Projektdefinition [Quelle: klein-engineering] Projektmanagement Prof. Dr. Siegfried Seibert...

Projektdefinition [Quelle: klein-engineering]

Projektmanagement Prof. Dr. Siegfried Seibert 23.05.2013SS 2013

Hennemann, Michael 726611Schmidt, Thomas 726621Wick, Jonas 732416Simon, Ulrich 728772Selim, Ünlü 726679

Gliederung

1. Einleitung2. Projektstart- und Projektdefinition3. Projektumfeld-/ Stakeholderanalyse4. Projektziele5. Projektorganisation6. Fazit7. Quellen

2

Einleitung Start Umfeld Ziele Organisation Fazit

| 28

Einleitung

• Misserfolge vermeiden durch Qualifizierung• 10 Projektleiter ausbilden

Ziel:

3


1. Planung 2. Maßnahmen 3. Erfolg

| 28

2. Projektstart

4


[Quelle: klein-engineering]

| 28

2.1 Ablaufplan Projektstartaktivitäten

5


Klärung der ProjektzieleAnforderungskatalog erstellen | Eindeutig formulieren

Entscheidung zur ProjektdurchführungMachbarkeit Projektrisiko Wirtschaftlichkeit

ProjektgründungProjektantrag erstellen /

Aspekte bearbeitenAnalyse erstellen /

Ressourcen und Kosten ausarbeiten

| 28Quelle: selbsterstellte Tabelle nach [Seibert, Siegfried 2013]

2.1 Ablaufplan Projektdefinition

6


Kick-Off-Meeting StartWorkshopZusammenführen des Teams /

Information über ProjektbedingungenBegeisterung wecken

Rollenbestimmung

Projektorganisation Prozessorganisation Projektleiter ernennen / Als Grundlage festlegen Phasen, Meilensteine, Tätigkeiten

ProjektauftragProjektname festlegen Auftragsbedingungen bestimmen

| 28Quelle: selbsterstellte Tabelle nach [Seibert, Siegfried 2013]

2.2 Einladung zum Kick-Off-Meeting

7


Einladung zum Kick-Off-Meeting der Topsoft GmbH

Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kolleginnen und Kollegen!Hiermit möchte ich Sie herzlich zu dem Kick-Off-Meeting unseres neuen Projektes PM-Qualifizierung einladen, um dort erste Vorgehensweisen zu besprechen, was im darauffolgenden Workshop vertieft wird.

Datum: 20.06.2013Zeit: 15:30 Uhr – ca. 18:00 UhrOrt: Konferenzraum der Topsoft GmbH Teilnehmer: Geschäftsführer, Projektteam, externer Referent,

Agenda1. Begrüßung aller Teilnehmer2. Kurzer inhaltlicher Überblick über den Projektauftrag3. Kurze gegenseitige Vorstellung der Teammitglieder4. Information über organisatorische Regelungen5. Bericht der Projektleiterin Elke Maier6. Vortrag eines externen GMP-Beraters7. Festlegung des Workshops

Mit freundlichen Grüßen, Elke Maier (Projektleiterin)

| 28

2.3 Einladung zum Start-Workshop

8


Einladung zu unserem mehrtätigen Workshop der Topsoft GmbH

Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen!

Hiermit möchte ich Sie herzlich, wie im Kick-Off-Meeting besprochen, zu unserem mehrtätigen Workshop einladen. Vor Ort werde ich Sie über die organisatorischen Aspekte, die einzelnen Aufgaben und Arbeitsabläufe sowie die Ressourcenplanung informieren.

Datum: 27.06.2013-29.06.2013 | Zeit: ab 09:00 Uhr | Ort: Maritim Hotel Darmstadt | Konferenzraum des Hotels

Teilnehmer: Projektteam, GPM Berater

Themen1. Begrüßung und Tagesordnung vorstellen2. Informationen über Projektauftrag3. Projektziele ermitteln4. Festlegung der Projektorganisation5. Aufgabenverteilung6. Meilensteine ermitteln und einplanen7. Abschlusspräsentation8. Freizeitaktivitäten

Mit freundlichen Grüßen, Elke Maier(Projektleiterin)

| 28

2.4 Agenda StartWorkshop

9


Tag 1 Tag 2 Tag 3Beginn Beginn Beginn

09:00 Begrüßung der Teilnehmer10:00 Informationen über Projektauftrag 11:15 Pause11:30 Erwartungsgespräch des Projekts13:00 Pause / Mittagsessen14:00 Vorprojektphase und Recherchen15:00 Projektumweltdiagramm16:00 Pause16:15 Stakeholderanalyse17:00 Feedbackrunde17:30 Pause18:00 Gemeinsames Abendessen und Freizeitaktivität

09:00 Begrüßung der Teilnehmer09:30 Risikoanalyse11:15 Pause11:30 Projektziele ermitteln13:00 Pause / Mittagsessen14:00 Projektziele ausarbeiten15:00 Projektorganisation16:00 Pause16:15 Vortrag17:00 Feedbackrunde17:30 Pause18:00 Gemeinsames Abendessen und Freizeitaktivität

09:00 Begrüßung der Teilnehmer09:30 Aufgabenverteilung 11:15 Pause11:30 Meilensteine ermitteln13:00 Pause/ Mittagsessen14:00 Abschlusspräsentation15:00 Feedback16:00 Schlusswort und Abreise

| 28

3. Projektumfeld-/ Stakeholderanalyse

10



| 28

Manage-ment

Geschäftslei-tung / Kunde

Entscheidungs-ausschuss

Projekt- leiter/-in

Mit-arbeiter/-in

Betriebsrat

Verwalt-ung

GPM Unternehmens-

betrater

Berater-/in

3.1 Projektumweltgrafik

11


ProjektQualifi-zierung

ProjektinternesUmfeld

Unternehmens-interne Umwelt

Unternehmens- externe Umwelt- Linienabstände zeigen Nähe zum Projekt

- Grafikgröße spiegelt den Einfluss wieder

Quelle: selbsterstellte Tabelle nach [Seibert, Siegfried 2013] | 28

12


Umwelt Strategien Maßnahmen

• Management • Gute Zusammenarbeit • Über Ziele des PMG informieren• In Entscheidungsprozess involvieren

• Geschäftsleitung • Einführung eines systematischen PMG• Erfolgreiche Durchführung von

Projekten• Einführung Projektmanagement -

handbuch

• Machtpromotor• Für die Einführung des PMG werben• Thema präsent halten• evtl. Berater einsetzen • Ziele des PMG vermitteln

• Projektleiter • Qualifizierung• Projektteam aufstellen• Ausarbeitung der

Aufbauorganisation• Team motivieren• Problemerkennung• Termineinhaltung

• Projektteam aus den betroffenen Bereichen

bilden• Teambuilding Maßnahmen• Linienvorgesetzte einbeziehen

• Entscheidungsausschuss • Projektmanagement Leitfaden • bestehende organisatorische Verfahren und Abläufe einbeziehen/beibehalten

3.2 Strategien und Maßnahmen

Quelle: selbsterstellte Tabelle nach [Seibert, Siegfried 2013] und [Schelle 2010] | 28

3.3 Verantwortlichkeitsmatrix

13


AktivitätenHauptstakeholder

Management

Geschäfts-leitung

Projekt-leiter

Entschei-dungs-ausschuß

Mitarbei-ter

Betriebs-rat

Verwal-tung

Istanalyse G V B B I,B I I

Sollkonzept I,G G,B B B I,B I I

Stakeholder-analyse

I G,B B B

Entscheidung B G,B G,B B B B,I I

Projektstart I G,B G,B B I I I

Projektorga-nisation

I G,B G,B B I I I

V=Verantwortlich G=Genehmigung B=Beteiligung I=Informieren

| 28Quelle: selbsterstellte Tabelle nach [Seibert, Siegfried 2013] und [Schelle 2010]

4. Projektziele

14



| 28

4.1 Projektauftragsteckbrief

15


Projekttitel PM-QualifikationAuftraggeber internAuftragnehmer internProjektziele

Professionalisierung des Projektmanagements / Erarbeitung eines Projekthanduchs

Kurzbeschreibung/Inhalt Projektleiter ausbilden und zertifizieren lassenProjektorganisation internes OrganisationsprojektProjekttermine Gesamtdauer 4 Wochen

Projektstart 20.06.2013Veranstaltungstag/ -zeitraum 4 WochenProjektende 17.07.2013

Quelle: selbsterstellte Tabelle nach [Managementmehthoden.info] | 28

4.1 Projektauftragsteckbrief (2)

16


Geplanter Kapazitätsaufwand Gesamt Intern Extern12 11 1

Geplantes Budget gesamt intern extern150.000 110.000 40.000

Aufwand in € und Personenstunden Personenaufwand (intern) 110.000 für 11 MitarbeiterPersonenaufwand (extern) 15.000 für Berater (3 Tage)Gesamtaufwand in € 126.000

Aufwand in Personenstunden 125

Projektleitung Elke Maier Projektbeteiligte intern extern

Softwarelösungen [3] GPM-BeraterConsulting [2] Training [2] Verkauf [1] Personal [1] Grafikdesign [1]

Quelle: selbsterstellte Tabelle nach [Managementmehthoden.info] | 28

4.2 Interessen/Anforderungs-Mindmap

17


Selbsterstellt mit Visio | 28

4.3 Zielprioritätenmatix

18


Muss (Top- Priorität)

Soll (Mindeststandarts)

Kann ("nice-to-have") Nicht Relevant

Abschlusstermin x

Projektkosten x

Ressourceneinsatz x

Lessons Learned x

Zuverlässigkeit x

Unternehmensumwelt berückstichtigen x

Effizienz x

Änderbarkeit x

erfolgreicher Projektabschluss x

Quelle: selbsterstellte Tabelle nach [Seibert, Siegfried 2013] | 28

4.4 Ziele mit hoher Priorität

19


Ressourceneinsatz• Geeigneter Personaleinsatz• Effizienter Kapitaleinsatz

Zuverlässigkeit• Personenunabhängiger Projekterfolg• Genauerer Planung des Projektverlaufs

Erfolgreicher Projektabschluss• Erfüllung der Stakeholderinteressen /-anforderungen• Risikomanagement

| 28

5. Projektorganisation

20



| 28

5.1 Aufgaben der Projektorganisation

• grundsätzliche und organisatorische Festlegungen

21


Quelle: Seibert, Siegfried (2013)

Projektteams bilden

Zuständigkeiten/Kompetenzen klären

Ausschüsse/Servicestellen einrichten

Festlegung der Infrastruktur

[Quelle: Team]

[Quelle: Ausschus]

[Quelle: Kompetenz]

[Quelle: Infrastruktur]

| 28

5.2 Auswahl der Organisationsform

22


Quelle: Seibert, Siegfried (2013) | 28

5.3 Projektorganigramm

23


Quelle: selbsterstelltes Organigramm nach [Seibert, Siegfried 2013]

Service-angebote Entwicklung Vertrieb und

Marketing

PM-Qualifizierung

(Elke Maier)

Finanzen und Verwaltung

GF-Assistent Qualitäts-management

Geschäftsleitung

Consulting Software-lösungen Verkauf Personal

Training Grafik-design

| 28

5.4 Spielregeln Zusammenarbeit

24


1. Ich erscheine pünktlich zu den Sitzungen.2. Ich bereite mich auf jede Sitzung umfassend vor.3. Jeder wird als gleichwertiger Partner anerkannt.4. Konflikte werden aufgedeckt und nicht verschleiert.5. Ich konzentriere mich auf das wesentliche und kommuniziere

offen und zügig. Ich stehe zu meinen Entscheidungen.6. Ich kritisiere konstruktiv und greife niemanden persönlich an.7. Änderungen im Aufgabenbereichen können vorkommen und

werden getragen sowie ausgeführt.8. Probleme werden intern gelöst. Wir agieren als Team und das

Projekt wird nach außen geschützt.

Abweichungen der Spielregeln werden nicht geduldet und werden folgen mit sich tragen.

Regeln

Verstoß

| 28

6. Fazit

25



| 28

6.1 Fazit

26


Mitarbeiterbeteiligung gegen Widerstand• Beteiligung aller Mitarbeiter beim PM-Qualifizierungs-

Projekt

Optimierung der Arbeitsweise der Projektleiter• personenunabhängiger Projekterfolg durch

Handlungsanweisungen des neuen Projekthandbuchs• genauerer Planung durch klare Anforderungen

Zukünftig erfolgreiche Projektabschlüsse • Qualifizierte Projektleiter erreichen Projekterfolge

| 28

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

27


| 28

QuellenText:[Managementmehthoden.info]http://www.managementmethoden.info/uploads/TBProjektWerkzeuge/th06---Projektsteckbrief.jpg.jpgAbgerufen am 20.05.2013

[Siegfried, Seibert 2013] Seibert, Siegfried (2013). Vorlesung Skript Projektmanagement (Grundlagen) PMG. Hochschule Darmstadt

[Schelle 2010]: Projekte zum Erfolg führen:, Projektmanagement systematisch und kompakt, Beck-dtv-Taschenbuch, 6. Aufl., München 2010

Bildquellen:[klein-engineering] http://klein-engineering.de/wp-content/themes/klein-engineering/images/projektmanagement.jpg[Team] http://us.123rf.com/400wm/400/400/amasterpics123/amasterpics1231208/amasterpics123120800153/14821546-team-konzept.jpg[Ausschus] http://www.cgp-worldwide.de/images/zahnraeder1.jpg[Infrastruktur] http://www.ich-war-ein-muenchner.de/cms/upload/Content/Infrastruktur/Lantek7_Kabel_370x247.jpg[Kompetenz] http://www.alenavita.ch/alenavita/images/stories/Alenavita-Bilder/e-kompetenz_03.jpg

28 | 28

Projektdefinition [Quelle: klein-engineering] Projektmanagement Prof. Dr. Siegfried Seibert...

Documents

Transcript of Projektdefinition [Quelle: klein-engineering] Projektmanagement Prof. Dr. Siegfried Seibert...