règles applicables du Code de rédaction interinstitutionnel2, des règles relative à une rédaction claire et des règles de rédaction pour le web.

Phase de démarrage: période de quarante-cinq (45) jours ouvrables au début du contrat. Pendant cette phase, le contractant créera et mettra en place sur son site toutes les structures nécessaires à l’exécution du projet et effectuera un essai de production.

Jours ouvrables: aux fins de ce contrat, les jours ouvrables vont du lundi au vendredi inclus (sauf jours fériés officiels de la Commission; voir http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:C:2010:320:0003:0003:FR:PDF pour 2012); l’Office des publications fournira au contractant le calendrier des jours fériés officiels avant le début de chaque nouvelle année.

Programme de travail: le résultat du suivi de la législation de l’UE qui se matérialise dans une proposition du contractant relative aux travaux à effectuer pendant le mois suivant (voir point 4.6.10.2).

Facture pro forma: indique les travaux acceptés pendant une période donnée et les prix correspondants. Elle doit être remise aux formats Excel et XML et contenir le détail des travaux livrés à l’Office des publications pendant un mois (voir le point 4.6.10.4).

4.3. Résumé des services à fournir

Ce contrat a pour objet:

· le suivi du droit et des politiques de l’Union européenne,

· la rédaction,

· la réécriture,

· la mise à jour,

· la traduction,

· la correction,

en vue d'assurer que la collection des Synthèses, les Entrées du glossaire et les Textes introductifs soient à jour, homogènes et reflètent bien le droit et les politiques de l’UE.

2 http://publications.europa.eu/code/; http://ec.europa.eu/translation/index_fr.htm

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:C:2010:320:0003:0003:FR:PDF

http://ec.europa.eu/translation/index_fr.htm

http://publications.europa.eu/code/


Rédaction de nouvelles synthèses

Suivi de l’évolution du droit et des politiques de

l’UE

Mise à jour de synthèses existantes

Réécriture de synthèses existantes

Corrections de synthèses

Maintenance des textes introductifs

Maintenance du glossaire

Traduction de synthèses

Programme de travail

Synthèses de la législation de l’UE: principales tâches


4.4. Acteurs et rôles

4.5. Nature des services demandés

4.5.1. Phase de démarrage

Après la signature du contrat, l’Office des publications organisera une réunion de lancement pour répondre aux questions et donner des lignes directrices.

Au début du contrat, l’Office des publications fournira au contractant la version électronique la plus récente de la collection des Synthèses et des métadonnées associées disponible à l'Office; les Synthèses seront au format Formex V4 ou XML et les métadonnées au format XML (voir le point 4.6.5), à moins que les formats ne soient modifiés à une date ultérieure.

Les quarante-cinq (45) premiers jours ouvrables suivant la réunion de lancement constitueront la phase de démarrage. La valeur de la phase de démarrage ne doit pas dépasser 0,4 % du «Grand total» indiqué dans le formulaire d’estimation des prix. Les vingt (20) jours ouvrables de cette phase seront consacrés par le contractant à la création et à la mise en place de l’ensemble des infrastructures informatiques dont il aura besoin pour exécuter le projet, comme la base de données et le système de gestion des flux de travail.

Le contractant doit mettre en place une infrastructure interne lui permettant de recevoir et de stocker les fichiers reçus. Il doit entretenir, dans ses locaux, une base de données à jour des fichiers créés pendant l’exécution du contrat. Le contractant téléchargera la version finale des Synthèses et leur notice bibliographique complète telles qu’elles lui auront été envoyées par

OP – Office des publications

Contractant

DGTComité éditorial committee

Recueil des synthèses de la législation de l'UE

propose et conseille

Institutions de l’UECorrecteur OP

Contrôle linguistique

Contrôle linguistique

Contrôle du contenu

Produit

gère


l’Office des publications. Pendant le contrat, toute modification apportée à la collection, y compris aux notices, par l’Office des publications, entraînera une nouvelle livraison au contractant, qui devra à son tour mettre à jour sa base de données interne.

Pendant les vingt-cinq (25) jours ouvrables suivants de la phase de démarrage, le contractant procédera à un essai de production:

- rédaction d’une Synthèse en anglais ou en français et sa traduction dans 22 langues;

- mise à jour d’une Synthèse existante et traduction de cette mise à jour dans 22 langues (la mise à jour devrait concerner une Synthèse existant déjà dans 23 langues).

Le contractant produira un projet de programme de travail (voir le point 4.6.10.2, qui sera approuvé ou non par l’Office des publications. Les flux de travail se dérouleront ensuite tels qu’ils sont définis au point 4.6.3. Lors de l’acceptation finale du rapport d’activité relatif à la phase de démarrage, le contractant pourra facturer cette phase.

4.5.2. Tâches de production

Toute la production sera effectuée sur la base des feuilles de travaux mensuelles remises par l’Office des publications (voir le point 4.6.1), à l’exception du suivi de l’évolution du droit et des politiques de l’UE (voir ci-dessous), qui sera directement exécuté sur bon de commande.

Pour les tâches de production décrites aux points 4.5.2.3 à 4.5.2.9, tous les travaux livrés seront accompagnés de métadonnées (voir point 4.5.2.11). Ces métadonnées ne seront pas facturées séparément de la production et ne seront pas mentionnées dans le programme de travail (voir point 4.6.10.2), ni dans les feuilles de travail (point 4.6.1).

Le contractant se conformera à toute évolution des formats de livraison.

Pour garantir l’excellence de l’exécution des prestations demandées, le contractant sera responsable de l’exécution des travaux suivants:

4.5.2.1. Suivi de l’évolution du droit et des politiques de l’Union européenne

Le suivi consistera à:

1. analyser l’évolution de la législation et des politiques de l’UE dans les domaines politiques des Synthèses;

2. analyser l’impact de l’évolution sur la collection des Synthèses, c’est-à-dire la nécessité de rédiger une nouvelle Synthèse, de mettre à jour une ou plusieurs Synthèses existantes et, dans ce cas, l'étendue de la mise à jour;

3. établir des listes détaillées des actes ayant un impact sur la collection des Synthèses, le type d’impact et le domaine politique concerné, avec une brève justification de l’ajout d’une nouvelle Synthèse à la collection, de la mise à jour ou de la réécriture de textes existants, et tous autres détails qui paraissent pertinents.


Le contractant procédera à un suivi quotidien de l’évolution du droit et des politiques de l’UE dans les domaines politiques des Synthèses. Cette tâche sera exécutée à l’aide de sources officielles et de toute autre source appropriée. Les procédures de suivi doivent permettre l’exhaustivité et la cohérence, ainsi que la réactivité lorsque des actes et documents importants sont adoptés. Le contractant respectera le document, fourni dans son offre, intitulé «Stratégie et procédure de suivi de l’évolution du droit et des politiques de l’Union européenne» et mettra à jour ce document pendant toute la durée du contrat afin de prendre en considération toutes les adaptations convenues avec l’Office des publications.

Le contractant identifiera les actes, textes législatifs ou documents officiels entièrement nouveaux ou renouvelant la législation ou les politiques de l’UE dans un domaine donné. De tels éléments nouveaux entraîneront la rédaction d’une nouvelle Synthèse. Une nouvelle Synthèse peut également s’imposer lorsque les modifications de la législation sont telles qu’une Synthèse existante doit être archivée, c’est-à-dire classée comme obsolète et remplacée par une nouvelle Synthèse. C’est le cas lorsque la législation est par exemple refondue, c’est-à-dire sensiblement modifiée et définie dans un nouvel acte.

Le texte des actes publiés au Journal officiel ou de tout autre document officiel, sur lequel se fondent les Synthèses, peut contenir des incohérences, des ambiguïtés ou des erreurs susceptibles d’avoir une incidence sur le contenu des Synthèses. Dans de tels cas, le contractant doit aviser l’Office des publications de ces incohérences, ambiguïtés ou erreurs. L’Office des publications pourra prendre l’initiative de demander un rectificatif de l’acte publié au Journal officiel ou une correction du document officiel. Si l’Office des publications en décide ainsi, les Synthèses concernées seront alors mises à jour/corrigées.

Le suivi débouchera sur le programme de travail (point 4.6.10.2), qui contiendra des propositions de rédaction, de réécriture, de mise à jour et de traduction. L’Office des publications peut décider de reporter la mise à jour d’une Synthèse jusqu’à ce que d’autres modifications de celle-ci soient nécessaires. L’acceptation du programme de travail vaut acceptation du travail effectué pour aboutir à ce programme de travail, mais ne signifie pas que les prestations proposées par le programme de travail peuvent être exécutées: une prestation ne doit être exécutée que si elle figure dans une feuille de travaux mensuelle ou un bon de commande.

4.5.2.2. Exigences relatives aux services à fournir

Les services à fournir nécessitent une expertise juridique ainsi que des compétences journalistiques. Les Synthèses, Entrées du glossaire et Textes introductifs doivent être courts et concis tout en restant parfaitement compréhensibles pour des non-juristes. Les traductions dans toutes les langues doivent conserver une formulation claire et intelligible.

Dans certains cas, afin de rendre les textes compréhensibles pour les non-juristes, il convient d’employer des mots et expressions utilisés dans les médias et qui n’apparaissent pas dans les actes officiels (par exemple l’expression «six-pack», utilisée pour désigner l’ensemble des règles de surveillance économique et budgétaire entrées en vigueur le 13 décembre 2011). Pour plus de clarté, des graphiques peuvent également être utilisés dans certains cas.

En bas à droite de la Synthèse, la date de rédaction/mise à jour doit être indiquée. Toutes les traductions indiqueront, en bas à droite, la même date que la version originale de la Synthèse concernée.


Les troisième et quatrième parties du Code de rédaction interinstitutionnel3 doivent obligatoirement être respectées lors de la rédaction.

Outre ses propres ressources, le contractant doit utiliser les ressources linguistiques pour la rédaction et la traduction mises à disposition par la Direction générale de la traduction de la Commission4.

En accord avec l’Office des publications, pour se conformer aux évolutions, aux adaptations et à toute modification aux documents et ressources électroniques susmentionnées, le contractant veillera à la mise à jour continue des documents suivants:

1. lignes directrices pour la rédaction,

2. lignes directrices pour la traduction.

4.5.2.3. Rédaction d'une nouvelles Synthèse

Les Synthèses doivent être aussi brèves et concises que possible; elles comporteront généralement d’une (1) à trois (3) pages (1500 caractères par page); exceptionnellement, une Synthèse peut dépasser trois pages, comme par exemple une Synthèse sur le traité de Lisbonne. La Synthèse doit assurer la communication de la substance de l’acte.

La rédaction sera effectuée en anglais ou en français; le contractant choisira la langue de rédaction au cas par cas pour chaque texte. Les Synthèses doivent donner un aperçu objectif et neutre du contenu de l’acte ou texte législatif (règlement, directive, décision, accord international, recommandation, etc.) ou du document officiel (jurisprudence, acte préparatoire, etc.). Les Synthèses doivent être courtes et claires. Elles doivent éviter de reprendre la terminologie technique et les formulations des actes législatifs. La structure d’une Synthèse doit être claire et viser à faciliter au lecteur la compréhension d’un texte législatif ou d’un document officiel. La structure doit être appliquée de façon cohérente à toutes les nouvelles Synthèses de la collection. Le contractant n’est pas lié par la structure actuelle des Synthèses. La rédaction sera d’une qualité prête à publier (voir point 4.2).

La Synthèse contiendra des références et des liens vers:

1. l’acte de base même,

2. les actes modifiant substantiellement l’acte de base,

3. les actes et documents officiels mentionnés dans la Synthèse ou liés à la Synthèse;

4. le cas échéant, les sites web des institutions de l’UE et d'autres organes de l’UE traitant le domaine politique visé,

5. des liens vers d’autres Synthèses de la collection ou vers des Entrées du glossaire.

3 Le Code de rédaction interinstitutionnel est disponible dans toutes les versions linguistiques. Il est accessible au format électronique à l’adresse suivante: http://publications.europa.eu/interinstitutional_style_guide/index_fr.htm. Il est possible d’en commander des exemplaires papier à l’adresse suivante: http://bookshop.europa.eu/fr/code-de-r-daction-interinstitutionnel-2011-pbOA3110655/?CatalogCategoryID=SIIKABst.SEAAAEjGJEY4e5L

4 Voir http://ec.europa.eu/translation/index_fr.htm; http://publications.europa.eu/code/



http://bookshop.europa.eu/fr/code-de-r-daction-interinstitutionnel-2011-pbOA3110655/?CatalogCategoryID=SIIKABst.SEAAAEjGJEY4e5L

http://bookshop.europa.eu/fr/code-de-r-daction-interinstitutionnel-2011-pbOA3110655/?CatalogCategoryID=SIIKABst.SEAAAEjGJEY4e5L

http://publications.europa.eu/interinstitutional_style_guide/index_fr.htm


Les liens vers les actes et documents d’EUR-Lex seront insérés par le contractant dans le respect des règles sur l’établissement de liens permanents établies par EUR-Lex (voir: http://eur-lex.europa.eu/fr/tools/help_syntax.htm).

Pour mieux faire comprendre les principaux éléments d’un acte, le contractant utilisera, lorsque c’est approprié, des graphiques/schémas (par exemple un graphique pour mieux représenter une procédure à suivre); le contractant prévoira de tels graphiques/schémas dès le programme de travail.

Les graphiques et schémas sont considérés comme un élément de la Synthèse qu’ils concernent et ne seront pas facturés séparément. Le contractant doit prévoir ces graphiques/schémas dans le programme de travail mensuel.

4.5.2.4. Réécriture de Synthèses

Certaines Synthèses datent du début de la collection; d'une époque où les règles de rédaction étaient moins strictes. D’autres Synthèses ont été mises à jour à plusieurs reprises et ont perdu leur structure et leur limpidité. Pour ces Synthèses, une réécriture peut s'avérer nécessaire.

Lors de la réécriture, le contractant respectera les exigences du présent cahier des charges, et en particulier le point 4.5.2.3.

L’objectif à long terme est d’offrir au public une collection de Synthèses plus homogène. Le contractant peut donc proposer la réécriture de telles Synthèses dans le programme de travail (voir le point 4.6.10.2). La réécriture ne consiste pas à modifier le contenu en tant que tel: c’est plutôt une réorganisation et un remaniement partiel du contenu existant.

Les lignes directrices s’appliquant à la rédaction de nouvelles Synthèses valent également pour les réécritures. Une réécriture peut être associée à une mise à jour. Dans de tels cas, seule une réécriture pourra être facturée. La réécriture d’une Synthèse sera facturée de la même manière que la rédaction d’une nouvelle Synthèse. Le cas échéant, l’insertion de graphiques ou de schémas sera comprise dans le prix de la réécriture.

4.5.2.5. Mises à jour de Synthèses

Lorsqu’un nouvel acte ou texte législatif de l’UE (règlement, directive, décision, accord international, recommandation, etc.) ou un document officiel (jurisprudence, acte préparatoire, etc.) concerne une ou plusieurs Synthèses existantes, des mises à jour peuvent être nécessaires. Une mise à jour s’impose si la modification ou l’évolution en question a une incidence sur les éléments importants de l’acte mentionnés dans la Synthèse, ou s’il apparaît qu’un nouvel élément doit être ajouté. L’introduction de corrections (voir point 4.5.2.6) peut également être à l’origine d’une mise à jour.

Lors de la mise à jour, le contractant respectera les exigences du présent cahier des charges, et en particulier le point 4.5.2.3.

Une mise à jour est nécessaire quand un acte a été modifié et que cette modification nécessite d’apporter des changements importants à un texte existant.

La nécessité d’une mise à jour peut concerner une seule Synthèse, mais dans certains cas, les modifications apportées à un acte ou à un document officiel ont également une incidence sur

http://eur-lex.europa.eu/fr/tools/help_syntax.htm


d’autres Synthèses (par exemple lorsque cette législation est abordée et citée dans une autre Synthèse). Dans de tels cas, le contractant informera l’Office des publications de la nécessité de mises à jour multiples, et chaque Synthèse mise à jour acceptée pourra être facturée.

Lors de la mise à jour d’une Synthèse, le contractant doit reformuler un passage de la Synthèse pour que celle-ci, considérée dans son ensemble, reste claire et linguistiquement correcte.

Une mise à jour peut consister à apporter des modifications textuelles et/ou à ajouter un ou plusieurs graphiques ou schémas. Si un graphique ou schéma est nécessaire dans une autre partie de la collection, c’est-à-dire ailleurs que dans une Synthèse, celui-ci sera compté comme une mise à jour. Si un graphique ou schéma ne nécessite pas de traduction, il sera compté comme une correction lors de l'introduction dans les autres versions linguistiques.

Les mises à jour doivent être effectuées dans la version linguistique dans laquelle la Synthèse aura été rédigée à l’origine. Pour les Synthèses existantes au début du contrat, la langue originale de rédaction n’est pas toujours connue. Dans de tels cas, le contractant a le choix d’effectuer la mise à jour soit en anglais, soit en français. Exceptionnellement, il peut arriver qu’une mise à jour ne porte que sur une seule version linguistique.

Si une mise à jour porte sur plus de 50 % du texte original, la prestation à effectuer sera considérée comme une réécriture (voir point 4.5.2.4) et sera facturée comme telle.

4.5.2.6. Corrections

Les corrections sont de légères modifications à introduire dans une Synthèse, une Entrée du glossaire ou un Texte introductif, par exemple la modification d’un chiffre, la correction d’un lien rompu (voir point 4.5.2.10), d’un nom/terme officiel ou de la dénomination d’un acte, etc. Le contractant fera les corrections nécessaires dans toutes les versions linguistiques; chaque version linguistique corrigée sera facturée comme une correction à part entière. En général, les corrections ne nécessitent pas de traduction. Lorsque la traduction de noms/termes officiels ou dénomination d’actes, etc., doit être insérée, le contractant utilisera, autant que possible, les traductions appropriées figurant dans EUR-Lex, et ne facturera pas la traduction.

Le contractant doit informer immédiatement l’Office des publications de toute anomalie ou erreur détectée au cours de l’exécution du contrat dans les Synthèses, Entrées du glossaire ou Textes introductifs. L’un des chefs de projet (voir point 4.7.2) de l’Office des publications enverra une demande de correction au contractant par courrier électronique, et le contractant disposera de deux jours ouvrables pour effectuer la correction.

Des corrections pourront également être effectuées par le contractant ou demandées par l’Office des publications lors de la mise à jour d’une Synthèse. Dans de tels cas, seule une mise à jour pourra être facturée. L’Office des publications peut toujours décider de retarder une correction jusqu’à ce qu’une mise à jour s’avère nécessaire.

Le contractant doit vérifier si les corrections apportées à une Synthèse donnée impliquent de corriger une ou plusieurs autres Synthèses, et en informer immédiatement l’Office des publications par courrier électronique. La correction des anomalies et des erreurs résultant de travaux de rédaction, de réécriture, de mise à jour ou de traduction effectués par le contractant ne sera pas facturée, mais devra intervenir dans un délai d’un jour ouvrable à compter de la notification de l’erreur ou de la constatation de celle-ci par le contractant.


4.5.2.7. Maintenance des Textes introductifs

Chacun des 32 domaines politiques et leurs sous-chapitres sont présentés par un bref Texte introductif indiquant les objectifs et les caractéristiques essentielles de la législation et de la politique concernées. Pour avoir un exemple de ces Textes introductifs, veuillez consulter le domaine politique «Environnement»:

http://europa.eu/legislation_summaries/environment/index_fr.htm dont le Texte introductif est le suivant:

Eau, nourriture, oxygène, énergie et bien d’autres… L’homme tire de l’environnement de nombreux usages essentiels à sa vie. Il se doit de préserver son environnement et de l’exploiter raisonnablement; sa santé et sa subsistance même sont en jeu. Depuis le début des années 1970, l’Europe s’est fermement engagée en faveur de l’environnement: la protection de la qualité de l’air et de l’eau, la préservation des ressources et de la biodiversité, la gestion des déchets et des activités ayant un impact néfaste sont quelques-uns des domaines de l’action européenne, tant au niveau des États membres qu’au niveau international. Qu’elle soit constituée de mesures correctives liées à des problèmes environnementaux précis ou de mesures plus transversales ou intégrées dans d’autres domaines politiques, la politique européenne de l’environnement, basée sur l’article 174 du traité instituant la Communauté européenne, vise à assurer un développement durable du modèle européen de société.

Lors de la rédaction, de la réécriture ou de la mise à jour des Textes introductifs, le contractant respectera les exigences du présent cahier des charges, et en particulier le point 4.5.2.3.

La production d’un graphique/schéma complétant un Texte introductif sera facturée comme la mise à jour d’une Synthèse.

Les Textes introductifs comptent généralement entre 100 et 150 mots.

4.5.2.8. Maintenance du Glossaire

Le Glossaire est une liste alphabétique de quelque 230 termes relatifs à la législation et aux politiques de l’UE. Il est associé aux Synthèses et doit continuer à être développé et mis à jour. Le Glossaire se compose d’une liste de termes (entrées) classés par ordre alphabétique et de leur définition qui explique et définit des notions du droit et des politiques de l’UE: http://europa.eu/legislation_summaries/glossary/index_fr.htm.

Lors de la rédaction, de la réécriture ou de la mise à jour des Entrées du Glossaire, le contractant respectera les exigences du présent cahier des charges, et en particulier le point 4.5.2.3.

Les Entrées du Glossaire comptent généralement entre 250 et 550 mots.

Si une entrée est liée à la rédaction d'une Synthèse ayant fait l’objet d’un contrôle de contenu, le contractant doit l'adapter au contenu de la Synthèse.

http://europa.eu/legislation_summaries/glossary/index_fr.htm

http://europa.eu/legislation_summaries/environment/index_fr.htm


4.5.2.9. Traductions

Le contractant doit être en mesure de traduire dans toutes les langues officielles de l’UE, à savoir les 23 langues officielles à la date de la publication du présent appel d’offres (allemand, anglais, bulgare, danois, espagnol, estonien, finnois, français, grec, hongrois, irlandais, italien, letton, lituanien, maltais, néerlandais, polonais, portugais, roumain, slovaque, slovène, suédois, tchèque). Le contractant doit également être en mesure de traduire dans toute langue supplémentaire qui deviendrait langue officielle de l’UE au cours de l’exécution du contrat (par exemple, le croate en 2013).

Les Synthèses, les Entrées du glossaire et les Textes introductifs seront normalement traduits dans toutes les langues officielles de l’UE. Le contractant effectuera uniquement les traductions demandées dans la feuille de travaux mensuelle (point 4.6.1).

Au début du contrat, toutes les Synthèses, toutes les Entrées du glossaire et tous les Textes introductifs n’existeront pas dans toutes les langues. Le contractant proposera donc, dans ses programmes de travail, la traduction de textes dans les langues manquantes.

Les tâches de traduction sont les suivantes:

· traduction vers toutes les langues officielles de l’UE (actuellement 23 langues),

· traduction vers les langues manquantes pour améliorer la couverture linguistique du service,

· traduction des mises à jour et intégration de ces mises à jour dans les Synthèses concernées,

· le cas échéant, adaptation des Synthèses traduites après une mise à jour,

· traduction des Synthèses réécrites,

· révision d’une ou de plusieurs versions linguistiques déjà traduites au moment de la reprise de la collection par le contractant.

Les traductions doivent être d'une qualité prête à publier (voir point 4.2). Le contractant doit assurer la traduction au haut niveau qualité propre à un texte destiné à la publication. Cela implique que les traductions soient vérifiées ou révisées avant d’être livrées. Cela suppose également de faire les adaptations nécessaires pour rendre les versions linguistiques intelligibles pour un public de non-juristes. Dans certains cas, comme pour la rédaction en langue originale, il convient d’employer des mots et expressions utilisés dans les médias et qui n’apparaissent pas dans les actes officiels afin de rendre les textes intelligibles pour les non-juristes, (par exemple l’expression «six-pack», utilisée pour désigner l’ensemble des règles de surveillance économique et budgétaire entrées en vigueur le 13 décembre 2011).


Le contractant doit respecter les ressources linguistiques pour la rédaction et la traduction mises à disposition par la Direction générale de la traduction de la Commission5. Le contractant doit respecter ses lignes directrices pour la traduction, le présent cahier des charges, et en particulier le point 4.5.2.2 du présent cahier des charges.

Les traductions doivent refléter fidèlement la version linguistique originale. Toutes les corrections qui doivent être intégrées dans le texte original avant l’acceptation de celui-ci doivent également être intégrées dans les traductions. Ces corrections dans toutes les versions linguistiques ne peuvent pas être facturées.

Les traductions de nouvelles Synthèses rédigées ne peuvent être effectuées qu’une fois que toutes les observations liées au contrôle linguistique de la version originale ont été prises en compte et les corrections effectuées. Les traductions seront à leur tour soumises à un contrôle linguistique par les correcteurs de l’Office des publications. Ce contrôle linguistique par les correcteurs de l’Office des publications vise à garantir la clarté du style, de la structure et de l’expression des traductions de nouvelles Synthèses. Toutes les autres traductions seront envoyées directement à l’Office des publications en tant que livraisons finales; dans ce cas, l’Office des publications se réserve le droit d’effectuer les contrôles linguistiques qu’il juge nécessaires.

Le contractant disposera d’un outil contenant les termes fréquemment utilisés pour garantir que les Synthèses soient traduites de façon homogène et cohérente dans toutes les langues et pour éviter le gaspillage de ressources.

La traduction de mises à jour de Synthèses qui n’existent pas encore dans la langue concernée sera considérée comme la traduction d’une nouvelle Synthèse.

4.5.2.9.1. Révision des traductions

Dans certains cas, l’Office des publications peut demander la révision d’une version linguistique. Lorsque la révision concerne plus de 50 % du texte original, la prestation sera considérée comme une traduction.

Si la demande de révision a son origine dans le manque de qualité de la traduction ou des erreurs du fait du contractant, celui-ci effectuera la révision dans un délai de deux jours ouvrables après avoir été informé de la nécessité de révision et ne pourra pas facturer ces corrections.

4.5.2.10. Vérification des liens

L’Office des publications peut à tout moment demander, dans une feuille de travaux, la vérification de tous les liens dans la collection. Le contractant vérifiera qu’aucun lien n’est rompu. On notera que près de 80 % des liens renvoient actuellement vers EUR-Lex, les 20 % restants renvoyant à des sites externes comme ceux des institutions de l’UE. La rupture de liens sera donc essentiellement due au fait que ces sites auront été déplacés, par exemple après leur réorganisation. Toute erreur sera notifiée directement à l’Office des publications en vue d’une éventuelle intégration dans une feuille de travaux mensuelle, avec le lien correct ou une suggestion de remplacement du lien et la «page» à laquelle il se trouve dans la collection. À la fin de ce travail, le contractant fournira un fichier Word récapitulant tous les liens erronés notifiés à l’Office des publications. Le contractant aura au maximum un mois pour vérifier

5 Voir http://ec.europa.eu/translation/index_fr.htm; http://publications.europa.eu/code/




l’ensemble des liens. L’acceptation de la prestation interviendra dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de sa réception.

4.5.2.11. Métadonnées

Les travaux de production (voir points 4.5.2.3 à 4.5.2.9) seront accompagnés de métadonnées. Les métadonnées minimales figurant dans la pré-notice des Synthèses seront celles qui sont représentées dans le schéma ci-dessous, plus une indiquant la version linguistique originale:


Un nombre moindre de métadonnées sera nécessaire pour les pré-notices des Entrées du glossaire et des Textes introductifs.

Titre 01

Texte

Thésaurus ou classifications (EUROVOC)

Sujet 11

Texte codé

Public cible 16

Texte codé

Type deressource(travail)

(

05

Texte codé

Format dela ressource

(manifestation)06

Texte codé

Date de publication

04

Texte formaté

Liens en granularité ou versioning

Relation 13

Lien

Langue dela ressource(expression)

03

Texte codé

Identifiant de la ressource

(travail)08

Texte formaté

Domaine abordé

14

Texte codé ou formaté

Contributeur 10

Texte codé ou formaté

Le tableau des droits d’auteurs existe en ATTO sous forme de tableau de propiétés

Droits d’auteurs

15

Texte

Description 09

Texte

Source 12

Texte

Auteur 02

Texte codé

Éditeur 07

Texte codé

Ensemble minimal de

métadonnées contenues dans une

notice


Chaque fichier final (un fichier pour chaque version linguistique) sera accompagné de métadonnées figurant dans ce qui s'appelle une pré-notice qui est la base d'un enrichissement pour constituer la notice bibliographique complète produite par l’Office des publications. Les métadonnées seront essentiellement de deux types:

· métadonnées documentaires: par exemple le titre de l’acte ou du document officiel sur lequel porte la Synthèse dans la langue de la Synthèse, le titre de la Synthèse dans la langue de la Synthèse, la version linguistique, l’auteur de l’acte ou du document officiel sur lequel porte la Synthèse, etc.;

· métadonnées administratives: par exemple l’identification du contractant, une identification anonyme du rédacteur ou du traducteur de la Synthèse, la date de rédaction, la date de la dernière mise à jour, la langue dans laquelle la Synthèse ou la mise à jour a été rédigée, etc.

L’Office des publications indiquera au contractant la marche à suivre pour créer des identifiants pour chaque Synthèse, chaque Entrée du glossaire et chaque Texte introductif.

Pendant l’exécution du contrat, l’Office des publications se réserve le droit d’exiger des métadonnées supplémentaires. Toutes les métadonnées créées par le contractant doivent être conformes au modèle commun de données utilisé par l’Office des publications et qui sera fourni au début du contrat. Le modèle commun de données vise la capture uniforme de données et la cohérence de toutes les métadonnées de l’Office des publications. Le modèle commun de données de l’Office des publications fait régulièrement l'objet de mises à jour; le contractant devra en conséquence s’y conformer en continu lors de la création de métadonnées.

4.6. Flux de travail

Le contractant produira un programme de travail mensuel qui servira de base à l’Office des publications pour l’établissement des feuilles de travaux mensuelles. Les schémas des différents flux de travail et l’organigramme peuvent être consultés à l’annexe 9.

4.6.1. Feuilles de travaux mensuelles

Les feuilles de travaux mensuelles s’appuient sur le programme de travail (voir point 4.6.10.2).

Une feuille de travaux type comportera, pour un mois, plus ou moins 15 Synthèses et 30 mises à jour ainsi que leurs traductions.

Les tâches de production à exécuter (voir points 4.5.2.3 à 4.5.2.10) par le contractant feront l’objet d’une commande via une feuille de travaux mensuelle établie par l’Office des publications (voir le projet de modèle de feuille de travaux à l’annexe 10).

Dans certains cas, les feuilles de travaux mensuelles pourront être établies pour des ensembles de tâches, par exemple la mise à jour d’une série de Synthèses après l’entrée en vigueur d’un nouveau traité.

Les feuilles de travaux mensuelles constituent une demande officielle de production de l’Office des publications et autorisent le contractant à commencer le travail. Elles seront envoyées exclusivement au format électronique.


4.6.2. Feuilles de travaux ad hoc

Pour les tâches urgentes, des feuilles de travaux ad hoc pourront être établies.

Comme les feuilles de travaux mensuelles, les feuilles de travaux ad hoc sont des demandes de production officielles de l’Office des publications et autorisent le contractant à commencer le travail. Elles peuvent concerner toute tâche de production.

4.6.3. Contrôles de la production

La rédaction d’une Synthèse, la traduction des Synthèses et la révision de traductions seront soumises aux contrôles suivants:

1. contrôle de contenu par les services compétents;

2. contrôle linguistique par la Direction générale de la traduction de la Commission;

3. contrôle linguistique par l’Office des publications.

Le tableau ci-dessous récapitule les tâches faisant l’objet de contrôles:

Contrôle de contenu par les services

compétents

Contrôle linguistique par la Direction générale de la

traduction de la Commission

Contrôle linguistique par l’Office des

publications

Rédaction d’une Synthèse * * sans objet

Traduction de Synthèses

sans objet sans objet *Révision de traductions

sans objet sans objet *

Une fois tous ces contrôles effectués et les corrections intégrées en conséquence, les produits finaux seront créés et un contrôle interne sera effectué par le contractant avant la livraison finale à l’Office des publications. Le contractant veillera à ce que l’Office des publications soit en copie directe de toutes les communications au cours de ces phases de contrôle.

Tous les autres produits seront livrés directement à l’Office des publications en tant que livraison finale.


4.6.3.1. Contrôle de contenu

Toutes les nouvelles Synthèses rédigées et toutes les Synthèses réécrites seront soumises par voie électronique, au format Word, aux services compétents de la Commission ou à d’autres institutions de l’UE pour un contrôle de contenu. Lors de l’envoi des fichiers, le contractant mettra toujours en copie la boîte aux lettres de l’Office des publications. L’Office des publications enverra au contractant une liste des personnes à contacter pour chaque domaine concerné, qu’il s’agisse des services de la Commission ou d’autres institutions européennes.

Il appartient au contractant de tenir compte de toute observation résultant du contrôle de contenu dans les textes concernés. Si le contractant estime que certaines de ces observations ne sont pas pertinentes, il en informera immédiatement l’Office des publications.

4.6.3.2. Contrôle linguistique par la Direction générale de la traduction de la Commission

Une fois intégrées les corrections conformément aux observations du contrôle de contenu, le contractant enverra les textes au format Word pour les soumettre au contrôle linguistique de la Direction générale de la traduction de la Commission, en mettant toujours en copie la boîte aux lettres dédiée au présent projet. L’Office des publications enverra au contractant une liste des personnes de la Direction générale de la traduction de la Commission à contacter à cet effet.

Le contrôle linguistique a pour but de veiller à ce que la collection des Synthèses ait une structure, une expression et un style clairs et une longueur appropriée eu égard à l’importance, à la complexité et à la longueur des actes synthétisés.

Il appartient au contractant d’effectuer des corrections conformément aux observations résultant des contrôles linguistiques, puis de livrer le produit final à l’Office des publications conformément au point 4.6.5.

4.6.3.3. Contrôle linguistique par les correcteurs de l’Office des publications

Dès que le contractant aura produit des traductions prêtes à être publiées, il enverra les textes au format Word pour les soumettre au contrôle linguistique des correcteurs de l’Office des publications, en mettant toujours en copie la boîte aux lettres dédiée au contrat. L’Office des publications enverra au contractant une liste des correcteurs à contacter à cet effet.

Le contrôle linguistique a pour but de veiller à ce que la collection des Synthèses ait une structure, une expression et un style clairs.

Il appartient au contractant d’effectuer des corrections conformément aux observations résultant des contrôles linguistiques, puis de livrer le produit final à l’Office des publications conformément au point 4.6.5.

4.6.3.4. Retard ou défaut de contrôle de contenu ou de contrôle linguistique

Le contractant n’est pas tenu pour responsable de retards lors du contrôle de contenu et des contrôles linguistiques; chacun de ces contrôles ne devrait pas prendre plus de cinq jours ouvrables. Si l’un de ces contrôles prend plus de cinq jours ouvrables, le contractant doit en informer l’Office des publications le sixième jour suivant l’envoi du/des fichier(s). L’Office des publications décidera alors s’il convient ou non de prolonger le délai de livraison des produits directement concernés par ce retard d’une période équivalente ou de poursuivre les opérations sans le contrôle concerné.


4.6.4. Contrôle interne par le contractant

Le contrôle de qualité est de la responsabilité du contractant, qui sera responsable de la qualité du contenu produit en veillant à ce que toute production soit disponible dans les délais impartis et que tous les produits aient un haut niveau d’exhaustivité, d’exactitude et de cohérence. Le contractant doit assurer un contrôle technique interne du contenu des fichiers électroniques (Synthèses dans toutes les versions linguistiques et pré-notices) afin de vérifier qu’ils respectent le présent cahier des charges, et en particulier les points 4.5.2.2, 4.6.5 et 4.6.6.

Avant de livrer les fichiers au format Formex V4, le contractant doit les vérifier pour s’assurer que leur structure corresponde au schéma de référence.

Après la traduction, le contractant doit également s’assurer que les différentes versions linguistiques de chaque document sont structurellement identiques.

Avant d’être livrés à l’Office des publications, tous les produits doivent faire l’objet d’un contrôle de qualité interne. Celui-ci doit comprendre une vérification formelle, technique et logique afin d’assurer une homogénéité globale ainsi que la cohérence du contenu et des fichiers.

4.6.5. Livraison finale à l’Office des publications

Le contractant livrera le contenu de la production finale (Synthèses, Entrées du glossaire, Textes introductifs et traductions) au format Formex V4 (XML). L’Office des publications se réserve le droit de demander en sus des livraisons aux formats suivants: TIFF, PDF, XML, HTML ou Word, sans frais supplémentaires. Toutes les métadonnées associées seront livrées au format XML. Formex désigne le format d’échange de données entre l’Office des publications et ses contractants. Le format Formex V4 repose sur la norme internationale XML [recommandation du Consortium World Wide Web (W3C) du 10 février 1998 sur le format Extensible Markup Language] et est entré en vigueur le 1er mai 2004. La documentation sur le format Formex V4 n’existe qu’en anglais. Elle est en ligne sur le site de l’Office des publications6 avec de nombreux exemples.

Le contractant enverra tous les fichiers à l’Office des publications via un serveur FTP mis en place par l’Office des publications (File Transfer Protocol). Chaque Synthèse, Entrée du glossaire ou Texte introductif doit être livré(e) accompagné(e) de son fichier de métadonnées placé dans un dossier compressé (zip) séparé ou conformément à ce qui a été convenu entre les deux parties contractantes. La livraison doit permettre l’intégration des Synthèses dans la base de données de l’Office des publications via CERES, qui transfèrera automatiquement les données à CELLAR (CERES et CELLAR sont des outils internes).

Le contractant n’aura pas directement accès au portail EUR-Lex interne de l’Office des publications, ni aux outils internes susmentionnés (CERES et CELLAR). Toutes les livraisons finales devront donc satisfaire aux exigences techniques définies dans le présent cahier des charges ou indiquées au contractant pendant l'exécution du contrat. L’Office des publications pourra exiger à tout moment de l’exécution du contrat que le contractant s’adapte à une nouvelle version de Formex.

6 Voir http://formex.publications.europa.eu/

http://formex.publications.europa.eu/


4.6.6. Acceptation finale par l’Office des publications

L’Office des publications contrôlera la qualité des livraisons. Il pourra externaliser le contrôle de la qualité partiellement, voire intégralement.

Tous les fichiers livrés à l’Office des publications doivent:

· être pleinement opérationnels/fonctionnels,

· avoir le contenu et les métadonnées adéquats,

· inclure toutes les observations et répondre à toutes les exigences des spécifications techniques et annexes techniques.

Après la réception des fichiers, l’Office des publications aura un délai de dix (10) jours ouvrables pour accepter la livraison du contractant. Si l’Office des publications ne réagit pas dans ce délai, la livraison sera réputée acceptée. Pendant ce délai, l’Office des publications pourra organiser des contrôles de contenu et des contrôles linguistiques pour tout fichier reçu. L’Office des publications vérifiera également si le contractant a intégré ou non toutes les observations formulées après les phases de contrôle de contenu et de contrôle linguistique.

Les anomalies ou erreurs de toute nature (contenu, linguistique, format, qualité etc.) décelées par l’Office des publications dans les produits finaux et qui sont de la responsabilité du contractant, constituent un motif de rejet des fichiers erronés. Au lieu de rejeter les produits livrés, l’Office des publications pourra demander au contractant d’effectuer une nouvelle livraison des fichiers contenant des erreurs dans le cadre de la livraison prévue pour la semaine suivante lorsqu'il s'agira d’erreurs telles des erreurs linguistiques mineures, des erreurs de présentation ou de balises.

L’Office des publications pourra rejeter en totalité ou en partie les travaux livrés s’ils ne répondent pas aux exigences définies ou au niveau de qualité attendu dans des cas tels

· fichiers impossibles à ouvrir ou fichiers électroniques corrompus,

· métadonnées manquantes,

· textes mal structurés,

· textes mal mis à jour,

· non-respect des lignes directrices pour la rédaction et/ou la traduction,

· non-intégration des observations des services de la Commission, d’autres institutions de l’UE, de la Direction générale de la traduction de la Commission ou des correcteurs de l’Office des publications,

· liens erronés (ne fonctionnant pas ou ne renvoyant pas au bon acte),

· fichiers ou pages incomplets,

· qualité d’image insuffisante,

· format incorrect ou non prévu (par exemple fichiers fournis dans un autre format que Word, Formex V4 ou les autres formats demandés par l’Office des publications),


· fichiers XML incompatibles avec le schéma demandé.

4.6.7. Relivraisons

Le contractant doit corriger les produits rejetés et re-livrer des produits corrigés immédiatement, dans tous les cas au plus tard dans un délai de trois (3) jours ouvrables après le rejet par l’Office des publications. Le non-respect de ce délai peut entraîner l’application de dommages-intérêts.

4.6.8. Délais pour les livraisons finales

Le contractant livrera ses produits à l’Office des publications une fois par semaine, un jour de la semaine convenu entre les parties. Toutes les prestations demandées sur une feuille de travaux mensuelle donnée seront fournies dans les sept (7) semaines suivant la réception de la feuille de travaux par le contractant. Pendant cette période de sept (7) semaines, les livraisons devront se répartir de manière à peu près régulière.

À moins d’un accord écrit préalable de l’Office des publications, toute livraison effectuée au-delà de cette période de sept (7) semaines sera considérée comme livraison tardive.

Le contractant tiendra compte du fait que le contrôle de contenu par les services compétents et les contrôles linguistiques par la Direction générale de la traduction de la Commission ou par l’Office des publications peuvent prendre jusqu'à cinq (5) jours ouvrables. Certains produits ne pourront donc être livrés qu’au bout de trois à quatre semaines:

TâcheDélai de livraison le plus court possible

(calculé à compter de la réception de la feuille de travaux mensuelle par le contractant)

Rédaction d’une Synthèse 3 semaines

Traduction de nouvelles Synthèses

4 semaines

4.6.8.1. Tâches prioritaires

L’Office des publications pourra demander d’effectuer en priorité un certain nombre de tâches, comme la rédaction et la traduction de nouvelles Synthèses, la mise à jour et la traduction des mises à jour, des corrections, des réécritures ou toute autre tâche prévue dans le contrat. Chaque feuille de travaux peut inclure, parmi les tâches du mois, le nombre suivant de tâches prioritaires:


Tâche Délai de livraison finale à compter de la réception de la feuille de travaux par le contractant, sauf s’il en a été convenu

autrement au préalable7

Rédaction/réécriture prioritaire de 4 Synthèses

au cours de la 3e semaine

Traduction prioritaire des 4 Synthèses susmentionnées vers toutes les langues officielles


Mise à jour prioritaire de 8 Synthèses au cours de la 2e semaine

Traduction prioritaire des 8 mises à jour susmentionnées vers toutes les langues officielles


Pour ces tâches prioritaires, le contractant devra respecter l’ordre souhaité par l’Office des publications.

4.6.8.2. Tâches urgentes

L’Office des publications pourra demander l’exécution en urgence d’un certain nombre de tâches, à savoir la rédaction et la traduction de nouvelles Synthèses, la réécriture, la mise à jour, la traduction ou toute autre tâche prévue dans le contrat. Les demandes de prestations urgentes seront envoyées par courrier électronique sous forme de feuilles de travaux ad hoc et seront facturées 25 % de plus que le prix habituel de la tâche donnée, à condition que le travail ait été effectué et accepté. Pour ces tâches, les délais seront les suivants:

Tâche Délai de livraison finale à compter de la réception de la feuille de travaux ad hoc par

le contractant, sauf s’il en a été convenu autrement au préalable8

Rédaction de Synthèses en urgence 2 jours ouvrables pour la rédaction+

10 jours ouvrables (contrôle de contenu et contrôle linguistique)

=

Total: 12 jours ouvrables

Traduction en urgence de Synthèses vers toutes les langues officielles

12 jours ouvrables pour la rédaction des Synthèses (le cas échéant)

7 Par exemple dans le cas d’actes extrêmement longs.

8 Par exemple dans le cas d’actes extrêmement longs.


+2 jours ouvrables pour la traduction

+5 jours ouvrables (contrôle linguistique)

=

Total: 19 jours ouvrables si la Synthèse doit être rédigée

ou

Total: 7 jours ouvrables si la Synthèse est déjà rédigée

Réécriture de Synthèses en urgence 2 jours ouvrables

Mises à jour de Synthèses en urgence 4 jours ouvrables

Traduction en urgence vers toutes les langues officielles de Synthèses mises à jour ou réécrites

2 jours ouvrables à compter de la réception de la feuille de travaux ou du délai applicable à la réécriture ou à la mise à jour indiqué dans les deux lignes précédentes

4.6.9. Non-respect des délais

Le non-respect des délais de livraison et de relivraison indiqués dans le présent cahier des charges (voir points 4.5.2.6, 4.5.2.9.1, 4.6.6 et 4.6.8) peut donner lieu à l’application de dommages-intérêts (voir article I.13 du projet de contrat), à moins d'un accord préalable et écrit sur la prolongation des délais, par exemple en cas d’absence de contrôle de contenu ou de contrôle linguistique (voir point 4.6.3.4).

4.6.10. Gestion du projet

Le coût de la gestion du projet, y compris la participation aux réunions prévues dans le présent cahier des charges, doit être inclus dans le prix global de l’offre. Il convient de noter que le programme de travail est le résultat du suivi de l’évolution du droit et des politiques de l’UE (voir point 4.5.2.1).

Des boîtes aux lettres spécialement dédiées au projet seront créées, l’une par l’Office des publications et l’autre par le contractant, pour tous les échanges (production et autres questions administratives) liés à ce contrat. Le contractant devra veiller à ce que sa boîte aux lettres fonctionnelle soit gérée de façon permanente pendant les heures de travail des jours ouvrables, de 9 h 00 à 18 h 00.

4.6.10.1. Participation à des réunions avec l’Office des publications et suivi

Le chef de projet (voir le point 4.7.1) désigné par le contractant devra assister à des réunions mensuelles à Luxembourg, dans le bâtiment de l’Office des publications, actuellement rue Mercier. Dans certains cas [maximum cinq (5) fois par an], des réunions supplémentaires dans les locaux de l’Office des publications à Luxembourg pourront s'avérer nécessaires.


Dans certains cas, le suivi entre le contractant et l’Office des publications pourra se faire par d’autres moyens de communication: téléphone, courrier électronique, vidéoconférence etc. Dans certains cas, les réunions pourront avoir lieu par téléphone ou vidéoconférence.

Après chaque réunion avec l’Office des publications, que celle-ci ait lieu à Luxembourg, par téléphone ou par vidéoconférence, le chef de projet du contractant sera chargé d’en rédiger un compte rendu. Le compte rendu sera envoyé pour approbation dans les deux jours ouvrables à l’Office des publications par courrier électronique à l’adresse indiquée au contractant. Toute correction sera effectuée dans un délai d’un jour ouvrable.

Avant les réunions mensuelles, le contractant devra préparer les documents suivants, qui seront examinés lors de ces réunions:

· programme de travail,

· rapport d’activité,

· facture pro forma.

Tous ces documents (programme de travail, rapport d’activité, facture pro forma) seront envoyés par courrier électronique à l’Office des publications deux (2) jours ouvrables avant chaque réunion mensuelle à Luxembourg.

L’Office des publications aura dix (10) jours ouvrables à compter de la réception des documents pour les vérifier et les valider. L'Office des publications validera les documents par un courrier électronique adressé au contractant. En cas de non-validation, le contractant effectuera les corrections dans un délai de deux (2) jours ouvrables.

Après acceptation de la facture pro forma, le contractant disposera de cinq (5) jours ouvrables pour envoyer à l’Office des publications la facture officielle en version papier, au format Excel et au format XML.

4.6.10.2. Programme de travail

Le programme de travail sera établi chaque mois par le contractant et devra donner une vue d’ensemble du travail proposé par le contractant suite au suivi mensuel. Le programme de travail sera discuté avec l’Office des publications et pourra constituer la base d’une feuille de travaux. L’Office des publications n’est pas lié par le programme de travail lors de l'établissement de la feuille de travaux (mensuelle ou ad hoc) qui seule est contraignante et qui peut inclure ou non les éléments contenus dans le programme de travail. La feuille de travaux pourra même inclure d’autres tâches de production non prévues par le contractant.

Le programme de travail devra se composer des listes suivantes:

- la liste des actes juridiques ou documents devant donner lieu à de nouvelles Synthèses, avec:

- la référence de l’acte juridique (numéro Celex, JO, titre), - le titre prévu pour la nouvelle Synthèse,- une brève justification du choix de cet acte (éventuelle intégration de

graphiques/schémas), - les langues vers lesquelles la Synthèse doit être traduite;

- la liste des Synthèses existantes nécessitant une mise à jour, avec:


- la référence de l’acte juridique modificatif (numéro Celex, JO, titre),- la référence et le titre des Synthèses existantes concernées (un acte

modificatif peut concerner plus d’une Synthèse, et la mise à jour d’une Synthèse peut être la conséquence de plus d’un acte juridique),

- le nombre de langues dans lesquelles la Synthèse existe,- une brève justification (éventuelle intégration de graphiques/schémas).

Le programme de travail devra en outre se composer, le cas échéant, des listes suivantes:

- la liste des Synthèses existantes nécessitant une réécriture, avec: - la référence et le titre de la Synthèse existante,- la référence de l’acte juridique,- le nombre de fois où l’acte juridique a été mis à jour,- le nombre de versions linguistiques de la Synthèse existante,- le nombre de versions linguistiques de la future Synthèse,- une brève justification (éventuelle intégration de graphiques/schémas);

- la liste des nouvelles entrées du glossaire, avec:- le nom de la nouvelle entrée,- une brève justification;

- la liste des entrées du glossaire à mettre à jour, avec:- le nom de l’entrée existante,- une brève justification;

- la liste des nouveaux chapitres ou sous-chapitres nécessitant un Texte introductif, avec:

- le nom du nouveau chapitre ou sous-chapitre,- la localisation dans le domaine,- une brève justification (éventuelle intégration de graphiques/schémas);

- la liste des textes introductifs existants nécessitant une mise à jour, avec:- le nom du nouveau chapitre ou sous-chapitre,- la localisation dans le domaine,- une brève justification (éventuelle intégration de graphiques/schémas).

Chaque élément du programme de travail aura un identifiant provisoire, qui sera ensuite utilisé dans toute correspondance et dans tout document citant cet élément ainsi que lors des livraisons intermédiaires (pour le contrôle de contenu) et finales de cet élément. Le contractant conviendra avec l’Office des publications de la structure de cet identifiant provisoire et de toute procédure visant à le transformer en identifiant final pour la livraison finale.

C’est dans le programme de travail que le contractant peut proposer d’ajouter des liens ou toute autre information susceptible d’enrichir les informations fournies au citoyen.

Le contractant devra également attirer l’attention de l’Office des publications sur les tâches nécessaires pour que la collection des Synthèses reste un outil d’information de haut niveau pour le citoyen.

Les éléments non repris dans la feuille de travaux correspondante pourront être reportés au programme de travail suivant, à moins que d'indications contraires données au contractant.


4.6.10.3. Rapport d’activité

Le rapport d’activité doit décrire tous les travaux effectués au cours du mois précédent et les résultats obtenus conformément à la feuille de travaux, avec notamment une ventilation détaillée des dépenses du mois précédent: pour la rédaction, la mise à jour, la réécriture, les corrections, des travaux éditoriaux et les traductions, ainsi que pour toute autre tâche demandées au titre du contrat. Les travaux en cours ne peuvent pas donner lieu à facturation et ne sont mentionnés qu'à des fins de suivi.

Le rapport d’activité doit inclure tous les travaux effectués au cours du mois concerné et contenir au moins les listes suivantes:

- les titres des nouvelles Synthèses rédigées et envoyées pour contrôle de contenu à la Direction générale concernée, avec la référence de l’acte ou du document officiel synthétisé;

- les titres des nouvelles Synthèses traduites avec une liste des versions linguistiques traitées;

- la liste de toutes les Synthèses envoyées au contrôle de contenu;

- la liste de toutes les Synthèses envoyées au contrôle linguistique;

- les titres des Synthèses mises à jour;

- les titres des Synthèses mises à jour traduites, avec une liste des versions linguistiques traitées.

Le rapport d’activité devra en outre contenir, le cas échéant, les éléments suivants:

- les titres des Synthèses réécrites, avec la référence à l’acte ou au document officiel synthétisé;

- les titres des Synthèses réécrites traduites, avec une liste des versions linguistiques traitées;

- les noms des nouvelles Entrées du glossaire, avec une liste des versions linguistiques traitées;

- les noms des Entrées du glossaire mises à jour, avec une liste des versions linguistiques traitées;

- les noms des nouveaux chapitres ou sous-chapitres présentés par des Textes introductifs, avec une liste des versions linguistiques traitées;

- les noms des chapitres ou sous-chapitres mis à jour dont le Texte introductif a été mis à jour, avec la liste des versions linguistiques traitées.

4.6.10.4. Facture pro forma

La facture pro forma constitue la base de la facturation des prestations. Elle inclut la justification des travaux à facturer et doit contenir le détail des travaux livrés et acceptés par l’Office des publications, ainsi que le montant à facturer. Elle sera envoyée aux formats Excel et XML (un modèle sera proposé par l’Office des publications) et devra contenir les listes suivantes:

- la liste des nouvelles Synthèses;

- la liste des Synthèses mises à jour;


- la liste des nouvelles Synthèses traduites, avec une liste des versions linguistiques traitées;

- la liste des Synthèses mises à jour traduites, avec une liste des versions linguistiques traitées.

La facture pro forma devra en outre contenir, le cas échéant:

- la liste des Synthèses réécrites;

- la liste des Synthèses réécrites traduites, avec une liste des versions linguistiques traitées;

- la liste des nouvelles Entrées du glossaire, avec une liste des versions linguistiques traitées;

- la liste des Entrées du glossaire mises à jour, avec une liste des versions linguistiques traitées;

- la liste des nouveaux Textes introductifs, avec une liste des versions linguistiques traitées;

- la liste des Textes introductifs mis à jour, avec une liste des versions linguistiques traitées;

- toute autre prestation acceptée.

Chaque liste devra contenir, pour chaque élément, au moins les informations suivantes: identifiant, titre, date de livraison, langue de la version originale.

4.6.10.5. Participation à des réunions avec le comité éditorial ou d’autres groupes de travail

Dans certains cas, il pourra être demandé au contractant de participer à des réunions (maximum deux (2) par an) du comité éditorial ou d’autres groupes de travail impliqués dans la gestion des Synthèses de la législation européenne, qui auront lieu à Bruxelles ou à Luxembourg. Il pourra également être demandé au contractant de préparer une présentation ou une partie d’une présentation ou d’un document pour ces réunions. Le coût de la participation à ces réunions doit être compris dans le prix global de l’offre.

4.6.10.6. Commandes

Pour toutes les tâches de production, à l’exception du suivi de l’évolution de la législation européenne, l’Office des publications passera des commandes globales pour le volume/la valeur estimé(e) des travaux à effectuer sur une période donnée. Ces bons de commande globaux seront exécutés soit intégralement, soit partiellement dès réception par le contractant d’une demande de correction ou d’une feuille de travaux formulées par l’un des chefs de projet à l'Office. Une feuille de travaux ou une demande de correction constituent la «demande de prestation». Un même bon de commande peut donc couvrir plusieurs demandes de prestations.

Pour le suivi de l’évolution du droit et des politiques de l’UE (voir le point 4.5.2.1), l’Office des publications pourra établir un bon de commande pour un ou plusieurs mois à la fois. Ce


travail sera exécuté directement sur bon de commande et ne nécessitera pas l’établissement d’une demande de prestations.

Pour les services additionnels, la Commission pourra passer soit des commandes pour un prix fixe, soit des commandes globales, en fonction du service demandé.

4.6.10.7. Facturation

Le contractant peut établir des factures mensuelles correspondant au travail qui aura été accepté au cours d’un mois donné.

Le contractant enverra ses factures à l’Office des publications comme indiqué à l’article I.4 du contrat, en version papier et aux formats Excel et XML.

Le contractant ne pourra facturer que les prestations réellement effectuées, livrées et acceptées. Une facture ne pourra dépasser la valeur d’un bon de commande. Lorsque 75 % de la valeur d’un bon de commande seront atteints, le contractant devra en informer l’Office des publications: si, après en avoir discuté, les deux parties le jugent nécessaire, un bon de commande complémentaire pourra alors être établi.

Pour les services additionnels, le contractant pourra envoyer sa facture une fois la prestation achevée, sauf indication contraire écrite de l’Office des publications.

4.6.11. Services additionnels

À titre exceptionnel, des services additionnels qui relèvent du champ d’application du présent appel d’offres général, mais qui ne sont pas prévus dans les positions du bordereau des prix pourront s'avérer nécessaires et feront l'objet d'une demande d'offre spécifique. Le contractant devra fournir à l’Office des publications une estimation des coûts et du temps nécessaires pour produire les résultats attendus.

La valeur totale des services additionnels fournis pendant la durée du contrat ne peut excéder 5 % de la valeur estimée pour les autres services dans le formulaire d’estimation.

4.7. MODALITÉS PRATIQUES

Le contractant doit maîtriser toute la chaîne de production, c’est-à-dire le suivi et l’analyse des travaux à effectuer, la création de contenu, la traduction.

En principe, le contrat ne comprend pas de tâches de diffusion.

En cas de perturbation grave, le contractant assurera la continuité de ses activités dans les huit jours ouvrables en mettant à disposition des locaux, du personnel qualifié et des systèmes informatiques de secours, mais il lui incombera toujours de respecter les délais.

4.7.1. Équipe requise

Le contractant mettra en place une équipe possédant le savoir-faire et l’expérience permettant d’exécuter les tâches demandées. Ce savoir-faire inclut l'expertise juridique, des compétences journalistiques et de communication ainsi qu’en compétences de traduction.

L’équipe du contractant doit se composer de rédacteurs, de traducteurs et de personnel spécialisé en informatique. Les Synthèses doivent être rédigées en anglais ou en français par


des juristes de langue maternelle anglaise ou française ou de niveau équivalent, possédant des compétences de rédaction journalistique. Ces juristes doivent également avoir les aptitudes suivantes: capacité à synthétiser, à communiquer clairement par écrit, à communiquer en s’adressant à des citoyens, dans une langue claire et avec une expression structurée.

Les traducteurs doivent traduire vers leur langue maternelle ou vers la langue dans laquelle ils ont suivi leur scolarité. Leur niveau de compréhension des textes juridiques doit être celui d’un citoyen, et ils doivent avoir une expression écrite parfaite dans la ou les langues vers laquelle ou vers lesquelles ils traduisent.

Le contractant aura à disposition une équipe informatique permettant de répondre à tous les besoins techniques liés au contrat (par exemple pour assurer la mise en forme et la présentation ou la livraison de fichiers XML à l’Office des publications) et de gérer la base de données dans ses locaux. Des capacités en conception web pourront être utiles pour la définition de présentations conviviales. Des graphistes peuvent fournir une bonne assistance pour intégrer des graphiques ou des schémas dans les Synthèses. Tous les membres de l’équipe doivent être capables de travailler en anglais ou en français ou à partir de l’une de ces deux langues.

Le contractant désignera un chef de projet. Le chef de projet sera l’interlocuteur unique de l’Office des publications, avec qui il communiquera. Le chef de projet devra assister aux réunions de suivi. Il devra fournir réponses et solutions à l’Office des publications, aussi bien en ce qui concerne les tâches objet du contrat que les questions organisationnelles ou administratives (y compris les problèmes relatifs à la facturation et au paiement).

Le contractant fera en sorte de garder son chef de projet pendant toute la durée du projet, sauf en cas d’imprévu dûment justifié.

Le contractant informera l’Office des publications de tout changement (départs, arrivées, promotions etc.) dans la composition de l’équipe participant à l’exécution du contrat.

Le contractant veillera à ce que la composition de l’équipe soit conforme aux conditions de son offre pendant toute la durée du contrat. Le contractant devra fournir les programmes de formation nécessaires pour maintenir le travail de l’équipe à un niveau élevé. L’Office des publications se réserve le droit de demander le remplacement de tout membre du personnel dont l'expérience et/ou les qualifications se seront révélées insuffisantes en justifiant sa demande.

Le contractant pourra bénéficier d’une formation aux règles de rédaction à Bruxelles ou à Luxembourg qui sera organisée par l’Office des publications. Cette formation sera gratuite pour le contractant, mais tous les frais de transport et de séjour seront à sa charge.

4.7.2. Contacts entre l’Office des publications et le contractant

Pour atteindre le niveau de production voulu dans les délais impartis, le contractant et l’Office des publications devront entretenir des contacts fréquents sous forme d'échanges fréquents de courriers électroniques entre le service responsable des Synthèses de la législation et le chef de projet du contractant (voir également le point 4.7.1). À cet effet, des équipements de vidéoconférence doivent également être disponibles dans les locaux du contractant.

L’Office des publications désignera un ou deux chefs de projet chargés de gérer la bonne exécution du contrat, qui seront les interlocuteurs du chef de projet du contractant.


4.7.3. Service d’assistance

L’Office des publications a son propre service d’assistance, qui répond aux questions types des citoyens – concernant par exemple le stade de rédaction, de mise à jour, de traduction d’une Synthèse ou plus généralement la maintenance de la collection des Synthèses. De telles questions seront transmises au contractant par l’équipe de l’Office des publications chargée des Synthèses de la législation européenne. Pour apporter une réponse rapide au citoyen, le contractant fournira une réponse à l’équipe de l’Office des publications dans un délai d’un (1) jour ouvrable.

4.7.4. Diffusion

Les Synthèses seront diffusées via EUR-Lex, le portail d’accès au droit de l’Union européenne (http://eur-lex.europa.eu/). Elles seront accessibles depuis la page d’accueil, sous le bandeau «À propos du droit de l’UE», qui offrira un accès par navigation et des fonctionnalités de recherche.

Toutefois, l’Office des publications est actuellement dans un processus de renouvellement de son infrastructure interne et de ses plates-formes de diffusion. Le nouveau portail EUR-Lex pourra ne pas être disponible au début du contrat ou ne pas être prêt pour la publication des Synthèses. Cela n’empêchera cependant pas le contractant de fournir les services requis dans le cadre de ce contrat, et cela n’entravera pas non plus l’acceptation de ses prestations.

4.7.5. Droits d’auteur

Les produits livrés doivent être entièrement originaux, sauf les citations, qui seront clairement mises en évidence9 et de longueur raisonnable; ils doivent être produits par le contractant aux fins du contrat en cours; tous les droits attachés à ces produits doivent être acquis et possédés par le contractant et effectivement cédés à l’Office des publications (voir l’article 1.9 du contrat).

9 Titre complet et autres informations, par exemple le titre de l’article, le nom de la révision, l’auteur, l’année et le lieu de publication, etc., de la source, pour qu’elle puisse être facilement identifiée.

http://eur-lex.europa.eu/

5. Annexes

5. ANNEXES

Formulaires

1 BORDEREAU DE PRIX ET FORMULAIRE D’ESTIMATION

2A SIGNALÉTIQUE FINANCIER

2B FORMULAIRE «ENTITÉ LÉGALE»

2C ACCORD/PROCURATION, MODÈLE 1 ET MODÈLE 2

2D MODÈLE DE GARANTIE

3 FORMULAIRE D’IDENTIFICATION DU SOUMISSIONNAIRE

4 QUESTIONNAIRE RELATIF AUX OFFRES CONJOINTES ET À LA SOUS-TRAITANCE

5 LISTE DES DOCUMENTS

6 DÉCLARATION SUR L’HONNEUR RELATIVE AUX MOTIFS D’EXCLUSION

7 QUESTIONNAIRE RELATIF AUX MOTIFS D’EXCLUSION

8 QUESTIONNAIRE RELATIF AUX CRITÈRES D’ATTRIBUTION

9 SCHÉMAS DES FLUX DE TRAVAIL

10 PROJET DE MODÈLE DE FEUILLE DE TRAVAUX

Annexe 1: Bordereau de prix et formulaire d’estimation

ANNEXE 1 BORDEREAU DE PRIX ET FORMULAIRE D’ESTIMATION

Le bordereau de prix et le formulaire d’estimation doivent être téléchargés à l’adresse suivante: http://publications.europa.eu/tenders/our/documents/ao_10389

Pour soumettre une offre, le soumissionnaire doit:

· remplir électroniquement le bordereau de prix – le formulaire d’estimation sera calculé automatiquement;

· vérifier et imprimer sur papier chaque page du bordereau de prix et du formulaire d’estimation;

· dater et signer chaque page de l’offre et y apposer son cachet;

· copier le fichier complet sur le CD accompagnant la version papier de l’offre.

La version papier et le CD doivent tous deux être remis en trois exemplaires.

En cas de divergence entre la version papier et la version électronique, la version papier prévaudra.

Annexe 2A Signalétique financier

ANNEXE 2A SIGNALÉTIQUE FINANCIER

Modèle de signalétique financier(à remplir par le soumissionnaire et son organisme financier)

L’attention du soumissionnaire est attirée sur le fait que ce document est un modèle et qu’un formulaire spécifique à chaque État membre est

disponible à l’adresse Internet suivante:http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_fr.cfm



ANNEXE 2B FORMULAIRE «ENTITÉ LÉGALE»

Modèle de formulaire «Entité légale»(à remplir et à signer par le soumissionnaire)

L’attention du soumissionnaire est attirée sur le fait que ce document est un modèle et qu’un formulaire spécifique à chaque État membre est

disponible à l’adresse Internet suivante:http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_fr.cfm


Annexe 2C Accord/Procuration

ANNEXE 2C ACCORD/PROCURATION

Accord/Procuration

Modèle 1

(DÉSIGNANT L’UNE DES ENTREPRISES COMME CHEF DU CONSORTIUM ET LA NOMMANT MANDATAIRE)

Les soussignés,

– Signataire 1 (nom, fonction, entreprise, siège social, numéro de TVA)


– …..

– Signataire N (nom, fonction, entreprise, siège social, numéro de TVA),

chacun ayant la capacité juridique requise pour agir au nom de sa société,

CONVIENNENT DE CE QUI SUIT:

(1) La Commission européenne a attribué le contrat n° …. («le contrat») à l’entreprise 1, l’entreprise 2, …, et l’entreprise N («les membres du groupe»), sur la base de l’offre conjointe soumise le … ….. pour la fourniture de ….. et/ou la prestation de services de ….. («les fournitures et/ou les services»).

(2) En tant que cosignataires du contrat, tous les membres du groupe:

a) sont solidairement responsables envers la Commission européenne de l’exécution du contrat;

b) respectent les conditions du contrat et veillent à la bonne exécution de leur part respective des fournitures et/ou des services.

(3) À cet effet, les membres du groupe désignent l’entreprise X comme chef du groupe. [Note: le chef du groupe doit être l’un des membres du groupe]

(4) Les paiements effectués par la Commission européenne pour les fournitures ou les services se feront sur le compte bancaire du chef du groupe, [à préciser dans le contrat] ou [indiquer le nom de la banque, l’adresse, le numéro de compte, etc.].

(5) Les membres du groupe confèrent au chef du groupe tous les pouvoirs nécessaires pour agir en leur nom en ce qui concerne les fournitures et/ou les services. Ce mandat comporte notamment les tâches suivantes:

Annexe 2C Accord/Procurationa) le chef du groupe signe tous les documents contractuels — y compris le contrat, les

contrats spécifiques et leurs avenants — et établit toutes les factures relatives aux fournitures ou aux services au nom des membres du groupe;

b) le chef du groupe est l’interlocuteur unique de la Commission européenne en ce qui concerne les fournitures et/ou les services à assurer au titre du contrat. Il coordonne la livraison des fournitures et/ou la prestation des services par les membres du groupe à la Commission européenne et veille à la bonne exécution du contrat.

Toute modification du présent accord/de la présente procuration est soumise à l’approbation expresse de la Commission européenne.

Le présent accord/la présente procuration expire lorsque toutes les obligations contractuelles des membres du groupe envers la Commission européenne en rapport avec les fournitures et/ou les services à assurer au titre du contrat ont cessé d’exister. Sa résiliation par les parties avant cette date n’est possible qu’avec l’accord de la Commission.

Signé à ………., le ……….. ………

Nom Nom

Fonction Fonction

Entreprise Entreprise

Nom Nom

Fonction Fonction


Annexe 2C Accord/Procuration

Accord/Procuration

Modèle 2

(INSTITUANT LE GROUPE EN TANT QU’ENTITÉ DISTINCTE, DÉSIGNANT UN RESPONSABLE DU CONSORTIUM ET LE NOMMANT MANDATAIRE)

Les soussignés,



– …..

– Signataire N (nom, fonction, entreprise, siège social, numéro de TVA),

chacun ayant la capacité juridique requise pour agir au nom de sa société,

CONVIENNENT DE CE QUI SUIT:

(1) La Commission européenne a attribué le contrat n° …. («le contrat») à l’entreprise 1, l’entreprise 2,…et l’entreprise N («les membres du groupe»), sur la base de l’offre conjointe soumise le … ….. pour la fourniture de ….. et/ou la prestation de services de ….. («les fournitures et/ou les services»).

(2) En tant que cosignataires du contrat, tous les membres du groupe:

a) sont solidairement responsables envers la Commission européenne de l’exécution du contrat;

b) respectent les conditions du contrat et veillent à la bonne exécution de leur part respective des fournitures et/ou des services.

(3) À cet effet, les membres du groupe ont constitué le groupe ….. («le groupe») conformément à la législation ……. Sa forme juridique est la suivante: .….. [Fournir des détails sur l’immatriculation du groupe: numéro de TVA, registre du commerce, etc.].

(4) Les paiements effectués par la Commission européenne pour les fournitures ou les services se feront sur le compte bancaire du groupe, [à préciser dans le contrat] ou [indiquer le nom de la banque, l’adresse, le numéro de compte, etc.].

(5) Les membres du groupe nomment M. ou Mme ……. responsable du groupe.

(6) Les membres du groupe confèrent au responsable du groupe tous les pouvoirs nécessaires pour agir seul en leur nom en ce qui concerne les fournitures et/ou les services. Ce mandat comporte notamment les tâches suivantes:

a) le chef du groupe signe tous les documents contractuels — y compris le contrat, les contrats spécifiques et leurs avenants — et établit toutes les factures relatives aux fournitures ou aux services au nom des membres du groupe;

Annexe 2C Accord/Procurationb) le responsable du groupe est l’interlocuteur unique de la Commission européenne en ce

qui concerne les fournitures et/ou les services à assurer au titre du contrat. Il coordonne la livraison des fournitures et/ou la prestation des services par les membres du groupe à la Commission européenne et veille à la bonne exécution du contrat.

Toute modification du présent accord/de la présente procuration est soumise à l’approbation expresse de la Commission européenne.

Le présent accord/la présente procuration expire lorsque toutes les obligations contractuelles des membres du groupe envers la Commission européenne en rapport avec les fournitures et/ou les services à assurer au titre du contrat ont cessé d’exister. Sa résiliation par les parties avant cette date n’est possible qu’avec l’accord de la Commission.

Signé à ………., le ……….. ………

Nom Nom

Fonction Fonction


Nom Nom

Fonction Fonction


Annex 2D Modèle de garantie

5.1. Annexe 2D MODÈLE DE GARANTIE

[MODÈLE] LETTRE DE GARANTIE À PREMIÈRE DEMANDE DE BONNE EXÉCUTION

Établissement financier / Banque (en-tête de lettre)

[Lieu/Date]

Union européenne

représentée par la Commission européenne

Office des publications de l’Union européenne

Unité «Appels d’offres et contrats»

2, rue Mercier

2985 Luxembourg

LUXEMBOURG

Référence: Contrat n° … «[Intitulé]»

ARTICLE PREMIER – DÉCLARATION SUR LA GARANTIE, LE MONTANT ET L’OBJET

Nous, soussignés [nom et adresse de l’établissement financier ou de la banque] (ci-après dénommés «le garant») déclarons par la présente que nous émettons en faveur de l’Union européenne, représentée par la Commission européenne (ci-après dénommée «la Commission»), une garantie à première demande inconditionnelle, irrévocable et indépendante, par laquelle nous nous engageons à verser à la Commission une somme équivalant au montant suivant:

… EUR (en toutes lettres: … euros)

sur simple demande, pour la bonne exécution du contrat conclu entre la Commission et [nom et adresse] (ci-après dénommé «le contractant»), tels que définis par le contrat n° ... intitulé «[Intitulé]» (ci-après dénommé «le contrat»).

ARTICLE 2 – EXÉCUTION DE LA GARANTIE

Si la Commission nous informe que le contractant, pour une raison quelconque, a manqué à ses obligations définies par le contrat pour la date prévue, nous nous engageons, par ordre et pour le compte du contractant, à procéder au paiement immédiat jusqu’à concurrence du montant en EUR susmentionné, sans faire valoir d’exception ni d’objection, au compte indiqué par la Commission dès réception de la première demande écrite envoyée par la Commission par lettre recommandée ou par messagerie avec accusé de réception. Nous nous engageons à informer la Commission par écrit dès que le paiement est effectué.

ARTICLE 3 – OBLIGATIONS DU GARANT

1. Nous renonçons au droit d’exiger l’épuisement des recours préalables envers le contractant et à tout droit de refus de la prestation, de rétention, de non-paiement ou de compensation et nous renonçons également à faire valoir des droits éventuels que le contractant pourrait avoir vis-à-vis de la Commission en vertu du contrat ou en liaison avec ce dernier, ou sur toute autre base.

2. Les obligations qui nous incombent en vertu de la présente garantie ne sont pas affectées par les mesures ou accords éventuels dont la Commission conviendrait avec le contractant et qui concerneraient les obligations de ce dernier en vertu du contrat.

Annex 2D Modèle de garantie3. Nous nous engageons à informer immédiatement la Commission par écrit, et ce par lettre recommandée

ou par messagerie avec accusé de réception, si une modification est apportée à notre statut juridique, à la structure de notre propriété ou à notre adresse.

ARTICLE 4 – DATE DE L’ENTRÉE EN VIGUEUR

La présente garantie entre en vigueur à compter de sa signature.

ARTICLE 5 – DATE DE FIN ET CONDITIONS DE LIBÉRATION

1. Nous ne pouvons être libérés des obligations résultant de la présente garantie qu’avec le consentement écrit de la Commission.

2. La présente garantie expire lorsque l’original du présent document est renvoyé à nos bureaux par la Commission, par lettre recommandée ou par messagerie avec accusé de réception.

3. [Option 1 : La restitution de l’original intervient au plus tard un mois après le versement du solde prévu par le contrat ou trois mois après l’établissement de l’ordre de recouvrement correspondant.]

[Option 2 : La restitution de l’original intervient en tout état de cause au plus tard le (indiquer une date précise10).]

4. Après son expiration, la présente garantie est automatiquement réputée nulle et non avenue et aucune demande la concernant, quel qu’en soit le motif, n’est plus recevable.

ARTICLE 6 – LÉGISLATION APPLICABLE ET TRIBUNAUX COMPÉTENTS

1. La présente garantie est régie par la législation applicable au contrat et interprétée conformément à celle-ci.

2. Tout litige relatif à la présente garantie relève de la juridiction exclusive des tribunaux compétents pour le contrat.

ARTICLE 7 – CESSION DES DROITS

Les droits liés à la présente garantie ne peuvent pas être cédés [sans notre consentement écrit].

Fait à [lieu], le [date]

__________________ [__________________]

[Signature et fonction au sein de [Signature et fonction au sein de

l’établissement financier / de la banque] l’établissement financier / de la banque]

10 Pour préciser la date exacte de l’expiration de cette garantie, les dispositions pertinentes du contrat (en particulier celles définissant les délais, aux articles I.2, II.4.3 et I.5) seront prises en compte.

Annex 2D Modèle de garantie

Annexe 2D Modèle de garantie[MODÈLE] LETTRE DE GARANTIE DE PRÉFINANCEMENT À

PREMIÈRE DEMANDE

Établissement financier / Banque (en-tête de lettre)

[Lieu/Date]

Union européenne

représentée par la Commission européenne

Office des publications de l’Union européenne

Unité «Appels d’offres et contrats»

2, rue Mercier

2985 Luxembourg

LUXEMBOURG

Référence: Contrat n° … «[Intitulé]»

ARTICLE PREMIER – DÉCLARATION SUR LA GARANTIE, LE MONTANT ET L’OBJET

Nous, soussignés [nom et adresse de l’établissement financier ou de la banque] (ci-après dénommés «le garant») déclarons par la présente que nous émettons en faveur de l’Union européenne, représentée par la Commission européenne (ci-après dénommée «la Commission»), une garantie à première demande inconditionnelle, irrévocable et indépendante, par laquelle nous nous engageons à verser à la Commission une somme équivalant au montant suivant:

… EUR (en toutes lettres: … euros)

sur simple demande, pour la bonne exécution du contrat conclu entre la Commission et [nom et adresse] (ci-après dénommé «le contractant»), tels que définis par le contrat n° ... intitulé «[Intitulé]» (ci-après dénommé «le contrat»).

ARTICLE 2 – EXÉCUTION DE LA GARANTIE

Si la Commission nous informe que le contractant, pour une raison quelconque, a manqué à ses obligations définies par le contrat pour la date prévue, nous nous engageons, par ordre et pour le compte du contractant, à procéder au paiement immédiat jusqu’à concurrence du montant en EUR susmentionné, sans faire valoir d’exception ni d’objection, au compte indiqué par la Commission dès réception de la première demande écrite envoyée par la Commission par lettre recommandée ou par messagerie avec accusé de réception. Nous nous engageons à informer la Commission par écrit dès que le paiement est effectué.

ARTICLE 3 – OBLIGATIONS DU GARANT

1. Nous renonçons au droit d’exiger l’épuisement des recours préalables envers le contractant et à tout droit de refus de la prestation, de rétention, de non-paiement ou de compensation et nous renonçons également à faire valoir des droits éventuels que le contractant pourrait avoir vis-à-vis de la Commission en vertu du contrat ou en liaison avec ce dernier, ou sur toute autre base.

Annex 2D Modèle de garantie2. Les obligations qui nous incombent en vertu de la présente garantie ne sont pas affectées par les mesures

ou accords éventuels dont la Commission conviendrait avec le contractant et qui concerneraient les obligations de ce dernier en vertu du contrat.

3. Nous nous engageons à informer immédiatement la Commission par écrit, et ce par lettre recommandée ou par messagerie avec accusé de réception, si une modification est apportée à notre statut juridique, à la structure de notre propriété ou à notre adresse.

ARTICLE 4 – DATE DE L’ENTRÉE EN VIGUEUR

La présente garantie entre en vigueur à compter de sa signature. Si, à la date de sa signature, le [ premier] préfinancement n’a pas été versé au contractant, la présente garantie entre en vigueur à la date à laquelle le contractant reçoit le [premier] préfinancement.

ARTICLE 5 – DATE DE FIN ET CONDITIONS DE LIBÉRATION

1. Nous ne pouvons être libérés des obligations résultant de la présente garantie qu’avec le consentement écrit de la Commission.

2. La présente garantie expire lorsque l’original du présent document est renvoyé à nos bureaux par la Commission, par lettre recommandée ou par messagerie avec accusé de réception.

3. [Option 1 : La restitution de l’original intervient au plus tard un mois après le versement du solde prévu par le contrat ou trois mois après l’établissement de l’ordre de recouvrement correspondant.]

[Option 2 : La restitution de l’original intervient en tout état de cause au plus tard le (indiquer une date précise11).]

4. Après son expiration, la présente garantie est automatiquement réputée nulle et non avenue et aucune demande la concernant, quel qu’en soit le motif, n’est plus recevable.

ARTICLE 6 – LÉGISLATION APPLICABLE ET TRIBUNAUX COMPÉTENTS

1. La présente garantie est régie par la législation applicable au contrat et interprétée conformément à celle-ci.

2. Tout litige relatif à la présente garantie relève de la juridiction exclusive des tribunaux compétents pour le contrat.

ARTICLE 7 – CESSION DES DROITS

Les droits liés à la présente garantie ne peuvent pas être cédés [sans notre consentement écrit].

Fait à [lieu], le [date]

__________________ [__________________]

[Signature et fonction au sein de [Signature et fonction au sein de

l’établissement financier / de la banque] l’établissement financier / de la banque]

11 Pour préciser la date exacte de l’expiration de cette garantie, les dispositions pertinentes du contrat (en particulier celles définissant les délais, aux articles I.2, II.4.3 et I.5) seront prises en compte.

Annexe 3 Formulaire d’identification du soumissionnaire

5.2. Annexe 3 Formulaire d’identification du soumissionnaire

Identification du soumissionnaire(à remplir)

agissant en qualité de:

membre du consortium (indiquer la fonction ……………………………)

Les membres d’un consortium autres que le chef ne doivent remplir que les rubriques «Identité», «Personne de contact» et «Déclaration».

soumissionnaire unique

Informations à inclure dans le contrat en cas d’attribution

Identité Réponse

Dénomination officielle complète du soumissionnaireForme juridique officiellePays d’enregistrementNuméro d’enregistrement légalN° du registre de la TVA Adresse officielle complète du soumissionnaire (Adresse Internet, le cas échéant)Personne(s) désignée(s) pour signer le contrat (nom, prénom et fonction). Indiquer si cette ou ces personnes sont habilitées à signer seules ou ensemble*

Compte bancaireLes informations doivent correspondre au signalétique financier

de l’annexe 2A

Réponse

Nom de la banqueAdresse complète de l’agence bancaireIdentification précise du titulaire du compteNuméro de compte complet, y compris les codes bancairesCode IBANCode BIC

Annexe 3 Formulaire d’identification du soumissionnaire

Personne de contactpour le suivi administratif

Réponse

Nom, prénom et titreFonctionDénomination socialeAdresse complèteNuméro de téléphoneNuméro de télécopieurAdresse de courrier électronique

Personne de contactpour le suivi technique

Réponse

Nom, prénom et titreFonctionDénomination socialeAdresse complèteNuméro de téléphoneNuméro de télécopieurAdresse de courrier électronique

Déclaration d’un représentant autorisé*

Le/la soussigné(e) déclare que les informations fournies dans la présente offre sont exactes, qu’il/elle accepte les conditions énoncées dans la lettre d’invitation, le cahier des charges et le

projet de contrat, et que l’offre est valideNom, prénom et titreFonction (par exemple «directeur»)DATE/SIGNATURE

* Dans l’offre doivent figurer des documents qui prouvent que la ou les personne(s) désignée(s) pour signer le contrat de même que la ou les personne(s) désignée(s) pour signer l’offre sont autorisées à le faire.

Annexe 4 Questionnaire relatif aux offres conjointes, au recours à des sous-traitants et à des indépendants


Le présent questionnaire n’est à remplir que si votre offre est une offre conjointe ou prévoit de recourir à des sous-traitants ou à des indépendants.

Offre conjointe

1. Votre offre comprend-elle plus d’un soumissionnaire? Oui Non

Vous ne devez répondre aux questions 2 à 4 que si la réponse est affirmative.

2. Veuillez indiquer le nom de l’entreprise qui a reçu une procuration du groupe de soumissionnaires et agit en qualité de chef:

3. Veuillez indiquer le nom des autres entreprises qui participent à l’offre conjointe:

4. Si un consortium ou une entité similaire existe, veuillez indiquer son nom et son statut juridique:

Recours à des sous-traitants/indépendants

5. Votre offre prévoit-elle de recourir à la sous-traitance? Oui Non

Dans l’affirmative, veuillez compléter le point 6 et les deux pages suivantes pour chacun des sous-traitants.

6. Liste des sous-traitants/indépendants:

…….….……………………………….…

…….….……………………………….…

…….….………………………………….

……….………………………………..…

…….….……………………………….…


Justification, rôle, activités et responsabilités des sous-traitants/indépendants

Veuillez remplir cette page séparément pour chacun des sous-traitants/indépendants:

Nom du sous-traitant/indépendant:

…….….……………………………….………………………………………..

Forme juridique officielle:

…….….……………………………….………………………………………..

Pays d’enregistrement:

…….….……………………………….………………………………………..

Numéro d’enregistrement légal:

…….….……………………………….………………………………………..

(Adresse Internet, le cas échéant):

…….….……………………………….………………………………………..

Adresse officielle complète:

…….….……………………………….………………………………………..

Personne de contact:

…….….……………………………….………………………………………..

Numéro de téléphone:

…….….……………………………….………………………………………..

Justification du recours à ce sous-traitant/à cet indépendant:

…….….……………………………….………………………………………..

Rôle, activités et responsabilités du sous-traitant/indépendant:

…….….……………………………….………………………………………..

Volume ou proportion de la sous-traitance/du travail confié à cet indépendant:

…….….……………………………….………………………………………..

Avez-vous l’intention de faire valoir les capacités du sous-traitant/indépendant afin de satisfaire aux critères de sélection? Dans l’affirmative, veuillez préciser de quel critère de sélection il s’agit — la capacité économique et financière ou la capacité technique et professionnelle — et sachez que le soumissionnaire est tenu de fournir les documents permettant d’évaluer les critères de sélection, dans la mesure où le sous-traitant/l’indépendant met ses ressources à la disposition du soumissionnaire.

…….….……………………………….………………………………………..


Expérience du sous-traitant/de l’indépendant en lien avec les tâches qui lui seront confiées

Veuillez remplir cette page séparément pour chacun des sous-traitants/indépendants:

…….….……………………………….………………………………………..

Annexe 5 Liste des documents à fournir


DOCUMENT

Annexe du

cahier des

charges

du cahier

des charges

du cahier

des charges

Emplacement dans

l’offre


* Lettre d’accompagnement dûment signée (à joindre) ---

* Liste des documents (ce document complété) 7

* Signalétique financier (à remplir) 2A

* Formulaire «Entité légale» (à remplir), accompagné des justificatifs indiqués au point 2.4 (à joindre):

· preuve du numéro d’inscription et du numéro de TVA;

· documents attestant que la ou les personnes qui signent l’offre et qui sont désignées pour signer le contrat sont habilitées à le faire.

2B

* Formulaire d’identification du soumissionnaire (à remplir) 3

* Questionnaire relatif aux offres conjointes, au recours à des sous-traitants et à des indépendants

(à remplir le cas échéant)

4

* S’il s’agit d’une offre conjointe, déclaration (accord/procuration) signée par les représentants légaux de tous les partenaires de l’offre conjointe:

· reconnaissant la responsabilité solidaire de tous les partenaires de l’offre conjointe pour l’exécution du marché;

· donnant procuration à l’un des partenaires de l’offre conjointe (coordinateur) pour représenter les autres parties aux fins de la signature et de l’administration du contrat.

2C

* Si le recours à des sous-traitants/indépendants est prévu, une déclaration d’intention de chaque sous-traitant/indépendant affirmant son intention de collaborer avec le soumissionnaire si celui-ci remporte le contrat.(à joindre)

---

Invitation to tender n°10389 74/98


DOCUMENT

Annexe du

cahier des

charges

du cahier

des charges

du cahier

des charges

Emplacement dans

l’offre

Deuxième partie: documents relatifs aux critères d’exclusion

* Déclaration relative aux motifs d’exclusion (à remplir), accompagnée des pièces justificatives suivantes (à joindre):

· un extrait récent du casier judiciaire ou son équivalent,

· un certificat récent indiquant que les obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ont été remplies, ou son équivalent,

· un certificat récent indiquant que les obligations relatives au paiement des impôts ont été remplies, ou son équivalent.

6


a) Capacité financière et économique

* Questionnaire relatif à la capacité économique et financière(à remplir) et documents d’accompagnement (à joindre)

7

b) Capacité technique et professionnelle

* Brève description de l’activité économique du soumissionnaire

(à joindre)

7

Déclaration certifiant que des équipements de vidéoconférence seront disponibles pendant toute la durée du contrat(à remplir)

7

Services de traduction à fournir: informations sur les traducteurs (à remplir)

7

* FRPA (à remplir) 7

Quatrième partie: critères techniques d’attribution

* Composition de l’équipe et organisation générale du travail (à remplir)

8



DOCUMENT

Annexe du

cahier des

charges

du cahier

des charges

du cahier

des charges

Emplacement dans

l’offre

* Stratégie et procédure de suivi de l’évolution du droit et des politiques de l’Union européenne (à remplir)

8

* Lignes directrices pour la rédaction et la mise en page (à remplir)

8

* Lignes directrices pour la traduction (à remplir) 8

Plan d’urgence (à remplir) 8

Réécriture en anglais ou en français de la Synthèse fournie (à remplir)

8

Cinquième partie: critères financiers d’attribution

* Bordereau de prix (à remplir) 1

* Formulaire d’estimation (à remplir) 1


Annexe 6 Déclaration sur l’honneur relative aux motifs d’exclusion


DÉCLARATION SUR L’HONNEUR

1. Conformément au règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (JO L 248 du 16.9.2002, p. 1), tel que modifié, je déclare sur l’honneur que ni la société ou l’organisation que je représente, ni moi-même (si le soumissionnaire/sous-traitant/indépendant est une personne physique) ne nous trouvons dans aucun des cas d’exclusion mentionnés ci-dessous:

a) être en état ou faire l’objet d’une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d’activité, ou être dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;

b) avoir fait l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant la moralité professionnelle;

c) avoir commis, en matière professionnelle, une faute grave constatée par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier;

d) n’avoir pas rempli les obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou les obligations relatives au paiement des impôts selon les dispositions légales du pays d’établissement ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s’exécuter;

e) avoir fait l’objet d’un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union;

f) faire l’objet d’une sanction administrative pour s’être rendu(e) coupable de fausses déclarations lors de la communication des renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur pour la participation au marché, pour n’avoir pas fourni ces renseignements ou pour avoir été déclaré(e) en défaut grave d’exécution en raison du non-respect de ses obligations dans le cadre de marchés financés par le budget de l’Union.

En ce qui concerne le point d), le soumissionnaire doit fournir des certificats récents délivrés par l’autorité compétente du pays concerné attestant que sa situation est en règle.

La Commission accepte, comme preuve suffisante que le soumissionnaire ne se trouve pas dans un des cas mentionnés aux points a), b) ou e), la production d’un extrait récent du casier judiciaire ou, à défaut, d’un document récent équivalent délivré par une autorité judiciaire ou administrative compétente du pays d’origine ou de résidence, dont il résulte que ces exigences sont satisfaites.

Lorsqu’un tel document ou certificat n’est pas délivré par le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou, à défaut, solennelle faite par l’intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays d’origine ou de résidence.



2. Conformément au règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, publié au Journal officiel L 248 du 16 septembre 2002, tel que modifié, je déclare sur l’honneur:

- que ni l’entreprise ni l’organisation que je représente, ni aucun membre de son personnel ou de ses organes d’administration et de direction ne se trouve dans une situation de conflit d’intérêts en rapport avec la présente procédure d’adjudication;

- que j’informerai la Commission au plus vite de toute situation de conflit d’intérêts qui pourrait survenir ou de toute situation qui pourrait donner lieu à un conflit d’intérêts;

- que je ne me suis pas rendu(e) coupable de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur pour participer au marché et que je n’ai pas omis de fournir ces renseignements;

- que les informations communiquées à la Commission dans le cadre de la présente procédure d’adjudication sont exactes, sincères et complètes.

La Commission se réserve le droit de vérifier ces informations.

Fait à ....................................................., le..................................................

Signature:

Nom du ou des signataires du formulaire [mandataire(s) autorisé(s) à représenter le soumissionnaire vis-à-vis des tiers et agissant pour le compte de l’entreprise ou de l’organisation susmentionnée]:

…………………………………………………………………………………….

Nom de la société/de l’organisation représentée (le cas échéant):

…………………………………………………………………………………….

Adresse légale:

……


Annexe 7 Questionnaire relatif aux critères de sélection


Capacité économique et financière (à remplir)2011/201012 2010/2009

Chiffre d’affaires totalChiffre d’affaires lié aux services demandés******Total actif/passif Actif immobilisé

· Immobilisations incorporelles· Immobilisations corporelles· Immobilisations financières

Actif circulant· Créances à un an· Créances à plus d’un an· Avoirs en banques, avoirs en compte de chèques postaux,

chèques et encaisse· Stocks· Autres éléments d’actif circulant

Capitaux propres· Capital souscrit· Réserves· Résultats reportés· Provisions

Dettes· Dettes bancaires à court terme (payables à un an)· Dettes bancaires à long terme (payables à plus d’un an)· Dettes non bancaires à court terme (payables à un an)· Dettes non bancaires à long terme (payables à plus d’un

an)· Autres dettes

******Chiffre d’affaires Autres produits d’exploitationFrais de personnelCharges de matières premièresBénéfice brut d’exploitation Bénéfice net d’exploitation Bénéfice financierRésultat provenant des activités ordinairesRésultat de l’exerciceEntreprise: Date:

Nom: Signature:

Les documents suivants doivent être joints:· bilans des exercices 2010-2011 (ou 2009-2010 si ce document n’est pas disponible pour 2011);· comptes de résultats des exercices 2010-2011 (ou 2009-2010 si ce document n’est pas disponible pour 2011).

12 Veuillez indiquer l’exercice concerné.



Capacité technique et professionnelle (à remplir)

Capacité technique et professionnelle: critère de sélection n° 1

Description de l’activité économique

Brève description de l’activité économique du soumissionnaire, notamment de ses activités relevant du champ d’application du présent appel d’offres

(maximum 5 pages de format A4, police Times New Roman, taille 12, maximum 3 000 caractères espaces incluses par page)

Toute page au-delà de la limite de 5 pages ne sera pas évaluée:seules les 5 premières pages seront évaluées.

Une brève description de l’activité économique relevant du champ d’application de l’appel d’offres doit également être fournie pour chaque sous-traitant/indépendant; dans

ce cas, il est possible d’ajouter une page supplémentaire par sous-traitant/indépendant(maximum 1 page de format A4, police Times New Roman, taille 12, maximum

3 000 caractères espaces incluses par page).Toute page au-delà de la limite de 1 page ne sera pas évaluée:

seule la première page sera évaluée.

Nom de l’entreprise: .............................................. agissant aux fins de l’appel d’offres n° 10389 en tant que:□ soumissionnaire principal □ membre d’un consortium □ sous-traitant □ indépendant

Nom du soumissionnaire:

Date:

Nom et signature du responsable:




Déclaration relative à l’équipement de vidéoconférence

Nom de l’entreprise fournissant les capacités:......................................................................... agissant aux fins de l’appel d’offres n° 10483 en tant que:

□ soumissionnaire principal □ membre d’un consortium □ sous-traitant □ indépendant

Nous déclarons par la présente que les équipements de vidéoconférence suivants seront disponibles pendant la durée du projet:


Date:





Services de traduction à fournir: informations sur les traducteurs traduisant de l’anglais et/ou du français vers toutes les langues officielles.

Pour couvrir la traduction du français ou de l’anglais vers toutes les langues officielles, le soumissionnaire peut fournir autant de copies du présent document que nécessaire. Le soumissionnaire fournira, en fonction de son offre, des informations sur la façon dont seront

effectuées les traductions de l’anglais vers le français et/ou du français vers l’anglais.

Nom de la personne fournissant les capacités:..........................................................................Statut de la personne:

□ salarié du soumissionnaire principal□ salarié d’un membre de consortium. Membre concerné du consortium………□ salarié d’un sous-traitant. Sous-traitant concerné……..□ sous-traitant□ indépendant

Traduction de vers ____________________

Formation et diplômes:

Langue maternelle:__________________________

Autres langues:_________________________ __________________________


Date:





CAPACITÉ TECHNIQUE ET PROFESSIONNELLE (À REMPLIR)

Formulaire de référence à des projets/activités (FRPA)

Le formulaire de référence à des projets/activités doit être utilisé pour donner des détails sur des projets et/ou des activités que le soumissionnaire souhaite présenter afin de prouver son expérience de la prestation de services comparables à ceux qui sont définis dans les spécifications techniques.La sélection technique s’appuie sur ce formulaire relatif aux projets/activités des soumissionnaires. Règles générales:

1. L’utilisation du présent formulaire relatif aux projets/activités est obligatoire. Seules seront évaluées les références à des projets et/ou à des activités citées à l’aide du présent formulaire annexé.

2. Tout FRPA présenté doit être en rapport avec l’objet de l’appel d’offres et avec l’expertise nécessaire. Les projets ou activités qui n’y correspondent pas seront éliminés.

3. Le soumissionnaire doit fournir au minimum un (1) et au maximum dix (10) FRPA:

- au moins un (1) FRPA attestant des compétences juridiques et d’une connaissance approfondie du droit et des politiques de l’Union européenne (100 000 euros);

- au moins un (1) FRPA attestant la prestation de services journalistiques et/ou rédactionnels (100 000 euros);

- au moins un (1) FRPA attestant la capacité à traiter une charge de travail permanente avec les ressources annuelles d’au moins 15 membres du personnel (750 000 euros);

- au moins un (1) FRPA attestant des prestations de traduction vers cinq langues (300 000 euros).

Le même FRPA peut être soumis pour différents domaines s’il est pertinent et s’il couvre plus d’un domaine.

4. Si le soumissionnaire présente plus de dix FRPA, seuls les dix premiers trouvés dans l’offre seront analysés lors de la procédure de sélection.

5. Les FRPA ne doivent pas être dépassés; le projet doit avoir été exécuté au cours des trois (3) années précédant le dépôt de l’offre. Les projets en cours qui ont débuté avant cette période de trois (3) ans peuvent être présentés, mais uniquement la partie du projet exécutée pendant la période de référence en question.

6. Un FRPA se compose des deux (2) pages suivantes. Chacune de ces deux pages doit être remplie pour chaque FRPA soumis. Vous ne pouvez pas ajouter de page supplémentaire.



Formulaire de référence à des projets/activités (page 1/2)Référence à un projet n° ______

Première page de référenceNom du projet: Nom du client:

Date de début (mm/aa): Date de fin (mm/aa):

Montant global exécuté et facturé au cours des trois années précédentes:

Domaines concernés

Compétences juridiques et connaissance approfondie du droit et des politiques de l’Union européenne: ________ euros au cours des 3 dernières années

Services journalistiques et/ou rédactionnels: ________ euros au cours des 3 dernières années

Capacité à traiter une charge de travail permanente avec les ressources annuellesd’au moins 15 membres du personnel: ________ euros au cours des 3 dernières années

Traduction vers 5 langues ________ euros au cours des 3 dernières années

Personne de contact: Téléphone:

Principal contractant pour ce projet:

S’il ne s’agit pas du soumissionnaire, expliquez le rôle du soumissionnaire:

Lieu principal d’exécution du projet:

Locaux du soumissionnaire

Locaux du client

Autre – précisez:



Référence à un projet – page 2/2

Référence à un projet n° ______

Brève description du travail effectué et de la façon dont il a été exécuté dans les domaines énumérés à la page 1 du présent formulaire, à savoir les formats traités (xml par exemple), le type de documents traités (documents juridiques par exemple), les langues couvertes (en indiquant clairement s’il s’agissait de langues actives ou passives).


Date:



Annexe 8 Questionnaire relatif aux critères d’attribution

Annexe 8 Questionnaire technique relatif aux critères d’attributionQuestionnaire relatif aux critères d’attribution (à compléter)

AO 10389Critère d’attribution n° 1:

Composition de l’équipe et organisation générale du travail: la proposition du soumissionnaire

- présente l’équipe et montre comment le travail sera organisé et réparti entre les effectifs pour assurer le traitement de l’ensemble du droit et des politiques de l’UE, de l’ensemble des services à fournir et de toutes les langues;

- décrit les ressources informatiques à la fois humaines et matérielles et la procédure de traitement des tâches en mettant l’accent sur les formats requis;

Le soumissionnaire décrira clairement le travail à effectuer pendant la phase de démarrage.

Maximum 15 pages de format A4, police Times New Roman, taille 12, maximum 3 000 caractères espaces incluses par page.

Toute page au-delà de la limite de 15 pages ne sera pas évaluée: seules les 15 premières pages fournies pour le critère n° 1 seront évaluées.

Nombre maximal de points pour ce critère: 20Seuil minimal fixé pour ce critère: 10

Nom du soumissionnaire:..............................................




Stratégie et méthode de suivi de l’évolution du droit et des politiques de l’UE (sources d’information utilisées pour le suivi, critères de sélection de la législation à synthétiser ou nécessitant une mise à jour, etc.). Les procédures de suivi devront décrire comment seront suivis et analysés le droit et les politiques de l’UE dans tous les domaines politiques abordés par les Synthèses. Elles devront également indiquer comment sera évalué l’intérêt de synthétiser les actes et documents concernés et de les ajouter à la collection des Synthèses. Le document précisera également comment ces procédures permettront de traiter toutes les informations sur une base mensuelle.



Nombre maximal de points pour ce critère: 15Seuil minimal fixé pour ce critère: 7,5





Lignes directrices pour la rédaction et la mise en page: ce document présentera la méthode de rédaction envisagée par le soumissionnaire pour les Synthèses, les Entrées du glossaire et les Textes introductifs. Le soumissionnaire décrira la structure qu’il propose pour les Synthèses, les Entrées du glossaire et les Textes introductifs, notamment la façon dont il synthétisera le contenu de document officiel. Le soumissionnaire indiquera quelles informations (y compris quels liens) devraient figurer dans une Synthèse/une Entrée du glossaire/un Texte introductif afin de rendre ces textes facilement abordables pour les citoyens. Le soumissionnaire définira également la présentation qu'il appliquera aux Synthèses, Entrées du glossaire et Textes introductifs. Le soumissionnaire devra fournir des exemples de la structure et de la présentation qui seront utilisées.








Lignes directrices pour la traduction: ce document décrira les méthodes, les ressources techniques de traduction, les outils et autres ressources utilisés par le contractant pour assurer des traductions exactes, prêtes à être publiées, homogènes pour toutes les langues et tous les documents (Synthèses, Entrées du glossaire et Textes introductifs) de la collection.








Plan d’urgence: la proposition du soumissionnaire décrira comment il assurera la continuité des activités en cas de perturbation grave, à savoir dans les huit jours ouvrables en mettant à disposition des locaux, personnels qualifiés et systèmes informatiques de secours.



Nombre maximal de points pour ce critère: 5Seuil minimal fixé pour ce critère: 2,5





Réécriture en anglais ou en français de la Synthèse accessible à l’adresse suivante: http://europa.eu/legislation_summaries/justice_freedom_security/judicial_cooperation_in_civil_matters/l16023_en.htm


avec la méthode, la structure et la présentation proposées par le soumissionnaire dans son offre.










Annexe 9 Schémas des flux de travail

Organizational elements & Appl... .

Car

ries

out &

Sup

ports

Car

ries

out &

Sup

ports

Car

ries

out &

Sup

ports

Car

ries

out &

Sup

ports

Car

ries

out &

Sup

ports

Car

ries

out &

Sup

ports

OP - Publications Office

Editorial committee

EU Institutions

Contractor

DG DGT

Monitoring andanalysis of theevolution of EUlaw and policies

Propose Workingprogram Produce a new

summary /Redrafting of a

summary

Content control

Linguistic control

Content controlnot ok

Content control ok

XOR

Linguisticcontrol ok

XOR

Linguisticcontrol not ok

Translate

Steeringcommittee of the

project

Advises contentvalidation

Advises qualitychecks

Analysis of themonitoring

Issue ad hoc ormonthly

worksheet

Internal control

AND

Final acceptance

Linguistic control



XOR

Internal control

Final acceptance

XOR

Update of anexisting summary

XOR

OP Proofreader

Summaries ofEU legislation

Files Reception

Summaries ofEU legislation

Files Reception



Drafting of a new Summary

AND

Summaries of EUlegislation Files

Reception


Reception

Monthly worksheet ProduceSummary in 1 VL Content control Integrate

comments Linguistic controlSummary ready

for contentcontrol

Content controlcompleted

Summaryamended

XOR Linguisticcontrol ok


Summary 1 VL <Word>

Internal control

Internal controlTranslate Linguistic controlTranslationcompleted


XOR


Summary other VL <Word>

Contractor Contractor

Contractor

Contractor

Contractor

DG DGTEU InstitutionsOP -

PublicationsOffice

Role(legend)

Event(legend)

Process Interface(legend)

Org Unit(legend)

Electronicdocument(legend)

Legend

Process(legend)

Summary 1 VL <xml>

Summary other VL <xml>

XOR

Exclusive ORone and onlyone optioncan occur

OR

At leastone optionmust occur

AND

all optionsmust occcur

Final acceptance

OP - PublicationsOffice

OP Proofreader

Final acceptance




Remark:

Monthly worksheet Translate Translationcompleted

Summaryamended


ReceptionANDUpdate Summary

Summary 1 VL <Word>

ContractorContractorOP -

PublicationsOffice

Redrafting of a Summary

Role(legend)

Event(legend)


Org Unit(legend)


Legend

Process(legend)

Internal control

Summary 1 VL <xml>


Reception

Internal control

XOR


OR


AND


Final acceptance


Final acceptance


Contractor

ContractorSummary other VL <xml>



Monthly worksheet Translate Translationcompleted

Summaryamended


ReceptionANDUpdate Summary

Summary 1 VL <Word>

ContractorContractorOP -

PublicationsOffice

Update of an existing Summary

Role(legend)

Event(legend)


Org Unit(legend)


Legend

Process(legend)

Internal control

Summary 1 VL <xml>


Reception

Internal control

XOR


OR


AND


Final acceptance


Final acceptance


Contractor

ContractorSummary other VL <xml>


Annexe 10 Modèle de projet de feuille de travaux

Exemple de feuille de travaux mensuelle

Date de la feuille de travaux: Date de livraison prévue:Format requis pour le contenu: Formex V4.xy Format requis pour les métadonnées:

- Nouvelles Synthèses:

Numéro d’identification de la nouvelle Synthèse

Titre prévu pour la Synthèse Référence de l’acte juridique

(numéro Celex, JO, titre, …)

Chapitres, sous-chapitres

Versions linguistiques à créer

- Synthèses à mettre à jour:

Numéro d’identification de la Synthèse

Titre de la Synthèse Référence de l’acte juridique modificatif

(numéro Celex, JO, titre, …)

Versions linguistiques à mettre à jour

Mise à jour standard ou correction



- Synthèses à réécrire:

Numéro d’identification de l’ancienne Synthèse

Numéro d’identification de la nouvelle Synthèse

Titre de la nouvelle Synthèse Référence de l’acte juridique modificatif (numéro Celex, JO, titre, …)

Versions linguistiques à créer

- Nouvelles entrées à créer dans le Glossaire:

Numéro d’identification de l’entrée Nom de la nouvelle entrée

- Entrées à mettre à jour dans le Glossaire:

Numéro d’identification de l’entrée Nom de l’entrée à mettre à jour



- Nouveaux Textes introductifs:

Numéro d’identification du Texte introductif

Nom du nouveau chapitre ou sous-chapitre

Localisation dans le domaine

- Textes introductifs à mettre à jour:

Numéro d’identification du Texte introductif

Nom du chapitre ou sous-chapitre Localisation dans le domaine


Publications Office of the European Union€¦ · Web view1.7. Garanties financières – Sans...

Documents

Transcript of Publications Office of the European Union€¦ · Web view1.7. Garanties financières – Sans...