Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik,...

Projekt Doppik , A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010

Informationsveranstaltung für Führungskräfte zur Einführung der Doppik

Oktober 2010

Präsentatoren: Dezernat 4 Dezernent Herr Michael Rothermel und Herr Burkhard Nawroth

Projektleitung Einführung der Doppik: Frau Andrea Kaus, Herr Burkhard Nawroth

2Projekt Doppik , A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010

Agenda

1.Die Änderungen aus der Einführung der Doppik

2.Informations-/Kommunikationskonzept

3.Buchinventur


1. Änderungen aus der Einführung der Doppik

1.1 Die Ablösung der bisherigen Ordnungsnummern durch die

Einführung von „Organisationsstellen“ und „Finanzstellen“

1.2 Der zukünftige Kontenplan der RUB

1.3 Das zukünftige finanztechnisches Reporting Mittels

der Betriebsabrechnungsbögen (BAB)

1.4 Budgetierung

1.5 Ablauforganisatorische Änderungen im Finanz- und

Rechnungswesen

1.6 Das neue Informationssystem, Ablösung HH-Info

Agenda


1.1 Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle

bisher : eine Ordnungsnummer (6-stellig)

zukünftig : eine Organisationsstelle (7-stellig) und

eine Finanzstelle (10-stellig)

Ablösung der Ordnungsnummer



Abbildung der Organisationsstruktur der RUB

bisher : von Fakultäten als „Finanzstelle“ verwendet

zukünftig: dient die „Organisationsstelle“ der Verwaltung für die Zuordnung von Finanz- und Kostenstellen, Adressen etc.

von Fakultäten nicht aktiv genutzt



Die Abbildung der Mittelherkunft erfolgte

bisher : mit Hilfe von Kapitel und Titel

zukünftig: erfolgt die Einbindung mit Hilfe einer 3-stellige Ziffer, die den Finanzstellen vorangestellt werden.



Kapitel Titelgruppe

Ordnungs- nummer

91351 80 501 001

Alte Struktur Neue Struktur

Mittelherkunft (MH)

Landeszuschuss für den laufenden Betrieb

Ziffer 4-6MH Fakultät 7.Stelle ON alt

210 501 0 001

Fakultät / Lehreinheit/Betriebseinrichtung

laufende Nummer

Beispiel: 2105010001Beispiel: 501001

Ziffer 1-3 Ziffer 4-6

Die Nummernsystematik für Fakultäten wird beibehalten -> Wiedererkennungswert für Fakultäten (Bsp. 501 = ev. Fakultät)

Überleitungsbeispiel



• Die Vorabstimmung mit den am Projekt beteiligten Fakultäten“ ist erfolgt.

• Die Ordnungsnummern - Inhaber werden schriftlich über die einzelne Überleitung (Ordnungsnummer -> Finanzstellen) zusammen mit der entsprechenden Rechtevergabe in Mach Web (Ablösung HH-Info) informiert. Die Rechtevergabe für die Finanzstellen erfolgt analog zum HH-Info.


1.2 Kontenplan

Gegenüberstellung

Kameralistik Doppik

KEA (Kosten- u. Erlösarten) Fibu-Konten

Ausgaben und Einnahmen Aufwendungen und Erträge

./. Anlage- und Umlaufvermögen

./. Schulden und Verbindlichkeiten

3-stellige KEA Nummern 6-stellig Sachkontennummern


1.2 Kontenplan

Kostenart Bezeichnung Konto Bezeichnung

198 Reisekosten 685000 Reisekosten

331 Print – out - Medien 681000 Zeitungen und Fachliteratur

511 DV-AusstattungHard- u. Software

086000 Hardware

511 DV-AusstattungHard- u. Software

025000 Erworbene Software

519 Sonstige Geschäftsausstattung 085010 Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung

Ein Beispiel aus der Überleitung (auszugsweise)


1.2 Kontenplan

• der Kontenplan für das bilanzielle Rechnungswesen und

ein Kontenplan für die dezentralen Bereiche

• eine Überleitungstabelle für Kontenklasse 6 (Sach- und Personalaufwand)

• Vorlage für Kontierstempel

• Buchungs- und Kontierungsleitfaden (ab 2011)

Auf der Homepage Dezernat 4 / Doppik Projekt : im Intranet werden zum Download bereitgestellt:


1.3 finanzwirtschaftliches Reporting mittels Betriebsabrechnungsbogen (BAB)

Gegenüberstellung Kameralistik - Doppik

Einnahmenund

Ausgaben

Kameralistik Doppik

Einzahlungenund

Auszahlungen(Finanzrechnung)

Erträgeund

Aufwendungen(Ergebnisrechnung)

Investitionen(Investitionsrechnung)


1.3 Aufbau BABBuchung

A. E R G E B N I S R E C H N U N GErträge1. Hochschultätigkeit 14.500,002. Erträge aus Drittmitteln 30.000,00= Summe der (ordentlichen) Erträge 44.500,00Aufwendungen1. Materialaufwand -7.562,002. Personalaufwand -15.000,003. sonstige betrieblichen Aufwendungena) Kommunikation, Reisen, Werbung -60,00b) Beiträge, Sonstiges, Wertkorrektur -7.000,00= Summe der (ordentlichen) Aufwendungen -29.622,00= Ergebnis der (ordentlichen) Geschäftstätigkeit 14.878,00

B. F I N A N Z R E C H N U N G (Geldströme)Einnahmen1. Einnahmen aus Hochschultätigkeit 13.200,002. Einnahmen aus Drittmitteln 25.000,00= Summe der (ordentlichen) Einnahmen 38.200,00Ausgaben1. Materialausgaben -3.562,002. Personalausgaben -15.000,003. sonstige betriebliche Ausgaben -7.060,00= Summe der (ordentlichen) Ausgaben -25.622,00= Saldo (ordentliche) Einnahmen/Ausgaben 12.578,00


1.4 Budgetierung

I. Allgemeines

Kameralistik Doppik

Direkte Mittelzuweisung Planwerte

Mittelkontrolle auf Basis von Einnahmen und Ausgaben

Mittelkontrolle auf Basis von Erträgen und Aufwendungen

HH-Info Mach WEB

Mittelzuweisung./. Vorbindung./. Festlegung./. Ausgabe= verfügbare Mittel

Planwert./. Vorbindung./. Festlegung./. Aufwand= verfügbare Mittel

Hinweis: die Planung und Budgetierung von Studienbeiträgen mit Planwerten über Mach WEB wird derzeit in zwei Fakultäten im Echtbetrieb erprobt!


1.5 Ablauforganisation

I. Ausgangsrechnungen

II. Annahmeanordnung (ANA)

III. Auszahlungsanordnungen (AZA)

Veränderungen bisheriger ablauforganisatorischer Geschäftsprozesse



Eine der bedeutendsten Veränderungen im Rahmen der Umstellung auf

die Doppik ergibt sich aus der Umgestaltung des ablauforganisatorischen

Prozesse zur Be- und Verarbeitung von zu erwartenden

Zahlungseingängen:

• Durch die zentrale Erstellung und Buchung von Ausgangsrechnungen

bezüglich der Sollstellung von Forderungen.

• Die Überwachung von Zahlungseingängen in Verbindung mit dem

Ausgleich der vorher zum Soll gestellten Forderungen.

I. Ausgangsrechnungen



II. Annahmeanordnungen (ANA)

bisher zukünftig

• Erstellung einer ANA für erwartete Zahlungseingänge durch Drittmittelabteilung

• Weiterleitung an Uni-Kasse mit der Bitte um Zahlungseingangsüberwachung

• Bei Buchung des Zahlungseingang erfolgt -> Belegnummerierung durch Uni-Kasse

• Der Drittmittelbereich erhält eine Kopie der ANA, die nach deren Bearbeitung an den Haushalt zur Buchung geht.

• Erstellung eines Mittelabrufes durch Lehrstuhl• Dann Erstellung einer Ausgangsrechnung durch Debitorenbuchhaltung

• Erfassung der Ausgangsrechnung/Mittelabruf als Forderungen durch die Debitorenbuchhaltung

• Forderungsausgleich durch automatisches Einlesen der Kontoauszüge durch die Haupt- buchhaltung und Durchführen des OP-Ausgleichs.

• Info an Drittelabteilung nur wenn Abweichung zwischen Forderung und tatsächlichem Geldeingang / Klärung durch den Lehrstuhl

Die Bearbeitung der Ausgangsrechnung ersetzt die Annahmeanordnung!



III. Auszahlungsanordnungen (AZA)

bisher zukünftig

• Buchung der Eingangsrechnungen im Haushalt.• Erstellung einer AZA und Weiterleitung der AZA an die Uni-Kasse.• Überweisung der Rechnungsbeträge an die Lieferanten durch die Uni-Kasse.

Erstellung einer AZA für auszahlungs- pflichtige Vorgänge ohne Beleg oder Rechnung (z.B. Reisekostenvorschüsse).

• Buchung der Eingangsrechnungen durch die Kreditorenbuchhaltung.

• Überweisung der Rechnungsbeträge mittels Zahlungslauf durch die Hauptbuchhaltung.

Der genehmigte und sachl. /rechn. richtig gezeichnete Reisekostenantrag wird als Eingangsrechnung erfasst.

Die Bearbeitung der Eingangsrechnung ersetzt die Auszahlungsanordnung!


1.6 Neues Finanz-Info-System: Mach WEB

I. Ablösung des Haushalt-Informations-System HH-Info

II. Neues Informations-System MACH-Web

III. Zugriffsberechtigungen


1.6 Mach WEB

Die Gründe für die Notwendigkeit zur Ablösung des HH - Info:

1) Wegfall der Kapitel / Titel – Struktur

2) zusätzliche Darstellung der Ergebnisrechnung (Aufwand und Ertrag)

I. Ablösung des Haushalt-Informations-System HH-Info


1.6 Einführung Mach WEB

• campusweites Informationssystem

• Darstellung von Finanz- und Ergebnisrechnung

• Abruf von aktuellen Kontoständen

• Auswahl unterschiedlicher Betriebsabrechnungsbögen (BAB)

möglich.

II. Neues Informations-System Mach - WEB


Login HH-Info bisher : Login MACH – Web :


Für die Campus-Nutzer werden die Felder –Anmeldemodul- sowie –Datenbank- mit Werten vorbelegt sein, es ist keine manuelle Auswahl möglich /erforderlich !



1.Die Bildschirmanzeige nach Login in HH-Info - Gesamtübersicht -




1. bestätigen

2. Anzeige

3. Finanzstelle auswählen (Ordnungsnummer) - anzeigen



1. Bildschirmanzeige nach Login Mach-Web – Gesamtübersicht -


2. Bildschirmanzeige HH-Info – Kontenübersicht -

Entfällt zukünftig !




2. Bildschirmanzeige Mach-Web – Kontenübersicht - Nach Auswahl : 3. Finanzstelle (Ordnungsnummer)

4. Auswahl FiBu-Konto (Kostenart) Zeilen Ertrag / Aufwand = Betrag erscheint umgehend nach Buchung der Rechnung ! (neu = kaufmännisch) Zeilen Einzahlungen / Auszahlungen = Wert erscheint erst nach Bezahlung der Rechnung ! (wie bisher = kameral)Bei Zahlung unter Abzug von Skonto, erscheint der Skontobetrag in der Zeile -Aufwand- als separate Buchung auf dem FiBu-Konto, in der Zeile –Auszahlungen- sieht man den Zahlbetrag ( = Rg.-Betrag abzgl. Skonto ) in einer Buchung!

Ausdruck BAB nur über Excel-Import möglich !




3. Bildschirmanzeige HH-Info – Kontoauszug -

An dieser Stelle ist ein Ausdruck der Bildschirmanzeige über Auswahl der Schaltfläche DRUCKEN möglich ! Durch Auswahl der Schaltfläche EXPORT kann ebenso eine Tabelle in Excel-Format erstellt / gedruckt / gespeichert werden!




3. Bildschirmanzeige Mach-Web - Kontoauszug -

4. Auswahl Beleg

Ein Ausdruck einer Übersicht über alle einzelnen Buchungen ist hier nur über den Excel-Export möglich. Details wie z.B. Partner / Postennummer werden nur in der Bildschirmanzeige ausgegeben.

Nach : 3. Auswahl Kostenart

Bis zur Ergänzung um das Feld „Partner“ und „Posten“ (= Rg Nr.) wird das Feld „Belegtext“ bei der Belegerfassung genutzt, um die Informationen Partners + Rechnungsnummer auszugeben !

Ein Ausdruck einer Übersicht über alle einzelnen Belege/Buchungen pro Konto (Kostenart) ist hier nur über den Excel-Export möglich !

Buchungsdatum Ertrag /Aufwand = Datum an dem die Rechnung gebucht wurde ! ( neu ) Buchungsdatum Einzahlung / Auszahlung = Datum an dem die Rechnung bezahlt wurde ! ( wie bisher )




4. Bildschirmanzeige HH-Info – Verwendungsnachweis -




4. Bildschirmanzeige Mach-Web – Verwendungsnachweis -

Wie Verwendungsnachweise zukünftig über Alternativ-BAB in MACH-Web abgebildet werden muss noch im einzelnen erörtert werden. Hierbei handelt es sich nur um eine Demonstration der Auswahl-Möglichkeiten verschiedener BAB-Zeilen !





•Alle bisher im HH-Info berechtigten Personen erhalten einen

Mach WEB Zugang

•Die personellen Zugriffsberechtigung auf die einzelnen

Ordnungsnummern werden aus dem HH-Info übernommen

III. Zugriffsberechtigungen


2. Informations- und Kommunikationskonzept

Road - Show

ca. 2 Stunden

November bis Dezember 2010(13 Termine)

Zielgruppe II

Lehrstühle, Werkstätten, Läger, zentrale Einrichtungen, Verwaltung



Inhalte Road - Show

• Die neue Aufbauorganisation des Dezernates 4

• Von der Ordnungsnummer zur Finanzstelle

• Der Aufbau der Kontenpläne und der Hilfe zur Überleitung von

bisheriger KEA

• Der Aufbau der Betriebsabrechnungsbögen (BAB) in MACH

• Die wichtigsten Änderungen in der Ablauforganisation des Finanz-

und Rechnungswesen

• Präsentation und Erläuterung des Instrumentes Mach-Web

(schriftlicher Leitfaden)



Homepage Dezernat 4: Download-Material

Material zum Download:

• Die heutige Präsentation

• Das Organigramm des Finanz- und Rechnungswesen sowie der

Ansprechpartner/innen

• Die Kontenpläne incl. der Überleitungshilfe

• Die Buchungs- und Kontierrichtlinie (ab 2011)

• Kontierstempel

• Die „Betriebsanleitung“ für das Tool Mach WEB

Zentrale E-Mail-Adresse



weiteres zukünftiges Schulungsangebot

Über das interne Schulungsangebot sollen turnusmäßig die folgenden Schulungen angeboten werden:

• RUB - spezifische Grundlagenschulung Doppik

• In einer nächsten Ausbauphase: Budgetieren mit Mach WEB


3. Buchinventur / Eröffnungsbilanz

Ausfüllen der Fragebögen zur EröffnungsbilanzOktober – Dezember 2009

Vollständigkeitsprüfung und ErinnerungsschreibenJanuar – September 2010

Auswertung der FragebögenOktober – Dezember 2010

Lehrstuhl- und Stichtagsbezogene Einzelanfragen Januar – Juni 2011


Fazit: Vorteile für Fakultät und Lehrstuhl mit Einführung der Doppik

1. Ressourcenplanung von Fakultät und Lehrstuhl

a. Die doppischen Informationen bilden die Grundlage für einen umfassenden Überblick über den Ressourcenverbrauch sowie das zur Verfügung stehende Vermögen und die damit verbunden Verbindlichkeiten.

b. Diese Information unterstützen bei der strategischen Planung (z.B. Bestimmung des Zeitpunkts für die Ersatzbeschaffung) sowie bei der konkreten Jahresplanung .

c. Aufgrund der Darstellung des ganzheitlichen Ressourcenaufwandes ist ein zielgenauerer Einsatz der Finanzmittel möglich.

2. Unterstützung der Drittmittelprojekte

a. Im Rahmen der Doppik gelingt es langfristig, die Vorgaben aus dem Bereich der Trennungsrechnung effektiver umzusetzen.


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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