PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING · PDF fileSESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA...
Transcript of PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING · PDF fileSESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA...
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P002
Halaman: 1/6
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA
BERSEMUKA
Tarikh: 22/08/2011
1.0 TUJUAN
Prosedur ini menerangkan proses perlaksanaan perkhidmatan sesi kaunseling individu secara bersemuka kepada klien.
2.0 SKOP
Prosedur ini menerangkan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam proses memberikan perkhidmatan sesi kaunseling individu secara bersemuka kepada klien.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Nombor Dokumen Tajuk Dokumen
Terkini Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30)
Terkini Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia 1998 (P.U.A 106)
Terkini Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Kaedah-kaedah Universiti Putra Malaysia (Tatatertib pelajar-pelajar) 2005 (P.U.A 499)
Terkini Akta Kaunselor 580,1998
UPM/HEPA/BHEP/SKP/B001 Kad Sulit Klien
OPR/HEPA/BR22/SKP Borang Persetujuan Termaklum
OPR/HEPA/BR23/SKP Borang Penilaian Perkhidmatan
UPM/OPR/HEPA/AK006/SKP Arahan Kerja Perlaksanaan Perkhidmatan Sesi Kaunseling Individu Secara Bersemuka (Pembantu Tadbir Kaunter)
UPM/OPR/HEPA/AK007/SKP Arahan Kerja Perkhidmatan Sesi Kaunseling Individu Secara Bersemuka (Pegawai Psikologi)
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P002
Halaman: 2/6
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA
BERSEMUKA
Tarikh: 22/08/2011
4.0 SINGKATAN DAN DEFINISI
TNC (HEPA) : Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) BHEP : Bahagian Hal Ehwal Pelajar KBHEP : Ketua Bahagian Hal Ehwal Pelajar SKP : Seksyen Kaunseling Pelajar KSKP : Ketua Seksyen Kaunseling Pelajar Kaunselor : Pegawai Psikologi yang ditempatkan di Seksyen Kaunseling
Pelajar dan mempunyai kelayakan profesional dalam mengendalikan sesi kaunseling
PTK : Pembantu Tadbir Kaunter Klien : Pelajar Universiti Putra Malaysia FPSM : Fakulti Pertanian Sains Makanan KB : Kampus Bintulu
5.0 TANGGUNG JAWAB
Timbalan Naib Canselor (HEP dan Alumni), Dekan FPSM, KBHEP dan KSKP bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan oleh semua Kaunselor, Pembantu Tadbir SKP dan klien semasa melalui proses perkhidmatan sesi kaunseling individu.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P002
Halaman: 3/6
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA
BERSEMUKA
Tarikh: 22/08/2011
6.0 CARTA ALIR
Kali Pertama
Susulan Ya Tidak
7.1 Mula
7.2 Menerima Klien
7.3 Isi Borang Temujanji
7.8 Pengesahan Sesi
7.7 Laksana Sesi
7.9 Isi Borang Penilaian
7.5 Isi Kad Sulit Klien
8.0 Tamat
7.4 Semak Status
Klien
7.6 Lengkap
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P002
Halaman: 4/6
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA
BERSEMUKA
Tarikh: 22/08/2011
7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Menerima Klien Minta kad matrik pelajar untuk direkodkan bagi tujuan pendaftaran. PTK 7.3 7.4
Isi Borang Temujanji Isi borang temujanji untuk tujuan rekod. Semak Status Klien
Klien
Semak status klien menggunakan sistem maklumat klien
berkomputer. PTK
a. Jika klien pertama kali mendapatkan perkhidmatan
kaunseling, ikut Langkah 7.5
b. Jika klien tersebut pernah mempunyai rekod kaunseling dan
memerlukan sesi susulan, ikut Langkah 7.7
7.5 Isi Kad Sulit Klien Isi kad sulit klien untuk tujuan rekod. Klien 7.6 Lengkap? a. Jika ya, ikut Langkah 7.7 b. Jika tidak, ulang semula Langkah 7.5 7.7 Laksana Sesi Laksana sesi kaunseling individu secara bersemuka bersama klien. Kaunselor
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P002
Halaman: 5/6
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA
BERSEMUKA
Tarikh: 22/08/2011
8.0 REKOD KUALITI
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Lokasi Penyenggara Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
UPM/HEPA/BHEP/SKP/ (No. Matrik) Fail Sulit Klien Kad Sulit Klien
(UPM/HEPA/BHEP/SKP/B001) Borang Persetujuan Termaklum
(OPR/HEPA/BR22/SKP) Borang Penilaian Perkhidmatan
(OPR/HEPA/BR23/SKP)
SKP, BHEP
Kaunselor/ PTK/ PTR
5 Tahun
TNC (HEPA), KBHEP
UPM/(KOD PTJ)/BHEP/ (No. Matrik) Fail Sulit Klien Kad Sulit Klien (UPM/(Kod
PTJ)/BHEP/B001) Borang Persetujuan Termaklum
(OPR/(KOD PTJ)/BR22) Borang Penilaian Perkhidmatan
(OPR/(KOD PTJ)/BR23)
BHEP KB Kaunselor/ PTK/ PTR
5 Tahun
DEKAN FPSM
7.8 Pengesahan Sesi Tandatangan kehadiran sesi. Klien 7.9 8.0
Isi Borang Penilaian Isi Borang Penilaian Perkhidmatan Seksyen Kaunseling Pelajar bagi tujuan analisis mutu perkhidmatan Seksyen Kaunseling Pelajar atau Isi Borang Maklumbalas Penamatan Sesi Kaunseling Invidividu Secara Bersemuka bagi kes penamatan sesi dengan kaunselor. Tamat
Klien
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P002
Halaman: 6/6
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA
BERSEMUKA
Tarikh: 22/08/2011
9.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak
Dilulus/ Diluluskan
Semula
Tarikh Kuatkuasa
02 01 - Keluaran Pertama untuk satu
persijilan TNC (HEPA) WP 22/08/2011