PROSJEKTVEIVISEREN VERSJON 2 - difi.no · private og offentlige sektor Alle prosjekter over 10 mio....

PROSJEKTVEIVISEREN VERSJON 2.0

ANBEFALT PROSJEKTMODELL FOR OFFENTLIG SEKTOR

Oslo,31.5.2012

VELKOMMEN

«Norge skal ligge i front internasjonalt i å utvikle en digital forvaltning!» Digitaliseringsprogrammet

Difi spisser nå sin strategi med sikte på å understøtte digitaliseringen av

Norge, og skal bidra til å realisere Regjeringens digitale ambisjoner

Prosjektveiviseren skal bli et viktig verktøy for å sikre at strategiske IT-

prosjekter gjennomføres på en vellykket måte, når de målene som er satt, og

realiserer ønskede gevinster.

Difi reviderer i disse dager Prosjektveiviseren, for å sikre at den

er enkel og brukervennlig,

ivaretar eksisterende IT-politiske føringer, regelverk og retningslinjer, og

er egnet som anbefalt, felles prosjektmodell for hele den offentlige forvaltning.

Direktoratet for forvaltning og IKT

AGENDA

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Prosjektveiviseren 2.0 – nærmere en anbefalt prosjektmodell for offentlige etater!

Hva går galt i offentlige IT-prosjekter – kort om bakgrunnen for Prosjektveiviseren

Evaluering av Prosjektveiviseren 1.0

Innledning

Erfaringer fra Danmark og England

Oppsummering og veien videre

VI VET AT OFFENTLIGE OG PRIVATE IT-PROSJEKTER SPREKKER PÅ TID OG KOST

Kilde:

Double Whammy – How ICT Projects are Fooled by

Randomness and Screwed by Political Intent, Saîd

Business School ved University of Oxford i England. Aug

2011

Basert på en gjennomgang av 1471

offentlige og private prosjekter i flere land

”One in six projects (17%) with cost

overruns of nearly +200% and schedule

slippage of nearly 70%”

Kilde:

Professionalisering af arbejdet med it-projekter i staten –

Afrapportering fra arbejdsgruppen vedrørende bedre

statslige it-projekter, Mai 2010. Finansministeriet Danmark

”Siden 2001 har der i de største statslige it-

projekter været budgetoverskridelser for

samlet set omkring en mia. kr.”

Utfordringer knyttet til manglende pro-

sjektmodenhet, risikofylte prosjekter,

mistillitsforhold til leverandørene

Kilde: John & Daniel, Elizabeth (2006): Benefits

Management, Delivering Value from IS & IT Investments.

West Sussex, England: John Wiely & Sons Ltd. P. 35

Over 70 % of IT projects fail to deliver

the expected benefits

Kilde: Office of Government Commerce (2004), OGC

Successful Delivery Toolkit

Deficiencies in benefits capture bedevils

nearly 50% of government projects

30-40% of systems to support business

change deliver no benefits whatsoever

HVORFOR GÅR DET GALT? – OGC RESARCH

Why do programmes fail • there is a poorly defined or poorly

communicated vision

• there is insufficient board level support,

• leadership is weak,

• there are unrealistic expectations of the organisational capacity and capability,

• there is insufficient focus on benefits

• there is no real picture (blueprint) of the future capability

• the organisation fails to change its culture

• there is insufficient engagement of stakeholders

• the incorrect method is used

5

Why do projects fail • Lack of clear links between the project and the

organisation's key strategic priorities, including agreed measures of success.

• Lack of clear senior management and Ministerial ownership and leadership.

• Lack of effective engagement with stakeholders.

• Lack of skills and proven approach to project management and risk management.

• Too little attention to breaking development and implementation into manageable steps.

• Evaluation of proposals driven by initial price rather than long-term value for money (especially securing delivery of business benefits).

• Lack of understanding of, and contact with the supply industry at senior levels in the organisation.

• Lack of effective project team integration between clients, the supplier team and the supply chain.

AGENDA




Prosjektveiviseren 1.0

Innledning



PROSJEKTVEIVISEREN 1.0 - MODELL

• Prosjektveiviseren 1.0 har faseinndeling

• Til hver fase er det knyttet veiledningsmateriell, som bruker må ta stilling til og velge

fra (maler, rapporter, erfaringer, infosider, sjekklister osv)

• I tillegg er det lagt til forslag til anbefalte aktiviteter som skal gjennomføres i hver fase

• Det er ikke lagt opp til formelle beslutningspunkter i versjon 1.0 av Prosjektveiviseren


PROSJEKTVEIVISEREN 1.0 - ORGANISERING


Forum Mål Deltakere

Styringsgruppe Forankring i eksterne miljøer.

Difi, SSØ, KS, Kommunaldirektør Oslo Kommune, SKD mfl

Referansegruppe

16 deltakere fra 15 virksomheter

Bidra til utviklingen av PV gjennom åpne prosesser

Redaksjonsråd Ca. 10-12 personer, (sjekk)

Videreføring av referansegruppen etter at PV gikk over i driftsfase; bistå Difi med å sikre at Prosjektveiviseren.no fremstår som et sammenhengende konsept med høy prosjektfaglig kvalitet, fremfor faglige enkeltfragmenter.

Prosjektledergruppe

12 deltakere fra 10 ulike virksomheter

Ressursgruppe med høyt kompetente deltakere innenfor fagområdet prosjektledelse, som kunne bidra til å kvalitetssikre og gi råd om hva som kreves for god ledelse av prosjekter.

Forum for prosjektledelse

Norsk Senter for Prosjektledelse, PMI Norway Oslo Chapter, DNDs Prokval-gruppe, norsk forening for prosjektledelse

Forum for samarbeid med relevante nasjonale kompetansemiljøer innenfor prosjektledelse. Ønske om å forbedre Prosjektveiviseren ved å skape en god og felles forståelse av prosjektledelsesfaget

Nettverk for program- og porteføljestyring

12 deltakere fra 8 virksomheter

bidra med faglige og strategiske vurderinger, samt utveksle erfaringer om teori, metode og praksis. Hensikten er at dette skal bidra til at Prosjektveiviseren videreutvikles på disse fagområdene.

AGENDA





Innledning



DANMARK

Siden 2010 har Danmark jobbet målrettet med å profesjonalisere

offentlige IT-prosjekter

I 2011 ble Digitaliseringsstyrelsen etablert, og skal bidra til å sikre at

Danmark får mest mulig IT for pengene. Dette skjer blant annet

gjennom:

Standardisert prosjektmodell

Kompetenseutvikling af statens prosjektledere og –eiere

Etablering av Statens IT-prosjektråd - bestående av erfarne toppledere fra den

private og offentlige sektor

Alle prosjekter over 10 mio. skal risikovurderes av rådet


Digitaliseringsstyrelsen har nå en samlet oversikt over alle IT-investeringer over 10 millioner, og har informasjon om tid, økonomi og gevinstrealisering

ENGLAND

I England er det opprettet flere sentrale organer under regjeringen,

som har som hovedoppgave å sikre at offentlig forvaltning jobber

effektivt, ikke minst med prosjekt-, program-, og porteføljestyring.

De har fokus på at vellykket prosjektgjennomføring er en sentral

forutsetning for at regjeringen skal nå sine mål

I 2010 ble det opprettet det såkalte «Government efficiency and

reform group»

I forbindelse med denne er det også opprettet et «Major Projects

Authority», som skal sikre at de største, mest strategiske prosjektene

blir fulgt opp på hensiktsmessig måte.


AGENDA





Innledning



MÅL FOR PROSJEKTVEIVISEREN 2.0

Modellen skal ha en klar struktur

Faseinndelt

Beskrivelse av aktiviteter i hver fase

Inneholde beslutningspunkter

Anbefalte maler til hver fase

Ledelsesprodukter til hver fase

Modellen skal ha klart definerte roller og ansvar

Beskrivelse av prosjektorganisasjon

Rollebeskrivelser

Tydelig relasjon mellom linjeorganisasjon og prosjektet

Modellen skal bidra til å sikre kontinuerlig forretningsmessig forankring


Behov - Idé

Analyse

-

oppstart

Analyse

-

Initiering

Gjennomføring – Design og utvikling

Prosjektgjennomføring –

implementering og overlevering

Realisering

Ledelse, planlegging og kvalitetssikring

PROSJEKTVEIVISEREN 2.0 BYGGER VIDERE PÅ VERSJON 1.0


Prosjektansvar Linjeansvar

Beslutningspunkt

1

Aktiviteter som gjennomføres i linjen Aktiviteter som gjennomføres i prosjektet

Lederskap og organisatorisk forankring

2 3 4

Behov - Idé

Analyse

-

oppstart

Analyse

-

Initiering

Gjennomføring – Design og utvikling

Prosjektgjennomføring –

implementering og overlevering

Realisering

Ledelse, planlegging kvalitetssikring

REVIDERT PROSJEKTMODELL

Beslutningspunkt

1

Aktiviteter som gjennomføres i linjen

Aktiviteter som gjennomføres i prosjektet

Lederskap og organisatorisk forankring

2 3 4

• Prosjektinitie- ringsdokument

• Gevinstreali-seringsrapport

• Gevinst-

realiserings

plan

• Mandat

• Business case

• Kvalitetsstrategi

• Sluttrapport

• Avviksrapport

Et ledelsesprodukt i prosjektmodellen understøtter

styring og beslutninger i prosjektet

• Risikoanalyse

• Faseover-gangsrapport



• Avviksrapport • Avviksrapport

• Faseplan for

initieringsfase

• Prosjektforslag

Inngår i ledelsesprodukt IT politiske føringer

• Sjekkliste for IT-politiske føringer**

*Prosjektforslaget må inkluderer en første vurdering av

sjekklisten

**Sjekkliste for IT-politiske føringer er en tilpasset

versjon av selvdeklareringsskjema for store satsninger

(J.mf P-11/2011 FAD/FIN)

• Grov business case***

• Første vurdering av IT-politiske føringer

Ledelsesprodukt

***Business Case brukes her som et

samlebegrep om en analyse av

gevinster, kostnader og forutsetning for

et tiltak. Kan også benytte andre verktøy

for å fremskaffe denne informasjonen

som DFØ’s metode for samfunns. øk

analyse eller andre kost/nytte verktøy.

http://www.regjeringen.no/nb/dep/fad/dok/rundskriv/2011/samordning-og-styring-av-ikt-relaterte-i.html?id=661897



VEIEN VIDERE

Konkrete problemstillinger vi ønsker å belyse i vår og høst er blant

annet:

Navn på prosjektfasene

Bør anskaffelse være en egen prosjektfase

Hva er hensiktsmessige, anbefalte roller og ansvar i et IT-prosjekt?

Hvordan skal modellen på best måte ivareta smidig metode

Hvordan skal modellen legge best mulig til rette for nødvendige interne og

eksterne kost/nyttevurderinger


VEIEN VIDERE

Hvordan skal modellen legge til rette for gevinstrealisering?

Hvordan skal modellen legge til rette for risikostyring?

Hvordan skal IT-politiske føringer ivaretas i modellen

Hvordan skal evaluering ivaretas i modellen?


Difi vil i forbindelse med revisjonen vurdere hvilke deler av Prosjektveiviseren 1.0 som skal videreføres, hva som skal endres og evt fjernes i versjon 2.0.

Målet er at versjon 2.0 lanseres på nett i løpet av året.

Ekstra


FASE OG FORMÅL


Behov - Ide Oppstart Initiering Design/utvikling Implementering/ overlevering

Realisering

Form

ål

Identifisere og fange opp ideer fra virksomheten og fra eksterne omgivelser når de oppstår, samt beskrive og viderebehandle ideene

Sikre at forutsetningene for prosjektinitiering er på plass. Forhindre at dårlige prosjekter blir igangsatt, og sikre at kun levedyktige og lønnsomme prosjekter blir initiert.

Sikre at det er etablert et robust grunnlag for prosjektet, slik at organisasjonen kan forstå det arbeidet som må gjøres for å levere prosjektets produkter før man forplikter seg til en betydelig investering.

Styre og lede prosjektets leveranser, og sikre kontinuerlig forretningsmessig forankring

Å overlevere prosjektets produkter til basisorganisasjon, og å legge til rette for at virksomheten kan realisere de identifiserte gevinster

Å gjennomføre realisering av prosjektets gevinster iht gevinstrealiseringsplan og evaluere prosjektets resultatmål. Å evaluere prosjektets vellykkethet ifht planlagte resultatmål og trekke erfaringer fra avsluttet prosjekt

BESLUTNINGSPUNKTER

1. Autorisere initiering

Formål : fatte en beslutning om hvorvidt prosjektet bør videreføres til

initieringsfasen - Forhindre at virksomheten bruker ressurser på å planlegge

dårlige prosjekter og sikre at kun levedyktige prosjekter går videre til

initieringsfasen

2. Autorisere prosjekt

Formål : beslutte om prosjektet skal videreføre resten av prosjektet - sikre at

prosjektet fortsatt er levedyktig, gjennomgå og godkjenne dokumentasjon fra

initieringsfase og gevinstevalueringsplaner. Varsle virksomhets- eller

programledelse. Delegere myndighet til prosjektleder.

3. Autorisere en fase

Formål : evaluere hvor vellykket en fase har vært og godkjenne neste fase –

virksomhetens midler forpliktes til en fase av gangen.

4. Autorisere avslutning av prosjekt.

Formål : Bekrefte akseptanse/godkjenning av prosjektets produkter og bekrefte

at målene som ble satt opp i den opprinnelige initieringsdokumentasjonen har

blitt oppnådd eller at prosjektet ikke har mer å bidra med.


1

2

3

4

PROSJEKTVEIVISEREN 2.0

Forslag til justeringer i forhold til organisering

Eksisterende fora har vært hensiktsmessig i oppstarten og utviklingen av

Prosjektveiviseren!

I det videre ønsker vi å få en enklere og mer effektiv organisering

Difi skal eie Prosjektveiviseren, og styre videre forvaltning og utvikling

Vi ønsker å beholde noen færre nettverk/fora, og gi hvert nettverk/fora et

tydeligere mandat

Vi vil se på hvordan roller og ansvar til eksisterende styringsgruppe,

referansegruppe og redaksjonsråd kan videreføres på en hensiktsmessig

måte.

Vi vil utarbeide et forslag til ny organisering i forbindelse med utvikling av versjon

2.0, og ønsker gjerne forslag fra dere.


PROSJEKTVEIVISEREN 2.0

På hvilken måte er modellen tro mot PRINCE 2 og hvor er det

avvik?

Lagt til nasjonale IT-politiske føringer i vårt forslag til 2.0

Pr i dag er forslaget til PV 2.0 lojal mot begreper i PRINCE, men vi skal vurdere

tilpasninger i løpet av våren og høsten

PRINCE sier at man minimum må ha to faser, men fordi PV fokuserer på IT-

prosjekter, har vi vist de fasene vi har, og bygger videre på PV 1.0.

PV 2.0 følger PRINCEs 7 prinsipper for planlegging og gjennomføring av

prosjekter


7 prinsipper


AGENDA





Innledning


Veien videre

VEIEN VIDERE

Konkrete problemstillinger vi ønsker å belyse i vår og høst er blant

annet:

Navn på prosjektfasene

Bør anskaffelse være en egen prosjektfase

Hva er hensiktsmessige, anbefalte roller og ansvar i et IT-prosjekt?

Hvordan skal modellen på best måte ivareta smidig metode

Hvordan skal modellen legge best mulig til rette for nødvendige interne og

eksterne kost/nyttevurderinger


VEIEN VIDERE

Hvordan skal modellen legge til rette for gevinstrealisering?

Hvordan skal modellen legge til rette for risikostyring?

Hvordan skal IT-politiske føringer ivaretas i modellen


Difi vil i forbindelse med revisjonen vurdere hvilke deler av

Prosjektveiviseren 1.0 som skal videreføres, hva som skal endres og

evt fjernes i versjon 2.0. Målet er at versjon 2.0 lanseres på nett i løpet

av høsten 2012.

PROSJEKTVEIVISEREN VERSJON 2 - difi.no · private og offentlige sektor Alle prosjekter over 10 mio....

Documents

Transcript of PROSJEKTVEIVISEREN VERSJON 2 - difi.no · private og offentlige sektor Alle prosjekter over 10 mio....