PROSEDUR KERJA PENGGUNAAN SISTEM … · c. Dosen yang lolos seleksi proposal penelitian dapat...
Transcript of PROSEDUR KERJA PENGGUNAAN SISTEM … · c. Dosen yang lolos seleksi proposal penelitian dapat...
PROSEDUR KERJA
PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENELITIAN
(SIMPEN)
LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAT
2014
1
PENDAHULUAN
Sistem informasi manajemen penelitian (SIMPEN) adalah suatu aplikasi yang dirancang untuk
mengelola pelaksanaan penelitian secara elektronik. Aplikasi ini dikembangkan dan sejak tahun
2012 dan masih terus disempurnakan sampai saat ini. Aplikasi SIMPEN ini wajib digunakan untuk
menyimpan semua data penelitiandan abdimas yang dilakukan dosen UT, mulai dari proposal, hasil
penilaian proposal, laporan kemajuan penelitian, laporan penelitian, artikel penelitian, sampai
laporan penggunaan dana penelitian. Selain itu, SIMPEN juga menyediakan fasilitas bagi para dosen
UT untuk menyimpan informasi tentang seminar-seminar yang sudah pernah diikuti, artikel-artikel
yang dipublikasikan pada jurnal ilmiah, serta buku hasil tulisan mereka yang sudah diterbitkan
beserta softcopynya.
Prosedur Kerja Penggunaan SIMPEN ini dikembangkan untuk memandu para dosen UT agar dapat
menggunakan SIMPEN secara mudah sehingga dapat memanfaatkan aplikasi ini seluas-luasnya
untuk kepentingan penyimpanan semua data akademik, yang berupa data penelitian yang pernah
dilakuakan, seminar yang pernah diikuti, artikel yang dipublikasikan jurnal, maupun buku yang
pernah diterbitkan. Apabila semua dosen selalu mengisikan data terkait pada SIMPEN maka LPPM
akan dapat membuat laporan tentang data penelitian, seminar, maupun publikasi ilmiah dengan
data yang lebih akurat. Akses terhadap data tersebut serta akurasi data yag dilaporkan sangat
penting bagi UT untuk menerbitkan berbagai laporan mengenai ketercapaian Target Rencana
Operasional (Renop) UT per tahun, laporan kinerja publikasi UT untuk laporan BLU, penilaian kinerja
penelitian untuk DIKTI, dan sebagainya. Oleh karenanya, kesediaan para dosen sangat diharapkan
untuk mengisi dan memanfaatkan aplikasi ini secara rutin.
Kami menyadari bahwa Aplikasi SIMPEN ini masih jauh dari sempurna dan masih perlu terus
disempurnakan, terutama fasilitas untuk penyimpanan data abdimas. Oleh karenanya, masukan dan
saran dari para dosen pengguna sangat diharapkan untuk penyempurnaan aplikasi ini. Semua saran
dan masukan perbaikan silahkan dikirimkan secara tertulis melalui [email protected] atau
Tangerang Selatan, 18 Desember 2014 Ketua Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
Ir. Kristanti Ambar Puspitasari, MEd, PhD NIP 19610212 198603 2 001
2
1. Cara Mengakses SIMPEN Untuk mengakses SIMPEN, peneliti dapat masuk kehalaman LPPM UT (www.lppm.ut.ac.id) di
website UT (www.ut.ac.id). Caranya, pilih menu Tentang UT dan kemudian klik menu
PENELITIAN DAN ABDIMAS. Tampilan halaman LPPM yang terlihat akan seperti pada Gambar 1
Gambar 1. Tampilan halaman web LPPM
Pada bagian kanan webpage LPPM terdapat beberapa Menu. Untuk masuk ke SIMPEN: klik
SIMPEN (Sistem Informasi Manajemen Penelitian) pada menu penelitian LPPM.
Untuk masuk ke SIMPEN Anda harus mengisi NIP (tanpa spasi) dan password. Default password
adalah 123. Disarankan anda segera mengubah password setelah menggunakan SIMPEN.
2. Cara Mencari Data NIP
Seandainya anda lupa NIP Anda, klik Cek Data Edukatif yang tersedia pada menudi sebelah kiri
halaman login dengan memasukkan nama. Kalau nama Anda sudah terdaftar pada database
SIMPEN, maka nama Anda akan muncul beserta data NIP,NIDN dan alamat email. Kalau nama
yang dicari tidak muncul, artinya data belum terdaftar di database kepegawaian UT pada awal
Klik submenu
SIMPEN
3
pengembangan SIMPEN. Bila Anda mengalami hal ini, segeralah laporkan data Anda ke LPPM
([email protected]) agar data Anda dapat di-entry oleh operator SIMPEN di LPPM.
3. Cara Login
Gambar 2. Tampilan Halaman Muka SIMPEN
Klik
4
4. Cara Mengecek Data Diri
Periksalah akurasi data diri Anda di SIMPEN. Sesuaikan semua perubahan data yang pernah
dialami, misalnya sudah ada tambahan gelar, perubahan golongan dan jabatan akademik,
perubahan unit kerja, perubahan alamat dan atau alamat email, perubahan nomor rekening,
dan sebagainya. Menu Data Diri terdapat di kolom sebelah kiri atas halaman SIMPEN.
Gambar 3. Tampilan Halaman SIMPEN dan Menu Data Diri Anda
Menu Data Diri berisi informasi tentang data diri peneliti, termasuk Nomor Rekening Bank. Apabila
ada perubahan data, segera lakukan perbaikan melalui menu ini. Gambar di bawah adalah tampilan
halaman setelah Anda meng-klik menu Data Diri.
Klik
disini
jika
ingin
edit
Klik
6
5. Cara Mengganti Password
Menu Ganti Password digunakan untuk mengganti password. Klik disini bila ingin mengganti
password kemudian ikuti petunjuk yang diberikan. Karena data peneliti bersifat rahasia, maka
setiap peneliti dianjurkan untuk mengganti password. Gunakan password yang mudah Anda
ingat.
Gambar5. Tampilan Halaman Ganti Password
Dalam setiap kegiatan penelitian, SIMPEN wajib diisi oleh Peneliti dan Pereview Proposal/Laporan
Penelitian.
Klik Tampilannya
seperti ini
7
A. Bagi Calon Peneliti/Peneliti
1. Cara Memasukkan Nama Peneliti Anggota non Dosen
Sebelum mengunggah proposal penelitian Anda, isikan terlebih dahulu data anggota Tim
Peneliti Anda yang tidak berstatus sebagai dosen UT. Peneliti biasanya menggunakan tenaga
staf administrasi untuk membantu kelancaran proses penelitian mereka. Menu Anggota
Administrasi digunakan untuk menambahkan data staf administrasi yang menjadi Anggota
Tim Peneliti Anda bila data tersebut belum termuat pada database simpen.
Gambar 6. Tampilan Halaman untuk Meng-entry Data Staf Administrasi
Klik
8
2. Cara Menambahkan Data Peneliti Non-UT Untuk Penelitian Kerjasama, peneliti wajib melibatkan dosen non-UT sebagai Anggota Tim
Peneliti. Menu Anggota Edukatif Non-UT merupakan fasilitas yang disediakan untuk meng-
entry data dosen luar UT yang terlibat dalam penelitian.
Gambar 7. Tampilan Halaman untuk Meng-entry Data Dosen Non-UT
Klik
9
3. Cara Menggunggah Proposal Penelitian Menu Proposal Penelitian adalah fasilitas untuk mengirimkan proposal penelitian pada
tahun berjalan.
Klik Menu Proposal Penelitian lalu pilih Kirim Proposal
Gambar 8. Tampilan untuk Mendaftarkan Data Proposal Penelitian
Klik
Pilih
10
setelah masuk ke Menu Proposal Penelitian, isikan data proposal Anda pada kolom yang
diminta dengan benar. Judul Penelitian, Bidang Penelitian, Jenis Penelitian, Usulan Dana,
dan sebelum mengunggah proposal penelitian, pastikan dokumen diketik dengan
menggunakan perangkat lunak Microsoft Words versi 2003 atau 2007. Ukuran file jangan
melebihi 5 MB. Karena itu, usahakan jangan terlalu banyak gambar di dalam proposal Anda.
Gambar 9. Tampilan Halaman meng-unggah proposal penelitian
Klik
11
3.a Cara Masukkan Anggota anda
Bila sudah berhasil Upload, pilih Daftar semua Proposal, pilih Tahun berjalan Jangan lupa
untuk memasukkan data anggota peneliti lainnya bila anda meneliti dengan teman anda.
Caranya dengan meng-klik menu yang menunjukkan gambar orang / tulisan Anggota
edukatif. Setelah semua data yang diminta diisikan, klik Kirim Proposal yang ada di bagian
kiri bawah.
Gambar 10. Tampilan untuk Mendaftarkan Anggota Penelitian
12
3.b. Penambahan Data Anggota Peneliti Edukatif
Untuk memasukkan Anggota anda pertama pilih Fakultas teman anda, baru mulai
pencarian Nama Teman anda
Gambar 11. Tampilan untuk memasukkan Anggota Peneliti Edukatif
13
4. Cara Memasukkan data Kemajuan Penelitian
Data proposal Anda pada menu Proposal Penelitian akan hilang bila tahap seleksi proposal
pada tahun berjalan telah selesai dilaksanakan. Data proposal penelitian yang sudah
disetujui atau dinyatakan lolos seleksi dan berhak didanai akan berpindah ke Menu Progress
Penelitian. Pada Menu Progress Penelitian Anda dapat mengunduh Surat Perjanjian
Penelitian bila sudah diunggah oleh LPPM.
Menu Progres Penelitian adalah menu untuk melaporkan progress penelitian yang sedang
Anda laksanakan.
a. Kalau proposal Anda lolos seleksi maka data penelitian Anda akan terdaftar pada menu
ini.
b. Sebaliknya, bila proposal penelitian Anda tidak lolos seleksi maka datanya tidak akan
muncul pada menu ini.
c. Dosen yang lolos seleksi proposal penelitian dapat mengunduh atau mendownload surat
perjanjian penelitian melalui menu ini.
d. Anda harus mengisi form yang tersedia sesuai kemajuan penelitian tahap-1/tahap-2 dari
penelitian Anda.
Gambar 12. Tampilan Halaman Proposal Penelitian Setelah Lolos Seleksi
untuk Melaporkan Kemajuan Penelitian
Klik
14
5. Cara mengunggah Laporan Akhir Penelitian Menu Laporan akhir penelitian adalah fasilitas untuk mengunggah Laporan Akhir dan Artikel
Penelitian.
Gambar 13. Tampilan halaman untuk Mengungah Laporan Akhir dan Artikel Penelitian.
Klik
15
B. Bagi Reviewer Peneliti
1. Cara Melihat Data Penelitian yang Harus Direview
Menu Review ProposalPenelitian ini adalah fasilitas bagi penelaah (reviewer) untuk:
a. Mengetahui data penelitian yang harus ditelaah dan dinilai.
b. Mengunduh proposal yang akan ditelaah. Proposal wajib ditelaah menggunakan Track
Changes dan New Comment yang ada pada menu Review di MS Words. Hal ini penting
karena penelaah bukan hanya bertugas menilai proposal tapi juga memberikan masukan
ke peneliti untuk meningkatkan kualitas proposal. Nilai proposal sebagai bahan
timbangan untuk seleksi
c. Mengunggah hasil review sebagai masukan bagi peneliti.
d. Mengunggah hasil penilaian sebagai masukan untuk penentuan pemenang seleksi
proposal.
Gambar 14. Halaman Reviewer Proposal Penelitian
Klik
Klik
16
2. Cara Memasukkan Data Hasil Desk Evaluation Penilaian proposal
Gambar 15. Halaman Reviewer Proposal Penelitian
Proses mereview proposal penelitian ini dilakukan dalam dua tahap yaitu desk evaluation dan presentasi proposal, yang dilakukan oleh dua orang pereview.
Klik Nama
peneliti
Klik untuk menilai
17
Gambar 16. Halaman Penilaian desk evaluation
Setelah proposal dinilai pastikan Anda memasukkan nilai proposal penelitian (hasil desk evaluation dan hasil presentasi proposal) sebelum batas waktu yang ditentukan. Proposal penelitian dinilai oleh dua orang penilai. Keterlambatan Anda dalam memasukkan data nilai proposal akan merugikan calon peneliti karena dapat mengakibatkan proposal penelitian tidak dapat diikutkan dalam rapat penentuan pemenang seleksi proposal penelitian.
Gambar 17. Halaman Penilaian desk evaluation
18
Pastikan Anda telah mengisi kolom Rekomendasi Dana dan Komentar sebagaimana
rekomendasi Anda setelah menilai proposal tersebut.
3. Cara Memasukkan Data Kemajuan Penelitian
Menu Kemajuan Penelitian adalah fasilitas bagi penelaah untuk melihat kemajuan penelitian
dan memberikan masukan kepada peneliti.
Gambar 18. Halaman Kemajuan Penelitian
Pastikan Anda telah mengirimkan masukan terhadap laporan penelitian pada menu yang
disediakan.
Klik
19
C. Bagi Dosen yang akan Melakukan Abdimas
1. Cara Mengunggah Proposal Abdimas
Menu Proposal Abdimas disediakan untuk mengunggah proposal Abdimas yang diusulkan oleh
dosen UT ke LPPM.
Gambar 19. Halaman Proposal Abdimas
Klik
20
2. Menu Review Abdimas Dosen adalah menu yang disediakan bagi reviewer yang diberi tugas
untuk menelaah proposal Abdimas. Melalui menu ini reviewer dapat :
a. Mengetahui data proposal Abdimas yang harus ditelaah dan dinilai.
b. Mengunduh proposal yang akan ditelaah. Proposal wajib ditelaah menggunakan Track
Changes dan New Comment yang ada pada menu Review di MS Words. Dalam penelaah
ini reviewer bukan hanya bertugas menilai proposal Abdimas saja tetapi juga
memberikan masukan untuk meningkatkan kualitas proposal.
c. Mengunggah hasil review sebagai masukan bagi pelaksana Abdimas
d. Mengunggah hasil penilaian sebagai masukan untuk penentuan pemenang seleksi
proposal.
Gambar 20. Halaman Review Abdimas Dosen
Klik
21
D. Bagi Semua Dosen UT
1. Cara Mencari Data Penelitian yang Pernah Dibiayai UT/Dikti
Menu Pencarian Data merupakan fasilitas untuk melihat daftar laporan penelitian yang
tersimpan diSIMPEN.
Gambar 21. Menu Pencarian Data pada SIMPEN
Klik
22
2. Cara Mencari Data Penelitian Sendiri
Menu Penelitian saya adalah fasilitas yang disediakan untuk melihat daftar laporan
penelitian yang dimiliki oleh peneliti baik sebagai Ketua ataupun Anggota, yang tersimpan di
SIMPEN.
Gambar 22. Tampilan Menu Penelitian Saya
Klik
Klik
23
3. Cara Memasukkan Data Publikasi Artikel Jurnal
Menu Penulisan Artikel Jurnal adalah fasilitas yang disediakan bagi dosen UT/peneliti untuk
menyimpan artikel yang diterbitkan di jurnal ilmiah.
Gambar 23. Halaman Penelitian Saya
Isikan semua informasi mengenai artikel Anda yang pernah dipublikasikan pada jurnal
ilmiah. Penyimpanan data dan softfile artikel Anda pada SIMPEN akan memudahkan pada
saat harus mengisi SIPKD ataupun pada saat menyusun pengajuan usulan kenaikan jabatan.
File artikel yang diunggah sebaiknya adalah file artikel yang sudah dimuat pada jurnal, bukan
file artikel yang asli dari penulis. Artikel diunggah dalam bentuk pdf. Isikan juga alamat
websitu jurnal terkait. Informasi ini penting untuk membuktikan bahwa artikel jurnal dapat
diakses secara online, yang saat ini sudah menjadi salah satu persyaratan jurnal yang dapat
dinilai untuk keperluan pengajuan usulan kenaikan jabatan akademik.
Klik
Klik
24
Gambar 24. Halaman Pengisian Data Baru Artikel
4. Cara Memasukkan Data Seminar
Mencari Menu Seminar adalah fasilitas untuk menyimpan kegiatan seminar yang pernah
diikuti dan juga untuk mengunggah artikel yang disajikan pada seminar terkait.
Gambar 25. Tampilan Menu Seminar pad SIMPEN
Klik
Klik
25
Gambar 26. Halaman Seminar
Penyimpanan data dan softfile artikel Anda pada SIMPEN akan memudahkan pada saat harus
mengisi SIPKD ataupun pada saat menyusun pengajuan usulan kenaikan jabatan.
5. Cara Memasukkan Data Buku yang Pernah Diterbitkan
Menu Penulisan Buku adalah fasilitas untuk mencatat/memasukkan data buku/modul yang
ditulis oleh dosen dan sudah diterbitkan.
pilih
27
6. Mencari Data Dosen UT
Menu Data Akademisi UT adalah fasilitas untuk melihat data dosen UT yang terdaftar di
SIMPEN.
Gambar 29. MenuData Akademisi UT pada SIMPEN
Klik