Sistem Benzetimi Pro Model Ödevi

Hazırlayanlar

Habip TAYLAN 200813161055Mehmet FİREZ 200813161025Abdülfetah Uygur 200813161060Bayram AY 200813161005

BİR GENEL CERRAHİ SERVİSİNDE YATAK KULLANIM ETKİNLİĞİNİN BENZETİM İLE OPTİMİZASYONU

Giriş;

Amaç: Çalışmanın amacı, benzetim modeli ile hastane yataklarını daha etkin kullanarak hasta bekleme sürelerini azaltacak modeli geliştirmek.

Metod: Çalışma bir eğitim ve araştırma hastanesi genel cerrahi kliniğinde yapılmıştır. Kurulan benzetim modeli üzerinde, hasta bekleme sürelerini etkileyen kritik faktörleri belirlemektir. Model 6 aylık süre için 10 tekrarlı olarak çalıştırılmış ve istatistikler elde edilmiştir.

Sonuç: Sonuçlar, genel cerrahi kliniğinde benzetim modeli kullanarak süreçlerin iyileştirilmesi yoluyla, hastane bütçesine ilave mali yük getirmeden, verimlilik kazanımı elde edilebileceğini göstermektedir.

Çalışmanın Hedefleri

• Sistem ve iş süreçlerinin analiz edilmesi, • Sistemin işleyişindeki darboğazların belirlenerek hastaların yatış süresini uzatan faktörlerin

saptanması, • Bekleme sürelerinin azaltılması, • Hasta yatış sürelerinin kısaltılarak hasta devir hızının arttırılması, • Hizmet verilen hasta sayısını arttırılmasını sağlanması.

Yöntem ve Simulasyon Süreçleri

Çalışmanın amacını gerçekleştirmek için benzetim yöntemi ele alınmıştır. Hastaneye başvuran Genel Cerahi hastalarının poliklinikten sisteme girişinden itibaren sistemden çıkışına geçen bütün süreçler ele alınmaktadır. Genel Cerrahi Kliniğinde, uygulanan kapasite planları ve hasta bekleme sürelerinin azaltılması için kapsamlı bir benzetim modeli uygulanmıştır. Benzetim modelinin uygulanma sürecinde aşağıda verilen algoritma izlenmiştir. Bu algoritma sırasıyla; problemin tanımlanması, verilerin derlenip işlenmesi, modelin belirlenmesi, bilgisayar programının oluşturulması, model mantığının doğrulanması, modelin gerçek sisteme uygunluğu, senaryoların planlanması ve çıktıların analizi aşamalarını kapsamaktadır.

1- Mevcut sistemin detaylı incelenmesi ve tasarımı. 2- Sistemi oluşturan unsurların ve karakteristiklerinin belirlenmesi 3- Sistemdeki mevcut hasta ve iş akışlarının belirlenmesi 4- Sistemdeki işlem sürelerinin incelenmesi ve istatistiksel dağılışlarının belirlenmesi 5- Sonuçların analizi

2

Sistemin İncelenmesi

Genel cerrahi kliniğine hastalar poliklinik ve acil servis olmak üzere iki yolla giriş yapmaktadır. Poliklinikten yatış önerilen hasta grubu için genel cerrahi kliniğinde bir uzman hekim yatması gereken hastaları listeye kaydetmektedir. Hasta yatışları bu listeye göre yapılmaktadır.

Hastaneye yatışı yapılan hastanın gerekli tedavileri planlanmaktadır. Hastanın (ön)tanısına uygun olarak laboratuar tetkikleri için kan ve idrar örnekleri alınmakta, laboratuara gönderilmektedir ve sonuçlar analiz edilmektedir.

İş Süreçleri

İş süreçlerinin tanımlanmasında öncelikle hastaların genel cerrahi kliniğine gelişlerinden taburcu olana kadar tüm işlem süreçleri incelenmiştir. Genel cerrahi hastalarının hastanede geçirdiği süreçler; ilk olarak acil servis veya poliklinikten başlamakta ve klinik sürecinde tetkiklerin yapıldığı laboratuar, radyoloji, anestezi ve ameliyat süreçlerini içermekte ve ameliyat sonrasında bakımın ardından hastanın taburcu olmasıyla klinik ve hastane süreci tamamlanmaktadır. Aşağıdaki şekilde akış şeması gösteriliyor.

Şekil : Sistem Modeli

Hasta Gruplarının Belirlenmesi

Genel cerrahi hastalarının iş süreçleri incelendikten sonra , hastaların süreçler sonrasında oluşan hastalar incelenmiştir. Sürece ilk giren hastalar “Acil Hasta” ve “Acil Olmayan Hasta” olarak belirlenir. Yatışı yapılan hastalar tetkik ve muayeneleri sonucunda üç tip hasta olarak yeniden tanımlanmaktadır. Bunlar; “Medikal Tedavi Hastaları (MTH)”; “Ameliyat Hastaları (AH)” ve “Acil Ameliyat Hastalarıdır (AAH)

MTH; hastanede yatarak tıbbi tedavileri yapılan ve tedavi sonunda taburcu olan hastalardır.

AH; tedavileri için ameliyat olmasına karar verilen hastalardır.

AAH; ise öncelikli hasta grubudur ve hiç sıra beklemeden günün her saatinde hemen yatırılması ve tedavi edilmesi gereken hastalardır.

Sistem, MTH ve AH için haftanın 5 iş günü ve çalışma saatleri içerisinde çalışmakta, AAH ise hafta sonu ve tatil günleri dahil günün her saatinde tüm işlemler beklemeden yapılır.

3

Giriş Genel Cerrahi

LaboratuarRadyolojiAnestezi

(+)Ameliyat

Çıkış

Genel Cerrahi Kliniği Verileri

İş süreçleri ve hasta grupları tanımlandıktan sonra genel cerrahi kliniği verileri incelenmiştir. Hastaların hastanede bu süreçlerde ne kadar zaman geçirdikleri, hastaneye giriş ve çıkış sayı ve oranları ile bu süreçler arasında hasta sınıflamaları geçiş oranları belirlemek için Ocak–Temmuz 2008 tarihlerine ait 800 hasta dosyası elektronik hasta kayıt ortamında incelenmiştir. Tablo 1’e göre genel cerrahi kliniğinde 2008 yılının ilk 6 ayında 747 hastanın yatarak tedavi edilmiştir. Yatan hastaların 179’u (%24) medikal tedavi hastası, 337’si (%45) ameliyat hastası, 231’i de (%31) acil olarak yatan hastalardır. Genel cerrahi kliniği 39 yataklı olup hastanede bulunan 16 ameliyathaneden 3’ü genel cerrahi kliniklerine tahsis edilmiştir. Ayrıca 1 ameliyathane daha sadece acil vakalarda kullanılmak üzere tahsis edilmiştir.

Hastaların kliniğe yatmak için beklediği süre ortalama 3 ay olarak bulunmuştur.

Tablo : Genel Cerrahi Kliniğinde Yatan Hasta Sayıları ( Ocak -Haziran)

AYLAR MTH AH AAH TOPLAMOCAK 31 55 40 126ŞUBAT 30 68 33 131MART 34 46 43 123NİSAN 21 57 41 119MAYIS 32 52 36 120

HAZİRAN 31 59 38 128

Toplam 179(%24) 337(%45) 231(%31) 747(%100)

4

Poliklinik

Acil servis

MTH Hasta AH AH

AH

AAH

ServisKayıt

LaboratuarRadyoloji

Anestezi Ameliyat

Çıkı ş

Acil Hasta

Acil hasta

Tablo: Genel cerrahi Kliniği Hasta Akış Diyagramı

Oluşturulabilecek Durumlar

Senaryo 1 : Ameliyathane kapasitesi %33 arttırılmıştır. Kapasite artırımı tekli ameliyathaneye bir ameliyathane daha eklenerek sağlanmıştır.

Senaryo 2: Yatak kapasitesi % 50 arttırılarak 60 yatak kapasitesi oluşturulmuştur. Senaryo 3: Ameliyathane çalışma saatleri % 50 arttırılmıştır. Çalışma saatleri 08 :30 ‘da başlayıp

16:30’da biterken; senaryo dahilinde bitiş saati 20:30 olarak alınmıştır. Senaryo 4: Tetkik süreleri kaldırılmıştır. Biyokimya, radyoloji ve ileri tetkiklerin hasta servise yatmadan önce yapılması esasına dayandığından bu senaryoda tetkik süreleri sıfır olarak alınmıştır.

Oluşturulan 4 senaryodan ilk üçü bazı yatırımlar gerektiren, dördüncüsü iş süreçlerinin yeniden tasarlanmasını gerektiren senaryolardır. Senaryo 1 için ilave bir ameliyathane daha hazırlanması gerekmekte, bunun içinde yer, ekipman ve ilave işgücü sağlanmalıdır. Senaryo 2 için en az 10 oda, 20 yatak ve ekipmanı ile işgücü gerekmektedir. Senaryo 3 için ise çalışma saatlerinin arttırılması ile hastane olanaklarının geliştirilmesi ve yeniden organizasyonu gerekmektedir. Bu üç senaryonun uygulanması durumunda hastane bütçesine ekonomik yük getireceği görülmektedir. Senaryo 4 ise hastanenin iş süreçleri üzerinde değişiklikler yapılması esasına dayanarak tasarlanmıştır. Bu kapsamda biyokimya, radyoloji ve ileri tetkik süreçleri ele alınmış, senaryoda söz konusu tetkiklerin hastaların kliniğe yatmadan önce yapıldığı varsayılarak oluşturulmuştur. 4. senaryo, diğer senaryolardan farklı olarak hastane bütçesine ilave mali yük getirmeden, sadece süreçlerin iyileştirilmesi yoluyla, elde edilebilecek herhangi verimlilik kazanımı olup olmayacağının araştırılması amacıyla hazırlanmıştır.

BULGULAR

Genel cerrahi kliniğine gelen ve klinikte işlem gören hasta sayıları Tablo 2’de verilmektedir. Tablo 2’ye göre kliniğine gelen ve klinikte işlem gören hasta sayıları bakımından mevcut durumda sistemde altı aylık süre içerisinde yatan hasta sayısı 741, ameliyathane kuyruğunda işlem gören hasta sayısı 365, 2’li ameliyathanede ameliyat olan hasta sayısı 201, tekli ameliyathanede 162 ve acil ameliyathanede 226’dır.

Senaryolarda ele alınan servise gelen ve işlem gören hasta sayılarında artışlar saptanmıştır. Bu sonuca göre ameliyathane sayısının %33 artırılmasının (senaryo 1) genel cerrahi kliniğinin işleyişinde yatan hasta sayısında %23’lük, yatak sayısı %50 arttırıldığında (senaryo 2) %17, çalışma saatleri %50 arttırıldığında (senaryo 3) %22 ve tetkik süreleri kaldırıldığında da (senaryo 4) %17’lik bir artışa sebep olacağı görülmüştür.

Yöntem bölümünde açıklandığı gibi genel cerrahi kliniğine yatışı yapılan hastalar üç grup altında değerlendirilmektedir. Çalışmada mevcut durumda altı aylık sürede medikal tedavi hastası Tablo 3’te gösterildiği gibi; (MTH) 153, ameliyat hastası (AH) sayısı 365, acil ameliyat hasta (AAH) sayısı 230, toplam hasta sayısı 748 olarak bulunmuştur. Senaryo 1’de sadece MTH sayısında %20, AH sayısında %27 ve AAH %13 artış olmuş; Senaryo 2’de MTH sayısı %21, AH sayısı %21, AAH sayısı %5, toplam hasta sayısı da %16 artmıştır. Senaryo 3’de artış oranları MTH sayısında %22, AH sayısında %24 AAH sayısında %21, toplam hasta sayısında da %21 olmuştur. Senaryo 4’de ise MTH sayısında %24, AH sayısında %23, AAH sayısında %2, toplam hasta sayısında da %17 artış saptanmıştır.

5

Hasta Sayıları Mevcut Sistem

Senaryo-1 Senaryo-2 Senaryo-3 Senaryo-4

Yatan Hasta Sayısı 741 911 1.23 868 1.17 906 1.22 869 1.17 Pol. Yatan Hasta Sayısı

519 658 1.27 651 1.25 656 1.26 651 1.25

Acilden Gelen Hasta Sayısı

222 257 1.16 217 0.98 252 1.14 217 0.98

Ameliyathane Kuyruğundaki İşlem Sayısı

365 467 1.28 446 1.22 459 1.26 449 1.23

Ameliyat Olan Hasta Sayısı-2’li

201 252 1.25 248 1.23 263 1.31 273 1.36

Ameliyat Olan Hasta Sayısı-1’li

162 212 1.31 195 1.20 194 1.20 174 1.07

Acil Ameliyat Sayısı 226 260 1.15 239 1.06 260 1.15 232 1.03

Tablo 2: Servise Gelen ve İşlem Gören Hasta Sayıları Bakımından Senaryo Sonuçları

Tablo 3: Taburcu Olan Hasta Sayıları Bakımından Senaryo Sonuçları

Tablo 4:Hasta Gruplarına Göre İşlemde Geçen Süre Oranları Bakımından Senaryo Sonuçları

Hasta Grubu Mevcut Sistem

Senaryo-1 Senaryo-2 Senaryo-3 Senaryo-4

MTH 54.03 48.07 0.89 54.36 1.01 52.35 0.97 26.79 0.50 AH 53.94 50.56 0.94 54.09 1.00 51.90 0.96 42.96 0.80 AAH 74.55 65.57 0.88 74.25 1.00 67.26 0.10 75.11 1.01

Tablo 4’te sunulan işlemde geçen süre oranları bakımından sonuçlar incelendiğinde mevcut durumda MTH’nın sürelerinin %54.03’ü işlemde geçerken AH'nda işlem süresi %53.94, AAH’nda ise işlem süresi %74.55 olarak saptanmıştır. Senaryo 1’de MTH’nın sürelerinin %48.07’ü işlemde geçerken AH'nda işlem süresi %50.56, AAH’nda ise işlem süresi %65.57 olarak saptanmıştır. İşlemde geçen süreler açısında senaryo sonuçlarına bakıldığında; senaryoların işlemde geçen süre oranlarını azalttığı görülmektedir.

Hastaların hastaneye girişinden tanı, tetkik ve tedavi süresince sistemde geçirdiği süre bakımından incelendiğinde; mevcut sistemde MTH ortalama 112 saat, AH 212 saat, AAH 138 saat geçirmektedir. Senaryo 1’de bu süreler MTH’nda %18, AH’nda %9, AAH’nda da %14 artmaktadır. Senaryo 2’de ise hastaların sistemde geçirdiği süreler; MTH ve AAH’nda aynı kalmakta, AH’nda %1 artma olduğu belirlenmiştir.

6

Hasta Grubu Mevcut Sistem

Senaryo-1 Senaryo-2 Senaryo-3 Senaryo-4

MTH 153 183 1.20 185 1.21 187 1.22 190 1.24 AH 365 464 1.27 443 1.21 454 1.24 448 1.23 AAH 230 261 1.13 242 1.05 262 1.14 235 1.02 Toplam 748 908 1.21 870 1.16 903 1.21 873 1.17

Senaryo 3’te elde edilen sonuçlar Senaryo 2’ye yakın olarak bulunmuştur. Senaryo 4’te bu sürelerde MTH’nda %80, AH’nda %44, AAH’nda %7 azalma olduğu saptanmıştır (Tablo 5).

Tablo 5: Hastaların Sistemde Geçirdiği Süre Bakımından Senaryo Sonuçları (Saat)

Hasta Grubu Mevcut Sistem

Senaryo-1 Senaryo-2 Senaryo-3 Senaryo-4

MTH 95 112 1.18 95 1.00 98 1.03 19 0.80 AH 195 212 1.09 196 1.01 203 1.04 110 0.44 AAH 138 158 1.14 138 1.00 152 1.10 128 0.07

Tablo 6’da üroloji kliniğinde yatan hastaların yalın olarak geçirdiği işlemlerin sürelerine ilişkin sonuçlar verilmektedir. Mevcut sistemde hastaların işlemde geçirdikleri süreler; medikal tedavi hastalarında 51 saat, ameliyat hastalarında 105 saat, acil ameliyat hastalarında 102 saat olarak bulunmuştur. Senaryo 1, 2 ve 3’de hastaların işlemde geçirdikleri sürelerin tüm hastalarda hemen hemen aynı düzeyde kaldığı tespit edilmiştir. Senaryo 4’te ise işlem süreleri medikal tedavi hastalarında %90, ameliyat hastalarında %54, acil ameliyat hastalarında %6 gibi oranlarda önemli ölçüde azalma olduğu bulunmuştur.

Tablo 6: Hastaların Servisteki İşlemlerde Geçirdiği* Süre Bakımından Senaryolar (Saat)Hasta Türü Mevcut

Sistem Senaryo-1

Senaryo-2 Senaryo-3 Senaryo-4

Medikal Tedavi 51 51 1.00 52 1.02 51 1.00 5 0.90 Ameliyat 105 105 1.00 106 1.01 106 1.01 48 0.54 Acil Ameliyat 102 103 1.01 103 1.01 103 1.01 96 0.06

SONUÇ

Bu çalışmada, bir eğitim ve araştırma hastanesi genel cerrahi kliniğinde hasta yatış gün süreleri incelenmiş, hasta bekleme sürelerinin kısaltılabilmesi yönünde benzetim modelleri yapılarak uygun çözüm seçenekleri türetilmeye çalışılmıştır. Kurulan modeller ile türetilen senaryo sonuçları; önce sistemde serviste işlem gören hasta sayıları, çıkan hasta sayıları ve hastaların işlemde geçen ve engelleme süre oranları bakımından değerlendirilmiştir.

Çalışmada değişkenlerin her birinden oluşabilecek potansiyel çözüm önerilerinin geliştirilmesi ve çözüm kombinasyon seçeneklerinin türetilmesi amacıyla 4 ayrı senaryo oluşturulmuştur. Senaryo 1’de ameliyathane kapasitesi %33 (1 ameliyathane) arttırılmıştır. Senaryo 2’de yatak kapasitesi % 50 (20 yatak) arttırılmıştır. Senaryo 3’de ameliyathane çalışma saatleri % 50 arttırılmıştır. Senaryo 4’de de tetkikler için bekleme süreleri kaldırılmıştır.

Hazırlanan senaryoların her birinde ele alınan servise gelen ve işlem gören hasta sayılarında artışlar olduğu görülmüştür. Çalışma sonuçlarına göre senaryo 1’de genel cerrahi kliniğinin işleyişinde yatan hasta sayısında %23, senaryo 2 ile %17, senaryo 3 ile %22 ve senaryo 4 ile %17’lik bir artış elde edilebileceği saptanmıştır. Taburcu olan hasta sayılarına bakıldığında benzer şekilde; artış oranı senaryo 1’de %21, senaryo 2’de %16, senaryo 3’de %21 ve senaryo 4’de %17 olarak gerçekleşmiştir.

Bu sonuçlar bize genel cerrahi kliniğinde 4 senaryonun her biri ile hasta sayılarında %16 ile %23 arasında artışlar elde edilebileceğini göstermektedir. Ancak ilk üç senaryonun gerçekleştirilebilmesi için ek oda, ameliyathane, araç-gereç, ekipman ve işgücü sayısında artışlar gerekmektedir. Bu artışların her biri, ayrı bir maliyet unsuru olarak öne çıkmaktadır. Sözü edilen maliyet unsurları göz önüne alındığında, üç senaryoda da hasta sayılarında elde edilen artış ile, kliniğin verimliliğinin artışı yönünde bir iyileşmeden söz etmek gerçekçi olmayacaktır.

7

Ancak, senaryo 4 ile genel cerrahi kliniğindeki hasta sayısında elde edilen %17’lik artış, önemli bir sonuç olarak değerlendirilmektedir. Senaryo 4 önceden açıklandığı gibi, hastanenin iş süreçleri üzerinde değişiklikler yapılmasını kapsamaktadır. Değişikliğin temeli, hastaların kliniğe yatmadan önce biyokimya, radyoloji ve ileri tetkik süreçlerinin tamamlanması ve yatış işleminin bundan sonra yapılmasını içermektedir. Bu senaryoda hasta sayısında sağlanan %17’lik artış, bir taraftan mevcut kaynakların etkin kullanılması tasarlanarak iş süreçlerinin geliştirilmesiyle, kliniğin kritik süreçlerinde işlem gören hasta sayılarında artışın elde edilebileceğini, diğer taraftan da verimsizliğe neden olan kısırdöngünün kırılmasına olanak sağlanabileceğini göstermektedir.

Çalışmanın en önemli çıktısı olarak değerlendirilen bu sonuç, benzetim modeli kullanarak, hastane bütçesine ilave mali yük getirmeden, verimlilik kazanımı elde edilebileceğini göstermektedir.

Şekil: Benzetim görüntüsü

8