PROSES PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS PADA BADAN...
134
PROSES PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS PADA BADAN PENYELENGGARA JAMINAN SOSIAL KETENAGAKERJAAN KANTOR PUSAT SKRIPSI Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP) oleh: AGHNAITA SUWANDA NIM. 11140251000067 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1442H/ 2020M
Transcript of PROSES PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS PADA BADAN...
PROSES PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS PADA BADAN
PENYELENGGARA JAMINAN SOSIAL
KETENAGAKERJAAN KANTOR PUSAT
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
oleh:
AGHNAITA SUWANDA
NIM. 11140251000067
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1442H/ 2020M
LEMBAR PENGESAHAN UJIAN SKRIPSI
Nama : Aghnaita Suwanda
NIM : 11140251000067
Judul Skripsi : Proses Penyusutan Arsip Dinamis pada Badan Penyelenggara
Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kantor Pusat
Ujian Skripsi : 12 Februari 2020
Skripsi tersebut telah diperbaiki sesuai saran dan komentar dari Tim Penguji
sebagai syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Strata (S1) pada Program Studi
Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta.
Jakarta,11 Mei 2020
Tanda Tangan
Tanggal
1. Ketua Sidang : Siti Maryam, M.Hum
NIP. 19700705 199803 2 002
12-05-2020
2. Sekretaris Jurusan : Amir Fadhilah, M.Si
NIP. 19710530 199903 1 003
29-05-2020
3. Pembimbing : Mukmin Suprayogi, M.Si
NIP.196203011999031001
12-05-2020
4. Penguji I : Dr. Ade Abdul Hak, M.Hum
NIP. 19780621 201101 1 004
5. Penguji II : Nurul Hayati,M.Hum
NIDN. 201458102 11-05-2020
i
ABSTRAK
Aghnaita Suwanda (NIM. 11140251000067). Proses Penyusutan Arsip Dinamis
pada Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kantor
Pusat. Di bawah bimbingan Mukmin Suprayogi, M.Si. Program Studi
Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam
Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta 2020.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui proses penyusutan arsip dan
mengetahuiupaya dalam mengatasi kendala penyusutan arsip yang dilakukan di
BPJS Ketenagakerajaan Kantor Pusat. Jenis pendekatan penelitian ini
menggunakan metode studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Pengumpulan
data dilakukan dengan cara observasi, wawancara, dan dokumentasi. Temuan
penelitian ini mengungkapkan bahwa unit kearsipan BPJS Ketenagakerjaan
Kantor Pusat dalam proses penyusutan arsip dinamis inaktifmenggunakan JRA
sebagai pedoman yang digunakan. Hal tersebut sudah dibuktikan dengan
pelaksanaan pemindahan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif sesuai dasar
hukum yang berlaku yang dituangkan ke dalam PERDIR 20/08/2018 tentang
jadwal retensi arsip di lingkungan BPJS Ketenagakerjaan. Adapun kendala dalam
pelaksanaan penyusutan arsip dinamis seperti Sumber Daya Manusia dalam
pemahaman yang berbeda-beda dalam proses klasifikasi arsip sehingga
menyebabkan kebingungan dalam menentukan masa rentensi arsip, kendala lain
seperti kurangnya fasilitas penyimpanan arsip yang menyebabkan unit kearsipan
mengharuskan mengeluarkan uang untuk menyewa ruangan penyimpanan arsip.
Upaya yang dilakukan oleh BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat dalam mengatasi
kendala tersebut dengan pembinaan dan sosialisasi terhadap kompetensi tim
penilai kemudian memperbaiki proses penciptaan arsip dengan pedoman yang
sudah ada selanjutnya pembuatan JRA yang dituangkan ke dalam PERDIR
20/08/2018 yang dapat mengatasi kendala kurangnya tempat penyimpanan arsip.
Kata Kunci : Arsip Dinamis, Penyusutan Arsip, Pusat Arsip, BPJS
Ketenagakerjaan
ii
ABSTRACT
Aghnaita Suwanda (NIM. 11140251000067). Dynamic Archive Depreciation
Process at the Head Office Social Security Managing Agency. Under the
guidance of Mukmin Suprayogi, M.Sc. Library of Science Study Program
Faculty of Adab and Humanities Syarif Hidayatullah State Islamic
University Jakarta 2020.
The purpose of this study was to determine the process of depreciation of records
and determine efforts to overcome the constraints of archival shrinkage carried
out at the Central Office BPJS. This type of research approach uses the case study
method with a qualitative approach. Data collection is done by observation,
interview, and documentation. The findings of this study revealed that the Central
Office BPJS Manpower filing unit in the process of inactivating dynamic archive
depreciation used JRA as the guideline used. This has been proven by the
implementation of dynamic inactive archive transfer and destruction in
accordance with the applicable legal basis as outlined in PERDIR 20/08/2018
regarding records retention schedule in the BPJS Employment environment. As
for the constraints in the implementation of dynamic archive depreciation such as
Human Resources in different understandings in the classification process of the
archive, causing confusion in determining the period of archive retention, other
constraints such as the lack of archival storage facilities that cause archival units
require spending money to rent the archive storage room. Efforts made by the
Central BPJS Employment Office in overcoming these obstacles by fostering and
socializing the competency of the assessment team then improve the process of
creating records with existing guidelines and then making JRA as outlined in
PERDIR 20/08/2018 which can overcome the constraints of lack of storage files.
Keywords: Dynamic Archive, Archive Depreciation, Archive Center, Employment
BPJS.
iii
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim
Dengan menyebut nama Allah SWT. Yang Maha Pengasih lagi Maha
Penyayang, penulis haturkan puji dan syukur yang telah melimpahkan rahmat,
hidayah, dan inayah-Nya sehingga skripsi dengan judul ―Proses Penyusutan Arsip
Dinamis Pada Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kantor
Pusat‖ dapat selesai dengan baik.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kata sempurna. Hal
tersebut didasari pada keterbatasan waktu, tenaga, maupun pengetahuan dari diri
penulis. Akan tetapi penulis berupaya semaksimal mungkin untuk memberikan
yang terbaik kepada pembaca khususnya Program Studi Ilmu Perpustakaan
Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Pada kesempatan
ini Penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Prof. Dr. Amany Lubis, Lc, MA, selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta.
2. Prof. Drs. Saiful Umam, MA, Ph.D, selaku Dekan Fakultas Adab dan
Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Ibu Siti Maryam, M.Hum, selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan
Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
4. Bapak Amir Fadhilah, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Ilmu
Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta.
iv
5. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku dosen pembimbing penulis yang
telah meluangkan waktu, tenanga, dan pikirannya untuk membantu
mengarahkan, dan memberi masukan kepada penulis dalam menyelesaikan
skripsi ini.
6. Seluruh Bapak dan Ibu dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan yang telah
memberikan ilmu kepada penulis selama masa perkuliahan.
7. Pihak unit kearsipan BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat, Khususnya Bapak
Muhammad Reza, Muhammad Awaluddin, dan Triyanto selaku penata muda
kearsipan BPJS Ketenagakerjaan yang telah bersedia memberikan
kesempatan kepada penulis untuk melakukan penelitian di unit kearsipan
BPJS Ketengakerjaan Kantor Pusat.
8. Orangtua penulis, Bapak Adang Rusdiana dan Ibu Isniyarmi yang tidak
pernah lupa untuk memberikan doa dan nasihat sehingga menimbulkan
semangat penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.
9. Kakak dan adik penulis, Aggy Panca Suwanda, Astri Aulia Suwanda, dan Al-
Faizal Suwanda yang selalu memberikan semangat dalam meyelesaikan
skripsi ini.
10. Kerabat penulis, Anik Riani yang selalu mendukung penulis secara moral
maupun materil.
11. Kepada para sahabat, Abil Ramandha,Arum Fakhriyah, Silmi Kaffah,
Marisya Ningrum,Chairul Fatah, Mega Budi Aditya,Rizky Maulana, Briliani
Nur Fikri, Lila Safitri, Ingrid Shela Devina, Faisal Ahmad Faqihuddin, Irwina
Savitri. Terimakasih selalu memberikan bantuan, semangat, doa, dan
motivasi kepada penulis selama menyusun skripsi ini.
v
12. Kepada seluruh teman-teman Prodi Ilmu Perpustakaan dan angkatan 2014,
khususnya teman seperjuangan di kelas B angkatan 2014 yang tidak dapat
disebut satu persatu. Terimakasih telah banyak memberi bantuan serta
masukan dalam menyelesaikan tugas kelas, serta telah mau berbagi suka dan
duka selama 4 tahun ini.
13. Terimakasih untuk semua pihak yang telah banyak membantu dan
mendukung penulis dalam menyelesaikan skripsi ini yang tidak dapat penulis
sebutkan satu persatu. Hanya do’a dan ucapan terima kasih yang dapat
penulis sampaikan. Semoga Allah SWT. membalas semua kebaikan kalian.
Aamiin Yaa robbal’alamiin.
Demikian dengan penyusunan skripsi ini tentu saja masih banyak
kekurangan dan kekelirua, maka sudah sepantasnya skripsi ini butuh masukan
berupa kritik dan saran yang bersifat membangun. Dengan demikian, diharapkan
skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca.
Jakarta, 11 Januari 2020
Aghnaita Suwanda
vi
DAFTAR ISI
ABSTRAK ............................................................................................................... i
KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... viii
DAFTAR TABEL .................................................................................................. ix
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
A. Latar Belakang ................................................................................................ 1
B. Pembatasan dan Rumusan Masalah ................................................................ 6
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ....................................................................... 7
D. Definisi Istilah ................................................................................................. 8
E. Sistematika Penulisan ..................................................................................... 9
BAB II TINJAUAN LITERATUR ....................................................................... 11
A. Konsep Pemahaman Arsip ............................................................................ 11
1. Arsip ........................................................................................................... 11
2. Arsip Dinamis ............................................................................................ 12
3. Arsip Dinamis Inaktif ................................................................................. 14
4. Manajemen Arsip Dinamis ........................................................................ 16
5. Arsip Sebagai Sumber Informasi ............................................................... 19
B. Penyusutan Arsip .......................................................................................... 25
1. Definisi Penyusutan Arsip ......................................................................... 25
2. Tujuan dan Manfaat Penyusutan ................................................................ 29
3. Prosedur Penyusutan Arsip ........................................................................ 31
C. Jadwal Retensi Arsip ..................................................................................... 36
1. Definisi JRA ............................................................................................... 36
2. Tujuan dan Manfaat JRA ........................................................................... 37
3. Pedoman penetapan JRA............................................................................ 40
D. Pusat Arsip .................................................................................................... 42
E. Dasar Hukum Arsip....................................................................................... 45
BAB III METODE PENELITIAN........................................................................ 47
vii
A. Jenis dan Pendekatan..................................................................................... 47
B. Kriteria Informan .......................................................................................... 48
C. Teknik Pengumpulan Data ............................................................................ 49
1. Data Primer ................................................................................................ 49
2. Data Sekunder ............................................................................................ 51
D. Teknik Analisis Data ..................................................................................... 52
E. Variabel dan Indikator Penelitian.................................................................. 53
F. Tempat dan Waktu Penelitian ....................................................................... 54
G. Penelitian Terdahulu ..................................................................................... 54
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ...................................... 56
A. Profil Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan ..................... 56
1. Sejarah ........................................................................................................ 56
2. Visi Misi ..................................................................................................... 59
3. Struktur Organisasi .................................................................................... 59
4. Letak Geografis .......................................................................................... 60
B. Hasil Penelitian ............................................................................................. 60
1. Proses Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif di BPJS Ketenagakerjaan Kantor
Pusat ........................................................................................................... 61
2. Upaya Mengatasi Kendala dalam Proses Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif
di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat ..................................................... 72
C. Pembahasan ................................................................................................... 76
1. Proses Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif di BPJS Ketenagakerjaan
Kantor Pusat ............................................................................................... 76
2. Upaya Mengatasi Kendala dalam Proses Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif
di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat ..................................................... 84
BAB V PENUTUP ................................................................................................ 87
A. Kesimpulan ................................................................................................... 87
B. Saran .............................................................................................................. 88
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 89
LAMPIRAN
BIODATA PENULIS
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Direktorat Utama ............................................... 58
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Daftar Nama Informan ........................................................................... 48
Tabel 3.2 Waktu Penelitian .................................................................................... 53
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Ilmu pengetahuan dan teknologi kini semakin berkembang pesat dan
sangat mempengaruhi kemajuan suatu instansi, baik pemerintah maupun
swasta. Semua kegiatan yang dilakukan oleh instansi pasti membutuhkan
informasi. Informasi menjadi sebuah kebutuhan yang mutlak harus terpenuhi
sebagai pendukung pekerjaan yang dilakukan oleh suatu instansi. Salah satu
informasi yang sangat penting bagi suatu instansi ialah rekaman dari kegiatan
instansi itu sendiri, rekaman tersebut termasuk ke dalam arsip. Arsip memiliki
berbagai fungsi salah satu di antaranya ialah menyediakan informasi bagi
pemakainya.
Secara umum arsip merupakan keseluruhan dari bentuk informasi
yang terekam dalam berbagai media. Sebagai rekaman informasi dari setiap
kegiatan administrasi suatu instansi arsip akan terus berkembang seiring
dengan semakin kompleksnya fungsi dan tugas instansi. Selama instansi
masih melaksanakan fungsinya selama itu pula arsip akan tercipta dengan
sendirinya. Dengan begitu dapat kita lihat kaitannya arsip dengan instansi
penciptanya.
Permasalahannya ialah semakin banyak terciptanya arsip akan
berdampak pula pada penumpukan arsip yang semakin menggunung. Dari
hari ke hari arsip yang tercipta akan membuat sesak pada ruangan kerja jika
tidak adanya pengelolaan. Secara tidak sengaja arsip yang menumpuk
2
tersebut membutuhkan manajemen dan pengelolaan arsip yang baik dari
mulai awal terciptanya arsip hingga penyusutan arsip itu sendiri.
Untuk mempermudah kegiatan dalam manajemen kearsipan,
mengurangi jumlah volume arsip pada suatu instansi arsip tersebut harus
dikendalikan dengan cara penyusutan arsip. Menurut Undang-Undang No.43
Tahun 2009 pasal 40 ayat (4): Pengelolaan arsip dinamis adalah untuk
mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien dalam
penciptaan arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi
arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.1
Penyusutan arsip perlu dilakukan namun sebelum melakukan kegiatan
penyusutan arsip terlebih dahulu melakukan penilaian pada arsip-arsip
dinamis mana yang memiliki nilai guna dan perlu disimpan serta berapa lama
arsip dinamis tersebut perlu disimpan. Setelah dilakukan proses penilaian
hasilnya ialah menentukan jadwal retensi arsip dan pemusnahan arsip
dinamis inaktif dimana tujuan akhirnya ialah mengurangi volume arsip,
penyelamatan arsip dan juga optimalisasi pendayagunaan informasi arsip.
Esensi dari penyusutan arsip ialahproses temu kembali arsip yang
lengkap, cepat dan akurat dengan cara mengelola arsip sesuai dengan asas
penyimpanan arsip sehingga pada instansi yang bersangkutan terdapat
pengelolaan arsip secara efisien. Semua arsip tersebut yang masih memiliki
nilai guna yang terkait dengan fungsi instansi yang bersangkutan.
Dalam Undang-Undang No.43 tahun 2009 tentang kearsipan pasal 49
yang dimaksud dengan penyusutan meliputi dengan cara pemindahan arsip
1Indonesia, ―Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tenteng Kearsipan,‖
2009, h.27,
https://www.kpk.go.id/images/pdf/uu%20pip/UU_No_43_Tahun_2009_Kearsipan.pdf.
3
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang telah
habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan
peraturan perundang-undangan dan penyerahan arsip statis oleh pencipta
arsip unit kerarsipan kepada lembaga kearsipan.2
Dalam melakukan penyusutan arsip, setiap instansi harus memiliki
jadwal retensi arsip untuk menentukan masa retensi arsip. Jadwal retensi arsip
sangat mendukung dalam pengelolaan arsip. Karena dengan adanya jadwal
retensi arsip dapat mempermudah pekerjaan untuk mengetahui arsip mana
yang akan disimpan dalam jangka waktu panjang dan arsip mana yang yang
akan disimpan dalam jangka waktu singkat serta mengetahui berapa lama
arsip disimpan dan kapan arsip harus dimusnahkan.
Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kantor Pusat
yang selanjutnya akan disebut BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat memiliki
berbagai jenis arsip yang dikelola. Pengelolaan tersebut sangat penting guna
memberikan informasi yang lengkap, cepat dan akurat. Hal tersebut
dibutuhkan karena mengingat peranan arsip sebagai proses penyajiaan
informasi saat pengambilan keputusan dan merumuskan kebijakan.Tidak
terepas dari suatu kenyataan bahwa setiap hari BPJS Ketenagakerjaan Kantor
Pusat menghasilkan arsip yang pada hakikatnya adalah catatan/rekaman
informasi dari segala kegiatan yang dilakukan. Menumpuknya arsip ini
menimbulkan permasalahan antara lain, ruang penyimpanan, penyediaan
tenaga pengelola, penyediaan peralatan, hingga biaya yang dibutuhkan untuk
pemeliharaan dan perawatan. Maka dari itu penyusutan arsip dinamis inaktif
2Indonesia, h. 32.
4
pada BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat merupakan kegiatan yang perlu
dilakukan.
Penyusutan arsip bertujuan untuk mengurangi jumlah volume arsip
dan memusnahkan arsip yang tidakbernilai guna. Pada intinya penyusutan
arsip merupakan salah satu kegiatan pengelolaan arsip inaktif di unit
kearsipan. Berdasarkan observasi awal penulis ke BPJS Ketenagakerjaan
Kantor Pusat, penulis mendapatkan informasi bahwa sudah ada arsip yang
dikelola dan tersusun rapi di rak dan masih banyak yang sedang dalam
proses pemindahan arsip dinamis inaktif yang tingkat kegunaanya sudah
menurun. Adapun arsip yang sudah habis masa retensinya namun belum
dibuatkan daftar usul musnahnya dan masih tersimpan di rak.Beberapa
kendala yang dihadapi dalam kegiatan penyusutan arsip di BPJS
Ketenagakerjaanyaitu, kurangnya pemahaman dari beberapa Sumber Daya
Manusia terkait JRA dan berbeda-beda dalam mengklasifikasikan arsip.
Dalam proses pengklasifikasian arsip dilakukan oleh beberapa arsiparis
sehingga menghasilkan perbedaan dalam klasifikasinya. Hal tersebut juga
akan menyebabkan perbedaan dalam lokasi penyimpanan dan status masa
retensi arsip nantinya. Kendalalainnya seperti kurangnya fasilitas, seperti unit
kerja yang tersebar di seluruh Indonesia ruangan arsipnya masih terbatas,
sehingga membuat unit kerja mengeluarkan biaya sewa gedung untuk
tambahan menyimpan arsip, hal tersebut dikarenakan belum lengkapnya
instrumen dasar hukum peraturan internal yang ada di BPJS Ketenagakerjaan.
Selain itu terdapat penumpukan pada arsip-arsip yang sudah masuk kedalam
masa inaktif yang belum dipindahkan atau dimusnahkan seperti naskah dinas
5
dan produk hukum, serta voucher umum. Arsip-arsip yang menumpuk
tersebut yang menjadi sumber masalah bagi unit pengolah dan unit
kearsipannya sendiri karena arsip tersebut akan memakan biaya dan tempat
yang lebih untuk perawatannya. Selain itu, akibat dari banyaknya arsip inaktif
yang menumpuk maka akan semakin sulit pula untuk melakukan penataan
dan pencarian arsip. Hal ini yang akan berdampak tidak efektifnya
penggunaan arsip yang masih bernilai guna tinggi.Dengan demikian,akan
mempengaruhi dalam waktu pencarian arsip yang dibutuhkan, karenanya
fungsi dari pengelolaan arsip sendiri adalah guna menemukan arsip yang
dibutuhkan dalam waktu yang cepat dan tepat.Penumpukan arsip tersebut
terjadi akibat tidak adanya peraturan atau dasar hukum yang kuat untuk
melakukan penyusutan. Jika arsip langsung disusutkan tidak berdasarkan
prosedur dan peraturan yang berlaku maka akan berdampak pada masa yang
akan datang karena khususnya kegiatan pemusnahan nantinya tidak akan kuat
dimata hukum jika terjadi sesuatu dikemudian hari. Namun, setelah
mengubah namanya dari Jamsostek menjadi BPJS Ketenagakerjaan dan
peraturan disahkan baru sekali diadakannya pemusnahan arsip dinamis
inaktif. Karena BPJS Ketenagakerjaan sudah menjadi badan hukum publik
maka arsip yang akan dimusnakan harus melibatkan ANRI. Oleh karena itu
dibutuhkan kegiatan penyusutan yang sesuai dengan Perka ANRI dan
kemudian ditetapkan ke dalam peraturan direksi internal yang berlaku di
lingkungan BPJS Ketenagakerjaan agar siklus hihup arsip tetap berjalan dan
kegiatan penyusutan tersebut kuat dimata hukum jika suatu saat terjadi
permasalahan.
6
Sebuah lembaga/instansi sudah pasti menciptakan arsip setiap harinya,
setiap hari arsip tersebut akan semakin banyak dan lama-lama akan
menumpuk jika tidak diolah dengan manajemen yang baik dan benar. Karena
itu arsip dalam sebuah lembaga/instasi harus melakukan penyusutan pula
dalam manajemennya, dan lagi setiap lembaga/instansi harus melaporkan
kegiatan manajemen arsip khususnya dalam tahapan penyusutan arsip kepada
ANRI. BPJS Ketenagakerjaan merupakan sebuah badan hukum publik yang
dapat dikatan baru terdaftar dalam ANRI.Dari pemaparan latar belakang
tersebut kemudian penulis tertarik untuk melakukan penelitian terkait
bagaimana proses penyusutan arsip yang kemudian dituangkan dalam skripsi
yang berjudul, “Proses Penyusutan Arsip Dinamis pada Badan
Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kantor Pusat”.
B. Pembatasan dan Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, unit kearsipan BPJS
Ketenagakerjaan melaksanakan penyusutan arsip dengan 3 kegiatan di
antaranya; pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip. Dalam
penelitian ini penulis hanya ingin meneliti proses penyusutan arsip dinamis
inaktif pada pemindahan dan pemusnahan saja. Penulis akan memfokuskan
penelitian pada proses serta upaya dalam mengahadapi kendala dari kegiatan
penyusutan. Pembatasan penelitian ini dibuat agar tidak melebar bahkan
menyimpang dari apa yang diteliti sehingga maksud yang diinginkan dapat
tersampaikan dengan baik kepada para pembaca.
7
Dari batasan masalah tersebut, maka penulis merumuskan masalah
penelitian ini sebagai berikut:
1. Bagaimana proses penyusutan arsip dinamis inaktif di Badan
Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kantor Pusat?
2. Bagaimana upaya untuk mengatasi kendala dalam proses penyusutan
arsip dinamis di Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan
Kantor Pusat?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka tujuan dari penelitian ini
adalah sebagai berikut:
1. Untuk mendapatkan gambaran proses penyusutan arsip dinamis inaktif
yang dilakukan di Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan
Kantor Pusat.
2. Untuk mengetahui upaya unit kearsipan Badan Penyelenggara Jaminan
Sosial Ketenagakerjaan Kantor Pusat dalam mengatasi kendala pada
proses penyusutan arsip dinamis inaktif.
Adapun beberapa manfaat yang akan diperoleh dalam penelitian ini
adalah sebagai berikut:
1. Manfaat Teoritis
Penelitian ini diharapkan akan berguna bagi perkembangan ilmu
perpustakaan dan informasi khususnya yang berkaitan dengan tema
penelitian. Selain itu diharapkan dapat mendorong peneliti lain untuk
meniliti permasalahan yang sejenis dengan variabel-variabel lainnya.
8
2. Manfaat Praktis
Penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai salah satu
masukan atau bahan evaluasi terhadap keberlangsungan kegiatan
penyusutan arsip di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat.
3. Manfaat akademis
Penelitian ini diharapkan akan memberikan manfaat dikemudian
hari sebagai acuan yang akan datang dalam penelitian yang serupa.
Penulis juga berharap dapat menjadi pembelajaran ketika akan masuk
dunia kerja.
D. Definisi Istilah
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi & komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.
Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip Dinamis Inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya
telah menurun.
Penyusutan Arsip adalah sebuah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan
cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
9
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis
ke lembaga kearsipan.
Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka
waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai
kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip.
Pusat Arsip atau records center merupakan tempat dan semua fasilitas yang
didesain khusus untuk menyimpan arsip inaktif.
E. Sistematika Penulisan
Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai
permasalahan ini, penulis akan menguraikan secara sistematika mulai dari
BAB I sampai BAB V dengan rincian sebagai berikut:
Bab I Pendahuluan
Bab pembuka yang membahas latar belakang masalah, rumusan
masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi istilah dan
sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Literatur
Bab ini berisikan literatur yang bertujuan untuk memberikan
gambaran kepada pembaca mengenai landasan-landasan teori yang
digunakan dalam penelitian. Landasan teori yang digunakan
disesuaikan dengan penelitian yang sudah dilakukan oleh peneliti.
Bab III Metode Penelitian
10
Bab ini memuat jenis dan pendekatan penelitian yang digunakan,
kriteria pemilihan informan, teknik pengumpulan data baik itu
sumber data primer maupun data sekunder, teknik analisis data
yang dilakukan pada saat penelitian di BPJS Ketenagakerjaan
Kantor Pusat.
Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini memuat profil BPJS Ketenagakerjaan dan mengenai hasil
temuan dilapanangan sesuai dengan aspek yang dikaji oleh penulis
serta pembahasan penelitian.
Bab V Penutup
Bab akhir dari penelitian yang berisi kesimpulan dan saran dari
penulis setelah melakukan penelitian di BPJS Ketenagakerjaan.
11
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Konsep Pemahaman Arsip
1. Arsip
Arsip sendiri berasal dari Bahasa Yunani ―Archivum‖ yang berarti
tempat untuk menyimpan. Namun, seiring dengan perkembangan bidang
kearsipan, maka muncul banyak ahli yang mencoba mengemukakan
pendapat-pendapatnya mengenai arsip. Barthos menyebutkan
arsip(record) yang dalam bahasa Indonesia ada yang menyebut ‖warkat‖,
pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis
baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang membuat keterangan-
keterangan mengenai suatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa
yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu pula.3
Yohannes Suraja mengatakan juga arsip sebagai pusat ingatan
bagi setiap kegiatan, karena seseorng tidak mungkin mengingat semua
dokumen penting dan catatan yang kompleks, hal ini juga senada dengan
pernyataan Liang Gie yangm menyebutkan bahwa ―people forget,
records remember‖ (orang bisa lupa, arsip selalu ingat).4
Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam undang-undang No. 43
Tahun 2009 tentang kearsipan menyebutkan dalam pasal 1 ayat 2 bahwa
arsip adalah rekaman kegiatan atas peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
3Basir Barthos, Manajemen Kearsipan, 1 ed. (Jakarta: Bumi Aksara, 2013), h. 1.
4Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan (Malang: DIOMA, 2006), h. 29.
12
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.5
Arsip sendiri tidak diciptakan secara khusus namun arsip akan
lahir dengan sendirinya selama kegiatan administrasi terus berjalan
sebagai bukti pelaksanaan kegiatan yang terekam dalam bentuk media
apapun. Oleh karena itu perlu prosedur yang jelas dalam sistem
penyimpanan yang baik sehingga membuat temu kembali yang cepat dan
tepat dan bahkan hingga tahap penyusutan yang benar dan kuat dimata
hukum.
Dari beberapa pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa
pengertian arsip adalah catatan tertulis atau rekaman suatu kegiatan atau
bukti aktivitas dalam berbagai bentuk media yang dibuat dan diterima
oleh badan korporasi atau perorangan yang masih digunakan dalam
secara langsung dalam kegiatan dan disimpan dalam jangka waktu
tertentu yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu persoalan
atau peristiwa untuk membantu daya ingat.
2. Arsip Dinamis
Sugiarto dan Wahyono menyebutkan arsip dinamis atau record
adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan peciptaarsip
5Indonesia, ―Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,‖ 2012.h. 2.
13
dan disimpan selama dalam jangka waktu tertentu karena masih memiliki
nilai guna primer.6
Sedangkan Barthos menyebutkan bahwa arsip dinamis adalah
arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya atau arsip yang
digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan arsip negara.7
Sementara Sulistyo-Basuki menyebutkan arsip dinamis merupakan
informasi terekam, termasuk informasi dalam sistem komputer, yang
dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam
transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas
tersebut.8
Dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan
disebutkan bahwa arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan dalam jangka
waktu tertentu karena masih memiliki nilai guna primer. Arsip digunakan
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggraaan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrsi negara.
Dalam hal pengelolaan arsip dinamis ialah proses pengendalian
arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi
penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip.
6Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: dari Konvensional ke Basis
Komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2015), h. 7. 7Basir Barthos, Manajemen Kearsipan: Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi
(Jakarta: Bumi Aksara, 2016), h. 4. 8Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi
dan Dokumen (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), h.13.
14
Menciptakan efisiensi kerja dalam hal penciptaan, pemeliharaan, dan
penemuan kembali informasi untuk menunjang pengambilan keputusan,
pelaksanaan operasional, penyediaan bahan bukti kebijaksanaan, dan
kegiatan organisasi merupakan tujuan pengelolaan arsip dinamis dalam
suatu organisasi. Termasuk di dalamnya suatu upaya untuk menjamin
terpeliharanya legalitas, profesionalisme dan pertanggungjawaban
organisasi.
Pengelolaan pada arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital,
arsip aktif, dan arsip inaktif. Kegiatan pengelolaan arsip dinamis
sebagaimana terdapat dalam UU No.43 tahun 2009 meliputi empat hal
yaitu : (1) penciptaan arsip, (2) penggunaan arsip, (3), dan (4) penyusutan
arsip.
3. Arsip Dinamis Inaktif
ANRI menyebutkan arsip dinamis inaktif adalah arsip yang
frekuensi penggunaannya untuk menyelenggarakan administrasi telah
menurun. Dalam Undang–Undang Nomor 43 Tahun 2009 definisi arsip
inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun. Pada
umumnya ukuran dalam penurunan frekuensi penggunaan arsip merujuk
pada batas tertentu frekuensi dalam penggunaan arsip selama satu tahun.
Arsip yang dalam satu tahun dirujuk lebih banyak dari batas yang telah
ditentukan berarti tergolong kedalam arsip aktif. Sedangkan arsip yang
15
dalam satu tahun dirujuk kurang dari batas yang ditentukan maka
termasuk kedalam arsip inaktif.9
Arsip dinamis inaktif selain memiliki pengertian yang berkaitan
dengan frekuensi penggunaan, arsip inaktif juga merupakan arsip yang
berfungsi sebagai referensi atau rujukan saja. Pada umumnya arsip
dinamis inaktif hanya dibutuhkan informasinya saja dalam rangka
penyusunan dan pelaksanaan setiap kegiatan organisasi. Sedangkan arsip
aktif kecuali dijadikan rujukan, dapat juga digunakan sebagai alat
penyelesaian atau menyertai dalam proses administrasi.
Pengelolaan arsip dinamis inaktif bertujuan agar dapat
menyediakan arsip dan dapat ditemukan secara efektif dan efisienserta
dapat memberikan ruangan bagi arsip yang baru. Prosedur pengelolaan
arsip dinamis inaktif yang dapat dilakukan salah satunya yaitu dengan
cara penyusutan yang meliputi pemindahan dan pemusnahan arsip.
Arsip dinamis inaktif yang frekuensi penggunaannya sudah
menurun akan dipindahkan dan disimpan dalam tempat dan fasilitas
tertentu yang biasanya disebut dengan pusat arsip atau record center.
Pusat arsip tersebut biasanya sengaja dibuat guna menyimpan arsip
inaktif yang masa frekuensinya sudah menurun sehingga ruang arsip
yang berada di kantor bisa digunakan untuk arsip aktif dan
mempermudah arsiparis dalam mencari informasi jika sewaktu-waktu
dibutuhkan.
9Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan untuk Organisasi Publik, Bisnis,
Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan (Bandung: Pustaka Setia, 2015).
16
Namun bagi arsip dinamis inaktif yang sudah tidak memiliki nilai
guna maka nasib arsip tersebut akan dimusnahkan sesuai dengan
ketentuan dan peraturan yang berlaku. Semua itu dilakukan agar
menghemat tempat dan menjaga agar tidak ada masalah yang timbul
kemudian hari. Karena sekarangpun sudah ada ketentuan yang berlaku
dalam kegiatan pemusnahan arsip, sehingga bagi lembaga atau instansi
tidak perlu takut lagi dalam melaksanakan pemusnahan asal sesuai
dengan syarat yang berlaku.
4. Manajemen Arsip Dinamis
Manajemen dapat diartikan sebagai suatu usaha untuk mencapai
tujuan tertentu melalui dan bersama orang lain. Penn dalam Sujono
menyebutkan bahwa manajemen adalah suatu praktek dimana hasil
kinerja yang dicapai diperoleh berdasarkan penerapan pengetahuan,
keahlian dan tanggungjawab.10
Menurut ANRI manajemen arsip inaktif
ialah pengelolaan arsip inaktif di pusat arsip dengan menggunakan sistem
pengelolaan yang palinh tepat sehingga mampu mencapai tujuan dan
memenuhi prinsip-prinsip pengelolaan arsip.11
Parker dalam Anon Mirmani turut menyatakan bahwa yang
dimaksud dengan manajemen arsip dinamis adalah kontrol yang
sistematis dan konsisten terhadap arsip dari sepanjang siklus
kehidupannya. Adapun pengertian lain dari manajemen arsip dinamis
yakni satu disiplin manajemen yang bertanggungjawab untuk efisiensi
10
Sujono, Manajemen Arsip Inaktif (Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2014), h. 1.4. 11
Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta: Arsip Nasional Republik
Indonesia, 2002). h. 24.
17
dan kontrol sistematis dan konsisten terhadap arsip melalui siklus
hidupnya sejak diciptakan hingga dimusnahkan.12
Tujuan utama dari manajemen arsip inaktif adalah mampu
menyediakan arsip yang tepat kepada orang yang tepat, waktu yang
cepat, dan dengan biaya seefisien mungkin. Ira A Penn dalam Sujono
menyebutkan tujuan utama dalam pengelolaan arsip inaktif adalah 100
persen ketelitian (accuracy) dalam mengendalikan pemeliharaan arsip
yang dikelolanya.13
Menurut Zulkarnain dan Sumarsono dalam Recki Ari Wijaya
menyatakan bahwa manajemen kearsipan ialah pelaksanaan dari fungsi-
fungsi manajemen dalam rangka mengelola keseluruhan siklus hidup
arsip yang meliputi dari fase: penciptaan dan penerimaan (creation and
receipt), pendistribusian (distribution), penggunaan (use), pemeliharaan
(maintenance) dan penyusutan (disposition) suatu arsip.14
Setiap fasenya
saling berhubungan satu sama lainnya. Dari fase tersebut terdapat proses
yang menggambarkan siklus hidup arsip mulai dari lahirnya arsip sampai
dimusnahkan.
Tahapan siklus hidup arsip tersebut merupakan tahapan yang
saling terikat dan saling menentukan sehingga antara fungsi tahapan satu
dapat mempengaruhi tahapan yang lainnya. Misalkan fungsi
pemeliharaan arsip yang tidak memiliki pengelolaan dengan baik akan
berpengaruh selanjutnya pada fungsi penyusutan yang berakibat akan
12
Anon Mirmani, Pengantar Kearsipan (Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2013). 13
Sujono, Manajemen Arsip Inaktif, h. 1.10. 14
Recki Ari Wijaya, Bambang Budi Wiyono, dan Ibrahim Bafadal, ―Pengelolaan Kearsipan,‖
Jurnal Administrasi dan Manajemen Pendidikan Vol. 1, no. 2 (2018): h. 234.
18
terus bertambahnya arsip namun tidak adanya penyusutan sehingga tidak
ada tempat baru bagi arsip-arsip yang baru. Hal itu juga akan berimbas
pada penciptaan lagi nantinya dan dengan fase-fase selanjutnya juga.
Terkait dengan hal tersebut arsip inaktif juga menggambarkan
siklus hidup arsip tersebut dengan pengelolaan arsip inaktif memiliki
kaitan dengan fungsi pada siklus hidup arsip. Misalnya pengelolaan arsip
yang digunakan untuk menyediakan bahan referensi (reference), bahan
pengambilan keputusan (decision making), serta dapat pula digunakan
sebagai bahan bukti hukum (legal requirement) terkait dengan tahapan
penggunaan. Pemindahan arsip (transfer) merupakan langkah awal
dikelolanya arsip inaktif setelah diserahkan oleh unit kerja pencipta dan
juga pencarian (retrieve) dalam rangka layanan arsip yang diperlukan
kembali oleh unit kerja, keduanya saling berkaitan pada tahapan
pemeliharaan. Kemudian, penyimpanan arsip inaktif (inactive storage),
pemusnahan (discard/destroy) dalam pengelolaan arsip inaktif terkait
dengan tahapan penyusutan.
Beberapa fungsi tahapan siklus hidup arsip yang terkait dan
dikelola dalam aktivitas manajemen arsip inaktif secara terprogram akan
berjalan sesuai tujuan yang ditetapkan apabila didukung sumber daya
yang memadai, yaitu sumber daya manusia yang memiliki pengetahuan,
keahlian/ keterampilan dan tanggungjawab, serta dana, fasilitas yang
memadai dan prosedur kerja yang standar. Dari penjelasan diatas maka
lingkup manajemen arsip inaktif dapat mencakup sebagai berikut:
Penentuan fasilitas penyimpanan arsip inaktif, penentuan lay out ruang
19
penyimpanan arsip inaktif (Pusat Arsip), pemindahan arsip inaktif,
pembenahan arsip inaktif yang tidak terstruktur (kacau), penataan dan
penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan arsip, pemeliharaan arsip inaktif,
pelayanan arsip inaktif.
5. Arsip Sebagai Sumber Informasi
Perkembangan teknologi kini semakin menuntut betapa
pentingnya sebuah informasi bagi setiap organisasi baik pemerintah
maupun swasta. Karena pada dasarnya keseluruhan kegiatan organisasi
membutuhkan informasi. Maka dari itu, informasi menjadi bagian yang
sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan
melaksanakan fungsi-fungsi manajemen organisasi. Dengan adanya
informasi yang benar dan teliti maka pengambilan keputusan dapat
menghasilkan efisien dan efektif. Informasi menjadi bahan pertimbangan
dalam proses pengambilan keputusan pada suatu lembaga atau
organisasi.15
Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang dapat
menunjang proses organisasi, arsip juga dapat berfungsi sebagai pusat
ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, merumuskan kebijakan dan
untuk kepentingan organisai lainnya. Oleh sebab itu, harus ada sistem
dan prosedur kerja yang baik dalam manangani kearsipan agar dapat
menyajikan informasi yang lengkap, cepat, tepat dan benar. Berdasarkan
fungsi arsip sebagai sumber informasi khususnya bagi organisasi yang
15
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta : PT. Gramedia Pustaka, 1996), h. 9.
20
menaungi sangat penting, maka harus adanya manajemen atau
pengelolaan arsip yang baik mulai dari penciptaan samapai dengan
penyusutan.
Hal tersebut selaras dengan yang disampaikan oleh Basir Barthos
bahwa kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting sebagai pusat
ingatan serta digunakan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan
dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan,
menganalisa, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan
keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian, dan
pengendalian setepat-tepatnya.16
Dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 pasal 3 disebutkan
penyelenggaraan kearsipan bertujuan sebagai berikut:
a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai
alat bukti yang sah;
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan
pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan
16
Barthos, Manajemen Kearsipan, h. 2.
21
d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan
rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya;
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu
sistem yang komprehensif dan terpadu;
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara;
g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial,
politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati
diri bangsa; dan
h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Dari penjelasan undang-undang di atas terlihat betapa pentingnya
kearsipan, yaitu sebagai alat bantu daya ingat manusia maupun dalam
rangka pelaksanan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan
kebangsaan. Selain itu kearsipan juga dapat digunakan sebagai salah satu
bahan untuk penelitian ilmiah. Karena apabila bahan-bahan kearsipan
yang dibutuhkan terkumpul dan tersimpan dengan baik maka akan
mempermudah untuk mempelajari persoalan tertentu.
Selain itu menurut Ana Pujiastuti juga menyebutkan bahwa fungsi
arsip dalam kehidupan modern dapat dikelompokan dalam 5
kepentingan, yaitu:
22
a. Arsip merupakan kebutuhan hidup manusia. Kehidupan modern
menuntut ketersediaan dokumen yang menyertai kehidupan
seseorang. Karena keberadaan dokumen tersebut sebagai
representasi pemiliknya. Missal: akta kelahiran, ijazah, passport,
KTP, SIM dll. Dalam hal ini arsip melekat pada individu yang
bersangkutan. Bisa dikatakan jika arsip bertransformasi menjadi
kebutuhan pokok setelah sandang, papan dan pangan.
b. Arsip merupakan urat nadi administrasi Organisasi sebagai suatu
bentuk administrasi tidak mungkin mengabaikan keberadaan arsip.
Oleh karena itu muncullah arsip sebagai produk organisasi. Dengan
kata lain arsip merupakan sumber data informasi serta pusat ingatan
dari seluruh aktivitas yang dilakukan oleh suatu organisasi.11 Tidak
jarang dalam berbagai perselisihan antara organisasi yang
bersangkutan dengan pihak lain terbela atau terpecahkan dengan
ketersediaan arsip.
c. Arsip merupakan bukti dan sumber informasi otentik Kehidupan
modern dapat dikatakan bertumpu pada ketersediaan arsip. Status,
kewenangan, hak, kewajiban, identitas maupun hasil kegiatan dari
suatu organisasi atau individu tertumpu pada arsip yang tersedia
sebagai bukti otentik. Dikatakan sebagai bukti otentik dan sumber
informasi otentik karena arsip merupakan data yang tercipta paling
dekat dengan kegiatan atau peristiwa yang mengiringi.
d. Rekaman kegiatan/peristiwa kehidupan modern yang memiliki
kecanggihan teknologi yang cukup mengagumkan semakin memberi
23
kemungkinan untuk menempatkan arsip sebagai rekaman kegiatan
atau peristiwa. Arsip tekstual cenderung memiliki nilai formalitas
yang cukup tinggi sebagai bukti kegiatan atau peristiwa tetapi arsip
dalam bentuk non tekstual lebih memberi kemungkinan untuk
merekam berbagai kegiatan atau peristiwa. Apalagi ada
kecenderungan terjadinya peristiwa yang tidak terencana misalnya
bencana alam. Kecanggihan teknologi yang kepemilikannya tidak
terbatas menjadikan semakin tersedianya bukti kegiatan ataupun
bukti suatu peristiwa.
e. Catatan kinerja Dalam pelaksana operasional organisasi, baik bisnis
maupun publik, senantiasa bertumpu pada ketersediaan data.
Demikian halnya dengan prestasi kerja yang telah dicapai. Setiap
kegiatan dalam suatu organisasi didasarkan pada catatan. Demikian
halnya hasil dari kegiatan tersebut akan dituangkan dalam bentuk
catatan. Catatan inilah yang menjadi dasar penilaian prestasi kerja.
Secara lebih terperinci fungsi arsip dalam pelaksanaan manajemen
meliputi beberapa hal, yaitu: mendukung proses pengambilan
keputusan, menunjang proses perencanaan, mendukung pelaksanaan
pengawasan, sebagai alat bukti, sebagai pusat ingatan dan
menunjang kegiatan ekonomi.17
Seluruh kegiatan administrasi yang dilaksanakan akan
meghasilkan sebuah arsip terus menerus selama kegiatan administrasi
berlangsung, otomatis maka volume arsip pada suatu organisasi akan
17
Ana Pujiastuti, ―Lembaga Kerasipan: Upaya Pengelolaan Arsip Secara Kolektif di Perguruan
Tinggi‖ 2013. www.eprints.uad.ac.id
24
semakin bertambah. Dengan selalu bertambahnya arsip jika arsip-arsip
tersebut tidak dikendalikan maka arsip tersebut tidak akan memiliki nilai
guna, sehingga arsip itu hanya akan menjadi tumpukan kertas yang tidak
ada manfaatnya dan tidak dapat memberikan informasi yang tepat dan
cepat jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Dengan demikian perlu adanya usaha dalam mengatur volume
arsip tersebut. Penyusutan arsip merupakan salah satu usaha dalam
mengatur arsip. Hal tersebut dilakukan guna mengurangi atau bahkan
dapat menghindari dari berbagai masalah yang timbul seperti penyediaan
anggaran, ruang penyimpanan arsip, tenapa serta perlengkapan yang
dibutuhkan. Mengingat kegunaan arsip yang sangat penting bagi sebuah
organisasi maka penataan arsip yang teratur dan menyeluruh akan
memberikan informasi dan referensi sistematik yang dapat membantu
pimpinan pada organisasi untuk memperlancar kegiatanya dan
memperlancar komunikasi serta tugas-tugas yang nantinya akan
dikerjakan.
Kegiatan organisasi selalu bertitik tolak pada informasi yang
bersumber dari arsip yang dimiliki oleh organisasi itu sendiri baik itu
untuk perencanaan, pelaksanaan maupun dalam pengawasan.
Pengambilan keputusan selalu bertumpu pada kegiatan yang pernah
dilakukan serta pada hasil evalusi kegiatan yang ada. Hal itu yang akan
selalu berhubungan antara organisasi dengan pengarsipan yang dilakukan
oleh organisasi tersebut. Informasi yang diperoleh memlalui arsip juga
dapat menghindari kesalahan komunikasi, mencegah adanya duplikasi
25
pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi pekerjaan. Arsip sebagai
sumber informasi dalam kegiatan organisasi sudah sangat jelas
mempunyai peranan yang sangat penting dan strategis.
Dilihat dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan
penting atau sangat pentingnya arsip bahkan seorang pakar kearsipan
mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori,
tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu
pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif.18
B. Penyusutan Arsip
Arsip merupakan yang hidup, tumbuh dan terus berubah seirama
dengan tata kehidupan pada masyarakat maupun dengan tata pemerintah.
Arsip yang terus berkembang setiap harinya akan menjadi tumpukan arsip
yang menggunung, apabila dibiarkan begitu saja tentunya akan membutuhkan
tempat yang lebih luas dalam penyimpananya, sehingga menyebabkan
pemborosan terhadap tempat dan peralatan yang dibutuhkan. Penyusutan
arsip merupakan solusi yang tepat dalam mengatasi masalah tersebut.
1. Definisi Penyusutan Arsip
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh organisasi akan tercipta
sebuah arsip, tentu semakin sering kegiatan organisasi dilakukan maka
lebih banyak arsip yang tercipta, jika dibiarkan tentu akan terjadi
penumpukan arsip. Maka hal tersebut menjadi sebuah masalah bagi
organisasi. Untuk itu diperlukan kegiatan penyusutan arsip guna
18
Sulistyo-Basuki, h. 23.
26
mengurangi jumlah dan nilai guna arsip yang terdapat di unit kerja dan
unit kearsipan.19
Penyusutan arsip yaitu kegiatan mengelola arsip yang sesuai
dengan asas penyimpanan arsip sehingga terdapat pengelolaan arsip
secara efisien. Penyusutan arsip dilakukan untuk memindahkan arsip
inaktif ke pusat arsip (unit kearsipan) dan pemusnahan arsip yang tidak
bernilai untuk dipindahkan. Penyusutan Arsip merupakan kegiatan
pengurangan jumlah arsip dengan cara:
a. Pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
b. Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna; dan
c. Penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.20
Selaras dengan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009, penjelasan
menurut Muhidin dan Winata ada beberapa cara penyusutan arsip, dapat
terlebih dahulu dilakukan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip. Apabila
organisasi memiliki jadwal retensi arsip, penyusutan arsip dapat
dilakukan dengan tiga cara yaitu:
a. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengelolah ke unit kearsipan.
Unit pengolah adalah satuan kerja dari pencipta arsip yang
memiliki tugas dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang
berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip dilingkungannya. Unit
kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang memiliki
19
Iftah Annisa Fitri dan Marlini, ―Penyusutan dan Nilai Guna Arsip di Unit Kearsiapan Dinas
Prasarana Jalan, Tata Ruang dan Permukiman Provinsi Sumatera Barat,‖ Jurnal Ilmu Informasi
Perpustakaan dan Kearsipan 2, no. 1 (2013): h. 324. 20
Indonesia, ―Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tenteng Kearsipan,‖ h.
32.
27
tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pemindahan arsip dari
unit pengolah ke unit kearsipan yaitu:
1) Pemindahan arsip inaktif pada unit pengolah (unit kerja) di
dalam organisasi menjadi tanggungjawab kepala unit kerja
masing-masing.
2) Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dilakukan dengan
penandatanganan berita acara dan dilampiri daftar arsip yang
dipindahkan.
3) Berita acara pemindahan arsip inaktif ditandatangani oleh kepala
satuan kerja dan kepala unit kearsipan.
4) Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan memerhatikan
bentuk dan media arsip melalui kegiatan: penyeleksian,
pembuatan daftar yang dipindahkan, dan penataan yang akan
dipindahkan.
5) Pemindahan arsip inaktif: (1) yang memiliki retensi dibawah 10
tahun dilakukan dari unit pengolah/unit kerja ke unit kearsipan;
(2) yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun
dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan dilakukan
berkoordinasi dengan unit kearsipan ditingkat Lembaga
kearsipan.
b. Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna.
28
Pemusnahan arsip merupakan salah satu dari kegiatan
penyusutan arsip yang bertujuan mengurangi jumlah arsip. Arsip
yang akan dimusnahkan harus memiliki kriteria sebagai berikut:
1) Tidak memiliki nilai guna
2) Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan.
3) Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang.
4) Tidak berkaitang dengan penyelesaian proses suatu perkara.
Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan
tanggungjawab pimpinan organisasi. Dalam hal pemusnahan arsip,
dilakukan dengan pembentukan panitia penilaian arsip yang juga
ditetapkan oleh pimpinan organisasi. Panitia penilaian arsip
sekurang-kurangnya memenuhi unsur: (1) kepala unit kearsipan
sebagai ketua untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi di
bawah 10 tahun; (2) kepala unit pengolah sebagai anggota; (3)
Kepala Lembaga kearsipan sebagai ketua untuk pemusnahan arsip
yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun; (4) arsiparis
sebagai anggota.
c. Penyerahan arsip statis (bernilai sejarah) kepada lembaga kearsipan
(UU No. 43/2009) jika organisasi tidak memiliki JRA, maka
penyusutan arsip dilakukan melalui tahapan tertentu, yaitu
pendataan, penataan, pendaftaran, penilaian, dan penyusutan.21
Berdasarkan penjelasan diatas, maka penulis menyimpulkan
bahwa penyusutan arsip dapat dilakukan dengan tiga kegiatan, yaitu
21
Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan untuk Organisasi Publik,
Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan (Bandung: Pustaka Setia, 2015).
29
pemindahan arsip inaktif, dari unit pengolah ke unit kearsipan;
pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki
nilai guna lagi; penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada
lembaga kearsipan.
Sedarmayanti juga berpendapat bahwa penyusutan arsip
adalah suatu kegiatan yang mempunyai tujuan untuk mengatasi
masalah menumpuknya arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna
lagi, dengan adanya kegiatan ini dapat membuat ruang penyimpanan
dapat menampung arsip yang masih memiliki nilai guna.22
Dengan penjelasan tersebut dapat dinyatakan bahwa
penyusutan arsip itu penting untuk mengurangi jumlah arsip yang
tercipta, kegiatan penyusutan arsip juga dapat membantu yaitu
semisal tempat yang semula yang digunakan untuk pelaksanaan
sehari-hari dapat digunakan untuk arsip-arsip yang baru. Penyusutan
arsip mencakup tiga kegiatan yaitu pemindahan, pemusnahan dan
penyerahan. Dalam hal ini Jadwal Retensi Arsip sangat diperlukan
supaya penyusutan arsip dilakukan sesuai dengan pedoman.
2. Tujuan dan Manfaat Penyusutan
Selama fungsi administrasi sebuah organisasi masih terus berjalan
maka semakin bertambah pula volume arsip yang mengakibatkan
menumpuknya arsip apabila tidak dilakukannya pengelolaan. Maka dari
itu penyusutan arsip bertujuan untuk:
22
Sedarmayanti, ―Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern‖ (Bandung: Mandar
Maju, 2003), h. 127.
30
a. Penghematan dan efisiensi;
b. Pendayagunaan arsip;
c. Pengawasan arsip yang bernilai guna tinggi;
d. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi, dan;
e. Memenuhi persyaratan hukum.23
Adapun manfaat bagi sebuah organisasi yang melakukan
penyusutan arsip, yaitu:
a. Tertatanya arsip dinamis di masing-masing instansi pemerintah
maupun perusahaan sehingga informasi dapat didayagunakan secara
maksimal untuk kepentingan operasional instansi/perusahaan yang
bersangkutan;
b. Terjadinya efesiensi dalam penggunaan ruangan, peralatan, tenaga,
maupun data karena telah dimusnahkan arsip-arsip yang tidak
berguna;
c. Terselamatkannya arsip yang bernilai guna sekunder sebagai bukti
pertanggungjawaban nasional, yaitu dengan diserahkannya arsip
statis instansi/perusahaan kepada ANRI;
d. Memudahkan penemuan kembali arsip yang disimpan. Arsip yang
tertata rapi, baik fisik maupun informasinya maka apabila diperlukan
dapat ditemukan secara benar, cepat dan tepat;
e. Menghindari masalah hukum yang disebabkan oleh arsip, misalnya
tuntutan pidana dan perdata.24
23
Sudjono, Materi Pokok Penilaian dan Penyusutan Arsip (Tangerang Selatan: Universitas
Terbuka, 2007), h. 1.11. 24
Zita Asih Supastiwi, Konsep Dasar Penyusutan Arsip (Tangerang Selatan: Universitas Terbuka,
2014), h. 1.14.
31
3. Prosedur Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip
oleh instansi/perusahaan yang memiliki Jadwal Retensi Arsip. Dalam
kegiatan penyusutan arsip ini ketentuan dan tata kerjanya diatur yang
menjadi prosedur dalam pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip
instansi/perusahaan kepada ANRI. Prosedur penyusutan arsip ini disusun
secara rinci dan tegas sesuai kebutuhan dan kondisi instansi/pemerintah
masing-masing. Mustari dan Irawan menyebutkan prosedur dalam
penyusutan arsip sebagai berikut:
a. Prosedur Pemindahan Arsip
Berikut prosedur pemindahan arsip dari unit pengolah
(central file) ke pusat arsip (records center), adalah:
1) Pemeriksaan, hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah arsip-
arsip tersebut sudah benar-benar inaktif atau aktif. Penentuan
arsip sebagai arsip inaktif berdasarkan Jadwal Retensi Arsip
dilaksanakan dengan memeriksa informasi dan jangka waktu
arsip selanjutnya melihat kolom retensi arsip di dalam Jadwal
Retensi Arsip. Apabila arsip telah berakhir jangka simpan
aktifnya maka arsip tersebut dapat dinyatakan sebagai arsip
inaktif.
2) Pendaftaran, setelah diperiksa dan ditentukan sebagai arsip
inaktif maka arsip-arsip tersebut harus dibuatkan daftar secara
32
lengkap, baik judul series-nya/jenis arsipnya, tahun, volume,
kondisi, penataan (sistem penyimpanan yang digunakan).
3) Penataan arsip, hal ini dilakukan untuk menjaga agar penataan
aslinya tidak diubah atau tidak berubah. Misalnya arsip yang
ketika masih aktif disimpan berdasarkan sistem filling numeric
maka harus tetap dipertahankan. Penataan arsip ini menyangkut
penataan setiap lembar arsip dalam folder/map, penataan antara
folder yang satu dengan folder yang lain dalam bok arsip dan
penataan anatara bok arsip yang satu dengan bok arsip yang lain.
4) Pembuatan berita acara pemindahan arsip. Mengingat bahwa
pemindahan arsip ini menyangkut pula pengalihan wewenang
dan tanggungjawab dari satu unit organisasi yang lain atau
paling tidak pengalihan wewenang dan tanggungjawab dari unit
pengolah ke pusat arsip, maka pada umumnya orang lebih suka
membuat suatu bukti pemindahan arsip dalam bentuk berita cara
pemindahan arsip.
5) Pelaksanaan pemindahan. Setalah arsip tertata dalam bok yang
telah diberi nomor sesuai dengan nomor didaftar arsip yang
dipindahkan dan disiapkan berita acaranya, maka dilaksanakan
pemindahan arsip inaktif. Pemindahan ini dapat dilaksanakan
sesuai dengan kondisi organisasi. Apabila suatu organisasi
memiliki pusat arsip terpisah jauh dari lokasi kantor, maka
diperlukan sara transportasi yang dipersiapkan dengan baik
33
sehingga proses pengangkutan arsip tidak menimbulkan
kerusakan arsip yang akan dipindahkan.25
b. Prosedur Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip ini memiliki resiko hukum yang sangat
tinggi, karena arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat
diciptakan atau diadakan kembali. Terkait dengan tingginya resiko,
maka kegiatan pemusnahan arsip harus melalui prosedur sebagai
berikut:
1) Pemeriksaan, hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah arsip
tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya. Pemeriksaan
ini dilakukan berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip. Apabila
suatu arsip telah dinyatakan habis masa retensinya, maka arsip
tersebut perlu diperiksa tentang kebenaran isinya, kelengkapan
informasinya, kemungkinan keterkaitannya dengan arsip yang
lain.
2) Pendaftaran. Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang
diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Sehingga dari daftar
ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan
dimusnahkan.
3) Pembentukan panitia pemusnahan, hal ini dilakukan apabila
arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi 10 tahun atau
lebih. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi
dibawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitian, cukup
25
Mustari dan Irawan, Materi Pokok Perancangan Jadwal Retensi Arsip (Jakarta: Universitas
Terbuka, 2009), h. 2.9.
34
dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas
mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini sekiranya terdiri dari
anggota-anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit
pengamanan, unit hukum dan perundang-undangan, dan unit-
unit lain yang berasal dari unit pengelola arsip, unit
pengamanan, unit hukum dan perundang-undangan, dan unit-
unit lain yang terkait.
4) Penilaian, persetujuan, dan pengesahan. Penilaian arsip pada
dasarnya dilakukan setiap kali menyeleksi arsip yang akan
dimusnahkan. Namun, untuk arsip yang memiliki retensi
dibawah 10 tahun, sekiranya cukup dilakukan oleh instansi
pemilik arsip. Kemudian disahkan oleh pimpinan organisasi
untuk dilaksanakan pemusnahan. Sedangkan, arsip yang
memiliki retensi 10 tahun ke atas, khususnya untuk instansi
pemerintah harus melalui penilaian bersana ANRI, yaitu ketika
meminta persetujuan pemusnahan dari kepala ANRI.
Dikarenakan arsip yang memiliki retensi 10 tahun ke atas
memiliki kemungkinan lebih besar untuk bernilai guna
sekunder.
5) Pembuatan berita acara. Berita acara pemusnahan arsip
merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat
penting di samping daftar arsip yang dimusnahkan. Kedua jenis
dokumen ini dapat menjadi dasar hukum bahwa pelaksanaan
pemusnahan dilakukan secara sah.
35
6) Pelaksanaan pemusnahan. Hal ini dapat dilakukan dengan cara
dibakar, dicacah, atau dibuat bubur kertas yang penting fisik dan
informasinya tidak dapat dikenali lagi. Kemudian dalam
pelaksanaan pemusnahan arsip perlu disaksikan oleh minimal
dua orang pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan atau
bidang pengawasan, yang nantinya menandatangani berita acara
sebagai saksi pemusnahan arsip.26
c. Prosedur Penyerahan Arsip ke ANRI
Penyerahan arsip ke ANRI dilakukan hanya apabila arsip
tersebut memang benar-benar bernilai guna sekunder atau arsip
statis. Penyerahan arsip dilakukan melalui prosedur berikut:
1) Pemeriksaan dan penilaian arsip, sekalipun pemeriksaan dan
penilaian arsip telah dilaksanakan oleh masing-masing instansi,
tetapi dalam kegiatan penyerahan arsip statis perlu diadakan
penilaian kembali oleh ANRI.
2) Pendaftaran, setelah kegiatan pemeriksaan dan penilaian arsip
selesai dilaksanakan dan ditentukan bahwa arsip tersebut dapat
diserahkan ke ANRI, maka kegiatan berikutnya adalah
pembuatan daftar arsip yang akan diserahkan.
3) Pembuatan berita acara. Berita acara penyerahan arsip perlu
untuk dibuat, mengingat bahwa kegiatan penyerahan arsip
26
Mustari dan Irawan, h. 2.11.
36
terkait dengan pengalihan hak dan wewenang pengelolaan arsip
yang bernilai guna sangat tinggi dan bersifat lestari.
4) Pelaksanaan penyerahan, hal ini dapat dilaksanakan setelah arsip
tersebut didaftar dan dibuat berita acaranya. Penyerahan
dilakukan oleh pimpinan instansi/perusahaan yang mewakili
kepada pimpinan ANRI atau pejabat yang mewakili dengan
menandatangani berita acara.27
C. Jadwal Retensi Arsip
Pemahaman terhadap arsip mana yang masih aktif yang harus
disimpan di unit kerja dan arsip mana yang telah menjadi arsip inaktif yang
harus dipindahkan ke pusat arsip. Mengenai masa aktif dan inaktif semua
tercatat dalam Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disebut dengan JRA.
1. Definisi JRA
Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
bahwa JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai
kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip.28
Sedarmayanti mengatakanJRA adalah suatu daftar yang memuat
kebijakan seberapa jauh kelompok arsip dapat disimpan atau
27
Mustari dan Irawan, h. 2.14. 28
Indonesia, ―Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tenteng Kearsipan,‖ h.
2.
37
dimusnahkan.29
Barthos mendefinisikan JRA adalah daftar yang berisi
tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai
pedoman penyusutan arsip.30
Saffady juga mengatakan bahwa JRA
merupakan komponen utama dari suatu program manajemen arsip
dinamis yang sistematis.31
Dikatakan sebagai komponen yang utama
dikarenakan JRA sangat menentukan efesiensi dan efektivitas penyusutan
arsip.
Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa
adanya JRA merupakan suatu daftar yang berisi jangka simpan arsip,
dapat mempermudah suatu instansi/organisasi membedakan arsip
dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif sesuai dengan nilai kegunaannya,
serta dapat membantu proses penyusutan arsip dengan menentukan nasib
akhir apakah arsip tersebut dimusnahkan atau disimpan permanen.
2. Tujuan dan Manfaat JRA
JRA merupakan sebuah pedoman dalam kegiatan penyusutan
arsip. Sedarmayanti menyebutkan tujuan dari JRA yaitu:
a. Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan aktif inaktif.
b. Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif.
c. Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya.
d. Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanen.
29
Sedarmayanti, ―Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern,‖ h. 86. 30
Barthos, Manajemen Kearsipan, h. 103. 31
William Saffady, Records and a Information Management Fundamentals of Professional
Practice, 3rd
ed. (USA: ARMA International, 2016), h. 73.
38
e. Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional.32
SedangkanMustari dalam Oktarino dan Elva menyebutkanJRA
mempunyai 2 tujuan utama. Pertama, memenuhi kebutuhan organisasi
pencipta, yaitu:
a. Mengurangi Biaya. Program retensi arsip diperlukan karena dengan
memusnahkan arsip yang tidak diperlukan lagi dan memindahkan
arsip aktif ke tempat penyimpanan arsip inaktif dapat mengurangi
biaya pemeliharaan/pengelolaan arsip;
b. Meningkatkan Efesiensi. Menjamin jika organisasi memiliki JRA
maka arsip aktif dapat dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip
inaktif serta arsip yang sudah tidak berguna dapat dimusnahkan
secara teratur. Hal ini dapat meningkatkan efektivitas dan efesiensi
di dalam pengelolaan arsip instansi/organisasi;
c. Keselamatan bahan pertanggungjawaban. Dengan adanya JRA,
maka arsip-arsip yang bernilai guna sekunder yang merupakan bahan
pertanggungjawaban nasional dapat dijamin keselamatannya, karena
penerapan JRA dengan benar akan terhindar dari kemungkinan
pemusnahan arsip bernilai guna pertanggungjawaban nasional dan
menyimpan arsip yang tidak mempunyai nilai guna;
d. Mewujudkan konsistensi dalam penyusutan. JRA mengatur prosedur
dan tindakan agar konsistensi dalam menentukan keputusan yang
harus diambil untuk menyimpan atau menyusutkan arsip. Program
32
Sedarmayanti, ―Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern,‖ h. 103.
39
penyusutan berdasarkan JRA mengurangi inkosistensi, kecerobohan
atau penyusutan yang bermotivasi pribadi;33
Kedua, memenuhi persyaratan hukum, peraturan yang dijadikan
dasar dalam penyusunan JRA, yaitu peraturan pemerintah Nomor 28
Tahun 2012 Pasal 53 Ayat 1 tentang kewajiban memiliki JRA: lembaga
negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan
BUMD.34
Sementara Sulistyo-Basuki menyebutkan tujuan dari JRA
adalah untuk memenuhi keperluan badan korporasi dan memenuhi
ketentuan perundang-undangan.35
JRA pun mempunyai manfaat yang sangat penting dalam
kegiatan penyusutan. Menurut Sulistyo-Basuki manfaat dari JRAitu
adalah sebagai berikut:
a. Menghemat waktu pencarian informasi dengan cara mengecilkan
jumlah arsip dinamis.
b. Menghindari masalah hukum.
c. Lebih efisien dalam mengatur arsip dinamis yang betul-betul
penting.
d. Menghemat tempat.
e. Mengindentifikasi nilai guna arsip dinamis.36
Sauki Hadiwardoyo juga menyebutkan adanya JRA dapat
memberikan manfaat sedikitnya dalam tiga hal, yaitu:
33
Oktarino Arizola dan Elva Rahmah, ―Pembuatan Jadwal Retensi Arsip (JRA) di Kantor Wali
Nagari Kajai Kabupaten Pasaman Barat,‖ Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan,
2, no. 2 (2014): h. 3. 34
Indonesia, ―Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,‖ h. 16. 35
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi
dan Dokumen, h. 311. 36
Sulistyo-Basuki, h. 4.
40
a. Aspek Efisiensi, dengan adanya JRA yang telah disetujui ANRI
berarti suatu instansi/lembaga dapat melakukan penyusutan arsipnya
sendiri sesuai dengan ketentuan JRA,
b. Aspek Akuntabilitas, dengan adanya kerjasama dengan ANRI
memungkinkan setian instansi/lembaga melestarikan arsip yang
dianggap sebagai bukti akuntabilitas perannya secara nasional dan
bernilai pertanggungjawaban nasional,
c. Aspek Budaya, dengan perumusan JRA berarti setiap instansi dapat
menyelamatkan arsip bukti pertanggungjawaban nasional dan bukti
keberadaan/sejarah instansinya secara otomatis dan efisien sejak
arsip masih aktif.37
Penjelasan diatas tersebut dapat dikatakan bahwa, kewajiban
dalam memiliki JRA merupakan sebuah persyaratan hukum yang penting
baik bagi suatu instansi pemerintahan maupun swasta, karena penyusutan
maupun pemusnahan arsip keduanya itu mengandung akibat hukum
tertentu.
3. Pedoman penetapan JRA
Dalam peraturan pemerintah No. 28 Tahun 2012 JRA adalah
berisi informasi mengenai jangka waktu penyimpanan, jenis arsip, dan
keterangan.38
Masing-masing instansi atau lembaga menjadikan
peraturan pemerintah tersebut sebagai acuan untuk menentukan JRA.
37
Sauki Hadiwardoyo, ―Merumuskan Jadwal Retensi Arsip,‖ Suara Badar IV, 2002, h. 8,
http://bapersip.jatimprov.go.id/image/Merumuskan%20Jadwal%20Retensi%20Arsip.pdf. 38
Indonesia, ―Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.‖, h. 4.
41
Instansi atau lembaga tersebut juga dapat membuat JRA dengan
ketentuan yang lebih rinci, dengan begitu akan lebih jelas dan tepat
dalam menentukan masa retensi arsip.
Setiap arsip yang tercipta sudah pasti ditentukan masa retensinya
dilihat dari dasar nilai kegunaannya dan dirangkum dalam bentuk jadwal
retensi. ANRI menetapkan pedoman yang harus digunakan sebagai
petunjuk menentukan nilai guna arsip. Berikut pedoman penetapan JRA
menurut Ig Wursanto, yaitu:
a. Lembaga-lembaga negara pemerintah masing-masing memiliki JRA
yang telah ditetapkan dan disetujui oleh kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia
b. Untuk menjaga objektifitas dalam menentukan nilai guna arsip, jadwal
retensi disusun oleh suatu panitia yang terdiri dari pejabat yang benar-
benar memahami kearsipan, fungsi dan kegiatan instansi masing-
masing.
c. Dalam melaksanakan tugasnya, panitia tersebut perlu mendengar
pertimbangan ketua Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang
menyangkut masalah keuangan dan kepala Badan Administrasi
Kepegawaian Negara sepanjang mengenai masalah kepegawaian.
d. Rancangan jadwal retensi itu perlu disetujui Kepala Arsip Nasional
sebelum ditetapkan oleh Pemimpin Lembaga Negara/Badan
Pemerintah yang bersangkutan sebagai jadwal retensi yang berlaku
untuk lingkungan organisasi.
42
e. Untuk JRA Pemerintah Daerah perlu terlebih dahulu memperhatikan
pendapat Menteri Dalam Negeri.39
Berdasarkan penjelasan di atas JRA adalah sebuah produk hukum
yang berlaku sebagai jaminan bahwa penyusutan arsip dapat dilakukan
sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku. Hal ini juga menjadi
jaminan akuntabilitas kegiatan/instansi dan sekaligus perlindungan
hukum bagi setiap arsiparis yang melakukan kegiatan penyusutan arsip di
instansi masing-masing.
D. Pusat Arsip
Arsip inaktif merupakan arsip yang tidak harus selalu tersedia namun
harus tetap disimpan dengan tujuan hukum, fiskal atau sejarah, arsip tersebut
kemudian akan dipindahkan ke pusat arsip atau records center.40
Pusat arsip
merupakan sebuah bangunan atau ruangan yang pada umumnya memiliki
design atau konstruksi khusus untuk penyimpanan arsip inaktif secara murah,
untuk pengelolaan dan pelayanan arsip sebelum dimusnahkan.41
Patricia E. Wallace dalam Sujono menyebutkan pusat arsip adalah
suatu fasilitas penyimpanan dengan biaya murah untuk menyimpan arsip
inaktif dan semi aktif suatu organisasi dengan biaya yang murah.42
Betty R
Ricks dalam Sujono pun menjelaskan bahwa pusat arsip (records center)
adalah fasilitas yang ditentukan untuk menyimpan arsip inaktif. Pusat arsip
39
Ignatius Wursanto, Kearsipan 1 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 212. 40
Judith Read Smith, Mary Lea Ginn, dan Norman F. Kallaus, Record Management (USA: South
Westrn: Cincinnati, 2002), h. 147. 41
Gunarto dan Mudalsih, Materi Pokok Manajemen Pusat Arsip, 4 ed. (Tangerang Selatan:
Universitas Terbuka, 2013), h. 2.2. 42
Sujono, Manajemen Arsip Inaktif, h. 1.21.
43
ini digunakan guna memenuhi dua kebutuhan umum, yaitu sebagai pusat
arsip dengan biaya yang murah untuk pelayanan sebagai pusat dari pelayanan
referensi.43
Secara garis besar dapat disimpulkan bahwa pusat arsip (record
center) untuk menyimpan arsip inaktif, pengelolaan arsip sebelum arsip
tersebut dimusnahkan, pelayanan sebagai pusat referensi dengan biaya yang
murah.
Hukum yang mengatur tentang kearsipan yaitu dalam Peraturan
Pemerintah mengenai Undang-Undang No.43 Tahun 2009 didalamnya juga
disebutkan bahwa adanya unit kearsipan yang salah satu tugasnya adalah
mengelola arsip inaktif dari suatu organisasi. Dengan kata lain, secara teknis
pusat arsip adalah tempat yang dirancang khusus untuk menyimpan dan
mengelola arsip inaktif.
Fungsi utama dari pusat arsip itu sendiri yaitu sebagai tempay untuk
menyimpan arsip inaktif dan pusat refesensi dari suatu organisasi.
Keberadaan dari pusat arsip sangatlah fleksibel tergantung dari kemampuan
maupun situasi dan kondisi organisasi. Jika organisasi kecil dengan jumlah
karyawan dibawah 100 orang maka volume arsip yang terciptapun tidak akan
banyak, lokasi yang digunakan sebagai tempat penyimpan arsip juga cukup
dengan bangunan sendiri yang menyatu dengan kantor. Sedangkan sebaliknya
apabila organisasi yang besar bisa membangun gedung atau ruangan untuk
dijadikan pusat arsip, selain tidak perlu mengeluarkan uang terus menerus
43
Sujono, h. 1.20.
44
untuk menyewa dengan adanya pusat arsip juga dapat membantu kelancaran
dalam pengelolaan arsip di kantor dan tidak menggangu pekerjaan.
Tujuan dari adanya pusat arsip (records center) adalah untuk
mengurangi volume arsip inaktif yang disimpan di unit kerja (central file),
mengendalikan arsip inaktif yang tersimpan di unit kerja (central file) ke
pusat arsip (records center), memudahkan temu kembali arsip (retrieval),
menghemat biaya, serta menjamin keamanan arsip inaktif baik fisik maupun
informasi yang ada di dalamnya.44
Dalam usaha pencapaian tujuan pengelolaan arsip inaktif perlunya
diciptakan pusat arsip yang memiliki sasaran agar keberadaannya pusat arsip
tidak sia-sia. Berikut sasaran yang perlu dimiliki: 1) Pengurangan volume
arsip organisasi dan implikasinya terjadi pengurangan biaya ruang simpan,
alat, dan sumber daya manusia; 2) Penciptaan kontrol yang tepat untuk
menjamin aliran arsip dari tempat yang mahal ke tempat yang lebih murah; 3)
Pembebasan ruangan kerja atau kantor dari tumpukan arsip; 4) Penciptaan
sistem penyimpanan dan penemuan kembali yang efektif dan efisien; 5)
Pengamanan records seluruh organisasi; 6) Mendukung objektivitas
pengeluaran biaya.45
44
Rulli Susfa Ramanda dan Sri Indrahti, ―Analisis Pengelolaan Arsip Inaktif terhadap Temu
Kembali Arsip di Pusat Arsip (Records Center) Politeknik Negeri Semarang,‖ Jurnal Ilmu
Perpustakaan 4, no. 3 (2015): h. 4. 45
Gunarto dan Mudalsih, Materi Pokok Manajemen Pusat Arsip, h. 1.23.
45
E. Dasar Hukum Arsip
Dalam kegiatan penyusutan arsip harus sesuai dengan ketentuan
hukum yang berlaku di Indonesia. Melihat dari aspek hukum, terdapat tiga hal
yang harus dipertimbangkan, di antaranya:
1. Ketentuan hukum yang mengatur bidang kearsipan. Dalam hal ini
disebutkan antara lain: UU Nomor 7 / 1971, PP Nomor 34 / 1979 dan
Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI Nomor 01/SE/1981 dan Nomor
02/SE/1983, termasuk UU Nomor 8 / 1997 tentang Dokumen
Perusahaan;
2. Ketentuan yang mengatur bidang operasional
instansi/perusahaan/lembaga pencipta arsip. Setiap naskah dinas sebagai
unsur pokok arsip, pada prinsipnya adalah konfidensial. Artinya harus
mengikuti ketentuan hukum yang mengatur keberadaan dan cara kerja
instansi/perusahaan/lembaga pencipta arsipnya. Beberapa produk hukum
tentu akan menyangkut ketentuan bagaimana suatu naskah dinas itu harus
dikelola untuk menjamin akuntabilitas kegiatannya;
3. Ketentuan hukum yang mengatur ketentuan-ketentuan lain, namun
mengingat cara suatu instansi/perusahaan memperlakukan arsipnya.
Dalam hal ini dapat disebutkan antara lain Undang-Undang Hukum
Dagang (KUHD), Hukum Pidana, ISO 9000, dan kontrak-kontrak
kerja/businesscontract yang menyangkut hal-hal khusus.46
Dengan begitu kegiatan arsip harus dilakukan dengan hukum yang
berlaku bukan dengan alasan hanya karena ada suatu masalah yang
46
Hadiwardoyo, ―Merumuskan Jadwal Retensi Arsip,‖ h. 4.
46
mendesak, melainkan penyusutan arsip merupakan suatu kewajiban yang
harus dilakukan oleh instansi/perusahaan yang kemudian disesuaikan dengan
hukum yang berlaku. Selain itu juga harus dilakukan dengan prosedur standar
operasional dalam pelaksanaanya sehingga segala kegiatan nantinya dapat
dipertanggungjawabankan.
47
BAB III
METODE PENELITIAN
Metode penelitian adalah ilmu yang mempelajari cara-cara melakukan
pengamatan dengan pemikiran yang tepat secara terpadu melalui tahapan-tahapan
yang disusun secara ilmiah dengan tujuan untuk menemukan, mengembangkan
dan menguji kebenaran suatu ilmu pengetahuan.47
Untuk memenuhi kebutuhan
penelitian ini maka terlebih dahulu menentukan jenis dan pendekatan penelitian,
pemilihan informan, teknik pengumpulan data serta teknik analisis data.
A. Jenis dan Pendekatan
Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian studi kasus. Studi
kasus merupakan salah satu metode penelitian ilmu-ilmu sosial. Studi kasus
merupakan strategi yang lebih cocok bila pokok pertanyaan suatu penelitian
berkenaan dengan ―how‖ atau ―why‖, bila penelitian hanya memiliki sedikit
peluang untuk mengontrol peristiwa-peristiwa yang akan diselidiki, dan
bilamana fokus penelitiannya terletak pada fenomena kontemporer (masa
kini) di dalam kehidupan nyata.48
Penggunaan jenis penelitian ini digunakan
untuk menemukan data yang valid, akurat, signifikan dengan permasalahan,
sehingga dapat digunakan untuk mengungkapkan masalah berdasarkan
kondisi yang terjadi di lapangan serta menghasilkan uraian spesifik mengenai
penyusutan arsip dinamis di BPJSKetenagakerjaan Kantor Pusat.
47
Cholid Narbuko dan Abu Achmadi, Metode Penelitian (Jakarta: Bumi Aksara, 2009), h. 2. 48
Robert K Yin, Studi Kasus, Desain dan Metode Edisi Revisi (Jakarta: Raja Grafindo Persada,
2004). h. 1.
48
Dalam penelitian ini peneliti menggunakan metode pendekatan
kualitatif, penelitian kualitatif adalah suatu prosedur untuk menghasilkan
data-data deskriptif berupa kata-kata tertulis, ataupun lisan dari orang-orang
dan perilaku yang dapat diamati.49
Pendekatan Kualitatif menganalisis data-
data non angka seperti hasil dari wawancara, catatan dari hasil laporan bacaan
yang bersumber dari buku-buku atau artikel dan juga termasuk non tulisan
seperti gambar dan film.50
Dari pengertian tersebut penulis menggunakan
pendekatan ini untuk melakukan penelitian dengan menggambarkan temuan-
temuan yang akan diperoleh dari proses penyusutan arsip dinamis pada BPJS
Ketenagakerjaan Kantor Pusat sehingga dapat ditarik kesimpulan.
B. Kriteria Informan
Informan adalah orang yang dimanfaatkan untuk memberikan
informasitentang situasi dan konsidi dari latar penelitian.51
Penentuan
informan ditentukandengan mencari tahu pihak yang paling memahami objek
penelitian danditentukan berdasarkan konsep purposive sampling. Purposive
sampling adalahmetode penentuan informan dengan cara secara sengaja
memilih informan-informan tertentu dengan mengabaikan informanlainnya
karena informan tertentuini memiliki ciri-ciri khusus yang tidak dimiliki
informan lain.52
Dengan pemilihan informan maka akan mempermudah
dalam mengetahui informasi secara mendalam.
49
Lexy J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2007), h. 4. 50
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Panduan Praktis
Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa Dan Peneliti Pemula (Jakarta: STIA-LAN Press, 2004), h.
99. 51
Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif, 2007, h. 90. 52
Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Panduan Praktis Penelitian
Sosial Bagi Mahasiswa Dan Peneliti Pemula, h. 183.
49
Kriteria yang akan menjadi narasumber pada penelitian ini adalah
arsiparis yang memahami tentang segala proses penyusutan arsip termasuk
proses pemindahan dan pemusnahan arsip dinamis serta melakukan langsung
kegiatan penyusutan di unit kearsipan BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat
serta bersedia dijadikan informan. Oleh karena itu, sesuai dengan masalah
yang dibahas dari penelitian ini, subjek yang dijadikan informan adalah
sebagai berikut:
Tabel 3.1 Daftar Nama Informan
No Nama Jabatan
1 Triyanto Penata Muda Kearsipan
2 Reza Maulana Penata Muda Kearsipan
3 Muhammad Awaluddin Penata Muda Kearsipan
C. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data ini merupakan cara paling strategis dalam
penelitian, karena tujuan utama dari penelitian adalah mendapatkan data.
Pengumpulan data dalam penelitian ini telah disesuaikan dengan tujuan
penelitian. Dalam penelitian ini terdiri data primer dan data sekunder, sebagai
berikut:
1. Data Primer
Data primer adalah data yang diambil secara langsung, tanpa
perantara atau langsung diambil dari sumbernya.53
Sumbernya diperoleh
langsung dari hasil wawancara narasumber atau informan yang dianggap
berpotensi dalam memberikan informasi yang relevan tentang proses
53
Irawan, h. 86.
50
penyusutan arsip di BPJS Kantor Pusat. Dalam penelitian ini peneliti
mendapatkan data-data primer dengan cara:
a. Observasi
Observasi adalah metode penelitian yang pengambilan
datanya bertempat pada pengamatan langsung terhadap objek
penelitian.54
Data observasi bersifat faktual, cermat, dan terperinci
mengenai keadaan di lapangan, kegiatan manusia dan situasi sosial
serta konteks di mana kegiatan itu terjadi. Data tersebut diperoleh
berkat adanya peneliti di lapangan dengan mengadakan pengamatan
secara langsung.55
Hal itu dilakukan untuk membandingkan dengan
kenyataan yang ada dilapangan. Adanya observasi ini penulis dapat
mengetahui bagaimana proses penyusutan arsip serta upaya dalam
mengatasi kendala yang ada di unit kearsipan BPJS Ketenagakerjaan
Kantor Pusat.
b. Wawancara
Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu oleh
pewawancara yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara yang
memberikan jawaban atas pertanyaan itu.56
Wawancara ini dilakukan
dengan atau tanpa menggunakan pedoman wawancara. penulis
melakukan wawancara dengan menanyakan langsung kepada
informan yang berkompeten untuk menjawab pertantanyaan-
pertanyaan dari yang peneliti berikan. Hal ini dilakukan untuk
54
Irawan, h. 63. 55
Nasution, Metode Penelitian Naturalistic Kualitatif (Bandung: Tarsito, 2003), h. 59. 56
Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Panduan Praktis Penelitian
Sosial Bagi Mahasiswa Dan Peneliti Pemula, h. 156.
51
mengetahui lebih dalam terkait permasalahan yang dapat
memberikan informasi mengenai penyusutan arsip dinamis di BPJS
Ketenagakerjaan Kantor Pusat.
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung
dari sumbernya.57
Data ini berasal dari perpustakaan, yaitu terdiri dari
buku-buku, literatur-literatur, artikel dan dokumen yang berkaitan dengan
masalah yang akan diteliti. Data sekunder merupakan data tambahan
sebagai gambaran tambahan dan pelengkap penelitian. Dalam penelitian
ini penulis mendapatkan data-data sekunder dengan cara, antara lain:
a. Kajian pustaka
Kajian pustaka adalah suatu penelitian yang datanya
diperoleh dari berbagai jenis bahan pustaka (buku, dokumen, artikel,
laporan, majalah, kliping, dan sebagainya).58
Kegiatan ini bertujuan
untuk melengkapi data yang diperlukan.
Kajian pustaka merupakan pengidentifikasian secara
sistematis, penemuan dan analisis dokumen-dokumen yang memuat
informasi terkait dengan masalah penelitian. Kajian pustaka ini
dilakukan dengan cara mengumpulkan data dari berbagai macam
sumber informasi tertulis lainnya yang dapat dijadikan sebagai
landasan teori yang berhubungan dengan masalah yang penulis
bahas.
57
Irawan, h. 87. 58
Irawan, h. 65.
52
b. Dokumentasi
Dokumentasi merupakan catatan kejadian yang sudah berlalu
dan hasil dari dokumentasinya dapat berupa tulisan, gambar, atau
karya-karya monumental dari seseorang.59
Dokumentasi ini
dilakukan agar hasil penelitian dari observasi dan wawancara dapat
dipercaya karena diperkuat dengan data-data yang menunjang
penelitian.
D. Teknik Analisis Data
Menganalisis data juga dapat berarti menguraikan data atau
menjelaskan data yang telah dikumpulkan. Kemudian dari data yang telah
dikumpulkan tersebut dapat ditarik kesimpulan. Tujuannya yaitu untuk
menyimpulkan pesan dari data tersebut menjadi sebuah informasi yang dapat
dijadikan dasar pengambilan keputusan. Sugiyono menyebutkan setelah data
diperoleh maka langkah selanjutnya adalah menganalisis data melalui
beberapa tahap, yaitu:
1. Reduksi Data
Reduksi data merupakan bentuk analisis yang menajamkan,
menggolongkan, mengarahkan, membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasi data dengan cara tertentu sehingga simpulan akhir dapat
ditarik. Pada tahap reduksi data ini, data yang telah diklasifikasikan
kemudian diseleksi untuk memilih data yang tersedia kemudian dipilah
untuk menemukan fokus penelitian.
59
Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2010), h. 240.
53
2. Penyajian Data
Setelah data direduksi, data yang telah tersusun kemudian
disajikan dalam bentuk teks yang bersifat naratif sehingga akan
tergambar permasalahan yang menjadi objek kajian.
3. Penarikan Kesimpulan
Teknik penarikan kesimpulan adalah langkah yang esensial dalam
proses penelitian. Penarikan kesimpulan ini didasarkan atas
pengorganisasian informasi yang diperoleh dalam analisis data.
Penarikan kesimpulan dalam penelitian ini menggunakan teknik induktif,
yaitu teknik penarikan kesimpulan dari data yang bersifat khusus menuju
simpulan yang bersifat umum.60
E. Variabel dan Indikator Penelitian
Dasar hukum yang digunakan dalam penelitian ini untuk menentukan
indikator penelitian adalah undang-undang No.43 tahun 2009 tentang
kearsipan, peraturan pemerintah No.7 tahun 1971 tentang pelaksanaan
undang-undang No.43 tahun 2009, Peraturan Direksi No.11,12,19,20,21
tahun 2019 BPJS Ketenagakerjaan tentang pedoman penyusutan arsip serta
beberapa literatur yang diperoleh dari buku dan lain sebagainya.
Adapun variabel yang digunakan dalam penelitian ini sebagai
indikator terdiri dari:
1. Proses penyusutan arsip dinamis inaktif.
60
Sugiyono, h. 247.
54
2. Upaya mengatasi kendala-kendala dalam kegiatan penyusutan arsip
dinamis.
F. Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan sejak bulan September 2019 bertempat di
unit kearsipan BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat yang terletak di Jalan
Gatot Subroto No. 79, RT.8/RW.2, Karet Semanggi, Setia Budi, Jakarta
Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12930.
Tabel 3.2 Waktu Penelitian
No. Kegiatan 2019 2020
Sep Okt Nov Des Jan Feb
1 Pengajuan proposal
2 Konsultasi dengan Dospem
3 Menyusun daftar pertanyaan
4 Penelitian lapangan
5 Analisis data dan kesimpulan
6 Pengesahan skripsi
7 Sidang skripsi
G. Penelitian Terdahulu
Penelitian terdahulu yang sesuai dengan tema penyusutan arsip
dinamis inaktif yang penulis usung dalam penelitian ini adalah sebagai
berikut:
1. Penelitian yang berjudul ―Proses Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip pada Kantor Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Ponorogo” yang ditulis oleh Aselly
Anggraini Saputri dan Prof. Dr. Bambang Suratman penelitian ini telah
dimuat di Jurnal Administrasi Perkantoran (JPAP) Universitas Negeri
Surabaya Vol. 5, No 3, 2017. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk
55
mengetahui proses proses penyusutan dan pemusnahan arsip yang
berdasarkan JRA di Kantor DUKCAPIL Kabupaten Ponorogo.
Perbedaan penelitian ini terletak pada jenis arsip dan lokasi yang
diteliti, karena penulis meneliti arsip dinamis inaktif yang diolah di BPJS
Ketenagakerjaan Kantor Pusat. Penelitian tersebut memiliki fokus
penelitian sama dengan penulis yaitu penyusutan arsip. Pendekatan yang
diambil penulis juga serupa yaitu pendekatan kualitatif.
2. Penelitian yang berjudul “Penerapan Jadwal Retensi Arsip Dalam Proses
Penyusutan Arsip Di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi Dan Sumber
Daya Mineral”ditulis oleh Martani Pudyastuty, mahasiswi UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta, ditulis pada tahun 2018. Tujuan dari penelitian ini
adalah untuk mengetahui penerapan JRAdalam proses penyusutan arsip
dan mengetahui upaya yang dilakukan di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral dalam mengatasi hambatan menerapkan
JRA dalam proses penyusutan arsip. Penelitian ini memiliki pembahasan
yang sama dengan penulis yaitu JRA dalam proses penyusutan arsip.
Perbedaan terletak pada tempat yang diteliti. Martani Pudyastuty
memilih Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral sebagai lokasi
penelitian sedangkan penulis memilih BPJSKetenagakerjaan Kantor Pusat.
Hasil yang didapat pun berbeda dan kendala yang ditemukan berbeda
sehingga berbeda pula cara penyelesaianya.
56
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan
1. Sejarah
Berdasarkan sumber dari www.bpjsketenagakerjaan.go.id tentang
profil BPJS Ketenagakerjaan adalah penyelenggaraan program jaminan
sosial merupakan salah satu tanggungjawab dan kewajiban Negara untuk
memberikan perlindungan sosial ekonomi kepada masyarakat. Sesuai
dengan kondisi kemampuan keuangan negara. Indonesia seperti halnya
negara berkembang lainnya, mengembangkan program jaminan sosial
berdasarkan funded social security, yaitu jaminan sosial yang didanai oleh
peserta dan masih terbatas pada masyarakat pekerja di sektor formal.
Sejarah terbentuknya PT Jamsostek (Persero) mengalami proses
yang panjang, dimulai dari UU No.33/1947 jo UU No.2/1951 tentang
kecelakaan kerja, Peraturan Menteri Perburuhan (PMP) No.48/1952 jo
PMP No.8/1956 tentang pengaturan bantuan untuk usaha penyelenggaraan
kesehatan buruh, PMP No.15/1957 tentang pembentukan Yayasan Sosial
Buruh, PMP No.5/1964 tentang pembentukan Yayasan Dana Jaminan
Sosial (YDJS), diberlakukannya UU No.14/1969 tentang Pokok-pokok
Tenaga Kerja. Secara kronologis proses lahirnya asuransi sosial tenaga
kerja semakin transparan.
Setelah mengalami kemajuan dan perkembangan, baik menyangkut
landasan hukum, bentuk perlindungan maupun cara penyelenggaraan,
57
pada tahun 1977 diperoleh suatu tonggak sejarah penting dengan
dikeluarkannya Peraturan Pemerintah (PP) No.33 tahun 1977 tentang
pelaksanaan program asuransi sosial tenaga kerja (ASTEK), yang
mewajibkan setiap pemberi kerja/pengusaha swasta dan BUMN untuk
mengikuti program ASTEK. Terbit pula PP No.34/1977 tentang
pembentukan wadah penyelenggara ASTEK yaitu Perum Astek.
Tonggak penting berikutnya adalah lahirnya UU No.3 tahun 1992
tentang Jaminan Sosial Tenaga Kerja (JAMSOSTEK). Dan melalui PP
No.36/1995 ditetapkannya PT Jamsostek sebagai badan penyelenggara
Jaminan Sosial Tenaga Kerja. Program Jamsostek memberikan
perlindungan dasar untuk memenuhi kebutuhan minimal bagi tenaga kerja
dan keluarganya, dengan memberikan kepastian berlangsungnya arus
penerimaan penghasilan keluarga sebagai pengganti sebagian atau
seluruhnya penghasilan yang hilang, akibat risiko sosial.
Selanjutnya pada akhir tahun 2004, Pemerintah juga menerbitkan
UU Nomor 40 Tahun 2004 tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional.
Undang-undang itu berhubungan dengan Amandemen UUD 1945 tentang
perubahan pasal 34 ayat 2, yang kini berbunyi: ―Negara mengembangkan
sistem jaminan sosial bagi seluruh rakyat dan memberdayakan masyarakat
yang lemah dan tidak mampu sesuai dengan martabat kemanusiaan‖.
Manfaat perlindungan tersebut dapat memberikan rasa aman kepada
pekerja sehingga dapat lebih berkonsentrasi dalam meningkatkan motivasi
maupun produktivitas kerja.
58
Kiprah Perusahaan PT Jamsostek (Persero) yang mengedepankan
kepentingan dan hak normatif Tenaga Kerja di Indonesia dengan
memberikan perlindungan 4 (empat) program, yang mencakup Program
Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Kematian (JKM), Jaminan
Hari Tua (JHT) dan Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK) bagi seluruh
tenaga kerja dan keluarganya terus berlanjutnya hingga berlakunya UU No
24 Tahun 2011.
Tahun 2011, ditetapkanlah UU No 24 Tahun 2011 tentang BPJS.
Sesuai dengan amanat undang-undang, tanggal 1 Januri 2014 PT
Jamsostek akan berubah menjadi Badan Hukum Publik. PT Jamsostek
(Persero) yang bertransformsi menjadi BPJS (Badan Penyelenggara
Jaminan Sosial) Ketenagakerjaan tetap dipercaya untuk menyelenggarakan
program jaminan sosial tenaga kerja, yang meliputi JKK, JKM, JHT
dengan penambahan Jaminan Pensiun mulai 1 Juli 2015.
Menyadari besar dan mulianya tanggungjawab tersebut, BPJS
Ketenagakerjaan pun terus meningkatkan kompetensi di seluruh lini
pelayanan sambil mengembangkan berbagai program dan manfaat yang
langsung dapat dinikmati oleh pekerja dan keluarganya.
Kini dengan sistem penyelenggaraan yang semakin maju, program
BPJS Ketenagakerjaan tidak hanya memberikan manfaat kepada pekerja
dan pengusaha saja, tetapi juga memberikan kontribusi penting bagi
peningkatan pertumbuhan ekonomi bangsa dan kesejahteraan masyarakat
Indonesia.
59
2. Visi Misi
BPJS Ketenagakerjaan dalam mencapai tujuannya tentu
mempunyai sebuah visi misi. BPJS Ketenagakerjaan mempunyai visi yaitu
―Menjadi Badan Penyelenggara Jaminan Sosial kebanggaan bangsa, yang
amanah, bertata kelola baik serta unggul dalam operasional dan
pelayanan‖. Untuk mencapai visi tersebut dapat dicapai melalui misi-misi
dari program BPJS Ketenagakerjaan yang berkomitmen untuk:
a. Melindungi dan Menyejahterakan seluruh pekerja dan keluarganya
b. Meningkatkan produktivitas dan daya saing pekerja
c. Mendukung pembangunan dan kemandirian perekonomian nasional
3. Struktur Organisasi
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Direktorat Utama
Direktur Utama
Asisten Deputi Bidang
Sekretariat Badan
Penata Utama Sekretariat Badan
Penata Madya Kearsipan
Penata Muda Kearsipan
Asisten Deputi Bidang Sekretariat Pimpinan Badan
Asisten Deputi Bidang Sekretariat Dewan Pengawas
Asisten Deputi Bidang Tata
Kelola
Deputi Direktur Bidang
Sekretariat Badan
60
Berdasarkan struktur organisasi di atas dapat dilihat bahwa unit
kearsipan berada di bawah koordinasi Deputi Direktur Bidang Sekretariat
Badan. Unit kearsipan terdiri dari Penata Madya Kearsipan dan ada lagi
bahawannya yaitu Penata Muda Kearsipan yang bertugas untuk mengelola
arsip baik di kantor pusat maupun di pusat arsip.
4. Letak Geografis
BPJSKetenagakerjaan Kantor Pusat terletak di Jl. Jendral Gatot
Subroto No. 79 Jakarta Selatan, Indonesia 12930. Dengan nomor telpon
(021)520-7797 (Hunt). Fax.(021)520-2310, Email.
[email protected], website.
https://www.bpjsketenagakerjaan.go.id.
B. Hasil Penelitian
Hasil dari penelitian ini diperoleh melalui beberapa metode penelitian
di antaranya dengan metode observasi dan wawancara. Wawancara dilakukan
kepada informan yang menurut penulis dapat memberikan informasi yang
dibutuhkan sesuai dengan apa yang sedang diteliti serta bersedia dijadikan
informan dan hasil observasi yang dilakukan oleh penulis. Berikut ini akan
penulis jabarkan hasil penelitian mengenai proses penyusutan arsip dan upaya
dalam menangani kendala yang dihadapi dalam kegiatan penyusutan arsip.
61
1. Proses Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif di BPJS Ketenagakerjaan
Kantor Pusat
a. Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengelola ke Unit Kearsipan.
Banyaknya jenis arsip pada sebuah lembaga hukum membuat
lembaga tersebut harus benar-benar serius dalam mengelola arsipnya
agar kelak dibutuhkan mudah dan cepat ditemui serta tertata rapi.
Jenis arsip yang ada di BPJSKetenagakerjaan Kantor Pusat punya
beberapa jenis arsip, yaitu naskah dinas dan produk hukum dan
voucher umum. Untuk arsip kepesertaan yang terdiri dari BPU Jakon
dan penerima upah (PU), sertavoucher jaminan berada di kantor
wilayah dan kantor cabang yang melakukan pelayanan. Seperti yang
dijelaskan oleh Informan mengenai jenis arsip yang ada di BPJS
Ketenagakerjaan Kantor Pusat yaitu sebagai berikut.
“Khusus SBD aja ada Naskah Dinas dan Produk Hukum tapi Kita
ada record center di Narogong, disana kita ada semua jenis arsip tapi
gak ada arsip kepesertaan yang sekarang”61
“... jadi kita di unit kearsipan memang fokus di naskah dinas”62
Dari setiap jenis arsip tersebut tentunya BPJS Ketenagakerjaan
Kantor Pusat melakukan pemindahan arsip inaktif dari unit pengelola
ke unit kearsipan agar tidak menumpuk di unit pengelola arsip.
Kegiatan pemindahan tersebut tentu harus melalui beberapa proses,
berikut prosedur dalam pemindahan arsip. Pertama dilakukannya
pemilahan dan pengelompokkan arsip terlebih dahulu, lalu dibuat
daftar arsipnya dan menata arsip ke dalam boks arsip. Kemudian
61
Muhammad Awaludinur, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis, 4 November 2019. 62
Reza Maulana, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis, 4 November 2019.
62
mengajukan pesetujuan pemindahan arsip inaktif. Arsip yang akan
dipindahkan harus memenuhi syarat seperti sudah masuk masa retensi
arsip. Setelah itu dilakukan verifikasi antara bentuk fisik arsip dengan
daftar arsip harus sesuai. Jika yang belum memenuhi syarat maka
arsip tersebut dikembalikan, bagi yang sudah memenuhi syarat bisa
ditindaklanjuti untuk mendapatkan pesetujuan pemindahan arsip dan
kemudian dibuatkan berita acaranya.
Berdasarkan hasil observasi penulis melakukan pengamatan
dalam proses penyusutan arsip yang dilakukan oleh BPJS
Ketenagakerjaan yaitu melakukan pemindahan arsip ke unit kearsipan
dan pemusnahan arsip dinamis inaktif yang sudah tidak bernilai guna.
Dalam setiap prosesnya tim pelaksana melakukan semuanya dengan
mengikuti pedoman yang berlaku di BPJS Ketenagakerjaan. Berikut
ini juga penjelasan dari Informan mengenai proses pemindahan arsip.
―pemilihan arsip dan mengelompokan arsipnya terlebih dahulu,lalu
buat daftar arsip, kemudian pengajuan pemindahan arsip, kalau ada
arsip yang belum memenuhi syarat arsipnya dikembalikan kalau
disetujui ya bisa dipindahkan kemudian buat berita acara
pemindahan arsip.”63
“jadi proses pemindahan arsip ke unit kearsipan yang pertama harus
dibuatkan daftar kearsipannya, arsip yang dipindahkan itu boleh
arsip inaktif dan arsip aktif, untuk catatan arsip aktif itu terkait
dengan tempat unit pengolah arsip itu kadang terbatas ruangannya
makanya arsip aktif itu bisa dipindahkan ke unit kearsipan, setelah
dibuatkan daftar arsip kita akan crosscheck antara daftar arsip
dengan fisik arsip, kita crosscheck kita verifikasi, kalo antara fisik dan
daftar arsip sudah oke, ditindaklanjuti dan dibuatkan berita acara
pemindahan, itu ditandatangani minimal pejabat struktural antara
pemilik unit pengolah dan unit kearsipan, dan yang tidak sesuai data
itu arsipnya dikembalikan, jadi kalo sesuai itu ditindaklanjuti
63
Awaludinur, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis.
63
dibuatkan berita acaranya kalo yang tidak sesuai dikembalikan ke
unit pengelolahnya untuk dipembetulan, jika sudah dibetulkan itu bisa
lagi dimasukan ke daftar pemindahan biar itu tadi, tidak ada dusta
diantara kita, biar sewaktu waktu ada temuan yang tadinya gada kok
disitu ada, mungkin itu sih dek tahap pemindahan arsip inaktif ke unit
kearsipan”.64
Setelah melalui beberapa tahapan yang sudah dijelaskan di atas
maka proses selanjutnya dalam pemindahan arsip inaktif yaitu
pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit
kearsipan. Setelah berita acara ditandatangani kedua pihak maka
daftar arsip dan arsip inaktif sudah bisa dipindahkan. Masing-masing
kedua pihak pun menyimpan berita acara dan daftar arsipnya agar
suatu saat ketika dibutuhkan mudah untuk temu kembali.
“ ... kemudian arsipnya dipindahkan dan berita acaranya ditanda
tangani oleh kedua pihak, terus masing-masing juga pegang berita
acara sama daftar arsipnya supaya nanti kalau suatu saat arsipnya
dibutuhkan lagi kita bisa tau arsip tersebut ada dimana lokasinya.”65
Setelah melewati prosedur pemindahan arsip tentunya proses
selanjutnya memindahkan arsip ke lokasi pusat arsip. Untuk lokasi
pemindahan arsip yang digunakan menjadi pusat arsip dari
keseluruhan arsip di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat yaitu di
Narogong tepatnya di Kota Bekasi.
“kalau bpjs ketengakerjaan kantor pusat kita melakukan pemindahan
arsipnya ke unit pengelolah yang berada di Narogong, Bekasi.”66
“kita punya pusat arsip itu yang nampung semua, yaitu nampung
30.000 boks itu ada di narogong”67
64
Triyanto, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis, 4 November 2019. 65
Awaludinur, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis. 66
Triyanto, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis. 67
Reza Maulana, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis.
64
Namun sekarang tidak bisa semua arsip dipindahkan ke pusat
arsip di Narogong khusus kantor cabang pemindahan arsipnya hanya
dapat dipindahkan ke kantor wilayah. Jadi kantor cabang selanjutnya
hanya bisa memindahkan arsip inaktifnya ke pusat arsip masing-
masing di kantor wilayahnya. Berikut ini penjelasan dari Informan
mengenai lokasi pemindahan arsip.
“kalo cabang sekarang hanya bisa melakukan pemindahan ke kantor
wilayah, setiap kantor wilayah punya pusat arsip juga, nah kalo yang
di Jakarta itu di Dadap...”68
Dalam pemindahan arsip ada beberapa pihak atau unit yang
terlibat didalamnya, seperti di kantor pusat yaitu Diputi Sekretariat
Badan, dan dikantor cabang atau wilayah yaitu penjabat struktural
seperti kepala kantor cabang ataupun kepala kantor wilayah, dan
tentunya ada pihak dari unit pengelola serta pihak unit kearsipan yang
dituju. Berikut ini penjelasan dari Informan mengenai pihak yang
terlibat dalam pemindahan arsip.
“jadi diberita acara itu disebutkan pihak pertama siapa, kalo
misalnya cabang pihak pertamanya otomatis pejabat struktural,
pejabat struktural itu kepala kantor cabang itu. Kalo pusat harus
ditandatangani diputi bagian sekertariat badan. Pihak keduanya
pihak unit kearsipannya yang dituju.”69
“unit pengelola dan unit pusat kearsipan”70
b. Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif
Tahap akhir dalam kegiatan pengelolalan arsip ialah
pemusnahan arsip, yaitu berfungsi untuk mengurangi jumlah arsip
68
Awaludinur, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis. 69
Awaludinur. 70
Reza Maulana, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis.
65
yang sudah menurun frekuensi penggunaanya. Pemusnahan arsip
dilakukan agar tidak terjadi penumpukan arsip pada ruang
penyimpanan arsip dan rak yang ada dapat digunakan untuk arsip-
arsip yang baru. Mengenai kegiatan pemusnahan arsiptentunya harus
melalui proses JRA atau jadwal retensi arsip, dimana arsip masuk
masa tidak aktif lagi, seperti contoh arsip keuangan yang masa
aktifnya sampai 10 tahun dari waktu terciptanya.
Mengenai JRA tersebut tentunya di BPJS Ketenagakerjaan
Kantor Pusat sudah menerapkan JRA dalam penyusutan arsip,
berdasarkan hasil observasi dalam proses pengelolaan arsip di BPJS
Ketenagakerjaan melakukannya dengan berpedoman pada JRA yang
sudah diberlakukan di lingkungan BPJS Ketenagakerjaan itu sendiri
yang sudah disesuaikan antara peraturan direksi BPJS
Ketenagakerjaan dengan UU No. 43 tahun 2009. Berikut penjelasan
Informan mengenai penerapan JRA dalam penyusutan arsip.
“sudah sesuai dengan JRA, sudah disahkan oleh ANRI yang sebagai
payung hukumlah jika ada sesuatu di kemudian hari.”71
Sebelum penerapan JRA dalam penyusutan arsip tentunya ada
penyusunan JRA oleh BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat,
penyusunan ini tentunya disesuaikan dari Undang- Undang 43 tahun
2009, PP tahun 2012, dan Perka ANRI terkait pedoman JRA. Selain
itu juga BPJSKetenagakerjaan Kantor Pusat mengundang masing-
masing unit pencipta arsipnya, Satuan Pengawas Internal dan
Kepatuhan Hukum untuk membantu dalam proses penyusunan JRA
71
Triyanto, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis.
66
tersebut. Berikut ini penjelasan dari Informan mengenai penyusunan
JRA di BPJSKetenagakerjaan.
“jadi gini kalo masalah JRA, jadi pertama kali itu kita ngikut ke
Undang-Undang dulu ada Undang-Undang kearsipan 43 2009, terus
dia turun ke PP tahun 2012 itu pelaksanaan si Undang-Undang okey,
dari PP ini turunlah ke Perka ANRI aturan kepala arsip nasional
republik indonesia mereka ada nyuruh kita untuk setiap instansi itu
nyiapin 5 instrumen jadi dari anrinya mereka harus nyuruh kita punya
5 instrumen yang pertama itu kode klasifikasi, terus pengelolaan
naskah dinas, yang ketiga pengelolaan kearsipan, yang keempat
jadwal retensi arsip, yang kelima itu hak akses keamanan dan hak
akses jadi siapa yang boleh eee mengelola ini haknya dimana dan
mana arsip yang boleh di umum boleh engga nah nanti diatur 5
instrumen ini, jadi 5 instrumen ini harus diterapin di BPJS
Ketenagakerjaan jadi selain Perka ANRI kita kan harus punya
peraturan internal nih dek nah itu kita tuangkan kedalam peraturan,
jadi semua sudah inline nyambung dek”72
“... jadi kan setiap arsip ada pemiliknya jadi misalnya naskah dinas
itu kan dibidang umum ya, terus arsip lpk umum dan jaminan di
bidang keuangan, terus arsip kepesertaan itu dibidang kepesertaan,
dari bidang-bidang itu kita panggil, kita apa namanya kita ajak
konsinering, untuk penentuan dari pada jenis-jenis arsip tersebut, jadi
bidang-bidang tersebut itu kita kasih nih, ini loh arsip kalian kalo dari
JRA ANRI ini perlakuannya kalo administrasi 2 tahun, kalo TI dan
hukum 5 tahun kalo keuangan 10 tahun, dari jenis-jenis arsip pemilik
bidang tadi udah sesuai apa enggak, jadi syarat daripada penyusunan
JRA itu tadi pertama pedomannya dari ANRI itu kita jadikan dasar
untuk mengumpulkan bidang-bidang untuk menentukan JRA itu.
Setelah dari rapat itu kan ada persetujuan tuh buatkan notulen
rapatnya kan, dari hasil notulen rapat itu kita ajukan ke direksi,
setelah dari direksi dan disetujui direksi, barulah keluar Perdir
tentang JRA nomor 20 itu tadi. Dari rapat itu juga selain kita
mengundang bidang-bidang kita mengundang dari ANRI juga SPI dan
KHK juga sih, karna terkait dengan ini juga sih kalo ada temuan-
temuan hukum, dan ANRI pun kita undang kan dia kan yang memiliki
awal dari itu.”73
Setelah dari proses penyusunan JRA maka tahapan selanjutnya
yaitu penetapan dari JRA itu sendiri yang nantinya akan menjadi
PERDIR atau Peraturan Direksi. Namun sebelum ditetapkannya
72
Reza Maulana, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis. 73
Triyanto, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis.
67
menjadi PERDIR peraturan tersebut harus disesuikan dengan Undang-
Undang No. 43 tahun 2009 kemudian mengecek secara sitematis tata
naskah yang dituangkan kedalam peraturan tersebut oleh Diputi
Direktur Kepatuhan Hukum sehingga tidak terjadi kesalah pahaman
terkait penjelasannya. Setelah mendapatkan persetujuan dari direktur
utama maka JRA itu ditetapkan di dalam PERDIR 20/08/2018 tentang
pedoman retensi arsip di lingkungan BPJSKetenagakerjaan, berikut ini
wawancara dengan Informan.
“...prosedur hukumnya yang pasti harus sesuai UU 43 tahun 2009,
kita juga punya diputi direktur kepatuhan hukum untuk mengecek
secara sistematis untuk kata-kata yang dikeluarkan. Dari ANRI kita
extensi lalu kita buat sesuai dengan hasil diskusi dengan ANRI lalu
kita ajukan untuk muncul diperdir, tapi sebelum perdir ini muncul kita
harus melewati kepatuhan hukum dulu untuk dicek kembali melihat
tata tulis atau mungkin ada sesuatu yang ga sesuai dengan undang-
undang...”74
“prosedur hukumnya mengacu pada perdir20/08/2018 tentang
pedoman retensi arsipdi lingkungan BPJSKetenagakerjaan.”75
Jadi BPJS Ketenagakerjaan tentunya mempunyai prosedur
hukumnya sendiri dan tetap menganut dari Undang-Undang No.43
Tahun 2009 dan dari Perka ANRI mengenai JRA, maka dari itu
tentunya BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat melakukan pelatihan
untuk arsiparis agar paham mengenai penerapan JRA.
BPJSKetenagakerjaan sudah melakukan pelatihan kepada
arsiparisnya, berikut ini penjelasan dari Informan mengenai pelatihan
arsiparis tentang JRA.
”... Kita punya wadah untuk sosialaisasi pemusnahan, kebetulan
kemarin di Jogja dilakukan sosialisasi pemusnahan mengundang 15
74
Awaludinur, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis. 75
Triyanto, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis.
68
besar kandidat juara, maupun kantor cabang madya utama, pratama,
dan seluruh kanwil, lebih kurang ada 65 orang, sosialisasi kedua itu
di Bukit Tinggi, mengundang Kanwil Sumba Riau dan Sumbagut dan
seluruh kantor cabangnya, sosialaisasi ketiga ini di Makassar dan
mengundang Kanwil Kalimantan. Jadi untuk tahun ini seharusnya
semua kanwil, namun masih keterbatasan waktu jadi hanya itu saja
yang dapat diundang.”76
“ ... jadi setiap tahun kita selalu ngadain, tahun 2015,2016,2017
2018, 2019 kita setiap tahun buat bimbingan, jadi kita diklat mereka
semua dari seluruh Indonesia kita undang ke Jakarta kita ajarin
semuanya tapi kan dengan konsep ga konsep baku jadi kalo misalnya
kearsipan ini kan lebih ke action sebenernya teori boleh tau dikit yang
penting kita langsung action nih nah jadi kalo di kita sistemnya
misalnya diklatnya itu 3 hari, nah 1 hari kita makan teori 2 hari
praktek langsung nyari boks cara buat boks gimana cara buat
portapel, cara buat daftar arsip itu semua dijalanin dan efektif karena
memang kayak temen-temen teori juga udah ngertilah maksudnya
aktif tuh yang ini inaktif tuh yang ini tapi ketika cara buat daftar
arsip gimana itu cara nentuin retensi gimana nah itu kita ajarin dan
feedbacknya ketika kita sudah kuat kasih pengetahuan mereka kita
ikat pakai lomba itu jadi ketika mereka ada yang dikerjain nih ada
reward ketika mereka ga kerjain ada punishman”77
Dari semua penjelasan di atas tentunya BPJS Ketenagakerjaan
sudah dapat menentukan arsip dinamis yang sudah benar-benar habis
masa retensinya dan sesuai dengan JRA dan sudah memenuhi hak dan
kewajibannya untuk diaudit dan sudah tidak ada lagi perkara-perkara
dipersidanganagar kelak tidak akan terjadi kesalahan dalam proses
penyusutan arsip. Berikut ini adalah penjelasan Informan mengenai
proses pemeriksaan arsip dinamis yang sudah habis masa retensinya.
“...misalnya arsip keuangan yang tadi kami musnahkan 10tahun
namun belum ada proses audit itu masih belum boleh dimusnahin,
misalnya arsip keuangan Salemba 15tahun tapi belum pernah diaudit
berarti masih ada hak dan kewajibannya untuk diaudit. Arsip itu
boleh dimusnahin setelah selesai hak dan kewajibannya maupun
perkara-perkaranya dipersidangan tapi harus tetep mengikuti JRA.
76
Awaludinur, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis. 77
Reza Maulana, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis.
69
Proses audit sekarang sudah berjalan rutin yaitu maksimum perdua
tahun sekali.”78
Setelah menentukan masa retensi arsipnya tentunya proses
selanjutnya adalah prosespembentukan panitia pemusnahan, sesuai
PERDIR penyusutan arsip panitia dalam pemusnahan ini yang harus
berjumlah ganjil minimal 3 orang maksimal tidak terbatas. Kemudian
tahapan selanjutnya yaitu pembuatan daftar arsip usul musnah yang
nantinya akan diverifikasi oleh tim panitia itu sendiri terhadap arsip
yang akan diusulkan musnah sesuai dengan JRA yang ada di dalam
PERDIR 20/08/2018. Setelah daftar arsip usul musnah disetujui (jika
arsip yang tidak disetujui maka dikoordinasikan kembali apakah
dikembalikan atau melengkapi persyaratan yang kurang bagi yang
sudah sesuai akan mendapat surat persetujuan dari ANRI). Setelah
mendapat surat persetujuan maka selanjutnya akan dibuatkan surat
keputusan direksi tentang pemusnahan arsip. Tibalah saatnya pada
pelaksaan pemusnahan yang wajib disaksikan oleh unit yang
mengusulkan musnah, unit pengawasan internal dan unit kepatuhan
hukum. Setelah selesai pelaksanaan dari pemusnahan maka
selanjutnya penandatanganan berita acara oleh tim dan saksi sehingga
jika sewaktu-waktu terjadi masalah dapat dilihat di berita acaranya
agar kuat di mata hukum. Berikut ini penjelasan Informan mengenai
proses pemusnahan arsip.
“untuk pemusnahan pertama-tama membentuk tim panitia penilai
arsip, sesuai perdir panitia harus berjumlah ganjil minimal 3 orang
78
Awaludinur, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis.
70
maksimal tidak terbatas tergantung kondisi di unit kerja. Setelah itu
buatkan daftar arsip usul musnah, dari tim panitia memverifikasi
sesuai perdir 20/08/2018, nilai guna administrasi itu 2 tahun setelah
hak dan kewajibannya terpenuhi, nilai hukum dan IT 5 tahun, nilai
guna keuangannya itu 10 tahun. Dari daftar itu ada yang memenuhi
dan ada yang tidak memenuhi, yang tidak memenuhi dikembalikan
ketempatnya ke ruangan arsip, dan yang memenuhi ditindak lanjuti
dan dibuatkan surat pertimbangan hasil verifikasi. Surat
pertimbangan untuk kantor cabang ditunjukan ke kantor wilayah
tembusan deputi direktur SBD kantor pusat. Kalo yang dimusnahkan
arsip kantor wilayah maka tertuju ke kantor pusat deputi direktur
SBD kantor pusat. Kalau dari kantor pusat maka surat tertuju ke
ANRI dari ANRI jika ada persetujuan lansung kita tindak lanjuti ke
direksi untuk dibuatkan SK pemusnahan. Setelah itu pelaksanaan
pemusnahan. Untuk pemusnahan minimal dilihat oleh 3 unit. Yang
pertama unit yang punya arsip usul musnah, yang kedua SPI, dan
KHK. Setelah itu dibuatkan berita acara pemusnahan. Jadi berita
acara itu yang kita simpan jika sewaktu-waktu ada pihak lain yang
mau mengklaim arsip yang sudah dimusnahkan maka dapat dilihat
diberita acara dan kita tunjukan itu kita sudah kuat dalam proses
hukumnya.”79
“KHK dan SPI itu menyaksikan. Kalo yang untuk pemusnahannya
Pertama unit pengolah, kantor cabang itu ada bidang keuangan, ada
bidang jaminan, ada bidang pemasaran, dan IT itu unit
pengolahannya. Lalu unit kearsipannya itu bidang umum dan SDM.
Dari bidang-bidang itu tersebut membuat panitia-panitia yang
jumlahnya ganjil.”80
Dengan adanya panitia pemusnahan dan saksi tentunya proses
pemusnahannya dapat berjalan lancar, karena proses terakhir dari
penyusutan ini adalah kegiatan pemusnahannya, ada beberapa cara
yang dilakukan BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat dalam
memusnahkan arsip, yaitu dengan cara slider atau dengan
penghancuran, ada juga dengan dibakar dan terakhir dengan zat kimia.
Berdasarkan hasil observasi penulis mengamati dalam proses
pelaksanaan pemusnahan yang dilakukan di BPJS Ketenagakerjaan
mereka dapat melakukannmya dengan tiga cara yaitu dengan cara
79
Triyanto, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis. 80
Triyanto.
71
dibakar, dicacah dengan menggunakan mesin penghancur kertas, dan
menggunakan zat kimia yang dijadikan bubur kertas. Hal terpenting
yaitu informasi yang ada di dalam arsip sudah tidak bisa dibaca atau
dikenali lagi. Berikut ini penjelasan dari Informan mengenai cara-cara
pemusnahan arsip yang dilakukan oleh BPJSKetenagakerjaan.
“...pemusanahan itu sesuai perdir ini dengan cara slider atau
penghancuran, kedua dibakar dan ketiga dengan zat kimia kalau
kertas dijadikan bubur lagi gitu.”81
“ ... pokoknya arsip itu eee 3 model yang boleh ni nih pemusnahan
arsip secara total sehingga tidak dapat dikenal baik bentuk maupun
isi atau tanda-tanda dengan cara penghancuran atau pencacahan,
pembakaran, peleburan dengan cara zat kima atau cara-cara lain
yang memenuhi kriteria tersebut, jadi yang penting dia hancur dan
gak dikenalin lagi, jadi gada lagi yang lambang-lambang BPJS yang
masih keliatan bener-bener hancur.”82
Dari semua proses penyusutan arsip tersebut, BPJS
Ketenagakerjaan pernah sekali melakukan pemusnahan arsip yaitu
pemusnahan arsip tahun 1989-1993 sebanyak 114 boks, dan itu
merupakan pemusnahan pertama sejak mengubah namanya dari
JAMSOSTEK menjadi BPJS Ketenagakerjaan. Berikut ini adalah
penjelasan dari Informan mengenai pemusnahan arsip tersebut.
“19-21 September di gedung arsip BPJSKetenagakerjaan Kantor
Pusat di Narogong.Arsip yang dimusnahkan arsip kantor cabang
Tanjung Priok tahun 1989-1993 sebanyak 114 boks itu perdana
selama kita berdiri sebagai BPJSKetenagakerjaan, sebelum BPJS kan
JAMSOSTEK itu juga sudah pernah tapi kan prosedurnya sudah beda
ya, antara BUMN dengan Lembaga Negara.”83
81
Triyanto. 82
Reza Maulana, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis. 83
Triyanto, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis.
72
2. Upaya Mengatasi Kendala dalam Proses Penyusutan Arsip Dinamis
Inaktif di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat
Segala kegiatan yang dilakukan oleh sebuah instansi atau lembaga
pasti akan menghadapi suatu kendala dikarenakan suatu kekurangan
ataupun suatu keterbatasan dari instansi atau lembaga tersebut. Tak
terkecuali dengan BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat.
BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat didalam melakukan sebuah
kegiatan penyusutan arsip dinamis inaktif terdapat beberapa kendala yang
dihadapi. Kendala tersebut muncul dikarenakan faktor kurangnya
pemahaman dari beberapa Sumber Daya Manusia terkaitJRA dan berbeda-
beda dalam mengklasifikasikan arsip sehingga prihal arsip dengan
klasifiksinya jadi berbeda, hal tersebut membuat bingung dalam
menentukan jadwal retensinya.
Berdasarkan hasil observasi bahwa Sumber Daya Manusia masih
terbatas dan mayoritas dari mereka bukan dari latar belakang bidang
kearsipan. Dengan begitu mereka harus menyesuaikan dengan pekerjaan
yang ada dan mempelajari segala sesuatu yang berkaitan dengan kearsipan
yang didapatkan melalui pelatihan dan diklat yang dilaksanakan oleh
ANRI. Berikut wawancara dengan Informan terkait kendala dari faktor
Sumber Daya Manusia.
“untuk kantor cabang masih ada yang menyerahkan arsip yang belum
masuk ke dalam JRA, contohnya proses auditnya belum dilakukan
walupun jangka waktunya sudah sesuai atau sudah 10tahun. Proses
verifikasi untuk mencocokkan antara fisik arsip dengan JRA, terutama
naskah dinas terkait prihal dan klasifikasinya jadi bingung menentukan
jadwal retensinya”84
84
Awaludinur, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis.
73
Lalu adapun kendala yang lainnya seperti kurangnya fasilitas yang
tersedia. Seperti unit kerja yang tersebar di seluruh Indonesia ruangan
arsipnya masih terbatas, sehingga menyebabkan arsip yang ada tidak dapat
ditampung lagi dan hal tersebut membuat unit kerja mengeluarkan biaya
sewa gedung untuk menyimpan arsip.
Berdasarkan hasil observasi penulis juga mengamati akan fasilitas
yang tersedia di unit pengelola. Ruangan tersebut cukup terbilang kecil
dan tempat penyimpanan arsip tersebut juga digabungkan dengan tempat
penyimpanan peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip seperti,
kardus, portaple, map, bahkan berkas perlengkapan yang akan digunakan
oleh pegawai BPJS Ketenagakerjaan, serta peralatan pendukung lainnya.
Kemudian kendala arsip yang tidak dapat tertampung lagi tersebut
dikarenakan belum lengkapnya instrumen dasar hukum peraturan internal
yang ada di BPJS Ketenagakerjaan sehingga penyusutan arsip khususnya
pemusnahan belum dapat terlaksanakan. Berikut ini penjelasan dari
Informan terkait kendala tersebut.
“unit kerja kita yg tersebar di seluruh Indonesia ruang arsipnya kan
terbatas, jadi kalo tidak ada pemusnahan otomatis mungkin bakal tidak
cukup, karena belum adanya pemusnahan karena belum ada dasarnya
juga untuk pemusnahan tersebut. Sampe di daerah-daerah itu ada yang
mengeluarkan biaya untuk sewa gedung untuk penyimpanan arsip, karena
kantor cabangnya tidak muat.”85
“yaitu tidak adanya 5 instrumen tadi ... jadi sebenernya masalahnya tuh
disebelumnya, jadi kalo diceritain sebelum tahun 2016 mungkin ya
sebelum kita ada aturan masalahnya cuma diaturan.kita arsip yang lewat
10 tahun arsip yang sudah masuk jadwal retensi itu banyak banget, dari
daerah juga banyak banget. Tapi kita gak bisa melakukan pemusnahan
85
Triyanto, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis.
74
terkendala di step instrumennya gak ada, kita bisa aja musnahin tapi kita
gak kuat dimata hukum”86
Dari kendala-kendala tersebut BPJS Ketenagakerjaan tidak hanya
tinggal diam dalam menghadapinya, mereka punmempunyai solusi untuk
mengatasi kendala tersebut. Untuk mengatasi kendala seperti kurangnya
pemahaman dari beberapa SDM terkait dengan JRA mereka membina dan
melakukan sosialisasi terhadap kompetensi dari tim penilai kemudian
memperbaiki proses penciptaan arsip dengan pedoman yang sudah dibuat.
Berikut penjelasan Informan terkait hal tersebut.
“kompetensi dari tim penilai arsipnya harus dibina dan disosialisasikan
terus. Kedua dari proses penciptaan arsipnya diperbaiki sesuai peraturan
yg dibuat.”87
Kendala berikutnya adalah kurangnya fasilitas yang tersedia.
Seperti unit kerja yang tersebar di seluruh Indonesia ruangan arsipnya
masih terbatas, sehingga menyebabkan arsip yang ada tidak dapat
ditampung lagi dan hal tersebut membuat unit kerja mengeluarkan biaya
lebih untuk sewa gedung guna menyimpan arsip. Kemudian kendala arsip
yang tidak dapat tertampung lagi tersebut juga dikarenakan belum
lengkapnya instrumen dasar hukum dalam penyusutan arsip sehingga
pemusnahan arsip dinamis inaktif belum dapat dilaksanakan. Maka dari itu
solusi yang dilakukan untuk mengatasi kendala tersebut yaitu dengan
membuatkan JRA yang ada di dalam PERDIR tentang JRA agar dapat
mengatasi kendala dari kurangnya tempat penyimpanan arsip. Berikut
penjelasan dari Informan terkait hal tersebut.
86
Reza Maulana, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis. 87
Awaludinur, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis.
75
“dari kendala tersebut kita buatkan JRA tadi untuk mengatasi kendala
ruang arsip yang tidak cukup atau cepat penuh tersebut.”88
“ ... sekarang sudah mempunyai instrumen tersebut, jadi ketika sudah
masuk kemari ini bisa diinlinekan nih misalnkan kayak jaminan, jaminan
itu kan masuknya ke KU, KU itu keuangan, keuangan itu minimal 10 tahun
baru bisa dimusnahkan setelah dibayarkan dan setelah hak dan
kewajibannya udah selesai, jadi kita inlinekan ke jadwal retensi arsip”89
Dari cara mengatasi kendala yang muncul dalam penyusutan arsip
maka akan ada dampak atau manfaat yang dirasakan. Dampak yang
dirasakan oleh BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat setelah melakukan
penyusutan arsip, yaitu mengurangi cost dalam penyewaan gedung untuk
menyimpan arsip, ruang arsip menjadi rapi dan teratur sehingga lebih
mudah dalam melakukan temu kembali arsip dan memberi ruang bagi
arsip yang baru, menang lomba sebagai juara 3 dalam pemilihan unit
kearsipan lembaga negara atau lembaga pemerintah non-kementerian
terbaik Nasional tahun 2019 yang diadakan oleh ANRI, kemudian skema
rangkaian mulai dari terciptanya arsip hingga arsip tersebut dimusnahkan
tidak terputus dan peraturan yang dibuat sudah sesuai dengan pedoman
hukum yang berlaku sehingga ketika terjadi masalah dalam penyusutan
khususnya pemusnahan bisa kuat dimata hukum. Berikut ini penjelasan
dari Informan mengenai dampak yang dirasakan tersebut.
“otomatis kan yang pertama mengurangi cost, yang tadinya kita nyewa
gedung sekarang jadi gak nyewa, ruangan arsip unit kerja semakin rapi
karena tidak ada arsip yang menumpuk di pojok-pojok akhirnya larinya ke
rak-rak semua jadi tertata rapi arsipnya, tadinya arsipnya berantakan
sekarang jadi tertata rapi, yang terakhir dapat ikut lomba kearsipan dan
bisa memang.”90
88
Triyanto, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis 89
Reza Maulana, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis. 90
Triyanto, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis.
76
“... proses dari skema kearsipan penciptaan pengelolaan pemeliharaan
sampe penyusutan itu tidak terpustus, sebelumnya kan arsipnya selalu
bertambah dan selalu dipeliharaterusbelum ada penyusutan... dengan
adanya penyusutan ini jadi bisa menyimpan arsip yang baru.”91
“nah ketika kita udah kuat aturannya ada, kita sudah sesuai peraturan
internal sesuai Perka ANRI dan sesuai Undang-Undang dia kuat, jadi
ketika ada masalah dikemudian hari kita kuat, jadi instrumen yang saya
sebutkan tadi itu adalah peraturan direksi BPJS Ketenagakerjaan, itu
semua diatur dalam perdir tersebut”92
C. Pembahasan
Penulis akan membahas hasil penelitian yang telah dipaparkan di atas.
Berikut pembahasan mengenai proses penyusutan arsip dinamis inaktif yang
meliputi pemindahan dan pemusnahan serta upaya dalam mengatasi kendala
yang ada dalam kegiatan penyusutan arsip dinamis inaktif.
1. Proses Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif di BPJS Ketenagakerjaan
Kantor Pusat
Unit kearsipan BPJSKetenagakerjaan Kantor Pusat memiliki
banyak jenis arsip yang disimpan seperti naskah dinas dan produk hukum,
voucher umum, voucher jaminan, serta kepesertaan yang terdiri dari BPU
Jakon dan PU (Penerima Upah). Berdasarkan hasil wawancara dan
observasi oleh penulis, unit kearsipan BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat
hanya menyimpan arsip naskah dinas dan produk hukum, dan voucher
umum. Sedangkan voucher jaminan serta kepesertaan yang terdiri dari
BPU Jakon dan PU (Penerima Upah) hanya berada di kantor cabang dan
kantor wilayah yang melakukan pelayanan saja.
91
Awaludinur, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis. 92
Reza Maulana, Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis.
77
Proses pemindahan arsip dinamis inaktif di BPJS Ketenagakerjaan
Kantor Pusat sudah dilaksanakan dengan teratur dan sesuai dengan
prosedur yang ada. Pemindahan arsip dinamis inaktif dilakukan agar arsip
yang frekuensi kegunaanya sudah menurun tidak menumpuk sehingga
tidak dapat memberikan tempat bagi arsip yang baru. Hasil wawancara
dan observasi mengambarkan prosedur yang dilakukan dalam proses
pemindahan arsip dinamis inaktif ini dimulai dari pemilahan dan
pengelompokan arsip itu sendiri dan harus sudah sesuai syarat yang
ditentukan seperti sudah masuk ke dalam jadwal masa retensi. Proses
selanjutnya yaitu dibuatkannya daftar arsip dan menata arsip tersebut ke
dalam boks arsip. Setelah arsip siap kemudian akan dibuatkan surat
persetujuan pemindahan arsip dinamis inaktif. Setelah mendapatkan surat
persetujuan maka arsip yang akan dipindahkan akan diverifikasi terlebih
dahulu antara daftar arsip dengan fisik arsip agar tidak ada kesalahan
sehingga menyebabkan masalah dikemudian hari. Jika tahapan verifikasi
sudah terselesaikan maka akan dibuatkan berita acara pemindahan arsip
yang nantinya berguna sebagai keterangan pengalihan wewenang dan
tanggungjawab dalam pengelolaan arsip, selanjutnya arsip yang sudah
ditata sesuai dengan daftar arsip siap dipindahkan ke unit kearsipan.
Hal itu semua selaras dengan yang disampaikan oleh Mustari dan
Irawan dalam prosedur pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat arsip
yaitu mulai dari pemeriksaan yang bertujuan untuk mengetahui apakah
arsip tersebut sudah benar-benar inaktif atau masih aktif, kedua
pendaftaran untuk dibuatkan daftarnya secara lengkap, ketiga penataan
78
arsip yang bertujuan untuk menjaga agar penataan aslinya tidak diubah
atau berubah, keempat pembuatan berita acara pemindahan arsip sebagai
tanda pengalihan wewenang dan tanggungjawab, dan yang terakhir
pelaksanaan pemindahan.93
Setiap lembaga atau instansi besar pasti memiliki jumlah arsip
yang banyak dan sudah banyak juga yang memiliki gedung pusat arsip
sendiri. Pusat arsip tersebut yang nantinya akan digunakan sebagai tempat
penyimpanan arsip inaktif dan pengelolaan arsip sebelum arsip tersebut
dimusnahkan.Ketika arsip sudah memasuki tahap inaktif maka arsip sudah
tidak simpan lagi di unit-unit kerja melainkan akan dipindahkan ke pusat
arsip (records center).Pemindahan arsip ini dilakukan untuk membuat
ruangan kerja terbebas dari tumpukan arsip inaktif.Begitu juga yang
dilakukan oleh BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat mereka memiliki
pusat arsip sendiri yang digunakan untuk menyimpan arsip inaktif
sehingga tidak membuat ruangan penyimpanan arsip di kantor menjadi
penuh. Lokasi yang dijadikan sebagai pusat arsip oleh BPJS
Ketenagakerjaan Kantor Pusat yaitu di Narogong, Bekasi. Seperti
wawancara yang saya lakukakan dimana dijelaskan bahwa kantor pusat
memiliki pusat arsip atau records center di Narogong, Bekasi.
Hal tersebut juga sesuai dengan penjelasan Gunarto dan Mudalsih
bahwa pusat arsip merupakan sebuah bangunan yang memiliki design
khusus untuk menyimpan arsip inaktif secara murah, pengelolaan dan
pelayanan arsip sebelum dimusnahkan.94
dan diciptakannya pusat arsip
93
Mustari dan Irawan, Materi Pokok Perancangan Jadwal Retensi Arsip, 2009, h. 2.9 . 94
Gunarto dan Mudalsih, Materi Pokok Manajemen Pusat Arsip, h. 2.2.
79
tersebut juga sudah memiliki sasaran yaitu pengurangan volume arsip,
menjamin aliran arsip dari tempat mahal ke yang lebih murah,
membebaskan ruangan kerja dari tumpukan arsip, sistem temu kembali
yang efektif dan efisien, mengamankan records organisasi, dan
mendukung objektivitas pengeluaran biaya.95
Unit kearsipan dalam sebuah instansi atau lembaga kini pasti sudah
memiliki panduan dalam pengelolaan arsipnya. Terkait dengan proses
penyusutan dimana JRA digunakan sebagai acuan untuk menentukan masa
retensi arsip. Adanya JRA akan mempermudah arsiparis dalam melakukan
proses penyusutan terlebih dalam hal pemusnahan dimana biasanya
arsiparis tidak berani untuk memusnahkan begitu saja arsip yang ada
dikhawatirkan akan berdampak masalah yang besar. Dengan begitu JRA
akan membantu arsiparis sebagai alat bantu hukum yang kuat jika terjadi
dikemudian hari. Dapat dikatakan BPJS Ketenagakerjaan sudah
memahami adanya dasar hukum yang mengatur JRA. Seperti wawancara
saya dengan informan yang menjelaskan bahwa BPJS Ketenagakerjaan
sudah sesuai dengan JRA dan sudah disahkan juga oleh ANRI sebagai
payung hukum jika terjadi sesuatu dikemudian hari.
Hal ini selaras dengan hal yang perlu dipertimbangkan dalam
aspek hukum dasar arsip yaitu ketentuan hukum yang mengatur bidang
kearsipan. Dalam hal ini disebutkan antara lain: UU Nomor 7 / 1971, PP
Nomor 34 / 1979 dan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI Nomor
01/SE/1981 dan Nomor 02/SE/1983, termasuk UU Nomor 8 / 1997
95
Gunarto dan Mudalsih, h. 1.23.
80
tentang Dokumen Perusahaan.96
Undang-Undang Nomor 7 / 1971 tentang
ketentuan-ketentuan kearsipan yang kemudian diubah menjadi Undang-
Undang No.43/2009.Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang
kearsipan yang menyebutkan JRA adalah daftar yang berisi sekurang-
kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip
dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan
sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.97
Setiap lembaga atau instansi pasti menjadikan peraturan
pemerintah N0. 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No.43 Tahun
2009 tentangJRA sebagai pedoman dalam menentukan JRA.Panita dalam
penyusunan JRA ini adalah arsiparis dan unit yang bersangkutan dalam
pencipta arsip, SPI dan KHK. BPJS Ketenagakerjaan Kantor
Pusatberpedoman pada JRA dalam proses penyusutan arsip.JRA yang
dibuat dan yang disesuaikan dengan peraturan internal BPJS
Ketenagakerjaan sudah disahkan oleh ANRI dan menjadi pedoman yang
sah dalam melakukan kegiatan penyusutan di lingkungan BPJS
Ketenagakerjaan. BPJS Ketenagakerjaan membuat JRA agar siklus hidup
arsip yang ada di lingkungan BPJS Ketenagakerjaan tidak terputus, dapat
menentukan masa retensi arsip yang dilihat dari dasar nilai kegunaannya.
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan menjelaskan bahwa
penyusunan JRA berpedoman dari Perka ANRI tentang JRA dan
penyusunan JRA harus disesuaikan dengan UU No.43 Tahun 2009. JRA
96
Hadiwardoyo, ―Merumuskan Jadwal Retensi Arsip,‖ h. 4. 97
Indonesia, ―Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tenteng Kearsipan.", h.
2.
81
yang disusun oleh panitia sudah disahkan oleh kepala ANRI setelah itu
disahkan oleh direktur utama dan menjadi panduan yang sah di lingkungan
BPJS Ketenagakerjaan. Dalam proses penyusunan JRA panitia yang terdiri
dari arsiparis mengajak pada unit lain yang menciptakan arsip untuk ikut
serta dalam menyusun JRA, serta SPI dan KHK yang pasti mereka terkait
dengan hukum dan mengetahui fungsi kegitaan instansi masing-masing.
Hal tersebut selaras dengan pedoman penetapan JRA dimana
masing-masing instansi atau lembaga wajib menjadikan peraturan
pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang JRA sebagai acuan untuk
menentukan JRA. Ditambah dengan yang disampaikan oleh Ignatius
Wursanto pedoman penetapan JRA, pertama lembaga negara pemerintah
masing-masing memiliki JRA yang telah ditetapkan dan disetujui oleh
kepala ANRI,kedua untuk menjaga objektifitas dalam menentukan nilai
guna arsip JRA harus disusun oleh panitia yang benar-benar memahami
arsip fungsi dan kegiatan instansi masing-masing, ketiga dalam
melaksanakan tugasnya panitia perlu mendengarkan pertimbangan
menyangkut masalah keuangan dan kepegawaian, rangcangan JRA perlu
persetujuan kepala ANRI sebelum ditetapkan oleh pimpinan instansi yang
bersangkutan sebagai JRA yang berlaku di lingkungan instansi, kemudian
terkahir untuk JRA pemerintah daerah perlu terlebih dahulu
memperhatikan pendapat menteri dalam negeri.98
JRA digunakan sebagai pedoman untuk membantu arsiparis dalam
pelaksanaan penyusutan dalam menentukan masa retensi arsip.
98
Wursanto, Kearsipan 1, h. 212.
82
Pemusnahan arsip bertujuan untuk mengurangi jumlah arsip, namun
pemusnahan arsip ini memiliki resiko yang sangat tinggi karena apabila
arsip yang sudah dimusnahkan tidak akan bisa lagi diciptakan kembali.
Arsip BPJS Ketenagakerjaan yang akan dimusnahkan juga memiliki
kriteria seperti sudah tidak memiliki nilai guna lagi, masa retensinya habis
atau memang arsip yangsudah masuk ke daftar musnahsemisaluntuk arsip
administrasi masa retensinya 2 tahun, teknologi dan informasi 5 tahun dan
untuk keuangan 10 tahun serta sudah memenuhi hak dan kewajibannya,
dan yang lebih penting arsip tersebut tidak sedang berkaitan dalam proses
suatu perkara.
Dalam proses pemusnahan di BPJS Ketenagakerjaan akan
membuat tim panitia pemusnah yang berjumlah ganjil agar dapat
mempermudah dalam pengambilan keputusan, tim tersebut yang akan
menjadi penilai dan pelaksana dalam proses penyusutan.Arsip yang akan
dimusnahkan diusulkan dan dibuatkan daftarnya kemudian diperiksa
kembali sehingga dapat diketahui dengan jelas arsip mana saja yang akan
dimusnahkan. Setelah arsip tersebut diperiksa dan diverifikasi maka
langkah selanjutnya yaitu disahkan oleh direktur utama dan kepala ANRI.
Setelah disahkan akan dikeluarkan surat keputusan dan surat perintah
untuk pelaksanaan pemusnahan. Sebelum pelakasanaan pemusnahan akan
dibuatkan berita acara pemusnahan yang nantinya akan menjadi bukti
keterangan bahwa arsip tersebut sudah dimusnahkan secara sah dan
menjadi dasar hukum yang kuat jika terjadi masalah dikemudian hari.
83
Dalam pelaksanaan pemusnahan biasanya dapat dilakukan dengan
cara dibakar, dicacah, atau dijadikan bubur dengan zat kimia yang
terpenting adalah informasi yang ada didalamnya sudah tidak dapat
dikenali lagi. BPJS Ketenagakerjaan pun sama dalam melakukan
pemusnahan, mereka melakukannya bisa dengan ketiga cara tersebut
sesuai dengan yang akan memusnahkan yang paling penting adalah sesuai
dengan pedoman yang ada. Pada saat pelaksanaan pemusnahan juga harus
disaksikan oleh unit kearsipannya sendiri, unit pencipta arsip, kepatuhan
dan hukum serta satuan pengawas internal. Saksi tersebut yang nantinya
akan menandatangani berita acara pemusnahan.
Hal tersebut selaras dengan yang disampaikan oleh Mustari Irawan
dalam prosedur pemusnahan arsip; Pertama, pemeriksaan yang dilakukan
untuk mengetahui apakah arsip tersbeut sudah benar-benar telah habis
jangka simpannya dengan berpedoman pada JRA. Kedua, arsip yang sudah
diperiksa sebagai arsip usul musnah akan dibuatkan daftarnya sehingga
dapat dengan mudah mengetahui secara jelas informasi tentang arsip yang
akan dimusnahkan. Ketiga, pembentukan panitia pemusnah yang
dilakukan untuk arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi 10 tahun
atau lebih, panitia pemusnah ini juga terdiri dari anggota yang berasal dari
unitt peengelola arsip, unit pengamanan, unit hukum dan perundang-
undangan, dan unit lain yang terkait. Keempat, penilaian yang pada
dasarnya dilakukan setiap kali menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan,
kemudian disahkan oleh pimpinan organisasi untuk pelaksanaan
pemusnahan sedangkan arsip yang memiliki retensi diatas 10 tahun harus
84
melalui penilaian ANRI karena biasanya arsip yang memiliki masa retensi
10 tahun ke atas kemungkinan lebih besar bernilai guna sekunder. Kelima,
pembuatan berita acara yang akan menjadi dasar hukum bahwa
pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Keenam, pelaksanaan
pemusnahan yang bisa dilakukan dengan cara dibakar, dicacah atau dibuat
dibuat bubur kertas yang penting informasinya tidak lagi dikenali.
Kemudian dalam pelaksanaan pemusnahan arsip perlu disaksikan oleh
minimal dua orang pejabat dari bidang hukum atau pengawasan yang
nantinya akan menandatangani berita acara pemusnahan.99
Dari semua proses penyusutan arsip tersebut, BPJS
Ketenagakerjaan pernah sekali melakukan pemusnahan arsip yaitu
pemusnahan arsip tahun 1989-1993 sebanyak 114 boks, dan itu merupakan
pemusnahan pertama sejak mengubah namanya dari JAMSOSTEK
menjadi BPJS Ketenagakerjaan.
2. Upaya Mengatasi Kendala dalam Proses Penyusutan Arsip Dinamis
Inaktif di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat
BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat didalam melakukan sebuah
kegiatan penyusutan arsip dinamis inaktif terdapat beberapa kendala yang
dihadapi. Kendala tersebut muncul dikarenakan faktor kurangnya
pemahaman dari beberapa Sumber Daya Manusia terkait JRA dan
berbeda-beda dalam mengklasifikasikan arsip sehingga perihal arsip
dengan klasifiksinya jadi berbeda, hal tersebut membuat bingung dalam
99
Mustari dan Irawan, Materi Pokok Perancangan Jadwal Retensi Arsip, 2009, h. 2.14.
85
menentukan jadwal retensinya. Lalu kendala yang lainnya seperti
kurangnya fasilitas yang tersedia. Seperti unit kerja yang tersebar di
seluruh Indonesia ruangan arsipnya masih terbatas, sehingga menyebabkan
arsip yang ada tidak dapat ditampung lagi dan hal tersebut membuat unit
kerja mengeluarkan biaya sewa gedung untuk menyimpan arsip.
Kemudian kendala arsip yang tidak dapat tertampung lagi tersebut
dikarenakan belum lengkapnya instrumen dasar hukum peraturan internal
yang ada di BPJS Ketenagakerjaan sehingga penyusutan arsip khususnya
pemusnahan belum dapat terlaksanakan.
Dari kendala tersebut BPJS Keteneagakerjaan berupaya untuk
mengatasi beberapa kendala tersebut. Pertama BPJS Ketenagakerjaan
berupaya membina dan melakukan sosialisasi terhadap kompetensi dari
tim penilai kemudian memperbaiki proses penciptaan arsip dengan
pedoman yang sudah dibuat untuk mengatasi kurangnya pemahaman dari
beberapa SDM terkait dengan JRA. Selanjutnya, menyusun JRA yang
dituangkan kedalam peraturan direksi tentang JRAdi lingkungan BPJS
Ketenagakerjaan agar dapat mengatasi kendala dari kurangnya tempat
penyimpanan arsip.
Dampak yang dirasakan setelah mengatasi kendala tersebut yaitu
mengurangi cost dalam penyewaan gedung untuk menyimpan arsip, ruang
arsip menjadi rapi dan teratur sehingga lebih mudah dalam melakukan
temu kembali arsip dan memberi ruang bagi arsip yang baru,
memenangkan lomba sebagai juara 3 dalam pemilihan unit kearsipan
lembaga negara atau lembaga pemerintah non-kementerian terbaik
86
Nasional tahun 2019 yang diadakan oleh ANRI, kemudian skema
rangkaian mulai dari terciptanya arsip hingga arsip tersebut dimusnahkan
tidak terputus dan pelaksanaan pemusnahan sudah kuat dimata hukum jika
terjadi sesuatu kemudian hari.
87
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari hasil penelitian dan pembahasan tentang penyusutan arsip BPJS
Ketenagakerjaan Kantor Pusat, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Proses penyusutan arsip dinamis inaktif di BPJS Ketenagakerjaan Kantor
Pusat menggunakan jadwal retensi arsip yang digunakan sebagai
pedoman dalam pelaksanaannya. BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat
menuang JRA tersebut kedalam PERDIR 20/08/2018tentang jadwal
retensi arsip di lingkungan BPJS Ketenagakerjaan. Kegiatan pemindahan
arsip dinamis inaktif meliputi pemeriksaan, pendaftaran, penataan arsip,
pembuatan berita acara pemindahan, serta pelaksanaan
pemindahan.Sedangkan proses pemusnahan arsip dinamis inaktif BPJS
Ketenagakerjaanmeliputi pemeriksaan, pendaftaran, pembentukan panitia
pemusnahan, penilai persetujuan dan pengesahan, pembuatan berita
acara, serta pelaksanaan pemusnahan.
2. Upaya yang dilakukan oleh BPJS Ketenagakerjaan dalam mengatasi
kendala yaitu membina, melakukan sosialisasi terhadap kompetensi tim
penilai, serta membuat JRA. Kemudian memperbaiki proses penciptaan
arsip dengan pedoman yang sudah dibuat untuk mengatasi kurangnya
pemahaman dari beberapa SDM terkait dengan JRAagar dapat mengatasi
kendala yang ada.
88
B. Saran
Dari kesimpulan tersebut maka penulis dapat memberikan beberapa
saran sebagai berikut:
1. Proses penyusutan arsip di BPJS Ketenagakerjaan sudah ada beberapa
yang terlaksana dengan mengikuti peraturan yang ada. Oleh karena itulah
diharapkan kedepannya BPJS Ketenagakerjaan dapat melaksanakan
penyusutan dengan tepat. Hendaknya seluruh proses penyusutan arsip ini
juga dapat diperbaiki dengan contoh hasil evaluasi yang ada selama
kegiatan penyusutan berlangsung.
2. Upaya dalam mengatasi kendala yang dihadapi selama kegiatan
penyusutan alangkah baiknya jika dijadikan pelajaran dan evaluasi.
Harapannya dari penulis sehingga dari hasil evaluasi yang ada dapat
memberikan solusi yang berguna untuk kedepannya dalam proses
penyusutan. Seperti pengadaan pembinaan dan sosialisasi secara rutin
sehingga membuat para arsiparis di lingkungan BPJS Ketenagakerjaan
dapat melakukan proses penyusutan berjalan dengan lancar dan
sistematis.
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka, 1996.
Arizola, Oktarino, dan Elva Rahmah. ―Pembuatan Jadwal Retensi Arsip (JRA) di
Kantor Wali Nagari Kajai Kabupaten Pasaman Barat.‖ Jurnal Ilmu
Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, 2, no. 2 (2014).
Arsip Nasional Republik Indonesia. Manajemen Arsip Dinamis Inaktif. Jakarta:
Arsip Nasional Republik Indonesia, 2002.
Awaludinur, Muhammad. Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis, 4 November
2019.
Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan. 1 ed. Jakarta: Bumi Aksara, 2013.
———. Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan
Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara, 2016.
Fitri, Iftah Annisa dan Marlini. ―Penyusutan dan Nilai Guna Arsip di Unit
Kearsiapan Dinas Prasarana Jalan, Tata Ruang dan Permukiman Provinsi
Sumatera Barat.‖ Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan 2,
no. 1 (2013).
Gunarto, dan Mudalsih. Materi Pokok Manajemen Pusat Arsip. 4 ed. Tangerang
Selatan: Universitas Terbuka, 2013.
Hadiwardoyo, Sauki. ―Merumuskan Jadwal Retensi Arsip.‖ Suara Badar IV.
2002.
http://bapersip.jatimprov.go.id/image/Merumuskan%20Jadwal%20Retensi
%20Arsip.pdf. Area lampiran.
Indonesia. ―Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,‖
2012.
———. ―Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tenteng
Kearsipan,‖ 2009.
https://www.kpk.go.id/images/pdf/uu%20pip/UU_No_43_Tahun_2009_K
earsipan.pdf.
Irawan, Prasetya. Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Panduan
Praktis Penelitian Sosial bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula. Jakarta:
STIA-LAN, 2004.
Maulana, Reza. Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis, 4 November 2019.
Mirmani, Anon. Pengantar Kearsipan. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka,
2013.
Moleong, Lexy J. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja
Rosdakarya, 2007.
Muhidin, Sambas Ali, dan Hendri Winata. Manajemen Kearsipan untuk
Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan. Bandung:
Pustaka Setia, 2015.
Mustari, dan Irawan. Materi Pokok Perancangan Jadwal Retensi Arsip. Jakarta:
Universitas Terbuka, 2009.
Narbuko, Cholid, dan Abu Achmad. Metode Penelitian. Jakarta: Bumi Aksara,
2009.
Nasution. Metode Penelitian Naturalistic Kualitatif. Bandung: Tarsito, 2003.
Prastowo, Andi. Metode Penelitian Kualitatif dalam Perspektif Rancangan
Penelitian. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media, 2002.
Pujiastuti, Ana. "Lembaga Kearsipan: Upaya Pengelolaan Arsip secara Kolektif di
Perguruan Tinggi" (2013) www.eprints.uad.ac.id
Ramanda, Rulli Susfa, dan Sri Indrahti. ―Analisis Pengelolaan Arsip Inaktif
terhadap Temu Kembali Arsip di Pusat Arsip (Records Center) Politeknik
Negeri Semarang.‖ Jurnal Ilmu Perpustakaan 4, no. 3 (2015).
Saffady, William. Records and a Information Management Fundamentals of
Professional Practice. 3 ed. USA: ARMA International, 2016.
Sedarmayanti. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung: Mandar Maju, 2003.
Smith, Judith Read, Mary Lea Ginn, dan Norman F. Kallaus. Record
Management. USA: South Westrn: Cincinnati, 2002.
Sudjono. Materi Pokok Penilaian dan Penyusutan Arsip. Tangerang Selatan:
Universitas Terbuka, 2007.
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. ―Manajemen Kearsipan Modern: dari
Konvensional ke Basis Komputer.‖ Yogyakarta: Gava Media, 2015.
Sugiyono. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta, 2010.
Sujono. Manajemen Arsip Inaktif. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2014.
Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan
Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,
2003.
Supastiwi, Zita Asih. Konsep Dasar Penyusutan Arsip. Tangerang Selatan:
Universitas Terbuka, 2014.
Suraja, Yohannes. Manajemen Kearsipan. Malang: DIOMA, 2006.
Triyanto. Wawancara Penyusutan Arsip Dinamis, 4 November 2019.
Wijaya, Recki Ari, Bambang Budi Wiyono, dan Ibrahim Bafadal. ―Pengelolaan
Kearsipan.‖ Jurnal Administrasi dan Manajemen Pendidikan Vol. 1, no. 2
(2018).
Wursanto, Ignatius. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius, 1991.
Yin, Robert K.Studi Kasus, Desin dan Metode Edisi Revisi. Jakarta: Raja
Grafindo Persada, 2004.
LAMPIRAN
Panduan Wawancara
Keterangan :
1. Penelitian ini berjudul “Proses Penyusutan Arsip Dinamis pada
Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Kantor
Pusat”
2. Penyusutanarsip dinamis ini yang dimaksud ialah pemindahan dan
pemusnahan arsip dinamis.
3. BPJS Ketenagakerajaan Kantor Pusat merupakan pusat koordinasi dari
seluruh kantor BPJS kantor wilayah, kantor cabang, dan kanto cabang
perintis yang ada di seluruh Indonesia
No Tujuan Pertanyaan
penelitian
Sumber
Bacaan
1 Untuk
mendapatkan
gambaran
proses
penyusutan
arsip dinamis
inaktif yang
dilakukan di
Badan
Penyelenggara
Jaminan Sosial
Ketenagakerja
an Kantor
Pusat.
a. Pemindah
an Arsip
a. Jenis arsip apa
saja yang ada di
BPJS
Ketenagakerjaan
Kantor Pusat?
b. Siapa saja
pengguna arsip
di BPJS
Ketenagakerjaan
Kantor Pusat?
c. Apa saja fasilitas
yang digunakan
untuk
melakukan
penyimpanan
arsip di BPJS
Ketenagakerjaan
Kantor Pusat?
d. Apakah BPJS
Ketenagakerjaan
memiliki
pedoman yang
digunakan untuk
mengelola arsip
Mustari dan
Irawan
(2009),
Gunarto &
Muldasih
(2013),
Sauki
Hadiwardoy
o (2002)
?
e. Bagaimana
sistem
klasifikasi arsip
di BPJS
Ketenagakerjaan
Kantor Pusat?
f. Apakah BPJS
Ketenagakerjaan
melakukan
pemindahan
arsip inaktif dari
unit pengelolah
ke unit kearsipan
?
g. Jenis arsip apa
saja yang
dilakukan
pemindahan ?
h. Dimana lokasi
pemindahan
arsip yang
digunakan
menjadi pusat
arsip dari
keseluruhan
arsip di BPJS ?
i. Siapa saja yang
terlibat dalam
melakukan
pemindahan
arsip ?
j. Bagaimana
proses
pemindahan
arsip di BPJS
ketenagakerjaan
Kantor Pusat ?
k. Bagaimana
system
penyimpanan
pad arsip
dinamis di BPJS
Ketenagakerjaan
Kantor Pusat?
b. Pemusna
han arsip 1. Apakah BPJS
Ketenagakerjaan
Kantor Pusat ini
Mustari dan
Irawan
(2009), UU
memiliki JRA?
2. Bagaimana
proses
penyusunan JRA
itu sendiri ?
3. Apakah ada
prosedur hukum
dalam
pelaksanaan
JRA?
4. Apakah ada
pelatihan untuk
arsiparis dalam
melaksanakan
JRA?
5. Bagaimana
sosialisasi dalam
penerapan JRA
di BPJS
Ketenagakerjaan
Kantor Pusat ?
6. Apakah BPJS
Ketenagakerjaan
Kantor Pusat
sudah
menerapkan
JRA dalam
kegiatan
penyusutan ?
7. Apakah BPJS
Ketenagakerjaan
Kantor Pusat
sudah pernah
melakukan
pemusnahan
arsip dinamis ?
8. Bagaimana
proses
pemeriksaan
arsip dinamis
yang sudah
benar-benar
habis masa
retensinya agar
tidak terjadi
kesalahan dalam
proses
penyusutan ?
No.43
(2009),
Sedarmayan
ti (2015),
sulistyo-
Basuki
(2003),
Ignatius
Wursanto
(1991)
9. Bagaimana
proses verifikasi
hingga akhirnya
arsip tersebut
sudah bisa
dimusnahkan ?
10. Siapa saja yang
berhak menjadi
panitia dalam
pemusnahan
arsip di BPJS
Ketenagakerjaan
Kantor Pusat?
11. Bagaimana
proses
pemusnahan
arsip dinamis di
BPJS
Ketenagakerjaan
Kantor Pusat?
2
Untuk
mengetahui
upaya unit
kearsipan
Badan
Penyelenggara
Jaminan Sosial
Ketenagakerja
an Kantor
Pusat dalam
mengatasi
kendala pada
proses
penyusutan
arsip dinamis
inaktif
Kendala dan
bagaimana
cara
mengatasinya
1. Dampak Kendala
apa saja yang
muncul dalam
kegiatan
penyusutan arsip
di BPJS
Ketenagakerjaan
Kantor Pusat ?
2. Bagaimana cara
mengatasi
kendala yang
muncul ?
3. Dampak apa saja
yang muncul
setelah
dilakukannya
kegiatan
penyusutan arsip
?
UU No.43
(2009),
Barthos
(2016),
sudjono
(2007)
Hasil Wawancara
1. Transkip Wawancara I
Nama Informan : Muhammad Awaludinur
Jabatan Informan : Penata Muda Kearsipan
Hari/Tanggal Wawancara : 4 November 2019
Tempat Wawancara : Ruangan Unit Pengelola arsip BPJS
Ketenagakerjaan Pusat
1. Jenis arsip apa saja yang ada di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat?
Jawab : ―Khusus SBD aja ada Naskah Dinas dan Produk Hukum tapi Kita
ada record center di Narogong, disana kita ada semua jenis arsip tapi gak
ada arsip kepesertaan yang sekarang”
2. Siapa saja pengguna arsip di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat?
Jawab : ―SBD dan unit lain yang kehilangan arsip‖
3. Apa saja fasilitas yang digunakan untuk melakukan penyimpanan arsip di
BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat?
Jawab : ―untuk raknya kita atur sendiri ya contoh ini rak 5 ambal
tingginya 2 m, jadi untuk rak kita gak ngatur spesifikasi karena setiap
ruangan tingginya berbeda-beda, jadi kita cuma nyaranin ke cabang
misalnya nih ada cabang yg tinggi ruangnya 3 m dia bisa pakai rak
maksimum 2.5m jadi 2.5m itu untuk tinggi raknya, bangunannya otomatis
harus lebih dari 2.5m dong, karena ketika bangunannya tinggi 2.5m terus
kita paksa untuk rak 2.5m nanti akan menutupi cahaya. Jadi tinggi gedung
ini kan 2.5m jadi kita pakai rak yg 2m yaitu rak yg 5 ambal ini. Di cabang
wajib punya filling kabinet, untuk nyusun surat agar tersusun sesuai kode
klasifikasi. Untuk portaplenya panjang 36cm,tingginya 19,5cm,
lebar23,5cm, panjang tali 1m, kuping portaple 2.5cm dan juga kardus
yang sudah diberi logo BPJS Ketenagakerjaan agar kita tahu bahwa
kardus itu tidak dimanfaatkan dan tidak diperjualbelikan sembarangan.
Untuk pembuatan semuanya kita ada vendor, kalo di luar wilayah ada
anggaran kearsipan jadi bisa dimanfaatkan mereka untuk pengadaan
fasilitas arsipnya sendiri. Biasanya masing-masing unit kerja di setiap
kantor cabang punya anggaran tersendiri untuk arsip, beberapa ada yang
kirim surat ke kantor pusat dan kantor pusat kirim barang‖
4. Apakah BPJS Ketenagakerjaan memiliki pedoman yang digunakan untuk
mengelola arsip ?
Jawab : ―ada kita ada 5 instrument, jadi instrument yang pertama itu ada
penyusunan klasifikasi, lalu pedoman pengelolaan, penyusunan jadwal
retensi, pedoman penyusutan arsip, pembuatan klasifikasi keamanan dan
akses arsip dinamis.”
5. Bagaimana sistem klasifikasi arsip di BPJS Ketenagakerjaan Kantor
Pusat?
Jawab : ―kita ada 14 kode klasifikasi itu yg premier eh primer, baru nanti
dari primer itu turun ke tersier yg turunannya sampe 197. Kode klasifikasi
itu sesuai dengan jenis suratnya‖
6. Apakah BPJS Ketenagakerjaan melakukan pemindahan arsip inaktif dari
unit pengelolah ke unit kearsipan ?
Jawab : ―ada, misalnya contoh bidang Keuangan mau mindahin arsip ke
bidang Umum, pemindahan arsip dari unit keuangan di kantor cabang ke
unit umum, karena yang megang kearsipan itu kan unit umum ya, jadi
mereka harus menyerahkan daftar arsip baru berita acara, jadi penata
kearsipannya harus crosscheck daftar-daftar arsip yg sudah dikirimkan,
terus berita acara daftar arsip itu untuk penyerahan, terus kalo dari
kantor pusat dari unit lain sama juga harus ada berita acara sama daftar
arsip, semua unit harus kaya gitu. Kalo untuk cabang mau mindahin ke
narogong itu gak bisa, cabang harus ke kanwil dulu. Jadi mekanismenya
kantor cabang ke kantor wilayahnya masing-masing”
7. Jenis arsip apa saja yang dilakukan pemindahan ?
Jawab : ―dari kelima jenis arsip itu bisa, tapi kalo untuk arsip kepesertaan
itu gak boleh, eh tapi bisa juga dipidahin kalo arsip kepesertaan itu udah
inaktif atau perusahaan itu udah tutup. Naskah dinas produk hukum,
voucher jaminan, voucher umum, arsip kepesertaan pu, arsip kepesertaan
bpu, Cuma ada kondisi tertentu keterbatasan ruangan dimana arsip aktif
dia harus mindahin secara periodik per tiga bulan ke unit kearsipan”
8. Dimana lokasi pemindahan arsip yang digunakan menjadi pusat arsip dari
keseluruhan arsip di BPJS ?
Jawab : ―kalo cabang sekarang hanya bisa melakukan pemindahan ke
kantor wilayah, setiap kantor wilayah punya pusat arsip juga, nah kalo
yang di Jakarta itu di Dadap. Kalo kantor pusat, pusat arsipnya di
Narogong”
9. Siapa saja yang terlibat dalam melakukan pemindahan arsip?
Jawab : ―jadi diberita acara itu disebutkan pihak pertama siapa, kalo
misalnya cabang pihak pertamanya otomatis pejabat struktural, pejabat
struktural itu kepala kantor cabang itu. Kalo pusat harus ditandatangani
diputi bagian secretariat badan. Pihak keduanya pihak unit kearsipannya
yang dituju.‖
10. Bagaimana proses pemindahan arsip di BPJS ketenagakerjaan Kantor
Pusat ?
Jawab : ―pemilihan arsip dan mengelompokan arsipnya terlebih
dahulu,lalu buat daftar arsip, kemudian pengajuan pemindahan arsip,
kalau ada arsip yang belum memenuhi syarat arsipnya dikembalikan
kalau disetujui ya bisa dipindahkan kemudian buat berita acara
pemindahan arsip kemudian arsipnya dipindahkan dan berita acaranya
ditanda tangani oleh kedua pihak, terus masing-masing juga pegang
berita acara sama daftar arsipnya supaya nanti kalau arsipnya
dibutuhakan lagi kita bisa tau arsip tersebut ada dimana lokasinya.”
11. Apakah BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat ini memiliki JRA?
Jawab : ―ada di Perdir 20 yaitu tentang JRA”
12. Bagaimana proses penyusunan JRA itu sendiri ?
Jawab : ―pembuatan ini memang mengundang orang ANRI bagian akuisisi
misalnya untuk diklat kurikulum misalnya masa aktifnya 1 tahun jadi kita
tau batasannya aktif itu sampai mana. Kita juga menyesuaikan dengan
perdir yang berlaku disini”
13. Apakah ada prosedur hukum dalam pelaksanaan JRA?
Jawab : ―yang pertama untuk prosedur hukumnya yang pasti harus sesuai
UU 43 Tahun 2009, kita juga punya diputi direktur kepatuhan hukum
untuk mengecek secara sistematis untuk kata-kata yang dikeluarkan. Dari
ANRI kita extensi lalu kita buat sesuai dengan hasil diskusi dengan ANRI
lalu kita ajukan untuk muncul diperdir, tapi sebelum perdir ini muncul kita
harus melewati kepatuhan hukum dulu untuk dicek kembali melihat tata
tulis atau mungkin ada sesuatu yang ga sesuai dengaan undang-undang
atau segala macem. Baru muncul perdir ini‖
14. Apakah ada pelatihan untuk arsiparis dalam melaksanakan JRA?
Jawab : “ada,kita punya wadah untuk sosialaisasi pemusnahan, kebetulan
kemarin di Jogja dilakukan sosialisasi pemusnahan mengundang 15 besar
kandidat juara, maupun kantor cabang madya utama, pratama, dan
seluruh kanwil, lebih kurang ada 65 orang, sosialisasi kedua itu di Bukit
Tinggi, mengundang Kanwil Sumba Riau dan Sumbagut dan seluruh
kantor cabangnya, sosialaisasi ketiga ini di Makassar dan mengundang
Kanwil Kalimantan. Jadi untuk tahun ini seharusnya semua kanwil,
namun masih keterbatasan waktu jadi hanya itu saja yang dapat
diundang.”
15. Bagaimana sosialisasi dalam penerapan JRA di BPJS Ketenagakerjaan
Kantor Pusat ?
Jawab : ―sebenernya gak ada, karena yg mengurus semua arsipnya kan
kita orang sbd juga. Kalo untuk pengelolaan arsipnya ada, sekretaris ada
pelatihannya karena untuk kantor pusat masing-masing diputi baru ada
satu unit kerja yang ada penata kearsipannya tapi beda nama yaitu penata
dokumentasi yaitu tugasnya ngurusin keuangan akutansi.”
16. Apakah BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat sudah menerapkan JRA
dalam kegiatan penyusutan ?
Jawab : ―udah.”
17. Apakah BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat sudah pernah melakukan
pemusnahan arsip dinamis ?
Jawab : ―udah pernah satu kali, itu arsip voucher jaminan, kantor cabang
Tanjung Priok tahun 89-93 jumlahhnya 114 box yang isinya 8443
record.”
18. Bagaimana proses pemeriksaan arsip dinamis yang sudah benar-benar
habis masa retensinya agar tidak terjadi kesalahan dalam proses
penyusutan ?
Jawab : ―jadi kan gini kita mesti tahu batasan, misalnya nih kita gak boleh
baca ini semua, misalnya arsip keuangan yang tadi kami musnahkan
10tahun namun belum ada proses audit itu masih belum boleh
dimusnahin, misalnya arsip keuangan salemba 15tahun tapi belum pernah
diaudit berarti masih ada hak dan kewajibannya untuk diaudit. Arsip itu
boleh dimusnahin setelah selesai hak dan kewajibannya maupun perkara-
perkaranya dipersidangan tapi harus tetep mengikuti JRA. Proses audit
sekarang sudah berjalan rutin yaitu maksimum perdua tahun sekali.”
19. Bagaimana proses verifikasi hingga akhirnya arsip tersebut sudah bisa
dimusnahkan ?
Jawab : ―Pertama itu kita di record center punya daftar arsip tapi harus
verifikasi ulang antara daftar arsip dengan fisik arsip, itu yang melakukan
penata kearsipannya, terus dari daftar arsip itu kita lihat jenis arsipnya
apa, misalnya voucher umum kan jelas untuk keuangan itu setelah hak dan
kewajiban berarti 10tahun untuk JRA lalu membuat daftar arsip usul
musnah ke ANRI, setelah dapet surat balasan dari ANRI bahwa arsip yg
diajukan boleh dimusanhin, lalu kita buat draft kepnya lalu muncul
keputusan direksi lalu membuat surat perintah panitia pemusnahan arsip,
lalu buat berita acara pemusnahan arsip lalu laporan pemusnahan arsip
lengkap dengan draf dan dokumentasinya.‖
20. Siapa saja yang berhak menjadi panitia dalam pemusnahan arsip di BPJS
Ketenagakerjaan Kantor Pusat?
Jawab : ―Satuan Pengawas Internal, Kepatuhan Hukum, Sekretariat
Badan.‖
21. Bagaimana proses pemusnahan arsip dinamis di BPJS Ketenagakerjaan
Kantor Pusat?
Jawab : ―Menggunakan slider, lalu bisa dibakar, lalu menggunakan zat
kimia dan atau penghancuran.”
22. Dampak Kendala apa saja yang muncul dalam kegiatan penyusutan arsip
di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat ?
Jawab : ―untuk kantor cabang masih ada yang menyerahkan arsip yang
belum masuk kedalam JRA, contohnya proses auditnya belum dilakukan
walupun jangka waktunya sudah sesuai atau sudah 10tahun. Proses
verifikasi untuk mencocokkan antara fisik arsip dengan JRA, terutama
naskah dinas terkait prihal dan klasifikasinya jadi bingung menentukan
jadwal retensinya.”
23. Bagaimana cara mengatasi kendala yang muncul ?
Jawab : ―Kompetensi dari tim penilai arsipnya harus dibina dan
disosialisasikan terus. Kedua dari proses penciptaan arsipnya diperbaiki
sesuai peraturan yg dibuat.”
24. Dampak apa saja yang muncul setelah dilakukannya kegiatan penyusutan
arsip ?
Jawab : ―Pertama proses dari skema kearsipan penciptaan pengelolaan
pemeliharaan sampe penyusutan itu tidak terpustus, sebelumnya kan
arsipnya selalu bertambah dan selalu dipelihara terus belum ada
penyusutan. Uang yang dikeluarkan semakin banyak dan ruangan yang
digunakan harus semakin luas, dengan adanya penyusutan ini jadi bisa
menyimpan arsip yang baru.”
2. Transkip Wawancara II
Nama Informan : Reza Maulana
Jabatan Informan : Penata Muda Kearsipan
Hari/Tanggal Wawancara: 4 November 2019
Tempat Wawancara :Ruangan Unit Pengelola arsip BPJS
Ketenagakerjaan Pusat
1. Jenis arsip apa saja yang ada di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat?
Jawab : “itu ada arsip naskah dinas, jadi kita di unit kearsipan memang
fokus di naskah dinas”
2. Siapa saja pengguna arsip di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat?
Jawab: “disini cuma penata kearsipan satu urusan, satu urusan bisa kita
liat tadi kunci password jadi kalo disini masuk harus pake password, kalo
misalkan unutk hak ases khusus karena disini kan khusus perwakilan dari
kantor pusat yang unit kearsipannya tuh di sekretariat badan tapi dari
sekretariat badan di lantai ini ada lagi empat urutan satu urutan yang
fokusnya ke kearsipan”
3. Apa saja fasilitas yang digunakan untuk melakukan penyimpanan arsip di
BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat?
Jawab: “sama aja kardus, portapel, rak, pengatur suhu, filling kabinet,
lemari anti api”
4. Apakah BPJS Ketenagakerjaan memiliki pedoman yang digunakan untuk
mengelola arsip ?
Jawab: “karna gak bisa kita arsip BPJS tuh kayak tuh polanya kayak gini
kini masuk ke kementerian yang lain itu bakalan beda, terorinya sama tapi
pelaksanaanya pasti beda karna kaya kementerian A dia ciptain jaminan
dia ga ciptain naskah dinasnya yang gak seribet itu nah kita buat aturan
seperti itu tapi gak melenceng dari aturan-aturan pedoman-pedoman yang
udah dibuat”
5. Bagaimana sistem klasifikasi arsip di BPJS Ketenagakerjaan Kantor
Pusat?
Jawab: “kita ada aturannya, jadi berdasarkan ini kita dapat nentuin
tempat nyimpennya dimana terus retensi berapa lama, jadi misalnya
administrasi 3 tahun berarti 3 tahun setelah disimpan itu udah bisa
dimusnahin”
6. Apakah BPJS Ketenagakerjaan melakukan pemindahan arsip inaktif dari
unit pengelolah ke unit kearsipan ?
Jawab: “pemindahan jadi kita itu ada pemindahan”
7. Jenis arsip apa saja yang dilakukan pemindahan ?
Jawab: “arsip masanya sudah inaktif mereka bisa nyerahin ke kita”
8. Dimana lokasi pemindahan arsip yang digunakan menjadi pusat arsip dari
keseluruhan arsip di BPJS ?
Jawab: “kita punya pusat arsip itu yang nampung semua, yaitu nampung
30.000 boks itu ada di narogong dari kanwil bisa nyerahin ke dadap ada
ruang arsip wilayah namanya”
9. Siapa saja yang terlibat dalam melakukan pemindahan arsip ?
Jawab: “unit pengelola dan unit pusat kearsipan”
10. Bagaimana proses pemindahan arsip di BPJS ketenagakerjaan Kantor
Pusat ?
Jawab: “pertama pemindahan ke ruang arsip jadi ketika memang arsip
aktif sudah masa inaktif mereka bisa nyerahin ke kita ataupun dari kanwil,
kanwil bisa nyerahin ke dadap, ada ruang arsip wilayah, jadi arsip kita
bisa ditampungketika cabang udah gak muat. Selanjutnya ketika arsipnya
bernilai statis itu kita bisa nyerahin ke ANRI”
11. Bagaimana sistem penyimpanan pada arsip dinamis di BPJS
Ketenagakerjaan Kantor Pusat?
Jawab: “karna kita fokusnya ke naskah dinas misalnya KS 02.00 jadi
ketika dia udah jadi arsip baru disimpen disini disediain tempat ini nanti
ada lagi orangnya yang masukin ke dalem (fiiling cabinet) KS misalkan
KS 02 jadi kalian nyarinya gampang jadi semuanya udah terstruktur dari
penciptaan sampai dengan prosesnya pengarsipan. Nanti setelah dari sini
kan ini kan karna pending nih kadang satu hari kadang seminggu sekali
itu baru dimasukin jadi rapi semuanya. Setelah ini KS kan udah ngurut nih
00, 01, 02 ngurut dia sampe kebelakang itu nanti ketika kita arsipin
dirarik nanti dimasukin kedalam boks. Jadi misalnya kayak KS, nah ini
kayak KS nah ini tadi yang ada dalem boks itu kan kita gunain untuk
tahun 2019 nanti misalkan ganti 2020 itu yang dalem (filling cabinet) itu
pindah kemari. Setahun sekali jadi misal kayak KS itu mungkin bisa jadi
satu mungkin bisa jadi 2 (boks). Termasuk 2019, 2018, 2017 itu udah kita
pindahin jadi siklusnya jalan terus”
12. Apakah BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat ini memiliki JRA?
Jawab: “iya kita sudah ada JRA”
13. Bagaimana proses penyusunan JRA itu sendiri ?
Jawab: “jadi gini kalo masalah JRA, jadi pertama kali itu kita ngikut ke
Undang-Undang dulu ada Undang-Undang kearsipan 43 2009, terus dia
turun ke PP tahun 2012 itu pelaksanaan si Undang-Undang okey, dari PP
ini turunlah ke Perka ANRI aturan kepala arsip nasional republik
indonesia mereka ada nyuruh kita untuk setiap instansi itu nyiapin 5
instrumen jadi dari anrinya mereka harus nyuruh kita punya 5 instrumen
yang pertama itu kode klasifikasi, terus pengelolaan naskah dinas, yang
ketiga pengelolaan kearsipan, yang keempat jadwal retensi arsip, yang
kelima itu hak akses keamanan dan hak akses jadi siapa yang boleh eee
mengelola ini haknya dimana dan mana arsip yang boleh di umum boleh
engga nah nanti diatur 5 instrumen ini, jadi 5 instrumen ini harus
diterapin di BPJS Ketenagakerjaan jadi selain Perka ANRI kita kan harus
punya peraturan internal nih dek nah itu kita tuangkan kedalam
peraturan, jadi semua sudah inline nyambung dek”
14. Apakah ada prosedur hukum dalam pelaksanaan JRA?
Jawab: “Undang-Undang 43 tahun 2009, PP 28 tahun 2012 tentang
pelaksanaan si Undang-Undang 43 , Kepres 105 tahun 2004 tentang
pengeloaan arsip dan Perka Anri”
15. Apakah ada pelatihan untuk arsiparis dalam melaksanakan JRA?
Jawab: “ada, jadi setiap tahun kita selalu ngadain, tahun 2015,2016,2017
2018, 2019 kita setiap tahun buat bimbingan, jadi kita diklat mereka
semua dari seluruh Indonesia kita undang ke Jakarta kita ajarin semuanya
tapi kan dengan konsep ga konsep baku jadi kalo misalnya kearsipan ini
kan lebih ke action sebenernya teori boleh tau dikit yang penting kita
langsung action nih nah jadi kalo di kita sistemnya misalnya diklatnya itu
3 hari, nah 1 hari kita makan teori 2 hari praktek langsung nyari boks
cara buat boks gimana cara buat portapel, cara buat daftar arsip itu
semua dijalanin dan efektif karena memang kayak temen-temen teori juga
udah ngertilah maksudnya aktif tuh yang ini inaktif tuh yang ini tapi
ketika cara buat daftar arsip gimana itu cara nentuin retensi gimana nah
itu kita ajarin dan feedbacknya ketika kita sudah kuat kasih pengetahuan
mereka kita ikat pakai lomba itu jadi ketika mereka ada yang dikerjain
nih ada reward ketika mereka ga kerjain ada punishman”
16. Bagaimana sosialisasi dalam penerapan JRA di BPJS Ketenagakerjaan
Kantor Pusat ?
Jawab: “kan kita ada 133 penata di daerah nih, ada 9 orang sekarang
masih 6, 3 orang lagi baru mau masuk, 9 orang yang kantor pusat itu kita
diklatin keluar jadi skemanya kami belajar dari luar rangkum semuanya
yang nyambung dengan pengelolaan kami baru kita ajarin ke temen-temen
dan kayak aku misalkan, aku punya sertifikat pengelooan arsip dinamis
ada, pengelolaan arsip elektronik ada dan itu yang diselenggarakan oleh
ANRI sendiri sedangkan kalau kayak penata arsip cabang sertifikatnya itu
ya dari kami jadi kayak ngikuti pelatihan tahun sekian tahun sekian dan
tahun sekian skemanya kayak gitu”
17. Apakah BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat sudah menerapkan JRA
dalam kegiatan penyusutan ?
Jawab: “sudah”
18. Apakah BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat sudah pernah melakukan
pemusnahan arsip dinamis ?
Jawab: “failed projectnya semenjak kita jadi BPJS Ketenagakerjaan kita
udah satu kali melakukan pemusnahan yang kita musnahin itu kantor
cabang tanjung priok, kantor cabang tanjung priok itu udah gak ada lagi
udah ganti nama jadi kelapa gading nah tapi arsipnya itu ada pusat arsip
jadi tanggungjawabnya kita untuk melakukan pemusnahan kemarin itu
kami memusnahkan 114 boks ”
19. Bagaimana proses pemeriksaan arsip dinamis yang sudah benar-benar
habis masa retensinya agar tidak terjadi kesalahan dalam proses
penyusutan ?
Jawab: “syarat pemusnahan arsip yaitu tidak memiliki nilai guna, telah
habis masa retensinya. Prosedur pemusnahan , pembentukan panitia
arsip, penyeleksian arsip, pembuatan daftar usul musnah, penilaian arsip
lagi, permohonan persetujuan pemusnahan arsip, dan pelaksanaan
pemusnahan arsip, nah permohonan dan persetujuan ini yang harus ke
ANRI. jadi gini kan ada pembentukan panitia penilai arsip, misal kalo
dicabang itu kabid umum, mereka seleksi dulu arsipnya berapa total boks
yang mau dimusnahin sama mereka, terus cocokin datanya udah bener-
bener sesuai gak jenis arsipnya apa keuangan atau masih ada naskah
dinasnya udah dipilah dia membuat tuh daftar arsipnya tuh. Setalah daftar
arsip mereka buat penilaian arsip nih, penilaian arsip ini dituangkan
dalam surat pertimbangan penilaian arsip, tapi itu maksudnya mereka liat
misalnya KU 03.00 itu masuk masa retensinya kapan, 10 tahun misalkan
arsip tahun 90 berarti tahun 2000 harusnya sudah bisa dimusnahin yaa
berarti sudah masuk masa retensinya. Dari situ ketika mereka sudah
membuat hasil pertimbangan tadi nah mereka kirim surat ke kantor pusat,
dari kantor pusat kirim lagi ke ANRI, nah setelah disetujui dari ANRI baru
bisa dilaksanakan.”
20. Bagaimana proses verifikasi hingga akhirnya arsip tersebut sudah bisa
dimusnahkan ?
Jawab: “jadi pertama kali setelah Sprin panitia kita suratin dulu nih ke
ANRI kita harus melibatkan mereka. Jadi ketika kirim daftar arsip setelah
hasil pertimbangan merka akan memverifikasi ada gak arsip statis yang
mengandung unsur sejarah. Ketika diverifikasi sama mereka maka arsip
ini siap dimusnahkan”
21. Siapa saja yang berhak menjadi panitia dalam pemusnahan arsip di BPJS
Ketenagakerjaan Kantor Pusat?
Jawab: “tim untuk pemusnahan itu yang melibatkan divisi kepatuhan dan
hukum serta satuan pengawas internah, dan unit yang akan melakukan
pemusnahan”
22. Bagaimana proses pemusnahan arsip dinamis di BPJS Ketenagakerjaan
Kantor Pusat?
Jawab: “kita ada 3, pokoknya arsip itu eee 3 model yang boleh ni nih
pemusnahan arsip secara total sehingga tidak dapat dikenal baik bentuk
maupun isi atau tanda-tanda dengan cara penghancuran atau
pencacahan, pembakaran, peleburan dengan cara zat kima atau cara-
cara lain yang memenuhi kriteria tersebut, jadi yang penting dia hancur
dan gak dikenalin lagi, jadi gada lagi yang lambang-lambang BPJS yang
masih keliatan bener-bener hancur.
23. Kendala apa saja yang muncul dalam kegiatan penyusutan arsip di BPJS
Ketenagakerjaan Kantor Pusat ?
Jawab: “yaitu tidak adanya 5 instrumen tadi ... jadi sebenernya
masalahnya tuh disebelumnya, jadi kalo diceritain sebelum tahun 2016
mungkin ya sebelum kita ada aturan masalahnya cuma diaturan.kita arsip
yang lewat 10 tahun arsip yang sudah masuk jadwal retensi itu banyak
banget, dari daerah juga banyak banget. Tapi kita gak bisa melakukan
pemusnahan terkendala di step instrumennya gak ada, kita bisa aja
musnahin tapi kita gak kuat dimata hukum”
24. Bagaimana cara mengatasi kendala yang muncul ?
Jawab: “... tapi kami sekarang sudah mempunyai instrumen tersebut, jadi
ketika sudah masuk kemari ini bisa diinlinekan nih misalnkan kayak
jaminan, jaminan itu kan masuknya ke KU, KU itu keuangan, keuangan itu
minimal 10 tahun baru bisa dimusnahkan setelah dibayarkan dan setelah
hak dan kewajibannya udah selesai, jadi kita inlinekan ke jadwal retensi
arsip”
25. Dampak apa saja yang muncul setelah dilakukannya kegiatan penyusutan
arsip ?
Jawab: “nah ketika kita udah kuat aturannya ada, kita sudah sesuai
peraturan internal sesuai Perka ANRI dan sesuai Undang-Undang dia
kuat, jadi ketika ada masalah dikemudian hari kita kuat, jadi instrumen
yang saya sebutkan tadi itu adalah peraturan direksi BPJS
Ketenagakerjaan, itu semua diatur dalam perdir tersebut”
3. Transkip Wawancara III
Nama Informan : Triyanto
Jabatan Informan : Penata Muda Kearsipan
Hari/Tanggal Wawancara : 4 November 2019
Tempat Wawancara : Ruangan Unit Pengelola arsip BPJS
Ketenagakerjaan Pusat
1. Jenis arsip apa saja yang ada di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat?
Jawab : ―yang disini naskah dinas dan produk hukum aja”
2. Siapa saja pengguna arsip di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat?
Jawab : ―sbd dan unit kerja lain yang membutuhkan”
3. Apa saja fasilitas yang digunakan untuk melakukan penyimpanan arsip di
BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat?
Jawab : ―pencahayan lampu dan jendela, ac, pengatur suhu, apar yang
harus diletakan di depan pintu, untuk yang inaktif kita simpan di rak
dengan kardus dan portapel. Sedangkan yang aktif kita simpan di filling
cabinet, rak, dan lemari besi anti api”
4. Apakah BPJS Ketenagakerjaan memiliki pedoman yang digunakan untuk
mengelola arsip ?
Jawab : ―iya punya”
5. Bagaimana sistem klasifikasi arsip di BPJS Ketenagakerjaan Kantor
Pusat?
Jawab : ―untuk sistem klasifikasi sesuai dengan perdir 11/06/2018, jadi
dalam sistem klasifikasi di kantor pusat ini menganut perdir tadi, yg
berjumlah 14 kode klasifikasi premier sampai ke tersier itu sampai 197.
Yg pertama DL (diklat dan pelatihan) turunan tersiernya 9. Yg kedua HK
(hukum) tersiernya tuh ada 26. Ketiga HL (hubungan lembaga) tersiernya
ada 24. HM (kehumasan) tersiernya 10. IF (informatika) tersiernya ada 5.
JM (jaminan) tersiernya ada 5. KP (kepesertaan) tersiernya 21. KS
(keseketariatan) tersiernya ada 9. KU (Keuangan dan investasi) tersiernya
ada 13. OT (organisasi dan tata kerja) tersiernya ada 12. PG
(kepegawaian) tersiernya 33. PP (pengawasan dan pemeriksaan)
tersiernya ada 3. RP (perencanaan dan pengembangan) tersiernya ada 7.
SP (sarana dan prasarana) tersiernya ada 20”
6. Apakah BPJS Ketenagakerjaan melakukan pemindahan arsip inaktif dari
unit pengelolah ke unit kearsipan ?
Jawab : ―ya melakukan pemindahan arsip‖
7. Jenis arsip apa saja yang dilakukan pemindahan ?
Jawab : ―kalo di bpjs ketenagakerjaan itu ada 6 jenis arsip, arsip naskah
dinas dan produk hukum, arsip lpk jaminan, lpk umum, arsip kepesertaan
dibagi 3; kepesertaan pu, bpu, kepesertaan jakon”
8. Dimana lokasi pemindahan arsip yang digunakan menjadi pusat arsip dari
keseluruhan arsip di BPJS ?
Jawab : ―kalau bpjs ketengakerjaan kantor pusat kita melakukan
pemindahan arsipnya ke unit pengelolah yang berada di narogong,
Bekasi”
9. Siapa saja yang terlibat dalam melakukan pemindahan arsip ?
Jawab : ―ya... itu ada 2 unit, yaitu unit pengolah dan unit kearsipan
karena harus ada mengetahui antara dua yang memiliki arsip dan
menerima arsip”
10. Bagaimana proses pemindahan arsip di BPJS ketenagakerjaan Kantor
Pusat ?
Jawab :“jadi proses pemindahan arsip ke unit kearsipan yang pertama
harus dibuatkan daftar kearsipannya, arsip yang dipindahkan itu boleh
arsip inaktif dan arsip aktif, untuk catatan arsip aktif itu terkait dengan
tempat unit pengolah arsip itu kadang terbatas ruangannya makanya
arsip aktif itu bisa dipindahkan ke unit kearsipan, setelah dibuatkan daftar
arsip kita akan crosscheck antara daftar arsip dengan fisik arsip, kita
crosscheck kita verifikasi, kalo antara fisik dan daftar arsip sudah oke,
ditindaklanjuti dan dibuatkan berita acara pemindahan, itu
ditandatangani minimal pejabat struktural antara pemilik unit pengolah
dan unit kearsipan, dan yang tidak sesuai data itu arsipnya dikembalikan,
jadi kalo sesuai itu ditindaklanjuti dibuatkan berita acaranya kalo yang
tidak sesuai dikembalikan ke unit pengelolahnya untuk dipembetulan, jika
sudah dibetulkan itu bisa lagi dimasukan ke daftar pemindahan biar itu
tadi, tidak ada dusta diantara kita, biar sewaktu waktu ada temuan yang
tadinya gada kok disitu ada, mungkin itu sih dek tahap pemindahan arsip
inaktif ke unit kearsipan”
11. Bagaimana system penyimpanan pad arsip dinamis di BPJS
Ketenagakerjaan Kantor Pusat?
Jawab : “kalo sistem penyimpanan arsip dinamis disini diletakan disini
kebanyakan arsip fisik ya, itu disimpan di rak, rak ini setiap rak ditaro
berdasarkan jenis arsipnya sendiri, arsip naskah dinas sendiri, disusun
berdasarkan jenis arsip. Selain kita buat daftar arsipnya, kita buatkan
katalog untuk arsipnya. Katalognya itu untuk mengetahui jenis arsip itu
terletak di rak berapa, katalog itu pengganti dari denah, katalognya
berbentuk buku, dan ada juga yang soft copynya”
12. Apakah BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat ini memiliki JRA?
Jawab : ―ya punya”
13. Bagaimana proses penyusunan JRA itu sendiri ?
Jawab : ―kalau proses penyusunan JRA kita berpedoman dari perka ANRI
terkait JRA setelah kita berpedoman itu, setelah itu di kami kan ada 6
jenis arsip itu, jadi kan setiap arsip ada pemiliknya jadi misalnya naskah
dinas itu kan dibidang umum ya, terus arsip lpk umum dan jaminan di
bidang keuangan, terus arsip kepesertaan itu dibidang kepesertaan, dari
bidang-bidang itu kita panggil, kita apa namanya kita ajak konsinering,
untuk penentuan dari pada jenis-jenis arsip tersebut, jadi bidang-bidang
tersebut itu kita kasih nih,m ini loh arsip kalian kalo dari JRA ANRI ini
perlakuannya kalo administrasi 2tahun, kalo TI dan hukum 5 tahun kalo
keuangan 10 tahun, dari jenis-jenis arsip pemilik bidang tadi udah sesuai
apa enggak, jadi syarat daripada penyusunan JRA itu tadi pertama
pedomannya dari anri itu kita jadikan dasar untuk mengumpulkan bidang-
bidang untuk menentukan JRA itu. Setalah dari rapat itu kana da
persetujuan tuh buatkan notulen rapatnya kan, dari hasil notulen rapat itu
kita ajukan ke direksi, setelah dari direksi dan sisetujui direksi, barulah
keluar perdir tentang JRA nomor 20 itu tadi. Dari rapat itu juga selain
kita mengundang bidang-bidang kita mengundang dari ANRI juga SPI
dan KHKjuga sih, karna terkait dengan ini juga sih kalo ada temuan
temuan hukum, dan ANRI pun kita undang kan dia kan yang memiliki
awal dari itu”
14. Apakah ada prosedur hukum dalam pelaksanaan JRA?
Jawab : ―prosedur hukumnya mengacu pada perdir 20/08/2018 tentang
pedoman retensi arsip di lingkungan bpjs ketenagakerjaan”
15. Apakah ada pelatihan untuk arsiparis dalam melaksanakan JRA?
Jawab : ―Kebetulan baru baru ini kita melaksanakan pelatihan di bulan
September, sebelum melakasanakan pemusnahan kita melakukan
pelatihan. Pelatihan sudah berjalan 3 kali, yg pertama di jogja yang
mengundang seluruh penata kearsipan, kedua perwilayah kita undang
yaitu mengundang wilayah sumbagut dan sumba riau, dan terakhir di
makassar. Sedangkan kami di bpjs ketenagaerjaan ini kan ada 11 kantor
wilayah, yang untuk penata sendiri sudah semua kami laksanakan,
sedangkan untuk kantor wilayah baru hanya 3 wilayah yang kita lakukan
sosialisasi.”
16. Bagaimana sosialisasi dalam penerapan JRA di BPJS Ketenagakerjaan
Kantor Pusat ?
Jawab : “ya yang jelas prosedur pemusnahan itu kita sosialisasikan dari
awal ya dari rencana pemusnahan sampai terakhir itu berita acara
pemusnahan yang disaksikan spi dan khk, jadi prosedur-prosedure
pemusnahan itu yg kita sosialaisasikan.”
17. Apakah BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat sudah menerapkan JRA
dalam kegiatan penyusutan ?
Jawab : ―sudah sesuai dengan JRA, sudah disahkan oleh ANRI yang
sebagai payung hukumlah jika ada sesuatu di kemudian hari”
18. Apakah BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat sudah pernah melakukan
pemusnahan arsip dinamis ?
Jawab : ―19-21 september di gedung arsip BPJSKetenagakerjaan Kantor
Pusat di Narogong. Arsip yangg dimusnahkan arsip kantor cabang
Tanjung Priok tahun 1989-1993 sebanyak 114 boks itu perdana selama
kita berdisi sebagai BPJSKetenagakerjaan, sebelum BPJS kan
JAMSOSTEK itu juga sudah pernah tapi kan prosedurnya sudah beda ya,
antara BUMN dengan Lembaga Negara.”
19. Bagaimana proses pemeriksaan arsip dinamis yang sudah benar-benar
habis masa retensinya agar tidak terjadi kesalahan dalam proses
penyusutan ?
Jawab : ―Hampir sama ya dengan tahap pemusnahan arsip tadi ya, nanti
kan ada panitia penilai, dari daftar arsip usul musnah, nah dari daftar
arsip usul musnah iyu ada verifikasi, nah gunanya itu verifikasi
mengcroscheck daftar ini udah boleh dimusnahkan apa tidak, jika tidak
dikembalikan jika memenuhi maka ditindak lanjuti. Jadi kita bener-bener
ini ya dek harus teliti ya karena arsip itu juga punya nilai guna keuangan,
kadang-kadang pernah kejadian coba-coba pihak yang tidak
diinginkanpun coba coba pernah ngeklaim dengan kartu duplikatnya.”
20. Bagaimana proses verifikasi hingga akhirnya arsip tersebut sudah bisa
dimusnahkan ?
Jawab : ―untuk pemusnahan pertama-tama membentuk tim panitia penilai
arsip, sesuai perdir panitia harus berjumlah ganjil minimal 3 orang
maksimal tidak terbatas tergantung kondisi di unit kerja. Setelah itu
buatkan daftar arsip usul musnah, dari tim panitia memverifikasi sesuai
perdir 20/08/2018, nilai guna administrasi itu 2 tahun setelah hak dan
kewajibannya terpenuhi, nilai hukum dan IT 5 tahun, nilai guna
keuangannya itu 10 tahun. Dari daftar itu ada yang memenuhi dan ada
yang tidak memenuhi, yang tidak memenuhi dikembalikan ketempatnya ke
ruangan arsip, dan yg memenuhi ditindak lanjuti dan dibuatkan surat
pertimbangan hasil verifikasi. Surat pertimbangan untuk kantor cabang
ditunjukan ke kantor wilayah tembusan deputi direktur SBD kantor pusat.
Kalo yang dimusnahkan arsip kantor wilayah maka tertuju ke kantor pusat
deputi direktur SBD kantor pusat. Kalau dari kantor pusat maka surat
tertuju ke ANRI dari ANRI jika ada persetujuan lansung kita tindaklanjuti
ke direksi untuk dibuatkan SK pemusnahan. Setelah itu pelaksanaan
pemusnahan. Untuk pemusnahan minimal dilihat oleh 3 unit. Yang
pertama unit yang punya arsip usul musnah, yg kedua SPI, dan KHK.
Setelah itu dibuatkan berita acara pemusnahan. Jadi berita acara itu yang
kita simpan jika sewaktu-waktu ada pihak lain yang mau mengklaim arsip
yang sudah dimusnahkan maka dapat dilihat diberita acara dan kita
tunjukan itu kita sudah kuat dalam proses hukumnya.”
21. Siapa saja yang berhak menjadi panitia dalam pemusnahan arsip di BPJS
Ketenagakerjaan Kantor Pusat?
Jawab : “KHK dan SPI itu menyaksikan. Kalo yang untuk pemusnahannya
Pertama unit pengolah, kantor cabang itu ada bidang keuangan, ada
bidang jaminan, ada bidang pemasaran, dan IT itu unit pengolahannya.
Lalu unit kearsipannya itu bidang umum dan SDM. Dari bidang-bidang
itu tersebut membuat panitia-panitia yang jumlahnya ganjil.”
22. Bagaimana proses pemusnahan arsip dinamis di BPJS Ketenagakerjaan
Kantor Pusat?
Jawab : “Setelah perdir keluar otomatis kan ada pelaksanaan
pemusnahan, pemusanahan itu sesuai perdir ini dengan cara slider atau
penghancuran, kedua dibakar dan ketiga dengan zat kimia kalau kerts
dijadikan bubur lagi gitu.”
23. Dampak Kendala apa saja yang muncul dalam kegiatan penyusutan arsip
di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Pusat ?
Jawab :―Unit kerja kita yang tersebar di seluruh Indonesia ruang arsipnya
kan terbatas, jadi kalo tidak ada pemusnahan otomatis mungkin bakal
tidak cukup, karena belum adnaya pemusnahan karena belum ada
dasarnya juga untuk pemusnahan tersebut. Sampe di daerah-daerah itu
ada yang mengeluarkan biaya untuk sewa gedung untuk penyimpanan
arsip, karena kantor cabangnya tidak muat.”
24. Bagaimana cara mengatasi kendala yang muncul ?
Jawab :―Dari kendala tersebut kita buatkan JRA tadi untuk mengatasi
kendala ruang arsip yang tidak cukup atau cepat penuh tersebut.‖
25. Dampak apa saja yang muncul setelah dilakukannya kegiatan penyusutan
arsip ?
Jawab : ―Otomatis kan yang pertama mengurangi cost, yang tadinya kita
nyewa gedung sekarang jadi gak nyewa, ruangan arsip unit kerja semakin
rapi karena tidak ada arsip yang menumpuk di pojok-pojok akhirnya
larinya ke rak-rak semua jadi tertata rapi arsipnya, tadinya arsipnya
berantakan sekaramng jadi tertata rapi, yang terakhir dapat ikut lomba
kearsipan dan bisa memang.”
LEMBAR OBSERVASI
KEGIATAN PROSES PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS DI UNIT
PENGELOLA ARSIPBPJS KETENAGAKERJAAN KANTOR PUSAT
Tanggal Lokasi
pengamatan
Aspek yang
diamati
Hasil pengamatan
4
November
2019
Unit
pengelola
kearsipan
BPJS
Ketenagakerj
aan Kantor
pusat
Sumber Daya
Manusia
Penulis melakukan pengamatan
terhadap SDM, bahwa SDM
masih terbatas dan mayoritas di
antaranya bukan dari latar
belakang bidang kearsipan.
mereka harus menyesuaikan
dengan perkerjaan yang ada dan
mempelajari segala sesuatu yang
berkaitan dengan kearsipan.
Demikian mereka mendapatkan
ilmu yaitu dari pelatihan dan
diklat yang dilaksanakan oleh
ANRI.
Unit
pengelola
kearsipan
BPJS
Ketenagakerj
aan Kantor
pusat
Pengelolaan
arsip
Dalam proses pengelolaannya
BPJS Ketenagakerjaan
melakukannya dengan
berpedoman pada JRA yang
sudah diberlakukan di
lingkungan BPJS
Ketenagakerjaan itu sendiri yang
sudah disesuaikan antara dengan
peraturan direksi BPJS
Ketenagakerjaan dengan UU No.
43 Tahun 2009.
Penulis mengamati fasilitas yang
ada di unit pengelola yaitu
ruangnya yang terbilang kecil
dan tempat penyimpanan arsip
tersebut digabung dengan tempat
penyimpanan peralatan yang
digunakan untuk menyimpan
arsip, seperti kardus, portaple,
map, berkas perlengkapan yang
akan digunakan oleh pegawai
BPJS Ketenagakerjaan, serta
peralatan pendukung lainnya.
Unit
pengelola
kearsipan
BPJS
Ketenagakerj
Penyusutan
arsip
Penulis melakukan pengamatan
penyusutan arsip yang dilakukan
oleh BPJS Ketenagakerjaan
yaitu melakukan pemindahan ke
unit kearsipan dan pemusnahan
aan Kantor
pusat
arsip dinamis inaktif yang tidak
bernilai guna. Dalam setiap
prosesnya mereka mengikuti
pedoman yang ada yang berlaku
di BPJS Ketenagakerjaan.
Penulis mengamati dalam proses
pelaksanaan pemusnahan di
BPJS Ketenagakerjaan mereka
melakukan dengan tiga cara
yaitu dengan dibakar, dicacah
dengan menggunakan mesin
penghancur kertas, dan
menggunakan zat kimia
dijadikan bubur kertas.
Terpenting dari itu semua ialah
informasi yang ada di dalamnya
sudah tidak terbaca dan dikenali
lagi.
Jakarta, 04 November 2019
Reza Maulana
Daftar Gambar
Gambar 1 dan 2 Ruang Kerja Pengelolaan Arsip Dinamis
Gambar 3 dan 4 rak penyimpanan arsip dan tempat penyimpanan sarana dan
prasarana
Gambar 5 dan 6 Tempat penyimpanan arsip sebelum dan sesudah dikelola
Gamabar 7-9 Portapel, boks dan lemari besi anti api
Gambar 10 dan 11 arsip aktif di filling cabinet dan di dalam boks
Gambar 12 Peraturan Direksi
Gambar 13 Pedoman Klasifikasi
Gambar 14 Prosedur Pemusnahan Arsip dan Pemindahan Arsip
Surat Izin Observasi
Surat Izin Penelitian
Surat Dosen Pembimbing
BIODATA PENULIS
Aghnaita Suwanda. Lahir di Tangerang, 7 Agustus 1996,
merupakan anak ke-2 dari 4 bersaudara dari bapak Adang
Rusdiana dan Ibu Isniyarmi. Merupakan mahasiswa Program
Studi (S1) Ilmu Perpustakaan, Fakultas Adab dan Humaniora,
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Aghnaita telah
menyelesaikan pendidikan di SD Negeri Pasar Baru 5, MTs An-Nawawiyah, dan
di SMA Negeri 2 Kotabumi. Pernah magang di Perpustakaan FISIP UIN Syarif
Hiyatullah (November 2015). Pernah melakukan kegiatan Praktik Kerja Lapangan
di Perpustakaan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Januari-Februari
2017). Melakukan Kuliah Kerja Nyata (KKN) di daerah Kronjo tepatnya Desa
Pagedangan Ilir (Juli-Agustus 2017). Pernah aktif dalam kegiatan UKM Arkadia
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta (2014-2018). Pernah magang di unit kearsipan
BPJS Ketenagakerjaan Cabang Salemba(Maret-November 2019).
