PROJECT CHARTER

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENENTUAN PINJAMAN NASABAH PADA KOPERASI KARYAWAN RIDHO RIZKI

DENGAN METODE FUZZY LOGIC

KELOMPOK:

Isnainul Amanda Perwirasari 10.41010.0245

Yoe One A. N. 10.41010.0248

Fendy Mahatma Putra 10.41010.0249

Ariocky Agustinus 10.41010.0256

Alfian Wira Satya S. 10.41010.0258

Novi Riyanto Dwi Putra B. 10.41010.0277

KOPERASI KARYAWAN RIDHO RIZKI

2013

Project Charter

DAFTAR ISI

EXECUTIVE SUMMARY 2

PROJECT PURPOSE/JUSTIFICATION 3

Business Need/Case................................................................................................................3

Business Objectives.................................................................................................................4

PROJECT DESCRIPTION 4

Project Objectives and Success Criteria..........................................................................5

Requirements.............................................................................................................................5

Constraints.................................................................................................................................. 6

Assumptions............................................................................................................................... 6

Preliminary Scope Statement..............................................................................................6

RISKS 7

PROJECT DELIVERABLES10

SUMMARY MILESTONE SCHEDULE 12

PROJECT APPROVAL REQUIREMENTS 16

PROJECT MANAGER 16

1

Project Charter

EXECUTIVE SUMMARY

Koperasi Karyawan Ridho Rizki merupakan koperasi simpan pinjam

yang bertujuan untuk memberikan peminjaman modal usaha dan

penyimpanan modal bagi masyarakat sekitar. Terletak di Desa Karangmojo –

Kecamatan Kartoharjo –Kabupaten Magetan, koperasi ini memberikan

proses simpan-pinjam yang mudah dan terbilang lunak. Prosedur

peminjaman yang tidak dipersulit dan jasa yang ringan menjadi nilai plus

koperasi untuk menarik minat nasabah dalam meminjam ataupun

menyimpan uang. Sejak didirikan tahun 2011, koperasi ini sudah memiliki 20

anggota dan 110 nasabah yang tersebar diberbagai desa. Area pemasaran

koperasi ini pun mulai merambah keluar daerah seperti madiun dan ngawi,

yang diharapkan dapat meningkatkan profit koperasi serta nantinya akan

dibagikan kepada anggota dalam Sisa Hasil Usaha dan Rapat Akhir Tahunan.

Bidang yang menjadi ruang lingkup proses bisnis koperasi ini adalah,

pinjaman tunai, simpanan pokok, simpanan wajib, simpanan berjangka dan

simpanan khusus. Semuanya itu saling terkait dan erat hubungannya dalam

menopang modal koperasi. Topik pinjaman tunai menjadi pembahasan lebih

lanjut dalam uraian ini. Target perbulan dalam mengembangkan koperasi

adalah melalui penggiatan pinjaman tunai kepada masyarakat yang

membutuhkan modal. Nasabah lama ataupun baru adalah target utamanya.

Kemampuan menganalisa dan menilai nasabah atau masyarakat ketika akan

meminjam modal perlu diperhatikan. Kesalahan dalam menilai nasabah akan

mengakibatkan proses pembayaran angsuran serta penagihannya menjadi

susah. Selama ini karyawanlah yang menilai nasabah, apakah layak atau tidak

untuk diberikan pinjaman modal. Pada kasus nasabah lama karyawan harus

teliti memperhatikan riwayat pembayarannya. Ketika salah melihat riwayat

tersebut maka kemungkinan terjadinya kesalahan terbilang cukup besar.

Selain itu koperasi juga harus memperhatikan nasabah yang berpotensi

untuk diberikan pinjaman kembali dengan memperhatikan riwayat

pembayaranya yang bagus sehingga berpotensi juga meningkatkan

2

Project Charter

keuntungan koperasi. Untuk itu perlu adanya sebuah sistem yang dapat

menilai nasabah dilihat dari riwayat pembayarannya, supaya error penilaian

terhadap nasabah sangat kecil.

Saat ini penilaian yang ada pada Koperasi Ridho Rizki masih bersifat

objektif, atau bisa dikatakan hanya berdasar perkiraan semata saja. Hal-hal

penting yang menjadi unsur utama dalam proses peminjaman belum

diperhatikan, seperti riwayat pembayaran, denda, jaminan yang digunakan,

serta proses penagihan ketika terlambat. Perlu sebuah penilaian yang

bersifat matematis untuk memutuskan nasabah tersebut layak atau tidak

diberikan pinjaman modal. Hal ini akan memberikan keputusan yang tepat

bagi manajer serta bagian keuangan untuk mengucurkan modal kepada

nasabah yang dianggap berpotensi dan layak.Sistem yang handal dan mampu

menangani permasalahan tersebut menjadi alternatif solusi yang baik bagi

koperasi dan diharapkan bisa menilai sedetail mungkin nasabah yang akan

meminjam modal, tentunya dapat meningkatkan keuntungan koperasi juga.

PROJECT PURPOSE/JUSTIFICATION

Rencana Sistem Informasi Simpanan dan Pinjaman pada Koperasi

Karyawan yang akan dibuat berfokus pada aplikasi perhitungan mulai dari

pencatatan simpanan, pencatatan pinjaman, hingga pencatatan

pengembalian pinjaman dengan atau tanpa denda. Aplikasi yang akan

digunakan pada Koperasi Karyawan ini adalah menggunakan desktop

mengingat pada instansi tersebut tidak banyak yang terlibat dalam

pencatatan data yang dilakukan. Selain itu, tidak membutuhkan biaya yang

sangat besar untuk pengadaan aplikasi yang akan digunakan karena

infrastruktur yang dibutuhkan tidak banyak yang hanya membutuhkan PC

saja untuk pengaksesan data tersebut. Alasan lain yang digunakan

menggunakan aplikasi desktop adalah keamanannya lebih terjaga.

3

Project Charter

Business Need/Case

Tujuan utama dibangunnya Proyek Sistem Informasi Pada Koperasi

Karyawan Ridho Rizki ini tidak lain yaitu untuk membantu proses sistem

pengkreditan, data nasabah, data pembayaran kredit yang awalnya dilakukan

secara manual. Kami sebagai tim proyek akan mengajukan sebuah solusi

untuk membantu Koperasi Karyawan Ridho Rizki yaitu sebuah sistem

informasi yang dapat membantu sistem pengkreditan secara komputasi.

Business Objectives

Tujuan Bisnis dari proyek Sistem Informasi Pada Koperasi Karyawan

Ridho Rizki yaitu: Mampu memenuhi kebutuhan nasabah koperasi untuk

pengajuan kredit atau pembayaran kredit. Karena sistem ini yang dapat

menentukan jumlah kredit yang diberikan untuk nasabah dan juga dapat

mengatur sistem pengkreditkan koperasi, jadi user tidak usah repot untuk

memberikan jumlah kredit kepada nasabah dan juga tidak perlu mencari

data denda pembayaran kredit. Karena semuanya telah diatur oleh sistem

yang kami bangun.

PROJECT DESCRIPTION

Proyek ini merupakan proyek Rancang Bangun Sistem Informasi

Penentuan Pinjaman pada Koperasi Karyawan Ridho Rizki bagi nasabah yang

dapat membantu organisasi dalam menangani transaksi peminjaman sehari-

hari dan tercatat secara terstruktur sehingga keakuratan atas data yang ada

dapat dipertanggungjawabkan. Sistem dapat membantu organisasi untuk

memilih nasabah manakah yang diijinkan melakukan pinjaman sesuai history

nasabah serta membantu menentukan jumlah pinjaman yang boleh

diberikan. Selain nasabah, sistem ini akan membantu melacak informasi

daerah tinggal nasabah sesuai history nasabah untuk kemudian digunakan

dalam penentuan daerah manakah yang berpotensi untuk melakukan

penambahan pinjaman. Dengan adanya sistem ini, pihak manajemen dapat

4

Project Charter

meminimalisir resiko kesalahan dan mempersingkat proses bisnis yang ada,

baik secara waktu maupun biaya.

Project Objectives and Success Criteria

Dalam mendukung suksesnya proyek Rancang Bangun Sistem

Informasi Penentuan Pinjaman maka tujuan dibawah ini harus dipenuhi agar

proyek tersebut dapat tercapai, yaitu :

1. Sistem yang dibuat, dirancang sesuai dengan permintaan user, sehingga

tampilan program dapat dikatakan user friendly, seperti tahap-tahap

dalam menjalankan sebuah aplikasi serta penataan tombol aplikasi

yang dapat dimengerti dengan mudah dan tampilan aplikasi yang

terlihat menarik, sehingga program dapat dengan mudah dipahami dan

digunakan dengan cepat, tepat dan nyaman.

2. Sistem dapat mengeluarkan report dengan benar dan sesuai dengan

harapan user.

Requirements

Untuk mencapai keberhasilan proyek ini, maka dibutuhkan beberapa

persyaratan, yaitu sebagai berikut:

1. Melakukan identifikasi seperti menetapkan sejumlah dana pinjaman

yang ditawarkan beserta program apa saja yang tersedia untuk pada

pelanggan.

2. Melakukan penetapan denda serta pemberian persyaratan yang

berfungsi sebagai jaminan.

3. Melakukan identifikasi seperti observasi terhadap keinginan pelanggan

terkait dengan jumlah yang ditentukan serta persyaratan apasaja yang

harus disiapkan..

4. Melakukanan analisis yang disesuaikan dengan hasil wawancara dan

observasi dilapangan.

5. Pada saat memberikan pengarahan hasil analisa dan desain sistem

dibutuhkan perwakilan dari pihak perusahaan atau koperasi untuk

5

Project Charter

diberikan penjelasan gambaran dari analisa dan desain yang telah

dibuat.

Constraints

Berikut ini adalah pembatasan yang berkaitan dengan proyek Rancang

Bangun Sistem informasi simpan pinjam koperasi, yaitu:

1. Sistem ini menangani proses pengajuan kredit kepada pelanggan

2. Transaksi pembayaran kredit dan denda ke pada pelanggan

3. Menampilkan data pelanggan atau nasabah yang berisi data

peminjaman dan bunga

Assumptions

Beberapa hal yang diasumsikan telah tersedia dan mendukung

penerapan proyek Sistem Informasi Penentuan Pinjaman pada Nasabah

Koperasi Karyawan Ridho Rizki adalah :

1. Waktu pelaksanaan proyek selama 14 minggu yaitu terhitung mulai

tanggal 18 Februari 2013 hingga 8 Juni 2013

2. Jika terdapat permasalahan keterlambatan penyelesaian proyek, maka

maksimal keterlambatan adalah 1 minggu.

3. Jam kerja tim Exonesoft dalam pengerjaan proyek untuk tiap harinya

yaitu 4 jam di luar waktu kuliah setiap hari senin s/d jum’at

sedangkan hari sabtu mempunyai jumlah jam kerja 5 jam terhitung

mulai jam 09.00 – 14.00.

4. Sumber daya manusia sudah tersedia sesuai dengan spesifikasi

proyek yang akan dikerjakan

5. Melakukan hubungan komunikasi antar pihak yang saling terkait

sehingga dapat memaksimalkan kebutuhan yang diinginkan oleh

pihak stakeholder dan terhindar dari kesalahan yang tidak diinginkan.

6. Adanya suatu komitmen dan dukungan oleh tim proyek demi

kelancaran proyek.

6

Project Charter

7. Data yang dibutuhkan untuk proses pembuatan aplikasi selalu

tercukupi.

Preliminary Scope Statement

Permasalahan yang dibahas dalam proyek ini yaitu bagaimana

membangun sistem yang dapat membantu proses Sistem Informasi

Penentuan Pinjaman pada Nasabah Koperasi Karyawan Ridho Rizki. dalam

melakukan transaksi sehari-harinya. Bagaimana cara memanejemen proyek

yang dialokasikan agar tidak terjadi keterlambatan pembuatan program.

Adapun pembangunan proyek dikerjakan dalam jangka waktu 14 minggu,

dengan personel resources sebanyak 6 anggota mulai dari seorang project

manager, analyst anddesaigner, progammer, tester and implementor.

Pembangunan proyek Sistem Informasi Penentuan Pinjaman pada

Nasabah Koperasi Karyawan Ridho Rizki. mulai dikerjakan dari tahap

wawancara yang disertai dengan pengumpulan data yang berkaitan dengan

kebutuhan proyek, dilanjutkan dengan desain sistem yang akan dikerjakan,

serta dari desain sistem akan dilakukan testing dan implementasi sistem

yang mana juga merupakan selesainya pengerjaan proyek atau closing.

RISKS

Berikut ini adalah resiko yang kemungkinan terjadi pada pengerjaan

proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penentuan Pinjaman Nasabah

pada Koperasi Karyawan Ridho Rizki Dari resiko ini seorang Project Manger

dapat menentukan kebijakan yang dapat memilah resiko mana yang dapat

diminimalisir sehinga kemungkinan tejadinya resiko sangat kecil atau sangat

kecil sekali terjadi.

Proses Risk Solusi

Initiating

Proses Pencarian dan Penggalian

Data kepada Owner beserta User

Menyesuaikan waktu pencarian

dan penggalian data dengan

7

Project Charter

Proses Risk Solusi

yang sedikit susah. pihak Owner serta User.

Kemauan Owner dan User terhadap

kebutuhan sistem tidak sama /

berbeda.

Menyamakan kebutuhan sistem

antara Owner dan User.

Miss Communication Saat

Wawancara dengan Owner dan

User.

Menggunakan media angket, e-

mail, atau juga bias telepon.

Miss Understanding Owner dan

User terhadap pertanyaan yang

diajukan saat wawancara.

Penggunaan pertanyaan yang

jelas dan lugas.

Tempat yang kurang memadai

untuk diadakan pertemuan

wawancara.

Melakukan pertemuan di luar

kantor yang tempatnya memadai

untuk pertemuan wawancara

Kurang lengkapnya hasil

wawancara sesuai yang

diharapkan.

Menggunakan media angket, e-

mail, dan juga bias direkam hasil

wawancara.

Ketersediaan waktu Owner dan

User untuk diajak untuk

wawancara.

Melakukan perjanjian terlebih

dahulu dan juga mengadakan

pertemuan dilain waktu dan

menyesuaikan waktu Owner dan

User

Hilangnya hasil wawancara. Merekam hasil wawancara.

Planning

Ketidak sesuaian jawaban

wawancara dengan pertanyaan.

Menegaskan dan menjelaskan

kembali maksud pertanyaan

wawancaara bila narasumber

merasa sulit memahami

pertanyaan.

permasalahan yang ditemukan

dalam wawancara terlalu banyak

Memfokuskan satu permasalahan

yang akan diselesaikan.

8

Project Charter

Proses Risk Solusi

dan melebar.

Miss Communication dengan

permintaan stakeholder mengenai

permasalahan yang ditemukan.

Menggunakan media angket dan

e-mail.

Sumber data yang kurang terbuka

dan terkesan ditutupi ketika

penggalian data dalam proses

wawancara dilakukan.

Memberikan arahan yang jelas,

tujuan wawancara serta

manfaatnya bagi perusahaan atas

wawancara yang dilakukan.

Miss Commuunication kebutuhan

sistem pada perusahaan dengan

pembuatan sistem yang akan

dibangun.

Analisis kebutuhan sistem yang

tepat dari hasil wawancara.

Proses Perencanaan pembuatan

pertanyaan wawancara yang lama

Menyiapkan dan merencanakan

pembuatan pertanyaan

wawancara yang lama

Miss Communication pembuatan

desain antar muka program.

Berkonsultasi via e-mail atau

bertemu langsung.

Executing

Ketidak sesuaian waktu pembuatan

sistem dengan waktu yang

diberikan perusahaan.

Menyepakati bersama waktu

pembuatan sistem dengan waktu

yang diberikan perusahaan.

Ketidaksesuaian waktu

implementasi sistem dengan waktu

yang diberikan perusahaan.

Menyepakati bersama waktu

implementasi sistem dengan

waktu yang diberikan

perusahaan.

Tidak sesuainya fungsi program

dengan permasalahan perusahaan

Ditinjau kembali fungsi program

ketika sudah jadi oleh analyst

Tidak berjalanya fungsi-fungsi

program

Dilakukan pengecekkan ulang

oleh programmer dan analyst

Desain input sistem yang sedikit Pembuatan desain yang user

9

Project Charter

Proses Risk Solusi

menyusahkan user dalam

memasukkan data.

friendly dan mudah digunakan

user dalam memasukkan data.

Desain report tidak sesuai dengan

permintaan.

Desain ulang report sesuai yang

di inginkan.

Pemahaman user terhadap

program lama

Penjelasan yang simple dan

pemberian tutorial kepada user

dalam memahami program

Level user tidak dibedakan pada

program

Pembuatan level user ketika

implementasi awal program

Stakeholder rsaat demo program

tidak hadir.

Menjadwalkan hari lain untuk

bias bertemu dengan stakeholder.

Controlling

Penggunaan sistem yang salah oleh

user

Bimbingan intens terhadap user

dalam penggunaan sistem

Beberapa error dijumpai ketika

beberapa inputan yang salah

dimasukkan oleh user

Penghandlean semua error pada

sistem

Fungsi–fungsi program tidak

berjalan pada saat setelah di

implementasi.

Diperbaiki dengan jangka waktu

tertentu. (sesuai dengan

perjanjian)

Keterlambatan pengumpulan

proyek.

Adanya progress dan deadline

yang ditentukan.

Kesalahan user saat pemakaian

program.

Dengan pembuatan manual book.

Closing

Hilangnya data-data testing dan

berakibat mengulang testing dari

awal

Menyimpan dan memback up

semua data-data testing dari awal

Hilangnya dokumen– dokumen

dahulu.

Back – up dan dokumentasi

secara teratur pada setiap

10

Project Charter

Proses Risk Solusi

meeting agenda.

Ketidakhadiran stakeholder saat

closing.

Menjadwalkan hari closing lain

untuk bias bertemu dengan

stakeholder.

PROJECT DELIVERABLES

Project deliverable yang harus diberikan setelah proyek Sistem

Informasi Penentuan Pinjaman pada Nasabah Koperasi Karyawan Ridho

Rizki berhasil mempunyai kriteria yang harus dipenuhi agar proyek tersebut

dapat berjalan adalah:

1. Dokumen Project Charter (PC)

2. Dokumen Software Development Planning (SDP)

3. Dokumen Sofware Requirement Spesification (SRS)

4. Dokumen Software Architecture Development (SAD)

5. Dokumen Test Plan (TP)

6. CD yang berisi aplikasi program yang telah dibuat

7. User manual yang berisi panduan cara penggunaan aplikasi yang telah

dibuat

SUMMARY MILESTONE SCHEDULE

Project summary milestone pada tabel di bawah ini disajikan sebagai

persyaratan rancang bangun sistem agar lebih jelas. Setiap progress dari

proyek akan dilaporkan kepada project manager.

Summary Milestone Schedule List key project milestones relative to project start date till target

date

Project MilestoneStart Date

(dd/mm/yyyy)Target Date

(dd/mm/yyyy) Inisiasi dan perencanaan proyek 18/02/2013 27/02/2013 Analisa Sistem 27/02/2013 06/03/2013 Desain Sistem 06/03/2013 06/04/2013

11

Project Charter

Summary Milestone Schedule List key project milestones relative to project start date till target

date

Project MilestoneStart Date

(dd/mm/yyyy)Target Date

(dd/mm/yyyy) Implementasi Sistem

(Membangun Proyek dan Testing Sistem)

06/04/2013 30/06/2013

Maintenance Sistem (Pengujian kembali dan closing program)

30/06/2013 08/06/2013

Total 18/02/2013 08/06/2013

SUMMARY BUDGET

Dibawah ini adalah tabel yang berisi rincian anggaran berdasarkan

komponen biaya yang direncanakan dan diperkirakan untuk keperluan

keberhasilan proyek yang akan dibangun.

Summary Budget – Daftar komponen biaya proyek

Project Component Component Cost

Personnel Resources Rp. 2.779.000,-

a. Project Manager Rp. 1.088.000,-

b. Sistem Analyst and Desaigner Rp. 767.000,-

c. Programmer Rp. 684.000,-

d. Tester and Implementor Rp. 240.000,-

Material Rp. 465.000,-

a. ATK Rp. 80.000,-

b. Kertas Rp. 150.000,-

c. Tinta Rp. 235.000,-

Total Rp. 3.244.000,-

12

Project Charter

PROJECT APPROVAL REQUIREMENTS

Pengerjaan proyek Penentuan Pinjaman Nasabah pada Koperasi

Karyawan Ridho dikatakan sukses atau berhasil jika sistem tersebut sudah

sesuai dengan rencana persetujuan yang direncanakan pada proyek yang

meliputi spesifikasi, waktu pengerjaan proyek, dan biaya yang dikeluarkan.

Dengan proyek yang sudah direncanakan maka akan berjalan dengan lancar

jika tidak maka akan berpengaruh terhadap pengerjaan proyek dari waktu

dan biaya.

PROJECT MANAGER

Pembangunan Rancang Bangun Sistem Informasi Pemberian Pinjaman

Nasabah pada Koperasi Karyawan Ridho Rizkidimanageri oleh Alfian Wira

Satya Sakti. Project Manager bertugas untuk menghandle, memonitoring,

bertanggung jawab atas semua tugas dalam segala pengerjaan proyek, mulai

dari penjadwalan, komunikasi mengenai proyek baik itu anggota maupun

pihak sponsor. Dalam pengerjaanya, project manager dibantu oleh tim

anggota mulai dari sistem analyst and desaigner, developer dan tester. Project

manager disini juga bertugas mengkoordinasikan semua kebutuhan proyek,

mulai dari sumber daya, anggaran pengeluaran atau estimasi biaya, serta

jumlah anggaran yang dialokasikan selama proyek tersebut dikerjakan.

Dalam pelaporannya, project manager juga harus memberikan laporan

progress setiap satu bulan sekali, agar pihak stakeholder mengetahui sejauh

mana perkembangan proyek dan jika ada suatu ketidaksepakatan atau

ketidaksepahaman dapat diselesaikan dengan cepat sehingga tidak terlalu

terganggu dalam maslah waktu dan biaya yang dikeluarkan.

13

Project Charter

SPONSOR ACCEPTANCE

____________________________________________Date : __________________________________

Alfian Wira Satya S.

<Project Manager>

____________________________________________Date : __________________________________

Eko Windarto, S.T

<Project Owner>

____________________________________________Date : __________________________________

Rachmat Kukuh Rahadiansyah, S.Kom

<Project Supervisor>

14