LEMBAR PENGESAHAN

LEMBAR PENGESAHAN

PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN

PELAKSANAAN KOORDINASI PERENCANAAN

DAN PENGELOLAAN KEUANGAN

DI BADAN NARKOTIKA KABUPATEN BANGKA SELATAN

COACH, PESERTA,Ir. SLAMET SUGIHARTO, MURP HENDRA SYABARI,SH, M.Si.

NIP. 19580427 198303 1 001 NIP. 19700206 1996 1 004

MENTOR,SUHARDI, SH, S.IP, MH

NIP. 19601208 198803 1 007KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah Subhanahuwataala, yang telah melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan Proposal Proyek Perubahan.

Proposal Proyek Perubahan ini disusun untuk memenuhi salah satu tugas dan kewajiban sebagai peserta Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III (Diklat Pim III) Pola Baru Angkatan III Tahun 2014 yang diselenggarakan di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kementerian Dalam Negeri Regional Yogyakarta, dengan obyek penulisan yang menyangkut bidang tugas pokok dan fungsi masing-masing peserta.

Penulis menyadari bahwa Proposal Proyek Perubahan ini masih sangat jauh dari sempurna, oleh karena itu segala saran dan kritik dari pembaca sangat penulis harapkan dalam rangka penyempurnaan penulisan ini.

Penulisan Proposal Proyek Perubahan ini dapat terselesaikan dengan lancar, semuanya tidak terlepas dari bantuan beberapa pihak yang sangat besar manfaatnya bagi penulis. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang tulus kepada :

1.Bupati Kabupaten Bangka Selatan yang telah memberikan ijin dan kesempatan kepada penulis untuk mengikuti Diklat Pim III Pola Baru Angkatan III Tahun 2014 di Pusdiklat Kementerian Dalam Negeri Regional Yogyakarta.2. Sekretaris Daerah Kabupaten Bangka Selatan yang telah memberikan ijin dan kesempatan kepada penulis untuk mengikuti Diklat Pim III Pola Baru Angkatan III Tahun 2014 di Pusdiklat Kementerian Dalam Negeri Regional Yogyakarta.3.Kepala Pelaksana Harian Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan (Mentor) yang telah memberikan dukungan kepada penulis untuk mengikuti Diklat Pim III Pola Baru Angkatan III Tahun 2014 di Pusdiklat Kementerian Dalam Negeri Regional Yogyakarta.

4.Bapak Ir. H. Suroyo, M.Si. selaku Kepala Pusdiklat Kementerian Dalam Negeri Regional Yogyakarta yang telah memberi kesempatan kepada penulis untuk mengikuti Diklat Pim III Pola Baru Angkatan III Tahun 2014.

5.Bapak Ir. Slamet Sugiharto, MURP, selaku Coach yang telah memberikan bimbingan dan arahan selama penulisan Proposal Proyek Perubahan ini.

6.Widyaiswara Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kementerian Dalam Negeri Regional Yogyakarta yang telah membekali penulis dengan berbagai materi sajian yang sangat bermanfaat untuk pelaksanaan tugas.

6.Rekan-rekan peserta Diklat Pim III Pola Baru Angkatan III Tahun 2014 yang telah banyak membantu dalam penulisan dan penyusunan Kertas Kerja ini.

7. Para Kasubbag, Kepala Seksi dan seluruh staf dilingkungan Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan yang telah banyak mendukung dan membantu penulis dalam penyelesaian proyek perubahan ini.

Harapan penulis, mudah-mudahan Proposal Proyek Perubahan ini dapat memberi manfaat bagi kita semua.

Yogyakarta, Juni 2014

Penulis,

HENDRA SYABARI, SH, M.Si.

NIP. 19711121 200501 1 007

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL

i

HALAMAN PENGESAHAN

ii

KATA PENGANTAR

iii

DAFTAR ISI

v

BAB I.PENDAHULUAN

1

A.Latar Belakang

1

B.Area Proyek Perubahan

5C.Ruang Lingkup

8

D.Kriteria Keberhasilan

8

BAB II.DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

9

A.Roadmap/Milestone Proyek Perubahan

9

B.Stakeholders Proyek Perubahan

12

C. Strategi Komunikasi

PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN

PELAKSANAAN KOORDINASI PERENCANAAN DAN PENGELOLAAN KEUANGAN

DI BADAN NARKOTIKA KABUPATEN BANGKA SELATAN

Oleh :

HENDRA SYABARI, SH,M.Si

NIP. 19711121 200501 1 007

NOMOR ABSEN : 14

INSTANSI : BADAN NARKOTIKA KABUPATEN BANGKA SELATAN

PESERTA

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN III

POLA BARU ANGKATAN IV TAHUN 2014

KEMENTERIAN DALAM NEGERI

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN REGIONAL YOGYAKARTA TAHUN 2014

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pengaruh global yang begitu kuat terutama dari negara-negara maju terhadap kehidupan bangsa Indonesia, baik dari segi budaya, perdagangan, teknologi, informasi, politik, moneter bahkan ideologi telah memberikan warna tersendiri dalam membentuk iklim perubahan yang sangat cepat. Kondisi ini tentunya tidak dapat dihindarkan, perubahan merupakan suatu keharusan dan kenyataan yang harus diterima bahkan lebih diusahakan. Perubahan akan membawa kehidupan masyarakat kearah yang lebih baik apabila disikapi secara positif melalui perencanaan pembangunan yang antisipatif dan akomodatif sehingga tekanan perubahan tersebut dapat diproyeksikan melalui tujuan dan sasaran yang terencana dengan jelas. Banyak potensi yang dapat dijadikan sebagai modal pembangunan untuk menghadapi perubahan yang begitu cepat. Kita harus selalu berfikir positif bahwa setiap perubahan adalah perbaikan ke arah lebih baik.

Pemerintah, baik pusat, provinsi dan kabupaten/kota sudah melakukan upaya-upaya konstruktif melalui perencanaan pembangunan yang cerdas dalam menghadapi perubahan yang cepat. Pemerintah Kabupaten Bangka Selatan khususnya dalam menyikapi hal tersebut telah ditetapkan Arah Kebijakan Pembangunan Daerah yang ditujukan untuk pengentasan kemiskinan dan peningkatan kualitas hidup masyarakat, revitalisasi pertanian dan kelautan, perluasan kesempatan lapangan kerja, peningkatan aksesibilitas dan kualitas pelayanan kesehatan dan pendidikan, pembangunan infrastruktur strategis, perdagangan, jasa dan industri pengolahan yang berdaya saing, rehabilitasi dan konservasi lingkungan serta penataan struktur pemerintah daerah yang menyiapkan kemandirian masyarakat Kabupaten Bangka Selatan.Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan berdasarkan Peraturan Bupati Bangka Selatan Nomor 12 Tahun 2008 mempunyai tugas melaksanakan koordinasi perangkat daerah dan instansi pemerintahan di kabupaten dalam penyusunan kebijakan dan pelaksanaan kebijakan operasional Badan Narkotika Nasional (BNN) dan membentuk satuan tugas sesuai kebijakan operasional BNN yang terdiri atas unsur perangkat daerah dan instansi pemerintah dikabupaten sesuai dengan tugas, fungsi dan kewenangan masing-masing.

Pada saat ini situasi dan kondisi di Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan sering mengalami keterlambatan dalam hal perencanaan dan pelaporan keuangan disebabkan karena kurangnya kemampuan aparatur secara kualitas belum begitu baik untuk pelaporan keuangan yang tepat waktu sehingga perlu dibuatnya Standar Operasional Prosedur (SOP) sebagai pedoman dalam penyelenggaraan pelaporan keuangan yang efektif dan efisien.Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka dalam proposal proyek perubahan ini penulis mengangkat judul : PELAKSANAAN KOORDINASI PERENCANAAN DAN PENGELOLAAN KEUANGAN DI BADAN NARKOTIKA KABUPATEN BANGKA SELATAN

Adapun manfaat yang diharapkan dari proyek perubahan yang akan dilaksanakan adalah :

1. tersedianya aparatur atau pegawai yang siap melaksanakan tugas perencanaan dan pengelolaan keuangan dalam pelaporan secara cepat dan tepat waktu.2. Adanya pembagian tugas yang jelas antar Kasubbag, Kepala Seksie dan Staf dalam pelaporan keuangan.

3. Tersedianya Standar Operasional Prosedur (SOP) yang menjadi pedoman atau tolak ukur pelaksanaan pelaporan keuangan di Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan.

B. Area Proyek Perubahan

Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan berdasarkan Peraturan Bupati Bangka Selatan Nomor 12 Tahun 2008 mempunyai tugas melaksanakan koordinasi perangkat daerah dan instansi pemerintahan di kabupaten dalam penyusunan kebijakan dan pelaksanaan kebijakan operasional Badan Narkotika Nasional (BNN) dan membentuk satuan tugas sesuai kebijakan operasional BNN yang terdiri atas unsur perangkat daerah dan instansi pemerintah dikabupaten sesuai dengan tugas, fungsi dan kewenangan masing-masing.

Dalam rangka sinkronisasi proyek perubahan berupa pelaksanaan koordinasi perencanaan dan pengelolaan keuangan yang cepat dan tepat waktu pada Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan, pelaksanaannya diselaraskan dengan Visi dan Misi Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan sebagai berikut :

VISI :BANGKA SELATAN BEBAS NARKOBA TAHUN 2015

MISI :

1. Meningkatkan kewenangan kebijakan.

2. Meningkatkan fungsi dan peranan Badan Narkotika Kabupaten.

3. Meningkatkan kualitas dan kuantitas sumber daya pegawai.

4. Meningkatkan kesadaran masyarakat akan bahaya narkoba.

5. Meningkatkan kerjasama dengan instansi terkait dan seluruh komponen masyarakat dalam upaya pencehahan, pemberdayaan masyarakat, pemberantasan penyalahgunaan dan peredaran gelap narkoba.

Tugas Pokok dan Fungsi Sekretariat Lakhar Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatana. Dasar Hukum

Peraturan Bupati Bangka Selatan Nomor 12 Tahun 2008 tentang Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan. b. Tugas Pokok dan Fungsi Sekretariat Lakhar Badan Narkotika Kabupaten

Sekretariat Lakhar BNK mempunyai tugas melaksanakan dukungan dan pelayanan administrasi serta pengelolaan sumber daya di lingkungan Lakhar BNK. Dalam melaksanakan tugas Sekretariat menyelenggarakan fungsi :a. Pelaksanaan koordinasi perencanaan dan pengelolaan keuangan;

b. Pelaksanaan urusan kepegawaian, organisasi dan tata laksana;

c. Pelaksanaan urusan ketata usahaan, rumah tangga, perlengkapan dan perbekalan. Sekretariat terdiri atas :

a. Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan;

b. Sub bagian Umum dan Keuangan.

(1) Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan koordinasi, penyusunan program dan anggaran serta pengelolaan evaluasi dan laporan.

(2) Sub Bagian Umum dan Keuangan mempunyai tugas melakukan pelayanan tata persuratan, tata kearsipan dan urusan rumah tangga serta melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan.Dalam proses penulisan judul dan penentuan proyek perubahan, penulis telah melakukan analisis terhadap permasalahan-permasalahan dalam hal perencanaan dan pelaporan yang sering mengalami keterlambatan karena disebabkan pelaksanaan surat pertanggungjawaban kegiatan (SPJ) belum selesai dilaksanakan sehingga penulis perlu membuat area perubahan yang dilakukan berkaitan dengan fungsi penyelenggaraan perencanaan dan pelaporan. Adapun area perubahan yang akan dilaksanakan sebagaimana telah dikoordinasikan dengan mentor sebagai pimpinan adalah PELAKSANAAN KOORDINASI PERENCANAAN DAN PENGELOLAAN KEUANGAN DI BADAN NARKOTIKA KABUPATEN BANGKA SELATANC. Ruang Lingkup

Untuk membatasi pembahasan yang diajukan sesuai dengan jabatan penulis sebagai Sekretaris Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan, maka pembahasan tulisan ini dibatasi pada locus Sekretariat yaitu pada Sub Bagian perencanaan dan pelaporan pada Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan dan focus penyelenggaraan perencanaan dan pelaporan dalam hal pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan yang cepat dan tepat waktu dengan menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) sehingga kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan dalam hal perencanaan dan pelaporan keuangan tidak mengalami keterlambatan, setelah adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) ini diharapkan semua kegiatan dapat berjalan dengan baik.

D. Kriteria Keberhasilan

Proyek perubahan yang akan dilaksanakan pada Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan diharapkan menjadi pedoman dalam penyelenggaraan perencanaan dan pelaporan dalam hal pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan yang cepat dan tepat waktu dengan kriteria keberhasilan proyek sebagai berikut :NOUraianIndikatorTarget

1.Tersusunnya Standar Operasional Prosedur (SOP) perencanaan dan pelaporanTersedianya Standar Operasional Prosedur (SOP) perencanaan dan pelaporan100%

2.Adanya kesepakatan atau komitmen bersama dalam perencanaan dan pelaporan keuangan yang tepat waktuTersedianya lembar komitmen yang telah ditandatangani bersama oleh stakeholder100 %

3.Diharapkan SOP dalam Jumlah SPJ yang disampaikan banyak dan tepat waktu70 %

BAB II

DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. Roadmap / Milestone Proyek PerubahanTahap Taking Ownership (Breakthrough I) digunakan untuk menyiapkan tahapan rencana perubahan baik kepada pimpinan, Kepala sub bagian, Kepala Seksie dan seluruh Staf yang ada di lingkup Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan.

Area perubahan yang disepakati untuk dilaksanakan adalah tentang keterpaduan perencanaan dan pelaporan keuangan yang mengacu kepada Standar Operasional Prosedur (SOP) yang cepat dan tepat waktu. Hal ini ini menjadi urgen untuk segera dilakukan karena melihat situasi dan kondisi dalam pelaporan keuangan di Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan.

Adapun Roadmap/Milestone Proyek Perubahan yang akan dilaksanakan adalah sebagaimana digambarkan dibawah ini : SHAPE \* MERGEFORMAT

Langkah-langkah serta indicator output dan target output yang akan dilakukan dalam rangka mewujudkan program keterpaduan perencanaan dan pelaporan yang cepat dan tepat waktu pada Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan adalah : NoKegiatanIndikatorPenanggungjawabWaktuOutput

1.Pembentukan Tim :

- Rapat internal

- Rapat koordinasi

- Terbetuknya SK Tim Daftar hadir Nama anggotam

Tersusunya tim aKepala Pelaksana Sekretaris Badan Narkotika Kab. Bangka Selatan5 hariTerbentuknya tim kerja tempat dan waktu SK Tim Kerja

2.Penyusunan draft SK Tim dan SOP Perencanaan dan Pelaporan :

-mengumpulkan bahan

-mengidentifikasi stakeholder

-menentukan waktu pertemuan dengan stakeholder- tersedia draft SK

Tim SOP Materi SOP

Draft SOP

Kepala Pelaksana Sekretaris Badan Narkotika Kab. Bangka Selatan2 hari3 hari

20 hariTersusunnya draft Tim SOP Perencanaan dan Pelaporan

3. Rapat koordinasi dengan stakeholder eksternal :

-pembahasan draft SK dan SOP Perencanaan dan Pelaporan-menyampaikan draft dan SOP Tim Perencaan dan Pelaporan

-persiapan untuk rapat dengan stakeholder

-menentukan waktu pertemuan waktu dengan stakeholder-pembakuan draf SOP dengan stakeholderDaftar hadir ditentukannya waktu rapat dan penyiapan untuk undangan rapatKepala Pelaksana Sekretaris Badan Narkotika Kab. Bangka Selatan

Para kasubbag dan Kasie3 hari3 hari3 hariTersedianya draft SK dan SOPDipersiapkannya kebutuhan eksternal

4.Membangun komitmen

- Pemaparan SOP

-Penandatanganan komitmen-Supervisi hasil penyusunan SOP

Daftar hadir Kesepakatan KomitmenKepala Pelaksana Sekretaris Badan Narkotika Kab. Bangka Selatan

3 hari- Terlaksananya rapat eksternal- Adanya lembar komitmen yang telah ditandangani- Adanya laporan kertas kerja

NET MAP PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PERENCANAAN DAN PELAPORAN BADAN NARKOTIKA

KABUPATEN BANGKA SELATANSTAKEHOLDER TERHADAP PROYEK PERUBAHAN

Hirarki

Dukungan

Hambatan

SEMINAR

JUDULBAB I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

B. Area Proyek Perubahan

C. Ruang Lingkup

D. Kriteria Keberhasilan

BAB II. DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. Roadmap / Milestone Proyek Perubahan

B. Stakeholder Proyek Perubahan

C. Strategi Komunikasi

BAB III. PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A. Capaian Proyek Perubahan

B. Kendala Internal / Eksternal

C. Strategi Mengatasi

BAB IV. PENUTUP

KESIMPULAN

REKOMENDASI

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN (Bukti-bukti fisik yang tertulis terbaca, terdengar)

BERITA ACARA SEMINARPROPOSAL PROYEK PERUBAHAN

PADA HARI, TANGGAL

PUKUL

TEMPAT

::

: Juni 2014Kementerian Dalam Negeri Pusat Pendidikan dan Pelatihan Regional Yogyakarta

Telah diseminarkan Proposal Proyek Perubahan Peserta Diklatpim III Pola Angkatan Baru Angkatan IVJUDUL

ATAS NAMA

JABATAN

INSTANSI

::

:

:Pelaksanaan koordinasi perencanaan dan pengelolaan keuangan di Badan Narkotika Kabupaten Bangka SelatanHendra Syabari, SH, M.SiSekretaris

Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan

COACH / MODERATOR PESERTA,Ir. SLAMET SUGIHARTO, MURP HENDRA SYABARI,SH, M.Si.

NIP. 19580427 198303 1 001 NIP. 19700206 1996 1 004

MENTOR,

SUHARDI, SH, S.IP, MH

NIP. 19601208 198803 1 007LEMBAR PENGESAHAN PROPOSAL PROYEK PERUBAHANJUDUL

DISUSUN OLEH

JABATAN

:

:

:Pelaksanaan koordinasi perencanaan dan pengelolaan keuangan di Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan

Hendra Syabari, SH, M.SiSekretaris Badan Narkotika Kabupaten Bangka Selatan

COACH / MODERATOR PESERTA,Ir. SLAMET SUGIHARTO, MURP HENDRA SYABARI,SH, M.Si.

NIP. 19580427 198303 1 001 NIP. 19700206 1996 1 004

MENTOR,

SUHARDI, SH, S.IP, MH

NIP. 19601208 198803 1 007

GOAL

2 Hari

Hari

14

10 Hari

2 Hari

:

Tahap IV

Membangun komitmen

- Pemaparan SOP

- Penandatanganan komitmen

- Supervisi hasil penyusunan SOP

Tahap III

Rapat koordinasi dengan stakeholder eksternal :

- Pembahasan draft SK dan SOP Perencanaan dan Pelaporan

- menyampaikan draft dan SOP Tim Perencaan dan Pelaporan

- persiapan untuk rapat dengan stakeholder

- menentukan waktu pertemuan waktu dengan stakeholder

- Pembakuan draf SOP dengan stakeholder

-

-

-

-

:

-

Tahap II

Pembentukan Tim :

- Rapat internal

- Rapat koordinasi

- Terbetuknya SK Tim

Tahap I:

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

Penyusunan draft SK Tim dan SOP Perencanaan dan Pelaporan :

-mengumpulkan bahan

-mengidentifikasi stakeholder

- menentukan waktu pertemuan dengan stakeholder

KALAKHAR/

MENTOR

BP3MD

DPPKAD

SEKRETARIS BADAN NARKOTIKA KAB. BANGKA SELATAN

KASUBBAG DAN KASIE

KASUBBAG DAN KASIE

STAF/TIM

TAHAP