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1 PROPUESTA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL INVENTARIO EN LA EMPRESA STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS” KAREN MARGOTH PEÑA CABIELES EDUARDO MOLINA ARIZA JOSE JAVIER SIERRA BARAHONA MONOGRAFIA ING. HUMBERTO GUERRERO SALAS UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS BOGOTA 2016
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PROPUESTA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL INVENTARIO EN
LA EMPRESA STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS”
KAREN MARGOTH PEÑA CABIELES
EDUARDO MOLINA ARIZA
JOSE JAVIER SIERRA BARAHONA
MONOGRAFIA
ING. HUMBERTO GUERRERO SALAS
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS
BOGOTA
2016
2
Nota de aceptación
_____________________________________
Ing. Humberto Guerrero Salas
Director
_____________________________________
Ing. Roberto Vergara
Jurado
Bogotá, 16 de Junio de 2016
El proyecto de grado titulado PROPUESTA
PARA LA ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN
DEL INVENTARIO EN LA EMPRESA
STEREN COLOMBIA “ELECTTRON
COLOMBIA SAS”, presentado por Karen
Margoth Peña Cabieles, Eduardo Molina
Ariza y José Javier Sierra Barahona cumple
con los requisitos mínimos establecidos por la
Universidad Distrital Francisco José de
Caldas para optar por los títulos de
Tecnología Industrial, Ingeniería Mecánica y
Tecnología Industrial respectivamente.
3
DEDICATORIA
A nuestros familiares y personas allegadas por su apoyo incondicional en la
consecución de nuestros logros personales y profesionales.
4
AGRADECIMIENTOS
Nuestros más profundos agradecimientos a docentes y compañeros que
contribuyeron en la obtención de este nuevo logro en nuestras vidas.
5
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN __________________________________________________________ 8
1 PRESENTACIÓN ______________________________________________________ 10
1.1 LA EMPRESA __________________________________________________________ 10
1.1.1 RESEÑA HISTORICA STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS” _________________ 10
1.1.2 MISIÓN DE STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS” ________________________ 11
1.1.3 VISIÓN DE STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS” ________________________ 12
1.2 ANTECEDENTES _______________________________________________________ 12
2 EL PROBLEMA _______________________________________________________ 13
2.1 JUSTIFICACION ________________________________________________________ 13
2.2 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ____________________________________________ 13
2.3 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA __________________________________________ 16
2.4 OBJETIVOS ___________________________________________________________ 16
2.4.1 OBJETIVO GENERAL __________________________________________________________ 16
2.4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ______________________________________________________ 16
2.5 METODOLOGIA _______________________________________________________ 17
2.5.1 TIPOS DE INFORMACIÓN Y CONSECUCIÓN ________________________________________ 17
2.5.2 FASES DEL PROYECTO ________________________________________________________ 18
2.6 DELIMITACIÓN ________________________________________________________ 19
3 MARCO REFERENCIAL _________________________________________________ 20
3.1 INVENTARIOS _________________________________________________________ 20
3.1.1 LA GESTIÓN DE STOCKS _______________________________________________________ 20
3.1.2 CLASES DE STOCKS ___________________________________________________________ 22
3.1.3 TIPOS DE SISTEMAS EN GESTIÓN DE STOCKS ______________________________________ 27
6
3.1.4 CLASIFICACIÓN DEL INVENTARIO SEGÚN SU IMPORTANCIA MEDIANTE CRITERIO ABC _____ 28
3.1.5 COMPORTAMIENTO DEL STOCK ________________________________________________ 29
3.1.6 METODO DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS _______________________________________ 36
3.2 DISEÑO DE ALMACENES Y CENTROS DE DISTRIBUCIÓN ________________________ 37
3.2.1 DIFERENCIA ENTRE ALMACÉN Y CENTRO DE DISTRIBUCIÓN __________________________ 38
3.2.2 LAYOUT DE UN ALMACÉN O UN CENTRO DE DISTRIBUCIÓN __________________________ 39
3.2.3 DISEÑO DE LAS INSTALACIONES ________________________________________________ 39
3.2.4 OBJETIVO DEL LAYOUT _______________________________________________________ 40
3.3 METODOS DE PRONOSTICOS _____________________________________________ 41
4 DESARROLLO DE LA PROPUESTA ________________________________________ 43
4.1 DIAGNÓSTICO ________________________________________________________ 43
4.1.1 MATRIZ DOFA _______________________________________________________________ 43
4.2 LEVANTAMIENTO DE PLANOS ____________________________________________ 48
4.3 DEFINICIÓN DEL MÉTODO DE INVENTARIOS PROPUESTO ______________________ 48
4.4 PROPUESTA DE UBICACIÓN Y NIVELES DE STOCK ÓPTIMO _____________________ 49
4.4.1 CLASIFICACIÓN DE PRODUCTOS BAJO EL CRITERIO DE ABC___________________________ 49
4.4.2 ELABORACIÓN STOCK MÁXIMO Y MÍNIMO POR PRODUCTO _________________________ 49
4.4.3 ASIGNACIÓN SUGERIDA EN LA UBICACIÓN DE LOS PRODUCTOS EN EL ALMACÉN ________ 50
4.5 PROCEDIMIENTO PROPUESTO PARA LA TOMA FISICA DEL INVENTARIO __________ 54
4.5.1 EVALUACION DEL PROCESO DE TOMA FISICA DE INVENTARIO ________________________ 57
4.5.2 ACTA DE INVENTARIO ________________________________________________________ 58
4.6 PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS PARA INGRESO Y SALIDA DE MERCANCIAS ______ 58
CONCLUSIONES __________________________________________________________ 59
BIBLIOGRAFÍA ___________________________________________________________ 60
ENLACES WEB ___________________________________________________________ 60
ANEXOS ________________________________________________________________ 61
7
INDICE DE TABLAS
Tabla 1 Características de la demanda (Tomado del texto investigación de
Operaciones de H.A. Taha, 1991) ____________________________________ 31
Tabla 2 Tabla 3 Características de la demanda (Tomado del texto investigación de
Operaciones de H.A. Taha, 1991) ____________________________________ 32
Tabla 4 Diferencias entre las características de un almacén y un centro de
distribución ______________________________________________________ 38
Tabla 5 METODOS DE PREDICCION ________________________________ 42
Tabla 6 Tabulación respuestas empleados del área de almacén STEREN
COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS” ___________________________ 44
Tabla 7 Matriz DOFA con base a las Fortalezas _________________________ 45
Tabla 8 Matriz DOFA con base a las Debilidades ________________________ 46
INDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1 Diagrama causas y Efecto área de almacén STEREN COLOMBIA
“ELECTTRON COLOMBIA SAS” _____________________________________ 15
Ilustración 2 _____________________________________________________ 33
Ilustración 3 _____________________________________________________ 34
Ilustración 4 _____________________________________________________ 35
Ilustración 5 _____________________________________________________ 35
Ilustración 6 _____________________________________________________ 40
Ilustración 7 Plano del almacén de “STEREN COLOMBIA”ELECTTRON
COLOMBIA SAS” Escala 1:1000 _____________________________________ 47
Ilustración 8 Plano del almacén con zonificación propuesta para “STEREN
COLOMBIA”ELECTTRON COLOMBIA SAS” ___________________________ 53
8
INTRODUCCIÓN
El manejo de los productos que están bajo responsabilidad de las empresas, a
través de sus trabajadores y los mecanismos de clasificación, registro, orden y
control, han de ser claros, precisos y metódicos. Bajo estos criterios se podrá, en
primera instancia medir el grado de organización, eficiencia, eficacia y economía
en el desarrollo de su actividad, además de conseguir la confiabilidad y utilidad de
la información contable y finalmente facilitar el ejercicio del control y la evaluación
del cumplimiento de su objeto productivo.
En respuesta a la necesidad imperativa de la compañía STEREN COLOMBIA
“ELECTTRON COLOMBIA SAS” por desarrollar mecanismos de gestión sobre los
recursos conforme a los constantes cambios del mercado en la comercialización
de productos en electrónica, se incluye dentro de sus objetivos primordiales la
implementación de un sistema de gestión en la administración correcta de sus
productos para propender por una competitividad en su mejor nivel.
Dado lo anterior se hace importante para el logro de este objetivo establecer un
sistema de inventario adecuado para la administración de las mercancías
propiedad de STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS”,
puntualmente en el área de almacén, teniendo en cuenta que dicho modelo debe
ser flexible a futuros cambios administrativos y debe instaurar estándares que
permitan el correcto manejo, almacenamiento y control de las existencias tanto
física como contablemente con base en los criterios de eficiencia, eficacia y
transparencia en el uso de los recursos, buscando así, que el desempeño de las
funciones correspondientes a esta área se cumplan a cabalidad y contribuyan a un
desenvolvimiento efectivo en el resto de las dependencias de la compañía.
Como aporte a la propuesta de un sistema de gestión y administración del
inventario de productos de STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS”,
9
este trabajo plantea el método más apropiado para el manejo y control logístico de
estos bienes, que por medio de la planeación, administración y organización en el
almacén sea llevado a un nivel óptimo en su servicio y obtenga reconocimiento
dentro y fuera, satisfaciendo las necesidades de los clientes internos y externos,
que junto con el recurso humano y tecnológico pueda contribuir al logro de las
metas comerciales y operativas con transparencia y calidad.
10
1 PRESENTACIÓN
1.1 LA EMPRESA
Nombre de la Empresa: STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA
SAS”
NIT: 900.521.581-8
Representante legal: Marco Alberto Lezama Hernández
Nº de Empleados: 59
Centro de Distribución: Km 1 Vía Siberia – Funza
Parque Industrial Intexzona (Cota-Cundinamarca)
1.1.1 RESEÑA HISTORICA STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA
SAS”
El sistema de franquicias que se desarrolla desde 1992, se ha convertido en una
de sus principales fortalezas y ha permitido establecer una red de distribución a
nivel nacional e internacional que ha contribuido directamente en su crecimiento;
además, la capacitación a todos sus colaboradores en la Universidad Steren los
posiciona como únicos en el mercado.
Su estrategia de expansión internacional, está diseñada para replicar la solidez y
éxito que nos ha caracterizado en México.
Sus primeros pasos los han llevado a países hermanos como Costa Rica,
Colombia, Guatemala y República Dominicana, con quienes, en menos de un año,
han consolidado la visión de continuar el modelo de negocio con sus tradicionales
canales de venta al público y mayoreo.
Empresa orgullosamente Mexicana dedicada a la comercialización de productos
electrónicos, fundada en la Ciudad de México en 1956. Actualmente certificados
11
por ISO 9001:2008 y en 2012 reconocida por Great Place to Work como una de
las mejores empresas para trabajar en México, resaltando la equidad de género y
sobresaliendo en el ranking de las empresas de retail en su categoría.
Actualmente cuenta con más de 360 tiendas a lo largo de todo el territorio nacional
mexicano, presencia en más de 1,500 puntos de venta en autoservicios y Centros
de Distribución en el Distrito Federal, Monterrey, Guadalajara y Tijuana.
Este crecimiento los ha llevado a tener una importante presencia en Estados
Unidos y Latinoamérica. Además cuentan con una oficina de control de calidad
para todos sus productos en Shanghái (China).1
1.1.2 MISIÓN DE STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS”
Ser líderes en el mercado de la electrónica a través de un servicio excelente,
calidad inmejorable y amplio surtido a un precio justo.
Lograr la lealtad de nuestros clientes, empleados y colaboradores, basados en el
respeto, honestidad, compromiso y confianza.
Fomentar el trabajo en equipo y la comunicación, impulsando el desarrollo y
superación de todas las personas dentro de la organización.
Mantener siempre una cultura de innovación, mejora continua y crecimiento,
anticipándonos y adaptándonos a los cambios de nuestro entorno.2
1 Página web STEREN www.steren.com.co
2 Ibid.
12
1.1.3 VISIÓN DE STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS”
Consolidar nuestro liderazgo como empresa 100% mexicana y mantener el
reconocimiento de nuestros clientes y colaboradores en el mercado de la
electrónica, garantizando la mejor experiencia de compra y el mejor entorno
laboral para los integrantes de la organización, ofreciendo los mejores productos y
servicios, tanto a nivel nacional como internacional. Además de ser una empresa
comprometida con el medio ambiente y la sociedad.3
1.2 ANTECEDENTES
En los últimos años, la compañía STEREN desde su casa matriz en México se
encuentra en un proyecto de expansión; debido a ello y a su estrategia de ingresar
en el continente suramericano es que se crea en nuestro país STEREN
COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS” que ha venido en procesos de
reestructuración adaptando sus procedimientos y procesos en un nuevo modelo
de administración del inventario para dar cumplimiento a clientes internos y
externos de la compañía.
En 2012 STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS” decide con el
liderazgo del Gerente General de la compañía para Colombia en conjunto con el
Jefe de Operaciones iniciar el proceso de desarrollo de un modelo de operación
del área de almacén, buscando obtener una adaptación del modelo Mexicano que
vayan de la mano con la naturaleza de sus productos y se adapten a las
exigencias operativas en nuestro país para así convertirse en una empresa
competitiva frente a los demás actores referentes al negocio.
3 Página web STEREN www.steren.com.co
13
2 EL PROBLEMA
2.1 JUSTIFICACION
La administración moderna requiere hoy de procesos que la guíen por la vía de la
eficiencia y la mejora continua de cada una de las dependencias que la
conforman, para de esta manera prestar un servicio de calidad a clientes internos
y externos en la compañía. Con base a lo anterior el desarrollo de este proyecto
busca establecer una propuesta para la implementación de una política para el
manejo del inventario la cual le garantice al área de almacén y a sus funcionarios
que el servicio prestado por el mismo cumple con las condiciones dadas por el
mercado, dándole primordial importancia a los tiempos de respuesta para hacer de
STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS” una empresa competitiva y
sea vista como la mejor opción en soluciones en electrónica en el territorio
Colombiano, sin más fin que el de mejorar el desempeño en la optimización de
recursos desde el área logística, haciendo caso a su planteamiento misional y
entendido que parte importante de su desarrollo lo logrará con la implementación
de un sistema de inventarios acorde a su necesidad.
2.2 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS” se encuentra en un
proceso de mejoramiento en todos sus procesos operativos, por lo que busca una
excelente calidad tanto en la prestación de sus servicios como en su organización
para convertirse en una compañía competitiva, por lo que es necesario optimizar
la administración y almacenamiento de los bienes que son propiedad de la
empresa.
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No existen lineamientos claros para una administración eficiente de los productos
en la planta física (Almacén), sin embargo se tienen los suficientes soportes para
la implementación de una eficiente gestión en el inventario, ya que se cuenta con
el respaldo total de la casa matriz en Ciudad de México que pone a su disposición
toda la información necesaria para generar la customización más acorde al
modelo de administración y gestión colombiano basado en la rotación del
inventario de acuerdo al comportamiento del mercado en este país.
Para llegar al planteamiento de este problema en STEREN COLOMBIA
“ELECTTRON COLOMBIA SAS” se estableció un diagnostico preliminar mediante
un modelo de diagrama de causa y efecto.
15
Ilustración 1 Diagrama causas y Efecto área de almacén STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS”
Falta de adaptación del
sistema SAP a generación
de documentos en
Colombia
Abastecimiento
mediante casa matriz
en México con
tiempos de llegada
de hasta 45 días Diferencias en
inventario físico
versus teórico
PRECARIA
GESTION
SOBRE EL
INVENTARIO
Deterioro de
mercancía por
almacenamiento
errado
Falta de conocimiento en
ubicación de productos en el
almacén y principios de
manipulación debido a su
naturaleza
Inventarios
Con periodicidad muy larga
Productos con
caducidad
Elevados niveles de polvo
No existe asignada
una ubicación
permanente para
cada producto
No existen procedimientos
estandarizados para
actividades regulares Desarrollo de actividades bajo
criterios propios
MÉTODO
MÉTODO MÁQUINA MATERIA PRIMA
PERSONAL MEDIO AMBIENTE
2.3 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo disminuir el número de productos obsoletos por caducidades inherentes a
su naturaleza y efectuar una mejor gestión y administración del inventario de
STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS” para que se encuentren
disponibles en el espacio acorde, existencias adecuadas y en el momento que se
requieren para cumplir con mejores estándares de productividad?
2.4 OBJETIVOS
2.4.1 OBJETIVO GENERAL
Elaborar una propuesta para la administración y gestión del inventario de los
productos propiedad de la empresa STEREN COLOMBIA “ELECTTRON
COLOMBIA SAS”, para cumplir de manera efectiva con las funciones propias del
área de almacén, para que siendo aplicado se garantice el uso adecuado de los
recursos de la compañía y en tiempos de respuesta óptimos.
2.4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Diagnosticar el estado en que se encuentra el manejo de los inventarios en la
actualidad en STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS”.
Evaluar los puntos máximos y mínimos en stock según la rotación en el
inventario y clasificar bajo criterio ABC para proponer niveles óptimos de inventario
para STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS”.
Diseñar una distribución física de los productos, acorde a la infraestructura de
la bodega con las que cuenta STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA
SAS” y con base a una clasificación de importancia bajo el concepto de niveles de
rotación, planteando un sistema de localización en bodega.
Proponer procedimientos en el área de almacén para el ingreso y egreso de
mercancía de los productos de la empresa y de esta manera disminuir los tiempos
de respuesta.
Definir la propuesta de un sistema para el manejo de inventarios más
apropiado, basado en la en la naturaleza de los productos de STEREN
COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS”.
2.5 METODOLOGIA
2.5.1 TIPOS DE INFORMACIÓN Y CONSECUCIÓN
Para el proyecto se ha dividido la información en primaria y secundaria.
Información Primaria:
Esta información se obtendrá a través de la observación directa de las diferentes
actividades ejecutadas en el área de almacén de STEREN COLOMBIA
“ELECTTRON COLOMBIA SAS”.
Información secundaria:
Provendrá de fuentes externas como Internet, trabajos de grado, textos referentes
a los temas a tratar e información externa suministrada por el área de almacén de
STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS”.
2.5.2 FASES DEL PROYECTO
A continuación se referencia las etapas que se consideran debe tener el proyecto:
Diagnóstico:
STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS” no cuenta con políticas
claras para el manejo del inventario, y por ende no cuentan con la documentación
y mecanismos apropiados para el control del mismo en el almacén; está fase del
proyecto busca saber a fondo los problemas que presenta esta área, para esto se
le aplicará la matriz DOFA, explorando a su vez los factores internos y externos
que afecten de manera positiva y/o negativa a la empresa.
Levantamiento de planos:
Se analizará la estructura física de las bodegas y oficinas en el área de almacén,
para de esta manera poder establecer una óptima distribución de los bienes en las
mismas con base a la rotación de los productos por subfamilias.
Elaboración de la propuesta:
Con base a los resultados obtenidos después del diagnóstico, se formulará una
propuesta para corregir las inexactitudes en los procedimientos y administración
de los productos en el almacén para ser expuesta a la gerencia de la compañía.
Recursos Generados:
Se proyectan los resultados con base a la propuesta y su impacto en el área de
almacén de STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS” en porcentajes
de mejoramiento y reducción de tiempos de respuesta.
2.6 DELIMITACIÓN
El desarrollo de esta propuesta se plantea bajo los siguientes aspectos:
Será ejecutada en el área de almacén de la compañía STEREN
COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS”, distribuidor filial autorizado
para Colombia de STEREN MEXICO.
Se desarrollará bajo la generación de una propuesta para la administración
y gestión del inventario de mercancías.
Se proyecta a ser desarrollada inicialmente de manera documental para
luego ser implementada, si la empresa lo requiere, en un tiempo estimado
de dos meses aproximadamente.
3 MARCO REFERENCIAL
3.1 INVENTARIOS
Existen una serie de definiciones a través de las cuales es posible explicar la
esencia de los inventarios; de los análisis, puede elaborarse una definición en
sentido estricto y otra en sentido amplio. Desde el punto de vista estricto los
inventarios pueden definirse como el listado ordenado de todos los bienes que se
encuentran en el almacén, con las cantidades correspondientes. Desde el punto
de vista amplio sobre la definición del inventario, puede considerarse como el
proceso por medio del cual una organización conoce la totalidad de existencia
física de los bienes con que se cuenta en su almacén; este proceso involucra una
serie de actividades, tales como; conteo, ordenamiento, clasificación, organización
y presentación de información.
A través del inventario, es posible conocer el estado que guardan los bienes así
como su ubicación en el almacén.
El inventario no se circunscribe a la acción simple de contar si no que el resultado
debe confrontarse con los controles documentales, de no coincidir, las diferencias
deben analizarse proponiendo los ajustes correspondientes, conforme a las
disposiciones legales vigentes (Garcia, 2008).
3.1.1 LA GESTIÓN DE STOCKS
El stock de una empresa puede definirse como el conjunto de materiales y
artículos que la empresa almacena en espera de su utilización o venta posterior.
Casi la totalidad de las empresas tienen que mantener un inventario o stock de
distintos tipos de bienes.
En el caso de las empresas industriales, se debe mantener un stock determinado
de materias primas y otros aprovisionamientos para ser sometidos a elaboración
posterior, productos semiterminados y productos terminados con los que hacer
frente a la demanda de sus clientes.
Cuando la actividad de la empresa es sólo comercial, el stock se limita, a
mercaderías que se almacenan desde que se reciben del proveedor hasta que se
venden a los clientes.
La gestión de stocks es la parte de la función logística que se encarga de
administrar las existencias de la empresa. Los objetivos fundamentales que se
persiguen para que la gestión de stocks sea lo más enciente posible son dos:
Almacenar la menor cantidad posible de artículos.
Evitar las rupturas de stocks.
La gestión de stocks tiene la difícil misión de encontrar un equilibrio entre estos
dos objetivos. Para ello tendrá que determinar variables tales como:
El nivel de stock de cada artículo: Unidades que se almacenarán de cada
artículo.
Momento de emitir los pedidos: Es lo que denomina el punto de pedido o
nivel de stock a partir del cual emitiremos un nuevo pedido.
Cantidad a pedir en cada pedido o lote de pedido: Para satisfacer una
misma demanda, cuanto más grande sea el lote de pedido, menos pedidos
haremos al año, y viceversa.
Lo más importante es tener una óptima política de gestión de stocks (clara,
precisa, con un estudio de niveles óptimo de stocks y determinada por
procedimientos), para así lograr planificar, organizar y controlar dicho stock de
una forma eficiente, con un flujo continuo y constante por parte de la empresa
para satisfacer los requerimientos de los clientes. (Muller, 2005)
3.1.2 CLASES DE STOCKS
Los stocks de las empresas se pueden clasificar de múltiples formas (Muller,
2005):
a) Según su función
Según la función que tienen dentro de la empresa, los stocks se pueden clasificar
en:
Stocks de ciclo: Es el stock necesario para atender la demanda normal de
la empresa desde que recibimos un pedido hasta que recibimos el siguiente
(tiempo de reaprovisionamiento).Muchas veces no tiene sentido producir o
comprar materiales al mismo ritmo en que son solicitados, ya que resulta
más económico lanzar una orden de compra o de producción de volumen
superior a las necesidades del momento, lo que dará lugar a este tipo de
stocks.
Stock estacional: Algunos productos presentan una demanda muy variable
a lo largo del año, aumentando mucho en determinados meses y
disminuyendo en otros (juguetes, helados, refrescos, etc.). Así, es lógico
que la producción sea mayor que la demanda en determinados períodos,
por lo que se generará un stock de carácter estacional.
Stock de seguridad o protección: Es el volumen de existencias que
tenemos almacenadas por encima del necesario (stock de ciclo) para
atender la demanda habitual de los clientes. Este stock tiene como finalidad
evitar las roturas de stock en caso de que se produzcan:
Retrasos de los proveedores. Los proveedores tienen un plazo de entrega
(desde que hacemos el pedido hasta que lo recibimos en el almacén)
determinado. Si este plazo es sobrepasado nos quedaremos sin existencias
para atender la demanda.
Fluctuaciones de la demanda. La demanda de los clientes no suele ser
constante, sino que sufre oscilaciones imprevistas. Si la desmanda es más
alta de lo previsto no tendremos suficientes existencias para atender esta
demanda. Suponen una garantía frente a posibles aumentos repentinos de
la demanda.
Stock de especulación y anticipación: Son aquellos que encuentran su
justificación en la necesidad de aprovisionarse en el único momento en el
que las materias se encuentran disponibles si se trata de artículos de
producción estacional o periódica o también que sea conveniente
aprovisionarse ya que los precios del articulo son más bajos, para así
especular con ellos, vendiéndolos cuando los precios son más altos, o
proceder a su utilización en periodos posteriores cuando el
aprovisionamiento sea más costoso. Esta condición se verifica, Por
ejemplo., en la agroindustria, en las empresas relacionadas con la
confección textil, etc.
En ocasiones las empresas compran y almacenan más de lo habitual para
aprovechar precios bajos, cuando se piensa que estos precios no se
mantendrán en el futuro. También sería el caso del stock que se constituye
para atender la demanda de productos de venta estacional (productos de
temporada).
Stock sobrante: Comprende todos los artículos en buen estado que dejan
de necesitarse y hay que darles una salida, bien sea utilizándolos en
cualquier otro menester si es posible, bien devolviéndolos al proveedor;
vendiéndolos o tirándolos si no hay otra alternativa. Estos artículos han de
estar muy a la vista en el almacén para que no queden relegados al olvido.
Stock activo: Es aquel que se constituye para hacer frente a las demandas
normales el proceso productivo de la empresa o de los clientes. El stock
activo alcanza su valor máximo cuando llega al almacén de la empresa el
pedido formulado a los proveedores. A este tipo de Stock se le llama
también Stock normal, stock cíclico o Stock de trabajo.
b) Según su naturaleza física
La naturaleza física de los stocks exige, en determinadas ocasiones,
consideraciones distintas a la hora de gestionar los almacenes; por ello, interesa
clasificar los stocks teniendo en cuenta su dimensión física.
Esta clasificación puede hacerse desde las siguientes perspectivas:
Según su vida útil
Esta clasificación puede hacerse atendiendo a la vida útil de los productos en
el mercado, los Stocks se puede clasificar en:
Artículos perecederos: Son aquellos que se deterioran con el paso del tiempo.
Normalmente son productos alimentarios, pero también entrarían aquí otros
tales como los periódicos (el periódico de hoy no tiene valor mañana) en los
que el factor tiempo es fundamental en su gestión.
Artículos no perecederos: Casi todos los productos sufren con e! paso del
tiempo. Se consideran no perecederos aquellos productos en los que el tiempo
de almacenaje no es una variable primordial
Artículos con fecha de caducidad: Son aquellos que no se pueden vender tras
una fecha determinada.
Según la actividad de la empresa
En empresas industriales, los productos en stock son:
-Materias primas y otros aprovisionamientos.
-Productos semiterminados.
-Productos terminados.
-Repuestos: Piezas necesarias para reparar averías, su carencia puede
detener el proceso productivo, de ahí su importancia.
-Suministros industriales: Productos necesarios para mantener la
maquinaria a punto, tales como lubricantes.
En empresas comerciales, los productos en stock son:
-Productos terminados (objeto de la comercialización).
-Insumos: Productos necesarios para la ejecución de la labor de recepción,
manipulación, almacenamiento y distribución de los productos
comercializados.
-Suministros: Papelería requerida para la normal ejecución de la operación.
Artículos básicos: Al referirnos a stock de artículos básicos hablamos de
los productos que perfilan al carácter de una empresa y hacen que se
incluyan un determinado sector de la actividad. Por ejemplo, una empresa
distribuidora de electrodomésticos, sus productos básicos serian lavadoras,
cafeteras, etc., y complementarios podían ser filtros de cafetera.
Artículos complementarios: Son aquellos que aun no siendo esenciales,
si son necesarios para proporcionar una mejor atención al cliente. Dentro
de estos artículos incluiríamos las bolsas de plástico, el papel de regalo,
etc.
La existencia de esta clase es importante para la empresa comercial.
Suponen un costo, para su gestión, en cuanto a cuantía, volumen optimo y
volumen de pedido, no exige excesivo cuidado, ya que los costos de ruptura
son mínimos.
Artículos obsoletos, defectuosos y deteriorados: Son aquellos que
proceden de periodos de venta anteriores, y aquellos que han sufrido
alguna rotura o defecto de fábrica.
3.1.3 TIPOS DE SISTEMAS EN GESTIÓN DE STOCKS
A la hora de gestionar sus existencias, las empresas pueden emplear dos clases
de sistemas, los sistemas de revisión continua y los sistemas de revisión
periódica.
Sistema de revisión continua: Consiste en actualizar el stock registrado
de forma inmediata, después de cada transacción. En este sistema se suele
emplear un sistema informático en el que se registran:
Entradas de Mercancía: Aquellas transacciones que aumentan el nivel de stock
de la empresa. Estas entradas serán las compras y las devoluciones de
mercancías que realizan los clientes.
Salidas de mercancías: Son las transacciones que disminuyen el stock de la
empresa, fundamentalmente las ventas, pero también las devoluciones que
hacemos a los proveedores, las roturas, los robos y las mermas.
Sistemas de revisión periódica: Es un sistema más simple que el anterior.
En este caso las entradas y salidas de mercancías no se registran. Para
conocer el nivel de stock de cada momento y realizar pedidos se procede a
realizar recuentos de cada producto cada cierto tiempo. Este sistema sólo
se puede emplear cuando hay poca variedad de artículos (poco surtido) y
pocas unidades de cada artículo o referencia.
Independientemente de estos recuentos periódicos, las empresas están
obligadas a hacer un recuento de la totalidad de las existencias para poder
generar cierres contables conforme a la ley en Colombia. (Lloyd, 1981)
3.1.4 CLASIFICACIÓN DEL INVENTARIO SEGÚN SU IMPORTANCIA
MEDIANTE CRITERIO ABC4
En un almacén se encuentran multitud de artículos distintos y no todos ellos tienen
la misma importancia para la empresa, debido a que cada uno supone una
cantidad distinta de inversión inmovilizada, o porque cada uno tiene una utilidad
distinta en el funcionamiento de la empresa. Por este motivo, los procedimientos
que se emplean para la gestión de stocks de cada tipo de artículos no tienen por
qué ser la misma.
El criterio ABC clasifica los productos según el porcentaje de inversión
inmovilizada que cada uno representa sobre el total de las existencias. Esta
clasificación divide los stocks en tres grupos:
Grupo A: Representan un porcentaje reducido de las unidades físicas
(aproximadamente un 10 -20%) pero un gran porcentaje en cuanto al valor
total del stock (en tomo al 80-90%). Por ello, la gestión de ese grupo se
basa en:
- Grado de control máximo.
- Sistemas de revisión continua, revisando el sistema cada cierto tiempo.
- Recuentos periódicos frecuentes para subsanar errores.
- Pedidos frecuentes de pocas unidades. Hay que tener en cuenta que
son artículos de gran valor unitario, por lo que intentaremos no
almacenar demasiadas unidades.
4 MANUAL DE INGENIERIA DE LA PRODUCCIÓN INDUSTRIAL Tomos 1 a 4, MAINARD Harold,
Editorial Mc Graw Hill, 1992
Grupo B: Suponen un porcentaje medio en cuanto a unidades físicas (en
torno al 30%) y en cuanto a su valor (15-10 %). Para este grupo hay que
hacer un seguimiento intermedio entre los grupos A y C.
Grupo C: Representa el grupo más numeroso en cuanto a número de
unidades almacenadas (sobre un 60-50%). pero en total sólo representan
un 10-5% de la inversión total en existencias. Para gestionar este grupo se
suelen emplear:
- Controles sencillos. Hay que centrar los recursos en los grupos
anteriores.
- Pedidos grandes. Dado su escaso valor no es tan relevante el
almacenar muchas unidades.
- Gestión de stocks basada en sistemas de revisión continua o periódica,
revisando y actualizando el sistema menos frecuentemente que en los
otros dos grupos.
Se trata, en definitiva de centrar la gestión en el grupo A y en menor medida en el
grupo B. De esta forma, gestionando una pequeña porción de las existencias
tendremos controlada casi la totalidad de la inversión en existencias.
3.1.5 COMPORTAMIENTO DEL STOCK
El movimiento del stock
Con el fin de satisfacer la demanda a tiempo, las empresas suelen mantener
cierto nivel de inventario o stocks en sus almacenes. Esta previsión resulta
especialmente importante cuando un producto tiene una demanda fuertemente
estacional o cuando la demanda ha de servirse en un período temporal
relativamente corto. El propósito es presentar el Modelo EOQ (Economic Order
Quantity) que nos puede ser útil a la hora de tomar decisiones sobre
inventarios cuando la demanda es conocida.5
Este modelo intentará dar una respuesta a las preguntas que normalmente se
plantea el departamento de gestión de inventarios:
- ¿Cuándo lanzar una orden de producción o de compra?, y
- ¿Cuál debe ser el tamaño óptimo de dicho pedido?
Incluso en aquellos casos en que deseemos mantener un nivel de inventarios
constante, dicho nivel variará cuando la demanda solicitada (salidas) difiera de las
previsiones o cuando la entrada de material (entradas) no coincida con lo
esperado.
De todas formas, no siempre será deseable mantener un nivel de stocks
constante. Así, por ejemplo, el sistema de producción podría abastecerse de forma
intermitente con una cantidad fija Q, la cual se incorporaría a intervalos regulares
de T unidades temporales, mientras que la salida se podría producir según una
tasa constante D.
5 http://www.um.es/~geloca/gio/ampliacion/apuntes.html “Ampliación de Modelos de Investigación
Operativa”. Apuntes del profesor Alfredo Marín del Departamento de Estadística e Investigación
Operativa de la Universidad de Murcia.
Características de la Demanda
A continuación resumimos en la tabla siguiente las principales características de la
demanda:
Continua o
Discreta
La unidad de medida de la demanda
puede variar según el entorno y la
presentación del artículo concreto
(unidades, centenas, litros, kilogramos,
etc.)
Determinista o
probabilística
Hay casos en que la demanda futura se
supone perfectamente conocida; otras
veces se supone que los valores de la
demanda son aleatorios
Dependiente o
independiente.
La demanda de componentes dependerá de
la demanda de productos finales, mientras
que la de estos últimos se considerará
independiente
Homogénea o
heterogénea
La demanda es homogénea si su valor
es constante en el tiempo
Diferida o
Perdida
Si no se satisface la demanda (ruptura
de stocks), a veces será posible diferir la
entrega
Tabla 1 Características de la demanda (Tomado del texto investigación de Operaciones de
H.A. Taha, 1991)
Tipos de Costes
Coste de Adquisición
Se compone de una parte fija (coste de lanzamiento o
de emisión del pedido), y de otra variable (coste
variable de adquisición). El coste de lanzamiento se
refiere a la compra de material a un proveedor externo
(correo, teléfono, tarea administrativa, carga,
transporte, etc.) y a la preparación de los pedidos de
artículos manufacturados en la misma empresa
(puesta a punto de máquinas, limpieza, etc.). el coste
variable de adquisición resulta de multiplicar el valor
unitario del artículo por el nombre de artículos del
pedido (siempre que no haya descuentos en función
de las cantidades adquiridas)
Coste de Posesión
Debido a la creación y mantenimiento de la capacidad
del almacén (alquiler, electricidad, maquinaria,
vigilancia, etc.), a la manipulación de material y
trabajos administrativos, a los gastos derivados de los
seguros internos y externos, a variaciones del valor de
los bienes motivados por el desgaste, y al coste de
oportunidad del capital (dinero que se deja de ganar
por mantener inmovilizado en stock el capital en vez
de invertirlo)
Coste por demanda
Insatisfecha
Aparece cuando no es posible atender la demanda por
falta de existencias (ruptura de stocks)
Tabla 2 Tabla 3 Características de la demanda (Tomado del texto investigación de
Operaciones de H.A. Taha, 1991)
Períodos de entrega y de reaprovisionamiento
Período de entrega (L): Es el tiempo que transcurre entre la detección de la
necesidad de efectuar un pedido y el instante en que el material correspondiente
está a punto para su consumo o uso. A veces el período de entrega es conocido,
mientras que la demanda no; otras veces ambos tienen un carácter probabilista.
Este desconocimiento puede dar lugar a situaciones no deseables como las
mostradas en la figura: en el instante A se detecta la necesidad de material y se
lanza una orden de pedido (Ilustración 2).
Ilustración 2
El material estará disponible para el consumo en el instante C; si la necesidad real
de material se produce en el instante B, se producirá una ruptura de stocks y la
demanda quedará insatisfecha; si, por contra, la necesidad surge en el instante D,
entonces se habrá producido un reaprovisionamiento precipitado que repercutirá
sobre los costes de posesión de stocks.
Período de reaprovisionamiento (R):
Es el tiempo durante el cual la única protección de que dispone el sistema
productivo para afrontar una posible ruptura de stocks es el nivel del inventario.
Cuando se dispone de un sistema de control continuo y, por tanto, se conoce el
nivel de stock en todo momento, el período de reaprovisionamiento coincide con el
período de entrega (R=L). Cuando el sistema de información es de revisión
periódica, el período de reaprovisionamiento es igual al período de revisión (T)
más el de entrega (R=L+T).
Políticas de gestión de inventarios y métodos de reaprovisionamiento
Ilustración 3
Se puede recurrir a fijar un nivel de referencia para el stock (punto de pedido, s), y
lanzar una orden cada vez que la posición del stock sea inferior a este valor; otra
alternativa consiste en fijar un período de revisión, T, y efectuar un pedido en
instantes concretos. Por lo que respecta a la segunda pregunta, es posible solicitar
siempre una cantidad fija predeterminada Q (medida del lote), o la diferencia entre
un valor fijo S (cobertura) y la posición del stock (Ilustración 3).
Para describir una política de gestión de stocks bastará pues con indicar, mediante
un par ordenado, cuándo y cuánto se pide. Así, una política (s,Q) significará que
se lanza una orden de tamaño fijo Q cada vez que la posición del stock sea inferior
a las unidades.
Método de reaprovisionamiento
Un método de reaprovisionamiento consiste en aplicar sistemáticamente una
política de gestión de stocks con el apoyo de un sistema de información o de
revisión. Los métodos más usados son:
Método del punto de pedido con revisión continua (s,Q):
Se tendrá conocimiento del nivel del stock en todo momento. Cuando debido al
consumo se llegue a un nivel mínimo (punto de pedido, s), se emitirá un pedido de
medida fija Q (lote económico). El punto de pedido intenta equilibrar los costes
opuestos de ruptura y posesión de stocks, mientras que el tamaño del lote
económico se calcula para conseguir el equilibrio entre los costes de lanzamiento
y los de posesión. Este es el método que siguen los modelos EOQ (Ilustración 4).
Ilustración 4
Método de reaprovisionamiento periódico con cobertura (T,S):
Se realiza una revisión en instantes concretos, tras intervalos temporales de igual
longitud (período de revisión, T). Después de la revisión se lanza una orden de
pedido, la cantidad de la cual es determinada a partir de la diferencia entre la
cobertura S y el nivel de stock observado (Ilustración 5). (Liberman, 1991)
Ilustración 5
3.1.6 METODO DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS
Existen dos sistemas de inventarios: El sistema periódico y el sistema
permanente. Cuando la empresa utiliza el sistema permanente, debe recurrir a
diferentes métodos de valuación de inventarios, entre los que tenemos el Método
PEPS (FIFO –siglas en inglés-), Método UEPS (LIFO –siglas en inglés-) y el
Método del promedio ponderado, siendo estos los más utilizados y más
desarrollados.
Método de Primeras en Entrar Primeras en Salir (PEPS): Este método
consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos
que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos
productos comprados más recientemente.
Método de Primeras en Entrar Primeras en Salir (PEPS): En este
método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron
recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos
productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil
cuando los precios de los productos aumentan constantemente, cosa que
es muy común en los países con tendencias inflacionarias.
Método de Promedio Ponderado: Se basa en el supuesto de que tanto el
costo de ventas como el de los inventarios finales deben valuarse a un
costo promedio, que tenga en cuenta el peso relativo del número de
unidades adquiridas a diferentes precios:
- Costo de los artículos disponibles
- Unidades disponibles para la venta (Pedraza, 2010)
En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que
estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento
especial alguno.
En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se
compró al momento de la operación, es decir se la de salida del inventario por el
valor pagado en la compra.
Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al
inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone que cuando
se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida según el método
de valuación de inventarios manejado por la empresa. (Pedraza, 2010)
3.2 DISEÑO DE ALMACENES Y CENTROS DE DISTRIBUCIÓN
El papel de los almacenes en la cadena de abastecimiento ha evolucionado de ser
instalaciones dedicadas a almacenar a convertirse en centros enfocados al
servicio y al soporte de la organización. Un almacén y un centro de distribución
eficaz tienen un impacto fundamental en el éxito global de la cadena logística.
Para ello este centro debe estar ubicado en el sitio óptimo, estar diseñado de
acuerdo a la naturaleza y operaciones a realizar al producto, utilizar el
equipamiento necesario y estar soportado por una organización y sistema de
información adecuado.
Los objetivos del diseño y layout de los almacenes son facilitar la rapidez de la
preparación de los pedidos, la precisión de los mismos y la colocación más
eficiente de existencias, todos ellos en pro de conseguir potenciar las ventajas
competitivas contempladas en el plan estratégico de la organización, regularmente
consiguiendo ciclos de pedido más rápidos y con mejor servicio al cliente.
(Benjamin Nievel, 2001)
3.2.1 DIFERENCIA ENTRE ALMACÉN Y CENTRO DE DISTRIBUCIÓN
La siguiente tabla (Tabla 4) nos muestra las diferencias existentes entre las
principales características de un almacén y un centro de distribución.
ALMACÉN
CENTRO DE
DISTRIBUCIÓN
Función principal Gestiona el almacenaje y
manipulación del inventario
Gestiona el flujo de los
materiales
“Cost Driver”
Principal Espacio e instalaciones Mano de obra
Ciclo de Pedido Meses, semanas Días, horas
Actividades de Valor
añadido Puntuales
Forman parte
intrínseca del proceso
Expediciones Bajo demanda del cliente “Push Shipping”
Rotación del
inventario 3, 6,12 24, 48, 96, 120
Tabla 4 Diferencias entre las características de un almacén y un centro de distribución
En un almacén el objetivo principal del mejoramiento se enfoca en la optimización
del espacio y en dotar de medios de manipulación de cargas normalmente a gran
altura y con volúmenes de trabajo medios. Mientras en un Centro de Distribución
la optimización se enfoca en un rápido flujo de materiales y en la optimización de
la mano de obra, sobre todo en las labores de Picking.
Sin embargo, se considera que la tipología del almacén influye decisivamente en
el diseño de un Centro de Distribución, razón por la cual en este módulo se
abordará el diseño y layout desde una perspectiva múltiple que contemple tanto a
los Centros de Distribución, como a los almacenes, ya que si el objetivo
fundamental del diseño de un Centro de Distribución consiste en la optimización
del flujo de materiales, el almacén no está alejado de este contexto, dado que lo
que aquí se pretende es abordar las pautas necesarias para la consecución de un
Almacén óptimo. (Benjamin Nievel, 2001)
3.2.2 LAYOUT DE UN ALMACÉN O UN CENTRO DE DISTRIBUCIÓN
Especialistas en logística (como es el caso del equipo de Price Waterhouse
Coopers) han identificado dos fases fundamentales al momento de diseñar un
almacén; estas son:
Fase de diseño de la instalación. El continente
Fase de diseño de la disposición de los elementos que deben "decorar" el
almacén; el layout del almacén. El contenido
3.2.3 DISEÑO DE LAS INSTALACIONES
El diseño de las instalaciones hace parte de los procesos estratégicos que debe
ejecutar la gestión de almacenes, dicho diseño debe incluir:
Número de plantas: preferentemente almacenes de una planta.
Planta del almacén: diseño en vista de planta de la instalación.
Instalaciones principales: Columnado, instalación eléctrica, ventilación,
contra-incendios, seguridad, medio ambiente, eliminación de barreras
arquitectónicas.
Materiales: principalmente los suelos para los cuales se debe tener
presente la resistencia al movimiento de los equipos de manutención, la
higiene y la seguridad.
3.2.4 OBJETIVO DEL LAYOUT
Como se describe en la segunda fase del diseño de almacenes, el layout
corresponde a la disposición de los elementos dentro del almacén. El layout de un
almacén debe asegurar el modo más eficiente para manejar los productos que en
él se dispongan. (Ilustración 6)
Ilustración 6
Así, un almacén alimentado continuamente de existencias tendrá unos objetivos
de layout y tecnológicos diferentes que otro almacén que inicialmente almacena
materias primas para una empresa que trabaje bajo pedido.
Cuando se realiza el layout de un almacén, se debe considerar la estrategia de
entradas y salidas del almacén y el tipo de almacenamiento que es más efectivo,
dadas las características de los productos, el método de transporte interno dentro
del almacén, la rotación de los productos, el nivel de inventario a mantener, el
embalaje y pautas propias de la preparación de pedidos.
3.3 METODOS DE PRONOSTICOS
Un pronóstico, en el plano empresarial, es la predicción de lo que sucederá con un
elemento determinado dentro del marco de un conjunto dado de condiciones. Se
diferencia del presupuesto porque este último es el resultado de decisiones
encaminadas a generar las condiciones que propiciarán un nivel deseado de dicho
elemento.
El objetivo básico de un pronóstico consiste en reducir el rango de incertidumbre
dentro del cual se toman las decisiones que afectan el futuro del negocio y con él
a todas las partes involucradas. Aunque, el pronóstico no sustituye el juicio
administrativo en la toma de decisiones, simplemente es una ayuda en ese
proceso.
Los pronósticos se emplean en el proceso de establecimiento de objetivos tanto
de largo como de corto plazo, constituyéndose así en bases para el desarrollo de
planes, a nivel general y en las distintas áreas o unidades. Los planes basados en
dichos pronósticos, no sólo atenderán a ellos sino que establecerán estrategias y
acciones que los puedan contrarrestar, corregir o impulsar.
En la siguiente tabla (Tabla 5) se aprecia el modelo más apropiado a usar según el
pronóstico deseado:
METODOS DE PREDICCION
AP
RE
CIA
TIO
S
CU
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ITA
TIV
OS
NO
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AL
ES
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ER
SO
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S)
METODO DELPHI
Rondas sucesivas de expertos quienes discuten sus posturas sobre un tema a partir de sus propios comentarios iniciales y de la reacción de los demás participantes.
CURVA CRECIMIENTO
Proyecciones a futuro con base en pasado histórico, sin importar técnica, relacionando distintas curvas y la variable de interés. La exponencial es la más común.
ANALISIS ESCENARIOS
ESTUDIO MERCADO
GRUPOS DE ENFOQUE
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ESTADISTICAS: PATRONES, CAMBIOS EN PATRONES, PERTURBACIONES ALEATORIAS
SEPARACION DE COMPONENTES: T, C, S, I. COMBINACION DE PROYECCIONES INDIVIDUALES
DESCOMPOSICION DE SERIES PROMEDIOS MOVILES SUAVIZACION EXPONENCIAL PROYECCION DE TENDENCIA
CONCEPTOS ESTADISTICOS
MODELOS ECONOMETRICOS DE SERIES DE TIEMPO BOX-JENKINS
RELACION DE CAUSALIDAD
MODELOS DE REGRESION INDICADORES BASICOS ENCUESTAS ANTICIPADAS MODELOS DE ENTRADA Y SALIDA
Tabla 5 METODOS DE PREDICCION
4 DESARROLLO DE LA PROPUESTA
4.1 DIAGNÓSTICO
Este proceso parte con una pequeña charla con los empleados de la compañía
para socializar la labor a desarrollar y se aplicará una encuesta (Anexo 1) para
medir la percepción de ellos hacia los procesos y con base en la información
obtenida a partir de los resultados de la misma, se empezarán a crear las bases
para el reconocimiento de las fortalezas y debilidades de STEREN COLOMBIA
“ELECTTRON COLOMBIA SAS” (Matriz DOFA).
Para el desarrollo de este cuestionario y buscando no sesgar la información, se
hizo para los cinco (5) encargados del área de almacén y los resultados se
tabularon por separado (Tabla 6) obteniendo los siguientes datos:
4.1.1 MATRIZ DOFA
Con base en los datos arrojados por la encuesta y el análisis realizado, se elaboró
la matriz DOFA (Tablas 7 y 8), definiendo claramente las debilidades, fortalezas,
amenazas y oportunidades que hacen parte del área de almacén para determinar
los principales factores que afectan el proceso de manera negativa para atacarlos.
Las Fortalezas y las Debilidades:
Son parte del aspecto interno de STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA
SAS”, en donde puede influirse directamente hacia el futuro.
Las Oportunidades y Amenazas:
Tienen lugar en el aspecto externo de STEREN COLOMBIA “ELECTTRON
COLOMBIA SAS”, estas no son controlables pero se puede influir sobre ellas.
Tabla 6 Tabulación respuestas empleados del área de almacén STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS”
Nº DE PREGUNTA ALMACENISTA 1
ALMACENISTA 2
ALMACENISTA 3
ALMACENISTA 4
ALMACENISTA 5
BUENO REGULAR MALO BUENO REGULAR MALO BUENO REGULAR MALO BUENO REGULAR MALO BUENO REGULAR MALO
1 X X X X X
2 X X X X X
3 X X X X X
4 X X X X X
5 X X X X X
6 X X X X X
7 X X X X X
8 X X X X X
Tabla 7 Matriz DOFA con base a las Fortalezas
ASPECTOS EXTERNOS ASPECTOS INTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1. Desconocimiento de normas que afectan la gestión de inventarios según su naturaleza
1. Recursos necesarios para dotar el área de almacén
2. Deterioro de los inventarios 2. Recuperación de productos caducados por problemas de batería de operación
3. Fallas en la manipulación del software de inventarios
3. Red de Internet y local en excelentes condiciones
FORTALEZAS ESTRATEGIAS F.A. ESTRATEGIAS F.O.
1. Sentido de pertenencia 2. Experiencia de cabezas de área y casa matriz en México 3. Software de inventarios ágil y consolidado (SAP) 4. Conciencia de cambio 5. Personal en proceso de capacitación 6. Capacidad instalada optima
1. Aprovechar la experiencia del personal en México como en Colombia y su sentido de pertenencia para reducir el impacto del deterioro de los inventarios
1. Al contar con los recursos necesarios, es posible mejorar las locaciones y conservación de los productos
2. Con base en el software de inventarios buscar establecer un medio de comunicación seguro que elimine la fallas su diligenciamiento
2. Generar hacia el interior de STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS” una imagen del almacén que posibilite un reconocimiento debido a su eficiencia y eficacia
3. Lograr con la fortalezas 2, 3, 5 y 6 equilibrar el impacto de las normas que afectan la gestión agilizando procesos
3. Con la red y fortalezas del personal, agilizar y optimizar la entrega oportuna de pedidos a clientes internos como externos
Tabla 8 Matriz DOFA con base a las Debilidades
ASPECTOS EXTERNOS ASPECTOS INTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1. Desconocimiento de normas que afectan la gestión de inventarios según su naturaleza
1. Recursos necesarios para dotar el área de almacén
2. Deterioro de los inventarios 2. Recuperación de productos caducados por problemas de batería de operación
3. Fallas en la manipulación del software de inventarios
3. Red de Internet y local en excelentes condiciones
DEBILIDADES ESTRATEGIAS D.A. ESTRATEGIAS D.O.
1. No existe una política clara para el ordenamiento de la mercancía 2. No se maneja un criterio de ubicación 3. El software de inventarios no es aprovechado en su totalidad 4. No hay planeación de la ubicación de algunos de los bienes
1. Establecer de stock máximo y mínimo para cada producto
1. Demarcar estantes y pasillos de las bodegas para complementar la 2
2. Proponer un criterio claro de ubicación tanto físicamente como en el software de inventarios, para que así los bienes puedan ser manejados de una manera eficiente y eficaz
2. Realizar mantenimiento a la mercancía en mal estado por baterías para cada producto que aplique
3. Actualizar la información en el software de inventarios para cada producto existente en la bodega y así establecer un control más eficiente
3. Levantar planos de las bodegas para facilitar la ubicación de los bienes y de esta manera acabar con las debilidades 1 y 2
4. Con base a la teoría, instaurar pautas correctas para la ubicación de las existencias de los productos y así atacar la debilidad 6
4. Proponer procedimientos para el ingreso y salidas de productos según cada caso 5. Proponer un manual de inventario acorde al caso
Ilustración 7 Plano del almacén de “STEREN COLOMBIA”ELECTTRON COLOMBIA SAS”
Escala 1:1000
4.2 LEVANTAMIENTO DE PLANOS
Como punto de partida para la reubicación de las existencias en bodega se
procedió a levantar el plano de las instalaciones del área de almacén de la
empresa con el fin de conocer la capacidad instalada real y configuración de la
misma; plano que fue elaborado en el software de diseño asistido por computador
AUTOCAD a una escala de 1:1000 con respecto a las medidas reales, lo anterior
para poder generar los cambios necesarios para de esta manera facilitar los
movimientos de mercancía al interior de la planta física reduciendo los tiempos de
respuesta en procedimientos tales como picking y packing para la salida de
productos. (Ilustración 7)
4.3 DEFINICIÓN DEL MÉTODO DE INVENTARIOS PROPUESTO
Para determinar cuál es el método de inventario que es más viable implementar en
el almacén de la empresa STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS”
se tuvo en cuenta que los productos que se manejan allí, por sus características
son susceptibles al deterioro debido a que los artículos se encuentran expuestos a
factores ambientales como el polvo, la humedad entre otros, propios de un área de
almacenamiento y que a través del tiempo producen detrimento a los mismos
debido a que el 70% de ellos operan con baterías (que presentan una vida útil),
por lo que el método considerado más viable para el manejo de las existencias
buscando reducir la disminución de los factores antes expuestos ejercen sobre los
productos fue el PEPS (Primeros en Entrar, Primeros en Salir) ya que como su
nombre lo indica su principio básico “presume que las primeras mercancías
adquiridas son las primeras que se utilizan”.6
6 MULLER, Max “Fundamentos de Administración de Inventarios” Editorial Norma, 2005, Pág. 21
4.4 PROPUESTA DE UBICACIÓN Y NIVELES DE STOCK ÓPTIMO
4.4.1 CLASIFICACIÓN DE PRODUCTOS BAJO EL CRITERIO DE ABC
Para la clasificación de los productos según este sistema se deben seguir los
siguientes pasos:
Ordenar los productos de mayor a menor cantidad de unidades en salida
(ventas y despachos). Para ello ordenaremos el total de egresos en un
orden descendente
Calcular el porcentaje que cada uno representa sobre el total de unidades
Hallar porcentajes acumulados sobre las unidades
Establecemos la clasificación en los tres grupos citados:
Grupo A: son el 20% de las ventas y despachos más alto sobre el total de
salidas
Grupo B: son los correspondientes al 30% siguiente a los del grupo A
Grupo C: son el 50% restante que representan la mitad del total de los
productos, los cuales tuvieron menos salida por venta y/o despacho durante
el año anterior
4.4.2 ELABORACIÓN STOCK MÁXIMO Y MÍNIMO POR PRODUCTO
El sistema para la gestión de Stock fue escogido de acuerdo a las necesidades de
la STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS” teniendo en cuenta que
el método de revisión debe ser eficiente por lo que se determinó implementar un
sistema compuesto por la revisión periódica y continua logrando de esta manera
un mayor control sobre las existencias, ya que además de que el software de
inventario empleado por la STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS”
posee un registro de entradas y salidas en el que registra la disminución o el
aumento de Stocks, sumado a que la política de inventario exige que la mercancía
no pueden ingresar a la bodega físicamente mientras no haya sido registrada en el
software que para tal fin tiene la empresa.
Adicionalmente se propone por lo menos una toma física de inventario al año por
temas de cierres contables en la compañía, conteos periódicos semestrales en los
productos Top 500 en rotación y cíclicos en lapsos mensuales para productos de
alto valor comercial.
4.4.3 ASIGNACIÓN SUGERIDA EN LA UBICACIÓN DE LOS PRODUCTOS EN
EL ALMACÉN
Para efectos de la asignación de la localización de familia de productos, se parte
de la asignación del stock mínimo y máximo del mismo, para obtener el espacio
ideal y evitar posibles almacenamientos del mismo SKU en diferentes ubicaciones;
además se plantea que la distribución se realice en la bodega por el sistema de
zonificación para de esta forma cumplir con la ubicación específica para los
artículos que posean características similares como tamaño, carácter
inflamabilidad, toxicidad, peso, forma, entre otros aspectos y que este sistema de
ubicación permita el buen control de los elementos como la flexibilidad en el
desplazamiento de los mismos en las labores de picking y packing.
Para esta forma de localización es importante tener en cuenta aspectos como:
Asignarle ubicación a los elementos que sean demasiado grandes o no
apilables en los niveles inferiores de la estantería idealmente en el piso o
sobre estibas por efectos de manipulación de los mismos.
Los elementos que tienen volúmenes pequeños es necesario almacenarlos
dentro de embalajes que los contengan en grupos de las mismas unidades.
Los elementos que no posean embalaje, protegerlos de factores
ambientales tales como polvo y humedad.
4.4.3.1 Asignación del Código de Ubicación
La asignación de la ubicación posee ocho caracteres alfanuméricos que están
adjudicados con las siguientes características:
Una (1) carácter alfabético que nos indica la zona de la bodega que lo contiene y
van asignados de acuerdo a las características de cada familia de productos.
Seguidamente esta un (1) guion para efectos de diferenciación visual con rapidez.
Después están dos (2) dígitos numéricos que indican el estante donde se
encuentra el elemento.
Seguidamente esta un (1) carácter alfabético que señala el nivel del estante donde
se encuentra el artículo.
Como último dato están dos (2) dígitos más que muestran el cajón o
compartimiento exacto donde se encuentra el elemento.
Ejemplo:
G - 02 C 01
Zona Guión Estante Nivel Cajón
Las zonas de almacenamiento en la bodega son las siguientes (Ilustración 8):
NOMBRE DE BODEGA ZONA
MICROCOMPONENTES Zona A
ENERGIA Zona B
HERRAMIENTAS Zona C
MOVIL Zona D
COMPUTACION Zona E
AUDIO Zona F
VIDEO Zona G
EDUCACION Zona H
ZONA DE RECEPCION DE MERCANCIA RECIBO
ZONA DE SALIDA DE PEDIDOS DESPACHO
Ilustración 8 Plano del almacén con zonificación propuesta para “STEREN
COLOMBIA”ELECTTRON COLOMBIA SAS”
Escala 1:1000
RECIBO
ZONA H
ZONA G
DESPACHO
ZONA A ZONA B
ZONA C
ZONA D
ZONA E
ZONA F
RECIBO
4.5 PROCEDIMIENTO PROPUESTO PARA LA TOMA FISICA DEL
INVENTARIO
Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación o confirmación de la
existencia de los materiales o productos patrimoniales de la empresa. En realidad,
el inventario es una estadística física o conteo de los materiales existentes, para
confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en el
banco de datos sobre materiales.
El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo
fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el
inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, en las secciones, en el
depósito, entre otras. El inventario físico es importante por las siguientes razones:
Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en el
sistema y las existencias físicas (cantidad real en existencia).
Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en
valores monetarios.
Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables),
para efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre
del ejercicio fiscal.
La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:
El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser
trascrito en el libro de inventario, conforme la legislación.
El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en
realidad, la existencia del material y la aproximación del consumo real.
El procedimiento propuesto para la toma física del inventario como el respectivo
formato se encuentra en los Anexos 2 y 3 de esta propuesta.
Los empleados para la toma física del inventario deben ser seleccionados dentro
de los más capaces del personal con que se cuente o se pueda disponer, se
propone integrar un mínimo de 2 equipos, compuestos de 2 personas, cuyas
características y funciones serán las siguientes:
Una persona que trabaje en el almacén, conozca de bienes e identifique su
ubicación y que sea la que además haga la movilización y estiba en caso de ser
necesario. Otra persona de preferencia pertenezca al Departamento de
Contabilidad, que se encuentre capacitada para contar e incorporar los datos en
las relaciones y tarjetas de inventario.
El trabajo de los equipos será supervisado y coordinado por un responsable
general del inventario, el cual será el Jefe de Operaciones que será el encargado
del inventario general.
Las fechas para la ejecución del inventario se fijarán con la anticipación debida y
se dará a conocer al conjunto de personas seleccionadas para realizar esta labor,
así como al área de Contabilidad; Asimismo, el horario para la toma de inventario
será de seis (6) horas con un intermedio de comida que será de una (1) hora para
todo el personal que intervenga.
Antes de iniciar con el proceso de inventario se debe ejecutar una fase de pre
inventario, que se deben realizar por el personal de almacén, las cuales son las
siguientes:
Clasificación de productos: Identificación y separación de los productos, de
acuerdo a su subfamilia.
Acomodo de productos: Colocación de los productos en su respectiva
ubicación, un punto importante aquí es que no deben existir productos
físicos ni por el sistema en las áreas de recibo y despacho del almacén.
Etiquetación de los productos: Se deben de etiquetar todos y cada uno de
los productos a inventariar, que se encuentran en las diversas áreas del
almacén.
Elaboración de la relación de productos en el formato de inventario:
Impresión del formato en el cual se relaciona los productos a inventariar.
El responsable general del inventario, tendrá las siguientes funciones:
a) Realizar un listado de asistencia de todos los participantes que intervendrán
en el levantamiento del inventario.
b) Integración de una mesa de control la cual tendrá como responsable el jefe
de Operaciones.
c) Determinar los espacios físicos en que se deberán dividir las áreas sujetas
a inventario.
d) Coordinar el trabajo de los empleados que realizarán el conteo.
e) Supervisar los conteos y coordinar la aclaración de las diferencias, controlar
los movimientos de los artículos durante los conteos.
f) Separar y agrupar aquellos bienes que no serán objeto de inventario con la
justificación correspondiente.
g) Dotación de la relación de inventarios, etiquetas de inventario y artículos de
oficina.
h) Supervisión en la realización de los trabajos previos, debe llevarse a cabo
una identificación ordenada y rápida por parte del responsable general, del
cumplimiento de cada uno de los puntos señalados en líneas anteriores,
con la finalidad de garantizar que le inventario se efectúe en las mejores
condiciones.
4.5.1 EVALUACION DEL PROCESO DE TOMA FISICA DE INVENTARIO
El método de valuación del inventario utilizado es el de COSTO PROMEDIO.
El Departamento de Contabilidad, al recibir del responsable general el informe de
conteo, revisará que no falte ninguno y que esté en el mismo orden que consigna
cada relación de inventario.
El área de contabilidad, efectuará pruebas selectivas para detectar si coinciden las
cantidades digitadas en los formatos de toma física versus el inventario real.
El jefe de Operaciones y Contabilidad, cotejarán si las cantidades del inventario
coinciden con las que arroje el registro, de existir diferencias, se determinarán las
posibles causas básicamente, a partir del análisis documental de movimientos de
entradas y salidas, sin descontar la posibilidad de realizar un nuevo conteo, de
persistir las diferencias, se procederá conforme a las políticas internas de tramite
al respecto.
Posteriormente, se realizarán las operaciones aritméticas, para determinar el valor
de cada uno de los productos inventariados, totalizando las relaciones.
4.5.2 ACTA DE INVENTARIO
Al concluir los conteos y las transcripciones de datos se levantará un acta de
conclusión del Inventario Físico (Anexo 4).
Este documento da fe y constata que el inventario se llevó a cabo con base al
manual de procedimiento emitido.
4.6 PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS PARA INGRESO Y SALIDA DE
MERCANCIAS
A continuación se diseñaron y propusieron los procedimientos de los Anexos 5 y 6
para el ingreso y salida de mercancías en STEREN COLOMBIA “ELECTTRON
COLOMBIA SAS”:
CONCLUSIONES
A lo largo del proceso de la elaboración de esta propuesta expuesta a STEREN
COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS” se plantea una estandarización de
procedimientos generando un cambio positivo en la prestación del servicio.
Es así como en plan piloto se evidenció una mejora en los tiempos de recepción
del 35%, en los despachos se aumentó la efectividad en un 30% acortando los
tiempos de entrega a clientes finales. Adicionalmente con la propuesta de
ubicación de los productos en el área de almacén (Layout y asignación de
ubicación) se calcula una mejora en los tiempos de alistamiento de pedidos en un
45% pasando de un tiempo promedio de 37 minutos por pedido a uno de 16,5
minutos.
Aplicando los procedimientos sugeridos se lograría una efectividad en los
procesos considerable debido a la estandarización de las operaciones básicas de
ingreso y salida de mercancía, lo que redundaría en la optimización de las tareas y
estando documentada sería aplicable a cualquier empleado incluso reduciendo la
curva de aprendizaje para los nuevos almacenistas.
Siguiendo el manual y procedimiento de inventario propuesto se evitarían reportes
errados del sistema debido a la obtención de una información acertada del
inventario físico versus el teórico dando efectividad al área de compras debido a
tiempos acertados de puntos de re orden que a su vez eliminarían quiebres de
inventario o saturación del mismo.
Por último es evidente que llevando estas buenas prácticas se reduciría el
volumen de productos obsoletos por tiempos de vencimiento de las baterías que
los contienen, reduciendo costos de recambio de las mismas y generando
disponibilidad inmediata de los mismos.
BIBLIOGRAFÍA
Benjamin Nievel, A. F. (2001). INGENIERIA INDUSTRIAL: Métodos, Estándares y
Diseño del Trabajo. Alfaomega.
Garcia, L. A. (2008). GESTIÓN LOGÍSTICA INTEGRAL. Bogotá: ECOE
EDICIONES.
Liberman, F. H. (1991). INTRODUCCIÓN A LA INVESTIGACION DE
OPERACIONES. Madrid: McGraw-Hill.
Lloyd, E. (1981). GESTION DE STOCKS. Buenos Aires: Deusto Serie C-3.
Muller, M. (2005). FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION DE INVENTARIOS.
Bogotá: Norma.
Pedraza, R. A. (2010). MÉTODOS DE VALUACION DE INVENTARIOS. El Boletin,
Facultad de ciencias administrativas y contables, 32-35.
ENLACES WEB
http://www.ujaen.es/dep/admemp/profes/llozano_archivos/Tema09.pdf. Apuntes del
profesor Lozano de la Universidad de Jaén.
http://www.um.es/~geloca/gio/ampliacion/apuntes.html “Ampliación de Modelos de
Investigación Operativa”. Apuntes del profesor Alfredo Marín del Departamento de
Estadística e Investigación Operativa de la Universidad de Murcia.
http://www.cris.com/~kthill/sites.htm Inventory Control Related Sites. Es sin duda alguna la
mejor recopilación de enlaces relacionados con la gestión de inventarios
ANEXOS
ANEXO 1 FORMATO ENCUESTA DE OPINION EMPLEADOS STEREN
COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS”
“DIAGNOSTICO SOBRE LA ADMINISTRACION DEL INVENTARIO”
1. ¿Cómo considera que es la organización de los bienes propiedad de la
STEREN COLOMBIA en la bodega?
Bueno Regular Malo
Comentarios________________________________________________________
__________________________________________________________________
2. ¿Cómo considera el stock existente para cubrir la demanda requerida en el
transcurso del año?
Bueno Regular Malo
Comentarios________________________________________________________
__________________________________________________________________
3. Considera que las instalaciones designadas como punto de almacenamiento de
los bienes propiedad de la STEREN COLOMBIA son
Bueno Regular Malo
Comentarios________________________________________________________
__________________________________________________________________
4. Considera que el tiempo de entrega de los artículos por parte del proveedor es
Bueno Regular Malo
Comentarios________________________________________________________
__________________________________________________________________
5. ¿Cómo considera que es el manejo de las ubicaciones físicas en la bodega?
Bueno Regular Malo
Comentarios________________________________________________________
__________________________________________________________________
6. Considera que los formatos para el requerimiento de los bienes por parte de los
demás funcionarios es
Bueno Regular Malo
Comentarios________________________________________________________
__________________________________________________________________
7. ¿Cómo considera que es el aporte de los demás funcionarios de almacén para
la consecución de los objetivos comunes?
Bueno Regular Malo
Comentarios________________________________________________________
__________________________________________________________________
8. Considera que la base de datos manejada por la STEREN COLOMBIA es
Bueno Regular Malo
Comentarios________________________________________________________
__________________________________________________________________
ANEXO 2 PROCEDIMIENTO PROPUESTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO
FISICO EN STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS”
MANUAL TOMA DE INVENTARIO EN ALMACEN STEREN COLOMBIA
“ELECTTRON COLOMBIA SAS”
El siguiente es un manual práctico del procedimiento para efectuar la toma física de inventarios
semanal en los almacenes de Colombia.
Procedimiento:
1. Todos los días Sábados, al final de la jornada, se enviará vía correo electrónico por parte
del área de Operaciones, dirigido a las Tiendas y copiando las áreas de Sistemas y
Financiera un archivo en Excel en donde vendrán descritos los siguientes datos:
Datos de encabezado (Campos a diligenciar de Tienda, Gerente, Auditor y fecha
del conteo).
La relación de las referencias a inventariar junto con su descripción para su mejor
reconocimiento.
Los campos a ser diligenciados durante el conteo, tales como, Piso de venta,
Bodega, Ventas del mismo día, Referencias usadas como Consumo y Garantias
(referencias averiadas sin reportar al área encargada).
Campo Observaciones Generales.
2. Antes de iniciar el conteo se debe verificar que estén al día las siguientes operaciones:
Interfaces al día (De no estarlo, reportar vía correo electrónico a Operaciones con
copia a Sistemas).
Devoluciones procesadas (De no estarlo, reportar vía correo electrónico a
Operaciones con copia a Sistemas).
Pedidos ingresados al sistema (En el caso de que aplique).
Garantias que hayan sido reportadas a la fecha al área encargada deben estar
tramitadas por el sistema.
3. La tienda deberá descargar el archivo el Lunes siguiente al envío del mismo (tendrá
relacionados de 60 referencias inicialmente) y proceder a contar las existencias físicas de
los materiales solicitados junto con el Auditor asignado.
4. La manera de diligenciar el formato es el siguiente:
4.1. En el campo “PISO DE VENTA” se debe digitar la cantidad encontrada físicamente en la
tienda (Exhibición y Vitrina), este es la primera zona a inventariar para que al momento de
la apertura de la tienda no se afecten las ventas de la misma.
4.2. En el campo “BODEGA” se debe digitar las unidades que se encuentren físicamente en la
bodega, cabe aclarar que mientras se ejecute el total del conteo no se podrán retirar de la
bodega de la tienda unidades de los materiales inventariados.
4.3. En el campo “GARANTIAS” debe ser digitado el reporte de productos averiados que a la
fecha del conteo no hayan sido reportados al área encargada y por ende no tengan este
tratamiento en el sistema.
IMPORTANTE: En esta columna solo van relacionados los productos que al momento del
conteo no estén reportados al área de garantías como una avería o incompleto.
4.4. En el campo “VENTAS” se debe digitar las cantidades vendidas de los modelos
inventariados si y solo si son vendidas en el mismo día del conteo.
4.5. Finalmente se encuentra el campo “CONSUMO” en donde se deberán diligenciar las
unidades que han sido usadas como consumo (uso interno de la tienda) de los modelos
inventariados.
4.6. Por ultimo está en la parte inferior del formato un campo de “OBSERVACIONES
GENERALES” en donde se sustentará cualquier tipo de observación con respecto a las
unidades inventariadas así como el campo para generar firmas de conformidad al final del
documento.
5. Al final del conteo se diligenciara un acta de conteo y entrega de inventario por las referencias
contadas y en donde se hará claridad en que a partir de la fecha es total responsabilidad la
custodia del mismo por parte del gerente (se dejara copia de todos los documentos y se
escanearan para soporte documental del proceso).
6. El archivo con el conteo físico final deberá ser enviado por correo electrónico al área de
operaciones copiando a Financiero y sistemas antes de las 12 de día en que se efectúa el
conteo para proceder a efectuar los análisis respectivos y generar ajustes por el sistema de ser
necesario.
7. Por ultimo al día siguiente del conteo se enviara vía correo electrónico imagen de las
existencias de estos modelos por el sistema SAP a cada tienda y con copia al área de
Sistemas y Financiero para que se hagan las respectivas validaciones por el gerente de tienda
y haya total transparencia en esta actividad.
“Es muy importante que estos tiempos sean cumplidos a cabalidad para que esta labor
sea 100% efectiva”
NOTAS:
Este proceso se efectuara hasta inventariar el total de referencias existentes en el sistema y que se encuentren en disposición para ser vendidas.
En este proceso se hara el mismo control sobre el área de garantias (conteo físico) para posibles aclaraciones a lugar.
ANEXO 3 FORMATO PROPUESTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FISICO
EN STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS”
ALMACEN AUDITOR:
CODIGO TIENDA: GERENTE:
ITEM REFERENCIA DESCRIPCION PISO DE VENTA BODEGA GARANTIAS VENTAS CONSUMO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
FIRMA GERENTE DE TIENDA
Version: 0
FIRMA AUDITOR
FOR-LOG-002-0
OBSERVACIONES GENERALES:
Realizado por: JAVIER SIERRA BARAHONA
Revisado por: JAVIER SIERRA BARAHONA
FORMATO DE INVENTARIOS STEREN COLOMBIA "ELECTTRON COLOMBIA SAS"
0
DATOS GENERALES
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FECHA
CONTEO FISICO
TOTAL
0
0
0
ANEXO 4 FORMATO PROPUESTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FISICO
EN STEREN COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS”
ACTA AUDITORIA DE INVENTARIO
[FECHA] [HORA] [ALMACEN STEREN
COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS”]
TIPO DE REUNIÓN AUDITORIA DE INVENTARIO
ORGANIZADOR
AUDITORES
Temas del orden del día
DESCARGA ARCHIVO INVENTARIO
TEMA
OBSERVACIONES
PLANES DE ACCIÓN RESPONSABLE PLAZO
CONTEO FISICO DE REFERENCIAS
TEMA
CONCLUSIONES
PLANES DE ACCIÓN RESPONSABLE PLAZO
ENVIO ARCHIVO DE CONTEO
TEMA
CONCLUSIONES
PLANES DE ACCIÓN RESPONSABLE PLAZO
FIRMA GERENTE TIENDA Y/O RESPONSABLE
FIRMA AUDITOR
OBSERVACIONES
GENERALES
Se deja constancia de que las unidades contadas de cada referencia son las existentes en la Tienda y que el Gerente de La Tienda se hace responsable por los faltantes que se presenten a partir de la fecha de esta auditoría.
SE DEJA ANEXO IMPRESO DEL CONTEO REALIZADO EN LA TIENDA SE IMPRIMEN DOS EJEMPLARES DEL ACTA
ANEXOS 5 Y 6 PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS PARA INGRESO Y SALIDAS DE MERCANCIA EN STEREN
COLOMBIA “ELECTTRON COLOMBIA SAS”
