Proyecto Garant­as

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Proyecto Garantías. Especificaciones Arqueo y Digitalización Garantías Comerciales. Santiago, 30 marzo de 2009. Introducción. Objetivos Principales Arqueo y Digitalización Garantías a Nivel Nacional - PowerPoint PPT Presentation

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  • Proyecto GarantasEspecificaciones Arqueo y Digitalizacin Garantas ComercialesSantiago, 30 marzo de 2009

  • IntroduccinObjetivos Principales Arqueo y Digitalizacin Garantas a Nivel Nacional

    Arquear Carpetas de Garantas Comerciales, verificando que la documentacin exista y que la informacin que sta contiene coincida con los datos registrados en el sistema de garantas del Banco (Altair).

    Digitalizar los documentos esenciales contenidos en todas las Carpetas de Garantas Comerciales.

    Cargar las imgenes indexadas en el Content Manager administrado por Altec.

  • Diagrama ProcesoDesarchivar/Archivar carpetaPreparar doctos/ Rearmar carpetaDigitalizar doctosArquearIndexar imgenesCargar imgenesSupervisor Eficaz

  • Generacin Base de ArqueoBanco Santander entregar al proveedor una base con el detalle de las garantas a Arquear, ordenadas por sucursal y rut del cliente, al igual como se encuentran las carpetas archivadas en las Custodias de Garantas. Este archivo en formato Access contendr los campos que se deben verificar (ver campos en Anexo 1).

  • Recoleccin/Archivo Carpeta - CustodiaLa recoleccin de las carpetas se realizar en las Custodias de Garantas, tanto en Santiago como en Regiones. Este proceso ser realizado por personal de Custodia. Consiste en ubicar las carpetas y desarchivarlas para que en la siguiente etapa sean preparadas para la digitalizacin. En la entrega el Preparador (Eficaz) debe firmar un acta de recepcin.Cuando no se encuentre una carpeta, el personal de custodia debe registrar esto en el informe Carpetas Faltantes.Custodia, recibe las carpetas ya digitalizadas y ordenadas de parte del Preparador (Eficaz) para que sean reingresadas a la bveda.Informes: 1.- Carpetas Entregadas (Custodia): este informe debe contener las carpetas entregadas al proveedor Eficaz (Anexo 10). 2.- Carpetas Faltantes (Custodia): este informe debe contener aquellas carpetas que no fueron encontradas en el proceso, (Anexo 5).

  • Preparador DocumentosEsta tarea consiste en separar los documentos (Tasacin, Informe Final, Escritura, etc) y prepararlos para la digitalizacin por garanta (sacar corchetes, estirar hojas, etc.). Si falta algn documento se registrar en el Informe Documentos Faltantes (anexo 6), dicho informe ser certificado por Supervisor Eficaz y enviado a Custodia-Banco. Los faltantes se reemplazarn por una hoja que contenga la frase Nombre Documento- Faltante. Esta hoja tambin se digitalizar. El Preparador-Eficaz recibe del Digitalizador-Eficaz los documentos procesados, para que la carpeta sea reconstituida y entregada a la Custodia-GTS, quien la reingresar a la bveda. En este proceso se dejarn los documentos digitalizados al comienzo de la carpeta, sobre aquellos no procesados. Al entregar las carpetas a Custodia-GTS, esta firmar un acta de recepcin (reutilizar informe Carpetas Entregadas).

  • Preparador DocumentosEl Preparador gestiona la bsqueda de aquellos documentos que devolvi el Digitalizador o Arqueador por no tener la nitidez suficiente, para que vuelvan a ser escaneados.

  • DigitalizadorDigitaliza los documentos recibidos del Preparador identificndolos por el N Garanta verifica adems Rut cliente y Tipo documento. Las imgenes sern digitalizadas en blanco y negro, en formato tif de 200dpi, y sern almacenadas en el servidor del Proveedor Eficaz instalado en dependencias de Altec.Una vez digitalizados los documentos estos deben ser entregados al Preparador Eficaz para que ste reconstituya la carpeta y entregue a Custodia-GTS.

    Los documentos Digitalizados pasan al proceso de indexacin que recibe el Indexador de las imgenes.

    Informes: 1.- Carga Diaria Digitalizacin: este informe debe contener las carpetas que se digitalizaron durante el da (Anexo 9).

  • IndexadorEn esta etapa, el Indexador primero verifica la calidad de las imgenes recibidas por el proceso de Digitalizacin, en caso de no ser la adecuada se solicita reprocesar el documento al Preparador. En caso contrario se procede con la indexacin segn las especificaciones entregadas por Altec (Anexo 12), dejando las imgenes indexadas en su servidor.Una vez indexadas las imgenes de la garanta, stas pasan a ser verificadas en contenido y captura de informacin para el proceso de Arqueo al Arqueador.

    Informes: 1.- Carga Diaria Indexacin: este informe debe contener las carpetas indexadas durante el da (Anexo 9) y ser cruzado con informe de carga de Digitalizacin (verificar si todo lo digitalizado qued debidamente indexado)

  • Arqueador Para comenzar, el Arqueador debe verificar que la indexacin se encuentre correcta, cuando no es as se solicita al Supervisor Eficaz que regularice esta situacin.Si la indexacin esta correcta se procede a verificar que la informacin contenida en el sistema del Banco (Base Datos Acces entregada por Banco) sea consistente con los documentos capturados (Carpeta fisica Custodias-GTS), y cuando corresponda se capturarn los campos detallados en el Anexo 3. El Arqueador debe revisar cada campo solicitado, si est correcto, debe marcarlo como ok, si la informacin es inconsistente, debe digitar la informacin correcta. Si no pudo verificar el campo, debe especificar el motivo no se encontr en el documento, documento faltante, etc).

  • Informes del Arqueador

    Informe: 1.- Carga Diaria Arqueo: este informe debe contener las carpetas que se arquearon durante el da (Anexo 9).2.- Datos Certificados (uso interno Proveedor): este informe contiene la certificacin de datos y muestra cual es el dato correcto cuando hay inconsistencia en la informacin (Anexo 7).3.- Campos Capturados (uso interno Proveedor): este informe contiene los datos que se solicitaron capturar para las hipotecas y prendas (Anexo 8).

  • Supervisor - EficazEl Supervisor ser el responsable de la comunicacin con el Encargado de la Custodia de Garantas y de validar los informes emitidos durante el proceso de arqueo.Recibir el informe de documentos faltantes desde el Preparador. Luego, se comunicar con el personal de Custodia para verificar que la documentacin no se encuentre en otro lugar. Una vez validada esta informacin proceder a generar el informe de Documentos Faltantes Definitivo. Desde el Arqueador recibe solicitud para reindexar una imagen mal indexada, si corresponde este proceder a corregir la indexacin.

  • Supervisor - EficazAdems, recepcionar los informes Datos Certificados y Campos Capturados para validar su contenido. Este proceso consistir en revisar una muestra aleatoria, generndose los informes definitivos. Lo anterior servir de autorizacin para realizar la carga de las imgenes en el Content Manager On Demand. Si el proceso tiene algn problema se generar un reporte de descuadratura que recibir el Supervisor, quien ser el responsable de resolver estas incidencias.El Banco validar la carga de las imgenes en el Content Manager On Demand y coordinar con el Supervisor la regulacin de esta carga. Los requerimientos de la Carga estn detallados en el Anexo 12.

  • Informes SupervisorInforme: 1.- Datos Certificados Definitivo: este informe contiene la certificacin de datos y muestra cual es el dato correcto cuando hay inconsistencia en la informacin (Anexo 7).

    2.- Campos Capturados Definitivo: este informe contiene los datos que se solicitaron capturar para las hipotecas y prendas (Anexo 8).

  • Regin MetropolitanaEquipo de 7 personas (2 operadores scanner, 4 arqueadores y 1 supervisor).Plazo aproximado 8 meses.Hardware y software son dispuestos por Eficaz SA.RegionesUn recurso digitalizar en cada custodia con equipos Banco (escner), se podr apoyar con un escaner adicional (del proveedor) en los CPO de Valparaso, Talca, Rancagua, Concepcin y Temuco, en caso de ser requerido segn flujo.Equipos computacionales y software son dispuestos por Eficaz SA.El Arqueo de regiones ser centralizado en Santiago.Cada custodia deber apoyar el proceso de seleccin del operador del scanner, pero la contratacin la realizar el Eficaz SA.

    Recursos

  • Plazo implementacin: 30 das.

    Plazo Proceso: 8 meses, tanto regiones como metropolitana.

    Volmenes: 48.000 carpetas aproximadamente, repartidas en 23.000 Santiago (Hipotecas, Prendas, Fianzas, Otras) y 25.000 Regiones (Hipotecas, Prendas, Fianzas, Otras)

    Lugar Realizacin: Custodia Central de Garantas, Bandera 102 2 subterrneo, en Santiago. En regiones se realizar en cada una de las 29 custodias que posee el Banco.

    Condiciones

  • Horario: Lunes a Jueves 8:45 a 18:15, Viernes de 8:45 a 16:30.

    Seguimiento: Semanalmente se realizar una reunin donde Eficaz presentar el estado de avance del proyecto. En esta participar obligatoriamente un representante de: Eficaz y Custodia Garantas. De manera opcional puede participar tambin: Control y Gestin de Garantas, Gestin de la Demanda y Riesgo Controller Garantas. La unidad de custodia debe exponer cada dos semanas al Comit del Proyecto de Garantas el estado de avance del proyecto.

    Condiciones

  • Entregar apoyo al proveedor, mediante un recurso especializado de la custodia de garantas que har entrega de las carpetas y ayudar a resolver dudas relacionadas a la revisin de los documentos y verificacin de datos. Realizar revisiones aleatorias de los Informes Definitivos emitidos por el Proveedor. Apoyar el proceso de seleccin del personal en Centros de Procesos Regionales. Aprobar las cargas de imgenes en el Content Manager On Demand. Participacin en las reuniones de avance. Quincenalmente informar al Comit del Proyecto de Garantas estado del proceso de Arqueo y Digitalizacin.

    Responsabilidades Custodia Banco Capacitar al personal que realizar el arqueo y se entregarn pautas para la revisin de la documentacin. Las pautas de revisin por tipo de garanta que incluyen: Campos a verificar, explicando a que informac