PROJEKT ORGANIZACIJE POROK · projektno delo, organizacija porok, Microsoft Project. ABSTRACT A...

Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija

Organizacija in management delovnih procesov

PROJEKT ORGANIZACIJE POROK

Mentor: red. prof. dr. Tomaž Kern Kandidat: Daniel Prelog

Kranj, avgust 2016

ZAHVALA

Zahvaljujem se mentorju prof. dr. Tomažu Kernu za strokovno pomoč pri izdelavi diplomske naloge.

Zahvaljujem se Aniti za pomoč in podporo, kakor tudi mojima sončkoma za vsak njun nasmeh med pisanjem diplomske naloge.

Zahvala gre tudi lektorici Damjani Hliš za lektoriranje moje diplomske naloge.

POVZETEK

Organiziranje dogodkov in terminsko določanje posameznih aktivnosti lahko izvajamo na različne načine. Pomembna pa je pravilna izbira metod in tehnik, ki nam omogočajo, da lahko obvladujemo čas, stroške in potek izvajanja projekta. Projekti so časovno omejeni in zato si ne želimo prekoračitev rokov. S pravilnim pristopom jih spremljamo in se jim seveda lahko izognemo.

S pomočjo teoretične podlage, lastnih izkušenj in intervjujev smo izdelali posnetek stanja organiziranja porok, ki smo ga vnesli v program MS Project in tako izdelali celoten projekt. Analizirali smo uporabo računalniškega programa MS Project 2010 in njegovo uporabnost za organizacijo podobnih dogodkov. Izdelali smo SWOT analizo in preverili prednosti in slabosti takšnega pristopa.

Z izdelavo projekta v programu MS Project in mrežnim planiranjem aktivnosti smo organiziranje dogodkov poenostavili in naredili veliko bolj pregledno, kot je bilo to do sedaj. Program nam omogoča vse ključne informacije na enem mestu in ob vsakem trenutku. Zraven preglednosti pa nam ta izboljšava ponuja tudi rešitev glede analiz, sprotno spremljanje stroškov in odpravo papirne dokumentacije.

KLJUČNE BESEDE:

projektno delo,

organizacija porok,

Microsoft Project.

ABSTRACT

A variety of methods and techniques can be used for planning a project. It is important to choose one with which we are able to manage time, cost and progress of the project. Projects are time-limited and we do not want to exceed limits. With proper approach, we can avoid delays.

With the help of the theoretical basis, our own experiences and interviews we created a snapshot (a clip) of the current situation of organizing weddings, which we have entered into the program MS Project and produced the entire project. They were analysed using the computer program MS Project 2010 and its usefulness to the organization of similar events. We have carried out a SWOT analysis and verified the advantages and disadvantages of such an approach.

Completing the project with using MS Project program, we have managed to simplify organizing and made it more transparent. The program allows all key information in one place and at any time. It is also easy to analyse and monitor costs and eliminate paperwork.

KEYWORDS:

Project management,

Wedding planning,

Microsoft Project.

KAZALO

1. UVOD .............................................................................. 1

1.1. PREDSTAVITEV PROBLEMA IN CILJI NALOGE .............................................. 1

1.2. PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE ................................................................ 2

1.3. METODE DELA .................................................................................... 2

2. TEORETIČNE IN METODOLOŠKE OSNOVE .................................... 3

2.1. OPREDELITEV PROJEKTA IN PROJEKTNO VODENJE ..................................... 3

2.2. ORGANIZIRANJE PROJEKTNEGA DELA ...................................................... 6

2.3. MREŽNO PLANIRANJE .......................................................................... 7

2.4. ORODJE MICROSOFT PROJECT ............................................................... 9

3. OBSTOJEČE STANJE .......................................................... 12

3.1. POSNETEK STANJA ............................................................................. 12

3.2. OPIS PROJEKTA POROKA IZ ORGANIZACIJSKEGA VIDIKA .............................. 12

3.3. KRITIČNA ANALIZA - SWOT ................................................................... 23

3.4. PREDLOG ORGANIZIRANJA POROK NA PROJEKTNI NAČIN ............................. 24

3.5. PREDLOG IZBOLJŠAVE ........................................................................ 24

4. ZAKLJUČEK ..................................................................... 36

4.1. POGOJI ZA UVEDBO IN MOŽNOSTI NADALJNJEGA RAZVOJA .......................... 37

LITERATURA IN VIRI: .................................................................................... 38

KAZALO SLIK: ............................................................................................ 39

KAZALO TABEL: .......................................................................................... 39

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija

Daniel Prelog: Projekt organizacije porok stran 1

1. UVOD

1.1. PREDSTAVITEV PROBLEMA IN CILJI NALOGE

Organiziranje dogodka, kot je poroka, lahko za organizatorja predstavlja velik zalogaj. Veliko sedaj že poročenih parov pove, da sta bila čas priprave na poroko in organizacija v celoti resen preizkus vzdržljivosti in obvladovanja stresa. Potrebnega je veliko prostega časa, ki pa ga v današnjem času nimamo. Iskanje informacij, srečanja z izvajalci, ki bi jih želeli vključiti v dogodek, in vse ostale stvari, za katere prej sploh nismo vedeli, da jih potrebujemo, zahtevajo svoj čas in tudi denar. Izkušenj z organizacijo porok pari seveda še nimajo in zato se velikokrat dogaja, da izgubljajo veliko preveč časa in denarja, saj ne vedo, kako se priprav lotiti na pravilen način. Gre za zelo kompleksen organizacijski projekt, ki mu je potrebno posvetiti veliko pozornosti, saj je potrebno za dobro izpeljavo dogodka paziti na vsako malenkost, ki v nekem trenutku lahko ali navduši ali pa celotno delo in priprave pokvari. Obstajajo seveda različne oblike pomoči pri organizaciji, kot so organizatorji porok, ki svetujejo in podajajo osnovne smernice za lažje organiziranje in pravilno izbiro med obilico raznih izvajalcev in ponudnikov storitev.

Poroka je eden najpomembnejših dogodkov v našem življenju. Ko se odločimo, kakšno poroko si želimo, se začne obdobje izbiranja, dogovarjanja, sklepanja pogodb, skratka organizacija dogodka. Za poroko se v večini primerov odločimo enkrat v življenju in zato želimo to veselje deliti tudi z drugimi svojimi povabljenimi gosti. Naša želja je, da ostane poročni dan zapisan v našem spominu in spominu vseh povabljenih kot čudovit, zabaven, sproščen, torej kot dobro organiziran dogodek. Organiziranja poroke se pari lotevajo prvič in tako že takoj na začetku naletijo na vprašanja, kot so: koliko bo poroka stala, kako jo bomo finančno lahko pokrili, ali jo organizirati sami ali najeti pomoč organizatorja, ali nam bo kdo od bližnjih pomagal in kje začeti. Če želimo na dan poroke imeti res vse točno tako, kot smo si zamislili, pa je potrebno začeti s pripravami dovolj zgodaj, saj se velikokrat zgodi, da je najljubša glasbena skupina že zasedena, da je gostinec svoje storitve obljubil že nekomu drugemu, da je najlepša poročna obleka že oddana …

V diplomskem delu želimo raziskati, kakšna je trenutna organizacijska oblika priprave, izvedbe in zaključka takšnega projekta. Želimo raziskati težave, do katerih prihaja in povzročajo dodatne nepotrebne stroške in predvsem stres, ki pa si ga par na svoj najlepši dan zagotovo ne želi. Raziskati želimo možnosti organiziranja porok na projektni način ter poiskati prednosti in slabosti. Na podlagi dejstev želimo z analizo te težave in pomanjkljivosti odpraviti oziroma poiskati rešitve zanje.

Cilj naloge je s pomočjo domače in tuje literature, virov ter lastnih idej opredeliti celoten postopek organizacije takšnega dogodka kot projekt. Pri tem bomo uporabili primer, na katerem bomo izdelali model organizacije in izvedbe porok, ki bo kasneje služil kot pomoč za ostale izvedbe organiziranja porok.



1.2. PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE Pri teoretičnem delu bomo uporabili vse razpoložljive vire na temo porok in uporabili tudi lastne izkušnje in znanje. Predpostavljamo, da si vedno več ljudi želi pomoč pri organizaciji poroke, da po nepotrebnem ne zapravljajo denarja in še bolj dragocenega časa. Naša raziskava bo omejena na slovenski trg in organizacijo dogodka v Sloveniji.

1.3. METODE DELA

Za raziskavo bomo uporabili metode in tehnike projektnega dela. Opredelili bomo vse objektne cilje. Definirali bomo faze in aktivnosti, ki jih je treba pri pripravi in izvedbi ustrezno organizirane poroke opraviti. Za vsako aktivnost bomo definirali pričakovan čas, ki pa se lahko od primera do primera spreminja. Za vsako aktivnost bomo opredelili potrebne resurse (ljudi, opremo in potrošni material). Ker bodo poznani resursi z lastnimi cenami in poraba teh resursov, bo mogoče izračunati stroške priprave in izvedbe poroke. Opredelili bomo tudi tveganja in jih z analizo skušali zmanjšati. Pri pripravi bomo uporabili računalniška orodja MS Office in orodje MS Project.



2. TEORETIČNE IN METODOLOŠKE OSNOVE

2.1. OPREDELITEV PROJEKTA IN PROJEKTNO VODENJE

Kaj je projekt?

Je časovno omejen napor, ki mora biti vložen, da bi bil ustvarjen edinstven izdelek ali storitev (Kern, 2001).

Vodnik po znanju projektnega vodenja (PMBOK Vodnik, 2008) navaja, da gre pri projektu za začasno prizadevanje uresničiti edinstveno storitev, izdelek ali rezultat. Začasno pomeni, da je za projekt določeno, kdaj se začne in kdaj je predvideno njegovo dokončanje. Z uresničitvijo ciljev ali s spoznanjem, da ciljev ni mogoče doseči, ali ko dokončanje projekta ni več potrebno, je projekt končan.

Dodati je potrebno, da začasno ni povezano z izdelkom, storitvijo ali rezultatom, ki je z dokončanim projektom uresničen. Ustvarjen je nov izdelek, ki se v organizaciji razlikuje od izdelkov ali rezultatov ostalih projektov. Pogoji in način izvedbe projekta nikoli niso popolnoma enaki in se ne morejo ponoviti. Projekt je tako neponovljiv in edinstven (PMBOK Vodnik, 2008).

Projekt je vodljiv proces, ki ga je mogoče in potrebno organizirati, planirati, spremljati in analizirati. Členjen je na aktivnosti, ki si v zaporedju sledijo. Ima jasno definiran začetek in izračunan konec ali pa ima jasno planiran konec in izračunan začetek. Datumi začetkov in koncev nekaterih aktivnosti lahko imajo izračunano časovno pomičnost. Projekt je torej časovno omejen proces. Z dodelitvijo resursov na aktivnosti so povezani tudi stroški (Kern, 2001).

Značilnost rezultatov ali izdelkov projekta je edinstvenost. Na primer na tisoče poslovnih zgradb je že bilo zgrajenih, toda vsak posamezen objekt je edinstven (PMBOK Vodnik, 2008).

Različni avtorji definirajo projekt različno, vendar so si opredelitve zelo podobne.

(Kern, 2001) pod skupnimi pojmi opredeljuje projekt kot proces, ki je ciljno usmerjen, enkraten, vodljiv in neponovljiv. Členjen je na zaporedje aktivnosti, uporabljeni so resursi in z njimi povezani stroški. Izvaja se v specifični organizacijski obliki, predviden je za delo v skupini in je povezan s tveganjem.

Tipične faze projekta:

Tipične faze projekta, kot jih navaja (Stare, 2016), so:

snovanje,

priprava,

izvedba,

zaključek.

Snovanje projekta pomeni, da se opredeli idejo, ugotovi priložnosti, oceni učinke ter utemelji zahtevo po projektu. Preučiti je potrebno možnosti za izvedbo,



ocenijo se potrebni viri, postavi se okvirni plan, kako bi naj projekt potekal. Vse to izvede naročnik projekta (Stare, 2016).

Sledi planiranje projekta, ki se izdela na podlagi jasno opredeljenih ciljev (seznam aktivnosti, mrežni/terminski plan, plan virov in stroškov ter plan obvladovanja tveganj). Nekateri v fazo planiranja vključujejo tudi organizacijo projekta ter sistem komunikacij (Stare, 2016).

V izvedbi projekta se izvajajo planirane aktivnosti skladno s planom. Običajno v tej fazi sodeluje največ ljudi, največ pa je tudi porabljenih sredstev. Zelo pomembna je ustrezna uskladitev udeležencev, voditi je potrebno člane tima in kontrolirati potek izvedbe (Stare, 2016).

Zaključna faza vsebuje zaključek projekta in šele v tej fazi, po predaji rezultatov projekta naročniku, sledi tudi dokončna potrditev, čeprav se skladnost izvajanja, v primerjavi s pričakovanimi cilji, preverja skozi cel projekt. Ko je zaključno poročilo potrjeno, je tudi projekt formalno zaključen (Stare, 2016).

Kot je navedeno v (PMBOK Vodnik, 2008), so navedene faze v projektu, gledano v celoti, poznane kot življenjski cikel projekta, ki jih definira, in povezujejo začetek s koncem projekta. Projektnemu vodji lahko takšna opredelitev pomaga razčistiti, ali študijo izvedljivosti obravnavati kot prvo fazo projekta ali kot samostojen projekt. Kjer pa ni mogoče jasno opredeliti izida obsega dela, je najbolje, da takšne napore obravnavamo kot ločen projekt. Idealnega življenjskega cikla projekta ne moremo opredeliti na način, ki bi bil en sam in najboljši. Nekatere organizacije določijo usmeritve za standardizacijo projektov z enim življenjskim ciklom, drugim pa najprimernejšega za njihov projekt izbere vodstvo.

Cilji projekta

Kot navaja (Kern, 2001), je namen vsakega projekta prehod sistema v neko stanje, ki pomeni rešitev problema. Namenski cilj je opredeljen kot stanje, ki mora biti po končanem projektu doseženo. Namenski cilj je lahko dokaj okviren, kot na primer: proizvodnja je povečana za 25 %, varnost prometa se izboljša za 10 %.

Objektni cilj pa nam pove, s katerim objektom bo namenski cilj dosežen. Objektni cilj je konkreten:

objekt je zgrajen (kaj, koliko, kdaj),

spletni strežnik je vzpostavljen,

odsek avtoceste je dokončan in prevzet (Kern, 2001).

Razvrščanje projektov

Kot navaja (Kern 2001), glede na riziko pričakovanega rezultata, način planiranja in način izvedbe ločujemo deterministične projekte in stohastične projekte.

Deterministični projekti:

cilji so znani,

način izvedbe je znan,

resursi so znani,



stroški so znani,

časi trajanja so znani,

verjetnost uspeha je 1.

Stohastični projekti:

cilji niso nujno znani,

izvedba je možna na več načinov,

vsi resursi niso poznani,

stroški se spreminjajo in niso dokončni,

možni različni časi,

verjetnost uspeha ni 1 (Kern, 2001).

Stohastični projekt je tisti projekt, pri katerem se namenski končni cilj postavlja z malo merili in ni mogoče vnaprej povsem določiti natančne izvedbe projekta. Šele z analizo v odločitvenih dogodkih in z izvajanjem ciljev se postopoma dosegajo vsi drugi cilji projekta. Tipični predstavniki tovrstnih projektov so raziskovalni projekti, posebno projekti temeljnih raziskav (Nemec - Pečjak, 2010).

Glede na ponovljivost pa (pogojno) ločujemo:

enkratne projekte — izvedeni le enkrat,

ponavljajoče se projekte – podobni po strukturi in se na istem kraju in ob različnem času ali v istem času in na različnih lokacijah lahko večkrat ponovijo,

projektno proizvodnjo — ponavljajoči se projekti (Kern, 2001).

Projektno vodenje

Kadar govorimo o projektnem vodenju, imamo v mislih uporabo različnih znanj, spretnosti, tehnik in orodij, ki se lahko uporabijo v različnih aktivnostih, da izpolnimo zahtevam projekta in s tem dosežemo, da je izveden uspešno. Pojavlja se v vseh fazah projekta: pri zagonu, planiranju, izvajanju ter končanju. Projekt pa je potrebno skozi še kontrolirati. Odgovorna oseba za realizacijo projekta je projektni vodja. Obvladovati projekt pomeni poznavati zahteve, določati jasne cilje, uravnotežiti konkurenčne zahteve glede kakovosti, potrebnega časa in stroškov. Udeleženci projekta imajo različne vidike in pričakovanja, zato je potrebno tudi veliko prilagajanja. Če želimo projekt končati v predvidenem času, v okviru odobrenih stroškov in takšnem obsegu, kot naročeno, je potrebno veliko pozornosti nameniti kakovostni izvedbi projekta (PMBOK Vodnik, 2008).

Izgradnjo vsakega projekta vodi oseba, ki jo imenujemo projektni vodja. Vodja prevzame odgovornost, da bodo cilji doseženi in realizirani. Naročnik ga s pogodbo pooblasti, da sprejema odločitve, s katerimi bo cilj dosegel (Rant, Jeraj, Ljubič, 1995).

Bistvo uspešnega projektnega vodenja je vzpostavitev takega projektnega sistema in izvajanje tistih procesov, ki ustrezajo potrebam točno določenega projekta. Za delo v takšnem projektu je mogoče uporabiti le tista znanja in veščine, ki jih sodelavci v projektu že imajo. Dodatna ali manjkajoča znanja in veščine pa je potrebno pridobiti (Kern, 2001).



2.2. ORGANIZIRANJE PROJEKTNEGA DELA

Organiziranosti podjetja ni mogoče vzpostaviti na en sam, edino pravi in najboljši način. Poznati je potrebno več dejavnikov:

temeljni transformacijski proces,

strukturo ljudi,

strategijo podjetja (Kern, 2001).

Kadar gre za občasno delo po projektnem načinu in za interne projekte, načeloma velja, da se uporablja začasna matrična organizacijska struktura. Vodja projekta je vodja izvedbe nalog. Uporabi se lahko delavce, ki so glede na stroko potrebni za izvedbo neke naloge in se po končani nalogi lahko vrnejo na svoje delovno mesto. Kadar pa gre za stalno delo po projektnem načinu ali za inženiring, pa načeloma velja, da se uporabi stalna hierarhična struktura. Profesionalni vodje in specializirane delovne skupine se po opravljeni nalogi na enem projektu razporedijo na drugega. Če je potrebno, se uporabijo tudi zunanje kooperacije in v skrajnosti dinamična mreža (Kern, 2001).

Splet potrebnih znanj in veščin za obvladovanje projekta, kot jih navaja (PMBOK Vodnik, 2008), zajema naslednja področja, ki jih je potrebno obvladovati:

integracija projekta,

obsežnost projekta,

terminski vidik,

stroškovni vidik,

resurse ali vire,

kvalitete v projektu,

komuniciranja v projektu,

tveganja v projektu,

oskrbovanja v projektu.

Obvladovanje časa

Kot je navedeno v (PMBOK Vodnik, 2008), so ti procesi potrebni, da se projekt lahko pravočasni zaključi. Sem spadajo procesi, ki opredeljujejo in razvrščajo aktivnosti, ocenjujejo vire za aktivnosti in trajanje le-teh, pripravljajo in kontrolirajo terminski plan.

Obvladovanje stroškov

Projekt želimo končati v okviru stroškov, ki so bili odobreni. Kot navaja (PMBOK Vodnik, 2008), je potrebno stroške skrbno planirati, oceniti, sproti preračunavati in kontrolirati. Procesi za obvladovanje stroškov so trije:

proces ocenjevanja,

proces planiranja,

proces za kontrolo stroškov.



Pri obvladovanju stroškov projekta primarno obravnavamo stroške potrebnih virov za dokončanje planiranih aktivnosti. Toda z obvladovanjem stroškov projekta bi morali upoštevati tudi posledice odločitev na stroške uporabe, vzdrževanja in servisiranja rezultata projekta (PMBOK Vodnik, 2008).

Obvladovanje človeških virov

Vodnik po znanju projektnega vodenja (PMBOK Vodnik, 2008) za ravnanje s člani projektnega teama, priporoča procese planiranja človeških virov, opredeli načine pridobivanja teama, razvoj teama in obvladovanje teama v projektu.

Obvladovanje kakovosti projekta

Kot je navedeno v (PMBOK Vodnik, 2008), so v procese obvladovanja kakovosti projekta vključene vse tiste aktivnosti, ki nam omogočajo, da lahko določimo želeno kakovost, cilje in odgovornosti, po katerih bo projekt dosegel pričakovane rezultate. Poznamo naslednje procese za obvladovanje kakovosti:

planiranje kakovosti,

izvajanje zagotavljanja kakovosti,

izvajanje kontroliranja kakovosti.

Kot še navaja (PMBOK Vodnik, 2008), naj bi bil temeljni način za obvladovanje kakovosti skladen z načinom Mednarodne organizacije za standardizacijo (ISO). Z obvladovanjem kakovosti projekta moramo obravnavati obvladovanje projekta in proizvoda (izdelka) projekta. Medtem ko obvladovanje kakovosti projekta velja za vse projekte, so ukrepi in tehnike za kakovost izdelka značilni za posamezno konkretno vrsto izdelka.

2.3. MREŽNO PLANIRANJE

Kot je navedeno v (Rant, Jeraj, Ljubič, 1995), za vsak projekt velja, da je časovno omejen. Sestavljen je iz med seboj povezanih aktivnosti, ki so hkrati tudi v medsebojni odvisnosti. Časovno so omejene tudi aktivnosti v okviru celotnega projekta, kar pomeni, da je potrebno vedeti:

začetek izvajanja projekta,

kdaj mora biti zaključen,

začetek posamezne aktivnosti,

zaključek posamezne aktivnosti.

Potrebne aktivnosti, ki se morajo za dosego cilja projekta izvesti, lahko izvajamo eno za drugo, kot smo jih zapisali v WBS, vendar je mogoče nekatere aktivnosti izvajati vzporedno in bi tako projekt hitreje izvedli. Takšnemu pristopu rečemo mrežno planiranje (Stare, 2016).



Osnovni pojmi mrežnega planiranja, kot jih navaja (Kern, 2001), so:

opredelitev strukture projekta,

opredelitev časov,

izbor, opredelitev, dodeljevanje in zasedanje resursov (virov),

terminski preračun,

izračun, analiza in optimizacija stroškov,

izračun in optimizacija zasedenosti resursov (virov),

spremljanje realizacije projekta.

Mrežni plan je sestavljen iz dogodkov in dejavnosti. Dejavnost ali aktivnost je opravilo, ki ga je treba opraviti, da se na poti h končnemu cilju preide z nižje stopnje – manj popolnega stanja, na višji nivo – v bolj popolno stanje (Kern, 2001).

Za aktivnost velja, da je časovno omejena (izjemoma je lahko tudi nič), ima dogodek, s katerim se začne, in dogodek, s katerim se konča. Aktivnost lahko povezuje največ dva dogodka. Začne se lahko šele, ko nastopi dogodek, ki je pogoj za njen začetek. Aktivnost je načeloma vezana na resurse, ki so za njeno izvedbo potrebni in jih je potrebno upoštevati. Stanje, ki nastopi na začetku ali koncu izvajanja aktivnosti, je dogodek, za katerega velja, da se z njim lahko začne ali konča več aktivnosti in da med dvema dogodkoma lahko poteka samo ena aktivnost (Kern, 2001).

Kot navaja (Stare, 2016), lahko mrežni plan grafično prikažemo na dva načina. Pri puščičnem, kot imenujemo prvega, s puščicami prikazujemo aktivnosti, dogodke pa s krožci. Pri aktivnostnem mrežnem diagramu, kot imenujemo drugega, pa so aktivnosti predstavljene s pravokotniki, linije med njimi pa prikazujejo povezavo. Linije vedno tečejo z desne stranice pravokotnika predhodne aktivnosti v levo stranico naslednje. Primer mrežnega plana s kritično potjo je prikazan na sliki 1.

Slika 1: Primer mrežnega plana s kritično potjo (Vir: Stare, 2016)

Kritična pot – CPM (Critical path method)

Kritična pot je časovno najdaljša pot v projektnem modelu (Nemec - Pečjak, 2010). To so tiste medsebojno povezane aktivnosti, katerih seštevek trajanj je najdaljši. Njihov seštevek pomeni tudi pričakovano trajanje projekta. Ko poznamo kritične aktivnosti, jim lahko skrajšamo trajanje in s tem skrajšamo tudi trajanje celotnega projekta (Stare, 2016).



2.4. ORODJE MICROSOFT PROJECT

Kot navaja (Nemec - Pečjak, 2010), je MS Project orodje za podporo obvladovanja projektov namenjeno vsem, ki vodijo in delajo z računalniško podporo na katerem koli področju projektnega dela. S programom je opredeljevanje, načrtovanje in nadzorovanje projektov, kakor tudi njihovih aktivnosti, nalog in opravil, zelo enostavno. Program nam pomaga pri izvajanju nadzora nad obsegom projekta, izvajalci, opredeljevanjem odgovornosti za izvedbo. Omogočena je uporaba projektnih modelov kot zbirke podatkov za obvladovanje časovnih in stroškovnih prvin, kakor tudi razpoložljivih virov.

Program omogoča iskanje, preprosto vnašanje dodatnih opravil, izdelavo poročil, ročno ali avtomatsko načrtovanje opravil, preglednost in še veliko več. Z vsemi temi pripomočki in možnostmi lažje vodimo projekte. Narejen je tako, da nas usmerja in sproti opozarja o nepravilnem planiranju ali preobremenitvi nekega vira.

Kot je navedeno v (Wikipedia - Microsoft Project, 7. 4. 2016), je MS Project na voljo v dveh različicah: Standard in Professional. Obe sta lahko v 32 ali 64-bitnem zapisu. Professional različica vsebuje vse, kar ponuja že Standard, z dodatki in možnostjo povezave z Microsoft Project Server. Po verzijah MS Project 2010 in 2013 je sedaj v prodaji tudi MS Project 2016.

Program Microsoft Project nam zraven že naštetih uporabnih prednosti ponuja razne izpise, prikažemo lahko, kdaj se aktivnosti pri projektu začnejo in kdaj končajo.

Preden začnemo vnašati v program, si sestavimo spisek osnovnih faz in aktivnosti, ki jih bomo v nadaljevanju razčlenili in dopolnili. Potrebno je dobro poznavanje tematike in postopka, kar je lahko bistveno za uspešno dokončanje projekta. Faze in aktivnosti tako lažje modeliramo v zaporedju, kot si sledijo.

Tabela 1 prikazuje del izdelanega projekta Organizacije porok v MS Projectu.

Ime faze, aktivnosti in naloge

PRIPRAVA

Osnovne smernice

Določanje datuma poroke

Določanje finančnega okvirja

Izbira stila poroke

Izbor izvajalcev

Izbor gostinca

Tabela 1: Delni seznam faz, aktivnosti in nalog

Ko imamo vnesene osnovne faze, aktivnosti in naloge, določimo še njihove medsebojne povezave. Nato nadaljujemo s časovno analizo projekta. Pri časovni analizi so pomembni pravilno določeni dela prosti dnevi in delovni dnevi, ki sicer



to niso (sobote in nedelje). Nastavitev koledarja lahko določimo že na začetku projekta.

Tabela 2 prikazuje del izdelanega projekta Organizacije porok v MS Projectu.

Ime opravila Trajanje Začetek Zaključek

POROKA 18. 6. 2016 195,5 dni Čet., 15. 10. 15 Pon., 11. 7. 16

PRIPRAVA 177 dni Čet., 15. 10. 15 Pet., 17. 6. 16

Osnovne smernice 4 dnevi Čet., 15. 10. 15 Tor., 20. 10. 15

Določanje datuma poroke 2 dneva Čet., 15. 10. 15 Pet., 16. 10. 15

Določanje finančnega okvirja poroke

1 dan Pon., 19. 10. 15 Pon., 19. 10. 15

Izbiranje stila poroke 1 dan Tor., 20. 10. 15 Tor., 20. 10. 15

Izbor izvajalcev 19 dni Sre., 4. 11. 15 Pon., 30. 11. 15

Izbor prizorišča 2 dneva Sre., 4. 11. 15 Čet., 5. 11. 15

Izbor gostinca 2 dneva Pet., 6. 11. 15 Pon., 9. 11. 15

Tabela 2: Seznam faz, aktivnosti in nalog z določitvijo trajanja

V nadaljevanju vnesemo vire, ki bodo imeli svojo nalogo pri opravljanju aktivnosti. Kot navaja (Nemec - Pečjak, 2010), potrebujemo za izvršitev projektnih nalog izvajalca in vire, zato za izvršitev aktivnosti le-te določimo.

Tabela 3 prikazuje del izdelanega projekta Organizacije poroke.

Ime opravila Trajanje Začetek Zaključek Imena virov

IZVEDBA 1,88 dni

Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16

Obred poroka 1 dan Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16

Zbiranje svatov na dogovorjenih lokacijah

1 dan Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16

Okrasitev avtomobilov 1 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Ekipa prijateljev

Izvajanje cateringa 6 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Catering

Animacija svatov 1 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Glasbena skupina

Prihod na upravno enoto 1 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16

Obred civilna poroka 1 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Upravna enota

Obred cerkvena poroka 1 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Cerkveni urad

Poročno slavje 1,88 dneva

Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16

Prihod v dvorano 1 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16

Izvajanje glasbenega in animacijskega programa

1 dan Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Glasbena skupina

Snemanje in fotografiranje 1 dan Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Foto in video

Izvajanje strežbe + poročni meni 1 dan Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Gostinec [90 meni]



Izvedba programa prvi ples, ples s starši, snemanje podvezice, metanje poročnega šopka ...

2 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Glasbena skupina

Tabela 3: Delni seznam faz, aktivnosti in nalog ter dodeljenih virov

Delo nadaljujemo po planu in potrebah, ki jih zahteva projekt sam po sebi. Ko imamo določene vse podatke in vnesene dogodke v program, sledi kreiranje želenih rešitev, analiz, izpisov in vseh ostalih zahtev naročnika projekta. V nadaljevanju bomo prikazali konkreten primer organizacije na projekten način s pomočjo programskega orodja MS Project 2010.



3. OBSTOJEČE STANJE

3.1. POSNETEK STANJA

Projekt, ki ga obravnavamo, je organizacija poroke, in sicer zajema vse faze od priprave do izvedbe in zaključka. Takšni in podobni dogodki se organizirajo že stoletja. Pomen in obred poroke se je ohranil vse do danes. V organizacijskem smislu pa se je veliko spremenilo. Danes poroka ni nujno več poceni in velikokrat predstavlja pravi finančni stres za mladoporočenca. Če želimo nekaj posebnega in drugačnega, seveda to tudi dodatno plačamo. Včasih je obstajalo nepisano pravilo, kdo pri poroki kaj plača. Danes je v veliki meri organizacija, kakor tudi finančno pokritje projekta, na plečih mladoporočencev. Seveda si želita dogodek predstaviti v najlepši luči za vse povabljene goste kakor tudi zase.

V Sloveniji je letno okrog 6500 porok, ali kot je navedeno v (Statistični urad RS, 2016), 6449 porok v letu 2015. Organizacije se pari v večini lotijo kar sami. Vedno več pa se jih odloča tudi za pomoč v obliki svetovanja ali organiziranja dogodka v celoti pri poročni agenciji ali organizatorju porok. Poskrbeti je potrebno za pripravo dogodkov in stvari, ki se odvijejo še pred dnevom poroke. Organizirati, rezervirati in koordinirati je potrebno ustanove in ljudi, ki so zadolženi na svojih področjih za izvedbo posameznih aktivnosti in jih bomo opisali v nadaljevanju.

V zadnjem času, obdobje 5 let, smo opravili številne intervjuje s pari, ki so se organizacije svoje poroke lotili sami. Povedali so, da je bilo naporno in hkrati zabavno, da so uživali ob iskanju in dogovarjanju z dobavitelji, da so spoznali nove ljudi in se seznanili s stvarmi in običaji, za katere niso vedeli, da spadajo k poroki. Hkrati pa jih veliko prizna, da se česa takega nikoli več ne bi lotili sami in bi bili raje pripravljeni najeti pomoč nekoga, ki bi jim stvari organiziral, saj je bilo tudi veliko stresa, nepotrebnih stroškov, vloženega truda in prostega časa. Na dan poroke, ko bi moralo biti vse pripravljeno, pa še dodaten pritisk na mladi par, ali bo vse tako, kot sta si zamislila. Povabljeni na tak dogodek pridejo z lastnim prevozom in se po končani prireditvi odpeljejo spet domov. Potek poroke je v večini primerov torej odvisen od časovnice, ki jo pripravita mladoporočenca s svojo ekipo.

Za primer smo vzeli organizacijo poroke, ki se je zgodila v juniju 2016. Organizirana je bila individualno, torej sta bodoča mladoporočenca prevzela vso odgovornost pri organizaciji v svoje roke.

3.2. OPIS PROJEKTA POROKA IZ ORGANIZACIJSKEGA VIDIKA

Projekt smo razdelili v tri faze ter na aktivnosti in naloge znotraj faz. Poimenovali smo jih priprava, izvedba in zaključna faza projekta. Izdelali bomo posnetek stanja organiziranja tradicionalne poroke in podatke vnesli v program MS Project ter jih prikazali kot projekt. Organiziran je v lastni režiji in sta zato vodja projekta 2 osebi (mladoporočenca), ki sta hkrati tudi naročnika vseh storitev in izvajalcev aktivnosti. Skupaj je vpletenih več kot 10 izvajalcev. Po končani fazi priprave sledi izvedba in nato zaključna faza. Projekt zavzame časovno obdobje



od meseca oktobra 2015 z začetkom pripravljalne faze in zaključkom v mesecu juniju 2016.

V pripravo dogodka, kot je poroka, je torej vključenih več različnih izvajalcev, ki s svojimi kvalitetno izvedenimi storitvami prispevajo svoj delež k nepozabnemu dogodku za organizatorja ter vse povabljene in prisotne. V fazi priprave je potrebno največjo pozornost nameniti, zraven izbora najboljših sodelavcev in izvajalcev storitev, še obvladovanju in kontroli stroškov. Po uspešno izvedenih aktivnostih v fazi priprave sledi še izvedba in nato zaključek projekta.

Omenili smo, da pri projektu in še posebej v fazi izvedbe sodeluje veliko število ljudi. Med njimi so tako tudi nekateri, ki pri projektu sodelujejo le kratek čas ali le občasno. Tudi zaradi tega lahko pride do pomanjkanja znanja in odgovornosti za delo. Pri projektu, kot je organizacija poroke, pa je prav kakovostna izvedba vseh storitev zelo pomembna zaradi neposrednega stika z gosti.

Členjenje projekta - WBS

Kot je navedeno v (PMBOK Vodnik, 2008), pomeni kratica WBS (»Work Breakdown Structure« oziroma strukturirana členitev dela) v izdelke usmerjena hierarhična členitev dela, ki ga mora, da doseže cilje projekta in uresniči zahtevane izdelke, opraviti projektni team. Z WBS organiziramo in opredelimo celoten obseg projekta. Z WBS razčlenjujemo projektno delo v manjše, lažje obvladljive komponente dela. To opravimo tako, da na vsaki nižji ravni WBS z naraščajočo podrobnostjo predstavimo definicijo projektnega dela. Za planirano delo lahko v WBS komponentah na najnižji ravni členitve, imenovanih paketi, planiramo roke in ocenjujemo stroške.



Slika 2 prikazuje WBS - členjenje projekta.

Slika 2: Primer WBS - strukturirane členitve dela z razčlenjenimi vejami

Ko imamo pripravljene podatke o našem projektu, jih lahko v program Microsoft Project začnemo vnašati po posameznih fazah, ki jih nato razčlenimo na posamezne aktivnosti. Poskušali smo zajeti vse aktivnosti, ki se morajo izvesti v času priprave, izvedbe in zaključka projekta.



Na sliki 3 je prikazan gantogram najpomembnejših faz in aktivnosti v projektu Organizacija poroke.

Slika 3: Gantogram faz in aktivnosti projekta

Tabela 4 prikazuje faze, aktivnosti, naloge in trajanje projekta Organizacija poroke.

Ime opravila Trajanje Začetek Zaključek

POROKA 18. 6. 2016 195,5 dni Čet., 15. 10. 15 Pon., 11. 7. 16



Določanje datuma poroke 2 dneva Čet., 15. 10. 15 Pet., 16. 10. 15


1 dan Pon., 19. 10. 15 Pon., 19. 10. 15

Izbiranja stila poroke 1 dan Tor., 20. 10. 15 Tor., 20. 10. 15


Izbor prizorišča 2 dneva Sre., 4. 11. 15 Čet., 5. 11. 15

Izbor gostinca 2 dneva Pet., 6. 11. 15 Pon., 9. 11. 15

Izbor glasbe 2 dneva Tor., 10. 11. 15 Sre., 11. 11. 15

Izbor foto in video 2 dneva Čet., 12. 11. 15 Pet., 13. 11. 15

Izbor cvetličarne 1 dan Pon., 16. 11. 15 Pon., 16. 11. 15

Izbor slaščičarne 1 dan Tor., 17. 11. 15 Tor., 17. 11. 15

Izbor animatorja za otroke 2 dneva Sre., 18. 11. 15 Čet., 19. 11. 15

Izbor oblek 2 dneva Pet., 20. 11. 15 Pon., 23. 11. 15

Dogovori z izvajalci in rezervacije

5 dni Tor., 24. 11. 15 Pon., 30. 11. 15

Priprava izvedbe poroke 11 dni Tor., 1. 12. 15 Tor., 15. 12. 15

Rezerviranje termina na uradu

1 dan Tor., 1. 12. 15 Tor., 1. 12. 15



Rezerviranje termina v cerkvi 1 dan Sre., 2. 12. 15 Sre., 2. 12. 15

Izdelava časovnice poteka poroke

3 dnevi Čet., 3. 12. 15 Pon., 7. 12. 15

Dogovori z glasbeniki 1 dan Tor., 8. 12. 15 Tor., 8. 12. 15

Dogovori s FOTO ekipo 1 dan Sre., 9. 12. 15 Sre., 9. 12. 15

Sestava ekipe za pomoč pri organizaciji

3 dnevi Čet., 10. 12. 15 Pon., 14. 12. 15

Dogovor z ekipo za pomoč 1 dan Tor., 15. 12. 15 Tor., 15. 12. 15

Detajli 8 dni Sre., 16. 12. 15 Pet., 25. 12. 15

Izbor in nakup prstanov 3 dnevi Sre., 16. 12. 15 Pet., 18. 12. 15

Izbor poročnega vina 2 dneva Pon., 21. 12. 15 Tor., 22. 12. 15

Izbor poročnega menija 1 dan Sre., 23. 12. 15 Sre., 23. 12. 15

Izbira zahvalnih daril za goste 1 dan Čet., 24. 12. 15 Čet., 24. 12. 15

Izbor vabil 1 dan Pet., 25. 12. 15 Pet., 25. 12. 15

Logistika 59 dni Pet., 5. 2. 16 Sre., 27. 4. 16

Dostava vabil - osebno 20 dni Pet., 5. 2. 16 Čet., 3. 3. 16

Pošiljanje vabil 2 dneva Pet., 4. 3. 16 Pon., 7. 3. 16

Pregled potrjenih prihodov in odpovedi

3 dnevi Sre., 6. 4. 16 Pet., 8. 4. 16

Urejanje potrebnih prenočitev 2 dneva Pon., 11. 4. 16 Tor., 12. 4. 16

Urejanje prevozov 3 dnevi Sre., 13. 4. 16 Pet., 15. 4. 16

Rezerviranje starodobnega vozila ali kočije

1 dan Pon., 18. 4. 16 Pon., 18. 4. 16

Izbor destinacije medenih tednov

7 dni Tor., 19. 4. 16 Sre., 27. 4. 16

Zadnje priprave 23 dni Sre., 18. 5. 16 Pet., 17. 6. 16

Pregled in potrditev vseh izvajalcev

4 dnevi Sre., 18. 5. 16 Pon., 23. 5. 16

Rezerviranje terminov: frizer, ličenje …

1 dan Tor., 24. 5. 16 Tor., 24. 5. 16

Zadnje pomerjanje obleke in izposoja

1 dan Sre., 25. 5. 16 Sre., 25. 5. 16

Urejanje kažipotov 1 dan Pet., 17. 6. 16 Pet., 17. 6. 16

Okrasitev dvorane 1 dan Pet., 17. 6. 16 Pet., 17. 6. 16

Ureditev sedežnega reda 1 dan Pet., 17. 6. 16 Pet., 17. 6. 16

Postavitev ozvočenja 1 dan Pet., 17. 6. 16 Pet., 17. 6. 16

IZVEDBA 1,88 dni Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16

Obred poroka 1 dan Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16


1 dan Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16

Okrasitev avtomobilov 1 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16

Izvajanje cateringa 6 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16

Animacija svatov 1 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16



Prihod na upravno enoto 1 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16

Obred - civilna poroka 1 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16

Obred - cerkvena poroka 1 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16

Poročno slavje 1,88 dni Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16



18 h Sob., 18. 6. 16 Ned., 19. 6. 16

Snemanje in fotografiranje 16 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16

Izvajanje strežbe + poročni meni

12 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 19. 6. 16


2 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16

Razrez poročne torte 2 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16

Obdaritev svatov 1 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16

ZAKLJUČEK 14 dni Tor., 21. 6. 16 Pon., 11. 7. 16

Zaključne obveznosti 14 dni Tor., 21. 6. 16 Pon., 11. 7. 16

Vračilo izposojene opreme 2 dneva Tor., 21. 6. 16 Čet., 23. 6. 16

Urejanje obveznosti do izvajalcev

3 dnevi Čet., 23. 6. 16 Tor., 28. 6. 16

Finančni obračun 1 dan Tor., 28. 6. 16 Sre., 29. 6. 16

Ureditev novih osebnih dokumentov

7 dni Sre., 29. 6. 16 Pet., 8. 7. 16

Odhod na medene tedne 1 dan Pet., 8. 7. 16 Pon., 11. 7. 16

Tabela 4: Faze, aktivnosti, naloge in trajanje projekta

Ko imamo faze razčlenjene po posameznih aktivnostih, se lotimo iskanja izvajalcev oziroma pomočnikov, s pomočjo katerih se bomo lotili projekta. Vsega dela seveda sami ne moremo izpeljati, zato je še kako pomembno izbrati prave ljudi in podjetja, ki nam lahko ponudijo svoje kvalitetne storitve.

Tabela 5 prikazuje seznam virov.

Ime vira Vrsta Skupina Največ enot

Animator za otroke Stroški Animacijska ekipa

Baloni - okrasitev Stroški Dekor

Catering Delo Strežba 200 %

Cerkveni urad Delo

100 %

Cvetličarna Material Dekor

DJ Stroški Animacijska ekipa

Ekipa prijateljev Delo Prijatelji 400 %

Foto in video Stroški Snemalna ekipa

Frizer Stroški Lepotna ekipa

Glasbena skupina Stroški Animacijska ekipa

Gost presenečenja Delo Animacijska ekipa 100 %



Gostinec Material Ekipa kuharjev in strežbe

Hotel Stroški Logistika

Izposojevalnica oblek Material Logistika

Kočija Stroški Logistika

Konfeti Material

Mladoporočenca Delo

200 %

Organizator porok Stroški

Slaščičarna Material

Upravna enota Delo

100 %

Vabila Material

Vizažist Delo Lepotna ekipa 100 %

Zlatarna Material

Tabela 5: Del virov iz seznama virov z imenom, vrsto, skupino in največjim številom enot (100 % = 1 enota)

Z vsakim dobaviteljem, ki bo sodeloval pri projektu, je potrebno navezati stik, ga obiskati in se uskladiti. Ko smo v tabelo (lista virov) vpisali vse podatke, smo za vsak vir vpisali tudi stroške urnih postavk, ceno materiala ali izdelkov in cene nadurnega dela. Stroški dela so stroški delovnih ur, ki nastanejo pri posamezni aktivnosti. Strošek materiala pa so ovrednoteni stroški porabljenega materiala.

Vire smo nato dodelili posameznim aktivnostim v projektu. V programu MS Project je dodajanje virov zelo preprosto, nudi pa tudi kontrolo nad tem, ali so dodeljeni pravilno. Če so dodeljeni tako, da se prekrivajo ali so dodeljeni nepravilno glede na nastavljene aktivnosti, nas program opozori.

Tabela 6 prikazuje seznam dodeljenih virov v fazi priprave.

Ime opravila Imena virov

PRIPRAVA

Osnovne smernice

Določanje datuma poroke Mladoporočenca

Določanje finančnega okvirja poroke Mladoporočenca

Izbiranje stila poroke Mladoporočenca

Izbor izvajalcev

Izbor prizorišča Mladoporočenca

Izbor gostinca Mladoporočenca

Izbor glasbe Mladoporočenca

Izbor foto in video Mladoporočenca

Izbor cvetličarne Cvetličarna [1 kpl], mladoporočenca

Izbor slaščičarne Slaščičarna [1 torta, pecivo]

Izbor animatorja za otroke Animator za otroke

Izbor oblek

Dogovori z izvajalci in rezervacije Mladoporočenca

Priprava izvedbe poroke

Rezerviranje termina na uradu Mladoporočenca



Rezerviranje termina v cerkvi Mladoporočenca

Izdelava časovnice poteka poroke Mladoporočenca

Dogovori z glasbeniki Mladoporočenca

Dogovori s FOTO ekipo Mladoporočenca

Sestava ekipe za pomoč pri organizaciji Mladoporočenca

Dogovor z ekipo za pomoč Mladoporočenca

Detajli Mladoporočenca

Izbor in nakup prstanov Zlatarna [1 kpl]

Izbor poročnega vina

Izbor poročnega menija

Izbira zahvalnih daril za goste

Izbor vabil Vabila [50 kos]

Logistika Mladoporočenca

Dostava vabil - osebno

Pošiljanje vabil


Urejanje potrebnih prenočitev Hotel

Urejanje prevozov



Zadnje priprave

Pregled in potrditev vseh izvajalcev Mladoporočenca

Rezerviranje terminov - frizer, ličenje … Mladoporočenca

Zadnje pomerjanje obleke in izposoja Izposojevalnica oblek [1 kpl]

Urejanje kažipotov Ekipa prijateljev

Okrasitev dvorane Baloni okrasitev, cvetličarna [1 kpl]

Ureditev sedežnega reda Mladoporočenca

Postavitev ozvočenja Glasbena skupina

Tabela 6: Strnjen prikaz dodeljenih virov v fazi priprave

V našem primeru, ki je posnetek stanja organizacije v lastni režiji, sta za celotno fazo priprave v celoti odgovorna vodja projekta, torej mladoporočenca. Prevzemata vso odgovornost in stroške, ki nastajajo, medtem ko se izbirajo dobavitelji in dogovarjajo podrobnosti glede izvedbe projekta. Že iz tega prikaza je razvidno, da je v fazi priprave potrebno nameniti tudi veliko svojega prostega časa.

Preden nastopi faza izvedbe, je nujno potrebno še enkrat preveriti, ali so vse stvari res tako urejene, kot smo si zamislili, in bo dogodek potekal po naših željah. Vsaka najmanjša stvar mora biti točno tako pripravljena, kot je bilo dogovorjeno, in ne sme odstopati od časovno določenega termina. Potrebujemo potrditev dobaviteljev in vseh izvajalcev aktivnosti, ki bodo sodelovali v fazi izvedbe.



Tabela 7 prikazuje dodeljene vire v fazi izvedbe.


IZVEDBA 2,38 dni Sob., 18. 6. 16 Ned., 19. 6. 16

Obred - poroka 1 dan Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16


1 dan Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16

Okrasitev avtomobilov

1 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Ekipa prijateljev

Izvajanje cateringa 6 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Catering

Animacija svatov 1 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Glasbena skupina

Prihod na upravno enoto

1 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16

Obred civilna poroka

1 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Upravna enota

Obred cerkvena poroka

1 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Cerkveni urad

Poročno slavje 2,38 dni Sob., 18. 6. 16 Ned., 19. 6. 16



18 h Sob., 18. 6. 16 Ned., 19. 6. 16 Glasbena skupina

Snemanje in fotografiranje

16 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Foto in video


12 h Sob., 18. 6. 16 Ned., 19. 6. 16 Gostinec [90 meni]


2 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Glasbena skupina

Razrez poročne torte

2 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Mladoporočenca

Obdaritev svatov 1 h Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Konfeti [90 kos], mladoporočenca

Tabela 7: Seznam dodeljenih virov v fazi izvedbe



Slika 4 prikazuje mrežno povezovanje v fazi priprave.

Slika 4: Delni prikaz mrežnega povezovanja (gantogram) v fazi priprave

Prikaz mrežnega povezovanja v fazi izvedbe je prikazan na sliki 5.

Slika 5: Delni prikaz mrežnega povezovanja (gantogram) v fazi izvedbe



Zaradi velikega števila ljudi, dobaviteljev in organizacij, ki so na isti dan vpleteni v organizacijo takega dogodka, predstavljajo dobra priprava, izvedba in zaključek velik organizacijski zalogaj. Potrebno je biti pripravljen na nenapovedane dogodke ali pripetljaje in odreagirati tako, da gostje tega ne opazijo. Želeni termini za poroke so v veliki večini v času od meseca maja do septembra, zato je zelo pomembno, da se s pripravami začne dovolj zgodaj, da tako ujamemo in rezerviramo svojo najljubšo glasbeno skupino, gostišče, animatorja in vse ostale izvajalce. Izvedba mora biti kvalitetna in prav pri kvaliteti izvedbe se velikokrat opazi razliko med posameznimi izvajalci storitev. Dolgoletne izkušnje in uigrane ekipe lahko v veliki meri pripomorejo, da se morebitne napake in pomanjkljivosti zakrijejo in odpravijo, ne da bi jih kdorkoli opazil. Izbira dobavitelja ali izvajalca storitev je zelo pomembna naloga, ki jo želimo čim bolje opraviti.

Tabela 8 prikazuje del izdelanega projekta Organizacija porok.

Zadnje priprave Sre., 18. 5. 16 Pet., 17. 6. 16

1.400,00 €


Sre., 18. 5. 16 Pon., 23. 5. 16 Mladoporočenca 0,00 €

Rezerviranje terminov - frizer, ličenje …

Tor., 24. 5. 16 Tor., 24. 5. 16 Mladoporočenca 0,00 €


Sre., 25. 5. 16 Sre., 25. 5. 16 Izposojevalnica oblek [1 kpl]

500,00 €

Urejanje kažipotov Pet., 17. 6. 16 Pet., 17. 6. 16 Ekipa prijateljev 0,00 €

Okrasitev dvorane Pet., 17. 6. 16 Pet., 17. 6. 16

Baloni okrasitev [1 kpl], cvetličarna [1 kpl]

900,00 €

Ureditev - sedežni red Pet., 17. 6. 16 Pet., 17. 6. 16 Mladoporočenca 0,00 €

Postavitev ozvočenja Pet., 17. 6. 16 Pet., 17. 6. 16 Glasbena skupina

0,00 €

IZVEDBA Sob., 18. 6. 16 Ned., 19. 6.16

6.155,00 €

Obred - poroka Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16

120,00 €


Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16

0,00 €

Okrasitev avtomobilov Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Ekipa prijateljev 0,00 €

Izvajanje cateringa Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Catering 120,00 €

Animacija svatov Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Glasbena skupina

0,00 €

Prihod na upravno enoto Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16

0,00 €

Obred civilna poroka Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Upravna enota 0,00 €

Obred cerkvena poroka Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Cerkveni urad 0,00 €

Poročno slavje Sob., 18. 6. 16 Ned., 19. 6.16

6.035,00 €

Prihod v dvorano Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16

0,00 €


Sob., 18. 6. 16 Ned., 19. 6. 16 Glasbena skupina

1.300,00 €

Snemanje in Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Foto in video 1.000,00 €



fotografiranje


Sob., 18. 6. 16 Ned., 19. 6. 16 Gostinec [90 meni]

3.600,00 €


Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Glasbena skupina

0,00 €

Razrez poročne torte Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Mladoporočenca 0,00 €

Obdaritev svatov Sob., 18. 6. 16 Sob., 18. 6. 16 Konfeti [90 kos], mladoporočenca

135,00 €

Tabela 8: Del seznama virov, prirejenih posameznim nalogam z ovrednotenimi postavkami

3.3. KRITIČNA ANALIZA - SWOT

Za naš primer smo izdelali SWOT analizo organiziranja dogodka kot projekt s pomočjo računalniške tehnologije.

Prednosti:

podatki na enem mestu,

upravljanje z vso dokumentacijo na enem mestu,

upravljanje z viri,

sledimo stroškom in jih kontroliramo,

vidimo časovnico,

spremljamo napredek.

Slabosti:

pomanjkanje izkušenj z organiziranjem projektov,

nepoznavanje programa,

pomanjkanje veščin pogajanja,

potrebna ustrezna strojna oprema.

Priložnosti:

razvoj v smeri mobilne aplikacije,

podatki vedno pri roki,

poslovna priložnost,

povečanje zadovoljstva strank,

povečanje obsega aktivnosti,

manjša poraba prostega časa.

Nevarnosti:

odpiranje poročnih agencij,

organizatorji porok,



zamude in neodgovornost izvajalcev,

človeški faktor (možnost napak).

3.4. PREDLOG ORGANIZIRANJA POROK NA PROJEKTNI NAČIN

Naročnik izvajalcev, v našem primeru sta to mladoporočenca, mora v vsakem trenutku imeti popoln nadzor nad zagotovljenimi finančnimi sredstvi. Prav tako je potrebno poskrbeti, da na dan prireditve poteka vse po načrtu. Potrebna je torej kontrola in usklajenost z vsemi, ki so kakorkoli povezani z izvedbo projekta. Kot smo skozi raziskavo ugotovili in iz lastnih izkušenj vemo, je celotna organizacija poroke velik projekt, ki parom zraven vsakodnevnih skrbi povzroča dodaten stres že leto dni pred izvedbo. Gre za relativno dolgo časovno obdobje in lahko pride do izgube informacij, pozabljenih dogovorov in terminov in s tem posledično tudi dodatnih stroškov.

S projektnim pristopom in poznavanjem programskih orodij za pomoč pri izdelavi projektov je organiziranje lahko veliko lažje, bolj pregledno, kontrolirano na vsakem koraku in prihrani veliko časa in denarja. S sprotnim preverjanjem, izpisi, analizo in preračunavanjem smo v vsakem trenutku na tekočem in vemo, ali poteka vse po načrtu ali prihaja do odstopanj. Organiziranje poroke na projektni način pa lahko postane tudi poslovna priložnost. Vedno več je povpraševanja po strokovni pomoči načrtovalcev porok, ki prevzamejo organizacijo poroke. S parom na skupnih srečanjih izberejo izvajalce in uskladijo podrobnosti. Pri nas je ta oblika organiziranja dogodkov še dokaj nerazvita, vendar pa je povpraševanja vedno več. Čeprav je pri nas še vedno najbolj razširjeno mnenje, da naj poroko organiziramo sami, zaradi takšne tradicije ali ker ne želimo dodatnih stroškov z načrtovalcem, velikokrat pozabljamo na stroške in dragoceni čas, ki ga porabimo, ko moramo opraviti nešteto poti brez pravega učinka, ker ne vemo, kako se organizacije sploh lotiti.

3.5. PREDLOG IZBOLJŠAVE

Iz tabele dodeljenih virov v fazi priprave (slika 9) je razvidno, da sta za vso organizacijo v celoti zadolžena in odgovorna mladoporočenca. Seveda se na začetku tega sploh ne zavedamo. Šele ko imamo projekt urejen na način, kot ga predstavljamo v diplomskem delu, vidimo, da bodo priprave zahtevne in ne bo nič prepuščeno samemu sebi in bo organizacija uspešna, kolikor bo uspešen vodja projekta. Zavedati se moramo, da bo rezultat vloženega truda viden šele čez leto dni in bomo tudi ta dan zelo obremenjeni s tem, kako nam je uspelo in ali bo šlo vse po načrtu ali pa smo kaj pozabili. V današnjem času lahko osnovno računalniško opremo dobimo relativno poceni. S pomočjo različnih orodij za projektno delo in vnosom vseh postavk ter spremljanjem in analiziranjem poteka dela bomo nepravilnosti in nepotrebne stroške lahko omejili na minimum. S tem bomo prihranili tudi veliko časa, saj nas bo program sam vodil in opozarjal na dogodke, ki si sledijo. S takšnim projektnim pristopom bi bili vsekakor bližje želeni pripravi, izvedbi in zaključku našega projekta.

Možnosti, kako izboljšati stanje na področju organiziranja dogodkov, je veliko. Zraven že opisanega načina s pomočjo računalniškega programa pa obstajajo tudi



razne oblike pomoči strokovnjakov na tem področju, ki nam lahko pomagajo z nasveti ali prevzamejo celotno organizacijo. S strokovno pomočjo izkušenega osebja poročne agencije ali načrtovalca porok se delo vodje projekta, kot je opisano v našem primeru, povsem spremeni. Nalogo vodje prevzame načrtovalec, ki se mora po svojih najboljših močeh potruditi in organizirati poročni dan. S svojimi izkušnjami, dogovorjenimi storitvami izvajalcev in pripravljenimi aranžmaji z lastnimi cenami pa se strošek najema načrtovalca skoraj povsem izniči. V nadaljevanju bomo prikazali primerjavo organiziranja poroke samostojno in s pomočjo organizatorja porok.

Načrtovalec ali organizator poroke

Načrtovalec poroke je oseba, ki se poklicno ukvarja z načrtovanjem in organizacijo porok. Osredotočen je na želje mladoporočencev in njuno vizijo programa. Pri tem pa lahko strokovno svetuje in usmerja glede na svoje izkušnje in poznavanje tematike. Kot profesionalec ima izkušnje z izvajalci storitev, pomaga pri izbiri lokacije obreda, svetuje pri stilski izbiri vabil, oblek, cvetličnih aranžmajev in ostalo. Poskrbi za organizacijo celotnega dogodka, organizira animacijo na poročni zabavi, svetuje in organizira poročna potovanja, dekliščine in fantovščine, organizira pa tudi vse potrebne izposoje opreme za poroko. Potrebni so uskladitveni sestanki in posvetovalni telefonski klici med načrtovalcem in naročnikom – mladoporočencema.

Načrtovalec porok je po predhodnem dogovoru lahko prisoten tudi v fazi izvedbe. Skozi cel poročni dan in vse dokler se poroka ne zaključi skrbi, da vse poteka, kot je bilo dogovorjeno. Njegova naloga je, da neopazno nadzoruje in usmerja vse aktivnosti, ki se morajo na ta dan zvrstiti. Gostje in predvsem mladoporočenca lahko tako brezskrbno uživajo in se posvetijo drug drugemu, saj je za vse ostalo strokovno poskrbljeno.

Odločitev, katere izvajalce želimo imeti na poroki, je seveda na strani mladoporočencev. Organizator pomaga pri izbiri in nato poskrbi za rezervacije kakor tudi pogodbene obveznosti. Na skupnih sestankih se seznanimo z že opravljenimi aktivnostmi in se uskladimo glede želja in možnosti pri preostalih nalogah.

Tabela 9 prikazuje primerjavo dodeljenih virov v fazi priprave pred in po predlogu izboljšave.

Ime opravila Dodeljeni viri – obstoječe stanje

Dodeljeni viri – po prenovi

PRIPRAVA

Osnovne smernice

Določanje datuma poroke Mladoporočenca Mladoporočenca


Mladoporočenca Mladoporočenca

Izbiranja stila poroke Mladoporočenca Mladoporočenca

Izbor izvajalcev

Izbor prizorišča Mladoporočenca Organizator porok

Izbor gostinca Mladoporočenca Organizator porok



Izbor glasbe Mladoporočenca Organizator porok

Izbor foto in video Mladoporočenca Organizator porok

Izbor cvetličarne Mladoporočenca Organizator porok

Izbor slaščičarne Mladoporočenca Organizator porok

Izbor animatorja za otroke Animator za otroke Organizator porok

Izbor oblek Mladoporočenca Mladoporočenca


Mladoporočenca Organizator porok




Rezerviranje termina v cerkvi




Dogovori z glasbeniki Mladoporočenca Organizator porok

Dogovori s FOTO ekipo Mladoporočenca Organizator porok



Dogovor z ekipo za pomoč Mladoporočenca Organizator porok

Detajli Mladoporočenca

Izbor in nakup prstanov Zlatarna [1 kpl] Mladoporočenca




Mladoporočenca

Izbor in nabava vabil Vabila [50 kos], mladoporočenca

Vabila [50 kos], mladoporočenca

Logistika Mladoporočenca

Dostava vabil - osebno Mladoporočenca Mladoporočenca

Pošiljanje vabil Mladoporočenca Organizator porok


Mladoporočenca Organizator porok, mladoporočenca

Urejanje potrebnih prenočitev

Hotel, mladoporočenca Organizator porok

Urejanje prevozov Mladoporočenca Organizator porok




Mladoporočenca Mladoporočenca, organizator porok

Zadnje priprave



Rezerviranje terminov - Mladoporočenca Organizator porok



frizer, ličenje …


Izposojevalnica oblek [1 kpl] Organizator porok, mladoporočenca

Urejanje kažipotov Ekipa prijateljev Organizator porok

Okrasitev dvorane Baloni okrasitev [1 kpl], cvetličarna [1 kpl]

Baloni okrasitev [1 kpl], cvetličarna [1 kpl]

Ureditev sedežnega reda Mladoporočenca Organizator porok

Postavitev ozvočenja Glasbena skupina Glasbena skupina

IZVEDBA

Obred poroka

Ličenje in urejanje frizure Frizer Frizer


Okrasitev avtomobilov Ekipa prijateljev Ekipa prijateljev

Izvajanje cateringa Catering Catering

Animacija svatov Glasbena skupina Glasbena skupina


Obred civilna poroka Upravna enota Upravna enota

Obred cerkvena poroka Cerkveni urad Cerkveni urad

Poročno slavje

Prihod v dvorano


Glasbena skupina Glasbena skupina

Snemanje in fotografiranje Foto in video Foto in video


Gostinec [90 meni] Gostinec [90 meni]


Glasbena skupina Glasbena skupina

Razrez poročne torte Mladoporočenca Mladoporočenca

Obdaritev svatov Konfeti [90 kos], mladoporočenca

Konfeti [90 kos], mladoporočenca

ZAKLJUČEK

Zaključne obveznosti

Vračilo izposojene opreme Mladoporočenca Organizator porok

Urejanje obveznosti do izvajalcev


Finančni obračun Mladoporočenca Mladoporočenca

Ureditev novih osebnih dokumentov


Odhod na medene tedne Mladoporočenca Mladoporočenca

Tabela 9: Dodeljeni viri v projektu pred in po predlogu izboljšave



Iz tabele 9 je razvidno, da velik del odgovornosti in nalog sedaj prevzame organizator porok.

Tabela 10 prikazuje del izdelanega projekta Organizacija porok s terminskim planom pred predlogom izboljšave.





2 dneva Čet., 15. 10. 15 Pet., 16. 10. 15 Mladoporočenca


1 dan Pon., 19. 10. 15 Pon., 19. 10. 15 Mladoporočenca

Izbiranja stila poroke 1 dan Tor., 20. 10. 15 Tor., 20. 10. 15 Mladoporočenca


Izbor prizorišča 2 dneva Sre., 4. 11. 15 Čet., 5. 11. 15 Mladoporočenca

Izbor gostinca 2 dneva Pet., 6. 11. 15 Pon., 9. 11. 15 Mladoporočenca

Izbor glasbe 2 dneva Tor., 10. 11. 15 Sre., 11. 11. 15 Mladoporočenca

Izbor foto in video 2 dneva Čet., 12. 11. 15 Pet., 13. 11. 15 Mladoporočenca

Izbor cvetličarne 1 dan Pon., 16. 11. 15 Pon., 16. 11. 15 Mladoporočenca

Izbor slaščičarne 1 dan Tor., 17. 11. 15 Tor., 17. 11. 15 Slaščičarna [1 torta, pecivo]

Izbor animatorja za otroke

2 dneva Sre., 18. 11. 15 Čet., 19. 11. 15 Animator za otroke

Izbor oblek 2 dneva Pet., 20. 11. 15 Pon., 23. 11. 15


5 dni Tor., 24. 11. 15 Pon., 30. 11. 15 Mladoporočenca

Priprava izvedbe poroke 11 dni Tor., 1. 12. 15 Tor., 15. 12. 15


1 dan Tor., 1. 12. 15 Tor., 1. 12. 15 Mladoporočenca

Rezerviranje termina v cerkvi

1 dan Sre., 2. 12. 15 Sre., 2. 12. 15 Mladoporočenca


3 dnevi Čet., 3. 12. 15 Pon., 7. 12. 15 Mladoporočenca

Dogovori z glasbeniki 1 dan Tor., 8. 12. 15 Tor., 8. 12. 15 Mladoporočenca

Dogovori s FOTO ekipo 1 dan Sre., 9. 12. 15 Sre., 9. 12. 15 Mladoporočenca


3 dnevi Čet., 10. 12. 15 Pon., 14. 12. 15 Mladoporočenca

Dogovor z ekipo za pomoč

1 dan Tor., 15. 12. 15 Tor., 15. 12. 15 Mladoporočenca

Detajli 8 dni Sre., 16. 12. 15 Pet., 25. 12. 15 Mladoporočenca

Izbor in nakup prstanov

3 dnevi Sre., 16. 12. 15 Pet., 18. 12. 15 Zlatarna [1 kpl]

Izbor poročnega vina 2 dneva Pon., 21. 12. 15 Tor., 22. 12. 15




1 dan Sre., 23. 12. 15 Sre., 23. 12. 15


1 dan Čet., 24. 12. 15 Čet., 24. 12. 15

Izbor vabil 1 dan Pet., 25. 12. 15 Pet., 25. 12. 15 Vabila [50 kos]

Logistika 59 dni Pon., 8. 2. 16 Čet., 28. 4. 16 Mladoporočenca

Dostava vabil - osebno 20 dni Pon., 8. 2. 16 Pet., 4. 3. 16

Pošiljanje vabil 2 dneva Pon., 7. 3. 16 Tor., 8. 3. 16


3 dnevi Čet., 7. 4. 16 Pon., 11. 4. 16


2 dneva Tor., 12. 4. 16 Sre., 13. 4. 16 Hotel

Urejanje prevozov 3 dnevi Čet., 14. 4. 16 Pon., 18. 4. 16


1 dan Tor., 19. 4. 16 Tor., 19. 4. 16


7 dni Sre., 20. 4. 16 Čet., 28. 4. 16

Zadnje priprave 22 dni Čet., 19. 5. 16 Pet., 17. 6. 16


4 dnevi Čet., 19. 5. 16 Tor., 24. 5. 16 Mladoporočenca


1 dan Sre., 25. 5. 16 Sre., 25. 5. 16 Mladoporočenca


1 dan Čet., 26. 5. 16 Čet., 26. 5. 16 Izposojevalnica oblek [1 kpl]

Urejanje kažipotov 1 dan Pet., 17. 6. 16 Pet., 17. 6. 16 Ekipa prijateljev

Okrasitev dvorane 1 dan Pet., 17. 6. 16 Pet., 17. 6. 16 Baloni okrasitev [1 kpl], cvetličarna [1 kpl]

Ureditev sedežnega reda

1 dan Pet., 17. 6. 16 Pet., 17. 6. 16 Mladoporočenca

Postavitev ozvočenja 1 dan Pet., 17. 6. 16 Pet., 17. 6. 16 Glasbena skupina

Tabela 10: Viri, prirejeni posameznim nalogam v fazi priprave s terminskim planom pred predlogom izboljšave

Lahko pa se odločimo tudi za predloge, ki jih ponuja organizator. Gre za izvajalce, ki jim zaupa in so s svojim znanjem, poznavanjem tradicije, izkušnjami in kakovostnimi storitvami ter zanesljivostjo dokazali, da lahko takšen dogodek speljejo brez težav. Najem organizatorja in izvajalcev v paketu je tako tudi cenejši, kot če iščemo in se dogovarjamo posamezno.

Tabela 11 prikazuje del izdelanega projekta Organizacija porok s terminskim planom po predlogu izboljšave.





Osnovne smernice 3 dnevi Čet., 15. 10. 15 Pon., 19. 10. 15


2 dneva Čet., 15. 10. 15 Pet., 16. 10. 15 Mladoporočenca


1 dan Pon., 19. 10. 15 Pon., 19. 10. 15 Mladoporočenca

Prvo srečanje z organizatorjem

8 dni Čet., 29. 10. 15 Pon., 9. 11. 15

Dogovor z organizatorjem

1 dan Čet., 29. 10. 15 Čet., 29. 10. 15 Organizator porok, mladoporočenca

Izbor paketa izvajalcev, vabil, daril ...

1 dan Pet., 30. 10. 15 Pon., 2. 11. 15 Mladoporočenca, organizator porok


1 dan Tor., 3. 11. 15 Tor., 3. 11. 15 Organizator porok, skupina izvajalcev

Rezerviranje termina na uradu in cerkev

1 dan Sre., 4. 11. 15 Sre., 4. 11. 15 Organizator porok


3 dnevi Čet., 5. 11. 15 Pon., 9. 11. 15 Organizator porok

Drugo srečanje z organizatorjem

90 dni Pon., 14. 12. 15 Pet., 15. 4. 16

Predstavitev urejenih zadev, predlog logističnih rešitev, izbor destinacije medenih tednov in ostalo

1 dan Pon., 14. 12. 15 Pon., 14. 12. 15

Dostava vabil - osebno 20 dni Tor., 16. 2. 16 Pon., 14. 3. 16 Mladoporočenca

Pošiljanje vabil 2 dni Tor., 15. 3. 16 Sre., 16. 3. 16 Organizator porok


1 dan Pet., 15. 4. 16 Pet., 15. 4. 16 Organizator porok

Tretje srečanje z organizatorjem

46 dni Pet., 15. 4. 16 Pet., 17. 6. 16


1 dan Pet., 15. 4. 16 Pet., 15. 4. 16


1 dan Pon., 18. 4. 16 Pon., 18. 4. 16 Organizator porok


2 dneva Tor., 19. 4. 16 Sre., 20. 4. 16 Hotel, organizator porok

Urejanje prevozov 3 dnevi Čet., 21. 4. 16 Pon., 25. 4. 16 Organizator porok


1 dan Čet., 26. 5. 16 Čet., 26. 5. 16 Mladoporočenca, organizator porok


1 dan Pet., 27. 5. 16 Pet., 27. 5. 16 Organizator porok

Urejanje kažipotov 1 dan Pet., 17. 6. 16 Pet., 17. 6. 16 Ekipa prijateljev, organizator porok



Okrasitev dvorane 1 dan Pet., 17. 6. 16 Pet., 17. 6. 16 Baloni okrasitev [1 kpl]

Ureditev sedežni red 1 dan Pet., 17. 6. 16 Pet., 17. 6. 16 Organizator porok

Postavitev ozvočenja 1 dan Pet., 17. 6. 16 Pet.., 17. 6. 16 Glasbena skupina

Tabela 11: Viri, prirejeni posameznim nalogam v fazi priprave s terminskim planom po prenovi

Tabela 12 prikazuje stroškovni vidik izdelanega projekta Organizacija porok pred predlogom izboljšave.

Ime opravila Imena virov Stroški

POROKA 18. 6. 2016

9.500,00 €

PRIPRAVA

3.345,00 €

Osnovne smernice

0,00 €

Izbor izvajalcev

500,00 €

Izbor prizorišča Mladoporočenca 0,00 €

Izbor gostinca Mladoporočenca 0,00 €

Izbor glasbe Mladoporočenca 0,00 €

Izbor foto in video Mladoporočenca 0,00 €

Izbor cvetličarne Mladoporočenca 0,00 €

Izbor slaščičarne Slaščičarna [1 torta, pecivo] 300,00 €

Izbor animatorja za otroke Animator za otroke 200,00 €

Izbor oblek

0,00 €

Dogovori z izvajalci in rezervacije Mladoporočenca 0,00 €


0,00 €

Detajli Mladoporočenca 1.400,00 €

Izbor in nakup prstanov Zlatarna [1 kpl] 1.300,00 €


0,00 €


0,00 €


0,00 €

Izbor vabil Vabila [50 kos] 100,00 €

Logistika Mladoporočenca 45,00 €

Dostava vabil - osebno

0,00 €

Pošiljanje vabil

0,00 €


0,00 €

Urejanje potrebnih prenočitev Hotel 45,00 €

Urejanje prevozov

0,00 €


0,00 €


0,00 €

Zadnje priprave

1.400,00 €



Pregled in potrditev vseh izvajalcev Mladoporočenca 0,00 €

Rezerviranje terminov: frizer, ličenje …

Mladoporočenca 0,00 €

Zadnje pomerjanje obleke in izposoja Izposojevalnica oblek [1 kpl] 500,00 €

Urejanje kažipotov Ekipa prijateljev 0,00 €

Okrasitev dvorane Baloni okrasitev [1 kpl], cvetličarna [1 kpl]

900,00 €

Ureditev sedežni red Mladoporočenca 0,00 €

Postavitev ozvočenja Glasbena skupina 0,00 €

IZVEDBA

6.155,00 €

Obred poroka

120,00 €

Ličenje in urejanje frizure

0,00 €


0,00 €

Okrasitev avtomobilov Ekipa prijateljev 0,00 €

Izvajanje cateringa Catering 120,00 €

Animacija svatov Glasbena skupina 0,00 €


0,00 €

Obred civilna poroka Upravna enota 0,00 €

Obred cerkvena poroka Cerkveni urad 0,00 €

Poročno slavje

6.035,00 €

Prihod v dvorano

0,00 €


Glasbena skupina 1.300,00 €

Snemanje in fotografiranje Foto in video 1.000,00 €

Izvajanje strežbe + poročni meni Gostinec [90 meni] 3.600,00 €


Glasbena skupina 0,00 €

Razrez poročne torte Mladoporočenca 0,00 €


135,00 €

ZAKLJUČEK

0,00 €

Tabela 12: Viri, prirejeni posameznim nalogam z ovrednotenimi postavkami pred prenovo

Tabela 13 prikazuje stroškovni vidik izdelanega projekta Organizacija porok po predlogu izboljšave.

Ime opravila Imena virov Stroški

POROKA 18. 6. 2016

9.860,00 €

PRIPRAVA

5.805,00 €

Osnovne smernice

0,00 €

Prvo srečanje z organizatorjem

5.260,00 €



Dogovor z organizatorjem Organizator porok, mladoporočenca

800,00 €

Izbor paketa izvajalcev, vabil, daril ... Mladoporočenca, organizator porok

0,00 €

Dogovori z izvajalci in rezervacije Organizator porok, skupina izvajalcev

4.460,00 €

Rezerviranje termina na uradu in cerkev Organizator porok 0,00 €

Izdelava časovnice poteka poroke Organizator porok 0,00 €

Drugo srečanje z organizatorjem

0,00 €

Tretje srečanje z organizatorjem

545,00 €


0,00 €

Pregled in potrditev vseh izvajalcev Organizator porok 0,00 €

Urejanje potrebnih prenočitev Hotel, organizator porok 45,00 €

Urejanje prevozov Organizator porok 0,00 €

Zadnje pomerjanje obleke in izposoja Mladoporočenca, organizator porok

0,00 €

Rezerviranje terminov: frizer, ličenje … Organizator porok 0,00 €

Urejanje kažipotov Ekipa prijateljev, organizator porok

0,00 €

Okrasitev dvorane Baloni okrasitev [1 kpl] 500,00 €

Ureditev sedežnega reda Organizator porok 0,00 €

Postavitev ozvočenja Glasbena skupina 0,00 €

IZVEDBA

4.055,00 €

Obred poroka

120,00 €


0,00 €

Okrasitev avtomobilov Ekipa prijateljev 0,00 €

Izvajanje cateringa Catering 120,00 €

Animacija svatov Glasbena skupina, organizator porok

0,00 €


0,00 €

Obred civilna poroka Upravna enota 0,00 €

Obred cerkvena poroka Cerkveni urad 0,00 €

Poročno slavje

3.935,00 €

Prihod v dvorano

0,00 €



Animacija otrok Animator za otroke 200,00 €

Snemanje in fotografiranje Foto in video 0,00 €

Izvajanje strežbe + poročni meni Gostinec [90 meni] 3.600,00 €



Razrez poročne torte Mladoporočenca 0,00 €




135,00 €

ZAKLJUČEK

0,00 €

Tabela 13: Viri, prirejeni posameznim nalogam z ovrednotenimi postavkami po predlogu izboljšave

S stroškovnega vidika se projekt po predlogu izboljšave podraži za strošek organizatorja porok oziroma poročne agencije, ki pa se pri nekaterih ponudnikih lahko tudi zniža z izbiro izvajalcev, ki jih organizator ponuja. Izvajalci imajo z organizatorjem sklenjene dogovore ali pogodbe o sodelovanju in določene posebne cene najema. Na izbiro imamo več različnih paketov, ki jih lahko kombiniramo in prilagodimo svojim potrebam in željam.

Na tak način dobimo zagotovljene kakovostne storitve izkušenih izvajalcev in poskrbljeno je za strokovno, brezhibno in neobremenjeno organizacijo ter izvedbo dogodka.

Slika 6 prikazuje terminski vidik izdelanega projekta pred izboljšavo v fazi priprave.

Slika 6: Delni prikaz terminskega vidika (gantogram) v fazi priprave pred izboljšavo



Slika 7 prikazuje terminski vidik (gantogram) izdelanega projekta po prenovi.

Slika 7: Delni prikaz terminskega vidika (gantogram) v fazi priprave po predlogu izboljšave

Terminski plan se tudi po predlogu prenove ne spremeni, saj je datum izvedbe določen in ga ni mogoče prestavljati. Vse aktivnosti se morajo v fazi priprave končati do datuma izvedbe. Spremeni pa se obremenitev in obveznosti oziroma zadolžitve mladoporočencev, ki so v veliki večini prepuščene organizatorju. Naloga mladega para je, da na skupnih sestankih ustrezno in do potankosti predstavi svoje želje in pričakovanja glede izvedbe.



4. ZAKLJUČEK

Ko se odločimo za organizacijo dogodka, kot je poroka, moramo imeti v mislih stroške, kakovostne storitve, zadovoljstvo nas in naših gostov. Slabo organiziran dogodek lahko pomeni izgubo ugleda, strank, dodatne stroške zaradi napačnega trženja; v našem primeru pa nezadovoljstvo, stres in slabo voljo na dan, ki bi moral ostati nepozaben prav zaradi vrhunske izvedbe vseh sodelujočih. Vodja projekta je v najvišji meri odgovoren za kakovostno izpeljan dogodek, vsi izvajalci in zaposleni pa se morajo zavedati in razumeti, kako morajo izvajati svoje storitve. Kvalitetno odločanje vpliva na procese, ki naj bi potekali neprekinjeno, hitro in objektivno. Gre za zelo dinamičen proces, ki se stalno spreminja in usklajuje. Celoten proces je razdeljen na naloge, ki jih morajo udeleženci kakovostno opraviti.

Z izdelavo diplomske naloge smo želeli raziskati, kakšna je z organizacijskega vidika priprava na poroko, njena izvedba in zaključek. Želeli smo prikazati obstoječe stanje organiziranja poroke in ga s pomočjo računalniškega programa pripraviti kot projekt. Želeli smo podati rešitev, ki bi organizatorju, kot vodji projekta, delo olajšalo, postalo preglednejše in bilo na koncu v celoti kakovostno izvedeno. V program MS Project smo tako vnesli vse podatke in jih razdelili v faze, aktivnosti in naloge, dodali časovno komponento, vire in stroške ter tako tudi vizualno prikazali zahtevnost takšne organizacije. Hkrati pa smo podali tudi konkretne rešitve, ki jih delo s programom nudi za lažje delo. Današnji mladi pari so v večini že vsi vešči dela z računalnikom in imajo osnovno znanje uporabe raznih programov. Ker smo vsakodnevno zelo zaposleni že na delovnem mestu in tudi z raznimi drugimi aktivnostmi, seveda nenehno iščemo načine, kako si delo in skrbi olajšati. Organizacija dogodkov prav gotovo gre v smeri projektnega organiziranja.

Pri organizaciji poroke ima poglavitno vlogo prav organizator, kar sta zdaj v večini primerov mladoporočenca. Želja para je v prvi vrsti prav gotovo pripraviti dogodek, ki bo zanju in tudi za njune goste, ostal v lepem spominu. Zavedati pa se je potrebno, da ima vsaka stvar, ki bi jo želeli izpostaviti, kot tudi vsaka nepravilna odločitev, svojo ceno. Teh pa je ob nepoznavanju področja in neizkušenosti lahko veliko. Že svetovanje strokovnjaka je lahko dovolj, da se izogne nepotrebnim dodatnim stroškom in nadaljuje z izzivom organiziranja, ki je prav gotovo tudi zabaven in poučen. V današnjem času lahko brez velikega znanja računalništva na svetovnem spletu pridobimo informacije, poročne planerje in pripomočke, ki so v veliko pomoč pri organizaciji. Pari, ki jim porabljen čas za organizacijo ne predstavlja težav in planiranje ter razni obiski dobaviteljev niso prevelika obremenitev, bodo tudi zaradi tradicije svojo poroko še naprej organizirali sami.

Pari, ki že od začetka nimajo ideje, kako se organizacije lotiti, ali so preobremenjeni s svojim delom, ki ga opravljajo, in le s težavo namenijo svoj prosti čas za kaj drugega kot družino ali prepotreben počitek, pa priporočamo rešitev, kot je organizator porok. Svoje želje tako zaupajo strokovnjaku, ki jih s svojimi izkušnjami lahko nadgradi do potankosti. S premišljenimi potezami pri načrtovanju in predlaganimi rešitvami strokovnjaka lahko prihranimo veliko denarja, časa in seveda stresa.



Na podlagi analize, lastnih izkušenj in teoretičnega znanja smo predlagali izboljšave, ki bodo mladim parom v pomoč pri organizaciji njihovega sanjskega dogodka. Najprej bi bil to projektni pristop, kot smo ga opisali v naši diplomski nalogi. Možnost organiziranja poroke z organizatorjem pa rešitev, ki bo mnogim parom v pomoč in razbremenitev.

4.1. POGOJI ZA UVEDBO IN MOŽNOSTI NADALJNJEGA RAZVOJA

Zanimanje za profesionalno organiziranje porok je pri nas še vedno zelo nizko. Mišljenje je, da je to luksuz, ki si ga ne moremo privoščiti. Veliko poudarka bi bilo torej potrebno nameniti predstavitvi, cenam in ponudbi, ki jo takšne organizacije ponujajo. Ponudniki, torej organizatorji porok, bi morali poskrbeti, da bi storitev približali ljudem. To lahko dosežemo z dobrim reklamiranjem storitev in z odličnimi referencami že organiziranih dogodkov. Dobra predstavitev prednosti, ki jih dobimo z najemom organizatorja, bi vsekakor veliko pripomogla parom pri odločitvi o organiziranju poroke s strokovnjakom. V tujini je organiziranje porok in dogodkov že dalj časa zelo dobro organiziran posel.



LITERATURA IN VIRI: Knjige:

Česen, A., Kern, T.: PMBOK Vodnik po znanju projektnega vodenja, Moderna organizacija 2008

Hauc, A.: Projektni management, GV založba, Ljubljana 2002

Kern, T.: Metode in tehnike projektnega dela – izpis izbranih prosojnic, Fakulteta za organizacijske vede, Kranj 2001

Kotler, P.: Trženjsko upravljanje: načrtovanje, izvajanje in nadzor, Slovenska knjiga (1998)

Kovač, J., Bernik, I., Kern, T.,: Sodobne oblike in pristopi pri organiziranju podjetij in drugih organizacij, Moderna organizacija, 1999

Nemec - Pečjak, M.: ABC Celovitega obvladovanja projektov in Microsoft Project 2010, Založba Pasadena, Ljubljana 2010

Rant, M., Jeraj, M., Ljubič, T.: Vodenje projektov, POIS, Radovljica 1995

Spletni viri:

CVZU-Pomurje: Osnove projektnega vodenja (7. 8. 2016) http://www.cvzu-pomurje.si/egradiva/projektno_vodenje/51__kaj_je_projektno_vodenje.htm

Stare, A.: Mrežno planiranje in kritična pot – CPM (10. 4. 2016) https://projektni-management.si/2011/02/11/mrezno-planiranje-in-kriticna-pot-cpm/

Stare, A.,: Tipične faze projekta (3. 4. 2016) https://projektni-management.si/2010/11/13/faze-projekta/

Statistični urad RS (5. 7. 2016) http://www.stat.si/StatWeb/pregled-podrocja?idp=78&headerbar=15

Wikipedia, MS Project (7. 4. 2016) https://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Project

http://www.cvzu-pomurje.si/egradiva/projektno_vodenje/51__kaj_je_projektno_vodenje.htm



https://projektni-management.si/2011/02/11/mrezno-planiranje-in-kriticna-pot-cpm/

https://projektni-management.si/2011/02/11/mrezno-planiranje-in-kriticna-pot-cpm/

https://projektni-management.si/2010/11/13/faze-projekta/

http://www.stat.si/StatWeb/pregled-podrocja?idp=78&headerbar=15

https://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Project



KAZALO SLIK:

Slika 1: Primer mrežnega plana s kritično potjo (Vir: Stare, 2016) ................... 8

Slika 2: Primer WBS - strukturirane členitve dela z razčlenjenimi vejami ......... 14

Slika 3: Gantogram faz in aktivnosti projekta .......................................... 15

Slika 4: Delni prikaz mrežnega povezovanja (gantogram) v fazi priprave .......... 21

Slika 5: Delni prikaz mrežnega povezovanja (gantogram) v fazi izvedbe ........... 21

Slika 6: Delni prikaz terminskega vidika (gantogram) v fazi priprave pred izboljšavo ..................................................................................... 34

Slika 7: Delni prikaz terminskega vidika (gantogram) v fazi priprave po predlogu izboljšave ..................................................................................... 35

KAZALO TABEL:

Tabela 1: Delni seznam faz, aktivnosti in nalog ......................................... 9

Tabela 2: Seznam faz, aktivnosti in nalog z določitvijo trajanja .................... 10

Tabela 3: Delni seznam faz, aktivnosti in nalog ter dodeljenih virov ............... 11

Tabela 4: Faze, aktivnosti, naloge in trajanje projekta ............................... 17

Tabela 5: Del virov iz seznama virov z imenom, vrsto, skupino in največjim številom enot (100 % = 1 enota) ........................................................... 18

Tabela 6: Strnjen prikaz dodeljenih virov v fazi priprave ............................ 19

Tabela 7: Seznam dodeljenih virov v fazi izvedbe ..................................... 20

Tabela 8: Del seznama virov, prirejenih posameznim nalogam z ovrednotenimi postavkami ................................................................................... 23

Tabela 9: Dodeljeni viri v projektu pred in po predlogu izboljšave ................. 27

Tabela 10: Viri, prirejeni posameznim nalogam v fazi priprave s terminskim planom pred predlogom izboljšave ....................................................... 29

Tabela 11: Viri, prirejeni posameznim nalogam v fazi priprave s terminskim planom po prenovi ........................................................................... 31

Tabela 12: Viri, prirejeni posameznim nalogam z ovrednotenimi postavkami pred prenovo ....................................................................................... 32

Tabela 13: Viri, prirejeni posameznim nalogam z ovrednotenimi postavkami po predlogu izboljšave ......................................................................... 34

PROJEKT ORGANIZACIJE POROK · projektno delo, organizacija porok, Microsoft Project. ABSTRACT A...

Documents

Transcript of PROJEKT ORGANIZACIJE POROK · projektno delo, organizacija porok, Microsoft Project. ABSTRACT A...