Prozessmanagement als Teil des Compliance...
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Prozessmanagement als Teil des
Compliance Managements
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TätigkeitsfeldTätigkeitsfeld
Beratung und Software für Logistik, Qualitäts- und
Prozessmanagement
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KennzahlenKennzahlen
Gründung 199670 MitarbeiterMarkt: Europa, Projekte weltweit über PartnerStandorte: Saarbrücken und ZürichPartner:100 KundenSoftware DHC Vision 5.100 LizenzenBranchen: Manufacturing/Automotive, Chemie/Pharma, Finance
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AgendaAgenda
Was ist Prozessmanagement?
Was ist Compliance Management?
Wie werden die Anforderungen in der Praxis umgesetzt?
Prozess- und Compliance Management als strategische
Aufgabe
Standardisierung und Harmonisierung von Prozessen
Kostenreduktion durch Compliance Management
Resümee
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AgendaAgenda
Was ist Prozessmanagement?
Was ist Compliance Management?
Wie werden die Anforderungen in der Praxis umgesetzt?
Prozess- und Compliance Management als strategische
Aufgabe
Standardisierung und Harmonisierung von Prozessen
Kostenreduktion durch Compliance Management
Resümee
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Was ist ein Prozess?Was ist ein Prozess?
Wertschöpfungsstrecke vom Kundenwunsch bis zur Wunscherfüllung
Kunden-wunsch
Kunden-wunsch-erfüllung
Leistungsprozess - Wertschöpfungskette
Organisationsstruktur
1 2 3
4
87
5
6
Abt. A Abt.B Abt. C Abt. D
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ProzessdesignProzessdesign
... muss zielführend sein
... muss der Zielgruppe gerecht werden
... muss einfach und verständlich sein
... darf nicht trivial sein
... muss transparent und immer verfügbar sein
... muss nachvollziehbar sein
... muss geschult und kommuniziert werden
... muss gelebt werden
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Vorteile der grafischen DarstellungVorteile der grafischen Darstellung
Transparenz
Verständlichkeit
Nachvollziehbarkeit
„Komplett nonverbale Darstellung (Explosionszeichnung) einer IKEA Bauanleitung
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Was ist Prozessmanagement?Was ist Prozessmanagement?
ProzessMANAGEMENTAnalyse und Planung
Entscheidung und Delegation
Kunden-wunsch
Kunden-wunsch-erfüllung
Organisationsstruktur
4
5
6
Abt. A Abt.B Abt. C Abt. D
Entscheidung Planung/Maßnahmen Messung/Kontrolle
Leistungsprozess - Wertschöpfungskette
1 2 3 87
"Prozessmanagement schließt den Regelkreis vom Kundenwunsch zur Kundenwunscherfüllung"
Überwachung und Steuerung
Zuständigkeiten
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Warum ist Prozessmanagement wichtig?Warum ist Prozessmanagement wichtig?
1. Reduktion der GemeinkostenEliminieren nicht wertschöpfender TätigkeitenVermeidung von Doppel- oder Mehrarbeit
2. Schaffung von TransparenzStandardisierung (Vereinheitlichung über Standorte)Harmonisierung (bei „Wechselspiel“ zwischen Prozessen)Interne/Externe Transparenz (MA, Führungsebene, Service, Lieferanten, Kunden)Reduktion von Fehlermöglichkeiten
3. Erhöhung der organisatorischen Flexibilität Kürzeres Reaktionsvermögen auf Marktänderungen (Zeit)Merge- und De-merge-AktivitätenErweiterungen aufgrund von IT-Applikationen (Funktionen)Klare Prozesse können leichter durch IT-Funktionen unterstützt werdenVerbesserung der Prozessqualität und des Qualitätsmanagement
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AgendaAgenda
Was ist Prozessmanagement?
Was ist Compliance Management?
Wie werden die Anforderungen in der Praxis umgesetzt?
Prozess- und Compliance Management als strategische
Aufgabe
Standardisierung und Harmonisierung von Prozessen
Kostenreduktion durch Compliance Management
Resümee
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Was ist Compliance Management?Was ist Compliance Management?
Compliance Management ist die organisatorische Auseinandersetzung
auf höchster Entscheidungsebene mit den Gesetzen und Richtlinien, die
aufgrund der Markt- und Branchenaktivitäten des Unternehmens zur
Anwendung kommen.
ComplianceManagement
Cobit
ITILIPW
MOF
ISM
ITSM
IPSMMSP
BiOOlogic
ISO
GxP SOXBASELII
HIPAA
AMG
... ...
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Computerwoche 7.4.2005:
14/2005, S. 36
Compliance Framework & ProzessmanagementCompliance Framework & Prozessmanagement
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NormenspezifischeDokumentation
Vorgehensmodell für Compliance ManagementVorgehensmodell für Compliance Management
Transparenzschaffen
Risiken identifizierenund analysieren
Risikenminimieren
AuditMessen u.verbessern
Standort bestimmen1
2
3
4
5
SOXISO
GxP
AMGITIL
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NormenspezifischeDokumentation
2. Transparenz schaffen2. Transparenz schaffen
Unternehmenstransparenz basiert immer auf den strategischen
Zielen des Unternehmens und beinhaltet die Dokumentation und
Publikation des Unternehmenswissens
Modellierung der Geschäftsprozesse
Darstellen der Unternehmensorganisation
Darstellen der Informationen, Daten, Datenstrukturen,
Datenqualität
Ermitteln der IT-Infrastruktur
Transparenzschaffen
Risikenidentifizieren
Risikenminimieren
Controlling
Standort bestimmen
GeschäftsprozessRollen & Verantw.InfostrukturenReports
Berichte
Präsen-tationen
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Fragen zum Prozess „Verwendungsentscheid treffen“Fragen zum Prozess „Verwendungsentscheid treffen“
Wie sieht der der Prozess „Verwendungsentscheid treffen“ aus
Welche Auswirkungen hat ein Verwendungsentscheid?
Wer darf in einem bestimmten Werk Verwendungsentscheide
treffen?
Wer hat Verwendungsentscheide getroffen?
Welche Chargen wurden in einer bestimmten Periode freigegeben?
Welche Prüfergebnisse hatten die freigegebenen Chargen?
Welche Qualifikation haben die am Prozess beteiligten Mitarbeiter?
Welche Ergebnisse sind in einer bestimmten Periode eingetreten?
Welche Risiken bestehen bei der Freigabe von Material und welche
Maßnahmen bei Fehlern gibt es?
Was ist bei der Freigabe oder dem Sperren von Material zu
beachten?
…
Transparenzschaffen
Risikenidentifizieren
Risikenminimieren
Controlling
Standort bestimmen
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Architektur für das Compliance CockpitArchitektur für das Compliance Cockpit
Modeling Documentmanagement
Riskmanagement Reporting
DHC Vision
User Interface
Applications
Backend Systems
Integration
IBF
Monitoring
DHC VisionBSC
Global services &applications
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AgendaAgenda
Was ist Prozessmanagement?
Was ist Compliance Management?
Wie werden die Anforderungen in der Praxis umgesetzt?
Prozess- und Compliance Management als strategische
Aufgabe
Standardisierung und Harmonisierung von Prozessen
Kostenreduktion durch Compliance Management
Resümee
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Was wollen wir mit dem Projekt MMS erreichen?
VereinbarungenPRODUKTE LEISTUNGEN
Excellence
STRUKTUREN
VERHALTEN
INSTRUMENTE
Organisation Prozesse
Einstellung Vorbild
Werkzeuge Beherrschung
Competence
Beitrag durch das Projekt MMS
Vernetzung, Übersicht, Transparenz
Kernteam, Prozessteams, Awareness
Prozessknowhow, Kennzahlen, Ownership
ISO9001/2000 Zertifikat, EFQM
Können, richtiges Handeln, Einzigartigkeit
Zufriedene KUNDEN(und Mitarbeiter)
B. Das Projekt MMS
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LieferantenG
eschäfts-Partner
Managementprozesse
Supportprozesse
Kunden
Geschäftsprozesse
MIM
, B
iochemie
LieferantenG
eschäfts-Partner
Kunden
MIM
, B
iochemie
Markt-/Anfrage-prüfung
Angebots-erstellung
StrategischeBeschaffung
Marketing-Solution
HALB-Entwicklung
VERP-Entwicklung
Geschäfts-planung
Reporting Verbes-serung
Management-system
Projekt-abwicklung
Customer Care
Customer Solution
Operations
Personal-entwicklung
Kommuni-kation
Mitarbeiter Facilitiy Anlagen ISSupport Hygiene Sicherheit Finanzen
Produkt-übergabe
Kunden-akquisition Launch Relaunch Kunden-
pflege Auslistung Absatz-planung After Sales
Planung(MRP)
Material-management Produktion Qualitäts-
prüfung Distribution Order-processing
Zahlungs-wesen
C. MMS Prozesslandschaft und DHC Vision
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AgendaAgenda
Was ist Prozessmanagement?
Was ist Compliance Management?
Wie werden die Anforderungen in der Praxis umgesetzt?
Prozess- und Compliance Management als strategische
Aufgabe
Standardisierung und Harmonisierung von Prozessen
Kostenreduktion durch Compliance Management
Resümee
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Why Atlas Program?
•• Standardization and improvement of core business processesStandardization and improvement of core business processes
•• Replacing old and diverse technology Replacing old and diverse technology
•• Achievement of GxP Compliance Achievement of GxP Compliance (Computer System Validation)(Computer System Validation)
•• Preparation of the (near) future Preparation of the (near) future (new logistic concepts, M&A’s, SOX, …)(new logistic concepts, M&A’s, SOX, …)
TemplateTemplate 1. Roll1. Roll--outout 2. Roll2. Roll--outout Harmonized Harmonized processes in one systemprocesses in one system
......
To days asTo days as--isis Future’s resultFuture’s result
France
Austria
Germany
USA
Nether-lands
UK
Spain
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1st Lesson Learned: Use “Reference Business Processes” in the Template Development!
9595 out of 139 DHC standard processesout of 139 DHC standard processeswere used (70%)were used (70%)-- 18 of those remained unchanged 18 of those remained unchanged -- 57 processes have been slightly 57 processes have been slightly
adaptedadapted-- 20 processes needed significant 20 processes needed significant
adaptationsadaptations
1717 new processes were defined due to new processes were defined due to specific Intervet needs (especially for specific Intervet needs (especially for the biological production and QC)the biological production and QC)
2828 Finance and Controlling Processes Finance and Controlling Processes have been added without creating have been added without creating flow chartsflow charts
20%
12%
14%41%
13%
Finance and Controlling (added)
Newly created Processes
Significantly Adapted DHC Standard Processes
Slighlty Adapted DHC Standard Processes
Unchanged DHC Standard Processes
More than 50% of the Global Template Business Processes are almost identical to the DHC Standard Processes!
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2nd Lesson Learned: Standardization of 95% can be done!
FunctionalSpecification
Test Plans
Test Reports
UserRequirementSpecification Risk
Analysis
Customizing /Developments
TechnicalSpecification
RiskAssessment
System processMinor Changes / Additions
Many Local Versions
(due to local testing)
Additions (mainly due to legal reasons)
GraficGrafic
ContentContent
NoChanges
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Example URS: Document Changes and Number of Changed Requirements
Template US Germany Austria France# URS's 141 47 26 10 10Total # of Req's 4935 235 104 20 20
Processes (with Changes of URS's)
141
4726
10 10
020406080
100120140160
Template US Germany Austria France
Number of (changed) Requirements
4935
235 104 20 200
1000
2000
3000
4000
5000
6000
Template US Germany Austria France
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AgendaAgenda
Was ist Prozessmanagement?
Was ist Compliance Management?
Wie werden die Anforderungen in der Praxis umgesetzt?
Prozess- und Compliance Management als strategische
Aufgabe
Standardisierung und Harmonisierung von Prozessen
Kostenreduktion durch Compliance Management
Resümee
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Weitere Verbesserung durch Einsatz von DHC-Vision
• Deutlich reduzierter Aufwand bei der Dokumentation zum Releasewechsel von R/3 4.5B auf 4.7 Enterprise
• Transparenz und Übersichtlichkeit der Dokumente bei modulübergreifendem Customizing
• Keine Datenredundanz durch Verlinkung („Ausprägungskopien“)
• Keine externen Projektkosten für die Einführung
– Stammdateneinstellungen und Strukturaufbau während der Schulungen
• Verfügbarkeit von ausgewählten Dokumenten ohne Anmeldung am System
– als anonymer Leser, z.B. Anwenderdokumentation
16
Gutes Prozessmanagement zahlt sich
• Modellierte Geschäftsprozesse dienen seit R/3-Einführung im Jahre 1998 als Basis für die gesamte Dokumentation
• Keine Änderung an den Prozessen nötig
• Dokumentation und Struktur wird noch immer genutzt
• Klare Beschreibung der Funktionalität der R/3-Geschäftsprozesse
• Transparenz der Validierungsdokumentation bei Audit
• Unterstützung beim Releasewechsel durch Link zur Customizingdokumentation
8
Prozessmanagement in der Praxis (Kosten in der IT)Prozessmanagement in der Praxis (Kosten in der IT)
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IT-Employees
22
19 18,5 18,5 17,5
13,5 13
0
5
10
15
20
25
1997
1998
1999
2000
2001
2002
2003
Number
Entwicklung in derAnwender und IT-Mitarbeiter Entwicklung in derAnwender und IT-Mitarbeiter SAP R/3 + BW User
150
200 200 200
250
285
200
0
50
100
150
200
250
300
19971998
19992000
20012002
2003
Number
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AgendaAgenda
Was ist Prozessmanagement?
Was ist Compliance Management?
Wie werden die Anforderungen in der Praxis umgesetzt?
Prozess- und Compliance Management als strategische
Aufgabe
Standardisierung und Harmonisierung von Prozessen
Kostenreduktion durch Compliance Management
Resümee
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Erfolgsfaktoren für ein gutes Compliance ManagementErfolgsfaktoren für ein gutes Compliance Management
Höhe der Führungsebene für die Verantwortung Compliance
Management
Grad der Transparenz im Unternehmen
Standardisierungsgrad im Unternehmen
Harmonisierungsgrad im Unternehmen
Schulungs- / Trainingskonzepte
Vorhandensein eines Change Managements
Grad der Unterstützung der Prozesse durch die IT
Grad der Integration der IT Systeme
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ZusammenfassungZusammenfassung
Prozessmanagement und Compliance Management haben die
selben Wurzeln und gehören zusammen
Prozessmanagement ist die Basis für ein wirtschaftliches
Compliance Management
Prozess- und Compliance Management sind Aufgaben der
Unternehmensleitung
Das Ziel ist wichtig, der Weg erfolgt in kleinen Schritten
Die Technologie wird in diesem Zusammenhang wieder an
Bedeutung gewinnen.
Fragen?FragenFragen??
Vielen Dank für IhreAufmerksamkeit
VielenVielen Dank Dank ffüürr IhreIhreAufmerksamkeitAufmerksamkeit
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