Proyecto Final Eleganz EIRL
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ORGANIZADORA
DE EVENTOS PARA EJECUTIVOS
“ELEGANZ”
E.I.R.L
I.E.S.T.P.”F.P.G. Vigil” Mgr. Rosabell Salazar serrano
"Secretariado Ejecutivo" V Semestre Página 1
ORGANIZADORA DE EVENTOS PARA EJECUTIVOS
“ELEGANZ” E.I.R.L.
RESPONSABLES DEL PROYECTO:
1. DIAGNOSTICO_
En la actualidad las empresas que se dedican a este rubro que es la organización
de eventos, se enfocan más a eventos sociales como: la organización de
matrimonios, bautizos, cumpleaños, etc. Pero no existe ninguna empresa
organizadora que brinde un servicio completo para reuniones ejecutivas,
empresariales abarcando con esto, todas las temáticas posibles a dicha reunión
desde el lugar de encuentro hasta la fecha indicada para realizar este evento.
Como ya se sabe, Tacna es un lugar que se convierte en el atractivo turístico de muchas personas y además, es un centro de negocios. Es por ello que en los últimos años, esta ciudad ha sido testigo de varios eventos de alta categoría, la organización, son factores que las empresas actuales no satisfacen a plenitud. Además, se debe tener en cuenta que los mercados actuales son bastante exigentes, cuando de servicio y calidad al cliente se refieren, así que el propósito, es brindar una solución empresarial que cumpla con las expectativas tanto de los clientes directos como las del consumidor final.
VERÓNICA ROMERO
ARUCUTIPA
VERONICA
MAYDANA LLANOS
ROSARIO PÉREZ
CALIZALLA
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2. JUSTIFICACIÓN_
Demostrar que nuestra organizadora de eventos será diferente a las ya
existentes, porque abarcaremos ampliamente el mercado tanto social como
ejecutiva brindaremos un Servicio completo y adecuado para cada ocasión
simplificando así la ardua labor de la secretaria o comisión de actividades que
tienen a cargo esta importante misión, reduciendo el trajín de ir de un lugar a otro
y suplir las expectativas de los ejecutivos, en cuanto a ubicación, magnitud del
local y la implementación del mismo facilitándole ilustraciones de los estilos de
decoraciones que el usuario busca, otorgándole a la vez una variedad de
aperitivos y bebidas al gusto del cliente que NUESTRA ORGANIZADORA DE
EVENTOS “ELANGAZ” OFRECE A SU EXIGENTE Y DISTINGUIDA CLIENTELA
DE LA CIUDAD DE TACNA. Para ello se requiere de los siguientes factores:
· Una Estructura Organizacional, que comprenda las relaciones de mando y dependencia. ·Los Procesos Administrativos, que comprendan actividades de planificación y programación. · Los Recursos Humanos La organización de eventos es un dominio absolutamente necesario en la sociedad con el fin de reunir a la gente y permitir reencuentros donde a menudo, nuevos proyectos y nuevas relaciones toma un buen comienzo. La ciudad de Tacna requiere la instalación y puesta en marcha el proyecto de organización de eventos “ELEGANZ” a pesar de las competencias que existes en la actualidad.
3. BREVE DESCRIPCION DEL PROYECTO_
La organizadora “Eleganz” es un gran ayuda para las secretarias de hoy
simplificando, su labor diaria porque organizar una reunión o evento no es fácil
tiene un sin fin de detalles que con accesoria de profesionales con conocimientos
en dichos eventos, podrían reducir su angustia de tener todo perfectamente
organizado, brindaremos servicios con ideas frescas e innovadoras con toda la
información que recopilemos de sus gustos y preferencias, para sobre pasar sus
expectativas con nuestras recomendaciones y las ideas innovadoras que les
vamos a proponer.
El mundo de la organización de actos ha evolucionado muchísimo en los últimos
años, hasta el punto de que las clásicas reglas de protocolo, los conocimientos
básicos para llevar a cabo un evento y las normas y tradiciones que se aplicaban
hasta hoy ya no son suficientes para culminar con éxito cualquier tipo de
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celebración. Por ello, es importante aportar nuevas propuestas y actualizar
técnicas y teorías obsoletas para meterse de lleno por los derroteros de la
comunicación, el diseño, las nuevas tecnologías, la producción, la arquitectura de
los escenarios o la escenografía, las cuales marcan pautas imprescindibles para
conseguir los objetivos que en estos tiempos buscan las instituciones, ya sean
públicas o privadas, cuando organizan sus actos.
Nuestra empresa garantizara la exclusividad y originalidad de nuestros servicios,
es decir, que cada evento se plasme para siempre en la memoria de los presentes.
Supliremos las necesidades de nuestros clientes, con un staff de colaboradores
altamente calificados, llevando sus máximos sueños a plenitud, satisfacción y
responsabilidad, liderando así uno de los mercados más competitivos a nivel local.
Nuestro rubro abarca una amplia gama de servicios para todo tipo de eventos.
GERENTE
ROSARIO PEREZ
AREA DE PRODUCCIÓN Y
EJECUCIÓN
JEFA
VERÓNICA MAYDANA
PERSONAL
AREA DE ADMINISTRACIÓN
JEFA:
VERÓNICA ROMERO
PERSONAL
AREA DE RELACIONES
PÚBLICAS
PERSONAL
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ALGUNOS DE LOS EVENTOS QUE ORGANIZAMOS SON:
Organizacional_ Sociales_
Presentación de producto Matrimonios Inauguraciones Bautizos Campañas de lanzamiento Primeras Comuniones
Celebraciones y aniversarios de empresa Quinceañeros…
VALORES CORPORATIVOS
Responsabilidad Honestidad Respeto Compromiso Excelencia Ética Trabajo en equipo Creatividad e innovación Puntualidad
CARGOS
1. Rosario Pérez Calizaya Gerente general
2. Verónica Romero Arocutipa Administradora
3. Liliana Arce Prado Secretaria
4. Martha Quispe Caso Cajera
5. Melinda Salazar Pujay Recepcionista
6. Verónica Maydana Llanos Jefe de Personal
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4. MISIÓN_
Nuestra misión es reducir la labor de la secretaria o comisión a cargo de esta
importante labor de organizar un evento ejecutivo, comprometiéndonos a atender
y solucionar sus necesidades de una manera ágil, rápida y creativa,con
nuestrassugerencias y las preferencias del cliente lograremos un evento exitoso
para la institución que requiera de nuestros servicios, ofreciéndoles toda nuestra
experiencia, mejores precios y una amplia variedad para escoger, donde el cliente
siempre tiene la razón.
5. VISIÓN_
Conscientes de nuestra gran calidad de servicio y entrega por mejorar cada día
más en nuestro rubro, La organizadora de eventos “ELEGANZ”, marcara la
diferencia en el mercado como una de las mejores.
La organizadora de eventos “ELEGANZ”, lograra un espacio en el mercado
competitivo de eventos,que los clientes logren identificar la diferencia de nuestros
servicios, con las organizadoras ya existentes, poder cumplir todas las exigencias
del cliente con una buena aceptación para poder mejorar cada día y lograr crecer
como empresa organizadora.
6. FODA DE LA ORGANIZADORA DE EVENTOS “EVA” E.I.R.L.
6.1. FORTALEZAS_
Personal capacitado
Disponibilidad para toda ocasión
Empatía con el usuario
Accesibilidad a nuestros servicios
6.2. OPORTUNIDADES_
Ubicación
Publicidad
Tecnología
Materiales de escritorio
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6.3. DEBILIDADES_
Falta de coordinación del personal
Toma de decisiones apresuradas por causa de imprevistos
Falta de motivación del personal
Mala comunicación interpersonal
6.4. AMENAZAS_
Suspensión de eventos
Cambios climáticos en eventos al aire libre
Competencia
Incumplimiento de proveedores
PROBLEMA Y NECESIDAD DEL CLIENTE_
En principal problema para el cliente por lo general es la falta de creatividad, tiempo,
por el cual la demanda estaría dispuesta a adquirir nuestros servicios.
Por lo que nosotros realizaremos varios descuentos ofreciendo así facilidades al cliente
para que hagan uso de nuestro servicio.
NECESIDAD QUE TIENE EL CLIENTE_
- El cliente se preocupa por el aseo de la recepción
- El cliente se preocupa del bufet.
- El cliente no tiene tiempo para el arreglo del local
- Se preocupan de la música o del show en general.
RECURSOS (HUMANO, MATERIAL, ECONOMICO)
RECURSOS HUMANOS_
- Administradores y supervisores encargados de realizar la planificación de
cada evento y la contratación del personal requerido en cada uno.
- Nosotros realizamos subcontrataciones con compañías y proveedores que
nos proporcionan de personal calificado.
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RECURSO MATERIAL_
- Mantelería exclusiva y selecta
- Vajilla y cristalería
- Sillas Tiffany
- Licores a consignación
- Toldos (carpas)
- Alternativas de locaciones y todo lo necesario para convertir su evento en un
acontecimiento único.
RECURSO ECONÓMICO_
- Se estima que el proyecto necesitara una inversión de S/.2161.00
MOTIVO DEL EVENTO_
EMPRESARIALES
- Lanzamiento de un producto
- Inauguración
- Marketing
- Aniversario
- Convenciones
SOCIAL
- Matrimonio civil o religioso
- Cumpleaños
- Bautizos
- Primera comunión
- Graduaciones
- Aniversarios
SERVICIOS ADICIONALES
- Decoración y arreglos florales
- Decoración de mesas de dulces
- Música
- Iluminación
- Fotografía
- Filmación
- Presentaciones artísticas
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7. OBJETIVOS_
OBJETIVOS GENERALES:
Demostrar que la creación de una organizadora de eventos para ejecutivos en la ciudad de Tacna reduce la dificultad de la secretaria a la hora de organizar un evento.
OBJETIVOS ESPESIFICOS:
Identificar las carencias de las organizadoras ya existentes a la hora de organizar una reunión ejecutiva en la ciudad de Tacna.
Establecer el % de aceptación de los ejecutivos, hacia nuestra
organizadora de eventos “ELEGANZ” en la población de Tacna.
8. UBICACIÓN_
El proyecto que vamos a realizar esta ubicado en la Ciudad de Tacna en la Av. 2 de
Mayo s/n (galería la Cascada)
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9. ORGANO Ó INSTITUCIÓN RESPONSABLE DEL PROYECTO_
El Instituto de Educación Superior Público “FRANCISCO DE PAULA GONZALES VIGIL”-Tacna
10. BENEFICIARIOS DIRECTOS E INDIRECTOS_
a. DIRECTOS_
Los beneficiarios Directos son los Ejecutivos de la Ciudad de Tacna de
nuestra organizadora de eventos “ELEGANZ”
b. INDIRECTOS_
La Sociedad y Público en general.
11. METAS, RESULTADOS Y EFECTOS ESPERADOS DEL PROYECTO_
Gracias a la creación de nuestro Proyecto Productivo logramos nuevos puestos de
trabajo para la nueva generación, con un poco más de 6 meses en el mercado,
adquirimos nuevos conocimientos sobre el mundo empresarial y el Servicio al
cliente. A la vez que esperamos contar con proveedores altamente calificados,
pieza fundamental para organizar a plenitud los sueños del cliente alcanzar la
satisfacción con responsabilidad y trabajo en equipo.
Los efectos esperados, para este nuevo proyecto es captar el 40% de aceptación
del público ejecutivo y social, a la vez de alcanzar una solvencia económica
estable, conel reconocimiento de nuestra organizadora de eventos “ELEGANZ” en
la ciudad Heroica de Tacna.
12. ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO_
Rosario Pérez
Verónica Maydana
Verónica Romero
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13. PRESUPUESTO_
a) Trámite legal:
ITEM DESCRIPCION COSTO
01 COSTOS DE SUNARP S/. 60.00
02 TRAMITE NOTARIA S/. 280.00
03 SUNAT S/. 00.00
04 CONFECCION DE BOLETA S/. 60.00
05 MINISTERIO DE TRABAJO S/. 00.00
06 LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO S/.200.00
07 DEFENSA CIVIL S/.25.00
08 MODALIDAD, GASTOS DE LIMPIEZA ETM S/. 30.00
TOTAL S/. 655.00
b) Materiales:
ITEM DESCRIPCIÓN COSTO/
01 ESCRITORIOS (Verónica Maydana Llanos) S/. 240.00
02 IMPRESORA (Verónica Romero) S/. 200.00
03 EQUIPOS DE OFICINA (Rosario Pérez) S/. 550.00
04 ILUMINACION S/. 25.00
05 DECORACIÓN (GIGANTOGRAFIA) S/.35.00
06 ALQUILER S/.100.00
07 ÚTILES DE ESCRITORIO S/.10.00
TOTAL s/. 1160.00
14. FINANCIAMIENTO_
El Banco Central del Perú _S/.1´000
INVERSIONISTAS INVERSIÓN
ROSARIO PEREZ S/. 387.00
VERONICA MAYDANA LLANOS S/. 387.00
Verónica Romero Arocutipa S/. 387.00
TOTAL s/.1´161
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15. CONTINUIDAD Y SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO_
Nuestra organizadora tiene una aceptación del 55 % de la rama empresarial, lo
cual nuestros servicios de calidad en atención al cliente nos garantizan
sostenibilidad y permanencia en el mercado.
En la ciudad de Tacna no existe una organizadora de Eventos para ejecutivos, lo
cual para nosotras es un factor muy beneficioso, brindaremos un servicio eficaz,
eficiente y económico, las empresas volverán a contratar nuestros servicios para
todos los eventos que puedan tener durante el año.
Además cabe destacar, el elevado costo que supone la aplicación del proyecto.
Tenemos que tener en cuenta que además de la competencia, estaremos
implementado nuevas estrategias para que nuestra empresa sea la primera
empresa líder.
Nuestro proyecto será sostenible siempre que haya una fuente de financiación
adecuada.