PROSEDUR PENGADAAN BARANG & JASA Halaman : i · PDF filedisyaratkan bahwa setiap kemasan B3...
Transcript of PROSEDUR PENGADAAN BARANG & JASA Halaman : i · PDF filedisyaratkan bahwa setiap kemasan B3...
PROSEDUR PENGADAAN BARANG &
JASA
No. Dokumen : PT-KITSBS-24 No. Revisi : 00 Tanggal : April
Halaman : i dari iv
LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN DIBUAT OLEH
No Nama Jabatan Tanda Tangan
1. RM. Yasin Effendi PLT DM ADM Umum & Fas
2. Abdan Syakuro PLT DM Akuntansi
3. Bambang SA DM Pemeliharaan
4. Nursalim PLT DM Enjiniring
DIPERIKSA OLEH
No Nama Jabatan Tanda Tangan
1. Andi Aziz Wakil Manajemen
2. Budi Widi Asmoro Manajer Enjiniring
3. Ikram Manajer Produksi
4. Nyimas Rosdiana Manajer Keuangan
5. Suparyanto Manajer SDM & Umum
DISETUJUI OLEH
No Nama Jabatan Tanda Tangan
1. Ruly Firmansyah General Manager
PROSEDUR PENGADAAN BARANG &
JASA
No. Dokumen : PT-KITSBS-24 No. Revisi : 00 Tanggal : April
Halaman : ii dari iv
DAFTAR ISI
Uraian Halaman
LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN .................................................................... i
DAFTAR ISI .................................................................................................... ii
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI ................................................... iii
DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN ...................................................................... iv
1. TUJUAN ...................................................................................................... 1
2. LINGKUP ..................................................................................................... 1
3. REFERENSI .................................................................................................. 1
4. DEFINISI ..................................................................................................... 1
5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB ............................................................. 2
6. LAMPIRAN ................................................................................................... 3
PROSEDUR PENGADAAN BARANG &
JASA
No. Dokumen : PT-KITSBS-24 No. Revisi : 00 Tanggal : April
Halaman : iii dari iv
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI
No Unit Kerja Salinan Dokumen
1. Wakil Manajemen/Sekretariat SMT MASTER
2. Seluruh Karyawan Softcopy
PROSEDUR PENGADAAN BARANG &
JASA
No. Dokumen : PT-KITSBS-24 No. Revisi : 00 Tanggal : April
Halaman : iv dari iv
DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN
No Tgl Hlm Uraian yang diubah Uraian Perubahan Disahkan
oleh
PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN JASA
No. dokumen : PT-KITSBS-24 No. revisi : 01 Tanggal : April Halaman : 1 dari 9
1. TUJUAN
Tujuan dari pada prosedur ini adalah sebagai pedoman pelaksanaan proses pengadaan barang
dan jasa diatur dan dilaksanakan dengan baik.
2. LINGKUP
Prosedur ini mencakup kegiatan yang dimulai identifikasi kebutuhan barang, pengadaan barang
/ jasa, penerimaan dan proses pembayaran barang/jasa yang diberikan rekanan dalam
melaksanakan pekerjaannya di PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel Palembang
3. REFERENSI
3.1. ISO 9001 : 2008 Klausul 7.4.1, Purchasing Process
3.2. ISO 14001:2004, Klausul 4.4.6, Operational Control
3.3. PP No. 50 Tahun 2012, Sub Elemen 5 Pembelian dan pengendalian produk
4. DEFINISI
4.1. Barang
Material umum yang dibutuhkan guna menunjang kegiatan operasional
4.2. Rincian Anggaran Biaya (RAB)
Rencana Anggaran biaya yang diajukan oleh perusahaan untuk menunjang kelancaran
operasional PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel Palembang.
4.3. Tim/Pejabat Pengadaan Barang/Jasa
Tim Pengadaan Barang yang ditetapkan sesuai SK Manajer PT. PLN (Persero) Pembangkitan
Sumbagsel Palembang.
4.4. Panitia Pemeriksa Mutu Barang/Jasa
Panitia Pemeriksa Mutu Barang yang ditetapkan sesuai SK Manajer PT. PLN (Persero)
Pembangkitan Sumbagsel Palembang.
4.5. Supply
Jenis kegiatan pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh Rekanan.
4.6. Surat Perjanjian /PJ
Merupakan ikatan kerja sama dalam selang waktu tertentu antara PT. PLN (Persero)
Pembangkitan Sumbagsel Palembang dengan pihak rekanan/mitra kerja.
4.7. User
Pihak atau bagian yang membutuhkan barang dan/atau jasa.
4.6 Proses Pengadaan Barang dan Jasa
Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa mencakup sejak tahap proses memilih penyedia Barang/Jasa
dan sampai dengan tahap penyelesaian pelaksanaan Pekerjaan.
PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN JASA
No. dokumen : PT-KITSBS-24 No. revisi : 01 Tanggal : April Halaman : 2 dari 9
4.7. Eproc PLN
Sarana pengadaan barang/jasa yang diproses secara elektronik; yang diakses melalui internet
pada alamat http://eproc.pln.co.id
4.8 Proses Pelelangan
Pengadaan Barang/Jasa konstruksi/Jasa lainnya dilakukan melalui metode pelelangan, yang
dilakukan secara terbuka dan diumumkan secara luas melalui papan pengumuman dan media
elektronik (e-Procurement PLN) serta dapat melalui surat kabar.
4.9 Proses Pemilihan Langsung
Pengadaan Barang/Jasa konstruksi/Jasa lainnya dibutuhkan mendesak untuk operasional PLN
sehingga apabila tidak segera dilakukan akan berakibat terganggunya operasional PLN.
4.10 Proses Penunjukan Langsung
Pengadaan Barang/Jasa konstruksi/Jasa lainnya yang akan diadakan bersifat spesifik hanya
dapat dilaksanakan dengan penggunaan teknologi khusus/pemegang Hak atas Kekayaan
Intelektual (HAKI) dan/atau hanya ada satu Penyedia Barang/Jasa (agen tunggal) yang mampu
melaksanakan dan/atau mengaplikasikannya.
4.11 Proses Pembelian Langsung
Pembelian terhadap barang yang terdapat dipasar yang diyakini bahwa harga tersebut
merupakan hasil persaingan dipasar dan dengan nilai maksimum Rp. 50.000 (Lima puluh juta).
4.12 Proses Seleksi Langsung Jasa Konsultansi
Pengadaan Jasa Konsultansi yang dibutuhkan mendesak untuk memenuhi kebutuhan
perusahaan, sehingga apabila tidak segera dilakukan akan berakibat terganggunya operasional
PLN.
4.13 SMM
Sistem Manajemen Mutu
4.14 SML
Sistem Manajemen Lingkungan
4.15 SMRP
Sistem Manajemen Rantai Pasokan
4.16 SMR
Sistem Manajemen Risiko
4.17 SMK3
Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja
PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN JASA
No. dokumen : PT-KITSBS-24 No. revisi : 01 Tanggal : April Halaman : 3 dari 9
5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB
5.1 Umum
5.1.1 Inventory membuat klasifikasi material sesuai prosedur Manajemen Material (PT-
KITSBS-52) berdasarkan SK 717/Dir/2010 dan menghasilkan proposal kebutuhan
material. Isi proposal mencantumkan usulan kebutuhan untuk material rutin KHS dan
rutin non KHS
5.1.1.1 Untuk pengadaan yang berhubungan dengan Informasi Teknologi (IT),
membuatan spesifikasi teknis harus melibatkan bagian IT.
5.1.2 Proposal diajukan kepada tim Managemen untuk disetujui
5.1.3 Setelah proposal disetujui, Asman Enjiniring membuat usulan pembuatan kontrak
khusus KHS dan selanjutnya mengikut alur proses pembuatan kontrak KHS
5.1.3.1 Untuk pengadaan material yang tergolong B3,maka penyerahan barang harus
disyaratkan bahwa setiap kemasan B3 wajib diberikan simbol dan label serta
dilengkapi dengan Material Safety Data Sheet (MSDS) mengacu pada PP No.
74 Tahun 2001 serta Permen LH No. 03 Tahun 2008.
5.1.3.2 Semua kontrak pengadaan barang dan jasa harus mencantumkan persyaratan
teknis bahwa semua kontraktor harus mematuhi semua peraturan maupun
prosedur yang berlaku pada system manajemen terpadu di PT. PLN (Persero)
Sektor Pembangkitan Palembang (SMM ISO 9001, SML ISO 14001, Pas
99:2012, SMK3 PP No 50/2012).
5.1.4 Yang non KHS, usulan langsung dari inventory kontrol untuk diajukan kepada user agar
mengajukan pengadaan material tersebut dengan mengikuti alur proses pembuatan
kontrak non KHS
5.2 KHS
5.2.1 Inventory bersama dengan user, rendal rutin membuat klasifikasi material sesuai
prosedur Manajemen Material (PT-KITSBS-52) berdasarkan SK 717/Dir/2010 dan
menghasilkan proposal kebutuhan material yang disampaikan kepada Asman Enjiniring.
5.2.1.1 Untuk pengadaan yang berhubungan dengan Informasi Teknologi (IT),
membuatan spesifikasi teknis harus melibatkan bagian IT.
5.2.2 Asman Enjiniring melakukan disposisi kepada Asman terkait yang paling dominan
kebutuhan materialnya untuk kemudian dituangkan dalam TUG5 (FR-PT-KITSBS-24-03),
Formulir Pengendalian Dokumen pengadaan barang dan jasa (FR-PT-KITSBS-24-01),
dan Formulir Berita Acara Kebutuhan Barang dan Jasa (FR-PT-KITSBS-24-02) serta
disetujui oleh Asman terkait
PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN JASA
No. dokumen : PT-KITSBS-24 No. revisi : 01 Tanggal : April Halaman : 4 dari 9
5.2.3 TUG5 dilakukan proses RAB (FR-PT-KITSBS-24-06) oleh rendal rutin dan diajukan
kepada Asman Enjiniring untuk verifikasi dan persetujuan, (output RAB (FR-PT-KITSBS-
24-06), RPBJ (FR-PT-KITSBS-24-07), Nota Dinas manajer, referensi, dan Formulir
Evaluasi Harga Satuan Pengadaan Barang dan Jasa (FR-PT-KITSBS-24-09) ).
5.2.4 Bagian Anggaran & Keuangan melakukan pengecekan alokasi anggaran dan selanjutnya
proses persetujuan Asman Keu, SDM & ADM
5.2.5 Persetujuan Manajer dan penunjukan pelaksana dan metode proses pengadaan.
5.2.6 Nota Dinas asli diberikan kepada pelaksana pengadaan, sedangkan copy disampaikan
kepada bagian Keuangan dan Rendal untuk input data Eproc dan ditembuskan kepada
Asman Enjiniring dan Direksi pekerjaan
5.2.7 Proses pengadaan dan pembuatan kontrak oleh pelaksana pengadaan (Panitia atau
Pejabat).
5.2.7.1 Untuk pengadaan material yang tergolong B3,maka penyerahan barang harus
disyaratkan bahwa setiap kemasan B3 wajib diberikan simbol dan label serta
dilengkapi dengan Material Safety Data Sheet (MSDS) mengacu pada PP No.
74 Tahun 2001 serta Permen LH No. 03 Tahun 2008.
5.2.7.2 Semua kontrak pengadaan barang dan jasa harus mencantumkan persyaratan
teknis bahwa semua kontraktor harus mematuhi semua peraturan maupun
prosedur yang berlaku pada system manajemen terpadu di PT. PLN (Persero)
Sektor Pembangkitan Palembang (SMM ISO 9001, SML ISO 14001, SMRP ISO
28000, SMR ISO 31000, Pas 99:2012 SMK3 PP No 50/2012.
5.2.8 Setelah proses pengadaan selesai dan kontrak jadi, kontrak disetujui oleh Manajer
sebagai kontrak harga satuan (KHS)
5.2.9 Dokumen kontrak yang telah ditandatangani di distribusikan : 1) Direksi Pekerjaan, 2)
Vendor, 3) Gudang, 4) Panitia, 5) keuangan, 6) Arsip (Sekum)
5.2.10 Informasi yang terdapat dalam Dokumen kontrak tersebut harus diinput ke SAP sebagai
penerapan ERP oleh Purchase Admin berdasarkan nota dinas dengan ketentuan:
a. Untuk kontrak jasa, dilaksanakan oleh Purchase Admin (PPBJ);
b. Untuk kontrak material, dilaksanakan oleh Purchase Admin (Rendal Rutin).
5.3 SPM/J (Surat Pemesanan Material/Jasa)
5.3.1 Inventory Control membuat monitoring stock berdasarkan setting material ROP/ROQ
(FR-PT-KITSBS-52-02) dan membuat usulan SPM dilampiri RO (repeat order), untuk
pengadaan material B3 maka penyerahan barang harus mengikuti persyaratan dari
kontrak induk yang terkait
PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN JASA
No. dokumen : PT-KITSBS-24 No. revisi : 01 Tanggal : April Halaman : 5 dari 9
5.3.2 Usulan SPJ diajukan oleh supervisor menggunakan RO jasa kepada Inventory Control
untuk dibuatkan SPJ
5.3.3 SPM/J disampaikan kepada Direksi Pekerjaan untuk persetujuan bersama dengan RO
5.3.4 Manajer dan Vendor menyetujui dan menandatangani SPM/J
5.3.5 SPM/SPJ asli diberikan kepada Sekum untuk arsip dan Vendor. Salinanannya diberikan
kepada Direksi Pekerjaan, Inventory Control, Gudang, Akuntansi
5.3.6 Informasi yang terdapat dalam SPM/SPJ tersebut harus diinput ke ERP SAP oleh
Purchase Admin (Rendal Rutin)
5.4 NON KHS
5.4.1 Untuk permintaan material yang tercantum dalam proposal material manajemen,
inventory membuat monitoring stock dan mengusulkan kebutuhan material kepada
Supervisor menggunakan formulir usulan stock minimum/seting rop-roq (FR-PT-KITSBS-
52-02)
5.4.1.1 Untuk pengadaan yang berhubungan dengan Informasi Teknologi (IT),
membuatan spesifikasi teknis harus melibatkan bagian IT.
5.4.2 Supervisor terkait membuat TUG 5 berdasarkan rekomendasi inventory control atau
berdasarkan kondisi lapangan
5.4.3 Jika berdasarkan kondisi kebutuhan lapangan maka TUG 5 harus diverifikasi oleh
Gudang terlebih dahulu
5.4.4 Direksi Pekerjaan menyetujui TUG5 yang diusulkan
5.4.5 TUG5 dilakukan proses RAB oleh rendal rutin dan diajukan kepada Asman Enjiniring
untuk verifikasi dan persetujuan, (output RAB, RPBJ, Nota Dinas manajer, dan
referensi)
5.4.6 Bagian Anggaran & Keuangan melakukan pengecekan alokasi anggaran dan selanjutnya
proses persetujuan Asman Keu, SDM & ADM
5.4.7 Persetujuan Manajer dan penunjukan pelaksana dan metode proses pengadaan
5.4.8 Nota Dinas asli diberikan kepada pelaksana pengadaan, sedangkan copy disampaikan
kepada bagian Keuangan dan Rendal untuk input data Eproc dan ditembuskan kepada
Asman Enjiniring dan Direksi pekerjaan
5.4.9 Proses pengadaan dan pembuatan kontrak oleh pelaksana pengadaan (Panitia atau
Pejabat)
5.4.9.1 Untuk pengadaan material yang tergolong B3,maka penyerahan barang harus
disyaratkan bahwa setiap kemasan B3 wajib diberikan simbol dan label serta
dilengkapi dengan Material Safety Data Sheet (MSDS) mengacu pada PP No.
74 Tahun 2001 serta Permen LH No. 03 Tahun 2008.
PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN JASA
No. dokumen : PT-KITSBS-24 No. revisi : 01 Tanggal : April Halaman : 6 dari 9
5.4.9.2 Semua kontrak pengadaan barang dan jasa harus mencantumkan persyaratan
teknis bahwa semua kontraktor harus mematuhi semua peraturan maupun
prosedur yang berlaku pada system manajemen terpadu di PT. PLN (Persero)
Sektor Pembangkitan Palembang (SMM ISO 9001, SML ISO 14001, PAS
99:2012, SMK3 PP No 50/2012).
5.4.10 Setelah proses pengadaan selesai dan kontrak jadi, kontrak disetujui oleh Manajer
sebagai kontrak harga satuan (KHS)
5.4.11 Dokumen kontrak yang telah ditandatangani di distribusikan : 1) Direksi Pekerjaan, 2)
Vendor, 3) Gudang, 4) Panitia, 5) keuangan, 6) Arsip (Sekum
5.5 PENGADAAN MATERIAL/JASA KHUSUS DAN PERIODIK
5.5.1 Usulan pengadaan material/jasa dengan kriteria khusus dan periodik diajukan oleh
Rendal Outage berdasarkan rencana pemeliharaan khusus atau periodik dengan mengisi
TUG 5 dan berita acara kebutuhan material khusus atau periodik, ditandatangani oleh
Rendal Outage & Spv terkait dan Direksi Pekerjaan
5.5.1.1 Untuk pengadaan yang berhubungan dengan Informasi Teknologi (IT),
membuatan spesifikasi teknis harus melibatkan bagian IT.
5.5.2 Untuk kebutuhan material, TUG 5 diserahkan ke Gudang untuk normalisasi/ penamaan
material
5.5.3 TUG 5 dari gudang diserahkan kepada Rendal Outage untuk dilakukan proses RAB
5.5.4 Bila RAB bernilai > 1 M Rupiah maka dilakukan kajian resiko oleh tim manajemen resiko
5.5.5 Usulan SKK/ijin prinsip diajukan oleh asman Enjiniring untuk disetujui oleh Manajer
5.5.6 Usulan SKK/ijin prinsip yang telah disetujui oleh Manager dikirim ke kantor KIT SBS
untuk dievaluasi dan proses SKK serta menentukan kewenangan proses pengadaan
5.5.7 Bila proses dilaksanakan di Sektor maka Manajer menunjuk pelaksana (Panitia / Pejabat
Pengadaan) dan metode proses pengadaan.
5.5.8 Nota Dinas asli diberikan kepada pelaksana pengadaan, sedangkan copy disampaikan
kepada bagian Keuangan dan Rendal untuk input data Eproc dan ditembuskan kepada
Asman Enjiniring dan Direksi pekerjaan
5.5.9 Proses pengadaan dan pembuatan kontrak oleh pelaksana pengadaan (Panitia atau
Pejabat)
Setelah proses pengadaan selesai dan kontrak jadi, kontrak disetujui oleh Manajer
sebagai kontrak harga satuan (KHS)
5.5.9.1 Untuk pengadaan material yang tergolong B3,maka penyerahan barang harus
disyaratkan bahwa setiap kemasan B3 wajib diberikan simbol dan label serta
PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN JASA
No. dokumen : PT-KITSBS-24 No. revisi : 01 Tanggal : April Halaman : 7 dari 9
dilengkapi dengan Material Safety Data Sheet (MSDS) mengacu pada PP No.
74 Tahun 2001 serta Permen LH No. 03 Tahun 2008.
5.5.9.2 Semua kontrak pengadaan barang dan jasa harus mencantumkan persyaratan
teknis bahwa semua kontraktor harus mematuhi semua peraturan maupun
prosedur yang berlaku pada system manajemen terpadu di PT. PLN (Persero)
Sektor Pembangkitan Palembang (SMM ISO 9001, SML ISO 14001, Pas
99:2012, SMK3 PP No 50/2012).
5.5.10 Dokumen kontrak yang telah ditandatangani di distribusikan : 1) Direksi Pekerjaan, 2)
Vendor, 3) Gudang, 4) Panitia, 5) keuangan, 6) Arsip (Sekum)
5.6 Pengadaan Material/Jasa Untuk Korektif Atau Emergency
5.6.1 Kartu Kerusakan (KK) yang telah diisi oleh Operator operasi diberikan kepada Rendal
Rutin untuk mengecek kebutuhan material/jasa. Dari KK tersebut dibuatkan WO. Jika
WO tidak membutuhkan material, maka pekerjaan dapat langsung dilakukan. Jika
material yang diperlukan tersedia di Gudang maka gunakan form reservasi
5.6.2 Jika memerlukan material dan stock tidak tersedia di Gudang, atau memerlukan jasa
maka Spv Har membuat TUG 5 dengan persetujuan Asman terkait kemudian diserahkan
kepada Rendal Rutin
5.6.2.1 Untuk pengadaan yang berhubungan dengan Informasi Teknologi (IT),
membuatan spesifikasi teknis harus melibatkan bagian IT.
5.6.3 Jika statusnya 'Emergency' dan nilainya > 300 juta (wewenang General Manager KIT
SBS) maka harus diterbitkan form 'emergency' (FR-PT-KITSBS-24-08) oleh Asman Har,
Asman Operasi dan Asman Enjiniring, diusulkan oleh Manajer Sektor, dan disetujui oleh
General Manager
5.6.4 Jika statusnya 'Emergency' dan nilainya < 300 juta (wewenang Manager Sektor) maka
harus diterbitkan form 'emergency' (FR-PT-KITSBS-24-05) oleh Spv Har dan diketahui
oleh Asman Har, Asman operasi dan Asman enjiniring, disetujui oleh manajer
5.6.5 Dari usulan TUG 5 dilakukan proses RAB oleh rendal rutin, dengan melampirkan RKAP
jika ada, jika tidak tercantum dalam RKAP maka melampirkan formulir Permintaan
Anggaran Kebutuhan Barang/Jasa di Luar RKAP (FR-PT-KITSBS-24-04) dan diajukan
kepada Asman Enjiniring untuk evaluasi dan disetujui, (output RAB, RPBJ, Nota Dinas
manajer, dan referensi)
5.6.6 Bagian Anggaran & Keuangan melakukan pengecekan alokasi anggaran dan selanjutnya
proses persetujuan Asman Keu, SDM & ADM
5.6.7 Persetujuan Manajer dan penunjukan pelaksana (Panitia / Pejabat Pengadaan) dan
metode proses pengadaan
PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN JASA
No. dokumen : PT-KITSBS-24 No. revisi : 01 Tanggal : April Halaman : 8 dari 9
5.6.8 Nota Dinas asli diberikan kepada pelaksana pengadaan, sedangkan copy disampaikan
kepada bagian Keuangan dan Rendal untuk input data Eproc dan ditembuskan kepada
Asman Enjiniring dan Direksi pekerjaan
5.6.9 Proses pengadaan dan pembuatan kontrak oleh pelaksana pengadaan (Panitia atau
Pejabat)
5.6.9.1 Untuk pengadaan material yang tergolong B3,maka penyerahan barang harus
disyaratkan bahwa setiap kemasan B3 wajib diberikan simbol dan label serta
dilengkapi dengan Material Safety Data Sheet (MSDS) mengacu pada PP No.
74 Tahun 2001 serta Permen LH No. 03 Tahun 2008.
5.6.9.2 Semua kontrak pengadaan barang dan jasa harus mencantumkan persyaratan
teknis bahwa semua kontraktor harus mematuhi semua peraturan maupun
prosedur yang berlaku pada system manajemen terpadu di PT. PLN (Persero)
Pembangkitan SBS Palembang (SMM ISO 9001, SML ISO 14001, Pas 99:2012,
SMK3 PP No 50/2012).
5.6.10 Setelah proses pengadaan selesai dan kontrak jadi, kontrak disetujui oleh Manajer
5.6.11 Dokumen kontrak yang telah ditandatangani di distribusikan : 1) Direksi Pekerjaan, 2)
Vendor, 3) Gudang, 4) Panitia, 5) keuangan, 6) Arsip (Sekum)
5.7 Amandemen
5.7.1 Direksi Pekerjaan membuat draft surat kepada pihak III (Vendor) disetujui Manajer
untuk rapat membahas amandemen kontrak. Pihak yang berkepentingan dalam proses
amandemen dilibat didalam rapat (Panitia/Pejabat PBJ, Direksi Pekerjaan, Vendor) dan
dibuatkan notulennya. (amandemen juga dapat diusulkan oleh vendor)
5.7.2 Hasil rapat amandemen dengan Vendor dilaporkan dalam bentuk nota dinas kepada
manajer untuk persetujuan
5.7.3 Amandemen untuk kontrak yang jenisnya SPK dibuat oleh pejabat pengadaan.
Amandemen untuk kontrak jenis PJ dibuat oleh panitia pengadaan
5.7.4 Informasi yang harus diinput kedalam ERP SAP oleh Purchase Admin terkait amandemen
adalah :
a. Perubahan nilai kontrak;
b. Perubahan jangka waktu kontrak
PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN JASA
No. dokumen : PT-KITSBS-24 No. revisi : 01 Tanggal : April Halaman : 9 dari 9
6. LAMPIRAN
6.1. Flowchart Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa (PT-KITSBS-12-Lamp i)
6.2. Formulir Pengendalian Dokumen Pengadaan
Barang dan Jasa (FR-PT-KITSBS-24-01)
6.3. Formulir Berita Acara Kebutuhan Barang dan Jasa (FR-PT-KITSBS-24-02)
6.4. Formulir Daftar Permintaan Barang-Barang (FR-PT-KITSBS-24-03)
6.5. Formulir Permintaan Anggaran Kebutuhan
Barang/Jasa di Luar RKAP (FR-PT-KITSBS-24-04)
6.6. Formulir Pekerjaan Emergensi Sektor Palembang (FR-PT-KITSBS-24-05)
6.7. Formulir Rencana Anggaran Biaya (RAB)
Pengadaan Barang dan Jasa (FR-PT-KITSBS-24-06)
6.8. Formulir Rencana Pengadaan Barang da Jasa (RPBJ) (FR-PT-KITSBS-24-07)
6.9. Formulir Pekerjaan Emergensi Kit (FR-PT-KITSBS-24-08)
6.10. Formulir Evaluasi Harga Satuan Pengadaan Barang dan Jasa (FR-PT-KITSBS-24-09)
6.11. Formulir Usulan Stock Minimum / Seting Rop-Roq (FR-PT-KITSBS-52-02)
No Formulir
Revisi
Tanggal
Halaman
Tanggal : Nomor RPB/ RPJ : Pekerjaan :
8 Proses Pengadaan Tim Pejabat Pengadaan/…..
7 Persetujuan Manajer Manajer Sektor
Asman Enjiniring
6 Konfirmasi Anggaran
SPV Anggaran & Keuangan
Asman SDM & ADM
4 Usulan / TUG-5 Asman ……….
5 Proses Evaluasi & RAB
Inventory Control/
2 Check Stock Gudang TU. Gudang
3 Verifikasi TUG-5 Rendal
1 Usulan/ TUG 5 SPV/Fungsional…….
FORMULIR PENGENDALIAN DOKUMENPENGADAAN BARANG / JASA
NO. AKTIVITAS TANGGAL PELAKSANA DISPOSISI
PT PLN (PERSERO)
PEMBANGKITAN SUMBAGSEL
PALEMBANG
: FR-PT-KITSBS-21-01
:
PARAF
PT. PLN (PERSERO) No Formulir : FR-PT-KITSBS-24-02PEMBANGKITAN SUMBAGSEL Revisi : 00PALEMBANG Tanggal :
Halaman :
RKAP (Lampirkan Lembaran Kerja RKAP) LUAR RKAP (Lampirkan Form LUAR RKAP) KOREKTIF (Lampirkan Form WO) EMERGENSI (Lampirkan Form EMERGENSI)
(Berilah tanda contreng √)
Pada hari ini ……...............….. Tanggal …….. Bulan ……......………... Tahun 20.........
A. Telah bersama - sama melakukan pemeriksaan terhadap kebutuhan barang /jasa sebagai berikut :
1. …………………………………..
2. …………………………………..
B. Hasil pemeriksaan terhadap kebutuhan barang /jasa sebagai berikut :
1. …………………………………
2. …………………………………..
C. Analisa penyebab kebutuhan / kerusakan :
1. …………………………………
2. …………………………………..
D. Dampak kerusakan yang timbul :(Jelaskan dampak kerusakan terhadap operasional, finansial, dan K2L)
1. …………………………………
2. …………………………………..
E. Usaha - usaha yang telah dilakukan :
1. …………………………………
2. …………………………………..
F. History atau sejarah peralatan
G.
H. Solusi dan saran :
1. …………………………………2. …………………………………..
Tanggal…………….bulan …….................... Tahun 20….
1. Nama 1 :…………………………………………………
(Jelaskan usaha-usaha yg telah dilakukan untuk menagatasi kerusakan / indikasi kerusakan tersebut)
(Lampirkan history/sejarah peralatan, dan jika peralatan telah rusak lampirkan KK/WO nya)
Photo peralatan , gambar teknik, gambar desain dan gambar kerja(lamprkan foto peralatan, gambar design dan gambar kerja untuk memperjelas permintaan dan justifikasi)
Nomor : ……………….BA/ASMAN…………... /STAR/20…
(Tuliskan system, nama peralatan/komponen peralatan dan tag numbernya)
(Jelaskan hasil pemeriksaan yang telah dilakukan, dan jika barang telah rusak maka tuliskan nomor KK/WO-nya)
ASMAN ……….
BERITA ACARA KEBUTUHAN BARANG / JASA
(Tuliskan solusi/saran/rekomendasi)
Adapun kebutuhan barang / jasa tersebut dibutuhkan pada saat............................................
Demikian berita acara ini dibuat dengan sebenarnya dan penuh tanggung jawab.
Tarahan, tgl.......Bulan ................…tahun 20......
Mengetahui, Pemeriksa,
(Jelaskan apa yang menjadi akar maslah terjadinya kebutuhan / kerusakan)
2. Nama 2 :………………………………………………..
(Nama ASMAN)
PT PLN (PERSERO) No FormulirPEMBANGKITAN SUMBAGSEL RevisiPALEMBANG Tanggal
Halaman
Banyaknya D.O. No. Tgl.
Telah Diperiksa Sesuai Stock Gudang
Tanggal : Tarahan, ……………………………
Disetujui oleh :Asman …………………
( ) ( )( ) ( )
DAFTAR PERMINTAAN BARANG-BARANG
Diverifikasi oleh : Stock diperiksa oleh : Dibuat olehRendal …………… Petugas Gudang Spv ………………………….
Nomor : ………..TUG 5 / ASMAN………………../KITSBS /20..
No. Urut
Nama Barang (Ditulis selengkap-lengkapnya)
No. Normalisasi
Pemakaian rata-rata per-bln
Sisa Persediaan Permintaan Satuan Diberikan
: FR-PT-KITSBS-24-03: : :
Tarahan, ……………………………
( )
Keterangan
Dibuat olehSpv ………………………….
No Formulir : FR-PT-KITSBS-24-04Revisi :Tanggal : Halaman :
A Nama Pekerjaan/Program yang akan dilaksanakan (di luar RKAP):(Tuliskan nama pekerjaan/program yang akan dilaksanakan)
1 ..............................................................................
B Berdasarkan :1 Berita Acara Kebutuhan Barang/Jasa No......................................................2 Formulir Pekerjaan Emergensi SBS Palembang No..................................3 Formulir WO No.........................4 Lembaran Kerja RKAP 2011
C Mengingat pentingnya pekerjaan/program tersebut, maka mohon diproses dengan menyerap anggaran dari Pekerjaan/Program :(Tuliskan nama pekerjaan/program yang anggarannya akan di serap dan lampirkan lembar RKAP nya)
1 .......................................................................................................... Triwulan............................pada RKAP 20….
2 .......................................................................................................... Triwulan............................pada RKAP 20……
D Justifikasi Lainnya ……………..
Palembang, tgl....... Bulan................................. Tahun 20.....
Mengetahui, Diajukan oleh,
PT PLN (PERSERO)
PEMBANGKITAN SUMBAGSELPEMBANGKITAN Palembang
(Tuliskan nama Asman) (Tuliskan nama pegawai rendal)
KEBUTUHAN BARANG/JASA DI LUAR RKAPFORMULIR PERMINTAAN ANGGARAN
Nomor : .............. .L.RKAP/ASMAN ….........……/KITSBS/ 20......
No Formulir
Revisi
Tanggal
Halaman
UNIT # 3# 4Common ……..(Tuliskan nama Common)
DATA GANGGUAN :
Jam Gangguan : -Uraian Gangguan :
::
Akibat Gangguan : Kategori 1Unit TripUnit DeratingUnit tidak dapat dioperasikan
Kategori 2Pencemaran LingkunganMembahayakan keselamatan personilMenimbulkan kerugian financial yang besarBerdampak buruk terhadap kondisi sosial politik dan keamanan nasional maupun daerahBerdampak buruk terhadap citra atau image perusahaan
Perlatan yang rusak :Penyebab gangguan :
:Dampak Operasional :
Asman………………..
………………………….
USULAN PENANGGULANGAN :
Pengadaan / Perbaikan :Kajian Operasional / Finansial :
:
Proses Penunjukan Langsung :Alasan Penunjukan Langsung :Perkiraan Biaya :Sumber Anggaran :Perkiraan Waktu Penyelesaian :
Proses Lanjut : Perlu / Tidak Perlu Setuju Tidak setuju
Catatan :
:
Tanggal : Tanggal
(…………………) (…………………..)
Asman ..............................
..........................................
EVALUASI ENJINIRING KEPUTUSAN MANAGER
ASMAN ENJINIRING MANAGER
FORMULIR PEKERJAAN EMERGENSI
No : ……….EMG/ASMAN……./KITSBS/20……
Asman Operasi SPV/Fungsional ..............................................
…………………………… ..........................................................
PT PLN (PERSERO)
PEMBANGKITAN SUMBAGSEL
PALEMBANG
Lampiran: Formulir Pekerjaan Emergensi
KRETERIA PEKERJAAN EMERGRNCY
Pekerjaan emergency adalah pekerjaan yang harus segera dilakukan dengan waktu pelaksanaan tidak lrebih lama
: FR-PT-KITSBS-21-05
:
:
:
(…………………..)
Asman ..............................
..........................................
MANAGER
SPV/Fungsional ..............................................
..........................................................
Lampiran: Formulir Pekerjaan Emergensi
PT PLN (PERSERO) No .Formulir : FR-PT-KITSBS-21-06PEMBANGKITAN SUMBAGSEL No .RevisiPALEMBANG Tanggal
Halaman :
1 NAMA PEKERJAAN :2 BIDANG :3 NOMOR TUG 5 :
JumlahVol. Stn. Material Jasa Harga Keterangan
(Rp) (Rp) (Rp)
Jumlah -‐ PPN 10% -‐ Total -‐ Dibulatkan -‐
Keterangan :1 #####23
DISPOSISI :
RENCANA ANGGARAN BIAYA ( RAB )PENGADAAN BARANG DAN JASA
No. : .RAB / ENJ / KITSBS / 20…
Harga SatuanNo. Uraian Pekerjaan
Terbilang :
Diusulkan Oleh,
ASMAN ENJINIRING
(………………………..)
Menyetujui
MANAJER
No Formulir : FR-PT-KITSBS-24-07
Revisi :
Tanggal :
Halaman :
1. Dengan ini kami mengusulkan pengadaan barang seperti tercantum dibawah ini :
Jumlah Satuan Keterangan
Untuk memenuhi : (Nama pekerjaan)
Bidang : (bagian yang meminta)Dengan menggunakan anggaran : Rutin Pembangkit, Pos : Triwulan 1 th. sebesar :
2. Kebutuhan barang barang tersebut diatas adalah untuk :[ ] Investasi [ √ ] Operasi
3. Diusulkan pengadaan barang tersebut diatas dilakukan melalui :[ ] Pelelangan [ ] Pemilihan Langsung[ ] Penunjukan langsung [ ] Pengadaan Langsung
4. Anggaran tersedia dari :[ ] Rencana Kerja ( RK ) : No[ ] Surat Kuasa Kerja ( SKK ) : No[ ] Surat Kuasa Investasi ( SKI ) : No[ ] Khusus : No[ ] Rutin
Keterangan :
Posisi Anggaran Rutin :
Evaluasi / Usulan :
RENCANA PENGADAAN BARANG DAN JASA ( RPBJ )
Nomor : RPBJ/ENJ /KITSBS/20…Tanggal :
PT PLN (PERSERO)
PEMBANGKITAN SUMBAGSEL
PALEMBANG
No. Deskripsi permintaan
Yang mengusulkanASMAN ENJINERING
MANAJER
AnggaranTersedia/Tidak TersediaASMAN SDM & ADM
KeputusanSETUJU/TIDAK SETUJU
No Formulir : FR-PT-KITSBS-24-07
Revisi :
Tanggal :
Halaman :
1. Dengan ini kami mengusulkan pengadaan barang seperti tercantum dibawah ini :
Jumlah Satuan Keterangan
RENCANA PENGADAAN BARANG DAN JASA ( RPBJ )
Nomor : RPBJ/ENJ /KITSBS/20…Tanggal :
PT PLN (PERSERO)
PEMBANGKITAN SUMBAGSEL
PALEMBANG
No. Deskripsi permintaan
No Formulir : FR-PT-KITSBS-24-08Revisi :Tanggal : Halaman :
SEKTOR : JENIS MESIN : PLTUNOMOR : ............... EMG/KITSBS/20... NO. MESIN : UNIT 3
TANGGAL : 4
DATA GANGGUAN :
Jam Gangguan :Uraian Gangguan :
::
Akibat Gangguan : Unit Trip Unit Derating Unit tidak dapat dioperasikan
Perlatan yang rusak :Penyebab gangguan :
:Dampak Operasional :
USULAN PENANGGULANGAN :
Pengadaan / Perbaikan :Kajian Operasional / Finansial :
:
Proses Penunjukan Langsung :Alasan Penunjukan Langsung :Perkiraan Biaya :Sumber Anggaran :Perkiraan Waktu Penyelesaian :
Proses Lanjut : Perlu / Tidak Perlu
Catatan :
:
Tanggal : Tanggal :
Lampiran: Formulir Pekerjaan Emergensi
KRETERIA PEKERJAAN EMERGRNCY
Pekerjaan emergency adalah pekerjaan yang harus segera dilakukan dengan waktu pelaksanaan tidak lrebih lama dari 1 (satu) bulan, dengan ketentuan bila tidak segera dilaksanakan akan mengakibatkan sebagai berikut:
1 Mengancam keselamatan jiwa manusia dan / aset peralatan pembangkitan bila tetap dioperasikan.
MANAGER BIDANG PRODUKSI GENERAL MANAGER
FORMULIR PEKERJAAN EMERGENSI KIT
Manajer Sektor
EVALUASI BIDANG PRODUKSI KEPUTUSAN GENERAL MANAGER
Setuju Tidak setuju
Asman Operasi Asman ........................................... Asman Enjiniring
(……………………….) .......................................................
2 Berdampak terhadap kerugian biaya yang lebih besar .3 Bedampak pembangkit tidak dapat dioperasikan dan terjadi pemadaman pada sistem.4 Berdampak lebih buruk terhadap kondisi sosial politik dan keamanan nasional ataupun daerah.5 Berdampak lebih buruk terhadap citra atau image perusahan PLN.
PT. PLN (PERSERO) No .Formulir : FR-PT-STAR-21-09No .Revisi : 03Tanggal : 19 Maret 2013Halaman :
NAMA PEKERJAAN :
Jml Stn Harga Satuan (Rp)Local Transport
(Rp)ROK max 10%
Harga Satuan Sesudah Evaluasi
Keterangan: Palembang,Diperiksa oleh, Dibuat oleh,
1 Harga satuan belum termasuk PPn 10% Asman 2 Referensi harga dari
Nama / Deskripsi Barang
Rp9,340
PEMBANGKITAN SUMBAGSELPALEMBANG
EVALUASI HARGA SATUAN PENGADAAN BARANG DAN JASA
No. Norm. SistemPart No. / Kartu Gdg.
Item Name / Description VOLUME Harga Satuan FOB Tarahan (Rp) Evaluasi Inventory Control