PROYECTO DE IMPLEMENTACION DE APLICATIVO PARA … · análisis posterior en un periodo de 2 meses....

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PROYECTO DE IMPLEMENTACION DE APLICATIVO PARA PROGRAMACIÓN DE MEDICAMENTOS E INSUMOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS Y MATERIAL MEDICO QUIRÚRGICO (SISMED) VERSION FINAL TRABAJO EN EQUIPO ETAPA 7 EQUIPO 1-16 INTEGRANTES: JUANITA DOLORES BERSOSA WEBSTER ([email protected]) JOSE ENRIQUE VENTURA PINEDO ([email protected] ). HENNER TRUCHSESS ([email protected]) COORDINADORA: CLAUDIA URIBE 2007

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PROYECTO DE IMPLEMENTACION DE APLICATIVO PARA PROGRAMACIÓN DE MEDICAMENTOS E INSUMOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS Y MATERIAL MEDICO QUIRÚRGICO (SISMED)

VERSION FINAL TRABAJO EN EQUIPO ETAPA 7 EQUIPO 1-16

INTEGRANTES:

• JUANITA DOLORES BERSOSA WEBSTER ([email protected])

• JOSE ENRIQUE VENTURA PINEDO ([email protected]).

• HENNER TRUCHSESS ([email protected])

COORDINADORA:

CLAUDIA URIBE

2007

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PROYECTO

PROYECTO DE IMPLEMENTACION DE APLICATIVO PARA PROGRAMACIÓN DE MEDICAMENTOS E INSUMOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE

SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS Y MATERIAL MEDICO QUIRÚRGICO (SISMED)

NIVEL: Proyecto de la Dirección General de Medicamentos Insumos y Drogas (DIGEMID) del Ministerio de Salud (MINSA) del Perú. DEPENDENCIA: Dirección de Acceso y Uso de medicamentos.

FUNCION COMPROMISO IMPACTO SISTEMA RECURSOS CALIFICACION

Contribuir a mejorar el acceso

equitativo, en especial a

medicamentos esenciales de calidad, en la

Población que se atiende en los

establecimientos asistenciales del

Ministerio de Salud.

Proyecto patrocinado por

la DIGEMID MINSA

encargado a la Dirección de

Acceso y Uso de Medicamentos.

Alto impacto en pacientes y

usuarios. Hoy existen continuos quiebres de stock

que origina atención

incompleta de recetas, mala

calidad de atención de salud y desprestigio del establecimiento.

El Proyecto presenta las siguientes características funcionales:

• Consultoría que proveerá uno o dos analista de sistemas a tiempo completo para diseñar el aplicativo de programación, así como el análisis posterior en un periodo de 2 meses.

70

a. Informar el estado del Proceso de adquisición a usuarios y participantes.

• Conexión a internet.

b. Mantener data actualizada de calidad de adquisiciones y consumos para generar reportes válidos en la toma de desiciones.

• Personal que maneja procesos relacionados se encuentra disponible para apoyar al analista.

c. Elaborar la programación de las cantidades y tipos de Medicamentos e Insumos a Adquirirse.

• Presupuesto del desarrollo del proyecto.

d. Realizar, consultas y observaciones técnicas en línea a las compras de medicamentos y afines.

• El tiempo de implementación total será de cinco meses.

e. Registrar el proceso de elaboración de la programación.

f. Entregar la programación en los plazos requeridos por la autoridad.

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1.- TABLAS DE VALOR DE LOS PROYECTOS EN ASUNTOS DE INFORMATICA

IMPLEMENTACION DE APLICATIVO PARA PROGRAMACIÓN DE MEDICAMENTOS E INSUMOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE SUMINISTRO DE

MEDICAMENTOS E INSUMOS Y MATERIAL MEDICO QUIRÚRGICO (SISMED)

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Proyecto 4 70 8 7 8 Peso % 50 25 25

Valor 0,40 0,18 0,20 54,25

= (Valor del Proyecto en asuntos de Informática)

TABLA COMPARATIVA DE VALOR DE LOS PROYECTOS EN ASUNTOS DE INFORMATICA

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es

Act

itud

de

los

usua

rios Valor del

Proyecto en asuntos

de Informática

Proyecto 4 70 0,40 0,175 0,20 54,25

Proyecto 2 70 0,40 0,21 0,16 53,90

Proyecto 1 65 0,45 0,21 0,16 53,30

Proyecto 3 70 0,28 0,20 0,10 40,60

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2.- DEFINICIÓN DEL PROYECTO.

PROYECTO DE IMPLEMENTACION DE APLICATIVO PARA PROGRAMACIÓN DE MEDICAMENTOS E INSUMOS DEL SISTEMA INTEGRADO

DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS Y MATERIAL MEDICO QUIRÚRGICO (SISMED)

Dirección General de Medicamentos Insumos y Drogas : DIGEMID. Ministerio de Salud :MINSA. A) DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO : EL SISMED es una estrategia de Salud pública que tiene por objetivo mejorar la accesibilidad a medicamentos esenciales por parte de la población, especialmente de escasos recursos económicos, enmarcado en los lineamientos de lucha contra la pobreza y descentralización, contribuyendo a mejorar la calidad de atención de los establecimientos de salud del MINSA. Está basado en los principios de : Equidad y Solidaridad, Racionalidad, Integridad. Sus actividades conducen a entregar:

� Los medicamentos correctos. En las cantidades correctas. � En la condición correcta. En el lugar correcto. � En el tiempo correcto. Al costo correcto.

La Programación de medicamentos e Insumos Medico Quirúrgicos constituye una etapa crítica en la gestión del sistema de suministro ya que determina la disponibilidad de los productos y la oportunidad de la atención, además que nos permite justificar y optimizar el presupuesto disponible. Una inadecuada programación deriva en Desabastecimiento, Sobre stock, Costos elevados, Distorsión del consumo y Uso inadecuado de los mismos y trae como consecuencia disminución en el acceso a estos bienes por parte de la población y el desprestigio de los establecimientos de Salud. El Proyecto permitirá cubrir las siguientes características funcionales: a. Informar el Estado del Proceso de adquisición a los usuarios (Disas, Hospitales e Institutos) y demás participantes. b. Mantener una data actualizada y de calidad respecto de consumos y adquisiciones de medicamentos e insumos y generar reportes que se usen en la toma de decisiones de Programación y Adquisiciones y control. c. Elaborar la programación de las cantidades y tipos de Medicamentos e Insumos a Adquirirse. d. Realizar , consultas y observaciones técnicas en línea respectivas a las compras de medicamentos y afines. e. Registrar el proceso de elaboración de la programación. g. Entregar la programación de Medicamentos y productos afines en los plazos requeridos por la autoridad.

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Desde el año 2002, DIGEMID ha generado en el marco de sus competencias (Directiva SISMED, Resolución Ministerial Nº 1753-2002-SA/DM, y modificatoria RM Nº 367-2005-SA) una serie de herramientas Excel, así como un aplicativo de registro de requerimientos que permiten hacer un cálculo más o menos rápido y aproximado de sus necesidades para un periodo de doce meses, estas herramientas son entregadas a las 134 UE del país a través de un sitio Web. Se han realizado Capacitaciones a los responsables de elaborar los requerimientos en el manejo de criterios y cálculos a usar. De igual modo entre el 2005 y 2006 se produjo el fortalecimiento de los puntos de digitación a nivel nacional atendiéndose al 85% de estos, los restantes no cuentan con equipos y conexiones telefónicas e Internet adecuadas a las necesidades por lo que son materia de atención en este año. El proyecto abarca a todas las Direcciones de Salud y Direcciones Regionales de Salud, Hospitales e Institutos especializados del MINSA, las cuales se encuentran ubicadas a nivel nacional, y que aunque la mayoría cuenta con conexión a Internet las jurisdicciones bajo su responsabilidad aún tienen dificultades serias para acceder a este servicio uniformemente. Todos los Puntos de Digitación cuentan con un responsable técnico encargados del soporte técnico y del registro de la información. En el presente la DIGEMID está muy comprometida con la optimización de sus procesos y servicios, lo que la ha llevado a ser la única institución pública del país en certificar en las normas ISO, eso incluye la automatización de muchos de sus proceso a través de su página Web, adicionalmente utiliza la página de MINSA la cual se encuentra muy desarrollada. Adicionalmente existe el antecedente de la oficialización de un sitio Web para el manejo de las compras nacionales la misma que es de uso obligatorio. Señalaremos que el SISMED está financiado por un fondo intangible proveniente de las ventas de medicamentos, así como fondos de Recursos Ordinarios y Directamente Recaudados que las UE poseen, así como por financiamientos específicos. ELEMENTOS NECESARIOS PARA DISEÑAR EL APLICATIVO:

*) Equipos de cómputo con alta capacidad de almacenamiento. *) Escáner. *) impresoras. *) Conexión a Internet. *) Programas de diseño de aplicativos informáticos

Plataforma sugerida : La solución será desarrollada sobre plataforma Microsoft usando productos de última tecnología, para estos efectos se contratarán asesores externos a la entidad : · SQL Server 2000. · .Net Framework versión 1.1 (gratuito), usando tecnología ASP.Net que permite: a. Fácil desarrollo b. Uso de dispositivos móviles como celulares, PocketPC, etc. c. Uso de XML d. Uso de Web Services

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Intervenciones Sanitarias Demanda

34 DISA/DIRESA 134 U.E

ANÁLISIS DE CONSUMO Y STOCK

•Proyección de Consumos y Saldo

METODO DEL PERFIL

EPIDEMIOLOGICO

•Programación de Metas

•Criterios de Programación

METODO DEL CONSUMO

HISTORICO AJUSTADO

•Análisis de consumos del año

anterior

Estimación y Análisis de Necesidades 2008

REALIZADO AUTOMÁTICAMENTE POR EL

APLICATIVO

REQUERIMIENTO

Reportes

del

Aplicativo

Reportes

del

Aplicativo

Reportes

del

Aplicativo

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B) VISION Y OBJETIVO :

VISION. Lograr que en el año 2008, el Aplicativo de Programación de Necesidades de Medicamentos e Insumos y Material Médico Quirúrgico del SISMED sea un instrumento técnico usado por todas las UE del MINSA en la elaboración de su requerimiento de entregas de medicamentos y afines, en el marco de los procesos de adquisición de productos SISMED, garantizando su suministro en tiempo, calidad y cantidad adecuada a las necesidades de los usuarios. Del mismo modo permitirá la gestión oportuna de las solicitudes y stocks.

OBJETIVO. Diseñar e implementar un Aplicativo de funcionamiento “en línea” que registre información de consumos, evalúe stocks, evidencie riesgos de sobre stock o quiebre, y que genere un requerimiento oportuno de medicamentos ajustado a su realidad.

OBJETIVOS ESPECIFICOS.

1. Contratación de consultor externo para la elaboración de un aplicativo de programación. 2. Potenciar las capacidades tecnológicas de los Puntos de digitación a nivel nacional. 3. Fortalecer capacidades y competencias de personal vinculado al manejo del SISMED. 4. Implementar Usuarios piloto para probar la funcionabilidad del aplicativo. 5. Implementación y uso del aplicativo a nivel nacional.

C) ACTORES INVOLUCRADOS :

• Dirección General de Medicamentos, Insumos y Drogas DIGEMID. • Dirección General de Salud de las Personas DGSP. • Oficina General de Administración OGA MINSA.

� Oficina de Recursos Estratégicos ORE. � Oficina de Logística.

• Oficina General de Estadística e Informática OGEI. • Consultores externos. • Direcciones de Salud, Direcciones Regionales de Salud, Hospitales Unidades Ejecutoras e Institutos Especializados de Salud.

(DISA, DIRESA, Hospital UE e Instituto), estos actúan a través de los: � Puntos de Digitación PD.

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D) BARRERAS POTENCIALES :

En el Perú en general y en el sector salud en particular las UE no tiene el mismo nivel de acceso al uso de nuevas tecnologías de comunicación y gobierno electrónico. Existe una cultura de trabajo informático aún en maduración, esto constituirá un serio escollo en la consecución del objetivo. Por esto es necesario formar una alianza estratégica con la alta dirección del MINSA a fin que se involucren en el desarrollo de esta estrategia 100% efectiva en la realización de la programación de las adquisiciones, principal causa del desabastecimiento de medicinas en el Sector Público de Salud en el Perú.

E) FACTORES DE INFLUENCIA :

Mantener la decisión política de implementación y la adquisición y administración de recursos informáticos son imprescindibles para la implementación del proyecto. La Web será el medio de difusión, implementación e intercambio de información.

Así los niveles de influencia identificados son:

FACTORES INTERNOS :

Las relaciones de la DIGEMID con las DGSP, ORE OGA, Logística OGA y OGEI, son de coordinación y compromiso en el marco de sus funciones establecidas en el MOF del MINSA.

FACTORES EXTERNOS :

Las relaciones de la DIGEMID con las unidades ejecutoras (DISAS, DIRESAS, Hospitales Unidades Ejecutoras e Institutos Especializados de Salud), son de ente rector a usuarios.

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3.- PROPUESTA DE VINCULACION :

A) En el acápite B) Visión y Objetivo, se ha mejorado la redacción de la visión y se han redactado los objetivos específicos, de igual

modo en E) FACTORES DE INFLUENCIA, se han aclarado los factores de influencia internos y externos del proyecto.

Se identifica a la Dirección General de Medicamentos, Insumos y Drogas DIGEMID como el actor principal de la aplicación del Proyecto y dentro de ella, la Dirección Ejecutiva de Acceso y Uso de medicamentos (DEAUM) es la responsable operativa del diseño e implementación del Proyecto, en el marco de sus competencias señaladas en el MOF del MINSA y en la Directiva SISMED y su modificatoria antes referida.

B y C)

ACTOR DEL SISTEMA VINCULACION SEGUIMIENTO

DESPACHO VICE MINISTERIAL

Se realizará un trabajo de abogacía para comprometer al Despacho del Vice Ministro a fin que brinde el soporte a la estrategia como máxima autoridad operativa del sector. Este compromiso de las más altas autoridades también garantiza el financiamiento para la culminación del Proyecto. Una vez incorporado el proyecto en las prioridades políticas y técnicas de la gestión, todas las Direcciones, Oficinas y servicios se alinearán a esta, mientras tanto la DEAUM monitoreará e informará los avances.

Informe mensual de avances al despacho Vice Ministerial

DIGEMID

Elaboración de calendario de actividades técnicas para elaborar los TDR de la consultoría a fin de definir los criterios técnico-sanitarios para la estimación de necesidades para productos farmacéuticos de demanda diferente a la de Estrategias Sanitarias.

Tabla de cumplimiento de compromisos y su informe al despacho Vice ministerial y a la DGSP, es monitoreado por la DEAUM.

DGSP

Elaboración de calendario de reuniones técnicas con DIGEMID y ORE a fin de definir los criterios técnico-sanitarios para la estimación de necesidades para las Intervenciones Sanitarias. Se busca involucrar al personal técnico de la DGSP en el trabajo de Programación.

Tabla de cumplimiento de compromisos y su informe al despacho Vice ministerial y a la DGSP, es monitoreado por la DEAUM.

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ORE

En el uso del aplicativo establecerá una tabla con tiempos de envío de información y requerimientos desde las UE usuarias, así como del envío a Logística y DIGEMID del consolidado de necesidad Anual de Productos Farmacéuticos Estratégicos.

La DEAUM monitorea el cumplimiento de los envíos bajo responsabilidad de los actores (UE) e informa a la ORE y al despacho vice ministerial

LOGISTICA

Incorpora en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del MINSA la contratación de la consultoría y realiza el proceso de selección en los tiempos requeridos.

Su cumplimiento es obligatorio, existe una ley expresa al respecto, no requiere seguimiento especial..

DISA / DIRESA. PUNTOS DE DIGITACION

Es necesario que como ente rector la DIGEMID en coordinación con la OGA MINSA y el despacho Vice Ministerial emitan el régimen normativo correspondiente al cumplimiento de las actividades y plazos en el marco de la implementación del Proyecto. En muchas oportunidades se ha observado incumplimiento de etapas y envíos críticos del proceso de programación lo que ha ocasionado retrasos prolongados en la adquisición de los productos farmacéuticos con la consiguiente ruptura de stocks. Este régimen normativo debe establecer las responsabilidades y sanciones a los funcionarios e instituciones que no cumplan con los requerimientos de la autoridad

Reporte a las instancias sancionadoras en caso de incumplimiento de los cronogramas de acción.

OGEI

Proveer el soporte de tecnológicos a los sistemas de información institucionales, por lo tanto tiene una participación importante en la evaluación del aplicativo como un módulo dentro del aplicativo SIEMED V2.0. Además brindan la base de datos con la que se alimenta el aplicativo.

Su participación es muy activa pues el proyecto forma parte de sus actividades por lo que no es necesario un seguimiento especial.

CONSULTORES EXTERNOS

Se encargan de diseñar el aplicativo de programación en base a las especificaciones técnicas establecidas por el personal técnico de la DEAUM, de igual modo los representantes de la OGEI participan asesorando en la generación de la interfase que permitirá que las bases de datos y reportes interactúen en el aplicativo propuesto.

Entregan informes de avances a los cuales está sujeto el pago de sus servicios.

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4.-MAPEO DE PROCESO :

ACTIVIDADES VULNERABILIDAD PLANEACION

Formulación de la normatividad que de soporte a la implementación y uso obligatorio del aplicativo. Para esto deben formarse lobbies internos también con la oficina de Asesoría Legal del despacho Ministerial a fin de involucrarlos en el tema y en sus necesidades.

La redacción y firma de las Resoluciones Ministeriales y demás normas son lentas pues tienen que ser revisadas por muchas Oficinas y Direcciones.

Adquisición de Hardware y actualización de las tecnologías de información y comunicación en los Puntos de Digitación no provistos de estas herramientas y equipos en los años 2005 y 2006. Para esto el financiamiento debe estar asegurado con su inclusión en el Plan Anual de Adquisiciones MINSA.

Los procesos de Contrataciones y Adquisiciones del estado en ocasiones son engorrosos y prolongados, por ello la Oficina de Logística, DIGEMID y OGEI deben tomar precauciones formales, técnicas y administrativas de modo que el proceso sea lo más corto posible.

Contratación de operador logístico para la distribución de Hardware adquirido. Contratación de proveedores de servicios de información y comunicación en los Puntos de Digitación no provistos en los años 2005 y 2006.

Los procesos realizados por las Unidades Ejecutoras de provincias son generalmente lentos, por lo que la OGA MINSA deberá establecer tiempos perentorios para la suscripción de estos contratos.

DESARROLLO

Elaboración de los criterios técnicos que se utilizarán en el proceso de programación de los medicamentos de demanda, así como los criterios técnicos para el proceso de programación de medicamentos estratégicos en coordinación con personal técnico de la DGSP. El desarrollo de estos criterios considera la revisión de parte de personal técnico encargado de la programación de Medicamentos de las DISAS de Lima. .

En muchas ocasiones esta Dirección General no ha podido cumplir con los compromisos que adquiere por lo que es imprescindible el monitoreo del cumplimiento de sus actividades y las reuniones técnicas previstas.

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DESARROLLO

Elaboración de los TDR de la Consultoría para el Diseño e Implementación del aplicativo para programación de Medicamentos y afines para el SISMED, y envío del requerimiento a la Oficina de Logística MINSA.

Los procesos de Contrataciones y Adquisiciones del estado peruano en ocasiones puede ser engorroso y muy prolongado, por lo que la Oficina de Logística en coordinación con DIGEMID deberán tomar todas las precauciones formales, técnicas y administrativas a fin que el proceso sea lo más corto posible.

Convocatoria del proceso de contratación de consultoría realizado por la Oficina de Logística y Contratación del Consultor.

ARRANQUE

Firma del contrato con los consultores.

Este proceso es automático y se produce como máximo 12 días después del otorgamiento de la Buena Pro.

OPERACIONES

Diseño del Aplicativo con la participación activa de personal técnico de DEAUM y de la OGEI.

Participación de personal técnico DGSP a fin de incorporar en el módulo los criterios de programación de medicamentos estratégicos.

Utilización del aplicativo en DISAS de Lima como Piloto, a fin de incorporación las correcciones pertinentes.

Distribución e implementación del aplicativo a nivel nacional.

En ocasiones los aplicativos no pueden ser instalados por fallas en el equipo o en el proceso mismo de su instalación por parte del persona del Punto de Digitación, por ello es necesario la visita de verificación de los consultores.

Realización de los Talleres Macro Regionales.

Visita de verificación de consultores a cada Punto de Digitación

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5.- CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES :

ACTIVIDADES MESES OCT NOV DIC ENE FEB

PLANEACION

Formulación de la normatividad que de soporte a la implementación y uso obligatorio del aplicativo. Para esto deben formarse lobbies internos también con la oficina de Asesoría Legal del despacho Ministerial a fin de involucrarlos en el tema y en sus necesidades.

X

Adquisición de Hardware y actualización de las tecnologías de información y comunicación en los Puntos de Digitación no provistos de estas herramientas y equipos en los años 2005 y 2006. Para esto el financiamiento debe estar asegurado con su inclusión en el Plan Anual de Adquisiciones MINSA.

X X

Contratación de operador logístico para la distribución de Hardware adquirido. Contratación de proveedores de servicios de información y comunicación en los Puntos de Digitación no provistos en los años 2005 y 2006.

X X

DESARROLLO

Elaboración de los criterios técnicos que se utilizarán en el proceso de programación de los medicamentos de demanda, así como los criterios técnicos para el proceso de programación de medicamentos estratégicos en coordinación con personal técnico de la DGSP. El desarrollo de estos criterios considera la revisión de parte de personal técnico encargado de la programación de Medicamentos de las DISAS de Lima. .

X

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DESARROLLO

Elaboración de los TDR de la Consultoría para el Diseño e Implementación del aplicativo para programación de Medicamentos y afines para el SISMED, y envío del requerimiento a la Oficina de Logística MINSA.

X

Convocatoria del proceso de contratación de consultoría realizado por la Oficina de Logística y Contratación del Consultor.

X

ARRANQUE

Firma del contrato con los consultores. X

OPERACIONES

Diseño del Aplicativo con la participación activa de personal técnico de DEAUM y de la OGEI.

X X

Participación de personal técnico DGSP a fin de incorporar en el módulo los criterios de programación de medicamentos estratégicos.

X X

Utilización del aplicativo en DISAS de Lima como Piloto, a fin de incorporación las correcciones pertinentes.

X

Distribución e implementación del aplicativo a nivel nacional. X X

Realización de los Talleres Macro Regionales. X X

Visita de verificación de consultores a cada Punto de Digitación

X X

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6.- Resumen Presupuestal.

Nombre del proyecto: Integrantes del equipo:

PROYECTO DE IMPLEMENTACION DE APLICATIVO PARA PROGRAMACIÓN DE MEDICAMENTOS E

INSUMOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS Y MATERIAL

MEDICO QUIRÚRGICO (SISMED)

1. JUANITA DOLORES BERSOSA WEBSTER

2. JOSE ENRIQUE VENTURA PINEDO

3. HENNER TRUCHSESS

Descripción breve: del proyecto :

La Programación de medicamentos e Insumos Medico Quirúrgicos constituye una etapa crítica en la gestión del sistema de suministro ya que determina la disponibilidad de los productos y la oportunidad de la atención, además que nos permite justificar y optimizar el presupuesto disponible. Una inadecuada programación deriva en Desabastecimiento, Sobre stock, Costos elevados, Distorsión del consumo y Uso inadecuado de los mismos y trae como consecuencia disminución en el acceso a estos bienes por parte de la población y el desprestigio de los establecimientos de Salud. Este Proyecto permitirá las siguientes actividades: a. Informar el Estado del Proceso de adquisición a los usuarios, Mantener una data actualizada y de calidad respecto de consumos y adquisiciones de medicamentos e insumos y generar reportes que se usen en la toma de decisiones de Programación y Adquisiciones y control, elaborar la programación de las cantidades y tipos de Medicamentos e Insumos a Adquirirse, realizar , consultas y observaciones técnicas en línea respectivas a las compras de medicamentos y afines, registrar el proceso de elaboración de la programación y entregar la programación de Medicamentos y productos afines en los plazos requeridos por la autoridad.

Fecha: 30 DE SETIEMBRE 2007

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PRESUPUESTO

1. Contratación de consultores externos Informe final

Costos Generales del Proyecto. $ USA Dollars

1.1 Honorarios profesionales $ 9 400,00

1.2 Impresión de tres copias, fotocopiado, edición y anillado. $ 600,00

1.3 Presentación de los resultados $ 100,00

Total Consultoría $ 10 100,00

2. Programa de fortalecimiento de capacidades y competencias a nivel de Puntos de Digitación. “Talleres Macro Regionales de Capacitación”.

Costos Generales del Proyecto. $ USA Dollars

2.1 Honorarios profesionales (Costo cubierto por DIGEMID) $ 18 000,00

2.2 Elaboración de materiales $ 1 500,00

2.3 Renta de instalaciones (Costo cubierto por OGA) $ 500,00

2.4 Otros, Viáticos y Movilidad local para los participantes $ 15 000,00

Total capacitación $ 16 500,00

3. Adquisición y actualización de Tecnología Costos Generales del Proyecto. $ USA Dollars

3.1 Adquisición de hardware y garantías $ 21 700,00

3.2 Actualización de TIC en los Puntos de Digitación $ 7 000,00

Total tecnología $ 28 700,00

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4. Difusión e implementación Costos Generales del Proyecto. $ USA Dollars

4.1 Comunicación escrita y en físico a todas las UE (Costo cubierto por OGA) $ 130,00

4.2 Distribución y Comunicación vía WEB y e-mail a todas las UE (Costo cubierto por OGA) $ 300,00

4.3 Implementación del aplicativo $ 30 000,00

Total Difusión e implementación $ 30 000,00

TOTAL DE RUBROS $ 85 300,00

Consideraciones presupuestales

RUBROS :

1. Contratación de Consultores externos La implementación del proyecto requiere de la contratación de consultores externos para diseñar el aplicativo de Programación.

2. Fortalecimiento de Capacidades y Competencias. Talleres de Capacitación Se requiere la realización de Cinco “Talleres Macro Regionales de Capacitación”, estas actividades son cursos taller para capacitar a las personas y funcionarios que realizan actividades operativas de programación de medicamentos y afines. En estos talleres descentralizados se reúne personal de varias DIRESAS, esta es la propuesta :

Taller Macro Regional I, Norte – Oriente : DIRESAS Tumbes, Piura, Lambayeque, La Libertad, Cajamarca y Ancash. Sede : Ciudad de Chiclayo.

Taller Macro Regional II, Centro – Sierra Central : DISAS Lima Metropolitana, Lima Regiones y Callao. DIRESAS Huanuco, Pasco, Junín y Huancavelica.

Page 18: PROYECTO DE IMPLEMENTACION DE APLICATIVO PARA … · análisis posterior en un periodo de 2 meses. 70 a. Informar el estado del Proceso de adquisición a ... 1.- TABLAS DE VALOR DE

Sede : Ciudad de Lima.

Taller Macro Regional III, Sur : DIRESAS Ica, Ayacucho, Arequipa, Moquegua, Tacna. Sede : Ciudad de Arequipa.

Taller Macro Regional IV, Sierra Sur : DIRESAS Ayacucho, Apurimac, Cusco y Puno. Sede : Ciudad de Cusco.

Taller Macro Regional V, Oriente : DIRESAS Amazonas, San Martín, Loreto, Ucayali y Madre de Dios. Sede : Ciudad de Iquitos.

3. Adquisición y actualización de Tecnología Se requiere la adquisición de tecnología para los Puntos de Digitación que no fueron sujetos de fortalecimiento los años anteriores además de la actualización de los equipos y servicios de comunicación de algunos Puntos que así lo requieran. Asimismo, se requerirá financiamiento para realizar reparaciones y “puestas a punto” de algunos equipos en las DISAS y DIRESAS para que puedan operar adecuadamente. Esto comprende :

• Adquisición de Hardware: o Computadora o Impresoras o Scaners

• Actualización y contratación de servicios de tele comunicación. • Reparación de equipos y Hardware:

4. Difusión e Implementación Las actividades de comunicación y envío del aplicativo está financiado por la OGA MINSA; sin embargo, será necesaria la participación activa de un grupo de consultores de implementación, los mismos que visitarán todos los Puntos de digitación a nivel nacional de modo que se garantice su correcta instalación y uso.

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7.- IDENTIFICACION DE RETOS :

ETAPA DEL

PROYECTO ACTIVIDADES RETOS FORTALEZAS Y LIMITANTES

PLANEACION

Formulación de normatividad de soporte a la implementación y uso obligatorio.

Formación de lobbies internos y acción de la oficina de Asesoría Legal del despacho Ministerial.

Elaborar y publicar normas en el tiempo oportuno y favorable al proyecto.

La coordinación debe estar preparada ante cualquier eventualidad política o de otra índole que pueda afectar el apoyo político y presupuesto asignado.

FORTALEZAS :

1) Se tiene el compromiso político del Ministro y Vice Ministro. Esto alinea a todas las oficinas y direcciones generales y ejecutivas en apoyo del proyecto.

2) MINSA tiene experiencia en trabajos de gobierno electrónico que le da cierta experiencia en el tema.

Incluir el financiamiento en el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones del MINSA.

Adquisición de Hardware y actualización de las TIC en los Puntos de Digitación no provistos los años 2005 y 2006.

Incluir oportunamente la ejecución del proyecto en el Plan anual de Contrataciones y Adquisiciones del MINSA y evitar solicitudes de ampliación engorrosas.

Realizar procesos rápidos de selección de proveedores en el marco de las normas de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

3) Existen criterios técnicos de estimación de necesidades y programación anteriormente elaborados de igual forma, ya se cuenta con criterios técnicos para la elaboración de TDR elaborados en años anteriores de acuerdo a la necesidad del sistema.

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PLANEACION

Contratación de operador logístico para la distribución del Hardware.

Contratación de proveedores de servicios de información y comunicación en los Puntos de Digitación no provistos.

Acortar los tiempos de ejecución de procesos de selección de proveedores realizados por las UE de provincias.

LIMITANTES :

1) Aunque el país es estable no se descartan cambios de funcionarios que puedan afectar el apoyo político y financiero otorgado al proyecto.

DESARROLLO

Elaboración de criterios técnicos de estimación de necesidades y programación de medicamentos de demanda y estratégicos.

Revisión de estos criterios por personal técnico encargado de programación de Medicamentos de las DISAS de Lima.

Lograr la participación constante y activa de todas las oficinas, y direcciones comprometidas, para cumplir con los plazos y compromisos establecidos en el diseño e implementación del Proyecto.

Elaboración oportuna de los TDR y envío del requerimiento en los plazos establecidos a la Oficina de Logística MINSA

2) Los procesos de selección de proveedores son engorrosos, largos y muy complicados, presenta trabas formales, técnicas y administrativas.

Por otro lado procesos anteriores demuestran que la selección de consultores en ocasiones es complicada pues no siempre existen postores que reúnan la experiencia técnica requerida.

Elaboración de TDR de Consultoría para el Diseño e Implementación de aplicativo para estimación de necesidades y programación de Medicamentos y afines del SISMED.

Envío oportuno del requerimiento a la Oficina de Logística MINSA.

3) No existe igual oferta de bienes y/o servicios en provincias, por ello los procesos podrían ser desiertos y prolongar el tiempo de ejecución del proyecto, asimismo, adquisiciones de bienes y/o servicios similares podrían tener precios diferenciados.

Convocatoria del proceso y Contratación del Consultor.

ARRANQUE

Firma del contrato con los consultores.

Firma del contrato a los 8 días del otorgamiento de Buena Pro.

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OPERACIONES

Diseño del Aplicativo con la participación activa de personal técnico de DEAUM y de la OGEI.

Lograr el trabajo continuo y activo de la DGSP y OGEI, para cumplir con los plazos y compromisos establecidos en el diseño del Proyecto.

Incorporación de criterios técnicos de estimación de necesidades y programación de medicamentos estratégicos.

Lograr el apoyo activo de las DISAs piloto de Lima, para cumplir con los plazos establecidos en el Proyecto.

Utilización del aplicativo en DISAS Piloto de Lima, para incorporar las correcciones pertinentes.

Distribución e implementación a nivel nacional del aplicativo.

Realización de los Talleres Macro Regionales de Capacitación.

Visita de verificación de consultores a cada Punto de Digitación

8.- INDICADOR DE IMPACTO DEL PROYECTO :

El indicador de impacto del Aplicativo de Estimación de Necesidades y Programación de Medicamentos e Insumos y Material Médico Quirúrgico del SISMED se proponen en el marco del cumplimiento de los objetivos estratégicos del SISMED, el instrumento técnico usado por todas las UE del MINSA será el “Porcentaje de disponibilidad de medicamentos en los establecimientos de Salud”.

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El problema mayor que presenta el SISMED es el de atravesar constantes periodos de desabastecimiento de medicamentos e insumos en los establecimientos prestadoras de servicios de salud, en este contexto se ha identificado que existen deficiencias en la estimación de necesidades y programación de estos productos. La ejecución de programas de compras con base en estimaciones confiables de las necesidades y registros exactos de las existencias contribuyen a una adecuada asignación de los recursos financieros y a incrementar la disponibilidad de medicamentos esenciales en los establecimientos de salud.

El indicador de disponibilidad mide el nivel de abastecimiento de medicamentos en los establecimientos de salud. La existencia de estos en forma oportuna y en las cantidades necesarias para atender las necesidades de la población, es un factor crítico en el acceso a medicamentos, evidencia eficiencia en la gestión del sistema y es resultado de la buena estimación de necesidades y adecuada programación. Este indicador mide el porcentaje de ítems disponibles de un grupo de medicamentos en relación a su consumo regular. .La disponibilidad puede tener cuatro estados: Desabastecido, Abastecido para menos de 1 mes de consumo promedio (Menos 1M), Abastecido (entre 1 a 6 meses de consumo promedio y Sin Rotación (productos sin consumo en los últimos 4 meses) ó con stock para más de 8 meses de consumo promedio. Cada UE definirá el rango de meses aceptables y lo oficializará.

Sub indicadores: a. Porcentaje de medicamentos desabastecidos (stock cero) b. Porcentaje de disponibilidad medicamentos no aceptable - Menores a un mes - Mayores a seis meses (sin rotación)

Ejemplo:

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Porcentaje de disponibilidad de medicamentos en los establecimientos de Salud CRITERIO DESCRIPCION

Nombre Porcentaje de disponibilidad aceptable de medicamentos en los EESS (% DisAcMed)

Cálculo: . Fórmula

. Instructivo (definiciones

operacionales)

% DisAcMed = (Nº de ítems* de medicamentos en stock equivalente a 1 - 6 meses de consumo** en los EESS / Nº total de ítems de medicamentos manejados en el EESS ) x 100

Disponibilidad Aceptable: Condición de un medicamento de existir físicamente en el punto de entrega (PEM), en una cantidad suficiente para atender la demanda terapéutica de la población. Su valor es igual o mayor al CPMA y menor o igual al equivalente de seis veces el CPMA ( Entre 1 - 6 meses el CPMA)

**CPMA = Ajustar por días de desabastecimiento. Se debe evaluar tomado en cuenta los últimos 4 trimestres anteriores. Actualizar cada 3 meses teniendo en cuenta factores para su variación.

*Ítems = valores y unidades

EESS: Centros, Puestos, Hospitales, Institutos Especializados

Estándar/meta/niveles de referencia

100%

Proceso que mide Efecto de la programación en el Ciclo de suministro

Nivel de aplicación y periodicidad

EESS / Medición Mensual

Interpretación %DisAcMed = Es la proporción de ítems cuyas cantidades cubren la demanda entre 1 hasta 6 meses de consumo

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9.- INDICADORES DE MONITOREO DEL PROYECTO :

PRIMERO: Porcentaje de disponibilidad de medicamentos en los establecimientos de Salud

CRITERIO DESCRIPCION

Nombre Porcentaje de disponibilidad aceptable de medicamentos en los EESS (% DisAcMed)

Cálculo: . Fórmula

. Instructivo (definiciones

operacionales)

% DisAcMed = (Nº de ítems* de medicamentos en stock equivalente a 1 - 6 meses de consumo** en los EESS / Nº total de ítems de medicamentos manejados en el EESS ) x 100

Disponibilidad Aceptable: Condición de un medicamento de existir físicamente en el punto de entrega (PEM), en una cantidad suficiente para atender la demanda terapéutica de la población. Su valor es igual o mayor al CPMA y menor o igual al equivalente de seis veces el CPMA ( Entre 1 - 6 meses el CPMA)

**CPMA = Ajustar por días de desabastecimiento. Se debe evaluar tomado en cuenta los últimos 4 trimestres anteriores. Actualizar cada 3 meses teniendo en cuenta factores para su variación.

*Ítems = valores y unidades

EESS: Centros, Puestos, Hospitales, Institutos Especializados

Estándar/meta/niveles de referencia

100%

Proceso que mide Efecto de la programación en el Ciclo de suministro

Nivel de aplicación y periodicidad

EESS / Medición Mensual

Interpretación %DisAcMed = Es la proporción de ítems cuyas cantidades cubren la demanda entre 1 hasta 6 meses de consumo

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SEGUNDO :

El segundo indicador de monitoreo tiene que ver con el envío de información de las UE respecto del cumplimiento del uso del Aplicativo para el envío de la información registrada en los plazos establecidos.

CRITERIO DESCRIPCION

Nombre del Indicador Porcentaje de UE que cumplen con el envío de la información (%UECEI)

Cálculo: . Fórmula

. Instructivo (definiciones

operacionales)

Nº de DISA/DIRESA que informaron oportunamente

%UECEI = ----------------------------------------------------------------------------- x 100 Nº Total de EESS de la DISA/DIRESA

Cumplimiento: oportunidad + información completa Envío de la información en la fecha programada y en forma completa de todos los EESS de la DISA/DIRESA

Oportuno : 50% Información completa: 50% NOTA: Para el cálculo de este indicador, es necesario determinar exactamente el número de EESS de cada DISA/DIRESA, que presentaron información SISMED, en la fecha limite establecido por la DIGEMID.

Estandar /meta/niveles de

referencia 100%

Proceso que mide del SISMED Información

Nivel de aplicación y periodicidad DISA-DIRESA / Medición Mensual

Interpretación El resultado de 100 % indica un buen CUMPLIMIENTO de la presentación información del SISMED, según cronograma, tanto en oportunidad como en cantidad, por las DISA/DIRESA establecido por la DIGEMID.

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TERCERO:

El tercer indicador de monitoreo tiene que ver con el uso correcto del aplicativo, calcula la disponibilidad de medicamentos de un paquete de atención priorizada, en este caso, atención de partos institucionales como resultado del correcta uso del aplicativo.

CRITERIO DESCRIPCION

Nombre del Indicador Porcentaje de disponibilidad de paquetes de medicamentos e insumos médico-quirúrgico utilizados en la atención de partos (%DisPaqMedinPart)

Cálculo: . Fórmula

. Instructivo (definiciones

operacionales)

%DisPaqMedinPart en el periodo = Nº de paquetes disponibles completos* al cierre del periodo anterior x 100 / Nº de partos atendidos** durante el periodo de evaluación***

*Paquetes completos disponibles = El paquete completo comprende la existencia de 2 amp. de Oxitocina x 10UI/mL + 1 fco. Cloruro de Sodio 0.90% x 1000mL que se encuentran listos para ser usados.

El número de paquetes completos (numerador) lo define el medicamento con el menor número de paquetes disponibles luego de dividir el stock del medicamento entre la cantidad necesaria por paquete. Aquel que obtiene el menor valor es el que se coloca en el numerador. En el denominador se coloca el numero de partos atendidos durante el periodo en evaluación

Estandar/meta/niveles de referencia

Número de paquetes completos de medicamentos e insumos médico-quirúrgico igual al número de partos atendidos durante el periodo evaluado

Proceso que mide del SISMED Sistema de suministro

Nivel de aplicación y periodicidad EESS/DISA/DIRESA-Nivel Central / Mensual

Interpretación

1. Valores del 100% significa que se ha tenido disponible tantos paquetes completos de medicamentos como partos atendidos en el EESS

2. Valores inferiores al 100% indican que no se ha contado con la suficiente cantidad de paquetes completos de medicamentos para atender los partos que se han presentado en el periodo

3. Valores superiores al 100% indican que se contó con la suficiente cantidad de paquetes completos de medicamentos y se tenia inclusive stock de seguridad

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10.- IDENTIFICACION DE PUNTOS INFORMATICOS VULNERABLES :

LINEAMIENTO DESCRIPCIÓN DE LA

VULNERABILIDAD

NIVEL

DE

RIESGO

POLÍTICA DE SEGURIDAD TIPO DE

POLITICA

GRADO

EXPOSIC RAZONES

FUNCION DE SEGURIDAD

El MINSA no se tiene una política formal de seguridad respecto de la información.

Consecuentemente, la información generada en el aplicativo podría correr el riesgo de ser manejada sin el cuidado respectivo.

3

Realizar reuniones de motivación para crear conciencia en los responsables del Aplicativo sobre la importancia de la calidad y seguridad de la información registrada.

Sistema

2

Se observa que cuando el personal tiene seguridad de contratación continua, cumple con los compromisos,

Formalizar procedimientos de seguridad, control y seguimiento de seguridad de la información del MINSA.

se compromete con la institución y garantiza la

Formalizar procedimientos de seguridad en los contratos del personal capacitado de manera que se genere un grupo técnico permanente evitando al mínimo las rotaciones o cambio de personal..

buena conducción de la estrategia.

No se firma Carta de confidencialidad, se firma al ingresar el contrato que incluye una cláusula al respecto.

2

Incorporar temas de seguridad de la información en el proceso de inducción y capacitación de uso del aplicativo.

Sistema

1

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ROL DE RECURSOS HUMANOS

Se efectúa la investigación de antecedentes previo, sólo al momento de la contratación.

Los temas de seguridad de la información no son relevantes en el proceso de inducción y se tocan tangencialmente.

Los temas de seguridad no son incluidos en el proceso de evaluación anual.

Solicitar la firma de formato de compromiso de seguridad a usuarios del aplicativo renovable al año.

Desarrollar un mini folleto que explique las políticas de seguridad y el por que de su existencia

PLANEACIÓN DE LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

El MINSA, en ninguna de sus dependencias sea central o descentralizada, no cuenta con bóveda externa de seguridad.

3

Solicitar a nivel Central la contratación de un proveedor externo de servicios de almacenamiento de la información generada.

Sistema

1

Se tiene una experiencia anterior con el almacén de datos del

El MINSA no cuenta con Plan formal de recuperación de servicios para casos de desastre.

Formalizar procedimientos de recuperación de la información para casos de desastre.

Seguro escolar gratuito SEG.

No se han realizado simulacros al respecto.

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11.- CONCLUSIONES :

De lo expuesto en la parte introductoria del presente proyecto se concluye que

1.- El Sistema integrado de Suministro de medicamentos es una estrategia de salud implementada por el MINSA de Perú que en los últimos años ha presentados indicadores de gestión negativos que encuentran su más crítica expresión, en el desabastecimiento de estos bienes en los establecimientos de salud y sobre stock y caducidad de medicamentos e insumos médicos, generando estándares inadecuados de atención de salud y malestar en el usuario y desprestigio de la institución de salud.

2.- Diferentes estudios desarrollados para evaluar las causas del desabastecimiento y sobre stock crítico y caducidad de medicamentos e insumos médicos en el Perú revelan que de todos los problemas existentes en la cadena de suministro, la etapa de Estimación de necesidades y Programación necesita ser reforzada a nivel del personal que desarrolla esta tarea en las diferentes unidades ejecutoras del MINSA.

3.- Es por esto que postulamos que el diseño e implementación de un “Aplicativo de Estimación de necesidades y Programación” para el SISMED es una necesidad urgente. Esta propuesta presenta antecedentes y versiones previas con resultados positivos para periodos muy puntuales, cuyo desarrollo además del beneficio de generar información de calidad en línea respecto de las necesidades de medicamentos de los establecimientos de salud del Perú, permitirá mejorar la calidad de las programaciones que de estos bienes realizan los establecimientos referidos.

4.- Existe una incipiente cultura de trabajo informática, la misma que puede ser fortalecida con la finalidad a nivel operativo, además, se cuenta con el apoyo político de las autoridades del gobierno actual que consideran este proyecto muy importante en apoyo al logro de las metas sanitarias de este año. Este apoyo debe ser fortalecido también a través de un trabajo permanente de la Dirección encargada de la conducción del mismo.

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12.- REFLEXIONES FINALES :

El uso de la Tecnología de Información se vuelve cada vez más agresivo dentro de las Instituciones Públicas, ya no solo como una exigencia de estar a la vanguardia tecnológica sino como un mecanismos que fortalece su legitimidad y gobernabilidad, pues fomenta el desarrollo de estrategias encaminada a mejorar la calidad de la gestión pública. En este marco el desarrollo de estrategias de TIC no debe limitarse a lo tecnológico, pues para que estas soluciones tengan éxito deben incorporar en su ámbito de acciones y estrategias técnico-social-administrativo-políticas, para lograr un verdadero impacto en la gestión y mejoramiento de la calidad de los servicios que la institución ofrece a la ciudadanía.

Finalmente señalar que estas soluciones no llegan a tener éxito si no existe voluntad política por parte de las autoridades para hacer de esta solución un eje estratégico de su gestión.

De los materiales revisados en la elaboración del proyecto se desprende que hace falta enfatizar el eje social para la concepción, planificación, ejecución y seguimiento de este tipo de soluciones caso contrario no se garantiza su sostenibilidad en el tiempo, pese a que exista voluntad política.

Un segundo punto, que debe mencionarse es la necesidad de que las estrategias o proyectos de Gobierno electrónico deben ser puestas en práctica, esto es implementadas, en sus territorios de aplicación otorgándole las garantías necesarias para su efectiva aplicación, para ello es fundamental trabajar en el desarrollo de políticas públicas participativas, que eleven estos proyectos y estrategias a marcos de ejecución normados por la ley.

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13.- RECOMENDACIONES :

Generar una estrategia de abogacía que permita garantizar la sostenibilidad del proyecto en el tiempo después de su implementación así como los presupuestos que para su manutención fueren necesarios. El proyecto debe ser incorporado como una necesidad que trascienda los enfoques y ambiciones políticas del gobierno de turno.

Generar proceso internos en las instituciones que participan en el sistema que las involucren y afirmen su compromiso al interno de la nueva dinámica de trabajo del SISMED.

Generar estrategias que socialicen y empoderen a la ciudadanía de las nuevas herramientas creadas para su beneficio.

14.- BIBLIOGRAFIA :

• Módulos 1, 2, 3, 4, 5, 6 y 7 del material de estudio entregado para el Diplomado de Gobierno Electrónico

• Amazon.com en el sitio de Internet http://www.amazon.com

• Benchmarking E-government: A Global Perspective: Assessing the UN Member States UNDEPA Division for Public Economic

and Public Administration. (2002). American Society for Public Administration ASPA.

• Bodman, Sam. (2001). Conferencia Latinoamericana de gobierno electrónico y Tecnologías de Información.

• Business News Ameritas. (2001). En el sitio de Internet http://www.BNAmericas.com

• Cabinas de Perú recuperado en febrero de 2003 de http://www.cabinasperu.org/

• Chile Compra recuperado en febrero de 2003 de http://www.chilecompra.cl

• CNNenEspañol.com en el sitio de Internet http://www.cnnespanol.com

• Las cabinas públicas de Internet en el Perú. Perfil de los usuarios y usos. (2003). [Archivo electrónico]. Recuperado en febrero

de 2003 de http://www.bk.tudelft.nl/users/fernande/internet/Barcelona.pdf