Provincie Vlaams-BrabantDienst facilitair beheer Provincieplein 13010 Kessel-Lo

Bestek

Bestek FAC/2011/Multifunctionals

Opdracht Opdracht (raamovereenkomst) voor het huren en onderhouden van multifunctionals van de provinciale diensten, instellingen en domeinen (provinciebestuur Vlaams-Brabant)

Wijze van gunnen Algemene offerteaanvraag met Belgische en Europese publicatie

Opdrachtgevend bestuur

Provinciebestuur Vlaams-BrabantDienst facilitair beheerProvincieplein 13010 Kessel-Lo

De opening van de offertes:Op woensdag 9 maart 2011 om 11.00 uur in de lokalen van het provinciebestuur Vlaams-Brabant, Provincieplein 1, 3010 Kessel-Lo.

Dit bestek omvat:Deel 1 Reglementaire en verordenende bepalingenDeel 2 Administratieve en contractuele bepalingenDeel 3 UitvoeringsmodaliteitenDeel 3 Inhoudelijke en technische specificatiesDeel 5 OfferteformulierDeel 6 Inventaris en bijlagen bij het offerteformulier

InhoudsopgaveBestek 1Inhoudsopgave.................................................................................................................2Toepasselijke wetgeving...................................................................................................5Reglementaire en verordenende bepalingen....................................................................7

1.1 Algemeen.......................................................................................................71.2 Opdrachtgevend bestuur................................................................................71.3 Voorwerp van de opdracht..............................................................................71.4 Berichten en terechtwijzingen........................................................................81.5 Wijze waarop de overeenkomst wordt afgesloten...........................................81.6 Uitvoeringstermijn van de opdracht................................................................81.7 Wijze van prijsbepaling (KB van 8 januari 1996 – artikel 86)..........................81.8 Prijsopgave.....................................................................................................81.9 Opmaak van de offerte...................................................................................81.10 Opening van de offertes.................................................................................91.11 Varianten (KB van 08 januari 1996 - artikel 113 lid 1 en artikel 115 lid 3)......91.12 Vrije varianten (KB van 08 januari 1996 - artikel 115)....................................91.13 Gestanddoeningstermijn...............................................................................101.14 Selectiecriteria..............................................................................................10

Toe te voegen documenten..........................................................................10Technische bekwaamheid.............................................................................10Automatische screening van documenten....................................................10

1.15 Gunningscriteria...........................................................................................111.16 Wijziging hoeveelheden................................................................................111.17 Vergissingen en leemten..............................................................................121.18 Neer te leggen modellen, demo's.................................................................12

deel 2. Administratieve contractuele bepalingen........................................................132.1 Algemeen.....................................................................................................132.2 Leidend ambtenaar.......................................................................................132.3 Bijkomende informatie..................................................................................132.4 Uitvoering van de opdracht..........................................................................132.5 Organisatie en draagwijdte van het toezicht................................................132.6 Borgtocht......................................................................................................142.7 Vrijgave borgtocht........................................................................................142.8 Onderaannemers..........................................................................................142.9 Prijsherziening..............................................................................................152.10 Betalingen....................................................................................................152.11 Uitvoeringsmodaliteiten (KB van 26 september 1996 artikel 52)..................152.12 Specifieke bepalingen...................................................................................152.12.1 Plaats van levering (KB van 26 september 1996 artikel 55 §1).....................152.12.2 Nazicht van de levering (KB van 26 september 1996 artikel 55 §4)..............162.13 Voorlopige oplevering (KB van 26 september 1996 artikel 57 §1 en §2 en artikel 61 §1)...............................................................................................................162.14 Definitieve oplevering (KB van 26 september 1996 artikel 64).....................172.15 Boete en ingebrekestelling...........................................................................172.15.1 Boeten wegens laattijdige uitvoering (KB van 26 september 1996 artikel 66 §1) 17

2

2.15.2 Boeten SLA beschikbaarheid........................................................................182.16 Middelen en procedure van optreden...........................................................182.17 Elementen die in de prijzen begrepen zijn (KB van 26 september 1996 – artikel 49)....................................................................................................................182.18 Eigendomsoverdracht...................................................................................192.19 Aansprakelijkheid van de kandidaat-inschrijver............................................192.20 Eventuele bijkomende toestellen tijdens de looptijd van het contract..........19

deel 3. Uitvoeringsmodaliteiten...................................................................................203.1 Algemene uitvoeringsrichtlijnen...................................................................203.1.1 Overlegvergaderingen..................................................................................203.1.2 Modaliteiten van de overeenkomst...............................................................203.1.2.1 Looptijd of duur van de overeenkomst.........................................................203.1.2.2 Opzegmodaliteiten.......................................................................................213.1.2.3 Overmacht....................................................................................................213.1.3 Facturatie van prestaties..............................................................................213.1.3.1 Trimesteriële factuur....................................................................................213.1.3.2 Extra prestaties, buitengewone opdrachten.................................................223.1.3.3 Wijzigingen...................................................................................................22

deel 4. Inhoudelijke en technische specificaties..........................................................234.1 Omschrijving opdracht..................................................................................234.2 Beschrijving provinciale administratie..........................................................234.3 Beschrijving provinciale instellingen: algemene info....................................234.4 Technische en functionele bepalingen multifunctionals................................244.4.1 Algemene bepalingen...................................................................................244.4.2 Algemene eisen voor alle multifunctionals...................................................244.4.3 Dimensionering van de toestellen................................................................274.4.4 Specifieke eisen voor de machines...............................................................284.5 Technische en functionele bepalingen drukkerijtoestellen............................284.5.1 Algemene eisen voor de zwart-wit productietoestellen in de drukkerij.........284.5.2 Specifieke eisen voor de zwart-wit productietoestellen in de drukkerij.........294.5.3 Algemene en technische eisen voor het kleurenproductietoestel in de drukkerij 294.5.4 Beschrijving huidige multifunctionalpark en drukkerijtoestellen...................304.6 Beheertool....................................................................................................304.6.1 Algemene beschrijving IT omgeving.............................................................304.6.2 Beheertool voor de multifunctionals.............................................................314.6.3 Tool voor afdrukbeheer.................................................................................324.7 SLA Onderhoud en beschikbaarheid.............................................................344.7.1 SLA Onderhoud.............................................................................................344.7.2 SLA beschikbaarheid.....................................................................................354.8 Opleiding en training....................................................................................374.9 Installatie......................................................................................................38

deel 5. Offerteformulier...............................................................................................39deel 6. Inventaris en bijlagen bij het offerteformulier..................................................42

6.1 Inventaris......................................................................................................426.2 Bijlagen.........................................................................................................456.2.1 Bijlage 1: Raming op jaarbasis......................................................................456.2.2 Bijlage 3: Invulfiche milieucriteria (aan te vullen per aangeboden type)......47

3

6.2.3 Bijlage 4: Algemene beschrijving van de provinciale IT omgeving................536.2.4 Bijlage 5: Modelveklaring op erewoord.........................................................566.2.5 Bijlage 6: Modelgetuigschrift van goede uitvoering van een opdracht voor aanneming van leveringen..........................................................................................586.2.6 Toe te voegen documenten..........................................................................596.2.7 Bijlage 7: Zwart-witte sticker........................................................................60

4

Toepasselijke wetgevingDe opdracht is onderworpen aan de bepalingen en voorwaarden van dit bestek en aan de volgende wetten, besluiten en bepalingen:

De wet van 24 december 1993 (B.S. van 22-01-1994) en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten;

Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 (B.S. van 26-01-1996) en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken;

Het koninklijk besluit van 26 september 1996 (B.S. van 18-10-1996) en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden;

Het koninklijk besluit van 29 januari 1997 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van sommige bepalingen van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en van hun uitvoeringsmaatregelen (B.S. 13-02-1997);

Het koninklijk besluit van 12 januari 2006 (BS 27-01-2006) tot indiening van nieuwe modellen van aankondiging en tot wijziging van drie Koninklijke besluiten tot uitvoering van de wet van 24 december 1993;

Het koninklijk besluit van 23 november 2007 (BS 07-12-2007) tot wijziging van de wet van 24 december 1993 en van sommige Koninklijke besluiten tot uitvoering van die wet;

Alle wijzigingen van toepassing op de wet en op de voorgaande besluiten van kracht op de dag van de opening van de offertes;

De reglementering van de Europese Unie betreffende de overheidsopdrachten voor leveringen, van kracht op de dag van de opening van de offertes;

De algemene reglementering voor de arbeidsbescherming (ARAB); De voorschriften van het AREI + Europese normgeving; Het koninklijk besluit van 12 augustus 1993 betreffende het gebruik van

arbeidsmiddelen; Wet en de Codex over het Welzijn op het Werk (Wet van 04/08/1996);

Aanvullende wetgeving (voor zover van toepassing): De Europese Machinerichtlijn (2006/42/EG en wijzigingen); De Europese EMC-richtlijn (89/336/EEG en wijzigingen), omgezet naar Belgisch

recht in het KB van 18 mei 1994 (BS 24 juni 1994); De Europese laagspanningsrichtlijn (73/23/EEG en wijzigingen), omgezet naar

Belgische wetgeving in het KB van 23 maart 1977 (BS 31/3/77);

Bijkomende eisen in het kader van het DRBS (dynamisch risicobeheersingsysteem): Het toestel beschikt over een elektriciteitssnoer voorzien van een universele

stekker voor het Belgische laagspanningsnet: 230 volt, 50 Hz, pinaarding (indien aarding vereist);

5

De inschrijver bevestigt dat de arbeidsgeneesheer steeds voor ieder scheikundig product met een gedeponeerde merknaam het gehalte aan toxische stoffen of schadelijke stoffen kan opvragen (onder voorbehoud van het behoud van beroepsgeheim);

De inschrijver bevestigt dat er voor de gevaarlijke stoffen die voorkomen in het KB van 24-5-1982 of het KB van 11-01-1993 een veiligheidsinformatieblad wordt bijgevoegd, zoals omschreven in beide Koninklijke Besluiten;

De inschrijver bevestigt dat wat de beveiliging tegen chemische risico's betreft, bij werking van het toestel de grenswaarde voor blootstelling aan chemische agentia niet wordt overschreden;

De inschrijver voegt bij zijn inschrijving een veiligheidsinformatieblad betreffende de te gebruiken developers en toners;

Geen emissie van nitreuze dampen en styreem;

Verder ook: Aangepaste en voldoende uitgebreide opleiding voor bevoegde gebruikers; Levering van uitgeschreven Nederlandstalige gebruikersinstructies

(werkpostfiche), begrijpbaar voor de werknemers, met uitleg over de werking, de gebruikswijze, de inspectie en het onderhoud van het arbeidsmiddel en alle toebehoren;

Af te leveren documenten: Een verklaring van conformiteit met de Europese richtlijnen en normen (CE-

markering) Productveiligheidsfiches zoals hoger bepaald Geproduceerd geluidsvolume in werking, weergegeven in dB(A)

Het Belgisch recht is van toepassing voor de interpretatie van de contractuele clausules en voor het bepalen van de rechten en plichten die niet door deze clausules geregeld zouden zijn.

Enkel de Belgische rechtscolleges zijn bevoegd om de geschillen te behandelen waartoe dit contract aanleiding kan geven.

Artikelsgewijs overzicht van de afwijkingen op de wetgeving van toepassing: Artikel 116 (KB 08-01-1996)De gestanddoeningstermijn wordt gebracht van 60 op 180 kalenderdagen gebracht; Artikel 5 (KB 26.09.1996): BorgtochtGelet op de aard van de opdracht gebeurt de berekening van de borgtocht op de prestaties geleverd op een jaar en niet op de volledige uitvoeringstermijn, daar anders de som van de borg te belangrijk zou worden. Dit is niet nodig om een voldoende dekking van de risico's te bekomen. Artikel 49 (KB 26.09.1996): Elementen die in de prijzen zijn begrepen

Aanvulling van de elementen die in de prijzen zijn begrepen. Artikel 64 (KB 26.09.1996): Definitieve opleveringAanpassing van de definitieve oplevering aan de bijzondere behoeften van de opdracht.

6

Reglementaire en verordenende bepalingen

1.1 AlgemeenDit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht totdat de kandidaat is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 24 december 1993 en het KB van 8 januari 1996 en latere wijzigingen.

Door het indienen van een prijsofferte onderschrijft de kandidaat-inschrijver de onderhavige bijzondere en algemene voorwaarden en verklaart hij zijn prijs opgemaakt te hebben voor een aan het bestek conforme uitvoering van de opdracht.

Door de opdracht te aanvaarden verklaart de kandidaat-inschrijver zich akkoord met de wettelijke en reglementaire betalingsvoorwaarden toepasselijk op de overheidsopdrachten en erkent hij alle hiermee strijdige en eventueel op zijn handelsdocumenten voorkomende clausules als nietig en niet bestaande.

De kandidaat-inschrijver verbindt er zich toe de administratie, op het eerste verzoek alle andere documenten en inlichtingen te verstrekken, welke zij wenst te bekomen teneinde de desbetreffende inschrijving te kunnen onderzoeken en namelijk alle gegevens bestemd tot nazicht van de ingediende prijzen.

1.2 Opdrachtgevend bestuurDe opdracht wordt uitgevoerd voor rekening van:Provincie Vlaams-BrabantDienst facilitair beheerProvincieplein 13010 Leuven

1.3 Voorwerp van de opdrachtOpdracht (raamovereenkomst) voor het huren en onderhouden van multifunctionals van de provinciale diensten, instellingen en domeinen (provinciebestuur Vlaams-Brabant)

Onder een multifunctional (multifunctioneel apparaat) wordt verstaan een commercieel grafisch apparaat dat een fysiek geïntegreerd apparaat of een combinatie van functioneel geïntegreerde componenten is en dat twee of meer van de kernfuncties kopiëren, afdrukken, scannen en faxen kan verrichten. Bij de kopieerfunctionaliteit zoals bedoeld in deze definitie gaat het niet om het maken van een enkele gelegenheidskopie zoals faxapparaten dat kunnen. De eenheid moet kunnen worden gevoed door een stopcontact of een data- of netwerkaansluiting. Deze definitie is van toepassing op producten die in de handel worden gebracht als MFA of multifunctioneel product (MFP).

In het verdere bestek wordt voor dit geheel de term multifunctionals (MF) gebruikt.

Hoofdopdracht:

7

CPV-indeling: 30100000-0 Kantoormachines, -uitrusting en -benodigdheden, uitgezonderd computers, printers en meubilair

Bijkomende opdracht:CPV-indeling:

50313000-2 Onderhoud en reparatie van reprografische machines50313100-3 Reparatie van fotokopieermachines50313200-4 Onderhoud van fotokopieermachines

CPC-indeling: 886

De opdracht moet gezien worden als één geheel. Er zijn geen percelen.

1.4 Berichten en terechtwijzingenDe berichten en terechtwijzingen, bekend gemaakt vóór de openingszitting in het Bulletin der Aanbestedingen en het Europees Publicatieblad, maken integraal deel uit van de contractuele bepalingen. De inschrijver wordt derhalve geacht hiervan kennis te hebben genomen en er mee rekening te hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte.

1.5 Wijze waarop de overeenkomst wordt afgeslotenOvereenkomstig de bepalingen en voorwaarden vermeld in het bestek zal de opdracht gegund worden door middel van een algemene offerteaanvraag met Belgische en Europese bekendmaking, in toepassing van artikel 16 van de wet van 24.12.1993 en artikel 115 van het KB van 08.01.1996, aan de kandidaat-inschrijver die de meest voordelige, regelmatige offerte indient op basis van de in het bestek bepaalde gunningcriteria.

1.6 Uitvoeringstermijn van de opdrachtDe opdracht vangt aan op de dag vermeld in de brief waarmee de gunning van de opdracht aan de kandidaat-inschrijver schriftelijk wordt betekend rekening houdend met de voorziene levertermijn. De opdracht wordt afgesloten voor een periode van 60 maanden. De exacte aanvangsdatum zal vermeld worden in de toewijzingsbrief.

Het contract kan eenmalig verlengd worden met 6 maanden.

1.7 Wijze van prijsbepaling (KB van 8 januari 1996 – artikel 86)Ten aanzien van de vaststelling van de prijzen, wordt deze overeenkomst beschouwd als een opdracht volgens prijslijst tegen de in de inventaris opgegeven eenheidsprijzen.De opgegeven geraamde hoeveelheden zijn indicatief en zijn geenszins bindend voor het opdrachtgevend bestuur.

De prijzen moeten opgegeven worden zonder btw, die op een aparte post in de inschrijving vermeld wordt. De prijzen worden uitsluitend vermeld in EURO.

Voor elke deelpost mag het bedrag van de eenheidsprijzen na de komma tot maximum vier decimalen worden opgegeven.

8

1.8 Opmaak van de offerteDe offerte dient verplicht in de Nederlandse taal te worden opgesteld.

De offerte en de inventaris worden in één exemplaar (“Origineel”) en twee kopies (“Kopie”) opgemaakt op de daartoe bestemde documenten van het bestek volgens het model bedoeld in artikel 90 van het KB van 8 januari 1996. De schriftelijke offerte is losbladig en op A4 formaat.  Daarnaast dient één elektronisch exemplaar (volledige offerte) op cd-rom of op memory stick ingediend te worden. De ondertekende papieren versie (“Origineel”) geldt als officiële versie in geval van betwisting.Het offerteformulier en de inventaris dienen zorgvuldig en volledig ingevuld te zijn, met inbegrip van de nodige doorhalingen en het bijbrengen of bevestigen van gevraagde specificaties en/of inlichtingen en de verder in dit bestek gevraagde documenten.

1.9 Opening van de offertesDe offertes worden opgemaakt op het bij dit bestek gevoegde offerteformulier. Elke offerte die op een ander document is opgemaakt, valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver die, bovenaan op zijn document volgende formule vermeldt:

"Ik, ondergetekende ..........., verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op het door het bestuur verstrekte offerteformulier."

De offertes moeten onder dubbele gesloten omslag worden ingediend op het adres van de provincie Vlaams-Brabant in overeenstemming met de bepalingen van artikel 104 van het KB van 08-01-1996, d.w.z.(1) De offerte wordt geschoven in een definitief gesloten omslag (of verpakking) waarop zijn vermeld:

de datum van de zitting waarop de offertes worden geopend; “OFFERTE” met verwijzing naar het betreffende bestek.

(2) Bij de inzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag geschoven in een tweede gesloten omslag voorzien van de hierbij gevoegde zwart-wit sticker die de nodige vermeldingen bevat. De inschrijvers worden uitdrukkelijk verzocht de gele zelfklever te gebruiken. Deze zelfklever kan ook op eenvoudig verzoek worden toegestuurd.(3) Bij het afgeven ter zitting dient de tweede omslag dezelfde vermelding te dragen als de eerste omslag.(4) Iedere offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen alvorens hij de zitting opent.(5) Een offerte die te laat toekomt, wordt slechts in aanmerking genomen voor zover:

de aanbestedende overheid aan de kandidaat-inschrijver nog geen kennis heeft gegeven van haar beslissing;

en de offerte ten laatste vier kalenderdagen voor de dag vastgesteld voor de ontvangst van de offertes bij de post als aangetekende zending is afgegeven.

De opening van de offertes:Op woensdag 9 maart 2011 om 11.00 uur in de lokalen van het provinciebestuur Vlaams-Brabant, Provincieplein 1, 3010 Kessel-Lo.

9

1.10 Varianten (KB van 08 januari 1996 - artikel 113 lid 1 en artikel 115 lid 3)

Er zijn geen “verplichte” en/of “facultatieve” varianten.

1.11 Vrije varianten (KB van 08 januari 1996 - artikel 115)

De inschrijvers mogen geen vrije varianten indienen.

1.12 GestanddoeningstermijnIn afwijking van de bepalingen van art. 116 van het KB van 08-01-1996 blijft de inschrijver gebonden door zijn offerte gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, ingaande de dag na de indiening van de offertes.

1.13 Selectiecriteria

Toe te voegen documenten Een behoorlijk ingevuld en ondertekend inschrijvingsformulier met behoorlijk

ingevulde en ondertekende inventaris (samen met een afschrift waaruit de bevoegdheid of de volmacht van de ondertekenaar van de offerte blijkt - afschrift Belgisch Staatsblad);

Een volledige beschrijving en alle gevraagde bijkomende documentatie; Al de stukken, attesten, certificaten en verklaringen gebeurlijk vereist in dit

bestek;

Technische bekwaamheidAls bewijs van de technische bekwaamheid moet de inschrijver volgende inlichtingen en documenten bij zijn offerte voegen:

1° een lijst van minstens twee referenties tijdens de afgelopen vijf jaar, met vermelding van bedrag en datum van de publiek- en/of privaatrechterlijke instanties waarvoor zij bestemd waren. Deze referenties moeten op jaarbasis een omvang hebben vergelijkbaar met de beschreven opdracht en moeten in gebruik zijn. De referenties moeten worden aangetoond door certificaten van goede uitvoering die door deze instanties zijn opgesteld of goedgekeurd. (inclusief met vermelding contactpersoon en telefoonnummer).

2° een lijst van de tot de onderneming van de leverancier behorende technici of technische diensten en aanduiding van de organisatie van deze technici met opgave van het opleidingsniveau en bewezen ervaring van deze technici. De leverancier toont via deze lijst aan dat hij beschikt over voldoende gekwalificeerde technici (minstens 10).

Automatische screening van documentenVolgende attesten worden automatisch, door de aanbestedende overheid opgevraagd via de officiële kruispuntbank (DIGIFLOW) en moeten niet bijgevoegd worden:

In toepassing van het KB van 20 juli 2005 dient de Belgische inschrijver het RSZ-attest (document waaruit blijkt dat de kandidaat-inschrijver voldoet aan de voorschriften inzake bijdragen voor de sociale zekerheid en bestaanszekerheid) en attest van niet-faillissement (document afgeleverd door de Rechtbank van Koophandel, waaruit blijkt dat de inschrijver geen aangifte

10

heeft gedaan van faillissement of geen gerechtelijk akkoord aangevraagd heeft of niet in staat van faillissement, vereffening of een gelijkaardige situatie verkeert) of soortgelijke niet bij zijn inschrijving te voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen;

Belangrijke opmerking: De buitenlandse inschrijver dient bij zijn inschrijving wel een attest (ev.

attesten) te voegen, overeenkomstig art. 17 bis, §2, 43bis, §2 en 69bis, §2 van het Belgisch KB van 8 januari 1996.

1.14 GunningscriteriaOvereenkomstig de bepalingen en voorwaarden vermeld in het bestek zal de opdracht gegund worden door middel van een algemene offerteaanvraag met Belgische en Europese bekendmaking, in toepassing van artikel 16 van de wet van 24.12.1993 en artikel 115 van het KB van 08.01.1996, aan de kandidaat-inschrijver die de meest voordelige, regelmatige offerte indient op basis van de in het bestek bepaalde gunningscriteria.

Prijs (40 punten) score: 40 x (prijs laagste inschrijver)

(prijs beoordeelde inschrijver)

In het kader van Total cost of ownership (TCO) wordt met de "prijs" alle kostprijselementen bedoeld die door het opdrachtgevend bestuur dienen gemaakt te worden in het kader van deze opdracht en dus ook kosten die als dusdanig geen deel uitmaken van de aanbieding van de kandidaat. De beoordeling van de prijs gebeurt o.a. op basis van de huurprijs, de paginakost en de andere directe en indirecte kosten.

Technische kwaliteit (30 punten)De technische kwaliteit zal globaal beoordeeld worden aan de hand van onder andere gebruiksvriendelijkheid, de geschiktheid van de apparatuur voor de opdrachten, aansturing van het reproductie- en afwerkingproces, print -en ripsnelheden, de informaticatechnische waarde van de aangeboden configuratie en oplossing, getrouwheid kleurweergave, kleurvastheid in de tijd, bij recto/verso, register, kwaliteit en degelijkheid van de afwerking. Technologische en functionele kwaliteit van de aangeboden software oplossingen.

Dienstverlening (20 punten)De dienstverlening zal globaal beoordeeld worden rekening houdend met onder andere service, onderhoud, de maximale interventietijd, de aangeboden opleiding, de bestelprocedure voor verbruiksproducten, de geboden waarborgen bij langdurige en frequent voorkomende defecten, maatregelen die de leverancier treft om de beschikbaarheid van de toestellen te verhogen, gegarandeerde procentuele beschikbaarheid van de toestellen, de maandelijkse printvolumes waarbinnen het toestel optimaal werkt, de organisatie van de technische dienst, de aangeboden opvolging van de toestellen, de onderdelen die door de gebruiker moeten onderhouden en/of vervangen worden

Milieu (10 punten)

11

Het milieucriterium zal globaal beoordeeld worden rekening houdend met onder andere energieverbruik en energiespaarmogelijkheden, emissies, constructie en materiaalkeuze, verpakking, geluidsproductie, afvalmateriaal

1.15 Wijziging hoeveelhedenDe kandidaat-inschrijver kan de aangeduide hoeveelheden van de inventaris niet wijzigen, ongeacht of het om forfaitaire dan wel om vermoedelijke hoeveelheden gaat.

De opgegeven hoeveelheden kunnen desgevallend (naargelang de noodzaak) door het bestuur verminderd of vermeerderd, desnoods volledig geschrapt worden.

1.16 Vergissingen en leemtenIndien de inschrijver in het bestek of in de aanvullende documenten van de opdracht zodanige vergissingen of leemten vaststelt dat het hem onmogelijk is een prijs te berekenen, of dat de vergelijking van de offertes niet meer opgaat, geeft hij daarvan onverwijld, althans ten minste tien dagen vóór de dag van de opening van de offertes, schriftelijk kennis aan de aanbestedende overheid, behoudens zo de inkorting van de termijn voor het indienen van de offertes niet toelaat deze voorwaarde na te leven.

De aanbestedende overheid oordeelt of het, wegens de belangrijkheid van de vergissingen of de leemten, verantwoord is de zitting van de opening van de offertes te verdagen en een rechtzetting te publiceren.

1.17 Neer te leggen modellen, demo'sTeneinde een technische evaluatie op modellen te laten uitvoeren kan de provincie de voorgestelde toestellen aan testen onderwerpen. Hiervoor zal het toestel gratis ter beschikking gesteld worden van de provincie binnen een termijn van drie weken vanaf de schriftelijke aanvraag.

Aan de inschrijver kunnen typemodellen opgevraagd worden die ter plaatse, op een eigen locatie van het bestuur voldoende lang, ter beschikking van het bestuur dienen gesteld te worden voor het uitgebreid testen van de verschillende elementen in de beoordeling.

Het bestuur wenst bovendien dat een demo–opstelling van de aangeboden artikelen (aangeboden multifunctionals, toestellen van de drukkerij, beheertool, tool afdrukbeheer,...) plaats vindt bij de inschrijver zelf (of op een locatie gekozen binnen een straal van 100 km vanuit Leuven) en dit binnen een termijn van 10 kalenderdagen, nadat de vraag schriftelijk gesteld wordt (datum brief + 10 kalenderdagen).

De tentoongestelde modellen dienen strikt conform te zijn met de technische specificaties van het bestek.

Iedere afwijking kan leiden tot de uitsluiting van het voorgestelde model tijdens de technische evaluatie in de gunningsfase.Het provinciebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele beschadigingen of vernietigingen die de proefmodellen oplopen als gevolg van het technisch nazicht en de testen.

12

13

deel 2. Administratieve contractuele bepalingen

2.1 AlgemeenDit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het Koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van 18-10-1996), zoals gewijzigd bij KB van 29 april 1999 (B.S. van 19-05-1999) en KB van 20 juli 2000 (BS van 30-08-2000), tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing alsmede de bepalingen van de bijlage bij dit Koninklijk besluit.

2.2 Leidend ambtenaarDe leiding en het toezicht op de uitvoering van de opdracht zal gebeuren door het diensthoofd facilitair beheer (Christiane Klewais) of haar afgevaardigde(n).

Leiding en toezicht per site of provinciale instelling:De leiding en het toezicht op de uitvoering zal geschieden door de lokale gebouwverantwoordelijke of domeinbeheerder.

2.3 Bijkomende informatieInformatie over de inhoudelijke en technische aspecten van de opdracht kan schriftelijk bekomen worden op het volgende e-mail adres: multifunctionals@vlaamsbrabant.be

Tot tien dagen voor de opening van de offertes zullen elk van de kandidaat-inschrijvers, die het bestek hebben opgevraagd, een schriftelijk antwoord ontvangen op elk van de gestelde vragen. Deze antwoorden zullen ook gepubliceerd worden op www.vlaamsbrabant.be/overheidsopdrachten. De kandidaat-inschrijvers dienen met deze informatie rekening te houden bij het opstellen van hun offerte.

2.4 Uitvoering van de opdrachtDe kandidaat-inschrijver is verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van deze opdracht. Hij is bovendien alleen en volledig verantwoordelijk voor alle ter beschikking te stellen middelen, zowel qua kwaliteit als qua kwantiteit, teneinde de beoogde resultaten te bereiken.

2.5 Organisatie en draagwijdte van het toezichtDe aanbestedende overheid kan overal toezicht laten houden op de voorbereiding en/of de uitvoering van werken, leveringen en diensten met alle geëigende middelen, in het bijzonder de keuringen. De kandidaat-inschrijver is verplicht alle inlichtingen en faciliteiten aan de gemachtigden van de aanbestedende overheid te verstrekken voor het vervullen van hun taak. De kandidaat-inschrijver kan zich op dit toezicht niet beroepen om van zijn aansprakelijkheid te worden ontheven wanneer de werken, leveringen of diensten uit hoofde van één of ander gebrek zouden worden geweigerd.

14

Een logboek wordt door de kandidaat-inschrijver ter beschikking gesteld als extra communicatiemiddel waarin alle eventuele opmerkingen, meldingen, bijsturingen of wensen betreffende het goede verloop van de opdracht zowel door de inschrijver als de aanbestedende overheid kunnen genoteerd en beantwoord worden.

2.6 BorgtochtEr wordt een borgtocht geëist vanwege de opdrachthouder overeenkomstig de terzake geldende wettelijke voorschriften voor opdrachten, meerbepaald afdeling 3 van het K.B. van 26.09.96 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (BS 18.10.96).

Het bedrag van de borgtocht is vastgesteld op 5% van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht op jaarbasis (excl. btw). Het aldus bekomen bedrag wordt naar het hoger tiental afgerond.

De Borgtocht kan gesteld worden via de Deposito- en Consignatiekas, Wetstraat 71 te 1040 Brussel (http://depositokas.be/), of via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975, betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).

Het bewijs van de borgstelling dient binnen een termijn van 30 kalenderdagen, volgend op de schriftelijke bekendmaking aan de kandidaat-inschrijver van de gunning van de opdracht, toe te komen bij:Provincie Vlaams-Brabantt.a.v. dienst facilitair beheerProvincieplein 1 te 3010 Kessel-Lo (Leuven)

2.7 Vrijgave borgtochtDe borgtocht gestort voor onderhavige opdracht wordt vrijgegeven na de volledige uitvoering van de opdracht en de volledige definitieve oplevering.

In elk geval stuurt de kandidaat-inschrijver het verzoek tot vrijgave van de borgtocht naar: Provincie Vlaams-Brabantt.a.v. dienst facilitair beheerProvincieplein 1 te 3010 Kessel-Lo (Leuven)

2.8 OnderaannemersDe kandidaat-inschrijver mag voor de uitvoering van de opdracht beroep doen op onderaannemers.

De opdracht op zich is niet overdraagbaar. De kandidaat-inschrijver kan voor de praktische uitvoering van de overeenkomst onderaannemingscontracten afsluiten met onderaannemers. De kandidaat-inschrijver dient, in voorkomend geval, een lijst van onderaannemers te kunnen voorleggen, voor deze kandidaat-onderaannemer gelden dezelfde identieke selectiecriteria gelden als voor de kandidaat-inschrijver zelf. Hiervoor

15

dient de kandidaat-inschrijver alle gevraagde documenten, inlichtingen en attesten in het bestek van de kandidaat-onderaannemer bij zijn offerte te voegen. De verbintenissen blijven echter steeds ten laste van de kandidaat-inschrijver zelf. Bij een onderaanneming blijft de hoofdaannemer volledig aansprakelijk, hij is ook de enige verantwoordelijke.

Het opdrachtgevend bestuur is enkel contractueel verbonden met de kandidaat-inschrijver. Het gebruik van onderaannemers, tijdelijke of definitieve verenigingen, ontslaat de kandidaat-inschrijver, noch ten volle, noch ten dele van de algemene en bijzondere voorwaarden van dit bestek of van latere contractuele bepalingen.

Afgezien van de onderaannemers door de dienstverlener vermeld of voorzien in de offerte mag de dienstverlener noch het geheel, noch een gedeelte van zijn verbintenissen aan onderdienstverleners overdragen, zonder de uitdrukkelijke voorafgaandelijke en schriftelijke toestemming van het bestuur.

Door onderaannemers zonder deze toestemming in te schakelen stelt de dienstverlener zich bloot aan de sancties en de maatregelen van ambtswege voorzien in artikel 20 van de algemene aannemingsvoorwaarden.

2.9 PrijsherzieningVoor onderhavige opdracht is geen prijsherziening mogelijk.

2.10 BetalingenDe betalingen van onderhavige opdracht worden gedaan binnen de vijftig kalenderdagen te rekenen vanaf de datum waarop de keuringsformaliteiten werden beëindigd (KB 26.09.1996 – AAV – artikels 55, §4 en artikel 71), de factuur wordt ontvangen, indien ze wordt toegezonden na beëindiging van de keuringsformaliteiten, elke deellevering of deelprestatie gekeurd wordt, indien het een levering of prestatie in verschillende malen betreft en indien het bestuur gelijktijdig in het bezit is van de regelmatig opgestelde factuur met vermelding van de belasting op de toegevoegde waarde (btw).

Voor deze opdracht geldt volgende specifieke bepaling:De kandidaat-inschrijver dient ieder trimester een factuur in op basis van de reële tellerstanden, na geleverde en aanvaarde prestaties. De kandidaat-inschrijver legt na elk trimester, en voorafgaand aan zijn factuur, een overzicht van de geleverde prestaties ter goedkeuring aan het provinciebestuur voor.

Belangrijke opmerking:De facturen en/of creditnota's moeten in drievoud toegestuurd worden aan de gebouwverantwoordelijke of domeinbeheerder van de instelling of het domein:

Provinciehuis Leuven: t.a.v. dienst facilitair beheer, Provincieplein 1, 3010 Kessel-Lo;

Overige provinciale instellingen en domeinen t.a.v. de lokale gebouwverantwoordelijke of domeinbeheerder (lijst wordt vrijgegeven na toewijzing, aan de kandidaat-inschrijver die de opdracht binnenhaalt).

16

2.11 Uitvoeringsmodaliteiten (KB van 26 september 1996 artikel 52)De leveringstermijn voor de toestellen bedraagt max. 40 kalenderdagen, te rekenen vanaf de datum van de toewijzingsbrief. De levertermijn vervat o.a. de termijn voor de levering, de installatie, de aansluiting op het netwerk en de functionele ingebruikstelling van zowel de toestellen als de beheertool en de andere nodige software. Op het einde van de levertermijn dienen de toestellen dus volledig operationeel en gebruiksklaar te zijn.

2.12 Specifieke bepalingen

2.12.1 Plaats van levering (KB van 26 september 1996 artikel 55 §1)

De plaats van levering is binnen het grondgebied van de provincie Vlaams-Brabant en Brussels gewest.

Hieronder staat een huidige, indicatieve lijst van de provinciale instellingen: INSTELLING ADRES PLAATS

Provinciehuis Vlaams - Brabant Provincieplein 1 3010 LeuvenOnthaalbureau Leuven Mgr. Ladeuzeplein 17 3000 LeuvenOnthaalbureau Asse Weverstraat 29 1730 AsseOnthaalbureau Vilvoorde Witherenstraat 30 1800 VilvoordeOnthaalbureau Halle Vandenpeereboomstraat 78

bus 21500 Halle

Onthaalbureau Diest Veemarkt 4 3290 DiestOnthaalbureau Zaventem Stationstraat 26 bus 7 1930 ZaventemPIVO algemeen Poverstraat 75 1731 Asse (Zellik)PIVO brandweerschool Poverstraat 75 1731 Asse (Zellik)PIVO politieschool Poverstraat 75 1731 Asse (Zellik)PIVO waterlopen Poverstraat 75 1731 Asse (Zellik)Hanenbos - vormingscentrum Lotsesteenweg 103 1653 Beersel

(Dworp)Provinciedomein Halve Maan Diest - recreatie

Omer Vanaudenhovelaan 48 3290 Diest

Provinciedomein Huizingen - recreatie Torleylaan 100 1654 Beersel-Huizingen

Provinciedomein Kessel-Lo - recreatie Gemeenteplein 5 3010 Kessel-LoProvinciedomein Het Vinne Zoutleeuw - recreatie

Ossenwegstraat 70 3440 Zoutleeuw

Mobiele ploegen Kessel-Lo Gemeenteplein 5 3010 Kessel-LoPSBO - Tienen / school Veldbornestraat 89 3300 TienenPISO Tienen - ASO/TSO school Alexianenweg 2 3300 TienenDe Nobel (site PISO Tienen) - avondonderwijs

Alexianenweg 2 3300 Tienen

De Wijnpers - tuinbouwschool Mechelsevest 72 3000 LeuvenDe Nobel (site De Wijnpers)- avondonderwijs

Mechelsevest 72 3000 Leuven

Provinciaal Proefcentrum voor Kleinfruit Molenstraat 26 1760 Roosdaal

17

'Pamel' - proefstation landbouwPAC/De Blauwe Stap - proefstation landbouw

Blauwe Stap 25 3020 Herent

Deze lijst is niet limitatief: nieuwe adressen kunnen bijgevoegd worden.

2.12.2 Nazicht van de levering (KB van 26 september 1996 artikel 55 §4)De voorlopige definitieve oplevering geldt als keuring a posteriori.

2.13 Voorlopige oplevering (KB van 26 september 1996 artikel 57 §1 en §2 en artikel 61 §1)Testscenario

De kandidaat-inschrijver dient zelf testen uit te voeren voor de controle van de levering, de installatie, de aansluiting op het netwerk, de integratie met de beheersoftware en de volledige ingebruikname en hiervoor een testscenario uit te werken. Dit scenario dient bij de offerte gevoegd te worden. De aanbestedende overheid dient op voorhand verwittigd te worden wanneer de kandidaat-inschrijver gaat testen zodat de testen eventueel in aanwezigheid van een afgevaardigde van het bestuur kunnen plaatsvinden. Het resultaat van deze testen moet bij de aanvraag van voorlopige oplevering gevoegd worden.

Voorlopige definitieve oplevering op de plaats van de levering

De voorlopige oplevering verloopt volgens de volgende werkwijze die ook geldt als keuring a posteriori: een volledige oplevering op de plaats van levering zonder gedeeltelijke oplevering op de plaats van fabricage.

De toestellen dienen door de kandidaat-inschrijver geleverd, geïnstalleerd, aangesloten op het netwerk, geïntegreerd met de beheersoftware te worden en dienen volledig gebruiksklaar te zijn.

De aanbestedende overheid ziet de leveringen na op de leveringsplaats. Ze neemt eveneens de eventuele beschadigingen op. Het resultaat van dit nazicht alsmede het tijdstip waarop de leveringen gebruiksklaar zijn worden vermeld in een proces-verbaal.

De aanbestedende overheid beschikt over dertig kalenderdagen om voornoemde formaliteiten van onderzoek te vervullen en aan de aannemer kennis te geven van de uitslag en van haar beslissing van aanvaarding of verwerping. Deze termijn gaat in de dag volgend op de dag waarop de leveringen ter bestemming zijn gekomen en gebruiksklaar zijn, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit van de resultaten van de testen en van de leveringslijst of factuur wordt gesteld.

De voorlopige oplevering kan aangevraagd worden door de kandidaat-inschrijver per leverplaats/locatie. De uitvoerder dient, per deellevering, een schriftelijke aanvraag tot nazicht van de verrichte leveringen in.

2.14 Definitieve oplevering (KB van 26 september 1996 artikel 64)De definitieve oplevering gebeurt stilzwijgend na het beëindigen van de volledige opdracht wanneer deze geen aanleiding tot klachten heeft gegeven.

18

2.15 Boete en ingebrekestelling

2.15.1 Boeten wegens laattijdige uitvoering (KB van 26 september 1996 artikel 66 §1)

1° Het louter verstrijken van de eventuele verlengde leveringstermijn stelt de leverancier in gebreke. Alle voorschriften betreffende de boeten wegens laattijdige uitvoering, treden van rechtswege in werking, zonder enige kennisgeving of bericht.2° De boeten wegens laattijdige uitvoering worden berekend naar rata van 0,07 percent per kalenderdag vertraging, met een maximum van 5 percent van de waarde van de goederen waarvan de levering met dezelfde vertraging gebeurde. De waarde van de leveringen wordt berekend op grond van de oorspronkelijke aannemingsprijs eventueel gewijzigd door bijakten, zonder rekening te houden met de prijsherzieningen bedoeld in artikel 13, §2 en §3, noch met de kortingen wegens minderwaarde bedoeld in artikel 20, § 9. Worden niet aangerekend, de boeten wegens laattijdige uitvoering waarvan het totaal bedrag geen 55 euro per opdracht bereikt.3° Indien bepaald is dat de levering gespreid moet worden uitgevoerd, worden de boeten wegens laattijdige uitvoering overeenkomstig de uitvoeringstermijnen voor elke gedeeltelijke levering afzonderlijk toegepast.Onverminderd het bepaalde in artikel 60, § 3, derde lid, geldt als de datum voor de levering voor het toepassen van boeten wegens laattijdige uitvoering, de datum waarop de leveringen voor het verrichten van de gedeeltelijke voorlopige oplevering ter beschikking van de aanbestedende overheid worden gesteld.

4° Wanneer de opdracht uit verschillende delen of fazen bestaat, ieder met een eigen uitvoeringstermijn en een eigen bedrag, wordt voor de toepassing van de boeten elk van de onderdelen met een afzonderlijke opdracht gelijkgesteld.

5° Indien de opdracht niet uit delen of fazen in de zin van het 4°bestaat, doch dat het bestek gedeeltelijke uitvoeringstermijnen bepaalt zonder deze daarom als bindend aan te wijzen, moeten deze termijnen als loutere vooruitzichten worden beschouwd voor de uitvoering van de opdracht en wordt, voor de toepassing van de boeten alleen de eindtermijn in aanmerking genomen. Indien het bestek echter vermeldt dat de gedeeltelijke uitvoeringstermijnen dwingend zijn, dan wordt het niet in acht nemen ervan bestraft door speciale in het bestek daartoe voorziene boeten of indien geen dergelijke bepaling voorkomt, door boeten die in overeenstemming met de bepaling in het 2° worden berekend.

2.15.2 Boeten SLA beschikbaarheidIn het kader van hoofdstuk 4.7 SLA Onderhoud en beschikbaarheid worden er boetes toegepast indien de SLA niet gerespecteerd wordt. Deze boetes worden onder 4.7 in detail beschreven.

2.16 Middelen en procedure van optredenDe kandidaat-inschrijver wordt in verband met de uitvoering van de opdracht geacht in gebreke te zijn: wanneer de prestaties niet geheel voltooid zijn binnen de contractueel bedongen termijn

of op de verschillende voor de gedeeltelijke voltooiingen vastgestelde data; in het bijzonder wanneer de deadline niet wordt gehaald;

19

ongeacht het ogenblik, wanneer de prestaties niet zodanig vorderen dat zij op de vastgestelde data volledig kunnen worden voltooid;

wanneer de geldig gegeven schriftelijke bevelen van het bestuur niet worden nageleefd; wanneer de prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in het

bestek; wanneer de eigen of externe medewerkers van de opdrachthouder de vertrouwelijkheid

van de informatie niet naleven.

2.17 Elementen die in de prijzen begrepen zijn (KB van 26 september 1996 – artikel 49)

De kandidaat-inschrijver wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de levering(en) wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde.In de prijzen zijn o.a. gerekend: de levering, de plaatsing en de inwerkingstelling van de toestellen met inbegrip van

de eventuele bijkomende kosten (kosten voor verpakking, het laden, de overslag en het overladen, het vervoer, de verzekering, het inklaren, kosten voor het lossen, van het uitpakken en van het stapelen op de plaats van de levering,...) verbonden aan de levering;

de terugname van verpakkingen; de kosten voor de documentatie; een Nederlandse gebruiksaanwijzing m.b.t. de werking, gebruikswijze, inspectie,

onderhoud en veiligheidsvoorzieningen voor elk geïnstalleerd toestel; de tol-, invoer- en accijnsrechten; de keuring- en de opleveringskosten; de vorming, de training en de verdere opleiding voor de gebruikers van de

verschillende diensten en verschillende provinciale instellingen, de helpdeskmedewerkers en de techniekers van de facilitaire dienst en de dienst ICT met betrekking tot het gebruik en het onderhoud van de machines tot volledige voldoening van de opdrachtgever;

de forfaitaire vergoeding voor het betalen van auteursrechten (= reprobeltaks);

alle onderhoud- en herstellingenkosten over de ganse duur van het contract, met inbegrip van de levering van vervangstukken, de uurlonen en de verplaatsingskosten;

alle prestaties die noodzakelijk zijn voor de aansluiting van de toestellen op het netwerk;

alle prestaties die noodzakelijk zijn voor installatie, configuratie en operationeel brengen van de beheersoftware op het netwerk;

de upgrade van softwareversies en het installeren van de nodige driversoftware;

toestellen zonder console dienen voorzien te zijn van een onderkast; de toelevering van alle nodige producten inclusief zwart- en kleurentoner en

nietjes alsmede de toeleveringskosten, met uitzondering van het fotokopiepapier; een voorraad van benodigde producten voor ongeveer 3 maanden moet ten alle

tijde aanwezig zijn bij elk toestel; de terugname van lege tonderbussen en van alle andere wisselstukken en de

later, ecologische verantwoorde verwerking van de tonderrestanten; de ophaling van de toestellen aan het einde van de opdracht;

20

alle andere kosten verbonden aan de levering (bv. demonteren en monteren van ramen,...).

2.18 EigendomsoverdrachtAangezien het hier een huur betreft, heeft er geen eigendomsoverdracht plaats. De nieuw geleverde toestellen en de software blijven dus eigendom van de leverancier. Ze mogen voor hun normaal doel door het opdrachtgevend bestuur gebruikt worden vanaf de installatie.

2.19 Aansprakelijkheid van de kandidaat-inschrijver

De kandidaat-inschrijver draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten die in de verleende leveringen en aanvullende diensten voorkomen, inzonderheid in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere ter uitvoering van de opdracht door hem voorgelegde stukken.

2.20 Eventuele bijkomende toestellen tijdens de looptijd van het contract

Indien door het bestuur tijdens de looptijd van het contract een bijkomend toestel afgeroepen wordt, zal de huurprijs van dit toestel berekend worden via de regel van 3.

Voorbeeld:De maandelijkse huurprijs per maand bedraagt 100 euro, na 12 maanden heeft het bestuur een bijkomende multifunctional nodig. Formule:

huurprijs per maand x 60 maanden48 maanden

Indien er tijdens de laatste 2 jaar van het contract nog bijkomende toestellen worden bijgeplaatst, kan dit op basis van reeds gebruikte toestellen en dienen hiermee overeenstemmende tarieven te worden gehanteerd.

21

deel 3. Uitvoeringsmodaliteiten

3.1 Algemene uitvoeringsrichtlijnenOnderstaande bepalingen zijn van toepassing voor alle provinciale diensten, instellingen en domeinen.

3.1.1 OverlegvergaderingenDe kandidaat-inschrijver stelt een centraal aanspreekpunt aan (SPOC / commerciële verantwoordelijke) aan, die als contactpersoon fungeert naar de verantwoordelijke van elke deelnemende instelling.

De SPOC / commercieel verantwoordelijke zal geregeld, op bepaalde tijdstippen, deelnemen aan overlegvergaderingen.

Dit ontslaat hem geenszins van zijn verplichting om de dienstverlening regelmatig op te volgen en eventuele problemen proactief op te lossen.

Elke provinciale instelling duidt eveneens een centrale contactpersoon aan, bevoegd voor de instelling (doorgaans de verantwoordelijke gebouw- of domeinbeheerder - of zijn afgevaardigde). Alle praktische, lokale schikkingen worden door hen geregeld.

De leidend ambtenaar van de aanbesteding fungeert als algemeen centraal aanspreekpunt voor de kandidaat-inschrijver.

Frequentie van de overlegvergaderingen:Vast te leggen, per site, met de respectievelijke gebouwverantwoordelijke / gebouwbeheerder of domeinbeheerder.

Alleszins dient er een regelmaat aan de dag gelegd te worden met de kandidaat-inschrijver, teneinde de dienstverlening te screenen en desnoods bij te sturen.

Bij de opstartfase kan deze frequentie hoog liggen (bv. tweewekelijks of maandelijks overleg). Nadien kan dit op een lagere frequentie plaatsvinden (bv. driemaandelijks of halfjaarlijks).

3.1.2 Modaliteiten van de overeenkomst

3.1.2.1 Looptijd of duur van de overeenkomstDe opdracht loopt over een periode van 60 maanden te rekenen vanaf de dag van voorlopige oplevering. Deze moet plaatsvinden ten laatste op 25 oktober 2011. De exacte aanvangsdatum zal vermeld worden in de toewijzingsbrief.

Begindatum: De provinciale diensten, instellingen en domeinen, opgegeven in tabel 6.2.1., zullen vanaf het begin in de raamovereenkomst stappen. Tijdens de looptijd van het raamcontract kunnen er eventueel nog bijkomende toestellen worden afgeroepen

22

(bv. indien ze een bijkomend toestel nodig hebben, een nieuwe provinciale instelling die wil instappen,...).

De termijn begint te lopen in onderlinge afspraak, na de betekening van de officiële toewijzing (de aanvang- en einddatum zal expliciet in de gunningsbrief vermeld worden).

Identieke einddatum: Alleszins verstrijkt de overeenkomst van alle deelnemende provinciale diensten, instellingen, domeinen op dezelfde einddatum.

3.1.2.2 OpzegmodaliteitenHet bestuur kan de huidige overeenkomst van rechtswege en zonder formaliteit opzeggen ingeval van faillissementsaanvraag door de inschrijver, van gerechtelijke bewindvoering, neerleggen van de boeken, insolvabiliteit of stopzetting van de activiteiten door de inschrijver, zwartwerk.

Tussen het bestuur en de inschrijver wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat, ingeval van opzeg zoals hierboven (punt a) omschreven, de inschrijver geen aanspraak kan maken op enige schadeloosstelling noch intresten, van welke aard ook.

3.1.2.3 OvermachtOvermacht zal bepaald worden in overeenstemming met de Belgische Wet.

Het falen bij aanwerving van mensen of bij aanschaffing van materialen zal niet aanzien worden als overmacht.

Ingeval van overmacht zal de uitvoeringsduur van de aangegane verplichting verlengd worden met een duur gelijkwaardig aan de duur van het in aanmerking te nemen voorval.De inschrijver verbindt er zich toe het bestuur op de hoogte te stellen van zodra hijzelf op de hoogte is van een dergelijk voorval, en dit binnen een termijn van acht (8) kalenderdagen vanaf het genoemde geval. Hij zal er tevens het bewijs van leveren binnen de gestelde termijn.In voorkomend geval zullen het bestuur en de inschrijver gezamenlijk beslissen aan welke voorwaarden en verplichtingen in hoofde van de overeenkomst of van de bestelling, dienen te worden nageleefd.

De inschrijver zal al het mogelijke doen om de oorzaken van de vertraging uit te schakelen of te vermijden, en zal zijn verplichtingen opnieuw naleven van zodra het ingeroepen voorval verdwenen zal zijn.

Indien het geval van overmacht één (1) maand zou overschrijden, behoudt het bestuur zich het recht voor de overeenkomst en/of bestelling op te zeggen, van rechtswege en zonder formaliteit, mits in achtname van een opzegperiode van één (1) kalendermaand.

23

3.1.3 Facturatie van prestaties

3.1.3.1 Trimesteriële factuurBij de aanvang van de overeenkomst wordt het pakket van te leveren prestaties vastgelegd. Op basis van de neergelegde prijzen en tarieven kan er een trimesteriële factuur berekend worden.

De kandidaat-inschrijver dient ieder trimester een factuur in op basis van de reële tellerstanden, na geleverde en aanvaarde prestaties. De kandidaat-inschrijver legt na elk trimester, en voorafgaand aan zijn factuur, een overzicht van de geleverde prestaties ter goedkeuring aan het provinciebestuur voor.

Dit bedrag dekt alle kosten en uitgaven, van welke aard ook, die voortkomen bij de uitvoering van de opdracht, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde.

3.1.3.2 Extra prestaties, buitengewone opdrachtenAlle specifieke, bijkomende prestaties, niet omschreven in de bestelling en door het bestuur aan de inschrijver gevraagd tijdens de uitvoering van de overeenkomst, zullen voorafgaandelijk het voorwerp uitmaken van een addendum aan die bestelling.

Deze prestaties worden steeds apart gefactureerd, met toevoeging van de schriftelijke vraag tot uitvoering van het bestuur.

3.1.3.3 WijzigingenIedere wijziging aan de inhoud van het lastenkohier zal aanleiding geven tot een financiële revaluatie (opwaarts of dalend), door middel van een aanhangsel aan de bestelling en berekend volgens de tarieven aanvaard door beide partijen bij het opstellen van de overeenkomst.

24

deel 4. Inhoudelijke en technische specificaties

4.1 Omschrijving opdrachtOpdracht (raamovereenkomst) voor het huren en onderhouden van multifunctionals van de provinciale diensten, instellingen en domeinen (provinciebestuur Vlaams-Brabant)

De opdracht moet gezien worden als één geheel. Er zijn geen percelen.

De inschrijver draagt de eindverantwoordelijkheid en engageert zich voor de opdracht in zijn totaliteit.

4.2 Beschrijving provinciale administratieIn het provinciehuis worden op de plaatsen/verdiepingen, vermeldt in bijlage 6.2.1., multifunctionals voorzien. Het uitgangspunt van het bestuur is dat de huidige multifunctionals worden vervangen, maar dat het aantal multifunctionals in het provinciehuis hetzelfde blijft. Hiervoor zijn er een aantal redenen. Ten eerste voor de kostprijs, ten tweede meer toestellen is schadelijker voor het milieu en ten derde op de verdiepingen is er geen mogelijkheid om een tweede multifunctional te plaatsen omwille van plaatsgebrek.

In de drukkerij dienen er 2 zwart-witte toestellen te komen. Het 2de zwart-wit toestel is verplicht als back-up toestel. In de drukkerij dient er ook een kleurentoestel te worden voorzien.

4.3 Beschrijving provinciale instellingen: algemene informatie

Het betreft hier instellingen met sterk uiteenlopende activiteiten zoals:

- kantoorgebouwen (bv. provinciehuis Vlaams-Brabant te Leuven, onthaalbureaus ...)- proefstations voor landbouw;- vormingscentra (bv. PIVO, Hanenbos);- scholen (PISO Tienen, De Wijnpers - Leuven, PSBO De Sterretjes Tienen...);- recreatieve domeinen (domein Kessel-Lo, Halve Maan Diest, domein Huizingen);- natuurgebied (Het Vinne - Zoutleeuw).

Een volledige, vulgariserende beschrijving betreffende de provinciale instellingen kan geraadpleegd worden op de website van de provincie Vlaams-Brabant:

www.vlaamsbrabant.be

Hierdoor kan de inschrijver een goed beeld vormen van de aard van de activiteiten van de bewuste instelling, zodat er een beter inzicht ontstaat over mogelijke opdrachten.

25

1. Werkdagen (algemeen) normale werkdagen van maandag tot en met vrijdag.

26

Specificaties per type instelling: provinciale domeinen (Kessel-Lo, Huizingen, Halve Maan te Diest, Het Vinne te

Zoutleeuw) kennen tijdens het hoofdseizoen (mei t.e.m. september) eveneens belangrijke activiteiten op zaterdag - zon- en feestdagen;

scholen (PISO, PIVO, Wijnpers te Leuven enz.) : verminderde activiteit tijdens de traditionele vakantieperiodes (o.a. kersvakantie, krokusvakantie, paasvakantie, juli-augustus, herfstvakantie);

vormingscentrum Hanenbos: piekmomenten in de periode juli - augustus

collectieve vakantiedagen (brugdagen): verlofplanning bestuur op te vragen.

Er worden meestal geen activiteiten uitgevoerd tussen kerstmis (25/12) en Nieuwjaar (01/01).

4.4 Technische en functionele bepalingen multifunctionals

Belangrijk: De inschrijver moet alle onderstaande vereisten expliciet in zijn offerte bevestigen.

4.4.1 Algemene bepalingenDe volgende beschrijving bevat de minimumeisen van het bestuur.

In de offerte is de prijs voor het papier niet inbegrepen.In de offerte is de prijs voor de nietjes wel inbegrepen.

Als bijlage is een lijst met de vermoedelijke aantallen machines die het bestuur nodig zal hebben gedurende deze periode.

4.4.2 Algemene eisen voor alle multifunctionalsDeze vereisten zijn geldig voor alle types toestellen die door de leverancier worden aangeboden.

Basisvereisten: alle verschillende types multifunctional die de inschrijver aanbiedt behoren tot

dezelfde productfamilie, hebben dezelfde gebruikersinterface en worden op dezelfde manier bediend;

de te leveren toestellen dienen nieuw en van een recent type te zijn en worden voor het eerst gebruikt. Enkel indien er tijdens de laatste 2 jaar van het contract nog bijkomende toestellen worden bijgeplaatst, kan dit op basis van al gebruikte toestellen;

het elektriciteitssnoer moet voorzien zijn van een universele stekker; ophalen van lege toner-, inktcartridges en andere vervangbare onderdelen is

verplicht en kosteloos. Het vervangen van toner- en inktcartridges zal door onze diensten gebeuren;

alle toestellen dienen te voldoen aan de vigerende veiligheidsnormen;

27

alle toestellen dienen geschikt te zijn voor onbeperkt gebruik van gewoon, chloorvrij en recyclagepapier;

alle toestellen moeten kunnen printen/kopiëren op kleefetiketten en transparanten;

alle toestellen dienen te beschikken over een reset-, onderbrekings- en stoptoets;

alle toestellen met een kopieerfunctie moeten kunnen kopiëren vanaf glasplaat (boeken);

aansluitbaar op bestaand equitracsysteem. Indien er bijkomende kosten zijn om dit mogelijk te maken dient de leverancier deze op te geven in zijn offerte;

Nederlandstalige, gebruiksvriendelijke display, met sterke voorkeur voor een kleurenaanraakscherm;

zwart-wit of kleur multifunctioneel toestel (kopiëren, beveiligd printen, beveiligd faxen, scannen);

papierformaat: minimum tot A3; 2 papierlades van minimum 500 vel (A5 tot en met A3 formaat); 2 grote papierlades van minimum 1500 (A4 formaat); handinvoer voor minimum 100 vel (A6 tot en met A3 formaat); papieruitvoer: minimum 2.500 vel; invoermogelijkheid: ADF(R) en via glasplaat; kopieermogelijkheid: RR, RRV, RVRV, RVR; programmatie van kaften, tussenvellen, bijlagen, kantlijnverschuiving; uitvoerresolutie: 600 DPI; zoomfunctie naar beneden en boven; papiergewicht: zeker tot 200 g/m²; dubbelzijdig printen/kopiëren standaard aanwezig (de inschrijver geeft duidelijk

aan of het toestel de documenten dubbelzijdig scant in één beweging of in twee bewegingen);

mogelijkheid tot nieten; uitgerust met sorter en finisher; korte opwarmtijd vanuit slaapstand (de inschrijver specificeert de tijd tot eerste

afdruk vanuit slaapstand); de afmetingen van de multifunctionals mogen ongeveer een maximale afmeting

hebben van lengte 1,50 meter en breedte 1 meter.

Netwerkvereisten: aansluiting op het netwerk via 10/100MBit ethernet kaart; IP adres via DHCP of manueel instelbaar; de individuele toestellen beschikken over een webinterface.

Gebruik van kleurOp de multifunctionals wordt het gebruik van kleur geïntroduceerd. In tabel "6.2.1. Bijlage 1: Raming op jaarbasis" staat een raming van het kleurverbruik per toestel. Bij de provinciale instellingen (voornamelijk de scholen) is er niet op elke multifunctional kleur voorzien.De vraag naar kleurafdrukken komt vanuit veel diensten en is voor een aantal toepassingen zeker gerechtvaardigd en zelfs noodzakelijk.

De kandidaat-inschrijver dient een beschrijving te geven van het gebruikte procedé.

28

Afdrukvereisten:Alle multifunctionals beschikken over volgende minimale specificaties voor het maken van afdrukken:

De printerdrivers voor de multifunctionals zijn beschikbaar voor Windows XP en Windows 7 (32 en 64 bit). De inschrijver garandeert dat er een compatibele printerdriver beschikbaar is binnen de 6 maanden na release van toekomstige nieuwe versies van Windows.

De printerdrivers zijn eveneens compatibel met Windows server 2003, 2008 en 2008R2 en zijn gecertificeerd voor gebruik met Citrix Presentation server (XenApp).

Alle MF's beschikken verplicht over een Postscript module en zijn compatibel met Postscript level 3.

De toestellen worden geleverd met een universele printdriver. Deze printerdriver ondersteunt de verschillende types geleverde MF's van de fabrikant en kan alle opties van deze toestellen effectief aansturen.

De MF's zijn (bij voorkeur) aanstuurbaar vanuit SAP op een Unix systeem. Alle toestellen zijn voorzien van een grote hoeveelheid RAM en een harde schijf

om het afdrukken van zeer grote en complexe (A3) (kleur)opdrachten te kunnen verwerken in een redelijke tijdsperiode. De inschrijver beschrijft duidelijk hoeveel RAM er wordt bijgevoegd t.o.v. de fabrieksmachines.

De interne print queue van het toestel moet minimaal 200 afdrukopdrachten kunnen verwerken.

Printjobs worden parallel gerasterd terwijl de vorige afdrukopdracht nog bezig is. Mogelijkheid om automatisch de volgorde van de jobs te veranderen op het

toestel, bv. indien een bepaalde papiersoort niet beschikbaar is. beveiligde afdruk, eventueel te gebruiken in combinatie met afdrukbeheer.

De inschrijver moet alle bovenstaande punten expliciet bevestingen en/of bewijzen.

Scanfunctionaliteiten:Alle multifunctionals beschikken over volgende minimale specificaties voor het maken van scans:

scannen in zwart/wit en kleur (op alle types); scannen A4/A3; scanfunctie resolutie min. 600 DPI; uitvoerformaat: pdf, jpeg, tiff; scan to email/folder; scan met OCR mogelijkheid van Nederlandstalige teksten (doorzoekbare PDF).

Fax:Alle toestellen hebben een ingebouwde faxkaart, voor aansluiting op een analoge faxlijn. Alle gebruikelijke faxfunctionaliteiten zijn op de toestellen aanwezig. Vanaf de pc kan er via de printerdriver ook rechtstreeks gefaxt worden via het toestel.

29

Taakverwerking:De toestellen moeten meerdere taken gelijktijdig kunnen uitvoeren. Bvb. een scanopdracht gelijktijdig uitvoeren met een printopdracht.

Milieueisen: De toestellen voldoen op gebied van energieprestatie aan de meest recente eisen

van Energy Star (= het programma voor labeling van energie-efficiënte kantoorapparatuur in de Europese Gemeenschap) Deze criteria zijn beschikbaar op www.eu-energystar.org/nl/nl_045b.shtml.

Kunststof onderdelen die zwaarder zijn dan 25 gram bevatten geen vlamvertragende stoffen of preparaten met één of meer van de volgende risicozinnen, gedefinieerd in de Richtlijn 67/548/EEG van de Raad:

- R 45 (kan kanker veroorzaken); - R 46 (kan erfelijke genetische schade veroorzaken);- R 60 (kan de vruchtbaarheid schaden);- R 61 (kan het ongeboren kind schaden);

De toestellen zijn gemakkelijk demonteerbaar voor recyclage:- Kunststofonderdelen zwaarder dan 25 g zijn voorzien van een permanente markering, conform met iso 11469:2000;- Kunststofonderdelen zijn gemaakt van een enkele polymeer of van compatibele polymeren, met uitzondering van de behuizing.

De toestellen zijn geschikt voor gerecycleerd papier dat voldoet aan de NBNV/ENV 12281:1996 of DIN 19309 betreffende de doorloopeigenschappen.

De inschrijver moet de beschikbaarheid van reserveonderdelen gedurende ten minste drie jaar na de productie garanderen.

De leverancier zorgt voor een uniform en eenvoudig systeem van inzameling van lege tonerbussen en afgeschreven verbruiksartikelen voor latere recyclage.

De inschrijver levert een technisch dossier of technische fiches, een testrapport van een erkend organisme of verwijzing naar overheidskeurmerk (indien het criterium hierin zit vervat), waaruit blijkt dat hij afdoend bewijst dat hij voldoet aan deze criteria.

4.4.3 Dimensionering van de toestellenDe inschrijver bepaalt zelf welke types toestellen hij aanbiedt, maar beperkt het aantal types tot het strikte minimum, teneinde het multifunctional park zo uniform mogelijk te maken.

Het provinciebestuur beschrijft geen specifieke vereisten qua aantal pagina's per minuut, maar laat de dimensionering van de toestellen over aan de inschrijver.

De inschijver moet wel rekening houden met: de levensduur van de toestellen van 5 jaar; de ramingen qua aantal pagina's per jaar voor de verschillende diensten, zoals

beschreven als bijlage 6;

30

de ramingen qua piekverbruik per maand voor de verschillende diensten, zoals beschreven als bijlage 6;

de SLA voor de toestellen, die een hoge beschikbaarheid aan de individuele toestellen oplegt, waardoor de geraamde jaarlijkse hoeveelheden vlot door de toestellen moeten kunnen verwerkt worden. Mocht tijdens het contract blijken dat de toestellen ondergedimensioneerd zijn en de geraamde hoeveelheden niet aankunnen (wat zich bv. uit in herhaalde storingen, ...) kan volgens de bepalingen in de SLA een permanente vervanging van een toestel geëist worden;

er mogen geen wachtrijen aan de toestellen ontstaan, dus het aantal pagina's per minuut in full duplex dient voldoende hoog te zijn om de piekverbruiken vlot te verwerken.

Alle toestellen zijn bij levering standaard uitgerust met alle gevraagde mogelijkheden, zoals fax, scan, printer, ...

4.4.4 Specifieke eisen voor de machinesDe multifunctionals dienen voorzien te worden van een badgelezer. De gebruikers dienen zich aan te melden via hun badge. Het provinciebestuur gebruikt momenteel badgekaarten van het type Duoprox II HID badges" (ref. 1336), geleverd door de firma Kaba Belgium die voldoen aan de standaard ISO-7810.

Alle multifunctionals, behalve deze van de drukkerij, dienen voorzien te worden van een badgelezer.

4.5 Technische en functionele bepalingen drukkerijtoestellen

Belangrijk: De inschrijver zal alle onderstaande vereisten expliciteit in zijn offerte bevestigen.

4.5.1 Algemene eisen voor de zwart-wit productietoestellen in de drukkerij

De drukkerij verwerkt centraal zeer grote hoeveelheden afdrukken, hiervoor moeten toestellen voorzien worden die in staat zijn om zeer grote hoeveelheden te kunnen afdrukken, met een beperkt aantal interventies en storingen. Voor de drukkerij moeten twee zwart-wit productietoestellen met een volume (per toestel) van gemiddeld 350.000 afdrukken (700.000 afdrukken voor de gezamelijke toestellen) per maand voorzien worden. Ook pieken van 800.000 afdrukken per maand (gezamelijk) moeten probleemloos opgevangen kunnen worden.

Ze moeten aangesloten kunnen worden op het netwerk en moeten ook in tandem kunnen werken met een papiergewicht tot 200 gr.

Algemeen: voor de netwerk-, afdruk- en scanvereisten verwijzen we naar de vereisten van

de multifunctionals;

31

voldoende geheugen en schrijfruimte voor het afdrukken van zeer grote en complexe bestanden zoals gegenereerd door Quark Express, AutoCad en Arcview;

RAM-geheugen: min 128 Mb met mogelijkheid tot uitbreiding; tijd tussen het doorsturen van printopdracht en het verschijnen van de eerste

bladzijde: max. 5 seconden.

Papiercapaciteit papierformaat: minimum van A5 tot en met A3; aantal lades minimum 5; papiercapaciteit: minimum 7.000 vellen; 2 afwerkeenheden voor een totaal van minimum 3.000 vellen.

Mogelijkheden: eenzijdig kopiëren; eenzijdig naar tweezijdig kopiëren; tweezijdig naar tweezijdig kopiëren; tweezijdig naar eenzijdig kopiëren; opdrachten inscannen terwijl de machine kopieert; "cold track": dient voorzien te zijn; kantlijn; ADF–invoer: min. 70 originelen ( ook bij een mix van 60 tot 200 gr/m²); papierformaat A4-A3; tussenvellen en bijlagen; nieten van 50 pagina’s – één of tweemaal geniet / liggend geniet (voor 2 en/of 4

gaatjes); verkleining en vergroting: begrepen tussen, bij voorkeur, 25% tot 400%; finisher: gevouwen van A3 naar A4 en van A4 naar A5 boekjes met zadelhechting

en optioneel schoongesneden; het toestel dient voorzien te zijn van professionele afwerkingmodule voor

volgende functies: nieten; automatische sorteereenheid; mogelijkheid tot perforeren; vouw- en inbindfunctie.

geen snelheidsverlies werken in recto/verso, bij zwaardere papiersoorten, verkleiningen, programmatie van tussenvellen enz;

insert-functie: gemengde zwart-wit en kleurenopdrachten worden gesplitst afgedrukt op respectievelijk de zwart-wit en kleurmachines waarna de kleurpagina's terug tussengevoegd worden door de zwart-wit machines.

RIPDe toestellen worden voorzien van een krachtige RIP voor het verwerken van de opdrachten.

aannemen van opdrachten via het netwerk als gewone print queue; aannemen van opdrachten via het netwerk via een ticket systeem om

complexere opdrachten aan de drukkerij aan te bieden (bv. vermelding welke de gewenste afwerking is);

32

mogelijkheid om de opdracht op het scherm te visualiseren voor deze effectief wordt afgedrukt;

mogelijkheid om correcties aan de opdracht uit te voeren voor afdruk; mogelijkheid om de volgorde van de opdrachten te wijzigen; voldoende verwerkingskracht en RAM om minimaal 500 documenten te kunnen

verwerken die op korte tijd aan de RIP worden aangeboden.

4.5.2 Specifieke eisen voor de zwart-wit productietoestellen in de drukkerij

de toestellen moeten voorzien worden van een geïntegreerd vouw- en nietmachine (booklet maker), aangepast aan de productie–eisen van het toestel, hierboven beschreven;

de machines moeten voorzien worden van een geïntegreerd inlijmsysteem in combinatie met een vouwunit op hetzelfde toestel.

4.5.3 Algemene en technische eisen voor het kleurenproductietoestel in de drukkerij

Algemeen: het toestel wordt centraal opgesteld (drukkerij) en wordt daar beheerd

(aanvragen worden gefilterd door de lay-out afdeling van de dienst pers & informatie);

het toestel dient softwarematig volledig compatibel te zijn met de beheers- en operationele software van de drukkerijapparatuur.

33

Technisch: resolutie: 2400 x 2400 dpi; grammages: minimum 200 gram; aantal lades minimum 4; papiercapaciteit laden: minimum 5000 vel; bedieningstool: touchscreen; eenzijdig kopiëren, eenzijdig naar tweezijdig kopiëren; tweezijdig naar tweezijdig kopiëren; tweezijdig naar eenzijdig kopiëren; opdrachten inscannen terwijl de machine kopieert; "cold track": dient voorzien te zijn; kantlijn; ADF–invoer: min. 70 originelen ( ook bij een mix van 60 tot 200 gr/m²); papierformaat A4-A3; tussenvellen en bijlagen; nieten van 50 pagina’s – één of tweemaal geniet / liggend geniet (voor 2 en/of 4

gaatjes); verkleining en vergroting: begrepen tussen, bij voorkeur, 25% tot 400%; het toestel dient voorzien te zijn van professionele afwerkingmodule voor

volgende functies: nieten; automatische sorteereenheid; mogelijkheid tot perforeren; vouw- en inbindfunctie.

RIPDe toestellen worden voorzien van een krachtige RIP voor het verwerken van de opdrachten.

aannemen van opdrachten via het netwerk als gewone print queue; aannemen van opdrachten via het netwerk via een ticket systeem om

complexere opdrachten aan de drukkerij aan te bieden (bv. vermelding welke de gewenste afwerking is);

mogelijkheid om de opdracht op het scherm te visualiseren voor deze effectief wordt afgedrukt;

mogelijkheid om correcties aan de opdracht uit te voeren voor afdruk; mogelijkheid om de volgorde van de opdrachten te wijzigen; voldoende verwerkingskracht en RAM om minimaal 500 documenten te kunnen

verwerken die op korte tijd aan de RIP worden aangeboden.

4.5.4 Beschrijving huidige multifunctionalpark en drukkerijtoestellenZie punt 6.2.1 Bijlage 1: Raming op jaarbasis

4.6 Beheertool

4.6.1 Algemene beschrijving IT omgevingBijlage 3 bevat de beschrijving van de algemene IT omgeving van het provinciebestuur. De mulitfunctionals en alle software die geleverd wordt in de context van dit bestek

34

moet zich integreren binnen deze IT omgeving en moet dus compatibel zijn met de hier omschreven omgeving. De inschrijver dient dit punt per punt expliciet te bevestingen voor de geleverde toestellen en software, voor zover deze punten van toepassing zijn.

4.6.2 Beheertool voor de multifunctionalsDe inschrijver voorziet een beheertool om alle multifunctionals op een gecentraliseerde manier te kunnen beheren. Het gebruik van deze tool heeft als doel de beheerkost van de MF omgeving te verlagen, zodat het MF park met een minimale inspanning door de provinciale medewerkers kan beheerd worden.

De beheertool beschikt minimaal over volgende functionaliteiten:

gecentraliseerd beheer van de parameters van alle multifunctionals, zodat een aantal parameters zoals de netwerkinstellingen (mailserver instellingen, ldap server, ...) en andere configuratieparameters niet op de individuele MF's moeten worden ingesteld. Hierbij moet het mogelijk zijn met één enkele opdracht een bepaalde parameter op alle toestellen te veranderen (dus niet toestel per toestel).Indien een MF zijn instellingen verliest, bvb. na vervanging van de netwerkcontroller bij defect, dan moeten de instellingen van het toestel op eenvoudige manier op dezelfde wijze kunnen terug geplaatst worden.

Gecentraliseerd beheer van de firmware van de MF's met mogelijkheid tot automatische upgrade van de firmware van de toestellen. De tool zorgt er voor dat alle toestellen op een identieke firmware release werken en signaleert uitzonderingen.

De tellerstanden van alle MF's worden automatisch uitgelezen en maandelijks doorgestuurd naar de leverancier voor verwerking in de facturatie.

De status van de toner (en andere consumables) worden automatisch doorgegeven naar de leverancier, zodat deze automatisch de toners en andere consumables naar het provinciebestuur kan opsturen.

Defecten op het toestel die een interventie vereisen van de leverancier worden automatisch aan de leverancier doorgegeven en op basis hiervan worden de nodige interventies voorzien.

De tool geeft ook aan welke toestellen preventief onderhoud nodig hebben, en geeft dit door aan de leverancier, zodat deze tijdig de nodige interventies kan uitvoeren en de beschikbaarheid van de toestellen verhogen vooraleer er defecten optreden.

Rapportering: de tool biedt uitgebreide statistieken en informatie over de multifunctionals. De inschrijver geeft een overzicht van de beschikbare rapporten, maar geeft ook aan of er extra rapporten kunnen aangemaakt worden op maat van het provinciebestuur.

De beheertool is bij voorkeur toegankelijk via een browser. De gebruikers van deze beheertool zullen zich via AD identificeren.

De inschrijver beschrijft de exacte vereisten nodig om deze beheerstool te laten functioneren (bv. OS, RAM, CPU, ...)

Belangrijk: de inschrijver beschrijft duidelijk of deze beheerstool bestaat uit een verzameling van verschillende tools, of één enkele geïntegreerde tool.

35

De leverancier voorziet levering van een dergelijke tool, de installatie ervan én de integratie binnen het netwerk van het provinciebestuur om te komen tot een volledig werkend geheel.

4.6.3 Tool voor afdrukbeheerVia een tool voor afdrukbeheer, wenst het provinciebestuur het gebruik van de Multifunctionals in detail te kunnen opvolgen, maar ook een print policy én copiepolicy te kunnen opleggen aan de eindgebruikers.

De afdrukbeheerstool verzorgt dus het volledige beheer en opvolging van het maken van afdrukken en fotokopieën. Deze tool moet toelaten om bepaalde regels op te leggen om het afdrukken en kopiëren onder controle te houden door te bepalen wie/wat/waar/wanneer/hoeveel afdrukt of kopieert.

Belangrijk: de inschrijver beschrijft duidelijk of deze beheerstool bestaat uit een verzameling van verschillende tools, of één enkele geïntegreerde tool.

De leverancier voorziet levering van een dergelijke tool, inclusief licenties voor 1100 gebruikers, de installatie ervan én de configuratie en integratie binnen het netwerk van het provinciebestuur om te komen tot een volledig werkend geheel.

Authenticatie en authorisatieDe afdrukbeheertool maakt verplicht gebruik Active Directory voor authenticatie van de eindgebruiker, het is niet toegestaan dat er een losstaande gebruikersdatabase moet beheerd worden, noch dat er gebruikers per MF zouden moeten gedefinieerd worden.

De gebruiker authenticeert zich steeds op basis van zijn Windows (AD) gebruikersnaam voor het maken van afdrukken, via zijn badge of gebruikersnaam/paswoord op de MF zelf.

Na authenticatie krijgt de gebruiker de authorisatie om bepaalde handelingen al dan niet uit te voeren, zoals bvb. het maken van kleurenkopieën.

Het moet ook mogelijk zijn om niet-geauthenticeerd te werken, waarbij er een basispolicy wordt toegepast die bvb. enkel zwart/wit afdrukken en fotokopieën toelaat.

De inschrijver beschrijft op gedetailleerde manier hoe de AD integratie technisch gerealiseerd wordt.

AuditPer gebruiker worden er statistieken bijgehouden over het print, scan en fotokopie gebruik. Minimaal betreft dit de volgende gegevens: gebruiker, tijdstip, documentnaam, aantal pagina's, kleur of zwart wit, papierformaat, duplex mode, ...

RapporteringDe tool biedt een uitgebreide rapportering over de afdruk, kopie en scan activiteiten van de eindgebruikers, met mogelijkheid om overzichten te maken per dienst of directie.

36

Het systeem moet geen kostprijsberekening kunnen uitvoeren.

Er moet een mogelijkheid bestaan voor trend analyze over de maanden of jaren heen.

De inschrijver maakt een gedetailleerde beschrijving van de standaard rapporten die beschikbaar zijn, maar beschrijft ook of bijkomende rapporten mogelijk zijn.

Policies & quota'sVia de beheermodule van de beheertool kan men verschillende "policies" en quota's definiëren voor het afdrukbeheer. Deze policies/quota's kunnen vervolgens worden toegewezen aan individuele gebruikers of aan groepen van gebruikers.

De tool laat toe om minimaal volgende policies te definiëren: toelating afdrukken z/w (en quota's per gebruiker of groep); toelating afdrukken kleur (en quota's per gebruiker of groep); toelating fotokopieën z/w (en quota's per gebruiker of groep); toelating fotokopieën kleur (en quota's per gebruiker of groep); maximale grootte van bepaalde afdrukjobs afleiden naar het copycenter (in de

vorm van een aanbeveling aan de eindgebruiker of een daadwerkelijke restrictie). De inschrijver beschrijft of de tool toelaat om het opsplitsen van een grote opdracht in kleinere opdrachten te vermijden.

kleurafdrukken verhinderen vanuit bepaalde softwareprogramma's. Het moet bvb. mogelijk zijn om te specificeren dat alle afdrukken vanuit Outlook per definitie in zwart/wit zijn.

verplichte instellingen bij bepaalde types afdrukken (bv: altijd duplex afdrukken vanuit Outlook).

De quota's zijn instelbaar op basis van dag, week, maand of jaar en na iedere vastgelegde periode worden deze quota automatisch gereset. De gebruiker kan op eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier zijn gebruikte/beschikbare quota opvragen. Indien een opdracht wordt geweigerd, moet de eindgebruiker een gebruiksvriendelijke boodschap krijgen waaruit duidelijk blijkt waarom de opdracht geweigerd werd.

De inschrijver beschrijft of er nog bijkomende mogelijkheden zijn qua policies.

De inschrijver voorziet het aanmaken van de basispolicies als deel van de dienstverlening bij installatie.

Gedelegeerd beheerHet beheer van deze policies en quota's moet op een gedelegeerde manier kunnen gebeuren. D.w.z. dat er een systeem moet zijn om het beheer van deze policies over de organisatie te spreiden en aan sleutelgebruikers toe te kennen, zonder dat dit noodzakelijk bij de IT afdeling terechtkomt. De beheerders van de afdrukbeheertool moeten hun taken kunnen waarnemen zonder daarvoor enige extra beheersrechten op Windows/AD niveau nodig te hebben (d.w.z. dat de beheersrechten van deze tool helemaal moeten losstaan van Windows beheersrechten).

37

Gebruik van badgesDe inschrijver beschrijft op welke manier de gebruikersbadges worden gekoppeld aan de gebruikersnaam (dit verband is immers momenteel niet in AD aanwezig), en hoe dit kan beheerd worden. Bij de initiële uitrol zal dit in elk geval in bulk moeten worden geïmporteerd vanuit een bestand.

Follow MeHet moet mogelijk zijn om op bepaalde locaties van het provinciebestuur het systeem van "follow me" printopdrachten in te stellen, waarbij de afdrukken niet naar één specifieke Multifunctional worden gestuurd, maar naar een algemene print queue.

Via het gebruik van de badge (of gebruikersnaam + paswoord voor wie de badge vergeten is) op een willekeurig MF toestel kan deze queue naar dat specifiek toestel worden afgeleid en afgedrukt.

Afdrukopdrachten die na een lange periode niet zijn opgehaald kunnen automatisch worden gewist.

Hoge beschikbaarheidDe afdrukbeheerstool is cruciaal voor de goede werking van de provinciale administratie en moet een beschikbaarheid hebben van minimaal 99,50%.

Fouten qua serverhardware kunnen hierbij opgevangen worden via het gebruik van de provinciale VMWare HA omgeving (mits de inschrijver aangeeft dat deze tool compatibel is met VMWare). Indien dit niet mogelijk is, moet de inschrijver een alternatief systeem voorzien dat deze hoge beschikbaarheid kan garanderen, bvb. door het systeem te ontdubbelen.

4.7 SLA Onderhoud en beschikbaarheid

4.7.1 SLA OnderhoudEr wordt een SLA voorgesteld waarin duidelijk omschreven is wat de kwaliteitsniveaus zijn en de interventietijden.

Deze SLA bevat minstens volgende punten:

de kwaliteit van de afdrukken dient gedurende de ganse duur van het contract onberispelijk te zijn. Onder onberispelijk wordt verstaan een voor het blote oog, onder normale omstandigheden, niet te waarnemen verschillen in een identieke afdruk. Bij het in bedrijfstellen zullen hiervoor referentiekopieën/ -afdrukken genomen worden, getekend door de leverancier en de leidende ambtenaar.

Een interventie van vier werkuren na oproep wordt als een maximum beschouwd door het bestuur. Indien aan deze verplichting op het gebied van interventietijd niet wordt voldaan, wordt per werkdag vertraging, een forfaitaire boete aangerekend die overeenkomt met 100,00 euro per begonnen werkdag.

38

Het onderhoud en de herstellingen dienen (behoudens toegestane uitzondering) uitgevoerd te worden tussen 8.00 uur en 16.00 uur tijdens de werkdagen.

Wanneer eenzelfde toestel in de loop van een periode van 30 dagen, meer dan twee technische interventies (preventieve onderhouden op afspraak en interventie ten gevolge van gebruikersfouten worden niet in rekening gebracht) vereist, andere dan normaal onderhoud, waardoor het toestel gedurende deze periode gedurende meer dan 5 uur (zijnde uren waarop de diensten open zijn) niet beschikbaar was of de kwaliteit van de afdrukken niet meer onberispelijk is, zal in samenspraak met het bestuur en de leverancier binnen de 14 dagen een actieplan worden opgesteld. Dit actieplan gaat over een periode van 6 maanden met als doel nieuwe defecten te voorkomen. Mocht dit actieplan het gewenste resultaat niet opleveren, kan de leverancier gevraagd worden te voorzien in de blijvende vervanging van het apparaat door een gelijkwaardig toestel, zonder dat dit enige invloed kan hebben op de overeengekomen prijs. Elke tekortkoming van de leverancier aan deze verplichting zal aanleiding geven tot het opstellen van een PV en tot het toepassen van de maatregelen van ambtswege, zoals voorzien in de wetgeving op het gebied van overheidsopdrachten.

Het onderhoud van de toestellen omvat het preventief en het correctief onderhoud. Onder onderhoud dient te worden begrepen: alle prestaties en leveringen

(personeel, materiaal, vervoer, diensten, enz.) die noodzakelijk zijn om de toestellen op volmaakte wijze in bedrijf te houden. Alle tussenkomsten voor defecten te wijten aan een beperkte levensduur, slijtage of aan oorzaken die eigen zijn aan de toestellen (toners inbegrepen), vallen binnen het kader van dit onderhoud.

Onder preventief onderhoud dient te worden begrepen: elke prestatie en/of levering die op het einde van elke autonomieperiode dient uitgevoerd te worden opdat gedurende de volgende autonomieperiode elk toestel perfect zou werken. Onder autonomieperiode wordt begrepen de periode tussen twee opeenvolgende onderhoudsbeurten. De inschrijver beschrijft welk preventief onderhoud hij voorziet en op welke systematische basis dit onderhoud zal uitgevoerd worden. Hierbij houdt hij rekening dat er mogelijk gerecycleerd kopieerpapier, dat voldoet aan de NBNV/ENV 12281:1996 of DIN 19309 betreffende de doorloopeigenschappen, zal gebruikt worden (zie ook paragraaf 4.4.2 milieu).

Onder correctief onderhoud dient te worden begrepen: alle prestaties en/of leveringen die dienen uitgevoerd te worden ten gevolge van de slechte werking van één of ander onderdeel van de toestellen.

De kandidaat-inschrijver dient te beschikken over een support organisatie in België en hij dient deze te beschrijven. Er dient een volledige omschrijving te worden gegeven van de manier van werken van de technische dienst (bv. op welke manier(en) kan een storing worden aangemeld,..)Beschrijving van onder andere:

dient de klant (provinciebestuur) zelf bepaalde onderdelen te vervangen?;

39

techniekers moeten altijd de juiste onderdelen bij hebben, via MF beheertool diagnose op afstand;

zijn er reserveonderdelen on site? Welke?; hoe gaat de kandidaat-inschrijver om met complexere problemen (netwerk,

software, ...) die een gewone technieker niet kan oplossen? Beschikt de inschrijver over voldoende support personeel om dergelijke complexe problemen snel op te lossen?

Op het provinciehuis worden storingen aangemeld door de verschillende diensten (verdiepingen) bij de dienst facilitair beheer of bij de directie informatica. Indien het een hardwareprobleem (bv. papierstoring,...) is, gaat de dienst facilitair beheer het probleem onderzoeken en trachten op te lossen. Indien er een softwareprobleem (bv. netwerkcontroller,...) is, gaat de directie informatica het probleem onderzoeken en trachten op te lossen.Indien het probleem in het provinciehuis niet kan opgelost worden door de medewerkers van de dienst facilitair beheer of door de directie informatica, wordt er contact opgenomen met de support van de kandidaat-inschrijver. Het gaat dan over een ernstig probleem en zou dus direct moeten kunnen gemeld worden bij de tweedelijns support.

4.7.2 SLA beschikbaarheidWe maken onderscheid tussen kritische fouten en gewone fouten:

een kritische fout aan een toestel is het niet beschikbaar zijn van de kopieer of afdrukfunctionaliteit, of een storing waardoor deze functionaliteiten niet bruikbaar zijn voor praktische doeleinden.

een gewone fout is een fout waarbij de overige functionaliteiten van het toestel (zoals bvb. scannen) niet beschikbaar zijn, of een vermindering van de kwaliteit maar waarbij de fotokopieën of afdrukken nog wel bruikbaar zijn.

Alle fouten worden steeds in aanmerking genomen, ongeacht hun oorzaak (zowel mechanische, elektronische als softwarematige fouten). Het provinciebestuur bepaalt als enige of een fout als kritisch of gewoon wordt geklasseerd en geeft dit ook mee bij de melding van een probleem.

We definiëren de beschikbaarheid van een toestel in het provinciehuis als 100% - de procentuele onbeschikbaarheid.

Het toestel wordt als onbeschikbaar beschouwd als er een kritische fout aan het toestel is opgetreden, en de periode van onbeschikbaarheid start na (automatische of manuele) melding bij de leverancier.

De periode van onbeschikbaarheid stopt op het ogenblik dat de kritische fout is hersteld of op het ogenblik dat er een vervangtoestel ter beschikking wordt gesteld op dezelfde locatie in hetzelfde lokaal of gang.

Een gewone fout wordt niet in rekening gebracht bij het bepalen van de onbeschikbaarheid.

De beschikbaarheid en onbeschikbaarheid wordt enkel gemeten tijdens de normale werkuren van 8.00 uur tot 16.00 uur tijdens de weekdagen.

40

De totale boetes over alle toestellen heen wordt beperkt tot maximaal 5% van het totaalbedrag van de opdracht.

SLA voor het provinciehuis

MultifunctionalsDe minimale beschikbaarheid voor een individueel multifunctional toestel op jaarbasis moet minimaal 99% bedragen.

Belangrijke opmerking: het is verplicht dat de leverancier minimaal één mobiel reservetoestel ter beschikking stelt van het provinciebestuur, zodat bij een kritische fout het provinciebestuur zelf het defecte toestel tijdelijk kan omwisselen. Op deze manier kunnen langdurige periodes van onbeschikbaarheid en de bijbehorende boetes vermeden worden. Voor dit (of deze) toestel(len) wordt er geen huurkost aangerekend. Enkel de normale afdrukkosten voor dit (of deze) toestel(len) mogen aangerekend worden.Indien er in de loop van het contract blijkt dat één reservetoestel niet volstaat, zal de leverancier zelf in een oplossing voorzien zonder bijkomende kostprijs.

Boete: bij overschrijden van de maximale onbeschikbaarheid, wordt er een boete toegepast van 200 euro maal de procentuele onbeschikbaarheid.

bvb. bij een onbeschikbaarheid van 2% wordt er een boete aangerekend van 2 x 200 euro.

Opmerking: de boetes worden niet in rekening gebracht voor toestellen waarvan het werkelijke verbruik op jaarbasis meer dan 30% hoger ligt dan het geraamde verbruik zoals beschreven per toestel als bijlage 6.2

DrukkerijtoestellenDe minimale beschikbaarheid voor een individueel drukkerijtoestel op jaarbasis moet minimaal 97% bedragen.

Boete: bij overschrijden van de maximale onbeschikbaarheid, wordt er een boete toegepast van 500 euro maal de percentuele onbeschikbaarheid.

bvb. bij een onbeschikbaarheid van 4% wordt er een boete aangerekend van 4 x 500 euro.

Afdruk beheertoolBij ernstige softwarematige fouten, waardoor de afdrukbeheertool gebrekkig of helemaal niet functioneert, dient de leverancier de nodige interventies door een productspecialist te voorzien. De telefonische interventietermijn is hierbij maximaal 1 uur. Indien de problemen niet snel telefonisch kunnen verholpen worden, zal de leverancier binnen de 4 uur na melding ofwel een onsite interventie garanderen ofwel een remote interventie via een daarvoor geschikte tool (zoals WebEx).

41

Het niet respecteren van deze interventietermijnen geeft aanleiding tot een forfaitaire boete van 500 euro per incident.

SLA voor provinciale instellingen en buitendienstenDe minimale beschikbaarheid voor een individueel multifunctional toestel op jaarbasis moet minimaal 98% bedragen.

Boete: bij overschrijden van de maximale onbeschikbaarheid, wordt er een boete toegepast van 100 euro maal de percentuele onbeschikbaarheid.

bvb. bij een onbeschikbaarheid van 3% wordt er een boete aangerekend van 3 x 100 euro.

Opmerking: de boetes worden niet in rekening gebracht voor toestellen waarvan het werkelijke verbruik op jaarbasis meer dan 30% hoger ligt dan het geraamde verbruik zoals beschreven per toestel in bijlage 6.2

4.8 Opleiding en trainingDe vorming, de training en de verdere opleiding voor de gebruikers van de verschillende diensten en verschillende provinciale instellingen, de helpdeskmedewerkers en de techniekers van de facilitaire dienst en de directie ICT met betrekking tot het gebruik en het onderhoud van de machines tot volledige voldoening van de opdrachtgever is inbegrepen in de prijs.

De leverancier van de toestellen zal de gebruikers van de verschillende diensten en verschillende provinciale instellingen, de helpdeskmedewerkers en de techniekers van de facilitaire dienst en de directie ICT een gepaste opleiding geven.

4.9 InstallatieDe kandidaat-inschrijver installeert alle nodige hard-, sofwaretoepassingen en aansluiting op het netwerk. De kandidaat-inschrijver zorgt ervoor dat geheel zonder fouten werkt.De kandidaat-inschrijver dient een testscenario voor de levering, de installatie, de aansluiting op het netwerk, de integratie met de beheersoftware en de volledige ingebruikname uit te werken. Dit scenario dient bij de offerte gevoegd te worden. De aanbestedende overheid dient verwittigd te worden wanneer de kandidaat-inschrijver gaat testen en het resultaat van deze testen dient bij de aanvraag van voorlopige oplevering gevoegd te worden.

42

deel 5. OfferteformulierAANBESTEDENDE OVERHEID: PROVINCIE VLAAMS-BRABANT, dienst facilitair

beheer, provincieplein 1, 3010 Leuven

VOORWERP VAN DE OPDRACHT: Opdracht (raamovereenkomst) voor het huren en onderhouden van multifunctionals van de provinciale diensten, instellingen en domeinen (provinciebestuur Vlaams-Brabant)

Een elektronische invulversie van de offerte en de bijlagen kan bekomen worden op eenvoudig verzoek door een e-mail aan: multifunctionals@vlaamsbrabant.be OFFERTEFORMULIERDe ondergetekende:..............................................................................................................(Naam en voornamen)

Hoedanigheid of beroep:.......................................................................................................

Nationaliteit: ……………………………………………………….............................................

Woonplaats:..........................................................................................................................(Land, gemeente, straat, nummer)

ofwel 1 De vennootschap:...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................(Handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel)

vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) 2

............................................................................................................................................

.

............................................................................................................................................

.

............................................................................................................................................

.1 ? Doorhalen wat niet van toepassing is

2 ? De gemachtigden voegen bij hun inschrijving de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het "Belgische Staatsblad" waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.

43

44

ofwel 3 De ondergetekende:(voor elk van hen dezelfde gegevens als hierboven)die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming, .......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Naam van de tijdelijke vereniging:.........................................................................................

Verbindt of verbinden zich op zijn of hun roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van dit bestek en van de in dit bestek beschreven opdracht met betrekking tot het leveren, de huur en het onderhoud tegen de in de inventaris vermelde bedragen.

BIJKOMENDE INFORMATIE A. Gegevens contactpersoon Te contacteren persoon: ………………………………………………………………………. Functie …………………………………………………………………………………………. Adres (volledig): ………………………………………………………………………………… Telefoonnummer: ……………………………………………………………………………… Faxnummer: ……………………………………………………………………………………. E-mail: …………………………………………………………………………………………..

B. Administratieve gegevens. Inschrijving bij de RSZ onder

nr(s):............................................................................................ B.T.W. (alleen in België) onder

nr(s):.........................................................................................

3 ? Doorhalen wat niet van toepassing is

45

C. BetalingenDe betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer: 4

............................................................................................................................................

..op naam van:..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

D. Bij deze inschrijving zijn eveneens gevoegd: De samenvattende inventaris van de gevraagde levering; Alle bescheiden, gedateerd en ondertekend, die luidens het bestek van deze aanneming

moeten worden bijgevoegd; In toepassing van het KB van 20 juli 2005 dient de Belgische inschrijver het RSZ-attest

(document waaruit blijkt dat de kandidaat-inschrijver voldoet aan de voorschriften op het gebied van bijdragen voor de sociale zekerheid en bestaanszekerheid) en attest van niet-faillissement (document afgeleverd door de Rechtbank van Koophandel, waaruit blijkt dat de inschrijver geen aangifte heeft gedaan van faillissement of geen gerechtelijk akkoord aangevraagd heeft of niet in staat van faillissement, vereffening of een gelijkaardige situatie verkeert) of soortgelijke niet bij zijn inschrijving te voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen;

De buitenlandse inschrijver dient bij zijn inschrijving een attest (ev. attesten) te voegen, overeenkomstig art. 17bis, §2, 43bis, §2 en 69bis, §2 van het Belgisch KB van 8 januari 1996.

 Gedaan te ..................................................op ...................................................

de inschrijver(s)

…………………………………………. …………………………………………...handtekening(en):

(verplicht, op straffe van absolute nietigheid)(cf. volmacht van de ondertekenaar van de offerte - afschrift Belgisch

Staatsblad)

Belangrijke nota: Er is geen beroep mogelijk tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (Koninklijk Besluit van 8 januari 1996, artikel 99).

4 ? De Belgische inschrijver vermeldt de Postcheque- of bankrekening waarop de betalingen dienen te geschieden. De buitenlandse inschrijver vermeldt de naam van de instelling waar de betalingen moeten worden verricht.

46

deel 6. Inventaris en bijlagen bij het offerteformulier

6.1 Inventaris

Nr. dienst/instelling Aangeboden typeProvinciehuis

1 Postkamer (-1)2 Technische dienst (-1)3 Uitleendienst (-1)4 Onthaal (0)5 Foyer raadzaal (0)6 Bibliotheek (+1)7 Voorzitter raad (+1)8 POM/Satelieten Onderwijs (+1)9 Federale overheid (+1)

10 Algemene directie (+2)11 Algemeen secretariaat (+2)12 Pers/Communicatie (+2)13 Deputatie (+2)14 Deputatie (+2)15 Deputatie (+2)16 Personeel (+3)17 Financiën - algemeen (+4)18 Financiën - begroting (+4)19 Informatica (+5)20 Ruimtelijke Ordening/Mobiliteit (+6) 21 Directie infrastructuur Waterlopen (+7)22 Welzijn en gezondheid (+8)23 Leefmilieu (+9)24 Cultuur/Jeugd (+10)25 Sport/Toerisme (+11)

Provinciale instellingen26 Onthaalbureau Leuven27 Onthaalbureau Leuven28 Onthaalbureau Asse29 Onthaalbureau Vilvoorde30 Onthaalbureau Halle31 Onthaalbureau Diest32 Onthaalbureau Zaventem33 PIVO algemeen 34 PIVO politieschool35 PIVO waterlopen36 Hanenbos - vormingscentrum

47

37 Provinciedomein Halve Maan Diest38 Provinciedomein Huizingen39 Provinciedomein Kessel-Lo40 Mobiele ploegen Kessel-Lo41 PSBO - Tienen / school42 PISO Tienen - school43 De Wijnpers - tuinbouwschool

44Provinciaal Proefcentrum voor Kleinfruit

'Pamel' Drukkerij

45 Drukkerij (-1) zwart-wit toestel46 Drukkerij (-1) zwart-wit toestel47 Drukkerij (-1) kleurentoestel

48

Belangrijk: De inschrijver dient per aangeboden type toestel onderstaande tabel in te vullenMerk en model Maandelijkse vaste huurprijs

(inclusief de kostprijs van de beheertool en de tool voor

afdrukbeheer,...)

Maandelijkse vaste

onderhoudsprijs

Prijs per print

Zwartprint A4/A3:

volledige kleurprint A4:

volledige kleurprint A3:

Gedeeltelijke (steun)kleur5 A4:

Gedeeltelijke (steun)kleur A3:

De prijs per afdruk wordt uitsluitend aangerekend per pagina waarop door de apparatuur daadwerkelijk een beeld wordt afgedrukt.De hierboven vermelde prijzen bevatten alles behalveBTW aanslagvoet : %

Forfaitaire vergoedingen voor reprografie (reprobel) moet inbegrepen zijn in de aangeboden prijzen

De ondergetekende(n) :………………………………………………………(naam en voornaam) :………………………………………………………Handelend in naam van:De vennootschap :………………………………………………………(firmanaam of benaming)

5 gedeeltelijke steunkleur = een pagina met een zeer beperkte hoeveelheid kleur; De kandidaat moet in zijn offerte de grenzen vermelden wanneer het een gedeelteijk kleurafdruk of een volledige kleurprint (full-color);Indien de kandidaat-inschrijver geen onderscheid maakt tussen een volledige of een gedeeltelijke kleurprint of tussen A4 en A3, moet de kandidaat-inschrijver dezelfde eenheidsprijs bij beiden (volledige kleurprint als gedeeltelijke (steun)kleur invullen.

6.2 Bijlagen

6.2.1 Bijlage 1: Raming op jaarbasis

Nr. dienst/instelling

raming z/w (jaarbasis) (A4 en A3)

ramingkleur (jaarbasis) (A4)

ramingkleur (jaarbasis) (A3)

raming piek-maand

aantal gebruikers

Provinciehuis1 Postkamer (-1) 30.000 12.000 100 5.000 152 Technische dienst (-1) 30.000 12.000 100 5.000 153 Uitleendienst (-1) 30.000 12.000 100 5.000 154 Onthaal (0) 30.000 12.000 100 5.000 155 Foyer raadzaal (0) 300.000 75.000 500 55.000 306 Bibliotheek (+1) 300.000 75.000 500 55.000 307 Voorzitter raad (+1) 300.000 75.000 500 55.000 308 POM/Satellieten Onderwijs (+1) 300.000 75.000 500 55.000 309 Federale overheid (+1) 300.000 100.000 500 55.000 30

10 Algemene directie (+2) 300.000 100.000 500 55.000 5011 Algemeen secretariaat (+2) 300.000 100.000 500 55.000 5012 Pers/Communicatie (+2) 300.000 100.000 500 55.000 5013 Deputatie (+2) 300.000 100.000 500 55.000 3014 Deputatie (+2) 300.000 100.000 500 55.000 3015 Deputatie (+2) 300.000 100.000 500 55.000 3016 Personeel (+3) 300.000 100.000 500 55.000 5017 Financiën - algemeen (+4) 300.000 75.000 500 55.000 5018 Financiën - begroting (+4) 300.000 75.000 500 55.000 5019 Informatica (+5) 300.000 75.000 500 55.000 50

20 Ruimtelijke Ordening/Mobiliteit (+6) 300.000 100.000 500 55.000 50

21 Directie infrastructuurWaterlopen (+7) 300.000 100.000 500 55.000 50

22 Welzijn en gezondheid (+8) 300.000 100.000 500 55.000 50

23 Leefmilieu (+9) 300.000 100.000 500 55.000 5024 Cultuur/Jeugd (+10) 300.000 100.000 500 55.000 5025 Sport/Toerisme (+11) 300.000 100.000 500 55.000 50

Provinciale instellingen26 Onthaalbureau Leuven 150.000 60.000 300 25.000 3027 Onthaalbureau Leuven 30.000 12.000 100 5.000 1528 Onthaalbureau Asse 30.000 12.000 100 5.000 1529 Onthaalbureau Vilvoorde 30.000 12.000 100 5.000 1530 Onthaalbureau Halle 150.000 60.000 300 25.000 3031 Onthaalbureau Diest 150.000 60.000 300 25.000 3032 Onthaalbureau Zaventem 150.000 60.000 300 25.000 30

33 PIVO algemeen 1.000.000 - - 120.00

0 50

34 PIVO politieschool 300.000 100.000 500 55.000 5035 PIVO waterlopen 150.000 60.000 300 25.000 3036 Hanenbos - vormingscentrum 150.000 60.000 300 25.000 30

37 Provinciedomein Halve Maan Diest 150.000 60.000 300 25.000 30

38 Provinciedomein Huizingen 150.000 60.000 300 25.000 3039 Provinciedomein Kessel-Lo 150.000 60.000 300 25.000 3040 Mobiele ploegen Kessel-Lo 30.000 12.000 100 5.000 1541 PSBO - Tienen / school 200.000 - - 25.000 30

42 PISO Tienen - school 800.000 - - 100.000 50

43 De Wijnpers - tuinbouwschool 200.000 - - 25.000 30

44 Provinciaal Proefcentrum voor Kleinfruit 'Pamel' 150.000 60.000 300 25.000 30

Drukkerij

45 Drukkerij (-1) zwart-wit toestel 3.500.000 - - 400.00

0 -

46 Drukkerij (-1) zwart-wit toestel 3.500.000 - - 400.00

0 -

47 Drukkerij (-1) kleurentoestel 500.000 200.000 5.000 85.000 -

51

6.2.2 Bijlage 3: Invulfiche milieucriteria (aan te vullen per aangeboden type)

De indicatoren die hieronder vermeld staan, zijn opgenomen in het berekeningsmodel milieuverantwoord productgebruik dat ontwikkeld werd door OVAM (www.ovam.be/producttest) Op basis van de antwoorden wordt aan de toestellen een score toegekend in de producttest. Deze score telt mee als objectief beoordelingscriterium. De indicatoren zijn opgenomen in de vorm van vragen en meerkeuze-antwoorden.

Vragenlijst Producttest OVAM: Milieucriteria voor kopieer- en multifunctionele apparatenAntwoord: a, b, c, d of: onbekendof: niet van toepassing

Toelichting en/of staving bv. verwijzing naar verificatiedocumenten: verklaringen, technische fiches of verwijzing naar overheidskeurmerk (type 1, ISO 14024) (indien het criterium hierin vervat zit)

1. Beschikt u over hergebruikte (refurbished) apparatuur a. jab. neen 2. Hoeveel bedragen de emissies van stofdeeltjes van het toestel bij het kopiëren of printen, uitgedrukt in mg/m³ of hoeveel bedragen de emissies in de kopieermodus, uitgedrukt in mg/uur?a. uitstoot < = 0,075 mg/m³ lucht of 4 mg/uurb. uitstoot 0,075 - 0,25 mg/m³ lucht of mg/uurc. uitstoot > 0,025 mg/m³ lucht of 4 mg/uur3. Hoeveel bedragen de emissies van ozon van het toestel bij het kopiëren of printen, uitgedrukt in mg/m³ of hoeveel bedragen de emissies in de kopieermodus, uitgedrukt in mg/uur?a. uitstoot < = 0,02 mg/m³ lucht of 2 mg/uurb. uitstoot 0,02 -0,04 mg/m³ lucht c.uitstoot > 0,04 mg/m³ lucht of 2 mg/uur4. Hoeveel bedragen de emissies van styreen van het toestel bij het

52

kopiëren of printen, uitgedrukt in mg/m³ of hoeveel bedragen de emissies in de kopieermodus, uitgedrukt in mg/uur?a. uitstoot < = 0,07 mg/m³ lucht of 1 mg/uurb. uitstoot 0,07 -0,11 mg/m³ lucht c. uitstoot > 0,11 mg/m³ lucht of 1 mg/uur5. Hoeveel bedragen de emissies van benzeen in de kopieermodus, uitgedrukt in mg/uura. uitstoot < = 0,05 mg/uurb. uitstoot > 0.05 mg/uur 6. Hoeveel bedragen de emissies van Vluchtige Organische Stoffen in de kopieermodus, uitgedrukt in mg/uura. uitstoot < = 10 mg/uurb. uitstoot > 10 mg/uur7. Hoeveel bedragen de emissies van Vluchtige Organische Stoffen van het toestel in de gebruiksklare stand, uitgedrukt in mg/uur?a. Tafelapparaat < = 1 mg/uur; Vloerapparaat: uitstoot < = 3 mg/uurb. Tafelapparaat > 1 mg/uur; Vloerapparaat: uitstoot > = 3 mg/uur8. Is één van de volgende RoHs-stoffen (restriction of hazardous substances) aanwezig in het toestel: lood, kwik, cadmium, zeswaardig chroom, polybroombifenyl (PBB), polybroomdifenylather (PBDE), zoals bepaald in EU richtlijn 2002/95/EC?a. neeb. ja 9. Zijn de plastic elementen zwaarder dan 25 gram vrij van chloorparaffines met een ketenlengte van 10-13 koolstofatomen, met een chloorgehalte dat hoger ligt dan 50% van het gewicht? a. ja b. nee

10. Zijn de plastic elementen zwaarder dan 25 gram vrij van brandvertragende stoffen of

53

preparaten op basis van stoffen waarop volgende risicoboodschappen van toepassing zijn of kunnen zijn, zoals werd bepaald in de richtlijn 67/548/CEE: R45, 46, 50, 51, 52, 53, 60 of 61?a. Ja, ze bevatten geen brandvertragers.b. Ja, ze zijn conform de richtlijn en bevatten bv. magnesium- en aluminiumoxide.c. Nee.11. Indien de drum niet in de cartridge vervat zit, welke stoffen zin aanwezig in de geleider van de trommel (drum) van de tonercartridge ?a. De geleider bestaat op basis van organische verbindingen (OPC)b. De geleider bevat zinkoxide of siliciumc. De geleider bevat selenium, lood, kwik, cadmium of verbindingen afgeleid van deze stoffen.12. Hoeveel ppm kwik/cadmium/lood bevatten de batterijen van het toestel? a. <= 5 ppmb. > 5 ppm13. Uit welk materiaal bestaat de verpakking van het apparaat?a. gerecycleerd karton dat herbruikbaar isb. uit een ander materiaal14. Indien de drum niet in de cartridges vervat zit: Is de geleider van de trommel (drum) van de tonercartridge van uw kopieerapparaat ontworpen voor hergebruik of recyclage? a. jab. neen15. Wat is het kopieervolume (uitgedrukt in kopieën/minuut (kpm)?a. <= 20 kopieën/minuutb. 21-44 kopiëen/minuutc. 44-50 kopieën/minuutd. > 50 kopieën/minuut16. Hoeveel bedraagt de geluidsproductie van het toestel in

54

werking? Hierbij wordt een onderscheid gemaakt naargelang het kopieervolume - zie vraag 15

Indien kopieervolume <= 20 kopieën/minuuta. <= 62 dB(A)b. 62 - 75 dB (A)c. > 75 dB (A)

Indien kopieervolume 21-44 kopiëen/minuut of 44-50 kopieën/minuuta. <= 67 dB(A)b. 67 - 75 dB (A)c. > 75 dB (A)

Indien kopieervolume > 50 kopieën/minuuta. <= 72 dB(A)b. 72 - 75 dB (A)c. > 75 dB (A)17. Hoeveel bedraagt de geluidsproductie van het toestel in stand-by? Hierbij wordt een onderscheid gemaakt naargelang het kopieervolume - zie vraag 15

Indien kopieervolume <= 20 kopieën/minuuta. <= 40 dB(A)b. > 40 dB (A)

Indien kopieervolume 21-44 kopiëen/minuut of 44-50 kopieën/minuuta. <= 50 dB(A)b. > 50 dB (A)

Indien kopieervolume > 50 kopieën/minuuta. <= 52 dB(A)b. > 52 dB (A)18. Heeft het toestel een energiezuinige stand (slaapstand - energiespaarstand - stand-by - low power mode)? a. ja b. nee (ga rechtstreeks naar vraag 23)

55

19. Wat is het energieverbruik van het toestel in energiezuinige stand (Watt)? Hierbij wordt een onderscheid gemaakt naargelang het kopieervolume - zie vraag 15

Indien kopieervolume <= 20 kopieën/minuuta. <= 1,5* aantal kopieën/min.b. > 1,5¨* aantal kopieën/min.

Indien kopieervolume 21-44 kopiëen/minuut, 44-50 kopieën/minuut of > 50 kopieën/minuuta. <= 5 + 3,85* aantal kopieën/min.b. > 5 + 3,85 * aantal kopieën/min.20. Hoelang duurt het standaard voor het toestel overgaat naar de energiezuinige stand? Hierbij wordt een onderscheid gemaakt naargelang het kopieervolume - zie vraag 15

Indien kopieervolume <= 20 kopieën/minuuta. <= 5 min.b. > 5 min.

Indien kopieervolume 21-44 kopiëen/minuut, 44-50 kopieën/minuut of > 50 kopieën/minuuta. <= 15 min.b. > 15 min.21. Kan de stand-by modus binnen de 30 seconden geactiveerd worden? a. jab. nee 22. Wat is de tijd voor omgeschakeld wordt naar 'auto-off'?Hierbij wordt een onderscheid gemaakt naargelang het kopieervolume - zie vraag 15

Indien kopieervolume <= 20 kopieën/minuuta. <= 30 min.b. > 30 min

56

Indien kopieervolume 21-44 kopiëen/minuuta. <= 60 min.b. > 60 min.

Indien kopieervolume 44-50 kopieën/minuut of > 50 kopieën/minuuta. <= 90 min.b. > 90 min.23. Wat is het max. verbruik in 'manuele-off' stand (in Watt)? a. <= 1 Wb. > 1 W24. Wat is het max. verbruik in 'auto-off'stand (in Watt)? Hierbij wordt een onderscheid gemaakt naargelang het kopieervolume (zie vraag 15) én naargelang het papierformaat waarover het kopieerapparaat beschikt.

Indien kopieervolume <= 20 kopieën/minuut

Toestel met maximaal A3-formaat papiera . <= 1Wb. > 1 W

Toestel met formaat papier > A3a. <= 10W.b. > 10 W

Indien kopieervolume 21-44 kopiëen/minuut

Toestel met maximaal A3-formaat papiera. <= 5Wb. > 5 W

Toestel met formaat papier > A3a. <= 10W.b. > 10 W

Indien kopieervolume 44-50 kopieën/minuut of > 50 kopieën/minuut

Toestel met maximaal A3-formaat papiera. <= 10Wb. > 10 W

57

Toestel met formaat papier > A3a. <= 20 W.b. > 20 W

58

6.2.3 Bijlage 4: Algemene beschrijving van de provinciale IT omgevingIn deze sectie wordt de algemene IT omgeving van het provinciebestuur omschreven. De mulitfunctionals en alle software die geleverd wordt in de context van dit bestek moet zich integreren binnen deze IT omgeving en moet dus compatibel zijn met de hier omschreven omgeving. De inschrijver dient dit punt per punt expliciet te bevestigen voor de geleverde toestellen en software, voor zover dit van toepassing is.

Pc- omgevingMomenteel zijn alle pc's voorzien van Windows XP, Office XP en Outlook 2007. In de loop van 2012 wordt er gemigreerd naar Windows 7 (64bit) en Office 2010. De inschrijver moet in zijn offerte expliciet garanderen dat de geleverde Mulifunctionals en alle software correct zal functioneren in deze vernieuwde omgeving.

De eindgebruikers hebben geen beheersrechten op de pc's. De inschrijver garandeert in zijn offerte dat de aangeboden software op de pc's correct werkt zonder beheersrechten.

Indien de aangeboden software de installatie van een component op de individuele pc's vergt, dan moet deze component via een MSI (silent install) kunnen geïnstalleerd worden.

Citrix omgevingVia Citrix Presentation server worden alle toepassingen ter beschikking gesteld aan de provinciale buitendiensten.

De inschrijver garandeert in zijn offerte dat alle geleverde software compatibel is met Citrix Presentation server (XenApp). De printerdrivers moeten Citrix gecertificeerd zijn.

Active DirectoryDe provincie maakt gebruik van Active Directory voor het beheer van de gebruikers en het PC park. Er wordt gebruik gemaakt van een zuivere Active directory omgeving en een aantal 'legacy' protocols zoals bvb. Netbios en NTLM zijn op het netwerk uitgeschakeld.

De inschrijver zal expliciet bevestigen dat alle aangeboden functionaliteiten correct functioneren in deze context.

Active Directory bevat de user accounts, maar ook de hiërarchische structuur van de organisatie. Deze is opgedeeld in directies, diensten en cellen.

Virtualisatie & OSHet provinciebestuur wenst maximaal de bedrijfstoepassingen te virtualiseren. Als basisinfrastructuur maakt het daarom gebruik van VMWare vSphere 4.x servers die in een cluster staan opgesteld voor High Availability.

59

Voor de aangeboden toepassingen wordt er als operating system gekozen voor ofwel Windows (2008R2) ofwel Linux (diverse distributies zijn mogelijk, doch met voorkeur Debian 5.x), die dus boven op deze virtuele infrastructuur draait.

De inschrijver zal in zijn offerte duidelijk beschrijven wat de politiek is van de fabrikant van alle geleverde software t.o.v. virtualisatie. Mogelijkheden zijn: volledig ondersteund; ondersteund met uitzondering van garanties qua performantie; niet ondersteund; functioneert niet.

Gelet op het belang dat het provinciebestuur hecht aan virtualisatie, krijgen toepassingen die zich niet laten virtualiseren of waarvoor er geen ondersteuning is bij virtualisatie een lagere score op het gebied van technologische architectuur.

De inschrijver beschrijft nauwkeurig de resources die de geleverde software zal nodig hebben om correct te functioneren én een goede performantie te garanderen in de context van het voorliggende dossier(dus RAM, CPU, disk space, IOPS, ...). Een beschrijving van de minimale vereisten is dus niet voldoende.

De aankoop van serverhardware behoort niet tot de opdracht, behalve voor zgn. embedded systems.

RDBMSHet provinciebestuur maakt gebruik van één enkele geconsolideerde RDBMS: Oracle Enterprise Edition 10.2. Dit wil zeggen dat alle bedrijfstoepassingen gebruik maken van dezelfde databankserver (weliswaar met gescheiden productie, test en development servers).

Indien de aangeboden software gebruik maakt van een RDBMS, dan maakt deze bij voorkeur gebruik van de Oracle databank. De toepassing moet zich "correct" gedragen in een geconsolideerde databankomgeving, d.w.z. correct en performant werken in de aanwezigheid van andere databankschema's in dezelfde databank.

Indien de dienstverlener of het provinciebestuur dit noodzakelijk acht, zal de dienstverlener tijdens de implementatie van het project of tijdens de productiefase nadien de nodige tuning van de databank uitvoeren (i.s.m. de provinciale databankbeheerder), om een goede performantie te garanderen. De dienstverlener is in ieder geval verantwoordelijk voor het voorzien van correcte indexen op de tabellen en performante queries om de performantie van de toepassing te garanderen.

Indien Oracle niet ondersteund wordt, dan dient de inschrijver de database software te voorzien, incl. de nodige licenties en de installatie.

OpslagsystemenAlle toepassingen binnen het provinciebestuur maken gebruik van de geconsolideerde NetApp opslagsystemen. Deze apparatuur biedt opslag aan via NFS, CIFS of iSCSI LUNs aan de toepassingen. Virtual disks van virtual servers worden eveneens op de NetApp storage systemen geplaatst.

Alle gegevens die de software eventueel buiten de RDBMS opslaat, moet verplicht op de NetApp storage systemen worden geplaatst m.b.v. één van bovenstaande protocols.

60

Ook de back-up van alle gegevens gebeurt via NetApp. Indien de software van een eigen back-up oplossing is voorzien, dan dient deze de gemaakte back-ups op te slaan op een NFS of CIFS share.

IntranettoepassingenVoor de diverse intranettoepassingen wordt er gebruikgemaakt van Tomcat servers, versie 5.5 of 6.0. Er kan ook gebruikgemaakt worden van Apache webserver.

De voorkeurbrowser is Firefox. Internet Explorer is aanwezig op de pc's, doch met zeer sterke beveiligingsinstellingen. Active-X wordt niet toegestaan.

ToepassingsomgevingVoor het beheer van documenten (documentmanagement) maakt het provinciebestuur gebruik van Documentum 6.5.Voor diverse andere toepassingen wordt er gebruik gemaakt van SAP.

Gebruikers en rollen binnen een bepaalde toepassing worden beheerd in AD/LDAP. Alle gebruikersauthenticatie gebeurt verplicht t.o.v. AD/LDAP. Rollen worden binnen de applicatie omgezet in rechten en opties die binnen de toepassing beheerd worden.

Alle aangeboden software en printerdrivers moeten verplicht in het Nederlands beschikbaar zijn.

61

6.2.4 Bijlage 5: Modelverklaring op erewoord

I) Identificatie van de aanbestedende overheidPROVINCIE VLAAMS-BRABANT, dienst facilitair beheer, provincieplein 1, 3010 Leuven

II) Identificatie van de opdracht Opdracht (raamovereenkomst) voor het huren en onderhouden van multifunctionals van de provinciale diensten, instellingen en domeinen (provinciebestuur Vlaams-Brabant)

De ondergetekende:..............................................................................................................(Naam en voornamen)

Hoedanigheid of beroep:.......................................................................................................

Nationaliteit: ……………………………………………………….............................................

Woonplaats:..........................................................................................................................(Land, gemeente, straat, nummer)

ofwelDe vennootschap:...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................(Handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel)

vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) 6

............................................................................................................................................

.

............................................................................................................................................

.

............................................................................................................................................

.

ofwelDe ondergetekende:(voor elk van hen dezelfde gegevens als hierboven)die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming, .............................................................................................................................................

6

62

............................................................................................................................................

.

............................................................................................................................................

.

Naam van de tijdelijke vereniging:.........................................................................................

63

Verklaart/verklaren op erewoord dat hij/ze zich niet in een toestand bevindt/bevinden zoals vemeld in de uitsluitingsgronden bedoeld in artikel 17 of 43 of 69 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 en verbindt/verbinden zich ertoe de nodige documenten en bewijsstukken op verzoek van de aanbestedende overheid over te leggen.

Gedaan te ..................................................op ...................................................

de inschrijver(s)

…………………………………………. …………………………………………...handtekening(en):

64

6.2.5 Bijlage 6: Modelgetuigschrift van goede uitvoering van een opdracht voor aanneming van leveringen

Ondergetekenden ..............................................................................................................

(handelsnaam en adres van de opdrachtgever) bevestigen dat de firma/overheid

...........................................................................................................................................

(handelsnaam en maatschappelijke zetel van de onderneming)

tot onze volle tevredenheid de volgende leveringen heeft uitgevoerd

...........................................................................................................................................

(beschrijving van het werk, tijdstip en plaats van uitvoering en bedrag)

Bovenvermelde leveringen werden volgens de regels van de kunst uitgevoerd en op

regelmatige wijze tot een goed einde gebracht.

Voor juist en echt verklaard,

Gedaan te ..................................................op ...................................................

…………………………………………. …………………………………………...handtekening(en):

65

6.2.6 Toe te voegen documenten

Een behoorlijk ingevuld en ondertekend inschrijvingsformulier met behoorlijk ingevulde en ondertekende inventaris (samen met een afschrift waaruit de bevoegdheid of de volmacht van de ondertekenaar van de offerte blijkt - afschrift Belgisch Staatsblad);

De kandidaat-inschrijver dient een testscenario voor de levering, de installatie, de aansluiting op het netwerk, de integratie met de beheersofware en de volledige ingebruiksname uit te werken (zie punt 2.13 Voorlopige oplevering).

Bijlage 3: Invulfiche milieucriteria (aan te vullen per aangeboden type); Bijlage 5: Modelveklaring op erewoord; Een lijst van minstens twee referenties tijdens de afgelopen vijf jaar, met

vermelding van bedrag en datum van de instanties waarvoor zij bestemd waren. Deze referenties moeten op jaarbasis een omvang hebben vergelijkbaar met de beschreven opdracht en moeten in gebruik zijn. De referenties moeten worden aangetoond door certificaten van goede uitvoering die door de bedrijven zijn opgesteld of goedgekeurd. (inclusief met vermelding contactpersoon en telefoonnummer). (=Bijlage 6: Modelgetuigschrift van goede uitvoering van een opdracht voor aanneming van leveringen).

Een verklaring van conformiteit met de Europese richtlijnen en normen (CE-markering);

Productveiligheidsfiches (in toepasselijke wetgeving); Een volledige beschrijving van de toestellen en alle gevraagde bijkomende

informatie en documentatie (zie deel 4 Inhoudelijke en technische specificaties); Een lijst van de tot de onderneming van de leverancier behorende technici of

technische diensten en aanduiding van de organisatie van deze technici. De leverancier toont via deze lijst aan dat hij beschikt over voldoende gekwalificieerde technici (minstens 10) met opgave van het opleidingsniveau van deze technici.

Automatische screening van documenten door de aanbestedende overheidVolgende attesten worden automatisch, door de aanbestedende overheid opgevraagd via de officiële kruispuntbank (DIGIFLOW) en moeten niet bijgevoegd worden:

In toepassing van het KB van 20 juli 2005 dient de Belgische inschrijver het RSZ-attest (document waaruit blijkt dat de kandidaat-inschrijver voldoet aan de voorschriften inzake bijdragen voor de sociale zekerheid en bestaanszekerheid) en attest van niet-faillissement (document afgeleverd door de Rechtbank van Koop-handel, waaruit blijkt dat de inschrijver geen aangifte heeft gedaan van faillissement of geen gerechtelijk akkoord aangevraagd heeft of niet in staat van faillissement, vereffening of een gelijkaardige situatie verkeert) of soortgelijke niet bij zijn inschrijving te voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen;

Belangrijke opmerking: De buitenlandse inschrijver dient bij zijn inschrijving wel een attest (ev.

attesten) te voegen, overeenkomstig art. 17 bis, §2, 43bis, §2 en 69bis, §2 van het Belgisch KB van 8 januari 1996.

66

6.2.7 Bijlage 7: Zwart-witte sticker

Aan de deputatie van de provincie Vlaams-Brabant

Directie/dienst: _________________________________

Provincieplein 1

3010 Leuven

OFFERTEDatum

Omschrijving opdracht

Aard / procedure

67