PROSEDUR PERKHIDMATAN - pkdkt.com PROSEDUR PERKHIDMATAN.pdfSPA 6A) ii. Surat Akuan Berkanun -Borang...
Transcript of PROSEDUR PERKHIDMATAN - pkdkt.com PROSEDUR PERKHIDMATAN.pdfSPA 6A) ii. Surat Akuan Berkanun -Borang...
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR
PROSEDUR PERKHIDMATAN NO KELUARAN : 01
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S06 NO PINDAAN : 02
TARIKH KUATKUASA : 02 OGOS 2015
PROSEDUR PERKHIDMATAN
NAMA TANDATANGAN
DISEDIAKAN OLEH
Norazila Binti Musa Pembantu Tadbir N22
Cetakkan komputer
DISEMAK OLEH Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen
Cetakkan komputer
DILULUSKAN OLEH
Dr Rahayu Binti M. Yusof Pegawai Perubatan Gred UD54 Wakil Pengurusan
Cetakkan komputer
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S06
Page | 2 MS ISO 9001:2008
Prosedur Perkhidmatan
1.0 OBJEKTIF
Memastikan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi mempunyai sumber manusia dan struktur organisasi yang sempurna bagi memberi perkhidmatan perubatan dan kesihatan yang cemerlang.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai di Bahagian Sumber Manusia Pejabat Kesihatan Kota Tinggi untuk proses kerja Pengesahan Lantikan, Pengesahan Dalam Perkhidmatan, Kemasukan Ke Dalam Taraf Berpencen dan Persaraan Pegawai Awam
3.0 RUJUKAN
3.1 Manual kualiti Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi 3.2 Buku Perintah-Perintah Am
3.3 Pekeliling Perkhidmatan, JPA
4.0 TERMINOLOGI
4.1 JPA : Jabatan Perkhidmatan Awam
4.2 KKM : Kementerian Kesihatan Malaysia
4.3 SPA : Suruhanjaya Perkhidmatan Awam
4.4 JKNJ : Jabatan Kesihatan Negeri Johor
4.5 PKD : Pegawai Kesihatan Daerah
4.6 EO : Penolong Pegawai Tadbir
4.7 CC : Pembantu Tadbir Kanan
4.8 PT W : Pembantu Tadbir Kewangan
4.9 PT N : Pembantu Tadbir (P/O)
4.10 4.11
PO BRP PTM LHDN KWSP HRMIS
: Pembantu Operasi
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S06
Page | 3 MS ISO 9001:2008
Prosedur Perkhidmatan
5.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN TANGGUNGJAWA
B
5.1 PENGESAHAN LANTIKAN PEGAWAI AWAM
5.1.1
Pegawai yang baru dilantik ke dalam perkhidmatan awam hendaklah disahkan perlantikannya.
5.1.2
Dapatkan dokumen-dokumen berikut untuk proses Pengesahan Pelantikan.
i. Surat Setuju Terima Pelantikan (Borang SPA 6A)
ii. Surat Akuan Berkanun -Borang SPA 6C (2014)
iii. Surat Akuan Doktor – Borang Permohonan Pemeriksaan Perubatan Untuk Pelantikan Ke Dalam Perkhidmatan Awam (Lampiran A – pin.1/2013) iv. Surat Tawaran Perlantikan daripada SPA
v. Surat Aku Janji vi. Penyata Perubahan (Kew. 8) - Pelantikan vii. Salinan Kad Pengenalan
5.1.3
Kemukakan dokumen-dokumen di 5.1.2 kepada Ketua Jabatan untuk disemak dan ditandatangan pada senarai semak.
5.1.4
Masukkan data 5.1.2 ke dalam sistem ePengesahan dan hantar ke SPA melalui sistem ePengesahan.
5.1.5
Terima surat kelulusan pelantikan dari SPA.
5.1.6
Serahkan satu salinan (asal) kepada anggota berkenaan dan satu salinan simpan di dalam fail peribadi anggota.
5.1.7
Sediakan Kew. 8 untuk Pengesahan Pelantikan dan simpan di dalam fail peribadi anggota. Kelulusan tersebut dicatat ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan (BRP) Anggota.
PT N PT N PT N / PKD PT N / CC / EO / PKD PT N
PT N PT N / CC / EO
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S06
Page | 4 MS ISO 9001:2008
Prosedur Perkhidmatan
5.2 PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN
5.2.1 Kenal pasti dan semak senarai anggota yang telah
disahkan pelantikan untuk disahkan dalam perkhidmatan
5.2.2 Semak fail peribadi anggota / BRP anggota. Pastikan anggota telah hadir dengan jayanya Kursus Program Transformasi Minda (PTM), memenuhi syarat yang telah ditetapkan dalam surat tawaran SPA dan telah berkhidmat dalam tempoh percubaan dari 1 – 3 tahun.
5.2.3 Sediakan borang perakuan i. Jadual Ketiga P.U. (A) 1/2012 ii. Jadual Kelima P.U. (A) 1/2012 iii. Salinan Sijil PTM iv. Sijil Akuan Lulus Peperiksaan bagi jawatan yang disyaratkan untuk lulus perperiksaan perkhidmatan yang ditetapkan. v. Salinan Kenyataan Perkhidmatan vi.Surat pertuduhan tatatertib, surat keputusan Lembaga Tatatertib atau perakuan khas Ketua Jabatan berjawatan Ketua Pengarah atau Timbalannya bagi pegawai yang melakukan kesalahan tatatertib dalam tempoh percubaan (jika pegawai dikenakan tindakan tatatertib) vii.Salinan Sijil Pendaftaran Penuh (bagi Pegawai Perubatan dan Pegawai Farmasi)
5.2.4 Kemukakan borang-borang perakuan di 5.2.3 kepada Ketua Jabatan untuk mendapatkan sokongan dan tandatangan
5.2.5 Masukkan data 5.2.3 ke dalam sistem ePengesahan dan hantar ke SPA melalui sistem ePengesahan.
5.2.6 Terima surat kelulusan pengesahan dalam perkhidmatan dari SPA
5.2.7
Serahkan satu salinan (asal) kepada anggota berkenaan dan satu salinan simpan di dalam fail peribadi anggota.
5.2.8 Sediakan Kew. 8 untuk Pengesahan Dalam
Perkhidmatan dan simpan di dalam fail peribadi anggota. Kelulusan tersebut dicatit ke dalam BRP anggota.
PT N PT N PT N / CC / EO / PKD PT N / PKD PT N / CC / EO / PKD PT N PT N PT N / CC / EO
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S06
Page | 5 MS ISO 9001:2008
Prosedur Perkhidmatan
5.3 PEMBERIAN TARAF BERPENCEN
5.3.1 Kenal pasti dan semak senarai anggota yang telah
diluluskan Pengesahan Dalam Perkhidmatan yang telah memilih opsyen berpencen atau menolak KWSP dan telah berkhidmat 3 tahun untuk diperakukan pemberian taraf berpencen.
5.3.2 Semak fail peribadi anggota /BRP anggota.
5.3.3 Sediakan borang perakuan i. Jadual Ke Enam – P.U. (A) 1/2012 ii. Salinan cabutan Kenyataan Perkhidmatan yang mengandungi catitan Pengesahan Pelantikan, Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Opsyen Pencen atau KWSP
5.3.4 Kemukakan borang-borang perakuan di 5.3.3 kepada Ketua Jabatan untuk mendapatkan sokongan dan tandatangan.
5.3.5 Masukkan data 5.3.3 ke dalam sistem ePengesahan dan hantar keSPA melalui system ePengesahan.
5.3.6 Terima surat kelulusan pengesahan dalam perkhidmatan dari SPA.
5.3.7 Serahkan satu salinan (asal) kepada anggota berkenaan dan satu salinan simpan di dalam fail peribadi anggota.
5.3.8 Sediakan Kew. 8 Pemberian Taraf Berpencen untuk diberhentikan potongan caruman KWSP
dan salinan simpan di dalam fail peribadi anggota.
5.3.9 Kelulusan tersebut hendaklah di catat ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan Anggota.
PT N PT N PT N / CC / EO / PKD PT N/ PKD PTN / CC/ EO / PKD PT N PT N PT N / PT W / CC/ EO PT N
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S06
Page | 6 MS ISO 9001:2008
Prosedur Perkhidmatan
5.4 PERSARAAN PAKSA – mencapai umur 55/56/58/60 tahun
5.4.1 Kenal pasti anggota yang akan bersara 2 tahun yang akan datang.
i. Hantar maklumat bakal pesara melalui sistem HRMIS ke JPA yang mengandungi maklumat peribadi dan profile perkhidmatan anggota. ii. Hantar maklumat bakal persara secara
‘manual’ (hard copy) bagi dokumen yang telah dicetak melalui sistem HRMIS :
- Borang JPA.BP.HRMIS03 Serta dilampirkan :
- Salinan Kad Pengenalan anggota - Salinan kenyataan perkhidmatan
5.4.2 Menyediakan dan menghantar surat
permohonan sijil penyelesaian cukai pendapatan ke LHDN. Borang C.P.22B-Pin 1/2011
5.4.3 Mengemaskini BRP anggota.
5.4.4 Menyediakan dan menghantar borang-borang dan dokumen-dokumen berkaitan yang telah dikemaskini ke JPA dalam tempoh 6 bulan dan tidak kurang daripada 3 bulan sebelum tarikh anggota bersara paksa .
- Borang JPA.BPHRMIS01 - Borang JPA.BP.UMUM.B01(Sijil Akuan
Berhutang / Tidak Berhutang) - Borang JPA.BP.UMUM.B02. Pin - Salinan Kad Pengenalan anggota - Salinan Kad Pengenalan pasangan - Salinan Kad pengenalan dan surat
beranak anak bawah 21 tahun - Salinan sijil nikah - Salinan muka hadapan buku bank - Salinan kenyataan perkhidmatan dan
PT N PT N / CC / EO / PKD PT N PT N PT N / CC / EO / PKD PT N/ CC / EO
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S06
Page | 7 MS ISO 9001:2008
Prosedur Perkhidmatan
rekod cuti yang kemaskini
5.4.5 5.4.6
Menyediakan Kew.8 persaraan anggota untuk pemberhentian bayaran gaji dan emolumen. Hantar 1 salinan ke Unit Gaji. Rekodkan ke dalam BRP dan salinan Kew.8 disimpan di dalam fail peribadi anggota. Hantar salinan Kew.8 perubahan gaji akhir ke JPA sekiranya terdapat perubahan gaji akhir bagi tujuan pelarasan pencen dan ganjaran. Dokumen yang perlu dihantar :
i. Salinan Kew.8 ii. Cabutan salinan daripada BRP yang mencatatkan nama dan gaji akhir anggota
5.4.7 Terima surat kelulusan faedah persaraan dari
JPA dicatatkan ke dalam BRP anggota.
PT N/ CC / EO / PKD PT N PT N
5.5 PERSARAAN PILIHAN SENDIRI
5.5.1 Terima surat permohonan dari anggota. Sediakan
dan majukan kepada ketua jabatan untuk dapatkan sokongan dan tandatangan.
i. Surat sokongan bersara pilihan daripada Ketua Jabatan ii. Surat pengesahan bebas daripada tindakan tatatertib / jenayah iii. Surat pengesahan bebas ikatan perjanjian kontrak, biasiswa dan kursus iv. Lembaran kelakuan v. Borang pengisytiharan harta vi. Salinan kad pengenalan vii. Salinan kenyataan perkhidmatan dan cuti yang disahkan
5.5.2 5.5.3
Hantar permohonan persaraan pilihan ke JKN Johor untuk mendapatkan sokongan daripada KKM. Buat permohonan Tapisan Keutuhan melalui sistem e-STK. bagi anggota gred 27 dan ke atas sahaja.
PT N / CC / EO / PKD PT N PT N
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S06
Page | 8 MS ISO 9001:2008
Prosedur Perkhidmatan
5.5.4 Terima surat sokongan dari KKM. Kemaskini BRP
anggota. 5.5.5 Menyediakan dan menghantar surat permohonan
sijil penyelesaian cukai pendapatan ke LHDN. Borang C.P.22B-Pin 1/2011
5.5.5 5.5.6 5.5.7
Menyediakan dan menghantar borang-borang dan dokumen-dokumen berkaitan yang dikemaskini melalui sistem HRMIS ke JPA dalam tempoh 6 bulan dan tidak kurang daripada 3 bulan sebelum tarikh anggota bersara pilihan
- Borang JPA.BPHRMIS01 - Borang JPA.BP.UMUM.B01 - Borang JPA.BP.UMUM.B02 - Salinan Kad Pengenalan anggota - Salinan Kad Pengenalan pasangan - Salinan Kad pengenalan dan surat beranak
anak bawah 21 tahun - Salinan sijil nikah - Salinan muka hadapan buku bank - Salinan kenyataan perkhidmatan dan rekod
cuti yang kemaskini - Surat sokongan KKM
Menyediakan kew.8 persaraan anggota untuk pemberhentian bayaran gaji dan emolumen. Hantar 1 salinan ke Unit Gaji. Rekodkan ke dalam BRP dan salinan kew.8 disimpan ke dalam fail peribadi anggota. Hantar salinan Kew.8 perubahan gaji akhir ke JPA sekiranya terdapat perubahan gaji akhir bagi
tujuan pelarasan pencen dan ganjaran. Dokumen yang perlu dihantar : i. Salinan Kew.8 ii. Cabutan salinan daripada BRP yang mencatatkan nama dan gaji akhir anggota
5.5.8 Terima surat kelulusan faedah persaraan dari JPA dicatatkan ke dalam BRP anggota.
PT N PT N PT N / CC / EO / PKD PT N / CC / EO / PKD PT N PT N
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S06
Page | 9 MS ISO 9001:2008
Prosedur Perkhidmatan
5.6 PERSARAAN TERBITAN
5.6.1 Terima laporan kematian pegawai. Sediakan surat permohonan sijil penyelesaian cukai pendapatan ke LHDN dan maklumat pinjaman perumahan ke perbendaharaan.
- Borang C.P.22B-Pin 1/2011
5.6.2 Mohon waris kemukakan dokumen-dokumen berikut;
- Salinan sijil kelahiran gemulah - Salinan sijil kematian/permit
menguburkan - Salinan sijil pendaftaran perkahwinan
(jika berkahwin) - Salinan kad pengenalan balu/waris - Salinan muka hadapan buku bank balu /
waris. - Salinan sijil kelahiran/k.pengenalan
anak-anak yang berumur 21 tahun ke bawah.
- Salinan surat pengambilan dan pengesahan anak angkat sekiranya berkaitan
- Salinan kad pengenalan ibu & bapa gemulah
- Salinan muka hadapan buku bank ibu/bapa gemulah
5.6.3 5.6.4
Menyediakan kew.8 persaraan anggota untuk perberhentian gaji. Hantar 1 salinan ke unit gaji. Rekod dalam BRP dan 1 salinan disimpan ke dalam fail anggota. Kemaskini BRP & HRMIS gemulah.
5.6.5 Menyediakan dan menghantar borang-borang dan dokumen-dokumen yang berkaitan ke JPA dengan kadar segera.
- Borang JPA.BP.HRMIS02 - Borang JPA.BP.UMUM.B01 (Sijil Akuan
Berhutang / Tidak Berhutang) - Borang JPA.BP.UMUM.B02 - Borang JPA.BP.SPT.B01e(pindaan
PT N PT N PT N / CC / EO / PKD PT N PT N / CC / EO / PKD
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S06
Page | 10 MS ISO 9001:2008
Prosedur Perkhidmatan
2013) (Permohonan faedah terbitan bagi kematian dalam perkhidmatan)
- Borang JPA.BP.SKP.B08 (pinda) (Permohonan Perlantikan Wakil Skim A)
- Salinan sijil kematian/permit menguburkan
- Salinan Kad Pengenalan gemulah - Salinan sijil nikah (jika berkahwin) - Salinan Kad Pengenalan
balu/duda/anak - Salinan Kenyataan Perkhidmatan &
kenyataan cuti - Salinan Sijil Kelahiran anak di bawah 21
tahun dan tiada had umur bagi anak cacat
- Salinan surat pengambilan dan pengesahan anak angkat sekira nya berkaitan
- Salinan kad pengenalan / sijil kematian ibu & bapa gemulah
- Salinan sijil kelahiran gemulah/bukti pengesahan ibu/bapa
- Salinan muka hadapan buku bank balu / duda / ibu / bapa
5.6.6 Terima surat Kelulusan Faedah Terbitan dari
JPA dicatatkan ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan.
PT N
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S06
Page | 11 MS ISO 9001:2008
Prosedur Perkhidmatan
6.0 PENGESAHAN LANTIKAN PEGAWAI AWAM
Pegawai serah
dokumen-dokumen
Kemukakan dokumen ke Suhuranjaya Perkhidmatan
Awam melalui sistem
ePengesahan
Terima Surat Kelulusan Pengesahan Pelantikan dari Suruhanjaya Perkhidmatan
Awam
Serah salinan (asal) kelulusan Pengesahan Pelantikan Kepada
Pegawai
Sediakan Kew.8 – Kelulusan Pengesahan Pelantikan
Catat didalam Buku
Rekod Perkhidmatan
Pegawai Awam Pembantu Tadbir CC EO Pegawai Kesihatan Daerah Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir CC EO Pembantu Tadbir
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S06
Page | 12 MS ISO 9001:2008
Prosedur Perkhidmatan
6.1 CARTA ALIRAN PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN
Kenal pasti anggota yang telah disahkan
pelantikan
Menyediakan borang-borang perakuan dan dapatkan sokongan
dan tandatangan Ketua Jabatan
Hantar permohonan Pengesahan Dalam Perkhidmatan ke Bahagian
Sumber Manusia Suruhanjaya Perkhidmatan Awam melalui sistem
ePengesahan
Terima Kelulusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan
Serah salinan (asal) kelulusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan
Kepada Pegawai
Sediakan Kew.8 – Kelulusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan
Catat didalam Buku Rekod Perkhidmatan
Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir CC EO Pegawai Kesihatan Daerah Pembantu Tadbir CC EO Pegawai Kesihatan Daerah Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir CC EO Pembantu Tadbir
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S06
Page | 13 MS ISO 9001:2008
Prosedur Perkhidmatan
6.2 CARTA ALIRAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN
Serah salinan (asal) kelulusan Pemberian Taraf Berpencen
Kepada Pegawai
Sediakan Kew.8 – Kelulusan Pemberian Taraf Berpencen
Catat didalam Buku Rekod Perkhidmatan
Kenal pasti anggota yang telah disahkan Pengesahan
Dalam Perkhidmatan
Menyediakan borang-borang perakuan dan dapatkan sokongan
dan tandatangan Ketua Jabatan
Hantar permohonan ke SPA melalui sistem ePengesahan
Terima Kelulusan Pemberian Taraf Berpencen dari SPA
Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir CC EO Pegawai Kesihatan Daerah Pembantu Tadbir CC EO Pegawai Kesihatan Daerah Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir CC EO Pembantu Tadbir
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S06
Page | 14 MS ISO 9001:2008
Prosedur Perkhidmatan
6.3 CARTA ALIRAN PERSARAAN PAKSA – mencapai umur 55/56/58/60 tahun
Kenal pasti anggota yang akan bersara 2 tahun
akan datang.
Hantar permohonan sijil penyelesaian cukai pendapatan ke
LHDN
Kemukakan borang-borang permohonan pencen ke JPA 6 bulan
sebelum anggota bersara paksa.
Terima surat Kelulusan faedah persaraan dari JPA.
Mengemaskini Buku Rekod Perkhidmatan anggota
Hantar maklumat bakal pesara melalui sistem HRMIS dan secara
manual ke JPA.
Sediakan kew.8 persaraan anggota untuk pemberhentian gaji dan
emolumen
Catat didalam Buku Rekod Perkhidmatan
Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir CC EO Pegawai Kesihatan Daerah Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir CC EO Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S06
Page | 15 MS ISO 9001:2008
Prosedur Perkhidmatan
6.4 CARTA ALIRAN PERSARAAN PILIHAN SENDIRI
Terima surat permohonan dari anggota. Majukan
kepada ketua jabatan untuk dapatkan sokongan dan
tandatangan..
Terima surat sokongan dari KKM dan kemaskini Buku Rekod
Perkhidmatan anggota.
Hantar permohonan ke JKNJ untuk dapatkan sokongan KKM. Buat
Tapisan Keutuhan melalui sistem e-STK bagi gred 27 dan ke atas sahaja
Kemukakan borang-borang permohonan pencen ke JPA, 6 bulan
sebelum anggota bersara pilihan.
Terima surat Kelulusan faedah persaraan dari JPA.
Sediakan kew.8 persaraan anggota untuk pemberhentian gaji anggota
Catat didalam Buku Rekod Perkhidmatan
Hantar permohonan sijil penyelesaian
cukai pendapatan ke LHDN
Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir CC EO Pegawai Kesihatan Daerah Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir CC EO Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S06
Page | 16 MS ISO 9001:2008
Prosedur Perkhidmatan
6. 5 CARTA ALIRAN PERSARAAN TERBITAN
Terima laporan kematian anggota.
Mohon waris kemukakan dokumen-dokumen yang berkaitan.
Hantar permohonan sijil penyelesaian
cukai pendapatan ke LHDN
Sediakan kew.8 berhenti gaji anggota.
Kemukakan borang-borang permohonan pencen ke JPA dengan
kadar segera.
Terima surat Kelulusan faedah persaraan dari JPA.
Kemaskini Buku Rekod Perkhidmatan anggota.
Catat didalam Buku Rekod Perkhidmatan
Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir CC EO Pegawai Kesihatan Daerah Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir CC EO Pegawai Kesihatan Daerah Pembantu Tadbir CC EO Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S06
Page | 17 MS ISO 9001:2008
Prosedur Perkhidmatan
7.0 REKOD KUALITI
BIL JENIS REKOD TEMPOH
PENYIMPANAN LOKASI
1 Surat Setuju - Terima Pelantikan (S.P.A 6A) 7 Tahun Fail peribadi
2 Surat Akuan Berkanun (SPA 6C(2014) 7 Tahun Fail peribadi
3
Sijil Akuan Doktor - Borang Permohonan Pemeriksaan Perubatan Untuk Pelantikan Ke Dalam Perkhidmatan Awam Lampiran A (Pin. 1/2013)
7 Tahun Fail peribadi
4 Surat Aku janji – Jadual Pertama [Perenggan 19 (1)(c)]
7 Tahun Fail peribadi
5 Penyata Perubahan Pendapatan (Kew.8 – Pin. 10/96)
7 Tahun Fail peribadi
6 Jadual Ketiga P.U.(A) 1/2012 – Borang Perakuan Pengesahan Dalam Perkhidmatan
7 Tahun Fail peribadi
7 Jadual Kelima P.U.(A) 1/2012 – Borang Opsyen Bagi Skim KWSP Mengikut Subseksyen 6A(1) Akta Pencen 1980
7 Tahun Fail peribadi
8 Sijil Akuan Lulus Peperiksaan 7 Tahun Fail peribadi
9 Jadual Keenam P.U.(A) 1/2012 – Perakuan Pemberian Taraf Berpencen
7 Tahun Fail peribadi
10 Borang JPA.BP.HRMIS03 – Urusan Maklumat Asas Bakal Pesara
7 Tahun Fail peribadi
11 Borang C.P.22B-Pin 1/2011 – Permohonan Surat Penyelesaian Cukai Pendapatan
7 Tahun Fail peribadi
12 Borang JPA.BPHRMIS01- Urusan Persaraan dan Pencen
7 Tahun Fail peribadi
13 Borang JPA.BP.UMUM.B01- Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang
7 Tahun Fail peribadi
14
Borang JPA.BP.UMUM.B02.Pin – Pengiraan Cuti Rehat Yang Boleh Dikumpulkan Di Bawah Peraturan 21, Peraturan-peraturan Pencen 1980
7 Tahun Fail peribadi
15 Lampiran A – Senarai Semak Proses ‘Persaraan Pilihan Sendiri’
7 Tahun Fail peribadi
16 Lapiran C (Jika ada) – Pinjaman Perumahan Pemberitahuan Pesaraan Peminjam
7 Tahun Fail peribadi
17 Borang JPA.BP.HRMIS02 – Urusan Faedah Terbitan Bagi Kematian Dalam Perkhidmatan
7 Tahun Fail peribadi
20 Lampiran A – Pengesahan Ketua Jabatan (PP Bil.3 Tahun 2010)
7 Tahun Fail peribadi
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S06
Page | 18 MS ISO 9001:2008
Prosedur Perkhidmatan
8.0 INPUT
8.1 SUMBER MANUSIA 8.1.1 Pegawai Kesihatan Daerah 8.1.2 Penolong Pegawai Tadbir 8.1.3 Pembantu Tadbir Kanan 8.1.4 Pembantu Tadbir W / N 8.1.5 Pembantu Operasi 8.1.6 Pekerja Awam 8.2 DATA / MAKLUMAT 8.2.1 Borang Permohonan 8.2.2 Buku Perkhidmatan 8.2.3 Fail 8.3 PERALATAN 8.3.1 Komputer 8.3.2 Pencetak 8.3.3 8.3.4 8.3.5
Kertas A4 Kertas Kew.8 Pengimbas
9.0 OBJEKTIF PROSES
9.1 OBJEKTIF KESELURUHAN
Memastikan Pengurusan Perkhidmatan mengikut peraturan yang berkuatkuasa.
9.2 OBJEKTIF SUB PROSES
9.2.1 Memastikan 80% Permohonan Pengesahan Lantikan di hantar ke SPA selepas 6 bulan dari tarikh lapor diri dalam tempoh 180 hari.
9.2.2 9.2.3
Memastikan 100% penghantaran dokumen persaraan dihantar ke Jpa dalam tempoh 6 bulan dan tidak lebih daripada 3 bulan sebelum anggota bersara. Memastikan 80% penghantaran permohonan untuk Pengesahan Dalam Perkhidmatan dilakukan dalam tempoh 3 tahun.
10.0 KLAUSA YANG BERKAITAN
4.1 Keperluan Am 4.2 Keperluan Dokumentasi
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S06
Page | 19 MS ISO 9001:2008
Prosedur Perkhidmatan
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan
TARIKH
HALAMAN DIPINDAAN
BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN NO KELUARAN
NO PINDAAN
M/S
02.08.2015
01 01 3 Pengesahan Lantikan Pegawai Awam
02.08.2015
01
01
4-5
Pengesahan Dalam Perkhidmatan
02.08.2015
01
01
5-6
Pemberian Taraf Berpencen
02.08.2015
01
01
6-7
Persaraan Paksa
02.08.2015
01
01
7-8
Persaraan Pilihan
02.08.2015
01
01
9-10
Persaraan Terbitan
02.08.2015
01
01
11
Carta aliran Pengesahan Lantikan Pegawai Awam
02.08.2015
01
01
12
Carta Aliran Pengesahan Dalam Perkhidmatan
02.08.2015
01
01
13
Carta Aliran Pemberian Taraf Berpencen
02.08.2015
01
01
14
Carta Aliran Persaraan Paksa
02.08.2015
01
01
15
Carta Aliran Persaraan Pilihan Sendiri
02.08.2015
01
01
16
Carta Aliran Persaraan Terbitan
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S06
Page | 20 MS ISO 9001:2008
Prosedur Perkhidmatan
02.08.2015
01
01
17
Rekod Kualiti
02.08.2015
01
01
18
Objektif Subproses 9.2.2 Memastikan 100% penghantaran dokumen persaraan dihantar ke Jpa dalam tempoh 6 bulan dan tidak lebih daripada 3 bulan sebelum anggota bersara.