prosedur evaluasi rekanan

Click here to load reader

  • date post

    08-Dec-2015
  • Category

    Documents

  • view

    51
  • download

    6

Embed Size (px)

description

sistem manajemen mutu ISO 9001 :2008

Transcript of prosedur evaluasi rekanan

  • PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI

    REKANAN

    No. Dokumen : PT-KITSBS-20 No. Revisi : 00 Tanggal : April

    Halaman : i dari iv

    LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN

    DIBUAT OLEH

    No Nama Jabatan Tanda Tangan

    1. RM. Yasin Effendi PLT DM ADM Umum & Fas

    2. Abdan Syakuro PLT DM Akuntansi

    3. Bambang SA DM Pemeliharaan

    4. Nursalim PLT DM Enjiniring

    DIPERIKSA OLEH

    No Nama Jabatan Tanda Tangan

    1. Andi Aziz Wakil Manajemen

    2. Budi Widi Asmoro Manajer Enjiniring

    3. Ikram Manajer Produksi

    4. Nyimas Rosdiana Manajer Keuangan

    5. Suparyanto Manajer SDM & Umum

    DISETUJUI OLEH

    No Nama Jabatan Tanda Tangan

    1. Ruly Firmansyah General Manager

  • PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI

    REKANAN

    No. Dokumen : PT-KITSBS-20 No. Revisi : 00 Tanggal : April

    Halaman : ii dari iv

    DAFTAR ISI

    Uraian Halaman

    LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN .................................................................... i

    DAFTAR ISI .................................................................................................... ii

    DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI ................................................... iii

    DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN ...................................................................... iv

    1. TUJUAN ...................................................................................................... 1

    2. LINGKUP ..................................................................................................... 1

    3. REFERENSI .................................................................................................. 1

    4. DEFINISI ..................................................................................................... 1

    5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB ............................................................. 1

    6. LAMPIRAN ................................................................................................... 2

  • PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI

    REKANAN

    No. Dokumen : PT-KITSBS-20 No. Revisi : 00 Tanggal : April

    Halaman : iii dari iv

    DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI

    No Unit Kerja Salinan Dokumen

    1. Wakil Manajemen/Sekretariat SMT MASTER

    2. Seluruh Karyawan Softcopy

  • PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI

    REKANAN

    No. Dokumen : PT-KITSBS-20 No. Revisi : 00 Tanggal : April

    Halaman : iv dari iv

    DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN

    No Tgl Hlm Uraian yang diubah Uraian Perubahan Disahkan

    oleh

  • PROSEDUR SELEKSI & EVALUASI REKANAN

    No. dokumen : PT-KITSBS-20 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman : 1 dari 2

    1. TUJUAN

    Prosedur ini digunakan sebagai panduan dalam melakukan seleksi rekanan baru dan evaluasi

    rekanan atas kemampuan mereka dalam memenuhi persyaratan yang ditetapkan.

    2. LINGKUP

    Ruang lingkup prosedur ini mencakup pemilihan dan evaluasi kinerja rekanan untuk

    menentukan rekanan yang layak bekerjasama di Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan

    Sumbagsel.

    3. REFERENSI

    3.1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 7.5.1 Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa

    3.2. Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.4.6 Pengendalian Operasional

    3.3. Persyaratan SMK3 PP 50/2012, Elemen 3.2.3. kontrak ditinjau ulang untuk menjamin bahwa

    pemasok dapat memenuhi persyaratan keselamataan dan kesehataan kerja bagi pelanggan

    3.4. Persyaratan PAS 99: 2012, Klausul 8.1 Perencanaan dan Pengendalian Operasional

    4. DEFINISI

    4.1 Rekanan

    Organisasi atau individu orang memasok barang dan atau jasa untuk mendukung kelancaran

    operasional Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel.

    4.2 Daftar Rekanan Terseleksi (DRT)

    Daftar yang memuat mitra kerja/ rekanan Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan

    Sumbagsel yang telah lolos seleksi sebagai rekanan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan.

    5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

    5.1 Pendaftaran Rekanan

    5.1.1 Rekanan yang akan memasok barang atau jasa diwajibkan untuk melakukan

    pendaftaran secara online melalui situs e-procurement PLN dan menyerahkan berkas

    pendaftaran ke PLN. Pendaftaran rekanan e-procurement PLN dilakukan melalui

    pengisian Form Registrasi Vendor yang tersedia di alamat internet http: //info@pln-

    kitsbs.co.id

    5.1.2 Setelah mendaftar secara online, rekanan wajib mengajukan surat permohonan menjadi

    Penyedia Barang/ Jasa kepada Kantor Induk PT. PLN Pembangkitan Sumbagsel melalui

    Manajer Bidang SDM & Umum yang dilengkapi dengan copy berkas pendukung sesuai

    jenis perusahaan.

  • PROSEDUR SELEKSI & EVALUASI REKANAN

    No. dokumen : PT-KITSBS-20 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman : 2 dari 2

    5.1.3. Manajer Bidang SDM & Umum melalui Deputi Manajer ADM Umum & fasilitas akan

    memeriksa atau memverifikasi terhadap data atau berkas pendukung pendaftaran

    tersebut diatas dan atau tindakan-tindakan lain yang diperlukan dalam rangka

    memberikan persetujuan atau penolakan terhadap pendaftaran rekanan.

    5.1.4. Persetujuan atau penolakan terhadap pendaftaran rekanan akan diambil Manajer Bidang

    SDM & Umum yang kemudian menyampaikannya melalui Nota Dinas kepada Manajer

    Bidang Enjiniring untuk selanjutnya di approve di portal e-procurement.

    5.2 Evaluasi Rekanan

    5.2.1 Direksi pekerjaan dan Manajer Bidang SDM & Umum terkait dengan kontrak melakukan

    penilai terhadap setiap proses penerimaan barang/ jasa dengan menggunakan formulir

    Evaluasi Rekanan (FR-PT-KITSBS-21-02) dan lampiran (PT-KITSBS-21-Lamp ii)

    5.2.2 Staf logistik mengevaluasi setiap tahun terhadap rekanan yang telah memasok barang

    atau jasa dengan menggunakan Formulir Evaluasi Rekanan (FR-PT-KITSBS-21-02) yang

    merupakan rekapan dari hasil penilaian Direksi pekerjaan.

    5.2.3 Hasil evaluasi tersebut dikategorikan dalam : Direkomendasikan dan Tidak

    Direkomendasikan. Rekanan yang masuk kategori Direkomendasikan akan tetap

    dijadikan rekanan dan dimasukkan dalam Daftar Rekanan Terseleksi untuk periode satu

    tahun berikutnya, sedangkan kategori Tidak Direkomendasikan akan dikeluarkan dari

    Daftar Rekanan Terseleksi untuk 2 (dua) tahun berikutnya.

    5.2.4 Staf logistik harus memastikan bahwa seluruh rekanan yang memiliki nilai baik dari

    evaluasi dimasukkan dalam Formulir Daftar Rekanan Terseleksi pada periode berikutnya

    dan dilakukan pemutakhiran rekaman Daftar Rekanan Terseleksi setiap tahun (Formulir

    Daftar Rekanan Terseleksi FR-PT-KITSBS-21-01)

    5.2.5 Kinerja dari rekanan akan ditinjau dalam Rapat Tinjauan Manajemen.

    6. LAMPIRAN

    6.2. Lampiran Kriteria Evaluasi Rekanan (PT-KITSBS-20)

    6.2. Formulir Daftar Rekanan Terseleksi (FR-PT-KITSBS-20-01)

    6.3. Formulir Evaluasi Rekanan (FR-PT-KITSBS-20-02)

  • No. Dokumen : FR-PT-KITSBS-20-02Revisi : 00Tanggal : AprilHalaman :

    Tanggal : Periode Evaluasi :

    Produk / Jasa Usaha :

    5 3 1 Jml 5 3 1 Jml 5 3 1 Jml 5 3 1 Jml 5 3

    1 Mutu Produk / Jasa

    2 Harga

    3 Waktu Pengiriman

    4 Jumlah Pengiriman

    5 Kepatuhan terhadap SMT

    6 Dokumentasi

    7 Purnajual/ Masa Pemeliharaan

    Total

    Rata - rata

    a Digunakan kembali

    b Digunakan dengan catatan

    c Tidak digunakan

    *) Tidak Baik = 1, Baik = 3, Sangat Baik = 5 ( Kriteria pada Lampiran )

    **) Point a Jika Rata-rata Nilai lebih besar dari 3Point b Jika Rata-rata Nilai antara 2 s.d 3 Point c Jika Rata-rata Nilai kurang dari 2

    Hasil Evaluasi **)

    No. Kriteria Penilaian *)Nama Rekanan

    EVALUASI REKANAN

    MB SDM & UmumSpv Atas General Manager Diketahui OlehDiperiksa Oleh Dibuat Oleh

  • ........................ ) ( ....................... ) ........................ )

  • : FR-PT-KITSBS-20-02

    1 Jml

    Nama Rekanan

  • FR-PT-KITSBS-21-02 / Lampiran

    LAMPIRAN EVALUASI REKANAN :

    Mutu Produk

    / Jasa

    Harga

    Waktu

    Pengiriman

    Jumlah

    Pengiriman

    Kepatuhan

    Keselamatan Ke-

    tenaga-listrikan

    & Lingkungan

    (K2L)

    Dokumentasi *)

    TIDAK lengkap + jelas penagihan TIDAK lengkap

    1

    tidak ada reject dari jumlah

    2

    3

    No.

    kali Komplain atau reject

    Hanya terdapat 1 ( satu ) kali Terdapat lebih dari 1 ( satu )Tidak ada Komplain atau

    Komplain atau ditemukan

    KRITERIA

    Sangat Baik : 5 Baik : 3 Tidak Baik : 1

    kenaikan harga kali kenaikan harga

    Terjadi Lebih dari 1 ( satu )

    Tidak ada Komplain K2L Hanya terjadi 3 ( tiga ) kali

    penagihan lengkap + jelas

    pengiriman barang dan pendukung dari pengiriman

    pengiriman

    Dikirim sesuai permintaan

    pengiriman

    perubahan jumlah

    Hanya terjadi 3 ( tiga ) kali

    dokumen pendukung dari

    Terjadi lebih dari 3 ( tiga )

    6

    5

    lebih 1 % dari jumlah total

    Tidak ada Kenaikan Harga Hanya terjadi 1 ( satu ) kali

    pengiriman

    reject kurang 1 % dari

    KONDISI

    Dalam Satu Periode Penilaian :

    pengiriman

    dan jelas

    total pengiriman

    keterlambatan pengiriman

    jumlah total pengiriman

    4

    Tidak ada keterlambatan Hanya terjadi 3 ( tiga ) kali

    Dokumen pendukung dari Terdapat 3 ( tiga ) dokumen

    komplain K2L

    barang dan saat penagihan