Projet Outils Basiques
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Dr. Rmi BacheletMatre de confrences
Centrale Lille
Versions rcentes du cours pdf, ppt vido disponibles ici : management de projet
Outils essentiels dorganisation
Gestion de projet
1Image Wikimdia Commons cc-by : Source
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Dr. Rmi BacheletMatre de confrences
Centrale Lille
Introduction
Objectifs
Plan du cours
Avant de commencer
Confort de lecture ? 1080p/haute dfinition mode plein cran mettre en pause, varier la vitesse youtube.com/html5
Cours distribu sous licence Creative Commons
gestiondeprojet.pm Originaux des diapositives, vidos HD en
tlchargement Quiz, modles, exercices, prise de notes
partages Valider vos comptences : MOOC GdP
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Dr. Rmi BacheletMatre de confrences
Centrale Lille
Introduction
Objectifs
Plan du cours
tablir desobjectifs :
Mettre en uvre le PDCA, lanalyse forces/faiblesses
Ngocier les livrables avec les acteurs du projet grce au triangle qualit/cots/dlais
Organiser les runions :
Ordre du jour, compte-rendu, animation..
Check-list : efficacit dune runion
Dmarrer en grant une
Todo list
Spcifier et rpartir le travail
viter leffet tunnel
Maitriser les bases des outils de projet pour :
3
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Dr. Rmi BacheletMatre de confrences
Centrale Lille
Introduction
Objectifs
Plan du cours
Plan du cours
Fixer les objectifs dun projet
Chapitre 1
Organiser des runions efficaces
Chapitre 2
Le compte-renduChapitre 3
Grer la phase de dmarrage
Chapitre 4
Cycle de vie dun projet
Chapitre 5
4
-
Dr. Rmi BacheletMatre de confrences
Centrale Lille
Fixer les objectifs dun projet
Chapitre 1
Organiser des runions efficaces
Chapitre 2
Le compte-renduChapitre 3
Grer la phase de dmarrage
Chapitre 4
Cycle de vie dun projet
Chapitre 5
5
-
Acteurs du projet
Matrice SWOT
Le PDCA
Qualit-Cots-Dlais
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 1
Outils essentiels dorganisation
Chapitre 1
Fixer et ngocier les objectifs dun projet
6Wikimdia Commons cc-by : Source
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Acteurs du projet
Matrice SWOT
Le PDCA
Qualit-Cots-Dlais
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 1
Ceux qui.. Sont les
demandent, payent, utilisent, ou dcident darrter le projet
Client, maitre douvrage, commanditaire, bailleur
pilotent le projet Chef de projet, maitre duvre
ralisent le projet Equipe-projet : acteurs projet, prestataires, consultants
sont concerns p.e. soutiennent ou sopposent au projet sans y travailler
Parrains, Parties prenantes (stakeholders)
Qui ngocie les objectifs : les acteurs dun projet
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Acteurs du projet
Matrice SWOT
Le PDCA
Qualit-Cots-Dlais
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 1
Ceux qui.. Sont les
demandent, payent, utilisent, ou dcident darrter le projet
Client, maitre douvrage, commanditaire, bailleur
pilotent le projet Chef de projet, maitre duvre
ralisent le projet Equipe-projet : acteurs projet, prestataires, consultants
sont concerns p.e. soutiennent ou sopposent au projet sans y travailler
Parrains, Parties prenantes (stakeholders)
Qui ngocie les objectifs : les acteurs dun projet
Voir formation analyse
stratgique des projets
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Acteurs du projet
Matrice SWOT
Le PDCA
Qualit-Cots-Dlais
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 1
Matrice SWOT
9Wikimdia Commons, auteur Lamiot cc-by : Source
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Acteurs du projet
Matrice SWOT
Le PDCA
Qualit-Cots-Dlais
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 1
Exemple de matrice
10
Auteur Paul Stainthorp cc-by : Source
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Acteurs du projet
Matrice SWOT
Le PDCA
Qualit-Cots-Dlais
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 1
Cycle daction : le PDCA
Version anglaise : Plan Do Check Act
11Michel Weinachter Wikimdia Commons cc-by : Source
Voir module Evaluation de
projet et tude dimpact
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Acteurs du projet
Matrice SWOT
Le PDCA
Qualit-Cots-Dlais
Matre de confrences Centrale Lille
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Chapitre 1
Le triangle Qualit Cot - Dlai
Qualit: spcifications techniques : fonctions, fiabilit, ergonomie
Dlais : un projet est limit dans le temps : pnalits de retard, date de fin impose
Budget : salaires, achats, machines, prototype, prestations externes
Cost Time
Scope
12
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Acteurs du projet
Matrice SWOT
Le PDCA
Qualit-Cots-Dlais
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Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 1
Cost Time
Scope
En pratique
0% 100%
.
Dlais plus longs
Dlais plus courts0%
100%
13
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Acteurs du projet
Matrice SWOT
Le PDCA
Qualit-Cots-Dlais
Matre de confrences Centrale Lille
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Chapitre 1
14
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Acteurs du projet
Matrice SWOT
Le PDCA
Qualit-Cots-Dlais
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 1
A partir dun projet ou dun vnement que vous devez organiser (p.e. la fte annuelle dune lcole)
Tableau des acteurs Prparez une matrice SWOT
pour acclrer ce projet, on propose de simplifier certains livrables
Quels sont les avantages et inconvnients ? Avec qui et comment dcider des simplifications
effectuer ?
Slectionnez un des livrables et dfinissez comment latteindre
Etablissez un PDCA
Mise en uvre
15
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Acteurs du projet
Matrice SWOT
Le PDCA
Qualit-Cots-Dlais
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 1
Quiz sous cette vido
Partagez !
16
Pour partager les tableaux, SWOT, PDCA que vous avez conus, envoyez-nous une photo : [email protected]
Sujet du ml et nom du fichier [Outil essentiels] tableau acteurs [Outil essentiels] SWOT [Outil essentiels] PDCA
Si vous voulez voir les autres ressources partages => Ici ou sous cette vido
Schma grdc : Source
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Dr. Rmi BacheletMatre de confrences
Centrale Lille
Fixer les objectifs dun projet
Chapitre 1
Organiser des runions efficaces
Chapitre 2
Le compte-renduChapitre 3
Grer la phase de dmarrage
Chapitre 4
Cycle de vie dun projet
Chapitre 5
17
-
Des runions utiles ?
Efficacit
Types de runion
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 2
Outils essentiels dorganisation
Chapitre 2
Organiser des runions efficaces
18Image Wikimdia Commons cc-by : Source
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Des runions utiles ?
Efficacit
Types de runion
Matre de confrences Centrale Lille
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Chapitre 2
Des runions utiles ?
Une runion cote cher
cot = cot salarial horaires X nombre de participants +
1. Quand la runion va t-elle se drouler ?
Fixer une date ni trop tt ni trop tard
2. Les personnes convies sont-elles les bonnes ?
Invits inutiles
Experts/dcideurs absents
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Des runions utiles ?
Efficacit
Types de runion
Matre de confrences Centrale Lille
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Chapitre 2
Des runions utiles ?
3. Prparer la runion
1h de runion = 4h de prparation
4. Avant de commencer, balayer les objectifs :
ordre du jour
tour de table
rappel des livrables et dcisions prcdentes
20
Une runion ne simprovise pas, on y prsente 1/un travail 2/de manire claire et efficace
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Des runions utiles ?
Efficacit
Types de runion
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 2
Efficacit dune runion
Deux rles tenir :
Lanimateur : organisation, efficacit du temps, ordre de traitement des sujets
Le secrtaire formalise ce qui a t dit, rdige et envoie le compte-rendu
Quest-ce qui a t dcid ? Concrtement ?
Un compte-rendu doit dboucher sur des objectifs daction prcis
Check-list defficacit dune runion
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Des runions utiles ?
Efficacit
Types de runion
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 2
4 types de runion
1. Runion technique
2. Runion de chantier
3. Runion davancement
4. Stand-up meeting
Image cc-by : Source
22
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Des runions utiles ?
Efficacit
Types de runion
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 2
Runion technique
But : approfondir des points prcis, rsoudre un
problme
Squence : ordre du jour, traitement point par point, objectifs pour la prochaine fois
Dure : peut prendre du temps !
Image cc-by : Source
Participants : membre(s) de lquipe concerns, spcialistes du domaine, client
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Voir module Mthodologie
de rsolution de problme
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Des runions utiles ?
Efficacit
Types de runion
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 2
Runion de chantier
Participants : le chef de projet, les responsables de lquipe, le client, les dcideurs, le comit de pilotage
But : prsenter lessentiel : avancement, rsultats ..
Squence : ordre du jour, prsentation, questions, (dlibration), dcisions
Dure : jamais plus dune heure
Image cc-by : Source
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Des runions utiles ?
Efficacit
Types de runion
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 2
Runion davancement
Participants : interne lquipe-projet
But : suivi du planning, entraide, communication et motivation, dtection des blocages
Squence : ordre du jour, traitement point par point, objectifs pour la prochaine fois
Dure : attention !
Image JISC infoNet cc-by-sa-nc : Source
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Des runions utiles ?
Efficacit
Types de runion
Matre de confrences Centrale Lille
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Chapitre 2
Stand-up meeting
Squence : chacun rpond trois questions1. Quai-je fais depuis notre dernire runion ?
2. Que dois-je faire maintenant ?
3. Quelles sont les difficults rencontres ?
Dure : trs courte !
Toutes les runions sont suivies d'un compte-rendu plus ou moins dvelopp
le lundi et le jeudi, la pause de 10h, max 20 min
Image SeedRocket cc-by : Source
Participants : membres disponibles
But : faire un point rapide
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Des runions utiles ?
Efficacit
Types de runion
Matre de confrences Centrale Lille
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Chapitre 2
Synthse
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Efficacit dune runion : quand, avec qui, prparation, animation
Rles :Animateur, Secrtaire
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Des runions utiles ?
Efficacit
Types de runion
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 2
Mise en uvre
Quiz sous cette vido
(suite du projet que vous avez dfini au chap. 1)
Prparez la runion de lancement du projet Quel ordre du jour ? Qui inviter ? Quels documents prparer ?
Quelles autres runions organiser ? Quel type ? Combien ?
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Dr. Rmi BacheletMatre de confrences
Centrale Lille
Fixer les objectifs dun projet
Chapitre 1
Organiser des runions efficaces
Chapitre 2
Le compte-renduChapitre 3
Grer la phase de dmarrage
Chapitre 4
Cycle de vie dun projet
Chapitre 5
29
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Contenu
Conseils
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 3
Outils essentiels dorganisation
Chapitre 3
Le compte-rendu30Image Wikimdia Commons cc-by : Source
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Contenu
Conseils
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 3
31
-
Contenu
Conseils
Matre de confrences Centrale Lille
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Chapitre 3
Le compte-rendu : Les plus
La cohrence : Le modle de CR est standard
Les objectifs sont dtaills : Responsable / Livrable concret et prcis / Date de fin / charge de travail
Le suivi : Commencer par revenir sur les objectifs prcdents
La simplicit : enchaner sur le mme document partag
La rapidit daction : envoy sous 48h, lapprobation est demande.. par dfaut
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Contenu
Conseils
Matre de confrences Centrale Lille
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Chapitre 3
Modles de compte-rendu
Disponible dans les Fiches pratiques de gestion de projet
En mind map au format Freeplane.
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Contenu
Conseils
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 3
Rflexion et questions
Quiz sous cette vido
(suite du projet que vous avez dfini au chap. 1)
Mettez au point le modle de compte-rendu de runion utiliser
Quelle structuration? Un logo, une identit visuelle pour le projet ? Comment diffuser et faire approuver ce
document ?
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Dr. Rmi BacheletMatre de confrences
Centrale Lille
Fixer les objectifs dun projet
Chapitre 1
Organiser des runions efficaces
Chapitre 2
Le compte-renduChapitre 3
Grer la phase de dmarrage
Chapitre 4
Cycle de vie dun projet
Chapitre 5
35
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Objectif SMART
Fiche de dfinition
La todo list
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 4
Outils essentiels dorganisation
Chapitre 4
Grer le dmarrageImage Stacy Spensley cc-by 2.0 : Source 36
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Objectif SMART
Fiche de dfinition
La todo list
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 4
Spcifique
Mesurable
Accept
Raliste & Ambitieux
dfini dans le Temps
S
MA
R
T
simple, prcis, clair
On nimpose pas un objectif quelquun, on laide le proposer comment daprs vous ?
Pas diminuer labsentisme mais rduire labsentisme de 15% .
Ne demandez pas dtre moins ferm mais proposez prendre la responsabilit de tel travail collectif ou danimer tel type de runion
Date, chance Pour le
Trop facile pas motivant.Trop dur chec,dcouragement
Pralable : SWOT, QQOQCP
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Objectif SMART
Fiche de dfinition
La todo list
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 4
Que contient la fiche de dfinition dun projet ?
Rsum / executive summary
1. Enjeux du projet
2. Contexte
3. Livrables
4. Risques
5. Budget
6. Acteurs
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Objectif SMART
Fiche de dfinition
La todo list
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 4
Dfinition dun projet : contenu (1/2)
Enjeux du projet Quel besoin ? Quel(s) client(s), quel partenaire(s),
quelle utilit pour chacun deux ? Adquation la stratgie du demandeur
Contexte Historique/contexte, projets prcdents, concurrents.. Analyse SWOT initiale Relations et interfaces avec les autres acteurs et parties
prenantes Primtre et limites du projet. Contraintes
Rsultats et attendus Le(s) livrable(s) finaux : produit, service, rapport
dexpertise.. Principaux lments du cahier des charges Critres et indicateurs mesurables de limpact
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Objectif SMART
Fiche de dfinition
La todo list
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 4
Dfinition dun projet : contenu (2/2)
Principaux risques Conditions et hypothses de dmarrage Approche succincte : 3-5 risques immdiatement
identifiables ou scnarios dfavorables qui feraient chouer le projet
Moyens et ressources Temps, argent, expertise, mise disposition de
matriel
Acteurs Equipe, chef de Projet Client Hirarchie Signature/engagement
40
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Objectif SMART
Fiche de dfinition
La todo list
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 4
Modle de fiche de dfinition
[MOOC GdP parcours par quipe] - Modle de fiche de dfinition de projet
41
-
Objectif SMART
Fiche de dfinition
La todo list
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 4
Mise en route : se rpartir le travail
Pas encore dorganisation en place
travail faire entre les runions ?
La todo list
1. dfinir les tches
2. qui fait quoi
3. suivre lavancement
Image Ex-Smith cc-by-sa : Source42
-
Objectif SMART
Fiche de dfinition
La todo list
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 4
Grer une todo list
GTD Getting Things Done : un processus structur
1. Collecte
2. Clarification
3. Organisation
4. Revue
5. Action
Une personne seule :
Agenda, post-it, crire sur sa main..
Une quipe :
Tableau partag
1. pour chaque objectif dcid2. sa date de ralisation3. son responsable.. et dautres choses, selon les besoins : charge de travail, ressources prvoir, priorit/importance, mthode de validation de chaque tche, retard ou non, % davancement, date de mise jour
Image cc-by-sa : Source
Planifier
Action suivante
43
-
Objectif SMART
Fiche de dfinition
La todo list
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 4
tape 1 : Se rpartir le travail
44
-
tape 2 : suivre lavancement
Document partag = fonctions utiles
Demander la mise jour par chacun
Suivre les actualisations, commentaires, notifications..
Autres solutions : Trello, Wunderlist..
-
Objectif SMART
Fiche de dfinition
La todo list
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 4
46
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Objectif SMART
Fiche de dfinition
La todo list
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 4
Mise en uvre
47
Quiz sous cette vido
(suite du projet que vous avez dfini au chap. 1)
Rdigez les principaux points de la fiche de dfinition
Quelles parties importantes/secondaires ?
Rdigez la todo list lissue de la runion de lancement
Qui fait quoi, pour quand ?
-
Dr. Rmi BacheletMatre de confrences
Centrale Lille
Fixer les objectifs dun projet
Chapitre 1
Organiser des runions efficaces
Chapitre 2
Le compte-renduChapitre 3
Grer la phase de dmarrage
Chapitre 4
Cycle de vie dun projet
Chapitre 5
48
-
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 5
Effet tunnel
Cycle de projet
Outils essentiels dorganisation
Chapitre 5
Cycle de vie dun projet49Image Wikimdia Commons cc-by : Source
-
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 5
Effet tunnel
Cycle de projet
Jour 0
Effet tunnel !
50
Jour 1
2 3
SMART
Mauvaises surprises garanties
Pas de visibilit : impossible de connatre ltat davancement du projet
Dsintrt, oubli..
Que faire ?
Faut-il attendre que le travail soit termin ?
-
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 5
Effet tunnel
Cycle de projet
Jour 0
Poser des jalons !
51
Jour 1
2 3
Objectifs intermdiaires SMART
Deux types de comportements qui crent leffet tunnel : le glandeur et le faiseur de miracles.
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Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 5
Effet tunnel
Cycle de projet
Dfinition Montage Excution Clture
1 Objectifs gaux 1 C. des charges 1 Suivi / pilotage 1 Livraison/transfert
2 Fiche de Df. 2 Lots de travail 2 Modifs CdC 2 Formation MOA
3 CR, Todo list 3 Responsabilits 3 Gestion des risques 3 Post Mortem
4 Planning 4 Prototypage, tests 4 Raffectation
5 Budget / Ressources
DureDbut Fin
Dfinition
Montage
Excution
Clture
Niv
eau
de
ffo
rt
Cycle de vie dun projet
52
Voir formation planification et
pilotage de projet
-
Matre de confrences Centrale Lille
Dr. Rmi Bachelet
Chapitre 5
Effet tunnel
Cycle de projet
Mise en uvre(Suite du projet que vous avez dfini au chap. 1)
Jalonner : Dcouper un objectif final en sous-
objectifs, avec pour chacun une date
Outre les jalons, partagez au moins deux autres manires de sortir de leffet tunnel
53
Quiz sous cette vido
-
Dr. Rmi BacheletMatre de confrences
Centrale Lille
Pour aller plus loin
Prise de notes partages
54
Version 1 (08/1999) (lien) Auteur : Rmi BACHELET
Version 2 (03/2013) (lien) Auteur/mise en forme : Rmi BACHELET Mise en forme : Matthieu CISEL
Version 3 (09/2014) (lien) Auteur/mise en forme : Rmi BACHELET Aide mise en forme : Bich Van HOANG, Amaury VAN ESPEN, Ghislaine PARA
-
5
-
Lanimation de runions : une carte conceptuelle
Thomas Briand
-
Dr. Rmi BacheletMatre de confrences
Centrale Lille
Gestion de projet
Outils essentiels dorganisation