Propuesta

5/16/2018 Propuesta - slidepdf.com

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Redacción y presentación de la propuesta del sistema

MÉTODOS DISPONIBLES

La propuesta escrita es el resumen del trabajo que el ingeniero de sistemas ha desarrolladohasta ese punto y, como tal, es fundamental que su redacción y presentación tenga gran cuidado. Elingeniero puede crear una propuesta de sistemas con éxito mediante el uso de tres métodos. Estos

métodos comprenden la organización eficaz del contenido, un estilo profesional de redacción, y lapresentación oral de la propuesta de una manera informativa.

LA PROPUESTA DEL SISTEMA

Organización de la propuesta del sistema

Una vez que ha recopilado el material que va a incluir en su propuesta de sistemas, necesitaintegrar toda esta información de una manera lógica y visualmente atractiva. Esto implica incluir comoelementos fundamentales, un estilo eficaz de redacción, el uso complementario de figuras y otrosdetalles visuales del documento de la propuesta.

Que incluir en la propuesta de sistemas

Existen diez secciones principales que integran el documento de la propuesta del sistema.Cada sección cuenta con una función especial; y eventualmente, la propuesta debe apegarse al ordensiguiente:

1. Carta de presentación.2. Página del título del proyecto.3. Contenido.4. Resumen ejecutivo (incluyendo recomendaciones).5. Descripción del estudio de sistemas con la documentación apropiada.6. Resultados detallados del estudio de sistemas.7. Alternativas del sistema (3 o 4 soluciones posibles, si correspondieran).

8. Recomendaciones del ingeniero de sistemas.9. Resumen.10. Apéndices

Carta de presentación. La propuesta del sistema debe ir acompañada de una carta de presentaciónpara la dirección y para el grupo de trabajo de la Administración de los Servicios. Debe incluir aaquellos que participaron en el estudio y resumir los objetivos del mismo. La carta de presentacióntambién puede Ilevar la fecha y el lugar para la presentación oral de la propuesta del sistema. La cartade presentación debe ser concisa (máximo una página) y, con un estilo coloquial, ya que su función esponer al tanto a la dirección sobre la propuesta del sistema.

Página del título. Incluye en la página del título el nombre del proyecto, los nombres de los miembros

del grupo de análisis de sistemas y la fecha en que se presenta la propuesta. La información conte-nida en la página del título debe ser muy clara.La titulación de un proyecto tiene más de arte que de ciencia. El título de la propuesta debe expresar con precisión el contenido de la propuesta, pero también debe implicar cierta imaginación. En oca-siones, conviene la aliteración, al utilizar las mismas letras para comenzar cada palabra ("El SistemaSoñado "), pero hay muchas otras ideas que también pueden servir, tales como utilizar un títuloprincipal con un subtítulo separado por una coma. Si durante el desarrollo del proyecto se creó unacrónimo, que la organización reconozca y respete, puede Ilegar a utilizarse en el título. El puntoprincipal es que el título es muy importante para lograr que el lector se interese en la propuesta y nodebe plantearse como una idea posterior.

Contenido (Índice). Es de gran utilidad para los lectores en las propuestas largas. Si la propuesta escorta (menos de 10 páginas), omita el índice aludido, ya que en un documento tan corto seríasuperfluo.

La clave para elaborar un índice de contenido, es prepararlo durante el desarrollo de lapropuesta, cuando el ingeniero redacta las secciones y las subsecciones y las identifica con títulos



expresivos, indicando el contenido de cada una de ellas. Mientras más conciso sea el índice Ilegará aser más eficaz.

Resumen ejecutivo. Los resúmenes ejecutivos están tan bien difundidos en el mundo de los negociosque se han vuelto un cliché para los integrantes de la organización con el tiempo medido, ya que consólo hojear estos resúmenes, uno se entera de manera somera de las actividades de lasorganizaciones. Si bien Ilegamos a bromear con el cliché, entendemos que un resumen ejecutivo bien

redactado es decisivo para la propuesta del sistema. El resumen ejecutivo, en 250 a 375 palabras,entera de quién, cuál, cuándo, dónde, qué y el cómo de la propuesta, tal y como ocurre con el primer párrafo de un artículo del diario. Va directo al corazón del proyecto de sistemas, de tal forma quequien lo lea tenga una idea precisa de lo que ocurre. También debe incluir las recomendaciones de losingenieros de sistemas y las acciones deseadas de la gerencia, ya que algunas personas sólo Ilegarána leer tal resumen.El resumen ejecutivo es difícil de escribir, ya que su contenido debe ser conciso. Debe escribirse sólocuando se haya completado el resto de la propuesta, pues es en tal momento cuando el ingenierotendrá una visión completa y adecuada de lo que propone.

Descripción del estudio de sistemas. Esta sección proporciona información acerca de todos losmétodos utilizados en el estudio y quien o que fue sujeto del estudio. Debe incluirse en esta seccióncualquier cuestionario, entrevista, muestreo de datos de archivo, observaciones o prototipos que se

hayan utilizado en el estudio de sistemas.Basándose en los conceptos presentados acerca de sus expectativas para la propuesta, escriba unresumen ejecutivo de una página, que sirva como la primera página del informe. Es absolutamentenecesario resumir sus recomendaciones en términos muy sencillos. Utilice un formato atractivo y sigalos líneamientos de los resúmenes ejecutivos.

Las fuentes de información utilizadas para investigar el sistema, incluyen la lista de personasentrevistadas y observadas y los formularios que fueron analizados. Todo esto puede incorporarsecomo evidencia de que se ha concluido un estudio completo. Esta sección sirve también parademostrar a la gerencia, el grado de cobertura y profundidad del estudio.

Resultados detallados del estudio de sistemas. Esta sección detalla lo que el ingeniero de sistemas haencontrado acerca del sistema, a través de los métodos descritos en la sección anterior. Cualquier

conclusión acerca de los problemas que presenta el sistema se expresan en esta sección. Esto incluyetipos y frecuencia de los errores; las cargas de trabajo actuales y proyectadas, y la manera en que lasenfrenta el sistema actual.Esta sección presenta los problemas con el sistema. Se incluyen aquellos problemas u oportunidadesque serán referidos por las alternativas que se van a presentar en la siguiente sección.

Alternativas del sistema. En esta parte de la propuesta, el ingeniero presenta dos o tres solucionesalternativas que se dirigen de manera directa a los problemas anteriormente señalados. El análisispreliminar debe incluir las dos o tres mejores alternativas, aunque se pudiera contar con más de tressoluciones. Entre las alternativas debe incluirse la de mantener el sistema actual.Cada una de las alternativas (aun aquellas que mantienen el status quo) deben analizarse de maneraseparada. Describe los costos y los beneficios de cada situación. Esta sección es un lugar excelentepara insertar aquellas gráficas que comparen con claridad los costos y beneficios de cada solución.

Ya que es frecuente encontrar ventajas y desventajas en cualquier solución, asegúrese de incluir acada una de ellas.Cada alternativa expuesta debe indicar con claridad lo que debe hacer la gerencia para suimplantación. Su redacción debe ser lo más clara posible; por ejemplo: "Comprar microcomputadoraspara todos los gerentes medios"; "Comprar software comercial para la administración del inventario";"Modificar el sistema actual mediante el financiamiento de los esfuerzos internos de programación"; y,así sucesivamente.

Recomendaciones del ingeniero del sistema. Una vez que el grupo de análisis de sistemas haponderado las alternativas, tendrá una opinión definida acerca de cuál solución sería la másadecuada. En esta sección se presenta la solución recomendada. Incluye los motivos que apoyan alas recomendaciones del grupo, de tal forma que sea fácil de comprender.

Resumen de la propuesta. El resumen de la propuesta es un planteamiento breve que refleja locontenido en el resumen ejecutivo. Sin embargo, no debe presentar al pie de la letra el material delresumen ejecutivo. Da los objetivos del estudio y las soluciones recomendadas. También permite que



el ingeniero enfatice una vez más la relevancia del proyecto y su factibilidad junto con el valor de lasrecomendaciones. Concluya la propuesta con una frase positiva.

Apéndices. Esta es la última parte de la propuesta de sistemas y puede incluir cualquier informaciónque el ingeniero de sistemas considere de interés para individuos específicos, pero sin ser indispensable para la comprensión del estudio de sistemas y de lo que se propone. Los apéndicespueden incluir toda correspondencia pertinente, un resumen de las etapas concluidas durante el

estudio, gráficas con mayor detalle para el análisis de las propuestas; o incluso otros estudios desistemas realizados con anterioridad. Aunque es importante contar con un apéndice completo, no lo sature sin sentido con grandesvolúmenes de información. Si el material no es suficientemente importante como para presentarlo enel cuerpo de la propuesta, quizá no deba ser incluido.Es difícil plantear heurísticos de utilidad acerca de la dimensión adecuada de la propuesta de sistemas.Mantenga en mente que el tamaño de la propuesta es directamente proporcional al tamaño de lasmodificaciones o del sistema que se propone. Una pequeña alteración al sistema no debe presentarseen una propuesta de 300 páginas.Una vez que redactó la propuesta del sistema, seleccione cuidadosamente a quienes enviará el

informe. No todos requieren ni deben recibir una copia. Entregue personalmente el informe a laspersonas que haya seleccionado. Esto puede causar una buena impresión, al contagiarles suentusiasmo e involucrarlos en el proyecto. Su presencia es importante para la aceptación y el éxito

final del sistema.

La elección de un estilo de redacciónLa elección del estilo estará determinada por lo que observe en las propias publicaciones de laorganización, aunque un estilo de redacción comercial sería lo más adecuado para escribir unapropuesta de sistemas. Si la audiencia a quien se dirige favorece cierto estilo, no deje de utilizarlo ensu propuesta.Mantenga en mente a la audiencia de tal forma que la presentación de la información sea fácilmentecomprensible para ellos, sin llegar a ser condescendiente. Esto requiere de buen tacto, ya que debecontar con el suficiente nivel de detalle para que la dirección soporte sus decisiones sin Ilegar aabrumarlos. Mantenga las referencias en un mínimo y no utilice pies de página. Cuando seaapropiado haga uso de ejemplos, ilustraciones, diagramas, tablas, figuras y gráficas para el apoyo de

los principales puntos de la propuesta.

El uso de figuras para una comunicación eficazHasta este momento no se ha dejado de enfatizar que debe considerar a su audiencia conformedesarrolle la propuesta de sistemas. Las tablas y las gráficas, así como las palabras son importantespara capturar y comunicar el sistema propuesto. De hecho, la mayor parte de la información querecopila el ingeniero puede comunicarse con facilidad, mediante una combinación de figuras ypalabras, más que de palabras únicamente.La integración de figuras en su propuesta, es un indicio de que está al tanto de las diferentes manerasde que la gente asimila la información. Las figuras de un reporte complementan la información escrita.Nunca se deben presentar solas las tablas y las gráficas. Aunque técnicamente no se consideran como ayudas visuales, las tablas permiten agrupar y presentar

los datos que el ingeniero desea comunicar al lector, en una forma diferentes Las tablas son mássimilares a las figuras, que al texto escrito y por lo tanto se expondrán a continuación.Las tablas cuentan con encabezados de columnas y de renglones para presentar de una manera

organizada los datos estadísticos o alfabéticos. Cada tabla deberá numerarse a partir del origen,conforme aparezcan en la propuesta y deben titularse con claridad. Algunos líneamientos para lastablas son los siguientes:

1. Incluya sólo una tabla por página e intégrela en el cuerpo de la propuesta, másque relegarla al final.

2. De ser posible, trate de ajustar verticalmente toda la tabla en una sola pagina.

3. Numere y titule la tabla en la parte superior de la página. El título deberá ser descriptivo y claro.

4. Identifique cada renglón y columna. Si fuera necesario, use más de unrenglón para un título.



5. Utilice marcos o recuadros de la tabla si el espacio lo permite. Las columnasque se ordenan verticalmente pueden mejorar la legibilidad.

6. Utilice asteriscos si fuera necesario para explicar con más detalle lainformación contenida en la tabla.

En el capítulo de costos se presentaron varios métodos para comparar los costos y beneficios.Presente los resultados tabulados de estas comparaciones en la propuesta de sistemas. Debeincluirse la tabla que ilustre los resultados del análisis, si se Ileva a cabo un análisis de punto deequilibrio. El retorno de la inversión debe mostrarse en tablas que servirán como soportes adicionalespara las gráficas. También puede incluirse en la propuesta de sistemas una pequeña tabla quecompare los sistemas de cómputo y otras opciones.Esta sección cubre los diferentes tipos de gráficas, y se incluyen las gráficas de líneas, de columnas,de barras y de circulares. Las gráficas de líneas, de columna y de barras comparan variables,mientras que las de circulares ilustran la integración porcentual de una entidad.Se presentan a continuación ciertos lineamientos para un uso eficaz de las gráficas dentro de unapropuesta:

1. Dibuje sólo una gráfica por página, a menos que haga una comparación crítica

entre las gráficas.

2. Integre las gráficas en el cuerpo de la propuesta.

3. Dé a las gráficas una numeración consecutiva y un título adecuado.

4. Identifique cada eje, línea, columna, barra o segmento del círculo o de la gráfica.

5. Incluya una clave que indique los diferentes tipos de líneas de color, barrassombreadas o áreas reticuladas.

La explicación con respecto a las gráficas comenzará con el tipo más sencillo, que es la gráfica delíneas.

Gráficas de líneas. Las gráficas de líneas se utilizan básicamente para mostrar cambios en el tiempo.No hay otro tipo de gráfica que lo muestre con mayor claridad que una gráfica de líneas. En unagráfica se pueden ilustrar cambios desde una hasta cinco variables.Sin embargo, una gráfica de líneas también se utiliza para mostrar algo más que el tiempo en el ejehorizontal. Esto ocurre cuando uno tiene que estimar cuándo se interceptarán dos o más líneas.Las gráficas de líneas también son útiles cuando se desea presentar a los tomadores de decisiones losresultados de un análisis de retorno de la inversión o el análisis de punto de equilibrio. Larepresentación gráfica del periodo de retorno de la inversión permite ilustrar la factibilidad económicadel sistema propuesto, asimismo sería una gráfica de resultados de punto de equilibrio.

Gráficas de columnas. Otro tipo familiar de gráfica es la Ilamada gráfica o tabla de columnas. Lasgráficas de columnas permiten la comparación entre dos o más variables en el tiempo, pero con

frecuencia se utilizan para comparar diferentes variables en un tiempo específico. Aunque nomuestran la tendencia tan bien como las gráficas de líneas, ni permiten estimar con facilidad el valor de las columnas, muchas personas consideran que son más fáciles de entender que las gráficas delíneas.

Gráficas de barras. Las gráficas de barras son similares a las gráficas de columnas, pero nunca seutilizan para mostrar una relación en un periodo de años; más bien, se utilizan para mostrar variableso variables dentro de ciertos clases o categorías, durante un periodo específico.Las barras pueden organizarse de múltiples maneras. Pueden ser alfabética, numérica, geográfica osecuencialmente u ordenarse por su magnitud.Por ejemplo, en una propuesta de sistemas, una gráfica de barras puede ser útil para comparar elvolumen de facturas enviadas, el volumen de cuentas de clientes totalizadas y el volumen de facturasde los vendedores procesadas por el sistema de cómputo durante julio. Una gráfica de barras es unade las gráficas más populares y permite hacer comparaciones de manera directas pero se utilizabásicamente para comparar diferentes magnitudes en un momento particular en el tiempo.



Gráficas circulares. Otro tipo común de gráficas es la gráfica de círculo o de torta. Se utiliza parailustrar la manera en que se distribuye el 100% de un recurso en un período especifico. Los datospresentados comienzan a las 12 horas en el círculo y corren en el sentido de las manecillas del reloj;colocando el porcentaje mayor (la rebanada más amplia del pastel) junto con la siguiente másimportante; y así sucesivamente, hasta la más pequeña. Apéguese a esta convención a menos quequiera ilustrar contrastes dramáticos en los porcentajes, colocando los porcentajes mayores junto conlos más pequeños.

Las gráficas circulares son más fáciles de leer que las gráficas de columnas apiladas o las gráficasporcentuales. Su principal inconveniente consiste en que requieren de mucho espacio en cada página.En vez de dibujar en gráficas individuales de pastel, sería preferible elegir alguna de las otras gráficasporcentuales mencionadas con anterioridad si el ingeniero deseara ilustrar más de seis categorías.Ya se han recomendado las gráficas de Gantt para la programación de proyectos de sistemas. En lapropuesta de sistemas no deje de incluir una gráfica de Gantt. Esta gráfica indica cuándo concluirá elproyecto y también muestra el tiempo requerido para cada actividad de análisis y diseño contemplada.Los diagramas PERT son otro tipo especializado de gráfica para audiencias más técnicas. En elapéndice de la propuesta de sistemas puede incluirse un diagrama PERT para precisar las rutas detrabajo que el grupo de análisis de sistemas ha planeado. Cuando los lectores revisen la propuesta,harán uso de los diagramas PERT que proporcione, para, observar si las fechas de las actividadescríticas fechas límite para la organización entran en conflicto con otras.

Lineamientos para el uso de figuras en la propuesta de sistemasLas figuras (tablas y gráficas) pueden lograr una comunicación que no es posible alcanzar mediante eluso exclusivo de palabras. Cuando prepare la propuesta de sistemas, recuerde que puede aprovechar aquellas gráficas y tablas que haya utilizado para el planeamiento. Los siguientes lineamientos para eluso de figuras, le permitirán mejorar la calidad de la propuesta de sistemas.

1. Cada vez que sea posible, integre la figura en el cuerpo de la propuesta. Lafigura puede colocarse en la página siguiente a su primera referencia. Si su intención esrelegar la figura a un apéndice, no sería entonces relevante su inclusión.

2. Presente siempre las figuras en el texto, después de que se mencionen.

3. Interprete siempre las f iguras por medio de palabras y nunca las deje sinexplicación.

4. Titule todas las figuras, rotule cada eje y proporcione las leyendas que seannecesarias.

5. Utilice más de una figura si fuera necesario, de tal forma que no se saturenvisualmente.

Adopción de un estilo único para la propuesta

Consideraciones visuales y de formato

Las propuestas son documentos persuasivos. Los mejores argumentos para alcanzar un objetivoespecífico se han reunido en la propuesta de sistemas. En consecuencia, la propuesta debe ser persuasiva desde el punto de vista visual. El contenido y el estilo van de la mano; si se descuida estarelación se perjudicará el objetivo de la propuesta.

Uso de espacios en blanco. Los espacios en blanco distribuidos a lo largo del texto de la propuesta desistemas permiten destacar las ideas, asegurando que no pasarán desapercibidas. Sea conciso en suescritura; de tal forma, que puedan utilizarse espacios en blanco, sin Ilegar a extender demasiado lalongitud del documento. Deje márgenes de una pulgada en la parte superior, inferior e izquierda decada página.

Uso de títulos y subtítulos. El uso de títulos y subtítulos se vuelve decisivo, en especial si la propuestaes larga. Los títulos separan cada una de las secciones y ubican al lector en el contexto de la secciónprincipal. Si se redactan con imaginación, los títulos permiten que el lector siga la lógica de laredacción y no pierda el interés. Los subtítulos sirven de la misma manera, pero se refieren a puntosmás específicos. Cuando se toman en conjunto, los títulos y los subtítulos deben proporcionar unbosquejo útil e instructivo del documento.



Los títulos deben destacarse de varias maneras para informar al lector de los cambios de sección. Lomás común es utilizar: letras mayúsculas, centrado, uso de sangrías, subrayado, negritas o cualquier combinación de éstos.Los títulos y subtítulos deben distinguirse unos de otros, no sólo por su contenido sino por suubicación en la página y el uso de cualquiera de los tratamientos anteriores. Para que los títulos y lossubtítulos sean efectivos, el ingeniero debe ser consistente en su uso a todo lo largo de la propuesta,ya sea que se apegue a un manual de estilo o emplee un estilo personal, no deje de ser consistente en

su aplicación para maximizar el impacto de los títulos y los subtítulos.

Numeración de las páginas. Es importante numerar cada una de las páginas, ya que los números delas paginas son la forma más rápida de ubicación. Los números pueden ubicarse en cuatro lugares:Ya sea en la esquina superior derecha de la página; de manera alternada en las esquinas. izquierda yderecha, si es que el material se imprime por ambos lados; pie de la página o en la parte superior de lapágina. Sea consistente con cualquier posición que elija. En la tabla de contenido indique la páginaque le corresponde a cada uno de los títulos principales.

Referencias y apéndices. La mayoría de los lectores de la propuesta de sistemas, apreciarán que lasreferencias de material externo sean mínimas, si fuera necesario, incluya al final de su informe lasreferencias a doble espacio, y con un formato consistente.Los lectores de las Propuestas tienen, en general, diversos intereses en la organización. Si la

propuesta intenta dirigirse, tanto a técnicos como a gente común, sería apropiado incluir apéndicescon las especificaciones técnicas. Una alternativa puede ser la presentación adicional de una versiónmás detallada de la propuesta que contenga los detalles técnicos, aunque no debe olvidar el tiempo ylos costos involucrados.Debe solicitar un momento específico para la presentación oral de la propuesta de sistemas. Estasson oportunidades excelentes para vender sus ideas y el sistema, así como contestar cualquier pregunta que se planteara. Las presentaciones orales permiten mantener su presencia en laorganización y siempre serán indispensables.

PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE SISTEMAS

El tema de la presentación obviamente es la propuesta de sistemas (o alguna parte de ella). Lassiguientes consideraciones incluyen quiénes deben conformar la audiencia de la presentación y como

organizará apoyar y realizar la presentación oral. Todos estos aspectos se encuentran relacionados ylas examinaremos por separado con el fin de enfatizarlos con claridad.

Comprensión de la audiencia

Así como la audiencia del documento de la propuesta define su estilo de redacción, el nivel de detalle yel tipo de figuras, el conocimiento de la audiencia de la presentación oral permite al orador descubrir que tan formal debe ser, que presentar y que tipo de ayudas visuales debe incluir. Es imperativoconocer a quien se dirigirá.Si el auditorio es homogéneo, la tarea del ponente es más fácil, ya que sólo debe satisfacer unoscuantos puntos de vista. Aunque no intentamos analizar de manera extensiva los tipos de audiencia,hay ciertos puntos que deben tomarse en cuenta acerca de las diferencias entre audiencias.

Uso de datos demográficos

Los datos demográficos pueden obtenerse a través de cuestionarios, entrevistas y datos dearchivo. Los datos demográficos básicos incluyen la edad del empleado, su sexo, educación, puestodentro de la organización y la antigüedad en el puesto actual. Además, al recopilar estos datosentérese de los requerimientos potenciales de información que pueden solicitarse, y con ello lograráque su audiencia alcance una mejor comprensión durante la presentación oral. Consideraremos a losejecutivos y a los principales usuarios como la audiencia que tomará la mayoría de las decisionesacerca del sistema propuesto. Sin embargo, la mayoría de los ingenieros que presentan unapropuesta de sistemas se encuentran con combinaciones de estas dos audiencias básicas, más quecon un grupo homogéneo.

Audiencias de ejecutivos

Esta audiencia se compone de la alta dirección o la gerencia, quienes son los principales tomadores dedecisiones dentro de la organización.



Ellos pueden o no tener experiencia técnica en el área bajo discusión y esto es algo que el ingenierodebe identificar durante la definición de los requisitos de información previos a la presentación de lapropuesta.Los ejecutivos requieren de suficiente información para tomar decisiones documentadas, pero duranteuna presentación oral, no vale la pena invertir tiempo en aspectos extremadamente técnicos. Lainformación costo/beneficio es pertinente en las presentaciones a ejecutivos. Pueden ser de utilidadalgunos ejemplos (eventos breves, una cita, algo que soporte un punto principal) e ilustraciones

(historias mas largas con un principio y final de desarrollo, a los cuales pueda referirse de manerarepetida a lo largo de la presentación. También pueden utilizarse para audiencias ejecutivas,estadísticas contenidas en ayudas visuales, tales como gráficas o diagramas.Sea respetuoso de las restricciones de tiempo, ya que el tiempo es el recurso mas valioso del tomador de decisiones. Ensaye la presentación oral, de tal forma que pueda controlar su duración. Dejesuficiente tiempo para preguntas y comentarios del momento y no se mantenga a la defensiva. Seaabierto y honesto al responder preguntas y no se resista a admitir que desconoce la respuesta. Esté altanto de las preguntas de su audiencia y no deje de contestarlas.

Usuarios principales

Los usuarios principales difieren de los ejecutivos, en el sentido de que de hecho estarán utilizando (ytal vez aún desarrollando) la salida del sistema. Mientras que ellos también tienen responsabilidades

de toma de decisiones, y como usuarios, la propuesta de sistemas también les concierne.

Al dirigirse a los usuarios principales, considere discutir los cambios que ocurrirán en su trabajo, juntocon una descripción de los detalles operativos. Son de mucha utilidad los ejemplos con ilustraciones.La exposición de testimonios (esto es, apoyos de los individuos para puntos principales) también esuna posibilidad, así como comentarios autorizados (provenientes de una fuente conocida y respetable)acerca de los beneficios del sistema propuesto. El análisis de costos y beneficios también puede servir para esta audiencia, pero es probable que no sea el foco principal de la charla.

Pueden ser de utilidad con los usuarios principales, las ayudas visuales de muestras de la salida o deotros prototipos del sistema. Debe considerarse cualquier ayuda visual que permita al usuarioconcebir el uso del sistema.

Organización de la presentación de la propuesta del sistemaLos tópicos han sido determinados y son aquellos problemas que existen con el sistema actual, asícomo el sistema que usted y su equipo de sistemas propone para resolverlos. Lo anterior implica quelos ponentes de propuestas de sistemas tienen resuelto un problema de decisión, pues escoger untópico es con frecuencia la labor más difícil para el expositor Revise todos los datos reunidos de la organización que se encuentren resumidos en la propuesta desistemas. Tome cuatro o cinco puntos principales que sean la esencia de la propuesta. En particular,verifique el resumen ejecutivo, las secciones de recomendaciones y el resumen de la propuesta. Si eltiempo disponible para la presentación oral es mayor de media hora, los puntos principales puedenampliarse a nueve o más. Sin embargo, en una presentación oral, el asistente Ilega a retener no másde cuatro a seis puntos.Cada uno de los puntos principales del informe oral debe contar con un soporte. No es correcto

plantear un punto principal y no justificarlo. Se tienen numerosas opciones para apoyar los puntosprincipales. Estos incluyen ejemplos, ilustraciones, referencias de testimonios o de autoridades, yestadísticas. Recuerde que el ingeniero de sistemas cuenta con numerosas opciones para presentar elmaterial; y no necesariamente son las mismas alternativas de la propuesta escrita.

Planeación de la introducción y la conclusión

Una vez que se ha trabajado en los puntos principales y en los puntos de apoyo puede redactarse unaintroducción y una conclusión. Observe que la redacción de una introducción ocurre al final y no alprincipio. Esto es así porque la introducción debe dejar ver a los cuatro o cinco puntos principales dela propuesta, lo cual es imposible determinar en un principio. Tal presentación prepara a la audienciapara escuchar los temas que se ofrecen.La introducción debe incluir un "aliciente", algo que mantenga intrigada a la audiencia respecto a loque vendrá después. Esto debe ser un enfoque creativo de la propuesta, para que dirija de maneraunificada la atención de la audiencia hacia el nuevo material que se presenta. Por ejemplo, unaanécdota, analogía, referencia, un poema incluso una broma, pueden abrir con éxito una presentación,



en lugar de un comienzo deslucido o trillado. Si se decide por el humor, este debe estar directamenterelacionado con uno de los tópicos relevantes y el ingeniero debe capitalizarlo.La duración de la introducción debe ser proporcional al tiempo disponible para la presentación; entre el5 y el 10% del tiempo total del ingeniero debe utilizarse para desarrollar la introducción; de tal forma,que si una charla dura 10 minutos, aquella debe contar con 30 segundos a un minuto. Al seguir esteheurístico se sugiere que la introducción sea concisa y escrita con atención.Como se indicó anteriormente, la introducción y la conclusión de una presentación oral se escriben en

paralelo. Recuerde que esto es similar a la forma en que el resumen ejecutivo y el resumen de lapropuesta se manejan durante la redacción de la propuesta. Esto es así, porque las conclusionesdeben reflejarse en la introducción. Las conclusiones deben revisar los puntos principales de lapropuesta, de manera similar a la presentación de la introducción. No debe repetir al pie de la letra lasideas principales expuestas en la introducción, sino que debe reiterarlas y concluir con una fraseimpactante de manera similar al aliciente de la introducción. Por ejemplo, si usted comienza haciendouna analogía del crecimiento del sistema con el crecimiento de una planta, regrese a tal analogía yconclúyala. Una conclusión clara será satisfactoria y tendrá la aprobación de su auditorio.

Preguntas del momento

Las preguntas pueden hacerse durante o después de la presentación. La contestación de laspreguntas durante la presentación, hace a esta informal y relajada. Sin embargo, es un reto mucho

mas serio y puede desviar de manera prematura la atención hacia su propuesta. Es conveniente dejar las preguntas para el final, con el fin de mantener un control y comunicar de manera eficaz sus puntosde vista.

Uso de ayudas visuales

Los apoyos visuales que se utilizan en una presentación oral funcionan de manera similar a las figurasdel documento de la propuesta, ya que complementan el material asociado. Considere la posibilidadde contar con ampliaciones de las principales figuras de la propuesta, para utilizarlas durante lapresentación. Los elementos visuales deben tener una apariencia profesional (es muy convenientecontar con el apoyo de un artista). Los elementos impresos deben ser uniformes y visibles desdecualquier sitio del auditorio. Para esta ocasión, los apoyos visuales deben prepararse de antemano yno dibujarse durante la presentación.

Utilice paquetes de microcomputadora para producir elementos para su presentación y sus reportes. Ahora es muy fácil producir diagramas, acetatos y diapositivas.Practique con el uso de los apoyos visuales para que cualquier conflicto con el equipo no Ilegue a ser el foco de atención de la audiencia. Asegúrese de que el equipo para la presentación esté disponible eldía de su ponencia. Cuando exponga no deje de mirar directamente a la audiencia y no a la gráfica.

Uso de una computadora personal en la presentación

Uno de los apoyos visuales más efectivos que puede utilizar en la actualidad es el de una pantalla devideo conectada a una microcomputadora portátil. Si usted trabaja en el desarrollo de un sistema paracomputadoras personales, esto es doblemente cierto.Hay cierta logística que debe considerar cuando Ileve una microcomputadora a la reunión de lapropuesta. Si es posible, trate de utilizar un sistema de proyecciones de pantalla gigante, de tal forma

(que cualquiera dentro del salón tenga a la vista la pantalla del monitor. Si esto no fuera posible, utilicevarias microcomputadoras o monitores paralelos. Un heurístico útil es no tener más de cincoasistentes por cada monitor disponible.Las microcomputadoras son valiosas para presentar hojas de cálculo con capacidad de simulación.Por ejemplo, "¿que pasaría si cayera significativamente la tasa de interés? ¿Cómo afectaría el períodode retorno de inversión. El uso de una microcomputadora y de una hoja de cálculo previamentedesarrollada permite que el tomador de decisiones considere numerosos escenarios de simulacióndurante la misma presentación.El sistema que usted propone tiende a involucrar a las microcomputadoras. En este caso, lasmicrocomputadoras actúan como un prototipo y los usuarios y los tomadores de decisiones contaráncon una idea concreta rápida de lo que será el sistema resultante. No vacile en permitir que otraspersonas, además del ponente opere la computadora, esto ha funcionado bastante bien; incluso a laspersonas que carecen de experiencia en cómputo, les parece interesante.Por otro lado, no haga la presentación del sistema sólo en la computadora personal. Incluso si lleva lacomputadora a la presentación, necesitará explicar lo que está haciendo. También considere que lascosas pueden salir mal. Planee un método alternativo para presentar el material en caso de que sepresenten problemas de software o de equipo, que en el momento no puedan resolverse.



Ahora que hemos expuesto las audiencias, el material de apoyo y las ayudas visuales, nos dirigiremosa la distribución oral de la propuesta de sistemas. Aquí es donde la exposición del sistema difiere ra-dicalmente del documento de la propuesta.

Principios de la exposición

Al saber quien integra la audiencia, el ingeniero puede definir que tan formal será su presentación. Sien la reunión estará presente el director del consejo de administración la presentación debe ser formal. Si los usuarios principales, más que los ejecutivos integran la audiencia, tal vez sea másapropiado una presentación de tipo taller.Una forma de establecer el nivel de formalidad de las presentaciones es asistir a diferentes reunionesde la organización antes de su presentación.Esto permite entender las expectativas implícitas de la organización. Las expectativas se basangeneralmente en costumbres establecidas, tales como que el ponente use un proyector de acetatos,presente diapositivas de 35 mm realizadas profesionalmente o más aún, distribuya un resumen de lospuntos más relevantes. Aunque estas costumbres pueden no Ilegar a mencionarlas los integrantes dela organización, su inclusión puede ser importante, si esto implica juzgarla dentro de los parámetrosde una presentación exitosa.Las reglas para la presentación son:

1. Mantenga un nivel de voz suficientemente fuerte para que toda la audiencia lo pueda

escuchar.

2. Mire a cada una de las personas de la audiencia conforme hable.

3. Elabore ayudas visuales, lo bastante grandes para que toda la audiencia las pueda ver.

4. Use gestos que sean naturales a su estilo de conversación.

5. Inicie y concluya su charla de manera segura.

El simple hecho de pensar que se encuentra frente a un grupo puede poner al expositor sumamentenervioso. De hecho, el mayor temor de las personas es hablar en público. Existen cuatro lineamientos

que ayudan al ponente a vencer la ansiedad. Ellos son: 1) sea usted mismo; 2) prepárese; 3) hable demanera natural (no memorice ni lea), y 4) respire con suficiente profundidad durante su exposición.Cada uno de estos lineamientos se explicará en las siguientes secciones.

Primer lineamiento: sea usted mismo

"Sea usted mismo" implica que la personalidad del orador es muy importante para persuadir a laaudiencia. Los expositores necesitan desarroIlarse asimismo en todos los aspectos de supersonalidad, tales como: intelectual, emocional y espiritual. Los antiguos griegos, mantenían la ideade que los oradores alcanzaban el derecho de dirigirse a la audiencia a través de un desarrollo plenode su ser.La audiencia moderna parece no ser tan exigente. Sin embargo, una personalidad plenamentedesarrollada ubica al orador en una excelente posición para enfrentar cualquier contingencia durante

su exposición, tal como los asistentes críticos, sitios desfavorables, o tal vez algo tan mundano comosobreponerse a la falla del equipo. También es una gran fuente de ideas cuando se intenta dar un girocreativo a material poco incitante.

Segundo lineamiento: prepárese

Prepararse significa que mientras más sepa de su tema más fácil le será al ingeniero exponerlo. Unaexcelente expositora instala lo que ella Ilama su "piloto automático". Ella admite que Ilega aparalizarse, pero lo supera al tener pleno conocimiento de los puntos principales. Cuando expone,parece que permite a su subconsciente que trasmita su charla bien preparada. Esto significa que deantemano, habrá que practicar la presentación. Sólo unos cuantos oradores, si es que los hay, tienenel don de improvisar un buen discurso. Cuando el expositor se prepara cuenta con la confianza de querealmente tiene algo valioso que comunicarle a la audiencia y que superará cualquier cosa (inclusive laansiedad) para comunicarlo.

Tercer lineamiento: hable de manera natural



Hablar de manera natural sin memorizar ni leer, parecería poco práctico, ya que el expositor que lee untexto redactado, tiene poco riesgo de separarse de sus principales puntos de vista. Sin embargo, lalectura contrarresta la credibilidad del orador, ya que se evita la oportunidad del contacto visual vital.Memorizar una charla disminuye la posibilidad de adaptarse de manera adecuada a una audienciaparticular. Y cuando un orador pierde la ubicación de su charla memorizada, es casi imposiblerecuperarla sin tropiezos. Aquellos que memorizan sus charlas tienden a apegarse al pie de la letra ala presentación, relegando la comunicación del contenido. Los ingenieros que memorizan o leen sus

presentaciones se encuentran ante el riesgo de perder muy pronto el interés de su audiencia.En lugar de leer o memorizar, maneje en forma plena los cuatro o cinco puntos fundamentales de lapropuesta. Confíe en que tiene un mensaje que comunicar y que sabe cual es. Entérese de quemateriales de apoyo acompañan a cada punto, pero no los escriba. Si el tiempo es corto avancerápido en la propuesta del sistemaPrepare un bosquejo de su charla de la propuesta del sistema que incluya de 4 a 6 puntos principales,así como los puntos de apoyo. También indique en donde se presentarán elementos visuales, talescomo gráficas. ¿Que cambios considerará cuando presente el sistema a los usuarios potenciales, másque a los tomadores de decisiones? ¿Cómo difiere una presentación grabada de una en vivo?

Cuarto lineamiento: recuerde respirar

Recordar al expositor que debe respirar suena curioso, ya que respiramos sin tomarlo en cuenta. Sin

embargo, una excelente forma de alcanzar un adecuado volumen de voz es acordarse del proceso derespiración. Aspire profunda y largamente, justo antes de dirigirse al grupo. Permítase respirar entrelas frases y durante las pauses normales de su exposición. Fisiológicamente es imposible respirar conprofundidad y seguir nervioso.

RESUMEN

El ingeniero de sistemas dispone de tres métodos para integrar y lograr una propuesta eficaz desistemas: la organización funcional del contenido de la propuesta, la redacción de la propuesta en unestilo propio para la organización, y la presentación oral de una propuesta de sistemas informativo. Yaque la propuesta es la esencia del trabajo que ha realizado, así como del esfuerzo futuro, es undocumento decisivo para vender el sistema. Sea eficaz, la propuesta debe escribirse de una manera

clara y comprensible en diez secciones funcionales. Debe contar con un título adecuado que captureel interés de sus lectores y presente de manera clara lo que contiene. La propuesta debe contar conun resumen ejecutivo que ofrezca una visión concisa del proyecto de sistemas y las recomendaciones.Las consideraciones visuales son importantes cuando se busca una plena comunicación. Utilicesuficientes espacios en blanco para resaltar el texto; sea generoso cuando incluya títulos principales ysubtítulos; numere todas las páginas y mantenga un mínimo de referencias y apéndices.Lo más relevante de la propuesta de sistemas puede enfatizarse por medio del uso adecuado defiguras, incluyendo tablas y gráficas. Las gráficas comparan dos o más variables en el tiempo o en unmomento particular del tiempo. Las figuras siempre se acompañarán de una interpretación escrita enla propuesta. Las gráficas y las tablas que se utilicen durante la planificación previa a la propuesta,pueden incorporarse si se consideran relevantes.La presentación oral de la propuesta del sistema se basa en el documento de la propuesta y es otraforma eficaz de vender el sistema. Con el fin de lograr una presentación con trascendencia, el

ingeniero debe conocer anticipadamente cuatro elementos: quien integra la audiencia; el tópico (lapropuesta de sistemas o parte de ella); el tiempo disponible para la presentación y el equipo disponible(incluyendo las instalaciones). Estos cuatro elementos se encuentran relacionados y cada uno debepensarse y planearse para asegurar el éxito.

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